POWER POINT
Prezentációs technikák
Prezentációk a döntési folyamatok előkészítésében
A prezentációk ma a leggyakrabban alkalmazott segédeszközök a
döntési folyamatok előkészítésében és segítésében.
Függetlenül a prezentáció tartalmától mindenkor ugyanaz az
alapvető probléma merül fel, hogyan közvetítsünk a legsikeresebben
és a legmeggyőzőbben egy embercsoport felé bizonyos információkat,
termékeket esetleg szolgáltatásokat. A cél eléréséhez nem elég
tájékoztatni a közönséget, hanem motivációkat kell kelteni,
meggyőzőnek, sőt szórakoztatónak kell lenni.
A prezentáció sikerének alapját a szisztematikus tervezés és
előkészítés adhatja meg.
A siker kulcsa a lényeges mondanivaló szakavatott vizuális
megjelenítésében rejlik. A vizuális megjelenítésben médiumként
segítségül hívható eszközök széles választéka áll rendelkezésünkre,
amelyek ebben a fejezetben bemutatásra is kerülnek.
A prezentáció sikere vagy kudarca számos különböző tényező és
összhatás függvénye. Ezek mindegyike nem tervezhető előre. A
lényeges kérdések sokaságából két fontos mozzanatot kell
megemlíteni, amelynek döntő jelentősége lehet a prezentáció sikere
szempontjából.
· A prezentáció professzionális előkészítése
· Tökéletes vizuális megjelenítés - a megfelelő médiák
megválasztása
A prezentáció professzionális előkészítése
A prezentáció a siker alapja lehet. A prezentáció tervezését
csak abban az esetben kezdhetjük el, ha már tudjuk, ki lesz a
célközönségünk, az ott megjelenő személyek milyen háttértudással
rendelkeznek a bemutatásra kerülő témáról, és mit szeretnénk
tudatni velük. Minden előadás előtt át kell gondolni, milyen
kétségekkel esetleg ellenállással találkozhatunk a résztvevők
körében, és meg kell tervezni, hogyan küzdjük le ezeket.
Mint sok más esetben a prezentációkészítésnél is az ”időben
cselekedni“ lehet a siker kulcsa. Minden esetben hagyni kell
elegendő időt a felkészülésre és az előkészítésre.
Nézzük meg milyen fázisai lehetnek egy prezentáció
elkészítésének.
· 1. fázis: Fogalmazzuk meg a pontos célt!
Mit szeretnénk elérni prezentációnkkal? Határozzuk meg a
prezentáció céljait és fogalmazzuk meg ezeket a célokat a lehető
legpontosabban. Sohase keverjük össze a prezentáció célját és
témáját!
· 2. fázis: Kik a résztvevők?
Minél többet tudunk a prezentáció résztvevőiről, annál
könnyebben tudjuk annak tartalmát közönségre szabottan előkészteni,
prezentációnkat érdekesebbé tenni, és a közönséget legjobban
érdeklő problémákra felkészülni. Mindig tegyük fel magunknak a
kérdést: Mit várnék én közönségként a prezentációtól?
· 3. fázis: A prezentáció szerkezete
Minél világosabb a prezentáció szerkezete, annál nagyobb az
esélye a kitűzött célok elérésének. Általánosságban alapszabályként
elmondható, hogy a prezentáció mindhárom részének - a bevezetésnek,
a főrésznek és a befejezésnek is - döntő jelentősége van.
A bevezetésben kell elérnünk, hogy a közönséggel azonos
hullámhosszra kerüljünk. A prezentációra is érvényes az általános
szlogen, hogy az első benyomás a döntő. A prezentációkészítés során
ki kell gondolni valami olyan dolgot, ami rögtön az elején felkelti
a közönség érdeklődését, és ez által be lehet vonni őket a
prezentáció további menetébe. A prezentációnk indítása előtt fel
lehet tenni néhány kérdést a jelenlévőknek, vagy lehet kezdeni
azonnal az előnyös lehetőségek bemutatásával. Bizonyos összetételű
közönség esetén akár lehet élni a provokatív vagy meglepő állítások
eszközével is. Ebben az esetben arra kell vigyázni, hogy ez
különböző veszélyeket is rejthet magában (pl. teljesen más mederbe
sodorhatja a bemutatót, ha nem elég erős személyiségű a bemutatót
tartó személy).
A bevezetés célja tárgyilagos megfogalmazásban azt jelenti, hogy
be kell mutatni a prezentáció szerkezetét és céljait. A közönség
így biztonságban érzi magát, mivel áttekintése lesz a
történésekről.
A főrészben a prezentáció fő mozzanatait kell bemutatni. A
közönséget logikusan, pontról pontra kell végig vezetni a
prezentáción, és csak akkor lehet áttérni a következő témára, ha az
előzőt már minden tekintetben lezártuk. Egy-egy téma végén célszerű
lehet a lényeges tartalmakról újra egy rövid részösszefoglalást
beilleszteni. A prezentációnak ebben szakaszában fontos, hogy
megakadályozzuk a résztvevők figyelmének ellankadását. Ezért újra
és újra célszerű helyet változtatnunk, előadás közben néha-néha
változtassunk a hangmagasságunkon és kifejezésmódunkon.
Mondanivalónkat mindig jelenítsük meg vizuálisan. A bemutató közben
vonjuk be az előadásba a közönséget (pl. tegyünk fel kérdéseket,
szólítsuk meg az egyes résztvevőket személyesen vagy csupán
pillantásunkkal).
A prezentáció befejezése során ismételten foglaljuk össze az
előadás legfontosabb mondanivalóit. Ne hagyjunk nyitott kérdéseket,
és gondoljunk arra, hogy az utolsó benyomás általában mindig
megmarad. Hagyjunk elegendő időt a bemutató végén a kérdésekre és a
hozzászólásokra.
