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1 La gestión del patrimonio documental en ARTIUM Elena Roseras Carcedo Responsable de Biblioteca y Documentación ARTIUM, Centro-Museo Vasco de Arte Contemporáneo C/ Francia, nº 24 01002 Vitoria-Gasteiz Resumen: En estos V Encuentros se van a exponer los programas que hemos estado desarrollando en estos dos últimos años con el objetivo de compartirlos con diferentes profesionales de nuestro ámbito. Estamos actualizando el gestor de contenidos Drupal, hemos empezado a desarrollan un catálogo de acceso en línea adaptado a las exigencias de la web social, se ha puesto en marcha la Intranet de ARTIUM y se han incorporado nuevas actividades en nuestro programa de extensión cultural. Palabras clave: Gestión de contenidos, catálogo de acceso en línea, gestión del conocimiento, Intranet. 1. Introducción Con la finalidad de promover la difusión del pensamiento y del arte y de la cultura contemporáneos, contribuyendo a la transformación de la información en conocimiento, y a la promoción de las tecnologías de la información y comunicaciones, fomentando su uso por parte de la sociedad, el Centro de Documentación de ARTIUM ha planteado un proyecto general de gestión del patrimonio documental y comunicación digital que engloba una serie de programas específicos. 2. Drupal En 2008 empezamos a trabajar en el diseño de Drupal, un gestor de contenidos de código abierto que nos permitiese una gestión integral de los recursos documentales como parte fundamental de la planificación general de nuestro centro. En estos dos años hemos desarrollado el producto introduciendo modificaciones y desarrollando nuevas funcionalidades. En estos momentos el gestor de contenidos se encuentra alojado en el servidor del museo y estamos

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La gestión del patrimonio documental en ARTIUM

Elena Roseras Carcedo

Responsable de Biblioteca y Documentación

ARTIUM, Centro-Museo Vasco de Arte Contemporáneo

C/ Francia, nº 24

01002 Vitoria-Gasteiz

Resumen: En estos V Encuentros se van a exponer los programas

que hemos estado desarrollando en estos dos últimos años con el

objetivo de compartirlos con diferentes profesionales de nuestro

ámbito. Estamos actualizando el gestor de contenidos Drupal, hemos

empezado a desarrollan un catálogo de acceso en línea adaptado a

las exigencias de la web social, se ha puesto en marcha la Intranet de

ARTIUM y se han incorporado nuevas actividades en nuestro

programa de extensión cultural.

Palabras clave: Gestión de contenidos, catálogo de acceso en línea, gestión

del conocimiento, Intranet.

1. Introducción

Con la finalidad de promover la difusión del pensamiento y del arte y de la cultura

contemporáneos, contribuyendo a la transformación de la información en

conocimiento, y a la promoción de las tecnologías de la información y

comunicaciones, fomentando su uso por parte de la sociedad, el Centro de

Documentación de ARTIUM ha planteado un proyecto general de gestión del

patrimonio documental y comunicación digital que engloba una serie de programas

específicos.

2. Drupal

En 2008 empezamos a trabajar en el diseño de Drupal, un gestor de contenidos de

código abierto que nos permitiese una gestión integral de los recursos

documentales como parte fundamental de la planificación general de nuestro

centro. En estos dos años hemos desarrollado el producto introduciendo

modificaciones y desarrollando nuevas funcionalidades. En estos momentos el

gestor de contenidos se encuentra alojado en el servidor del museo y estamos

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trabajando en real, permitiendo la accesibilidad de la información a todos los

usuarios. Una vez desarrollado el gestor de contenidos hemos empezado a incluir

los dossieres que teníamos elaborados, previamente actualizados y revisados.

Cuando el histórico de dossiers esté incluido dentro del gestor de contenidos

empezaremos a introducir nueva información.

A medida que se incorporaban nuevos módulos se realizaba la evaluación de los

mismos, lo que nos ha permitido introducir mejoras y realizar cambios constantes.

Los contenidos se están estructurando del siguiente modo:

Fig. 1. Estructura del sitio

- Catálogo. Desde este apartado se accede al sistema de gestión bibliotecaria,

en el que se recogen los registros bibliográficos y toda la información que se

está digitalizando.

- Artistas. Se ofrece acceso a toda la documentación que desde el centro se

está generando sobre distintos artistas contemporáneos. Se puede consultar

la biografía del artista, su obra, exposiciones, exposiciones en ARTIUM,

bibliografía general, bibliografía presente en la biblioteca del museo y

recursos electrónicos.

