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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACION Fecha Vigencia
20/12/2010 Documento Controlado
CONTENIDO
1. OBJETIVO2 2. ALCANCE Y RESPONSABILIDAD................2 3. GENERALIDADES..2
Facturacin Centros de Atencin Auditoria medica Centros de Atencin Facturacin Nivel Central
4. DESARROLLO..10 Desarrollo del procedimiento de facturacin centros de atencin Desarrollo del Procedimiento de facturacin Nivel Central
5. REGISTROS DE CALIDAD.24 6. NORMATIVIDAD...24 7. DEFINICION Y TERMINOS.25 8. ANEXOS
ELABORA:
Beatriz Elena Restrepo Estrada Profesional Universitario
REVISA:
Dorelly Oros Martnez Subgerencia Administrativa y
Financiera
APRUEBA:
Cesar Augusto Robayo Alvarez Gerente ( E.)
FECHA: 20/11/2010 FECHA: 27/11/2010 FECHA: 20/12/2010
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACION Fecha Vigencia
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1. OBJETIVO Garantizar la correcta facturacin y cobro de los servicios ofrecidos a los usuarios en los centros de atencin de la E.S.E. Departamental Solucin Salud. Enterar a todo el equipo de trabajo las interacciones al proceso de facturacin.
Consolidar la informacin de los 17 centros de atencin en el nivel central para que las diferentes reas como son financiera, contabilidad y asistencial tengan acceso a la informacin mensualmente para rendir los diferentes a los rganos de control pertinente.
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2.1 CENTROS DE ATENCION Este procedimiento inicia al momento en el que el usuario presenta su documentacin para la respectiva generacin de su recibo de caja para su pago segn sea el caso y finaliza con el correcto recaudo de dineros recibidos por la atencin en salud que se le brindo al paciente. Los responsables de la correcta ejecucin de este procedimiento son los Mdicos Directores de los centros de atencin; los facturadores quienes son los encargados de la generacin y recepcin del cobro por la prestacin del servicio y dems personal involucrado. 2.2. NIVEL CENTRAL Los responsables de la consolidacin de la informacin en el Nivel Central generada por los 17 Centros de atencin es el Profesional Universitario y auxiliar de facturacin, quienes son los encargados de ingresar la informacin y verificar que todo se haya facturado correctamente, 3. GENERALIDADES
Este procedimiento pretende mostrar las interacciones al interior de la organizacin para garantizar la correcta facturacin de los servicios ofrecidos por la ESE Departamental Solucin Salud. Se muestra en algn factor de participacin cada uno de los involucrados en el proceso de facturacin.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACION Fecha Vigencia
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3.1 FACTURACION EN LOS CENTROS DE ATENCION
PROCESO EN CONSULTA EXTERNA
3.1.1 El paciente ingresa por ATENCION AL USUARIO, donde:
Solicita documentos al paciente (Carne y documento de identidad)
Verifica en base de datos
Direcciona al paciente a caja Por ser el primer punto de contacto con el paciente o familiar, el funcionario debe conocer la normatividad vigente relacionada en la prestacin de servicios de salud, en especial de I Nivel de atencin (Ley 100/93, Ley 1122/06, Acuerdo 260/04, Acuerdo 365/07, Decreto 2423/96, Acuerdo 312/04, decreto 4747/06 entre otros) 3.1.2 FACTURACION Y/O CAJA
Revisa cuantas consulta externa lleva en el ao el paciente
Crea, modifica y/o actualiza pacientes
Asigna contrato
Hace admisin y la deja abierta
Pasa la admisin a Archivo de historia clnica
Genera liquidacin de servicio
Cobra copagos y/o cuota moderadora y/o cuota de recuperacin, segn normatividad (acuerdo 260/04, acuerdo 365/07 y Ley 1122/06)
Imprime y entrega copia del recibo de caja al paciente
Direcciona al paciente a sala de espera
Imprime admisin
3.1.3 ARCHIVO HISTORIAS CLINICAS
Recibe la admisin
Buscar la historia clnica
Entrega la historia clnica al Profesional de la salud 3.1.4 PROFESIONAL DE LA SALUD (Mdico Odontlogo)
Llama al paciente
Diligencia el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin y lo hace firmar del paciente
Realiza la consulta y/o procedimientos pertinentes
Diligencia la Historia Clnica
Ordena ayudas diagnosticas pertinentes
General la formula pertinente y escribe el numero de admisin en la parte superior
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO
DE FACTURACION Fecha Vigencia
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Ordena conducta
Registra en al admisin, la finalidad, causa externa y nombre y cdigo de diagnostico pertinente y lo anexa a la historia clinica
Hace firmar al paciente la admisin
Entrega al paciente las ordenes medicas y/o ayudas diagnosticas
Da recomendaciones pertinentes al paciente
Direcciona al paciente a caja y/o farmacia 3.1.5 CAJA
Registra todo lo pertinente (procedimientos, ayudas diagnosticas, etc.)
