Upload
others
View
3
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Sadržaj
Izvršenje ugovornih obveza
i. Osnovni pojmovi
ii. Ugovor o bespovratnim sredstvima
iii. Obveze korisnika i Posredničkih tijela
0
Kratice:UT – upravljačko tijelo
PT1 – Posredničko tijelo razine 1
PT2 – Posredničko tijelo razine 2
PDP – Poziv na dostavu projektnih prijedloga
ZNS – Zahtjev za nadoknadom sredstava
DZN – Dokumentacija za nadmetanje
Napomena: materijali u nastavku vlasništvo su SAFU-a, namijenjeni pripremi za testiranje
kandidata na predmetnom natječaju (prosinac 2017.) te ih nije dopušteno umnažati,
distribuirati i javno prezentirati bez suglasnosti SAFU-a.
U slučaju promjena procedura za vrijeme trajanja natječaja koje se odnose na materiju u
prezentaciji, na pisanom testiranju će se primjenjivati procedure iz ove prezentacije.
1
Osnovni pojmovi – bespovratna
sredstva
Bespovratna sredstva – (najviši) iznos novca koji se može dodijeliti Korisniku
radi:
- ostvarivanja ciljeva definiranih programskim dokumentima RH
Dva su izvora bespovratnih sredstava:
sredstva EU, i
sredstva iz državnog proračuna
2
Osnovni pojmovi – Poziv na dostavu
projektnih prijedloga
Dokumentacija koja definira uvjete dodjele bespovratnih sredstava i provedbe ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
Definira: • korisnike poziva• partnere • vrstu prihvatljivih aktivnosti • vrstu prihvatljivih troškova
3
Osnovni pojmovi – ugovor o dodjeli
bespovratnih sredstava
Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava - ugovor između Korisnika i
Posredničkih tijela kojime se:
utvrđuje najviši iznos bespovratnih sredstava dodijeljen za provedbu
projekta iz sredstava EU i sredstava iz državnog proračuna, te
drugi financijski i provedbeni uvjeti Projekta.
4
Osnovni pojmovi – razdoblje
provedbe projekta
Razdoblje određeno Posebnim uvjetima Ugovora koje:
započinje početkom obavljanja aktivnosti projekta te
istječe završetkom obavljanja predmetnih aktivnosti
Razdoblje provedbe navedeno je u posebnim uvjetima ugovora
5
Osnovni pojmovi - razdoblje
prihvatljivosti izdataka- razdoblje unutar kojeg izdatak mora nastati da bi bio prihvatljiv za
sufinanciranje
Na razini projekta:
Definira se Posebnim uvjetima ugovora za svaki projekt
Prema Pravilniku o prihvatljivosti izdataka – najšire moguće razdoblje za OP
KIK:
Razdoblje prihvatljivosti izdataka je razdoblje koje započinje 1. siječnja
2014. te završava 31. prosinca 2023.