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Fig. 2. Dossier de artista. Pablo Picasso

- Letras para el arte. En este apartado se documenta una de las actividades

que organiza la biblioteca y en la cual se intenta aunar arte y literatura,

ofreciendo una nueva manera de acercarse y descubrir el arte. Desde esta

sección se obtiene información sobre el escritor invitado y la obra de arte

elegida.

Fig. 3. Letras para el arte. Eduardo Mendicutti

- En torno al cine. El museo organiza tertulias y diferentes ciclos de cine con

objeto de profundizar y debatir sobre algunas de las películas más

representativas de la historia del cine. En este apartado se incluyen los

dossieres de las películas programadas, ofreciendo la ficha técnica y sinopsis

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de la película, contexto cinematográfico, información sobre el director y los

actores y recursos documentales relativos a la película.

Fig. 4. En torno al cine. 2046

- Exposiciones. Se ofrece información sobre las exposiciones que organiza el

museo. Se incluye información sobre los artistas que participan en la

exposición, los textos generados en torno a la misma y los artículos que en

los medios de comunicación han aparecido sobre la exposición documentada.

Fig. 5. Exposiciones. A través del graffiti

- Programas de mano de cine. La biblioteca dispone de un millar de programas

de mano de cine de los años 1930 a 1960 que se han documentado,

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digitalizado e incluido en una base de datos de imágenes, y nuestra intención

es poner esta información a disposición de todos los usuarios.

-

Fig. 6. Programas de mano de cine

3. Catálogo en línea

Fig. 7. Portada del catálogo

Estamos trabajando en el desarrollo de un catálogo de acceso en línea adaptado a

las exigencias de la web social, de los contenidos digitales y, en definitiva, a las

nuevas formas de interactuar de los usuarios con la gestión y búsqueda de

información en la web.

Para acometer este proyecto se ha seleccionado Vufind, una herramienta de código

abierto desarrollada y mantenida por la Villanova University’s Falvey Memorial

Library, que posibilite un interfaz de consulta eficiente y amigable para los usuarios.

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Se pretende que el catálogo sea capaz de integrar en una misma interfaz todos los

recursos documentales de la biblioteca y ponerlos a disposición del usuario,

adelantándose a sus necesidades. Así mismo, VuFind ofrece la posibilidad de que el

usuario interactúe con la herramienta de búsqueda a través de las listas personales

de recursos y el etiquetado.

Nuestro principal objetivo es que la integración de VuFind con nuestro programa de

gestión bibliotecaria AMICUS proporcione al catálogo el potencial de búsqueda, la

flexibilidad y la usabilidad necesarios para poner a disposición de los usuarios los

contenidos que estamos procesando en el centro de documentación.

Podemos mencionar algunas de las especificaciones de Vufind:

CSS, PHP, AJAX, XML/XSL, Javascript.

Búsqueda con resultados facetados.

Sugerencias de términos o recursos similares.

Listas para guardar recursos y organizarlos.

Etiquetado social.

Sindicación OAI.

Exportación a gestores de referencias bibliográficas.

………….

Características del catálogo:

Permite refinar los resultados de la búsqueda a través de diferentes criterios

como formato, autor, idioma, materia, género o región.

Fig. 8. Búsqueda en el catálogo

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En los resultados de las búsquedas aparecen una serie de términos

relacionados que permitirán al usuario descubrir nueva información.

Fig. 9. Referencia bibliográfica en el catálogo

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Posibilita el acceso a los contenidos digitales.

Fig. 10. Consulta a contenidos digitales

El usuario puede ordenar los resultados por diferentes criterios, visualizar el

registro en diferentes formatos, acceder a la sindicación de contenidos, crear

de listas de suscripción, listas de novedades, enviar los resultados por e-

mail, guardar búsquedas, agregar portadas, enlaces electrónicos, visualizar

sus préstamos, ….

Fig. 11. Personalización de la información en el catálogo

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4. Intranet de ARTIUM

Fig. 12. Intranet de ARTIUM

ARTIUM está realizando una apuesta decidida por la sistematización y eficiencia de

sus procesos como clave para mejorar los productos y los servicios que ofrece a la

sociedad.

Dentro de este marco de actuación, la Intranet pretende constituirse en un

elemento clave para el asentamiento en la organización de una cultura de

comunicación, colaboración y compartición de conocimiento como pilares del

aprendizaje y de la mejora continua.

La implantación de la Intranet en ARTIUM ha sido un proceso modular y flexible

cuyos principales objetivos son resolver necesidades de información para el

correcto desempeño de las tareas de los miembros de la organización, así como

mejorar la comunicación y el intercambio de información a nivel interno. Con todo

ello se pretende lograr una eficaz gestión del conocimiento y una mejora del

proceso de toma de decisiones en el ámbito de nuestra organización.