Liquida el servicio conforme a lo contratado o normado
Genera e imprime la liquidacin de servicios
Recauda, genera e imprime recibo de caja
Entrega al paciente copias del recibo, segn lo ordenado
Direcciona al paciente al servicio ordenado
En horas de la tarde, genera el listado de RESUMEN DE CAJA y RESUMEN DE RECIBOS DE CAJA
Hace el cuadre de caja diario
Elabora y hace consignacin diaria del efectivo en bancos
Semanalmente entrega a tesorera del nivel central esta informacin
Para Calvario y Uribe, deben entregar el efectivo con el resumen de caja semanalmente a tesorera de nivel central
3.1.6 PACIENTE
Pasa al servicio ordenado (farmacia y/o laboratorio y/o imgenes diagnostica)
Entrega copia del recibo de caja
Recibe el servicio ordenado
Termina 3.1.7 LABORATORIO e IMGENES DIAGNOSTICA
Recibe copia del recibo de caja
Hace el procedimiento
Entrega resultados 3.1.8 FARMACIA
Recibe la formula y revisa que tenga el numero de admisin
Factura los medicamentos en el programa
Si genera cobro, remite al paciente a caja, si no genera cobro entrega el medicamentos
Recibe el recibo de caja y entrega el medicamento
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Verifica la existencia de los medicamentos
Entrega medicamentos 3.1.9 ESTADISTICA (auxiliar de Informacin en Salud)
Recoge del consultorio la historia clnica y el Rips diligenciado y firmado.
Ingresa al programa de facturacin
Digita la Causa externa, finalidad y diagnostico en cada admisin
Cierra la admisin y entrega a facturacin al finalizar la jornada
Recoge el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin diariamente
Consolida el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin diariamente
Enva semanalmente este informe a la oficina de Calidad del nivel central
Archiva el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin 3.1.10 Facturacin
Recibe los documentos de estadstica y caja
Organiza por empresa y por orden de admisin
Hace auditoria diaria (medico coordinador, odontlogo, facturador y jefe de enfermera)
Verifica lista de chequeo
Verifica la estadstica pendiente en el programa de facturacin
Modifica la informacin el programa cuando se requiera
Genera e imprime Factura con sus anexos
Genera RIPS
Valida los Rips en el programa de VALIDARIPS
Arma la facturacin con soportes
Entrega la facturacin a cada EPS, segn programacin
Termina
PROCESO EN URGENCIAS
3.1.11 El paciente ingresa por ENFERMERIA EN URGENCIAS, donde:
Enfermera hace el triage
Direcciona al paciente a consulta
Solicita documentos al paciente (Carne y documento de identidad)
Verifica en base de datos Por ser el primer punto de contacto con el paciente o familiar, el funcionario debe conocer la normatividad vigente relacionada en la prestacin de servicios de salud,
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en especial de I Nivel de atencin (Ley 100/93, Ley 1122/06, Acuerdo 260/04, Acuerdo 365/07, Decreto 2423/96, Acuerdo 312/04, decreto 4747/06 entre otros)
3.1.12 PROFESIONAL DE LA SALUD (Mdico Odontlogo)
Recibe al paciente
Diligencia el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin y lo hace firmar del paciente
Realiza la consulta y/o procedimientos pertinentes
Diligencia la Historia Clnica
Ordena ayudas diagnosticas pertinentes
General la formula pertinente y escribe el numero de admisin en la parte superior
Ordena conducta
Registra en al admisin, la finalidad, causa externa y nombre y cdigo de diagnostico pertinente y lo anexa a la historia clnica
Hace firmar al paciente la admisin
Entrega al paciente las ordenes medicas y/o ayudas diagnosticas
Da recomendaciones pertinentes al paciente
Direcciona al paciente a enfermera 3.1.13 ENFERMERIA
Si la atencin no es una urgencia, genera liquidacin de servicio
Cobra copagos y/o cuota moderadora y/o cuota de recuperacin, segn normatividad (acuerdo 260/04, acuerdo 365/07 y Ley 1122/06)
Diligencia y entrega copia del recibo de caja al paciente
Recoge y entrega a estadstica la historia clnica, formulas. ordenes de ayudas diagnosticas, Rips y formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin
3.1.14 PACIENTE
Pasa al servicio ordenado (farmacia y/o laboratorio y/o imgenes diagnostica)
Entrega copia del recibo de caja
Recibe el servicio ordenado
Termina 3.1.15 LABORATORIO e IMGENES DIAGNOSTICA
Recibe copia del recibo de caja
Hace el procedimiento
Entrega resultados
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3.1.16 FARMACIA
Recibe la formula y revisa que tenga el numero de admisin
Factura los medicamentos en el programa
Si genera cobro, remite al paciente a caja, si no genera cobro entrega el medicamentos
Recibe el recibo de caja y entrega el medicamento
Verifica la existencia de los medicamentos
Entrega medicamentos 3.1.17 ESTADISTICA (auxiliar de Informacin en Salud)
Recibe de enfermera la historia clnica, formulas. ordenes de ayudas diagnosticas, Rips y formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin
Ingresa al programa de facturacin
Digita la Causa externa, finalidad y diagnostico en cada admisin
Cierra la admisin y entrega a facturacin al finalizar la jornada
Consolida el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin diariamente
Enva semanalmente este informe a la oficina de Calidad del nivel central
Archiva el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin 3.1.18 Facturacin
Recibe los documentos de estadstica y caja
Organiza por empresa y por orden de admisin
Hace auditoria diaria (medico coordinador, odontlogo, facturador y jefe de enfermera)
Verifica lista de chequeo
Verifica la estadstica pendiente en el programa de facturacin
Modifica la informacin el programa cuando se requiera
Genera e imprime Factura con sus anexos
Genera RIPS
Valida los Rips en el programa de VALIDARIPS
Arma la facturacin con soportes
Entrega la facturacin a cada EPS, segn programacin
