Poslovni informacioni sistem WAND

Verzija 6.0, Demo CD

Knjige faktura (KONCEPTI I KREIRANJE)

Knjige faktura ....................................................................................................................................................... 3 Knjige faktura i izgled menija u modulu Financijsko knjigovodstvo.................................................................. 4 Automatizacija kreiranja faktura ....................................................................................................................... 5 Dodatne opcije za kreiranje faktura................................................................................................................... 6

Razdvajanje faktura po organizacionim jedinicama ...................................................................................... 6 Fakturiranje više robnih dokumenata na jednu fakturu ................................................................................. 8 Izbor datuma pri kreiranju fakture................................................................................................................. 8 Izbor načina numeriranja faktura................................................................................................................... 9 Izbor opcije fakturiranja na centralu partnera................................................................................................ 9 Praćenje plaćanja faktura kroz modul otvorenih stavki ............................................................................... 10

Kreiranje i ažuriranje knjige faktura ............................................................................................................... 10 Izgled prozora za pregled knjiga faktura ..................................................................................................... 10 Izgled prozora za kreiranje i ažuriranje knjiga faktura ................................................................................ 11 Kreiranje nove knjige faktura ...................................................................................................................... 12

Knjige faktura Knjiga faktura je način evidentiranja i grupiranja faktura, po kriterijima koji proizilaze iz poslovnih potreba korisnika i zakona o PDV-u. Tako se npr. korisnik može odlučiti da sve nabavke softvera grupira u „Knjigu ulaznih faktura nabavke softvera“, a sve nabavke hardvera u „Knjigu ulaznih faktura nabavke hardvera“. Međutim, knjiga faktura ima još jedno, za ispravno funkcioniranje programa važnije svojstvo, koje proizilazi iz zakona o PDV-u. Knjigom faktura se naime određuje minimalni skup podataka koji fakture smještene u tu knjigu moraju imati, te način na koji se ti podaci tretiraju u prijavi za PDV. Faktura, drugim riječima, nasljeđuje osobine knjige faktura u koju je upisana. Konačno, u knjizi faktura definiraju se i način kreiranja (automatsko, poluautomatsko ili ručno), te osobine faktura. Iz ovoga proizilazi da bez definirane knjige faktura nije moguće kreirati fakture. U verziji WAND 6.0, faktura se nikada ne pojavljuje kao neovisni dokument. Ona uvijek mora biti pridružena nekoj knjizi faktura. Knjiga faktura opisuje se pomoću tri parametra:

- Tipa knjige (odnosno indirektno, tipa fakture), kojim se određuje da li se radi o knjizi ulaznih ili izlaznih faktura,

- Broja knjige, kojim se numeriraju knjige pojedinog tipa. Drugim riječima, brojanje knjiga faktura se vodi odvojeno za knjige ulaznih odnosno izlaznih faktura i moguće je imati dvije knjige sa istim brojem – jednu ulaznu i jednu izlaznu. Knjiga faktura je jednoznačno određena kombinacijom dva podatka – tipom i brojem knjige.

- Klase knjige, kojim se određuje da li se u knjizi evidentiraju fakture ili knjižne obavijesti - Vrste knjige, kojim se određuje da li su predmet evidencije poslovne promjene iz jedne od

slijedećih kategorija:

• Pomoćna evidencija • Poslovanje sa partnerima u zemlji (domaći ulazi ili izlazi) • Poslovanje sa partnerima u inostranstvu (uvoz ili izvoz) • Vanposlovne svrhe • Avansi

Ova kategorizacija je usko vezana uz zakon o PDV-u i na osnovu nje se određuje koji podaci sa fakture i na koji način se uzimaju u obzir pri kreiranju dokumenta za prijavu PDV-a (poresku prijavu). Pored toga, vrsta knjige utiče i na način na koji program radi sa fakturama. Tako će npr. za avansne fakture program korisniku staviti na raspolaganje neke specifične alate koji nisu primjenjivi na fakture druge vrste, poput alata za storniranje i automatsko pretvaranje avansne fakture u fakturu drugog tipa. Rad sa pojedinim vrstama faktura biće detaljnije opisan u poglavlju o fakturama.

