198

ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

  • Upload
    others

  • View
    13

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun
Page 2: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

TATACARA PENGURUSAN

PERAKAUNAN KUMPULAN

WANG SEKOLAH

BAHAGIAN AKAUN,

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

2012

_____________________________________________________________________________________

HAK CETAK TERPELIHARA

Page 3: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan2013 yang perlu dilakukan bagi menghasilkan

salah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangancekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan Sehubungan itu, bagi merealisasikan pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakankewangan yang cekap di peringkat sekolah pelbagai jenis peruntukan dan bantuan Tatacara Pengurusan Perakaunan diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kaudit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturanSemoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah buku panduan ini dengan sebaik mungkin berkesan di peringkat sekolah. Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah berjaya menerbitkan edisi yang tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan secara berterusan. Sekian, terima kasih. Dato' Dr. Rosli bin Mohamed Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia

Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan

Salam 1 Malaysia.

engetua/Guru Besar selaku Pengurus sahaja dikehendaki mahir dalam bidang tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan,

khususnya pengurusan kewangan sekolah.

Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM)2013 – 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang

alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewanganbagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.

Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM, sekolah perlu memastikan segala spendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum.kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerim

antuan daripada Kerajaan.

Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan kewangan yang berkuatkuasa.

semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang

Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah

rjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan

Kementerian Pelajaran Malaysia

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan

engurus Sekolah bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan

mahir dalam bidang pengurusan,

Malaysia (PPPM), menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan

perubahan yang mana alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang

, sekolah perlu memastikan segala sumber pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala

secara efisyen dan optimum. Pengurusan kerana pihak sekolah menerima

Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka

ewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran peraturan kewangan yang berkuatkuasa.

dapat menggunakan agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang

Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah

kemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan

Page 4: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah

Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan

di institusi pendidikan Negara. Pengetua/G

perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap

Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.

Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan

panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan

kewangan di sekolah. Penerbitan

peraturan-peraturan kewangan

disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaita

aset, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.

Justeru itu, saya berharap buku ini dapa

peringkat sekolah untuk menguruskan

meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang

Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat me

menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil

audit bersih atau tanpa teguran audit.

Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada

Tatacara Pengurusan Perakaunan Sekolah

menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun

tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja

Bahagian Akaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku

ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.

Sekian, terima kasih. Wassalam

Hj. Senin Bin Yusof Ketua Akauntan Kementerian Pelajaran Malaysia

Bismillahirrahmanirrahim

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan

Salam Sejahtera,

lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi

dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya

Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha

menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah Tahun 2012.

yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam

pendidikan Negara. Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah

memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang

digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.

Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah

rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan

Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan

peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa. Pentadbir Sekolah adalah juga

disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitan dengan kewangan, perolehan,

set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.

Justeru itu, saya berharap buku ini dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan

peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping

akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang

Moga dengan usaha ini akan dapat membantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk

menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil

audit bersih atau tanpa teguran audit.

Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa Penerbitan Buku

cara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah

menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun

Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja

aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku

ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.

Wassalam.

Kementerian Pelajaran Malaysia

abarakatuh dan

lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana

dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya,

Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha

menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan

dalam tadbir urus

pentadbir di peringkat Sekolah

sumber yang disediakan oleh

digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.

ini adalah sebagai garis

rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan

Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan

. Pentadbir Sekolah adalah juga

n dengan kewangan, perolehan,

set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.

pegawai perakaunan

kewangan dengan berkesan di samping

akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang

mbantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk

menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil

watankuasa Penerbitan Buku

tahun 2012 ini serta individu yang telah

menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun

Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja

aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku

Page 5: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

KANDUNGAN

i

BAB TAJUK MUKASURAT

1 PENGENALAN

1.1 Pendahuluan 1

1.2 Tujuan 2

1.3 Penggunaan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

2

1.4 Kesimpulan 3

2 AKAUNTABILITI

2.1 Pendahuluan 4

2.2 Penurunan Kuasa 4

2.3 Serahan Tugas 5

2.4 Penyata Kewangan Sekolah 6

2.5 Melantik Juruaudit Dalam 6

2.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 7

2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 8

2.8 Penyediaan Rekod/Dokumen Kewangan Untuk

Pengauditan

9

2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 9

2.10 Kehilangan dan Hapuskira 9

2.11 Surcaj dan Penalti 10

Lampiran 11 - 12

3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.1 Pendahuluan 13

3.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 13

3.3 Kumpulan Wang Kerajaan 13

3.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 14

3.5 Kumpulan Wang Asrama 16

PERAKAUNAN

4 TERIMAAN

4.1 Pendahuluan 17

4.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan 17

4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan 19

4.4 Kutipan Melalui Bank 22

Lampiran 27 - 40

Carta Aliran 41 - 43

Page 6: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

KANDUNGAN

ii

BAB TAJUK MUKASURAT

5 PEMBAYARAN

5.1 Pendahuluan 44

5.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 44

5.3 Daftar Bil 45

5.4 Baucar Bayaran 46

5.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 46

5.6 Pulangan Balik Kutipan 48

5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi

Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan

49

5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 49

5.9 Pengeluaran Cek 50

5.10 Kuasa Menandatangan Cek 51

5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 52

5.12 Penggantian Cek Hilang 53

5.13 Stok Buku Cek 53

5.14 Caj Bank 54

Lampiran 56 - 63

Carta Aliran 64

6 BUKU TUNAI

6.1 Pendahuluan 65

6.2 Jenis Buku Tunai 65

6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66

6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67

6.5 Akaun Subsidiari 69

6.6 Akaun Bank 69

6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank 70

6.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang

Tamat Operasi

73

Lampiran 75-86

7 PANJAR WANG RUNCIT

7.1 Pendahuluan 87

7.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 87

7.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 88

7.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit 88

7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit 88

7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR 88

Page 7: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

KANDUNGAN

iii

BAB TAJUK MUKASURAT

7.4.3 Pembayaran PWR 89

7.4.4 Rekupmen 90

7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada

Akhir Tahun

90

7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit 91

Lampiran 92 - 102

Carta Aliran 103

8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN

8.1 Pendahuluan 104

8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan

Penyata Kewangan Tahunan Sekolah

104

8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 105

8.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 105

8.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 105

8.6 Kunci Kira-kira 106

8.7 Nota Kepada Akaun 108

8.8 Penyata Lain 109

8.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 109

Lampiran 110 -112

9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB)

9.1 Pendahuluan 113

9.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun

Belum Bayar (ABB)

113

9.3 Daftar ABB 113

9.4 Kelulusan Ketua PTJ 114

9.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 114

9.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 114

9.7 Permohonan Pelarasan ABB 115

9.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB 115

Lampiran 117 - 118

10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

10.1 Pendahuluan 119

10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun

Belum Terima (ABT)

119

10.3 Daftar ABT 119

10.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT 119

10.5 Tindakan Untuk Hapuskira 120

Page 8: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

KANDUNGAN

iv

BAB TAJUK MUKASURAT

10.6 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi 120

Lampiran 121 - 123

PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR

11 PEROLEHAN

11.1 Pendahuluan 124

11.2 Jenis-jenis Perolehan 124

11.3 Kaedah Perolehan 125

11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 125

11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel 126

11.3.3 Pembelian Terus 127

11.3.4 Sebut Harga 128

11.4 Tatacara Perolehan 130

11.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 131

11.5.1 Pembelian Terus 131

11.5.2 Sebut Harga 134

11.5.3 Tender 146

11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 146

11.7 Permohonan Perolehan ICT 147

11.8 Perolehan Harta Modal 147

Lampiran 148 - 158

Carta Aliran 159 - 165

12 PENGURUSAN ASET ALIH

12.1 Pendahuluan 166

12.2 Definisi

• Aset

• Aset Alih

166

12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 166

12.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan 167

13 PENGURUSAN STOR

13.1 Pendahuluan 168

13.2 Definisi

• Stor

• Stok

• Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis)

• Pengurusan Kawalan Stok

168

13.3 Kategori Stor Sekolah 169

Page 9: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

KANDUNGAN

v

BAB TAJUK MUKASURAT

13.4 Pelaksanaan Pengurusan Stor 169

PENGURUSAN AM

14 BANTUAN PERSEKOLAHAN 170

15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

15.1 Pendahuluan 172

15.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia

Sekolah

172

15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan

Multimedia Sekolah

173

16 PINDAH PERUNTUKAN

16.1 Pendahuluan 174

16.2 Bidang Kuasa 175

16.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 175

16.4 Tatacara Pindah Peruntukan 176

16.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan 177

Lampiran 180 - 183

17 TAKRIFAN 184 - 186

Page 10: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 1 PENGENALAN

1

1.1 PENDAHULUAN

1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana

pengurusan aset dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang

terdapat dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan

Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)

2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturan-

peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.

1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki

menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan

dengan sempurna.

1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:

(a) menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun

berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip

perakaunan yang diterima umum;

(b) mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada

Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang kemudiannya

dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari

31 Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki

mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1)

bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun

berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk

membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan

tahunan tersebut jika didapati perlu; dan

(c) memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak

lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan.

Peraturan 6, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996

SPK Bil 4/88

AP 306

Seksyen 130(m), Akta Pendidikan 1996

Page 11: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 1 PENGENALAN

2

1.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk

memastikan:

(a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada

Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya;

dan

(b) Sekolah mengambil apa-apa tindakan, jika keadaan

memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang

berhubungan dengan sekolah tersebut.

1.2 TUJUAN

1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan

mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah

dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan

Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat –

Tahun 2005, berdasarkan:

(a) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia,

Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian Pelajaran

Malaysia sehingga November 2011; dan

(b) maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara

Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

Edisi Keempat – Tahun 2005.

1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN

PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di

dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang

Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan

surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

Peraturan 7, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996

Peraturan 12, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996

Page 12: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 1 PENGENALAN

3

1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013.

1.4 KESIMPULAN

1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah

bagi mempertingkatkan akauntabiliti dan kecekapan dalam

menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

Page 13: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 2 AKAUNTABILITI

4

2.1 PENDAHULUAN

Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang

ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya.

Ia merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai

tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan

tersebut.

Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu

yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui

perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak

yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang

berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan.

Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu:

(a) mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan,

Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan

Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahan-

arahan dari KPM; dan

(b) mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem

kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan.

2.2 PENURUNAN KUASA

2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa

Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai

Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk

menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang

menjadi tanggungjawab kepadanya.

Page 14: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 2 AKAUNTABILITI

5

2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas

Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada

pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan

sekolah (Lampiran 2-1).

2.2.3 Sumber rujukan kuasa:

(a) AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang

(b) AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi

(c) AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar

(d) AP 119 : Kuasa Menandatangan Cek (AK 52)

(e) AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain.

Contoh:

- Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen

kewangan

- menyelenggara Panjar Wang Runcit

2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah

(a) Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa

kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa

ketiadaannya.

(b) Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan

menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi

tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk

memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat

perwakilan kuasa.

2.3 SERAHAN TUGAS

2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan

Page 15: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 2 AKAUNTABILITI

6

kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota

Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan

Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2.

TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

2.4 PENYATA KEWANGAN SEKOLAH

2.4.1 Penyediaan Penyata Kewangan

Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan

Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut

prinsip perakaunan yang diterima umum; dan

Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan

Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan

penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah

Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata

Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada

Ketua PTJ.

2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM

2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang

tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan

perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud

kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan

sekolah.

2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan

Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002

Pekeliling SPK Bil 4/1988

Page 16: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 2 AKAUNTABILITI

7

2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut:

(a) menyemak rekod kewangan;

(b) memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan

(c) menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan

kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat

JPKA.

2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH

2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

(JPKA)

(a) Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:-

Pengerusi : Pengurus Sekolah

Setiausaha : KPT/PT yang mentadbir kewangan

Ahli : Semua Guru Penolong Kanan

Ketua Bidang/Ketua Panitia

Juruaudit Dalam

Pegawai-pegawai lain yang sesuai

(b) Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus

Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan

kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati

kehendak Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan

Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang

berkuat kuasa.

(c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet,

perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset

dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan

SPK Bil. 6/2009

PP 10/2008

Page 17: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 2 AKAUNTABILITI

8

dan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu

meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan

Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang

mengurus hal-hal pengurusan kewangan.

(d) Kekerapan mesyuarat

Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-

kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku

tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu

jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan

perakaunan dengan lebih berkesan.

2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk

Bab 12)

2.6.3 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11)

2.7 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT

2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut

secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam

penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang

berharga.

2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam

enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku

Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:-

(a) tarikh dan masa pemeriksaan;

(b) nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan

setem;

PP 10/2008 & SPK6/2009

AP 309

Page 18: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 2 AKAUNTABILITI

9

(c) amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya;

(d) perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk buku

resit dan cek yang belum digunakan;

(e) hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/

SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan;

dan

(f) tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN

Pengurus Sekolah bertanggungjawab:

(a) menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan

kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri;

(b) memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan

(c) membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau

pemeriksaan.

2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT

Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau

pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau

pertanyaan audit.

2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah

hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang

digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan.

AP 306

Page 19: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 2 AKAUNTABILITI

10

2.11 SURCAJ DAN PENALTI

2.11.1Surcaj

Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-

(a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan

ke atasnya;

(b) telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang

tidak disahkan dengan sempurna;

(c) telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang

awam atau harta benda kerajaan;

(d) Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna

dan teratur; atau

(e) Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa-

apa kelewatan dalam pembayaran wang awam.

2.11.2 Penalti

Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun

Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996

adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila

disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia

(RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3)

bulan atau kedua-duanya.

Seksyen 18 AAK 1957

Akta Pendidikan 1996 Peraturan-peraturan (Akaun dan Audit) 2002

Page 20: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Lampiran 2-1

SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN

Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK …………………………………….

dengan ini memberi kebenaran kepada …………………………………………………

no. Kad Pengenalan ………………………. Jawatan …………………………………...

untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut:

1. Menerima wang awam

2. Menandatangan Resit Rasmi Pejabat

3. Menyelenggara Buku Tunai

4. Menyelenggara Panjar Wang Runcit

5. Menandatangan Pesanan Sekolah

6. Memperaku Baucar Bayaran

7. Memasukkan wang ke bank

8. Menyelenggara rekod-rekod kewangan yang lain.

Kebenaran ini berkuatkuasa mulai tarikh surat ini sehingga dibatalkan.

Dengan ini surat kebenaran ………………………………………(no.rujukan)

bertarikh…………… adalah terbatal.

…………………………………..

t.t Pengetua/ Guru Besar Tarikh:………………

Saya ……………………………. No. Kad Pengenalan ………………………….

dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di

atas.

……………………………

Tandatangan Tarikh:………………………..

Page 21: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Lampiran 2-2

BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN Nama Pegawai Bertukar : Jawatan : Nama Pegawai Terima Tugas : Jawatan :

Perihal, Siri dan

No. Borang

Nombor Siri Borang yang digunakan

sehingga tarikh

Nombor Siri

Borang Belum Guna

Catatan

Resit Rasmi Pejabat No. Siri:

Mula Akhir Mula Akhir

Borang Pesanan Sekolah No. Siri :

Cek KWK No. Siri : Cek KWS No. Siri : Cek KWA No. Siri :

Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul. ..............(t.t Penyerah)....................... ..............(t.t Penerima)...................... Nama : Nama : Tarikh : Tarikh :

Page 22: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

13

3.1 PENDAHULUAN

Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang

dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan

diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan.

3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:-

(a) Kumpulan Wang Kerajaan (KWK);

(b) Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan

(c) Kumpulan Wang Asrama (KWA).

3.2.2 Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun

bank dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut. Walau

bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150

orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu

akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah.

3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik

yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik

utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan

Wang Sekolah.

3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN

3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan

dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada

lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut

maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama.

Page 23: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

14

3.3.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah:

(a) Bantuan Persekolahan daripada KPM

(b) Bantuan Biasiswa ;

(c) Faedah bank; dan

(d) Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran

Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan.

3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk

kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke

semasa.

3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam)

3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan

bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/

pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta

dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan

dengan asrama.

3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah:

(a) Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu bapa/penjaga yang

telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaran-

bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan

1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan Surat-Surat Siaran

berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa

kecuali yuran PIBG.

(b) Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah;

(c) Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah;

(d) Sumbangan daripada orang awam;

(e) Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan

sekolah;

(f) Deposit diterima;

SPI 11/2011

Page 24: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

15

(g) Faedah bank; dan

(h) Terimaan-terimaan lain yang berkaitan.

3.4.3 Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut:

(a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan

Apabila pihak sekolah membuat kutipan daripada

murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti:

(i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan

Kerajaan (SABK);

(ii) Penerbitan Majalah Sekolah; dan

(iii) Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar.

(b) Wang Yang Dikutip Secara Am

Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada

kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan

harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai

merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan.

Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh

pihak sekolah untuk:

(i) Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid;

(ii) Perbelanjaan membawa murid mendapatkan rawatan

kecemasan;

(iii) Perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung

kepada murid.

(c) Kegunaan Lain Wang SUWA

Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan

mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang

perolehan dibuat.

Page 25: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

16

3.5 KUMPULAN WANG ASRAMA

3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan

dan bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan

awam termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi

bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud

setiap terimaan.

3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah:

(a) Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang

Tahun untuk asrama (LPBT Asrama);

(b) Bantuan Makanan Asrama (BMA);

(c) Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA);

(d) Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi Kerajaan/Badan

Berkanun

(g) Faedah bank; dan

(h) Pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang

diluluskan oleh Pendaftar dan bayaran-bayaran yang

dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996,

Peraturan-Peraturan Pendidikan dan surat-surat siaran

berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa.

3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama

Pusat), sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus

serta mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan

KWA. Ketua Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran

makanan asrama dan pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan

asrama yang dibenarkan mengikut peraturan-peraturan sedia ada.

Page 26: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 4 TERIMAAN

17

4.1 PENDAHULUAN

Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan

dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan

dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan

betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi

mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin

berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan

penyelewengan.

4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN

4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi

memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah

adalah seperti berikut:

(a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh

Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan.

(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1.

(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A.

(b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/

penyelia asrama kepada murid.

(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2.

(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A.

4.2.2 Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi

setiap kumpulan wang.

4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada

Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB).

Page 27: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 4 TERIMAAN

18

4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh

guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid. Pengurus

Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta jumlahnya

direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku tersebut.

4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam

Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di

Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan

bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus

Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah

seperti di Lampiran 4-3A.

4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar

Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk

terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar.

Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya

direkodkan di dalam Buku Tunai.

4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah

hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut

untuk direkod dalam Buku Tunai.

4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan

hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.

4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki

jika:

Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan

(termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi

RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan

oleh Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke

dalam bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah

dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Walau bagaimanapun,

Page 28: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 4 TERIMAAN

19

tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam

tempoh seminggu selepas diterima.

4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan

hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang

akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada

sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga.

4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan

wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun

bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun

sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank

adalah betul sebelum pungutan dibankkan.

4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank

hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan

ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis

kumpulan wang.

4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit

Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya

hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah

dan difailkan dengan sempurna.

4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara

bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi

pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai

kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang

Awam seperti di Lampiran 4-5.

Page 29: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 4 TERIMAAN

20

4.3.3 Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran

bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah

hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.

4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank,

pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut:

(a) membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai dengan

catatan ‘kontra-cek tak laku’.

(b) hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku seperti di

Lampiran 4-6.

(c) segera mendapatkan balik pungutan tersebut.

(d) apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan hendaklah

dipatuhi semula.

4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh

dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima

wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua

muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain.

4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditulis dan

ditandatangan oleh pegawai yang sama.

4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan

semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru

dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-

sama salinannya untuk tujuan pengauditan.

4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh

pegawai yang menandatangan resit.

Page 30: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 4 TERIMAAN

21

4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak

bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan betul.

Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang

helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan

perakuan berikut:-

“Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi .............

helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor

.................. hingga nombor ...........................”

Tandatangan Pemungut ……………....

Nama Penuh Pemungut……………….

Tarikh : ………

4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit

seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang

diterima dan dikeluarkan.

4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi

kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah

ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit

hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan

susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar

Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A.

4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan

kedudukan helaian resit.

4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga

akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian

Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya

dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok

Buku Resit.

Page 31: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 4 TERIMAAN

22

4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat

(RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam

Daftar Stok Buku Resit.

4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke

bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi

sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500

atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah

disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung

berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang

menjaga.

4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih

dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah.

4.4 KUTIPAN MELALUI BANK

4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke

akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut:

(a) Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank untuk

memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank mengenai

format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8;

(b) Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan memenuhi

keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu dimasukkan

dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu:

(i) Dicetak terus atas borang.

• No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf K

(KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama).

• Nama dan alamat sekolah.

• Nombor Akaun Bank.

• Tujuan bayaran (Jenis kutipan)

Page 32: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 4 TERIMAAN

23

(ii) Diisi oleh murid.

• Nama.

• Nombor Kad Pengenalan.

• Tingkatan.

• Amaun.

(c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM

dengan mengemukakan:

(i) Persetujuan bertulis dari bank.

- persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut:

‘Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima

pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank

selain daripada yang telah dipersetujui’.

(ii) Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui.

(d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk

tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar

Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar

Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah

seperti di Lampiran 4-9A.

(e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan

(berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid.

(f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa

sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa.

(g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar

Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan

diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti

kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat

dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank.

Page 33: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 4 TERIMAAN

24

4.4.2 Tatacara Kutipan Melalui Bank

(a) Guru Kelas/Warden/Penyelia Asrama hendaklah mengeluarkan

Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima salinan Slip Bayar

Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dicatat

pada ruang ‘Tunai/Cek’ di resit. Nombor resit tersebut hendaklah

direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar Penghuni Asrama

berpandukan nombor siri dan tarikh Slip Bayar Masuk Bank

diterima.

(b) Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan bersama

Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan dikemukakan

kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau selewat-

lewatnya hari kerja berikutnya.

(c) Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat kepada

guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima kutipan

sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh penerimaan

Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat.

(d) Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama Resit

Rasmi Pejabat dikeluarkan.

(e) Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai adalah

berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank.

(f) Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran dibuat,

pihak sekolah hendaklah:

(i) Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di dalam

Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan

(ii) Membuat catatan kehilangan pada rekod slip yang hilang

di Daftar Slip Bayar Masuk Bank.

Page 34: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 4 TERIMAAN

25

4.4.3 Deposit Diterima

(a) Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai

Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah lajur

Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari.

(b) Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah kepada

pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari daripada

tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa potongan

bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam perjanjian.

Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi tujuan

pemulangan deposit.

4.4.4 Sewaan

(a) Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai

Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan Kantin.

(b) Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan dalam buku

tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur Caj/Sewaan Lain-

lain.

(c) Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar Sewaan bagi

setiap jenis sewaan.

4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan

(a) Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/

Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada pihak

yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada

bank.

(b) Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di bawah

lajur yang telah ditetapkan.

Lampiran 14 Buku PPKS m/s 77 dan 78

Page 35: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 4 TERIMAAN

26

(c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan

di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah.

4.4.6 Faedah Bank

Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu

dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh

dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan

wang berkenaan.

Page 36: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Lampiran 4-1

RESIT RASMI PEJABAT

RP.01(Pin.09) A ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: ……………………………………………………….

TAHUN: ………………

Diterima daripada: …………………………………………………………………….

………………………………………………………………………

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1. Peruntukan PCG

2. Kutipan Murid

JUMLAH

Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………

…………………………………………………………...

*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan)

*No.: ……………………………..

Tarikh: ……………….. ……………………….

(Tandatangan dan Cop)

Pengetua / Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.

Page 37: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Lampiran 4-1A

RESIT RASMI PEJABAT

RP.01(Pin.09) A ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: ……………………………………………………….

TAHUN: ………………

Diterima daripada: …………………………………………………………………….

