215
TRADUCERE DIN LIMBA ENGLEZĂ Ghid Practic la procedurile de contractare pentru acţiuni externe publicat pe site-ul web EuropeAid în luna martie 2011 PAGE 1

Practical Guide

Embed Size (px)

DESCRIPTION

editia 20011

Citation preview

Page 1: Practical Guide

TRADUCERE DIN LIMBA ENGLEZĂ

Ghid Practic la procedurile de contractare pentru acţiuni externe publicat pe site-ul web EuropeAid în luna martie 2011

PAGE 1

Page 2: Practical Guide

Cuprins

1. Introducere……………………………………………………………………………………...2. Reguli de bază…………………………………………………………………………………..

2.1. Prezentare generală……………………………………………………………………….2.2. Modalităţi de management/gestionare………………………............................................2.3. Criterii de eligibilitate şi alte aspecte esenţiale………………………………………….

2.3.1. Reguli /Norme privind naţionalitatea şi originea…………………….......................2.3.2. Excepţii de la regulile de mai sus menţionate……………………………...............2.3.3. Motive pentru excludere……………………………………………………..2.3.4. Penalităţi de ordin administrativ şi financiar………………………………………2.3.5. Vizibilitate………………………………………………………………………….2.3.6. Alte puncte esenţiale……………………………………………………………….

2.4. Proceduri de licitaţie publică……………………………………………………………2.4.1. La care procedură să aplicăm………………………………………………………2.4.2. Procedura de licitaţie deschisă………………………………………………………2.4.3. Procedura restrânsă………………………………………………………………….2.4.4 Procedura de negociere competitivă…………………………………………………2.4.5. Contracte cadru………………………………………………………………………2.4.6. Dinamica sistemului de achiziţii…………………………………………………….2.4.7. Dialoguri competitive……………………………………………………………….2.4.8. Procedura de negociere/licitaţie unică……………………………………………..2.4.9. Competiţia corectă şi transparentă…………………………………………………2.4.10. Preferinţe (numai pentru FED)……………………………………………………..2.4.11. Criterii de selecţie şi atribuire……………………………………………….. …….

2.4.11.1 Criterii de selectie………………………………………………………...2.4.11.2 Criterii de acordare………………………………………………………

2.4.12 Procedura « clauzei de suspendare »………………………………………………2.4.13 Proceduri de anulare şi licitaţie/ofertare…………………………..........................2.4.14 Clauze de etică………………………………………………………………………2.4.15 Apeluri/ Ombudsmanul European…………………………………………………..

2.5. Dimensiunea contractului……………………………………………..............................2.6. Termeni de referinţă şi specificaţii tehnice………………………………………………2.7. Reguli de procedură privind concilierea şi arbitrajul…………………………………..2.8. Comitetul de Evaluare……………………………………………………………………

2.8.1 Componenta…………………………………………………………………………2.8.2. Imparţialitate şi confidenţialitate……………………………………………………2.8.3. Responsabilităţile membrilor Comitetului de Evaluare……………………………...2.8.4. Orar…………………………………………………………………………………..2.8.5. Perioada de valabilitate………………………………………………………………

2.9. Atribuirea contractului…………………………………………………………………….2.9.1. Înştiinţarea ofertantului câştigător…………………………………………………2.9.2. Pregătirea contractului şi semnătura……………………………………………….2.9.3. Publicarea atribuirii contractului…………………………………………………..

2.10. Modificarea contractelor………………………………………………………………..2.10.1. Principii generale…………………………………………………………………..2.10.2. Pregătirea unui act adiţional……………………………………………………...

3. Contracte de prestări servicii……………………………………..............................................3.1. Introducere………………………………………………………………………………..

PAGE 2

Page 3: Practical Guide

3.2. Proceduri de achiziţii publice……………………………………………………………..3.2.1. Contracte în valoare de 200.000 Euro sau mai mult……………………………….

3.2.1.1. Procedura restrânsă………………………………………………………….3.2.2. Contracte sub 200.000 Euro………………………………………………………..3.2.3. Alte proceduri………………………………………………………………………..

3.2.3.1. Procedura de negociere…………………………………………………….3.2.3.2. Dialogul competitiv………………………………………………………...

3.3. Licitaţii restrînse (pentru contracte de 200.000 Euro sau mai mult)……………………...3.3.1. Publicitate……………………………………………………………………………

3.3.1.1. Publicarea prognozelor contractelor individuale…………………………..3.3.1.2. Publicarea anunţurilor de atribuire a ofertelor……………………………

3.3.2. Stabilirea selecţiilor………………………………………………………………….3.3.3. Elaborarea şi conţinutul dosarului de licitaţie/ofertare………………………………3.3.4. Criterii de atribuire………………………………………………………………….3.3.5. Informaţii suplimentare în timpul procedurii3.3.6. Termen limită pentru depunerea ofertelor de licitaţie………………………………..3.3.7. Perioada de valabilitate………………………………………………………............3.3.8. Depunerea ofertelor.....................................................................................................3.3.9. Comitetul de Evaluare………………………………………………………………3.3.10. Etape în cadrul procesului de evaluare……………………………………………..

3.3.10.1. Primirea şi înregistrarea ofertelor………………………………………….3.3.10.2 Deschiderea sesiunii de ofertare……………………………………………3.3.10.3. Evaluarea ofertelor……………………………………………………….3.3.10.4. Evaluarea ofertelor financiare……………………………………………3.3.10.5. Concluzii ale Comitetului de Evaluare…………………………………..

3.3.11. Anularea procedurii de licitaţie……………………………………………………3.3.12. Atribuirea contractului……………………………………………………………

3.3.12.1. Anunţarea ofertantului câştigător………………………………………….3.3.12.2. Pregătirea contractului şi semnătura……………………………………..3.3.12.3. Publicarea anunţului de atribuire a contractului………………………….

3.3.13. Aprobarea experţilor cheie………………………………………………………….3.3.14. Dispoziţii şi înlocuiri ale experţilor………………………………………………...

3.4. Proceduri pentru atribuirea de contracte cu o valoare mai mica de 200.000 Euro…….3.4.1. Contracte cadru………………………………………………………………………

3.4.1.1. Condiţii de utilizare………………………………………………………..3.4.1.2. Procedura……………………………………………………………………

3.4.2. Procedura de negociere competitivă………………………………………………..3.5. Modificarea contractelor de service……………………………………………………..

4. Contracte de furnizare…………………………………………………………………………4.1. Introducere……………………………………………………………………………….4.2. Proceduri de achiziţii publice………………………………………………………….

4.2.1. Contracte în valoare de 150.000 Euro sau mai mult……………………………….4.2.1.1. Procedura internaţională deschisă………………………………………….

4.2.2. Contracte cu valoare cuprinsă între 60.000 şi 150.000 Euro………………………..4.2.2.1 Procedura locală deschisă……………………………………………………

4.2.3 Contracte cu valoare sub 60.000 Euro – procedura de negociere competitivă………4.2.4 Alte proceduri………………………………………………………………………..

4.2.4.1 Procedura de negociere………………………………………………………4.2.4.2. Dinamica sistemului de achiziţii……………………………………………

PAGE 3

Page 4: Practical Guide

4.2.4.3 Dialogul competitiv………………………………………………………..4.3. Licitaţii internaţionale deschise pentru contracte în valoare de 150.000 Euro şi mai mult.

4.3.1 Publicitate…………………………………………………………………………….4.3.1.1 Publicarea prognozelor contractelor individuale……………………………4.3.1.2 Publicarea anunturilor de licitatie……………………………………………

4.3.2 Elaborarea şi pregătirea conţinutului dosarului de licitaţie…………………………..4.3.3 Criterii de selecţie şi atribuire………………………………………………………..

4.3.3.1 Contracte de furnizare fără a include servicii auxiliare……………………..4.3.3.2 Contracte de furnizare care includ servicii auxiliare……………………….4.3.3.3 Consumabile deosebit de complexe………………………………………..

4.3.4. Informaţii adiţionale în timpul procedurii……………………………………………4.3.5. Termenul limită pentru depunerea ofertelor de licitare……………………………..4.3.6. Perioada de valabilitate………………………………………………………………4.3.7. Depunerea ofertelor………………………………………………………………….4.3.8. Comitetul de Evaluare……………………………………………………………….4.3.9. Etape în evaluarea procesului……………………………………………………….

4.3.9.1. Primirea şi înregistrarea ofertelor…………………………………………..4.3.9.2. Întâlnirea pregătitoare……………………………………………………….4.3.9.3. Deschiderea sesiunii de ofertare…………………………………………….4.3.9.4. Evaluarea ofertelor tehnice………………………………………………….4.3.9.5. Evaluarea ofertelor financiare………………………………………………4.3.9.6. Alegerea contractantului…………………………………………………….4.3.9.7. Concluziile Comitetului de Evaluare……………………………………….

4.3.10. Anularea procedurii de ofertare……………………………………………………4.3.11. Atribuirea contractului……………………………………………………………..

4.3.11.1. Notificarea ofertantului castigator…………………………………………4.3.11.2. Pregatirea contractului şi semnarea acestuia…………………4.3.11.3. Publicarea atribuirii contractului………………………………………..

4.4. Procedura de ofertare deschisă – la nivel local pentru contracte cu valoare între 60.000 şi 150.000 Euro……………………………………………………………………………………..

4.5. Procedura de negociere competitivă pentru contracte cu valoare sub 60.000 Euro……4.6. Modificarea contractelor de furnizare…………………………………………………….

5. Contracte de lucrări…………………………………………………………………………….5.1. Introducere………………………………………………………………………………5.2. Procedurile de achiziţii publice…………………………………………………………..

5.2.1. Contracte în valoare de 5.000.000 Euro sau mai mult………………………………5.2.1.1. Procedura deschis…………………………………………………………...5.2.1.2. Procedura restrânsă………………………………………………………….

5.2.2. Contracte cu valoare cuprinsă între 300.000 şi 5.000.000 Euro……………………..5.2.2.1. Procedura locală deschisă…………………………………………………...

5.2.3. Contracte cu valoare sub 300.000 Euro - procedura de negociere competitivă…..5.2.4. Alte proceduri………………………………………………………………………..

5.2.4.1. Procedura de negociere……………………………………………………...5.2.4.2. Dialogul competitiv…………………………………………………………

5.3. Procedura de ofertare deschisă la nivel internaţional (pentru contracte în valoare de 5.000.000 sau mai mult)…………………………………………………………………………….

5.3.1. Publicitate……………………………………………………………………………5.3.1.1.Publicarea prognozelor contractelor individuale…………………………..5.3.1.2.Publicarea notificarilor pentru achiziţii publice…………………………..

PAGE 4

Page 5: Practical Guide

5.3.2. Elaborarea si pregatirea continutului dosarului de licitaţie…………………………5.3.3. Criterii de selecţie şi atribuire a contractului………………………………………5.3.4. Informaţii aditţionale obţinute în timpul preocedurii.5.3.5. Termenul limită pentru depunerea dosarului de ofertare………………………….5.3.6. Perioada de valabilitate………………………………………………………………5.3.7. Depunerea ofertelor………………………………………………………………….5.3.8. Comitetul de Evaluare………………………………………………………………..5.3.9. Etape în procesul de evaluare……………………………………………………….

5.3.9.1.Primirea şi înregistrarea ofertelor……………………………………………5.3.9.2. Întâlnire pregătitoare………………………………………………………..5.3.9.3.Deschiderea sesiunii de ofertare……………………………………………..5.3.9.4. Evaluarea ofertelor………………………………………………………….5.3.9.5. Evaluarea ofertelor financiare………………………………………………5.3.9.6. Alegerea contractantului…………………………………………………….5.3.9.7. Concluziile Comitetului de Evaluare………………………………………

5.3.10. Anularea procedurii de ofertare……………………………………………………5.3.11. Atribuirea contractului……………………………………………………………..

5.3.11.1. Notificarea ofertantului câştigor………………………………………….5.3.11.2. Semnarea contractului…………………………………………………….5.3.11.3. Publicarea anunţului de atribuire a contractului…………………………..

5.4. Licitaţie restrânsă pentru contracte de 5.000.000 Euro sau mai mult……………………..5.5. Ofertare locală deschisă (pentru contracte de cel puţin 300.000 Euro şi sub 5.000.000

Euro)………………………………………………………………………………………………5.6. Procedura negocierii competitive…………………………………………………………5.7. Modificarea contractelor de muncă………………………………………………………

6. Granturi/Subvenţii……………………………………………………………………………...6.1. Reguli de bază pentru contractele de subvenţionare/de grant………………..................

6.1.1. Definiţia……………………………………………………………………………..6.2. Prezentare generală……………………………………………………………………….

6.2.1. Modalităţi de management…………………………………………………………...6.2.2. Instrumente de management/gestionare…………………………….........................6.2.3. Criterii de eligibilitate……………………………………………………………….

6.2.3.1. Regula privind naţionalitatea………………………………………………6.2.3.2.Excepţii de la regula mai sus-menţionată……………………………………6.2.3.3. Motive pentru excludere……………………………………………………

6.2.4. Programarea………………………………………………………………………….6.2.5. Transparenţa………………………………………………………………………….6.2.6.Tratament egal………………………………………………………………………..6.2.7.Non-cumul……………………………………………………………………………6.2.8. Non-retroactivitate…………………………………………………………………6.2.9. Cofinanţarea…………………………………………………………………………6.2.10. Non-profit………………………………………………………………………….6.2.11. Alte puncte esenţiale………………………………………………………………..

6.3. Proceduri de atribuire……………………………………………………………………..6.3.1. Apel pentru depunerea de proiecte…………………………………………………..

6.3.1.1.Publicarea……………………………………………………………………6.3.1.2. Apel restrâns sau deschis pentru depunerea de proiecte…………………..6.3.1.3. Parteneriate………………………………………………………………….

6.3.2. Granturi atribuite fără a face apel pentru depunere de proiecte (atribuire directă)…

PAGE 5

Page 6: Practical Guide

6.4. Apel pentru depunere de proiecte………………………………………………………..6.4.1. Publicitate……………………………………………………………………………6.4.2.Elaborarea şi pregătirea conţinutului ghidurilor pentru aplicanţi…………………..6.4.3. Eligibilitate şi evaluare (selecţie şi atribuire)- criterii………………………………

6.4.3.1. Criterii de eligibilitate………………………………………………………6.4.3.2. Criterii de evaluare: selecţie şi atribuire…………………………………….

6.4.4. Informaţii adiţionale înainte de termenul limită pentru depunerea ofertelor………..6.4.5. Termenul limită pentru depunerea ofertelor………………………………………..6.4.6. Depunerea ofertelor………………………………………………………………….6.4.7. Comitetul de Evaluare………………………………………………………………..

6.4.7.1. Componenta…………………………………………………………………6.4.7.2. Folosirea evaluatorilor………………………………………………………6.4.7.3. Imparţialitate şi confidenţialitate……………………………………………6.4.7.4. Responsabilităţile Comitetului de Evaluare………………………………..

6.4.8. Etape în procesul de evaluare………………………………………………………..6.4.8.1. Primirea şi înregistrarea propunerilor………………………………………6.4.8.2. Sesiunea de deschidere şi verificarea administrativă……………………..6.4.8.3. Evaluarea conceptului de act……………………………………………….6.4.8.4.Evaluarea formularului de înscriere/aplicaţie………………………………6.4.8.5. Verificarea eligibilităţii…………………………………………………….6.4.8.6. Concluziile Comitetului de Evaluare………………………………………

6.4.9. Anularea procedurii de depunere a proiectelor…………………………………….6.4.10. Acordarea de granturi……………………………………………………………..

6.4.10.1. Notificarea solicitanţilor………………………………………………….6.4.10.2. Pregătirea contractului şi semnarea acestuia………………………………6.4.10.3. Caracteristici ale contractului de grant/subvenţionare de tip standard…6.4.10.4. Publicarea acordării de granturi………………………………………….

6.5. Granturi ce au o valoare mică în managementul descentralizat………………………….6.6. Depunere a proiectelor în formulă restrânsă……………………………………………6.7. Modificarea contractelor de grant…………………………………………………………

6.7.1. Principii generale…………………………………………………………………….6.7.2. Pregătirea unui act adiţional…………………………………………………………

6.8. Accesul beneficiarilor de granturi la achiziţii publice……………………………………6.8.1. Principii generale…………………………………………………………………….

6.9. Granturi acordate organizaţiilor internaţionale şi organismelor naţionale…………….6.9.1. Granturi acordate organizaţiilor internaţionale………………………………………6.9.2. Granturi acordate organismelor naţionale………………………………………….

7. Prevederi legale…………………………………………………………………………………7.1. Cadrul legal al procedurilor de achiziţii publice…………………………………………..

7.1.1. BUGET………………………………………………………………………………7.1.2. F.E.D…………………………………………………………………………………

7.2. Cadrul legal pentru procedurile de obţinere a unui grant………………………………..7.2.1. BUGET………………………………………………………………………………7.2.2. F.E.D…………………………………………………………………………………

8. Lista Anexelor………………………………………………………………………………….

PAGE 6

Page 7: Practical Guide

1. Introducere.

Acest Ghid Practic explică procedurile de contractare care se aplică tuturor tipurilor de suport/ sprijin extern finanţat din Bugetul General al U.E şi din al 10-lea Fond European de Dezvoltare (FED). Finanţarea contractelor de acţiune externă este reglementată de regulamentele financiare aplicabile UE şi FED, precum şi de acte de bază, aici incluzând regulamentul de program, ca de exemplu: DCI, ENPI, IPA, EIHRD etc. pentru acţiuni finanţate de la Buget, precum şi Acordul de la Cotonou pentru acţiuni finanţate de FED.

De la adoptarea revizuirii Anexei a – IV – a a Acordului de la Cotonou în 2008, contractele de achiziţii publice şi granturile (subvenţiile) finanţate sub regulile celui de-al zecelea FED vor fi atribuite şiimplementate în conformitate cu normele UE, şi, cu excepţia cazurilor prevăzute de aceleaşi norme, în concordanţă (conformitate) cu procedurile şi documentele standard stabilite şi publicate de către Comisie pentru implementarea operaţiunilor de cooperare cu ţări terţe, în vigoare la momentul lansării procedurii în chestiune. Regulile de eligibilitate aplicabile FED au fost de asemenea revizuite pentru a corespunde, pe cât posibil cu cele din Bugetul UE, şi vor fi aplicabile după intrarea în vigoare a Acordului de la Cotonou, modificat în noiembrie 2010.

Pentru procedurile de finanţare sub cel de-al 9-lea FED, vă rugăm consultaţi versiunea 2007 a prezentului Ghid Practic, exceptând cazurile în care acordurile de finanţare au fost modificate pentru a aplica versiunea revizuită din Acordul de la Cotonou din decembrie 2008.

Deoarece sunt cuprinse (se încorporează) provizioanele - dispoziţiile relevante ale textelor juridice, respectiv cele cu privire la Buget şi la FED, scopul acestui instrument este acela de a oferi tuturor utilizatorilor, într-o manieră cuprinzătoare, toate informaţiile necesare pentru a efectua achiziţii publice sau pentru a întreprinde o procedură de subvenţionare, încă de la primii paşi, adică atribuirea contractelor. Anexele includ şi procedurile de achiziţie, cât şi de executare a contractelor. Ghidul pune la dispoziţie procedurile care urmează a fi utilizate în sisteme centralizate (centralizate şi indirect centralizate) şi sisteme descentralizate cu aprobarea anterioară- examinarii de către Comisia Europeană sau cu efectuarea unor controale post -examinare de către Comisia Europeană.

Ghidul se aplică numai părţii contractante care participă la implementarea proiectelor. Urmând terminologia Regulamentelor Financiare, unităţi ce au un grad diferit de descentralizare pot aplica la alte feluri de proiecte sau finanţări, ce nu sunt acoperite de Ghid. Fără a aduce atingere faptului că procedurile de achiziţii aplicabile Bugetului şi FED sunt destul de similare, anumite specificităţi vor fi marcate în acest Ghid. Capitolul 7 enumeră textele juridice şi capitolul 8 listează pe scurt toate anexele la Ghid. Anexa A1 conţine un glosar de termeni folosit în ghid.

Ce nu acoperă acest Ghid Practic:Acesta nu se aplică contractelor pentru care Comisia acționează ca Autoritate Contractantă pe cont propriu. Acestea provin sub titlul V, capitolele 1 și 2 din Regulamentul Financiar şi Comisia ar trebui să utilizeze servicii de achiziţii publice in-house şi modele (vademecum pe teme de achiziţii publice) pentru a lucra cu acestea.Acest Ghid nu se aplică operaţiunilor implementate în contextul unor acţiuni umanitare sau de urgenţă desfăşurate de către ECHO.Nu se aplică nici Autorităţilor Contractante, cum ar fi ţările beneficiare, organizaţii internaţionale sau organisme naţionale, unde Comisia i-a autorizat pe aceştia să folosească propriile proceduri de achiziţie publică sau proceduri de achiziţie publică convenite între parteneri în conformitate cu regulamentul respectiv. Operaţiunile în regie proprie sunt programe executate de către agenţiile publice sau public-private sau servicii ale ţării beneficiare, în cazul în care administraţia

PAGE 7

Page 8: Practical Guide

ţării respective posedă manageri calificaţi. Devizul de program este un document ce stabileşte resursele umane şi materiale necesare, bugetul și măsurile tehnice și administrative detaliate pentru implementarea în vederea execuției a unui proiect într-o perioadă de timp specificată prin manoperă directă și, eventual, prin intermediul achizițiilor publice și acordării unor granturi specifice. Procedurile pentru contractele de muncă directe și devizele de program sunt stabilite într-un ghid separat.(Ghid Practic pentru procedurile estimative din program – devize – abordare de proiect)

1. Regulamentul (CE) No 1638\/2006, al Parlamentului European și al Consiliului din 24 octombrie 2006, ce expune dispozițiile generale de stabilire a Instrumentului European de Vecinătate şi Parteneriat; Regulamentul (CE) nr. 1905\/2006, al Parlamentului European și al Consiliului, din 18 decembrie 2006, de stabilire a unui instrument de finanţare pentru cooperarea în vederea dezvoltării; Regulamentul (CE) nr. 1889\/2006, al Parlamentului European și al Consiliului din 20 decembrie 2006, privind stabilirea unui instrument de finanţare pentru promovarea democraţiei şi a drepturilor omului la nivel mondial; Regulamentul Consiliului (EURATOM) nr. 300\/2007, din 19 februarie 2007, de stabilire a unui Instrument de cooperare siguranță nucleară; Regulamentul (CE) nr. 1085\/2006, din 17 iulie 2006, de stabilire a unui Instrument pentru asistenţă de preaderare; Regulamentul (CE) nr. 1337\/2008, al Parlamentului European și al Consiliului din 16 decembrie 2008, privind stabilirea unei facilităţi pentru răspuns rapid la creşterea preţurilor la produsele alimentare în ţările în curs de dezvoltare.

2 Abordarea indirectă centralizată se referă la cazuri în care Comisia deleagă prerogativele sale unor entități cum ar fi agențiile executive ale statelor membre.

2. Reguli de bază.

2.1 Prezentare generală.

Există reguli stricte care guvernează modul în care sunt atribuite contractele. Acestea ajută pentru a ne asigura că sunt aleşi contractori calificati, fără părtinire şi că este obţinută cea mai bună valoare materiala, cu o transparenţa completă, adecvată, de utilizare a fondurilor publice.

Procedurile stabilite de Comisia Europeană pentru achiziții relevante în cadrul programelor U.E de ajutorare externă şi suport sunt consolidate în acest Ghid Practic.

Înainte de inițierea oricărei proceduri de licitaţie, serviciul, furnizorul sau lucrările ce urmează să fie contractate trebuie să fi fost aprobate în primul rând printr-o decizie de finanțare și, dacă este cazul, de un Acord de Finanțare Subsecvent și fondurile trebuie să fie disponibile, exceptând cazurile procedurilor cu clauză de suspendare.

2.2 Moduri de administrare (Management)

Există mai multe abordări posibile la gestionarea procedurilor de achiziții publice pentru proiectele finanțate în cadrul programelor de ajutor extern ale UE (denumite "moduri/posibilităţi de management" sau "metode de punere în aplicare"):

• Metoda/Abordarea Centralizată Directă: Comisia Europeană este autoritatea contractantă şi ea este cea care ia deciziile pentru ţara beneficiară. În acest caz, acțiunile care urmează să fie efectuate de către Autoritatea Contractantă prin intermediul acestui Ghid Practic trebuie interpretate ca fiind efectuate de către Comisia Europeană, acționând pentru țara beneficiară.

• Metoda Centralizată Indirectă: în acest caz, anumite sarcini de execuție/ implementare vor fi delegate de Comisia Europeană către un organism național, care astfel devine Autoritatea Contractantă. Un astfel de organism național ar fi, în cele mai multe cazuri, agenția de dezvoltare (sau un organism echivalent) a unui stat membru al UE. În majoritatea cazurilor, normele și procedurile organismului naţional sunt utilizate şi, prin urmare, prezentul ghid practic nu ar fi aplicabil (cu exceptia cazurilor unde organismul delegat atribuie sau acordă granturi finanţate de către (din) Bugetul General al U.E, caz în care acest ghid practic va fi aplicabil.

PAGE 8

Page 9: Practical Guide

• Metoda Descentralizată:

-Ex-ante: deciziile privind achizițiile publice și atribuirea contractelor sunt luate de către ţara Beneficiară, care acţionează ca şi Autoritate Contractantă şi sunt supuse aprobării de către Comisia Europeană.

-Ex-post: deciziile prevăzute în acordul de finanţare sunt luate de ţara beneficiară, care acţionează în calitate de Autoritate Contractantă, fără referire anterioara la Comisia Europeană (în afară de excepţiile de la procedurile standard date în acest Ghid practic).

Detalii privind procedurile de aprobare ex-ante şi ex-post sunt specificate pe parcursul Ghidului.

Ţara beneficiară va utiliza sau nu procedurile proprii, în funcţie de gradul de descentralizare (de exemplu, parţială sau descentralizare substanţială). Ca o regulă, procedurile contractuale ale U.E definite în prezentul ghid şi procedurile financiare (adică plăţi) din Ghidul Practic privind Programul Devize sunt utilizate de către ţara beneficiară.

• Procedura comună de management : În acest mod de gestionare/implementare anumite sarcini de execuţie sunt delegate de către Comisia Europeană unei organizaţii internaţionale, cum ar fi Organizaţia Naţiunilor Unite şi Banca Mondială, care devine astfel Autoritatea Contractantă. În cele mai multe cazuri, normele şi procedurile acestei organizaţii internaţionale sunt utilizate şi, prin urmare, prezentul ghid practic nu ar fi aplicabil

• Management partajat : în cazul în care Comisia Europeană execută bugetul prin gestionare partajată, sarcinile de execuţie sunt delegate statelor membre, în conformitate cu articolul 53b din regulamentul financiar. Această metodă se aplică, în principiu, pentru programele operaţionale comune pentru cooperarea transfrontalieră, puse în aplicare de către o autoritate de gestionare/management comună, în temeiul regulamentului, stabilind un Instrument European de Vecinătate şi Parteneriat. În acest caz, normele privind achiziţiile publice care urmează să fie aplicate sunt cele avute în normele de implementare ce stabilesc dispoziţii /provizioane specifice pentru punerea în aplicare a cooperării transfrontaliere. În mod similar, Instrumentul de Asistenţă pentru Pre-aderare (IPA) prevede norme pentru această opţiune, în condiţiile definite în cadrul de reglementare al IPA. Acest mod de gestionare nu se aplică pentru alte instrumente utilizate de U.E.

Alegerea modului de gestionare se va reflecta în decizia de finanţare corespunzătoare (de exemplu, fişa de acţiune a deciziei de finanţare relevante/Programul Anual de Acţiune. Metoda de implementare este un element esenţial al deciziei de finanţare.

Unele clarificări în ceea ce priveşte gestionarea descentralizată:În cele mai multe cazuri, prezentul ghid practic va fi aplicabil în cazuri de i) gestionare centralizata şi ii) gestionare descentralizată. Reţineţi totuşi că Comisia Europeană ar putea, în anumite cazuri specifice, să autorizeze ţările beneficiare să utilizeze proceduri diferite de cele cuprinse în prezentul Ghid Practic - subiect al unei evaluări pozitive prealabile a acestor proceduri. Implicarea Comisiei pentru contractele descentralizate constă în autorizarea de către aceasta la finanţarea contractelor şi verificarea că procedurile, contractele şi cheltuielile sunt corect efectuate. În caz de nerespectare a procedurilor stabilite în Ghidul de faţă (sau orice procedură care este utilizată în urma deciziei Comisiei în ceea ce priveşte procedurile utilizate), cheltuielile legate de operaţiunile implicate sunt neeligibile în termenii de finanţare ai U.E.Intervenţia reprezentanţilor Comisiilor în procedurile descentralizate pentru încheierea sau implementarea contractelor finanţate în contextul acţiunilor externe se limitează la a verifica dacă sunt sau nu sunt îndeplinite condiţiile pentru obţinerea unei finanţări europene.

PAGE 9

Page 10: Practical Guide

Această intervenţie nu va avea în orice caz ca şi obiectiv şi cu atât mai puţin ca posibil efect compromiterea principiului prin care contractele de descentralizate devin contracte naţionale care sunt doar pregătite, elaborate şi încheiate de Autoritatea Contractantă descentralizată. Ofertanţii, candidaţii şi aplicanţii la aceste contracte nu pot fi consideraţi ca beneficiari ai actelor întreprinse de către reprezentanţii Comisiei cu privire la punerea în aplicare şi încheierea contractelor. Aceştia trebuie să deţină doar un cadru legal de legătură cu Autoritatea Contractantă descentralizată, iar actele emise de reprezentanţii U.E nu pot cauza substituţia unei decizii a Autorităţii Contractante printr-o decizie luată de U.E.În toate cazurile, Autoritatea Contractantă este cea care îşi asumă întreaga responsabilitate pentru acţiunile sale şi va fi responsabilă pentru acestea în orice anchetă/investigaţie ulterioară sau control de tip audit.

Acest ghid include procedurile de control care urmează să fie respectate pentru fiecare mod de gestiune/management.

SISTEM DIRECT CENTRALIZATProceduri care trebuie urmate în cadrul unui program centralizat direct: Contractele sunt încheiate direct de către Comisia Europeană, acţionând pentru ţara beneficiară. Se vor întocmi liste de procedură- restrânse şi C.E este responsabilă pentru emiterea invitaţiilor de participare la licitaţie, primirea ofertelor, prezidarea Comitetelor de Evaluare a ofertelor, tot ea decide cu privire la rezultatele procedurilor de licitaţie şi semnarea contractelor.

SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTE Procedurile ce trebuie urmate în cadrul unui program descentralizat cu controale ex-ante: Contractele sunt încheiate de către Autoritatea Contractantă desemnată într-un acord de finanţare, şi anume guvern sau o entitate cu personalitate juridică din ţara beneficiară, cu care Comisia Europeană stabileşte acordul de finanţare.

Autoritatea Contractantă va întocmi liste restrânse de procedură. Înainte de a lansa procedura, Autoritatea Contractantă trebuie să depună dosarele de licitaţie la Comisia Europeană pentru aprobare. Pe baza deciziilor astfel aprobate, Autoritatea Contractanta este responsabilă de emiterea invitaţiilor de participare la licitaţie, primirea ofertelor, desemnarea persoanelor care prezidează Comitetele de Evaluare a ofertelor şi trebuie să decidă asupra rezultatelor obţinute la procedurile de licitare. Autoritatea Contractantă depune atunci rezultatul evaluării pentru aprobare şi, la o a doua etapă, după ce a notificat contractantul, a primit şi a analizat dovezile cu privire la criteriile de excludere şi de selecţie (opţional pentru contractele sub pragurile internaţionale, a se vedea punctele 2.3.3 şi 2.4. 11.1.1) propunerea de atribuire a contractului către Comisia Europeană pentru aprobare. Aprobarea de către Comisia Europeană este, totuşi, necesară în anumite cazuri, prevăzute în Ghidul practic pentru estimările programului. După ce a primit această aprobare, se semnează şi se atribuie contractele. Ca regulă generală, Comisia Europeană va fi reprezentată atunci când ofertele sunt deschise şi evaluate şi trebuie să fie întotdeauna invitată. Autoritatea Contractantă trebuie să prezinte anunţuri de achiziţii şi să atribuie aceste anunţuri Comisiei Europene pentru publicare.

În cadrul Instrumentului pentru Asistenţă de Pre-aderare (IPA), o renunţare treptată a diferitelor tipuri de control ex-ante poate fi aplicată. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST: Procedurile ce trebuie urmate în cadrul unui program descentralizat cu controale ex-post: Contractele sunt încheiate direct de către Autoritatea Contractantă desemnată într-un acord de finanţare, şi anume guvern sau o entitate cu personalitate juridică din ţara beneficiară, cu care Comisia Europeană stabileşte acordul de

PAGE 10

Page 11: Practical Guide

finanţare. Autoritatea Contractantă va întocmi liste de procedură restrânse şi este responsabilă pentru emiterea invitaţiilor de participare la licitaţie, primirea ofertelor, desemnarea celor care prezidează Comitetele de evaluare a ofertelor, decide cu privire la rezultatele procedurilor de licitaţie şi semnarea contractelor, fără aprobarea prealabilă a Comisiei Europene. Autoritatea Contractantă trebuie să prezinte anunţuri de achiziţii şi să le prezinte U.E pentru publicare.

ALTE MODURI DE MANAGEMENT/GESTIONARE.În cazul altor proceduri de management, entitatea delegată (de exemplu Agenția națională, organizația internațională) încheie contracte cu terți. Procedurile entitatăţii delegate sunt des utilizate. Controlul este efectuat de Comisia Europeană ex- post în conformitate cu documentele aplicabile (de exemplu, şabloanele privind acordurile de delegare sau acordurile privind contribuțiile), fără a se aduce atingere, fără a prejudicia anteriorul pilon de reexaminare al entităţii, dus la bun sfârşit de U.E.

2.3 Criterii de eligibilitate şi alte reguli esenţiale.

2.3.1 Regula naţionalităţii şi a originii.

Naţionalitatea

Accesul la asistenţă externă din partea U.E (inclusiv FED) este definit în actele de bază care reglementează o astfel de asistenţă.

Normele corespunzătoare de naţionalitate şi origine sunt enumerate în anexa A2 la prezentul Ghid Practic pentru fiecare act de bază.

Fără a aduce atingere specificităţii fiecărui act de bază care conţine dispoziţiile de eligibilitate aplicabile pentru fiecare instrument, participarea la procedurile de achiziţii publice şi de acordare a granturilor este deschisă în mod normal, în condiţii egale, tuturor persoanelor fizice care sunt resortisanţi şi persoanelor juridice stabilite în:

a) un membru stat al Uniunii Europene;

b) un stat membru al Spaţiului Economic European;

c) o ţară candidată oficial sau un potenţial candidat, care este un beneficiar al Instrumentului pentru Asistenţă de Pre-aderare în funcţie de actul de bază;

d) o ţară care este direct beneficiar al ajutorului pus în aplicare prin actul de bază corespunzător;

e) în cazuri de achiziţii publice şi de subvenţii finanţate de la bugetul UE în cadrul unui program tematic, o ţară în curs de dezvoltare astfel cum se specifică de către Comitetul de Asistenţă pentru Dezvoltare al OCDE, anexat instrumentului, în cazul FED, toate ţările cel mai puţin dezvoltate astfel cum sunt definite de către ONU;

f) după caz, o altă ţară terţă (a se vedea punctul 2.3.2);

g) acele ţări care sunt beneficiarii deciziilor de stabilire reciprocă a accesului la ajutorul extern. Accesul reciproc în ţările cel mai puţin dezvoltate se acordă automat de către membrii OCDE / CAD (a se vedea lista de membri în anexa A2). Pentru programele regionale care includ cel puţin o ţară din cel mai puţin dezvoltate, accesul automat reciproc se poate aplica la programul regional per ansamblu.

Aceste proceduri sunt deschise, de asemenea, unei organizaţii internaţionale. Pentru modalitatea de ajutor prin intermediul unei organizaţii internaţionale sau în caz de co-finanţare cu ţările terţe,

PAGE 11

Page 12: Practical Guide

regulile de naţionalitate şi origine pot fi aplicate cu condiţia ca acestea să nu excludă nici o ţară eligibilă în conformitate cu actul de bază aplicabil FED/UE .

În scopul verificării respectării regulii de naţionalitate, caietul de sarcini cere ofertanţilor să precizeze ţara din care sunt resortisanţi (din care provin) sau sunt stabilite anumite reguli care cer prezentarea documentelor solicitate în conformitate cu legile ţării respective. Articolul 54 din Tratat pune în strânsă legătură noţiunea de stabilire cu cea de naţionalitate în cadrul U.E, declarând că: societăţi sau întreprinderi constituite în conformitate cu legislaţia unui stat membru şi având sediul lor social, administraţia centrală sau locul principal de desfăşurare a activităţii în cadrul Uniunii se [...] prelevează de...respectiv......urmează să fie tratate în acelaşi mod ca şi persoanele fizice care sunt resortisanţi ai statelor membre".

În cazul în care Autoritatea Contractantă (sau Comitetul de Evaluare), suspectează că un candidat/ofertant este de fapt stabilit într-o ţară eligibilă sau stat eligibil şi că naţionalitatea candidatului/ofertantului este exclusă (nu este eligibilă), aceasta va solicita candidatului/ ofertantului să furnizeze dovezi care să demonstreze respectarea efectivă a condiţiilor impuse în conformitate cu cerinţele mai-sus menţionate în ceea ce priveşte cetăţenia. Acest lucru este pentru a evita atribuirea contractelor de achiziţii pentru firmele ce aparţin unor naţionalităţi ce nu sunt eligibile, dar care au înfiinţat aşa-numita "cutie cu scrisori” - societăţi într-o ţară eligibilă pentru a eluda normele privind cetăţenia. Decizia cu privire la eligibilitatea (sau non-eligibilitatea) candidaţilor/ofertanţilor este luată de către Autoritatea Contractantă (de regulă, pe baza elementelor şi a probelor furnizate pe timpul evaluării.)

Experţi: datorită absenţei unor dispoziţii contrare în actul de bază şi /sau în acordurile de finanţare, experţii angajaţi de către ofertanţii eligibili pot fi de orice naţionalitate.

5. Aceste instrumente pot conţine norme suplimentare ad-hoc (de exemplu, Regulamentul IPA nr 1085/2006 din 17 iulie 2006 consideră că ca şi eligibili resortanţii / bunurile din ţările care sunt beneficiare ale Instrumentului European de Vecinătate şi Parteneriat; anexa IV la Acordul de la Cotonou se referă la iniţiativa regională de la articolul 20).Experţi: În absenţa unor dispoziţii contrare în actul de bază şi / sau în acordurile de finanţare, experţii angajaţi de către ofertanţii eligibili pot fi de orice naţionalitate.

Originea bunurilor.

Toate mărfurile (aprovizionare și materiale) achiziționate printr-un contract finanțat în temeiul unui instrument EU, inclusiv FED, trebuie să provină din UE sau de la o țară eligibilă (vezi mai sus "naţionalitatea" şi mai jos "excepții de la norma privind naționalitatea și origine").

Bunurile sunt supuse regulii de origine, în măsura în care acestea sunt achiziționate: aceasta implică faptul că proprietatea a ceea ce este cumpărat, la sfârşitul contractului, este transferată de la contractant la Autoritatea Contractantă (în cazul de contracte de achiziții publice) sau la partenerii locali desemnaţi de beneficiar și destinatarii finali ai acţiunii (în ceea ce privește convențiile de subvenționare).

În consecință, mărfurile ce urmează să fie livrate în cadrul unui contract de aprovizionare, ca şi regulă, se încadrează în anumite norme privind originea, la fel ca şi materialele, bunurile și componentele din cadrul unui contract de antreprenoriat, care urmează să fie încorporate, să fie o parte a unor lucrari permanente. Cu toate acestea, de exemplu, mașinile/aparatele utilizate de către un antreprenor pentru testare şi instalare a produselor furnizate, sau echipamentele folosite de către un antreprenor de lucrări pentru construirea unui drum, nu intră sub incidența regulii de origine, cu excepţia cazului în care contractul ar stipula explicit că acest mașini sau

PAGE 12

Page 13: Practical Guide

echipamente, de asemenea,vor deveni proprietatea deplină a autorității contractante la sfârşitul contractului. De asemenea, computerul utilizat de un consultant pentru studiul proiectulului va trebui doar să respecte regula de origine în cazul în care contractul de service ar stipula ca acest computer să fie predat la Autoritatea Contractantă la sfârşitul contractului de service.

Posibilitatea care există în temeiul articolului 43 din Condiţiile Generale privind contractele de antreprenoriat/ lucrări , aceea de a avea echipamentul conferit Autorității Contractante, este limitat la durata execuției lucrărilor şi, prin urmare, nu coincide cu un plin de transfer de proprietate.

