Pozycja Pmo w Nowoczesnej Firmie

Embed Size (px)

Citation preview

Pozycja PMO w nowoczesnej firmieZbigniew J. Traczyk, MBA, PMP, IBM CEE Integrated Technology Services, Delivery ExecutiveThings do not happen. Things are made to happen. - John F. Kennedy

Zbigniew J. Traczyk

Plan prezentacji Wprowadzenie co to jest PMO? (Prba ustalenia jednolitego wzorca) Definicje Projekt, Program, Portfel (Powizanie PMO z metodyk zarzdzania projektami- standardy) Umiejscowienie PMO w strukturze firmy (Podzia dziaa midzy PMO a ca instytucj) Rodzaje PMO (Uprawnienia i delegacje zale ne od modelu dziaania) Klasyfikacja projektw, efektywno PMO (Sposoby dziaania PMO, a specyfika firmy) Wdro enie PMO przykady praktyczne Podsumowanie

Zbigniew J. Traczyk

Pytania zwizane z PMO Jak rol powinno peni PMO (realizacja projektw, kontrola, edukacja)? Jak du y powinien by PMO? Gdzie umiejscowiony w organizacji? Jakie stosowa narzdzia? Jak zmierzy efektywno PMO?

Zbigniew J. Traczyk

WprowadzenieDziaalno operacyjna, a projektowa

We are what we repeatedly do. Excellence, then, is a habit. - Socrates

Zbigniew J. Traczyk

Specyfika ProjektwDziaalno Projektowa Unikalno Dziaalno tymczasowa Dziaalno operacyjna Powtarzalno (rutyna) Dziaalno ciga

Zbigniew J. Traczyk

Zarzdzanie projektami, a dziaalno firmy (operacyjna, procesowa)Klienta

Zarzdzanie procesem

Zarzdzanie przez projekty

Nastawienie na

System

Zarzdzanie operacyjne

Zarzdzanie projektem

Rutynowa Rodzaj aktywnoci

Unikalna

Zbigniew J. Traczyk

DefinicjeProjekt, Program, PortfelIf you know the enemy and know yourself you need not fear the results of a hundred battles. - Sun Tzu

Zbigniew J. Traczyk

Portfele, Programy i Projekty

Relacje midzy Portfelem, Programem, a ProjektemPortfel

Portfele

Projekty

Programy

Programy

Projekty

Programy

Projekty

Prace inne

Projekty

Projekty

rdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)

Trzy definicje PMO Portfolio Management Office Program Management Office Project Managemet Office

Jakie PMO potrzebujesz? Zbigniew J. Traczyk

Podsumowanie definicjiA tak po ludzku!The key is not to prioritize what's on your schedule, but to schedule your priorities. Stephen Covey

Zbigniew J. Traczyk

Definicje - uproszczone Projekt tymczasowe przedsiwzicie produkujce unikalny rezultat Program grupa projektw zarzdzanych razem realizujca wsplny cel Portfel - grupa projektw, programw realizujca cel biznesowy firmy

Zbigniew J. Traczyk

Kluczowe cele projektw, programw i portfeli Projekt realizacja zgodnie z zakresem, bud etem i o czasie Program - zarzdzenie relacjami midzy projektami Portfel - wydajne i efektywne zarzdzanie zasobami (sprzt, ludzie, materiay itd.)

Zbigniew J. Traczyk

Perspektywa PMO Zarzdzanie projektami i programami koncentruje si na wykonywaniu przedsiwzi waciwie (wydajnie). Zarzdzanie portfelem koncentruje si na wykonywaniu waciwych przedsiwzi (skutecznie).