………………………………………………………………………

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1. Peruntukan PCG

2. Kutipan Murid

JUMLAH

Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………

…………………………………………………………...

*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan)

*No.: ……………………………..

Tarikh: ……………….. ……………………….

(Tandatangan dan Cop)

Pengetua / Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.

1 2

3

4 5

6

7

8

9

10 11

Panduan mengisi :

1. Nama Sekolah

2. Tahun kewangan

3. Nama pembayar

4. Perihal penerimaan

5. Amaun yang diterima

6. Jumlah amaun yang diterima

7. Jumlah terimaan dalam perkataan

8. Kaedah pembayaran

9. No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman wang/EFT

10. Tarikh terima wang

11. Tandatangan Pengurus Sekolah

Page 38: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Lampiran 4-2

RESIT RASMI MURID

RM.01(Pin.09) B

ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH: ……………………………………………………………

TAHUN: ………………………….

Diterima daripada: …………………………………………………………...

Kelas: ……………………………………………………………………...

Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama

(Potong yang tidak berkenaan)

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1 Kokurikulum

2 Kertas Ujian Dalaman

3 Sukan Tahunan Sekolah

4 Skim Perlindungan Diri

5 MSSM

6 Majalah Sekolah

7 Asrama : Makanan

Pendaftaran

Dobi

Lain-lain

8 Pelbagai

JUMLAH

Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………

. …………………………………………………………...

*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang

(Potong yang tidak berkenaan)

*No. : ……………………………..

Tarikh: ……………….. ……………………….

(Tandatangan dan Cop)

Pengetua/Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.

Page 39: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Lampiran 4-2A

RESIT RASMI MURID

RM.01(Pin.09) B

ASAL

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

SEKOLAH: ……………………………………………………………

TAHUN: ………………………….

Diterima daripada: …………………………………………………………...

Kelas: ……………………………………………………………………...

Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama

(Potong yang tidak berkenaan)

Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1 Kokurikulum

2 Kertas Ujian Dalaman

3 Sukan Tahunan Sekolah

4 Skim Perlindungan Diri

5 MSSM

6 Majalah Sekolah

7 Asrama : Makanan

Pendaftaran

Dobi

Lain-lain

8 Pelbagai

JUMLAH

Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………

. …………………………………………………………...

*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang

(Potong yang tidak berkenaan)

*No. : ……………………………..

Tarikh: ……………….. ………………………. (Tandatangan dan Cop)

Pengetua/Guru Besar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.

1

2

3

4

5 6

7

8

9

10

11

Panduan mengisi :

1. Nama Sekolah

2. Tahun kewangan

3. Nama pembayar

4. Kumpulan Wang yang dikenakan

5. Perihal penerimaan

6. Amaun yang diterima

7. Jumlah amaun yang diterima

8. Jumlah terimaan dalam perkataan

9. Kaedah pembayaran

10. No. Rujukan wang pos/bankdraf/kiriman wang

11. Tarikh terima wang

12. Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang diberi kuasa

12

Page 40: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

NA

MA

GU

RU

:T

ahu

n :

DA

RJA

H /

TIN

GK

AT

AN

:B

ilan

gan

Mu

rid

:

JUM

LA

H K

UT

IPA

N H

AR

IAN

JUM

LA

H K

UT

IPA

N T

ER

KU

MP

UL

JUM

LA

H S

EP

AT

UT

NY

A

Lam

pir

an

4-3

BO

RA

NG

KU

TIP

AN

DA

N S

ER

AH

AN

GU

RU

KE

PE

JA

BA

T

Tar

ikh

No

. S

iri

Res

it

Mu

rid

Bil

.Mu

rid

JEN

IS K

UT

IPA

NJu

mla

h B

ayar

anR

esit

Ras

mi

Pej

abat

Tu

nai

/Cek

Mel

alu

i

Ban

k

Jum

lah

Bes

arN

om

bo

rT

arik

h

JUM

LA

H S

EP

AT

UT

NY

A

JUM

LA

H B

EL

UM

TE

RIM

A

Isi

dal

am 2

sal

inan

set

iap k

ali

sera

han

dib

uat

(sa

tu s

alin

an d

isim

pan

ole

h g

uru

G

uru

/Peg

awai

yan

g m

enyer

ahkan

wan

g;

Peg

awai

yan

g m

ener

ima

wan

g

dan

sat

u s

alin

an d

isim

pan

ole

h p

ejab

at).

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

Tan

dat

angan

Guru

Tan

dat

angan

(Nam

a :

……

……

……

……

……

……

……

)(N

ama

: …

……

……

……

……

……

…)

Tar

ikh:

……

……

……

……

……

……

…T

arik

h:

……

……

……

……

……

……

Page 41: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

NA

MA

GU

RU

: P

uan

No

rlai

la b

t. A

liT

ahu

n :

20

05

Bil

angan

Mu

rid

:3

0

3.1

.2005

051-060

10

120

100

120

15

40

395

395

A 0

01

3.1

.2005

3.1

.2005

061-070

10

120

100

120

15

40

395

395

A 0

02

3.1

.20

05

JEN

IS K

UT

IPA

NJu

mla

h B

ayar

an

Jum

lah

Bes

arN

om

bo

r

Lam

pir

an

4-3

A

BO

RA

NG

KU

TIP

AN

DA

N S

ER

AH

AN

GU

RU

KE

PE

JA

BA

T

DA

RJA

H /

TIN

GK

AT

AN

:2

A

Tar

ikh

No

. S

iri

Res

it

Mu

rid

B

il.M

uri

dT

arik

h

Res

it R

asm

i P

ejab

at

Yu

ran

Kh

asK

erta

s U

jian

Maj

alah

Insu

ran

sM

SS

D/

MS

SM

Tu

nai

Mel

alu

i

Ban

k

1

28

67

5

4

3

Panduan m

engis

i bora

ng:

1. N

am

a G

uru

kela

s2. N

am

a d

arjah/t

ingkata

n

3. T

ahun k

ew

angan

4. Jum

lah m

urid d

ala

m k

ela

s5. T

arikh terim

aan t

unai ata

u S

lip B

ayar

Masuk B

ank

6. N

om

bor

siri re

sit m

urid (

dari -

hin

gga)

7. B

ilangan m

urid m

em

bayar

yura

n (

ruju

k r

esit)

8. A

maun m

engik

ut

analis

a p

eru

ntu

kan y

ang d

iterim

a

9. Jum

lah b

ayara

n m

ela

lui tu

nai dan m

ela

lui bank

10. Jum

lah k

utipan

harian y

ang d

iterim

a11. Jum

lah k

utipan

yang

tela

h d

iterim

a (

jika a

da)

ditam

bah jum

lah k

utipan h

arian

12. Jum

lah s

epatu

tnya d

iterim

a m

engik

ut

jum

lah m

urid d

ala

m k

ela

s13. Jum

lah b

elu

m t

erim

a14. T

andata

ngan d

an t

arikh G

uru

Kela

s y

ang m

enyera

hkan w

ang k

e p

aja

bat

15. T

andata

ngan d

an t

arikh p

egaw

ai yang d

iberi k

uasa m

enerim

a w

ang d

iperingkat

peja

bat

16. N

om

bor

resit p

eja

bat

dan t

arikh d

ikelu

ark

an r

esit.

91

6

JUM

LA

H K

UT

IPA

N H

AR

IAN

24

02

00

240

30

80

395

395

790

JUM

LA

H K

UT

IPA

N T

ER

KU

MP

UL

JUM

LA

H S

EP

AT

UT

NY

A3

60

30

0360

45

12

01185

JUM

LA

H B

EL

UM

TE

RIM

A1

20

10

01

20

15

40

395

Isi

dal

am 2

sal

inan

set

iap k

ali

sera

han

dib

uat

(sa

tu s

alin

an d

isim

pan

ole

h g

uru

G

uru

/Peg

awai

yan

g m

enyer

ahkan

wan

g;

Peg

awai

yan

g m

ener

ima

wan

g

dan

sat

u s

alin

an d

isim

pan

ole

h p

ejab

at).

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

Tan

dat

angan

Guru

Tan

dat

angan

(Nam

a :

……

……

……

……

……

……

…)

(Nam

a :

……

……

……

……

……

……

)T

arik

h:

……

……

……

……

……

……

…T

arik

h:

……

……

……

……

……

……

14

1314. T

andata

ngan d

an t

arikh G

uru

Kela

s y

ang m

enyera

hkan w

ang k

e p

aja

bat

15. T

andata

ngan d

an t

arikh p

egaw

ai yang d

iberi k

uasa m

enerim

a w

ang d

iperingkat

peja

bat

16. N

om

bor

resit p

eja

bat

dan t

arikh d

ikelu

ark

an r

esit.

121

0

15

11

Page 42: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

T.T

.

PE

NE

RIM

A

NO

. R

ES

IT

PE

JA

BA

TC

AT

AT

AN

Lam

pir

an

4-4

DA

FT

AR

PE

NE

RIM

AA

N W

AN

G M

EL

AL

UI P

OS

NO

.

RU

JU

KA

N

ME

L

NO

.

CE

K/W

AN

G

PO

S

TA

RIK

H

TE

RIM

AB

ILN

AM

A

PE

NG

IRIM

AM

AU

N

(RM

)P

ER

IHA

LN

AM

A D

AN

JA

WA

TA

N

PE

NE

RIM

A

Page 43: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SK ………………………………

dengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan

Resit Rasmi Murid kepada:

Nama : _________________________________________________________

Kad Pengenalan : _________________________________________________

Jawatan :________________________________

2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :-

i) _______________________________________________

ii) _______________________________________________

iii) _______________________________________________

3. Kebenaran ini diberi mulai ……………………… sehingga …………………….

atau kebenaran ini ditarik balik.

Lampiran 4-5

SURAT KEBENARAN

MENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT

(AP 69 dan AP 70(a)(iv))

atau kebenaran ini ditarik balik.

………………………………..

t.t PENGETUA / GURU BESAR

COP NAMA DAN JAWATAN

Saya……………………………………………..

yang telah diberi seperti di atas.

………..

TARIKH

Nota :

i. Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolah

ii. Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karbon

iii. Asal disimpan oleh penerima kuasa

iv. Pendua disimpan dalam fail sekolah

…………………………………………………….

TANDATANGAN

TARIKH

dengan ini menerima kebenaran

…………

Page 44: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

La

mp

ira

n 4

-6

Na

ma

Pe

ng

irim

No

. C

ek

Ta

rik

hA

ma

un

(R

M)

Se

ba

b C

ek

Ta

k L

ak

uC

ata

tan

DA

FT

AR

CE

K T

AK

LA

KU

Pe

rih

al C

ek

Ta

k L

ak

uT

ari

kh

Ce

k T

ak

La

ku

Dit

eri

ma

Da

ri B

an

k

Bil

Page 45: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

TE

RIM

AA

N

Ba

ki

(Na

ska

h)

Ca

tata

nT

ari

kh

Ju

mla

h

Na

ska

hK

ep

ad

a (

Na

ma

& J

aw

ata

n)

Ta

nd

a

tan

ga

n

Pe

ne

rim

a

KE

LU

AR

AN

No

mb

or

Sir

iN

om

bo

r S

iri

Ta

rikh

Ju

mla

h

Na

ska

hO

leh

(N

am

a &

Ja

wa

tan

)

Lam

pir

an

4-7

Da

riH

ing

ga

Da

riH

ing

ga

DA

FT

AR

ST

OK

BU

KU

RE

SIT

Page 46: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

3.01.10

10AB251001

AB251500Hj. Ahmad Karim (GB)

ahmad

10

4.01.10

1AB251001

AB251050Siti Azrina Daud (PT)

sad

9KWK

Tarikh

Jum

lah

Naskah

Ole

h (

Nam

a &

Jaw

ata

n)

La

mp

ira

n 4

-7A

Dari

Hin

gga

Dari

Hin

gga

DA

FT

AR

ST

OK

BU

KU

RE

SIT

TE

RIM

AA

N

Baki

(Naskah)

Cata

tan

Tarikh

Jum

lah

Naskah

Kepada (

Nam

a &

Jaw

ata

n)

Tanda

tangan

Penerim

a

KE

LU

AR

AN

Nom

bor

Siri

Nom

bor

Siri

12

34

56

78

91

01

1

Pa

nd

ua

n m

en

gis

i :

1.

T

ari

kh

te

rim

a s

tok

bu

ku

re

sit

2.

Ju

mla

h b

uk

u r

esi

t ya

ng

dit

eri

ma

3.

N

om

bo

r si

ri p

ert

am

a b

uk

u p

ert

am

a h

ing

ga

no

mb

or

siri

te

rak

hir

bu

ku

te

rak

hir

4.

N

am

a P

eg

aw

ai

Pe

mu

ng

ut

da

n j

aw

ata

n

5.

T

ari

kh

bu

ku

resi

t d

ike

lua

rka

n

6.

Ju

mla

h b

uk

u r

esi

t ya

ng

dik

elu

ark

an

7.

N

om

bo

r si

ri b

uk

u r

esi

t ya

ng

dik

elu

ark

an

8.

N

am

a P

eg

aw

ai

ya

ng

me

ng

en

da

lik

an

bu

ku

re

sit

da

n j

aw

ata

n

9.

T

an

da

tan

ga

n p

en

eri

ma

bu

ku

re

sit

10

. B

ak

i st

ok

bu

ku

re

sit

ya

ng

be

lum

dig

un

ak

an

10

. B

ak

i st

ok

bu

ku

re

sit

ya

ng

be

lum

dig

un

ak

an

Page 47: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Contoh Slip Bayar Masuk Bank

TUNAI

BUKAN TUNAI

NAMA PENERIMA: No. Akaun:

ALAMAT PENERIMA: Nama:

Tingkatan:

No. KP

Bank Pembayar No. Cek: Tempat: Amaun

Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun)

Lampiran 4-8

LogoSekolah

Nama & alamat Sekolah:.…………………………………………………………………………………………………...

LogoBank

Nama & alamat bank:……………………………………………...……………………………………………...

BORANG MASUKKIRA-KIRA SEMASA Tarikh: …………….

NO. SIRI: ……………………..

Sah apabila ada cetakan komputer

PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN NOTICE TO CUSTOMERS

Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of

ditandatangani oleh pegawai pegawai bank ini. an authorized officer.

Peringatan:1 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya.

2 Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank.

3 Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat.

4 Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.

Page 48: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

NA

MA

GU

RU

/WA

RD

EN

/PE

NY

EL

IA A

SR

AM

A : …

……

……

……

……

……

……

…..

KE

LA

S/B

LO

K/D

OR

M A

SR

AM

A : …

……

……

….

NO

. S

IRI S

LIP

AM

AU

NN

O. R

ES

ITT

AR

IKH

BIL

.N

AM

A M

UR

IDB

AY

AR

MA

SU

K(R

M)

RA

SM

I M

UR

IDR

ES

IT

BA

NK

Lam

pir

an

4-9

SE

RA

HA

N S

LIP

DA

FT

AR

SL

IP B

AY

AR

MA

SU

K B

AN

K (

UN

TU

K K

UT

IPA

N Y

UR

AN

ME

LA

LU

I B

AN

K S

AH

AJA

)

TE

RIM

AA

N S

LIP

CA

TA

TA

N

Page 49: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

NA

MA

GU

RU

/WA

RD

EN

/PE

NY

EL

IA A

SR

AM

A : …

……

……

……

……

……

……

…..

KE

LA

S/B

LO

K/D

OR

M A

SR

AM

A : …

……

……

….

NO

. S

IRI S

LIP

AM

AU

NN

O. R

ES

ITT

AR

IKH

BIL

.N

AM

A M

UR

IDB

AY

AR

MA

SU

K(R

M)

RA

SM

I M

UR

IDR

ES

IT

BA

NK

1.

Ainul Maisarah Binti Khairul Anuar

2110

200.00

AK 913413

16.01.2010

2.

Dania Aisyah Binti Iskandar

2111

600.00

AK 913410

16.01.2010

3.

Nurul Ain Binti M

ohd Amin

2112

200.00

AK 913411

16.01.2010

4.

Siti Fatim

ah Binti Ahmad

2113

200.00

AK 913412

16.01.2010

Lam

pir

an

4-9

A

SE

RA

HA

N S

LIP

DA

FT

AR

SL

IP B

AY

AR

MA

SU

K B

AN

K (

UN

TU

K K

UT

IPA

N Y

UR

AN

ME

LA

LU

I B

AN

K S

AH

AJA

)

TE

RIM

AA

N S

LIP

CA

TA

TA

N

Hjh. Ram

lah bt Ismail

Asram

a Kenanga

1

2

34

56

78

Pa

nd

ua

n m

en

gis

i :

1.

N

am

a P

eg

aw

ai

ya

ng

dib

eri

ku

asa

me

mb

ua

tk

uti

pa

n

9

Pa

nd

ua

n m

en

gis

i :

1.

N

am

a P

eg

aw

ai

ya

ng

dib

eri

ku

asa

me

mb

ua

tk

uti

pa

n

2.

N

am

ak

ela

s/b

lok

/do

rm a

sra

ma

3.

B

ila

ng

an

mu

rid

/pe

ng

hu

ni

asr

am

a

4.

N

am

a m

uri

d/p

en

gh

un

ia

sra

ma

5.

N

om

bo

rsi

ri S

lip

Ba

ya

r M

asu

k B

an

k m

en

gik

ut

seti

ap

mu

rid

/pe

ng

hu

ni

asr

am

a

6.

Ju

mla

h k

uti

pa

n y

an

g p

erl

u d

ije

lask

an

ole

h m

uri

d/p

en

gh

un

i a

sra

ma

7.

N

om

bo

r ru

juk

an

Re

sit

Ra

smi

Mu

rid

ya

ng

dik

elu

ark

an

8.

T

ari

kh

Re

sit

Ra

smi

Mu

rid

dik

elu

ark

an

ke

pa

da

mu

rid

/pe

ng

hu

ni

asr

am

a

Page 50: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 4 - TERIMAAN

TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Terima kutipan daripada murid / pembayar.

Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat.

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Guru Kelas

Terima Kutipan

Mula

Sedia Resit Rasmi Murid (RM01)

Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru

Ke Pejabat

Rekod Dalam Buku

Kedatangan Murid

Tamat

1. Wang Kutipan 2. Buku Resit Murid 3. Borang (Lampiran 5-5)

Serah Ke

Pejabat

Resit Rasmi

Murid (RM01)

Murid /

Pembayar

Kutipan terus ke bank?

Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank

Ya

Tidak

Dapatkan Resit Pejabat

Page 51: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 3 - TERIMAAN

TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Terima kutipan dari murid / pembayar.

Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Serahkan kepada murid / pembayar Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat.

Warden/Pegawai

yang diberi kuasa

Warden/Pegawai yang diberi kuasa

Warden/Pegawai

yang diberi kuasa

Warden/Pegawai yang diberi

kuasa

Warden/Pegawai yang diberi

kuasa

Warden/Pegawai yang diberi

kuasa

Warden/Pegawai yang diberi

kuasa

Warden/Pegawai yang diberi

kuasa

Terima Kutipan

Mula

Sedia Resit Rasmi Murid (RM01)

Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru

Ke Pejabat

Rekod Dalam Buku

Kedatangan Murid

Tamat

4. Wang Kutipan 5. Buku Resit Murid 6. Borang (Lampiran 5-5)

Serah Ke

Pejabat

Resit Rasmi

Murid (RM01)

Murid /

Pembayar

Kutipan terus

ke bank?

Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank

Ya

Tidak

Dapatkan Resit Pejabat

No Resit Pejabat

Page 52: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 3 - TERIMAAN

TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima wang tunai/ cek/ kiriman wang / terimaan atas talian (EFT).

Rekod terimaan melalui pos ke dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos (sekiranya menerima kiriman wang/cek melalui pos) Tulis Resit Rasmi Pejabat (RP01) dan dapatkan tandatangan Pengurus Sekolah

Serahkan Resit Pejabat kepada pembayar. Bagi pungutan melalui pos, Resit Pejabat hendaklah dikirimkan melalui pos. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Terimaan setiap Resit Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan pada hari yang sama. Sediakan Slip Bayar Masuk Bank untuk memasukkan kutipan (tunai/cek/kiriman wang) ke bank pada hari yang sama.

PT / Penyelia Asrama

PT / Penyelia

Asrama

PT / Penyelia

Asrama & Pengurus Sekolah

PT / Penyelia Asrama

PT / Penyelia

Asrama

PT / Penyelia Asrama

Terima Kutipan

Mula

Rekod Daftar Mel

Sedia Resit Pejabat (RP01)

Serah Kutipan

Tamat

Resit Pejabat (RP01)

Melalui Pos

Pembayar

Rekod Dalam Buku Tunai (Terimaan)

Sediakan Slip Bayar Masuk Bank Bank

Tunai/ Cek/

EFT

Page 53: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

44

5.1 PENDAHULUAN

Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah.

Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk

melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai

Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957,

Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan

yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di

sekolah.

5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan

bahawa:

(a) Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi

dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat.

(b) Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari

tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan

sempurna.

(c) Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah

serta disokong dengan Baucar Bayaran dan dokumen

sokongan.

(d) Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.

(e) Sekiranya membenarkan atau mengarahkan sesuatu

perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya, akan

dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan.

AP3 & AP9 Sek.3 Akta Tatacara

Kewangan 1957

(Akta61)

AP 92b

Page 54: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

45

5.3 DAFTAR BIL

5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang

diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah

seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di

Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi

memastikan:-

(a) Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit)

direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh

ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini

semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh

terima.

(b) Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir

tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum

Bayar.

5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik

sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna.

Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan

dan cek bayaran dikeluarkan.

5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh

Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah

ditandatangan beserta tarikh.

5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak

diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan,

hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat

pembayaran.

AP 103(a)

AP 103(b)

Page 55: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

46

5.4 BAUCAR BAYARAN

5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan

sesuatu pembayaran dibuat.

5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:-

(a) Baucar Bayaran ( DKS 006 )

(b) Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

5.4.3 Baucar Bayaran

(a) Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan

yang lengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus

Sekolah/pegawai yang diberi kuasa.

(b) Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2.

(c) Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A.

5.4.4 Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui

Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar

Wang Runcit).

5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang

lengkap diterima.

5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal

hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan

salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.

Page 56: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

47

5.5.3 Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah

diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa.

(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) -

penyemak dan pengesah.

(b) perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus

5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan

oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa.

(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) -

penyemak dan pengesah

(b) perakuan II (Penolong Kanan)

(c) perakuan III (Pengurus Sekolah)

5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan

yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu

penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci.

5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan maklumat yang

lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja

seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak

tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang

dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak,

baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak

tersebut.

5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali

berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan

persendirian yang lain.

5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran

hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan

peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah

seperti berikut :

AP 99(a)

AP 99(b)

Page 57: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

48

“Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah

didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran

sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal

tersebut dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran”.

5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah

memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi

dibuat dengan menyemak Daftar Bil.

5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di

dalam Buku Tunai.

5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua

dokumen sokongan hendaklah dicop “TELAH BAYAR” bagi

mengelakkan berlaku pembayaran dua kali.

5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan

mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang.

5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN

5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat

pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil:

(a) Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak

dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan

(b) Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan

kepada butiran peruntukan berkenaan.

Page 58: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

49

5.7 MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKTIVITI/

PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN

5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang

diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima

wang tersebut.

5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk

menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan

Pengurus Sekolah.

5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai

nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah

diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama

Baucar Bayaran.

5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam

peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas

nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama

Baucar Bayaran.

5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK

5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun

bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang

tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima.

5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama

jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad

pengenalan penerima.

AP 96(a)

AP 96(b)

AP 97(b)

Page 59: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

50

5.9 PENGELUARAN CEK

5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek

yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat

kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di

para 5.7.2 sahaja.

5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran

agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan “Pengetua

Sekolah” atau “Guru Besar Sekolah”. Nama dan nombor kad

pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh

salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4

borang Kuasa Tetap (borang AK 52).