Tökéletes vizuális megjelenítés – a megfelelő média
megválasztása
A bemutató alatti mondanivalónk és érveink szemléletessége fogja
eldönteni, hogy prezentációnk résztvevői tudnak-e követni
bennünket, és a prezentációnk végül sikeres vagy sikertelen lesz-e.
Az előadáshoz illetve a bemutató szemléletessé tételéhez vizuális
segédeszközök széles palettája áll rendelkezésünkre. Az alábbiakban
a három legfontosabb eszköz előnyeit és hátrányait mutatom be.
Flip-Chart tábla
Előnyei:
· Lehetővé teszi a résztvevőkkel folytatott interaktív
munkát
· Könnyű kezelni
· Bármikor kiegészítéseket fűzhetünk a korábbiakhoz
· A lapok bármikor újra elővehetőek
· A fejlődés, előrehaladás könnyen demonstrálható
· A spontán mozzanatok problémamentesen beiktathatóak
Hátrányai:
· Hiányzik a szemkontaktus a közönséggel
· Csak kis csoportok esetében alkalmazható
· A bemutatott tartalmak nehezen archiválhatóak
· Szokatlan követelményeket támaszt az előadó írásmódjával
kapcsolatban
· Gyakran nehezen olvasható (kézírás)
Nappali világításnál használható írásvetítő
Előnyei
· Egyszerűen kezelhető, az előadó maga kezeli
· Nagy vetítési felület
· Elsötétítés nem szükséges
· A folyamatos szemkontaktus tartható a közönséggel
· Nagyszámú hallgatóság esetén is használható
· Könnyen készíthető és sokszorosítható fóliák
Hátrányai:
· A fóliák igazgatása zavarba hozhatja a gyakorlatlan
előadót
· Statikus képek sorozata (A fejlődés, előrehaladás csak
külön-külön fóliákon érzékeltethető
Multimédia-vetítő (projektor)
Előnyei
· Az előadó maga kezeli
· Nagy vetítési felület
· Dinamikus képek, mozgások jeleníthetők meg
(figyelemfelkeltő)
· A folyamatos szemkontaktus tartható a közönséggel
· Nagyszámú hallgatóság esetén is használható
· Könnyen készíthető, ha ismerjük a prezentációkészítő szoftver
használatát.
Hátrányai:
· Nem túl egyszerű a kezelése, beállítása
· Elsötétítés szükséges
Minden esetben döntő, hogy olyan vizuális médiát válasszunk
segédeszközként, amellyel biztosan tudunk bánni. Biztonságérzetünk
kihat a környezetre, amit a közönség előnyösnek lát.
Minden esetben legyen nálunk biztonsági másolat a bemutatandó
anyagról, ezenkívül tartalék laptop és projektor, mivel a technika
ördöge könnyen megtréfálhat bennünket. Készüljünk fel arra is, hogy
előfordulhat áramszünet is előadás közben, ilyenkor is tudjuk
elmondani mondanivalónkat (ebben az esetben használjunk táblát,
hogy közlendőnk vázlatát fel tudjuk írni).
A prezentáció közönségre gyakorolt hatása
· A bemutatók egyszerű lejátszása
A diavetítés üzemmód használatával a bemutatót egyszerűbben
lehet lejátszani, amelyhez rendelkezésre állnak a következők
(továbbfejlesztett felhasználói felület, szabadkézi széljegyzet
készítésének eszközei (kiemelő, nyilak és két különböző toll).
· A hatás fokozása képekkel
A prezentációkészítő programban fel lehet használni a
szoftverkészítő cég webhelyén található több száz multimédia elemet
(ábrákat, hangokat, képeket és animációkat). Természetesen ehhez
rendelkeznie kell online internet hozzáféréssel.
· Az élmény fokozása egyéni animációkkal
A prezentációkészítő programban a kiváló minőségű egyéni
animációkkal látványosabbá lehet tenni a bemutatót. Létrehozhat
animációs effektusokat (például több objektum mozgatása egyszerre,
objektum mozgatása egy adott vonal mentén), és azokat egyszerűen
egymás után elhelyezheti.
· A multimédia használata
A különböző fájltípusok támogatásával lehetőség nyílik a
videofájlok teljes képernyős lejátszására, a bemutató leállítására,
indítására és visszajátszására, valamint a tartalomkeresésre. A
prezentációkészítő programok általában a következő alapvető
fájlformátumokat támogatják: (WMX, M3U, WVX, WMA). Ha egy
médiakodek nincs telepítve, akkor online Internet-kapcsolat esetén
megpróbálja letölteni azt a világhálóról.
· Jelölések a bemutatóban
A bemutató során megjegyzéseket és szemléltető ábrákat is el
lehet helyezni. Ha tábla-PC-t használ, kiválaszthatja a megfelelő
színeket és a tolltípust, és így meghatározhatja a megjegyzések
megjelenését.
Mire figyeljünk oda prezentációkészítés közben
· Mekkora legyen a betű?
Ha bemutatót készít, mindig a hátsó sorban ülő nézőknek
készítse! Az egyes diák szövege akkor olvasható jól, ha a betűk
30-as pontméretnél nem kisebbek.
· A hátsó sorban is olvasható a prezentációm?
Álljon 3 m távolságra a számítógép monitorjától. Ha a bemutató
diáinak szövege innen is jól olvasható, akkor megfelelő méretűek a
betűk. Ha 3 méterről nézve a mondatok összemosódnak, a betűk túl
kicsik. Az embereket semmi sem idegesíti jobban, mint egy rosszul
látható és rosszul hallható előadás!
· Függvények és táblázatok
Használjon vastag, rikító vonalakat, ha táblázatot vagy
függvényt rajzol! Egy koordinátarendszerben egyszerre maximum három
függvényt érdemes feltüntetni. Ha sok színes vonalat rajzol egy
diára, az információ összemosódik és láthatatlanná válik. Ha nem
tudja eldönteni milyen színeket használjon, akkor a piros, a kék és
a sárga színek együttese általában jó választás lehet. Lehet. Ha
attól tart, hogy a kivetített adatokat nem látják át a hallgatók,
készítsen másolatokat ezekről a diákról. Mielőtt belekezdene a
magyarázatba, ossza szét a másolatokat!