Originea termenului este definită în acordurile internaționale relevante (în special, acordurile OMC), care se reflectă în legislaţia UE privind regulile de bază pentru vamă (adică Regulamentul Consiliului (CEE) No 2913\/92 – " Codul Vamal şi dispozițiile de punere în aplicare, regulamentul Comisiei (CEE) No. 2454\/93.

Mărfurile nu pot proveni dintr-o ţară în care nu a avut loc nici un proces de producţie. Pe de altă parte, țara de producție nu este neapărat țara de origine, dar numai atunci când sunt îndeplinite condițiile relevante din regulamentul menționat anterior.

În afară de aceasta, țara de origine nu este neapărat țara din care mărfurile au fost furnizate şi expediate/ livrate. În cazul în care există numai o singură țară de producție, originea produsului finit este stabilit cu uşurinţă. Cu toate acestea, în cazurile în care mai mult de una din țări este implicată în producția de mărfuri, este necesar să determinăm care dintre aceste țări conferă originea produselor finite. Țara de origine este considerată ca fiind o țară în care mărfurile au suferit transformarea finală, justificată economic, substanțială, și provizioanele din articolul 24 din Codul Vamal al UE trebuie, prin urmare, aplicate diferit de la caz la caz pentru mărfurile respective. Dacă ultima transformare substanţială nu a avut loc într-un stat membru al Uniunii Europene sau într-una dintre ţările beneficiare eligibile, mărfurile nu pot fi ofertate pentru proiect.

Furnizorul trebuie să certifice că mărfurile licitate respectă cerința de origine specificând ţara sau ţările de origine. Atunci când cererea de ofertă pentru sisteme/ansamble, mărfuri include mai mult de un articol, trebuie specificată originea fiecărui element din sistem. În cazul în care se solicită acest lucru, furnizorul trebuie să dea informații suplimentare și/sau un certificat de origine în sprijinul cererii originale specificate în cadrul ofertării.

Regula de origine se aplică tuturor elementelor ofertate şi furnizate. Prin urmare, este insuficient ca doar un anumit procent din mărfurile ofertate şi furnizate sau un anumit procent din totalul licitatiei şi din valoarea contractului să îndeplinească această cerinţă.

În cazul în care furnizarea unui Certificat de Origine nu este posibilă (în multe ţări, acestea sunt emise numai în faţa Camerei de Comerţ la prezentarea unor facturi comerciale), ofertantul poate, în aceste cazuri, să prezinte o declaraţie pe propria răspundere.

Certificatul de Origine Oficial trebuie apoi prezentat înainte de acceptarea provizorie. În caz contrar, Autoritatea Contractantă nu poate elibera orice fel de fonduri către contractant.

Certificatele de origine trebuie să fie întocmite de către autoritățile competente în domeniul mărfurilor sau al furnizorului din țara de origine și în conformitate cu acordurile internaționale la care această țară este semnatara.

Este la latitudinea Autorității Contractante să verifice dacă există sau nu un certificat de origine. În cazul în care există îndoieli serioase cu privire la autenticitatea unui certificat de origine (ex. din cauza unei incoerenţe din document, erori ortografice etc), Autoritatea Contractantă ar

PAGE 13

Page 14: Practical Guide

trebui să contacteze Camera de Comerţ emitentă şi să ceară confirmarea autenticităţii documentelor prezentate. În cazul în care Autoritatea Contractantă a identificat un nivel ridicat de risc, asemenea verificări ad-hoc trebuie să fie completate de o verificare a certificatelor pe bază de eșantioane.

În cazul FED, livrările originare din UE includ bunuri originare din ţările şi teritoriile de peste mări şi ţări.

2.3.2. Excepţii de la regula naţionalităţii şi originii.

Excepţii de la regula privind naționalitatea și originea se pot face în anumite cazuri. Atribuirea unei astfel de derogări este decisă pe fiecare caz în parte de către Comisie înainte de lansarea procedurii.

În cazul în care atribuirea unui contract este precedată de o licitație, derogarea trebuie menționată în anunțul de atribuire; în astfel de cazuri, cu excepția unor situații perfect justificate, acest tip de derogare ar viza nu numai o ţară, ci ar fi deschisă la orice cetățenie/origine.

BUGET

Fără a se aduce atingere specificităţii fiecărui act de bază ce prevede că, după caz pot exista excepții de la norma privind naționalitatea și originea, Comisia Europeană poate, în cazuri justificate corespunzător:

-extinde eligibilitatea pentru persoanele fizice și juridice dintr-o țară care nu este eligibilă.

-permite achiziţionarea de mărfuri şi materiale originare dintr-o ţară non-eligibilă.

Derogările pot fi justificate pe bază de lipsa de produse şi servicii pe piețele din țările în cauză, din motive de extremă urgență, sau în cazul în care normele de eligibilitate ar face ca realizarea unui proiect, program sau acţiune să fie imposibilă sau extrem de dificilă. Reţineţi, totuşi, că argumentul că un produs de origine neeligibilă este mai ieftin decât cel din cadrul UE sau decât un produs local nu constituie singurul motiv pentru acordarea derogării.

În cazul în care UE este parte la un acord cu tema - extindere pe piaţă pentru achizițiile publice în aprovizionare, lucrări sau servicii, contractele sunt, de asemenea, deschise resortisanților țărilor terțe, altele decât cele menționate la cele două alineate anterioare, în condițiile prevăzute de prezentul acord.

FED ( numai pentru statele ACP)

În situații excepționale justificate de circumstanţe atenuante, în care persoane fizice sau juridice din țări terțe nu sunt eligibile în conformitate cu normele de naţionalitate şi origine, acestea pot fi autorizate să participe la procedurile de atribuire a contractelor de achiziții publice finanţate de UE la cererea justificată a statelor ACP/organismelor regionale/ organismelor intra-ACP în cauză. Organismele statelor ACP furnizează cu fiecare ocazie Comisiei Europene informațiile necesare pentru a decide cu privire la astfel de derogări, cu o atenție deosebită fiind dată următoarelor aspecte:

(a) localizarea geografică a ACP sau a regiunii în cauză;

(b) competitivitatea contractanţilor, a furnizorilor şi consultanţilor din statele membre și statele ACP;

(c) necesitatea de a evita creşteri excesive ale costului de executare a contractului;

PAGE 14

Page 15: Practical Guide

(d) dificultăți de transport sau amânări datorită termenelor de livrare sau altor probleme similare;

(e) tehnologiei, care este cea mai adecvată şi cel mai bine adaptată condițiilor locale;

(f) în cazurile de extremă urgență,

g) disponibilitatea produselor şi serviciilor pe piețele relevante.

În plus, pe durata executării operațiunilor și sub rezerva obligației de a informa șeful de delegație, organismul -statul ACP/regional/intra-ACP în cauză poate decide pe achizițiile de bunuri, indiferent de originea lor, pe piaţa locală până la pragul superior de procedură de negociere competitivă, adică 60.000 €.

2.3.3. Motive pentru excludere

Candidaţii, ofertanții sau aplicanţii vor fi excluşi de la participarea la procedurile de achiziții publice dacă:

a) sunt în stare de faliment sau lichidare judiciară, sunt administrati de către instanţele judecătoreşti, au intrat într- un aranjament cu creditorii, şi-au suspendat activitatea, fac obiectul procedurilor de insolvabilitate (insolvenţă), sau se află în orice altă situație analoagă ce rezultă dintr-o procedură similară prevăzută de legislațiile sau reglementările naţionale în vigoare;

b) au fost condamnați pentru un delict privind conduita profesională printr-o hotărâre care are forţa unei „res judicata” - hotărâre definitivă şi irevocabilă (adică împotriva căreia nu este posibil nici un apel);

(c) să fi fost vinovat de o gravă abatere profesională, dovedită prin orice mijloace pe care Autoritatea Contractantă le poate justifica.

d) acestea nu şi-au îndeplinit obligațiile privind plata contribuțiilor la asigurările sociale sau plata impozitelor în conformitate cu dispozițiile legale ale țării în care sunt stabiliți sau cu cele ale ţării Autoritatii Contractante sau ale ţării în care contractul este în curs de încheiere.

(e) aplicanţii care au făcut obiectul unei hotărâri care are forţa unei condamnări definitive pentru fraudă, corupție, implicare într-o organizație criminală sau în orice alte activități ilegale desfășurate în detrimentul intereselor financiare ale Uniunii Europene;

(f) acestea sunt în prezent, obiectul unor penalizări administrative prevăzute de articolul 96 alin. (1) al Regulamentului Financiar (Bugetului) / Articolul 99 din Regulamentul Financiar ( al-10-lea FED).

În conformitate cu legislația internă, literele (a)-(d) nu se aplică în ceea ce privește achiziționarea de bunuri în condiții deosebit de avantajoase, fie de la un furnizor care este în proces definitiv de lichidare a activităților sale, sau de la receptori sau lichidatori judiciari ai unui faliment, printr-un aranjament cu creditorii sau o procedură similară.

Cazurile menționate la litera (e) sunt aplicabile în următoarele cazuri:

1) cazurile de frauda menționate la Articolul 1 din Convenția privind protecția intereselor financiare ale Comunităților Europene întocmită de Actul Consiliului din 26 iulie 1995;

2) cazurile de corupţie la care se face referire în articolul 3 din Convenția privind lupta împotriva corupției care implică funcționari ai Comunităților Europene sau funcționari ai statelor membre ale Uniunii Europene, întocmită prin Actul Consiliului din 26 mai 1997;

PAGE 15

Page 16: Practical Guide

3) cazuri de participare la organizații criminale, conform definiției din articolul 2 alineatul (1) de Acţiune Comună 98/733/JAI a Consiliului;

4) cazurile de spălare de bani conform definiției din articolul 1 din Directiva Consiliului 91/308/EEC.

Autoritatea Contractantă va accepta, ca dovadă satisfăcătoare că un candidat, ofertant sau solicitant nu se află în una dintre situațiile descrise la (a), (b) sau (e) dovada recentă a unui extras din cazierul judiciar sau, în lipsa acestuia, un document echivalent recent emis de o autoritate judiciară sau administrativă din țara de origine sau de proveniență care arată că aceste cerințe sunt îndeplinite. Autoritatea Contractantă acceptă, ca dovadă satisfăcătoare că, candidatul, ofertantul sau solicitantul nu este în situația descrisă la litera (d), un certificat recent emis de către autoritatea competentă a statului în cauză. În cazul în care nici un astfel de document sau certificat nu este eliberat în ţara de origine sau de provenienţă, cît și pentru celelalte cazuri de excludere enumerate mai sus, aceasta(dovada) poate înlocuită de o declarație sub depunerea jurământului/solemnă a părții interesate, în fața unei autorități judiciare sau administrative, unui notar sau unui organism profesional calificat din țara sa de origine sau de proveniență.

Autoritatea Contractantă ar trebui să ia în considerare faptul că, de regulă, criteriile de excludere sunt legate de persoana juridică/persoana fizică care acţionează ca un candidat, ofertant sau solicitant și nu la reprezentanţii săi în cazul persoanelor juridice. Cu toate acestea, în funcție de legislația națională a țării în care este stabilit ofertantul, candidatul sau solicitantul și în cazul în care se consideră necesar de către Autoritatea Contractantă sau în cazul în care Autoritatea Contractantă are suspiciuni privind situația personală, documentele menționate anterior pot, de asemenea, să facă referire la persoanele fizice, inclusiv directori de companii sau la orice persoană cu competențe de reprezentare, decizionale sau de control în ceea ce privește candidatul, ofertantul sau solicitantul. Ori de câte ori un candidat, ofertant sau solicitant, datorită naturii sale (de exemplu, administrațiile publice naționale și organizațiile internaționale), nu intră în unele dintre categoriile menționate anterior și nu poate furniza documentele menţionate mai sus, o declarație simplă care explică situaţia lor va fi suficientă.

Candidaţii, ofertanții și solicitanţii, cu excepția celor din a doua etapă, cea a unei licitaţii restrînse sau a unui dialog competitiv, trebuie să semneze cererile lor, inclusiv declarația că acestea nu se încadrează în oricare dintre categoriile menţionate mai sus.

Dacă documentele justificative nu sunt scrise într-una din limbile oficiale ale Uniunii Europene, trebuie atașată o traducere în limba de procedură. În cazul în care documentele sunt într-o limbă oficială a Uniunii Europene, alta decât cea a procedurii, acestea trebuie să fie acceptate. Este totuși recomandat să se furnizeze o traducere în limba de procedură, în vederea facilitării unei evaluări a documentelor.

În funcție de evaluarea riscurilor, Autoritatea Contractantă poate să nu pretindă declarația menționată anterior în cazul în care candidații sau ofertanții nu sunt în una dintre situațiile de excluderi pentru contractele cu o valoare egală sau mai mică de 10.000 €.

În funcție de evaluarea riscurilor, Autoritatea Contractantă poate să nu pretindă declarația menționată anterior dacă solicitantul unui grant nu este în una dintre situațiile de excluderi pentru contractele cu o valoare egală sau mai mică de 5.000 €.

Ofertanții sau candidații care au fost notificaţi de atribuirea unui contract în urma unei proceduri deschise trebuie să furnizeze dovada uzuală în conformitate cu legislația țării în care sunt stabiliți că acestea nu se încadrează în categoriile menționate anterior.

PAGE 16

Page 17: Practical Guide

În procedurile de achiziții publice limitate, documentele justificative trebuie trimise împreună cu oferta. Data aplicată pe dovezi sau pe documentele furnizate trebuie să fie nu mai devreme decât 1 an înainte de data depunerii ofertei. În plus, ofertanții trebuie să ofere o declaraţie că situaţia lor nu s-a modificat în perioada care a trecut de când dovada respectivă a fost stabilită.

Documentele cerute ca dovadă se prezintă de ofertant, precum şi de membrii consorțiului. Documentele pot fi originalele sau copiile. Documentele originale trebuie să fie disponibile la cerere, de către Autoritatea Contractantă.

Dacă sunt utilizaţi sub-contractanţi, aceştia nu pot fi în niciuna dintre situaţiile de excludere.

Ori de câte ori Autoritatea Contractantă o solicită, ofertantul / contractantul câştigător trebuie să prezinte o declaraţie din partea subcontractantului destinat că nu se află în una dintre situaţiile de excludere. În caz de îndoială privind această declaraţie pe propria răspundere, Autoritatea Contractantă va solicita documentele justificative după cum s-a menţionat mai sus.

Pentru candidaţii preselectaţi într-o procedură restrânsă, precum şi pentru dialogul competitiv, documentele justificative pentru criteriile de excludere sunt transmise de către toţi ofertanţii în faza de licitaţie.

Pentru contractele cu o valoare mai mică decât pragurile internaţionale ( de servicii <200.000 €, furnizare <150.000 €, lucrari <5.000.000 €) Autoritatea Contractantă poate renunţa la această obligaţie, în funcţie de evaluarea asupra riscurilor. Atunci când această obligaţie a fost ridicată, Autoritatea Contractantă poate, totuşi, în cazul în care aceasta are îndoieli cu privire la faptul că ofertantul căruia îi va fi contractul se află în una dintre situaţiile de excludere, impune ca el/ea să furnizeze elementele de probă.

Autoritatea Contractantă poate renunţa, de asemenea, la obligaţia de a cere candidatului sau ofertantului să furnizeze documentele justificative menţionate mai sus în cazul în care astfel de documente au fost deja înaintate către aceasta în scopul unei alte proceduri de achiziţii publice şi cu condiţia ca data emiterii documentelor să nu depăşească un an şi acestea să fie încă valide. În acest caz, candidatul sau ofertantul trebuie să declare pe propria răspundere că documentele justificative au fost deja furnizate în cadrul unei proceduri de achiziţii publice anterioare şi să confirme faptul că nici o modificare în acest sens nu a avut loc.

Autoritatea Contractantă descentralizată poate, dacă este necesar, să consulte serviciile relevante ale Comisiei Europene, în scopul de a aprecia situaţia candidaţilor sau a ofertelor.

Contractele nu pot fi atribuite candidaţilor, solicitanţilor sau ofertanţilor care, în cursul procedurii de achiziţie:

a) fac obiectul unui conflict de interese;

b) se fac vinovaţi de declaraţii false în furnizarea informaţiilor solicitate de către Autoritatea Contractantă ca o condiţie de participare la procedura de achiziţionare sau nu au furnizat aceste informaţii;

c) se află într-una din situaţiile de excludere pentru această procedură de licitaţie.

Cel mai târziu înainte de a lua decizia de acordare sau de atribuire, Autoritatea Contractantă se asigură că nu este detectată o terţă parte (de exemplu un solicitant, candidat sau ofertant, inclusiv parteneri)în cauză, în Early Warning System (EWS). Autoritatea Contractantă nu poate încheia un contract cu entităţi care sunt înregistrate la nivelul W5 în EWS11. În cazul în care Autoritatea Contractantă limitează numărul de candidaţi invitaţi să depună o ofertă sau o propunere completă de exemplu, într-o procedură restrânsă, astfel de controale vor fi efectuate înainte ca selecţia a candidaţilor să fi fost finalizată.

PAGE 17

Page 18: Practical Guide

Se reaminteşte faptul că, înainte de a propune (Comisia de Evaluare) şi decide (Autoritatea Contractantă) pentru a exclude un candidat/ofertant/solicitant, principii cum ar fi dreptul la apărare şi proporţionalitate ar trebui să fie luate în considerare. În acest scop, cu excepţia cazului în care proba este de aşa natură încât nici o interogare nu mai este necesară (de exemplu, recunoaşterea explicită de către candidat/ofertant/solicitant cu privire la faptele care conduc la excludere, aceasta (excuderea) va fi bazată pe o procedură contradictorie în ceea ce priveşte candidatul în cauză.

2.3.4. Sancţiuni administrative şi financiare.

Fără a aduce atingere aplicării sancţiunilor şi penalităţilor prevăzute în contract, candidaţii, ofertanţii, aplicanţii şi contractanţii care au făcut declaraţii false, au făcut erori grave, substanţiale sau au comis nereguli şi fraudă, fie au fost surprinşi încălcând destul de grav obligaţiile contractuale ce le au, pot fi excluşi din toate contractele şi subvenţiile finanţate de UE pentru o perioadă maximă de cinci ani de la data la care procedura de infringement este stabilită, după cum este confirmat în urma unei proceduri contradictorii cu contractantul. Această perioadă poate fi prelungită până la 10 ani în caz de recidivă în termen de cinci ani de la data sus-menţionată. O astfel de decizie este adoptată de Comisie (Colegiu), în urma unei proceduri contradictorii.

Ofertanţii, candidaţii sau solicitanţii care au făcut declaraţii false, au comis erori grave sau nereguli şi fraudă, pot fi, de asemenea, obiectul unor penalităţi financiare reprezentând între 2% şi 10% din valoarea totală estimată a contractului în cauză. Contractanţii care au fost găsiţi încălcând grav obligaţiile contractuale pot fi supuşi unor penalităţi financiare reprezentând între 2% şi 10% din valoarea totală a contractului în cauză. Această rată poate fi majorată de la 4% până la 20% în cazul unor încălcări repetate în termen de cinci ani de la precizările mai sus-menţionate. În cazul în care procedura de atribuire se dovedeşte a fi fost obiectul unor erori grave, nereguli sau fraude, Autoritatea Contractanta va suspenda procedura şi pot lua toate măsurile necesare, inclusiv anularea procedurii. În cazul în care, după atribuirea contractului, procedura de atribuire sau executarea contractului se dovedesc a fi fost viciate de erori substanţiale, nereguli sau fraude, Autoritatea Contractantă poate, în funcţie de stadiul atins în cadrul procedurii, să se abţină de la încheierea contractului sau să suspende executarea contractului sau, după caz, să rezilieze contractul. În cazul în care aceste erori, nereguli sau fraude sunt imputabile contractantului, Comisia poate, în plus, să refuze efectuarea plăţilor, poate recupera sumele deja plătite sau poate rezilia toate contractele încheiate cu acest contractant, proporţional cu gravitatea erorilor, a neregulilor sau fraudei descoperite. Scopul de suspendare a contractului este de a verifica dacă presupusele erori, ilegalităţi sau fraude s-au petrecut cu adevărat.

Dacă acestea nu sunt confirmate, executarea contractului se va relua cât mai curând posibil. O eroare sau neregulă constă în orice încălcare a unei dispoziţii a unui contract sau regulament , încălcare ce rezultă dintr-un act sau o omisiune care cauzează sau poate cauza o pierdere la bugetul UE , respectiv al FED.

2.3.5. Vizibilitate.

Exceptând cazul în care a fost altfel solicitat sau convenit de către Comisia Europeană, contractori de servicii, bunuri, lucrări sau beneficiarii granturilor, precum şi entităţile care administrează fonduri în numele Comisiei Europene (cooperarea delegată), trebuie să ia măsurile necesare pentru a asigura vizibilitatea finanţării sau co-finanţării UE. Aceste măsuri trebuie să fie în conformitate cu normele aplicabile privind vizibilitatea acţiunilor externe stabilite şi publicate de Comisie. Aceste norme sunt stabilite în Comunicare şi în Manualul de vizibilitate pentru

PAGE 18

Page 19: Practical Guide

acţiunile externe ale UE disponibile pe site-ul EuropeAid la: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm.

Acestea se referă la identitatea scrisă şi vizuală a UE (de exemplu, pavilion, mesajul-cheie, definiţiile), cerinţe şi orientări privind activităţile de comunicare şi instrumente (de exemplu, comunicate de presă, site-uri web, publicaţii, filme), precum şi la obligaţia de a depune un plan de comunicare pentru a obţine aprobarea Autorităţii Contractante. Orientarea/îndrumarea este prezentată în Comunicare şi în Manualul de Vizibilitate cu scopul de a dezvolta o strategie de comunicare dinamică (de exemplu, şablon al planului de comunicare, matricea de vizibilitate, obiectivele, grupurile ţintă) şi de a arăta cum se pune în aplicare/cum se implementează un plan şi cum se face raportarea.

2.3.6. Alte puncte esenţiale.

Conflictul de interese : Conflictul de interese apare atunci când exercitarea imparţială şi obiectivă a funcţiilor Autorităţii Contractante, sau alte aspecte ce privesc principiile concurenţei, non-discriminarii sau egalitatatii de tratament a candidaţilor/ofertanţilor/solicitanţilor/ contractorilor referitor la procedura de atribuire a contractului , este compromisă /sunt compromise din motive care implică familia, viaţa sentimentală, afinităţile politice sau naţionale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al beneficiarului de programe finanţate prin intermediul U.E. Un conflict de interese poate apărea, prin urmare, în cazul în care, de exemplu, o persoană care participă la această procedură (Comitetul de Evaluare, Autoritatea Contractantă, etc) poate acorda- el/ea sau altora avantaje nejustificate, directe sau indirecte, prin influenţarea rezultatului acestor proceduri; sau posibilitatea pentru un expert/companie de a obţine informaţii privilegiate care duc la o concurenţă neloială în procedurile ulterioare sau conexe.

De exemplu, orice firmă sau expert care participă la pregătirea unui proiect (de exemplu, elaborarea termenilor de referinţă) trebuie să fie, ca o regulă, excluşi de la participarea la licitaţii ce au la bază aceste lucrări pregătitoare, cu excepţia cazului în care se poate dovedi Autorităţii Contractante că implicarea în etapele anterioare ale proiectului nu constituie concurenţă neloială.

Candidaţii / ofertanţii/aplicanţii aflaţi într-o poziţie de conflict de interese în raport cu procedura de atribuire a contractului trebuie să fie excluşi de la procedura în cauză. Motivele de excludere trebuie să fie analizate de la caz la caz. În conformitate cu jurisprudenţa constantă de CEJ, excluderea trebuie să se bazeze pe un risc real de conflict pe baza de circumstanţele specifice ale cazului în discuţie. O excludere automată privează candidatul/ofertantul/solicitantul de dreptul de a prezenta documente justificative, care ar putea elimina total suspiciunea unui conflict de interese.

De asemenea, în cazul în care potenţialul conflict de interese apare in cadrul contractelor în curs de desfăşurare, ar trebui adoptate măsuri pentru a preveni astfel de conflict, inclusiv anularea contractului în cazul în care se impune acest lucru.

Principiile de atribuire : Toate atribuirile de contracte, parţial sau în totalitate finanţate de către bugetul UE şi de FED, trebuie să respecte principiile transparenţei, proporţionalităţii, egalităţii de tratament şi non-discriminării.

Neretroactivitatea după expirarea perioadei de execuţie : Contractele sunt considerate a produce efecte de la data semnării de catre ultimul semnatar. Contractele nu pot fi modificate după expirarea acestora. Reţineţi că perioada de execuţie a contractului este mai mare decât perioada de punere în aplicare. Pentru definiţia perioadei de execuţie a perioadei de contract şi punerea în aplicare, a se vedea anexa A1.

PAGE 19

Page 20: Practical Guide

Un contract poate fi modificat printr-un ordin administrativ sau act adiţional în conformitate cu condiţiile prevăzute în contractul in sine. În circumstanţe excepţionale, o astfel de modificare poate avea un efect retroactiv, cu condiţia ca perioada de executie a contractului să nu fi expirat. Dacă o astfel de cerere este primită, contractantul, consultantul sau beneficiarul grantului va avea numai o confirmare că cererea sa este convenită de către Autoritatea Contractantă în cazul în care actul adiţional a fost semnat în mod corespunzător sau un ordin administrativ a fost eliberat. Costurile suportate şi bunurile şi serviciile furnizate înainte de intrarea în vigoare a actului adiţional sau ordin administrativ sunt la riscul financiar al Antreprenorului, consultantului sau beneficiarului, care, în calitate de Autoritate Contractantă are dreptul de a refuza semnarea actului adiţional sau emiterea unui ordin administrativ. Numai de la momentul în care actul adiţional al unui astfel de ordin administrativ intră în vigoare, antreprenorul, consultantul sau beneficiarul poate face o cerere de compensaţie financiară pentru activităţile efectiv desfăşurate/costurile suportate efectiv.

Exemple: a) un consultant informează înlocuirea urgentă a unui expert cheie in martie care este acceptată printr-un act adiţional în luna aprilie. Amendamentul intra in vigoare în aprilie, recunoscând schimbarea începând cu luna martie. Consultantul are dreptul de a solicita plata pentru lucrările efectuate în martie, după intrarea în vigoare a modificării. b) Într-o subvenţie, perioada de implementare a expirat în luna mai si beneficiarul acesteia solicita prelungirea perioadei de implementare cu o luna in iunie. Autoritatea Contractantă acceptă justificarea, inclusiv pentru cererea de întârziere, şi emite un act adiţional în luna iulie, prelungirea perioadei de punere în aplicare până la 1 lună de la mai- la iunie. Costurile suportate - de la luna mai - la iunie ar putea deveni eligibile doar după intrarea in vigoare a actului adiţional in luna iulie.

Toate contractele trebuie să arate adevăratele date de semnare ale părţilor contractante. Utilizarea de documente standard : Trebuie să fie utilizate contracte standard şi formate de documente.

Evidenţa : Sub rezerva legislaţiei Autorităţii Contractante privind accesul la documente, înregistrările scrise a întregii oferte / depunere de ofertă trebuie să fie păstrate confidenţiale şi reţinute de către Autoritatea Contractantă, în conformitate cu politica adoptată la arhivare. În cazurile în care dreptul prin lege al Autoritatii Contractante contrazice confidenţialităţii cerute, aceasta din urmă trebuie să solicite autorizarea prealabilă din partea Comisiei Europene înainte de a dezvălui orice informaţie.

Propunerile necâştigătoare trebuie să fie păstrate timp de trei ani de la data limită de depunere a cererii, în timp ce ofertele necâştigătoare trebuie să fie păstrate timp de cinci ani de la data limită de depunere a ofertei. Documentele contractuale şi financiare trebuie să fie păstrate pentru o perioadă minimă de şapte ani de la plata soldului şi până la data de prescripţie a oricărei acţiuni/ litigiu cu privire la legea care a guvernat contractul. În timpul acestei perioade şi după, Autoritatea Contractantă va trata datele cu caracter personal, în conformitate cu politica de confidenţialitate a acestuia. Documentele care urmează să fie conservate trebuie să includă toate documentele pregătitoare, precum şi acordul de finanţare corespunzător, originalele tuturor candidaturilor / ofertelor / propunerilor prezentate, precum şi orice corespondenţă aferentă.

Garanţiile financiare ( exemplare originale) trebuie să fie păstrate într-un loc sigur în care acestea sunt protejate împotriva riscurilor de pierdere sau furt până la sfârşitul perioadei de valabilitate a acestora.

PAGE 20

Page 21: Practical Guide

Disponibilitatea de fonduri : înainte de a iniţia orice procedură, fondurile trebuie să fie disponibile. Solicitările pot fi lansate în mod excepţional cu o clauză de suspendare după aprobarea prealabilă a serviciilor relevante. Apelul este apoi lansat înainte de decizia de finanţare sau înainte de semnarea acordului de finanţare dintre Comisia Europeană şi ţara beneficiară. Apelul va fi anulat în cazul în care decizia Comisiei nu este luată sau dacă acordul de finanţare nu este semnat. Semnarea contractului nu este posibilă până când fondurile sunt disponibile (a se vedea punctul 2.4.12).

Orice abatere de la procedurile prevăzute în acest ghid necesită aprobarea prealabilă a serviciilor relevante, în conformitate cu normele interne, iar eventualele abateri trebuie să fie anunţate, în cazul în care sunt aplicabile şi relevante, în anunţul de achiziţii publice şi documentele de licitaţie (pentru achiziţii) şi în ghidurile orientative (pentru granturi).

Aspecte legate de mediu : fără a aduce atingere principiilor care guvernează atribuirea contractelor şi a subvenţiilor, probleme de mediu ar trebui să fie acolo unde este posibil să fie luate în considerare în mod corespunzător.Acest aspect ar putea include de exemplu, condiţii şi termeni ambientali mai flexibili referitor la ghiduri/ caietul de sarcini, creşterea gradului de utilizare a mijloacelor electronice, reducerea consumului de hârtie (recto / verso printuri) etc.

Procedura de achiziţii publice comună cu un stat membru al UE ( Buget doar ): În cazul în care un contract de achiziţii publice sau un contract-cadru este necesar pentru punerea în aplicare a unei acţiuni comune între o instituţie şi o Autoritate Contractantă dintr-un stat membru, procedura de achiziţii publice poate fi efectuată în comun de către instituţie şi această Autoritatea Contractantă. În acest caz, dispoziţiile procedurale aplicabile la Comisia Europeană vor fi puse în aplicare.Cu toate acestea, în anumite cazuri specifice, se poate decide că normele de procedură aplicabile Autorităţii Contractante dintr-un stat membru se aplică cu condiţia ca acestea să poată fi considerate echivalente cu cele ale instituţiei.

Publicarea ex - post a beneficiarilor : În plus faţă de normele de publicitate aplicabile pentru fiecare tip de procedură, Comisia face disponibile informaţiile cu privire la beneficiarul fondurilor UE (atât beneficiari de subvenţii cât şi contractanţi de achiziţii publice), pe o bază anuală de date, indiferent de modul de gestionare utilizat.O informaţie de acest tip este disponibilă pe următorul site: http :// ec . europa . eu / europeaid / work / funding / beneficiaries _ en . htm .

2.4. Proceduri de atribuire.

Principiul de bază care reglementează atribuirea contractelor de achiziţii este licitaţia/ofertarea competitivă. Scopul este dublu:

• pentru a asigura transparenţa operaţiunilor, precum şi

• pentru a obţine calitatea dorită de servicii, bunuri sau lucrări la cel mai bun preţ posibil.

Există mai multe proceduri de achiziţii publice diferite, fiecare permite la rândul său un grad diferit de concurenţă.

2.4.1.La care procedură să aplicăm?

Normele de aplicare pentru procedurile standard de achiziţii publice explicate mai târziu în cadrul acestui punct sunt prezentate în tabelul de mai jos. Acestea sunt împărţite între cele pentru servicii (de exemplu, asistenţă tehnica, studii, furnizarea de know-how şi formare)consumabile (de exemplu, echipamente si materiale) şi lucrări (de exemplu de infrastructură şi alte lucrări din domeniul ingineriei). Odată ce aprobarea pentru o activitate a fost acordată de către Comisia

PAGE 21

Page 22: Practical Guide

Europeană cu adoptarea unei decizii de finanţare şi, după caz, cu un acord de finanţare relevant, Autoritatea Contractantă poate continua cu licitarea şi contractarea urmând aceste proceduri standard. Pragurile prevăzute în tabel se bazează pe bugetul maxim pentru contractul în cauză (inclusiv orice co-finanţare). În cazul în care contractele sunt divizate în loturi, valoarea fiecărui lot trebuie să fie luată în considerare la calcularea pragului în ansamblu.

Indiferent de procedura care este utilizată, Autoritatea Contractantă trebuie să se asigure că toate principiile fundamentale sunt respectate (inclusiv criteriile de eligibilitate, excludere şi de selecţie).

Reţineţi că proiectele nu trebuie să fie împărţite în mod artificial pentru a eluda pragurile de achiziţii publice.

Alte proceduri pot fi aplicate indiferent de praguri, de exemplu, procedurile de negociere pe baza unei singure oferte atât timp cât sunt îndeplinite condiţiile relevante (a se vedea punctele 2.4.6, 2.4.7 şi 2.4.8.)

SERVICII ≥ 200.000€Procedura de licitaţie internaţională restrânsă

1.≤200.000€ dar≥10.000€ contracte cadru2.Procedura de negociere competitivă

≤10.000 €

O singură ofertă

CONSUMABILE≥ 150.000 € procedura de licitaţie internaţională deschisă

≤150.000€ dar ≥ de 60.000€ Procedura locală deschisă

< 60.000 dar >10.000 €Procedura de negociere competitivă

LUCRĂRI

1. ≥ 5.000.000 €- Procedura internaţională deschisă

2. Procedura internaţională restrînsă

<5.000.000 € dar ≥300.000 €Procedura locală deschisă

< 300.000€ dar>10.000€Procedura de negociere competitivă

2.4.2. Procedura de licitaţie deschisă.

Cererile de ofertă sunt deschise atunci când toţi operatorii economici interesaţi pot depune o ofertă. Contractul are parte de publicitate maximă, prin publicarea unui anunţ în Jurnalul Oficial (seria S) a Uniunii Europene, jurnalele oficiale ale tuturor statelor ACP (FED), pe site-ul EuropeAid şi în orice alte mijloace de informare corespunzătoare.

În cadrul procedurii deschise, orice persoană fizică sau juridică care doreşte să oferteze, primeşte, la cerere, caietul de sarcini (pentru care se poate plăti), în conformitate cu procedurile stabilite în anunţul de achiziţii publice. În cazul în care ofertele primite sunt examinate, contractul este atribuit prin efectuarea procedurii de selecţie (de exemplu, verificarea eligibilităţii şi a capacităţii financiare, economice, tehnice şi profesionale a ofertanţilor) şi a procedurii de achiziţii publice (de exemplu, compararea ofertelor), în conformitate cu punctul 2.4.11. Nici o negociere nu este permisă.

2.4.3.Procedura restrânsă.

PAGE 22

Page 23: Practical Guide

Cererile de ofertă sunt restrânse atunci când toţi operatorii economici interesaţi pot solicita să participe, dar numai candidaţii care îndeplinesc criteriile de selecţie pot depune o ofertă.

În conformitate cu procedura restrânsă, Autoritatea Contractantă invită un număr limitat de candidaţi la licitaţie. Înainte de lansarea unei proceduri de licitaţie, se va întocmi o listă a candidaţilor selectaţi, ca urmare a calificărilor lor. Procedura de selecţie, prin care lista lungă (toţi candidaţii ce au răspuns la anunţul publicat) se reduce la o listă scurtă, presupune examinarea răspunsurilor la un anunţ de achiziţii publice, în care criteriile de selecţie precum şi o descriere generală a sarcinilor care urmează să fie întreprinse sunt stabilite. La etapa de listare pe termen scurt şi înainte ca această listă să fie aprobată de către comisia de evaluare, Autoritatea Contractantă se asigură, de asemenea, că nu există o detectie de terţe părţi (adică candidatul inclusiv parteneri) în cauză, în Early Warning System (W5).

În a doua etapă a procedurii, Autoritatea Contractantă invită candidaţii preselectaţi şi le trimite caietul de sarcini. În scopul de a asigura o concurenţă loială, ofertele trebuie depuse de către acelaşi furnizor de servicii sau de consorţiul care a prezentat formularul de cerere, pe baza cărora acestea au fost scurt-enumerate şi la care scrisoarea cu invitaţia de participare la licitaţie se adresează. Regula generală este că oferta ar trebui să fie prezentată de candidatul finalist, iar modificări cu privire la identitatea sau compoziţia ofertantul nu sunt permise, cu excepţia unei justificări corespunzătoare, şi în cazul în care Autoritatea Contractantă şi-a dat acordul în prealabil, în scris, după consultarea Comisiei de Evaluare. Exemple de situaţii în care o astfel de aprobare ar putea fi dată, pe baza unei evaluări a particularităţilor cazului şi cu menţiunea ca şi condiţiile de concurenţă de apel să nu fie modificate, sunt:

- în cazul în care o fuziune a avut loc între un candidat preselectat / membru al unui consorţiu şi o altă companie, şi în cazul în care se constată că noua companie îndeplineşte criteriile de eligibilitate şi de excludere şi nu da nastere la vreun conflict de interese;

- schimb de poziţii în cadrul consorţiului

- un partener părăseşte consorţiul, dar acest lucru nu modifică condiţiile de preselecţie în vigoare la momentul la care lista scurtă a fost stabilită, şi restul consorţiului îndeplineşte criteriile de selecţie în mod independent.

Ofertantul câştigător este ales prin procedura de achiziţii publice de îndată ce ofertele au fost analizate (vezi punctul 2.4.11). Nici o negociere nu este permisă.

2.4.4.Procedura de negociere competitivă.

În cadrul procedurii de negociere competitivă, Autoritatea Contractantă invită candidaţi la alegerea sa să depună oferte. La sfârşitul procedurii, aceasta selectează oferte conforme din punct de vedere tehnic, care oferă cea mai bună valoare în bani în cazul ofertelor de servicii şi cea mai ieftină ofertă conformă în cazul consumabilelor sau a ofertelor de lucrări.

Procedura de evaluare a ofertelor depuse (inclusiv utilizarea unei comisii de evaluare) şi de atribuire a contractului este acelaşi ca în cadrul procedurii restrânse.

A se vedea punctele 3.4.2, 4.5 şi 5.6 pentru mai multe detalii.

2.4.5.Contracte cadru.

Un contract-cadru este un acord între una sau mai multe autorităţi contractante şi unul sau mai mulţi operatori economici, al cărui scop este de a stabili termenii care reglementează contractele

PAGE 23

Page 24: Practical Guide

specifice care pot fi atribuite în decursul unei perioade date, în special în ceea ce priveşte durata, obiectul, preţul, regulile de implementare şi cantităţile avute în vedere.

Contractele-cadru stabilite cu mai mulţi operatori economici se numesc contracte cadru multiple, care iau forma unor contracte separate, dar încheiate în condiţii identice. Numărul minim, precum şi numărul maxim de operatori cu care Autoritatea Contractantă intenţionează să încheie contracte trebuie să fie indicat în caietul de sarcini. Numărul minim de operatori economici nu poate fi inferior cifrei trei.

Durata unor astfel de contracte nu poate depăşi patru ani, cu excepţia unor cazuri excepţionale justificate în special de către obiectul contractului-cadru. Autorităţile contractante nu pot să facă uz nejustificat de contractele cadru sau să le utilizeze astfel încât scopul sau efectul să fie acela de a preveni, restricţiona sau denatura concurenţa.

Contractele specifice bazate pe contracte-cadru se atribuie în conformitate cu termenii contractului-cadru şi vor respecta principiile transparenţei, proporţionalităţii, egalităţii de tratament, nediscriminării şi concurenţei loiale.

2.4.6. Sistemul de achiziţii dinamic.

Un sistem dinamic de achiziţie este un proces în întregime electronic, pentru efectuarea achiziţiilor de uz curent, care este limitat în timp şi deschis pe întreaga sa durată de valabilitate oricărui operator economic care îndeplineşte criteriile de selecţie şi care a depus o ofertă orientativă conformă. Nici un prag specific nu se aplică.

Pentru fiecare contract individual, Autoritatea Contractantă publică un anunţ de participare şi invită toţi contractanţii admişi în sistem, în conformitate cu paragraful de mai sus. Contractul va fi atribuit ofertei celei mai potrivite din punct de vedere tehnic care este şi cea mai avantajoasă din punct de vedere economic(de exemplu, singurul criteriu de adjudecare este cea mai bună valoare în bani).