Termina 3.2 AUDITORIA MDICA Y ADMINISTRATIVA Estos procesos estn en cabeza del medico Director, quien se apoyara en el facturador y Jefe de enfermera
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A cada admisin se debe revisar: REVISION DIARIA
1. Verifica lista de chequeo 2. Verificar que se halla facturado todas y cada una de las actividades
realizadas el da anterior 3. Que se facture a la entidad correspondiente 4. Que se facture la totalidad de las actividades ordenadas 5. Que se aplico correctamente los copagos, cuotas moderadora cuota de
recuperacin segn el caso 6. Que existe recibo de caja cuadrado con las liquidaciones de servicios 7. Que la documentacin este completa 8. Que la historia clnica, epicrisis y/o resumen de la historia clnica, este
completa y legible 9. Que la conducta, finalidad y diagnostico sean los pertinentes y este de
acuerdo al CIE-10 10. Que las actividades de promocin y prevencin estn digitadas y con su
finalidad y causa externa pertinentes en el programa de facturacin EN EL CIERRE MENSUAL DE FACTURACION
11. Que las facturas y sus anexos este firmados por el medico director 12. Revisar el listado admisiones sin facturar 13. Que los RIPS sean validados correctamente y el informe anexado a la
factura firmado por el facturador 14. Que la copia de seguridad contenga la ultima informacin consignada
3.3 PROCESO DE FACTURACIN EN EL NIVEL CENTRAL
1. Los das 15 de cada mes se dar a conocer la programacin de entrega de facturacin, distribuyendo los 17 centros en 3 grupos
En el primer da de la programacin,
2. se recibe y graba la copia de seguridad en el equipo de facturacin 3. Se hace auditoria administrativa a todas las facturas 4. Se hace el cargue al programa de facturacin del nivel central 5. Se Valida el RIPS de vinculado, desplazado y reinsertado 6. Se da a conocer al facturador los errores presentados en la revisin y carga 7. Se direcciona al facturador a las EPS para entrega de facturas
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En el segundo da de la programacin 8. Se recibe las copias de las facturas recibidas con la relacin de facturas
generadas 9. Se hace reunin con los facturadores, para actualizarlos en normatividad,
contratacin y resolver dudas sobre los problemas que se presenten. 10. Se devuelven los facturadores a cada centro de atencin
En el tercer y cuarto da de programacin:
11. Se revisa el cargue de facturacin por cada centro de atencin contra las copias recibidas y se confirma, en este momento se genera los registro contables y presupuestales, quedando la informacin a disposicin de contabilidad, presupuesto, cartera, auditoria medica y tesorera
En el quinto da
12. Se elabora el informe gerencial con los resultados del proceso 13. Se archiva las copias de las facturas recibidas
En los siguientes das
14. Se hace gestin de cobro, a la facturacin capitada 15. Termina el proceso
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4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE FACTURACION CENTRO DE
ATENCION
No Flujograma Descripcin Responsable
1
Saludo cordial al
usuario
INICIO
Verificar en base
de datos
Sala de espera
Profesional
diligencia FR-
FACT-01
Entrega copia del
recibo de caja
Liquidacin de
servicio
Cobro
Pasa admisin a
Archivo de
Historia Clnica
Imprime Admisin,
direcciona al
usuario
Contrato,
Admision
Revisar
Escribir numero
de admisin en
orden medica
INICIO
-
2 Verificar en base de datos la identificacin y carne
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
3 Revisa nmero de consultas realizadas al paciente. Crea, modifica o actualiza informacin
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
4 Asigna contrato, hace admisin dejndola abierta
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
5 Imprime admisin, Direcciona al paciente a caja
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
6 Pasa la admisin a Archivo de historia clnica
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
7 Cobra copagos y/o cuota moderadora y/o cuota de recuperacin, segn normatividad
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
8 Genera liquidacin de servicio Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
9 Genera y entrega copia del recibo de caja al paciente
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
10 Direcciona al paciente a sala de espera
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
11
Una vez el usuario este en consulta o urgencia, el Medico u Odontlogo debe diligenciar el formato FR-FACT-01 Control de pacientes/facturacin y hacerlo firmar por el usuario
Profesional rea de la salud (Medico/ Odontlogo)
12 El medico escribe el numero de admisin en la orden medica
Profesional rea de la salud (Medico/ Odontlogo)
13
El profesional rea de la salud direcciona al usuario a caja/facturacin segn diagnostico para toma de exmenes, medicamentos, imgenes diagnosticas)
Profesional rea de la salud (Medico/ Odontlogo)
14
En Farmacia: -Recibe la formula y revisa que tenga el numero de admisin -Factura los medicamentos en el programa -Si genera cobro, remite al paciente a caja, si no genera cobro entrega los medicamentos
Auxiliar de Farmacia
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Direcciona al
usuario
En Farmacia:
-Recibe formula
-Factura
-Recibe el recibo
de caja y entrega
el medicamento
-Verifica
existencia
-Entrega
Registra
Liquidacin de
servicios
Cobro
Entrega copia
recibo de caja
Direcciona al
usuario
Resumenes
Cuadre de caja/
Consignaciones
Organiza
Auditoria
Armar facturacion
FIN
-Recibe el recibo de caja y entrega el medicamento -Verifica la existencia de los medicamentos -Entrega medicamentos NO RECIBE DINERO, ESTE ES EN LA CAJA
15
Con la orden del Medico/Odontlogo Registra todo lo pertinente (procedimientos, ayudas diagnosticas, etc.)
