PPO FT 2014 FIX

KETETAPAN

Dewan Perwakilan MahasiswaFakultas TeknikUniversitas Riau

PEDOMAN PELAKSANAAN ORGANISASI(PPO)FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS RIAU

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWAFAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS RIAUPERIODE 2013/2014

PEDOMAN PENYELENGGARAAN ORGANISASI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS RIAUPERIODE 2013/2014

BAB IPENDAHULUAN

Organisasi kemahasiswaan merupakan sarana pengembangan kreativitas mahasiswa yang diharapkan mampu mengambil peran sebagai kontrol sosial dalam mengawal perubahan ke arah yang lebih baik, dengan menjunjung tinggi nilai moralitas, intelektualitas dan profesionalitas, serta berpegang teguh kepada Tri Darma Perguruan Tinggi.

Sehubungan dengan itu, untuk dapat menciptakan kehidupan kelembagaan mahasiswa yang dinamis dan harmonis perlu dibuat aturan yang disepakati bersama oleh seluruh kelembagaan mahasiswa FT Universitas Riau agar tidak terjadi kesalahan koordinasi. Untuk itu, perlu ditetapkannya suatu Pedoman Pelaksanaan Organisasi (PPO) FT Universitas Riau.

BAB IIBAGAN KOORDINASI

PARIPURNADPM FTBEM FTUKMHIMA/HM

Keterangan:= Garis Instruksional= Garis Koordinasi

BAB III

BAGAN HIERARKIPERATURAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN

Tata Tertib DPMFT Universitas RiauTri Dharma Perguruan TinggiPUOK FTUniversitas RiauPPO FTUniversitas RiauKETETAPAN DPM FT Universitas RiauKEPUTUSAN BEMFT Universitas RiauTata Tertib BEMFT Universitas RiauAD/ART/PUOK UKMAD/ART/PUOKHIMA/HMUUDUniversitas Riau

KEPUTUSAN DPMFT Universitas Riau

Keterangan:= Garis Instruksional= Garis Koordinasi

BAB IVDEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

Pasal 1Ketentuan Umum

1. Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Riau yang selanjutnya disingkat dengan DPM FT Universitas Riau merupakan organisasi kemahasiswaan tertinggi pada tingkat Fakultas yang berfungsi sebagai lembaga legislatif.2. Fungsi dan tugas DPM FT Universitas Riau secara umum telah ditetapkan dalam PUOK FT Universitas Riau.Pasal 2Ketentuan Khusus

1. Dalam menjalankan fungsi dan tugasnya sebagai lembaga legislatif, DPM FT Universitas Riau berwenang membuat ketetapan dan keputusan yang sesuai dengan amanat Sidang Paripurna Kelembagaan Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Riau.2. DPM FT Universitas Riau berwenang memberikan penjelasan terhadap ketetapan dan/atau keputusan yang dikeluarkan oleh DPM FT Universitas Riau.3. DPM FT Universitas Riau berwenang mengevaluasi kerja BEM FT Universitas Riau untuk melakukan kerja sesuai amanat dalam Sidang Paripurna Lembaga Kemahasiswaan Fakultas Teknik Universitas Riau dan membuat rekomendasi pada Sidang Pleno.4. Dalam melaksanakan fungsi pengawasan, Komisi pada DPM FT Universitas Riau berhak mengadakan inspeksi kepada Dinas BEM FT Universitas Riau.5. Dalam melaksanakan fungsi pengawasan, DPM FT Universitas Riau berhak meminta susunan panitia kegiatan BEM FT Universitas Riau. 6. DPM FT Universitas Riau berhak memanggil ketua pelaksana kegiatan yang dilaksanakan oleh BEM, UKM, dan HIMA/HM se-lingkungan FT Universitas Riau.7. DPM FT Universitas Riau berhak memanggil dan memberikan teguran kepada seluruh ketua kelembagaan se-lingkungan FT Universitas Riau apabila dalam pandangan DPM FT, kelembagaan tersebut telah melakukan penyimpangan dari peraturan yang telah ditetapkan8. DPM FT Universitas Riau berhak mendapatkan informasi tentang susunan pengurus dan program kerja dari seluruh kelembagaan se-lingkungan FT Universitas Riau.9. DPM FT Universitas Riau berhak memberikan pertimbangan terhadap permasalahan yang menyangkut kelembagaan di lingkungan FT Universitas Riau.

BAB VBADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


1. Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Riau yang selanjutnya disingkat dengan BEM FT Universitas Riau merupakan organisasi kemahasiswaan pada tinggkat Fakultas yang berfungsi sebagai lembaga eksekutif.2. Fungsi dan tugas BEM FT Universitas Riau secara umum sebagaimana telah ditetapkan oleh PUOK FT Universitas Riau.