Contoh:

”Saya dengan ini membenarkan ………….(nama)...................... No.

Kad Pengenalan ................................. menunaikan cek yang bernilai

RM....................... ini.”

Tandatangan: ……………………..

5.9.3 Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah

dibuat atas nama penerima.

5.9.4 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan

dakwat kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan maklumat

seperti yang terdapat di cek.

5.9.5 Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan

dan dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang

baru perlu dikeluarkan bagi menggantikan cek yang dibatalkan.

5.9.6 Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga

bulan.

AP 117

Page 60: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

51

5.9.7 Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post

Dated Cheque).

5.9.8 Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk

menandatangan cek yang belum disediakan dengan lengkap dan

sempurna.

5.9.9 Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima

pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek ‘TUNAI’ adalah dilarang.

5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam

Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut.

5.10 KUASA MENANDATANGAN CEK

5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui

Kuasa Tetap (Borang AK 52).

5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada

dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana

seorang daripada pegawai berikut:-

(a) Penolong Kanan (Pentadbiran)

(b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid)

(c) Penolong Kanan (Kokurikulum)

5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi

kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana

dua orang daripada pegawai berikut:-

(a) Penolong Kanan (Pentadbiran)

(b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid)

(c) Penolong Kanan (Kokurikulum)

SPK Bil 3/1999

Page 61: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

52

5.10.4 Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang

seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan

oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan

Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ.

5.11 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK

5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku

Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :-

(a) Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan wang atas

nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi membatalkan cek

berkenaan dengan keterangan pada resit “Untuk Pembatalan

Cek Nombor …………………………………… bertarikh

……………………..serta No Baucar Asal………..”.

(b) Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar Cek Batal

seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar Cek Batal

seperti di Lampiran 5-3A.

(c) Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan di lajur

peruntukan yang asal dalam Buku Tunai.

(d) Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar Bayaran

yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal pembatalan cek

perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan.

(e) Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal.

(f) Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir tahun

hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar.

(g) Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, ia tidak diambilkira

sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan ‘Cek Gantian Tidak

Diperlukan’ hendaklah ditulis di dalam Daftar Cek Batal.

Page 62: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

53

5.11.2 Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan

dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek

Batal.

5.12 PENGGANTIAN CEK HILANG

5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus

Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:-

(a) Mendapatkan surat pengesahan tentang kehilangan cek

daripada penerima.

(b) Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk menahan

pembayaran dan mendapatkan pengesahan daripada pihak

bank secara bertulis.

(c) Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak ditunaikan,

maka tindakan menggantikan cek boleh diambil seperti yang

diterangkan dalam para 5.11.1.

(d) Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank bagi bulan

berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak ditunaikan

sehingga tarikh arahan menahan pembayaran.

5.13 STOK BUKU CEK

5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh

Pengurus Sekolah untuk menentukan ia berada dalam keadaan baik

dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau

tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah dipulangkan kepada

pihak bank.

Page 63: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

54

5.13.2 Pengurus Sekolah hendaklah membuat perakuan dengan

menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan

catatan seperti berikut :

“Diperakui cek bernombor………hingga………adalah betul.”

Tandatangan :

Nama :

Tarikh :

5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod

dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek seperti di

Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti

di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada

tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku

Cek.

5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala

bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah

disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di

premis sekolah.

5.14 CAJ BANK

5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang

akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. Ianya

merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah.

5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek

untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran

Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing.

5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang

tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada peruntukan/butiran

seperti berikut:

AP 115

AP 116

Page 64: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 5 PEMBAYARAN

55

Bil. Jenis Kumpulan Wang Peruntukan/Butiran

i. Kerajaan LPBT

ii. Asrama LPBT

iii. SUWA • Pelbagai (Kantin) atau

• Sumbangan

5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata

Bank yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah.

Page 65: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

TA

RIK

H

NO

MB

OR

TA

RIK

HN

OM

BO

RT

AR

IKH

NO

MB

OR

DA

FT

AR

BIL

Lam

pir

an

5-1

PE

MB

EL

IAN

BA

RA

NG

AN

/ P

ER

KH

IDM

AT

AN

BA

YA

RA

N

(DK

S 0

08)

JE

NIS

KU

MP

UL

AN

WA

NG

:

BIL

NO

.

PE

SA

NA

N

SE

KO

LA

H /

KO

NT

RA

K

PE

RU

NT

UK

AN

AM

AU

N

(RM

)

NA

MA

PE

MB

EK

AL

/

KO

NT

RA

KT

OR

TA

RIK

H

BIL

/IN

VO

IS

DIT

ER

IMA

CA

TA

TA

N

CE

KB

IL/IN

VO

ISB

AU

CA

R

No. K

elu

lusan: B

PK

S(8

.15)2

48-1

1(2

4)

Page 66: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

TA

RIK

H

NO

MB

OR

TA

RIK

HN

OM

BO

RT

AR

IKH

NO

MB

OR

NA

MA

PE

MB

EK

AL

/

KO

NT

RA

KT

OR

TA

RIK

H

BIL

/IN

VO

IS

DIT

ER

IMA

CA

TA

TA

N

CE

KB

IL/IN

VO

ISB

AU

CA

R

DA

FT

AR

BIL

Lam

pir

an

5-1

A

PE

MB

EL

IAN

BA

RA

NG

AN

/ P

ER

KH

IDM

AT

AN

BA

YA

RA

N

(DK

S 0

08)

JE

NIS

KU

MP

UL

AN

WA

NG

:

BIL

NO

.

PE

SA

NA

N

SE

KO

LA

H /

KO

NT

RA

K

PE

RU

NT

UK

AN

AM

AU

N

(RM

)

1

2

34

56

78

910

11

12

1

1

Pa

nd

ua

n m

en

gis

i :

1. Je

nis

Ku

mp

ula

n W

an

g2

. B

ilan

ga

n b

il 3

. T

arikh

bil/

invo

is d

iterim

a4

. N

am

a P

em

be

ka

l/ko

ntr

akto

r5

. T

arikh

bil/

invo

is d

ike

lua

rka

n o

leh

pe

mb

eka

l6

. N

o.

ruju

ka

n b

il/in

vo

is7

. A

ma

un

ya

ng

te

rca

tat

di b

il/in

vo

is8

. P

eru

ntu

ka

n y

an

g a

ka

n d

ike

na

ka

n

9. N

o.

ruju

ka

n P

esa

na

n S

eko

lah

/ko

ntr

ak

No. K

elu

lusan: B

PK

S(8

.15)2

48-1

1(2

4)

6. N

o.

ruju

ka

n b

il/in

vo

is7

. A

ma

un

ya

ng

te

rca

tat

di b

il/in

vo

is8

. P

eru

ntu

ka

n y

an

g a

ka

n d

ike

na

ka

n

9. N

o.

ruju

ka

n P

esa

na

n S

eko

lah

/ko

ntr

ak

10

. T

arikh

ba

uca

r b

aya

ran

dis

ed

iaka

n1

1. N

o.

ruju

ka

n b

au

ca

r b

aya

ran

12

. T

arikh

ce

k d

ise

dia

ka

n1

3. N

om

bo

r ce

k1

4. S

eb

ara

ng

ca

tata

n b

erk

aita

n b

il/b

au

ca

r/ce

k

Page 67: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Lampiran 5-2

( DKS 006 )

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Tahun Kewangan ...................

BAUCAR BAYARAN

Bayaran Tahun Sebelumnya

Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar

Tarikh Baucar

Nama Sekolah :

Nama Penerima :

Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :

Alamat/Nama Bank :

Perihal :

Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal

Tarikh

No. Rujukan Amaun

Tarikh

No. Rujukan Amaun

RM Sen RM Sen

Jumlah Jumlah

PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH

Butiran Cek

Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun

Tarikh Nombor RM Sen

Jumlah Bersih

Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia :

Disediakan oleh :

Tandatangan dan Tarikh

Perakuan I :

Tandatangan, Nama dan Jawatan

Cop Sekolah :

Perakuan II :

Tandatangan, Nama dan Jawatan

Perakuan III:

Tandatangan, Nama dan Jawatan

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23)

* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan

Page 68: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Lampiran 5-2A

( DKS 006 )

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Tahun Kewangan ...................

BAUCAR BAYARAN

Bayaran Tahun Sebelumnya

Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar

Tarikh Baucar

Nama Sekolah :

Nama Penerima :

Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :

Alamat/Nama Bank :

Perihal :

Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal

Tarikh

No. Rujukan Amaun

Tarikh

No. Rujukan Amaun

RM Sen RM Sen

Jumlah Jumlah

PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH

Butiran Cek

Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun

Tarikh Nombor RM Sen

Jumlah Bersih

Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia :

Disediakan oleh :

Tandatangan dan Tarikh

Perakuan I :

Tandatangan, Nama dan Jawatan

Cop Sekolah :

Perakuan II :

Tandatangan, Nama dan Jawatan

Perakuan III:

Tandatangan, Nama dan Jawatan

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23)

* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan

1

2 3

4

5

6

7

8

9 10

11

13 14

15

12 16

17 18 19 20

21

22 23

24 25

25

25

Page 69: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Panduan Pengisian:

1. Tahun kewangan semasa

2. Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang

3. Tarikh Baucar Bayaran disediakan

4. Nama Sekolah

5. Nama penerima bayaran/pembekal

6. Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu)

7. Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat

8. Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan

9. Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal

10. Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal

11. Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal.

12. Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal.

13. Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal.

14. Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal.

15. Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal.

16. Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal.

17. Tarikh cek disediakan.

18. Nombor siri cek.

19. Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat.

20. Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada).

21. Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan.

22. Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek.

23. Amaun bayaran dalam perkataan.

24. Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia

25. Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4

Page 70: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

DA

FT

AR

C

EK

BA

TA

L

Cata

tan

Lam

pir

an

5

-3

Bil.

Nom

bor

Tarikh

Nom

bor

Penerim

a C

ek

Am

aun (

RM

)

Cek

Yang

Dib

ata

lkan

Resit R

asm

i P

eja

bat

Tarikh

Nom

bor

Sebab-s

ebab C

ek

Dib

ata

lkan

T.T

. P

enguru

s

Sekola

h

Cek

Gantian

Tarikh

No.

Baucar

Page 71: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

DA

FT

AR

C

EK

BA

TA

L

1.

251622

3.0

5.2

011

AC

234781

23.0

5.2

011

Sykt.

Seri M

elu

r300.0

0

K

esila

pan e

jaan n

am

a p

enerim

aA

C234790

24.0

5.2

011

K53/1

1

Tarikh

Nom

bor

Sebab-s

ebab C

ek

Dib

ata

lkan

T.T

.

Penguru

s

Sekola

h

Cek

Gantian

Tarikh

No.

Baucar

Cata

tan

Lam

pir

an

5

-3A

Bil.

Nom

bor

Tarikh

Nom

bor

Penerim

a C

ek

Am

aun

(RM

)

Cek

Yang

Dib

ata

lkan

Resit R

asm

i P

eja

bat

Page 72: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

No

mb

or

Sir

iO

leh

N

om

bo

r S

iri

Kep

ad

a

Dari

Hin

gg

a(N

am

a &

Jaw

ata

n)

Dari

Hin

gg

a (

Nam

a &

Jaw

ata

n)

Tari

kh

Lam

pir

an

5-4

DA

FT

AR

ST

OK

BU

KU

CE

K

TE

RIM

AA

NJen

is

Ku

mp

ula

n

Wan

g

Ju

mla

h

Naskah

Baki

Naskah

Cata

tan

T.T

Pen

eri

ma

KE

LU

AR

AN

Page 73: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

No

mb

or

Sir

iO

leh

N

om

bo

r S

iri

Kep

ad

a

Dari

Hin

gg

a(N

am

a &

Jaw

ata

n)

Dari

Hin

gg

a (

Nam

a &

Jaw

ata

n)

5.2

.20

10

1K

WK

26

51

01

26

52

00

En

. Y

azi

d b

Do

llah

(G

B)

Yazid

Yazid

Yazid

Yazid

1

26

51

01

26

52

00

En

. Y

azi

d b

Do

llah

(G

B)

Yazid

Yazid

Yazid

Yazid

0

Tari

kh

Lam

pir

an

5-4

A

DA

FT

AR

ST

OK

BU

KU

CE

K

TE

RIM

AA

NJen

is

Ku

mp

ula

n

Wan

g

Ju

mla

h

Naskah

Baki

Naskah

Cata

tan

T.T

Pen

eri

ma

KE

LU

AR

AN

Page 74: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 5 - PEMBAYARAN

TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima bil / invois / tuntutan dan dokumen yang tidak lengkap hendaklah dikembalikan kepada Pembekal / Penerima.

Cop tarikh terima pada bil / invois / tuntutan yang lengkap dan rekod dalam Daftar Bil.

Sediakan Baucar bayaran dalam dua (2) salinan. Dapatkan 2 tandatangan peraku baucar bagi amaun <RM 10,000 dan 3 tandatangan peraku bagi amaun >RM10,000. Rekod no. Baucar serta tarikh dalam Daftar Bil. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Bayaran mengikut Kumpulan Wang masing- masing.

Sediakan Cek serta rekod dalam Buku Tunai dan Daftar Bil Cop ’Sudah Bayar’ pada baucar serta semua dokumen sokongan setelah cek ditandatangan oleh Pengurus Sekolah.

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir /

Pengurus Sekolah dan

Pegawai yang diberi kuasa

untuk tandatangan

baucar

Pembantu Tadbir

Pembantu

Tadbir / Pengurus

Sekolah dan Pegawai yang diberi kuasa

untuk tandatangan

cek

Pembantu Tadbir

Tamat

Mula

Terima Bil / Invois/ Tuntutan

Lengkap?

Ya

Tidak

Pembekal /

Penerima

Cop tarikh terima Rekod Dalam Daftar Bil

Sedia Baucar Bayaran dan

dapatkan

tandatangan

Rekod dalam Buku

Tunai (Bayaran)

Sedia Cek & Rekod dalam Buku Tunai

Cop ’Sudah

Bayar ’

Page 75: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 6 BUKU TUNAI

65

6.1 PENDAHULUAN

Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua

urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut

peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan

dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan

Sekolah.

6.2 JENIS BUKU TUNAI

6.2.1 Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:-

(a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) - DKS 009

Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan

Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di

Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2.

(b) Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) – DKS 010

Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan

Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-3

dan Lampiran 6-4.

(c) Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) – DKS 011

Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan

Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-5

dan Lampiran 6-6.

6.2.2 Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan

panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1A dan Lampiran 6-

2A.

SPK Bil 1/2003 dan SPK Bil 9/2004

Page 76: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 6 BUKU TUNAI

66

6.3 PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

6.3.1 Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap

kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang

mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1)

akaun bank yang menguruskan lebih daripada satu (1) Kumpulan Wang

Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata

Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah.

6.3.2 Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun

kewangan.

6.3.3 Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat

mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan

bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan

nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan.

6.3.4 Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga terimaan

dan bayaran dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan

tandatangan di Buku Tunai.

6.3.5 Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan tepat dan betul.

Jika berlaku kesilapan, catatan yang salah itu tidak boleh dipadam,

tetapi hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja dan catatan yang

betul perlu ditulis semula di bahagian atas catatan asal serta

ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.

6.3.6 Sekiranya catatan terimaan atau bayaran dalam Buku Tunai

memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua

terimaan atau bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan kepada

muka surat yang berikutnya.

AP 147

AP 144

Page 77: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 6 BUKU TUNAI

67

6.3.7 Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa

perlu menunggu Penyata Bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan

menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.

6.3.8 Barisan kosong sebelum garisan imbangan pada urusniaga terakhir

dalam Buku Tunai hendaklah dibuat garisan lintang dari kiri ke kanan

dan dari atas kanan ke bawah kiri sama ada di Bahagian Terimaan atau

Bahagian Bayaran Buku Tunai.

6.3.9 Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh

oleh penyedia dan pengesah (Pengurus Sekolah).

4.3.10 Buku Tunai hendaklah disimpan di tempat yang selamat.

6.4 MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN BUKU TUNAI

6.4.1 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWK:

Bil Lajur Maksud/Fungsi

1 Bantuan Perkapita - Mata

Pelajaran

Mengakaunkan semua bantuan PCG

Mata Pelajaran.

2 Bantuan Perkapita -

Bukan Mata Pelajaran

Mengakaunkan semua bantuan PCG

Bukan Mata Pelajaran.

3 Pra Sekolah Mengakaunkan semua bantuan

berkaitan Pra Sekolah.

4 Pendidikan Khas Integrasi Mengakaunkan semua bantuan

berkaitan Pendidikan Khas Integrasi.

5 Biasiswa Mengakaunkan semua Bantuan

Biasiswa kepada pelajar/murid.

6 Bantuan Persekolahan

Lain

Mengakaunkan semua bantuan yang

diterima oleh semua sekolah secara

berterusan.

Page 78: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 6 BUKU TUNAI

68

Bil Lajur Maksud/Fungsi

7 Pelbagai Mengakaunkan semua bantuan yang

diterima oleh sekolah tertentu dan

terimaan lain.

6.4.2 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWS:

Bil Lajur Maksud/Fungsi

1 Ko-Kurikulum

Mengakaunkan kutipan bayaran

tambahan yang diluluskan.

2 Kertas Ujian

3 Sukan Tahunan Sekolah

4 Skim Perlindungan Diri

5 MSSM

6 Caj/Sewaan

Mengakaunkan kutipan sewaan dan

caj kemudahan sekolah.

7 Sumbangan Mengakaunkan semua sumbangan

untuk sekolah.

8 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.

6.4.3 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWA:

Bil Lajur Maksud/Fungsi

1 LPBT/LPK Mengakaunkan bantuan asrama

yang terlibat. 2 Bantuan Makanan Asrama

3 Makanan Mengakaunkan kutipan yang

berkaitan. 4 Pendaftaran

5 Dobi

6 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.

Page 79: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 6 BUKU TUNAI

69

6.5 AKAUN SUBSIDIARI

6.5.1 Akaun Subsidiari perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun

kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut .

6.5.2 Akaun Subsidiari yang perlu diselenggara adalah seperti yang

digariskan dalam surat arahan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun

yang sedang berkuat kuasa.

6.5.3 Format Akaun Subsidiari adalah seperti di Lampiran 6-7. Penerangan

berkaitan dengan ruangan yang terdapat dalam Akaun Subsidiari dan

panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-7A.

6.6 AKAUN BANK

6.6.1 Akaun bank sekolah (akaun semasa) hendaklah dibuka di bank

tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Bank yang dipilih

hendaklah berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan

yang terbaik.

6.6.2 Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang

diselenggara seperti yang dinyatakan di Bab 2 perenggan 2.2.2.

Pembukaan akaun bank bagi tujuan selain daripada yang dinyatakan

adalah tidak dibenarkan.

6.6.3 Permohonan untuk membuka, menutup atau menukar akaun bank dan

menukar kuasa menandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua

PTJ atau pegawai yang diberi kuasa dan dikemukakan kepada Pejabat

Perakaunan di negeri/cawangan masing-masing untuk kelulusan. Lima

(5) salinan asal Borang Kuasa Tetap (AK 52) seperti di Lampiran 6-8

dan lima (5) keping kad/borang contoh tandatangan asal daripada bank

yang berkenaan perlu dilengkapkan.

6.6.4 Akaun bank mesti dibuka atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.

SPK Bil 3/1999

Page 80: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 6 BUKU TUNAI

70

6.7 PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK

6.7.1 Penyata Bank

(a) Penyata Bank merupakan penyata yang diterima oleh sekolah

daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya penyata ini tidak

diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak sekolah

hendaklah berhubung dengan bank untuk mendapatkannya.

(b) Penyata Bank hendaklah dicop tarikh terima dan difailkan mengikut

kumpulan wang masing-masing.

6.7.2 Penyata Penyesuaian Bank

(a) Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan oleh

sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki Penyata

Bank.

(b) Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan bagi setiap akaun

bank kumpulan wang yang diselenggara. Bagi sekolah yang

mempunyai satu (1) akaun bank dan menguruskan lebih daripada

satu (1) kumpulan wang, sekolah hanya perlu menyediakan satu (1)

Penyata Penyesuaian Bank.

(c) Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada

tarikh Penyata Bank diterima.

6.7.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank

(a) Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti

perbezaan yang terdapat antara Buku Tunai dengan Penyata Bank

supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil tindakan

atau diselaraskan. Antara sebab-sebab berlaku perbezaan adalah

seperti berikut:

Page 81: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 6 BUKU TUNAI

71

(i) Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak bank ke

akaun sekolah yang berkaitan.

(ii) Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke dalam Buku

Tunai.

(iii) Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan amaun di

Penyata Bank.

(iv) Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak lain ke

dalam akaun bank sekolah.

(v) Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan.

(vi) Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku.

(vii) Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam bank yang

belum diambilkira dalam Buku Tunai.

(viii) Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai.

(ix) Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum diambilkira ke

dalam Buku Tunai.

(b) Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:-

(i) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai

dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank.

Senaraikan amaun yang tidak sama:

• Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di

Penyata Bank, contoh faedah bank.

• Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada

di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang belum

diambilkira oleh bank.

(ii) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai

dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank.

Senaraikan amaun yang tidak sama:

• Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di

Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan.

• Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada

di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan.

Page 82: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 6 BUKU TUNAI

72

(c) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka

pihak bank hendaklah diberitahu segera secara bertulis supaya

pembetulan dapat dibuat.

(d) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian pihak

sekolah, maka siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat.

Sekiranya perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau

penyelewengan, sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi

kehilangan dan hapuskira sepertimana yang digariskan dalam Bab

C (II) Arahan Perbendaharaan (AP).

(e) Sekiranya terdapat perbezaaan, amaun ini hendaklah ditunjukkan di

dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan pembetulan

hendaklah dibuat dengan segera antaranya:

(i) Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku Tunai.

(ii) Mengambil tindakan bagi cek tamat tempoh seperti di Bab 5

para 5.11.

(f) Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan secara berasingan

perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah.

Penyata tersebut difailkan secara berasingan. Contoh format

Penyata Penyesuaian Bank adalah seperti di Lampiran 6-9.

6.7.4 Faedah Bank

Faedah bank hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku

Tunai kumpulan wang yang berkaitan.

Page 83: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 6 BUKU TUNAI

73

6.8 TATACARA PENUTUPAN AKAUN BANK BAGI SEKOLAH YANG TAMAT

OPERASI

Akaun bank hendaklah ditutup apabila akaun bank tersebut tidak lagi

diperlukan. Tindakan berikut hendaklah diambil bagi tujuan penutupan:

(a) Sekolah perlu mengemukakan permohonan kepada Pejabat

Perakaunan melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan.

(b) Pastikan ABT dan ABB telah diselesaikan serta semua cek bayaran

yang dikeluarkan telah ditunaikan.

(c) Imbangkan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari.

(d) Dapatkan Penyata Bank bagi akaun bank yang hendak ditutup dan

sediakan Penyata Penyesuaian Bank berkenaan.

(e) Sekolah menyediakan Penyata Kewangan Akhir dan kemukakan

kepada Ketua PTJ untuk dikemukakan kepada Bahagian Audit

Sekolah, KPM serta disalinkan kepada Bahagian Akaun, KPM.

Dokumen yang perlu disediakan adalah seperti berikut:

(i) Kunci Kira-Kira;

(ii) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;

(iii) Penyata Penerimaan dan Pembayaran;

(iv) Nota Kepada Akaun; dan

(v) Penyata lain yang berkaitan (jika ada).

(f) Bahagian Audit Sekolah, KPM akan mengeluarkan sijil pengesahan

audit kepada Ketua PTJ dan satu (1) salinan kepada Seksyen Akaun

Sekolah, Bahagian Akaun, KPM.

(g) Baki wang yang masih ada perlu diselaraskan sebagaimana Surat

Pekeliling Kewangan Dan Akaun Bilangan 5/1979 – Peraturan

Penutupan Akaun Bagi Sekolah-Sekolah Yang Ditutup.