A se vedea punctul 4.2.4.2 pentru detalii suplimentare. Cadrul legal al acestei proceduri este definit pentru o utilizare ulterioară, dar instrumentele IT (de confidenţialitate, de securitate), pentru a o face posibilă nu sunt încă disponibile în cadrul Comisiei.

2.4.7. Dialogul competitiv.

În cazul unor contracte deosebit de complexe, unde Autoritatea Contractantă consideră că utilizarea directă a procedurii deschise sau a acordurilor existente care reglementează procedura restrânsă nu va permite ca şi contractul să fie atribuit ofertei cu cea mai mare valoare materială, ea poate face uz de dialogul competitiv menţionat la articolul 29 din Directiva 2004/18/CE. Un contract este considerat a fi "deosebit de complex", în cazul în care Autoritatea Contractantă nu este în măsură să definească în mod obiectiv mijloacele tehnice capabile să satisfacă necesităţile sau obiectivele sau să specifice cadrul juridic sau financiar în care a fost întocmit proiectului. Nici un prag specific nu se aplică. Procedura ar trebui totuşi utilizată cu precauţie, având în vedere caracterul său excepţional.

Autorităţile contractante vor publica un anunţ de participare care stabileşte necesităţile şi cerinţele, pe care le vor defini în acelaşi anunţ şi / sau într-un document descriptiv. Autorităţile contractante deschid un dialog cu candidaţii care îndeplinesc criteriile de selecţie anunţate în Nota de Achiziţii Publice.În cadrul dialogului, toate aspectele legate de ofertă pot fi discutate, cu toate acestea, dialogul se desfăşoară în mod individual cu fiecare candidat, pe baza soluţiilor şi ideilor propuse de aceştia. Autoritatea Contractantă trebuie să asigure tratamentul egal al

PAGE 24

Page 25: Practical Guide

ofertanţilor, precum şi confidenţialitatea ofertelor, ceea ce înseamnă că "alegerea cireşelor" nu este permisă.

Numărul minim de candidaţi invitaţi la licitaţie nu poate fi mai mic de 3, cu condiţia ca un număr suficient de candidaţi să îndeplinească criteriile de selecţie. În cazul în care numărul de candidaţi care îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic de 3, Autoritatea Contractantă poate continua procedura numai cu aceştia. Autoritatea Contractantă nu poate include alţi operatori economici care nu au luat parte la procedură sau candidaţi care nu au capacităţile necesare, deoarece nu îndeplinesc criteriile de selecţie.

În cadrul dialogului, autorităţile contractante asigură egalitatea de tratament între toţi ofertanţii şi confidenţialitatea soluţiilor propuse sau a altor informaţii comunicate de un candidat care participă la dialog, cu excepţia cazului în care acesta este de acord cu dezvăluirea lor. Autorităţile contractante pot face în aşa fel încât procedura să se desfăşoare în etape succesive, în scopul de a reduce numărul de soluţii care trebuie discutate în etapa de dialog, aplicând criteriile de atribuire în anunţul de participare sau în documentul descriptiv în cazul în care există o dispoziţie pentru această posibilitate în anunţul de participare sau în documentul descriptiv. Autoritatea Contractantă trebuie să pregătească un raport care să justifice modul în care s-au desfăşurat dialogurile.

După informarea participanţilor că dialogul este încheiat, autorităţile contractante le cer să îşi prezinte ofertele finale pe baza soluţiei sau soluţiilor prezentate şi specificate în cursul dialogului. Aceste oferte cuprind toate elementele solicitate şi necesare pentru realizarea proiectului. La cererea Autorităţii Contractante, aceste oferte pot fi clarificate, precizate şi finisate cu condiţia ca acest lucru să nu aibă ca efect modificarea aspectelor de bază ale ofertei sau ale invitaţiei de participare la licitaţie, variaţii care ar putea denatura concurenţa sau ar putea avea un efect discriminatoriu. La cererea Autoritatii Contractante, ofertantului identificat ca şi prezentatorului celei mai avantajoase oferte materiale i se poate cere să clarifice aspecte ale ofertei sau să confirme angajamentele cuprinse în ofertă, cu condiţia ca acest lucru să nu aibă ca ca efect modificarea aspectelor substanţiale ale ofertei sau ale cererii de ofertă şi nu să nu rişte denaturarea concurenţei sau provocarea discriminării.

Autorităţile contractante pot specifica preţuri sau plăţi pentru participanţii la dialog.

Contractul va fi atribuit ofertei conforme din punct de vedere tehnic care este şi cea mai avantajoasă din punct de vedere economic (de exemplu, singurul criteriu de adjudecare este cea mai bună valoare în bani).

Modelele standard ar trebui să fie utilizate şi modificate, după caz.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT:EX ANTEAprobarea prealabilă a serviciilor relevante ale Comisiei Europene trebuie să fie solicitată pentru folosirea dialogului competitiv. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Nici o aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este necesară pentru utilizarea dialogului competitiv.

2.4.8. Procedura de negociere/ licitaţie unică

Un contract poate fi atribuit direct în următoarele situaţii:

- atunci când contractul care urmează să fie încheiat nu depăşeşte 10 000 EUR ("procedură de licitaţie unică ");

PAGE 25

Page 26: Practical Guide

- în cazuri excepţionale şi justificate în mod corespunzător, în cazul în care circumstanţele faptice sau juridice definite la articolele 242, 244 şi 246 din Regulile de Implementare ale Regulamentului Financiar sunt îndeplinite (-a se vedea punctele 3.2.3.1, 4.2.4.1 şi 5.2.4.1.). Nici un prag specific nu se aplică în astfel de cazuri ("procedura de negociere ").

Deoarece cazurile în care utilizarea unei proceduri de negociere poate fi justificată sunt stabilite de legislaţia aplicabilă a UE, nici o derogare nu poate fi acordată pentru a utiliza cazuri suplimentare de proceduri negociate care nu sunt în mod special prevăzute în prezentul ghid.

În toate cazurile, Autoritatea Contractantă trebuie să pregătească un raport care să explice modul în care participantul(-ţii) în cadrul negocierilor au fost identificaţi şi preţul a fost stabilit, şi motivele pentru decizia de atribuire (a se vedea anexele a10_a pentru procedurile negociate şi a10_b pentru procedurile de licitaţie unică). Autoritatea Contractantă trebuie să urmeze paşii de negociere prezentaţi în şablonul de raport de negociere (anexele A10_a pentru procedurile negociate şi 10_b pentru procedurile de licitaţie unică) şi să se asigure că principiile de bază referitoare la procedurile de achiziţii publice, cum ar fi verificarea conformităţii cu normele de eligibilitate (normele de naţionalitate), capacitatea de a executa contractul şi criteriile de excludere sunt aplicate în mod corespunzător.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX ANTE Aprobarea prealabilă a serviciilor relevante ale Comisiei Europene trebuie să fie căutată pentru a se folosi procedura de negociere.Aprobarea prealabilă a serviciilor relevante ale Comisiei Europene trebuie să fie căutată pentru raportul de negociere. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Nici o aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este necesară pentru utilizarea procedurii de negociere sau pentru aprobarea raportului de negociere.

2.4.9. Competiţia corectă şi transparentă.

Aranjamentele pentru licitaţia competitivă şi publicarea contractelor de lucrări, bunuri şi servicii depind de valoarea contractului. Acestea sunt prevăzute la punctul 2.4.1.

În cazul contractelor mixte care acoperă o combinaţie de lucrări, bunuri sau servicii, Autoritatea Contractantă stabileşte procedura de achiziţii publice care urmează să fie utilizată (cu acordul Comisiei Europene, în cazul unui management descentralizat ex-ante). Acest lucru va depinde de care dintre componente (lucrări, bunuri sau servicii)este cea predominantă, o evaluare ce trebuie să fie făcută în funcţie de importanţa şi valoarea strategică a fiecărei componente în raport cu contractul ca şi întreg.

Nici un contract nu poate fi divizat pur şi simplu pentru a se sustrage de la respectarea normelor prevăzute în acest Ghid. Dacă există vreo îndoială cu privire la modul de estimare a valorii contractului, Autoritatea Contractantă trebuie să consulte Comisia Europeană cu privire la problemă înainte de a începe procedura de achiziţie.

Indiferent de procedura folosită, Autoritatea Contractantă trebuie să se asigure că aceste condiţii sunt de natură să permită o concurenţă loială. Ori de câte ori există o diferenţă evidentă şi semnificativă între preţurile propuse şi serviciile oferite de un ofertant, sau un dezechilibru semnificativ în preţurile propuse de diverşi ofertanţi (în special în cazurile în care companiile aflate în proprietate publică, asociaţii non-profit sau organizaţiile non-guvernamentale participă la o procedură de licitaţie alături de companii private), Autoritatea Contractantă trebuie să

PAGE 26

Page 27: Practical Guide

efectueze verificări şi să solicite orice informaţii suplimentare necesare. Autoritatea Contractantă trebuie să păstreze aceste informaţii suplimentare ca fiind confidenţiale.

2.4.10. Preferinţe (NUMAI FED)

FEDTrebuie luate măsuri pentru a încuraja participarea pe scară mai largă a persoanelor fizice şi juridice din statele ACP, la executarea contractelor finanţate din FED în scopul de a permite optimizarea resurselor fizice şi umane ale acelor state. Pentru acest scop:

1 (a) pentru contractele de lucrări cu o valoare mai mică de 5 000 000 €, ofertanţii din statele ACP, cu condiţia ca cel puţin un sfert din stocul de capital şi personalul de conducere să provină din unul sau mai multe state ACP, li se acordă un preţ preferenţial de 10% acolo unde ofertele de o calitate economică,tehnică şi administrativă echivalentă sunt comparate;

(b) pentru contractele de furnizare, indiferent de valoarea livrărilor, ofertanţilor din statele ACP, care oferă consumabile de cel puţin 50% din valoarea contractului de origine ACP, li se acordă o reducere de 15% în cazul în care ofertele echivalente din punct de vedere al calităţii economice, tehnice şi administrative sunt comparate;

(c) în ceea ce priveşte contractele de servicii, în cazul în care ofertele de calitate echivalentă din punct de vedere economic şi tehnic sunt comparate, se acordă prioritate la:

(i) experţi, instituţii sau societăţi de consultanţă sau firme din statele ACP cu competenţa necesară;

(ii) ofertele depuse de către firme ACP, fie individual sau într-un consorţiu cu parteneri europeni şi

(iii) ofertele prezentate de ofertanţi europeni cu sub-contractanţi ACP sau experţi;

(d) în cazul în care subcontractarea este avută în vedere, se acordă prioritate de către ofertantul de succes persoanelor fizice, companiilor şi firmelor din statele ACP capabile să execute contractul necesar în condiţii similare;

şi (e) statul ACP poate, în invitaţia de participare la licitaţie, oferi potenţialilor ofertanţi asistenţă din partea altor state ACP /societăţi sau firme sau experţi naţionali sau consultanţi selectaţi de comun acord. Această cooperare poate lua forma fie a unei fuziuni, fie a unui subcontract.

2. În cazul în care două oferte sunt recunoscute ca fiind echivalente pe baza criteriilor de mai sus, se acordă preferinţă:

(a) unui ofertant al unui stat ACP sau

(b) în cazul în care astfel de nici o ofertă nu se întrevede, a ofertantului care:

( i) permite utilizarea optimă a resurselor fizice şi umane ale statelor ACP;

(ii) oferă cele mai mari posibilităţi de subcontractare pentru companii ACP, firme sau persoane fizice; sau

(iii) este un consorţiu de persoane fizice, companii şi firme din statele ACP şi Uniunea Europeană.

NB: Organismele din Africa de Sud nu pot beneficia de sistemul preferenţial.

2.4.11. Criterii de selecţie şi atribuire.

PAGE 27

Page 28: Practical Guide

Indiferent de tipul de procedură utilizată, următoarele criterii sunt întotdeauna utilizate:

2.4.11.1. Criterii de selecţie

2.4.11.1.1. Principii generale

Autorităţile Contractante vor elabora criterii de selecţie clare şi nediscriminatorii pentru fiecare procedură de achiziţii publice, indiferent de valoarea contractului şi de tipul de procedură. Scopul utilizării sale este de a evalua candidatul/ofertantul care are suficientă capacitate financiară, economică, tehnică şi profesională pentru a pune în aplicare sarcinile contractului. Criteriile de selecţie alese nu pot merge dincolo de sfera de aplicare a contractului şi ţin seama de interesele legitime ale candidatului/ofertantului în ceea ce priveşte, în special, protecţia secretelor tehnice şi de afaceri ale firmei.

Este în interesul lor să aibă informaţii cât mai recente posibil pentru a verifica capacitatea entităţii iar temeiul juridic este clar cu privire la termenele în acest sens:

- Pentru capacitatea economică şi financiară această perioadă nu poate fi mai mare decât ultimele trei exerciţii financiare;

- Perioada pentru a demonstra capacitatea profesională trebuie să fie perioada ultimilor trei ani;

- Pentru capacitatea tehnică numărul de ani depinde de tipul de contract. Pentru contractele de bunuri şi servicii va fi ceea ce a fost implementat în ultimii trei ani şi pentru contractele de lucrări va fi ceea ce a fost pus în aplicare în ultimii cinci ani.

Dacă este cazul pentru proiect şi sub rezerva principiului egalităţii de tratament, criteriile separate pentru persoanele fizice şi juridice pot fi publicate şi aplicate.

Exemple de criterii pot fi găsite în anexele relevante (Notă de atribuire sau instrucţiuni pentru ofertanţi). Câteva exemple de criterii care pot constitui o problemă şi, care,în general, nu ar trebui să fie utilizate:

- o cerere a cifrei anuale de afaceri, numărului de personal, numărului de proiecte anterioare etc, care merg mult dincolo de valoarea contractului;

- folosirea unor cuvinte, cum ar fi "suficient", "major", "pertinent" deoarece nu este absolut clar ceea ce înseamnă aceste cuvinte în context şi în cazul în care o experienţă propusă îndeplineşte criteriul;

- cerere de informaţii care au o vechime mai mare de 3 ani (aceasta este reglementată în Normele de Aplicare ale Regulamentului financiar). Singura excepţie este experienţa tehnică pentru contracte de lucrări care pot merge înapoi în timp 5 ani;

- pentru a limita experienţa tehnică solicitată pentru proiectele UE, numai ca acest lucru ar putea fi considerat, în general, discriminatoriu.

Înainte de a decide cu privire la criteriile corespunzătoare, Autorităţile Contractante trebuie să ia în considerare faptul că, criteriile sunt posibile pentru a dovedi, şi ar trebui, de exemplu, să se ia în considerare ce tip de documente justificative poate prezenta ofertantul ca dovadă.

Criteriile de selecţie alese trebuie să fie menţionate în anunţul de achiziţii publice şi ar trebui să fie aplicate de către Autoritatea Contractantă fără modificări cu excepţia cazului în care un corrigendum a fost publicat.

PAGE 28

Page 29: Practical Guide

În procedurile de achiziţii publice pentru contractele de bunuri şi servicii, criteriile de selecţie sunt aplicate la consorţiu ca întreg. Acest lucru se aplică, de asemenea, ofertelor de lucrări cu excepţia cazului în care se prevede altfel.

Candidatul/ofertantul va fi solicitat în formularul de depunere a cererii/ofertei să prezinte informaţii ca răspuns la impactul lor economic, financiar, capacitatea profesională şi tehnică în conformitate cu criteriile de selecţie menţionate în documentele de licitaţie.

Pentru procedurile de bunuri şi servicii, numai ofertanţii câştigători trebuie să furnizeze documente -dovadă ca suport pentru informaţiile prezentate în formularul de depunere a ofertelor, înainte de atribuirea contractului. Pentru procedurile de lucrări, cu toate acestea, dovezile menţionate trebuie să fie prezentate în conformitate cu dosarul de licitaţie.

Pentru contractele cu o valoare mai mică decât pragurile internaţionale (de servicii <200.000 €, furnizare <150.000 € şi lucrări <5.000.000 €), Autoritatea Contractantă poate, în funcţie de evaluarea riscurilor, decide să nu solicite aceste dovezi, dar atunci nu se va face nici o pre-finanţare, cu excepţia cazului în care este furnizată o garanţie financiară cu o valoare echivalentă.(Cu toate acestea, în cazul în care contractantul este un organism public, se poate renunţa la cerinţa unei garanţii de pre-finanţare, în general, după o evaluare a riscului de către ordonatorul de credite responsabil.)

Un candidat/ofertant poate, dacă este cazul şi pentru un anumit contract, să se bazeze pe capacităţile altor entităţi, indiferent de natura juridică a legăturilor pe care le are cu acestea. Câteva exemple de situaţii când acest lucru nu poate fi considerat adecvat de către Autoritatea Contractantă sunt atunci când un candidat/ofertant se bazează în majoritate pe capacităţile altor entităţi sau atunci când ei se bazează pe criterii-cheie. În cazul în care candidatul/ofertantul se bazează pe alte entităţi, acesta trebuie să dovedească Autorităţii Contractante că va avea la dispoziţie resursele necesare pentru implementarea contractului, de exemplu prin prezentarea unui angajament din partea respectivelor entităţi de a pune resursele respective la dispoziţia lor. Astfel de entităţi, de exemplu, compania-mamă a ofertantului candidatului/ofertantului, trebuie să respecte aceleaşi reguli de eligibilitate şi în special de cetăţenie, în calitate de candidat/ofertant. În plus, datele pentru această entitate terţă pentru criteriul de selecţie relevant ar trebui să fie incluse în aplicaţie/ofertare într-un document separat. Dovada capacităţii va trebui, de asemenea, să fie făcută atunci când Autoritatea Contractantă o solicită.

2.4.11.1.2. Verificarea capacităţilor financiare şi economice ale candidaţilor sau ofertanţilor

Dovada capacităţii economice şi financiare poate fi, de exemplu, furnizată prin unul sau mai multe dintre următoarele documente:

- declaraţii corespunzătoare de la bănci sau dovezi de asigurări împotriva riscurilor profesionale;

- prezentarea bilanţurilor sau a extraselor din balanţele contabile pentru cel puţin ultimii doi ani pentru care conturile au fost închise, în cazul în care publicarea bilanţului este impusă de legea societăţilor comerciale din ţara în care operatorul economic este stabilit;

- o declaraţie privind cifra de afaceri globală şi cifra de afaceri referitoare la lucrările, bunurile sau serviciile care fac obiectul contractului pentru o perioadă ce nu poate fi mai mare decât ultimele trei exerciţii financiare.

2.4.11.1.3. Verificarea capacităţii tehnice şi profesionale a candidaţilor sau a ofertanţilor

Dovada capacităţii tehnice şi profesionale a candidatului/ofertantului, de exemplu, poate fi furnizată pe baza unuia sau a mai multor dintre următoarele documente:

PAGE 29

Page 30: Practical Guide

- calificări educaţionale şi profesionale ale prestatorului de servicii sau antreprenorului;

- o listă:

- a principalelor servicii prestate şi a bunurilor livrate în ultimii trei ani, cu sumele, datele şi beneficiarii, publici sau privaţi. În cazul contractelor-cadru (fără valoare contractuală), doar contractele specifice corespunzătoare sarcinilor implementate în temeiul acestor contracte-cadru vor fi considerate. Dovada de implementare reuşită trebuie să ia forma unor certificate emise sau contrasemnate de catre Autoritatea Contractantă sau de entitatea care a comandat sau cumpărat execuţia serviciului sau a livrării;

- a lucrărilor efectuate în ultimii cinci ani, cu sumele, datele şi locul. Lista cu cele mai importante lucrări trebuie să fie însoţite de certificate de bună execuţie, emise de Autoritatea Contractantă sau de entitatea care a comandat sau cumpărat lucrările, specificând dacă acestea au fost efectuate într-un mod profesionist şi au fost integral finalizate;

- o descriere a echipamentelor tehnice, instrumentelor şi uneltelor care urmează să fie utilizate de firmă pentru executarea contractului de prestări servicii sau lucrări;

- o descriere a echipamentelor tehnice şi a măsurilor aplicate pentru asigurarea calităţii produselor şi serviciilor, precum şi o descriere a facilităţilor de studiu şi de cercetare ale firmei;

- o indicare a tehnicienilor sau a organismelor tehnice implicate, indiferent dacă aparţin sau nu direct firmei, în special cele responsabile de controlul calităţii;

- în ceea ce priveşte bunurile: eşantioane, descrieri şi/sau fotografii autentice şi/sau certificate întocmite de institute oficiale de control al calităţii sau agenţii cu competenţe recunoscute care atestă conformitatea produselor cu specificaţiile sau standardele în vigoare;

- o declaraţie privind personalul mediu anual şi numărul de personal de conducere al furnizorului de servicii sau al contractantului în ultimii trei ani.

- o copie a/ sau extrasul de la contractele de salarizare sau de muncă;

- o indicaţie privind proporţia din contract pe care ofertantul intenţionează să o subcontracteze. Autoritatea Contractantă poate solicita, de asemenea, candidatului sau ofertantului să prezinte orice informaţii cu privire la capacităţile financiare, economice, tehnice şi profesionale ale subcontractantului avut în vedere, în special atunci când subcontractarea reprezintă o parte semnificativă a contractului.

Pentru contractele de prestări servicii este posibil pentru candidat/ofertant să se refere la o parte a unui proiect în cazul în care contractul nu este încă încheiat, dar apoi, numai partea care este finalizată cu succes poate fi utilizată ca referinţă şi candidatul/ofertantul trebuie să fie capabil să prezinte documente justificative pentru finalizarea cu succes a acestei părţi (de exemplu, declaraţia de la entitatea care a ordonat serviciul)

Dacă un candidat/ofertant a implementat proiectul într-un consorţiu, trebuie să fie clar din documentele justificative procentajul pe care candidatul/ofertantul l-a finalizat cu succes.

În cazul în care serviciile sau produsele care urmează să fie furnizate sunt complexe sau, în mod excepţional, sunt necesare pentru un scop special, dovada capacităţii tehnice şi profesionale poate fi făcută prin intermediul unei verificări efectuate de catre Autoritatea Contractantă sau în numele său de către un organism oficial competent din ţara în care prestatorul de servicii sau furnizorul este stabilit, sub rezerva acordului acestui organism. Aceste verificări se vor referi la capacitatea tehnică şi capacitatea de producţie a furnizorului şi, dacă este necesar, la facilităţile sale de studiu şi cercetare şi măsurile de control al calităţii.

PAGE 30

Page 31: Practical Guide

În cazul în care autorităţile contractante solicită prezentarea unor certificate întocmite de organisme independente care să ateste respectarea de către candidat /ofertant, cu anumite standarde de asigurare a calităţii, ele se referă la sistemele de asigurare a calităţii bazate pe seriile de standarde europene relevante în ceea ce priveşte certificarea.

În cazul în care autorităţile contractante solicită prezentarea unor certificate întocmite de organisme independente care să ateste respectarea de către candidat / ofertant a anumitor standarde de gestionare a mediului, acestea se referă la Eco-Management şi audit (EMAS), prevăzută în Regulamentul (CE) nr 761 / 2001 al Parlamentului European şi al Consiliului sau la standardele de management de mediu bazate pe standardele europene sau internaţionale relevante certificate de organisme conforme cu legislaţia UE sau cu standardele europene sau internaţionale relevante privind certificarea. Acestea vor recunoaşte certificatele echivalente ale organismelor stabilite în alte state membre. Ele vor accepta, de asemenea, alte dovezi ale măsurilor echivalente de management ambiental(al mediului înconjurător) din partea candidatului / ofertantului. Autoritatea Contractantă poate controla autenticitatea certificatelor prevăzute.

În cazul în care documentele justificative prezentate nu sunt scrise într-una din limbile oficiale ale Uniunii Europene, o traducere în limba de procedură trebuie să fie ataşată. În cazul în care documentele sunt într-o limbă oficială a Uniunii Europene, alta decât cea a procedurii, este totuşi recomandat să se furnizeze o traducere în limba de procedură, în scopul de a facilita evaluarea documentelor.

În cazul în care candidatul/ofertantul nu este în măsură să furnizeze dovezile solicitate din anumite motive excepţionale pe care Autoritatea Contractantă le consideră justificate, poate să-şi dovedească capacităţile prin orice alte mijloace pe care Autoritatea Contractantă le consideră adecvate (a se vedea, de asemenea, punctul 2.8.3).

În cazul în care ofertantul prezintă o declaraţie pe propria răspundere ca dovadă documentară, Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a solicita documente justificative suplimentare.

2.4.11.2. Criterii de atribuire

Contractele sunt atribuite pe baza unor criterii de atribuire stabilite pentru cererea de ofertă în una din următoarele două moduri:

- în conformitate cu procedura de achiziţie publică automată, caz în care contractul este atribuit ofertei care prezintă cel mai mic preţ, fiind în ordine şi îndeplinind condiţiile stabilite;

- procedura cu cea mai bună valoare în bani (de exemplu, oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic). Criteriile ar trebui să fie precise, nediscriminatorii şi să nu prejudicieze concurenţa loială.

2.4.12. Procedura cu "clauză de suspendare"

În cazuri justificate în mod corespunzător, procedurile de licitaţie vor fi publicate cu o clauză de suspendare:

(i) înainte ca o decizie de finanţare să fie adoptată sau

(ii) înainte ca un acord de finanţare între Comisia Europeană şi ţara beneficiară să fie semnat.

BUGETUL

PAGE 31

Page 32: Practical Guide

Utilizarea unei clauze de suspendare este excepţională, datorită faptului că logica sistemului de norme financiare ale UE necesită adoptarea unei decizii de către Comisie (sau, în cazul în care este relevant încheierea unui acord de finanţare), înainte de a fi lansată o cerere de ofertă sau propuneri. Circumstanţe excepţionale ar putea apărea în cazul în care abaterea de la procesul decizional normal ar putea fi justificată. Ca o regulă, aceste circumstanţe care justifică utilizarea unei clauze de suspendare sunt în afara controlului Comisiei. Reţineţi că: - utilizarea clauzei de suspendare după adoptarea deciziei de finanţare, dar, înainte de semnarea acordului de finanţare, în cele mai multe cazuri poate fi considerată ca fiind în afara controlului Comisiei, precum intrarea în vigoare a unui astfel de acord depinde de voinţa unei terţe părţi (de exemplu, ţara beneficiarului);- utilizarea clauzei de suspendare înainte de adoptarea unei decizii de finanţare necesită un nivel adecvat de motivare a circumstanţele obiective care conduc la utilizarea unor astfel de clauze, precum şi imposibilitatea da a aştepta pentru adoptarea unei astfel de decizii. Acest raţionament ar trebui să se reflecte în mod corespunzător în cererea de aprobare prealabilă şi în decizia de finanţare în cauză. Există unele cazuri în care clauza de suspendare este justificată în scopul de a face eficientă utilizara procedurilor. Acesta este cazul posibilităţii de a lansa apeluri pentru depunerea proiectelori acoperind două exerciţii bugetare. FED Se reaminteşte faptul că utilizarea acestei clauze înainte de adoptarea deciziei de finanţare este autorizată în mod expres în temeiul FED (a se vedea articolul 19b din anexa IV la Acordul de la Cotonou) în toate cazurile justificate în mod corespunzător pentru a se asigura un start-up timpuriu al proiectului.

Atribuirea şi semnarea efectivă a contractelor în urma apelului lansat în temeiul clauzei de suspendare este condiţionată de adoptarea deciziei de finanţare şi/sau, după caz, încheierea acordului de finanţare. Datorită implicaţiilor sale, existenţa unei clauze de suspendare trebuie să fie menţionată explicit în anunţul de achiziţii publice sau în ghidurile aplicanţilor la grant. Procedura va fi invariabil anulată în cazul în care procedura de luare a deciziilor ce aparţine Comisiei Europeane nu este finalizată sau acordul de finanţare nu este semnat.

2.4.13. Anularea procedurilor de achiziţii publice.

Autoritatea Contractanta poate, înainte de semnarea contractului, renunţa la achiziţiile publice şi să anuleze procedura de achiziţii publice, fără ca ofertanţii sau candidaţii să aibă dreptul de a solicita compensaţii. În cazul în care procedura este împărţită în loturi, un lot unic poate fi anulat.

Anularea poate să apară în cazul în care:

- procedura de licitaţie a fost necâştigătoare, adică nicio ofertă care să merite din punct de vedere calitativs sau financiar nu a fost primită sau nu există nici un răspuns valabil la toate;

- datele economice sau tehnice ale proiectului au fost fundamental modificate;

- circumstanţe excepţionale sau de forţă majoră fac imposibilă desfăşurarea normală a contractului;

- toate ofertele conforme din punct de vedere tehnic depăşesc resursele financiare disponibile;

- au existat nereguli în procedură, în special în cazul în care acestea au impiedicat competitia corectă;

PAGE 32

Page 33: Practical Guide

- atribuirea nu este în conformitate cu buna gestiune financiară adică nu sunt respectate principiile economiei, eficienţei şi eficacităţii (de exemplu, preţul propus de ofertantul căruia i se va atribui contractul este în mod obiectiv disproporţionat în raport cu preţul pieţei).

Dacă o procedură de achiziţii publice este anulată, toţi ofertanţii trebuie să fie notificaţi în scris şi cât mai curând posibil cu privire la motivele anulării. O notificare de anulare trebuie să fie publicată în cazul în care o licitaţie este anulată. A se vedea modelul de la anexa A5.

După anularea unei proceduri de licitaţie, Autoritatea Contractantă poate decide:

- să lanseze o procedură de licitaţie nouă;

- să deschidă negocieri cu unul sau mai mulţi ofertanţi care au participat la procedura de licitaţie şi în conformitate cu criteriile de selecţie, cu condiţia ca termenii iniţiali ai contractului să nu fi fost substanţial modificati (această opţiune nu este disponibilă în cazul în care motivul de anulare este acela că au existat nereguli în cadrul procedurii de licitaţie, care poate au impiedicat competiţia cinstită),

- să nu atribuie contractul.

Indiferent de caz, decizia finală este luată de către Autoritatea Contractantă (cu acordul prealabil al Comisiei Europene, în cazul contractelor atribuite de către Autoritatea Contractantă în cadrul sistemului de ex-ante). În nici un caz Autoritatea Contractanta nu va fi răspunzătoare pentru orice fel de daune, inclusiv, fără limitare, daune pentru pierderi de profit, în orice mod legate de anularea unei licitaţii, chiar dacă Autoritatea Contractanta a fost avertizată de posibilitatea existenţei acesdtor daune. Publicarea unui anunţ de achiziţii publice nu obligă Autoritatea Contractantă să implementeze programul sau proiectul anunţat.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT:Responsabilitatea pentru anularea unei proceduri de licitaţie revine serviciilor competente ale Comisiei Europene. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTE Responsabilitatea pentru anularea unei proceduri de licitaţie revine Autoritatăţii Contractante, cu aprobarea prealabilă a Comisiei Europene. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POSTResponsabilitatea pentru anularea unei proceduri de licitaţie revine Autoritatăţii Contractante. Nici o aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este necesară.

2.4.14. Clauze de etică

Orice încercare a vreunui candidat, solicitant sau ofertant de a obţine informaţii confidenţiale, de a încheia acorduri ilegale cu concurenţii sau să influenţeze comitetul sau Autoritatea Contractantă în timpul procesului de examinare, clarificare, evaluare şi comparare a ofertelor şi aplicaţiilor va duce la respingerea candidaturii, propunerii sau ofertei sale.Atunci când prezintă o candidatura sau oferta, candidatul sau ofertantul trebuie să declare că nu este afectat de nici un potenţial conflict de interese (a se vedea definiţia şi principiile aplicabile de la punctul 2.3.6 de mai sus) şi că aceata nu are nici o legătură echivalentă în acest sens cu alţi ofertanţi sau părţi implicate în proiect. În cazul în care o astfel de situaţie apare în timpul executării contractului, contractantul trebuie să informeze imediat Autoritatea Contractantă.Excluderea unui candidat, ofertant sau solicitant pentru motivele de mai sus se va realiza în conformitate cu normele şi procedurile menţionate la punctul 2.3.3 de mai sus menţionat. Funcţionarii publici sau alţi funcţionari din administraţia publică a ţării beneficiare, indiferent de

PAGE 33

Page 34: Practical Guide

situaţia lor administrativă, nu trebuie să fie angajaţi ca experţi de către ofertanţi, cu excepţia cazului în a fost obţinută aprobarea prealabilă a Comisiei Europene.Fără autorizaţia scrisă a Autorităţi Contractante, un contractant şi personalul acestuia sau orice altă societate cu care contractantul este asociat sau colaborează nu poate, chiar şi cu titlu accesoriu sau în baza unei subcontractări, să furnizeze alte servicii, să efectueze lucrări sau echipamente folosite pentru proiect.Această interdicţie se aplică de asemenea oricăror alte programe sau proiecte care ar putea, datorită naturii contractului, da naştere unui conflict de interese din partea contractantului sau beneficiarului de grant.Contractantul trebuie să acţioneze în orice moment imparţial şi ca un consilier de încredere, în conformitate cu codul de conduită al profesiei sale. Acesta trebuie să se abţină de la a face declaratii publice despre proiect sau servicii fără aprobarea prealabilă a Autorităţii Contractante. Acesta nu trebuie să angajeze Autoritatea Contractanta in nici un fel fără consimţământul său prealabil în scris.Pentru durata contractului, contractantul si personalul acestuia trebuie să respecte drepturile omului şi se angajează să nu ofenseze moravurile politice, culturale şi religioase ale statului beneficiar. În special şi în conformitate cu actul juridic de bază în cauză, ofertanţii cărora le-au fost atribuite contracte vor respecta standardele fundamentale de muncă astfel cum sunt definite în convenţiile internaţionale relevante ale Organizaţiei Internaţionale a Muncii (cum ar fi convenţiile privind libertatea de asociere şi negocierea colectivă, eliminarea forţată şi obligatorie a forţei de muncă; abolirea muncii copiilor). Contractantul nu poate accepta nicio plată în legătură cu contractul, ori altele decât cele prevăzute de acesta.Contractantul şi personalul său nu trebuie să exercite orice activitate sau să primească vreun avantaj în contradicţie cu obligaţiile lor faţă de Autoritatea Contractantă. Contractantul şi personalul acestuia sunt obligaţi să menţină secretul profesional pentru întreaga durata a contractului şi după finalizarea acestuia. Toate rapoartele şi documentele întocmite sau primite de către contractant în timpul executării contractului sunt confidenţiale.Contractul reglementează folosirea de către părţile contractante a tuturor rapoartelor şi documentelor întocmite, primite sau prezentate de aceştia în timpul executării contractului. Contractantul trebuie să se abţină de la orice relaţie care ar putea compromite independenţa sa sau a personalului său. În cazul în care contractantul înceteaza să mai fie independent, Autoritatea Contractantă poate, indiferent de prejudiciu, să rezilieze contractul fără preaviz şi fără ca contractantul să aibă vreo pretenţie la despăgubire.Comisia îşi rezervă dreptul de a suspenda sau anula finantarea proiectului dacă practici corupte de orice fel sunt descoperite în orice etapă a procesului de atribuire şi dacă Autoritatea Contractantă nu reuşeşte să ia toate măsurile corespunzătoare pentru a remedia situaţia. În sensul prezentei dispoziţii, "practici corupte" sunt oferirea de mită, cadouri, gratuităţi sau comisioane oricărei persoane ca stimulent sau recompensă pentru efectuarea sau abţinerea de la orice act cu privire la atribuirea unui contract sau implementarea a unui contract deja incheiat cu Autoritatea Contractantă.Mai exact, toate dosarele de licitaţie şi ale contractelor de lucrări, bunuri şi servicii trebuie să includă o clauză care prevede că ofertele vor fi respinse sau contractele anulate dacă reiese că adjudecarea sau execuţia unui contract a dat naştere la cheltuieli comerciale neobişnuite.Astfel de cheltuieli comerciale neobişnuite sunt comisioanele nemenţionate în contractul principal sau care nu decurg dintr-un contract încheiat în mod corespunzător cu referire la contractul principal, comisioane neplătite în schimbul oricărui serviciu real şi legitim, comisioane remise la un paradis fiscal, comisioane plătite unui destinatar care nu este clar

PAGE 34

Page 35: Practical Guide

identificat sau comisioane plătite unei companii care are toate aparenţele de a fi o companie de faţadă.Contractantul se angajează să furnizeze Comisiei, la cerere, toate documentele justificative referitoare la condiţiile contractului de executie. Comisia poate efectua orice controale informative şi inopinante la faţa locului, pe care le consideră necesare pentru a găsi dovezi în cazurile în care sunt suspectate cheltuieli comerciale neobişnuite.Contractanţii găsiţi că au plătit cheltuieli comerciale neobişnuite la proiecte finanţate de UE sunt responsabili, în funcţie de gravitatea faptelor observate, de a avea contractele anulate sau urmează să fie permanent excluşi de la primirea de fonduri UE. Nerespectarea uneia sau mai multor clauze de etică poate duce la excluderea candidatului, ofertantului sau contractantului din alte contracte ale UE şi la sancţiuni. Individul sau compania/entitatea în cauză trebuie să fie informată cu privire la acest fapt, în scris. Este obligaţia Autorităţii Contractante pentru a se asigura că procedura de achiziţie se încheie într-un mod transparent, pe baza unor criterii obiective şi indiferent de orice influenţe externe posibile. În cazul în care frauda, corupţia sau alte nereguli privind fondurile UE sunt suspectate, biroul anti-fraudă al Comisiei Europene (de exemplu, OLAF) ar trebui să fie informat în mod corespunzător.

2.4.15. Recursuri/Ombudsmanul European

Apeluri. Candidaţii/ofertanţii/aplicanţii care cred că au fost prejudiciaţi printr-o eroare sau neregulă în timpul procesului de atribuire se pot adresa direct Autorităţii Contractante. Autoritatea Contractantă trebuie să răspundă în termen de 45 zile de la primirea reclamaţiei (reţineţi că termenul limită pentru depunerea unei acţiuni la Tribunalul General al UE este de 60 zile).A) În cazul în care Comisia Europeană nu este Autoritatea Contractantă şi în cazul în care este informată cu privire la o astfel de plângere, aceasta trebuie să comunice avizul său către Autoritatea Contractantă. În cazul în care o Autoritate Contractantă nu reuşeşte să adere la procedurile prevăzute în prezentul Ghid practic, Comisia Europeană îşi rezervă dreptul de a refuza finanţarea contractului sau de a suspenda, retrage sau recupera din finanţarea pentru contractele în cauză. Cele de mai sus se petrec indiferent dacă controlul exercitat de Comisia Europeană este ex-ante sau ex post.Acest lucru se petrece fără a aduce atingere procedurilor judiciare, care ar putea fi întreprinse de către candidaţi/ofertanţi/aplicanţi în conformitate cu legislaţia naţională a Autorităţii Contractante.B) În cazul în care candidatul/ofertantul/aplicantul ar petiţiona Comisia Europeană în calitate de Autoritate Contractantă, plângerea lui poate face referire la superiorul ierarhic al organismului care a adoptat această decizie, în conformitate cu principiile de drept administrativ. Acest apel administrativ nu este o condiţie prealabilă pentru a depune o acţiune în instanţă în faţa Curţii generale a UE.În conformitate cu articolele 256 şi 263 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene (TFUE), Curtea Generală a UE are jurisdicţie asupra actelor Comisiei Europene destinate să producă efecte juridice faţă de terţe părţi. De asemenea, în conformitate cu articolele 256, 268 şi 340 din ale TFUE, Curtea Generală a UE este competentă în litigiile referitoare la despăgubirile pentru daunele cauzate de către Comisia Europeană, în cazul răspunderii non-contractuale. Reţineţi că, în temeiul TFUE, termenele de a introduce o acţiune în anulare în faţa Tribunalului General al UE împotriva deciziilor Comisiei Europene rulează din momentul publicării actului, sau de la notificarea acesteia reclamantului, sau, în absenţa acesteia, din ziua în care acesta a luat la cunoştinţă de aceasta din urmă, după caz.

PAGE 35

Page 36: Practical Guide

- Ombudsmanul European. Cetăţenii europeni sau rezidenţi, inclusiv persoanele juridice cu sediul social în Uniunea Europeană, au dreptul de a adresa plângeri Ombudsmanului European, care investighează plângerile administrate defectuos de către instituţiile Uniunii Europene.

2.5. Dimensiunea contractului

Dacă este cazul, în scopul de a realiza economii de scară, pentru a asigura un maxim de coordonare între activităţile legate de administrare şi de a păstra programul cât mai simplu posibil, trebuie luate măsuri pentru a elabora proiecte, care să permită o dimensiune maximă a contractului şi, în consecinţă, să evită fragmentarea inutilă a programelor într-o serie de contracte mici.