Pasal 4Ketentuan Khusus

1. BEM FT Universitas Riau merupakan pelaksana harian dan sebagai lembaga operasional kegiatan ekstakurikuler pada tingkat Fakultas.2. Dalam menjalankan tugasnya BEM FT Universitas Riau harus membuat program kerja kegiatan secara terperinci dan jelas yang dilengkapi dengan time schedulle dengan tetap berpedoman kepada Garis-Garis Besar Program Kerja (GBPK) dan rekomendasi Sidang Paripurna 2013 Lembaga Kemahasiswaan FT Universitas Riau. 3. BEM FT Universitas Riau dapat membuat kegiatan insidental dengan memberitahukan terlebih dahulu pada DPM FT Universitas Riau secara tertulis.4. Dinas pada BEM FT Universitas Riau bekerja sesuai dengan tugas dan fungsinya.5. Dinas pada BEM FT Universitas Riau terdiri dari seorang kepala Dinas dan seorang sekretaris Dinas beserta anggotanya.6. Dinas pada BEM FT Universitas Riau melakukan koordinasi dengan Komisi DPM FT Universitas Riau.7. BEM FT Universitas Riau berwenang memberikan penjelasan yang bersifat penafsiran terhadap keputusan-keputusan BEM FT Universitas Riau.

BAB VIHIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN


1. Himpunan Mahasiswa Jurusan merupakan organisasi kemahasiswaan pada tingkat Jurusan, selanjutnya disingkat HIMA/HM.2. HIMA/HM dalam menjalankan roda organisasinya memiliki jalur koordinasi dengan DPM FT, BEM FT, dan UKM FT Universitas Riau yang bersifat terbuka.3. Fungsi HIMA/HM adalah sebagaimana yang telah ditetapkan dalam PUOK FT Universitas Riau.


1. HIMA/HM merupakan pelaksana kegiatan kemahasiswaan yang bersifat ekstrakurikuler di Jurusan.2. Dalam melaksanakan tugasnya, HIMA/HM harus membuat program kerja secara jelas dilengkapi dengan time schedule dengan tetap berpedoman pada PUOK dan PPO FT Universitas Riau.3. HIMA/HM wajib mempunyai AD/ART yang disahkan pada saat Sidang Suksesi.4. HIMA/HM berhak melakukan pemanggilan kembali kepada pengurus BEM dan DPM FT Universitas Riau yang tidak aktif yang berasal dari HIMA/HM masing-masing kecuali pengurus prerogatif.5. HIMA/HM diharuskan menghadiri undangan dan atau mengirimkan rekomendasi pada setiap kegiatan DPM FT Universitas Riau dan BEM FT Universitas Riau.6. HIMA/HM berhak memberikan kritik dan saran kepada DPM FT Universitas Riau dan BEM FT Universitas Riau.

BAB VIIUNIT KEGIATAN MAHASISWA


1. Unit Kegiatan Mahasiswa selanjutnya disingkat UKM merupakan wadah penyaluran kreativitas mahasiswa pada tingkat Fakultas yang secara organisasi, administrasi, dan keuangan bertanggung jawab langsung kepada anggotanya.2. Fungsi dan wewenang UKM berpedoman pada AD/ART dan mengacu pada PUOK dan PPO FT Universitas Riau.3. UKM memberikan dan menyampaikan progres report pada Sidang Paripurna.


1. UKM merupakan lembaga mahasiswa yang bersifat semi otonom.2. Dalam melaksanakan tugasnya UKM harus membuat program kerja secara rinci dan sistematis yang dilengkapi dengan time schedule dengan tetap berpedoman pada AD/ART UKM yang bersangkutan, PUOK dan PPO FT Universitas Riau.3. UKM diharuskan menghadiri undangan dan atau mengirimkan rekomendasi pada setiap kegiatan DPM dan BEM FT Universitas Riau.

BAB VIIISISTEM ADMINISTRASI


Sistem administrasi di kelembagaan FT Universitas Riau yaitu dengan sistem terpadu, fleksibel dan terkendali. Terpadu merupakan sistem administrasi dengan merujuk pada suatu keseragaman bentuk baku administrasi yang berlaku di kelembagaan mahasiswa FT Universitas Riau. Fleksibel merupakan sistem administrasi yang sirkulasis dan regulasi admini strasinya bersifat mudah, cepat, mempunyai daya akses yang akurat serta mempunyai ciri khas tersendiri. Terkendali merupakan sistem administrasi dimana segala sesuatu yang menyangkut administrasi organisasi harus diketahui oleh pimpinan organisasi secara berkala dan kontiniu.