SPKA Bil. 5/1979 dan SPK Bil. 3/1999

Page 84: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 6 BUKU TUNAI

74

(h) Setelah pelarasan baki dibuat, Ketua PTJ perlu berurusan dengan bank

untuk menutup Akaun Bank dengan menyertakan surat penutupan

rasmi dan cek-cek yang belum digunakan.

(i) Bahagian Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia dan Pejabat

Perakaunan perlu dimaklumkan setelah akaun bank berjaya ditutup.

Page 85: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

No.

Kelu

lusa

n:

BP

KS

(8.1

5)2

48-1

1(2

6)

Lam

pir

an

6-1

TE

RIM

AA

N(D

KS

00

9)

BU

KU

TU

NA

I

Ku

mp

ula

n W

an

g K

era

jaan

Bagi B

ula

n …

……

……

……

……

……

…T

ahun…

……

……

..

Tari

kh

Peri

hal

No.

Resi

t

Peja

bat

PE

RU

NT

UK

AN

Jum

lah

Teri

maan

Masu

k B

ank

T.T

Bantu

an P

erk

apita -

Mata

Pela

jara

nB

antu

an P

erk

apita -

Bukan M

ata

Pela

jara

nP

ra

Sekola

h

Pendid

ikan

Khas

Inte

gra

si

Bia

sisw

a

Bantu

an

Pers

ekola

han

Lain

Pelb

agai

Jum

lah

Tari

kh

Masu

kT

era

sW

ajib

Tam

bahan/

Bahasa

Asi

ng

Ele

ktif

IE

lektif

IIE

lektif

III

LP

BT

Bim

bin

gan

Kaunse

ling

Pusa

t

Sum

ber

Sekola

h

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

Page 86: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Tera

sW

ajib

Tam

bahan/

T.B

ahasa

Asin

g

Ele

ktif

Ele

ktif

Ele

ktif

LP

BT

Bim

bin

gan

Kaunselin

g

Pusat

Sum

ber

Sekola

h

PE

RU

NT

UK

AN

Bayara

n

No.

Cek

Bantu

an P

erk

apita -

Bukan M

ata

Pela

jara

n

Pra

Sekola

h

Perihal

Bantu

an P

erk

apita -

Mata

Pela

jara

nJum

lah

Bayara

nP

endid

ikan

Khas

Inte

gra

si

Bia

sis

wa

Pelb

agai

No.

Baucar

Peperiksaan

Kera

jaan

D

KS

00

9

Lam

pir

an

6-2 T.T

BU

KU

TU

NA

IK

um

pu

lan

Wan

g K

era

jaan

Bagi B

ula

n …

……

……

……

……

……

……

Tahun …

……

…..

Tarikh

Page 87: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

No.

Kelu

lusan:

BP

KS

(8.1

5)2

48-1

1(2

7)

(DK

S 0

10)

Masuk B

ank

Lam

pir

an

6-3

TE

RIM

AA

N

BU

KU

TU

NA

IK

um

pu

lan

Wan

g S

UW

A

Bag

i B

ula

n …

……

……

……

……

……

… T

ahun …

……

……

..

Tarikh

Perihal

Kantin

Kert

as

Ujia

n

Skim

Perlin

dung

an

Diri

MS

SM

Sum

bang

an

Sukan

Tahunan

Sekola

hLain

-lain

Ko-k

urikulu

mN

o.

Resit

Peja

bat

RM

Caj/S

ew

aan

RM

RM

RM

RM

RM

RM

Tarikh

T.T

RM

RM

RM

RM

Pelb

ag

ai

Jum

lah

Terim

aan

Jum

lah

PE

RU

NT

UK

AN

Page 88: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bag

i B

ula

n …

……

……

……

……

……

… T

ahun …

……

……

..

Tarikh

Perihal

La

mp

ira

n 6

-4

(DK

S 0

10)

BA

YA

RA

N

BU

KU

TU

NA

IK

um

pu

lan

Wan

g S

UW

A

Jum

lah

Baya

ran

T.T

Sukan T

ahunan

Sekola

hP

elb

ag

ai

Ko-k

urikulu

mK

ert

as

Ujia

n

Skim

Perlin

dung

an

Diri

MS

SM

RM

RM

RM

Nom

bor

Baucar

PE

RU

NT

UK

AN

RM

RM

Nom

bor

Cek

Kantin

Lain

-lain

RM

RM

RM

RM

RM

Caj/S

ew

aan

Sum

bang

an

Page 89: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

No

. K

elu

lusa

n:

BP

KS

(8.1

5)2

48

-11

(28

)

Ma

su

k B

an

k

Do

bi

Pe

lba

ga

iT

ari

kh

Ju

mla

h

Te

rim

aa

n

TE

RIM

AA

N

BU

KU

TU

NA

IK

um

pu

lan

Wa

ng

As

ram

a

No

.

Re

sit

Pe

jab

at

PE

RU

NT

UK

AN

RM

RM

RM

RM

LP

BT

/LP

KJu

mla

hM

aka

na

nP

en

da

fta

ran

RM

RM

Ba

ntu

an

Ma

ka

na

nP

eri

ha

l

La

mp

ira

n 6

-5

(D

KS

01

1)

Ba

gi B

ula

n …

……

……

……

……

……

…T

ah

un

……

……

…..

RM

T.T

RM

Ta

rikh

Page 90: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Lam

pir

an

6-6

BU

KU

TU

NA

IK

um

pu

lan

Wa

ng

As

ram

a

Ba

gi B

ula

n …

……

……

……

……

……

…T

ah

un

……

……

…..

(D

KS

01

1)

BA

YA

RA

N

Do

bi

Pe

lba

ga

i

RM

RM

RM

Ta

rikh

Pe

rih

al

No

.

Ba

uca

r

PE

RU

NT

UK

AN

No

. C

ek

Ju

mla

h

Ba

ya

ran

RM

RM

RM

RM

T.T

LP

BT

/LP

KB

an

tua

n

Ma

ka

na

nM

aka

na

nP

en

da

fta

ran

Page 91: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

No.

Kelu

lusa

n:

BP

KS

(8.1

5)2

48-1

1(2

6)

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

Bim

bin

gan

Kaunse

ling

Pusa

t

Sum

ber

Sekola

h

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

RM

Bia

sisw

a

Bantu

an

Pers

ekola

han

Lain

Tari

kh

Masu

kT

era

sW

ajib

Tam

bahan/

Bahasa

Asi

ng

Ele

ktif

IE

lektif

IIE

lektif

III

LP

BT

Bagi B

ula

n …

……

……

……

……

……

…T

ahun…

……

……

..

Tari

kh

Peri

hal

No.

Resi

t

Peja

bat

PE

RU

NT

UK

AN

Jum

lah

Teri

maan

Masu

k B

ank

T.T

Pra

Sekola

h

Pendid

ikan

Khas

Inte

gra

si

Bantu

an P

erk

apita -

Mata

Pela

jara

nB

antu

an P

erk

apita -

Bukan M

ata

Pela

jara

n

Lam

pir

an

6-1

A

TE

RIM

AA

N(D

KS

00

9)

BU

KU

TU

NA

I

Ku

mp

ula

n W

an

g K

era

jaan

Pelb

agai

Jum

lah

34

5

6

12

78

910

Panduan m

engis

i :

1.

Bula

n k

ew

ang

an

2.

Tahun k

ew

ang

an

3.

Tarikh u

rusnia

ga

4.

Nam

a P

em

bayar

5.

No.

Resit P

eja

bat

6.

Peru

ntu

kan y

an

g d

iken

akan

7.

Jum

lah t

erim

aan (

ruju

k r

esit)

8.

Am

aun y

ang d

imasukkan k

e b

ank (

berd

asark

an s

lip m

asuk b

ank)

9.

Tarikh m

asuk b

ank

10.

Tandata

ng

an r

ingkas P

enguru

s S

ekola

h

Page 92: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Tera

sW

ajib

Tam

bahan/

T.B

ahasa

Asin

g

Ele

ktif

Ele

ktif

Ele

ktif

LP

BT

Bim

bin

gan

Kaunselin

g

Pusat

Sum

ber

Sekola

h

PE

RU

NT

UK

AN

Bayara

n

No.

Cek

Bantu

an P

erk

apita -

Bukan M

ata

Pela

jara

n

Pra

Sekola

h

Perihal

Bantu

an P

erk

apita -

Mata

Pela

jara

nJum

lah

Bayara

nP

endid

ikan

Khas

Inte

gra

si

Bia

sis

wa

Pelb

agai

No.

Baucar

Peperiksaan

Kera

jaan

D

KS

00

9

Lam

pir

an

6-2

A

T.T

BU

KU

TU

NA

IK

um

pu

lan

Wan

g K

era

jaan

Bagi B

ula

n …

……

……

……

……

……

……

Tahun …

……

…..

Tarikh

12

34

56

7

89

Pandua

n m

eng

isi :

1.

Bula

n k

ew

ang

an

2.

Tahun k

ew

ang

an

3.

Tarikh b

aucar

4.

Nam

a P

em

bekal/pe

nerim

a c

ek

5.

No.

Baucar

6.

No.

cek

7.

Peru

ntu

ka

n y

ang

dik

enaka

n8. J

um

lah b

aya

ran (

ruju

k b

aucar)

9. T

andata

ng

an P

eng

uru

s S

ekola

h

Page 93: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

JE

NIS

KU

MP

UL

AN

WA

NG

: …

……

……

……

……

……

……

……

….

PE

RU

NT

UK

AN

: …

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

..

SU

BS

IDIA

RI:

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

.

No

. K

elu

lusa

n:

BP

KS

(8.1

5)2

48

-11

(25

)

(D

KS

007)

Ju

mla

h

Ba

ya

ran

Se

hin

gg

a

Ta

rikh

Ba

ki

Ju

mla

h

Te

rim

aa

n

Se

hin

gg

a

Ta

rikh

RM

AK

AU

N S

UB

SID

IAR

I

RM

RM

La

mp

ira

n 6

-7

Ta

rikh

Pe

rih

al

No

. B

r /

No

. R

esit

Te

rim

aa

nT

.T

BA

GI T

AH

UN

……

……

……

……

….

RM

RM

Ba

ya

ran

Page 94: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

JE

NIS

KU

MP

UL

AN

WA

NG

: …

……

……

……

……

……

……

……

….

PE

RU

NT

UK

AN

: …

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

..

SU

BS

IDIA

RI:

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

.

La

mp

ira

n 6

-7A

Ta

rikh

Pe

rih

al

No

. B

r /

No

. R

esit

Te

rim

aa

nT

.T

BA

GI T

AH

UN

……

……

……

……

….

RM

RM

Ba

ya

ran

RM

AK

AU

N S

UB

SID

IAR

I

RM

RM

(D

KS

007)

Ju

mla

h

Ba

ya

ran

Se

hin

gg

a

Ta

rikh

Ba

ki

Ju

mla

h

Te

rim

aa

n

Se

hin

gg

a

Ta

rikh

1

2

3

4

56

7

89

10

11

21

3

No

. K

elu

lusa

n:

BP

KS

(8.1

5)2

48

-11

(25

)

Panduan m

engis

i :

1.

Tahun k

ew

angan

2. J

enis

Kum

pula

n W

ang

3. P

eru

ntu

kan y

ang d

ikenakan (

ruju

k B

uku T

unai)

4.

Akaun S

ubsid

iari y

ang d

ikenakan

5.

Tarikh u

rusnia

ga

6.

Nam

a p

em

bayar/

penerim

a c

ek

7.

No.

Resit R

asm

i P

eja

bat/

No.

Baucar

8.

Am

aun y

ang d

iterim

a(b

erd

asark

an R

esit R

asm

i P

eja

bat)

9. J

um

lah t

erim

aan t

erk

um

pul sehin

gga t

arikh u

rusnia

ga t

era

khir

10. A

maun y

ang d

ibayar

(berd

asark

an B

aucar

Bayara

n)

11. J

um

lah b

ayara

n t

erk

um

pul sehin

gga t

arikh u

rusnia

ga t

era

khir

12. B

aki A

kaun S

ubsid

iari

13. T

andata

ngan r

ingkas P

enguru

s S

ekola

h.

Page 95: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Rujukan : Bertarikh : ( AK 52)

KUASA TETAP

Kepada Bank : ............................................................................ Tarikh : ..........................................

Alamat Bank : .........................................................................

.........................................................................

(1) Nama Akaun Bank : .......................................................................................

(2) Jenis Kumpulan Wang : …………………………………………………………

(Kerajaan, SUWA dan Asrama)

(3) Nombor Akaun : .......................................................................................

(4) Kebenaran diberi kepada :-

Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan

(a)

(b)

(c)

(d)

Untuk menguruskan kira-kira di atas seperti yang ditentukan di bawah :-

i) Seseorang pegawai hanya dibenarkan menandatangan satu penandatangan sahaja di atas satu-satu cek.

ii) Cek-cek yang berjumlah kurang dari RM10,000 hendaklah ditandatangan oleh 2 orang pegawai seperti di atas

iii) Cek-cek yang berjumlah RM10,000 ke atas hendaklah ditandatangan oleh 3 orang pegawai seperti di atas

iv) Dalam keadaan tertentu, cek boleh ditandatangan oleh (b) bagi menggantikan (a), sekiranya ada surat kuasa.

(5) Nama Penuh Dua (2) Pegawai Pengesah ialah :

Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan

(a)

(b)

Ataupun seseorang daripada mereka yang dibenarkan untuk mengesahkan cek-cek bagi bayaran tunai.

(6) Semua kebenaran sebelumnya mengenai tandatangan pembenar adalah dibatalkan melainkan menandatangan

cek-cek dan lain-lain perkara yang bertarikh sebelum daripada tarikh ini dan diserahkan untuk bayaran

pada atau selepas tarikh ini.

(Sekiranya tidak sesuai potong/pinda seperti yang dikehendaki)

Pegawai Yang Mengesahkan : …………………………… Perakuan Jabatan Pelajaran Negeri/Ketua Pusat Tanggungjawab

Tandatangan : …………………………………………………

Disokong : ...........................................................

Nama Pengurus Sekolah :...........................................................

Jawatan: …………………………………………

Cop Rasmi Sekolah : ...........................................................

Pegawai Yang Meluluskan : …………………………..

Tandatangan : ………………………………………

Nama : (……………………………………..)

Jawatan Rasmi: (…………………...............…..)

Tarikh : (………………….....)

Nota :1) Borang AK 52 lima salinan sahaja

2) Kad Bank lima salinan bagi setiap akaun

Lampiran 6-8

iaitu (a) dan (b), ( c) atau (d) untuk menggantikan (b)

iaitu (a) dan (b) dan ( c) atau (a)+(b)+(d) atau (a)+(c)+(d)

Page 96: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

1. Nama Bank : …………………………………………………………

2. No. Akaun : …………………………………………………………

3. Jenis Kumpulan Wang : …………………………………………………………

RM RM

Baki seperti di Penyata Bank pada : ………………………………………… XXX

CAMPUR :

1. Terimaan di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank

a) Kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank :

Tarikh No. Resit Amaun

XXX

XXX

2. Debit di Penyata Bank tiada di Buku Tunai

a) Cek bayaran yang telah ditunaikan tetapi

belum direkodkan di Buku Tunai

Tarikh No. Cek Amaun

XXX

XXX

b) Caj perkhidmatan, caj bank XXX XXX

XXX

TOLAK :

1. Bayaran di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank

a) Cek-cek yang belum ditunaikan

Tarikh Nama No. Cek Peruntukan Amaun

Penerima

XXX

XXX

2. Kredit di Penyata Bank yang tiada dalam Buku Tunai :

a) Terimaan yang dikreditkan terus ke bank tetapi

belum direkodkan di Buku Tunai

Tarikh No. Rujukan Amaun

XXX

XXX

b) Faedah bank XXX XXX

Baki seperti di Buku Tunai pada ..... ...... ..... ...... ....... ....... ...... XXX

Tandatangan Penyedia Tandatangan Pengesah

(Sila gunakan lampiran bagi ruangan yang tidak mencukupi)

Lampiran 6-9

Disediakan oleh

....................................................... ..........................................

Penyata Penyesuaian Bank Pada …………………...

Sekolah :……………………………………………

Tarikh………..

Disahkan Oleh

Tarikh………..

Page 97: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

87

7.1 PENDAHULUAN

7.1.1 Panjar Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan

Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil yang SEGERA dan

perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu

kepada butiran peruntukan.

7.1.2 Dana permulaan bagi PWR hendaklah dikeluarkan daripada Kumpulan

Wang SUWA di bawah butiran Kantin/Pelbagai.

Bagi sekolah yang tidak mempunyai sumber kantin/pelbagai atau

sumber tersebut tidak mencukupi, dana permulaan PWR boleh

dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Kerajaan peruntukan LPBT/LPK.

7.1.3 PWR boleh digunakan untuk semua jenis pembayaran kecil kumpulan

wang yang diselenggarakan oleh sekolah.

7.2 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT

7.2.1 Kebenaran untuk mewujudkan PWR hendaklah diperoleh daripada

Ketua PTJ masing-masing. Permohonan pengendalian PWR hendaklah

dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1.

7.2.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar

bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan

mengikut kumpulan wang yang diluluskan.

7.2.3 Had maksimum dana permulaan untuk PWR yang boleh diluluskan oleh

Ketua PTJ adalah seperti berikut:-

(a) Sekolah Menengah - RM 700.00; dan

(b) Sekolah Rendah - RM 500.00.

AP 3(e)

SPK Bil 2/03

Page 98: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

88

7.3 PROSES PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT

7.3.1 Kebenaran untuk menambah dana PWR hendaklah diperoleh daripada

Ketua PTJ masing-masing. Permohonan hendaklah dibuat dengan

menggunakan format seperti di Lampiran 7-1A beserta salinan

kelulusan PWR terdahulu.

7.3.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar

bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan

mengikut kumpulan wang yang diluluskan.

7.4 TATACARA PENYELENGGARAAN PANJAR WANG RUNCIT

7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit

Semua urusniaga secara tunai hendaklah direkod dalam Buku Tunai

PWR dengan menggunakan karbon dua belah muka. Format Buku

Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2. Contoh dan panduan pengisian

Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2A.

7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR

Cek permulaan/rekupmen yang ditunaikan hendaklah direkod di

bahagian terimaan Buku Tunai PWR seperti berikut:-

(a) Tarikh cek ditunaikan.

(b) Permulaan PWR/Rekupmen PWR

(c) Nombor baucar

(d) Nombor cek

(e) Amaun

Page 99: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

89

7.4.3 Pembayaran PWR

(a) Pastikan baki peruntukan yang berkaitan adalah mencukupi

sebelum membuat sesuatu perbelanjaan supaya rekupmen dapat

dibuat.

(b) Bil/tuntutan yang tidak melebihi RM200.00 boleh dibayar daripada

PWR. Arahan ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya

dibayar daripada PWR jika keadaan praktikal dan berfaedah.

(c) Setiap bayaran daripada PWR hendaklah menggunakan baucar

kecil dengan nombor siri berturutan. Setiap baucar kecil hendaklah

disertakan dengan dokumen sokongan yang telah disahkan oleh

Penolong Kanan/Ketua Bidang/Panitia sebelum diluluskan oleh

Pengurus Sekolah.

Format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3.

Contoh pengisian format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran

7-3A.

(d) Setiap bayaran hendaklah direkodkan di bahagian bayaran Buku

Tunai PWR seperti berikut:-

Bil Perkara Penjelasan

i. Tarikh Tarikh bayaran dibuat

ii. Perihal Nama pegawai yang menuntut

iii. No. Baucar Kecil

Nombor siri baucar kecil

iv Peruntukan Amaun mengikut jenis peruntukan

v Jumlah Jumlah Baucar Kecil

vi Amaun Rekupmen

Amaun yang didapatkan daripada Kumpulan Kerajaan/SUWA/Asrama

vii Jumlah Besar

Jumlah Keseluruhan (bersamaan dengan jumlah kelulusan permulaan PWR)

Page 100: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

90

Sekiranya butiran bayaran melebihi lajur yang disediakan, lajur

pelbagai boleh diwujudkan seperti di Lampiran 7-4 dan contoh

pengisian di Lampiran 7-4A.

7.4.4 Rekupmen

(a) Rekupmen adalah proses mendapatkan semula wang yang telah

dibelanjakan.

(b) Pihak sekolah perlu mengawasi baki PWR. Sebelum proses

rekupmen dilakukan, Buku Tunai PWR perlu diimbangkan.

Rekupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sebulan.

(c) Perbelanjaan tersebut hendaklah dikenakan kepada butiran

peruntukan di bawah kumpulan wang berkaitan. Jika perbelanjaan

melibatkan lebih daripada satu kumpulan wang maka rekupmen

perlu dibuat dengan menyediakan baucar bayaran berasingan bagi

setiap kumpulan wang.

(d) Baucar bayaran bagi tujuan rekupmen hendaklah disokong

dengan dokumen asal buku tunai, baucar kecil dan dokumen

sokongan. Semua dokumen perlu disimpan/difailkan secara

berturutan mengikut kumpulan wang berkaitan.

(e) Setelah cek rekupmen ditunaikan, ruangan terimaan di Buku Tunai

PWR direkod seperti di para 7.4.2.

7.5 TATACARA PENUTUPAN BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT PADA

AKHIR TAHUN

7.5.1 Buku Tunai PWR hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun

serta membuat rekupmen akhir sebelum 31 Disember tahun kewangan

semasa supaya baki PWR adalah bersamaan dengan amaun PWR

yang diluluskan. Amaun ini hendaklah direkodkan sebagai Wang Dalam

Page 101: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT

91

Tangan di bawah butiran Aset dalam Kunci Kira-Kira bagi kumpulan

wang yang berkenaan.

7.5.2 Pihak sekolah perlu menyediakan satu Sijil Perakuan PWR seperti di

Lampiran 7-5 pada 31 Disember setiap tahun dan dikemukakan

kepada Ketua PTJ. Satu salinan difailkan untuk tujuan pengauditan.

Contoh pengisian seperti di Lampiran 8-5A.

7.6 PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT

7.6.1 Kebenaran untuk menutup PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua

PTJ masing-masing. Permohonan penutupan PWR hendaklah dibuat

dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-6.

7.6.2 Selepas kelulusan penutupan diterima, sekolah perlu mengambil

tindakan seperti berikut:

(a) mengeluarkan resit rasmi pejabat atas nama jawatan Pengurus

Sekolah;

(b) merekodkan terimaan mengikut butiran peruntukan kumpulan

wang yang diluluskan;

(c) memasukkan amaun ke dalam bank mengikut kumpulan wang

yang berkaitan; dan

(d) resit asal dikepilkan bersama surat kelulusan penutupan PWR

dan difailkan.

Page 102: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

131

PERMOHONAN PENGENDALIAN

PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH

Rujukan :

Tarikh :

Ketua PTJ ……………………… Tuan, PERMOHONAN PENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT Merujuk kepada perkara di atas, pihak sekolah memohon mengendalikan Panjar Wang Runcit sejumlah RM……… daripada peruntukan …………………………… untuk kemudahan perbelanjaan runcit secara tunai bagi pembelian yang berharga kurang daripada RM100.00. 2. Anggaran jumlah perbelanjaan runcit bagi sebulan adalah seperti berikut :-

(i) Setem, telefon, telegram .……………………… (ii) Minyak mesin rumput ………………………. (iii) Tambang untuk murid ke sekolah ………………………. (iv) Alat tulis ……………………..... (v) Pelbagai perkhidmatan (membaiki mesin taip, ..…………………….

mesin pendua dan mesin potong rumput) (vi) Lain-lain ..…………………….

------------------------------ JUMLAH ================= 3. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini yang berkaitan. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, ………………………… (Tandatangan Pengetua/Guru Besar) (Cop Rasmi Sekolah)

Lampiran 7-1

Page 103: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

PERMOHONAN PENAMBAHAN DANA

PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.