2.6.Termeni de referinţă şi specificaţii tehnice

Scopul Termenilor de Referinţă (pentru contractele de prestari-servicii) şi Specificaţiilor Tehnice (pentru contractele de furnizare şi de lucrări) este de a oferi instrucţiuni şi îndrumare pentru contractanţi în etapa de cerere de ofertă cu privire la natura ofertei pe care vor avea nevoie să o prezinte şi pentru a servi drept mandat contractanţilor pe durata implementării proiectului. Termenii de Referinţă sau Specificaţiile Tehnice vor fi incluse în dosarul de licitaţie şi vor deveni o anexă a eventualului contract atribuit ca rezultat al licitaţiei.Pregătirea temeinică a Termenilor de Referinţă sau Specificaţiilor Tehnice este extrem de importantă pentru succesul final al proiectului. Este important să se asigure că proiectul a fost corect conceput, că activitatea se desfăşoară în grafic şi că resursele nu vor fi risipite. Prin urmare, un efort mai mare în timpul pregătirii proiectului va economisi timp şi bani în etapele ulterioare ale ciclului de proiect.Termenii de Referinţă şi Specificaţiile Tehnice trebuie să permită accesul egal al candidaţilor şi ofertanţilor şi nu ar trebui să aibă ca efect crearea unor obstacole nejustificate în calea ofertării competitive. Acestea trebuie să fie clare şi nediscriminatorii şi ar trebui să fie proporţional cu obiectul şi/sau bugetul alocat pentru proiect. Acestea definesc caracteristicile impuse de către Autoritatea Contractantă servicilor, bunurilor sau lucrărilor care urmează să fie achiziţionate. Aceste caracteristici includ:

a) nivelurile de calitate;

b) performanţa de mediu (de exemplu, o atenţie ar trebui acordată acestor specificaţii, acolo unde este posibil, să se ia în considerare cele mai recente evoluţii în acest domeniu);

c) proiectul pentru toate cerinţele (inclusiv accesul pentru persoanele cu handicap, aspecte de mediu, în conformitate cu cele mai recente evoluţii în materie),

d) nivelurile şi procedurile de evaluare a conformităţii, inclusiv a aspectelor de mediu;

e) adecvarea pentru utilizare;

f) siguranţa sau dimensiunile, inclusiv pentru bunuri, denumirea la vânzare şi instrucţiunile de utilizare, şi, pentru toate contractele, terminologia, simbolurile, testarea şi metodele de testare, ambalarea, marcarea şi etichetarea (inclusiv etichetare pentru mediu, de exemplu, privind consumul de energie), procedurile şi metodele de producţie.

Este important să se asigure claritate şi concizie în elaborarea Termenilor de Referinţă şi a Specificaţiilor Tehnice. În ceea ce priveşte specificaţiile tehnice, acest lucru nu poate indica anumite mărci şi tipuri. În plus, nu poate fi prea specific şi, prin urmare, limitează concurenţa.

PAGE 36

Page 37: Practical Guide

Termenii de Referinţă sau Specificatiile tehnice sunt pregătite de către Autoritatea Contractantă. În cazul în care Comisia este Autoritate de Contractare, practica standard este de a consulta şi de a obţine aprobarea ţării beneficiare şi, după caz, a altor părţi implicate, cu privire la Termenii de Referinţă sau Specificaţiile Tehnice, în scopul de a consolida atât proprietatea cât şi calitatea.Având în vedere complexitatea tehnică a multor contracte, pregătirea caietului de sarcini – în special Specificaţiile Tehnice/Termenii de Referinţă - poate solicita asistenţă din partea unuia sau mai multor specialisti tehnici externi. Fiecare astfel de specialist trebuie să semneze o Declaraţie de Obiectivitate şi Confidenţialitate (a se vedea anexa A3). Odată ce dosarele de licitaţie au fost finalizate cadrul procedurii de licitaţie ar trebui să fie lansată cât mai curând posibil. Termenii de Referinţă sau Specificaţiile Tehnice conţinute într-un dosar de licitaţie - bază pentru proiectul de plan de lucru - trebuie să reflecte situaţia la momentul de început al proiectului, astfel încât să se evite un efort considerabil cheltuit pe re-schiţarea proiectului în timpul perioadei de început.Structura generală a termenilor de referinţă pentru servicii a fost întocmită în conformitate cu principiile managementului ciclului de proiect. Scopul este de a asigura că toate problemele sunt acoperite sistematic şi că factorii cheie referitoari la claritatea obiectivelor şi durabilitatea sunt examinaţi cu sârguinţă. Anexa B8 conţine o schiţă a Termeniilor de referinţă care indică detalii minime care urmează să fie furnizate în termen de fiecare dintre aceste titluri de secţiuni. Pentru un contract de servicii pe bază de comision secţiunile în termenii de referinţă includ rubricile pentru bugetul alocat. Ele constau din comisioane, care sunt doar o parte a bugetului în cazul în care are loc ofertarea. Serviciile sunt furnizate pe bază de comision cu o rată fixă pe zi, pentru zilele în care experţii lucrează în conformitate cu contractul. În plus, bugetul constă într-o dispoziţie fixă pentru cheltuieli incidentale, care acoperă toate cheltuielile reale efectuate de către consultant, care nu sunt incluse in taxe. Secţiunea pentru cheltuielile ocazionale ar trebui să precizeze tipul de cheltuieli care ar putea fi incluse în verificarea cheltuielilor contractului. Termenii de referinţă specifică, de asemenea, o dispoziţie pentru verificarea cheltuielilor. Bugetele pentru cheltuielile ocazionale şi pentru verificarea cheltuielilor sunt stabilite de către Autoritatea Contractantă şi trebuie să corespundă cerinţelor din Termenii de Referinţă şi trebuie să fie atent estimate.Termenii de Referinţă şi Specificaţiile Tehnice nu pot fi divulgate nici unei terţe părţi şi trebuie să fie păstrate confidenţiale, până când sunt puse la dispoziţia ofertanţilor simultan în cadrul procedurii.

2.7. Normele de procedură privind concilierea şi arbitrajul

FED Litigiile referitoare la un contract finanţat de către FED, care, în conformitate cu dispoziţiile din Condiţiile generale şi condiţiile speciale care reglementează contractul, pot fi soluţionate prin conciliere sau prin arbitraj, trebuie să fie soluţionate în conformitate cu normele de procedură pentru contractele stabilite în anexa V la Decizia nr 3 / 90 a Consiliului ACP-CEE de Miniştri din 29 martie 1990 ce adoptă reglementările generale, condiţiile generale, precum şi normele care reglementează procedura de conciliere şi de arbitraj pentru lucrări, contracte de bunuri şi servicii finanţate în cadrul FED. Aceste reguli pot fi găsite în anexa A12.BUGETULNormele privind soluţionarea litigiilor sunt prevăzute în Condiţiile Generale de modele contractuale relevante (articolul 40 din Condiţiile Generale de Servicii şi contracte de furnizare şi articolul 65 pentru contractele de muncă)

2.8. Comitetul de Evaluare PAGE 37

Page 38: Practical Guide

2.8.1. Componenţă.

Ofertele sunt deschise şi evaluate de către un Comitet de Evaluare numit în timp util şi în mod oficial de către Autoritatea Contractantă, care cuprinde un preşedinte fără drept de vot, un secretar fără drept de vot şi un număr impar de membri cu drept de vot (minimum trei pentru toate procedurile, cu excepţia ofertelor pentru lucrări mai mari de 5.000.000 €, care necesită un minim de cinci). Fiecare membru trebuie să cunoască foarte bine limba în care ofertele sunt transmise. Membrii cu drept de vot trebuie să deţină capacităţile tehnice şi administrative necesare pentru a da un aviz asupra ofertelor. Identitatea evaluatorilor trebuie să rămână confidenţială.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT:Comitetul de Evaluare (de exemplu, preşedintele, secretarul şi membrii cu drept de vot) trebuie să fie nominalizat personal de către serviciile competente şi participarea eventualilor observatori să fie aprobată. Pentru evaluarea cererii de ofertă practica standard este ca cel puţin unul dintre membrii cu drept de vot sa să fie un reprezentant al ţării beneficiare.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEComitetul de Evaluare (de exemplu, preşedintele, secretarul şi ceilalţi membri cu drept de vot) trebuie să fie desemnat personal de către Autoritatea Contractantă. Componenţa Comisiei de Evaluare trebuie să fie prezentată pentru aprobare la Comisia Europeană. Componenţa Comisiei este considerată aprobată dacă după 5 zile lucrătoare de la data primirii numirii, Comisia Europeană nu a formulat nici o obiecţie. Comisia Europeană poate desemna un observator să urmeze toate sau o parte a lucrărilor Comitetului de Evaluare. Experţii independenţi în conformitate cu contractele de servicii pot fi doar observatori sau evaluatori. O aprobare prealabilă trebuie să fie solicitată din partea Comisiei Europene pentru participarea altor observatori. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POSTComitetul de Evaluare (de exemplu, preşedintele, secretarul şi membrii cu drept de vot) trebuie să fie desemnaţi personal de către serviciile competente şi să fie abrobată participarea eventualilor observatori. Membrii Comitetului de Evaluare ar trebui să participe la toate reuniunile. Orice absenţă trebuie să fie înregistrată şi explicată în raportul de evaluare. Toţi membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare au drepturi egale de vot.

2.8.2. Imparţialitate şi confidenţialitateToţi membrii Comitetului de Evaluare, precum şi orice observatori trebuie să semneze o declaraţie de imparţialitate şi confidenţialitate (a se vedea anexa A4). Orice membru al comitetului de evaluare sau observator care are un potenţial conflict de interese cu orice ofertant sau aplicant trebuie să declare imediat şi să se retragă din Comisia de Evaluare. El/ea vor fi excluşi de la participarea în continuare în orice calitate la reuniunile de evaluare.Preşedintele Comitetului de Evaluare determină în ce măsură procesul de evaluare trebuie să fie repornit. O astfel de decizie trebuie să fie înregistrată şi justificată în raportul de evaluare.În timp ce procedura de achiziţii publice este în curs, toate contactele dintre Autoritatea Contractantă şi candidaţi sau ofertanţi trebuie să îndeplinească condiţii care garantează transparenţa şi tratamentul egal; ei nu pot conduce la modificarea condiţiilor contractului sau termenii ofertei iniţiale. Nicio informaţie despre examinarea, clarificarea, evaluarea sau deciziile cu privire la atribuirea contractului nu poate fi dezvăluită înainte de semnarea contractului. Orice

PAGE 38

Page 39: Practical Guide

încercare a unui ofertant sau solicitant de a influenţa procesul în orice fel (fie prin iniţierea de contact cu membrii Comisiei de Evaluare sau altfel), poate duce la excluderea imediată a ofertei sau a propunerii sale la o examinare mai aprofundată.În afară de sesiunea de deschidere de licitaţie, lucrările comisiei de evaluare se desfăşoară cu uşile închise şi sunt confidenţiale pentru ofertele de servicii/lucrări şi apelurile pentru depunere de proiecte , sub incidenţa Autorităţii Contractante privind accesul la documente. În cazurile în care dreptul Autorităţii Contractante contrazice confidenţialitatea cerută, aceasta din urmă trebuie să solicite autorizarea prealabilă din partea Comisiei Europene înainte de a dezvălui orice informaţie. În scopul de a păstra confidenţialitatea lucrărilor, participarea la reuniunile Comitetului de Evaluare este strict limitată la membrii comisiei de evaluare desemnaţi de către Autoritatea Contractantă, precum şi orice alţi observatori autorizaţi (inclusiv evaluatori desemnaţi, în cazul apelului pentru depunere de proiecte).În afară de copiile date oricăror evaluatori sau delegaţiilor UE în apelul pentru depunerea de proiecte, ofertele sau propunerile nu ar trebui să părăsească camera/clădirea în care şedinţele comisiei au loc înainte de încheierea lucrărilor Comitetului de Evaluare. Acestea ar trebui să fie păstrate într-un loc sigur când nu sunt utilizate.

2.8.3. Responsabilităţile membrilor Comitetului de Evaluare

Preşedintele este responsabil pentru coordonarea procesului de evaluare, în conformitate cu procedurile din Ghidul practic şi pentru asigurarea imparţialităţii şi transparenţei. Membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare au o răspundere colectivă pentru deciziile luate de Comitet. Secretarul Comitetului este responsabil pentru efectuarea tuturor sarcinilor administrative legate de procedura de evaluare. Acestea vor include:

- circularea şi colectarea Declaraţiilor de Imparţialitate şi Confidentialitate,

- menţinerea proceselor-verbale ale tuturor şedinţelor Comitetului de Evaluare, precum şi înregistrările şi documentele relevante;

- înregistrarea participării la reuniuni şi întocmirea raportului de evaluare şi a anexelor de suport.

Orice cerere de comunicare care necesită clarificare cu ofertanţii sau solicitanţii în cursul procesului de evaluare trebuie să fie efectuată în scris. Copii ale oricăror astfel de comunicări trebuie să fie anexate la raportul de evaluare. În cazul în care o ofertă sau propunere încalcă cerinţele formale, Comitetul de Evaluare poate utiliza puteriile sale de apreciere pentru a decide dacă ar trebui sau nu să fie considerate în continuare în restul procesului de evaluare, asigurând în acelaşi timp tratamentul egal al ofertelor şi al solicitanţilor şi, în conformitate cu principiul proporţionalităţii. Oricare ar fi decizia Comitetului de Evaluare, aceasta trebuie să fie înregistrată complet şi justificată în Raportul de Evaluare.

Ofertele sau propunerile care se încadrează de exemplu, în următoarele situaţii nu ar trebui să fie respinse:

- prezentarea unui numar de exemplare mai mic decât cele necesare;

- prezentarea cu şabloane corecte şi informaţii cerute este furnizată, dar modul în care documentul a fost depus este incorectă, de exemplu, informaţiile sunt furnizate într-o secţiune X a şablonului şi astfel de informaţii ar fi trebuit să fi fost corect prevăzute în secţiunea Z;

- oferte sau propuneri care nu au fost semnate sau conţin o semnătură scanată (semnătura poate fi solicitată ulterior - în cazul în care nu a fost obţinută, oferta trebuie să fie respinsă).

PAGE 39

Page 40: Practical Guide

- candidaţii, aplicanţii sau ofertanţii care pot demonstra că un document solicitat nu este disponibil (de exemplu în conformitate cu legislaţia ţării, duplicatul unui document dat pierdut nu poate fi obţinut de la administraţia emitentă), cu condiţia ca o alternativă acceptabilă să fie obţinută (de exemplu, declaraţia organelor administrativeprecum că documentul în favoarea candidatului, solicitantului sau ofertantului este încă valabil, dar nu se poate elibera în duplicat).

2.8.4. ORAR

Comitetul de Evaluare ar trebui să fie format suficient de devreme, pentru a asigura disponibilitatea membrilor desemnaţi (şi de orice observator desemnat de către Comisia Europeană, în cazul unui control descentralizat ex-ante) în cursul perioadei necesare pentru pregătirea şi desfăşurarea procesului de evaluare. Evaluarea ofertei ar trebui să fie finalizată cât mai curând posibil pentru a permite finalizarea procedurii de licitaţie în perioada de valabilitate a ofertelor. Ca o regulă generală, prelungirea excepţională a termenului de valabilitate a ofertelor, a se vedea pct. 2.8.5, ar trebui să fie evitată. Este de mare importanţă pentru toţi ofertanţii, câştigători sau nu, să primească informaţii fără întârziere.După finalizarea evaluării Ordonatorii de credite ar trebui în mod explicit şi în timp util să aprobe raportul de evaluare cât mai curând posibil.

2.8.5. Perioada de valabilitate

Ofertanţii sunt legaţi de ofertele lor pentru perioada specificată în scrisoarea de invitaţie la licitaţie şi/sau în dosarul de licitaţie. Această perioadă ar trebui să fie suficientă pentru a permite Autorităţii Contractante să examineze ofertele, să aprobe propunerea de atribuire a contractului, să informeze ofertantul câştigător şi să încheie contractul. Perioada de valabilitate a ofertelor este stabilită la 90 de zile de la termenul limită de depunere a ofertelor. În cazuri excepţionale, înainte de expirarea perioadei de valabilitate, Autoritatea Contractantă poate solicita ofertanţilor prelungirea perioadei cu un anumit număr de zile, care nu poate depăşi 40 de zile. Această prelungire excepţională se poate face o singură dată.

Ofertantul câştigător trebuie să îşi menţină oferta valabilă pentru încă 60 de zile. Perioada suplimentară de 60 de zile, se adaugă la perioada de valabilitate, indiferent de data notificării.

2.9. Atribuirea contractului

2.9.1. Notificarea ofertantului câştigător.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POST Înainte de încheierea perioadei de valabilitate a ofertelor, şi pe baza raportului de evaluare aprobat, Autoritatea Contractantă notifică în scris ofertantul câştigător că oferta sa a fost acceptată (a se vedea formatul de scrisoare în anexa A8 ) şi atrage atenţia la orice erori aritmetice evidente care au fost corectate în timpul procesului de evaluare.Cel mai târziu înainte de a lua decizia de acordare sau de atribuire, autoritatea contractantă / organismul delegat s-a asigurat că nu există o detectare de terţe părţi (şi anume solicitantul sau ofertantul, inclusiv parteneri) în cauză, în Early Warning System (W5). SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTE În plus faţă de cele menţionate, Comisia Europeană trebuie să îşi dea aprobarea formală a atribuirii prealabilă înainte de depunerea scrisorii de notificare.

PAGE 40

Page 41: Practical Guide

Această notificare a ofertantului câştigător implică faptul că valabilitatea ofertei câştigătoare este prelungită în mod automat pentru o perioadă de 60 de zile. În acelaşi timp, Autoritatea Contractantă solicită ofertantului câştigător să prezinte dovezile cerute de caietul de sarcini pentru a confirma declaraţiile făcute în formularul de depunere a ofertelor în termen de 15 zile de la data scrisorii de notificare. Autoritatea Contractantă trebuie să examineze elementele de probă prezentate de către ofertantul câştigător înainte de a trimite contractul ofertantului pentru semnare. În cazul în care un contract este atribuit în cadrul unui acord de finanţare, care nu fusese încheiat la momentul lansării procedurii de licitaţie, Autoritatea Contractantă nu trebuie să notifice ofertantul câştigător înainte ca acordul de finanţare să fi fost încheiat. Pentru procedura restrânsă şi dialogul competitiv, documentele justificative pentru criteriile de excludere sunt transmise de către toţi ofertanţii de la faza de licitaţie (a se vedea punctul 2.3.3).

Pentru contractele cu o valoare mai mică decât pragurile internaţionale (pentru servicii <200.000 €, bunuri <150.000 €, lucrări <5.000.000 €), nu există nicio obligaţie de a depune documentele menţionate mai sus (a se vedea punctele 2.3.3 şi 2.4.11.1.1).

2.9.2. Pregătirea contractului şi semnarea acestuia

În pregătirea pentru semnarea contractului, Autoritatea Contractantă trebuie să procedeze după cum urmează:

Să pregătească un dosar de contract (dacă este posibil tipărit recto / verso), folosind următoarea structură:

a) o notă explicativă folosind formatul din anexa A6

b) copie a Acordul de finanţare ce autorizează proiectul

c) copia anunţurilor la apel (contract de prognoză, anunţ de achiziţii publice şi listă restrânsă), Raport restâns, raport de licitaţie deschisă, raport de evaluare, program anual de lucru, Ghidul Aplicanţilor, Deschiderea Propunerilor de Raport şi Verificarea Raportului Administrativ, Raporturi de evaluare, lista de subvenţii care urmează să fie acordate, precum şi orice alte informaţii relevante)

d) trei exemplare originale ale contractului propus, care se bazează pe şablonul contractului standard.

Anexele contractului standard pentru condiţiile generale şi formulare şi alte documente relevante trebuie să fie reproduse fără modificări în fiecare contract. Numai Condiţiile Speciale (şi bugetul, în cazul subvenţiilor) ar trebui să fie completate de către Autoritatea Contractantă.

DESCENTRALIZATĂ: În abordarea ex-ante Autoritatea Contractantă trimite dosarul contractului la Delegaţia Uniunii Europene pentru aprobare. Delegaţia semnează toate originale ale contractului pentru aprobare (şi parafeaza toate paginile din Condiţiile Speciale), pentru a confirma finanţarea UE şi le trimite înapoi la Autoritatea Contractantă. Nicio aprobare de către Delegaţie nu este necesară în anumite cazuri prevăzute în Ghidul practic pentru estimările programului.

- Semnaţi şi dataţi toate originalele contractului şi iniţializaţi toate paginile din Condiţiile Speciale.

- Trimiteţi - trei exemplare originale semnate ale contractului obţinut de ofertantul / solicitantul câştigător, care trebuie să le contrasemneze în termen de 30 zile de la primirea şi- înapoiaţi două

PAGE 41

Page 42: Practical Guide

exemplare originale la Autoritatea Contractantă, împreună cu eventuala garanţie financiară cerută în contract. În cazul în care ofertantul / solicitantul câştigător nu reuşeşte să facă acest lucru în termenul prevăzut sau, în orice etapă indică faptul că nu este dispus sau capabil să semneze contractul, ofertantului / aplicantului nu i se poate atribui contractul. Procedeul de pregătire a contractului trebuie să fie reluat de la pasul 1, cu un dosar de contractare nou folosind oferta care a obţinut următorul scor maxim (cu condiţia că această ofertă a trecut pragul tehnic şi se încadrează în bugetul maxim disponibil pentru contract). În cazul granturilor, contractul va fi oferit, dacă este posibil, aplicantului de cel mai înalt rang pe lista de rezervă.

DIRECT CENTRALIZATĂ, DESCENTRALIZATĂ: EX-POSTLa primirea a două exemplare originale semnate de ofertantul/solicitantul câştigător, verificaţi dacă acestea corespund strict la cele trimise iniţial, şi trimiteţi unul original la serviciul financiar care se ocupă de plăţi şi alt exemplar la Manager de Proiect.DESCENTRALIZATĂ: EX-ANTELa primirea a două exemplare originale semnate de ofertantul/solicitantul câştigător, Autoritatea Contractantă trimite unul la Delegaţia Uniunii Europene.

Autoritatea Contractantă va verifica puterea de reprezentare a persoanei fizice care semnează contractul pentru persoana juridică la care contractul a fost atribuit. Contractul intră în vigoare la data semnării ulterioare. Contractul nu poate acoperi serviciile anterioare sau de a intra în vigoare înainte de această dată, doar în cazurile justificate în mod excepţional (a se vedea punctul 6.2.8).Autorităţile contractante trebuie să păstreze toate documentele referitoare la atribuirea şi executarea unui contract pentru o perioadă minimă de şapte ani de la plata soldului şi până la data de prescripţie a oricărui litigiu cu privire la legea care a guvernat contractul.În timpul şi după această perioadă, autorităţile contractante vor trata datele cu caracter personal, în conformitate cu politica lor de confidenţialitate. Aceste documente trebuie să fie puse la dispoziţie pentru inspecţie de către Comisia Europeană, OLAF şi Curtea de Conturi.

2.9.3. Publicarea atribuirii contractului

Indiferent de tipul de procedură, autoritatea contractantă informează candidaţii şi ofertanţii cu privire la deciziile luate în ceea ce priveşte atribuirea contractului cât mai curând posibil, inclusiv cu privire la motivele deciziei de a nu atribui un contract.Odată ce contractul a fost semnat, Autoritatea Contractantă trebuie să pregătească anunţul de atribuire a contractului şi îl trimite Comisiei Europene, care publică rezultatele procedurii de licitaţie în Jurnalul Oficial, dacă este cazul, şi pe site-ul EuropeAid şi în orice alte mijloace adecvate . Anunţul de atribuire se publică pentru proceduri în cazul în care publicarea unui anunţ de achiziţii publice a avut loc sau dacă valoarea contractului este mai mare decât pragurile internaţionale (servicii> 200.000 €, bunuri > 150.000 €, lucrări > 5.000.000 €), cu excepţia cazului în care contractul a fost declarat secret , caz în care executarea contractului trebuie să fie însoţită de măsuri speciale de securitate, sau atunci când protecţia intereselor esenţiale ale Uniunii Europene, sau ţara beneficiară impune acest lucru, şi în cazul în care publicarea anunţului de atribuire nu este considerata a fi corespunzătoare.În plus, indiferent de tipul de procedură, Autoritatea Contractantă trebuie să:

- trimită o scrisoare standard celorlalţi ofertanţi (anexele B13, C8, şi D8) în termen de cel mult 15 zile de la primirea contractului contrasemnat;

- înregistreze toate informaţiile statistice cu privire la procedura de achiziţii publice, inclusiv valoarea contractului, numele celorlalţi ofertanţi şi ofertantul câştigător. Informaţiile

PAGE 42

Page 43: Practical Guide

transmise către ofertanţii necâştigători ar trebui să urmeze modelul menţionat mai sus. Cu toate acestea, în cazul solicitării de informaţii suplimentare din partea ofertanţilor necâştigători, orice informaţii care nu sunt confidenţiale pot fi divulgate pentru acestora. Un exemplu pot fi observaţiile cu privire la punctele lor forte şi slăbiciunile lor ca acest lucru să-i poată ajuta să aibă succes în licitaţiile viitoare.

Autoritatea Contractantă este responsabilă de pregătirea anunţului de atribuire a contractului folosind modelul din anexele B14, C9 şi D9 şi pentru depunerea acestuia în vederea publicării în format electronic la Comisia Europeană fără întârziere după primirea contractului contrasemnat de la ofertantul câştigător.

2.10. Modificarea contractelor.

Contractele ar putea fi modificate în timpul duratei lor în cazul în care circumstanţele care afectează implementarea proiectului s-au schimbat, deoarece contractul iniţial a fost semnat. Modificările contractului trebuie să fie formalizate printr-un ordin administrativ (nu se aplică la granturi) sau un act adiţional la contract, în conformitate cu dispoziţiile din Condiţiile Generale ale contractului. Modificări substanţiale ale contractului trebuie să fie făcute prin intermediul unui act adiţional. Un astfel de act adiţional trebuie să fie semnat de către părţile contractante (şi, în conformitate cu un sistem descentralizat ex-ante sistem, aprobat şi avizat de către Comisia Europeană). Schimbarea adresei, schimbarea contului bancar, precum şi modificări de audit (în cazul subvenţiilor şi a contractelor de servicii), pot fi doar notificate în scris de către contractant Autoritatii Contractante, deşi acest lucru nu afectează dreptul Autorităţii Contractante de a se opune alegerii unui cont bancar sau unui auditor de către contractant/beneficiar.

2.10.1. Principii generale

Următoarele principii generale trebuie să fie întotdeauna respectate:Nicio modificare la contract nu poate modifica condiţiile în vigoare la momentul atribuirii contractului.Urmând această logică, schimbări majore, cum ar fi o modificare fundamentală a Termenilor de referinţă/Specificaţiilortehnice, nu pot fi făcute prin intermediul unui act adiţional sau a unui ordin administrativ. O cerere de modificare a contractului nu trebuie să fie automat acceptată de către Autoritatea Contractantă. Trebuie să existe motive justificate pentru modificarea unui contract. Autoritatea contractantă trebuie să examineze motivele date şi respinge cererile care au foarte puţină fundamentare sau deloc.Contractele pot fi modificate numai în perioada de execuţie a contractului. Scopul actului aditional sau ordinului administrativ trebuie să fie în strânsă legătură cu natura proiectului care face obiectul contractului iniţial. Cererile pentru modificări ale contractului trebuie să fie făcute (de către o parte contractantă către cealaltă) pentru a permite ca actul adiţional să fie semnat de ambele părţi înainte de expirarea perioadei de executie a contractului. În cazul în care modificarea contractului se extinde la activităţile deja în curs -în astfel de cazuri sunt considerate ca fiind procedurile negociate (a se vedea punctele 3.2.3.1, 4.2.4.1, 5.2.4.1 pentru detalii specifice contractului privind procedurile negociate şi secţiunile 3.5, 4.6, 5.7 pentru detalii specifice contractului în ceea ce priveşte modificările de contracte).

PAGE 43

Page 44: Practical Guide

În măsura în care finanţarea se solicită UE sau FED, orice modificare de prelungire a perioadei de implementare trebuie să fie astfel încât implementarea şi plăţile finale să fie finalizate înainte de expirarea acordului de finanţare în care contractul iniţial a fost finanţat.

2.10.2. Pregătirea unui act adiţional.

În pregătirea unui act adiţional, Autoritatea Contractantă trebuie să procedeze după cum urmează:

1) Să utilizeze model pentru un act aditional (anexa B16, C12, D11, şi E10): Toate referirile din actul adiţional propus la numerele de articol şi/sau anexele de modificat trebuie să corespundă cu cele din contractul iniţial. Orice act adiţional de modificare a bugetului trebuie să includă un buget de înlocuire care arată modul în care defalcarea bugetului totală a contractului iniţial a fost modificată prin acest act adiţional (şi orice acte adiţionale anterioare) (a se vedea anexa B17, C13, D12, şi E3h7). În cazul în care bugetul este modificat de actul adiţional propus, graficul de plăţi trebuie să fie, de asemenea, modificat în mod corespunzător, ţinând seama de orice plăţi deja efectuate în cadrul contractului. Schema de plată nu trebuie să fie modificată cu excepţia cazului în care şi bugetul este modificat sau contractul se extinde.

2) Se pregăteşte un dosar cuprinzând următoarele elemente:

a) o notă explicativă (a se vedea modelul din anexa A6), furnizând o justificare tehnică şi financiară pentru efectuarea modificărilor în actul adiţional propus;

b) copia cererii (sau a acordului) pentru modificările propuse;

c) trei exemplare originale ale actului adiţional propus, care se bazează pe modelul standard de act adiţional şi include orice anexe revizuite.

DIRECT CENTRALIZATĂ, DESCENTRALIZATĂ: EX-POST3) Semnaţi şi dataţi toate originalele din actul adiţional şi iniţializaţi toate paginile din Condiţii Speciale.DESCENTRALIZATĂ: EX-ANTE 3) Autoritatea Contractantă trimite dosarul actului adiţional la Delegaţia Uniunii Europene pentru aprobare (şi parafeaza toate paginile din Condiţii Speciale) pentru a confirma finanţarea UE. Nicio aprobare a Delegaţiei nu este necesară în anumite cazuri prevăzute în Ghidul practic pentru Estimările Programului

4) Trimiteţi trei exemplare originale semnate din actul adiţional la contractant, care trebuie să le contrasemneze în termen de 30 zile de la primire şi returnaţi două exemplare originale la Autoritatea Contractantă, împreună cu eventuala garanţie financiară necesară în actul adiţional.

DIRECT CENTRALIZATĂ, DESCENTRALIZATĂ: EX-POST5) La primirea celor două exemplare originale semnate de contractant, trimiteţi un original la serviciul financiar care se ocupă de plăţi şi un alt exemplar la Managerul de Proiect.DESCENTRALIZATĂ: EX-ANTE5) La primirea a două exemplare originale semnate de contractant, Autoritatea Contractantă trimite unul la Delegaţia Uniunii Europene.

Actul adiţional intră în vigoare la data semnării ulterioare.

PAGE 44

Page 45: Practical Guide

3. Contracte de prestări servicii

3.1. Introducere

Suportul tehnic şi economic în cadrul politicii de cooperare presupune recurgerea la know-how din afară pe bază de contracte de servicii, cele mai multe dintre ele pentru studii sau de asistenţă tehnică. Contractele de studiu includ studii pentru identificarea şi pregătirea proiectelor, studii de fezabilitate, studii economice şi de piaţă, studii tehnice, evaluări şi studii de audit. Contractele de studiu, în general, specifică un rezultat, şi anume, contractantul trebuie să prezinte un anumit produs: mijloacele tehnice şi operaţionale prin care se atinge rezultatul specificat sunt irelevante. Acestea sunt, prin urmare, o sumă forfetară (global-preţ), contractele şi contractantul vor fi plătiţi numai în cazul în care rezultatul specificat este atins. Contractele de asistenţă tehnică (pe bază de comision) sunt folosite în cazul în care un furnizor de servicii este chemat să joace un rol consultativ, să gestioneze şi să supravegheze un proiect, sau să furnizeze experţii specificaţi în contract. Contractele de asistenţă tehnică sunt, de obicei, încheiate de către ţara beneficiară, cu care Comisia întocmeşte un acord de finanţare (gestionarea descentralizată). Contractele de asistenţă tehnică specifică de cele mai multe ori numai mijloacele, şi anume, contractantul este responsabil pentru îndeplinirea sarcinilor ce îi sunt încredinţate în Termenii de Referinţă şi asigurarea calităţii serviciilor furnizate. Plata pentru aceste contracte este dictată de resursele şi serviciile efectiv furnizate. Contractantul are, totuşi, o datorie în conformitate cu contractul: acesta trebuie să avertizeze Autoritatea Contractantă în timp util asupra oricărui lucru care ar putea afecta buna executare a proiectului. Unele contracte de prestări servicii pot, cu toate acestea, combina ambele tipuri, specificând atât mijloacele cât şi rezultatul.

3.2. Procedurile de atribuire

3.2.1. Contracte de 200.000 € sau mai mult

3.2.1.1. Procedura restrânsă

Toate contractele de servicii cu valoare mai mică de € 200.000 trebuie acordate prin procedură de licitaţie restrânsă, după publicarea internationala a unei previziuni contractuale şi unui anunţ de achiziţii aşa cum este prevăzut la la punctul 3.3.1.

3.2.2. Contracte sub 200.000 €

Contractele cu o valoare de sub 200.000 € pot fi acordate fie în conformitate cu procedura Contract Cadru (a se vedea punctul 3.4.1) sau, în cazul în care utilizarea unui contract cadru existent este imposibilă sau a căzut în pretenţii, în cadrul unei proceduri de negociere competitive (a se vedea punctul 3.4.2) care implică cel puţin trei candidaţi. Acest lucru nu se aplică în cazul prevederilor de la punctul 3.2.3.1 pentru procedura de negociere.

3.2.3. Alte proceduri

3.2.3.1. Procedura de negociere

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX ANTE

PAGE 45

Page 46: Practical Guide

Aprobarea prealabilă a serviciilor relevante ale Comisiei Europene trebuie să fie căutată pentru utilizarea procedurii negociate. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Nici o aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este necesară pentru utilizarea procedurii negociate.

Pentru contractele de servicii, Autorităţile Contractante pot utiliza procedura negociată pe baza uneia sau mai multor oferte în următoarele cazuri:

a) În cazul în care, din motive de extremă urgenţă determinate de evenimente pe care autorităţile contractante nu le-ar fi putut prevedea şi care pot în nici un fel fi imputate acestora, termenele pentru procedurile concurenţiale (menţionate la literele (a), (b ) şi (c) din articolul 91 alineatul (1) din Regulamentul Financiar aplicabil bugetului general), nu pot fi îndeplinite. Circumstanţele invocate pentru a justifica extrema urgenţă nu trebuie în nici un fel să fie atribuite Autorităţii Contractante.

Operaţiunile desfăşurate în situaţii de criză, în conformitate cu articolul 168 alineatul (2) din Normele de implementare sunt considerate a satisface testul de extremă urgenţă (a se vedea anexa A11a)

b) În cazul în care serviciile sunt încredinţate unor organisme din sectorul public sau la instituţii non-profit sau asociaţii şi se referă la activităţi de natură instituţională sau sunt destinate să ofere asistenţă populaţiei în domeniul social;

c) În cazul în care contractele au activităţi deja în curs de desfăşurare; există două scenarii pentru aceasta:

Servicii complementare care nu sunt incluse în contractul principal, dar care, datorită unor circumstanţe neprevăzute, au devenit necesare pentru executarea contractului, cu condiţia ca serviciile complementare să fie inseparabile din punct de vedere tehnic şi economic de contractul principal fără a crea inconveniente semnificative pentru Autoritatea Contractantă şi cuantumul total al serviciilor suplimentare să nu depăşească 50% din valoarea contractului principal;

Servicii suplimentare constând în repetarea unor servicii similare încredinţate contractantului care prestează aceste servicii în conformitate cu contractul iniţial, cu condiţia ca un anunţ de achiziţii să fi fost publicat pentru contractul iniţial şi să aibă posibilitatea de a utiliza procedura de negociere pentru servicii suplimentare pentru proiect, precum şi costurile estimate să fi fost clar indicate în anunţul de achiziţie publică pentru contractul iniţial. Contractul poate fi prelungit o singură dată, astfel ca valoarea şi durata de prelungire să nu depăşească valoarea şi durata contractului iniţial.

d) În cazul în care procedura de licitaţie a eşuat, deoarece nu a fost primită nici o ofertă adecvată din punct de vedere calitativ si/sau financiar. În astfel de cazuri, după anularea procedurii de licitaţie, Autoritatea Contractantă poate negocia cu unul sau mai mulţi ofertanţi la alegerea sa, dintre cei care au luat parte la procedura de licitaţie, şi care respectă criteriile de selecţie, cu condiţia ca, condiţiile iniţiale ale procedurii de ofertare să nu se deprecieze şi să se respecte prinicipiul de competiţie corectă.

e) În cazul în care contractul în cauză urmează unui concurs şi trebuie, conform normelor aplicabile, să fie atribuit câştigătorului concursului sau unuia dintre câştigători, caz în care, toţi câştigătorii trebuie să fie invitaţi să participe la negocieri;

PAGE 46

Page 47: Practical Guide

f) În cazul în care , din motive tehnice, sau pentru motive legate de protecţia drepturilor de exclusivitate, contractul poate fi atribuit numai unui anumit furnizor de servicii;

g) În cazul în care o încercare de utilizare a procedurii de negociere competitivă a eşuat ca urmare a utilizării fără succes a unui contract-cadru sau lipsa unui lot adecvat al contractului-cadru. În acest caz, după anularea procedurii de negociere competitivă, Autoritatea Contractantă poate negocia cu unul sau mai mulţi ofertanţi la alegerea sa, dintre cei care au luat parte la invitaţia de participare la licitaţie,şi care îndeplinesc criteriile de selecţie cu condiţia ca termenii originali ai contractului să nu se modifice substanţial.

h) Pentru contracte care se consideră a fi secrete, sau pentru contracte a căror desfăşurare trebuie să fie însoţită de măsuri de securitate speciale,sau în cazuri în care ptrotecţia intereselor esenţiale ale U.E sau ale tării beneficiare cere acest lucru.

Autoritatea Contractantă trebuie să întocmească un raport de negociere (a se vedea modelul de la anexa A10) care să justifice modul în care negocierile s-au desfăşurat şi baza deciziei de atribuire a contractului ce rezultă din aceste negocieri. Procedurile de la punctul 3.3.12.1 şi 3.3.12.2 trebuie să fie urmate de analogie, având raportul de negociere inclus în dosarul de contract.

3.2.3.2. Dialogul competitiv

A se vedea punctul 2.4.7. pentru mai multe detalii.

3.3. Licitaţii restrânse (pentru contracte de 200.000 € sau mai mult)

3.3.1. Publicitate

În scopul de a asigura participarea cât mai largă la licitaţia competitivă, precum şi transparenţa necesară, Autoritatea Contractantă trebuie să publice prognozele contractare şi notificările de achiziţii publice pentru toate contractele de prestări-servicii în valoare de 200.000 € sau mai mult.

3.3.1.1. Publicarea contractului individual de previziuni

O prognoza individuală pentru un contract, stabilind caracteristicile specifice ale procedurii de licitaţie planificate, trebuie să fie publicată, cu excepţia unor circumstanţe excepţionale, cu cel puţin 30 de zile înainte de publicarea anunţului de achiziţii publice. Previziunile contractului individual trebuie să ofere o scurtă indicaţie a subiectului, conţinutului şi valorii contractelor în cauză. (A se vedea modelul de la anexa B1).Date fiind previziunile, publicarea previziunilor nu obligă Autoritatea Contractantă să finanţeze contractele propuse, şi nu este de aşteptat ca prestatorii de servicii să depună formularele de cerere în acest stadiu. Previziunile contractului sunt publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, pe site-ul EuropeAid şi în orice alte mijloace de informare corespunzătoare.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTE, DESCENTRALIZAT: EX-POSTPreviziunile contractului individual trebuie să fie prezentate pentru publicare la serviciile relevante ale Comisiei Europene în format electronic, folosind modelul din anexa B1 cu cel puţin 15 zile înainte de data prevăzută pentru publicare, pentru a permite un termen pentru traducere

PAGE 47

Page 48: Practical Guide

3.3.1.2. Publicarea anunţurilor de achiziţii

În plus faţă de previziuni, toate contractele de servicii în valoare de 200,000 € sau mai mult trebuie, de asemenea, să fie obiectul unui anunţ privind o procedură restrânsă de achiziţii, procedura publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, pe site-ul EuropeAid (la https://webgate.ec.europa. eu / EuropeAid / on-line-servicii / index.cfm face = publi.welcome) şi în orice alte mijloace corespunzătoare. Un minim de 30 de zile trebuie să treacă între publicarea anunţului de intenţie şi anunţul de achiziţii publice. Comisia Europeană (care acţionează în numele Autorităţii Contractante) este responsabilă pentru publicarea în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene şi pe site-ul EuropeAid, în timp ce, în cazul în care anunţul de achiziţii este publicat la nivel local, Autoritatea Contractantă trebuie să aranjeze publicarea locală în mod direct.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POST Anunţurile de achiziţii trebuie să fie prezentate pentru publicare la serviciile relevante ale Comisiei Europene în format electronic, folosind modelul din anexa B2, cu cel puţin 15 zile înainte de data prevăzută de publicare, pentru a permite timp pentru traducere. SISTEM DESCENTRALIZAT:EX-ANTEÎn plus faţă de cele de mai sus, Termenii de referinţă finalizaţi (a se vedea pct. 2.6) trebuie să fie, de asemenea, transmişi la Comisia Europeană, fie la acest moment sau în avans pentru a demonstra că anunţul de achiziţie propus corespunde obiectivelor contractului.