Pasal 10Sistem Surat Menyurat

1. Tata Penomoran Surat Nomor Surata. Untuk lembaga kemahasiswaan di tingkat Fakultas, menggunakan angka latin dengan 3 (tiga) digit.Contoh : 001, 002, 003, dstb. Untuk lembaga kemahasiswaan di tingkat HIMA/HM, menggunakan angka latin dengan 2 (dua) digit.Contoh : 01, 02, 03

Kode Surat Surat Undangan: SU Surat Rekomendasi: SR Surat Permohonan: SPH Surat Peminjaman: SPJ Surat Pemberitahuan: SPT Surat Perjanjian: SJJ Surat Perintah: SP Surat Penolakan: SPN Surat Keterangan: SKT Surat Keputusan : SK Surat Pemanggilan: SPG Surat Peringatan: SPR Surat Tugas: ST

Asal SuratKelembagaana.DPM-FTa. BEM-FTc. HIMA/HM HMTS HIMATEKI HMM HIMATROd. UKM (singkatan nama atau nama dari UKM)e. Universitas Riau disingkat UR sebagai asal Universitas

Jenis Surat a. Intern : KI (Lingkup Universitas)b. Ekstern : KE (Luar (Universitas)

BulanDitulis dengan angka romawi Contoh : II

Tahun Ditulis dengan angka latinContoh : 2013, 2014 dst

2. Susunan dan Model Surat Susunan surat terdiri daria.Kop suratb. Nomor suratc. Lampiran d. Perihal surate. Tempat dan Tanggal suratf. Nama dan Alamat suratg. Badan surat, meliputi : salam pembuka, pendahuluan, isi surat, penutup dan salam penutuph. Jabatan, tanda tangan dan nama pengirim surati. Tembusan (jika ada)

-Model Surat:

1. Surat Tingkat Kelembagaan (yang dikeluarkan sekretaris umum)

Kop Surat

} 1 spasiNomor :Tempat, TanggalLampiran : (Jika ada)Hal: } 2 spasi

Yth. .(tempat).

} 2 spasi

- Salam pembuka } 1 spasi- Pembuka - Isi - Penutup } 1 spasi- Salam

} 1 spasi

} 1 spasi

Pengurus KelembagaanFakultas Teknik Universitas Riau Periode 20../20.. Jabatan Jabatan

Cap Kelembagaan

Nama Ketua KelembagaanNama Sekretaris Kelembagaan NIM. NIM.2. Surat Tingkat Intern Kelembagaan (yang dikeluarkan oleh sekretaris komisi/dinas/div/bidang dan yang setingkat.

Kop Surat } 1 spasiNomor :Tempat, TanggalLampiran : (Jika ada)Hal: } 2 spasi

Yth. .(tempat).

} 2 spasi


} 1 spasi

} 1 spasi

Pengurus KelembagaanFakultas Teknik Universitas RiauPeriode 20../20..

Cap Kelembagaan Jabatan Jabatan

Nama Ketua Komisi/Dinas/Divisi/Bidang Nama SekretarisKomisi/Dinas/Divisi/Bidang NIM. NIM.

Menyetujui,Jabatan

Nama Ketua KelembagaanNIM.

3. Surat Kepanitiaan

Kop Surat } 1 spasiNomor :Tempat, TanggalLampiran : (Jika ada)Hal: } 2 spasi

Yth. .(tempat).

} 2 spasi


} 1 spasi

} 1 spasi

Panitia Pelaksana ..Pengurus KelembagaanFakultas Teknik Universitas RiauPeriode 20../20..

Cap Panitia Pelaksana Jabatan Jabatan

Nama Ketua Panitia Nama Sekretaris Panitia NIM. NIM.

Menyetujui,

Cap KelembagaanJabatan

Nama Ketua KelembagaanNIM.

Format Penulisan Nomor Surata. Surat Tingkat Kelembagaan (dalam hal ini surat undangan)Format : Nomor/Kode surat/Asal surat/Universitas/Jenis surat/ Bulan/TahunContoh : 001/SU/DPM-FT/UR/KI/I/2014b. Surat Tingkat Internal Kelembagaan (dalam hal ini surat rekomendasi)Format : Nomor/Kode surat/Asal surat/Universitas/Jenis surat/ Bulan/TahunContoh : 001/SR/KOM-A/DPM-FT/UR/KI/I/2014c. Surat Kepanitiaan (dalam hal ini surat permohonan)Format : Nomor/ Kode surat /Pelaksana/Asal surat/Universitas/Jenis surat/Bulan/TahunContoh : 001/SPH/Panpel_.../DPM-FT/UR/KI/I/2014

-Format penulisan nomor surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana, baik di lingkungan fakultas maupun di lingkungan HIMA/HM disesuaikan dengan peraturan ini.Penomoran surat dengan 2 (dua) atau 3 (tiga) digit, dimaksudkan untuk menertibkan penomoran surat, dan jika telah sampai pada ambang akhir penomorannya, maka penomorannya kembali ke nomor awal.Contoh : - setelah pengeluaran nomor surat 999 pada lembaga kemahasiswaan ditingkat fakultas, maka nomor surat yang berikutnya adalah 001.- setelah pengeluaran nomor surat 99 pada lembaga kemahasiswaan ditingkat HIMA/HM, maka nomor surat yang berikutnya adalah 01.

