PP08 03 (Tindakan Pembetulan Pencegahan & Penambahbaikan)

JABATAN KEHAKIMAN SYARIAH NEGERI PULAU PINANG

(JKSNPP)

MS ISO 9001: 2008

PP-JKSNPP-03

PROSEDUR PENGURUSAN

TINDAKAN PEMBETULAN PENCEGAHAN

& PENAMBAHBAIKAN

Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: Tandatangan: Tandatangan: ……………………………………. ………………………………………. Jawatan: Ketua Pendaftar Jawatan: Ketua Hakim Syarie Tarikh : 1 November 2009 Tarikh : 1 November 2009

KELUARAN: 1 TARIKH: 1 NOVEMBER 2009 HELAIAN: 1/17

TINDAKAN PEMBETULAN PP – JKSNPP – 03

PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN

KELUARAN : 1 TARIKH : 1 NOVEMBER 2009 HELAIAN: 2/17

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memastikan semua ketakakuran

disiasat dan tindakan yang sewajarnya diambil bagi

mengelak daripada berulang.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Jabatan Kehakiman Syariah

Negeri Pulau Pinang dan semua Mahkamah-Mahkamah

Syariah Negeri Pulau Pinang untuk mengambil tindakan

pembetulan pencegahan dan penambahbaikan bagi semua

ketakakuran dalam proses utama.

3. DEFINISI

BIL. ISTILAH PENGERTIAN

3.1 3.2

Tindakan Pembetulan

Tindakan Pencegahan

Tindakan yang diambil bagi menyiasat sebab-sebab perkhidmatan pengurusan sistem kualiti tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dan mengambil tindakan yang bersesuaian. Tindakan yang diambil bagi mencegah daripada berlaku dan/atau menegah masalah yang telah berlaku daripada berulang.

daripada rulang.To




BIL. ISTILAH PENGERTIAN

3.3 3.4

Penambahbaikan Ketidakakuran

Cadangan-cadangan untuk tambah baik. Tindakan yang tidak mematuhi norma dan prosedur yang telah ditetapkan di dalam piagam pelanggan dan spesifikasi kontrak.

4. SINGKATAN

BIL. SINGKATAN PENGERTIAN

4.1. WP Wakil Pengurusan

4.2 P Pendaftar

4.3 HMRS Hakim Mahkamah Rendah

Syariah

4.4 Pen.P (K) Penolong Pendaftar (Kanan)

4.5 PPT Penolong Pegawai Tadbir

4.6 Pem.T Pembantu Tadbir

4.7 JKSP Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan

4.8 PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab iaitu Penolong Pendaftar dan Penolong Pendaftar (Kanan)

4.9 PP Pasukan Petugas iaitu satu pasukan yang dilantik oleh Wakil Pengurusan untuk mengkaji dan menyiasat tentang tindakan pencegahan.




4.10 KMK Kumpulan Meningkat Mutu Kerja

4.11 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

5. RUJUKAN

5.1. MK-JKSNPP : MS ISO 9001-2008 : Seksyen 8.1 Am Pengukuran, Penganalisaan dan Penambahbaikan 5.2. MK-JKSNPP : MS ISO 9001-2008 : Seksyen 8.4.

Analisis Data 5.3 MK-JKSNPP : MS ISO 9001-2008 : Seksyen 8.5.1.

Penambahbaikan. 5.4. MK-JKSNPP : MS ISO 9001-2008 : Seksyen 8.5.2. Tindakan Pembetulan.

5.5 MK-JKSNPP : MS ISO 9001-2008 : Seksyen 8.5.3. Tindakan Pencegahan.




6. TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

Mahkamah/Bahagian/Anggota

A) TINDAKAN PEMBETULAN

1. Kenalpasti aspek-aspek ketak-akuran yang berlaku untuk tindakan pembetulan supaya tidak berulang berasaskan kepada faktor seperti berikut :- a. Ketakakuran atau perkhidmatan

yang tidak memenuhi keperluan; b. Aduan pelanggan; c. Output yang perlu dibuat

semula atau dibaiki; dan d. Laporan-Laporan audit yang

mengesyorkan perubahan.

