PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03

1PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03


Suatu proses pengolahan secara strategis terhadap pengadaan,penyimpanan,pendistribusian serta pemantauan barang serta bahan yang diperlukan bagi produksi jasa ( Lembaga Bina Hospital Indonesia)

Merupakan ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan,penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material / alat. (H Subagya M.S )

Suatu perpaduan sistem sistem manajemen distribusi fisik, manajemen material,transfer persediaan internal yang merupakan struktur operating perusahaan tsb (Donald.J.Bowersox)


Sistem Pengelolaan Peralatan Semakin Kompleks

DIBUTUHKAN SIST. MANAJEMEN LOGISTIK RS

Bahan / Alat sebagian besar, habis pakaiBiaya Investasi dari yg murah hingga mahal

SDM dengan berbagai kemampuan Administrasi/Prosedur yang masih beragamProduksi fluktuatif, Tidak dapat diprediksi

Menyangkut nyawa manusia


Logistik dlm bhs Yunani ~ terdidik dalam berhitung = pandai dalm merumuskan perkiraan perkiraan

Suatu proses meliputi :

– Perencanaan termasuk Penentuan kebutuhan Pak Heru

– Penganggaran Pak Heru

– Pengadaan

– Penerimaan

– Penyimpanan (termasuk Akutansi Persediaan)

– Pemeliharaan ( Pengelolaan Suku Cadang IPSR)

– Pendistribusian (termasuk Sist Informasi Logistik )

– Penghapusan

– Pengendalian (termasuk Pengawasan)


BAHAN OPERASIONAL HABIS PAKAI, MELIPUTI :

• BAHAN FARMASI IBU ENDANG

(OBAT, REAGEN, FILM DAN GAS MEDIK)

• BAHAN NON FARMASI

(GIZI, GAS MASAK, ATK, ART, LINEN DAN

SUKU CADANG)

TIDAK TERMASUK : PENGELOLAAN BANGUNAN

6

• PRINSIP DAN FUNGSI MAN – LOG LEBIH SEDERHANA

• PRODUK YANG DIHASILKAN RS ADALAH JASA

• JENIS PRODUK JASA DI RS PADA UMUMNYA

ADALAH JENIS PRODUK YG TIDAK DISUKAI

KONSUMEN

• DIBUTUHKAN BILA SESEORANG PUNYA

MASALAH DENGAN KESEHATANNYA

MAN LOG : ERNI


1. RS TIDAK BISA MENYIMPAN PRODUK UTAMANYA

2. TIDAK BISA DIPERHITUNGKAN ( UN PREDICT ABLE)

3. ADANYA ASPEK KEGAWATAN DARURAT

4. ASPEK FLUKTUASI DEMAND

LOGISTIK MERUPAKAN SUPPORTING

DALAM SISTEM MANAJEMEN LOGISTIK


1. PELAYANAN INDIVIDUAL :

PASIEN YG MEMILIKI JENIS PENYAKIT SAMA, BELUM TENTU

MENDPT TINDAKAN / TH SAMA, TGT DR ASPEK FISIK, SOSIO DLL

2. OTONOMI PROVIDER :

OBAT TERGANTUNG “SELERA” DOKTER, SEHINGGA

JENIS OBAT DI RS BISA SGT BERVARIASI ( > 2000 MACAM OBAT)_

3. PADAT KARYA, PADAT TEHNOLOGI

4. FAKTOR EMOSI PEMBERI DAN PENERIMA LAYANANPEMBERI DAN PENERIMA LAYANAN ADALAH MANUSIA,MAKA FAKTOR EMOSI KE 2 BELAH PIHAK MENJADI FAKTOR DOMINAN

9

DUKUNGANMOTIVASI

KOMITMEN

MAMPU MENJAMIN TERSEDIANYA BARANG DALAM JUMLAH TEPAT DAN BERKUALITAS PADA SAAT DIBUTUHKAN TUJUAN OPERASIONALPROSES PENGADAAN & DISTRIBUSI BERLANGSUNG EFFISIEN EFFEKTIF DENGAN BIAYA MINIMAL TUJUAN KEUANGANMENJAMIN BARANG TIDAK HILANG, TIDAK RUSAK DAN TIDAK DIGUNAKAN OLEH YANG TIDAK BERWENANG TUJUAN PENGAWASAN PENGENDALIAN