· Egy dia, egy gondolat!
A prezentáció célja, hogy egy üzenet könnyen olvasható és jól
érthető legyen. Egy diára ne írjon sokat, mert a közönség nem tudja
majd elolvasni a mondatait! Legyen minden gondolat külön oldalon,
hiszen a diák korlátlan mennyiségben állnak rendelkezésére!
· Milyen színűek legyenek a betűk?
A háttér és a betű színei között legyen éles kontraszt! A
halványzöld háttér és világoskék betűk nagyon szép és diszkrét
kompozíciót adnak, a diszkrécióra azonban egy kivetített
prezentációnál semmi szükség! Használjon kék hátteret harsány sárga
betűkkel! Garantáltan számíthat a közönség figyelmére.
· Az egyszerű betűtípusok jobban látszanak!
A dőlt betűk és iniciálék olvashatatlanok lesznek a kivetítés
során. Használjon olyan betűket, amelyek körvonalai egyértelműek!
Ilyen például az Arial betűtípus.
· Csak a lényeget vetítse ki!
Nem kell felírni az előadás teljes anyagát a diáira! Mindig
tartsa szem előtt, hogy akik elmennek az előadására, azok ezt a
személye miatt tették. Meg szeretnék hallgatni. Ne vonja el a
figyelmüket azzal, hogy olvasásra kényszeríti őket. Inkább támassza
alá a mondanivalóját képekkel, grafikonokkal vagy egy-egy kiemelt
és kivetített gondolattal!
· Videobejátszást videolejátszóról!
Ha egy filmet szeretne bemutatni a nézőknek, jobb, ha nem a
laptopot használja videó lejátszóként. Igaz, hogy elegáns megoldás,
amikor a soron következő diáján elindul a film feltéve, hogy
tényleg elindul. Az AVI-k és MPG-ek természetéből adódik, hogy ha
nem bánunk elég körültekintően velük, előfordulhat, hogy a
végeredmény egy hangtalan kép lesz a dia közepén. Ha tényleg fontos
a videofilm, használjon külön DVD lejátszót. Ezeket a laptopok
mellett párhuzamosan a projektorhoz lehet csatlakoztatni és a
távirányítóval egy alkalmas pillanatban a számítógépről a filmre
lehet váltani a képet.
· Ha vége az előadásnak, köszönjön el szóban!
Rengeteg előadás utolsó diáján lehet látni a ”KÖSZÖNÖM A
FIGYELMET!” feliratot. Az emberi kommunikációt tanulmányozó
kutatások azt mutatják, hogy az első benyomás is nagyon fontos, de
a végleges véleményt rólunk vagy előadásunkról az előadás utolsó
pillanatai alakítják ki.
Ki kell használni ezeket a pillanatokat! Ami kimondható
szavakkal azt ki kell mondani. A prezentáció csak arra jó, hogy
illusztrálja előadását. Soha ne engedje, hogy egy számítógép
program átvegye az utolsó szót az előadótól!
A prezentáció végzetes hibái
· Az előadó az utolsó pillanatban vállalja át valaki mástól a
feladatot.
· Felolvassa a szemléltető anyagot.
· Valótlant állít.
· Olyan ábrát mutat, amit maga sem ért, vagy nem tud
megmagyarázni.
· Elnézést kér az ábráért.
· Durvaságot mond.
· Felkészületlenül fogadja, ha félbeszakítják.
· Megijed, ha kétségbe vonják valamelyik állítását.
· Túllépi a tervezett időt.
· Hagyja úgy távozni a közönséget, hogy nem derül ki, mi volt a
prezentáció célja.
Tippek és trükkök
· humor - provokáció - viccek – anekdoták
· szemléletes nyelvezet - vizualizálás - képek, metaforák
· segédeszközök (tábla, írásvetítő)
· alátámasztó gesztikuláció - érthető kiejtés
· a közönség bevonása - szemkontaktus - direkt megszólítás
· retorikai eszközök: tervezett szünetek - szándékolt ismétlések
- retorikai kérdések stb.
Prezentáció készítése (PowerPoint)
Ha valamilyen témáról előadást, beszámolót kell készítenünk,
akkor az előadás megértéséhez szükséges képeket, táblázatokat és
egyéb segédanyagokat célszerű valamilyen módon a hallgatósággal
megosztani. A számítógépek világában erre a célra a
prezentációkészítő programokat használják. Az OFFICE programcsomag
az ilyen és ehhez hasonló feladatok megoldására a PowerPointot
kínálja a megoldás eszközéül. Segítségével könnyen és gyorsan
készíthetünk rendkívül látványos, informatív bemutatókat. Ezek a
bemutatók tulajdonképpen diasorhoz hasonlatosak. A PowerPoint
segítségével először diákat készítünk, összeállítjuk a diák
sorrendjét, majd a program „Diavetítőjé”-vel levetítjük azokat.
A diashow-t számítógépünk képernyőjén, írásvetítő fólián, 35
mm-es dián, projektoron vagy akár nyomtatott formában is
megjeleníthetjük. Készíthetünk a hallgatóság számára nyomtatott
emlékeztetőt, így előadásunk közben nem kell a jegyzeteléssel
bajlódniuk.
A prezentációkészítési lehetőségek
· Tervezősablonból
A tervezősablonok használatával egyszerűen és gyorsan
készíthetünk prezentációt, ám így az meglehetősen uniformizált
lesz. A PowerPoint elindítása után az „Új bemutató létrehozása”
kereten belül válasszuk a „Tervezősablon” opciót (Előadás-tervező
varázsló).
