POSGRADO EN TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

(EDICIÓN 2013)

Comunicación organizacional

Profesor: Gabriel Kaplún

Cristina TomasielloGabriela Pérez Caviglia

Graziella RamaMarianela Fernández

Adrián Fernández

AGENDAPresentación de la Organización

Elementos de diagnóstico

Descripción de la intervención

Acciones a desarrollar

Conclusiones

PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Situación objeto de análisis: implantación del SIGI-K2B en una Fcultad

Breve reseña de la Facultad: UE dentro de la UdelaR

Los órganos que cogobiernan la Facultad son: Consejo, Decano, Asamblea del Claustro y los órganos de dirección

PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Objetivos estratégicos a nivel de UdelaR: enunciado N° 4 del PLEDUR:

“Impulsar procesos de modernización en la gestión capaces de sustentar eficientemente las transformaciones de la Universidad de la

República”

Definiendo como producto de dicho enunciado:“Mejora de la gestión institucional y técnico –

administrativa”

En este contexto se especifica: “Continuar desarrollando los sistemas de gestión,

concebidos como sistemas integrados, dando prioridad a su informatización, normalización,

simplificación, estandarización y unificación de procedimientos, así como la descentralización de

su operación.”

PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Principales características de la herramienta GRP-K2B: permite la gestión integral de:planeación información gestión

Organización de la implantación

Tipo de cambio : morfogenético, innovativo

Pilares del modelo:orientación a procesossistema integrado de informaciónacceso ágil, centralizado y compartido

ELEMENTOS DE DIAGNÓSTICO

Identificación de actores:UdelaREquipo de implantaciónFacultad

Valores que conforman la cultura de la Organización y que inciden en la comunicación entre los distintos actores:

autonomíacogobierno

Características del contexto:cambios en estructura del Servicioausencia de la figura del Secretarioimplantación de otros sistemasDecano impulsor de numerosos cambios

Características de los involucrados:problemas de comunicación entre actoresdiferencia de actitudes frente al cambio

DESCRIPCIÓN DE LA INTERVENCIÓN

Objetivos identificados para cada necesidad de intervención:

Comunicación Concepto de sistema integrado Trazabilidad de eventos Mejora de la gestión

Coordinación Mejorar comunicación y coordinación entre áreas

Redes de Comunicación Identificación de redes formales e informales

Culturas Análisis y categorización de culturas dominantes

Área de Confort Lograr modificar métodos de trabajo

Diferencias etáreas Análisis y categorización de las diversas franjas etáreas

Mito vs. Realidad Obtener la confianza de los actores involucrados

ACCIONES A LLEVAR A CABO PARA CADA NECESIDAD DE INTERVENCIÓN Comunicación

Talleres Aprobación de procedimientos por parte de Direcciones Generales Presentación de casos de éxito Diagnóstico de comunicación

Coordinación Talleres Fomentar involucramiento y participación activa

Redes de Comunicación Mapeo de personas resistentes y aliadas

Culturas Acompasar tiempos y métodos de implantación

Área de Confort Foco en ventajas comparativas

Diferencias etáreas Mapeo de focos de resistencia y definición de la estrategia más adecuada a

cada caso Mito vs. Realidad

Desmitificar “idealismos” sobre el sistema Énfasis en tareas que se simplifican y fundamentar las que no

ACCIONES A DESARROLLAR

Se propone desarrollar las siguientes acciones:

reuniones de seguimiento,coordinación y talleres con Decano, Contador y mandos medios

encuestas de medición del grado de satisfacción de los usuarios

énfasis en que funcionarios jóvenes visualicen los beneficios del sistema

elaboración de indicadores objetivos que definan el final del período de apoyo in-situ.

ACCIONES A DESARROLLARIndicadores a utilizar:

Indicador particular Ponderación Valor posible del Indicador

1-Eventos pendientes 50% Entre 0 y 1, dependiendo de la importancia

relativa de los errores que pudieran detectarse.

2-Nivel deInformación 30%

1=Cumple con todas las necesidades deinformación

0=No se cumple con al menos una de lasnecesidades de información

3-Arqueo 7.5%1=Realización del Arqueo en base a

información del sistema0=No es posible realizar el Arqueo

4-ConciliacionPresupuestal 7.5%

1=Realización del la conciliación presupuestalcon la información brindada por el sistema y

explicación de las diferencias0=No es posible detectar las diferencias por

problemas en el sistema

5-Recuento Físico 5%1=Realización del recuento físico

0=No es posible realizar el recuento físico pordificultades en el sistema

CONCLUSIONES

Características generales de los procesos de cambio:

movilización en sentimientos de los involucradoscambios en procesos, tecnología, flujos, relacionescomunicación interna como estrategia de persuasión

Importancia de los flujos comunicacionales en un Organización jerárquica:

flujos de bajadaflujos de subidaflujos horizontales

Clave: Compromiso de la alta dirección

CONCLUSIONESEfectivizar las acciones a las que se hizo

referencia

Necesidad de mantener el compromiso de las áreas involucradas que debería reflejarse en acciones concretas

Institucionalizar el cambio a través del apoyo del sponsor del proyecto , de manera de tener al sistema K2B-GRP como único sistema de información a utilizar en la Facultad

Capitalizar las lecciones aprendidas en este proceso en particular, de manera de tenerlas en consideración para futuros proyectos de implantación

Muchas gracias!