6
Osnovni pojmovi – razdoblje izvršenja
ugovoraRazdoblje:
od stupanja Ugovora na snagu, tj. od dana potpisa posljednje ugovorne
Strane
do izvršenja svih prava i obveza sukladno Ugovoru što uključuje i razdoblje
izvještavanja nakon provedbe (5 godina nakon završetka provedbe)
7
Osnovni pojmovi – Pravilnik o
prihvatljivosti izdatakaOpći uvjeti prihvatljivosti izdataka su:
1. povezanost s projektom i nastanak u okviru projekta
2. stvarnost nastanka kod Korisnika
3. izvršenje plaćanja Korisnika dobavljačima roba, izvođačima radova te
pružateljima usluga tijekom razdoblja prihvatljivosti izdataka, uz preduvjet da
operacija nije završena prije datuma Korisnikovog podnošenja zahtjeva za
financiranje Upravljačkom tijelu
4. dokazivost putem računa ili dokumenata jednake dokazne vrijednosti
8
Osnovni pojmovi – Pravilnik o prihvatljivosti
izdataka5. Usklađenost s pravilima o državnim potporama
6. Usklađenost s pravilima javne nabave
7. Usklađenost s poreznim i socijalnim zakonodavstvom
8. Usklađenost s odredbama Uredbe 1303/2013 koje se odnose na zabranu
dvostrukog financiranja
9. Provedba na programskom području
10. Usklađenost s pravilima o trajnosti operacija prema uredbi 1303/2013
Osnovni pojmovi – Pravilnik o prihvatljivosti
izdataka
Nadležna tijela mogu uspostaviti dodatna ograničenja prihvatljivosti izdataka
na razini prioriteta, mjera, vrste projekata ili poziva na dostavu prijedloga,
unutar granica utvrđenih navedenim Pravilnikom
Osnovni pojmovi – MIS
MIS = Integrirani sustav upravljanja informacijama o ESI fondovima
11
ii. Ugovor o bespovratnim sredstvima
12
Ugovor o bespovratnim sredstvima (I)
Posebni uvjeti
Dodaci Posebnim uvjetima:
Dodatak 1.1 Opis i proračun projekta (Prijavni obrazac A)
Dodatak 1.2. Opći uvjeti
13
Ugovor o bespovratnim sredstvima (II)
U slučaju neslaganja između odredbi Posebnih uvjeta i bilo kojeg povezanog
Dodatka, primjenjuju se odredbe Posebnih uvjeta
U slučaju neslaganja između odredbi Dodatka 1.2 (Opći uvjeti) i onih iz
drugih Dodataka, odredbe Dodatka 1.2 imat će prvenstvo
14
Posebni uvjeti – Svrha
Svrha
Dodijeliti bespovratna sredstva u svrhu provedbe projekta <.......> opisanog
u Prilogu I Ugovora
Korisnik potpisom ugovora izjavljuje da je u cijelosti primio na znanje i
prihvatio uvjete utvrđene u Posebnim i Općim uvjetima Ugovora
Korisnik se obvezuje provesti projekt u skladu s opisom i opsegom Projekta,
Općim uvjetima te naknadnim izmjenama Ugovora
15
Posebni uvjeti IU Posebnim uvjetima ugovora:
• Definira se ukupna vrijednost Projekta: ukupni (prijavljeni i prihvaćeni)
prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi projekta
• Definiraju se ukupni prihvatljivi troškovi: ukupni (prijavljeni i prihvaćeni)
troškovi o kojima korisnik izvještava tijekom provedbe
• Definiraju se ukupna bespovratna sredstva koja dodjeljuje PT1/UT: najviši
mogući iznos sufinanciranja ukupno utvrđene vrijednosti prihvatljivih
izdataka Projekta
16
Posebni uvjeti IIDefiniraju se metode prema kojima Korisnik može potraživati sredstva koje
koristi li se tzv. metoda plaćanja i/ili metoda nadoknade izdataka
Definira se učestalost dostave Zahtjeva za nadoknadom sredstava
Definiraju se kategorije neprihvatljivih izdataka
Definiraju se odredbe povezane s trajnosti projekta, promidžbom i
vidljivosti, vlasništvom nad rezultatima projekta
17
Posebni uvjeti III
Definira se mogućnost plaćanja predujma i način potraživanja istog
Navode se podaci o projektu i potpisnicima Ugovora o bespovratnim
sredstvima
Dodatak - Opći uvjeti
Opći uvjeti koji se primjenjuju na projekte financirane iz Fondova u
financijskom razdoblju 2014.–2020. definiraju:
Obveze korisnika (odgovornost, informiranje, javnost i vidljivost, vlaništvo i
trajnost)
Razdoblje provedbe projekta i obustava
Plaćanja (prihvatljivi troškovi, izvješća, predujam, računovodstveno
evidentiranje, povrat)
Izmjene i prijenos ugovora
Odgovornost za štetu, raskid ugovora i viša sila
19
iii. Obveze korisnika i Posredničkih
tijela
20
Odgovornost korisnika (I)
Obvezan je provoditi projekt s dužnom pažnjom, transparentno, u
skladu s najboljom praksom u predmetnom području, sukladno
Ugovoru, odredbama Uredbe (EU) br. 1303/2013 te ostalim relevantnim
propisima donesenima na temelju iste, kao i primjenjivim nacionalnim
zakonodavstvom
Provedba projekta isključiva je odgovornost Korisnika, čak i kada
Korisnik provodi projekt s jednim ili više partnera
Obvezan je osigurati financijska i sva druga sredstva potrebna za
učinkovitu i uspješnu provedbu projekta
21
Odgovornost korisnika (II)
dužan je osigurati kontinuirano financiranje projekta te snositi sve
projektne troškove, osim prihvatljivih troškova koji se Korisniku
naknađuju, odnosno plaćaju u skladu s Ugovorom.