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
16 Genera e imprime la liquidacin de servicios
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
17 Recauda, genera e imprime recibo de caja
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
18 Entrega al paciente copias del recibo Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
19 Direcciona al paciente al servicio ordenado Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
20 Genera el listado de resumen de caja y resumen de recibos de caja (en la tarde)
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
21 Hace el cuadre de caja diario, Elabora y hace consignacin diaria del efectivo en bancos
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
22 Organiza por empresa y por orden de admisin
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
23 Hace auditoria medica administrativa diariamente (ver numeral 3.2 de este procedimiento)
Medico Director, facturador y jefe de enfermera
24 Arma la facturacin con soportes
Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)
25 FIN -
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Nota: En URGENCIAS, el paciente es recibido por enfermera quien hace Triage y segn el resultado direcciona para la admisin del paciente y su atencin inmediata. Un familiar del paciente o acompaante se direcciona a caja/facturacin, para cumplir con el anterior proceso
4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE FACTURACION NIVEL CENTRAL
4.1 RECONOCIMIENTO DE FACTURACIN Procedimiento 1. Se inicia le control de la llegada de los facturadores como la entrega de la informacin
en el formato FR-FACT-03 2. Se recibe el radicado de las facturas entregadas por cada facturador a las EPS de la
ciudad, y se reciben las facturas que sern enviadas a las EPS fuera de la ciudad. 3. Hace el recibido formal de las facturas con su respectivo radicado por parte de la EPS
junto con la relacin de las facturas generadas por el sistema, plasmando el sello de facturacin en la relacin.
4. Ingresa la informacin generada en los centros de atencin en el Programa de
Facturacin y estadstica ingresa mediante una identificacin y clave correspondiente. 5. En opcin transacciones se selecciona en actualizacin facturas, se confirma por
grupo de acuerdo al periodo que se esta cargando y al centro atencin para darle estado confirmado, apareciendo otra pantalla emergente la cual indica que la factura ha sido confirmada correctamente, aceptando y de igual manera se liquida y automticamente el sistema genera el reconocimiento.
6. Despus del proceso de liquidar y confirmar se revisa que se haya cargado la facturacin correctamente en el programa en cada centro y en el nivel central afectando las cuentas contables correspondientes
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7. Se corrige en el sistema y se actualiza, utilizando los medios fsicos.
8. Se va al (paso 6) haciendo cada uno de los pasos correspondientes dando en opcin Desconfirmar quedando la factura en estado sin confirmar y procede a corregir la informacin y se vuelve a confirmar la factura en el programa de facturacin y estadstica.
9. Se confirma el reconocimiento en el programa apareciendo un icono informando que el reconocimiento ha sido confirmado correctamente, Aceptando y generando automticamente en presupuesto y contabilidad los asientos presupustales del reconocimiento, quedando la informacin disponible en cartera, presupuesto. Contabilidad, tesorera y auditoria.
10. Antes de los 12 de cada mes se debe ingresar la informacin a los programas de facturacin, estadstica, Presupuesto y contabilidad.
11. Archiva las facturas en consecutivo y por entidad, asignndole el nmero del reconocimiento presupuestal.
No. flujograma
QUE
QUIEN
CUANDO
DONDE
COMO
1.
INICIO
Recepcionar
facturacion
Recibir relacion de
facturas
Ingresar al siiweb
Confirmar y
liquidar facturas
Detectar errores
Corregir
Desconfirmar
facturas
Confirmar
reconocimiento
Ingresar
informacion
Archivar facturas
FIN
Cuentas Medicas
rea de
facturacin N.C.
Segn fecha de citacin para
cada municipio
rea de facturacin
N.C.
Despus de revisin de auditoria Medica
2.
Recibir Relacin de las facturas.
rea de facturacin
N.C.
Despus de revisadas en
auditoria medica
rea de facturacin
N.C.
En la entrega de informacion
3.
Ingresar al
Siiweb
rea Facturacin
N.C.
Cuando se recibe copia de
seguridad
rea de facturacin
N.C.
Mediante un usuario y clave
4.
Confirmar y
liquidar Facturas.
rea de facturacin
N.C.
Despus de seleccionar y
cargar la informacin
rea de facturacin
N.C.
En el sistema Siiweb
mediante un usuario y clave
5.
Detectar Errores.
rea de facturacin
N.C.
Despus de confirmar y
liquidar facturas
rea de facturacin
N.C.
En el sistema Siiweb
mediante un usuario y clave
6.
Desconfirmar factura
rea de facturacin
N.C.
Al detectar los errores en la
revisin
rea de facturacin
N.C.
En el sistema Siiweb
mediante un usuario y clave
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7.
corregir
rea de facturacin
N.C.
Al encontrar errores
despus de revisar
rea de facturacin
N.C.
En el sistema Siiweb
mediante un usuario y clave
8.
Confirmar
Reconocimiento.
rea de facturacin
N.C.
Despus de corregir los
errores encontrados
rea de facturacin
N.C.
En el sistema Siiweb
mediante un usuario y clave
9.
Archivar Facturas.
rea de facturacin
N.C.
Despus de revisado y
corregidos los errrores
rea de facturacin
N.C.
Seleccionando por municipios y archivarlas en
orden numerico
4.2 ANULACIN Y MODIFICACIN DE FACTURAS
1. Analiza los errores existentes en los reconocimientos efectuados despus de la fecha estipulada 12 de cada mes. Si es antes de la fecha autocontrol no requiere el paso 2, 3, 4.
2. Realiza un Oficio detectando e identificando los errores a anular o modificar, para entregarlo modificarlos igualmente en el nivel central. Este oficio se enva por correo electrnico institucional o va telefnica.
3. En el Programa de Facturacin y estadstica ingresa mediante una identificacin y una clave correspondiente.
4. En transacciones en actualizacin facturas, posteriormente consulta la factura donde se digita el nmero apareciendo la factura con tres opciones: confirmar, sin confirmar y anular, seleccionando en anular, apareciendo una ventana emergente donde le pide fecha de anulacin y funcionario que autoriza el concepto, apareciendo una ventana emergente informando que la anulacin a sido confirmada correctamente. Si es se otra vigencia paso 5.