HMRS/P/Pen.P

2. Rekodkan aspek-aspek tersebut menggunakan Borang Permohonan Tindakan Pembetulan (Rujuk Lampiran 1).

3. Jalankan siasatan bagi

mengenalpasti sebab-sebab ketakakuran berkenaan berlaku dan cadangkan tindakan pembetulan yang sesuai dan rekodkan dalam Borang Permohonan Tindakan

Pembetulan. 4. Majukan Borang Permohonan

Tindakan Pembetulan yang mengandungi hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan kepada WP untuk persetujuan





WP

5. Teliti hasil siasatan dan cadangan tindakan pembetulan dan minta PYB melaksanakan tindakan pembetulan tersebut.

HMRS/P/Pen.P/PYB 6. Melaksanakan dan mengesan

keberkesanan tindakan pembetulan

7. Laksanakan tindakan pembetulan mengikut tempoh yang dipersetujui

dengan WP.

8. Mengesan bagi memastikan ketakakuran tidak lagi berulang setelah tindakan pembetulan dilaksanakan mengikut tempoh yang sesuai.

PPT

9. Laporkan mengenai keberkesanan tindakan pembetulan dan kemukakan satu salinan borang kepada kepada WP untuk dimaklumkan dalam MKSP.

10. Failkan semua rekod yang

berkaitan.





B) TINDAKAN PENCEGAHAN

HMRS/P/Pen. P 1. Kenalpasti ketakakuran yang mungkin berlaku untuk tindakan pencegahan berdasarkan sumber-sumber berikut:-

a) Aduan pelanggan; b) Laporan Audit Dalaman; c) Isu-isu yang dibangkitkan

dalam mesyuarat; dan d) Rekod ketakakuran yang

berulang

2. Analisa dan sediakan laporan yang mengadungi aspek-aspek masalh seperti berikut:-

WP

a) Berlaku berulang-ulang; b) Akan menjadi masalah sekira-

nya tidak diambil tindakan pencegahan dengan segera;dan

c) Penyelesaiannya memerlukan jangkamasa panjang.

3. Serahkan laporan kepada WP.

4. Bentangkan dalam MKSP





5. Bincangkan laporan dan cadangkan tindakan pencegahan yang sesuai. Jika perlu siasatan lebih mendalam, tubuhkan Pasukan Petugas bagi mengkaji masalah dengan lebih lanjut.

PP 6. Mengkaji dan menyiasat masalah dengan mengambil tindakan-tindakan berikut :-

6.1. Menyiasat punca masalah dan dapatkan data-data bagi menyokong penemuan. Di mana sesuai, gunakan Teknik-Teknik Statistik.

6.2. Sediakan laporan kajian yang

mengandungi penemuan dan cadangan penyelesaian masalah.

6.3. Kemukakan laporan kepada

WP untuk pertimbangan.

WP 7. Teliti laporan dan pertimbangkan

cadangan, jika tidak setuju, bincangkan pindaan dengan pasukan petugas.





MKSP 8. Bincangkan dengan bahagian

Mahkamah-Mahkamah yang terlibat dengan cadangan penyelesaian (tindakan pencegahan) yang diputuskan oleh MKSP mengenai pelaksanaan dan tempohnya.

9. Melaksana dan mengesan keberkesanan tindakan pencegahan iaitu;

HMRS/P/Pen.P

P/Pen.P/PPT

PPT

9.1 Laksanakan tindakan pencegahan mengikut tempoh yang dipersetujui dengan WP; 9.2 Mengesan masalah yang masihberulang, setelah tindakan pencegahan dilaksanakan mengikut tempoh yang sesuai; dan

9.3 Sediakan laporan dan Kemukakan laporan kepada

WP untuk dimaklumkan pada MKSP.

10. Failkan semua rekod yang berkaitan.





C. TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN

WP/P/Pen. P

1. Kumpulkan maklumat untuk tindakan penambahbaikan melalui sumber berikut: a. Aduan dan maklumbalas

pelanggan; b. Laporan Audit Dalaman; c. Isu-isu yang dibangkitkan

dalam Mesyaurat Kajian Semula Pengurusan;

d. Cadangan daripada anggota e. Penandaarasan; f. Tindakan pembetulan dan

pencegahan; dan g. Pencapaian dasar dan objektif

kualiti;

KHS PP

2. Mengenalpasti bidang penambah-baikan yang perlu dilaksanakan dan mendapatkan persetujuan KHS.

3. Mengarahkan pembentukan PP untuk melaksanakan projek penambahbaikan.

4. Membuat perancangan bagi

melaksanakan program penambahbaikan melalui:-

a) Projek penambahbaikan; b) KMK; c) Program Inovasi; dan d) Penandaarasan.





5. Sediakan dokumentasi program penambahbaikan.

6. Kemukakan dokumentasi program

penambahbaikan kepada WP untuk pertimbangan.