osigurava da njegovi partneri u cijelosti poštuju Opće uvjete
osigurava zaštitu od svakog oblika diskriminacije, poštivanje načela
jednakih mogućnosti, načela zaštite okoliša
22
Odgovornost korisnika (II)
obvezuje se obavijestiti PT2 o svim okolnostima koje utječu ili mogu
utjecati na valjanu provedbu projekta bez kašnjenja
poduzima sve radnje/mjere u svrhu sprečavanja sukoba interesa
dužan je nabavu za potrebe projekta provoditi uz poštivanje načela
transparentnosti te pravila određenih Ugovorom
23
Plan nabave (I)
Korisnik dostavlja projektni plan nabave:
u papirnatom i elektroničkom obliku u roku od 10 radnih dana od dana
stupanja Ugovora na snagu
sadrži informacije o svakoj nabavi potrebnoj za provedbu projekta
u slučaju potrebe dostavlja se izmijenjeni plan nabave
24
Plan nabave (II)
PT2 dostavlja Korisniku:
Popis nabava odabranih za ex-ante provjeru
dodatne preporuke, ako ih ima
Rok za dostavu dodatnih informacija ne može biti kraći od 3 niti duži od 10
radnih dana
25
Početni plan ZNS-ova
Dostava početnog plana zahtjeva za nadoknadom sredstava
10 dana po zaprimanju obrasca od PT2
Sadrži iznose i planirane rokove za podnošenje Zahtjeva za nadoknadu
sredstava za PT2
Vrijeme i iznosi navode se na temelju planiranog trenutka podnošenja
ZNS-a, a ne trenutka nastanka troška
26
Zahtjev za predujam (I)
Mogućnost, iznosi i uvjeti za plaćanje predujma navedeni u Posebnim
uvjetima Ugovora
Korisnik podnosi zahtjev za plaćanje predujma u bilo kojem trenutku
tijekom razdoblja provedbe projekta
PT2 provjerava zahtjev za plaćanje predujma te u pisanom obliku donosi
odluku o odobravanju ili odbijanju istog, u roku od 10 radnih dana od
dana primitka zahtjeva
27
Zahtjev za predujam (postupak za povrat)
Ako PT2 utvrdi da se:
predujam za projekt ne koristi namjenski, odnosno ako
se predujam zahtijeva u prvom tromjesečju provedbe projekta a Korisnik
ne započne s provedbom projekta i u roku od 90 dana od dana
primitka predujma ne nastanu nikakvi troškovi povezani s
provedbom projekta, PT 2 pokreće postupak za njegov povrat
28
Posebni uvjeti – Predujam (II)
• Ako je Korisniku odobrena isplata predujma, do trenutka poravnavanja
iznosa isplaćenog predujma Korisnik troškove može potraživati
samo putem metode nadoknade
• Predujam je potrebno opravdati u prvim Zahtjevima za nadoknadom
sredstava
29
Izvješća
Korisnik tijekom izvršavanja Ugovora podnosi PT-u 2:
• Izvješća o napretku = Zahtjevi za nadoknadom sredstava (ZNS) u
roku od 15 dana od isteka svaka tri mjeseca od sklapanja Ugovora
• Završno izvješće o provedbi projekta u roku od 30 dana od isteka
razdoblja provedbe projekta (zajedno sa završnim ZNS-om)