Anunţul de achiziţie trebuie să ofere furnizorilor de servicii informaţiile de care au nevoie pentru a determina capacitatea lor de a îndeplini contractul în cauză.

Criteriile de selecţie identificate în anunţul de achiziţie trebuie să fie:

• clar formulate, fără nici o ambiguitate

• uşor de verificat, pe baza informaţiilor prezentate utilizând formularul de cerere standard (a se vedea anexa B3)

• concepute pentru a permite o evaluare clară cu DA / NU care să fie făcută pentru a stabili dacă candidatul îndeplineşte sau nu un criteriu de selecţie special

• posibil de dovedit de către ofertant.

Criteriile specificate în anexele la prezentul ghid sunt date cu titlu de exemplu şi ar trebui să fie adaptate la natura, costul şi complexitatea contractului. Timpul permis candidaţilor să depună cererile trebuie să fie suficient pentru a permite o concurenţă corectă. Termenul minim pentru depunerea candidaturilor este 30 de zile de la data publicării anunţului în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene şi pe site-ul EuropeAid. Termenul limită efectiv va fi determinat prin marimea şi complexitatea contractului. În cazul în care anunţul de achiziţii este, de asemenea, publicat la nivel local de către Autoritatea Contractantă, acesta trebuie să fie identic cu anunţul de achiziţii publicat de Comisia Europeană în Jurnalul Oficial şi pe site-ul EuropeAid şi trebuie să apară în acelaşi timp. Anunţul de achiziţie trebuie să fie suficient de clar pentru a evita ca respectivii candidaţi să solicite clarificări sau informaţii suplimentare în cursul procedurii.

PAGE 48

Page 49: Practical Guide

Candidaţii pot pune totuşi întrebări dacă consideră necesar acest lucru. Dacă Autoritatea Contractantă, fie ca răspuns la această întrebare sau din proprie iniţiativă, modifică informaţiile în anunţul de achiziţii publice, un corrigendum cu aceste modificări trebuie să fie publicat prin intermediul serviciilor relevante ale Comisiei Europene. Rectificările vor fi publicate nu mai târziu de 7 zile de la cererea de publicare. Termenul limită de depunere a cererilor ar putea fi extins pentru a permite candidaţilor să ia în considerare modificările. Vă rugăm să reţineţi că, în cazul cererilor de clarificări din partea candidaţilor, Autoritatea Contractantă nu poate da un aviz prealabil cu privire la evaluarea cererii. Dacă informaţiile din anunţul /nota de achiziţii publice trebuie să fie clarificate, acest lucru poate fi, de asemenea, publicat pe pagina web a Europe Aid.

3.3.2. Stabilirea de liste restrânse

Lista restrânsă de candidaţi trebuie să fie întocmită de către un Comitet de Evaluare numit de Autoritatea Contractantă, care cuprinde un preşedinte fără drept de vot, un Secretar fără drept de vot şi un număr impar de membri cu drept de vot (minimum trei) care posedă capacităţile necesare din punct de vedere tehnic şi administrativ pentru a da un aviz informativ cu privire la cererile de aplicare.

Fiecare membru trebuie să cunoască bine limba în care cererile sunt transmise. Toţi membrii Comitetului de Evaluare sunt obligaţi să semneze o declaraţie de imparţialitate şi confidenţialitate (a se vedea anexa A4). Pentru responsabilităţile membrilor Comitetului de Evaluare, a se vedea punctul 2.8.3.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT Comitetul de Evaluare (de exemplu, preşedintele, secretarul şi membrii cu drept de vot) trebuie să fie desemnaţi personal de către serviciile competente ale Comisiei Europene. Practica standard este că cel puţin unul dintre membri cu drept de vot ar trebui să fie un reprezentant al ţării beneficiare SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEComitetul de evaluare (de exemplu, preşedintele, secretarul şi membrii drept de vot) trebuie să fie desemnaţi personal de către Autoritatea Contractantă. Componenţa Comitetului de Evaluare trebuie să fie prezentată pentru aprobare la Comisia Europeană. Componenţa comisiei este considerată aprobat dacă după 5 zile lucrătoare Comisia Europeană nu a formulat nici o obiecţie în acest sens. Ca o regulă generală, Comisia Europeană numeşte un observator să urmeze toate sau măcar o parte din acţiunile Comitetului de Evaluare. O aprobare prealabilă trebuie să fie solicitată din partea Comisiei Europene pentru participarea altor observatori. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Comitetul de Evaluare (de exemplu, preşedintele, secretarul şi membrii drept de vot) trebuie să fie desemnaţi personal de către Autoritatea Contractantă.

Procedura de selecţie implică:

- stabilirea unei liste lungi (a se vedea modelul de la anexa B4) ce rezumă toate cererile primite;

- eliminarea candidaţilor care nu sunt eligibili (a se vedea punctul 2.3.1) sau se încadrează în una dintre situaţiile descrise la punctele 2.3.3 şi 2.3.4;

- aplicarea criteriilor de selecţie publicate fără modificări PAGE 49

Page 50: Practical Guide

Pentru furnizarea de documente justificative privind criteriile de excludere şi de selecţie, a se vedea punctele 2.3.3 şi 2.4.11.

După examinarea răspunsurilor la anunţul de atribuire, furnizorii de servicii care oferă cele mai bune garanţii pentru buna executare a contractului vor fi afişaţi.

Selecţia trebuie să conţină între patru şi opt candidaţi. În cazul în care numărul candidaţilor eligibili care îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mare de opt, criteriile suplimentare publicate în anunţul de achiziţii publice vor fi aplicate în scopul de a reduce numărul de candidaţi eligibili la opt. În cazul în care numărul candidaţilor eligibili care îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic decât numărul minim de patru, Autoritatea Contractantă îi poate invita să depună o ofertă numai pe acei candidaţi care îndeplinesc criteriile pentru a face acest lucru.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTE O aprobare prealabilă a serviciilor competente ale Comisiei Europene trebuie să fie solicitată înainte de a invita mai puţin de patru candidaţi. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Nici o aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este necesară Procesul de afişare pe lista scurtă şi finalizarea respectivei liste trebuie să fie complet documentat într-un Raport Restrâns (a se vedea modelul în anexa B5). La etapa de listare pe termen scurt şi înainte ca această listă să fie aprobată de către Comitetul de Evaluare, Autoritatea Contractantă se asigură, de asemenea, că nu sunt detectate terţe părţi (adică un candidat, inclusiv parteneri) în cauză, în Early Warning System (W5 ). Raportul restrâns este semnat de către preşedinte, secretar şi toţi membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare.SISTEM CENTRALIZAT DIRECT: Raportul Restrâns trebuie să fie prezentat pentru aprobare la serviciile competente ale Comisiei Europene, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu recomandările sale. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTE: Raportul pe listă restrânsă trebuie să fie prezentat pentru aprobare la serviciile relevante ale Autorităţii Contractante, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu recomandările sale. Autoritatea Contractantă trebuie să prezinte apoi raportul pe listă scurtă, împreună cu recomandarea sa Comisiei Europene pentru aprobare. În cazul în care Comisia Europeană nu acceptă recomandarea Autorităţii Contractante, trebuie să se scrie la Autoritatea Contractantă precizând motivele deciziei sale.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Nicio aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este necesară înainte ca Autoritatea Contractanta să ia act de recomandările Comitetului de Evaluare.

Candidaţii ce nu sunt selectaţi vor fi informaţi asupra acestui fapt de către Autoritatea Contractantă prin intermediul unei scrisori standard, al cărui format este prezentat în anexa B7. Candidaţii care sunt selectaţi vor primi o scrisoare ce conţine o invitaţie de participare la licitaţie şi caietul de sarcini (a se vedea modelul de la anexa B8). În acelaşi timp, această listă finală trebuie să fie publicată pe site-ul EuropeAid.

Autoritatea Contractantă este responsabilă pentru pregătirea notei restrânse folosind modelul din anexa B6 şi pentru prezentarea acestuia în format electronic la Comisia Europeană în vederea publicării pe site-ul EuropeAid, la momentul lansării ofertei.

Informaţiile transmise de candidaţii care nu au avut succes ar trebui să urmeze modelul menţionat mai sus.

PAGE 50

Page 51: Practical Guide

Cu toate acestea, în cazul solicitării de informaţii suplimentare din partea candidaţilor necâştigători, orice informaţii care nu sunt confidenţiale pot fi divulgate acestora. Un exemplu poate justifica de ce o referinţă nu este considerată să îndeplinească criteriul tehnic de selecţie, astfel cum acest lucru le poate fi de ajutor să aibă succes la licitaţiile viitoare.

3.3.3. Elaborarea şi conţinutul caietului de sarcini

Este vital ca documentele de licitaţie să fie atent elaborate, nu numai pentru buna executare a contractului, dar, de asemenea, pentru buna funcţionare a procedurii de achiziţii publice.

Aceste documente trebuie să conţină toate dispoziţiile şi informaţiile pe care candidaţii invitaţi la licitaţie trebuie să le prezinte prin ofertele lor: procedurile care trebuie urmate, documentele ce trebuie furnizate, cazuri de nerespectare, criteriile de atribuire şi coeficienţii lor, prevederile privitoare la subcontractare, etc. Ar fi de dorit pentru reprezentanţii beneficiarilor finali să participe la pregătirea ofertării de la un stadiu incipient. A se vedea secţiunea 2.6 pentru liniile directoare pentru pregătirea termenilor de referinţă. Având în vedere complexitatea tehnică a multor contracte, întocmirea dosarului de licitaţie poate solicita asistenţă din partea unuia sau mai multor specialisti tehnici extern. Fiecare astfel de specialist trebuie să semneze o Declaraţie de Obiectivitate şi Confidenţialitate (a se vedea anexa A3).

Autoritatea Contractantă este responsabilă de întocmirea acestor documente.

SISTEM DIRECT CENTRALIZATDosarul de licitaţie trebuie să fie aprobat de către serviciile competente ale Comisiei Europene, înainte de a fi emis. Practica standard este de a consulta şi de a obţine aprobarea ţării beneficiare şi, după caz, a altor părţi implicate, pe caietul de sarcini.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEAutoritatea Contractantă trebuie să depună dosarul de licitaţie la Delegaţia Uniunii Europene pentru aprobare, înainte de emitere. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POSTNicio aprobare prealabilă a dosarului de licitaţie de către Comisia Europeană nu este necesară.

CONŢINUTUL DOSARULUI DE LICITAŢIEÎn conformitate cu anexa B8.A. Instrucţiuni către ofertanţiB. Schiţarea acordului de contract şi condiţii speciale, cu anexeC. Alte informaţii (Notă restrânsă, grilă de conformitate administrativă, grilă de evaluare),D. Depunerea formularul de participare

Dosarul de licitaţie trebuie să menţioneze în mod clar dacă sau nu oferta trebuie să se facă cu preţuri ferme, non-revizuibile. Preţurile ar trebui să fie în mod normal, fixate şi să nu facă obiectul unei revizuiri, dar în cazuri specifice, o clauză de revizuire a preţurilor ar putea fi justificată. Dacă este cazul, dosarul de licitaţie trebuie să stabilească condiţiile şi/sau formulele de revizuire a preţurilor în cursul contractului. Autoritatea contractantă trebuie să ţină cont în special de:

a) natura contractului, precum şi situaţia economică în care aceasta are loc;

b) natura şi durata sarcinilor şi a contractului;

c) interesele sale financiare.

PAGE 51

Page 52: Practical Guide

O garanţie va fi necesară pentru a acoperi orice plată de pre-finanţare de peste 150.000 €. Cu toate acestea, în cazul în care contractantul este un organism public, ordonatorul de credite responsabil poate, în funcţie de evaluare a riscurilor sale, să renunţe la această obligaţie. Garanţia va fi lansată într-o singură direcţie până la momentul la care 80% din suma prevăzută în contract a fost plătită pentru a acoperi taxa contractuală de bază. Pentru contractele cu preţ global, garanţia financiară trebuie să rămână în vigoare până când plata finală a fost efectuată

3.3.4. Criterii de atribuire

Criteriile de atribuire a contractului servesc pentru a identifica cea mai bună valoare materială. Aceste criterii acoperă atât calitatea tehnică cât şi preţul ofertei. Criteriile permit calitatea ofertelor tehnice care urmează să fie evaluate. Cele două tipuri principale de criterii tehnice sunt metodologia şi curriculum vitae (CV) ai experţiilor cheie propuşi. Criteriile tehnice pot fi împărţite în subcriterii. Metodologia, de exemplu, poate fi examinată în funcţie de termenii de referinţă, utilizarea optimă a resurselor tehnice şi profesionale disponibile în ţara beneficiară, programul de lucru, caracterul adecvat al resurselor la sarcini, de sprijinul propus de experţi în domeniu etc. CV-urile pot fi acordate la punctele pentru care astfel de criterii, cum ar fi calificările, experienţa profesională, experienţă geografică, competenţe lingvistice, etc.

Fiecare criteriu este alocat unui anumit număr de puncte din 100 distribuite între diferite sub-criterii. Coeficienţi respectivi depind de natura serviciilor solicitate şi sunt determinaţi de la caz la caz în dosarul de licitaţie.

Punctele trebuie să fie legate de cât mai aproape posibil de termenii de referinţă care descriu serviciile care urmează să fie furnizate şi se referă la parametrii care sunt uşor de identificat în oferte şi, dacă este posibil, cuantificabili.

Dosarul de licitaţie trebuie să conţină detalii complete ale grilei de evaluare tehnice, cu criteriile şi subcriteriile sale şi coeficienţii lor.

Nu trebuie să existe nici o suprapunere între criteriile de selecţie care au fost utilizate pentru a stabili lista restrânsă şi criteriile de atribuire, care vor fi utilizate pentru a determina cea mai bună ofertă.

3.3.5. Informaţii suplimentare în cursul procedurii

Dosarul de licitaţie trebuie să fie suficient de clar pentru a evita ca respectivi candidaţi invitati la licitaţie să solicite informaţii suplimentare în cursul procedurii. Dacă Autoritatea Contractantă, la iniţiativa sa sau ca răspuns la cererea unui candidat de pe lista restrânsă, oferă informaţii suplimentare privind caietul de sarcini, trebuie să transmită aceste informaţii în scris la toţi ceilalţi candidaţi preselectaţi în acelaşi timp. Ofertanţii pot depune întrebări în scris, nu mai târziu de 21 de zile înainte de termenul limită pentru depunerea ofertelor. Autoritatea Contractantă trebuie să răspundă (trimiţând o copie către Comisia Europeană, în cazul sistemului de management descentralizat ex-ante), la toate întrebările ofertanţilor nu mai târziu de 11 zile înainte de termenul limită pentru primirea ofertelor. Vă rugăm să reţineţi că autoritatea contractantă nu poate da un aviz prealabil cu privire la evaluarea ofertei. În interesul transparenţei, toate întrebările şi răspunsurile trebuie trimise simultan tuturor ofertelor.

În cazul în care oferta are un conţinut deosebit de complex din punct de vedere tehnic, Autoritatea Contractantă poate organiza o reuniune de informare şi / sau de vizitare a site-ului. Această întâlnire trebuie să fie anunţată în dosarul de licitaţie şi trebuie să aibă loc nu mai târziu de 21 de zile înainte de expirarea termenului limită de depunere a ofertelor. Toate costurile legate de participarea la o astfel de întâlnire trebuie să fie suportate de către ofertanţi. Vizite individuale

PAGE 52

Page 53: Practical Guide

de ale societăţilor în timpul perioadei de ofertare nu pot fi organizate de către Autoritatea Contractantă, luând în considerare transparenţa şi tratamentul egal al ofertanţilor.

3.3.6. Termen limită pentru depunerea ofertelor

Ofertele trebuie să ajungă la autoritatea contractantă la adresa Autorităţii Contractante până cel târziu la data şi ora prezentate în invitaţia la licitaţie. Perioada de depunere trebuie să fie suficientă pentru a garanta calitatea ofertelor şi pentru a permite o licitaţie cu adevărat competitivă. Experienţa arată că o perioadă prea scurtă împiedică candidaţii să depună oferte sau să depună oferte incomplete sau slab pregătite.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTE, DESCENTRALIZAT: EX-POSTPerioada minimă între expedierea scrisorii de invitaţie la licitaţie de către Autoritatea Contractantă şi termenul limită pentru primirea ofertelor este de 50 de zile. Cu toate acestea, în cazuri excepţionale, (în cazul sistemului centralizat şi descentralizat ex-ante: cu autorizarea prealabilă din partea serviciilor relevante ale Comisiei Europene), această perioadă poate fi mai scurtă.

3.3.7. Perioada de valabilitate

A se vedea punctul 2.8.5.

3.3.8. Depunerea ofertelor

Ofertele trebuie depuse în conformitate cu sistemul de plic dublu, de exemplu, într-un pachet sau plic exterior care conţine două plicuri separate, sigilate, unul care poartă cuvintele "Plicul A - Oferta tehnică" si altul "Plicul B - oferta financiară". Toate componentele ofertei, altele decât oferta financiară trebuie să fie prezentate în plic A.

Orice încălcare a acestor norme (de exemplu, plicuri nesigilate sau referiri la preturi în oferta tehnică) este considerată o încălcare a normelor, şi va conduce la respingerea ofertei. Acest sistem permite ca oferta tehnică şi oferta financiară ce urmează să fie evaluate succesiv şi separat: se asigură că calitatea tehnică a unei oferte este considerată independentă de preţ. Oferta trebuie să fie prezentată în conformitate cu instrucţiunile pentru ofertanţi.

3.3.9. Comitetul de Evaluare

Pentru componenţă, imparţialitate şi confidenţialitate, responsabilităţile şi calendarul în timpul întregii durate de evaluare, vezi pct. 2.8.

SISTEM DIRECT CENTRALIZATPractica standard este ca cel puţin unul dintre membri cu drept de vot să fie un reprezentant al ţării beneficiare.

3.3.10. Etape în procesul de evaluare

3.3.10.1. Primirea şi înregistrarea ofertelor

La primirea ofertelor, autoritatea contractantă trebuie să le înregistreze şi să menţioneze data şi ora de primire şi să ofere o chitanţă pentru cele livrate la mână. Plicurile conţinând ofertele trebuie să rămână sigilate şi se păstrează într-un loc sigur până când sunt deschise. Partea

PAGE 53

Page 54: Practical Guide

exterioară a plicurilor cu oferte trebuie să fie numerotate în ordinea primirii (indiferent dacă sunt sau nu sunt primite înainte de termenul limită de depunere a ofertelor).

3.3.10.2. Sesiunea de deschidere a ofertelor

Partea 1: Faza pregătitoarePrima întâlnire a Comitetului de Evaluare, care are loc înainte de începerea evaluării curente. Dosarul de licitaţie ar trebui să fie difuzat în prealabil membrilor Comitetului de Evaluare. Preşedintele prezintă scopul licitaţiei şi explică procedurile de urmat de către Comitetul de Evaluare, inclusiv grila de evaluare, criteriile de atribuire şi ponderile prevăzute în caietul de sarcini.

Partea 2: Respectarea cerinţelor formale pentru depunerea ofertelor

A se vedea lista de verificare a ofertei deschise în anexa B9.Comitetul trebuie să decidă dacă sunt sau nu oferte conforme cu cerinţele oficiale de depunere în acest stadiu (de exemplu, ca urmare a deschiderii plicului exterior şi deschiderea ofertei tehnice). Sumarul ofertelor primite, care se anexează la Raportul de deschidere a ofertelor (a se vedea anexa B10) trebuie să fie utilizat pentru a înregistra conformitatea fiecărei oferte cu cerinţele formale de depunere.Preşedintele trebuie să verifice faptul că nici un membru al comisiei de evaluare nu are un potenţial conflict de interese cu oricare dintre ofertanţi (pe baza listei restrânse, a ofertelor primite, membrii consorţiului şi orice subcontractant identificat). A se vedea, de asemenea, punctul 2.8.2 şi 2.8.3.

3.3.10.3. Evaluarea ofertelor

Cu acordul celorlalţi membri ai comitetului de evaluare, preşedintele poate comunica, în scris, cu ofertanţii ale căror oferte necesită clarificare, oferindu-le posibilitatea de a răspunde într-un termen rezonabil de timp care urmează să fie stabilit de către Comitet.

Partea 1: Conformitatea administrativă

Comitetul verifică conformitatea ofertelor cu instrucţiunile date în dosarul de licitaţie şi, în special, grila de conformitate administrativă (a se vedea anexa B8). Orice modificare majoră sau restricţii majore care afectează desfăşurarea contractului sau are ca rezultat denaturarea concurenţei duce la respingerea licitaţie în cauză.

Naţionalitatea subcontractanţilor: comitetul de evaluare trebuie să verifice, în acest stadiu că naţionalităţile tuturor subcontractanţilor identificaţi în cadrul ofertelor tehnice îndeplinesc regulile de naţionalitate de la punctul 2.3.1. În cazul în care prestatorul de servicii este impus de termenii de referinţă pentru a asigura bunurile, în conformitate cu specificaţiile tehnice detaliate stabilite în termenii de referinţă, Comitetul de Evaluare trebuie să verifice dacă bunurile propuse îndeplinesc regula de origine de la punctul 2.3.1.

Ofertanţii trebuie să furnizeze documente doveditoare pentru experţii-cheie propuşi. Acestea includ copii ale diplomelor menţionate în CV şi certificate ale angajatorilor sau referinţe care dovedesc experienţa profesională indicată în CV. Dacă dovezile care lipsesc sunt solicitate acest lucru ar trebui să fie numai pentru a dovedi o experienţă relevantă şi a prezenta diplomele care sunt printre cerinţele din Termenii de referinţă.

Grila de conformitate administrativă inclusă în caietul de sarcini trebuie să fie utilizată pentru înregistrarea conformităţii administrative ale fiecărei oferte.

Partea 2: Conformitatea tehnică

PAGE 54

Page 55: Practical Guide

Comitetul examinează apoi ofertele tehnice, ofertele financiare rămase sigilate. La evaluarea ofertelor tehnice, fiecare membru acordă fiecărei oferte un scor dintr-un maxim de 100 puncte, în conformitate cu grila de evaluare tehnică (de stabilire a criteriilor tehnice, sub-criteriilor şi a ponderii), stabilită în caietul de sarcini (a se vedea punctul 3.3.4 ). În niciun caz comitetul sau membrii săi nu pot modifica grila de evaluare tehnică comunicată ofertanţilor în caietul de sarcini.

În practică, se recomandă ca ofertele să fie marcate de un criteriu dat unul după altul, mai degrabă decât notarea fiecărei oferte pentru toate criteriile înainte de a trece la următoarea. În cazul în care conţinutul unei oferte este incomplet sau se abate în mod substanţial de la unul sau mai multe dintre criteriile de atribuire tehnice prevăzute în caietul de sarcini (de exemplu, profilul cerut de un anumit expert), oferta ar trebui să fie respinsă în mod automat, fără a fi dat un scor, dar acest lucru ar trebui să fie justificat în raportul de evaluare.

Pentru un expert scorurile ar trebui să se acorde, în comparaţie cu cerinţele specificate în Termenii de referinţă. Numai diplomele şi experienţa prevăzute cu dovezi documentate vor fi luate în considerare.

În cazul în care caietul de sarcini permite în mod expres variante, astfel de variante sunt marcate separat. În cazul în care sunt permise variante, Autoritatea Contractantă poate să le ia în considerare atunci când:

- acestea sunt prezentate de către ofertantul care depune oferta cu cea mai bună valoare materială în evaluare; şi

- acestea îndeplinesc cerinţele specificate de caietul de sarcini, atingând cel puţin minimul de calitate şi performanţe cerute.

Fiecare membru al Comitetului cu drept de vot completează o grilă de evaluare (a se vedea anexa B12) pentru a înregistra propria sa evaluare privind fiecare ofertă tehnică, în scopul de a stabili o apreciere generală a punctelor forte şi punctelor slabe ale ofertelor tehnice individuale.

La finalizarea evaluării tehnice, punctele acordate de către fiecare membru sunt comparate în cadrul sesiunii Comitetului. Pe lângă punctajul numeric, un membru trebuie să explice motivele pentru alegerea sa şi să-şi definească scorurile în faţa Comitetului.

Comitetul discută fiecare ofertă tehnică şi fiecare membru acordă un punctaj final. Membrii Comitetului pot modifica grilele lor individuale de evaluare, ca urmare a discuţiilor generale pe fond de fiecare ofertă.

După ce au discutat, fiecare membru al Comitetului de Evaluare îşi finalizează propria grilă de evaluare a ofertelor tehnice şi o semnează înainte de a o preda Secretarului Comitetului de Evaluare. Secretarul trebuie să compileze apoi un rezumat al comentariilor membrilor Comitetului, ca parte a Raportului de Evaluare.

În cazul unor discrepanţe majore, o justificare completă trebuie să fie furnizată de către membrii disidenţi în cursul unei reuniuni a Comitetului de Evaluare.

Secretarul calculează punctajul total final, care este media aritmetică a punctajelor individuale finale.

Interviurile ar trebui să fie o practică standard ori de câte ori expertul propus nu are nici o experienţă relevantă privind proiectele UE aflate în aceeaşi arie lingvistică, după cum reiese din CV. În alte cazuri, verificarea/verificările în cadrul CE sunt mai adecvate (proceduri

PAGE 55

Page 56: Practical Guide

centralizate). Acestea trebuie să fie, prin urmare, prevăzute în caietul de sarcini şi trebuie să fie bine pregătite dacă sunt efectuate.

Metoda preferată de desfăşurare a interviurilor este prin telefon (sau echivalent). În mod excepţional şi numai dacă sunt justificate corespunzător, deşi presupune costuri considerabile atât pentru ofertanţi cât şi pentru Autoritatea Contractantă, se poate recurge la metoda interviului personal.

Comitetul de Evaluare poate, după ce a scris până la concluziile sale provizorii şi înainte de finalizarea definitivă a evaluării ofertelor tehnice, să decidă intervievarea experţiilor cheie propuşi în ofertele conforme din punct de vedere tehnic (adică cele care au obţinut un scor mediu de 80 de puncte sau mai mult în tehniaă de evaluare). Se recomandă ca ofertanţii care au marcat aproape de pragul de tehnică, de asemenea, să fie invitaţi la interviu. În cazul interviurilor, experţii sunt intervievaţi de către Comitet, la intervale destul de apropiate pentru a permite comparaţia. Interviurile trebuie să urmeze un format standard convenit în prealabil de către comitet cu întrebări formulate şi aplicate tuturor experţilor şi echipelor invitate la interviu. Ofertanţiilor trebuie să li se trimită o notificare prealabilă cu cel puţin 10 zile înainte privind data şi ora interviului. În cazul în care un ofertant este împiedicat să participe la interviu de forţă majoră, o dată alternativă este convenită de comun acord cu ofertantul. În cazul în care ofertantul este în imposibilitatea de a participa la această a doua ocazie, oferta sa ar putea fi eliminata din procesul de evaluare.

La finalizarea acestor interviuri, Comitetul de Evaluare, fără a modifica nici compoziţia sau ponderea criteriilor stabilite în grila de evaluare tehnică, decide dacă este necesar să se adapteze scorurile experţiilor care au fost intervievaţi. Orice ajustări trebuie să fie motivate. Procedura trebuie să fie înregistrată în raportul de evaluare. Calendarul orientativ pentru aceste interviuri trebuie să fie dat în dosarul de licitaţie.

Odată ce Comitetul a stabilit pentru fiecare ofertă tehnică scorul mediu (media matematică a punctajelor finale acordate de fiecare membru cu drept de vot), orice ofertă care se încadrează sub pragul de 80 de puncte este în mod automat respinsă. În cazul în care nici o ofertă nu atinge 80 de puncte sau mai mult, procedura de licitaţie va fi anulata.

În afara ofertelor care ating pragul de 80 de puncte, celei mai bune oferte tehnice i se acorda 100 de puncte. Alte puncte primite se calculează folosind următoarea formulă:

Scorul tehnic = (scorul final al ofertei tehnice în cauză / scorul final al celei mai bune oferte tehnice) x 100.

Rezumat al modelului de evaluare a licitaţiei:

Partea 1 *Evaluarea tehnică

Maxim posibil Ofertantul 1 Ofertantul 2 Ofertantul 3Evaluator A 100 55 88 84Evaluator B 100 60 84 82Evaluator C 100 59 82 90Total 300 174 254 256Scorul mediu (medie matematică)

174/3 = 58.00 254/3 = 84.67256/3 = 85.33

Scorul tehnic (Scorul final / Cel mai mare scor)

Eliminată*84.67/85.33 x 100= 99.22

100.00

PAGE 56

Page 57: Practical Guide

* Numai candidaţii cu un punctaj de cel puţin 80 de puncte se califică pentru evaluarea ofertelor financiare

3.3.10.4. Evaluarea ofertelor financiare

La finalizarea evaluarii tehnice, plicurile cu ofertele financiare pentru ofertele care nu au fost eliminate în timpul evaluarii tehnice (de exemplu, cele care au obţinut un scor mediu de 80 de puncte sau mai mult) sunt deschise şi toate versiunile originale ale acestor oferte financiare sunt parafate de către preşedintele şi secretarul Comitetului de Evaluare.

Comitetul de Evaluare trebuie să se asigure că oferta financiară îndeplineşte toate cerinţele formale.

O ofertă financiară care nu îndeplineşte aceste cerinţe poate fi respinsă. Orice respingere pe aceste motive va trebui să fie pe deplin justificată în Raportul de Evaluare.

Comitetul de Evaluare verifică dacă ofertele financiare nu conţin erori evidente aritmetice. Orice erori aritmetice evidente sunt corectate fără penalizări ale ofertantului.

Plicurile conţinând ofertele financiare ale ofertanţilor respinşi în urma evaluării tehnice trebuie să rămână nedeschise şi reţinute. Acestea trebuie să fie arhivate de către Autoritatea Contractantă, împreună cu celelalte documente din procedura de licitaţie.

Valoarea totală a contractului cuprinde taxele (inclusiv taxele cu privire la angajarea forţei de muncă legate de cheltuieli generale), cheltuielile ocazionale, precum şi dispoziţiile de verificare a cheltuielilor, care sunt specificate în caietul de sarcini. Această valoare totală a contractului este comparată cu bugetul maxim disponibil pentru contract. Ofertele care depăşesc bugetul maxim alocat pentru contract sunt eliminate.

Comitetul de Evaluare procedează apoi la compararea financiară a taxelor între diferite oferte financiare. Dispoziţia pentru cheltuieli ocazionale, precum şi dispoziţia de verificare a cheltuielilor este exclusă de la compararea ofertelor financiare, astfel cum a fost specificat în caietul de sarcini.

Oferta cu cele mai mici comisioane totale primeşte 100 de puncte. Altora li se acordată puncte prin următoarea formulă:

Scor financiar = (cele mai mici comisioane totale/onorariile totale ale ofertei considerare) x 100.

Atunci când la evaluarea ofertelor financiare, Comitetul de Evaluare compară numai totalul taxelor.

Rezumat al modelului de evaluare a licitaţiei:

Partea 2: * Evaluarea financiară

Scorul maxim posibil

Ofertantul 1 Ofertantul 2 Ofertantul 3

Onorariile totale

Eliminatăca urmare a

evaluării tehnice

951.322 € 1.060.452 €Scor financiar (cel mai mic total de comisioane / taxe reale totalex 100)

100951 322/1 060 452

x100= 89.71

PAGE 57

Page 58: Practical Guide

* Numai candidaţii cu un punctaj de cel puţin 80 de puncte la evaluarea tehnică se califică pentru evaluarea ofertelor financiare

3.3.10.5. Concluzii ale Comitetului de Evaluare

Cea mai bună valoare materială este stabilită prin compararea calităţii tehnice în raport cu preţurile pe o scară de 80/20.Acest lucru se face prin înmulţirea:

- punctajelor acordate ofertelor tehnice de 0,8

- punctajelor acordate ofertelor financiare de 0,20.

Rezumatul modelului de evaluare a licitaţiei

Partea 3. *Evaluare Compozită

Maxim posibil Ofertantul 1 Ofertantul 2 Ofertantul 3Scor tehnic x 0.80

Eliminatăca urmare a

evaluării tehnice

99,22 x 0.80 = 79.38

100.00 x 0.80 =80.00

Scor financiar x 0.20

100.00 x 0.20= 20.00

89.71 x 0.20=17.94

Scorul general79.38 + 20.00=

99.3880.00 + 17.94=

97.94Clasament final 1 2

Scorurile rezultate, mediile ponderate tehnice şi financiare sunt apoi adunate şi contractul se atribuie ofertei ce a realizat cel mai mare scor total. Este esenţial pentru a face calcule strict în conformitate cu instrucţiunile de mai sus.

FEDCând două oferte sunt recunoscute a fi echivalente, se acordă prioritate:(a) ofertantului unui stat ACP sau(b) în cazul în care nu există nici o ofertă prioritate este acordată ofertantului care:- oferă cea mai bună utilizare a resurselor fizice şi a resurselor umane din statele ACP;- oferă cele mai mari posibilităţi de subcontractare societăţilor ACP, firme sau persoane fizice, sau,- este un consorţiu de persoane fizice, companii şi firme din statele ACP şi Uniunea Europeană.

Ca urmare a deliberărilor sale, Comitetul de Evaluare poate face oricare dintre următoarele recomandări:

• Să atribuie contractul ofertantului care a depus o ofertă:

o care este conformă cu cerinţele formale şi normele de eligibilitate;

o a cărui Buget total se încadrează în bugetul maxim disponibil pentru proiect;

o care îndeplineşte cerinţele tehnice minime specificate în caietul de sarcini; şi

o care are cea mai bună valoare materială (care îndeplineşte toate condiţiile de mai sus).

• Anulează procedura de licitaţie în împrejurări excepţionale, a se vedea punctul 2.4.13. PAGE 58

Page 59: Practical Guide

Raportul de evaluare este întocmit. Autoritatea Contractantă va lua apoi o decizie.

SISTEM DIRECT CENTRALIZATÎntreaga procedură (de evaluare tehnică şi financiară), este înregistrată într-un Raport de evaluare (a se vedea modelul de la anexa B11), care urmează să fie semnat de către preşedinte, secretar şi toţi membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare. Acest lucru trebuie să fie prezentat spre aprobare la serviciile competente ale Comisiei Europene, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu recomandările sale.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEÎntreaga procedură (de evaluare tehnică şi financiară), este înregistrată într-un Raport de evaluare (a se vedea modelul de la anexa B11), care urmează să fie semnat de către preşedinte, secretar şi toţi membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare. Acest lucru trebuie să fie prezentat spre aprobare la serviciile competente ale Autorităţii Contractante, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu recomandările sale. Autoritatea Contractantă trebuie să prezinte apoi raportul de evaluare, împreună cu decizia propusă de ea Comisiei Europene pentru aprobare. Dacă există o propunere de atribuire şi Comisia Europeană nu a primit deja o copie a ofertelor, acestea trebuie să fie depuse.În cazul în care Comisia Europeană nu acceptă decizia propusă, aceasta trebuie să scrie la Autoritatea Contractantă precizând motivele deciziei sale. Comisia Europeană poate sugera, de asemenea, modul în care autoritatea contractantă ar trebui să procedeze şi să ofere condiţiile în care Comisia Europeană ar putea să aprobe contractul propus, pe baza procedurii de licitaţie. În cazul în care Comisia Europeană aprobă decizia propusă, Autoritatea Contractantă va începe fie să atribuie contractul (a se vedea punctul 3.3.12) fie să anuleze oferta, după cum a decis.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POSTNicio aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este necesară înainte ca Autoritatea Contractanta să ia act cu privire la recomandările Comitetului de Evaluare.

Întreaga procedura de evaluare, inclusiv notificarea ofertantului câştigător, trebuie să fie completată în timp ce ofertele sunt încă valabile. Este important să se aibă în vedere faptul că adjudecatarul ar putea fi în măsură să îşi menţină oferta (de exemplu, deoarece unul sau mai mulţi dintre experţii-cheie nu mai sunt disponibili), în cazul în care procedura de evaluare durează prea mult.

Sub rezerva legislaţiei Autorităţii Contractante privind accesul la documente, întreaga procedură de licitaţie este confidenţială până la semnarea contractului de către ambele părţi. Deciziile Comitetului de Evaluare sunt colective, precum şi deliberările sale trebuie să rămână secrete. Membrii Comitetului, precum şi orice observatori sunt obligaţi să păstreze secretul. În cazurile în care dreptul Autoritatii Contractante contrazice confidenţialitatea cerută, aceasta din urmă trebuie să solicite autorizarea prealabilă din partea Comisiei Europene înainte de a dezvălui orice informaţie.

Raportul de evaluare, în special, este numai pentru uz oficial şi nu poate fi divulgat nici unui ofertant şi nici unei părţi din afara serviciilor autorizate de Autoritatea Contractantă, Comisia Europeană şi autorităţile de supraveghere (de exemplu, Curtea Europeană de Conturi).

3.3.11. Anularea procedurii de ofertare

A se vedea punctul 2.4.13.

3.3.12. Atribuirea contractului

PAGE 59

Page 60: Practical Guide

3.3.12.1. Notificarea ofertantului câştigător

A se vedea secţiunea 2.9 şi punctul 2.4.14 (în cazul clauzei de suspendare).

Ar trebui reamintit că în scrisoarea de notificare Ofertantul castigator va fi invitat să confirme disponibilitatea experţilor cheie propusi în oferta lor

3.3.12.2. Pregătirea contractului şi semnătura

A se vedea pct. 2.9. Contractul propus trebuie să urmeze anexa B8.

3.3.12.3. Publicarea atribuirii contractului

A se vedea secţiunea 2.9.

3.3.13. Aprobarea de experţi-cheie

Când Comisia Europeană este Autoritatea Contractantă, în cazul în care ţara beneficiară nu a fost invitată la Comitetul de Evaluare ca şi evaluator, şi, după caz, o notificare ar trebui să fie trimisă către ţara beneficiară, prin Delegaţia Uniunii Europene acreditată în ţara în cauză, în numele ofertantului câştigător şi să obţină aprobarea a experţilor-cheie propuşi înainte de semnarea contractului.

Ţara beneficiară trebuie să prezinte obiecţii motivate corespunzător şi justificate pentru a respinge un expert pe care ordonatorul de credite îl apreciează (de exemplu, persona non grata, probleme de ordine publică, divulgarea de elemente necunoscute la comisia de evaluare, care ar fi putut afecta rezultatul evaluării). În cazul în care ordonatorul de credite acceptă respingerea, se poate merge la a doua ofertă bună dacă este cazul. Dacă este cazul ţara beneficiară obţine din nou dreptul de a aproba experţi. Dacă nu există nici o ofertă secundară foarte bună sau în cazul unei respingeri secundare oferta este anulată. Cererea descrisă pentru aprobare a expertilor cheie nu este totuşi o cerere de aprobare a evaluării Comisiei Europene.

Omologarea va fi de asemenea obţinută pentru orice expert cheie înlocuitor propus de către contractant. Ţara beneficiară nu poate refuza aprobarea, cu excepţia cazului în care este motivată corespunzător şi are obiecţii justificate faţă de experţi propuşi, în scris, la Delegaţia Uniunii Europene. În cazul în care ţara beneficiară nu reuşeşte să emită sau să respingă aprobarea acestuia în termen de 15 zile de la data cererii de aprobare pentru experţii-cheie, expertul este considerat a fi aprobat.

O înlocuire a experţilor poate fi solicitată numai de către ţara beneficiară dacă obiecţiunile sunt bine întemeiate şi justificate şi sunt prezentate în scris.

3.3.14. Alocarea şi înlocuirea experţilor

Când procedura de licitaţie implică furnizarea de experţi, contractantul este obligat să furnizeze experţi specificaţi în ofertă. Această specificaţie poate lua diferite forme.

Indiferent de formă, experţii-cheie care urmează să fie furnizaţi de către contractant trebuie să fie identificaţi şi menţionaţi în contract.