5. En facturacin, ajustes, se realiza ajuste por menor valor para dejar saldo en ceros afectando las cuentas presupuestales correctas.
No. flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO
1.
INICIO
Analisis de errores
en carga
Oficio al centro de
atencion
Ingresar al siiweb
Anular factura
vigencia actual
Ajustar factura
otras vigencias
FIN
Anlisis de errores en
carga
rea de facturacin
N.C.
Despus de la carga de la informacin
rea de facturacin
N.C.
Analizar errores de carga.
2.
oficio al centro
de atencin
rea de
facturacin N.C.
Cuando se encuentren
errores
rea de
facturacin N.C.
Por correo electrnico
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3.
Ingresar al
Siiweb
rea de
facturacin N.C.
Ingresar al
Siiweb
rea de
facturacin N.C.
Por medio de un usuario y clave
4.
Anular la
factura vigencia actual
rea de
facturacin N.C.
Cuando se
identifique la factura que se debe anular
rea de
facturacin N.C.
Por medio de un usuario y clave
5.
Ajustar factura
de otras vigencias
rea de
facturacin N.C.
Cuando se
identifique la factura que se debe ajustar
rea de
facturacin N.C.
Mediante un
usuario y clave asignado
4.3 RECONOCIMIENTO PRESUPUESTAL A FACTURAS DE VIGENCIAS ANTERIORES
1. Recibe un oficio en donde se relaciona la factura para la generacin del reconocimiento presupuestal, enviado por parte del rea de tesorera, teniendo en cuenta que es de vigencias anteriores.
2. Revisa que la factura se encuentre en el sistema.
3. En el Programa de Facturacin y estadstica ingresa mediante una identificacin y una clave junto con la vigencia correspondiente al ao.
4. En opcin actualizacin facturas, se consulta apareciendo la factura sin confirmar revisando todos los campos como entidad, fecha, servicio o cuentas contables, tipo de factura o recaudo, nmero de la factura, concepto, cuentas de orden etc.
5. En el modulo de consulta del programa presupuesto se toma la opcin reconocimiento donde se escoge la factura sin confirmar con el fin de seleccionarla y confirmndola en la fecha que se este trabajando.
6. En el Programa presupuesto aparece un icono informando que el reconocimiento ha sido confirmado correctamente, Aceptando y generando automticamente en presupuesto y contabilidad los asientos presupustales del reconocimiento, quedando la informacin disponible en cartera, tesorera, presupuesto y auditoria.
7. Antes de los 12 de cada mes se debe ingresar la informacin a los programas de facturacin, estadstica, Ppto y contabilidad.
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8. Archivar las facturas en consecutivo y por entidad, asignndole el nmero del reconocimiento presupuestal.
9. Entrega de oficios relacionando el nmero del reconocimiento. (FIN).
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flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO
1.
INICIO
Recepcionar oficio
relacion
Revisar
facturacion
Devolver factura a
tesoreria
Informar al centro
de atencion
Ingresar al siiweb
Actualizar facturas
Detectar errores
corregir
radicar
Confirmar facturas
Revisar
reconocimiento
Verificar errores
Desconfirmar
facturas
Archivar facturas
Entregar oficio a
tesoreria
Fin
Oficio con relacin
Tesorera o Cartera
Al ingreso de dineros de vigencia anterior
rea de facturacin
N.C. Entrega de oficio con relacin
2.
Revisar facturacin
rea de facturacin
N.C.
Al recibir oficio para
reconocimiento
rea de facturacin
N.C. Ingresando al Siiweb
3.
Ingresar al Siiweb
rea de facturacin
N.C.
Cuando se revise la factura
rea de facturacin
N.C. Ingresando al Siiweb
4.
Consultar
factura
rea de
facturacin N.C.
Cuando se
revise la factura
rea de
facturacin N.C.
Ingresando al Siiweb
5.
Confirmar reconocimi
ento
rea de facturacin
N.C.
Cuando se revise la factura
en sistema
rea de facturacin
N.C. Ingresando al Siiweb
6.
Devolver a tesorera oficio de relacin
con reconocimi
entos
rea de facturacin
N.C.
Despus de confirmar o
hacer el reconocimiento
rea de facturacin
N.C.
Entregando oficio a tesorera
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4.4. ELABORACION INFORMES CONTROL DE CONTRATOS POR CAPITACION.
1. Se tiene informacin de la facturacin de cada uno de los contratos por capitacin para diligenciar los cuadros ya diseados haciendo los cambios respectivos al informe del mes.
2. Se posee el cuadro ya diseado donde se encuentra relacionado contrato, centro de atencin, entidad, numero de contrato, fecha de iniciacin, de vencimiento, monto liquidacin mensual y anual de contratos, tambin posee objeto, valor UPC anual, mensual y valor del 4.01%; porcentaje de capitacin, valor anual y mensual; y por ultimo control de la facturacin, contiene datos del mes, numero de factura, valor, saldo del contrato, costo de la atencin, utilidad/perdida mes, utilidad/perdida acumulada
3. Mediante un cuadro que contiene entidad, valor capitacin acumulada, valor servicios prestados acumulado, diferencia acumulada por cada centro y total; donde se establece el porcentaje de servicios prestados acumulado vs capitacin acumulada y porcentaje de servicios prestados acumulada vs capitacin acumulada.
4. Imprime un paquete y procede a enviarlo a subgerencia administrativa y financiera,
con copia a Gerencia
No. flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO
1.
INICIO
Ingresar a la base
de dator
Abrir archivos
informe mensual
excel
Relaizar resumen
Imprimir informe
Fin
Ingresar a la base de datos
rea de
facturacin N.C.