QUALITY IMPROVEMENT

STANDAR SDMSTANDAR OPERASIONAL

STANDAR SARANA PRASARANA

PERENCANAANPENGGERAKAN PELAKSANAAN

PENGENDALIAN, PENILAIANPERBAIKAN STANDAR/SISTEM

KEMAMPUANMANAJEMEN

RASA MEMILIKI

SADAR NILAI BARANG

BIAYA : 2 E

TEPAT GUNA TEPAT WAKTU

PENDAPATANOPTIMAL

PELAYANANLOGISTIK BERKUALITAS

PENGELUARANMINIMAL

SISTEM AKUTANSI DAN INFORMASI

FOKUS PADA PELANGGAN


LOGISTIK

TERSEDIA BARANGTW,TG

BIAYA :COST EE

PROSEDURSIAP REVISI

CMAINT

DISTR STORAGE

INVENT

BUDGET

PLAN

DISP

12

MANAJEMEN vs MANAJERMEMBUAT KEPUTUSAN

MENETAPKAN SASARAN

MENGARAHKAN USAHA

MENGUKUR HASIL

TECHNOLOGI

PROSEDUR

INFORMASI

STRUKTUR ORGANISASI

P - O - A - C

INOVATIF

MAMPU MENGANALISA

MAMPU BERINTEGRASITRAMPIL BERKOMUNIKASI

RASIONAL, JUJUR

PRAGMATIS

SEDERHANA, PEDULI

BERANI DAN TEGAS

SEORANG YANG DIANGGAP PUNYA :

PERSPEKTIF

OBYEKTIVITAS

13

LAP

HARGA

STOK

REKANAN

PENCAPAIANTARGET

EVALUASIPASAR

EVALUASIKINERJA REK.

% KADALUARSA/BARANG RUSAK

RENSTRA

ANGGARAN

KEBIJAKANDIREKSI

(VISI/MISI)

14

KOMBINASI

KONSUMSI :MENGGUNAKANANALISASEBELUMNYA

EPIDEMIOLOGI:DATA Z KUNJ,BOR,LOS,FREKPENY,STANDARYANG ADA

• ALOKASI DANA• DAFTAR KEBUTUHAN

• STOK AWAL / STOK SISA• PENERIMAAN DAN PENGELUARAN

• PERBEKALAN YG HILANG / RUSAK / KADALUARSA• PEMAKAIAN RATA2 TAHUNAN

• TREND KUNJUNGAN

15

• RIIL PENGGUNAAN BHP• HARGA TERAKHIR• ASUMSI KENAIKAN • % KENAIKAN PASIEN

• RIIL PORSI PASIEN• RIIL PORSI KARYAWAN• ASUMSI KENAIKAN • % KENAIKAN UNIT COST

• RIIL PORSI PASIEN• RIIL PORSI KARYAWAN• ASUMSI KENAIKAN • % KENAIKAN UNIT COST

• RIIL PENGGUNAAN GAS• HARGA PENAWARAN• % KENAIKAN PASIEN

• AS. BIAYA TERENCANA• AS BIAYA PEMELIHARAAN• ASUMSI % KENAIKAN • % KENAIKAN PASIEN

•RIIL PENGGUNAAN ATK• HARGA TERAKHIR

•MENYUSUN ANGGARAN•BESARAN KONTRIBUSI UNIT•SKALA PRIORITAS

16

JENIS ANGGARAN (PERENCANAAN 2009 DKI)

1. PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

2. PROGRAM PENINGKATAN PELAYANAN DAN CAKUPAN

3. PROGRAM PENINGKATAN SARANA, PRASARANA DAN

APPARATUR

JENIS ANGGARAN SEBELUM 2009 ::

1. ANGGARAN PEMBELIAN

2. ANGGARAN PERBAIKAN / PEMELIHARAAN

3. ANGGARAN PENYIMPANAN / PENYALURAN

4. ANGGARAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

17

SUMBER DATA : KPK

S P B I FUNGSI PERENCANAAN E R M & PENGANGGARAN N G

B U KA I N EG P FUNGSI PENERIMAAN I RI S DAN PENYIMPANAN FUNGSI PENGHAPUSANT JA R SAN AN S

T US A S P FUNGSI PEMELIHARAAN DAN T A I PENDISTRIBUSIAN A H

A

BAGIAN PEMBELIAN

BAGIAN KEUANGAN / ANGGARAN

PENGENDALIAN

PENGAWASAN

PROSEDUR

18

PENGADAAN BARANG/JASA• TUJUAN PENGADAAN :• MAMPU MENJAMIN TERSEDIANYA BARANG DALAM JUMLAH TEPAT

DAN BERKUALITAS PADA SAAT DIBUTUHKAN TUJUAN OPERASIONAL

• PROSES PENGADAAN & DISTRIBUSI BERLANGSUNG EFFISIEN EFFEKTIF DENGAN BIAYA MINIMAL TUJUAN KEUANGAN

• MENJAMIN BARANG TIDAK HILANG, TIDAK RUSAK DAN TIDAK DIGUNAKAN OLEH YANG TIDAK BERWENANG TUJUAN PENGAWASAN PENGENDALIAN

• PRINSIP DASAR

– Efisien– Efektif– Terbuka, Bersaing dan Transparan– Akuntabel– Adil/tidak diskriminatif

19

20

2. Pembentukan Panitia lelang

1. Perencanaan Pengadaan

3. Prakualifikasi Perusahaan

4.Penyusunan Dokumen Lelang

5. Pengumuman

Lelang

6.Pengambilan dokumen lelang

7.Harga perkiraan sendiri8.