În cazul în care o societate şi / sau experţii propuşi ascund în mod deliberat faptul că toată sau o parte a echipei propuse în oferta lor nu sunt disponibile de la data specificată în caietul de sarcini pentru începerea sarcinilor, Comitetul poate recomanda ca ofertantul să fie exclus din procedura

PAGE 60

Page 61: Practical Guide

de licitaţie. Se reaminteşte faptul că ofertantul sau antreprenorul poate fi, de asemenea, obiectul unor sancţiuni administrative şi financiare prevăzute în secţiunea 2.3.4 a acestui Ghid.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POSTCazul în care Autoritatea Contractantă află că astfel de fapte au fost ascunse după ce contractul a fost atribuit, aceasta poate decide să anuleze atribuirea contractului şi reîncepe, fie procedura de licitaţie sau de atribuire a contractului a ofertei clasate pe locul următor de către Comitetul de Evaluare (cu condiţia că această ofertă să fi atins pragul de 80 de puncte la evaluarea tehnică şi se încadrează în bugetul maxim disponibil pentru contract). Un astfel de comportament poate duce la excluderea ofertantului de la alte contracte finanţate de Uniunea Europeană.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEÎn plus faţă de cele de mai sus, aprobarea prealabilă a Comisiei Europene este necesară înainte de a anula contractul. Cu toate acestea, contractul nu trebuie să identifice numai personalul cheie care urmează să fie furnizat, dar şi să precizeze calificările şi experienţa cerută de ei. Acest lucru este important în cazul în care contractantul trebuie să înlocuiască personalul după ce contractul a fost semnat şi încheiat. Această situaţie poate apărea înainte ca executarea contractului să fi început sau chiar în timp ce acesta este în desfăşurare.SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POSTÎn ambele cazuri, contractantul trebuie să obţină mai întâi aprobarea scrisă a Autorităţii Contractante prin susţininerea cererii acesteia de înlocuire. Autoritatea contractantă are 30 de zile de la data primirii cererii pentru răspuns.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEÎn plus faţă de cele de mai sus, aprobarea prealabilă a Comisiei Europene este necesară. Contractantul trebuie, din proprie iniţiativă, să propună un înlocuitor în cazul în care:- un membru al personalului moare, cade grav bolnav sau suferă un accident;- devine necesară înlocuirea unui membru al personalului pentru orice alte motive care nu depind de controlul contractantului (de exemplu, demisie, etc).SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POSTÎn cursul executării, autoritatea contractantă poate prezenta, de asemenea, o cerere motivată în scris pentru înlocuire când consideră că un membru al personalului este incompetent sau nepotrivit pentru scopurile contractului.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEÎn plus faţă de cele de mai sus, aprobarea prealabilă a Comisiei Europene este necesară înainte de depunerea cererii de înlocuire.

Când un membru al personalului trebuie să fie înlocuit, înlocuitorul trebuie să aibă cel puţin calificări echivalente şi experienţa lui şi comisioanele nu trebuie să le depăşească în nici un caz pe cele ale expertului înlocuit. În cazul în care contractantul nu este în măsură să furnizeze un înlocuitor care posedă calificări echivalente şi / sau experienţă, Autoritatea Contractantă poate fie să rezilieze contractul dacă consideră că executarea lui este pusă în pericol, sau, dacă consideră că nu este cazul, să accepte înlocuirea, caz în care comisioanele acestuia din urmă urmează să fie negociate în jos pentru a reflecta nivelul adecvat de remunerare. Orice cheltuieli suplimentare care rezultă din înlocuirea personalului sunt suportate de către contractant, cu excepţia, cazului de înlocuire rezultată din deces sau cănd Autoritatea Contractantă solicită o înlocuire neprevăzută de contract. Când un expert nu este înlocuit imediat, trece un timp până ce noul expert îşi preia funcţiile sale, Autoritatea Contractantă poate cere contractantului să atribuie unui expert temporar proiectul care este în desfăşurare până la sosirea noului expert sau să ia alte măsuri pentru a acoperi lipsa. Indiferent de situaţie, Autoritatea Contractantă nu va face nicio

PAGE 61

Page 62: Practical Guide

plată pentru perioada de absenţă a expertului sau a înlocuitorului său (fie că este temporar sau permanent).

3.4. Proceduri de atribuire a contractelor sub € 200.000

3.4.1. Contracte-cadru

Servicii cu o valoare de peste 10.000€, dar mai mică de 200.000 € trebuie să fie contractate folosind Beneficiari-Cadru 2009 (FWC BENEF 2009), care rulează până la 15/09/2011 şi poate fi prelungit până la 15/09/2013. Este un contract-cadru multiplu cu redeschiderea concurenţei. Informaţii detaliate cu privire la utilizarea acestuia pot fi găsite în paginile web EuropeAid ce privesc acest subiect. Informaţiile incluse în secţiunea 3.4 se aplică numai pentru Beneficiarii-Cadru 2009.

Pentru sectoarele care nu sunt reglementate prin Contractul-cadru sau în cazul în care o astfel de procedură a fost necâştigătoare sau este imposibilă, procedura de negociere competitivă trebuie să fie utilizată

3.4.1.1. Condiţii de utilizare

Contractul-cadru trebuie să fie utilizat pentru toate operaţiunile din cadrul domeniului său de aplicare şi în cazul în care autoritatea contractantă este Comisia Europeană se acţionează în numele ţărilor beneficiare.

Aceste operaţiuni trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

- să fie finanţată din fonduri de ajutor extern;

- să fie în interesul exclusiv al unei autorităţi care beneficiază de ajutor extern;

- nu trebuie să depăşească 200 000 €, cu acte aditionale incluse, fără împărţirea nejustificată;

- să nu dea naştere la servicii mai mari de 260 zile pe expert;

- să fie implementat intr-o perioadă de maxim 2 ani (730 de zile calendaristice), cu acte aditionale incluse.

Contractul-cadru al BENEFICIARILOR 2009 poate fi utilizat de către alte entităţi care gestionează fonduri de ajutor extern la autorizarea de EuropeAid pentru operaţiunile care îndeplinesc condiţiile de utilizare menţionate mai sus.

Aşa cum a fost încheiat cu o valoare de 0€, autoritatea contractantă trebuie să aibă prin urmare pentru un anumit contract, fondurile necesare pentru acoperirea serviciilor contractate în conformitate cu contractul-cadru.

Este un instrument pentru recrutarea rapidă şi transparentă a experţilor pentru toate activităţile din cadrul ciclului de proiect. Acesta conţine mai multe loturi tematice. Mai mulţi contractanţi au fost selectaţi pentru fiecare lot. Acestea sunt consorţii reprezentate de către o firmă-lider.Firma lideră a fost desemnată de către alţi parteneri să acţioneze în numele lor, pentru scopurile contractului şi este singurul autorizat să angajeze consorţiul în astfel de acţiuni. Singurele contacte valabile pentru scopuri contractuale sunt contactele cu firma conducătoare/lideră.

PAGE 62

Page 63: Practical Guide

3.4.1.2. Procedura

Deoarece este un contract-cadru multiplu, procedura specifică de atribuire a contractului se bazează pe un concurs. Toate documentele necesare pentru diferitele etape ale procedurii trebuie să urmeze formele stabilite pentru FWC 2009

a) Consultare cerere de servicii este trimisă la minim 4 contractanţi –cadru din acelaşi lot.

Cu toate acestea, în caz de neeligibilitate (conflict de interese,suspendare) a unui contractant- cadru dintr-un lot de 4 contractanţi, aceasta este autorizată să consulte doar 3 contractanţi. Dacă mai puţin de 3 contractanţi- cadru sunt eligibili, managerul de proiect nu poate lansa o procedură de FWC. Pentru loturile cu mai mult de 4 contractanţi- cadru, managerul de proiect alege un număr adecvat de contractanţi-cadru care urmează să fie consultaţi. O cerere poate fi emisă în cursul perioadei de valabilitate a contractului-cadru.

Procesul de consultare trebuie să respecte principiile transparenţei, proporţionalităţii, egalităţii de tratament, nediscriminării şi concurenţei loiale. Cu toate acestea, normele de derogare aplicate procedurilor de licitaţie nu sunt aplicabile. De exemplu, instrucţiunile privind scurtarea termenului de depunere a ofertei pentru procedurile de licitaţie nu se aplică la o solicitare de Contract-cadru.

Spre deosebire de o procedură de licitaţie, în cazul în care o clauză de suspendare poate fi adăugată, nici o cerere nu poatefi emisă conform Contractului-cadru dacă nu sunt fonduri disponibile pentru a acoperi operaţiunea. Este sugerat să nu utilizaţi liniile bugetare pentru care termenul limită pentru plăţi este prea aproape de sfârşitul implementării unui contract specific.

ToR specifici (termenii de referinţă) ai viitorului contract specific sunt anexaţi la cerere, cu scopul de a oferi toate informaţiile cerute de către contractanţii- cadru pentru depunerea unei oferte. Termenii de Referinţă trebuie să fie clari cu privire la modul în care rezultatele obţinute sunt conforme cu rezultatele solicitate. Calitatea lor, în special claritatea lor, este critică pentru calitatea ofertei şi succesul misiunii.

Termenul contractual de depunere a ofertelor este de cel puţin 14 zile de la trimiterea cererii. Este posibil să se extindă această perioadă, dar o reducere este posibilă numai în cazul în care niciunul dintre contractanţii- cadru consultaţi nu obiectează.

Contractanţii - cadru pot solicita clarificări. Răspunsurile sunt trimise tuturor contractanţilor-cadru consultati, în acelaşi timp. În cazul unor modificări în cursul perioadei de consultare care afectează identificarea experţilor, data de depunere a ofertelor trebuie să fie adaptată în consecinţă.

b) evaluarea ofertelor

Ofertele sunt valabile pentru 14 zile calendaristice după termenul limită de depunere. Oferte primite, indiferent de numărul lor, trebuie să fie evaluate.

Numărul de evaluatori este de cel puţin 3 şi un reprezentant al ţării beneficiare trebuie să fie invitat să participe la evaluare în calitate de evaluator.

PAGE 63

Page 64: Practical Guide

Numai ofertele care respectă termenul limită pentru depunerea ofertelor, normele de eligibilitate, preţurile maxime ale contractanţilor-cadru, bugetul maxim dacă este indicat vreunul şi cerinţele minime indicate în Termenii de Referinţă specifici pentru experţi, sunt evaluate.

Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic trebuie să fie păstrată, pe baza unui raport de 80/20 între calitatea tehnică (CV şi disponibilitatea de experţi, metodologia atunci când se cere) şi preţul (totalul comisioanelor). Scorurile tehnice pot fi ajustate ţinând seama de posibilele interviuri cu experţii atunci când sunt prevăzute în Termenii de Referinţă specifici.

În cazul în care nicio ofertă nu este selectată, managerul de proiect poate, după ce a analizat termenii de referinţă specifici, modifica şi relansa cererea cu aceiaşi contractanţi-cadru. În caz contrar, procedura de negociere competitivă trebuie să fie utilizată.

Notificarea cu privire la rezultatele evaluării trebuie să fie comunicată în termen de 14 zile de la termenul limită de primire a ofertelor tuturor contractanţilor-cadru, care au depus oferte. Managerul de proiect nu trebuie să aştepte semnarea contractului specific.

c) Semnarea contractului specific

Contractul specific se bazează pe oferta clasată pe prima pozitie care a rezultat din evaluare.

Contractul specific cuprinde contractul specific în sine, Termenii de Referinţă specifici, o metodologie atunci când este cazul şi oferta financiară. Acesta intră în vigoare atunci când semnarea contractului specific de către autoritatea contractantă este notificată. O copie a contractului specific semnat de aceasta din urmă trebuie să fie trimisă prin fax către contractantul- cadrul şi apoi acesta din urmă poate începe implementarea serviciilor. Două seturi ale contractului specific sunt trimise prin curier pentru contra - semnare.

d) Evaluarea cadrului de executare a contractantului.

Formularul de evaluare a performanţei pentru contractantul-cadru trebuie să fie completat după încheierea misiunii. Această evaluare se referă la calitatea executării de către contractantul cadru şi trebuie să fie comunicată acestuia din urmă pentru comentarii.

3.4.2. Procedura de negociere competitivă

În cazul în care Autoritatea Contractantă nu poate utiliza Contractul-Cadru sau utilizarea acestuia este fără succes (de exemplu, expertiza tehnică necesară nu este disponibilă în contractul-cadru), Autoritatea Contractantă poate atribui contracte cu valoare sub 200.000 €, prin procedura de negociere competitivă, fără publicare.

Reţineţi faptul că procedura de negociere competitivă necesită mai mult timp decât procedura de a iniţia o misiune în cadrul Contractului-Cadru.

Autoritatea Contractantă întocmeşte o listă de furnizori de servicii, cel puţin trei la alegerea sa. Candidaţilor le este trimisă o scrisoare de invitaţie la licitaţie însoţită de un dosar de licitaţie. Ordonatorul de credite poate decide să recurgă la dosarul de licitaţie simplificat pentru serviciile prestate pentru această procedură, precum şi pentru procedura de licitaţie unică( a se vedea mai jos). Ofertele trebuie să ajungă la adresa Autorităţii Contractante până cel târziu la data şi ora prezentate în invitaţia la licitaţie. Candidaţilor selectaţi trebuie să li se permită un termen de cel puţin 30 de zile de la expedierea scrisorii de invitaţie la licitaţie pentru a-şi prezenta ofertele. Ofertele vor fi deschise şi evaluate de către o comisie de evaluare cu expertiza tehnică şi administrativă necesară, numită de către Autoritatea Contractantă.

PAGE 64

Page 65: Practical Guide

Dacă în urma consultării ofertanţilor, Autoritatea Contractantă primeşte o singură ofertă, care este valabilă din punct de vedere administrativ şi tehnic, contractul poate fi atribuit, cu condiţia ca criteriile de atribuire să fie îndeplinite.

În cazul unui eşec al procedurii de negociere competitivă, ca urmare a utilizării fără succes a unui contract-cadru, contractul poate fi încheiat de către subiectul procedurii de negociere cu aprobarea prealabilă a serviciilor competente ale Comisiei Europene. Procedura de evaluare a ofertelor şi de atribuire a contractului este aceeaşi ca şi în cadrul procedurii restrânse (a se vedea punctele 3.3.9 la 3.3.12.2).

Autoritatea Contractantă poate atribui contracte de prestări-servicii cu o valoare de 10.000 € sau mai puţin, pe baza unei singure oferte. A se vedea punctul 2.4.8.

3.5. Modificarea contractelor de prestări-servicii

A se vedea secţiunea 2.10 pentru informaţii generale cu privire la modificarea contractului.

Orice modificare justificată care implică o schimbare în valoarea totală a contractului trebuie să se facă printr-un act adiţional.

Serviciile suplimentare şi serviciile complementare sunt considerate a fi proceduri de negociere, (a se vedea punctul 3.2.3.1.c), şi ar trebui să fie semnat fie un act adiţional, fie un nou contract.

4.Contractele de furnizare

4.1. Introducere

Acestea acoperă achiziţia, leasingul, închirierea sau cumpărarea în rate, cu sau fără opţiune de cumpărare, de produse. Un contract de furnizare de produse şi, întâmplător, pentru şedinţă şi instalare va fi considerat un contract de furnizare.

4.2. Procedurile de achiziţie publică

4.2.1. Contracte de 150.000 € sau mai mult

4.2.1.1. Procedura de licitaţie deschisă International

Toate contractele de aprovizionare trebuie să facă obiectul unei proceduri de licitaţie internaţionale deschise, în urma publicării unui contract de prognoză şi a unui anunţ de atribuire aşa cum este prevăzut în secţiunea 4.3.

4.2.2. Contracte între 60.000 € şi 150.000 €

4.2.2.1. Procedură locală deschisă

În acest caz, contractele de aprovizionare/furnizare sunt atribuite printr-o procedură deschisă în care anunţul de achiziţii este publicat în ţara beneficiară. Comisia Europeană publică recomandările procedurilor de licitaţie respective (recomandarea de publicare, ţara, Autoritatea Contractantă şi tipul de contract) pe site-ul EuropeAid cu adresa de la care firmele pot obţine informaţii suplimentare. Este de asemenea posibil să se publice anunţul complet şi dosarul de licitaţie pe site-ul web. Pentru detalii, vezi pct. 4.4.

4.2.3. Contracte sub 60.000 € - procedură de negociere competitivă

PAGE 65

Page 66: Practical Guide

Contractele de furnizare sub 60.000 € sunt acordate prin procedura de negociere competitivă. Este trimisă o invitaţie de participare la cel puţin trei invitaţi. Nici un anunţ de achiziţii publice nu este publicat. Pentru detalii, vezi punctul 4.5.

Cu toate acestea, Autoritatea Contractantă poate atribui contractele de bunuri cu o valoare de 10.000 € sau mai puţin, pe baza unei singure oferte.

4.2.4. Alte proceduri

4.2.4.1. Procedura de negociere

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT O aprobare prealabilă a serviciilor competente ale Comisiei Europene trebuie să fie obţinută pentru utilizarea procedurii negociate. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTE Autoritatea Contractantă trebuie să solicite aprobarea prealabilă din partea Comisiei Europene pentru utilizarea procedurii negociate. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Nici o aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este necesară

Contractele de bunuri pot fi adjudecate prin procedură negociată pe baza uneia sau mai multor oferte în următoarele cazuri:

a) atunci când, din motive de extremă urgenţă determinate de evenimente pe care Autorităţile Contractante nu le-ar fi putut prevedea şi care nu pot fi în nici un fel atribuite acestora, termenul limită pentru procedurile concurenţiale (menţionate la literele (a), (b) şi (c) din articolul 91 alineatul (1) din Regulamentul Financiar aplicabil bugetului general), nu poate fi îndeplinit.

Operaţiunile desfăşurate în situaţii de criză, în conformitate cu articolul 168 alineatul (2) din Regulile de Implementare sunt considerate a satisface testul de extremă urgenţă (a se vedea anexa A11a) ;

b) în cazul în care se justifică prin natura sau caracteristicile speciale ale bunurilor, de exemplu, când executarea contractului este rezervată exclusiv pentru deţinătorii de brevete şi licenţe de utilizare a brevetelor;

c) pentru livrări suplimentare de la furnizorul iniţial, destinate fie înlocuirii parţiale a produselor sau instalaţiilor curente sau ca extindere a bunurilor sau instalaţiilor existente, în cazul în care o schimbare a furnizorului ar obliga Autoritatea Contractantă să achiziţioneze echipamente cu caracteristici tehnice diferite care ar duce la incompatibilităţi sau dificultăţi tehnice disproporţionate în funcţionare şi întreţinere;

d) atunci când procedura de licitaţie a eşuat, deoarece nu a fost primită nici o ofertă adecvată din punct calitativ sau financiar. În astfel de cazuri, după anularea procedurii de licitaţie, Autoritatea Contractantă poate negocia cu unul sau mai mulţi ofertanţi la alegerea sa, dintre cei care au luat parte la procedura de licitaţie, şi care respectă criteriile de selecţie, cu menţiunea ca, condiţiile iniţiale ale procedurii de atribuire să nu fie modificate în mod substanţial şi să fie observat principiul egalităţii de tratament.

PAGE 66

Page 67: Practical Guide

e) în cazul în care după două încercări procedura de negociere competitivă a fost fără succes, adică, dacă nici o ofertă validă din punct de vedere administrativ şi tehnic sau adecvată din punct de vedere calitativ şi/sau financiar nu fost primită, caz în care, după anularea procedurii de negociere competitivă, Autoritatea Contractantă poate negocia cu unul sau mai mulţi ofertanţi la alegerea sa, dintre cei care au luat parte la invitaţiile de participare la licitaţie, şi care îndeplinesc criteriile de selecţie, cu condiţia ca termenii originali ai contractului să nu fie modificaţi substanţial.

f) pentru contractele declarate secrete, sau pentru contractele a căror execuţie trebuie să fie însoţită de măsuri speciale de securitate sau atunci când protecţia intereselor esenţiale ale Uniunii Europene sau ale ţării beneficiare o impune;

g) pentru contracte care privesc bunurile cotate şi achiziţionate de pe o piaţă de mărfuri;

h) pentru contracte care se referă la achiziţiile făcute în condiţii deosebit de avantajoase, fie de la un furnizor care îşi încetează definitiv activităţile comerciale, fie de la administratori sau lichidatori ai unui faliment, ai unui aranjament cu creditorii, sau un anunţ similar de procedură în conformitate cu legislaţia naţională.

Autoritatea Contractantă trebuie să întocmească un Raport de Negociere (a se vedea modelul de la anexa A10) care să justifice modul în care negocierile s-au desfăşurat şi baza deciziei de atribuire a contractului ce rezultă din aceste negocieri.Procedurile descrise la punctul 4.311.1-2 trebuie urmate prin analogie, având Raportul de Negociere inclus în dosarul de licitaţie.

4.2.4.2. Sistem dinamic de achiziţie

Un sistem dinamic de achiziţie este un proces în întregime electronic, pentru efectuarea achiziţiilor de uz curent, care este limitat în timp (maxim 4 ani). Un anunţ de participare este publicat pentru a invita la oferte orientative, care ar trebui să fie evaluate în termen de 15 zile. Ofertanţii care îndeplinesc specificaţiile sunt admişi în sistem. Sistemul este deschis pe toată durata sa de valabilitate oricărui operator economic care îndeplineşte criteriile de selecţie şi care a depus o ofertă orientativă, care este găsită a fi conformă. Pentru fiecare contract individual, un anunţ simplificat de participare este publicat, dând astfel ofertanţilor care nu au fost încă admişi în sistem, posibilitatea de a formula o ofertă orientativă în termen de 15 zile. Autoritatea Contractantă invită apoi toţi ofertanţii admişi în sistem să depună o ofertă într- un termen rezonabil. Contractul va fi atribuit ofertantului care a depus oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere financiar, pe baza criteriilor de atribuire menţionate în anunţul de contract pentru instituirea sistemului de achiziţionare dinamic. Autoritatea Contractantă nu poate recurge la acest sistem pentru a împiedica, restricţiona sau denatura concurenţa. Cadrul legal al acestei proceduri este definit pentru o utilizare ulterioară, dar instrumentele IT (confidenţialitate, securitate), pentru a o face posibilă nu sunt încă disponibile în cadrul Comisiei.

4.2.4.3. Dialogul competitiv

A se vedea punctul 2.4.7 pentru mai multe detalii.

4.3. Licitaţie internaţională deschisă pentru contracte de 150.000 € sau mai mult. PAGE 67

Page 68: Practical Guide

4.3.1. Publicitate.

Pentru a asigura o participare pe scară cât mai largă la o licitație competitivă și pentru a avea transparența cerută, un contract de previziune şi un anunţ de atribuire trebuie să se publice pentru fiecare licitație deschisă.

4.3.1.1.Publicarea contractului individual de previziuni

O prognoza contractuală individuală de stabilire a caracteristicilor specifice ale procedurii de licitaţie planificate, trebuie să fie publicată, cu excepţia unor circumstanţe excepţionale, cu cel puţin 30 de zile înainte de publicarea anunţului de atribuire. Previziunile contractului individual trebuie să ofere o scurtă indicaţie a subiectulu şi conţinutului ofertelor în cauză. (A se vedea modelul de la anexa C1). Date fiind previziunile, publicarea nu obligă Autoritatea Contractantă să finanţeze contractele propuse şi potenţialii furnizori nu sunt aşteptaţi să prezinte oferte în această etapă.

Previziunile contractului sunt publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, pe site-ul EuropeAid şi în orice alte mijloace de informare corespunzătoare.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTE, DESCENTRALIZAT: EX-POSTPreviziunile contractului individual trebuie să fie prezentate pentru publicare la serviciile competente ale Comisiei Europene în format electronic, folosind modelul din anexa C1 cu cel puţin 15 zile înainte de data prevăzută pentru publicare, pentru a permite timp pentru traducere. Acestea trebuie să fie publicate cu cel puţin 30 zile înainte de anunţul de achiziţie corespunzător.

4.3.1.2. Publicarea de anunţuri/avize de atribuire/obţinere

În plus faţă de previziuni, toate contractele de furnizare de 150.000 € sau mai mult trebuie, de asemenea, să facă obiectul unui anunţ de atribuire publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, pe site-ul EuropeAid (la http://. eu / EuropeAid / index_en.htm) şi în orice alte mijloace de informare corespunzătoare. Un minim de 30 de zile trebuie să treacă între publicarea anunţului de intenţie şi a anunţului de atribuire.

Comisia Europeană (care acţionează în numele Autorităţii Contractante) este responsabilă pentru publicarea în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene şi pe site-ul EuropeAid, în timp ce, în cazul în care anunţul de atribuire este publicat la nivel local, Autoritatea Contractantă trebuie să aranjeze publicarea locală în mod direct.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTE, DESCENTRALIZAT: EX-POSTAnunţurile de atribuire şi dosarele de licitaţie trebuie să fie prezentate pentru publicare la serviciile relevante ale Comisiei Europene în format electronic, folosind modelul din anexa C2 cu cel puţin 15 zile înainte de data prevăzută pentru publicare, pentru a permite timp pentru traducerea anunţului de atribuire.

Anunţul de obţinere trebuie să furnizeze eventualilor furnizori informaţiile de care au nevoie pentru a determina capacitatea lor de a îndeplini contractul în cauză. În cazul în care anunţul este,

PAGE 68

Page 69: Practical Guide

de asemenea, publicat la nivel local, aceasta trebuie să fie identic cu anunţul de atribuire publicat pe site-ul EuropeAid şi să apară în acelaşi timp.

Dosarul de licitaţie pentru contractul în cauză este publicat pe site-ul EuropeAid, dar aceasta trebuie să fie trimis eventualilor furnizori, la cerere.

Dacă Autoritatea Contractantă, fie din proprie iniţiativă sau ca răspuns la cererea unui ofertant, modifică informaţia în anunţul de atribuire, un corrigendum cu modificări trebuie să fie publicat prin intermediul serviciului competent ale Comisiei Europene. Rectificările vor fi publicate nu mai târziu de 7 zile de la cererea de publicare. Termenul limită de depunere a ofertelor poate fi prelungit, pentru a permite ofertanţilor să ţină cont de schimbări.

4.3.2. Elaborarea şi conţinutul caietului de sarcini

Este vital ca documentele de licitaţie/ofertare să fie atent elaborate, nu numai pentru buna executare a contractului, dar, de asemenea, pentru buna funcţionare a procedurii de achiziţii publice.

Aceste documente trebuie să conţină toate dispoziţiile şi informaţiile pe care ofertanţii trebuie să le prezinte în cadrul ofertelor lor: procedurile care trebuie urmate, documentele care trebuie furnizate, cazurile de nerespectare, criteriile de atribuire, etc.Este de dorit ca reprezentanţii beneficiarilor finali să participe la pregătirea ofertei de la un stadiu incipient. A se vedea secţiunea 2.6 pentru liniile directoare pentru pregătirea Specificaţiilor Tehnice. Specificaţiile tehnice trebuie să permită accesul egal al candidaţilor şi ofertanţilor şi să nu aibă ca efect crearea unor obstacole nejustificate în calea ofertării competitive. Acestea definesc caracteristicile solicitate pentru un produs, serviciu, material sau lucrare cu privire la scopul pentru care sunt destinate de către Autoritatea Contractantă.Aceste caracteristici includ:

a) nivelurile de calitate;

b) performanţa de mediu;

c) ori de câte ori este posibil, criteriile de accesibilitate pentru persoanele cu handicap sau proiectarea pentru toţi utilizatorii;

d) nivelurile şi procedurile de evaluare a conformităţii;

e) adecvarea în vederea utilizarării;

f) siguranţa sau dimensiunile, inclusiv, pentru bunuri, denumirea la vânzare şi instrucţiunile de utilizare, şi, pentru toate contractele, terminologia, simbolurile, testarea şi metodele de testare, ambalarea, marcarea şi etichetarea, procedurile şi metodele de producţie;

Autoritatea Contractantă este responsabilă pentru întocmirea acestor documente.

Având în vedere complexitatea tehnică a multor contracte de furnizare, pregătirea caietului de sarcini - în special a Specificaţiilor Tehnice - poate solicita asistenţă din partea unuia sau mai multor specialişti tehnici externi. Fiecare astfel de specialist trebuie să semneze o Declaraţie de Obiectivitate şi Confidenţialitate (a se vedea anexa A3).

Ca şi în Termenii de Referinţă pentru contractele de servicii, o atenţie deosebită trebuie acordată la pregătirea Specificaţiilor Tehnice pentru bunurile oferite. Acestea sunt esenţiale pentru achiziţiile publice de succes si pentru un contract de furnizare bine pus la punct.

PAGE 69

Page 70: Practical Guide

Specificatiile tehnice indică - acolo unde este cazul, bucată cu bucată - natura exactă şi caracteristicile de executare a mărfurilor. Acolo unde este cazul, acestea precizează, de asemenea condiţiile de livrare şi instalare,training şi serviciile post-vânzare.

Este esenţial ca şi caracteristicile de executare să corespundă scopului urmărit. Dacă este necesară o reuniune de informare sau o vizită a site-ului pentru a clarifica cerinţele tehnice acolo unde bunurile urmează să fie instalate, acest lucru ar trebui să fie specificat în instrucţiunile pentru ofertanţi, împreună cu detaliile aranjamentelor.

Scopul Specificaţiilor Tehnice este de a defini cu precizie bunurile solicitate. Standardele minime de calitate, definite de Specificaţiile Tehnice, vor permite Comitetului de Evaluare pentru a determina care oferte sunt conforme din punct de vedere tehnic.

Acolo unde se justifică prin natura contractului, Specificatiile Tehnice ce menţionează sau descriu produsele unei mărci sau origini date, şi, prin urmare, favorizează sau exclud anumite produse sunt interzise. Cu toate acestea, în cazul în care produsele nu pot fi descrise într-un mod suficient de clar sau într-o manieră inteligibilă, acestea pot fi denumite într-un anume fel, atâta timp cât acestea sunt urmate de cuvintele „sau echivalent”.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT Dosarul de licitaţie trebuie să fie aprobat de către serviciile competente ale Comisiei Europene. Practica standard este de a consulta şi de a obţine aprobarea ţării beneficiare şi, după caz, a altor părţi implicate, pe caietul de sarcini. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTE Autoritatea Contractantă trebuie să depună dosarul de licitaţie la Delegaţia Uniunii Europene pentru aprobare, înainte de emitere.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Nicio aprobare prealabilă a dosarului de licitaţie de către Comisia Europeană nu este necesară.

Conţinutul Caietului de Sarcini A. Instrucţiuni pentru ofertanţi B. Elaborarea contractului, condiţii speciale şi anexele (inclusiv specificaţii tehnice) C. Informaţii suplimentareD. Formular de licitaţie pentru un contract de furnizare A se vedea formatul standard din anexa C4.

Documentele de ofertare trebuie să menţioneze în mod clar dacă o un preţ revizuibil sau trebuie să fie cotat. Preţurile ar trebui să fie în mod normal fixate si să nu fac obiectul unei revizuiri, dar în cazuri specifice, o clauză a revizuirii preţurilor ar putea fi justificată. Dacă este cazul, acestea trebuie să stabilească condiţiile şi / sau formulele de revizuire a preţurilor pe durata a contractului. În astfel de cazuri, Autoritatea Contractantă trebuie să ţină cont în special de:

a) obiectul procedurii de achiziţii publice şi situaţia economică în care aceasta au loc;

b) tipul sarcinilor din contract şi durata acestora;

c) interesele sale financiare.

O garanţie este necesară, în schimbul unei plăţi de pre-finanţare de peste 150.000 €. Cu toate acestea, în cazul în care contractantul este un organism public, ordonatorul de credite responsabil poate, în funcţie de evaluarea riscurilor sale, să renunţe la această obligaţie. Garanţia va fi eliberată după acceptarea provizorie, în conformitate cu termenii contractului

PAGE 70

Page 71: Practical Guide

4.3.3. Criterii de selecţie şi de atribuire

Criteriile de selecţie se referă la capacitatea ofertantului de a executa contracte similare. Procedura de selecţie implică:

1. eliminarea ofertanţilor care nu sunt eligibili (a se vedea punctul 2.3.1) sau se încadrează în una dintre situaţiile descrise la punctele 2.3.3 şi 2.3.4;

2. verificarea situaţiei financiare a ofertanţilor (capacitatea financiară şi economică); de exemplu cererea unor copii de rezervă după bilanţuri si cifra de afaceri pentru ultimii trei ani (a se vedea punctul 2.4.11), în cazul în care este cerută în mod specific în Dosarul de Licitaţie

3. verificarea capacităţilor tehnice şi profesionale ale ofertanţilor, de exemplu, uitandu-se la nivelurile medii anuale de personal, mărimea şi experienţa profesională de gestionare a acestora, precum şi principalele servicii prestate şi a bunurilor livrate în domeniul în cauză, în ultimii ani (a se vedea punctul 2.4.11 ).

Criteriile de selecţie prevăzute în anexele la prezentul ghid sunt date cu titlu de exemplu şi ar trebui să fie adaptate la natura, costul şi complexitatea contractului.

Dacă, pentru motive excepţionale pe care Autoritatea Contractantă le consideră justificate, ofertantul nu este în măsură să furnizeze referinţele solicitate de către Autoritatea Contractantă, se poate dovedi capacitatea economică şi financiară a acestuia prin orice alte mijloace pe care Autoritatea Contractantă le consideră adecvate. În cazul în care serviciile sau produsele care urmează să fie furnizate sunt complexe sau, în mod excepţional, sunt necesare pentru un scop special, dovada capacităţii tehnice şi profesionale poate fi făcută prin intermediul unei verificări efectuate de catre Autoritatea Contractanta sau în numele său de către un organism oficial competent din ţara în care ofertantul este stabilit, sub rezerva acordului acestui organism. Aceste verificări vizează capacitatea tehnică şi de producţie a ofertantului şi, dacă este necesar, mijloacele de studiu, cercetare şi control al calităţii.

Numai ofertanţii selectaţi trebuie să furnizeze documente justificative pentru criteriile de selecţie înainte de atribuirea contractului (opţional pentru contractele sub 150.000 €, a se vedea punctul 2.4.11).

Criteriul de atribuire aplicat la ofertele conforme din punct de vedere tehnic este preţul sau, în cazuri excepţionale şi după derogarea oferită de serviciile competente ale Comisiei Europene, cea mai bună ofertă financiară.Criteriile ar trebui să fie precise, nediscriminatorii şi să nu prejudicieze concurenţa loială. Toate criteriile specificate în caietul de sarcini trebuie să fie aplicate ca atare şi nu pot în nici un caz fi modificate în timpul procedurii. Evaluarea tehnică va fi pe baza grilei de evaluare publicate în caietul de sarcini, care nu trebuie să fie modificat în niciun fel în timpul procesului de evaluare. Având în vedere marea varietate de lucrări şi natura lor tehnică, grila trebuie să fie adaptată individual pentru fiecare ofertă cu variante de DA / NU care să precizeze clar dacă oferta corespunde sau nu cerinţelor tehnice din caietul de sarcini.

4.3.3.1. Contracte de furnizare ce nu includ servicii auxilare.

Preţul este singurul criteriu de atribuire a contractelor de furnizare care nu includ servicii auxiliare (cum ar fi serviciile post-vânzare şi de formare). Toate ofertele neconforme au fost deja eliminate, contractul este atribuit ofertantului care depune oferta cea mai ieftină şi conformă.

Dacă oferta selectată depăşeşte bugetul maxim disponibil pentru contract, se aplică dispoziţiile de la punctul 4.2.4.1 (d).

PAGE 71

Page 72: Practical Guide

4.3.3.2. Contracte de furnizare ce includ servicii auxiliare

În cazul în care un contract de aprovizionare include servicii auxiliare (cum ar fi servicii post-vânzare şi / sau formare profesională), evaluarea tehnică ar trebui să ţină cont de calitatea unor astfel de servicii pe o grilă de bază cu variante DA / NU. Toate ofertele care nu au fost conforme au fost eliminate, contractul este atribuit ofertantului care oferă cel mai mic preţ atât pentru echipamente cât şi pentru serviciile auxiliare.

Dacă oferta selectată depăşeşte bugetul maxim disponibil pentru contract, se aplică dispoziţiile de la punctul 4.2.4.1 (d).

4.3.3.3. Bunuri deosebit de complexe

Pentru bunuri deosebit de complex, o combinaţie de calitate şi de preţ poate fi utilizată ca bază pentru atribuirea contractului pentru cea mai bună valoare materială. Acest lucru ar trebui să fie limitat la produsele cu constrângeri speciale de securitate / de producţie / de implementare.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT, EX-ANTE:Serviciile relevante ale Comisiei Europene trebuie să dea aprobarea lor înainte de utilizarea acestei abordări şi va oferi suport tehnic de la caz la caz.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POSTDacă intenţionează să utilizeze această abordare, Autoritatea Contractantă trebuie să înregistreze o justificare pentru acest lucru în raportul de evaluare şi informează Comisia Europeană.

4.3.4. Informaţii suplimentare în cursul procedurii

Dosarul de licitaţie trebuie să fie suficient de clar pentru a evita ca ofertanţii să solicite informaţii suplimentare în cursul procedurii de licitaţie. În cazul în care Autoritatea Contractantă, fie din proprie iniţiativă sau ca răspuns la o cerere din partea unui ofertant, furnizează informatii suplimentare cu privire la caietul de sarcini, trebuie să transmită aceste informaţii în scris tuturor celorlalţi ofertanţi, în acelaşi timp.

Ofertanţii pot depune întrebări în scris, nu mai târziu de 21 de zile înainte de termenul limită pentru depunerea ofertelor. Autoritatea Contractantă trebuie să răspundă (trimiţând o copie către Comisia Europeană, în cazul managementului descentralizat ex-ante), la toate întrebările ofertanţilor nu mai târziu de 11 zile înainte de termenul limită pentru primirea ofertelor. Întrebările şi răspunsurile, clarificările şi posibilele modificări minore la caietul de sarcini vor fi publicate pe site-ul EuropeAid. Vă rugăm să reţineţi că Autoritatea Contractantă nu poate da un aviz prealabil cu privire la evaluarea ofertei.

În cazul în care întrebarea are ca rezultat modificare textului în anunţul de atribuire,trebuie publicat un corrigendum aşa cum este explicat la punctul 4.3.1. Termenul limită de depunere a ofertelor poate fi extins pentru a permite ofertanţilor să ţină cont de schimbări. Rectificările se vor publica de asemenea pe site-ul EuropeAid.

În cazul în care oferta are un conţinut deosebit de complex din punct de vedere tehnic, Autoritatea Contractantă poate organiza o reuniune de informare şi /sau o vizită a site-ului. Această întâlnire trebuie să fie anunţată în dosarul de licitaţie şi trebuie să aibă loc cu cel puţin 21 de zile înainte de expirarea termenului. Toate costurile legate de participarea la o astfel de întâlnire trebuie să fie suportată de către ofertanţi. Vizite individuale efectuate de către companii sau societăţi în cursul perioadei de ofertare nu pot fi organizate de către Autoritatea Contractantă, luând în considerare transparenţa şi tratamentul egal al ofertanţilor.

PAGE 72

Page 73: Practical Guide

4.3.5. Termen limită pentru depunerea ofertelor

Ofertele trebuie să ajungă la adresa Autorităţii Contractante până cel mai târziu la data şi ora indicate în caietul de sarcini. Perioada de depunere trebuie să fie suficientă pentru a garanta calitatea ofertelor şi pentru permit o ofertare cu adevărat competitivă.

Experienţa arată că o perioadă prea scurtă împiedică candidaţii la ofertare sau duce la depunerea unor oferte incomplete sau slab pregătite. Termenul limită pentru trimitere trebuie să se încadreze într-o zi lucrătoare în ţara Autorităţii Contractante şi, dacă este posibil să fie combinat cu deschiderea sesiunii de ofertare.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTEPerioada minimă între data publicării anunţului de atribuire şi termenul limită de primire a ofertelor este de 60 de zile. Cu toate acestea, în cazuri excepţionale, un termen mai scurt poate fi permis cu autorizarea prealabilă din partea serviciilor competente ale Comisiei Europene.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POSTNicio autorizare prealabilă nu este necesară din partea Comisiei Europene în cazul unui termen mai scurt.

4.3.6. Perioada de valabilitate

A se vedea punctul 2.8.5.

4.3.7. Depunerea ofertelor

Ofertele tehnice şi financiare trebuie să fie depuse într-un singur plic sigilat, introdus la rândul său într-un pachet sau un plic exterior. Oferta trebuie să fie trimisă în conformitate cu instrucţiunile pentru ofertanţi.

4.3.8. Comitetul de Evaluare

Pentru componenţă, impartialitate si confidentialitate, responsabilităţi şi orar în timpul întregii evaluări, vezi pct. 2.8.

SISTEM DIRECT CENTRALIZATPractica standard este ca cel puţin unul dintre membri cu drept de vot să fie un reprezentant al ţării beneficiare.