ARTIUM está evolucionando hacia a un nuevo modelo de organización que

desarrolle las capacidades individuales y colectivas, hacia un modelo más

horizontal, más participativo, con gran importancia del trabajo en equipo. Ante éste

reto, la intranet ofrece un espacio único de información, accesible para todos,

puerta de acceso directa a los conocimientos del museo, a la vez que un medio

ideal para la colaboración entre equipos. Constituye, pues, el mejor marco posible

para que el conocimiento fluya y se pueda sistematizar y compartir.

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Con este enfoque, detallamos los objetivos principales que se pretenden

alcanzar:

Proporcional a las personas un entorno de trabajo en el que se centralice el

acceso a las herramientas e información necesaria para desempeñar su

actividad diaria, actualmente dispersa y en gran medida soportada en papel.

La Intranet debe ser la herramienta de gestión documental que utilicen

todas las personas de la organización para crear, editar y almacenar de

forma centralizada todos los documentos.

Aumentar la eficiencia en el trabajo promoviendo la colaboración y

compartición del conocimiento, lo que supone mejorar la accesibilidad a la

información y a la documentación necesaria que nos permita realizar las

tareas habituales para la gestión por procesos.

Habilitar un canal de comunicación que facilite y promueva la gestión del

conocimiento entre las personas de ARTIUM, generando el conocimiento

clave, de forma colaborativa.

Facilitar la comunicación interna entre las personas de la organización.

Facilitar la implantación operativa del modelo de gestión por procesos y

darle soporte al mismo.

Para conseguir los objetivos, hemos establecido una serie de factores críticos de

éxito que van a conformar el grueso de nuestra estrategia:

El apoyo de la dirección al proyecto.

Asegurar la satisfacción de las necesidades de información de los miembros

del museo.

Asegurar contenidos de calidad en el sistema: información crítica para

nuestra organización.

Asegurar una gestión de información que elimine duplicidades y carencias y

que obtenga rendimientos en la gestión.

Asegurar la integración de procesos de trabajo en el sistema.

Asegurar la implantación de sistemas y canales de comunicación que

mejoren el intercambio de información y ayuden a aflorar el conocimiento

tácito de la organización.

Asegurar la ágil producción de documentación electrónica, materia prima del

sistema.

Asegurar una eficaz distribución de los documentos electrónicos en el

sistema.

Asegurar la amigabilidad, usabilidad y eficacia del sistema.

Asegurar la accesibilidad y una ágil recuperación o localización de

información de calidad.

El proyecto se ha desarrollado con la herramienta Microsoft SharePoint, que

proporciona los requerimientos de solidez, flexibilidad y escalabilidad necesarios.

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Características generales de la Intranet:

Incorpora un diseño funcional que refleja la imagen de la organización, en el

que premia la agilidad y la facilidad de uso, priorizando un nivel alto de

sencillez en la navegación y en la localización de información.

Dispone de contenidos, servicios y herramientas útiles, bien estructurados,

personalizados y actualizados.

Es una ventanilla única de la organización, la herramienta de gestión que

utilizan todas las personas de la organización tanto para la gestión

documental, como para el acceso a otras aplicaciones, la gestión del

conocimiento, la gestión de procesos, la gestión de reuniones y equipos y la

provisión de otros servicios a las personas que trabajan en ARTIUM

(comunicación, noticias, recursos compartidos…)

Es escalable, de modo que permite la incorporación a la estructura existente

de nuevas funcionalidades según vayan surgiendo nuevas necesidades en la

organización.

Posibilita la integración con otras aplicaciones informáticas utilizadas por el

Centro-Museo.

Funcionalidades básicas de la Intranet:

Gestión documental.

o Acceso a los contenidos mediante un portal único y amigable.

o Autoría descentralizada.

o Circuitos de aprobación de documentos

o Herramienta de búsqueda de información.