Penjelasan (aanwijzing)

9.Penyerahan Penawaran Harga dan Pembukaan

Penawaran

10. Evaluasi Penawaran

11. Pengumuman

Harga Penawaran

12.Sanggahan Perserta

13.Pengumuman Pemenang

Lelang

14.Penandatangan Kontrak

15.Penyerahan Barang/Jasa

15 TAHAPAN PENGADAAN BARANG

DAN JASA PEMERINTAH

21

Pengadaan Barang dan Jasa

• Laporan Bank Dunia (Country Procurement Assesment Report) bahwa kebocoran dalam pengadaan barang/jasa pemerintah berkisar antara 10-50 persen.

• Kebocoran dana pengadaan barang/jasa pemerintah dapat mencapai 30-50% (Prof. Sumitro Djojohadikusumo).

SUMBER DATA : KPK

22

Aturan Ada, Kenapa Masih Bocor ?

SUMBER DATA : KPK

• Kurangnya komitmen dari pimpinan;• Transparansi dilakukan setengah hati;• Lemahnya penegakan hukum;• Rangkap jabatan: Penguasa merangkap Rekanan;• Tidak sebandingnya tanggungjawab dengan upah;• Kurang kompetennya pejabat pelaksana pengadaan;• Kurang ketatnya pengawasan;• Belum dikuasainya audit forensik oleh auditor

pengawas;• Belum ada mekanisme perlindungan saksi pelapor dan

korban (mechanism for whistle blower protection).

23

1. REKOR PARTISIPASI

2. RESPONS TERHADAP PERMINTAAN

3. KETEPATAN WAKTU PENGIRIMAN

4. KETAATAN / SURAT TEGURAN

5. KOMITMEN TERHADAP DOKUMEN

6. SISTEM PENGEPAKAN DAN LABELING

7. KEBIJAKAN EXPIRE DATE

8. PERKIRAAN KENAIKAN HARGA

9. BESARAN DISKON

24

• DI NEGARA MAJU : FUNGSI PENERIMAAN DAN PENYIM

PANAN DILAKUKAN SECARA SENTRALISASI

(MATERIAL DEPT) : ADA GUDANG PUSAT

• DI INDONESIA : DILAKUKAN / DIKORD UK TERKAIT :

1. FARMASI OLEH INST FARMASI

2. MAKANAN OLEH INST GIZI

3. BARANG TEHNIK OLEH IPSRS

4. ATK DAN ART OLEH UGA / SEKRT

• UNIT PERENC.• PAN PEMBELIAN• DESENTRALISASI

GUDANG

DESENTRALISASI

MAN LOG : ERNI

25

BARANG FARMASI SUKU CADANG TEHNIS MEDIS

BAHAN MAKANAN

ALAT TULIS KANTOR DAN ALAT RUMAH TANGGA CETAKAN : IDEM ATK DAN ART SUKU CADANG TEHNIS NON MEDIS

LINEN

MAN LOG : ERNI

GAS MEDIK

5 TEPAT :

TEMPAT

WAKTU

MUTU

JUMLAH

NILAI

26MAN LOG : ERNI

TUJUAN :

1. MENGHINDARI BARANG HABIS / STOCK OUT

2. MENGANTISIPASI KEBUTUHAA MENDADAK

3. MENGANTISIPASI GEJOLAK HARGA

MERUPAKAN KEGIATAN YANG DILAKUKAN AGAR :1 MENJAMIN TERSIMPANNYA BARANG DALAM JUMLAH

JENIS DAN MUTU SESUAI KEBUTUHAN 2 SISTEM PENYIMPANAN SESUAI MACAM, JENIS, SIFAT

SERTA KEMASAN3 SIAP PAKAI BILA DIBUTUHKAN

27MAN LOG : ERNI

SANGAT MENENTUKAN KELANCARAN PENDISTRIBUSIAN,SEHINGGA HARUS MEMPERHATIKAN :

•AKSESIBILITAS•BEBAS BANJIR•SIRKULASI UDARA•KAPASITAS•KEAMANAN•SISTEM KOMUNIKASI DAN INFORMASI

SISTEM PENYIMPANAN:•DENGAN KONSEP : FIFO / FEFO /FAST SLOW MOVING / UKURAN•ALUR KELUAR MASUK MENGGUNAKAN KARTU STOK•PELAPORAN TEPAT WAKTU

28

29

Documents

PP/ LOGISTIK / KSMS 5998 /ESF 03