PORTAL DEL EMPLEADO - Cofm Servicios 31 · PORTAL DEL EMPLEADO Manual de usuari@ Página 3 de 24 1. INTRODUCCIÓN En el Portal de Empleado podemos consultar nuestros propios datos

PORTAL DEL EMPLEADO

Manual de usuari@

PORTAL DEL EMPLEADO Manual de usuari@

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Í NDÍCE 1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 3

1.1 ACCESO AL PORTAL .............................................................................................................. 3

1.2 ESTRUCTURA DEL PORTAL ..................................................................................................... 3

CABECERA .................................................................................................................... 4

ÁRBOL DE MENÚS .......................................................................................................... 5

ZONA CENTRAL DE TRABAJO ........................................................................................... 5

2. MENÚ ..................................................................................................................................... 8

2.1 MIS DATOS .......................................................................................................................... 8

2.1.1 DATOS PERSONALES ............................................................................................................ 8

2.1.2 CUENTAS BANCARIAS ........................................................................................................ 9

2.1.3 DATOS LABORALES ........................................................................................................... 9

2.2 DATOS HISTÓRICOS ........................................................................................................... 10

2.2.1 PAGOS RECIBIDOS .......................................................................................................... 10

2.3 MIS DOCUMENTOS ............................................................................................................. 10

2.3.1 RECIBOS DE SALARIO ..................................................................................................... 10

2.3.2 CERTIFICADO DE RETENCIONES ....................................................................................... 11

2.3.3 DECLARACIÓN JURADA (MOD. 145) ................................................................................... 12

3. GESTIÓN DE SOLICITUDES ..................................................................................................... 15

3.1 SOLICITUDES .................................................................................................................... 15

4. RR.HH. Y RESPONSABLES ....................................................................................................... 24

4.1 CÓMO VALIDAR O RECHAZAR SOLICITUDES .......................................................................... 24


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1. INTRODUCCIÓN En el Portal de Empleado podemos consultar nuestros propios datos (datos personales, recibos de salario, histórico de nóminas, calendario laboral…) así como realizar solicitudes al Departamento de RR.HH. (variación datos personales y bancarios).

Sabremos en qué estado se encuentran tus solicitudes, gracias al mantenimiento de estado de

las mismas y a los avisos de notificación, que además posibilitará la opción de reenviar en el caso de necesitar modificar algún dato adicional de una solicitud ya enviada.

1.1 ACCESO AL PORTAL

Para acceder al portal deberemos ir a la página de inicio donde se nos abrirá directamente el portal. Deberemos loguearnos con nuestro usuario desde la pantalla que vemos a continuación.

1.2 ESTRUCTURA DEL PORTAL

El Portal del Empleado se estructura de la siguiente manera:

CAB EC ERA ( 1 )

ÁRBOL DE MEN Ú S ( 2 )

ZON A C EN TRAL DE TR ABAJO ( 3 )

http://web09cpd002.epgpc.epgpc/


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CABECERA

La cabecera nos muestra la empresa a la que pertenecemos, como emplead@, Apellidos y Nombre así como la siguiente botonera:

Muestra la foto de empleado y accede a datos personales

Carpetas Públicas

Avisos

Noticias

( 1 )

( 2 )

( 3 )


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CARP ET AS P ÚBLI CA S

Se trata de un buzón donde, como emplead@ podemos encontrar contenidos considerados de interés, como por ejemplo el presente manual, pudiendo consultar estos documentos on-line e incluso descargarlos.

La información puede presentarse en diversos formatos (*.PDF; *.doc, etc…)

AVI SOS

En el buzón de avisos podemos consultar las comunicaciones que nos emita el Servicio de Administración de Personal. Los avisos pueden ser enviados al interesado de manera personal e incluso que afecte a todos o parte de la plantilla.

Podremos realizar las siguientes gestiones con los mismos:

DAR POR LEIDO, para dar por leído un aviso, ya que la acción de visualizarlo no implica el que quede como leído. Sólo se considera que el aviso está leído una vez se ha entrado en él.

RESPONDER, nos permite responder al remitente y que a su vez éste visualice el aviso que nos envió sobre el cual le estamos respondiendo.

ELIMINAR, borrar el aviso.

N OTICI AS

Aquí veremos publicadas las noticias que se vayan publicando desde el departamento de RR.HH.

ÁRBOL DE MENÚS

Este esquema nos permite ver de forma rápida todas las opciones a las que podemos acceder al Portal, las cuales están agrupadas por temas.