Broj knjiga faktura nije ograničen. Korisnik planira otvaranje knjiga faktura prema vlastitim potrebama, imajući u vidu zakonsku obavezu da se slijedeće vrste poslovnih primjena moraju odvojiti u zasebne knjige:

• Poslovne promjene vezane za partnere u zemlji (domaći ulazi ili izlazi) • Poslovne promjene vezane za partnere u inostranstvu (uvoz ili izvoz) • Vanposlovne svrhe • Avansi

Tako bi, na primjer, korisnik koji izdaje i ulazne i izlazne fakture, bavi se izvozom i uvozom, posluje sa avansima, te koristi dobra i usluge za vanposlovne svrhe, bio obavezan, imajući u vidu obavezu da se te fakture razdvajaju po vrstama poslovnih promjena, napraviti najmanje osam različitih knjiga faktura – četiri ulazne (KUF) i četiri izlazne (KIF), kako je prikazano u slijedećem primjeru:

Knjige ulaznih faktura (KUF) Knjige izlaznih faktura (KIF) Poslovna promjena Naziv KUF-a Poslovna promjena Naziv KIF-a Ulazne fakture Ulazne fakture za robu i

usluge iz zemlje Izlazne fakture Izlazne fakture za robu i

usluge u zemlji Uvozne fakture Ulazne fakture za robu i

usluge iz inostranstva Izvozne fakture Izlazne fakture roba i usluga

za izvoz Vanposlovne svrhe

Ulazna faktura za vlastitu potrošnju

Vanposlovne svrhe Izlazna faktura za vlastitu potrošnju

Avansne fakture Ulazna faktura – avansna Avansne fakture Izlazna faktura – avansna Ako se korisnik iz prethodnog primjera ne bavi izvozom i uvozom, imajući u vidu zakonsku obavezu razdvajanja faktura po vrstama poslovnih promjena, korisnik bi tada bio obavezan napraviti najmanje šest različitih knjiga faktura – tri ulazne (KUF) i tri izlazne (KIF), kako je prikazano u slijedećem primjeru:

Knjige ulaznih faktura (KUF) Knjige izlaznih faktura (KIF) Poslovna promjena Naziv KUF-a Poslovna promjena Naziv KIF-a Ulazne fakture Ulazne fakture za robu i

usluge iz zemlje Izlazne fakture Izlazne fakture za robu i

usluge u zemlji Vanposlovne svrhe

Ulazna faktura za vlastitu potrošnju

Vanposlovne svrhe Izlazna faktura za valstitu potrošnju

Avansne fakture Ulazna faktura – avansna Avansne fakture Izlazna faktura – avansna Kao što smo već naglasili, broj knjiga faktura nije ograničen i korisnik ih otvara prema vlastitim potrebama, pridržavajući se zakonski propisanih vrsta knjiga faktura. To u praksi znači, da korisnik može otvoriti i više od jedne knjige faktura za istu vrstu poslovne promjene. Ilustrirajmo to slijedećim primjerom: Pretpostavimo da:

- Korisnik izdaje i ulazne i izlazne fakture - Korisnik posluje sa partnerima u zemlji i inostranstvu - Korisnik želi sve ulazne fakture od domaćih dobavljača razdvojiti tako da se sve nabavke robe

grupiraju u jednu knjigu, a sve nabavke usluga od domaćih partnera u drugu knjigu - Ne posluje sa avansima - Ne koristi dobra i usluge u vanposlovne svrhe

Tada bi korisnik mogao napraviti knjige faktura prema primjeru iz slijedeće tabele:

Knjige ulaznih faktura (KUF) Knjige izlaznih faktura (KIF) Poslovna promjena Naziv KUF-a Poslovna promjena Naziv KIF-a Ulazne fakture (roba)

Ulazne fakture za robu iz zemlje

Izlazne fakture Izlazne fakture za robu i usluge u zemlji

Ulazne fakture (usluge)

Ulazne fakture za usluge iz zemlje

Izvozne fakture Izlazne fakture roba i usluga za izvoz

Uvozne fakture Ulazne fakture za robu i usluge iz inostranstva

Napominjemo da su ovdje navedeni primjeri dati isključivo radi ilustracije mogućnosti poslovnog informacionog sistema WAND i ne pretendiraju da budu vodič za organizaciju poslovanja preduzeća, niti da tumače zakone koji pokrivaju ovu materiju.