· Bemutatótervből
A tervezősablon használata esetén lényegében egy kész diasorból
indultunk ki, amelyet csupán át kellett írnunk. A bemutatóterv
esetében csak a diakockák hátterét kapjuk készen, ezáltal a
formázás idejét jelentősen rövidíthetjük ugyan, de a diákat
egyenként kell beszúrnunk.
· Üres bemutatóból
Ha üres bemutatóval indulunk, az előzőeken túl még a diák
hátterét is nekünk kell elkészítenünk. A szép és ízléses háttér
megtervezése hosszadalmas munka, azonban megteremti az egyéni
kivitelezés lehetőségét.
Prezentációnkat animáció beszúrásával, áttűnés beállításával
esetleg diagram beszúrásával tehetjük érdekesebbé. Előadásunk
elegánsabb, ha pl. az alkotóelemek egymás után úsznak be, és
hangeffektusokat is rendelünk hozzá. Lehetőségünk van a diák
fokozatos egymásba való áttűnésével történő megjelenésére is.
Nézetek fajtái
Mindig az adott szituációtól függ, hogy melyik nézetet érdemes
választani. Ezeket a lehetőségeket a következő pontban mutatom
be.
· Dia nézet
Akkor használjuk, amikor a dia tartalmát létrehozzuk vagy
módosítjuk.
· Vázlat nézet
A bemutató vázát, diacímeket és törzsszövegeket mutatja.
· Diarendező nézet
Diák sorrendjének beállítására, másolására, áthelyezésére,
törlésére, időzítésének, diaváltások, áttűnések beállítására való
nézet.
· Jegyzetoldal nézet
Az előadó jegyzetek készítésére alkalmas.
· Diavetítés
A kész diasorozat futtatására, áttűnések, animálások, időzítések
kipróbálására való nézet.
A POWERPOINT program bemutatása
Új bemutató készítése
Többféleképpen készíthetünk új bemutatót. Az Előadástervező
Varázslóban többféle témakörnek megfelelő mintabemutatókat találunk
például vállalati értekezletek és más események megtervezéséhez.
Ezenfelül Interneten használható bemutatók készítéséhez is
segítséget kaphatunk.
A bemutató készítésének másik módja, hogy kiválasztunk egy üres,
de a bemutató külalakját meghatározó tervezősablont. Elkezdhetjük a
munkát egy másik alkalmazásból, például Wordből importált vázlatot
vagy egy üres, tartalmi és formai javaslatok nélküli bemutatót
felhasználva.
Fájl megnyitása
A Fájl menü Megnyitás párbeszédpaneljéről nyithatjuk meg a
különböző helyeken, például saját számítógépünk merevlemezén vagy
egy hálózati meghajtón tárolt bemutatóinkat.
Fájl mentése
Amikor a bemutatót első alkalommal mentjük, a program a fájlnév
megadását kéri, egyébként a már megadott korábbi néven történik a
mentés alapértelmezésként "ppt" kiterjesztésű fájlba.
Természetesen lehetőség van más fájlformátumok (html és
különböző képformátumok) választására is.
A bemutatók kinyomtatásának lehetőségei
A teljes bemutatót kinyomtathatjuk - a diákat, a vázlatot, az
előadói jegyzeteket és a hallgatóságnak szóló emlékeztetőket -
színesben vagy fekete-fehérben. Bármit nyomtatunk, a nyomtatás
folyamata gyakorlatilag ugyanaz. Megnyitjuk a nyomtatni kívánt
bemutatót és eldöntjük, hogy a diákat, az emlékeztetőket, a
jegyzetoldalakat vagy a vázlatot szeretnénk-e kinyomtatni. Ezután
meghatározzuk a kinyomtatandó diákat és a szükséges másolatok
számát.
A diákból színes vagy fekete-fehér írásvetítő fóliát
készíthetünk, de létrehozhatunk 35mm-es diákat is speciális
filmfelvevő készülékkel, vagy megbízhatunk egy szolgáltató céget,
hogy fájljaink alapján készítse el a diákat. Amikor a hallgatóság
számára nyomtatunk emlékeztetőket, egy lapra egy, kettő, három vagy
hat diát nyomtathatunk; esetleg választhatjuk a Fájl menün a
Küldés, majd a Microsoft Word parancsot, és a Word segítségével más
elrendezéseket nyomtathatunk.
Szöveg áthelyezése vagy másolása húzással
Jelöljük ki az áthelyezni vagy másolni kívánt szöveget. A szöveg
áthelyezéséhez húzzuk azt az új helyre. A szöveg másolásához
tartsuk lenyomva a CTRL billentyűt, majd húzzuk a másolatot az új
helyre.
A Vágólapról beillesztett információ formátuma
A más programból kivágott vagy másolt információ lehetőség
szerint olyan formátumban kerül beillesztésre, amely a PowerPoint
használatával szerkeszthető. A Microsoft Word vagy Excel
munkalapokból származó adatok például szövegként illesztődnek be
egy PowerPoint diára.
Az egyik dia színösszeállításának alkalmazása egy másik dián
Diarendező nézetben jelöljük ki azt a diát, amelynek színsémáját
más dián is használni kívánjuk. Kattintsunk a Formátum másolása
gombra egyszer, ha egyetlen diát, illetve duplán, ha több diát
kívánunk beszínezni. Jelöljük ki azt a diát, amelyet színezni
szeretnénk. Több dia színezése esetén a Formátum másolása gomb
használatának befejezésekor nyomjuk meg az ESC billentyűt. Egy dia
esetén a műveletet követően a Formátum másolása gomb automatikusan
kikapcsol.
Diasorszám, dátum, időpont vagy élőláb betétele és
módosítása
Az élőláb és az élőfej a diákkal kapcsolatos olyan általános
információk tárolására szolgál, mint a bemutató dátuma és
időpontja, a diasorszámok vagy az oldalszámozás, vagy annak az
eseménynek a megjelölése, amelynek alkalmából a bemutató készül.