Zbigniew J. Traczyk

Jak to wyglda w dobie kryzysu

Zbigniew J. Traczyk

Kryzys to zagro enie, a tak e szansa dla portfela projektw

Kryzys= Wei Ji Wei = zagro enie" Ji = szansa".Kryzys = Zagro enie + Szansa

Zbigniew J. Traczyk

Analiza zagro e

NIWYStrata

WYWY

NINI

WYNI

Prawdopodobiestwo Zbigniew J. Traczyk

Podejcie do zagro ePrzenie NIWYStrata

Unikaj WYWY

NINI Zaakceptuj

WYNI Zmniejsz

Prawdopodobiestwo

Zbigniew J. Traczyk

Podejcie do zagro ePrzenie NIWYStrata

Unikaj WYWYTo le ra nc ja

NINI Zaakceptuj

WYNI Zmniejsz

na

ry zy ko

Prawdopodobiestwo Zbigniew J. Traczyk

Analiza Szans

NIWYZysk

WYWY

NINI

WYNI

Prawdopodobiestwo Zbigniew J. Traczyk

Podejcie do SzansZagraj NIWYZysk

Inwestuj WYWY

NINI Unikaj

WYNI Rozwa

Prawdopodobiestwo

Zbigniew J. Traczyk

Podejcie do SzansZagraj NIWYZysk

Inwestuj WYWYPo de jc

NINI Unikaj

WYNI Rozwa

ie

do

in we st yc ji

Prawdopodobiestwo Zbigniew J. Traczyk

Perspektywa Projektowa, a Organizacyjna?Organizacja Spojrzenie z perspektywy relacji Spojrzenie w ujciu realizacji celw rocznych, kwartalnych Zarzdzanie pul specjalistw Projekt Spojrzenie z perspektywy transakcji Spojrzenie w ujciu celw projektu Zarzdzanie zespoem projektowym

Zbigniew J. Traczyk

Kluczowe funkcje PMO Projekt Administracja projektu Komunikacja Utrzymanie repozytorium projektu Wsparcie Kierownika projektu Program Koordynacja projektw Komunikacja Monitorowanie Raportowanie Ustanowienie standardu dla programu Portfel Zarzdzanie biznesem Efektywne wykorzystanie zasobw Realizacja celw biznesowych Ustanowienie standardw

Zbigniew J. Traczyk

Pytanie Gdzie w organizacji powinno by umiejscowione PMO? Odpowied?

Zbigniew J. Traczyk

Umiejscowienie PMO w strukturze firmyOd czego to zale y?The main thing is to keep the main thing the main thing. - Stephen Covey

Zbigniew J. Traczyk

Klasyczny model organizacji

V M O S T

Wizja Organizacji

Misja

Portfele Programy Projekty

Cele (Objectives)

Strategia Inicjatywy Dziaania operacyjnotaktyczne

Zbigniew J. Traczyk

Kontekst organizacyjny PMOWizja Misja Strategia i celeZarzdzanie i planowanie operacyjne Dziaalno operacyjna, ciga Zarzdzanie i planowanie portfela projektw Dziaalno projektowa Programy i Projekty

Zasoby organizacji

rdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)

Kluczowe trendy obserwowane w biznesie, majce wpyw na PMO Wzrost udziau usug w gospodarce Wzrost przychodw firm z dziaalnoci usugowej Wzrost zo onoci przedsiwzi Globalizacja i zwikszenie szybkoci zmian w gospodarce Ronie liczba projektw (zewntrznych jak i wewntrznych) realizowanych przez organizacje Innowacyjno jest coraz wa niejszym elementem przewagi konkurencyjnej

Zbigniew J. Traczyk

Wpyw zmian na rol PMOWizja

Wczoraj

Misja Strategia i cele

Zarzdzanie i planowanie operacyjne

Dziaalno operacyjna, ciga

Dziaalno projektowa Programy i Projektyrdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)

Zasoby organizacji

Zbigniew J. Traczyk

Wpyw zmian na rol PMOWizja

DzisiajZarzdzanie i planowanie operacyjne Dziaalno operacyjna, ciga

Misja Strategia i celeZarzdzanie i planowanie portfela projektw Dziaalno projektowa Programy i Projekty

Zasoby organizacji

rdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)

Zbigniew J. Traczyk

Wpyw zmian na rol PMOWizja

JutroZarzdzanie i planowanie operacyjne Dziaalno operacyjna, ciga

Misja Strategia i celeZarzdzanie i planowanie portfela projektw

Dziaalno projektowa Programy i Projekty

Zasoby organizacji

rdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)

Zbigniew J. Traczyk

Rodzaje PMORola PMO w strukturze organizacji

Risk comes from not knowing what you're doing. - Warren Buffett

Zbigniew J. Traczyk

Typy PMOOdpowiedzialno za realizacj zada

Niewolnik Rola wykonawcza, brak decyzyjnoci

Lekarz Kluczowe decyzje dotyczce jednostki biznesowej Policjant Nadzr i kontrola

Du a Maa

Nauczyciel Wsparcie projektw

Maa Wadza - Uprawnienia

Du a

Zbigniew J. Traczyk

PMO (Projekt) - funkcja wsparcia i nadzoru projektu Monitorowanie aspektw finansowych Monitorowanie przestrzegania harmonogramu Zarzdzanie danymiDyrektor jednostki organizacyjnej

Inne organizacje

Kierownicy projektw

Kierownicy funkcyjni

Zwierzchnicy pracownikw

PMO

Zbigniew J. Traczyk

PMO (Program) - funkcja wsparcia organizacyjnego Koordynuje szkolenia i ksztacenie Wskazuje metodyk i narzdzia wiadczy zespoowi kierowniczemu inne formy pomocy dotyczcej personeluDyrektor jednostki organizacyjnej Inne organizacje