Knjige faktura i izgled menija u modulu Financijsko knjigovodstvo

Korisnik pojedinačnim fakturama pristupa pomoću komandi smještenih ispod opcija „Ulazne fakture“ i „Izlazne fakture“, na glavnom meniju modula „Financijsko knjigovodstvo“. Ove komande opisane su u odvojenom poglavlju, ali ćemo na ovom mjestu ukazati na vrlo važnu vezu između knjiga faktura i spomenutih komandi sa menija. Prisjetimo se da faktura u WAND 6.0 nije neovisan dokument, već je obavezno vezana za odgovarajuću knjigu faktura. Zbog toga, klikom na komande „Ulazne fakture“ i „Izlazne fakture“, korisnik u stvari otvara liste knjiga faktura, pa tek iz tih knjiga pristupa pojedinačnim

fakturama. Iz ovoga proizilazi važna osobina menija u modulu Financijsko knjigovodstvo – izgled menija je promjenjiv i zavisi od broja definiranih knjiga ulaznih, odnosno izlaznih faktura. Na temelju knjiga ulaznih faktura koje je korisnik kreirao, formiraju se komande u listi ispod opcije „Ulazne fakture“, dok se iz liste izlaznih faktura koje je korisnik kreirao, formiraju komande ispod opcije „Izlazne fakture“. Ovu vezu između izgleda menija u modulu Financijsko knjigovodstvo i kreiranih knjiga faktura, ilustriraćemo primjerom koji slijedi. Program WAND 6.0 se isporučuje bez unaprijed definiranih knjiga faktura. Zbog toga klik na opcije „Ulazne fakture“ odnosno „Izlazne fakture“, ne otvara nikakve liste komandi niti pokreće bilo kakvu akciju, što bi korisnik možda očekivao. Izgled menija poslije klika na komande „Ulazne fakture“ odnosno „Izlazne fakture“, u programu u kojem nije definirana nijedna knjiga faktura, prikazan je na slijedećim slikama:

Rad sa fakturama još nije moguć, jer ne postoji niti jedna knjiga faktura. Međutim, ako korisnik formira knjige faktura, izgled menija će se promijeniti. Pretpostavimo da je korisnik kreirao slijedeće knjige faktura:

Knjige ulaznih faktura (KUF) Knjige izlaznih faktura (KIF) Poslovna promjena Naziv KUF-a Poslovna promjena Naziv KIF-a Ulazne fakture Ulazne fakture za robu i

usluge iz zemlje Izlazne fakture Izlazne fakture za robu i

usluge u zemlji Vanposlovne svrhe

Ulazne fakture za vlastitu potrošnju

Avansne fakture Ulazne fakture – avansne Opcije menija sad izgledaju kao na slijedećim slikama:

Automatizacija kreiranja faktura

U poslovnom informacionom sistemu WAND, knjiga faktura služi i za definiranje dodatnih parametara kojima se način kreiranja faktura prilagođava specifičnim potrebama korisnika. U ove parametre spadaju i parametri koji određuju stepen automatizacije kreiranja faktura. Korisnik može izabrati tri nivoa automatizacije kreiranja faktura:

- Ručno. U ovom modalitetu rada fakture mogu nastati isključivo slobodnim unosom u knjigu faktura. Fakture nastale na ovaj način mogu se, ako za tim postoji potreba, ručno povezati sa

dokumentima robnog knjigovodstva, ali se ovaj način kreiranja najčešće koristi kod rada sa fakturama koje nisu posljedica robnih dokumenata. Primjer takvih faktura su ulazne fakture.

- Poluatomatski. U ovom modalitetu rada, moguće je fakturu kreirati iz dokumenta robnog

knjigovodstva, ručnim izdavanjem komande za kreiranje faktura. Tako kreirane fakture mogu automatski naslijediti neke od podataka robnog dokumenta iz kojeg su nastale, kao što su datum ili broj fakture, te automatski sadrže informacije o vezi sa dokumentom robnog knjigovodstva iz kojeg su nastale. Drugim riječima, popunjavanje sadržaja fakture je automatizirano, ali je obavezno ručno izdati komandu za kreiranje fakture. Zbog toga ovaj način nastanka fakture i nazivamo poluatomatskim.