Ketua PTJ ……………………… Tuan, PERMOHONAN PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. 2. Pihak sekolah memohon untuk membuat penambahan Dana Panjar Wang Runcit sebanyak RM………………… daripada peruntukan ……………………………menjadikan jumlah keseluruhan adalah sebanyak RM ……………… yang diluluskan oleh pihak tuan seperti surat rujukan tuan ………………………………….. bertarikh ……………………. 3. Sehubungan dengan itu, berikut adalah senarai perbelanjaan sebenar dan senarai kekerapan rekupmen untuk pertimbangan tuan.

Bil. Tarikh No. Baucar Jumlah

Rekupmen (RM)

Baki Dalam Tangan

(RM)

No. Cek

4. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini dan baucar rekupmen yang berkaitan serta salinan surat kelulusan terdahulu. 5. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah,

Lampiran 7-1A

Page 104: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

………………………… (Tandatangan Pengurus Sekolah)

Page 105: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Tari

kh

Peri

hal

No

.

No

.Ju

mla

hT

ari

kh

Peri

hal

No

. B

r.*

**

*Ju

mla

hK

era

jaan

SU

WA

Asra

ma

Bau

car

Cek

(RM

)K

ecil

(RM

)

Jum

lah B

ayara

n

Jum

lah B

esar

Nota

*Laju

r perlu d

iisi ole

h p

ihak s

ekola

h

Jum

lah B

esar

Baki

Lam

pir

an

7-2

BA

YA

RA

NT

ER

IMA

AN

dari

pad

a K

um

pu

lan

Wan

g (

RM

)

BU

KU

TU

NA

I P

AN

JA

R W

AN

G R

UN

CIT

Am

au

n r

eku

pm

en

Page 106: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

No

. B

au

ca

r :

16

/07

/12

Ba

ki b

/h-

-1

0.0

0

1

8/0

7/2

01

2E

ncik

AP

WR

21

/12

50

.00

5

0.0

0

50

.00

17

/07

/12

Re

ku

pm

en

K0

35

/12

12

34

56

35

0.0

0

18

/07

/20

12

En

cik

BP

WR

22

/12

30

.00

3

0.0

0

30

.00

17

/07

/12

Re

ku

pm

en

S0

30

/12

65

43

21

14

0.0

0

18

/07

/20

12

En

cik

CP

WR

23

/12

13

8.0

0

1

38

.00

13

8.0

0

18

/07

/20

12

En

cik

DP

WR

24

/12

50

.00

5

0.0

0

50

.00

18

/07

/20

12

En

cik

EP

WR

25

/12

40

.00

4

0.0

0

40

.00

18

/07

/20

12

En

cik

FP

WR

26

/12

12

5.0

0

1

25

.00

12

5.0

0

18

/07

/20

12

En

cik

GP

WR

27

/12

65

.00

6

5.0

0

65

.00

Ju

mla

h B

aya

ran

50

.00

3

0.0

0

50

.00

3

68

.00

49

8.0

0

1

70

.00

32

8.0

0

2.0

0

50

0.0

0

Ju

mla

h B

esa

r5

00

.00

No

ta *

La

jur

pe

rlu

diis

i o

leh

se

ko

lah

Dised

iakan o

leh:

Disahkan oleh:

KW

SU

WA

KW

A

sra

ma

Am

au

n R

eku

pm

en

da

rip

ad

a K

um

pu

lan

Wa

ng

(R

M)

TE

RIM

AA

N

Pe

rih

al

No

.

Ba

uca

r

No

.

Ce

k

Ju

mla

h

(RM

)

*

T

eras

*

Wajib

*

LPBT

Ta

rikh

KW

Ke

raja

an

Ju

mla

h B

esa

r

Ta

rikh

Pe

rih

al

No

.

Br.

Ke

cil

Ba

ki

La

mp

ira

n 7

- 2

A

BU

KU

TU

NA

I P

AN

JA

R W

AN

G R

UN

CIT

Ju

mla

h

Be

sa

r (R

M)

*

Pelbagai

BA

YA

RA

N

Dised

iakan o

leh:

Disahkan oleh:

…………………………….

…………………………….

Nama:

Nama:

Jawatan:

Jawatan:

Tarikh:

Tarikh:

Page 107: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Sekolah : ........................................................................

BAUCAR KECIL BAYARAN

Bahagian A

Bayar kepada : ............................................................................. No. Baucar Kecil

............................................................................. ...........................

RM

Jumlah

Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan dengan

betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia .............................................................

.............................................. (RM ...................................................) adalah betul.

Tarikh : ........................................ Tandatangan

Pengetua/Guru Besar : ..............................................

(Cop Rasmi Sekolah)

Bahagian B

Perakuan Penerima

Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia ............................................................................

(RM .............................................)

Tarikh : ................................... Tandatangan Penerima : .........................................

(Nama Penuh : ........................................................)

Lampiran 7-3

Tarikh Bekalan /

PerkhidmatanPeruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan

Jumlah

Page 108: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Sekolah : ........................................................................

BAUCAR KECIL BAYARAN

Bahagian A

Bayar kepada : ............................................................................. No. Baucar Kecil

............................................................................. ...........................

RM

Jumlah

Lampiran 7-3A

Tarikh Bekalan /

PerkhidmatanPeruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan

Jumlah

SK Sri Lanang

En. Ismail b Sabri

PWR 001/11

12.07.2011 Sivik Kewarganegaraan Pembelian Poster Kemerdekaan 70.00

70.00

Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan dengan

betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia .............................................................

.............................................. (RM ...................................................) adalah betul.

Tarikh : ........................................ Tandatangan

Pengetua/Guru Besar : ..............................................

(Cop Rasmi Sekolah)

Bahagian B

Perakuan Penerima

Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia ............................................................................

(RM .............................................)

Tarikh : ................................... Tandatangan Penerima : .........................................

(Nama Penuh : ........................................................)

70.00

70.00tujuh puluh

16.07.2011Ibrahim

tujuh puluh

70.00

16.07.2011

Ismail b Sabri

Ismail

Page 109: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

No

. B

au

ca

r :

Jum

lah B

esar

Nota

*

Laju

r perlu d

iisi ole

h s

ekola

hDisedia

kan o

leh:

Disahkan oleh:

*

* Lam

piran ini perlu d

isedia

kan d

ala

m d

ua (

2)

salin

an (

salin

an A

sal dan P

eja

bat)

Sa

lin

an

Asa

l u

ntu

k d

ike

pil

ka

n b

ers

am

a b

au

car

rek

up

me

n

Sa

lin

an

Pe

jab

at

pe

rlu

dik

ep

ilk

an

di

da

lam

bu

ku

PW

R…

……

……

……

……

……

.…

……

……

……

……

……

.

Na

ma

:N

am

a:

Jaw

ata

n:

Jaw

ata

n:

Ta

rik

h:

Ta

rik

h:

LA

MP

IRA

N K

EP

AD

A L

AJU

R P

EL

BA

GA

I B

UK

U T

UN

AI P

AN

JA

R W

AN

G R

UN

CIT

* *

* *

Tarikh

Perihal

No.

Br.

Kecil

*

*

* *

*

BA

YA

RA

N P

EL

BA

GA

I

*

Lam

pir

an

7 -

4

*

*

Am

aun R

ekupm

en

daripada K

um

pula

n W

ang (

RM

)

KW

Kera

jaan

KW

SU

WA

KW

Asra

ma

Jum

lah

Besar

(RM

)

Page 110: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

No

. B

au

ca

r :

18/0

7/2

012

Encik

CP

WR

23/1

2138.0

0

138.0

0

138.0

0

18/0

7/2

012

Encik

EP

WR

25/1

240.0

0

40.0

0

40.0

0

18/0

7/2

012

Encik

FP

WR

26/1

2125.0

0

125.0

0

125.0

0

18/0

7/2

012

Encik

GP

WR

27/1

265.0

0

65.0

0

65.0

0

Jum

lah B

esar

138.0

0

40.0

0

125.0

0

65.0

0

-

-

-

-

-

-

-

-

368.0

0

40.0

0

328.0

0

Nota

*

Laju

r perlu d

iisi ole

h s

ekola

hDisedia

kan o

leh:

Disahkan oleh:

*

* Lam

piran ini perlu d

isedia

kan d

ala

m d

ua (

2)

salin

an (

salin

an A

sal dan P

eja

bat)

Sa

lin

an

Asa

l u

ntu

k d

ike

pil

ka

n b

ers

am

a b

au

car

rek

up

me

n

Sa

lin

an

Pe

jab

at

pe

rlu

dik

ep

ilk

an

di

da

lam

bu

ku

PW

R…

……

……

……

……

……

.…

……

……

……

……

……

.

Na

ma

:N

am

a:

Jaw

ata

n:

Jaw

ata

n:

LA

MP

IRA

N K

EP

AD

A L

AJU

R P

EL

BA

GA

I B

UK

U T

UN

AI P

AN

JA

R W

AN

G R

UN

CIT

*

Sewa

Kantin

*

Pusa

t

Sum

ber *

Faedah

Bank

*

Sum

bangan

Tarikh

Perihal

No.

Br.

Kecil

*

*

* *

*

BA

YA

RA

N P

EL

BA

GA

I

*

Lam

pir

an

7 -

4A

*

*

Am

aun R

ekupm

en

daripada K

um

pula

n W

ang (

RM

)

KW

Kera

jaan

KW

SU

WA

KW

Asra

ma

Jum

lah

Besar

(RM

)

Jaw

ata

n:

Jaw

ata

n:

Ta

rik

h:

Ta

rik

h:

Page 111: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

RM RM

a) Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember…………… XXXX

b) Perbelanjaan Panjar Wang Runcit

yang belum direkup mengikut

jenis kumpulan wang:-

Kumpulan Wang Kerajaan XXXX

Kumpulan Wang SUWA XXXX

Kumpulan Wang Asrama XXXX XXXX

Jumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember…………..(seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

Tandatangan Tandatangan

Nama : Pengetua/Guru Besar

Jawatan: Cop Sekolah

Tarikh: Tarikh:

XXXX

PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT

Lampiran 7-5

SEPERTI PADA 31 DISEMBER ………………

Page 112: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

RM RM

a) Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember……………

b) Perbelanjaan Panjar Wang Runcit

yang belum direkup mengikut

jenis kumpulan wang:-

Kumpulan Wang Kerajaan

Kumpulan Wang SUWA

Kumpulan Wang Asrama

Jumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember…………..(seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT

Lampiran 7-5A

SEPERTI PADA 31 DISEMBER ………………

2010300.00

-

-

--

300.00

2010

2010

Tandatangan Tandatangan

Nama : Pengetua/Guru Besar

Jawatan: Cop Sekolah

Tarikh: Tarikh:

Idayu

Nurul Idayu bt Husin

31.12.2010

Pembantu Tadbir

Ramlah

31.12.2010

Page 113: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

PERMOHONAN PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.

Ketua PTJ ……………………… Tuan, PERMOHONAN PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. 2. Sekolah ini memohon kelulusan untuk menutup Panjar Wang Runcit sedia ada sebanyak RM ……………… yang telah diluluskan oleh pihak tuan seperti surat rujukan tuan ………………………………….. bertarikh ……………………. 2. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini, baucar rekupmen terakhir dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit serta salinan surat kelulusan terdahulu. 3. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, …………………………………..… (Tandatangan Pengurus Sekolah)

Lampiran 7-6

Page 114: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 7 - PANJAR WANG RUNCIT

TAJUK : 7.1 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

Sedia surat permohonan kelulusan pengendalian PWR. Hantar surat permohonan kepada Ketua PTJ masing-masing.

Sedia baucar bayaran untuk mengeluarkan wang pendahuluan PWR dan rekod dalam Buku Tunai Sedia Cek atas nama jawatan “Pengetua Sekolah” atau “Guru Besar Sekolah” dan rekod dalam BukuTunai. Cek tersebut hendaklah dibatalkan palang dengan mencatat nama, nombor Kad Pengenalan pembawa cek serta disahkan oleh salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borang Kuasa Tetap (AK52) di belakang cek tersebut. Tunaikan cek dan simpan wang tunai dalam Peti Wang Tunai (cash box) Rekod wang pendahuluan PWR dalam Buku Tunai PWR di sebelah Terimaan.

Tidak

Sedia surat permohonan kelulusan pengendalian PWR

Hantar surat permohonan kepada Ketua PTJ

Lulus?

Sedia Baucar Bayaran

Sedia Cek

Rekod Buku Tunai

Tunaikan Cek dan simpan wang tunai

Rekod Dalam Buku Tunai PWR

Tamat

Mula

Ya

Page 115: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN

TAHUNAN

104

8.1 PENDAHULUAN

8.1.1 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah adalah penyata yang

menunjukkan kedudukan kewangan untuk sesuatu tahun berakhir pada

31 Disember. Penyata ini perlu disediakan untuk setiap kumpulan wang

yang diselenggarakan oleh sekolah mengikut Peraturan Pendidikan

(Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta Pendidikan 1996.

8.1.2 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah mengandungi penyata berikut:

(a) Kunci Kira-Kira;

(b) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;

(c) Penyata Penerimaan dan Pembayaran;

(d) Nota Kepada Akaun; dan

(e) Penyata-penyata lain.

8.2 DOKUMEN-DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK MENYEDIAKAN

PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Dokumen-dokumen dan rekod kewangan yang lengkap, sempurna dan

kemaskini seperti berikut diperlukan untuk penyediaan penyata kewangan

tahunan:

(a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan, SUWA dan Asrama

(b) Buku Tunai Panjar Wang Runcit

(c) Rekod Akaun Subsidiari

(d) Daftar Bil

(e) Daftar Penghuni Asrama

(f) Jadual Kedatangan Pelajar

(g) Senarai Akaun Belum Terima

(h) Senarai Akaun Belum Bayar

(i) Penyata Kewangan Tahunan Sekolah tahun sebelumnya yang telah

diaudit atau jika tiada, penyata belum diaudit yang disahkan (kecuali

sekolah menyediakan penyata ini bagi kali pertama).

(j) Penyata Penyesuaian Bank

Page 116: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN

TAHUNAN

105

8.3 FORMAT PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Format penyediaan Penyata Kewangan Tahunan sekolah mengikut susunan

adalah seperti berikut :

(a) Penyata Penerimaan dan Pembayaran (Lampiran 8-1)

(b) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (Lampiran 8-2)

(c) Kunci Kira-Kira (Lampiran 8-3)

(d) Nota Kepada Akaun

(e) Penyata lain yang berkaitan (jika ada)

8.4 PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN

8.4.1 Penyata ini menunjukkan jumlah terimaan yang sebenarnya telah

diterima dan jumlah bayaran sebenarnya yang telah dibayar dalam

tempoh tahun kewangan yang berkenaan serta kedudukan baki wang

yang ada dalam bank pada akhir tahun.

8.4.2 Penyata ini menunjukkan satu ringkasan terimaan dan bayaran

daripada Buku Tunai dengan mengambil kira baki wang dalam bank

pada awal tahun dan dicampurkan jumlah terimaan serta ditolak jumlah

bayaran untuk mendapatkan baki wang dalam bank pada akhir tahun.

Baki wang di bank pada 31

Disember =

Baki wang di bank pada 1 Januari + jumlah

terimaan – jumlah bayaran

8.5 PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

8.5.1 Penyata ini menunjukkan jumlah semua penerimaan yang sepatutnya

diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya dibayar pada

tahun berkenaan. Penyata ini diimbangkan dengan menunjukkan

lebihan/kurangan pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun berkenaan.

Page 117: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN

TAHUNAN

106

8.5.2 Penyata ini disediakan dengan mengambil kira:-

(a) penerimaan yang diterima dan sepatutnya diterima tetapi masih

belum diterima dalam tahun kewangan (Akaun Belum Terima); dan

(b) semua pembayaran yang dibuat dan sepatutnya dibayar tetapi

masih belum dibayar dalam tahun kewangan (Akaun Belum Bayar) .

8.5.3 Amaun ABT ditunjukkan sebagai Aset dan amaun ABB ditunjukkan

sebagai Liabiliti dalam Kunci Kira-Kira pada 31 Disember.

8.6 KUNCI KIRA-KIRA

Kunci Kira-Kira adalah penyata mengenai kedudukan kewangan sesebuah

sekolah pada satu tempoh kewangan. Penyata ini menunjukkan amaun lebihan

Aset berbanding dengan Liabiliti serta diimbangkan dengan jumlah Kumpulan

Wang Terkumpul pada 31 Disember tahun yang dilapor.

8.6.1 Aset

(a) Aset adalah sumber ekonomi yang dimiliki oleh sesebuah sekolah.

Sumber ini boleh memberi faedah untuk mengendalikan aktiviti

sekolah pada masa hadapan.

(b) Perkara yang diambil kira sebagai aset adalah:-

(i) Wang Tunai Dalam Tangan

Wang Tunai Dalam Tangan adalah wang yang telah dikutip dan

belum dimasukkan ke bank pada 31 Disember termasuk baki

PWR.

Page 118: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN

TAHUNAN

107

(ii) Wang Tunai Dalam Bank

Wang Tunai Dalam Bank adalah baki seperti di Buku Tunai

pada 31 Disember.

(iii) Deposit Dibayar

Wang yang dibayar oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu

maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian

dan dibayar balik kepada sekolah apabila maksud telah

tercapai.

(iv) Bayaran Terdahulu

Perbelanjaan bagi tahun hadapan yang dibayar dalam tahun

kewangan semasa.

(v) Akaun Belum Terima

Terimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima

sehingga berakhir tahun kewangan semasa.

8.6.2 Liabiliti

(a) Liabiliti adalah tanggungan yang perlu dijelaskan. Liabiliti ini wujud

kerana bekalan/perkhidmatan/kerja telah diterima/disempurnakan

tetapi bayarannya belum dijelaskan.

(b) Perkara berikut diambil kira sebagai liabiliti:-

(i) Deposit Diterima

Wang yang diterima oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu

maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian

Page 119: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN

TAHUNAN

108

dan dibayar balik kepada pendeposit apabila maksud telah

tercapai.

(ii) Terimaan Terdahulu

Pendapatan tahun hadapan yang diterima dalam tahun

kewangan semasa.

(iii) Akaun Belum Bayar

Perbelanjaan yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum

dijelaskan oleh pihak sekolah sehingga berakhir tahun

kewangan semasa.

8.6.3 Kumpulan Wang Terkumpul

Kumpulan Wang Terkumpul adalah baki awal tahun ditambah jumlah

perbezaan antara pendapatan dengan perbelanjaan bagi tiap-tiap

peruntukan.

Kumpulan Wang Terkumpul = Baki awal + Pendapatan semasa –

Perbelanjaan semasa

8.7 NOTA KEPADA AKAUN

8.7.1 Nota Kepada Akaun mengandungi maklumat berikut:-

(a) Prinsip dan asas perakaunan yang diguna pakai

(b) Penerangan mengenai akaun yang diselenggara

(i) Menerangkan jumlah yang ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira

dan Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan.

Page 120: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN

TAHUNAN

109

(ii) Membantu memahami kandungan Penyata Kewangan Tahunan

Sekolah.

(iii) Memperincikan sesuatu amaun dalam Kunci Kira-Kira seperti

Akaun Belum Terima, Deposit Dibayar, Bayaran Terdahulu,

Akaun Belum Bayar, Deposit Diterima dan Terimaan Terdahulu.

(iv) Memberi maklumat terperinci mengenai sesuatu butiran

peruntukan dalam Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan

seperti peruntukan Teras, Elektif, Pendidikan Khas Integrasi dan

Pelbagai.

8.8 PENYATA LAIN

Penyata ini merupakan satu penyata yang menyokong kepada Penyata

Kewangan Tahunan Sekolah iaitu:-

(a) Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember; dan

(b) Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit pada 31 Disember.

8.9 PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan

kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan

tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31

Mac tahun berikutnya.

Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata

Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua

PTJ.

Pekeliling SPK Bil 4/1988

Page 121: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

SEKOLAH……………………………………..

20xx 20xx

RM RM

BAKI WANG DI BANK PADA 1 JANUARI

PENERIMAAN

JUMLAH PENERIMAAN

Tolak :

PEMBAYARAN

JUMLAH PEMBAYARAN

BAKI WANG DI BANK PADA 31 DISEMBER

Lampiran 8-1

Nota

(Kumpulan Wang……………………………..)

PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN

BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER…….

Format Penyata Penerimaan Dan Pembayaran

Page 122: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

20xx 20xx

RM RM

PENDAPATAN

JUMLAH PENDAPATAN

Tolak :

PERBELANJAAN

JUMLAH PERBELANJAAN

LEBIHAN/(KURANGAN)

PENDAPATAN ATAS PERBELANJAAN

Nota

Lampiran 8-2

SEKOLAH…………………………………..

PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER ……

(Kumpulan Wang…………………………………..)

Format Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan

Page 123: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

20xx 20xx

RM RM

ASET

Akaun Belum Terima

Bayaran Terdahulu

Deposit Dibayar

Baki wang di bank

Wang Dalam Tangan

JUMLAH ASET

Tolak :

LIABILITI

Akaun Belum Bayar

Deposit Diterima

Terimaan Terdahulu

JUMLAH LIABILITI

ASET/(LIABILITI) BERSIH

Dibiayai Oleh:

KUMPULAN WANG TERKUMPUL

BAKI PADA 1 JANUARI

Pelarasan

Lebihan/(Kurangan) Pendapatan

Atas Perbelanjaan

BAKI PADA 31 DISEMBER

Nota

Lampiran 8-3

KUNCI KIRA-KIRA

(Kumpulan Wang ………………………………)

Sekolah ……………………….

PADA 31 DISEMBER ……

Format Kunci Kira-kira

Page 124: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 9 AKAUN BELUM BAYAR

113

9.1 PENDAHULUAN

Akaun Belum Bayar (ABB) merupakan perbelanjaan yang sepatutnya dibayar

tetapi tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Ia

hendaklah dinyatakan sebagai ABB di dalam Penyata Kewangan.

9.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN

BELUM BAYAR (ABB)

(a) Sekolah gagal membuat pembayaran dalam tahun semasa ke atas

pembelian/perolehan yang telah dibuat.

(b) Peruntukan tidak mencukupi disebabkan sekolah membuat perolehan

tanpa perancangan.

(c) Pembekal tidak dapat dikesan.

(d) Cek batal/cek tamat tempoh tidak diganti.

(e) Pembayaran kepada pihak ketiga tidak dapat diselesaikan pada tahun

kewangan semasa. Contohnya bayaran balik kehilangan skim pinjaman

buku teks, Insuran dan Biasiswa.

(f) Daftar Bil tidak dikemaskini.

9.3 DAFTAR ABB

Perbelanjaan yang tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan

hendaklah didaftarkan di dalam Daftar ABB seperti di Lampiran 9-1.

Page 125: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 9 AKAUN BELUM BAYAR

114

9.4 KELULUSAN KETUA PTJ

Bil/invois yang tidak diambilkira sebagai ABB pada akhir tahun kewangan

hendaklah mendapat kelulusan Ketua PTJ bagi tujuan pembayaran.

9.5 LANGKAH-LANGKAH UNTUK MENGELAKKAN ABB

(a) Memastikan semua bil/invois/tuntutan dikemukakan dengan segera dan

menjelaskannya dalam tempoh 14 hari daripada tarikh diterima.

(b) Memastikan pembayaran kepada pihak ketiga dibuat dengan kadar

segera dalam tahun kewangan semasa.

(c) Mengelakkan pembelian pada akhir tahun.

(d) Menyemak dan mengemaskini Daftar Bil serta memastikan tiada bil

yang belum dijelaskan.

(e) Mengambil tindakan segera ke atas cek batal/cek tamat tempoh.

(f) Menghubungi Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)/Jabatan

Pendaftaran Negara (JPN) bagi tujuan mengesan pembekal.

9.6 SYARAT PERMOHONAN PELARASAN ABB

Permohonan pelarasan ABB perlu dibuat dengan mematuhi syarat-syarat

berikut:

(a) Tempoh ABB telah melebihi tiga (3) tahun.

(b) Segala usaha telah diambil untuk membayar kepada penerima tetapi

gagal.