ZONA CENTRAL DE TRABAJO

Dentro de la zona de trabajo nos encontramos con varias opciones a realizar, ya sea de consulta, de solicitud, etc. Para ello, siempre nos encontraremos con elementos comunes, como por ejemplo ICONOS DE ACCIÓN, o elementos de formulario que se han de tratar de una

forma común en todos los mantenimientos:

CA B E C E R A S

Nos muestra información acerca de todo lo que se visualiza, pudiendo ordenar la información, según nos interese, haciendo clic sobre la cabecera elegida.


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CA M P O S L I B R E E N T R A D A

Este campo nos permite introducir información para filtrar nuestra búsqueda:

CA M P O S F E C H A C O N U T I L I D A D D E C A L E N D A R I O

Son campos especiales, ya que están destinados a introducir fechas, por lo que generalmente se visualizará un formato numérico del tipo 01012004. A pesar de ello, existe la utilidad de seleccionarlo gráficamente desde el comando de calendarios.

CO M A N D O D E D I Á L O G O W E B

Se encuentran al lado de campos de libre entrada, y tienen la función de ayudarnos a los usuarios a introducir la información. Normalmente aparecen porque hay que introducir un código (de población, de país, de banco, etc.) que los empleados no tenemos por qué saber.

DE S P L E G A B L E S

Estos comandos nos permiten trabajar con más agilidad, al seleccionar información de una forma "orientada". Así, podemos encontrar ocasiones

que nos sirva para seleccionar campos, en otras ocasiones podremos seleccionar operadores matemáticos, etc.

UT I L I D A D E S D E FI L T R O Y BÚ S Q U E D A

Estas utilidades nos permiten limitar la información que la pantalla nos está mostrando, o bien buscarla según información básica que ya conozcamos. Así, por ejemplo, en la pantalla de "Estado de Solicitudes" podemos hacer un filtro por todas aquellas que su fecha sea mayor a 01/01/2014. Para ello, lo haríamos de la siguiente forma:


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FE C H A || M A Y O R Q U E || 01/ 01/ 20 1 4

El primer desplegable siempre muestra los campos por los que podemos filtrar. El segundo desplegable muestra las diferentes opciones de filtrado que existen, consistentes en operadores del tipo "mayor/menor que", "empieza por", "igual a”, etc.

El tercer campo está destinado a introducir la información que conocemos del apunte que queremos buscar, y que utilizaremos como filtro.

IC O N O S M Á S H A B I T U A L E S D E N T R O D E L P O R T A L

Dentro de las diferentes páginas que forman parte del Portal, encontraremos una serie de iconos que siempre tendrán la misma funcionalidad, y que nos llevará a crear nuevos registros en las solicitudes, editar registros existentes, imprimirnos listados varios (recibo salarial,

currículum, etc.), o simplemente, salir de algunas pantallas, volver a otras visitadas anteriormente, etc.


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2. MENÚ

Vamos a detallar las opciones de navegación que se ofrecen en el portal a través de los menús:

2.1 MIS DATOS

Nos permite consultar los datos de carácter personal (datos personales) así como los vínculos familiares del trabajador, la cuenta bancaria, los datos curriculares y datos laborales, entre otros.

2.1.1 DATOS PERSONALES

Mediante esta opción podemos visualizar nuestros datos personales (identificación, domicilio, IRPF…).


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También permite acceder a la solicitud de modificación de datos personales mediante el botón de modificación de datos personales1

2.1.2 CUENTAS BANCARIAS

Desde esta opción podemos visualizar y gestionar nuestras cuentas bancarias.

Podemos modificar nuestras cuentas bancarias a través del botón “Modificación de datos bancarios”.2

2.1.3 DATOS LABORALES

Mediante esta opción podremos visualizar nuestros datos laborales (contrato, categoría,...). No obstante, para visualizar este módulo, se ha de generar un mes de nómina. Si no se ha cerrado, nos aparecería un mensaje por pantalla como el siguiente:

1 La modificación de datos personales enlaza con las solicitudes explicadas en el apartado 3 de este

manual. 2 El botón de modificación de datos bancarios está relacionado con la gestión de solicitudes explicado en

el apartado 3 de este manual


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2.2 DATOS HISTÓRICOS

Nos permite consultar los datos de carácter histórico, como son los pagos recibidos, nóminas, pagas naturales, etc.

