Presentacin Elaborada Por: Gestin Administrativa SURTIMIASistema
de Gestin de Calidad Bogot, Mayo de 2014
En los ltimos aos, Colombia ha asistido a una intensa
transformacin en la administracin de los archivos de entidades
pblicas como privadas a nivel conceptual, normativo y emprico. Esto
se evidencia con la continua expedicin de circulares, resoluciones
y decretos en torno al fortalecimiento de la Ley General de
Archivos 594 de 2000 acompaado de los diferentes programas de
capacitaciones que adelanta el Archivo General de la Nacin con el
apoyo de la Sociedad Colombiana de Archivistas cubriendo de manera
gradual aquellas necesidades e interrogantes que surgen alrededor
de la administracin documental.
*Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos define la GD
como:*Ciclo Vital del documento: etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su produccion o recepcion, su
tramite, conservacion hasta su eliminacin o conservacion total.
Fases de archivo: teniendo en cuenta el ciclo vital y el Art. 4
del Reglamento General de Archivos se forman las siguientes fases1.
Archivo de Gestion: de las oficinas productoras de documentos, en
los que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los
asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las mismas oficinas u otras que la solicitenEn
este archivo reposan los documentos generados en los procesos de
gestin administrativa. Las oficinas debern transferir al Archivo
Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido
el tiempo de retencin sealado en la TRD, correspondiente. Debern
transferirse los expediente con sus tipos documentales ordenados
respetando la secuencia de produccin y previamente depurados
extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos
informativos, que no impliquen valores secundarios. Toda
transferencia debe ir acompaada de un inventario en el que se
relacionarn las series, subseries y unidades documentales,
consignando las fechas extremas y el nmero de folios.2. Archivo
Central: en los que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez
finalizado su trmite, que siguen siendo urgentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en generalA
este archivo son transferidos los documentos de los archivos de
gestin cuya consulta no es tan frecuente, es decir cuando estn en
su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deber
facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al
pblico en general de acuerdo con las normas que lo regulen.
Recibidos los documentos en el archivo central, el jefe de ste o
quien haga sus veces deber constatar que las series y subseries
documentales transferidas concuerdan con el inventario que las
relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones
documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de
clasificacin establecido para cada oficina. La documentacin
permanecer en el archivo central durante el tiempo estipulado en la
TRD. Antes de transferir al archivo histrico se aplicar la
disposicin final y procedimiento previsto en la TRD.
3. Archivo Histrico: los que se transfiere desde el archivo
intermedio la documentacin que, por decisin del respectivo Comit de
Archivo debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra
para la investigacin, la ciencia y la culturaEs aquel al cual se
transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de
gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquieren para la
investigacin, la ciencia y la cultura. Al transferir la
documentacin al archivo histrico se debe cotejar con el inventario
para incorporarla al fondo documental correspondiente, sealndole la
signatura topogrfica
VALORES PRIMARIOS (Archivos administrativos) Valor
Administrativo: es la importancia que contiene un documento por el
trmite o asunto que motiv su creacin para la entidad productora, .
Este valor se encuentra en todos los documentos para responder a
una necesidad administrativa por lo tanto son importantes para la
planeacin y la toma de decisiones. Valor Jurdico: Aquel del que se
derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho
comn. Valor Legal: Es el que tienen los documentos que sirven de
testimonio ante la ley. Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que
tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica. Valor
Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan
el conjunto de cuentas, registro de los ingresos y egresos y de los
movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. Los
documentos con valores primarios constituyen recurso
VALORES SEGUNDARIOS Archivo permanente o histrico La
documentacin que reposa en los Archivos Histricos posee Valores
Secundarios, los cuales obedecen a otras motivaciones que no son la
propia finalidad del documento. Estos valores sirven de referencia
para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la
administracin, como fuente primaria para la historia y como
testimonio de la memoria colectiva, es decir, pueden ser
testimoniales, informativos o histricos. Estos documentos de Valor
Permanente constituyen el Patrimonio Documental de la comunidad que
los cre y los utiliza.
*Vamos a dar conocer los conceptos bsicos e importancia de : Un
archivo, documentos fases de archivo. PGD y sus fases.