4.3.9. Etape în procesul de evaluare

4.3.9.1. Primirea şi înregistrarea ofertelor

La primirea ofertelor, Autoritatea Contractantă trebuie să le înregistreze menţionând data şi ora primirii şi să ofere o chitanţă pentru cele livrate de mână. Plicurile conţinând ofertele trebuie să rămână sigilate şi se păstrează într-un loc sigur până când sunt deschise. Plicurile exterioare ale ofertelor trebuie să fie numerotate în ordinea primirii (indiferent dacă sunt sau nu sunt primite înainte de termenul limită de depunere a ofertelor).

4.3.9.2. Reuniunea pregătitoare

Prima întâlnire a Comitetului de Evaluare are loc înaintea deschiderii sesiunii de ofertare. Caietul de sarcini ar fi trebuit să fie distribuit în prealabil membriilor Comitetului de Evaluare.

PAGE 73

Page 74: Practical Guide

Preşedintele prezintă scopul ofertării, procedurile ce trebuiesc urmate de către Comitetul de Evaluare, inclusiv grila de evaluare şi criteriile de selecţie şi de atribuire specificate în caietul de sarcini.

4.3.9.3. Sesiunea de deschidere a ofertelor

Scopul sesiunii de deschidere a ofertelor este de a verifica faptul că ofertele sunt complete, că garanţia ofertei solicitate a fost furnizată şi că ofertele sunt, în general, în ordine.

Sesiunea de deschidere a ofertelor este un proces formal, public. Comitetul de evaluare a ofertelor deschide ofertele în public la locul şi ora stabilite în caietul de sarcini. Deşi acest lucru este public, participarea la sesiunea de deschidere a ofertelor este limitată la reprezentanti ai companiilor care licitează pentru contract. A se vedea lista de verificare privind deschiderea licitaţiei în anexa C5 pentru formalităţile detaliate care urmează să fie efectuate de către preşedinte cu sprijinul secretarului.

SISTEM DIRECT CENTRALIZATComitetul de evaluare desemnat de către serviciile competente ale Comisiei Europene trebuie să efectueze sesiunea de deschidere a ofertelor.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEComisia Europeană trebuie să fie informată cu privire la sesiunea de deschidere a ofertelor. Aceasta poate fi reprezentată în calitate de observator în cadrul sesiunii de deschidere a ofertelor şi să primească o copie a fiecărei oferte.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POSTComisia Europeană nu trebuie să fie informată cu privire la sesiunea de deschidere a ofertelor şi nu participă la ea.

Preşedintele trebuie să verifice faptul că nici un membru al comisiei de evaluare nu are un potenţial conflict de interese cu oricare dintre ofertanţi (pe baza ofertelor primite, membrii consorţiului şi orice subcontractant identificat). A se vedea punctul 2.8.2.

Comitetul trebuie să decidă dacă sunt sau nu oferte conforme cu cerinţele formale. Sumarul ofertelor primite, care se anexează la Raportul de deschidere a ofertelor (a se vedea anexa C6) trebuie să fie utilizat pentru a înregistra conformitatea fiecărei oferte cu cerinţele formale de depunere. Procesele-verbale ale acestei reuniuni sunt incluse în raportul de deschidere a ofertelor şi acest lucru trebuie să fie pus la dispoziţia ofertanţilor, la cerere.

Eventualele garanţii de licitaţie trebuie să fie returnate ofertanţilor. Acest lucru implică faptul că orice oferte care sosesc după termenul limită de depunere trebuie să fie, de asemenea, deschise (după şedinţa de deschidere), astfel încât garanţiile să fie returnate.

4.3.9.4. Evaluarea ofertelor tehnice

Este obligatoriu ca Comisia de Evaluare să utilizeze grila de conformitate administrativă şi grila de evaluare publicate în caietul de sarcini.

În timpul evaluării tehnice, Comitetul de Evaluare analizează dacă ofertele îndeplinesc cerinţele prevăzute în caietul de sarcini. Aceasta include posibilele componente de service incluse în specificaţiile tehnice. Rezultatele sunt înregistrate într-o grilă cu variante de DA / NU pentru toate elementele specificate în caietul de sarcini. Nici o metodă de notare nu trebuie să fie utilizată. În cazul în care oferta este împărţită în părţi, evaluarea ar trebui să fie efectuată parte-cu-parte.

PAGE 74

Page 75: Practical Guide

Cu acordul celorlalţi membri ai comisiei de evaluare, preşedintele poate comunica în scris cu ofertanţii ale căror depuneri necesită clarificări, oferindu-le posibilitatea de a răspunde într-un termen rezonabil, care urmează să fie stabilit de către Comitet.

Partea 1: Conformitatea administrativăÎnainte de a efectua o evaluare detaliată a ofertelor, Autoritatea Contractantă verifică dacă acestea sunt conforme cu cerinţele esenţiale ale caietului de sarcini (de exemplu, grila de conformitate administrativă).

O ofertă este considerată conformă în cazul în care îndeplineşte toate condiţiile, procedurile şi specificaţiile tehnice din caietul de sarcini, fără a departaja substanţial sau a ataşa restricţii la ele. Departajările substanţiale sau restricţiile sunt cele care afectează domeniul de aplicare, calitatea sau executarea contractului, şi diferă foarte mult de termenii din caietului de sarcini, limitează drepturile Autorităţii Contractante sau obligaţiile ofertantului în conformitate cu contractul sau denaturează concurenţa pentru ofertanţii ale căror oferte sunt conforme.

Fiecare oferta este examinată pentru conformitate cu caietul de sarcini, în special, dacă:

- documentaţia este completă

- limba cerută de caietul de sarcini a fost utilizată.

Pentru consorţii: confirmarea de asociere şi de desemnare a unei societăţi lider a fost semnată de către toţi membrii consorţiului.

Pentru ofertanţii care intenţionează să subcontracteze sarcini (dacă este permis de către caietul de sarcini): ofertantul a inclus o declaraţie în ceea ce priveşte conţinutul şi gradul de subcontractare avut în vedere, care trebuie să se încadreze în limita menţionată în caietul de sarcini.

Conformitatea administrativă a fiecăreia dintre oferte trebuie să fie înregistrată în raportul de evaluare (a se vedea anexa C7).

Partea 2: Conformitatea tehnică a ofertelorEvaluarea tehnică detaliată a ofertelor are loc după verificarea conformităţii administrative.

Criteriile care urmează să fie aplicate sunt cele publicate în caietul de sarcini şi, în consecinţă, grila de evaluare inclusă în caietul de sarcini trebuie să fie utilizată. În nici un caz comitetul sau membrii săi nu pot schimba grila de evaluare comunicată ofertanţilor în caietul de sarcini.

Scopul acestei evaluări este de a evalua dacă ofertele concurente îndeplinesc criteriile de selecţie şi cerinţele tehnice minime.

Regula de origine : Toate ofertele trebuie să respecte regula prin care mărfurile care urmează să fie livrate îndeplinesc cerinţele menţionate la punctul 2.3.1. În caz de orice îndoială cu privire la originea mărfurilor, trebuie să fie solicitate informaţii suplimentare. În cazul în care persistă îndoieli, ar trebui să fie căutată consiliere din partea Comisiei Europene (în cazul în care nu este Autoritatea Contractantă).

Ofertantul va trebui să furnizeze, dacă este posibil înainte de semnarea contractului, dovada de origine sub forma unui certificat de origine sau alte documente oficiale ca şi dovadă prima facie.

Pentru a stabili originea, trebuie să se determine dacă produsul în cauză a fost obţinut sau produs.

Ofertele care nu îndeplinesc în mod clar condiţiile de origine trebuiesc respinse.

Naţionalitatea Subcontractanţilor : Comitetul de Evaluare trebuie să verifice în acest stadiu dacă naţionalităţile tuturor subcontractanţilor identificaţi în cadrul ofertelor tehnice îndeplinesc regula de naţionalitate prezentate la punctul 2.3.1.

PAGE 75

Page 76: Practical Guide

Făcând evaluarea ofertele, Comitetul de Evaluare decide asupra conformităţii tehnice a fiecărei oferte, clasificândule ca corespunzătoare sau necorespunzătoare din punct de vedere tehnic. În cazul în care contractele includ serviciile post-vânzare şi / sau formare profesională, calitatea tehnică a acestor servicii este, de asemenea, evaluată în timpul evaluării tehnice, în conformitate cu criteriile publicate.

4.3.9.5 Evaluarea ofertelor financiare

După ce evaluarea tehnică a fost finalizată, Comitetul verifică dacă ofertele financiare nu conţin erori aritmetice evidente. Orice erori aritmetice evidente sunt corectate fără penalizări acordate ofertantului.

Când procedura de ofertare conţine mai multe părţi, ofertele financiare sunt comparate pentru fiecare parte. Evaluarea financiară va trebui să identifice cea mai bună ofertă financiară pentru fiecare parte, luând în considerare orice eventuale reduceri acordate de către ofertanţi.

Model de aplicare a reducerilor:

Societatea A oferă o reducere de 20%, în cazul atribuirii părţii 1 şi 3, societatea B ofera un discount de 10%, în cazul atribuirii celor trei părţi, societatea C nu ofera reducere

Compania A Compania B Compania CClasament fără

reducerePartea 1 90 80 70 Compania CPartea 2 nu ofertează 40 50 Compania BPartea 3 60 70 55 Compania C

După aplicarea discountului:

Compania A Compania B Compania CPartea 1 72 72 70Partea 2 nu ofertează 36 50Partea 3 48 63 55

Cele 3 combinaţii posibile:Combinaţie 1: 72 + 40 + 48 = 160Combinaţia 2: 72 + 36 + 63 = 171Combinaţia 3: 70 + 50 + 55, dar din moment ce pentru Partea 2 există un preţ mai mic oferit, suma devine: 70 + 40 + 55 = 165Autoritatea Contractantă trebuie să aleagă combinaţia 1, atribuind contracte pentru părţile 1 şi 3 la compania A şi Partea 2 la compania B pentru preţul iniţial oferit.

4.3.9.6. Alegerea contractantului

Ofertantul câştigător este cel care depune cea mai puţin costisitoare ofertă clasificată ca şi conformă din punct de vedere tehnic în timpul evaluarii tehnice. Aceasta trebuie să fie declarată oferta câştigătoare în cazul în care este egală sau mai mică decât bugetul maxim disponibil pentru contract.

PAGE 76

Page 77: Practical Guide

În cazul în care oferta aleasă depăşeşte bugetul maxim disponibil pentru contract, se aplică dispoziţiile prevăzute la punctul 4.2.4.1 (d).

În cazul ofertelor anormal de mici, Comitetul de Evaluare trebuie să solicite orice informaţie relevantă privind componenţa ofertei. În cazul în care, pentru un anumit contract, ofertele par să fie anormal de scăzute, Autoritatea Contractantă trebuie, înainte de a respinge ofertele în cauză numai din acest motiv, să solicite în scris detalii privind elementele constitutive ale ofertei pe care o consideră relevantă şi verifică aceste elemente constitutive, după audierea părţilor, ţinând cont de explicaţiile primite. Autoritatea Contractantă poate, în special, să ia în considerare explicaţii referitoare la:

a) economia procesului de fabricaţie, a prestării de servicii sau a metodei de construcţie;

b) soluţiile tehnice alese sau condiţiile favorabile excepţionale disponibile ofertantului;

c) originalitatea ofertei.Justificarea pentru acceptarea sau respingerea unei oferte anormal de mici trebuie să fie înregistrată în raportul de evaluare.

FED Ofertanţii statelor ACP, care oferă bunuri de origine ACP contabilizând cel puţin 50% din valoarea contractului, sunt acordate cu o preferinţă de preţ de 15% în cazul în care ofertele de calitate echivalentă economice şi tehnice sunt comparate. Mai mult decât atât, în cazul în care două oferte sunt recunoscute a fi echivalente, se acordă prioritate:a) ofertantului unui stat ACP; saub) în cazul în care nicio astfel de ofertă nu se întrevede, ofertantului care:- oferă cea mai bună utilizare a resurselor fizice şi umane ale statelor ACP;- oferă cele mai mari posibilităţi de subcontractare societăţilor ACP, firme sau persoane fizice; sau- este un consorţiu de persoane fizice, companii şi firme din statele ACP şi Uniunea Europeană.

4.3.9.7. Concluzii ale Comitetului de Evaluare

Ca urmare a deliberărilor sale, Comitetul de Evaluare poate face oricare dintre următoarele recomandări:

• Poate atribui contractul ofertantului care a depus o ofertă:

o care este conformă cu cerinţele formale şi normele de eligibilitate;

o a cărui Buget total se încadrează în bugetul maxim disponibil pentru proiect;

o care îndeplineşte cerinţele tehnice minime specificate în caietul de sarcini, precum şi

o oferta care este cea mai ieftină (care îndeplineşte toate condiţiile de mai sus).

• Pentru anularea procedurii de licitaţie în împrejurări excepţionale, a se vedea punctul 2.4.13.

PAGE 77

Page 78: Practical Guide

SISTEM DIRECT CENTRALIZATÎntreaga procedură (de evaluare tehnică şi financiară), este înregistrată într-un Raport de evaluare (a se vedea modelul de la anexa C7), care urmează să fie semnat de către preşedinte, secretar şi toţi membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare. Acest lucru trebuie să fie prezentat pentru aprobare la serviciile competente ale Comisiei Europene, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu recomandările sale. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEÎntreaga procedură (evaluarea tehnică şi financiară), este înregistrată într-un Raport de evaluare (a se vedea modelul de la anexa C7), care urmează să fie semnat de către preşedinte, secretar şi toţi membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare. Acest lucru trebuie să fie prezentat pentru aprobare la serviciile competente ale Autorităţii Contractante, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu recomandările sale. Autoritatea Contractantă trebuie să depună un Raport de Evaluare împreună cu decizia propusă l Comisia Europeană pentru aprobare. Dacă există o propunere de atribuire şi Comisia Europeană nu a primit încă o copie a ofertelor, acestea trebuie să fie depuse. Dacă Comisia Europeană nu acceptă decizia propusă, aceasta trebuie să scrie la Autoritatea Contractantă precizând motivele deciziei sale. Comisia Europeană poate sugera, de asemenea, modul în care Autoritatea Contractantă ar trebui să procedeze şi să ofere condiţiile în care Comisia Europeană poate să aprobe o propunere de contract, pe baza procedurii de licitaţie. În cazul în care Comisia Europeană aprobă decizia propusă, Autoritatea Contractantă va începe fie să atribuie contractul (a se vedea punctul 4.3.11) fie să anuleze oferta, după cum a decis. SISTEM DESCENTRALIZAT EX-POST:Nicio aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este cerută înainte ca Autoritatea Contractantă să ia act de recomandările Comitetului de Evaluare.

Raportul este întocmit. Autoritatea Contractantă va lua apoi o decizie. Întreaga procedură de evaluare incluzând notificarea ofertantului câştigător, trebuie să fie completată în timp ce ofertele sunt încă valabile. Este important să se aibă în vedere faptul că adjudecatarul ar putea să nu fie în măsură să îşi menţină oferta în cazul în care procedura de evaluare durează prea mult.

Sub rezerva legislaţiei Autorităţii Contractante privind accesul la documente, întreaga procedură de licitaţie este confidenţială de la terminarea sesiunii de deschidere a ofertelor până la semnarea contractului de către ambele părţi. Deciziile Comitetului de Evaluare sunt colective, precum şi deliberările sale trebuie să rămână secrete. Membrii Comitetului de Evaluare, precum şi orice alţi observatori sunt obligaţi să păstreze secretul. În cazurile în care dreptul Autorităţii Contractante contrazice confidenţialitate cerută, aceasta din urmă trebuie să solicite autorizarea prealabilă din partea Comisiei Europene înainte de a dezvălui orice informaţie.

Raportul de evaluare, în special, este numai pentru uz oficial şi nu poate fi divulgat nici ofertanţilor şi nici altor părţi din afara serviciilor autorizate de Autoritatea Contractantă, Comisia Europeană şi autorităţile de supraveghere (de exemplu, Curtea de Conturi).

4.3.10. Anularea procedurii de ofertare

A se vedea punctul 2.4.13.

Ofertanţii au dreptul la eliberarea imediată a garanţiei ofertei lor. În cazul în care procedura de licitatie este anulată inaintea sesiunii de deschidere, plicurile nedeschise şi sigilate trebuie să fie returnate ofertanţilor.

PAGE 78

Page 79: Practical Guide

4.3.11. Atribuirea contractului

4.3.11.1. Notificarea adjudecatarului

A se vedea pct. 2.9 şi punctul 2.4.12 (în caz de clauză de suspendare).

4.3.11.2. Pregătirea contractului şi semnarea

A se vedea pct. 2.9.

Contractul propus trebuie să urmeze anexa C4.

4.3.11.3. Publicarea atribuirii contractului

A se vedea secţiunea 2.9.

4.4. Licitaţie locală deschisă pentru contracte între 60.000 € şi 150.000 €

În acest caz, publicarea unui anunţ de prognoză nu este obligatorie şi anunţul de atribuire nu este publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, ci numai în ţara beneficiară. Comisia Europeană publică detaliile procedurilor de ofertare respective (număr dosar, ţară, Autoritatea Contractanta, etc), pe site-ul EuropeAid împreună cu adresa de la care firmele pot obţine informaţii suplimentare.

Anunţul de atribuire pentru o ofertă locală trebuie să fie cel puţin publicat în Jurnalul Oficial al ţării beneficiare sau orice mass-media echivalent. Această publicaţie este sub responsabilitatea ţării beneficiare.

Deoarece costul de publicare a întregului anunţ de atribuire în mass-media locală poate fi mare, modelul de la anexa C3 oferă informaţii minime, care trebuie să fie incluse într-o publicaţie locală. Cu toate acestea, întregul anunţ de atribuire trebuie să fie disponibil la adresa menţionată în anunţ, împreună cu caietul de sarcini. De asemenea, este posibilă publicarea caietului de sarcini şi anunţul de ATRIBUIRE pe site-ul EuropeAid şi să indice acest lucru în Rezumat Anunţului de Atribuire (Anexa C3). Ordonatorul de credite poate decide să utilizeze caietul de sarcini simplificat pentru această procedură, precum şi pentru orice altă procedură mai jos de acest prag (vezi mai jos).

Reţineţi că o procedură locală de ofertare deschisă trebuie să asigure altor contractanţi eligibili aceleaşi oportunităţi ca şi firmelor locale. Nicio condiţie care doreşte să limiteze participarea altor contractanţi eligibili nu este permisă (de exemplu, obligând astfel de firme care urmează să fie înmatriculate în ţara beneficiară sau care a castigat contracte de acolo în trecut).

În această procedură, trebuie să existe un minim de 30 de zile între data publicării anunţului de atribuire în presa locală, precum şi termenul limită pentru primirea ofertelor. Cu toate acestea, în cazuri excepţionale, un termen mai scurt poate fi permis cu autorizarea prealabilă a serviciilor competente ale Comisiei Europene.

Măsurile aplicabile la o procedură deschisă internaţional, aşa cum este descris la punctul 4.3, se aplică prin analogie la procedura de licitaţie deschisă local.

Dacă se dovedeşte imposibilă identificarea potenţialilor ofertanţi, în cazul unei proceduri de licitaţie deschisă la nivel local, o clarificare / corecţie care să stabilească eventualele modificări survenite în caietul de sarcini trebuie publicată. Termenul limită de depunere a ofertelor poate fi extins pentru a permite ofertanţilor să ţină seama de schimbări. Posibilele clarificări din timpul

PAGE 79

Page 80: Practical Guide

procedurii de licitaţie vor fi publicate la nivel local şi pe site-ul EuropeAid şi va fi făcută o referire pentru a se găsi posibilele clarificări în cadrul rezumatului notei de atribuire (Anexa C3).

Autoritatea Contractantă poate solicita o garanţie de participare.

4.5. Procedură de negociere competitivă pentru contractele de sub 60.000 €

Autoritatea Contractantă poate atribui contracte sub 60.000 € prin procedura de negociere competitivă, fără publicare. Autoritatea contractantă întocmeşte o listă de cel puţin trei firme. Candidaţiilor li se trimite o scrisoare de invitaţie la licitaţie însoţită de un caiet de sarcini. Ordonatorul de credite poate decide să recurgă la caietul de sarcini simplificat pentru bunuri.

Ofertele trebuie să ajungă la adresa Autorităţii Contractante până cel târziu la data şi ora indicate.Candidaţilor selectaţi trebuie să li se acorde cel puţin 30 de zile de la expedierea scrisorii de invitaţie la licitaţie, în care să îşi prezinte ofertele.

Ofertele sunt deschise şi evaluate de către un Comitet de Evaluare, cu expertiza tehnică şi administrativă necesară, numit de către Autoritatea Contractantă.

Dacă în urma consultării ofertanţilor, Autoritatea Contractantă primeşte o singură ofertă, care este valabilă din punct de vedere administrativ şi tehnic, contractul poate fi atribuit, cu condiţia ca criteriile de atribuire să fie îndeplinite.

În cazul în care două eşecuri succesive ale procedurii de negociere competitivă au loc, contractul poate fi încheiat de către subiectul procedurii negociate cu aprobarea prealabilă a serviciilor competente ale Comisiei Europene. Restul de procedură (inclusiv pregătirea caietului de sarcini, evaluarea ofertelor şi atribuirea contractului) este aceeaşi ca în cadrul procedurii deschise internaţionale (a se vedea punctele 4.3.2 până la 4.3.11.2). Ordonatorul de credite poate decide să recurgă la caietul de sarcini simplificat pentru bunuri. Nicio garanţie de licitaţie nu este necesară în acest caz.

Autoritatea Contractantă poate atribui contracte de furnizare de bunuri cu o valoare de 10.000 € sau mai puţin, pe baza unei singure oferte. A se vedea punctul 2.4.8.

4.6. Modificarea contractelor de furnizare

A se vedea secţiunea 2.10 pentru informaţii generale cu privire la modificarea contractului.

Cu excepţie posibilităţii de a varia cantităţile în conformitate cu articolul 22 GC, Autoritatea Contractantă nu poate în niciun caz să mărească bugetul contractului de furnizare iniţial sau să cadă de acord / să aranjeze pentru achiziţionarea de echipament care nu a fost acoperit în oferta iniţială şi contractul subsecvent.

Singura excepţie de la această regulă este pentru livrări suplimentare de la furnizorul iniţial, destinate fie înlocuirii parţiale a produselor sau a instalaţiilor incluse în contractul iniţial, sau ca o prelungire a bunurilor sau instalaţiilor existente în cazul în care o schimbare a furnizorului ar obliga Autoritatea Contractantă să achiziţioneze echipamente cu caracteristici tehnice diferite care ar conduce la incompatibilităţi sau dificultăţi tehnice disproporţionate în funcţionare şi întreţinere. Livrările suplimentare sunt considerate ca fiind o procedură de negociere, a se vedea punctul 4.2.4.1 c), şi un act adiţional sau un nou contract ar trebui să fie semnat.

În conformitate cu articolul 22 din Condiţiile Generale, Autoritatea Contractantă are puterea de a emite un ordin administrativ pentru variaţii. Contractantul este obligat să efectueze variaţiile cerute.

PAGE 80

Page 81: Practical Guide

5. Contractele de lucrări

5.1. Introducere

Contractele de lucrări au ca obiect execuţia, sau execuţia şi proiectarea, de lucrări sau a unei lucrări referitoare la una dintre activităţile menţionate în anexa I la Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European şi a Consiliului (BUGET) sau realizarea, prin orice mijloace, a unei lucrări corespunzătoare cerinţelor specificate de către Autoritatea Contractantă. "O lucrare" înseamnă rezultatul unor lucrări de construcţie sau de inginerie civilă luate în ansamblu care sunt suficiente prin ele însele pentru a îndeplini o funcţie economică sau tehnică.

Contractele de lucrări sunt, de obicei, încheiate de către beneficiar, cu care Comisia întocmeşte un acord de finanţare (contracte descentralizate).

5.2. Procedurile de achiziţie

5.2.1. Contracte de 5,000,000 € sau mai mult

5.2.1.1. Procedura deschisă

Metoda standard de atribuire a contractelor de lucrări se face prin intermediul unei proceduri de ofertare internaţionale deschisă în urma publicării anunţului de atribuire. Pentru detalii, vezi pct. 5.3.

5.2.1.2. Procedură restrânsă

În cazuri excepţionale, justificate de caracteristicile speciale ale anumitor proiecte, o procedură de licitaţie restrânsă poate fi utilizată (cu autorizarea prealabilă a Comisiei Europene, în cazul unui control din abordarea descentralizată ex-ante). Publicarea anunţului de achiziţii publice rămâne obligatorie pentru a asigura o participare cât mai mare posibilă. Pentru detalii, a se vedea pct. 5.4.

5.2.2. Contracte de intre 300.000 € si 5 milioane €

5.2.2.1. Procedura locală deschisă

Astfel de contracte sunt acordate după o procedură de licitaţie deschisă publicată la nivel local, o procedură în care anunţul de achiziţii este publicat doar în ţara beneficiară. Comisia Europeană publică referinţele la astfel de proceduri de ofertare (publicarea referinţelor, ţara, Autoritatea Contractantă şi tipul de contract) pe site-ul EuropeAid cu adresa la care firmele pot obţine informaţii suplimentare. Pentru detalii, a se vedea pct. 5.5.

5.2.3. Contracte sub 300.000 € - procedură de negociere competitivă

Contractele de lucrări sub € 300.000 sunt acordate prin procedură de negociere competitivă. La cel puţin trei candidaţi li se trimite o invitaţie de participare la licitaţie. Niciun anunţ de achiziţie nu trebuie să fie publicat. Pentru detalii, a se vedea pct. 5.6.

Cu toate acestea, Autoritatea Contractantă poate atribui contracte de lucrări cu o valoare de 10.000 € sau mai puţin, pe baza unei singure oferte.

PAGE 81

Page 82: Practical Guide

5.2.4. Alte proceduri

5.2.4.1. Procedura de Negociere

SISTEM DIRECT CENTRALIZATAprobarea prealabilă a serviciilor competente ale Comisiei Europene trebuie să fie obţinută pentru a utiliza procedura negociată.SISTEM DESCENTRALIZATĂ: EX-ANTEAutoritatea Contractantă trebuie să solicite aprobarea prealabilă din partea Comisiei Europene de a utiliza procedura negociată.SISTEM DESCENTRALIZATĂ: EX-POSTNicio aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este necesară.

Contractele de lucrări pot fi adjudecate prin procedură de negociere cu una sau mai multe oferte, după ce Comisia şi-a dat acordul, dacă aceasta nu este Autoritatea Contractantă, în următoarele cazuri:

a) când din motive de extremă urgenţă determinate de evenimente pe care autorităţile contractante nu le-ar fi putut prevedea şi care nu pot fi imputate în nici un fel acestora, termenul limită pentru procedurile concurenţiale (menţionate la literele (a), (b) şi (c) din articolul 91 alineatul (1) din Regulamentul financiar ) nu pot fi îndeplinite. Operaţiunile desfăşurate în situaţii de criză, în conformitate cu articolul 168 alineatul (2) din Normele de aplicare sunt considerate a îndeplini testul de extremă urgenţă (a se vedea anexa A11a);

b) pentru lucrări suplimentare care nu sunt incluse în contractul iniţial, care, prin circumstanţe neprevăzute, au devenit necesare pentru executarea lucrărilor descrise în acesta şi care au fost adjudecate contractantului care deja execută lucrarea:

- în cazul în care aceste lucrări nu pot fi din punct de vedere tehnic sau economic separate de contractul principal fără inconveniente semnificative pentru beneficiar; - în cazul în care aceste lucrări, deşi separabile de executarea contractului iniţial, sunt strict necesare pentru finalizarea acestuia;

Cu toate acestea, valoarea cumulată a contractelor atribuite pentru lucrări suplimentare nu trebuie să depăşească 50% din valoarea contractului principal. A se vedea pct. 5.7. c) în cazul în care procedura de licitaţie a eşuat, deoarece nu a fost primită nicio ofertă

adecvată din punct de vedere calitativ şi/sau financiar. În astfel de cazuri, după anularea procedurii de licitaţie, Autoritatea Contractantă poate negocia cu unul sau mai mulţi ofertanţi la alegerea sa, dintre cei care au luat parte, în invitaţia de participare la licitaţie, şi care îndeplinesc criteriile de selecţie, cu condiţia ca termenii iniţiali ai contractului să nu fie modificaţi în mod substanţial, precum şi respectarea principiului egalităţii de tratament.

d) dacă după două încercări de negociere competitivă eşuate, adică, în cazul în care nici o ofertă validă din punct de vedere administrativ şi tehnic sau adecvată din punct de vedere calitativ şi/sau financiar nu a fost primită, caz în care, după anularea procedurii de negociere competitivă, Autoritatea contractantă poate negocia cu unul sau mai mulţi ofertanţi la alegerea sa, dintre cei care au luat parte, în invitaţia de participare la licitaţie, şi care îndeplinesc criteriile de selecţie, cu condiţia ca termenii iniţiali ai contractului să nu fie modificaţi în mod substanţial.

PAGE 82

Page 83: Practical Guide

e) pentru contractele declarate secrete, sau pentru contractele a căror execuţie trebuie să fie însoţită de măsuri speciale de securitate sau atunci când protecţia intereselor esenţiale ale Uniunii Europene sau ale ţării beneficiare o impune.

Autoritatea Contractantă trebuie să întocmească un Raport de Negociere (a se vedea modelul de la anexa A10) care să justifice modul în care negocierile s-au desfăşurat şi baza deciziei de atribuire a contractului ce rezultă din aceste negocieri. Procedurile de la punctul 5.3.11.1-2 trebuie să fie urmate prin analogie, cu raportul de negociere inclus în dosarul de contract.

5.2.4.2. Dialogul competitiv

A se vedea punctul 2.4.7 pentru detalii suplimentare.

5.3. Ofertare internaţională deschisă (pentru contracte de 5.000.000 € sau mai mult

5.3.1. Publicitate

În scopul de a asigura o participare cât mai mare la licitaţia competitivă, precum şi pentru a asigura transparenţa necesară, trebuie să fie publicată o previziune a contractului şi un anunţ de atribuire pentru fiecare procedură de licitaţie deschisă.

5.3. 1.1 Publicarea previziunilor contractului individual

Prognoza unui contract individual ce stabileşte caracteristicilor specifice ale procedurii de licitaţie planificate, trebuie să fie publicate, cu excepţia unor circumstanţe excepţionale, cu cel puţin 30 de zile înainte de publicarea anunţului de atribuire. Prognozele contractului individual trebuie să ofere o scurtă indicaţie referitoare la subiectul şi conţinutul ofertelor în cauză. Previziunile contractului sunt trimise cât mai curând posibil după decizia de aprobare a programului pentru contractele de lucrări. (A se vedea şablon în anexa D1). Date fiind previziunile, publicarea nu obligă Autoritatea Contractantă să finanţeze contractele propuse şi nu este de aşteptat ca potenţialii contractanţi să prezinte oferte în această etapă.

Previziunile contractului sunt publicate în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, pe site-ul EuropeAid şi în orice alte mijloace de informare corespunzătoare.

SISTEM CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTE, DESCENTRALIZAT: EX-POSTPreviziunile contractului trebuie să fie prezentate pentru publicare la serviciile competente ale Comisiei Europene în format electronic, folosind modelul din anexa D1 cu cel puţin 15 zile înainte de data prevăzută pentru publicare, pentru a permite timp pentru traducere. Acestea trebuie să fie publicate cu cel puţin 30 zile înainte de anunţul corespunzător de atribuire.

5.3.1.2. Publicarea de anunţuri de atribuire

În plus faţă de previziunile contractului, toate contractele de lucrări de 5.000.000 € sau mai mult trebuie, de asemenea, să facă obiectul unui anunţ de atribuire publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, pe site-ul EuropeAid şi în orice alte mijloace de informare corespunzătoare. Un minim de 30 de zile trebuie să treacă între publicarea anunţului de intenţie şi anunţul de atribuire. Comisia Europeană (care acţionează în numele Autorităţii Contractante) este responsabilă pentru publicarea în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene şi pe site-ul EuropeAid, în timp ce, în cazul în care anunţul de atribuire este publicat la nivel local, Autoritatea Contractantă trebuie să aranjeze publicarea locală în mod direct.

PAGE 83

Page 84: Practical Guide

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POSTAnunţurile de atribuire trebuie să fie prezentate pentru publicare la serviciile competente ale Comisiei Europene în format electronic, folosind modelul din anexa D2 cu cel puţin 15 zile înainte de data de publicare prevăzută, pentru a permite timp pentru traducere.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEÎn plus faţă de cele de mai sus, caietul de sarcini finalizat (a se vedea punctul 5.3.2) trebuie să fie, de asemenea, transmis la Comisia Europeană, fie la acest moment sau în avans pentru a demonstra că anunţul de atribuire propus corespunde obiectivelor contractului.

Anunţul de atribuire trebuie să identifice în mod clar, precis, şi complet care este subiectul contractului şi cine este Autoritatea Contractantă. În cazul în care anunţul de atribuire este, de asemenea, publicat la nivel local, acesta trebuie să fie identic cu anunţul de atribuire publicat pe site-ul EuropeAid şi să apară, în acelaşi timp.

Autoritatea Contractantă trebuie să trimită dosarele de licitaţie potenţialilor ofertanţi, la cerere. Din cauza dimensiunii lor şi a costurilor de imprimare, dosarele de licitaţie pentru contractele de lucrări, de obicei, sunt trimise pentru un onorariu fix. Dosarul cu oferte va fi disponibil pentru inspecţie la sediile Autorităşii Contractante şi Comisiei Europene.

În cazul în care Autoritatea Contractanta, fie din proprie iniţiativă sau ca răspuns la cererea unui ofertant modifică informaţia în anunţul de atribuire, trebuie să fie publicat un corrigendum cu modificările prin intermediul serviciului competent al Comisiei Europene. Rectificările vor fi publicate nu mai târziu de 7 zile de la cererea de publicare. Termenul limită de depunere a ofertelor poate fi prelungit pentru a permite ofertanţilor să ţină cont de schimbări.

5.3.2. Elaborarea şi conţinutul caietului de sarcini

Este esenţial ca documentele de ofertare să fie atent elaborate, nu numai pentru buna executare a contractului, dar, de asemenea, pentru buna funcţionare a procedurii de atribuire.

Aceste documente trebuie să conţină toate dispoziţiile şi informaţiile pe care ofertanţii trebuie să le prezinte în ofertele lor: procedurile care trebuiesc urmate, documentele care trebuiesc furnizate, cazurile de nerespectare, criteriile de atribuire, etc. Este de dorit ca reprezentanţii beneficiarilor finali să participe la pregătirea ofertării de la un stadiu incipient. A se vedea secţiunea 2.6 pentru liniile directoare pentru pregătirea Specificaţiilor Tehnice.

Specificaţiile tehnice trebuie să permită accesul egal al candidaţilor şi ofertanţilor şi să nu aibă ca efect crearea unor obstacole nejustificate în calea ofertării competitive. Acestea definesc caracteristicile impuse pentru un produs, serviciu sau material sau lucrare cu privire la scopul pentru care le sunt destinate de către Autoritatea Contractantă.

Aceste caracteristici includ:

a) nivelurile de calitate;

b) performanţa de mediu; c) ori de câte ori este posibil, criteriile de accesibilitate pentru persoanele cu handicap sau

proiectarea pentru toţi utilizatorii;

d) nivelurile şi procedurile de evaluare a conformităţii;

e) adecvarea pentru utilizare;

PAGE 84

Page 85: Practical Guide

f) siguranţa sau dimensiunile, inclusiv pentru bunuri, denumirea la vânzare şi instrucţiunile de utilizare, şi, pentru toate contractele, terminologia, simbolurile, testarea şi metodele de testare, ambalarea, marcarea şi etichetarea, procedurile şi metodele de producţie;

g) procedurile referitoare la asigurarea calităţii, precum şi normele referitoare la condiţiile de proiectare şi stabilirea costurilor, de încercare, control şi recepţie pentru lucrările şi metodele sau tehnicile de construcţie şi toate celelalte condiţii tehnice pe care Autoritatea Contractantă le poate impune prin reglementări generale sau specifice în ceea ce priveşte lucrările terminate şi pentru materialele şi piesele pe care le implică.

Autoritatea Contractantă este responsabilă pentru întocmirea acestor documente.

Având în vedere complexitatea tehnică a multe contracte de lucrări, pregătirea caietului de sarcini - în special a Specificaţiilor Tehnice - poate solicita asistenţă din partea unuia sau mai multor specialişti tehnici externi. Fiecare astfel de specialist trebuie să semneze o Declaraţie de Obiectivitate şi Confidenţialitate (a se vedea anexa A3).

Ca şi în Termenii de Referinţă pentru contractele de servicii, o atenţie deosebită trebuie acordată la pregătirea specificaţiilor tehnice pentru lucrările ofertate. Acestea sunt esenţiale pentru achiziţiile publice de succes şi un bun contract de lucrări şi proiect.

Specificatii Tehnice indică - acolo unde este cazul, parte cu parte - natura exactă şi caracteristicile de executare a lucrărilor. Când este cazul, acestea precizează, de asemenea condiţiile de livrare şi instalare, formare şi servicii post-vânzare.

Este esenţial ca şi caracteristicile de performanţă să corespundă scopului urmărit. Dacă este nevoie să se organizeze o reuniune de informare sau de vizitare a site-ului pentru a clarifica cerinţele tehnice acolo unde lucrările urmează să fie realizate, acest lucru ar trebui să fie specificat în instrucţiunile pentru ofertanţi, împreună cu detaliile aranjamentelor.

Scopul Specificaţiilor Tehnice este de a defini cu precizie lucrările necesare. Standardele minime de calitate, definite de Specificaţiile Tehnice, va permite Comitetului de Evaluare să determine care ofertele sunt conforme din punct de vedere tehnic.

Dacă se justifică prin natura contractului, Specificatiile Tehnice care menţionează sau descrie produsele unei mărci sau origini date favorizând sau excluzând anumite produse, sunt interzise. Cu toate acestea, în cazul în care produsele nu pot fi descrise într-un mod suficient de clar sau manieră inteligibilă, acestea pot fi numite într-un anume fel, atâta timp cât sunt urmate de cuvintele "sau echivalent".

SISTEM DIRECT CENTRALIZATDosarul de licitaţie trebuie să fie aprobat de către serviciile competente ale Comisiei Europene. Practica standard este de a consulta şi de a obţine aprobarea ţării beneficiare şi, după caz, a altor părţi implicate, în caietul de sarcini.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEAutoritatea Contractantă trebuie să depună dosarul de licitaţie la Delegaţia Uniunii Europene pentru aprobare, înainte de emitere.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POSTNicio aprobare prealabilă a dosarului de licitaţie de către Comisia Europeană nu este necesară.

Caietul de sarcini trebuie să conţină următoarele documente:CONŢINUTUL DOSARULUI

PAGE 85

Page 86: Practical Guide

Volumul 1: Instrucţiuni către ofertant şi formulare de licitaţie Volumul 2: Elaborarea contractului şi condiţii Volumul 3: Specificaţii Tehnice Volume 4: Model de ofertă financiară Volumul5: Documente de proiectare şi desene

A se vedea anexa D4 pentru şablon.

Documentele de licitaţie trebuie să menţioneze în mod clar dacă preţul cotat este revizuibil sau nu. O clauză de revizuire a preţului poate fi justificată şi contractele de lucrări, sunt de obicei subiectul revizuirii preţurilor. Dacă este cazul, se recomandă să fie inclusă o formulă de revizuire a preţului, urmând modelurile stabilite în Condiţiile Speciale. În scopul de a lua o decizie în acest sens, Autoritatea Contractantă trebuie să ţină cont în special de:

a) obiectul procedurii de achiziţii publică şi situaţia economică în care aceasta are loc; b) tipul de sarcini din contract şi durata acestora; c) interesele sale financiare.

O garanţie este necesară, în schimbul unei plăţi de pre-finanţare de peste 150.000 €. Cu toate acestea, în cazul în care contractantul este un organism public, ordonatorul de credite responsabil poate, în funcţie de evaluarea riscurilor sale, să renunţe la această obligaţie. Garanţia va fi eliberată ca şi în cazul în care pre-finanţare se deduce din plăţi intermediare şi plăţi de solduri efectuate către contractant, în conformitate cu termenii contractului.

5.3.3. Criterii de selecţie şi de atribuire

Criteriile de selecţie se referă la capacitatea ofertantului de a executa contracte similare, cu referire în special la lucrările executate în ultimii ani.