3. Sirkulasi surat-Surat MasukDalam sirkulasi surat masuk, ada beberapa hal yang penting yang perlu dicatat:a. Nomor urut suratb. Nomor yang digunakan dalam penginvetarisan surat yang masukc. Asal suratd. Nomor surate. Tanggal suratf. Isi singkat suratg. Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

NoAsal SuratNomor SuratTanggal SuratIsi Singkat

- Surat KeluarDalam sirkulasi surat keluar, ada beberapa hal penting yang harus dicatat:a. Nomor urut suratb. Nomor yang digunakan dalam penginventarisan surat yang keluarc. Nomor suratd. Isi singkat surate. Tanggal suratf. Tujuan suratg. Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

No Nomor SuratIsi SingkatTanggal SuratTujuan SuratKeterangan

4. Dana Kegiatana.Kegiatan yang dilakukan oleh seluruh kelembagaan kemahasiswaan yang menggunakan dana RKKL Fakultas harus mendapatkan persetujuan DPM FT Universitas Riau yang dibuktikan dengan lembar disposisi. b.Kegiatan yang dilakukan oleh HM/HIMA atau UKM yang menggunakan dana selain dari dana RKKL Fakultas harus membuat proposal kegiatan yang diketahui dan ditandatangani oleh Gubernur Mahasiswa BEM FT Universitas Riau dengan format sebagai berikut:1. Cover2. Lembar Pengesahana. Tujuan UniversitasKetua HM/HIMA atau UKM

Ketua Panitia

WD III

Gubernur Mahasiswa

b. Tujuan SponsorKetua HM/HIMA atau UKM

Ketua Panitia

WD III

Gubernur Mahasiswa

PR III

3. Pendahuluan a. Latar Belakangb. Dasar Pemikiranc. Tujuan Kegiatan4. Kegiatana. Nama Kegiatanb. Tema Kegiatanc. Jenis Kegiatand. Waktu dan Tempate. Pesertaf. Panitiag. Jadwal Kegiatanh. Anggaran Danai. Sumber Dana5. Penutup6. Lampiranc. Kegiatan yang dilakukan oleh BEM FT yang menggunakan dana selain dari dana RKKL Fakultas harus membuat proposal kegiatan dengan mengikut format berikut:1. Cover2. Lembar Pengesahana. Tujuan UniversitasKetua Panitia

Sekretaris Panitia

WD III

Gubernur Mahasiswa

b. Tujuan SponsorKetua Panitia

Sekretaris Panitia

WD III

Gubernur Mahasiswa

PR III

3. Pendahuluan a. Latar Belakangb. Dasar Pemikiranc. Tujuan Kegiatan

4. Kegiatana. Nama Kegiatanb. Tema Kegiatanc. Jenis Kegiatand. Waktu dan Tempate. Pesertaf. Panitiag. Jadwal Kegiatanh. Anggaran Danai. Sumber Dana5. Penutup6. Lampiran 5. Laporan pertanggungjawaban -Laporan Pertanggungjawaban Kepanitiaana. Laporan pertanggungjawaban kepanitian kepada lembaga kemahasiswaan ditingkat Fakultas harus dilaporkan selambat-lambatnya 2 (dua) minggu setelah kegiatan dilaksanakan dan ditembuskan kepada DPM FT Universitas Riau.b. Laporan pertanggungjawaban kepanitiaan kepada lembaga kemahasiswaan ditingkat Jurusan harus dilaporkan selambat-lambatnya 4 (empat) minggu setelah kegiatan dilaksanakan dan ditembuskan kepada DPM FT Universitas Riau.c. Format laporan pertanggungjawaban kegiatan terdiri dari:0. Cover0. Lembar Persetujuan oleh DPM/BEM0. Pendahuluana. Latar Belakangb. Dasar Kegiatanc. Tujuan Kegiatan0. Pelaksanaan Kegiatana. Waktu dan Tempat Kegiatanb. Susunan Kepanitianc. Deskripsi Hasil Kegiatan0. Evaluasia. Faktor Pendukungb. Faktor Penghambatc. Saran0. Penutup0. Lampiran, terdiri dari:a. Draft Agenda Acarab. Absensi Peserta c. Dokumentasid. Arsip Surat Kepanitiaane. Keuanganf. Kwintansi Belanja