- Automatski. U ovom modalitetu rada, program ne očekuje od operatera da izda komandu za kreiranje fakture (kao što je to bio slučaj kod poluatomatskog kreiranja faktura), već će je kreirati automatski, u trenutku odobravanja dokumenta robnog knjigovodstva.

Obzirom da se nivo automatizacije kreiranja faktura podešava na nivou knjige faktura, izabrani način kreiranja faktura odnosiće se na sve fakture iz te knjige faktura. Ako je nivo automatizacije kreiranja faktura postavljen na „Poluatomatski“ ili „Automatski“, ručno dodavanje faktura u takve knjige nije moguće. Ova se činjenica odražava i na izgled prozora za pregled takvih knjiga faktura, na kojima je komandno dugme „Unos“ neaktivno.

Dodatne opcije za kreiranje faktura

U poslovnom informacionom sistemu WAND, knjiga faktura služi i za definiranje dodatnih parametara kojima se način kreiranja faktura prilagođava specifičnim potrebama korisnika. U ove parametre spadaju i parametri koji određuju pravila nastanka i osobine faktura koje nisu vezane za tip, vrstu i klasu knjige. Korisnik može definirati slijedeća pravila nastanka faktura:

- Fakture se razdvajaju po organizacionim jedinicama - Fakture mogu objedinjavati više robnih dokumenata - Fakture preuzimaju datum robnog dokumenta iz kojeg nastaju - Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju - Fakture se kreiraju na centralu kupca iz robnog dokumenta - Fakture se prate i povezuju kroz modul otvorenih stavki

Razdvajanje faktura po organizacionim jedinicama U firmama za koje je definirano više organizacionih jedinica (skladišta), korisnici imaju na raspolaganju dva načina vođenja knjiga faktura:

- Fakture se ne razdvajaju po organizacionoj jedinici Kod ovakvog načina organizacije knjiga faktura otpremnice se, bez obzira na organizacionu jedinicu (skladište) iz koje potiču, fakturiraju u knjigu faktura na takav način, da se svaka faktura unutar knjige faktura identificira samo brojem fakture. Svaka nova faktura dobija prvi slijedeći slobodan broj. To u praksi znači slijedeće: pretpostavimo da firma ima tri skladišta – Skladište Sarajevo, Skladište Bihać i Skladište Mostar iz kojih se izdaje roba kupcima. Pri fakturiranju otpremnica iz pomenutih skladišta, fakture uvijek dobijaju broj hronološki, po redoslijedu nastanka, bez obzira na broj i organizacionu jedinicu otpremnica iz kojih nastaju. U ovakvoj knjizi faktura, sve fakture imaju jedinstveno numeriranje i njihovo dupliciranje nije dozvoljeno. Primjer takve knjige faktura dat je na slijedećoj slici:

Broj otpremnice Skladište Broj fakture 1 Sarajevo 1 2 Sarajevo 2 1 Mostar 3 1 Bihać 4 2 Bihać 5 3 Sarajevo 6

Ako je izabrana ovakva organizacija knjige faktura, nije dozvoljeno uključiti opciju „Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju“, jer bi to dovelo do pojave dupliciranih brojeva faktura.

- Fakture se razdvajaju po organizacionoj jedinici (skladištu) Kod ovakvog načina organizacije knjiga faktura, otpremnice se fakturiraju u knjigu faktura na takav način, da se svaka faktura unutar knjige faktura identificira brojem fakture i oznakom skladišta otpremnice iz koje je nastala. Numeriranje faktura je vezano uz skladište, pa je pojava dupliciranih brojeva faktura moguća (i uobičajena). Ako se odluči za ovakav način vođenja knjiga faktura, korisnik će moći uticati i na način numeriranja faktura, izborom opcije „Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju“. Numeriranje faktura u knjizi faktura u kojoj se fakture razdvajaju po organizacionoj jedinici detaljnije je objašnjeno u odjeljku „Izbor načina numeriranja faktura“, a ovdje ćemo napomenuti da su kod ovako organiziranih knjiga faktura moguće dvije metode numeriranja faktura – hronološko i po broju robnog dokumenta. Korisnicima koji se odluče za razdvajanje knjige faktura po poslovnoj jedinici, strogo se preporučuje da svakoj organizacionoj jedinici dodijele prefiks u alatu „Podaci o korisniku“. Bez upotrebe prefiksa, odštampane fakture biće numerirane samo rednim brojem i godinom izdavanja, bez oznake skladišta iz kojeg su nastale. Imajući u vidu osobinu ovakvih knjiga faktura da dopuštaju duplicirane brojeve faktura, nekorištenje prefiksa dovelo bi do pojave nekoliko različitih faktura sa istim brojem, što može biti uzrokom zabunama i greškama. Upotreba prefiksa eliminira ovaj problem, jer se uz redni broj fakture i godinu izdavanja, štampa i prefiks skladišta, čime fakturu označavamo na jedinstven način. Razlika između faktura odštampanih sa i bez upotrebe prefiksa organizacione jedinice prikazana je na slijedećem primjeru:

Skladište: Veleprodaja Prefiks skladišta: VELS

Skladište: Repromaterijal Prefiks skladišta: REPR

Skladište: Veleprodaja Prefiks skladišta: Nije definiran

Skladište: Repromaterijal Prefiks skladišta: Nije definiran

Korisnici koji su uključili opciju razdvajanja faktura po organizacionim jedinicama otpremnica iz kojih su te fakture nastale, trebaju imati u vidu da će prikaz faktura u prozoru za pregled knjige faktura biti filtriran po organizacionoj jedinici (skladištu). Iz ovoga proizilazi da je izgled prozora za pregled knjige faktura promjenjiv i zavisi od ove opcije. Ilustrirajmo ovo slijedećim primjerom:

Fakture se ne razdvajaju po organizacionim jedinicama

Fakture se razdvajaju po organizacionim jedinicama

Prikazane samo fakture skladišta „Repromaterijal“

Prikazane samo fakture skladišta „Veleprodaja Sa.“

Druga i treća slika prikazuju prozore za pregled iste knjige faktura, u kojoj se vrši razdvajanje po organizacionim jedinicama, pri čemu je prikaz filtriran po organizacionoj jedinici, upotrebom padajuće liste smještene uz desni rub prozora, neposredno iznad stupca „Skonto“. Primjećujemo da se padajuća lista za filtriranje ne pojavljuje na prozoru sa prve slike, jer se radi o pregledu knjige faktura koja ne razdvaja fakture po organizacionoj jedinici.

Fakturiranje više robnih dokumenata na jednu fakturu Korisnici koji imaju potrebu za objedinjavanjem više robnih dokumenata u jednu fakturu, moraju ovu funkcionalnost uključiti pri definiranju knjige faktura. Ukoliko je opcija izabrana, biće dozvoljeno fakturiranje više otpremnica u jednu fakturu. U suprotnom, pokušaj fakturiranja otpremnice u postojeću fakturu rezultiraće greškom.

Izbor datuma pri kreiranju fakture Korisnici mogu utjecati na datum fakture, koji će program automatski generirati pri kreiranju nove fakture, postavljanjem opcije „Fakture preuzimaju datum robnog dokumenta iz kojeg nastaju“. U predefiniranom (default) režimu rada, program kao datum fakture postavlja tekući datum (datum izdavanja komande „Fakturiraj“). Ako se opcija „Fakture preuzimaju datum robnog dokumenta iz kojeg nastaju“ uključi, tada ponuđeni datum fakture postaje jednak datumu sa otpremnice.

Izbor načina numeriranja faktura Korisnik može izabrati način numeriranja faktura, izborom opcije „Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju“. U predefiniranom (default) režimu rada, ova opcija je isključena i program kao broj fakture nudi prvi slijedeći slobodni broj fakture. Ako je zadnja faktura u knjizi faktura u koju fakturiramo imala broj 8, program će kod kreiranja nove fakture ponuditi broj 9. Ako opciju „Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju“ uključimo, tada će program pri kreiranju nove fakture kao broj ponuditi broj robnog dokumenta na temelju kojeg faktura nastaje, ne uzimajući u obzir broj zadnje fakture koju imamo u knjizi faktura. To u praksi znači slijedeće: Ako je zadnja faktura imala broj 8, a otpremnica na osnovu koje kreiramo novu fakturu ima broj 10, tada će kao broj fakture, čije je kreiranje u toku, biti ponuđen broj 10. Način numeriranja u kojem fakture nasljeđuju broj robnog dokumenta, dozvoljen je samo u kombinaciji sa opcijom razdvajanja faktura po organizacionim jedinicama. Ako razdvajanje faktura po organizacionim jedinicama nije uključeno, upotreba opcije „Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju“, dovešće do pojave dupliciranih brojeva faktura. Program će u tom slučaju prijaviti grešku i neće dopustiti nastavak fakturiranja. Ako se korisnik odluči da u knjizi faktura razdvaja fakture po organizacionim jedinicama, tada će postavke opcije „Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju“ imati slijedeći efekat:

- ako je opcija isključena, brojanje faktura biće hronološko, unutar jedne organizacione jedinice. To u praksi znači da će nove fakture dobijati prvi slobodni broj za skladište kojem pripadaju. Izgled knjige faktura sa ovakvim postavkama dat je u slijedećem primjeru:

Redoslijed fakturiranja Broj otpremnice Skladište Broj fakture 1 1 Sarajevo 1 2 3 Sarajevo 2 3 1 Mostar 1 4 1 Bihać 1 5 2 Bihać 2 6 2 Sarajevo 3

Iz tabele je vidljivo da program vodi odvojeno brojanje faktura za svako od skladišta i brojeve faktura dodjeljuje prema redoslijedu nastanka. Tako faktura, koja nastaje iz otpremnice broj 3 za skladište Sarajevo, dobija redni broj 2, jer je to druga po redu fakturirana otpremnica u skladištu Sarajevo.

- ako je opcija uključena, program će za broj fakture preuzeti broj otpremnice iz koje faktura nastaje. Izgled knjige faktura sa ovakvim postavkama dat je u slijedećem primjeru:

Redoslijed fakturiranja Broj otpremnice Skladište Broj fakture 1 1 Sarajevo 1 2 3 Sarajevo 3 3 1 Mostar 1 4 1 Bihać 1 5 2 Bihać 2 6 2 Sarajevo 2

U knjizi faktura u kojoj je uključeno razdvajanje po organizacionoj jedinici, mogu se (i moraju) pojaviti duplicirani brojevi faktura. Zbog toga, kod ovakvog načina numeriranja, program fakture ne obilježava samo brojem već i oznakom skladišta. Na prozoru za prikaz sadržaja ovakve knjige faktura, pojavljuje se dodatni filter kojim se vrši prikaz faktura po skladištu, kao što je objašnjeno u objašnjenju opcije „Razdvajanje faktura po organizacionim jedinicama“.

Izbor opcije fakturiranja na centralu partnera U predefiniranom režimu rada, poslovni informacioni sistem WAND pri fakturiranju otpremnice naslovljava fakturu na partnera kojem je izdata otpremnica. Ako je poslovni partner definiran tako da ima centralu, aktiviranjem opcije „Fakture se kreiraju na centralu kupca iz robnog dokumenta“ fakture će se naslovljavati na partnera koji je postavljen kao centrala.

Fakturiranje na centralu firme isključeno Fakturiranje na centralu firme uključeno

Praćenje plaćanja faktura kroz modul otvorenih stavki U predefiniranom (default) modalitetu rada, knjiga faktura ne aktivira praćenje faktura kroz modul otvorenih stavki. Fakture pridružene takvoj knjizi faktura neće biti obrađene alatom za automatsko zatvaranje faktura, niti će biti prikazane u alatu za ručno zatvaranje otvorenih stavki. Korisnici koji fakture žele pratiti kroz modul „Otvorene stavke“, moraju aktivirati opciju „Fakture se prate i povezuju kroz modul otvorenih stavki“.

Kreiranje i ažuriranje knjige faktura

Da bi bilo kakav rad sa fakturama bio moguć, nužno je imati otvorenu barem jednu knjigu faktura. Program se isporučuje bez unaprijed definiranih knjiga faktura, pa je otvaranje barem jedne knjige faktura obavezan korak u procesu pripreme programa za rad. Za rad sa knjigama faktura postoji poseban registar, i svako kreiranje i ažuriranje knjiga faktura započinje otvaranjem tog registra, komandom Registri Knjige faktura sa glavnog menija modula Finansijsko poslovanje.