WP

7. Bentangkan cadangan dokumentasi program penambaikan kepada MKSP.

MKSP 8. Bincangkan cadangan penambah-

baikan dan buat keputusan atas cadangan tersebut. Jika tidak bersetuju minta pasukan petugas membuat kajian semula. Jika bersetuju minta WP pastikan pelaksanaannya.

KP/P/Pen.P

9. Bincangkan dengan Bahagian/ Mahkamah terlibat berkenaan dengan tindakan penambahbaikan yang diputuskan oleh MKSP mengenai pelaksanannya dan tempohnya.

10. Melaksanakan dan mengesan

tindakan penambahbaikan :- 10.1. Laksana program penambah-

baikan mengikut tempoh yang dipersetujui dengan WP;





10.2 Laksana program penambah-

baikan mengikut tempoh yang dipersetujui dengan WP;

10.3 Mengawasi pelaksanaan

program penambahbaikan yang telah dilaksanakan bagi memastikan keberkesanannya; dan

10.4 Menyediakan laporan

dan kemukakan laporan kepada WP untuk dilaporkan dalam MKSP.

11.Failkan semua rekod yang berkaitan.




7. CARTA ALIRAN

A. TINDAKAN PEMBETULAN Kenalpasti ketakakuran

Rekodkan dalam Borang

Laporan Ketidakakuran

Jalan siasatan

Cadangan tindakan pembetulan dalam

Borang Laporan Ketidakakuran

Majukan Borang Laporan Ketidakakuran

kepada WP

WP teliti Borang Laporan Ketidakakuran

Pindaan Tidak Bersetuju?

Ya

PYB laksanakan tindakan pembetulan

Laporkan keberkesanan dalam Borang

Laporan Ketidakakuran

Kemukakan 1 salinan Borang Laporan

Ketidakakuran kepada WP

WP bentang dalam MKSP

Failkan




B. TINDAKAN PENCEGAHAN Kenalpasti ketakakuran

Analisa maklumat-maklumat

Sediakan laporan awal

Bentangkan laporan awal dalam MKSP

Tubuhkan PP

Buat Kajian Semula

Jalankan siasatan & teguran

Kemukakan laporan kepada WP

Tidak Bersetuju?

Ya

Buat pindaan

Bentang laporan dalam MKSP

Tidak Bersetuju?

Ya

Laksanakan tindakan pencegahan

Laporkan keberkesanan tindakan pencegahan

kepada WP

Failkan laporan




C. TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN

Kumpulkan maklumat

Kenalpasti penambahbaikan

Bentuk pasukan petugas

Buat perancangan

Sediakan dokumentasi

Buat

Pindaan

Kemukakan dokumentasi program kepada

WP

Bentangkan cadangan dokumentasi kepada

MKSP

Tidak Bersetuju?

Ya

Laksanakan program penambahbaikan

Laporkan keberkesanan program

penambahbaikan

Failkan laporan




8. REKOD

BIL. TAJUK LOKASI TEMPOH SIMPAN

1. Laporan Audit

Kualiti Dalaman

Di Pejabat WP 5 tahun

2. Minit Mesyuarat

JKSP

Di Pejabat WP 5 tahun

3.

Laporan Tindakan

Pencegahan

Di Pejabat WP

5 tahun

9. LAMPIRAN

9.1. Borang Permononan Tindakan Pembetulan.

-Lampiran 1




Lampiran 1

BK-JKSNPP-PP3-1

BORANG PERMOHONAN TINDAKAN PEMBETULAN

A. BUTIR-BUTIR KETAKAKURAN

Sumber Aduan/ Maklumbalas Pelanggan Proses

Audit Kualiti Dalaman Lain-lain ( Nyatakan ) Huraian Ketakakuran :……………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………

Nama :……………………………………………..

Tandatangan : ………………………………….. Tarikh :…………………….…

B. SIASATAN : Sebab-sebab ketakakuran:…………………………………………………….…………….

………………………………………………………………………………………………………

C . TINDAKAN PEMBETULAN : ………………………………………………………………………………………………......... Nama : ………………………………………………… Diluluskan oleh : Tandatangan : ………………………………………. …………..…………………………. Tarikh :………………………… Tarikh :……………………….…..

D. ULASAN DAN PENGESANAN KE ATAS TINDAKAN PEMBETULAN

……………………………………………………………………………………………………. Nama : …………………………………………………………….. Tandatangan :…………………………. Tarikh : ………………

Documents

PP08 03 (Tindakan Pembetulan Pencegahan & Penambahbaikan)