Miután az adatokat meghatároztuk, a megfelelő minták használatával
módosíthatjuk az élőfej és az élőláb helyét és külalakját a diákon,
jegyzetoldalakon, emlékeztetőkön és vázlatokon.
Az élőfejen és az élőlábon kívül a dátumot, az időpontot és a
dia sorszámát az egyes diák tetszőleges pontjára helyezhetjük.
Dia áthelyezése, másolása vagy megkettőzése
Időt takaríthatunk meg, ha egy bemutatón belül azonos diákat
sokszorosítással hozunk létre. Ha például azonos
animáció-beállítást szeretnénk alkalmazni a vetítésben szereplő
valamennyi diára, akkor elég azt egyszer létrehoznunk, majd
egyszerűen sokszorosítanunk a bemutató minden érintett diája
esetén.
Diákat másolhatunk vagy áthelyezhetünk egyik bemutatóból a
másikba. Egy bemutató valamennyi diáját is beszúrhatjuk egy másik
bemutatóba.
Képek beszúrása a bemutatóba
A PowerPoint Képtára a képek gazdag tárházát nyújtja számunkra,
segítségével a bemutatókat szakszerűen megtervezett ábrákkal
tehetjük hatásosabbá. A Képtárban a térképektől kezdve az embereket
vagy épületeket ábrázoló képeken keresztül a háttérként használható
ábrákig szinte mindent megtalálunk.
A képek beszúrásához kattintsunk a ClipArt beszúrása gombra,
majd válasszuk a ClipArt vagy a Képek lapot. A Képtár
keresőfunkciójával könnyen kiválaszthatjuk a bemutatóhoz leginkább
illő képeket.
Ha az Eszközök menü Képtár parancsát választjuk, a PowerPoint
megvizsgálja a bemutatóban előforduló fogalmakat, és azok alapján a
Képtár választékából olyan képeket ajánl, amelyek hozzájárulhatnak
mondandónk hatékonyabb kifejtéséhez.
Beszúrhatunk más alkalmazásokban készült vagy más helyen tárolt
képeket vagy lapolvasóval betöltött fényképeket is, amelyeket
beolvasott képeknek nevezünk. A más alkalmazásból származó képek
beszúrásához válasszuk a Beszúrás menün a Kép, majd a Fájlból
parancsot. Egy beszúrt kép kijelölésekor azonnal megjelenik a Kép
eszköztár, melynek segítségével a képet méretre vághatjuk vagy
újraszínezhetjük, szegéllyel láthatjuk el és beállíthatjuk a
fényességét vagy a kontrasztját. Fényképek beolvasásához válasszuk
a Beszúrás menün a Kép, majd a Lapolvasóról parancsot. A kép a
Microsoft Photo Editor alkalmazásban jelenik meg, ahol
szerkeszthetővé válik.
A bitképeket, a metafájlokat és az ehhez hasonló képeket azonban
nem szerkeszthetjük a PowerPoint rajzeszközeivel, mivel az ilyen
képek nem bonthatók elemeikre és nem konvertálhatók PowerPoint
objektummá. A legtöbb ClipArt metafájl formátumú, melyeket
kijelölés után a Rajz menü Csoportbontás parancsával bonthatunk
elemekre és ezután PowerPoint objektummá alakíthatunk. Ezt követően
a kép bármely más rajzolt objektumhoz hasonlóan módosítható.
Beszúrhatunk például egy fényképet, amelyen szétbontás után
megváltoztathatjuk a ruházat színét, és az így módosított képet
hozzáadhatjuk egy másik képhez.
Diagram beillesztése a bemutatóba
Amikor a diagram elkészítéséhez a Beszúrás menü Diagram
parancsát választjuk, vagy a mintában duplán a diagram helyőrzőjére
kattintunk, a Microsoft Graph egy diagramot jelenít meg a
hozzátartozó adatokkal együtt egy adatlapnak nevezett táblázatban.
Az adatlap mintainformációt tartalmaz, amely megmutatja, hová kell
beírnunk a sor- és oszlopcímkéket, valamint az adatokat. Miután
elkészítettük a diagramot, beírhatjuk saját adatainkat az
adatlapra, adatokat olvashatunk be szövegfájlból vagy más
táblázatkezelésre alkalmas program forrásállományából,
importálhatunk Microsoft Excel munkalapot vagy diagramot, és
adatokat másolhatunk másik programból.
A bemutatóba Microsoft Excelben készült diagramot is
beszúrhatunk objektumként.
Különleges szöveghatás felvétele és szerkesztése
Különleges szöveghatás felvételéhez használjuk a Rajz
eszköztáron található WordArt beszúrása gombot. Készíthetünk
árnyékolt, döntött, elforgatott és nyújtott szöveget csakúgy, mint
meghatározott alakzatokhoz igazított szöveget. Mivel a különleges
szöveghatás rajzobjektumnak számít, a hatás módosításához, például
a szöveghatás képpel történő kitöltéséhez használhatjuk a Rajz
eszköztárat is.
Ne feledjük, hogy a különleges szöveghatás rajzobjektum, és nem
kezelhetjük szövegként. A szöveghatás Vázlat nézetben nem látszik,
és a szokványos szövegtől eltérően nem végezhetünk rajta
helyesírás-ellenőrzést sem.
Beépített elrendezések a diakészítés megkönnyítésére
Új dia létrehozásakor 24 különböző elrendezés közül
választhatunk. Minden elrendezés tartalma más-más cél
megvalósításához nyújt segítséget. Van például olyan elrendezés,
amely helyőrzőket biztosít cím, szöveg és diagram számára, egy
másik egy cím és egy Clipart számára. A cím és a szöveg helyőrzője
a bemutató dia-mintájának formázását követi. A helyőrzők
tetszőleges áthelyezésével, átméretezésével vagy újraformázásával a
dia-mintától különböző diákat készíthetünk. Új dia létrehozásához
kattintsunk a Szokásos feladatok eszköztár Új dia gombjára. Ha a
cím vagy szöveg helyőrzőjére kattintunk, máris beírhatjuk a kívánt
szöveget.