Laporan Pertanggungjawaban KelembagaanFormat laporan pertanggungjawaban kelembagaan terdiri dari :1. Cover2. Visi Misi (jika ada)3. Pendahuluan4. Kondisi Objektifa. Kondisi Internalb. Kondisi Eksternal5. Realisasi Program Kerjaa. Ketua Umum dan/atau Wakil Ketua Umumb. Sekretaris Umumc. Bendaharad. Komisi/Dinas/Divisi/Bidang Penjelasan mengenai Dinas/Divisi/Bidang Keanggotaan Dinas/Divisi/Bidang Program Kerja Realisasi Program Kerja Evaluasi dan Proyeksi6. Penutup7. Lampirana. SKb. Struktur Pengurusc. Timelined. Daftar Surat Keluare. Daftar Surat Masukf. Daftar Inventarisg. Laporan Keuanganh. Daftar Prestasi dan fotocopy piagam/sertifikati. Fotokopi bukti pembayaran (keuangan)j. AD/ART atau Tata tertibk. Dokumentasi

Laporan Pertanggungjawaban PPRF, PANWASLIH, dan Event Besar Terkhusus laporan pertanggungjawaban PPRF, PANWASLIH, dan event besar (seperti expo dan kegiatan lainnya) menggunakan format yang terdiri dari:1. Cover2. Pendahuluan3. Kondisi Objektifd. Kondisi Internale. Kondisi Eksternal4. Realisasi Program Kerjaa. Ketua Pelaksanab. Sekretarisc. Bendaharad. Bidang Penjelasan mengenai Bidang Keanggotaan Bidang Program Kerja Realisasi Program Kerja Evaluasi dan Proyeksi5. Penutup6. Lampirana. SKb. Struktur Kepanitiaan c. Time Schedule Kerja Kepanitiaand. Daftar Surat Keluar Kepanitiaane. Daftar Surat Masuk Kepanitiaanf. Daftar Inventaris Kepanitiaang. Laporan Keuanganh. Fotokopi bukti pembayaran (keuangan)i. Tata tertib (jika ada)j. Dokumentasi

6. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pembuatan Kegiatana. Lembar Permit to work (PTW) yang dikeluarkan oleh DPM FT wajib diserahkan ke DPM FT Universitas Riau sebanyak 3 rankap, minimal 7 hari sebelum pelaksanaan kegiatan.b. Lembar PTW dinyatakan sah apabila telah ditanda tangani oleh ketua umum DPM FT atau anggota DPM FT yang ditunjuk oleh ketua umum dan dibubuhi dengan cap basah DPM FT.c. Jenis kegiatan yang wajib mengurus PTW adalah kegiatan yang pesertanya adalah selain pengurus kelembagaan yang mengurus PTW kecuali rapat koordinasi kelembagaan.d. Untuk kegiatan yang diadakan dengan jadwal yang sama, tempat kegiatan yang sama, dan target peserta yang sama, maka yang dibenarkan untuk melaksanakan kegiatan adalah lembaga yang mengurus Lembar PTW terlebih dahulu atau dilakukan mediasi antar kedua kelembagaan.

7. Standar Progress ReportStandar Progress Report suatu kelembagaan dapat mengikuti format berikut:1. Pendahuluan2. Kondisi Objektifa. Kondisi Internalk. Kondisi Eksternal3. Realisasi Program Kerjaa. Sekretaris Umumb. Bendaharac. Komisi/Dinas/Divisi/Bidang Penjelasan mengenai Dinas/Divisi/Bidang Keanggotaan Dinas/Divisi/Bidang Program Kerja Realisasi Program Kerja Evaluasi dan Proyeksi4. Penutup5. Lampirana. SKb. Struktur Pengurusc. Timelined. Daftar Surat Keluare. Daftar Surat Masukf. Daftar Inventarisg. Laporan Keuanganh. Daftar Prestasi dan fotocopy piagam/sertifikati. Fotokopi bukti pembayaran (keuangan)j. AD/ART atau Tata tertibk. Dokumentasi

8. Surat Ketetapan/Keputusan Surat ketetapan/keputusan yang dikeluarkan oleh kelembagaan kemahasiswaan FT Universitas Riau harus ditembuskan kepada DPMFT Universitas Riau 5 (lima) hari setelah disahkan. Format1. KOP Kelembagaan2. Nomor Surat3. Tentang4. Konsideran5. Isi Keputusan/Ketetapan6. Waktu Dikeluarkan7. Tanda Tangan yang Mengeluarkan Keputusan 8. Tembusan9. Lampiran