(c) Tiada unsur-unsur penyelewengan.

AP 130 (a)

Page 126: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 9 AKAUN BELUM BAYAR

115

9.7 PERMOHONAN PELARASAN ABB

9.7.1 Pelarasan ABB hendaklah mendapat kelulusan Bahagian Akaun, KPM.

9.7.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan tiga (3) salinan Permohonan

Pelarasan ABB seperti di Lampiran 9-2. Satu salinan disimpan oleh

pihak sekolah manakala dua (2) salinan lagi dikemukakan kepada

Ketua PTJ masing-masing untuk dipanjangkan ke Bahagian Akaun,

KPM iaitu:

(a) salinan asal untuk Bahagian Akaun, KPM; dan

(b) satu (1) salinan disimpan oleh Ketua PTJ.

9.7.3 Permohonan tersebut hendaklah disokong dengan salinan Laporan

Audit dan Penyata Kewangan Tahunan serta bukti segala usaha telah

diambil untuk menjelaskan bayaran. Contohnya surat-menyurat atau

bukti pos.

12.8 TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN PELARASAN ABB

9.8.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABB hendaklah diselaraskan

dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:-

(a) Diambilkira sebagai pendapatan di dalam Penyata Pendapatan Dan

Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan.

(b) Mengurangkan amaun ABB dalam Kunci Kira-Kira.

9.8.2 Sekiranya terdapat tuntutan selepas pelarasan dilakukan, Pengurus

Sekolah boleh membuat pembayaran jika bukti yang munasabah dan

boleh diterima dikemukakan untuk menyokong tuntutan tersebut.

Bayaran mesti dibuat menggunakan peruntukan yang berkenaan.

Page 127: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 9 AKAUN BELUM BAYAR

116

9.8.3 Daftar ABB hendaklah dikemaskini selepas:

(a) tuntutan bayaran ABB dijelaskan.

(b) kelulusan pelarasan ABB diperolehi.

Page 128: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

La

mp

ira

n 9

-1

JE

NIS

KU

MP

UL

AN

WA

NG

: …

……

……

……

……

……

……

……

……

…..

TA

RIK

HN

OM

BO

RT

AR

IKH

NO

MB

OR

TA

RIK

HN

OM

BO

RT

AR

IKH

NO

.RU

JU

KA

N

BA

UC

AR

NA

MA

PE

MB

EK

AL

/IN

DIV

IDU

BIL

DA

FT

AR

AK

AU

N B

EL

UM

BA

YA

R (

AB

B)

KE

LU

LU

SA

N H

AP

US

KIR

AC

AT

AT

AN

AM

AU

N

(RM

)

INV

OIS

/BIL

/BA

UC

AR

PE

RU

NT

UK

AN

MA

KL

UM

AT

BA

YA

RA

N

CE

K

Page 129: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

118

Lampiran 9-2

PERMOHONAN PELARASAN AKAUN BELUM BAYAR

(1) Nama dan alamat pemiutang:

.............................................................................................................................

(2) Maklumat Perbelanjaan:

Peruntukan/Subsidiari Amaun (RM) Tarikh Urusniaga

(3) Sila nyatakan sebab-sebab mengapa pembayaran tidak dijelaskan (jika ruang

tidak mencukupi sila sertakan lampiran).

(4) Tindakan yang telah diambil untuk membuat bayaran:

(5) Tandakan ( √ ) dokumen sokongan yang disertakan:-

Salinan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah (telah diaudit) terkini

Salinan surat-menyurat kepada pembekal/pemiutang

Salinan surat daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia /Jabatan

Pendaftaran Negara (jika berkenaan)

Dokumen-dokumen lain yang berkaitan (sila nyatakan):

………………………………………………..

(6) Adakah pegawai yang terlibat telah dinyatakan untuk tindakan tatatertib; jika

tidak berikan sebab-sebab. (jika berkaitan)

……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………

(7) Saya memperakui bahawa maklumat yang diberi di atas adalah benar.

Tarikh: ……………… …………………………...

Tandatangan dan cop

Pengetua/Guru Besar

Page 130: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 10 AKAUN BELUM TERIMA

119

10.1 PENDAHULUAN

Akaun Belum Terima (ABT) merupakan terimaan yang sepatutnya diterima

tetapi masih belum diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa dan

hendaklah diisytiharkan di dalam Penyata Kewangan.

10.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN

BELUM TERIMA (ABT)

Perkara-perkara yang menyebabkan berlakunya Akaun Belum Terima (ABT)

adalah seperti berikut:

(a) Bayaran-bayaran daripada murid yang tidak dapat dikutip sehingga

berakhir tahun kewangan semasa. Contoh: Bayaran balik atas

kehilangan buku teks.

(b) Caj/sewaan yang tidak dapat dikutip dalam tahun kewangan semasa.

Contoh: sewa dewan, sewa kantin/kedai buku sekolah.

10.3 DAFTAR ABT

Pendapatan yang tidak diterima sehingga berakhir tahun kewangan hendaklah

didaftarkan di dalam Daftar ABT seperti di Lampiran10-1.

10.4 LANGKAH-LANGKAH BAGI MENGELAKKAN ABT

Pengurus Sekolah atau wakil yang diberi kuasa hendaklah mengambil tindakan

seperti berikut:-

(a) Menyemak Jadual Kedatangan Murid/Daftar Penghuni Asrama, Buku Resit

Murid dan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat bagi memastikan

tiada tunggakan bayaran-bayaran daripada murid yang belum dikutip.

Page 131: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 10 AKAUN BELUM TERIMA

120

(b) Menyemak dokumen/daftar yang berkaitan dengan caj/ sewaan kantin/

lain-lain kemudahan dengan salinan Buku Resit Pejabat (RP.01) bagi

memastikan tiada tunggakan caj/ sewaan yang belum dikutip.

(c) Menyemak resit pejabat dengan Buku Tunai bagi memastikan setiap

terimaan telah direkod.

(d) Memastikan tuntutan pelarasan bantuan dibuat mengikut tarikh yang

telah ditetapkan.

(e) Menghantar surat-surat peringatan dan sekurang-kurangnya satu (1)

Surat Berdaftar Akuan Terima (AR registered) kepada penghutang

seperti ibubapa, penyewa Kantin Sekolah, penyewa Kedai Buku

Sekolah dan lain-lain penghutang.

(f) Melaporkan amaun ABT kepada mesyuarat Jawatankuasa Kewangan

dan Akaun di peringkat sekolah untuk tindakan susulan.

10.5 TINDAKAN UNTUK HAPUSKIRA

10.5.1 Semua ABT yang belum diterima selepas enam (6) tahun hendaklah

dilaporkan kepada Bahagian Kewangan, KPM melalui Ketua PTJ

dengan menggunakan format seperti di Lampiran 10-2.

10.6 TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN HAPUSKIRA DIPEROLEHI

10.6.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABT hendaklah diselaraskan

dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:-

(a) Diambilkira sebagai perbelanjaan di dalam Penyata Pendapatan

Dan Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan.

(b) Mengurangkan amaun ABT dalam Kunci Kira-Kira.

10.6.2 Daftar ABT hendaklah dikemaskini selepas kelulusan pelarasan ABT

diperolehi.

Page 132: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

La

mp

ira

n 1

0-1

JE

NIS

KU

MP

UL

AN

WA

NG

: …

……

……

……

……

……

……

……

……

……

TA

RIK

HN

OM

BO

RT

AR

IKH

NO

.RU

JU

KA

N

NA

MA

P

EN

GH

UT

AN

GA

MA

UN

(RM

)

DA

FT

AR

AK

AU

N B

EL

UM

TE

RIM

A (

AB

T)

CA

TA

TA

NR

ES

ITJ

EN

IS T

ER

IMA

AN

TA

HU

N

KE

WA

NG

AN

MA

KL

UM

AT

TE

RIM

AA

NK

EL

UL

US

AN

HA

PU

SK

IRA

BIL

Page 133: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

122

Lampiran 10-2

LAMPIRAN L

[ Arahan Perbendaharaan No. 328(b) ]

LAPORAN MENGENAI TUNGGAKAN HASIL/AKAUN BELUM

TERIMA (ABT) YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN

1. Nama dan alamat pihak yang kena membayar wang itu;

2. Untuk apakah wang yang kena bayar itu, jumlahnya, tarikh mula-mula dikenakan membayar wang itu kepada kerajaan;

3. Tarikh bil dihantar atau tarikh diberitahu tentang jumlah yang genap masanya untuk didapatkan balik wang itu;

4. Apakah tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan bayaran semenjak bil dihantar atau bila diberitahu jumlah yang genap masanya untuk didapatkan. Jika tatacara memberi notis dan mendapatkan wang itu ditetapkan dalam undang-undang, adakah tatacara tersebut dipatuhi;

5. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab memungut wang itu;

6. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab selaku penyelia;

7. Sama ada kegagalan memungut disebabkan oleh kegagalan mematuhi sesuatu peraturan atau arahan atau sebab-sebab lain;

8. Sama ada tindakan tatatertib disyorkan terhadap seseorang pegawai. Jika tiada surcaj disyorkan, sebab-sebab hendaklah diberi;

9. Dalam tiap-tiap satu hal di mana nama seseorang pegawai disebut, nyatakan sama ada pegawai itu ialah seorang Pegawai Negeri atau Persekutuan, dalam jawatan tetap atau dalam perkhidmatan sementara.

(i) Pegawai Persekutuan (ii) Jawatan Tetap

Tarikh : ………………………………... Tandatangan Pengetua

/Guru Besar

Nama : Jawatan : Cop Sekolah :

Page 134: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

123

Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal Tarikh: Tandatangan Pegawai Pengawal ( Ketua Setiausaha Kementerian )

Nama :

Jawatan :

Cop Jabatan :

Page 135: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

124

11.1 PENDAHULUAN

11.1.1 Pengurus Sekolah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua

perolehan yang menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang

Sekolah.

Pengurus Sekolah hendaklah:-

(a) mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuatkuasa;

(b) membuat perancangan perolehan dengan bijak;

(c) melaksanakan perolehan dengan teratur dan sempurna; dan

(d) membuat kajian pasaran supaya harga bekalan/perkhidmatan yang

hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan kerajaan di

samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal

tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan.

11.1.2 Perwakilan kuasa kepada Pengurus Sekolah hanya terhad kepada

perolehan melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja.

11.2 JENIS-JENIS PEROLEHAN

Pada umumnya jenis perolehan di sekolah adalah seperti berikut:

11.2.1 Perolehan bekalan

Perolehan bekalan adalah perolehan barangan dan peralatan bagi

sesuatu aktiviti atau program seperti peralatan bantuan mengajar,

perabot, bekalan pejabat, bahan mentah dan pakaian.

Page 136: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

125

11.2.2 Perolehan perkhidmatan

Perkhidmatan bermaksud khidmat tenaga manusia atau

kepakaran/kemahiran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu

kerja tertentu. Bidang perkhidmatan yang dimaksudkan adalah

perkhidmatan bukan perunding seperti pengendalian kursus dan latihan,

penyenggaraan, dan pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan

bangunan dan pengendalian makanan.

11.2.3 Perolehan kerja

Perolehan kerja melibatkan pembinaan dan penyelenggaraan fizikal, ia

juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

11.3 KAEDAH PEROLEHAN

Sekolah boleh membuat perolehan melalui kaedah berikut:

a) Perolehan Melalui Kontrak Pusat

b) Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel

c) Pembelian Terus

d) Sebut Harga

11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat

Bekalan/perkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah

dibeli terus daripada pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat.

Walau bagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli di luar daripada

kontrak pusat sekiranya jumlah pesanan itu tidak mencapai had pesanan

minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi

barangan berkenaan.

Page 137: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

126

Bekalan/perkhidmatan yang tidak disenaraikan dalam kontrak pusat,

pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga

yang berpatutan dan berkualiti tertakluk kepada nilai

bekalan/perkhidmatan tersebut.

11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel

(a) Perolehan bagi item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel

hendaklah diuruskan sendiri oleh setiap sekolah di kalangan

syarikat panel pembekal yang dilantik.

(b) Tatacara bagi perolehan ditetapkan seperti berikut:

(i) Perolehan bernilai di bawah RM50,000.00 setahun atau dalam

satu kontrak, sekolah dibenarkan melaksanakan perolehan

secara pembelian terus di kalangan mana-mana syarikat

panel pembekal yang dilantik;

(ii) Perolehan melebihi RM50,000.00 sehingga RM500,000.00

setahun atau dalam satu kontrak, hendaklah diuruskan melalui

kaedah sebut harga di kalangan syarikat panel pembekal yang

dilantik. Pemilihan syarikat panel pembekal yang berjaya

hendaklah diputuskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga;

(iii) Perolehan melebihi RM500,000.00 setahun atau dalam satu

kontrak,hendaklah dirujuk kepada Bahagian Perolehan dan

Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ;

(iv) Kontrak formal hendaklah ditandatangani bagi kontrak yang

bernilai melebihi RM50,000.00 selaras dengan Arahan

Perbendaharaan (AP)176.1; dan

Page 138: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

127

(v) Kajian pasaran yang berpatutan hendaklah dibuat supaya

perolehan yang hendak dilaksanakan adalah yang paling

sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira

aspek kualiti, harga, kegunaan dan fakta-fakta lain yang

berkaitan.

(c) Pengurus sekolah dikehendaki merujuk kepada Pekeliling Kontrak

Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa bagi mengenalpasti

item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel.

11.3.3 Pembelian Terus

(a) Bekalan dan Perkhidmatan

Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan

tahunan sehingga RM 50,000 boleh dibuat secara pembelian terus

dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar

dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf bumiputera atau

bukan bumiputera.

Walau bagaimanapun, kelulusan Ketua PTJ hendaklah diperoleh bagi

semua perolehan melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item.

(b) Kerja-kerja

Rujuk Jadual 11.3.4 (b) : Perolehan Kerja-kerja Kecil

SPP 12/2007

Page 139: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

128

11.3.4 Sebut Harga

Had Perolehan Mengikut Pekeliling Perbendaharaan

(a) Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

Had Nilai Perolehan Cara

Perolehan Pembekal

(i) Melebihi

RM50,000.00 hingga

RM100,000.00

setahun bagi setiap

jenis item.

Sebut Harga

Lima (5) syarikat/pembekal

bertaraf bumiputra yang

berdaftar dengan

Kementerian Kewangan.

(ii) Melebihi RM100,000

hingga RM500,000

setahun bagi setiap

jenis item.

Sebut Harga

Lima (5) pembekal/syarikat

yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan.

(iii) Melebihi RM500,000

setahun.

Tender

(Peringkat

Kementerian)

-

Jadual 11.3.4 (a): Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

SPP 5/2009 AP 170.1

Page 140: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

129

(b) Perolehan Kerja-kerja Kecil

Had bagi setiap jenis

kerja

Cara

Perolehan Pembekal

(i) tidak melebihi

RM20,000.

Lantikan

Terus

Kontraktor Kelas F yang

berdaftar dengan Pusat

Khidmat Kontraktor (PKK)

di bawah kepala dan sub

kepala yang berkaitan.

(ii) RM20,000 hingga

RM100,000

Perolehan kerja-kerja

kecil/ pembaikan

yang tidak mengubah

struktur asal yang

berdasarkan Jadual

Kadar Harga

Kejuruteraan Awam.

Secara

pusingan/

undian/Sebut

Harga

Kontraktor Kelas F di

daerah/daerah terdekat

yang berdaftar dengan PKK

di bawah kepala dan sub

kepala yang berkaitan.

(iii) RM20,000 hingga

RM200,000

Perolehan kerja-kerja

kecil yang tidak

mengubah struktur

dan yang tidak

mempunyai Jadual

Kadar Kerja

Kejuruteraan Awam.

Sebut Harga

Kontraktor di daerah/daerah

terdekat yang berdaftar

dengan PKK dalam kelas,

kepala dan sub kepala yang

berkaitan.

Jadual 11.3.4 (b): Perolehan Kerja-kerja Kecil

SPP 2/2001

SPP 12/2007

Page 141: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

130

(c) Bagi kerja-kerja baru/kerja-kerja penyenggaraan, pembaikan, ubah

suai dan naik taraf yang melibatkan perubahan struktur asal serta

kerja-kerja elektrikal dan mekanikal hendaklah merujuk kepada

Jabatan Teknikal (Jabatan Kerja Raya (JKR) atau Jabatan

Pengairan dan Saliran(JPS)) selaras dengan AP182.

11.4 TATACARA PEROLEHAN

11.4.1 PERANCANGAN

Pengurus Sekolah hendaklah merancang perolehan mengikut keperluan

dengan mengambilkira jumlah peruntukan yang diterima serta mematuhi

perkara-perkara berikut:

(a) perancangan perolehan dibincangkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun;

(b) peruntukan adalah mencukupi setelah mengambilkira Bil/Pesanan

Sekolah yang belum dijelaskan.

11.4.2 PELAKSANAAN

(a) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan:-

(i) semua perolehan perlu mematuhi peraturan, surat pekeliling

kewangan dan surat pekeliling perolehan KPM dibaca bersekali

dengan Arahan Perbendaharaan (AP), Pekeliling Perbendaharaan

(PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) yang

berkuatkuasa;

Page 142: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

131

(ii) kelulusan Ketua PTJ diperoleh bagi semua perolehan melebihi

RM20,000 setahun bagi setiap jenis item;

(iii) permohonan perolehan bekalan/perkhidmatan untuk setiap

matapelajaran hendaklah dibuat melalui Ketua Bidang/Panitia

masing-masing;

(iv) bekalan/perkhidmatan yang diterima menepati spesifikasi yang

ditetapkan; dan

(v) bekalan yang diterima hendaklah direkod dalam dokumen

berkaitan. Rujuk pekeliling/Surat Pekeliling/garis panduan yang

sedang berkuatkuasa.

(b) Sekiranya peraturan di para 11.3.1 tidak dapat dipatuhi, pihak

sekolah hendaklah mendapat kelulusan khas daripada Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ.

(c) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pembekal

bertanggungjawab untuk mengambil tindakan mengganti/

menyelenggara bekalan/perkhidmatan yang mempunyai tempoh

jaminan/penyelenggaraan berjadual.

11.5 PROSES KERJA PEROLEHAN DI SEKOLAH

11.5.1 Pembelian Terus

(a) Permohonan untuk mendapatkan bekalan dan perkhidmatan

termasuk program yang menggunakan kertas kerja hendaklah

menggunakan Nota Minta seperti di Lampiran 11-1. Nota minta

disediakan oleh Guru Penolong Kanan/ Ketua Bidang/ Ketua Panitia/

Page 143: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

132

Penyelia Asrama/ Pembantu Tadbir dan diluluskan oleh Pengurus

Sekolah.

(b) Semua perolehan hendaklah dibuat dengan menggunakan Pesanan

Sekolah (DKS 005) terus kepada pembekal yang terpilih.

(c) Perolehan secara kontrak/perjanjian tidak perlu menggunakan

Pesanan Sekolah kecuali kontrak makanan bermasak dan RMT.

(d) Sekolah perlu menyelenggara satu Daftar Stok Buku Pesanan

Sekolah seperti di Lampiran 11-2. Sekolah dibenarkan menggunakan

baki helaian Pesanan Sekolah pada tahun berikutnya tanpa perlu

merekod semula dalam Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah.

(e) Hanya Pengurus Sekolah sahaja boleh menandatangani Pesanan

Sekolah.

(f) Borang Pesanan Sekolah hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan.

Salinan asal (kuning) (Lampiran 11-3) dan salinan kedua (merah

jambu) (Lampiran 11-4) hendaklah diserah kepada pembekal.

Salinan asal hendaklah dikembalikan kepada sekolah apabila

bekalan/ perkhidmatan dibekalkan dengan sempurna untuk tujuan

pembayaran. Salinan ketiga (hijau) (Lampiran 11-5) pula ditinggalkan

dalam buku pesanan untuk tujuan rujukan dan pengauditan.

(g) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Pesanan Sekolah yang

dikembalikan telah dilengkapkan oleh pembekal di ruangan

“Perakuan Mengenai Mutu” dengan tandatangan dan cop pembekal

beserta tarikh.

(h) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pegawai memperakui

bekalan/perkhidmatan/kerja yang dipesan telah diterima. Bekalan/

Page 144: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

133

perkhidmatan/kerja yang diterima hendaklah didaftarkan dan

disimpan melainkan bekalan untuk kegunaan terus seperti bahan

mentah masakan. Pengurus Sekolah tidak dibenarkan memperakui

penerimaan bekalan/ perkhidmatan/ kerja dalam pesanan sekolah

sebagai langkah kawalan dalaman.

(i) Sekiranya senarai bekalan/perkhidmatan/ kerja yang dipesan melebihi

ruangan dalam borang pesanan sekolah, lampiran berasingan boleh

digunakan dengan diperakukan oleh Pengurus Sekolah. Contoh

format adalah seperti Lampiran 11-6.

(j) Sekiranya dokumen asal Pesanan Sekolah hilang, Pengurus Sekolah

boleh mengeluarkan satu salinan fotostat yang diperakui benar bagi

menggantikan pesanan asal tersebut. Salinan yang telah diperaku ini

hendaklah dilampirkan bersama bil untuk bayaran dan satu perakuan

hendaklah diberi bahawa pesanan tersebut belum pernah dibayar

sebelumnya. Contoh perakuan adalah seperti berikut:

“Saya mengesahkan bahawa dokumen asal Pesanan Sekolah telah

didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran

sebenarnya belum lagi dibuat dan jika dokumen asal Pesanan

Sekolah tersebut dijumpai, ia tidak boleh digunakan untuk tujuan

pembayaran”.

(k) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan salinan ketiga Pesanan

Sekolah yang ditinggalkan di dalam Buku Pesanan Sekolah dicop

‘TELAH BAYAR’ sebaik sahaja pembayaran dibuat.

Page 145: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

134

11.5.2 Sebut Harga

(Tatacara Pengurusan Sebut Harga adalah berdasarkan AP 170 dan juga

SPP Bil. 5 Tahun 2009)

A. Pengurusan Sebut Harga

(a) Perolehan secara Sebut Harga yang melebihi RM50,000 hingga

RM100,000 hendaklah dipelawa kepada sekurang-kurangnya lima

(5) pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) /CIDB hendaklah

menggunakan borang Lampiran Q seperti di Lampiran 11-7.

(b) Pihak Sekolah adalah dilarang memecah kecilkan nilai bekalan

bagi mengelakkan pelawaan sebut harga.

(c) Pengurus Sekolah hendaklah mempamerkan pemberitahuan

sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan kenyataan awam

sekolah masing-masing, selain daripada mempelawa sebut harga

kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti.

(d) Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari

berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa

dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.

(e) Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada

melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.

(f) Satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan

senarai edaran sebut harga atau pembuat/pembekal/kontraktor

yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga.

Page 146: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

135

(g) Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk

pengawalan.

(h) Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu

tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak

dibenarkan.

(i) Pengurus Sekolah hendaklah mensyaratkan kepada penyebut

harga supaya mengemukakan tawaran harga dan tawaran

teknikal dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri

bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai

tawaran dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja.

(j) Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam sekolah hendaklah

menyatakan:

(i) Sekolah yang memanggil sebut harga;

(ii) Tajuk sebut harga;

(iii) Syarat kelayakan penyebut harga;

(iv) Bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran;

(v) Tempat sebut harga perlu dihantar,

(vi) Tarikh dan waktu tutup.

(k) Sebut harga hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan

sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195,

196 dan 197.

B. Tempoh Sah Laku Sebut Harga

Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90

hari dari tarikh tutup sebut harga bergantung kompleksiti sebut harga

yang dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh

dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan

Page 147: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

136

tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah

dipelawa semula.

C. Penerimaan Sebut Harga

(a) Peti Tawaran

(i) Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan

tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup.

(ii) Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci yang

berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara

berasingan oleh dua orang pegawai kanan sekolah.

(iii) Sekolah hendaklah menyediakan anggaran harga bagi

setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam peti

tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.