• Herramientas de comunicación y otros servicios.

o Plantillas para documentos y componentes. Disponibilidad de logos,

plantillas estándar y de creación de éstas para la homogenización de

la presentación de los documentos y otros componentes.

o Gestión de recursos compartidos: reserva de recursos compartidos

en la organización (equipos, salas, vehículos,…).

o Acceso a links de interés.

o Suscripciones.

o Noticias, sugerencias, foros, encuestas, eventos. Disponibilidad de

servicios de alimentación de noticias, eventos o encuestas que

enriquezcan los contenidos y proporcionen el feedback necesario para

el mantenimiento del sistema.

o Otros servicios como tablón de anuncios, normativas, consulta de

dossier de prensa, actividades lúdicas…

• Entorno de colaboración para la gestión de equipos de trabajo.

o Gestión de equipos y reuniones de trabajo. Posibilidad de que cada

equipo de trabajo pueda compartir agendas, documentos, enlaces y

del mismo modo puedan divulgar la información necesaria al resto de

la organización. Gestión de órdenes del día, actas, tareas o

compromisos generales al equipo de trabajo.

o Bibliotecas de documentos, agendas, gestión de tareas y

compromisos

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o Foros/Blogs de discusión u otras herramientas 2.0 aplicadas al

entorno de trabajo (wikis…). Disponibilidad de foros/blogs de

discusión sobre todos los contenidos.

• Soporte del sistema de gestión de procesos.

• Soporte del sistema de mejora continua: planificación, seguimiento y control

de indicadores y objetivos estratégicos, sugerencias, no-conformidades, …

5. Actividades culturales: 2009-2010

Desde la biblioteca estamos impulsando diferentes servicios y programando

actividades de extensión cultural con el propósito de difundir nuestros fondos

bibliográficos, cooperar con otros centros y acercarnos a los usuarios, haciéndoles

partícipes de nuestros proyectos. Entre las nuevas actividades que hemos puesto

en marcha estos dos últimos años, podemos señalar:

Exposiciones bibliográficas

Se organizan diferentes exposiciones con el objetivo de difundir nuestros fondos

documentales.

A través del graffiti: de la pared a los libros (23 de abril – 20 de

septiembre de 2009)

Fig. 13. Exposición: A través del graffiti: de la pared a los libros

La exposición permitía adentrarnos en el mundo del graffiti a través

de nuestras publicaciones. La muestra reunió más de ciento cincuenta

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libros relacionados con esta forma de arte callejero procedentes de

los fondos de la biblioteca.

Entre los libros expuestos podían verse volúmenes sobre el origen y

la historia del graffiti y su incursión en museos y galerías de arte, así

como monográficos sobre algunos de los graffiteros más destacados

internacionalmente y estudios teóricos sobre el fenómeno. La íntima

relación que el graffiti tiene con otras disciplinas vinculadas a la

cultura hip-hop tuvo también su reflejo en la exposición, en la que,

además de poder consultar una selección de revistas especializadas,

podían verse películas y vídeos y escuchar discos.

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Metamorfosis arquitectónica: nuevos usos culturales para

viejos edificios (30 octubre de 2009 – 20 de abril de 2010)

Fig. 14. Metamorfosis arquitectónica

Esta muestra pretendía dar a conocer los fondos bibliográficos de la

biblioteca que guardan relación con la arquitectura y los nuevos usos

con los que se dotan a edificios antiguos como fábricas, cárceles u

hospitales militares, entre otros. Libros, revistas, planos, mapas o

fotografías de los proyectos desarrollados formaban parte de esta

selección, que perfila la situación actual de los museos y centros

culturales en el ámbito español.

En esta exposición bibliográfica se analizó el fenómeno arquitectónico

de la reutilización de antiguos edificios para museos, centrándonos,

por afinidad, en aquéllos que dedican su actividad o parte de ella al

arte contemporáneo dentro del territorio español. Se realizó un

recorrido por los clásicos museos de Bellas Artes que, desde

mediados del siglo XIX hasta los años 70 se ubicaron en monasterios,

hospitales o palacios, hasta llegar a los centros de arte

contemporáneo de los siglos XX y XXI que ocupan todo tipo de

construcciones como viejas naves industriales de fábricas

abandonadas.

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La letra filmada: del libro a la gran pantalla (23 de abril – 17 de

septiembre de 2010)

Fig. 15. La letra filmada: del libro a la gran pantalla

Esta exposición nos introduce en el apasionante mundo del cine a

través de una selección de las mejores adaptaciones cinematográficas

de la literatura universal.

A través de los siglos la literatura ha sido fuente de inspiración para

todo tipo de manifestaciones artísticas y culturales. La obra literaria

se transforma en obra de teatro, ópera, pintura o escultura, dando

lugar en muchos casos, a obras excepcionales con un lenguaje

propio. Del mismo modo, novelas y obras de teatro inspiran

argumentos de películas.

La muestra presenta más de 150 películas con las respectivas novelas

o relatos de las que proceden sus guiones. Además, la exposición se

completa con bandas sonoras, biografías de grandes directores,

escritos sobre teoría del cine y la adaptación, todo ello procedente de

los fondos de nuestro centro.