9. Daftar Hadir KelembagaanAcara :Waktu/Tanggal :Tempat :NoNamaUtusanJabatanNo HpParafKeterangan

Ket: dibuat menggunakan kop surat

BAB IXSISTEM KEUANGAN


Penerapan sistem keuangan dikelembagaan mahasiswa FT Universitas Riau yaitu dengan sistem akuntabel, transparan, dan terkendali. Akuntabel merupakan sistem keuangan yang dalam proses penyelenggaraan keuangan organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip akuntansi. Transparan merupakan sistem keuangan dimana segala sesuatu dalam proses penyelenggaraan keuangan harus dapat diketahui publik dan dapat dipertanggungjawabkan. Terkendali merupakan sistem keuangan dimana segala sesuatu yang menyangkut keuangan organisasi harus diketahui oleh bendahara organisasi secara berkala dan kontiniu.

Pasal 12Format Laporan Keuangan

1. Laporan Keuangan HarianLaporan ini berisikan transaksi keuangan harian organisasi yang dicatat secara kronologis oleh bendahara organisasi atau bendahara panitia.

Bulan/TanggalNo. BuktiKeteranganRefMutasiSaldo

DebetKreditDebetKredit

Mei KM1Saldo AwalBK-1Rp 1.000.000,-

23KK1Pembelian disketBK-1Rp 5.000,-Rp 995.000,-

27KK2Konsumsi rapatBK-1Rp 10.000,-Rp 985.000,-

30KM3Dana DPPBK-1Rp 100.000,-Rp 1.085.000,-

DstDstDstDstDstDstDstDst

Cap Kelembagaan

Nama Terang Nama TerangKetua Kelembagaan Bendahara

Keterangan:1. BK= Buku Kas2. REF= Referensi3. MUTASI= untuk pencatatan perubahan kas

2. Laporan Unjuk KerjaLaporan ini harus menunjukkan seluruh penerimaan dan belanja yang dikeluarkan khusus untuk suatu kegiatan dari organisasi. Berikut ini adalah format laporannya:

NAMA ORGANISASILAPORAN UNJUK KERJATANGGAL PELAKSANAAN

Penerimaan: Dana awalxxxx Aktivitas bersihxxxx Sponsorxxxx Kontribusi pesertaxxxx Jasa kegiatanxxxx Penerimaan lainnyaxxxxTotal penerimaanxxxx

Pengeluaran Belanja kesekretariatanxxxx Belanja Peralatanxxxx Belanja perlengkapanxxxx Belanja konsumsixxxx Belanja humas, publikasi,dan dokumentasixxxx Belanja acaraxxxx Belanja transportasixxxx Belanja akomodasixxxx Belanja sewaxxxx Belanja keamananxxxx Belanja lainnyaxxxxTotal belanjaxxxx

Surplus atau defisit*xxxx

(Tempat, tanggal, bulan dan tahun pada saat ditandatangani )Cap Panpel

Nama Terang Nama TerangKetua Pelaksana Bendahara Panitia

Cap Kelembagaan

Nama Terang Ketua Kelembagaan

*pilih salah satu3.Laporan AktivitasLaporan ini harus menunjukkan seluruh penerimaan dan belanja yang dikeluarkan organisasi surplus atau defisit kegiatan serta zakat selama satu periode. Berikut bentuk laporannya:

NAMA ORGANISASILAPORAN KEUANGANUntuk Tahun/ Bulan/ yang berakhir pada 20xx

Penerimaan: Saldo akhir periode laluxxxx Dana dari Universitasxxxx Dana dari Fakultasxxxx Infak/Iuran Anggotaxxxx Donatur/Sponsorxxxx Keuntungan Hasil Usaha Organisasixxxx Surplus Kegiatanxxxx Utangxxxx Pengembalian Piutangxxxx Penerimaan lainnyaxxxxTotal penerimaanxxxxPengeluaran: Belanja Ketua kelembagaanxxxx Belanja Sekretaris Umumxxxx Belanja Bendaharaxxxx Belanja Komisi/Dinas/Divisi/Biro/Bidangxxxx Belanja Kegiatanxxxx Defisit Kegiatanxxxx Defisit Hasil Usaha Organisasixxxx Pengeluaran LainnyaxxxxTotal Belanjaxxxx