2.2.1 PAGOS RECIBIDOS

Nos muestra todos los pagos recibidos históricamente, como podemos observar en la siguiente imagen:

2.3 MIS DOCUMENTOS

Mediante este Menú podremos consultar tanto el Recibo de salarios, cómo el certificado de retenciones, la declaración jurada y carpetas públicas. La información aparecerá mostrada en formato PDF

‘incrustado’ en pantalla.

2.3.1 RECIBOS DE SALARIO

Desde esta opción del menú podemos visualizar y descargar tus nóminas o finiquito


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Desde el botón de visualización podremos ver la nómina en el formato definido por la empresa.

2.3.2 CERTIFICADO DE RETENCIONES

Desde esta pantalla te permitirá descargar tu certificado de retenciones seleccionando un ejercicio.

Si pulsamos el botón de visualizar entonces accederemos al certificado de retenciones


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2.3.3 DECLARACIÓN JURADA (MOD. 145)

Desde está pantalla te permitirá visualizar e imprimir el modelo 145. Si marcamos el visualizaremos el recibo con la información proporcionada en épsilon, sino obtendremos una plantilla del recibo.


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Con el botón Visualizar accederemos a la certificación jurada, la cual se puede guardar o imprimir:


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3. GESTIÓN DE SOLICITUDES

A continuación se describen las solicitudes configuradas al portal así cómo los pasos a seguir para realizar solicitudes.

Mediante las herramientas de este Menú podremos realizar solicitudes y consultar el estado de las mismas.

3.1 SOLICITUDES

Mediante esta opción podremos acceder a las solicitudes que nos permite realizar el portal del empleado.

También podemos acceder al menú de estado de las solicitudes desde esta pantalla a través del botón:

A continuación describimos las solicitudes configuradas al portal así cómo los pasos a seguir para realizar solicitudes.

3.1.1 MODIFICACIÓN DE DATOS PERSONALES

Mediante las herramientas de este Menú

podremos realizar solicitudes de cambio de domicilio y datos personales.

Al pulsar sobre esta opción se nos abrirá otra pantalla que nos permitirá crear las solicitudes

específicas (domicilio o datos personales) mediante el botón


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3.1.2 MODIFICACIÓN DE DATOS FAMILIARES

Mediante las herramientas de este Menú podremos realizar solicitudes para añadir, eliminar y editar datos familiares.

Al acceder a esta opción se nos abrirá otra pantalla que nos permitirá crear las solicitudes

específicas mediante el botón

Una vez que pulsamos el botón DE CREAR NUEVA SOLICITUD en el caso de añadir familiar, se abrirá una nueva ventana en la que se elegirá el tipo de parentesco:


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Tras seleccionar un parentesco se abrirá una nueva ventana con un formulario, en el cual, podremos introducir los datos del familiar que deseamos añadir.

Para finalizar se pulsará el símbolo :

3.1.3 MODIFICACIÓN DE DATOS BANCARIOS

Mediante las herramientas de este Menú podremos realizar solicitudes para añadir, eliminar y editar cuentas bancarias.

Al acceder a esta opción se nos abrirá otra pantalla que nos permitirá crear las solicitudes

específicas mediante el botón


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3.2 ESTADO DE LAS SOLICITUDES

Se trata de un mantenimiento en el que podremos consultar el estado en el que se encuentran las distintas solicitudes emitidas.

EN LA PARTE SUPERIOR SE MUESTRAN LAS NOVEDADES DE ESTADOS:

EN LA PARTE INTERMEDIA SE ENCUENTRA EL FILTRO PARA VER LAS SOLICITUDES

EN LA PARTE INFERIOR VEMOS LAS SOLICITUDES CON SU FECHA, NOMBRE, TIPO DE

SOLICITUD, DESCRIPCIÓN Y ESTADO, PARA ACCEDER Y VER LA SOLICITUD DEBEMOS PULSAR

EL BOTÓN DE VER O PULSANDO EL BOTÓN PARA VISUALIZAR LOS ARCHIVOS ADJUNTOS.


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3.3 PASOS A SEGUIR EN LA EMISIÓN DE LA SOLICITUD

Debemos acceder a alguna de las siguientes zonas para crear solicitudes, tanto desde botones de acceso directo como desde la gestión de solicitudes.

3.3.1 EJEMPLO

A continuación, ilustramos con un ejemplo práctico, para facilitar el uso de la herramienta:

Decidimos emitir una solicitud de modificación de datos de domicilio. Concretamente, comunicaremos una escalera diferente del domicilio.