Izgled prozora za pregled knjiga faktura Na prozoru za pregled knjiga faktura možemo uočiti nekoliko cjelina koje služe kao podloga za prikaz informacija o postojećim knjigama faktura, te za smještaj komandi za kreiranje, ažuriranje i brisanje knjiga faktura. Prozor za pregled knjiga faktura podijeljen je u slijedeće cjeline:

- Traka s naslovom Daje nam informaciju o aktivnom programskom modulu („Tipovi faktura“)

- Kartice za izbor tipa knjiga faktura Kartice za izbor tipa knjiga faktura daju nam mogućnost filtriranja knjiga koje će biti prikazane u listi knjiga faktura. U zavisnosti od izabrane kartice, možemo uključiti prikaz knjiga ulaznih faktura ili knjiga izlaznih faktura.

- Lista knjiga faktura Najveći dio prozora za pregled knjiga faktura, rezerviran je za prikaz liste postojećih knjiga. Knjige faktura su prikazane u tabelarnoj formi, tako da se jedan red u tabeli odnosi na jedanu definiranu knjigu. Uz gornji rub tabele smješteni su nazivi kolona, koji opisuju vrstu podatka prikazanog u toj koloni:

Naziv kolone Podatak koji se prikazuje Knjiga Broj knjige Naziv knjige faktura Naziv knjige faktura

- Traka komandi

U ovom dijelu prozora smještene su komande za kreiranje, ažuriranje i brisanje knjiga faktura. Slijedeća slika prikazuje elemente prozora za pregled knjiga faktura:

Izgled prozora za kreiranje i ažuriranje knjiga faktura Na prozoru za kreiranje i ažuriranje knjiga faktura možemo uočiti nekoliko cjelina koje služe kao podloga za prikaz informacija o postojećim knjigama faktura, te za smještaj komandi za kreiranje, ažuriranje i brisanje knjiga faktura. Prozor za pregled knjiga faktura podijeljen je u slijedeće cjeline:

- Traka s naslovom Daje nam informaciju o aktivnom programskom modulu („Tipovi faktura“)

- Panel za opis knjige faktura U ovom dijelu prozora grupirana su polja i padajuće liste za izbor broja, naziva, klase i vrste knjige faktura.

- Panel dodatnih opcija knjige faktura U ovom dijelu prozora smješteni su okviri za izbor dodatnih opcija za kreiranje faktura.

- Panel opcija automatizacije kreiranja faktura U ovom dijelu prozora smještena su opciona dugmad za izbor nivoa automatizacije kreiranja faktura.

- Traka komandi U ovom dijelu prozora smještene su komande za kreiranje, ažuriranje i brisanje knjiga faktura.

Slijedeća slika prikazuje elemente prozora za kreiranje i ažuriranje knjiga faktura:

Kreiranje nove knjige faktura Novu knjigu faktura otvaramo na slijedeći način:

1. Komandom Registri Knjige faktura sa glavnog menija modula Finansijsko poslovanje otvaramo prozor za pregled knjiga faktura.

2. Izabiramo tip knjige faktura, aktiviranjem odgovarajuće kartice za izbor tipa knjige faktura („Ulazne fakture“ ili „Izlazne fakture“). U koraku koji slijedi, program će na temelju ovog izbora odrediti tip fakture koja se kreira, tj. biće kreirana knjiga ulaznih ili izlaznih faktura.

3. Klikom na komandu Unos, otvaramo prozor za kreiranje knjiga faktura u kojem podešavamo sve osobine nove knjige faktura, osim tipa knjige, koji smo odredili u prethodnom koraku (knjiga ulaznih ili izlaznih faktura). Prozor sadrži niz polja, grupiranih u slijedeće cjeline:

- Panel za opis knjige faktura - Panel dodatnih opcija knjige faktura - Panel automatizacije kreiranja faktura

Panel za opis knjige faktura sadrži slijedeća polja:

- Knjiga, u koje se upisuje broj (šifra) knjige faktura koju kreiramo. Program u ovo polje

automatski upisuje prvi slijedeći slobodan broj, za izabrani tip knjige. Napomenimo da se, numeriranje knjiga faktura vodi odvojeno za knjige ulaznih odnosno izlaznih faktura i moguće je imati dvije knjige sa istim brojem – jednu ulaznu i jednu izlaznu. Sadržaj ovog polja korisnik može promijeniti i unijeti broj po vlastitom izboru.