Aktivitas Bersih Organisasixxxx

Zakatxxxx

Aktivitas Bersih setelah Zakatxxxx

Tempat, tanggal, bulan dan tahun

Cap Organisasi

Nama Terang Nama TerangBupati Mahasiswa Bendahara

4. Catatan atas Laporan KeuanganLaporan ini berisiskan laporan yang bersifat mendukung laporan keuangan.

Tata cara pembukuan kas:Secara garis besar merupakan pelaksanaan pelaporan keuangan organisasi kemahasiswaan, maksudnya adalah sebagai berikut: Pada prinsipnya setiap bendahara harus mempunyai satu buku kas untuk mencatat penerimaan dan belanja organisasi kemahasiswaan. Semua penerimaan dan belanja tersebut harus dicatat dalam buku kas setelah uang kas diterima atau dikeluakan. Penerimaan dicatat pada bagian debit dan pengeluaran dicatat sebagai kredit, dan hasil penjumlahan dan pengurangan dicatat sebagai saldo Dalam pelaksanaan pencatatan harus disertai bukti-bukti pendukung bahwasanya uang kas itu diterima atau dikeluarkan. Setiap 3 bulan sekali buku kas umum diperiksa oleh ketua umum dan ditanda tangani oleh ketua bersama bendahara untuk disampaikan dalam rapat intern suatu kelembagaan mahasiswa yang sesuai dengan yang berlaku pada PUOK kelembagaan mahasiswa tersebut untuk kemudian disampaikan kepada DPM FT Universitas Riau Piutang dicatat sebesar jumlah sebenarnya dan dijelaskan pada instansi piutang itu akan ditagih beserta tanggal jatuh temponya. Utang dicatat sebesar jumlah sebenarnya dan dijelaskan pada instansi utang itu akan dibayarkan beserta tanggal jatuh temponya.

Penjelasan Item1. Laporan Keuangan Harian Tanggal adalah waktu terjadinya transaksi keuangan Nomor bukti adalah nomor bukti transaksi keuangan Keterangan adalah keterangan mengenai nama transaksi Refferensi adalah dasar rekapitulasi ke laporan unjuk kerja atau laporan aktivitas Debit adalah tempat untuk mencatat uang masuk Kredit adalah tempat untuk mencatat uang keluar Saldo debit adalah tempat untuk mencatat saldo sisa Saldo kredit adalah tempat untuk mencatat saldo kurang 2. Laporan Unjuk Kerja Penerimaan: Penerimaan adalah semua penerimaan kas kegiatan yang dibukukan dalam peleksanaan kegiatan Sponsor adalah penerimaan kas untuk kegiatan yang berasal dari proposal kegiatan yang dikirimkan melalui instansi Donatur adalah penerimaan kas yang bersifat halal dari pihak lain yang sifatnya tidak mengikat. Kontribusi peserta adalah penerimaan kas yang diterima dari kegiatan tersebut sebagai biaya kontribusi peserta Usaha kegiatan adalah penerimaan kas yang berasal dari penjualan pernak pernik kegiatan dan penghasilan lainnya Dana awal adalah penerimaan kas dari organisasi untuk kegiatan kepanitiaan

Belanja : Belanja kegiatan adalah pengeluaran kas kegiatan yang sudah dianggarkan dana pelaksanaan untuk kegiatan kemahasiswaan Belanja kesekretariatan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk keperluan kesekretariatan Belanja peralatan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk peralatan kepanitiaan Belanja perlengkapan adalah pengeluaran kas kegiatan untuk perlengkapan kepanitiaan Belanja konsumsi adalah pengeluaran kas kegiatan untuk konsumsi kepanitiaan Belanja humas, publukasi dan dokumentasi adalah pengeluaran kas kegiatan kepanitiaan untuk mensosialisasikan kegiatan dokumentasinya Belanja acara adalah pengeluaran kas kegiatan kepanitiaan untul penyelenggaraan acara Belanja transportasi adalah pengeluaran untuk keperluan transportasi kegiatan Belanja akomodasi adalah pengeluaran kas kepanitiaan untuk menyewa tempat demi penyelenggaraan acara kegiatan Belanja ganti rugi adalah pengeluaran kas kegiatan kepada pihak lein yang dipergunakan untuk acara kegiatan kepanitiaan sebagai akibat kerusakan atau kehilangan barang yang digunakan Belanja keamanan adalah pengeluaran kas untuk keamanan acara kegiatan kepanitiaan Surplus atau defisit kegiatan adalah selisih antara total penerimaan dan total belanja kepanitiaan