Fábrica de letras

Programa que pretende el acercamiento formativo al mundo de la literatura

en todos sus géneros. Se trata de una actividad para iniciarse, avanzar y

profundizar en la reflexión y la experiencia creativa. Mediante orientaciones

teóricas y ejercicios prácticos de lectura y escritura, se analizan las

posibilidades de creación y expresión narrativa.

Día Internacional del Libro

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La Biblioteca de ARTIUM celebra el Día Internacional del Libro a través de un

programa de actividades que persigue, por un lado, sumarse a las

actividades generales de fomento de la lectura y, por otro, difundir la

riqueza y diversidad de los fondos documentales disponibles para cualquier

usuario en la biblioteca del centro-museo vitoriano.

Lectura pública

Fig. 16. Día Internacional del Libro. Lectura pública

Durante dos años consecutivos se ha venido convocando una lectura

pública y continuada de textos relacionados con el arte y la cultura

contemporáneos. La lectura de los textos seleccionados tuvo lugar

entre las 12:00 y 19:00 horas. Además de invitar a profesionales del

ámbito de la cultura, esta actividad pretende constituirse en un punto

de encuentro de todos aquellos que deseen compartir la experiencia

de la lectura. Habría que destacar la buena acogida de esta actividad

que ha contado con una gran participación y dónde todos pudimos

disfrutar del placer de compartir la lectura de diferentes textos

relacionados con el arte y la cultura.

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bertso-rap-mix

Fig. 17. Día Internacional del Libro. Bertso-rap-mix

En 2010 la celebración del Día Internacional del Libro concluyó con un

homenaje a la literatura oral, que forma parte tanto de la tradición

cultural de Euskal Herria, el bertsolarismo, como de formas culturales

emergentes, el rap, entre otras manifestaciones. Para ello se organizó

una sesión de bertso-rap-mix en la que participaron los bertsolaris

Jexux Mari Irazu y Jon Maia junto con los raperos vitorianos Javicio

(Javier Ibarra) y Sasa (Fernando Méndez). Los cuatro desplegaron

sus habilidades en sendas sesiones de bertsos y rap para concluir con

un intercambio entre ambas géneros.

Centros y museos se unen en una experiencia de bookcrossing

Un total de 26 museos y centros de arte contemporáneo españoles

compartieron, con motivo del Día Internacional del Libro, una

experiencia de bookcrossing o campaña de liberación de libros, con la

pretensión de “inundar” las ciudades con volúmenes sobre las

diferentes disciplinas artísticas procedentes de la bolsa de duplicados

de sus respectivas bibliotecas. Los participantes pusieron en

circulación más de 2.000 “libros libres” con la intención de que

quienes los recogiesen, pudiesen disfrutar de su lectura y volviesen a

liberarlos en otro punto distinto del mundo. Todos los libros liberados

estaban acreditados con sus correspondientes etiquetas, contenían

las instrucciones necesarias para facilitar al lector su participación en

la campaña y estaban registrados en la página web

www.bookcrossing-spain.com donde los lectores podían indicar el

lugar donde encontraron cada ejemplar y el lugar donde lo liberaron.

El objetivo de esta iniciativa era sumar a las bibliotecas de los

museos de arte en el esfuerzo para el fomento de la lectura y, más

en concreto, en la difusión del conocimiento de las distintas

disciplinas artísticas.

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El bookcrossing permite no sólo compartir e intercambiar

gratuitamente libros sino también seguir la pista de cualquiera de

ellos una vez que ha sido “liberado”, así como saber quién lo ha leído

y en que lugar. Para ello basta con seguir la llamada norma de “las

tres erres”, referidas a los términos ingleses para leer (Read),

registrar (Register) y liberar (Release). Cualquier persona puede

participar en esta experiencia, no sólo recogiendo libros sino también

poniendo en circulación otros de su propiedad, registrándolos en la

página web de bookcrossing y liberándolos después en un lugar

público.

6. Conclusión

Con los programas que hemos expuestos pretendemos mejorar los procesos,

productos y servicios que se ofrecen en nuestro centro, con el fin de hacerlos más

participativos y orientados al usuario.

Uno de los objetivos que nos hemos marcado dentro del proyecto hace referencia a

la capacitación para transformar la información en conocimiento y hacer de éste un

elemento de colaboración y transformación de la sociedad. Más allá del papel

innovador que ha supuesto la utilización cada vez más importante de plataformas y

dispositivos digitales, intentamos que la cultura digital irrumpa con fuerza en la

configuración de los lenguajes utilizados para la construcción de los discursos.

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7. Bibliografía

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