Tecnologa*Documento: Es la fuente primaria de informacin con todos
los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticada
e integridad. Registro de informacion producida o enviada por una
entidad publica o privada en razon de sus actividades o
funciones.ARCHIVO ADB:
**Objetivos del PGD
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos,
como lenguaje natural de la administracin pblica, para el
funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la
participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el
control de la gestin pblica y garanta de los derechos individuales
y colectivos .Procurar la racionalizacin y control en la produccin
documental, en atencin a los procedimientos, trmites
administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la
normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental.
Directrices relacionadas con el nmero de copiasControl de la
produccin de nuevos documentos - Determinacin de la periodicidad de
la produccin documental
7. Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de
calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el
recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediante la
utilizacin de sistemas eficientes de correo y mensajera. Regular el
manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y
archivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de
finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.8. Implementar el desarrollo de procesos bsicos de
aplicacin de la Tabla de Retencin Documental, organizacin,
transferencias primarias, recuperacin, preservacin, conservacin de
la informacin y disposicin final de los documentos Facilitar la
recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna. Encaminar
los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles
para la administracin e importantes para la cultura.
**Definicin: Generacin de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones. La Produccin Documental comprende
los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos,
conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o
dependencia. Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes,
gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de
formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos.
Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo
de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra,
firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa.*Conjunto de
operaciones de verificacin y control que una institucin debe
realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por
una persona natural o jurdica. Identificacin de medios de recepcin:
mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, Verificacin
y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de
recibo (sello, reloj radicador).se debe verificar que estn
completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la
entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de
dar inicio a los trmites correspondientes.*Actividades tendientes a
garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.. se debe
contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo
de los mismos, se distinguen actividades como:Clasificacin de las
comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de
documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de
documentos recibidos. 2. Distribucin de documentos internos
Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a
dependencia competente. Registro de control de entrega de
documentos internos.Organizacin mensajera externa. Registro de
control de envo de documentos. Contratacin de empresas
especializadas.*Curso del documento desde su produccin o recepcin
hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. cada dependencia
genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos,
dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De
acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en
cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de
las comunicacionesDeterminacin de competencia, segn funciones de
las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos
de respuesta. 2. Respuesta Anlisis de antecedentes y compilacin de
informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya
lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del
asunto.*Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin ,
ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como
parte integral de los procesos archivsticos.La organizacin de los
documentos permite una rpida identificacin de los expedientes,
valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas,
contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los
usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o
disposicin final. Actividades : Elaboracin de inventarios
documentales. Organizacin y entrega de transferencias documentales.
Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.*Acceso a un
documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin
que contienen30. Las actividades bsicas en esta fase son: 1.
Formulacin de la consulta Determinacin de la necesidad y precisin
de la consulta. Determinacin de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso. Disponibilidad de informacin en trminos de
restricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de
consulta. 2. Estrategia de bsqueda Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de
herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos.31. 3.
Respuesta a consulta Atencin y servicio al usuario. Infraestructura
de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo.
Uso de testigos y formatos para el control de devolucin.
Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de
informacin.
*Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido. Conjunto de estrategias y
medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a
evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de
archivo, preservando su integridad y estabilidad.*Conjunto de
medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido. Conjunto de estrategias y medidas de orden
tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el
riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su
integridad y estabilidad.*Gestin y control efectivo: sencillez,
rapidez y ahorro.Acceso inmediato y en tiempo real a su
informacin.Normalizar y racionalizar la produccin
documental.Productividad y valor aadido.Optimizar los recursos
disponibles.Seguridad en la informacin manejada.
*Reduccin de costos:
Mayor orden y calidad en el mbito de trabajo:Reduccn de
espacio:Reduccin en tiempos de bsqueda
*Reduccin de costos:
Mayor orden y calidad en el mbito de trabajo:Reduccn de
espacio:Reduccin en tiempos de bsqueda
*Reduccin de costos:
Mayor orden y calidad en el mbito de trabajo:Reduccn de
espacio:Reduccin en tiempos de bsqueda
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