A dia elrendezését a létrehozás után is lehet módosítani.
Kattintsunk a Szokásos feladatok eszköztár Beépített elrendezések
gombjára, majd jelöljünk ki egy elrendezést. Ha az új elrendezés
nem tartalmazza a szükséges helyőrzőt (például létrehoztunk egy
diagramot, és az új elrendezés nem tartalmaz diagramhelyőrzőt),
akkor elveszítjük az információt. Minden objektum a dián marad, de
azokat esetleg át kell rendeznünk az új elrendezésnek
megfelelően.
A színséma egy színének megváltoztatása
Válasszuk a Formátum menü Dia színválasztéka parancsát, majd
kattintsunk az Egyéni lapra. A választék színei csoportban
kattintsunk arra a jellemzőre, amelynek színét meg szeretnénk
változtatni, majd kattintsunk a Színváltás gombra. Ha a
színpalettáról szeretnénk választani, váltsunk át a Szokásos lapra,
ha pedig egy egyéni színt kívánunk kikeverni, az Egyéni lapra. A
Szokásos színpalettán kattintsunk a kívánt színre, majd az OK
gombra.
Az Egyéni színpalettán a szálkereszttel jelöljük ki a színt, a
görgetősáv fel- vagy le húzásával állítsuk be a fényességet, majd
kattintsunk az OK gombra. A színösszeállítás mentéséhez a
bemutatóval együtt kattintsunk a Felvétel a Szokásos színsémák közé
gombra. Ha az új színt csak az aktuális diára szeretnénk
alkalmazni, kattintsunk a Legyen gombra. Ha az új színt a bemutató
valamennyi diájára alkalmazni szeretnénk, kattintsunk a Legyen mind
gombra.
A dia hátterének megváltoztatása
Megváltoztathatjuk a dia hátterének megjelenését, ha módosítjuk
a színét, árnyékolását, mintázatát vagy anyagmintázatát. Képet is
használhatunk a dia háttereként, de egy diának vagy mintának csak
egyféle háttere lehet. A háttér lehet például árnyékolt, mintázott,
vagy lehet kép, de egy dián ezek közül csak egy szerepelhet. A
háttér megváltoztatásakor vagy csak az aktuális dián, vagy az
összes dián és a dia-mintán alkalmazhatjuk a változtatást.
Dia háttérszínének megváltoztatása
Dia nézetben válasszuk a Formátum menü Egyéni háttér parancsát.
A Háttér mintázata mezőben kattintsunk a lefelé mutató nyílra. Ha a
színpalettában lévő valamelyik színre szeretnénk váltani,
kattintsunk az Automatikus gomb alatt lévő nyolc szín közül a
megfelelőre.
Ha olyan színt szeretnénk, amelyik nem szerepel a színpalettán,
kattintsunk a További színek elemre. A Szokásos panellapon
válasszuk ki, vagy az Egyéni lapon keverjük ki a kívánt színt, majd
kattintsunk az OK gombra.
Az alapértelmezés szerinti színre az Automatikus gombra
kattintva térhetünk vissza. A módosítást az aktuális dián úgy
hajthatjuk végre, hogy a Legyen gombra kattintunk. Ha az összes
diára és a dia-mintára is alkalmazni szeretnénk a változtatást,
kattintsunk a Legyen mind gombra.
Árnyékolt háttér hozzáadása vagy megváltoztatása
Dia nézetben válasszuk a Formátum menü Egyéni háttér parancsát.
A Háttér színe mezőben kattintsunk a lefelé mutató nyílra, a
Kitöltési effektusok elemre, végül az Átmenetes panellapra.
Kattintsunk a kívánt beállításokra, majd az OK gombra. A módosítást
az aktuális dián úgy hajthatjuk végre, hogy a Legyen gombra
kattintunk. Ha az összes diára és a dia-mintára is alkalmazni
szeretnénk a változtatást, kattintsunk a Legyen mind gombra.
Mintázott háttér hozzáadása vagy megváltoztatása
Dia nézetben válasszuk a Formátum menü Egyéni háttér parancsát.
A Háttér színe mezőben kattintsunk a lefelé mutató nyílra, a
Kitöltési effektusok elemre, végül a Mintázat panellapra.
Kattintsunk a kívánt beállításokra, majd az OK gombra. A módosítást
az aktuális dián úgy hajthatjuk végre, hogy a Legyen gombra
kattintunk. Ha az összes diára és a dia-mintára is alkalmazni
szeretnénk a változtatást, kattintsunk a Legyen mind gombra.
Anyagmintázatú háttér hozzáadása vagy megváltoztatása
Dia nézetben válasszuk a Formátum menü Egyéni háttér parancsát.
A Háttér színe mezőben kattintsunk a lefelé mutató nyílra, a
Kitöltési effektusok elemre, végül az Anyagminta panellapra.
Kattintsunk a kívánt anyagmintára, vagy a További gombra, keressük
meg a megfelelő anyagmintát, majd kattintsunk az OK gombra. A
módosítást az aktuális dián úgy hajthatjuk végre, hogy a Legyen
gombra kattintunk. Ha az összes diára és a dia-mintára is
alkalmazni szeretnénk a változtatást, kattintsunk a Legyen mind
gombra.
Háttérkép hozzáadása vagy megváltoztatása
Dia nézetben válasszuk a Formátum menü Egyéni háttér parancsát.
A Háttér színe mezőben kattintsunk a lefelé mutató nyílra, a
Kitöltési effektusok elemre, végül a Kép panellapra. Kattintsunk a
Képválasztás gombra, keressük meg a kívánt képet tartalmazó mappát,
végül kattintsunk duplán a fájl nevére. A módosítást az aktuális
dián úgy hajthatjuk végre, hogy a Legyen gombra kattintunk. Ha az
összes diára és a dia-mintára is alkalmazni szeretnénk a
változtatást, kattintsunk a Legyen mind gombra.