3. Laporan AktivitasPenerimaan: Penerimaan adalah semua penerimaan kas organisasi kemahasiswaan yang dibukukan dalam tahun anggaran yang bersangkutan Saldo Akhir Periode lalu adalah sisa saldo yang dipergunkan pada periode berikutnya setelah penutupbukuan pada periode sebelumnya Dana dari universitas adalah dana yang dikeluarkan dari pihak universitas sesuai dengan yang tercantum dalam Rancangan Anggaran Kegiatan Kelembagaan (RAKL) masing-masing kelembagaan Dana dari Fakultas adalah dana yang dikeluarkan dari pihak fakultas sesuai dengan yang tercantum dalam (RAKL) masing-masing kelembagaan Infak/Iuran anggota adalah penerimaan kas yang diterima oleh organisasi dari anggota/ pengurus organisasi Donatur /Sponsor adalah penerimaan kas dari pihak lain yang sifatnya tidak mengikat Keuntungan Hasil Usaha Organisasi adalah penerimaan kas yang berasal dari keuntungan hasil usaha organisasi/kelembagaan yang bersifat halal. Surplus Kegiatan adalah penerimaan kas dari pihak panitia pelaksana kegiatan dalam kelembagaan berupa sisa saldo/keuntungan dalam kegiatan tersebut Utang adalah penerimaan kas berupa pinjaman dari pihak lain yang bersifat hala dan tidak mengikat serta dilunasi pada saat jatuh tempo Penerimaan Piutang adalah penerimaan kas berupa pengembalian piutang kas organisasi dari pihak lain yang berhutang. Penerimaan lainnya adalah penerimaan kas organisasi kemahasiswaan yang diperoleh dari sumber dana halal yang tidak terduga yang dibukukan dalam tahun anggaran yang bersangkutan

Pengeluaran: Pengeluaran adalah semua pengeluaran kas organisasi kemahasiswaan dalam periode tahun anggaran yang bersangkutan dan tidak akan diperoleh kembali pembayarannya oleh organisasi kecuali piutang Belanja Ketua Kelembagaan adalah pengeluaran kas organisasi yang dikeluarkan atas nama ketua kelembagaan yang dapat dipertanggungjawabkan oleh ketua kelembagaan disertai dengan bukti-bukti yang jelas Belanja Sekretaris Umum adalah pengeluaran kas organisasi yang dikeluarkan atas nama sekretaris umum yang dapat dipertanggungjawabkan oleh sekretaris umum disertai dengan bukti-bukti yang jelas Belanja Bendahara Umum adalah pengeluaran kas organisasi yang dikeluarkan atas nama bendahara umum yang dapat dipertanggung jawabkan oleh bendahara umum disertai dengan bukti-bukti yang jelas Belanja Komisi/Dinas/Divisi/Biro/Bidang adalah pengeluaran kas organisasi yang dikeluarkan atas nama komisi/dinas/divisi/biro/bidang yang dapat dipertanggung -jawabkan oleh komisi/dinas/divisi/biro/bidang disertai dengan bukti-bukti yang jelas. Belanja ini dipisah berdasarkan komisi/dinas/divisi/ biro/bidang masing-masing. Belanja Kegiatan adalah pengeluaran kas berupa dana awal yang dikeluarkan oleh kas organisasi dalam rangka melaksanakan suatu kegiatan dalam kelembagaan tesebut Defisit kegiatan adalah pengeluaran kas berupa penambahan kekurangan dana dari belanja kegiatan pada akhir kegiatan Defisit Hasil Usaha Organisasi adalah penutupan kerugian dari suatu usaha organisasi mahasiswa, Piutang adalah pengeluaran kas sementara akibat peminjaman dana kas kepda pihak lain serta bersifat terbatas waktu tempo. Pengeluaran lainnya adalah pengeluaran kas tidak terduga oleh organisasi dan dapat dipertanggungjawabkan pengeluarannya oleh organisasi tersebut Zakat yang dikeluarkan adalah zakat maal yang telah sampai pada hisabnya.

4. Laporan non keuangan yang sifatnya tidak selalu harus ada namun perlu dilampirkan untuk mendukung keabsahan suatu laporan keuangan misalnya daftar inventaris dan daftar saldo perlengkapan administrasi yang dibeli selama kepengurusan

BAB XPENUTUP

Pasal 13Ketentuan Tambahan

1. Dalam hal pendanaan kelembagaan mahasiswa FT Universitas Riau, sumber-sumber lain yang tidak mengikat maka pengelolaan dana diserahkan sepenuhnya kepada masing-masing lembaga.2. Seluruh kelembagaan mahasiswa FT Universitas Riau dapat mengikuti kegiatan pertisipasi keluar secara selektif dan berdasarkan pertimbangan rapat internal kelembagaan masing-masing3. Segala aturan yang belum ditetapkan dalam PPO ini akan ditetapkan selanjutnya dalam ketetapan DPM FT Universitas Riau

Ditetapkan di: PekanbaruPada Tanggal: 2014Pukul: WIB

Akto SelloMuhammad Disro Ketua Umum Sekretaris Umum

Documents

PPO FT 2014 FIX