• Izvješća nakon provedbe projekta 30 dana nakon isteka svake godine
tijekom tog razdoblja
30
Retroaktivno potraživanja sredstava
Prvi ZNS Korisnik može dostaviti:
• danom stupanja Ugovora na snagu, ili
• najkasnije nakon isteka prva tri mjeseca od datuma potpisivanja
Ugovora
Korisnik:
• potražuje troškove nastale prije datuma sklapanja Ugovora, i
• izvještava o svim aktivnostima koje su završile prije datuma sklapanja
Ugovora ili su se počele provoditi prije datuma sklapanja Ugovora
31
ZNS – popratna dokumentacija
Uz svaki ZNS PT2 pregledava svu popratnu dokumentaciju kojom se
pravdaju troškovi:
ugovori o nabavi
računi izvođača/dobavljača/konzultanta
dokaz o primitku robe
evidencije radnog vremena, platne liste
putne karte, potvrde, putne naloge
dokazi o izvršenim aktivnostima (članci, fotografije, itd.), popisi
sudionika, studije, licence, revizorska izvješća
…
32
ZNS – metoda nadoknade
Metoda nadoknade
Korisnik u ZNS-om traži nadoknadu već plaćenih izdataka:
1. Korisnik izvrši plaćanje prema dobavljaču
2. Dostavlja ZNS (uz dokumentarne dokaze o nastanku troška i izvršenim
uplatama za nastale troškove) i traži nadoknadu sredstava
3. Po odobrenju ZNS-a vrši se isplata prihvaćenog troška korisniku
Plaće, ostali troškovi osoblja i dnevnice – samo po ovoj metodi!
33
ZNS – metoda plaćanja
Metoda plaćanja
Korisnik u ZNS-om potražuje sredstva za izdatke koji nisu plaćeni:
1. Korisnik dostavlja ZNS u kojem navodi izdatke koje tek treba platiti, uz
dokaze nastanka troška
2. Po odobrenju ZNS-a vrši se plaćanje prihvaćenih izdataka prema
korisniku
3. Dokumentarni dokaz o plaćanju prihvatljivih troškova korisnik podnosi
nakon izvršenja plaćanja prema dobavljačima/izvođačima/pružateljima
usluga – u roku 7 dana od dana primitka uplate sredstava
34
ZNS - provjere izdataka (I)
PT2 provjerava troškove u roku od:
30 kalendarskih dana od primitka istog
PT2 može zatražiti dodatne informacije, dokumentaciju ili pojašnjenja od
Korisnika (u roku između 3 i 10 radnih dana koji ne utječe na rok
provjere ZNS-a)
Izdatke u jednom ZNS-u za koje PT2 nije utvrdio prihvatljivost zbog
nedostatka informacija, izuzimaju se - korisnik ih može ponovo prijaviti u
sljedećem ZNS-u (ne odnosi se na završni ZNS)
35
ZNS - provjere izdataka (II)
Završni ZNS:
PT2 provjerava i potvrđuje izdatke u roku:
60 kalendarskih dana od primitka istog
PT2 može zatražiti dodatne informacije, dokumentaciju ili pojašnjenja od
Korisnika (u roku između 3 i 10 radnih dana koji utječe na rok provjere
ZNS-a)
Izdatci u završnom ZNS-u za koje PT2 nije utvrdio prihvatljivost zbog
nedostatka informacija, smatraju se neprihvatljivima!