Módszerek a bemutató egységes képének kialakítására
A PowerPoint programot úgy tervezték, hogy a diabemutatóknak
egységes megjelenést biztosítson. A megjelenést háromféleképpen
egységesíthetjük: minták, színsémák és tervezősablonok
használatával.
A dia-minta a diára írt címek és szöveg formátumát és
elhelyezését szabja meg, míg a cím-minta a címdiák és minden egyéb,
címdiaként megjelölt képkocka formátumát és elhelyezését határozza
meg: ilyen például a szakasznyitó. A minták rendelkeznek
háttérelemekkel is, például olyan grafikákkal, amelyet minden dián
vagy címdián szeretnénk megjeleníteni. A dia-mintán végzett
bármilyen módosítás minden egyes dián tükröződni fog. Ha azt
szeretnénk, hogy egy dia különbözzön a mintától, csak azon a dián
is végezhetünk módosításokat.
A színsémák olyan, nyolc színből álló készletek, amelyek a
bemutatók fő színeit alkotják - szöveghez, háttérhez,
kitöltéshez, hangsúlyozáshoz stb. A séma egyes színei automatikusan
a dia különböző elemeihez tartoznak. Színsémát egyetlen diához vagy
egy teljes bemutatóhoz is választhatunk. Amikor a bemutatóhoz
tervezősablont használunk, az egyes tervezősablonokhoz előre
megtervezett színsémák közül választhatunk. Így könnyen válthatunk
színsémát a diához vagy a teljes bemutatóhoz, és biztosak lehetünk
abban, hogy az új színséma összhangban lesz a bemutatóban szereplő
többi diával.
A tervezősablonok színsémákat, egyéni formázású dia- és
címdia-mintákat és egy adott "megjelenéshez" tervezett betűtípust
tartalmaznak. Amikor a bemutatóhoz tervezősablont használunk, az új
sablon dia-mintája és színsémája felváltja az eredeti bemutató
dia-mintáját és színsémáját. A tervezősablon hozzárendelése után
minden felvett dia, a kiválasztott beépített elrendezéstől
függetlenül ugyanolyan egyéni megjelenésű lesz.
A PowerPoint többféle, szakszerűen kialakított tervezősablont
tartalmaz, amelyekhez felvehetjük a saját tervezősablonjainkat is.
Ha valamelyik bemutatóhoz különleges megjelenést készítettünk,
sablonként is elmenthetjük. A sablonként mentett bemutató testre
szabott jegyzet-mintát és emlékeztető-mintát is tartalmazhat.
Diavetítés futtatási módjai
A szükségletektől függően a diavetítés három különféle módon
futtatható. A következő beállítások akkor érhetők el, amikor a
Diavetítés menü Vetítési beállítások parancsát választjuk.
· Bemutatás élőszó mellett (teljes képernyő). Jelöljük be a
választókapcsolót a bemutató teljes képernyős futtatásához, melyet
általában egy előadó irányít (ez a leggyakoribb módszer). A vetítés
irányítását teljes mértékben az előadó tartja kézben, és a
bemutatót futtathatja automatikusan vagy kézileg, leállíthatja,
hogy jegyzőkönyvet vagy műveleteket adjon hozzá, és akár
kísérőszöveget rögzítsen a bemutató során. Ezt a módszert
használjuk akkor is, ha a bemutatót nagyobb képernyőn szeretnénk
kivetíteni vagy ha a vetítés konferencia-bemutató keretében
zajlik.
· Irányított bemutató (ablak). Jelöljük be ezt a
választókapcsolót, ha a bemutatót kisméretű képernyőn futtatjuk,
például amikor azt a felhasználók a vállalati hálózaton keresztül
saját számítógépükön tekintik meg. A bemutató egy kisebb ablakban
jelenik meg, és parancsok állnak rendelkezésre a diák
továbbításához, szerkesztéséhez, másolásához és nyomtatásához.
Ennél a módszernél a görgetősáv segítségével haladunk diáról diára,
és egyidejűleg egy másik programot is nyitva tarthatunk.
Megjeleníthetjük a Web eszköztárat, így más bemutatók és Office
dokumentumok között is tallózhatunk.
· Kirakati bemutató (teljes képernyő). Jelöljük be ezt a
választókapcsolót, ha önműködő bemutatót szeretnénk futtatni
például egy termékbemutató vagy egy konferencia során. Ha egy
kirakatban, elárusítóhelyen vagy máshol felügyelet nélkül
szeretnénk a diavetítést futtatni, beállíthatjuk a vetítést úgy,
hogy a legtöbb menü és parancs elérhetetlen legyen, és a vetítés
mindig automatikusan újrakezdődjék. További ismertetés az önműködő
bemutatókról
Diabemutató időzítése
Ha a diavetítést nem szeretnénk kézzel vezérelni, két módon
határozhatjuk meg azt az időtartamot, ameddig a diabemutató során
egy-egy diakép a képernyőn marad. Az egyik eljárás az, hogy az időt
minden képkocka esetén kézzel írjuk be, majd az időzítés
ellenőrzéseképpen lefuttatjuk a diabemutatót. A másik módszer a
PowerPoint próbalehetőségének használata, amikor az időzítéspróba
során automatikusan rögzítjük az időtartamokat. Az így beállított
időzítést később kézzel módosíthatjuk és újra kipróbálhatjuk.