Para ello, se accede a MODIFICACIÓN DE DATOS PERSONALES, a través del menú de Gestión de Solicitudes.


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Se debe seleccionar, Cambio de datos de domicilio

Accediendo por esta vía visualizas los estados del proceso de solicitud tal y como se reflejan en la imagen siguiente.

Seleccionando el icono, accedes

directamente a la plantilla para poder emitir la solicitud.

PL A N T I L LA


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IC O N O S

Grabar: Graba los datos introducidos en la Plantilla de Datos para poder emitir la solicitud.

Grabar y nuevo: Graba los datos introducidos y muestra una nueva Plantilla de Datos para emitir una nueva solicitud.

Deshacer: Deshace las acciones realizadas y vuelve al estado origen en la Plantilla de Datos. Editar: Permite editar el registro o formulario mostrado en pantalla.

Eliminar: Permite eliminar el registro o formulario mostrado en pantalla.

Imprimir: Permite imprimir el registro o formulario mostrado en pantalla.

Filtrar: Permite realizar filtros de búsqueda de datos.

AD J U N T A R D O C U M E N T O

En las Plantillas de Datos puedes insertar documentos para justificar tu solicitud. En función de la naturaleza de los datos que solicitamos, será de requerido cumplimiento adjuntar un documento para que la solicitud sea resuelta como favorable. Para insertar datos, hemos de situarnos en la parte inferior de la Plantilla de Datos y pulsar sobre el botón:

Puedes comprobar que el documento ha sido insertado mediante el siguiente mantenimiento:

Grabar plantilla de datos y emitir solicitud

Una vez has cumplimentado la plantilla de la solicitud con los datos que deseas comunicar,

debes acceder al botón “grabar” , mostrando una vista del dato modificado:


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Desde esta opción puedes visualizar los distintos estados en base al flujo de validaciones en función de la solicitud, tal y como se reflejan en las siguientes imágenes.


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4. RR.HH. Y RESPONSABLES

4.1 CÓMO VALIDAR O RECHAZAR SOLICITUDES

En el caso de que seamos un empleado con perfil de RR.HH., tendremos habilitadas unas opciones para realizar las validaciones o rechazos de las solicitudes que recibamos de nuestros colaboradores.

Para poder ver y gestionar estas solicitudes debemos acceder al menú superior izquierdo, SOLICITUDES y una vez seleccionada la misma, en las opciones situadas a la izquierda de la pantalla, hacer clic sobre ESTADO DE LAS SOLICITUDES.

Se nos mostrará la siguiente pantalla:

Para visualizar las solicitudes recibidas de nuestros colaboradores debemos desmarcar el “checkbox” Visualizar sólo mis solicitudes y hacer clic en el botón Obtener Datos o actualizar (en caso de que estuviera activado).

Para delimitar la búsqueda, disponemos de diferentes filtros cómo son:

FE C H A D E S O L I C I T U D

TI P O D E S O L I C I T U D

ES T A D O

NOTA: Debemos pulsar Actualizar para refrescar las solicitudes, una vez delimitada la misma.

Tenemos la posibilidad de exportar las solicitudes a Excel, usando el botón “Exportar al Excel”.

En la parte inferior disponemos de un filtro para las solicitudes según su ESTADO, si seleccionamos “ENVIADA”, tenemos la posibilidad de revisar las solicitudes de nuestros colaboradores.


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Si pulsamos sobre el icono del folio en blanco de la lista de solicitudes, podrás acceder a revisar el detalle de las mismas, como observamos en la siguiente imagen:

Nos fijamos que, filtrando por solicitudes “Enviadas”, nos aparecen aquellas solicitudes que todo usuario haya generado y estén pendientes de validación por RRHH. Como usuario con

perfil de RRHH, nuestro deber es revisar la solicitud pinchando en el logo situado en la

columna Ver.

Una vez revisada la solicitud, la podemos ACEPTAR o RECHAZAR, como observamos en la siguiente imagen.


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En la parte superior de la solicitud, observamos que disponemos de dos botones para actuar

como usuario de RRHH que son:

Seleccionando cualquiera de ellas, y volviendo a la pestaña anterior ESTADO DE LAS SOLICITUDES, nos encontramos con que ahora, dicha solicitud aparecerá en su estado adecuado (Aceptada, Rechazada o Descartada) filtrando en el selector de estados:

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