Despus del cargue de
informacin
rea de
facturacin N.C.
Ingresando al Siiweb mediante un
usuario y clave
2.
Abrir
archivos informe mensual
rea de
facturacin N.C.
Al seleccionar
la informacin
rea de
facturacin N.C. Ingresando a Excel
3.
Realizar resumen
rea de
facturacin N.C.
Se tiene la informacin
de capitacin
rea de
facturacin N.C. Ingresando la informacin a Excel
4.
Imprimir informe
rea de
facturacin N.C.
Se haya
ingresado todos los
datos
rea de
facturacin N.C. Con toda la informacin
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ALMACENAMIENTO DE INFORMACION
1. Recibe memorias USB que contiene informacin de los 17 centros de atencin. 2. Con el formato FR-FACT-02 se lleva el control para el proceso del
almacenamiento de la informacin donde se inicia con subir la copia de seguridad al servidor correspondiente al centro, luego se carga en el icono de carga del sistema de facturacin N.C. con el usuario y clave asignada, en facturacin, cargar a temporales, seleccionando el periodo a cargar y se aplica, sale ventana con actualizado correctamente, se continua con actualizacin base de datos, se aplica y dice cargado correctamente, o si sale error se corrigen con los medios fsicos, facturacin centros, selecciona el centro a cargar, con un usuario y una clave asignada y se revisa que la informacin se haya cargado, y en facturacin Nivel Central con el ingresos de un usuario y una clave, en transacciones, actualizar facturas, opcin consultar, selecciona IPS a verificar estado cuenta y estado de factura sin confirmar, para verificar que la informacin haya sido cargada en el servidor del nivel central, como los consecutivos. Finalmente en actualizar facturar seleccionar confirmar grupo el periodo cargado y la IPS y se selecciona confirmar grupo. Sale ventana con el numero de facturas confirmadas y facturas pendientes, si quedan pendientes se revisan una a una para verificar que error presentan se corrige y se confirma nuevamente se ingresa al proceso de liquidacin de facturas; dando el periodo del 1 de enero a la fecha final del cual hemos cargado, seleccionamos IPS a liquidar y diligenciamos la fecha de liquidacin que debe ser la ultima al periodo cargado
3. En facturacin Nivel Central con el ingresos de un usuario y una clave, en
transacciones, actualizar facturas, se ingresa al proceso de liquidacin de facturas; dando el periodo del 1 de enero a la fecha final del cual hemos cargado, seleccionamos IPS a liquidar y diligenciamos la fecha de liquidacin que debe ser la ultima al periodo cargado y confirmar grupo, aparece ventana con relacin de las facturas a liquidar, se seleccionan una a una y en la parte inferior se selecciona liquidar y nos confirma liquidacin
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4.6 CUENTA DE VINCULADOS, DESPLAZADOS, MATERNAS Y/O EXTRAMURALES
1. Recibe Facturas de los 17 centros de atencin por prestacin de servicios a usuarios vinculados y desplazados.
2. En el formato FR-FACT-01 se relaciona mensualmente cada uno de los 17 centros
de atencin con el consecutivo de la factura, valor recaudo por copago y el valor neto facturado.
3. Procede a imprimir el cuadro detallado del mes.
4. En un formato en Word donde especifica el valor del recaudo por copago y el valor
neto facturado.
5. Imprime la cuenta de cobro de los 17 centros de atencin.
6. Validar los rips de cada factura por centro; para pasarlos a validar por la secretara de salud y expiden certificacin de validacin correcta.
7. Se entregan los medios magnticos, impresiones, certificado de validacin de rips,
facturas, copias de los registros presupustales asignado por la gobernacin o contrato, copia de la prestacin de servicios y copia del acta de interventoria al Interventor.
No. flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO
1.
INICIO
Recepcionar
memoria USB
Cargar
informacion y
revision
Liquidacion de
facturas y
confirmacion
Fin
Memoria USB
rea de facturacin
N.C.
Despus de revisin de auditoria medica
rea de facturacin
N.C. Recepcion de memoria USB para cargue
2.
Cargar informacin
rea de facturacin
N.C.
Despus de obtener la
informacin de la memoria
USB
rea de facturacin
N.C. Se ingresa al Siiweb
3.
Liquidacin de facturas
y confirmacin
rea de facturacin
N.C.
Despus de cargar la
informacin
rea de facturacin
N.C. Mediante un usuario y clave
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4.7 SOLICITUD Y VERIFICACION MENSUAL DE BASES DE DATOS EN MEDIOS MAGNETICOS ENVIADAS POR LAS EPS DE SUS AFILIADOS
1. Mediante oficio se solicita mensualmente a las EPS el envo en medio magntico de las bases de datos actualizadas.
2. Recibe de las EPS medios magnticos donde posee la base de datos de los
usuarios afiliados a las EPS, con cada novedad.
3. Revisa que los medios magnticos lleguen en ptimas condiciones.
flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO
1. Recepcionar facturas
Hacer cuadro
Imprimir
Realizar cuenta de
cobro
Imprimir cuenta de
cobro
Validar RIPS en el
Nivel central y
Secretaria de
salud
Entregar
documentos y
medio magnetico
al interventor
Fin
Facturas
17 centros
de atencin
Despus de revisin de auditoria medica
rea de
facturacin N.C.
Entrega de facturas
2.
Hacer cuadro rea de facturacin
N.C.
Con la recopilacin de la informacin
rea de facturacin
N.C. Ingresando a Excel
3.
Imprimir rea de facturacin
N.C.
Despus de ingresar todos
los datos
rea de facturacin
N.C. Con toda la informacin
4.