PMO

Kierownicy projektw

Kierownicy funkcyjni

Zwierzchnicy pracownikw

Zbigniew J. Traczyk

PMO (Portfel) - funkcja bezporedniego zarzdzania i podejmowania decyzji Wskazuje projekty, ktre nale y realizowa Analizuje raporty i dokonuje przegldw Zarzdza caociowymi bud etami i rezerwami Podejmuje decyzje w sprawach ewentualnych zmian w projektach

Dyrektor jednostki organizacyjnej

Inne organizacje

PMO

Kierownicy projektw

Kierownicy funkcyjni

Zwierzchnicy pracownikw

Zbigniew J. Traczyk

Klasyfikacja projektwEfektywno PMO?Money changes all the iron rules into rubber bands. Ryszard Kapuciski

Zbigniew J. Traczyk

Co powoduje, e projekt w portfelu jest zo ony Wielko (zespou, finanse, itp..) Rozproszenie geograficzne Ilo interesariuszy Istotno z punktu widzenie strategii Ilo podwykonawcw Warunki kontraktowe Ilo funkcji (obszarw)

Zbigniew J. Traczyk

Przykadowy raport projektuObszarRelacje z klientem Finanse

Sty

Lut

Mar

Kwi

Maj

Cze

Lip

Sie

Harmonogram

Kwestie techniczne Podwykonawcy

Personel

Legenda:

Brak problemw

Potencjalne problemy

Problemy

Zbigniew J. Traczyk

Przykad podsumowania przegldu projektuA: Pod kontrol Mog si pojawia pewne niewielkie problemy, ale kierownik projektu dysponuje skutecznym planem ich rozwizywania. Nie zidentyfikowano adnych powa niejszych istniejcych ani potencjalnych problemw.

B: Aktualnie pod kontrol Istniejce lub potencjalne problemy nale y rozwiza, aby unikn pogorszenia jakoci projektu

C: Powa ne problemy Natychmiast s potrzebne plany korygujce. Prawdopodobiestwo przekroczenia szacunkw lub bud etu. Natychmiastowe aktywne zarzdzanie jest niezbdne dla odzyskania kontroli.

D: Krytyczne problemy Zdecydowanie wpyw na stron finansow, bardzo powa ne problemy z akceptacj przez klienta lub negatywny wpyw na dziaalno biznesow klienta. Wymagana jest kompleksowa ocena z perspektywy zarzdzania. Kontakt z klientem ze strony kierownictwa najwy szego szczebla.Jedn z istotnych miar skutecznoci PMO (portfel, program) mo e by ilo projektw C lub D

Zbigniew J. Traczyk

Wdro enie PMOA jak to wyglda w praktyce?I can make more generals, but horses cost money. - Abraham Lincoln

Zbigniew J. Traczyk

Przykad 1PMO projektowe Projekt uruchomienia i migracji platformy IT banku detalicznego Jeden project manager PMO (project management office) 1 osoba Zesp 30 osb (2 liderw zespow) Bud et kilka M$ Zapewnienie jakoci 1 osoba Zakupy 1 osoba

Zbigniew J. Traczyk

Przykad 2PMO programu Projekt w sektorze administracji publicznej w ramach wejcia Polski do strefy Schengen Siedem projektw, czterech project managerw PMO (program management office) 3 osoby Zesp 40 osb + 4 podwykonawcw Bud et kilkadziesit M$ Zapewnienie jakoci 1 osoba Zakupy i dostawy 1 osoba

Zbigniew J. Traczyk

Przykad 3PMO portfel projektw Portfel usug IT wielobran owy PMO 14 project managerw, 3 project administrators Zesp techniczny 100 osb Bud et ponad 50 M$ Zapewnienie jakoci 2 osoby Finanse 1 osoba

Zbigniew J. Traczyk

Przykad 4PMO midzynarodowy portfel projektw Portfel usug IT wielobran owy (ok.. 1000 kontraktw) 15 krajw PMO regionalne 6 osb 50 project managerw Zesp techniczny 500 osb Bud et ponad 200 M$ Zapewnienie jakoci 7 osb PMO w krajach jedna osoba na 20 FTE (ok. 20 osb) Zbigniew J. Traczyk

PodsumowaniePraktyczne zasady wdro enia?Success does not consist in never making mistakes but in never making the same one a second time. - George Bernard Shaw