A diaidőzítés beállításáról és kipróbálásáról általában
A diavetítés időzítését beállíthatjuk kézzel az időzítéspróba
előtt, vagy automatikusan az időzítéspróba során. Az előbbi esetben
könnyebb Diarendező nézetben dolgoznunk, ahol kicsinyített méretben
egyszerre több diát láthatunk. Egy vagy több kijelölt dia
időzítéséhez kattintsunk a Diarendező eszköztár Áttűnés gombjára,
és másodpercben adjuk meg azt az időtartamot, ameddig a diákat a
képernyőn mutatni szeretnénk. Az egyes diákhoz különböző
időtartamokat is beállíthatunk: mutathatjuk például az első
képkockát 10 másodpercig, a másodikat 2 percig, a harmadikat 45
másodpercig és így tovább. Az időzítés előzetes kipróbálásához
válasszuk a Diavetítés menü Időzítéspróba parancsát. Az
Időzítéspróba párbeszédpanel gombjait használva szünetet tarthatunk
két dia megjelenítése között, egy-egy képkockát újra levetíthetünk
vagy továbbléphetünk a következő kockára. A PowerPoint rögzíti,
hogy az egyes képkockákat mennyi ideig mutatjuk, és ennek alapján
állítja be az időzítést. Ha egy képkockát többször is levetítünk, a
PowerPoint a legutolsó vetítés időtartamát veszi figyelembe. Miután
befejeztük, az időzítést elfogadhatjuk vagy újrakezdhetjük a
próbát.
A PowerPoint Vetítőgép
A PowerPoint Vetítőgép program segítségével olyan számítógépeken
is vetíthetünk, amelyeken nem telepítették a PowerPoint programot.
A Vetítőgépet és a bemutatót a Csomagoló Varázsló segítségével
lemezre vehetjük, bár ma már a pendrive-ok korábban nem szükséges a
becsomagolás (tömörítés), mivel bőven van hely a tároló
eszközünkön. Ezután egyszerre kicsomagolhatjuk a Vetítőgépet és a
bemutatót, majd a vetítést egy másik számítógépen is futtathatjuk.
A Vetítőgép segítségével létrehozhatunk egy műsorlistát, így egymás
után több bemutatót is futtathatunk.
Szöveg és objektumok animálása
A diákat alkotó szövegek, grafikák, hangok, mozgóképek és egyéb
objektumok animálásával a lényegesebb pontokra irányíthatjuk a
figyelmet, elősegíthetjük a közölt információ kellő tagolását,
hangsúlyozását, és érdekesebbé tehetjük a bemutatót. A főbb
pontokat egyenként, a többitől függetlenül, az objektumokat pedig
egymás után, illetve fokozatosan jeleníthetjük meg. Saját igényeink
szerint alakíthatjuk ki a tárgyalt pontok és az objektumok
megjelenését a diákon: egyes objektumok például beúszhatnak balról,
az újabb szövegek és objektumok megjelenésekor pedig az előző
elemek elhalványulhatnak vagy más színt vehetnek föl. A
PowerPointban, a diagramok egyes elemei is külön-külön
animálhatók.
Meghatározhatjuk és megváltoztathatjuk ezenfelül az animációk
sorrendjét és időzítését úgy, hogy azok automatikusan, az egér
használata nélkül kövessék egymást. A szöveg és az objektumok
animálásának kialakításához és előzetes megtekintéséhez válasszuk a
Diavetítés menü Animáció testreszabása parancsát.
Áttűnés létrehozása a diabemutatóban
Dia vagy Diarendező nézetben jelöljük ki azt a képkockát vagy
azokat képkockákat, amelyekhez áttűnést szeretnénk kapcsolni.
Válasszuk a Diavetítés menü Áttűnés parancsát. A Hatás mezőben
válasszuk ki a megfelelő áttűnést, és igény szerint adjunk meg
további beállításokat is. Ha az időzítést csak a kijelölt diákra
szeretnénk alkalmazni, kattintsunk a Legyen gombra. Ha az időzítést
valamennyi diára alkalmazni szeretnénk, kattintsunk a Legyen mind
gombra. Az áttűnés kipróbálásához kattintsunk a Diavetítés
gombra.
1Prezentációk a döntési folyamatok előkészítésében
1A prezentáció professzionális előkészítése
3Tökéletes vizuális megjelenítés – a megfelelő média
megválasztása
3Flip-Chart tábla
4Nappali világításnál használható írásvetítő
4Multimédia-vetítő (projektor)
5A prezentáció közönségre gyakorolt hatása
6Mire figyeljünk oda prezentációkészítés közben
8A prezentáció végzetes hibái
8Tippek és trükkök
9Prezentáció készítése (PowerPoint)
9A prezentációkészítési lehetőségek
10Nézetek fajtái
10A POWERPOINT program bemutatása
10Új bemutató készítése
11Fájl megnyitása
11Fájl mentése
11A bemutatók kinyomtatásának lehetőségei
12Szöveg áthelyezése vagy másolása húzással
12A Vágólapról beillesztett információ formátuma
12Az egyik dia színösszeállításának alkalmazása egy másik
dián
12Diasorszám, dátum, időpont vagy élőláb betétele és
módosítása
12Dia áthelyezése, másolása vagy megkettőzése
13Képek beszúrása a bemutatóba
14Diagram beillesztése a bemutatóba
14Különleges szöveghatás felvétele és szerkesztése
14Beépített elrendezések a diakészítés megkönnyítésére
15A színséma egy színének megváltoztatása
15A dia hátterének megváltoztatása
15Dia háttérszínének megváltoztatása
16Árnyékolt háttér hozzáadása vagy megváltoztatása
16Mintázott háttér hozzáadása vagy megváltoztatása
16Anyagmintázatú háttér hozzáadása vagy megváltoztatása
17Háttérkép hozzáadása vagy megváltoztatása
17Módszerek a bemutató egységes képének kialakítására
18Diavetítés futtatási módjai
19Diabemutató időzítése
19A diaidőzítés beállításáról és kipróbálásáról általában
19A PowerPoint Vetítőgép
20Szöveg és objektumok animálása
20Áttűnés létrehozása a diabemutatóban