- Naziv, u koje se upisuje opis knjige fakture. - Klasa. Ovaj podatak predstavljen je u obliku padajuće liste, iz koje korisnik može

izabrati jednu od slijedećih vrijednosti: • Faktura • Knjižna obavijest

- Vrsta knjige. Ovaj podatak predstavljen je u obliku padajuće liste, iz koje korisnik može izabrati jednu od slijedećih vrijednosti:

• Pomoćna evidencija • Ulazne fakture ili Izlazne fakture (u zavisnosti od izabranog tipa knjige faktura) • Uvozne fakture ili Izvozne fakture (u zavisnosti od izabranog tipa knjige faktura) • Fakture za vanposlovne svrhe • Avansne fakture

Napomenimo da je ova kategorizacija usko vezana uz zakon o PDV-u. Na osnovu nje se određuje koji podaci sa fakture i na koji način se uzimaju u obzir pri kreiranju dokumenta za prijavu PDV-a (poresku prijavu) te na koji način program radi sa fakturama. Rad sa pojedinim vrstama faktura biće detaljnije opisan u poglavlju o fakturama.

Panel dodatnih opcija knjige faktura sadrži slijedeće okvire za izbor:

- Fakture se razdvajaju po organizacionim jedinicama, kojim određujemo da li se

fakture razdvajaju po organizacionim jedinicama ili ne. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku „Razdvajanje faktura po organizacionim jedinicama“.

- Fakture mogu objedinjavati više robnih dokumenata, kojim određujemo da li se više

robnih dokumenata može fakturirati u jednu fakturu ili ne. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku „Fakturiranje više robnih dokumenata na jednu fakturu“.

- Fakture preuzimaju datum robnog dokumenta iz kojeg nastaju, kako se kreira

datum fakture kod automatskog i poluautomatskog fakturiranja. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku „Izbor datuma pri kreiranju fakture“. Ova opcija nema efekta kod faktura koje nastaju slobodnim unosom.

- Fakture preuzimaju broj robnog dokumenta iz kojeg nastaju, kojim određujemo

kako se dodjeljuje broj fakture kod automatskog ili poluautomatskog fakturiranja. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku „Izbor načina numeriranja faktura“. Ova opcija nema efekta kod faktura koje nastaju slobodnim unosom.

- Fakture se kreiraju na centralu kupca iz robnog dokumenta, kojim određujemo da li

se, kod automatskog ili poluatomatskog fakturiranja, fakture naslovljavaju na partnera sa otpremnice iz koje faktura nastaje ili na centralu tog partnera. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku „Izbor opcije fakturiranja na centralu partnera“. Ova opcija nema efekta kod faktura koje nastaju slobodnim unosom.

- Fakture se prate i povezuju kroz modul otvorenih stavki, kojim određujemo da li će

fakture iz knjige koju kreiramo biti predmet praćenja u modulu otvorene stavke ili ne. Detaljan opis ove opcije dat je u odjeljku „Praćenje plaćanja faktura kroz modul otvorenih stavki“.

Panel automatizacije kreiranja faktura sadrži opciona polja sa slijedećim opcijama:

- Slobodnim unosom u knjigu faktura, kojom izabiramo ručno fakturiranje u knjigu

faktura - Akcijom kreiranja iz robnog dokumenta, kojom izabiramo poluautomatsko

fakturiranje u knjigu faktura - Odobravanjem robnog dokumenta, kojom izabiramo automatsko fakturiranje u knjigu

faktura

Detaljan opis opcija za automatizaciju kreiranja faktura dat je u odjeljku „Automatizacija kreiranja faktura“.

4. Kreiranje nove knjige faktura završavamo klikom na komandno dugme OK, čime se knjiga sa

osobinama definiranim u koracima 2. i 3. pohranjuje u registar knjiga faktura i spremna je za korištenje ili klikom na komandno dugme Prekid, kojim rad završavamo bez kreiranja nove knjige.