36
ZNS - provjere izdataka (III)
Provjera i odobravanje završnog ZNS-a preduvjet su za konačno plaćanje
(nadoknadu) potraživanih sredstava, osim:
Kada završni ZNS obuhvaća troškove koji se potražuju prema metodi
plaćanja:
- Završno se plaćanje vrši na temelju privremenog odobrenja Završnog
izvješća, a konačno se odobrava po primitku dokumentarnih dokaza o
plaćanju prihvatljivih izdataka
37
Prihvatljivi izdaci (I)
Kumulativni opći uvjeti iz Pravilnika o prihvatljivosti izdataka:
1. povezanost s projektom i nastanak u okviru projekta kojega je odabralo
nadležno tijelo
2. stvarnost nastanka kod Korisnika (ili partnera)
3. izvršenje plaćanja Korisnika prema dobavljačima roba, izvođačima radova te
pružateljima usluga tijekom razdoblja prihvatljivosti izdataka, uz uvjet da
projekt nije završen prije početka istog razdoblja
38
Prihvatljivi izdaci (II)
4. dokazivost putem računa ili računovodstvenih dokumenata jednake dokazne
vrijednosti
5. usklađenost s pravilima o državnim potporama
39
Prihvatljivi izdaci (III)
6. usklađenost s primjenjivim pravilima javne nabave
7. usklađenost s odredbama članka 54. stavka 5. Opće uredbe koje se odnose
na zabranu dvostrukog financiranja iz drugog financijskog instrumenta
Europske unije
Nadležna tijela mogu uspostaviti dodatna ograničenja prihvatljivosti izdataka na
razini prioriteta, mjera, vrste projekata ili poziva na dostavu prijedloga, unutar
granica utvrđenih Pravilnikom
40
Neprihvatljivi troškovi (I)
• troškovi koji nisu potvrđeni kao prihvatljivi od strane PT2 jer nisu sukladni
odredbama Ugovora i/ili primjenjivih propisa
• troškovi koji nisu neophodni za provedbu projekta te kao takvi nisu bili
predviđeni u projektnom proračunu
• troškovi koji se pri dostavi izvještaja ne podudaraju po iznosu i količini
predviđenim proračunom (a nije dostavljena obavijest o izmjeni!)
41
Neprihvatljivi troškovi (II)
• troškovi nabava za koje se ex post kontrolom ispostavilo da nisu
provedene u skladu s načelima i procedurama (javne) nabave
• neprihvatljive su ‘’zamjene’’ troškova- ukoliko je neki trošak proglašen
neprihvatljivim iz bilo kojeg razloga, nije moguće sredstva prenamijeniti
za nove stavke
42
Računovodstvene evidencije
• Troškovi uključeni u ZNS moraju biti utvrdivi i provjerljivi (povezivi s
projektom) i zabilježeni u računovodstvenim evidencijama Korisnika (ili
partnera)
• Korisnik mora osigurati praćenje projektnih izdataka korištenjem
posebnih šifri projekta/mjesta troška /jedinice/ posebne analitike konta ili
slično
43
Provjere na licu mjesta (I)
Tijekom provedbe projekta moraju/mogu se provoditi sljedeće provjere na
licu mjesta:
Unaprijed planirane: bilo kada tijekom čitavog razdoblja provedbe projekta
- važna je dostupnost pokazatelja rezultata projekta
Ad hoc provjere: u bilo kojem trenutku razdoblja provedbe projekta -
temeljem informacija koje daje korisnik
44
Provjere na licu mjesta (II)
Provjera se mora provesti najmanje jednom tijekom razdoblja provedbe
projekta za svaki projekt,
Ili više, temeljem kriterija koji se primjenjuju na svaki projekt:
• Složenost projektnih aktivnosti
• Razdoblje provedbe
• Nepravilnosti
• Korisnik nema prethodno iskustvo
• Kašnjenja …
45
Provjere na licu mjesta (III)
Nakon provjere:
• PT2 priprema izvještaj o provjeri: zaključci o nalazima i preporuke za
korisnika
• Izvještaj se priprema, provjerava i dostavlja korisniku pisanim putem,
elektroničkom poštom te putem dopisa, u roku od 15 radnih dana od
dovršetka provjere na licu mjesta.