Realizar cuenta de
cobro
rea de facturacin
N.C.
Al tener cuadro con informacin
de facturas
rea de facturacin
N.C. en formato de cuenta de cobro
5.
Validar RIPS rea de facturacin N.C. Y Secretaria De Salud
Despus de tener
consolidada la informacin
rea de facturacin
N.C. y Secretaria de
salud
en medio magntico con el validador de la secretaria de
salud
6.
Entregar documentos y
medio magntico
rea de facturacin
N.C.
Reunidos los documentos
exigidos por la Sec. De salud
rea de facturacin
N.C. Se entregan al interventor para su radicacin
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4. Se almacena ordenado por entidad y por mes
5. Se descarga a una carpeta que se tiene en el disco C del sistema
6. Se enva a cada uno de los 17 centros de atencin por Internet a medida que se
reciben, para que sea actualizada la base de datos.
No. flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO
1. Solicitud de Base de Datos a EPS
Recibir medio
magnetico
Revisar medio
magnetico
Almacenamiento
de la informacion
Descargar en el
sistema
Enviar informacion
en los centros de
atencion
Fin
Solicitud Base
de datos
rea de
facturacin N.C.
Los primero 05 das del mes
rea de
facturacin N.C. Mediante oficio
2.
Recibir medio
magntico
rea de
facturacin N.C.
Cuando lleguen
de las EPS
rea de
facturacin N.C.
Cuando lleguen por
correo
3.
Revisar
rea de
facturacin N.C.
Cuando llegue
le medio magntico
rea de
facturacin N.C.
en el sistema se revisa el
medio magntico
4.
Almacenamien
to de la informacin
rea de
facturacin N.C.
Despus de
revisar el medio magntico
rea de
facturacin N.C.
Se guardan en un archivo en
el PC
5.
Enviar la informacin
rea de facturacin
N.C.
Cuando se almacena en el
PC de facturacin
rea de facturacin
N.C. Se envan por correo
electrnico
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4.8 ENVIO DE FACTURAS CON SUS RESPECTIVOS RIPS A LAS DIFERENTES EPS Y EPSS FUERA DE LA CIUDAD PARA SU RESPECTIVA RADICACION
1. Se recibe las facturas que son para radicar a las diferentes EPS Y EPSS que son de otro departamento con la relacin de facturas que genera el sistema.
2. Se organiza la facturacin en grupos de EPS y EPSS, se hace oficio a
cada empresa con relacin de facturas que se envan para su respectiva radicacin para hacer seguimiento de la misma, al oficio de radicacin se le plasma No. De radicado de la recepcin y el numero de gua con el que se enva.
3. Se le escribe el nmero de gua a cada copia de las facturas que ya se
enviaron, se selecciona por municipio y se le enva a los centros de atencin para su archivo.
4. Se deja una copia en el nivel central del radicado para consulta de las reas
de auditoria, cartera, facturacin y presupuesto.
No. flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO
1.
INICIO
Recibir facturas
para enviar a otros
departamentos
Seleccionar
facturas para
envio
Escribir numero
de guia a cada
factura
Devolver copia de las
facturas con su numero
de radicado para archivo
Fin
Facturas
rea de
facturacin N.C.
Despus de revisin de
auditoria medica
rea de
facturacin N.C.
Con relacin de facturas
2.
Seleccionar
facturas
rea de
facturacin N.C.
Despus de recibir a los 17 centros la
facturacin
rea de
facturacin N.C.
Se selecciona por EPS para
enviar
3.
Se envan facturas
rea de
facturacin N.C.
Antes del 20 de
cada mes se envan las facturas
rea de
facturacin N.C. a cada
EPS Se envan por
correo
4.
Devolver
Copia con Numero de radicado
rea de
facturacin N.C.
Despus de enviarlas y
escribirles el numero de guas
rea de
facturacin N.C. a
centros de atencin
Se enviar por correo para su
archivo en cada centro
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5. REGISTROS DE CALIDAD
NOMBRE REGISTRO
CDIGO
IDENTIFICACIN DE LA CARPETA
RESPONSABLE DE ALMACENAMIENTO
TIEMPO DE
RETENCIN
DESTINO FINAL
Formato control
convenios
FR-FACT-
01
Control facturacin
Profesional Universitario
1 ao Destruccin
Formato Almacenamie
nto de informacin
FR-FACT-
02
Control facturacin
Profesional Universitario
1 ao Destruccin
Formato Control de
Permanencia
FR-FACT-
03
Control facturacin
Profesional Universitario
1 ao Destruccin
6. NORMATIVIDAD. Norma Principales Implicaciones
Ley 100-93 por la cual se crea el sistema de seguridad social en Salud
Ley 1122/07 por el cual se modifica la Ley 100/93
Decreto 1001 de 1997 Articulo 17 Facturacin de las Empresas Comerciales del Estado Industrial.
Resolucin 38-7896 Articulo 3 DIAN- no requiere autorizacin e numeracin.
Cdigo del Comercio Articulo 774 La factura de venta se asimila en todos sus efectos a una letra de cambio legales.
Decreto 322 de 2005 Por el cual se fija el valor de la unidad de pago por capitacin del POS de los regimenes contributivo y subsidiado para el ao 2006 y se dictan otras disposiciones.
Manual Tarifario SOAT-DECRETO 2423/96
Establece las consideraciones para un proceso de facturacin de los servicios de atencin en salud a las victimas de accidentes de transito.
Decreto 3990 de 2007 Accidentes de trnsito, ECATS y terroristas.
Cdigo de diagnostico Cie-10
Cdigos que se le dan a cada enfermedad que
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presenta un paciente que consulta al medico.