Zbigniew J. Traczyk

KIS Keep it Simple Wprowadzaj etapami POT ustal procesy, organizacj i wsparcie techniczne Ustal priorytety i zasady przydziau PM Ustal zasady wsppracy (kontekst PMO) z innymi funkcjami w firmie (dzia zakupw, jakoci, zespoy techniczne, biznesowe, zarzd firmy itp.) Dobierz narzdzie do potrzeb

Praktyczne zasady wdro enia PMO

"Mae czyny, ale wykonane, s lepsze ni wielkie - ale tylko planowane" George Marshall

Zbigniew J. Traczyk

PodsumowaniePrezentacja adresowaa nastpujce tematy: Definicje Projekt, Program, Portfel Umiejscowienie PMO w strukturze firmy Rodzaje PMO Klasyfikacja projektw, efektywno PMO Wdro enie PMO przykady praktyczne

Zbigniew J. Traczyk

Pytania i Odpowiedzi

Zbigniew J. Traczyk

Dzikuj za uwagZbigniew J. Traczyk, MBA, PMP CEE Integrated Technology Services Delivery Executive IBM Polska Sp. z o.o. mobile: +48 (601) 606729; phone: +48 (22) 8786729 email: [email protected]

Zbigniew J. Traczyk

Grupy Procesw zarzdzania portfelemWedug standardu PMI

Zbigniew J. Traczyk

Grupy Procesw Zarzdzania portfelem Grupa procesw dopasowania do strategii Realizacja programw i projektw oraz innych skadnikw portfela

Grupa procesw monitorowania i kontroli Zbigniew J. Traczyk

Grupa procesw dopasowania do strategii:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Identyfikacja skadnikw portfela utworzenie listy nowych i uzupenienie istniejcej listy skadnikw portfela wedug ustalonej definicji. Kategoryzacja - pogrupowanie wedug kategorii biznesowych zdefiniowanych w strategii. Ocena zbieranie informacji w celu oceny skadnikw portfela i rekomendacja do procesu selekcji Wybr opracowanie krtkiej listy skadnikw portfela. Priorytety uszeregowanie skadnikw portfela wedug wa noci w danej kategorii strategii lub funduszy. Balansowanie portfela opracowanie struktury portfela z najwikszym potencjaem osignicia celw strategicznych. Autoryzacja - formalnie przydzielenie zasobw finansowych i ludzkich do realizacji skadnika portfela. Zbigniew J. Traczyk

Grupa procesw monitorowania i kontroli1. Przegld i raportowanie stanu portfela zbieranie i raportowanie wskanikw wydajnociowych portfela w celu zapewnienia spjnoci ze strategi i efektywnego wykorzystania zasobw. Strategiczne zmiany Reagowanie na zmiany strategii.

2.

Zbigniew J. Traczyk

Proces zarzdzania portfelemGrupa procesw dopasowania do strategii Identyfikacja skadnikw portfela

Realizacja Programw i Projektw

Kategoryzacja

Balansowanie Portfela

Strategia

Autoryzacja

Priorytety

Grupa procesw monitorowania i kontrolirdo: The standard for Portfolio Management (PMI 2006)

Ocena

Wybr T

N Przegldy i raportowanie Czy zmiana strategii ?

Zbigniew J. Traczyk

PrelegentZbigniew J. Traczyk, MBA, PMP IBM CEE Integrated Technology Services Delivery Executive IBM Certified Senior Project Manager Absolwent Politechniki Warszawskiej Wydziau Elektroniki, PMI Project Management Professional, Master in Project Management George Washington University, Master of Business Administration Henley School of Business UK, Sponsor/Zao yciel Project Management Institute, Warsaw Poland Chapter oraz Prezes Stowarzyszenia 2003/05. Mentor PMI dla regionu Europy Poudniowej, Wschodniej i Afryki. Czonek PMI Ethics Standard Development Committee 2005/06, Przewodniczcy Komisji Rewizyjnej PMI WPC 2005/06/07, Czonek Komitetu Sterujcego globalnego projektu PMI Community Transformation Project (CTP). 1989-98 USA - Projekty wdro eniowe infrastruktury kontrolnej i teleinformatycznej w sektorze produkcyjnym i rzdowym (midzy innymi US DoD, New York City Transit Authority, Stainway Piano). Od 1998 Kierownik Projektw wdro eniowych IBM zwizanych z oprogramowaniem Tivoli, autoryzacj internetowych patnoci kartami kredytowymi, uruchomieniem nowego banku detalicznego. Dyrektor Projektw doradczych w obszarze Zarzdzania Projektami oraz Dyrektor Programu IT w administracji publicznej w ramach wejcia Polski do strefy Schengen.

Zbigniew J. Traczyk