Obveze korisnika: definirane u Općim uvjetima
46
Provedba kontrole postupaka nabave
Korisnici su obavezni provoditi nabave sukladno
Zakonu o javnoj nabavi ili primjenjivim pravilima koji definiraju
postupke nabave za subjekte koji nisu obveznici Zakona o javnoj
nabavi
Vrste kontrole postupaka nabave koje obavlja PT2:
Ex-ante provjera dokumentacije za nadmetanje
Ex-post provjera provedenog postupka nabave
47
Provedba kontrole postupaka nabave
Korisnici su obavezni provoditi nabave sukladno
Zakonu o javnoj nabavi ili primjenjivim pravilima koji definiraju
postupke nabave za subjekte koji nisu obveznici Zakona o javnoj
nabavi
Vrste kontrole postupaka nabave koje obavlja PT2:
Ex-ante provjera dokumentacije za nadmetanje
Ex-post provjera provedenog postupka nabave
48
Izmjene ugovora (I)
Izmjena ili dopuna Ugovoru kojom se uvodi nova/mijenja postojeća
aktivnost i povezani troškovi moguća je kada su kumulativno ispunjeni
uvjeti:
izmjene su nastale zbog nepredvidljivih okolnosti koje su nastupile
nakon predaje projektne prijave na temelju koje je sklopljen Ugovor
izmjene su nužne za uredno izvršenje Ugovora
49
Izmjene ugovora (II)
povezani troškovi ne smiju prijeći ukupne prihvatljive troškove
navedene u Posebnim uvjetima
za okolnosti koje su dovele do potrebe za uvođenjem izmjene nije
odgovorna niti jedna strana.
Ostale izmjene koje su nužne za izvršenje Ugovora, a ne ispunjavaju
kumulativno uvjete iz prethodne točke, dopuštene su ako troškove
povezane s izmjenom snosi Korisnik
50
Izmjene ugovora – manje izmjene (I)
Manje izmjene ne zahtijevaju potpisivanje dodatka ugovoru:
• Promjene naziva korisnika, adrese, bankovnog
računa,informacija za kontakt
• Sve izmjene za koje nije potrebno pripremati Dodatak Ugovoru te
nemaju značajan utjecaj na opseg projekta i ciljeve
Korisnik dostavlja PT2 obavijest u pisanom obliku zajedno sa
popratnom dokumentacijom bez odgode
51
Izmjene ugovora – manje izmjene (II)
! preraspodjela između glavnih proračunskih elemenata projekta koja
uključuje odstupanje do 20% iznosa glavnih proračunskih elemenata
projekta za predmetne prihvatljive troškove - Korisnik treba obavijestiti
PT2 najkasnije s prvim idućim ZNS-om kojega podnosi nakon
nastale izmjene i kojim traži nadoknadu (tih) izdataka.
52
Izmjene ugovora – veće izmjene (I)
Veće izmjene zahtijevaju potpisivanje dodatka ugovoru
Promjene uvjeta vlasništva nad projektom
Promjene odobrenog financijskog iznosa i/ili iznosa postotka
Korisnikovog sufinanciranja projekta
Preraspodjela između glavnih proračunskih elemenata projekta koja
uključuje odstupanje veće od 20% izvorne vrijednosti
53
Izmjene ugovora – veće izmjene (II)
neostvarenje ciljanih vrijednosti pokazatelja koji uključuju varijacije
od preko 15% od vrijednosti navedene u Ugovoru
drugi aspekti Ugovora sa značajnim utjecajem na opseg projekta i
ciljeve (promjene projektnih aktivnosti, fizičke osobine i/ili
funkcionalne namjene projekta, razdoblje provedbe, rezultate
projekta)
54
Izmjene ugovora na temelju odluke PT2
• izmjena propisa u nacionalnom zakonodavstvu ili
zakonodavstvu EU zbog kojih je Ugovor nedvojbeno u suprotnosti s
odredbama istih
• uštede u projektu u usporedbi s odobrenim bespovratnim sredstvima
i ostvarenim ili planiranim troškovima
55
Nedozvoljene Izmjene ugovora
Ugovor se ne može izmijeniti i/ili dopuniti u svrhu ili s učinkom koji bi
doveo u pitanje:
• zaključke postupka dodjele bespovratnih sredstava odnosno ocjenu
prihvatljivosti i kvalitete iz predmetnog postupka dodjele, ili
• načelo jednakog postupanja.
56