(iv) Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu yang

ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan

pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Bagi tawaran

yang diterima melalui pos sebelum tarikh dan waktu tutup,

sekolah hendaklah memasukkan tawaran tersebut ke dalam

peti tawaran. Dokumen sebut harga yang lewat diterima dari

waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh

dipertimbangkan.

(b) Pembukaan Peti Tawaran

(i) Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas

sebut harga ditutup.

SPP Bil 5/2009

Page 148: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

137

(ii) Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga yang dilantik secara bertulis oleh Pengurus

Sekolah. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah

terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang

mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada

pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Bagi

sekolah yang tidak mempunyai pegawai Kumpulan

Pengurusan dan Profesional, sekolah boleh melantik

seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional di

PPD bagi menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut

Harga.

D. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

(a) Tugas-Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

(i) Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang

ditetapkan;

(ii) Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut

harga;

(iii) Menandatangan ringkas pada lembaran yang menyatakan

harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau ditaip bertindih

dalam tawaran sebut harga;

(iv) Merekod pada borang jadual sebut harga dengan

mencatatkan nama penyebut harga, kod penyebut harga,

harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan

dan menandatangan borang tersebut;

Page 149: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

138

(v) Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran teknikal

telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang

berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.

Bagi sebut harga kerja memadai tawaran dikemukakan

dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja; dan

(vi) Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua

dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan.

(b) Penilaian Sebut Harga

(i) Semua sebut harga yang diterima hendaklah dikaji dan

dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut

Harga. Sebut harga yang paling menguntungkan Kerajaan

hendaklah disyorkan.

(ii) Dalam penilaian sebut harga, perkara-perkara seperti jangka

masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan

perlaksanaan, kos penyelenggaraan untuk tempoh tertentu

dan sebagainya perlu diambil kira.

(iii) Bagi semua sebut harga, jika perlu, nasihat daripada

Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau Agensi yang

seumpamanya hendaklah diperoleh.

(iv) Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh

empat belas (14) hari dari tarikh diterima daripada Urus

Setia.

Page 150: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

139

E. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Keahlian dan Tugas

Jawatankuasa

Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah

dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.

(1) Penilaian Sebut Harga Bekalan Dan Perkhidmatan

Penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat

oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:

(a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal

(i) Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang

pengerusi dan dua (2) orang ahli.

(ii) Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan

berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut.

Sekiranya Sekolah tidak mempunyai kemahiran

dalaman, kepakaran dari Jabatan Teknik atau Jabatan

lain boleh digunakan, seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia,

Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan

sebagainya.

(iii) Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat

penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan

dalam dokumen sebut harga. Penilaian hendaklah dibuat

berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan,

pernyataan pematuhan (statement of compliance)

dan/atau penilaian fizikal.

Page 151: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

140

Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa

mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil

kira.

(iv) Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah

tidak dibenarkan.

(b) Jawatankuasa Penilaian Harga

(i) Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada

dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli.

(ii) Penilaian harga sesuatu sebut harga hendaklah

mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran,

kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran

terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya.

Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga

dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah

dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama

(equal footing).

(iii) Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan,

jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah

berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh

(total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga

barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan,

jaminan, penyenggaraan dan lain-lain.

Page 152: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

141

(iv) Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah

tidak dibenarkan.

(c) Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak

kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot,

ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg, alat tulis,

peralatan pejabat dan sebagainya, memadai sekolah

menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.

(d) Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dan

dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh empat

belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan

kepada Jawatankuasa Penilaian.

(e) Laporan penilaian hendaklah ditandatangan oleh semua ahli

Jawatankuasa.

2. Penilaian Sebut Harga Kerja

(a) Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu (1)

Jawatankuasa Penilaian sahaja. Pelantikan ahli Jawatankuasa

hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.

(b) Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh satu

Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga

(3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa

hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja

tersebut.

Page 153: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

142

(c) Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam

tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga

diterima oleh Jawatankuasa Penilaian.

(d) Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli

Jawatankuasa.

3. Asas Penilaian Sebut Harga

(a) Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara

berikut:

(i) Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang

dinyatakan dalam dokumen sebut harga.

(ii) Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti

pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak

semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam

tangan.

(iii) Analisa harga dengan mengambil kira tempoh

siap/penghantaran.

(iv) Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi sebut

harga bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000

dari segi modal minimum sekurang-kurangnya 1.5%

daripada anggaran harga sekolah. Modal minimum

hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran

nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata

bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk

deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit dan nilai

kemudahan kredit

Page 154: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

143

tambahan yang layak/akan diperoleh oleh penyebut

harga daripada bank atau institusi kewangan.

F. Penyediaan Kertas Taklimat Sebut Harga

1. Setelah laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia

Sebut Harga, kertas taklimat sebut harga hendaklah

disediakan dengan maklumat-maklumat seperti berikut :-

(a) Salinan borang/notis sebut harga;

(b) Salinan spesifikasi sebut harga;

(c) Jadual sebut harga;

(d) Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang

menjawab/tidak menjawab;

(e) Salinan sijil pendaftaran dengan Kementerian

Kewangan/PKK/LPIPM/CIDB;

(f) Laporan Penilaian Sebut Harga;

(g) Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga; dan

(h) Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang

disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga.

G. Jawatankuasa Sebut Harga

1. Penubuhan Dan Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga

(a) Semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik

secara bertulis berdasarkan Perwakilan Kuasa Pegawai

Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia Di Bawah

Arahan Perbendaharaan 11.

(b) Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri daripada

sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai di mana

Page 155: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

144

seorang daripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan

Pengurusan dan Profesional.

(c) Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun

sekali. Pengerusi adalah Pengurus Sekolah dan Ahli

Jawatankuasa Sebut Harga pula hendaklah terdiri

daripada:

(i) Sekolah Menengah – Ahli Jawatankuasa terdiri

daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai

kanan sekolah.

(ii) Sekolah Rendah – Ahli Jawatankuasa terdiri

daripada seorang pegawai kanan sekolah dan

seorang wakil JPN/PPD Kumpulan Pengurusan dan

Profesional.

(d) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang secepat

mungkin supaya keputusan dapat dibuat dengan segera.

Jawatankuasa Sebut Harga seboleh-bolehnya hendaklah

bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas penilaian

dibuat.

(e) Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai

Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana

Jawatankuasa Penilaian.

2. Pertimbangan Sebut Harga

(a) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut

harga dan memilih sebut harga yang paling

menguntungkan sekolah. Jawatankuasa Sebut Harga

Page 156: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

145

hendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah diberi

peluang yang saksama.

(b) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

bersidang/bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.

Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak

dibenarkan.

(c) Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh

pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas

pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas.

(d) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat

suara. Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau

melebihi had nilai hendaklah dikemukakan kepada

Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan untuk

keputusan.

(e) Sekiranya penilaian sebut harga tidak menepati kriteria,

Jawatankuasa boleh memanggil semula sebut harga.

3. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

(a) Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga,

pesanan sekolah hendaklah dikeluarkan dengan segera

kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang berjaya.

(b) Sekolah hendaklah mengadakan satu kontrak formal bagi

perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau perolehan

kerja, yang mana berkenaan, untuk ditandatangani selaras

dengan AP 176.1(c).

Page 157: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

146

(c) Bagi bekalan/perkhidmatan/kerja di mana kontrak formal

tidak sesuai, memadai pesanan sekolah dikeluarkan.

Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga hendaklah

disertakan bersama pesanan sekolah supaya kontraktor

jelas mengenai obligasinya.

(d) Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga

hendaklah dipamerkan di papan kenyataan sekolah

dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga

tawaran dan tempoh siap/penghantaran secepat mungkin

selepas pesanan sekolah dikeluarkan.

11.5.3 Tender.

Tender dikendalikan oleh Bahagian Pembangunan, KPM dan Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM.

11.6 TATACARA PEROLEHAN PERALATAN ICT DI PERINGKAT SEKOLAH

11.6.1 Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada

Kumpulan Wang SUWA, atau Kumpulan Wang Asrama tidak termasuk

peruntukan daripada Kerajaan untuk membuat perolehan peralatan ICT

dengan mendapat kelulusan Ketua PTJ.

11.6.2 Perolehan ICT yang memerlukan kelulusan teknikal termasuklah:

(a) Perkakasan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis alat-alat

input/output yang memerlukan CPU untuk beroperasi seperti

pencetak, pengimbas, smart board, kecuali alat ganti seperti papan

kekunci, tetikus, penggantian monitor rosak, barang habis guna

(contoh : disket, pendrive), aksesori (web cam) dan perabot komputer.

SPK 8/2010

Page 158: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 11 PEROLEHAN

147

(b) Perisian komputer merangkumi semua jenis pakej sedia ada (off -the-

shelf) untuk kegunaan tertentu dan seumpamanya. ( Contoh : Sistem

Perakaunan, Sistem Personel, Sistem Pengurusan Inventori).

(c) Talian internet seperti talian streamyx dan talian broadband.

11.6.3 Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan yang mencukupi

untuk membuat perolehan peralatan ICT dan melampirkan surat

kelulusan Ketua PTJ.

11.7 PERMOHONAN PEROLEHAN ICT

Pengurus Sekolah dibenarkan membuat perolehan peralatan ICT dengan

mendapat kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)

serta mematuhi Surat Pekeliling/garis panduan yang sedang berkuatkuasa.

11.8 PEROLEHAN HARTA MODAL

Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan

Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau Kumpulan Wang Asrama untuk

membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang

berkuatkuasa.

Bagi perolehan yang menggunakan peruntukan Kumpulan Wang SUWA,

Sekolah perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum perolehan dilakukan.

Page 159: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

148

Lampiran 11-1

NOTA MINTA

Rujukan: Tarikh : _________

Kepada : Pengetua/Guru Besar Sekolah:____________________________________________________ Daripada :___________________________________________________________ Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun ________ Berhubung dengan perkara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut:-

Bil Perihal Barang

Kuantiti Harga/Unit

Anggaran

Harga

Tarikh Diperlukan

Catatan oleh Pengetua/Guru

Besar

Peruntukan dikenakan :……………………………………. Baki Peruntukan Semasa : RM……………………………..… Sekian, Terima kasih Permohonan di atas Yang Benar Diluluskan/tidak diluluskan T.T Pemohon T.T Pengetua/Guru Besar ……………………………. ……………………………… ( Nama ) ( Nama ) Tarikh: …………………… Tarikh …………………….

Page 160: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

SE

KO

LA

H

:

...

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

....

...

TE

RIM

AA

NK

EL

UA

RA

N

Nom

bor

Sir

iO

leh

Nom

bor

Sir

iK

epada

Dari

Hin

gga

(Nam

a d

an J

aw

ata

n)

Dari

Hin

gga

(Nam

a d

an J

aw

ata

n)

Tanda

tangan

Peneri

ma

Baki

(Naskah)

Cata

tan

La

mp

ira

n 1

1-2

DA

FT

AR

ST

OK

BU

KU

PE

SA

NA

N S

EK

OL

AH

Tari

kh

Jum

lah

Naskah

Tari

kh

Jum

lah

Naskah

Page 161: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

(DKS 005) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PESANAN SEKOLAH

ASAL

Hendaklah dikembalikan dengan invois tuan kepada

(Cop Nama & Alamat Sekolah)

Pesanan ini akan dibatalkan jika barang -barang tidak diterima sebelum tarikh

yang tersebut No.

Nama Sekolah :

Kepada

Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada

No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Dan

Diskaun Harga Bersih

RM Sen RM Sen

BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR

Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________ ___________________________________________________

Jumlah

Jenis Peruntukan dikenakan : Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan : ___________________ Rujukan Nota Minta : Jawatan : ___________________ Rujukan Kontrak Perbendaharaan : Tarikh : ___________________

PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN

PERAKUAN MENGENAI MUTU (Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)

Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________ bertarikh ____________________ Tarikh ________________________ Tandatangan dan Cop Pembekal ___________________________

PERAKUAN (Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)

Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan /*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________ *(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan. Tarikh : ___________________ Tandatangan penerima : _________________________ *Potong mana yang tidak berkenaan Jawatan : _________________________

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)

laksanakan kerja untuk

pada atau sebelum

Page 162: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

(DKS 005) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PESANAN SEKOLAH

PENDUA Hendaklah disimpan oleh Pembekal

(Cop Nama & Alamat Sekolah)

Pesanan ini akan dibatalkan jika barang -barang tidak diterima sebelum tarikh

yang tersebut No.

Nama Sekolah :

Kepada

Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada

No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Dan

Diskaun Harga Bersih

RM Sen RM Sen

BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR

Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________ ___________________________________________________

Jumlah

Jenis Peruntukan dikenakan : Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan : ___________________ Rujukan Nota Minta : Jawatan : ___________________ Rujukan Kontrak Perbendaharaan : Tarikh : ___________________

PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN

PERAKUAN MENGENAI MUTU (Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)

Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________ bertarikh ____________________ Tarikh ________________________ Tandatangan dan Cop Pembekal ___________________________

PERAKUAN (Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)

Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan /*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________ *(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan. Tarikh : ___________________ Tandatangan penerima : _________________________ *Potong mana yang tidak berkenaan Jawatan : _________________________

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)

laksanakan kerja untuk

pada atau sebelum

Page 163: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

(DKS 005) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

PESANAN SEKOLAH

PENIGA Ditinggalkan dalam Buku Pesanan

(Cop Nama & Alamat Sekolah)

Pesanan ini akan dibatalkan jika barang -barang tidak diterima sebelum tarikh

yang tersebut No.

Nama Sekolah :

Kepada

Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada

No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Dan

Diskaun Harga Bersih

RM Sen RM Sen

BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR

Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________ ___________________________________________________

Jumlah

Jenis Peruntukan dikenakan : Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan : ___________________ Rujukan Nota Minta : Jawatan : ___________________ Rujukan Kontrak Perbendaharaan : Tarikh : ___________________

Saya sahkan bahawa salinan asal pesanan ini telah ditandatangan oleh Penerima. Saya sahkan bahawa butir-butir dalam pesanan asal adalah sama dengan butir-butir dalam salinan peniga. _____________________________ Pegawai yang menyediakan baucar

No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)

laksanakan kerja untuk

pada atau sebelum

Page 164: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

LAMPIRAN 11-6

PESANAN SEKOLAH (LAMPIRAN)

Tarikh : …………………………..

No. Pesanan : …………………………..

Pembekal : …………………………………………………………

No.

Perihal

Kuantiti

Harga Seunit

Dan Diskaun

Harga Bersih

RM Sen RM Sen

JUMLAH

Disahkan oleh,

……………………………..

(t.t Pengurus Sekolah)

Page 165: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

154

Lampiran 11-7 LAMPIRAN Q

(ARAHAN PERBENDAHARAAN 170)

Bila menjawab sila nyatakan nombor ini

No. Sebut Harga………..

(Kew. 284 - Pin. 5/94) KERAJAAN MALAYSIA

NEGERI...............................................

SEBUT HARGA UNTUK BEKALAN BARANG-BARANG/PERKHIDMATAN

Kepada (Nama Syarikat) ........................ ...................................................................

Pelawaan sebut harga dikeluarkan oleh Kementerian/Jabatan (Alamat lengkap) ..............................................................

No. Telefon : .......................................... .............................................................. No. Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan ................................................

No. Telefon: ........................................

Kod Bidang Pendaftaran yang relevan dengan pembelian ini .............................

Tarikh: ...............................................

1. Sila beri sebut harga untuk bekalan barang-barang/perkhidmatan yang disenaraikan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:-

1.1 Syarat Penyerahan/Penyempurnaan...................................................... 1.2 Tarikh Penyerahan/Penyempurnaan dikehendaki................................. 1.3 Arahan Pengiriman................................................................................... 1.4 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam suatu sampul berlakri dan

bertanda No. Sebut Harga.............................................................. 1.5 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran yang berkenaan

di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengahari ................................. hb. .........................................

1.6 Tempoh sah laku sebut harga hendaklah .........................................hari

selepas tarikh tutup. Tarikh : ................................... Tandatangan : ..................................... Nama Pegawai : ................................. Jawatan : .............................................

Page 166: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

155

Bil. Perihal bekalan/ perkhidmatan dan Syarat-syarat Khas

Unit Ukuran

Kuantiti/ Kelekapan

Kadar (RM)

Harga (RM)

Untuk Diisi oleh Jabatan Untuk diisi oleh Penyebut Harga

Tarikh Penyerahan/ Penyempurnaan ditawarkan ..............................................

Sila sertakan sesalinan Sijil Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan

JUMLAH

_______

(i) Harga yang ditawarkan adalah harga bersih; dan (ii) Tarikh penyerahan/penyempurnaan ialah...............................................

Saya/Kami dengan ini menawarkan untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan di atas dengan harga dan syarat-syarat yang ditunjukkan di atas dengan tertakluk kepada syarat-syarat di atas dan di belakang ini. Tandatangan Penyebut Harga : ................................ Nama dan K/P : .................................. Alamat Syarikat : ................................. ............................................................... Tarikh : ...................................................... Mustahak - Lihat Syarat-syarat Am Di Belakang

Page 167: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

156

SYARAT-SYARAT AM

Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di tempat lain dalam pelawaan ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syarat-syarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh penyebut harga. 1. KEADAAN BARANG

Semua barang yang dibekalkan hendaklah tulen, baru dan belum digunakan. 2. HARGA Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan kos

tambahan yang berkaitan. 3. SEBUT HARGA SEBAHAGIAN

Sebut harga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian

bilangan item. 4. BARANG SETARA

Sebut harga boleh ditawarkan bagi barang setara yang sesuai dengan syarat

butir-butir penuh diberi. 5. PENYETUJUAN

(i) Kerajaan tidak terikat untuk setuju terima sebut harga yang terendah atau mana-mana sebut harga.

(ii) Setiap butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebut harga yang

berasingan. 6. PEMERIKSAAN

(i) Kerajaan sentiasa berhak melantik pegawai untuk memeriksa dan menguji bekalan itu semasa tempoh pembuatan atau pada bila-bila masa lain sebelum penyerahan bekalan tersebut; dan

(ii) Penyebut harga hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau

pengujian apabila dikehendaki. 7. PERAKUAN MENYATAKAN SPESIFIKASI TELAH DIPATUHI Penyebut harga dikehendaki memperakui bahawa bekalan/perkhidmatan yang

dibekalkan oleh mereka adalah mengikut spesifikasi atau piawai (jika ada) yang dinyatakan di dalam pelawaan ini.

8. PENOLAKAN

(i) Barang yang rendah mutunya atau yang berlainan daripada bekalan yang

telah dipersetujui sebut harganya boleh ditolak;

Page 168: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

157

(ii) Apabila diminta penyebut harga hendaklah menyebabkan barang-barang yang ditolak itu dipindahkan atas tanggungan dan perbelanjaannya sendiri, dan ia hendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala perbelanjaan yang telah dilakukan mengenai bekalan yang ditolak itu; dan

(iii) Fasal-kecil (i) dan (ii) di atas ini tidaklah memudaratkan apa-apa hak

Kerajaan untuk mendapatkan ganti rugi kerana kegagalan memenuhi obligasi kontrak.

9. PENGIKLANAN Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana sebut harga

boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah, atau lain-lain saluran iklan tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri terlebih dahulu.

10. TAFSIRAN

Sebut harga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah diertikan

mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia, dan penyebut harga bersetuju tertakluk hanya kepada bidang kuasa Mahkamah Malaysia sahaja dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan jua pun yang mungkin timbul mengenai sebut harga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.

11. INSURANS

Tiada apa-apa insurans atas barang dalam perjalanan daripada negeri pembekal

atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam sebut harga.

BARANG-BARANG EX-STOK ATAU BARANG-BARANG KELUARAN MALAYSIA

12. CUKAI Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan. 13. PEMBUNGKUSAN

(i) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan; dan

(ii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan

yang tidak mencukupi atau yang cacat, hendaklah diganti oleh penjual. 14. PENGENALAN Nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri

tempat asal barang itu, jika berkenaan, hendaklah ditunjukkan.

BARANG DIPESAN DARI LUAR MALAYSIA 15. CUKAI

Page 169: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

158

Harga tawaran hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai dan unsur-unsur cukai adalah dikehendaki ditunjukkan berasingan.

16. MATA WANG

Sebut harga hendaklah dinyatakan dalam Ringgit Malaysia (RM). 17. PEMBUNGKUSAN

(i) Barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke Malaysia melainkan jika mengikut norma perdagangan bekalan itu dieksport dengan tidak membungkus;

(ii) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja

bungkusan dan belanja pembungkusan; dan (iii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan

yang tidak mencukupi atau cacat hendaklah diganti oleh penyebut harga.

Page 170: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

Tentukan bekalan / perkhidmatan yang hendak diperolehi. Tetapkan spesifikasi (kuantiti, kualiti, dll). Tentukan jenis bekalan yang hendak diperolehi. Dapatkan kelulusan perolehan daripada pihak yang berkenaan. (melibatkan perolehan harta modal dan harta modal ICT sahaja) Terus kepada proses seterusnya. (sekiranya kelulusan diperolehi)

Guru Panitia / Pembantu

Tadbir

Guru Panitia / Pembantu

Tadbir

Guru Panitia / Pembantu

Tadbir

Guru Panitia / Pembantu Tadbir & Pengurus Sekolah

Mula

Tentukan bekalan / perkhidmatan yang

hendak diperolehi

Tetapkan spesifikasi

Peralatan Harta Modal?

Peralatan Harta Modal ICT?

Dapatkan kelulusan

Pegawai Pengawal

Dapatkan kelulusan JPICT JPN

Lulus?

Tamat

A

Ya

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Tidak

Page 171: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Pastikan had nilai bekalan/perkhidmatan yang hendak diperolehi. Mohon kelulusan daripada Ketua PTJ bagi perolehan melebih RM20,000 Pinda perolehan dengan mengulangi proses kedua atau batalkan perolehan. (sekiranya kelulusan tidak diperolehi) Sediakan Pesanan Sekolah. (sekiranya kelulusan diperolehi) Tentukan samada item bekalan/perkhidmatan dibawah kontrak pusat atau tidak. Keluarkan Pesanan Sekolah kepada pembekal terpilih atau pembekal yang telah ditentukan dalam kontrak pusat.

Guru Panitia / Pembantu

Tadbir

Guru Panitia / Pembantu Tadbir & Pengurus Sekolah

Guru Panitia / Pembantu

Tadbir

Pembantu Tadbir

Pembantu Tadbir

Pengurus Sekolah

A

Pastikan had nilai perolehan

Amaun ≥ RM20,000

Mohon kelulusan Ketua PTJ

Lulus?

Pinda/Batal perolehan

Ya

Ya

Tidak

Tidak

B

Sediakan Pesanan Sekolah

Kontrak Pusat?

Keluarkan Pesanan Sekolah kepada

pembekal

Pembelian melalui kontrak pusat

Ya

Tidak

Page 172: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

12.

13.

14.

15.

16.

17.

Semak bekalan/perkhidmatan yang telah diterima. Kembalikan bekalan kepada pembekal / minta pembekal sempurnakan perkhidmatan. (sekiranya bekalan tidak mengikut spesifikasi) Pastikan pembekal menandatangan perakuan mengenai mutu dalam ruang salinan asal Pesanan Sekolah yang dikembalikan. Sahkan pesanan yang diterima dengan menandatangan pada ruang perakuan terima barang. Daftar dan simpan barang-barang yang diterima melainkan barang-barang untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan Pastikan pembekal mengemukakan bil/invois untuk tujuan bayaran.

Pegawai yang memesan

Pegawai yang memesan

Pegawai yang memesan

Pegawai yang memesan

Pegawai yang memesan

Pegawai yang memesan

B

Semak bekalan / perkhidmatan yang

diterima

Mengikut spesifikasi? Pembekal

Pastikan pembekal menandatangan

perakuan mutu

Sahkan pesanan yang

diterima

Daftar dan simpan bekalan/aset

Pastikan pembekal mengemukakan

bil/invois

Tamat

Ya

Tidak

Page 173: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Pamerkan pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan kenyataan awam sekolah masing-masing. Pelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti. Catat senarai edaran sebut harga atau pembuat / pembekal / kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga di dalam satu (1) daftar. Sediakan peti tawaran dengan dilabelkan tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup dan dikunci dengan dua (2) kunci yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang pegawai kanan sekolah Sediakan anggaran harga bagi setiap sebut harga Masukkan anggaran harga ke dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga. Tutup peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja.