Decreto 3374 de 2000
RIPS, Por el cual se reglamentan los datos bsicos que deben reportar los prestadores de servicio de salud y las entidades administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestados.
Resolucin 3047 de 2008 Se definen los formatos, mecanismos de envo, procedimientos y trminos a ser implementados en la relacin entre prestadores de Servicios de Salud y entidades responsables del pago de servicios de Salud, definidos en el Decreto 4747 de 2007.
Decreto 4747 de 2007 se regulan aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago
Resolucin 416 de 2009 Modificacin a la Resolucin 3047 de 2008
Acuerdo 008 de 2009 CRES Actualizacin POS-S y POS-C
Acuerdo 011 de 2010 Unificacin POS-C y POS-S para nios entre 12 y 18 aos
Resolucin 2042 de 2010 Mecanismos y condiciones para consolidar la universalizacin de la afiliacin al SGSSS
Acuerdo No 0004 de 2006 E.S.E "Solucin Salud"
Tarifas de ambulancia y otros servicios
Acuerdo 009 de 2007 E.S.E "Solucin Salud"
Tarifas de ambulancias
Resolucin 2143 de 2007 E.S.E "Solucin Salud"
Tarifas de medicamentos y dispositivos mdicos
Resolucin 906 de 2010 E.S.E "Solucin Salud"
Tarifas de medicamentos, oxgeno y dispositivos mdicos
Acuerdo 005 de 2010 E.S.E "Solucin Salud"
Tarifas de ambulancias
7. DEFINICION Y TERMINOS
FACTURA: Documento Generado por el Sistema SIIFAC de los diferentes Centros de Atencin, en donde se relacionan las caractersticas de la prestacin de los servicio de salud. RECONOCIMIENTO PRESUPUESTAL: Actividad que se genera en el programa de presupuesto de La Empresa Social del Estado del Departamento del Meta E.S.E. Solucin Salud, donde especifica toda la informacin relacionada en la factura proveniente de los centros de atencin como: entidad, fecha, servicio y
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cuentas contables, tipo de factura, nmero de la factura, concepto, cuentas de orden etc. RED: Mecanismo de comunicacin que permite anexar archivos mediante el sistema instalado en La Empresa Social del Estado del Departamento del Meta E.S.E. Solucin Salud. A su vez permite alimentar la base de datos. INFORME: Estado de resultados de los diferentes procedimientos realizados en La Empresa Social del Estado del Departamento del Meta E.S.E. Solucin Salud. RIPS: Registro Individual de Prestacin de Servicios de Salud: Es el conjunto de datos mnimos y bsicos que el sistema general de seguridad social en salud requiere para los procesos de direccin, regulacin y control y como soporte de la venta de servicio. CUENTA DE COBRO: documento donde se realiza el cobro respectivo por concepto de los servicios prestados por los centros de atencin. MEDIOS MAGNETICOS: Objeto mediante el cual permite almacenar y mostrar informacin. MANUAL: Es un conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que regulan un trabajo especfico. PROCEDIMIENTOS: Es un conjunto de actividades de una misma naturaleza que cumplen un propsito especfico. Los procedimientos permiten una visin global del proceso y facilitan conocer su secuencia lgica. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Pueden estar documentados o no. FUNCION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: La organizacin metdica de los procedimientos es un medio para unir a los individuos y sus esfuerzos, para que se logre las metas y objetivos, lo cual implica que la funcin de los procedimientos no es otra que: RACIONALIZACION: La accin o conjunto de acciones que propenden a sustituir prcticas rutinarias y anticuadas, por mtodos, procedimientos y medios basados
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en un razonamiento sistemtico empresarial-funcional.
NORMALIZACION: Comprende y compendia la elaboracin y mantenimiento de manuales administrativos, de instructivos y guas de trabajo. DIAGRAMA DE FLUJO: Flow Chart: Es la representacin grfica ordenada de una sucesin de actividades que requiere un procedimiento. Tambin se define como una tcnica grfica que utiliza smbolos para identificar las operaciones involucradas en un proceso, sus interrelaciones, entradas y salidas. Es una de las herramientas bsicas de TQM, los diagramas de flujo suelen constituir el primer paso para entender los procesos seleccionados en una organizacin. FLUJOGRAMAS. Metodologa empleada para racionalizar y documentar procesos. PROCESO: Es un conjunto de procedimientos que tienen como propsito el cumplimiento de las funciones por ley o reglamento para las dependencias de una organizacin, que a partir de unos recursos fsicos, humanos, financieros y tecnolgicos, buscan producir un resultado concreto para un cliente, ciudadano o la comunidad en general. Tambin es definido como un conjunto de actividades relacionadas oque interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. Tambin es definido como el grado de cumplimiento. INCONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. INFORMACIN: Datos que poseen significado. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte (Registro, especificacin, procedimiento, documentado, dibujo, informe, norma). VERIFICACIN: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos. ACTIVIDAD: Es un conjunto de pasos, tareas, operaciones o acciones que deben ser realizados por una persona para lograr un procedimiento.
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MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad en el cumplimiento de requisitos. EFICACIA: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades. Autoridades y relaciones. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN: Disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar hasta que punto cumplen las polticas, procedimientos o requisitos de referencia. PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. VERIFICACIN: Confirmacin mediante examen y aporte de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos particulares respecto de un uso especfico.
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PROCEDIMIENTO PARA EL ANALISIS DE CASO
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PROCEDIMIENTO PARA EL ANALISIS DE CASO
Fecha Vigencia 31/11/10
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PROCEDIMIENTO PARA EL ANALISIS DE CASO
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