Pengurus Sekolah

Pengurus Sekolah

Urusetia Sebut harga

Urusetia Sebut Harga

Pengurus Sekolah

Urusetia Sebut Harga

Urusetia Sebut Harga

Mula

Pamer Notis Sebut Harga

Pelawa Sebut Harga

Catat senarai edaran sebut

harga

Sedia anggaran harga

Masukkan anggaran harga ke dalam peti tawaran sebut

harga

Tutup peti tawaran sebut

harga

Sedia peti tawaran sebut

harga

A

Page 174: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Buka peti tawaran secepat mungkin pada tarikh dan waktu

yang ditetapkan. Beri nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut harga yang diterima. Tandatangan ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau ditaip bertindih dalam tawaran sebut harga Rekod nama penyebut harga, kod penyebut harga, harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan dalam borang jadual sebut harga dan tandatangan borang tersebut. Asingkan sampul tawaran harga dan tawaran teknikal. Bagi sebut harga kerja, tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja. Sahkan penyebut harga telah mengemukakan semua dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan.

Jawatankuasa Pembuka Sebut

Harga

Jawatankuasa Pembuka Sebut

Harga

Jawatankuasa Pembuka Sebut

Harga

Jawatankuasa Pembuka Sebut

Harga

Jawatankuasa Pembuka Sebut

Harga

Jawatankuasa Pembuka Sebut

Harga

A

Buka peti tawaran sebut

harga

Beri nombor kod

Tandatangan ringkas

Rekod maklumat dalam

Borang Jadual Sebut Harga

Asing sampul tawaran

harga dan tawaran teknikal.

Sahkan dokumen yang dikemukakan oleh penyebut

harga.

B

Page 175: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

14.

15.

16.

17.

18.

19.

Buat penilaian harga dan teknikal ke atas semua sebut harga yang diterima. Sedia dan tandatangan laporan penilaian harga dan teknikal. Sedia dan tandatangan kertas taklimat sebut harga setelah laporan penilaian sebut harga diterima. Adakan mesyuarat bagi menimbang sebut harga yang dikemukakan oleh penyebut harga. Pilih sebut harga yang paling menguntungkan sekolah. Catat perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga dalam minit dan ditandatangani. Asas-asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas

Ahli Jawatankuasa

Penilaian Sebut Harga

Ahli

Jawatankuasa Penilaian Sebut

Harga

Urusetia Sebut Harga

Jawatankuasa Sebut Harga

Jawatankuasa Sebut Harga

Jawatankuasa Sebut Harga

B

Buat penilaian sebut harga

Sedia dan tandatangan laporan penilaian harga

dan teknikal

Sedia kertas taklimat sebut

harga

Pilih sebut harga paling

menguntungkan

Adakan mesyuarat pemilihan

Catat dan tandatangan minit mesyuarat

C

Bekalan /perkhidmatan atau

kerja?

Sedia dan tandatangan laporan

penilaian sebut harga

Bekalan / perkhidmatKerja

Page 176: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

BAB 11 - PEROLEHAN

TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

Keluarkan Pesanan Sekolah kepada penyebut harga terpilih Semak bekalan/perkhidmatan yang telah diterima. Kembalikan bekalan kepada pembekal / minta pembekal sempurnakan perkhidmatan. (sekiranya bekalan tidak mengikut spesifikasi) Pastikan pembekal menandatangan perakuan mengenai mutu dalam ruang salinan asal Pesanan Sekolah yang dikembalikan. Sahkan pesanan yang diterima dengan menandatangan pada ruang perakuan terima barang. Daftar dan simpan barang-barang yang diterima melainkan barang-barang untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan Pastikan pembekal mengemukakan bil/invois untuk tujuan bayaran.

Pengurus Sekolah

Pegawai yang memesan

Pegawai yang memesan

Pegawai yang memesan

Pegawai yang memesan

Pegawai yang memesan

Pegawai yang memesan

C

Semak bekalan / perkhidmatan yang

diterima

Mengikut

spesifikasi? Pembekal

Pastikan pembekal menandatangan

perakuan mutu

Sahkan pesanan yang

diterima

Daftar dan simpan bekalan/aset

Pastikan pembekal menngemukakan

bil/invois

Tamat

Keluarkan Pesanan Sekolah kepada

pembekal

Tidak

Ya

Page 177: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab12 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

166

12.1 PENDAHULUAN

Pengurusan aset alih wajar diberi keutamaan oleh sekolah kerana ia adalah

aspek penting dalam pengurusan kewangan sekolah. Sekolah hendaklah

memastikan pengurusan aset alih kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap

dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

12.2 DEFINISI

12.2.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah

kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang

Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi

melalui proses perundangan.

12.2.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke

satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali

dengan bangunan.

12.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

12.3.1 Sekolah hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah

untuk menyelaras pelaksanaan pengurusan aset alih.

12.3.2 Mesyuarat JKPAK perlu diadakan sekurang-kurangnya satu (1) kali

dalam tempoh tiga (3) bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan

kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah.

Agenda Mesyuarat JKPAK merangkumi:

Page 178: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab12 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

167

(a) Kedudukan semasa Aset Alih Kerajaan

(b) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset

(c) Laporan Tindakan Pelupusan

(d) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan

(e) Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset.

12.3.3 Pengurus Sekolah bertanggungjawab menamakan pegawai-pegawai

yang hendak dilantik oleh Pegawai Pengawal melalui PPD ke JPN dan

seterusnya kepada Kementerian:

(a) Seorang Pegawai Aset

(b) Dua (2) orang Pegawai Pemeriksa

(c) Dua (2) orang Lembaga Pemeriksa (KEW PA-15)

12.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2007 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Penggunaan

tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan

yang sedang berkuatkuasa.

Page 179: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab13 PENGURUSAN STOR

168

13.1 PENDAHULUAN

Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu bagi memastikan

pengawasan, penggunaan, pembaikan serta pergerakan stok kerajaan adalah

teratur dan selamat.

13.2 DEFINISI

13.2.1 STOR

Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan,

penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

13.2.2 STOK

Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk

tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan

pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel,

dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

13.2.3 BEKALAN PEJABAT (BARANG GUNAHABIS)

Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang yang mana setiap

satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan

penempatannya secara satu persatu. Antara contoh bekalan pejabat

adalah :-

(a) alat tulis cth: kertas, pen, pensil

(b) peralatan sukan cth : bola tangkis, bola hoki

(c) peralatan makmal cth : tabung uji, kanta pembesar

(d) alatan keperluan Kemahiran Hidup cth : kayu, bateri,

(e) testpen, sudu, garpu

(f) buku rujukan guru

Pekeliling

Perkhidmatan

Bil 5/2007

Page 180: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab13 PENGURUSAN STOR

169

13.2.4 PENGURUSAN KAWALAN STOK

Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan

yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan

pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan,

kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah

diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.

13.3 KATEGORI STOR SEKOLAH

Stor sekolah dikategorikan sebagai stor unit yang menyimpan dan membekal

barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan

operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

13.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN STOR

Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2009 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan. Penggunaan

tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan

yang sedang berkuatkuasa.

Page 181: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN

170

14.1 PENDAHULUAN

14.1.1 Bantuan Persekolahan adalah wang atau barangan yang diperuntuk

dan diagihkan kepada sekolah untuk murid bagi menampung keperluan

pengajaran dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau

bahan makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama serta

membiayai persekolahan murid.

14.1.2 Dua (2) kategori Bantuan Persekolahan:

(a) Bantuan Persekolahan berdasarkan Per Kapita Murid adalah

wang atau barangan yang diperuntuk dan diagihkan kepada

sekolah yang mana penerima manfaatnya merupakan semua

murid warganegara Malaysia yang bersekolah di Sekolah

Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan.

Bantuan ini bertujuan untuk menampung keperluan pengajaran

dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau bahan

makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama, contohnya

Bantuan Per Kapita, Bantuan Makanan Asrama dan Bantuan

Makanan Prasekolah.

(b) Bantuan Persekolahan berdasarkan kriteria/kelayakan ibu

bapa/penjaga adalah bantuan yang diberi bagi membantu

menampung keperluan murid serta membiayai persekolahan.

Bantuan yang diberikan kepada murid sekolah termasuklah

Rancangan Makanan Tambahan (RMT), Bantuan Kumpulan

Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM) dan lain-lain bantuan

yang ditetapkan dari semasa ke semasa.

14.1.3 Jenis-jenis Bantuan Persekolahan adalah sepertimana yang digariskan

dalam Pekeliling/Surat Pekeliling yang dikeluarkan oleh Bahagian

Kewangan, KPM.

Page 182: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN

171

14.1.4 Peruntukan ini perlu diakaunkan ke dalam Buku Tunai KWK di bawah

lajur yang telah ditetapkan.

Page 183: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

172

15.1 PENDAHULUAN

15.1.1 Majalah Sekolah

Majalah sekolah adalah merupakan penerbitan dalam apa-apa bahasa

yang mengandungi berita, risikan, laporan kejadian, ulasan,

pemerhatian dan komen yang disumbangkan oleh murid-murid dan

guru-guru. Tempoh penerbitan majalah sama ada secara berkala atau

tidak. Majalah sekolah ini tidak termasuk pengumuman atau notis

tentang aktiviti rutin sekolah.

15.1.2 Bahan Multimedia

Bahan multimedia adalah semua bahan yang dihasilkan oleh media

elektronik.

15.2 PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

SEKOLAH

15.2.1 Projek ini merupakan salah satu aktiviti sekolah.

15.2.2 Pihak sekolah hendaklah mengikut peraturan yang sedang

berkuatkuasa mengenai kutipan untuk melaksanakan penerbitan

majalah dan bahan multimedia. Permohonan penerbitan majalah

hendaklah menyatakan bentuk penerbitan majalah sama ada berbentuk

buku, cakera padat atau lain-lain bentuk yang bersesuaian.

15.2.3 Kutipan yuran majalah daripada murid, kutipan bayaran pengiklanan

dan sumbangan lain bagi penerbitan majalah dan bahan multimedia

hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di

bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggarakan Akaun Subsidiari

butiran Majalah.

SP Pentadbiran

BPSG Bil.2/92

– kuasa

memungut

yuran

Perenggan 8(2)

(c) – Peraturan

Pendidikan

(Majalah Sekolah dan Bahan

Multimedia)’SPK

1/2003

Page 184: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

173

15.2.4 Pembiayaan penerbitan majalah dan bahan multimedia hendaklah

menggunakan wang yang dikutip khas untuk tujuan majalah dan bahan

multimedia sahaja.

15.2.5 Penerbitan serta pengedaran majalah dan bahan multimedia hendaklah

dibuat dalam tahun yuran majalah dikutip dalam bentuk yang telah

diluluskan.

15.2.6 Perubahan bentuk penerbitan majalah sekolah hendaklah mendapat

kebenaran daripada Pengurus Sekolah dan dimaklumkan kepada

Pendaftar.

15.2.7 Kos penerbitan hendaklah dijelaskan dalam tahun bayaran majalah

dikenakan ke atas murid.

15.3 PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN

MULTIMEDIA SEKOLAH

Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah adalah

seperti yang digariskan dalam Peraturan-peraturan Pendidikan (Majalah

Sekolah Dan Bahan Multimedia), Akta Pendidikan 1996.

Page 185: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

174

16.1 PENDAHULUAN

Pindah peruntukan diperlukan jika sesuatu kumpulan wang/peruntukan/butiran

dalam Buku Tunai tidak mencukupi untuk menampung sesuatu perbelanjaan

yang tidak dapat dielakkan. Proses tersebut melibatkan dua transaksi iaitu

peruntukan yang hendak ditambah dan peruntukan yang hendak dikurangkan.

16.2 BIDANG KUASA

Kuasa meluluskan pindah peruntukan antara kumpulan wang/peruntukan/

butiran dan borang yang digunakan adalah seperti berikut:

BIL PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN

BIDANG

KUASA

MELULUS

BORANG

1. Kumpulan Wang Kerajaan :

• Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)

mata pelajaran - Teras, Wajib,

Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif.

Nota: Pindah Peruntukan di antara mata

pelajaran Sains, Matematik dan Bahasa

Inggeris kepada mata pelajaran lain hendaklah

mendapat persetujuan daripada Ketua

Bidang/Panitia

Pengurus

Sekolah

Borang VPCG

SPK 8/2010

• Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)

bukan mata pelajaran - LPBT/LPK, Bimbingan

dan Kaunseling dan Pusat Sumber.

Ketua PTJ

• Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)

mata pelajaran dan bukan mata pelajaran. Ketua PTJ

• Di antara elaun / bantuan di bawah Program

Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan

(KEDAP) kecuali Elaun Guru

Pengurus

Sekolah/

PPD

SPK 7/2008

Page 186: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

175

BIL PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN

BIDANG

KUASA

MELULUS

BORANG

2. Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang

SUWA Ketua PTJ Lampiran 16-2

3. Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang

Asrama Ketua PTJ Lampiran 16-2

4. Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang

Kerajaan Ketua PTJ Lampiran 16-2

5. Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang

Asrama Ketua PTJ Lampiran 16-2

16.3 PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN

Pindah peruntukan seperti berikut adalah tidak dibenarkan:

BIL. PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN

1.

Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang SUWA

2.

Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang Asrama

3.

Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan Wang Kerajaan

4.

Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan SUWA

Page 187: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

176

16.4 TATACARA PINDAH PERUNTUKAN

16.4.1 Sebelum tindakan pindah peruntukan dibuat, Pengurus Sekolah

hendaklah mengambil perhatian terhadap perkara-perkara berikut:

(a) Buku Tunai hendaklah dikemaskini.

(b) Baki butiran yang hendak dikurangkan mesti mencukupi bagi

membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun.

(c) Permohonan pindah peruntukan hanya dibuat bagi menampung

perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan mendesak.

16.4.2 Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak

dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun

kewangan semasa.

16.4.3 Permohonan pindah peruntukan hendaklah menggunakan borang

permohonan yang berkaitan.

16.4.4 Borang Permohonan pindah peruntukan yang diluluskan oleh Pengurus

Sekolah (Lampiran 16-1) hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan di

mana:-

(a) Dokumen asal disimpan di sekolah berkenaan.

(b) Salinan kedua dihantar ke Pejabat Ketua PTJ.

(c) Salinan ketiga dihantar ke Pejabat Audit Sekolah Negeri yang

berkenaan.

Page 188: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

177

16.4.5 Permohonan pindah peruntukan yang memerlukan kelulusan Ketua

PTJ, pihak sekolah perlu melengkapkan borang permohonan dalam

empat (4) salinan. Tiga (3) salinan dikemukakan kepada Ketua PTJ

untuk kelulusan dan satu (1) salinan difailkan di sekolah. Selepas

permohonan diluluskan, Ketua PTJ akan mengambil tindakan berikut:-

(a) Dokumen asal dipulangkan kepada pihak sekolah berkenaan.

(b) Salinan kedua dihantar kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri yang

berkenaan.

(c) Salinan ketiga disimpan di Pejabat Ketua PTJ.

16.4.6 Bagi pindah peruntukan antara Kumpulan Wang yang berbeza,

tindakan berikut perlu diambil oleh sekolah:-

(a) Sediakan Baucar Bayaran dan cek bagi peruntukan Kumpulan

Wang yang dikurangkan mengikut tarikh kelulusan diperolehi.

(b) Keluarkan Resit Rasmi Pejabat (RP.01) bagi peruntukan Kumpulan

Wang yang ditambah.

16.5 TATACARA MENGAKAUN PINDAH PERUNTUKAN

16.5.1 Sekolah hendaklah mengambil tindakan segera untuk mengakaunkan

pindah peruntukan tersebut di dalam Buku Tunai.

Contoh:

Pada bulan Julai 20xx, pihak sekolah telah memohon untuk membuat

pindah peruntukan sebanyak RM1,000.00 dari peruntukan Teras ke

Wajib. Pengurus Sekolah telah memberi kelulusan pada bulan Ogos

20xx.

Page 189: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

178

Berikut adalah pelarasan dalam Buku Tunai:-

BUTIRAN

PERUNTUKAN

BAYARAN

Jumlah Dikurangkan

(RM)

TERIMAAN

Jumlah Ditambah

(RM)

Teras 1,000.00

Wajib 1,000.00

16.4.2 Pelarasan untuk amaun yang telah dipindahkan hendaklah diambilkira

dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran serta Penyata

Pendapatan dan Perbelanjaan pada akhir tahun kewangan seperti

berikut :-

(a) Di dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran RM1,000.00

dicatatkan sebagai penerimaan di lajur Wajib dan sebagai

pembayaran di lajur Teras.

Penyata Penerimaan dan Pembayaran

Baki awal xxxx

Penerimaan

Wajib 1,000.00

Pembayaran

Teras 1,000.00

Baki Akhir xxxx

Page 190: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN

179

(b) Amaun pindah peruntukan (Wajib) yang telah ditambah hendaklah

diambilkira sebagai pendapatan.

(c) Amaun pindah peruntukan (Teras) yang telah dikurang hendaklah

diambilkira sebagai perbelanjaan.

Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan

Pendapatan

Wajib 1,000.00

Perbelanjaan

Teras 1,000.00

Jumlah xxxx

Page 191: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Nama Sekolah : ……………………………………………………………….

Kod Sekolah : ………………...

BUTIRAN PERUNTUKAN JUMLAH

DIKURANGKAN (RM)

JUMLAH DITAMBAH (RM)

JUMLAH

BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)

(a) Baki pada 1 Januari RM ______________

(b) Peruntukan semasa RM ______________

(c) Tambah (pindah peruntukan) RM ______________

(d) Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM ______________

(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________

(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________

(g) Tanggungan yang diperlukan masa depan RM ______________

(h) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM ______________

(i) Sebab – sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan

jumlahnya:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun) (a) Baki pada 1 Januari RM ______________

(b) Peruntukan Semasa RM ______________

PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN BANTUAN PER KAPITA (PCG)

2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN

1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH

Lampiran 16-1

Page 192: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

(c) Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM ______________

(d) Peruntukan dipinda (a+b-c) RM ______________

(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________

(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________

(g) Baki (d-e-f) RM ______________

(h) Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.

Tarikh : ................................ ................................................................

Tandatangan Ketua Bidang / Panitia

(UNTUK KEGUNAAN PENGURUS SEKOLAH)

PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN .................................................................... Guru Besar / Pengetua

Page 193: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

Nama Sekolah : ……………………………………………………………….

Kod Sekolah : ………………...

KUMPULAN WANG SEKOLAH

BUTIRAN PERUNTUKAN

JUMLAH DIKURANGKAN

(RM)

JUMLAH DITAMBAH

(RM)

JUMLAH

BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)

(a) Baki pada 1 Januari RM ______________

(b) Peruntukan semasa RM ______________

(c) Tambah (pindah peruntukan) RM ______________

(d) Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM ______________

(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________

(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________

(g) Tanggungan yang diperlukan masa depan RM ______________

(h) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM ______________

(i) Sebab – sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan

jumlahnya:

________________________________________________________________

________________________________________________________________

BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun) (a) Baki pada 1 Januari RM ______________

(b) Peruntukan Semasa RM ______________

PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN KUMPULAN WANG SEKOLAH

2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN

1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH

Lampiran 16-2

Page 194: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

(c) Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM ______________

(d) Peruntukan dipinda (a+b-c) RM ______________

(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________

(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________

(g) Baki (d-e-f) RM ______________

(h) Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.

Tarikh : ................................ ................................................................

Tandatangan Pengurus sekolah

(UNTUK KEGUNAAN KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB)

PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN .................................................................... Pegawai Yang Meluluskan

Page 195: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

184

Bab 17 TAKRIFAN

Berikut adalah senarai takrif istilah yang digunakan dalam Tatacara ini: Bil Perkara Takrifan

1. AP Arahan Perbendaharaan

2. ABT Akaun Belum Terima

3. ABB

Akaun Belum Bayar

4 Baki b/h Baki yang akan di bawa ke tahun/bulan hadapan atau ke mukasurat berikutnya.

5. Baki b/b Baki bawa ke bawah dari tahun/bulan atau mukasurat sebelumnya.

6. Cek Dokumen perintah bertulis kepada pihak bank bagi membayar sejumlah wang atas arahan/permintaan daripada pemegang akaun semasa

7. Cek Tamat Tempoh Cek yang tidak ditunaikan selepas 3 bulan daripada tarikh cek dikeluarkan

8. Deposit diterima Wang yang diterima oleh sekolah bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian dan dibayar balik apabila maksud tersebut telah dicapai.

9. Deposit dibayar Wang yang dibayar oleh sekolah bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian dan diterima semula apabila maksud tersebut telah dicapai

10. DKS Dokumen Kewangan Sekolah

11. Ketua PTJ Ketua Pusat Tanggungjawab Sekolah (i) Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah

Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan bagi Sekolah Berasrama Penuh.

(ii) Pengarah Bahagian Sukan bagi Sekolah Sukan

(iii) Pengarah Bahagian Kokurikulum dan Kesenian

Page 196: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

185

bagi Sekolah Seni (iv) Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan

Vokasional bagi Sekolah Menengah Teknik dan Sekolah Menengah Vokasional

(v) Pengarah Bahagian Pendidikan Khas bagi Sekolah Pendidikan Khas; dan

(vi) Pengarah Pelajaran Negeri bagi Prasekolah,

Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan Program Pendidikan Khas Integrasi di Sekolah Rendah dan Menengah harian.

(vii) Pengarah Bahagian Pendidikan Islam bagi

Sekolah Agama Bantuan Kerajaan

12. KPT Ketua Pembantu Tadbir

13. MAMPU Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

14. Pejabat Perakaunan Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri/Cawangan dan Bahagian Akaun, KPM.

15. PIBG Persatuan Ibu Bapa dan Guru

16. PKK Pusat Khidmat Kontraktor, Kementerian Pembangunan Usahawan.

17. Pegawai Pengawal Ketua Setiausaha , KPM

18. Pegawai Perakaunan Pegawai awam yang bertanggungjawab bagi memungut, menerima atau mengakaun wang awam; atau membelanja/membayar apa-apa wang awam; atau menerima, menyimpan, mengeluar, melupus atau mengakaun aset awam.

19. Pendaftar Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri

20. Penghutang Pihak yang berhutang dengan sekolah

21. Pengurus Sekolah Pengetua/Guru Besar; atau Pegawai yang diberi kuasa secara bertulis untuk menjalankan tugas sebagai Pengetua/Guru Besar semasa ketiadaannya

Page 197: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun

186

22. Pemungut Pengetua/Guru Besar

23. Pemiutang Pihak yang memberi kredit atau memberi hutang kepada sekolah.

24. PP Pekeliling Perbendaharaan

25. PT Pembantu Tadbir

26. PTJ Pusat Tanggungjawab

27. Resit Dokumen rasmi bagi memperakukan setiap terimaan.

28. Sekolah Kurang Murid (SKM)

Sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150 murid

29. SPBPP & B Surat Pekeliling Pentadbiran Bahagian Pendaftaran Sekolah Dan Guru, KPM. (Nama lama bagi salah satu bahagian dalam KPM)

30. SPI Surat Pekeliling Ikhtisas

31. SPK Surat Pekeliling Kewangan yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia

32. SPKA Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia

33. SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan

34. Tahun Kewangan Tempoh perakaunan yang bermula dari 1 Januari dan berakhir pada 31 Disember tahun yang sama

35. Vot Sejumlah peruntukan yang diakaunkan dalam akaun PTJ

Page 198: ppdjb.edu.my perakaunan.pdf · 6 BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 65 6.2 Jenis Buku Tunai 65 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67 6.5 Akaun