Procedura de selecţie implică: 1. eliminarea ofertanţilor care nu sunt eligibili (a se vedea punctul 2.3.1) sau se

încadrează în una dintre situaţiile descrise la punctele 2.3.3 şi 2.3.4; 2. verificarea situaţiei financiare a ofertanţilor (capacitatea financiară şi economică) prin

punerea la dispoziţie de exemplu, a unor bilanţuri şi a cifrei de afaceri pentru ultimii trei ani (a se vedea punctul 2.4.11), în cazul în care se cere în mod specific în dosarul de licitaţie;

3. verificarea capacităţilor tehnice şi profesionale ale ofertanţilor, de exemplu, uitându-se la nivelurile medii anuale de personal, mărimea şi experienţa profesională în gestionarea serviciilor efectuate, a bunurilor livrate şi a lucrărilor efectuate în domeniul în cauză, în ultimii ani (a se vedea punctul 2.4.11).

Criteriile de selecţie prevăzute în anexele la prezentul ghid sunt date cu titlu de exemplu şi ar trebui să fie adaptate la natura, costul şi complexitatea contractului.

Dacă, pentru motive excepţionale pe care Autoritatea Contractantă le consideră justificate, ofertantul nu este în măsură să furnizeze referinţele solicitate de către Autoritatea Contractantă, se poate dovedi capacitatea economică şi financiară a acestuia prin orice alte mijloace pe care Autoritatea Contractantă le consideră adecvate. În cazul în care serviciile sau produsele care urmează să fie furnizate sunt complexe sau, în mod excepţional, sunt necesare pentru un scop special, dovada capacităţii tehnice şi profesionale poate fi făcută prin intermediul unei verificări efectuate de catre Autoritatea Contractanta sau în numele său de către un organism oficial competent din ţara în care ofertantul este stabilit, sub rezerva acordului acestui organism. Aceste

PAGE 86

Page 87: Practical Guide

verificări vizează capacitatea tehnică şi de producţie a ofertantului şi, dacă este necesar, mijloacele de studiu, cercetare şi control al calităţii

Criteriile ar trebui să fie precise, nediscriminatorii şi să nu prejudicieze concurenţa loială. Toate criteriile specificate în caietul de sarcini trebuie să fie aplicate ca atare şi nu pot în nici un caz fi modificate în timpul procedurii. Evaluarea tehnică va fi pe baza grilei de evaluare publicate în caietul de sarcini, care nu trebuie să fie modificat în niciun fel în timpul procesului de evaluare. Având în vedere marea varietate de lucrări şi natura lor tehnică, grila trebuie să fie adaptată individual pentru fiecare ofertă cu variante de DA / NU care să precizeze clar dacă oferta corespunde sau nu cerinţelor tehnice din caietul de sarcini.

Criteriul de atribuire aplicat la ofertele conforme din punct de vedere tehnic este preţul sau, în cazuri excepţionale şi după derogare de către serviciile competente ale Comisiei Europene, cea mai bună valoare materială.

5.3.4. Informaţii suplimentare în cursul procedurii

Dosarul de licitaţie trebuie să fie suficient de clar pentru a evita ca ofertanţii să solicite informaţii suplimentare în cursul procedurii de licitaţie. În cazul în care Autoritatea Contractantă, fie din proprie iniţiativă sau ca răspuns la o cerere din partea unui ofertant, furnizează informatii suplimentare cu privire la caietul de sarcini, trebuie să transmită aceste informaţii în scris tuturor celorlalţi ofertanţi, în acelaşi timp.

Ofertanţii pot depune întrebări în scris, nu mai târziu de 21 de zile înainte de termenul limită pentru depunerea ofertelor. Autoritatea Contractantă trebuie să răspundă (trimiţând o copie către Comisia Europeană, în cazul managementului descentralizat ex-ante), la toate întrebările ofertanţilor nu mai târziu de 11 zile înainte de termenul limită pentru primirea ofertelor. Întrebările şi răspunsurile, clarificările şi posibilele modificări minore la caietul de sarcini vor fi publicate pe site-ul EuropeAid. Vă rugăm să reţineţi că Autoritatea Contractantă nu poate da un aviz prealabil cu privire la evaluarea ofertei.

În cazul în care întrebarea are ca rezultat modificare textului în anunţul de atribuire,trebuie publicat un corrigendum aşa cum este explicat la punctul 5.3.1. Termenul limită de depunere a ofertelor poate fi extins pentru a permite ofertanţilor să ţină cont de schimbări. Rectificările se vor publica de asemenea pe site-ul EuropeAid.

În cazul în care oferta are un conţinut deosebit de complex din punct de vedere tehnic, Autoritatea Contractantă poate organiza o reuniune de informare şi /sau o vizită a site-ului. Această întâlnire trebuie să fie anunţată în dosarul de licitaţie şi trebuie să aibă loc cu cel puţin 21 de zile înainte de expirarea termenului. Toate costurile legate de participarea la o astfel de întâlnire trebuie să fie suportată de către ofertanţi. Vizite individuale efectuate de către companii sau societăţi în cursul perioadei de ofertare nu pot fi organizate de către Autoritatea Contractantă, luând în considerare transparenţa şi tratamentul egal al ofertanţilor

5.3.5. Termen de depunere a ofertelor

Ofertele trebuie să ajungă la adresa Autorităţii Contractante până cel mai târziu la data şi ora indicate în caietul de sarcini. Perioada de depunere trebuie să fie suficientă pentru a garanta calitatea ofertelor şi pentru permit o ofertare cu adevărat competitivă. Experienţa arată că o perioadă prea scurtă împiedică candidaţii la ofertare sau duce la depunerea unor oferte incomplete sau slab pregătite. Termenul limită pentru trimitere trebuie să fie combinat dacă este posibil cu deschiderea sesiunii de ofertare.

PAGE 87

Page 88: Practical Guide

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTEPerioada minimă între data publicării anunţului de atribuire şi termenul limită de primire a ofertelor este de 90 de zile. Cu toate acestea, în cazuri excepţionale, un termen mai scurt poate fi permis cu autorizarea prealabilă din partea serviciilor competente ale Comisiei Europene.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POSTNicio autorizare prealabilă nu este necesară din partea Comisiei Europene în cazul unui termen mai scurt.

5.3.6. Perioada de valabilitate

A se vedea punctul 2.8.5.

5.3.7. Depunere a ofertelor

Fiecare ofertă tehnică şi financiară trebuie să fie depusă într-un singur plic sigilat, introdus la rândul său într-un pachet sau un plic exterior. Oferta trebuie să fie trimisă în conformitate cu instrucţiunile pentru ofertanţi.

5.3.8. Comitetul de Evaluare

Pentru componenţă, impartialitate si confidentialitate, responsabilităţi şi orar în timpul întregii evaluări, vezi pct. 2.8.

SISTEM DIRECT CENTRALIZATPractica standard este ca cel puţin unul dintre membri cu drept de vot ar trebui să fie un reprezentant al ţării beneficiare.

5.3.9. Etape în procesul de evaluare

5.3.9.1. Primirea şi înregistrarea ofertelor

La primirea ofertelor, Autoritatea Contractantă trebuie să le înregistreze menţionând data şi ora primirii şi să ofere o chitanţă pentru cele livrate de mână. Plicurile conţinând ofertele trebuie să rămână sigilate şi se păstrează într-un loc sigur până când sunt deschise. Plicurile exterioare ale ofertelor trebuie să fie numerotate în ordinea primirii (indiferent dacă sunt sau nu sunt primite înainte de termenul limită de depunere a ofertelor).

5.3.9.2. Reuniunea pregătitoare

Prima întâlnire a Comitetului de Evaluare are loc înaintea deschiderii sesiunii de ofertare. Caietul de sarcini ar fi trebuit să fie distribuit în prealabil membriilor Comitetului de Evaluare. Preşedintele prezintă scopul ofertării, procedurile ce trebuiesc urmate de către Comitetul de Evaluare, inclusiv grilele de evaluare şi criteriile de selecţie şi de atribuire specificate în caietul de sarcini.

5.3.9.3. Sesiunea de deschidere a ofertelor

Scopul sesiunii de deschidere a ofertelor este de a verifica faptul că ofertele sunt complete, că garanţia ofertei solicitate a fost furnizată şi că ofertele sunt, în general, în ordine.

Sesiunea de deschidere a ofertelor este un proces formal, public. Comitetul de evaluare a ofertelor deschide ofertele în public la locul şi ora stabilite în caietul de sarcini. Deşi acest lucru

PAGE 88

Page 89: Practical Guide

este public, participarea la sesiunea de deschidere a ofertelor este limitată la reprezentanti ai companiilor care licitează pentru contract.

A se vedea lista de verificare privind deschiderea licitaţiei în anexa D5 pentru formalităţile detaliate care urmează să fie efectuate de către preşedinte cu sprijinul secretarului.

SISTEM DIRECT CENTRALIZATComitetul de evaluare desemnat de către serviciile competente ale Comisiei Europene trebuie să efectueze sesiunea de deschidere a ofertelor.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEComisia Europeană trebuie să fie informată cu privire la sesiunea de deschidere a ofertelor. Aceasta poate fi reprezentată în calitate de observator în cadrul sesiunii de deschidere a ofertelor şi să primească o copie a fiecărei oferte.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POSTComisia Europeană nu trebuie să fie informată cu privire la sesiunea de deschidere a ofertelor şi nu participă la ea.

Preşedintele trebuie să verifice faptul că nici un membru al comisiei de evaluare nu are un potenţial conflict de interese cu oricare dintre ofertanţi (pe baza unei liste preselectate a ofertelor primite, membrii consorţiului şi orice subcontractant identificat). A se vedea punctul 2.8.2.

Comitetul trebuie să decidă dacă sunt sau nu oferte conforme cu cerinţele formale. Sumarul ofertelor primite, care se anexează la Raportul de deschidere a ofertelor (a se vedea anexa D6) trebuie să fie utilizat pentru a înregistra conformitatea fiecărei oferte cu cerinţele formale de depunere. Acest lucru trebuie să fie pus la dispoziţia ofertanţilor, la cerere. Eventualele garanţii de licitaţie trebuie să fie returnate ofertanţilor.

Acest lucru implică faptul că orice oferte care sosesc după termenul limită de depunere trebuie să fie, de asemenea, deschise (după şedinţa de deschidere), astfel încât garanţiile să fie returnate.

5.3.9.4. Evaluarea ofertelor tehnice

Este obligatoriu ca Comisia de Evaluare să utilizeze grila de conformitate administrativă şi grila de evaluare publicate în caietul de sarcini.

În timpul evaluării tehnice, Comitetul de Evaluare analizează dacă ofertele îndeplinesc cerinţele prevăzute în caietul de sarcini. Aceasta include posibilele componente de service incluse în specificaţiile tehnice. Rezultatele sunt înregistrate într-o grilă cu variante de DA / NU pentru toate elementele specificate în caietul de sarcini. Nici o metodă de notare nu trebuie să fie utilizată. În cazul în care oferta este împărţită în părţi, evaluarea ar trebui să fie efectuată parte-cu-parte.

Cu acordul celorlalţi membri ai comisiei de evaluare, preşedintele poate comunica în scris cu ofertanţii ale căror depuneri necesită clarificări, oferindu-le posibilitatea de a răspunde într-un termen rezonabil, care urmează să fie stabilit de către Comitet.

Partea 1: Conformitatea administrativă

Înainte de a efectua o evaluare detaliată a ofertelor, Autoritatea Contractantă verifică dacă acestea sunt conforme cu cerinţele esenţiale ale caietului de sarcini (de exemplu, grila de conformitate administrativă).

O ofertă este considerată conformă în cazul în care îndeplineşte toate condiţiile, procedurile şi specificaţiile tehnice din caietul de sarcini, fără a departaja substanţial sau a ataşa restricţii la ele.

PAGE 89

Page 90: Practical Guide

Departajările substanţiale sau restricţiile sunt cele care afectează domeniul de aplicare, calitatea sau executarea contractului, şi diferă foarte mult de termenii din caietului de sarcini, limitează drepturile Autorităţii Contractante sau obligaţiile ofertantului în conformitate cu contractul sau denaturează concurenţa pentru ofertanţii ale căror oferte sunt conforme.

Fiecare ofertă este examinată pentru conformitatea administrativă cu dosarul de licitaţie în conformitate cu grila administrativă publicată.

Conformitatea administrativă a fiecăreia dintre oferte trebuie să fie înregistrate în raportul de evaluare (a se vedea anexa D7).

Partea 2: Conformitatea tehnică a ofertelor

Evaluarea tehnică detaliată a ofertelor are loc după verificarea conformităţii administrative. Criteriile care urmează să fie aplicate sunt cele publicate în caietul de sarcini şi, în consecinţă, grila de evaluare inclusă în caietul de sarcini trebuie să fie utilizată. În nici un caz comitetul sau membrii săi nu pot schimba grila de evaluare comunicată ofertanţilor în caietul de sarcini. Scopul acestei evaluări este de a evalua dacă ofertele concurente îndeplinesc criteriile de selecţie şi cerinţele tehnice minime.

Regula de origine : Toate ofertele trebuie să respecte regula prin care mărfurile care urmează să fie livrate îndeplinesc cerinţele menţionate la punctul 2.3.1. Ofertele care nu îndeplinesc regula de origine trebuie să fie respinse. Regula de origine nu se aplică pentru echipamentul contractantului utilizat în timpul construcţie, cu excepţia cazului când caietul de sarcini ar prevedea în mod explicit că acest echipament devine proprietatea deplină a autorităţii contractante, până la sfârşitul contractului. Pentru mai multe detalii, a se vedea punctul 2.3.1.

Naţionalitatea subcontractanţilor : Comitetul de Evaluare trebuie să verifice în acest stadiu dacă naţionalitate subcontractanţilor identificaţi în cadrul ofertelor tehnice îndeplinesc regula de naţionalitate de la punctul 2.3.1. După evaluarea ofertelor, Comitetul de Evaluare decide asupra conformităţii tehnice a fiecărei oferte, clasificândule din punct de vedere tehnic ca fiind corespunzătoare sau necorespunzătoare.

5.3.9.5. Evaluarea ofertelor financiare

După ce evaluarea tehnică a fost finalizată, Comitetul verifică dacă ofertele financiare nu conţin erori aritmetice evidente. Orice erori aritmetice evidente sunt corectate fără penalizări acordate ofertantului. Când procedura de ofertare conţine mai multe părţi, ofertele financiare sunt comparate pentru fiecare parte. Evaluarea financiară va trebui să identifice cea mai bună ofertă financiară pentru fiecare parte, luând în considerare orice eventuale reduceri acordate.

Pentru un model de aplicare a reducerilor, a se vedea punctul 4.3.9.5.

5.3.9.6. Alegerea contractantului

Ofertantul câştigător este cel care depune cea mai puţin costisitoare ofertă clasificată ca şi conformă din punct de vedere tehnic în timpul evaluarii tehnice. Aceasta trebuie să fie declarată oferta câştigătoare în cazul în care este egală sau mai mică decât bugetul maxim disponibil pentru contract.

În cazul în care oferta aleasă depăşeşte bugetul maxim disponibil pentru contract, se aplică dispoziţiile prevăzute la punctul 5.2.4.1 (c). În cazul ofertelor anormal de mici, Comitetul de Evaluare trebuie să solicite orice informaţie relevantă privind componenţa ofertei. În cazul în

PAGE 90

Page 91: Practical Guide

care, pentru un anumit contract, ofertele par să fie anormal de scăzute, Autoritatea Contractantă trebuie, înainte de a respinge ofertele în cauză numai din acest motiv, să solicite în scris detalii privind elementele constitutive ale ofertei pe care o consideră relevantă şi verifică aceste elemente constitutive, după audierea părţilor, ţinând cont de explicaţiile primite.

Autoritatea Contractantă poate, în special, să ia în considerare explicaţii referitoare la:a) economia procesului de fabricaţie, a prestării de servicii sau a metodei de construcţie;b) soluţiile tehnice alese sau condiţiile favorabile excepţionale disponibile ofertantului;c) originalitatea ofertei.

Justificarea pentru acceptarea sau respingerea unei oferte anormal de mici trebuie să fie înregistrată în raportul de evaluare.

FED În cazul în care două oferte sunt recunoscute a fi echivalente, se acordă prioritate:- către ofertantul a unui stat ACP; sau- în cazul în care nicio astfel de ofertă nu se întrevede, ofertantului care:- oferă cea mai bună utilizare a resurselor fizice şi umane ale statelor ACP;- oferă cele mai mari posibilităţi de subcontractare societăţilor ACP, firme sau persoane fizice; sau- este un consorţiu de persoane fizice, companii şi firme din statele ACP şi Uniunea Europeană.

5.3.9.7. Concluzii ale Comitetului de Evaluare

Ca urmare a deliberărilor sale, Comitetul de Evaluare poate face oricare dintre următoarele recomandări:

• Poate atribui contractul ofertantului care a depus o ofertă: o care este conformă cu cerinţele formale şi normele de eligibilitate; o a cărui Buget total se încadrează în bugetul maxim disponibil pentru proiect; o care îndeplineşte cerinţele tehnice minime specificate în caietul de sarcini, precum şi o oferta care este cea mai ieftină (care îndeplineşte toate condiţiile de mai sus).

• Pentru anularea procedurii de licitaţie în împrejurări excepţionale, a se vedea punctul 2.4.13.

SISTEM DIRECT CENTRALIZATÎntreaga procedură (de evaluare tehnică şi financiară), este înregistrată într-un Raport de evaluare (a se vedea modelul de la anexa D7), care urmează să fie semnat de către preşedinte, secretar şi toţi membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare. Acest lucru trebuie să fie prezentat pentru aprobare la serviciile competente ale Comisiei Europene, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu recomandările sale. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEÎntreaga procedură (evaluarea tehnică şi financiară), este înregistrată într-un Raport de evaluare (a se vedea modelul de la anexa D7), care urmează să fie semnat de către preşedinte, secretar şi toţi membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare. Acest lucru trebuie să fie prezentat pentru aprobare la serviciile competente ale Autorităţii Contractante, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu recomandările sale. Autoritatea Contractantă trebuie să depună un Raport de Evaluare împreună cu decizia propusă l Comisia Europeană pentru aprobare. Dacă există o propunere de atribuire şi Comisia Europeană nu a primit încă o copie a ofertelor, acestea trebuie să fie depuse.

PAGE 91

Page 92: Practical Guide

Dacă Comisia Europeană nu acceptă decizia propusă, aceasta trebuie să scrie la Autoritatea Contractantă precizând motivele deciziei sale. Comisia Europeană poate sugera, de asemenea, modul în care Autoritatea Contractantă ar trebui să procedeze şi să ofere condiţiile în care Comisia Europeană poate să aprobe o propunere de contract, pe baza procedurii de licitaţie. În cazul în care Comisia Europeană aprobă decizia propusă, Autoritatea Contractantă va începe fie să atribuie contractul (a se vedea punctul 5.3.11) fie să anuleze oferta, după cum a decis. SISTEM DESCENTRALIZAT EX-POST:Nicio aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este cerută înainte ca Autoritatea Contractantă să ia act de recomandările Comitetului de Evaluare.

Întreaga procedură de evaluare, inclusiv notificarea ofertantului câştigător, trebuie să fie completată în timp ce ofertele sunt încă valabile. Este important să se aibă în vedere faptul că adjudecatarul ar putea să nu fie în măsură să îşi menţină oferta în cazul în care procedura de evaluare durează prea mult.

Sub rezerva legislaţiei Autorităţii Contractante privind accesul la documente, întreaga procedură de licitaţie este confidenţială de la terminarea sesiunii de deschidere a ofertelor până la semnarea contractului de către ambele părţi. Deciziile Comitetului de Evaluare sunt colective, precum şi deliberările sale trebuie să rămână secrete. Membrii Comitetului de Evaluare, precum şi orice alţi observatori sunt obligaţi să păstreze secretul. În cazurile în care dreptul Autorităţii Contractante contrazice confidenţialitate cerută, aceasta din urmă trebuie să solicite autorizarea prealabilă din partea Comisiei Europene înainte de a dezvălui orice informaţie.

Raportul de evaluare, în special, este numai pentru uz oficial şi nu poate fi divulgat nici ofertanţilor şi nici altor părţi din afara serviciilor autorizate de Autoritatea Contractantă, Comisia Europeană şi autorităţile de supraveghere (de exemplu, Curtea de Conturi).

5.3.10. Anularea procedurii de ofertare

A se vedea punctul 2.4.13.

Ofertanţii au dreptul la eliberarea imediată a garanţiei ofertei lor. În cazul în care procedura de licitatie este anulată inaintea sesiunii de deschidere, plicurile nedeschise şi sigilate trebuie să fie returnate ofertanţilor.

5.3.11. Atribuirea contractului

5.3.11.1. Notificarea adjudecatarului

A se vedea pct. 2.9 şi punctul 2.4.12 (în caz de clauză de suspendare).

5.3.11.2. Semnarea contractului

A se vedea pct. 2.9.Contractul propus trebuie să urmeze anexa D4.

5.3.11.3. Publicarea atribuirii contractului

A se vedea secţiunea 2.9.

PAGE 92

Page 93: Practical Guide

5.4. Licitaţii restrânse pentru contractele de 5.000.000 €sau mai mult

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTE În cazuri excepţionale, justificate de caracteristicile speciale ale anumitor proiecte, o procedură de licitaţie restrânsă poate fi utilizată. Serviciile competente ale Comisiei Europene trebuie să dea aprobarea lor înainte de utilizarea acestei abordări şi vor oferi suport tehnic de la caz la caz. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST În cazul în care intenţionează să utilizeze această abordare, Autoritatea Contractantă trebuie să înregistreze o justificare pentru acest lucru în raportul de evaluare şi informează Comisia Europeană.

Publicarea anunţului de achiziţii publice în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, pe site-ul EuropeAid şi în orice alte mijloace adecvate rămâne obligatorie.

Procedura de licitaţie restrânsă începe cu o fază de prelistare, care trebuie să fie special concepută pentru fiecare proiect. Pe baza rezultatului acestei faze de prelistare, Autoritatea Contractantă stabileşte o listă de firme care vor fi invitate la ofertare (după obţinerea aprobării Comisiei Europene, în cazul unui control survenit în abordarea descentralizată ex-ante).

Autoritatea Contractantă va trimite o scrisoare de invitaţie la licitaţie însoţită de caietul de sarcini numai pentru candidaţii de pe lista preselectată.

În această procedură, trebuie să existe un minim de 60 de zile între data de expediere a scrisorilor de invitaţie de participare la licitaţie şi data limită pentru primirea ofertelor.

Măsurile aplicabile în cazul unei proceduri deschise, astfel cum este descris la punctele 5.3.2 până la 5.3.11.3, se aplică prin analogie procedurii restrânse pentru contractele de lucrări.

5.5. Licitaţie locală deschisă (pentru contractele de cel puţin 300.000 € si sub 5.000.000 €)

În acest caz, anunţul de achiziţii nu este publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. În schimb, anunţul de achiziţie pentru o ofertă locală trebuie să fie cel puţin publicat în Jurnalul Oficial al ţării beneficiare sau în orice alt mijloc mass-media echivalent.

Comisia Europeană trebuie să publice detalii ale procedurilor de licitaţie respective (număr dosar, ţară, Autoritatea Contractantă, etc), pe site-ul EuropeAid cu adresa de la care firmele pot obţine informaţii suplimentare sau, alternativ, publică anunţul de achiziţii publice şi / sau dosarul de licitaţie.

Deoarece costul de publicare a întregului anunţ de atribuire în mass-media locală poate fi ridicat, modelul de la anexa D3 oferă minimul informaţii care trebuiesc incluse într-o publicaţie locală. Cu toate acestea, anunţul de achiziţii complet trebuie să fie disponibil la adresa menţionată în anunţ, împreună cu dosarul de licitaţie.

Reţineţi că o procedură de licitaţie deschisă publicată la nivel local trebuie să asigure altor contractanţi eligibili aceleaşi oportunităţi ca şi firmelor locale. Condiţiile care doresc să limiteze participarea altor contractanţi eligibili nu sunt permise (de exemplu, obligând astfel de firme care urmează să fie înmatriculate în ţara beneficiară sau care a castigat contracte de acolo în trecut).

În această procedură, trebuie să existe un minim de 60 de zile între data publicării anunţului de achiziţii publice în presa locală, precum şi termenul limită pentru primirea ofertelor. Cu toate acestea, în cazuri excepţionale, un termen mai scurt poate fi permis cu autorizarea prealabilă a serviciilor competente ale Comisiei Europene.

PAGE 93

Page 94: Practical Guide

Dacă se dovedeşte imposibilă identificarea unor potenţiali ofertanţi, în cazul unei proceduri de licitaţie deschisă publicată la nivel local, o clarificare / corecţie de stabilire eventualele modificări survenite la dosarul de licitaţie trebuie să fie publicată. Termenul limită de depunere a ofertelor poate fi extins pentru a permite ofertanţilor să ţină seama de schimbări. Posibilele clarificări din timpul procedurii de licitaţie vor fi publicate la nivel local şi pe site-ul EuropeAid şi va fi dată o referinţă în Rezumatul Anunţului de Atribuire pentru ca posibilele clarificări să fie găsite (Anexa D3).

Măsurile aplicabile unei proceduri deschise internaţionale, aşa cum este descris la punctul 5.3, se aplică prin analogie la procedura de licitaţie deschisă locală. Principala diferenţă este că numărul minim de membri cu drept de vot în Comitetul de Evaluare este de trei. Autoritatea Contractantă poate solicita o garanţie de participare.

FED Pentru contractele de lucrări cu o valoare de € 5.000.000 sau mai puţin, ofertanţii din statele ACP, cu condiţia ca cel puţin un sfert din stocul de capital şi personalul de conducere să provină din unul sau mai multe state ACP, se acordă o preferinţă de preţ de 10% în cazul în care sunt comparate oferte de o calitate echivalentă din punct de vedere economic şi tehnic.

5.6. Procedură de negociere competitivă

Autoritatea Contractanta poate atribui contracte sub 300.000 € prin procedura de negociere competitivă, fără publicare. Autoritatea contractantă întocmeşte o listă de cel puţin trei contractanţi. Candidaţiilor li se trimite o scrisoare de invitaţie la licitaţie însoţită de un dosar de licitaţie.

Ofertele trebuie să ajungă la adresa Autorităţii Contractante până cel târziu la data şi ora prezentate în invitaţia la licitaţie. Candidaţiilor selectaţi trebuie să li se permită cel puţin 30 de zile de la expedierea scrisorii de invitaţie la licitaţie, în care să îşi prezinte ofertele.

Ofertele sunt deschise şi evaluate de către un Comitet de Evaluare, cu expertiza tehnică şi administrativă necesară, numit de către Autoritatea Contractantă.

Dacă în urma consultării ofertanţilor, Autoritatea Contractantă primeşte o singură ofertă, care este valabilă din punct de vedere administrativ şi tehnic, contractul poate fi atribuit, cu condiţia ca şi criteriile de atribuire să fie îndeplinite.

În cazul în care au loc două eşecuri succesive ale procedurii de negociere competitivă, contractul poate fi încheiat de către subiectul procedurii de negociere cu aprobarea prealabilă a serviciilor competente ale Comisiei Europene. Restul de procedură (inclusiv pregătirea caietului de sarcini, evaluarea ofertelor şi atribuirea contractului) este aceeaşi ca în cadrul procedurii deschise internaţionale (a se vedea punctele 5.3.2 până la 5.3.11.2). Nici o garanţie de licitaţie nu este necesară în acest caz.

Autoritatea Contractantă poate atribui contracte de lucrări cu o valoare de 10.000 € sau mai puţin, pe baza unei singure oferte. A se vedea punctul 2.4.8

FED Pentru contractele de lucrări cu o valoare de 5.000.000 € sau mai puţin, ofertanţiilor din statele ACP li se acordă o preferinţă de 10% când ofertele comparate sunt echivalente din punct de vedere al calităţii economice şi tehnice, cu condiţia ca cel punţin un sfert din stocul de capital şi din personalul de conducere să provină din unul sau mai multe state ACP

PAGE 94

Page 95: Practical Guide

5.7. Modificarea contractelor de lucrări

A se vedea secţiunea 2.10 pentru informaţii generale cu privire la modificarea contractului.

Nici o modificare a contractului:

În marea majoritate a cazurilor, contractul de lucrări prevede că acesta este plătit prin măsurare: în astfel de contracte, cantităţile indicate în factură sunt estimative, astfel cum preţul contractului iniţial derivă din aceste cantităţi estimate.

Ori de câte ori o cerere de plată este prezentată, măsurile de supraveghere, pentru elementele respective, cantităţile efective ale lucrărilor executate şi certifică suma datorată, prin aplicarea ratelor unitare.

Creşteri vis-à-vis de preţul contractului iniţial, care sunt singurul rezultat al cantităţii măsurate efectiv depăşind factura declarată a cantităţilor nu reprezintă o schimbare a contractului şi nu necesită un ordin administrativ pentru modificare şi niciun act adiţional la contract.

De asemenea, se poate întâmpla ca punerea în aplicare a clauzei de revizuire a preţului contractului să aibă acelaşi efect. Din nou, după revizuirea formulei preţul este deja convenit de către părţile contractante în contractul iniţial, nicio modificare a contractului nu este necesară pentru a permite creşteri vis-à-vis de preţul contractului iniţial.

În nici un fel, un act adiţional la contract sau un ordin administrativ nu pot fi utilizate pentru a obţine lucrări suplimentare care nu sunt necesare pentru încheierea contractului iniţial.

Ordin administrativ :

Într-un contract de lucrări, supraveghetorul are puterea de a emite un ordin administrativ pentru orice modificare la orice parte a lucrărilor necesare pentru îndeplinirea corespunzătoare şi / sau de funcţionare a lucrărilor. Astfel de modificări pot include completări, omisiuni, inlocuiri, schimbari in calitate, cantitate, formă, caracter, fel, poziţie, nivel al dimensiunii sau liniei şi schimbări în secvenţa specificată, metodă sau timpul de executare a lucrărilor. A se vedea articolul condiţii generale art. 37.

Contractantul este obligat să efectueze modificările ordonate. Contractantul nu poate întârzia lucrările ordonate în aşteptarea unei decizii privind posibila sa cerere de prelungire a perioadei de implementare sau pentru plata suplimentara.

Act adiţional :

Modificăricările contractulului care nu sunt reglementate printr-un ordin administrativ trebuie să fie formalizate printr-un act adiţional. În această privinţă, pentru lucrări suplimentare neincluse în contractul iniţial, care, datorită unor circumstanţe neprevăzute au devenit necesare pentru realizarea lucrărilor descrise în acesta, un act aditional poate fi încheiat în condiţiile prevăzute la punctul 5.2.4.1 b).

Este necesar să se procedeze la modificări prin act adiţional al contractului atunci când o asemenea variaţie ar duce la o creştere sau o reducere din valoarea totală a lucrărilor în exces de 15% procent din preţul contractului iniţial.

SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTE Dacă se solicită finanţare suplimentară UE, aceasta trebuie să fie aprobată de către Delegaţia Uniunii Europene înainte ca Autoritatea Contractantă să facă orice angajament.

PAGE 95

Page 96: Practical Guide

Perioada totală de execuţie a unui contract de lucrări include perioada de implementare a lucrărilor şi perioada de răspundere dintre acceptarea provizorie şi finală. În acest timp, perioada/perioadele deimplementare poate fi extinsă prin ordin administrativ sau prin act adiţional pe parcursul perioadei de executie a contractului, chiar şi după ce perioada de implementare prevăzută în contract a expirat.

Un antreprenor de lucrări se angajează să finalizeze lucrările, şi Autoritatea Contractantă se angajează să plătească pentru lucrările certificate. Aceste angajamente şi contractul rămân valabile chiar şi în cazul în care contractantul nu reuşeşte să termine lucrările în perioada menţionată în contract, consecinţa fiind că lichidarea daunelor produse de întârziere poate fi dedusă din sumele datorate.

6. Granturi

6.1. Reguli de bază pentru contractele de grant (de subvenţie)

6.1.1. Definiţie

Un grant este o contribuţie financiară directă, sub formă de donaţie, de la bugetul UE sau FED, în vederea finanţării:

- fie a unei acţiuni destinată să contribuie la realizarea unui obiectiv ce face parte din politica Uniunii Europene;

- fie funcţionarea unui organism care urmăreşte un obiectiv de interes general european sau care are un obiectiv ce face parte din politica Uniunii Europene.

Cu alte cuvinte, este vorba de o plată de natură non-comercială oferită de către Autoritatea Contractantă unui beneficiar specific pentru implementarea unei acţiuni menite să contribuie la realizarea unui obiectiv ce face parte din politica Uniunii Europene sau un obiectiv al Acordului ACP-EC sau al Deciziei de Asociere sau a unui program sau proiect adoptat în conformitate cu acest acord sau decizie.

În anumite cazuri, subvenţia poate finanţa, de asemenea, funcţionarea unui organism care urmăreşte un obiectiv de interes general european sau are un obiectiv care face parte din politica Uniunii Europene sau un obiectiv al Acordului ACP-EC sau în Decizia de Asociere.

Un organism care urmăreşte un obiectiv de interes european general este: un organism european implicat în educaţia, formarea profesională, informarea, inovarea sau cercetarea şi studiul privind politicile europene, orice activităţi care contribuie la promovarea cetăţeniei sau a drepturilor omului, sau un organism european de standardizare; sau o reţea europeană care reprezintă organisme nonprofit active în statele membre sau în ţările candidate şi care promovează principii şi politici conforme cu obiectivele tratatelor.

Organismul care semnează un contract de grant este cunoscut sub numele de beneficiar şi nu ar trebui să fie confundat cu beneficiarul final al operatiunii nici cu grupul ţintă.

Subvenţiile ar trebui să se distingă de alte angajamente juridice asumate în cadrul acţiunii externe, precum şi de regulile corecte ce se aplică în mod corespunzător.

Un contract de grant poate fi distins de un contract de achiziţii publice în mai multe feluri: un grant este făcut pentru o operaţiune care este propusă Autorităţii Contractante de către un potenţial beneficiar (un "solicitant") şi se înscrie în cadrul activităţilor obişnuite ale beneficiarului. Acest lucru este în contrast cu un contract de achiziţie, în care Autoritatea Contractantă elaborează termenii de referinţă pentru un proiect ce se doreşte să fie efectuat.

PAGE 96

Page 97: Practical Guide

Un beneficiar de grant este responsabil pentru implementare a operaţiunii şi îşi păstrează dreptul de proprietate asupra rezultatelor sale. În schimb, într-un contract de achiziţii, Autoritatea Contractantă, este cea care deţine rezultatele proiectului şi supraveghează îndeaproape implementarea sa.

Un beneficiar de grant, în general, contribuie la finanţarea acţiunii, cu excepţia cazurilor în care finanţarea deplină a UE este esenţială pentru acţiunea care urmează să fie efectuată sau finanţarea completă a FED este necesară (a se vedea punctul 6.2.9). În cazul contractelor de achiziţii, cu toate acestea, contractantul nu contribuie în mod normal, financiar.

În nici un caz grantul nu poate da naştere la profituri (de exemplu, trebuie să fie limitat la suma necesară pentru echilibrarea veniturilor şi cheltuielilor pentru acţiune, a se vedea punctul 6.2.10), cu excepţia acţiunilor ce au ca obiectiv consolidarea capacităţii financiare a unui beneficiar sau generarea unui venit în cadrul acţiunilor externe. Beneficiarii de granturi sunt, în general, non-profit.

Faptul că este un organism non-profit nu înseamnă neapărat că un contract care urmează să fie încheiat cu acesta va fi un contract de grant; organismele non-profit pot, de asemenea, să liciteze pentru contractele de achiziţii publice.

Subvenţia este exprimată sub forma unui procent şi a unei valori maxime a costurilor eligibile ale acţiunii suportate efectiv de către beneficiar. Contribuţia poate fi limitată în continuare cu un procent din costurile totale acceptate ale acţiunii. Dacă sumele forfetare (cu o valoare unitară de maximum 25.000 € pe categorie / categorii din costurile eligibile) sau finanţarea forfetară este avută în vedere, utilizarea acesteia şi a sumelor maxime trebuie să fie autorizate de grant sau de tipul de grant printr-o decizie a Comisie, de exemplu, în decizia de finanţare. Utilizarea de sume forfetare, finanţări forfetare sau o combinaţie a diferitelor forme de exprimare a unui grant necesită o modificare a contractului standard de finanţare nerambursabilă, care face obiectul unei derogări.

Valoarea unui contract de achiziţii publice, pe de altă parte, reprezintă un preţ fix, în conformitate cu normele de licitaţie competitivă.

Beneficiile derivate din subvenţionarea dobânzii şi investiţiilor de capital, cu excepţia celor pentru instituţii financiare internaţionale, cum ar fi BERD sau organisme specializate ale UE, cum ar fi Fondul European de Investiţii, sunt de asemenea considerate ca finanţări nerambursabile.

De exemplu, următoarele nu constituie granturi în sensul acestui Ghid practic:- estimările programului;- împrumuturi, instrumente purtătoare de risc ale UE sau contribuţiile financiare pentru

astfel de instrumente, contribuţii, subvenţiile la dobândă sau orice altă operaţiune financiară gestionată de către BEI;

- asistenţa bugetară directă sau indirectă, sau suport de ajutor care să ducă la ameliorarea datoriei sau susţinerea veniturilor din export în cazul fluctuaţiilor pe termen scurt;

- plăţi efectuate către organismele cărora le sunt delegate sarcini de execuţie, în conformitate cu articolele 53 c, 53 d şi 54 (2) din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general şi articolul 25 alineatul (3) din Regulamentul financiar al celui de-al 10-lea FED şi plăţile efectuate în virtutea actului de bază constitutiv către organisme instituite de autoritatea legislativă. Un contract ar trebui să fie clasificat ca fiind un contract de achiziţii publice, mai degrabă decât un contract de grant în cazul în care obiectul său se referă în principal sau în general la funcţiile administrative ale Autorităţii Contractante.

PAGE 97

Page 98: Practical Guide

Acordurile de finanţare încheiate cu statele beneficiare nu constituie finanţări nerambursabile. Dacă o operaţiune implică un acord cu statul beneficiar (sau un minister sau alte organ de stat administrativ central), acest lucru trebuie să fie în forma unui acord de finanţare, şi nu în forma unui contract de grant.

Subvenţiile plătite sub finanţare sau în temeiul acordurilor conexe, estimările de program şi alte acorduri cu organismele menţionate la articolele 54, 55 şi 185 din regulamentul financiar aplicabil bugetului şi la articolele 25-28 din Regulamentul financiar al celui de-al 10-lea FED sunt acoperite de regulile prevăzute în capitolul 6 al acestui ghid practic.

Un contract de finanţare nerambursabilă nu poate fi semnat cu excepţia cazului în care acţiunea în cauză corespunde definiţiei unei subvenţii acordate în conformitate cu criteriile menţionate anterior.

O acţiune eligibilă care poate beneficia de finanţare nerambursabilă trebuie să fie identificată în mod clar. Nici o acţiune nu poate fi împărţită în scopul de a se sustrage conformităţii regulilor prevăzute în prezentul Ghid practic.

6.2. Prezentare

Există reguli stricte care reglementează modul în care se acordă finanţarea. Acordarea subvenţiilor este condiţionată de principiile de programare, transparenţă şi egalitate de tratament. Ele nu pot fi cumulative sau acordate retroactiv şi ele trebuie să implice, în general, o co-finanţare. Suma eligibilă pentru finanţare nu poate fi depăşită, aşa cum se specifică într-un contract de grant.

Subvenţia nu poate avea ca scop sau efect producerea unui profit pentru beneficiar, cu excepţia acţiunilor ce au ca obiectiv consolidarea capacităţii financiare a unui beneficiar sau generarea unui venit în cadrul acţiunilor externe.Subvenţiile se acordă fie printr-o decizie a Comisiei notificată solicitantului câştigător sau printr-un acord scris (contractul standard de finanţare nerambursabilă) încheiat cu acesta. În cazul subvenţiilor acordate în cadrul acţiunilor externe acestea sunt atribuite printr-un acord scris (contractul standard de finanţare nerambursabilă).

6.2.1. Modurile de gestionare

Există mai multe abordări posibile cu procedurile de gestionare pentru acţiunile externe ale UE. A se vedea punctul 2.2.

Acest ghid practic include procedurile care trebuie respectate în toate cazurile în următoarele capitole:

SISTEM DIRECT CENTRALIZATProcedurile care trebuiesc urmate în cadrul unui program centralizat. Granturile sunt acordate de către Comisia Europeană. Comisia este responsabilă pentru publicarea programelor de lucru, solicită emiterea de propuneri, primirea de propuneri, prezidează Comitetele de evaluare, decide cu privire la rezultatele cererilor de propuneri şi semnarea contractelor. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTE Procedurile ce trebuiesc urmate în cadrul unui program descentralizat cu controale ex-ante. Granturile sunt acordate de către Autoritatea Contractantă desemnată în acordul de finanţare, şi anume, guvernul sau o entitate din ţara beneficiară cu personalitate juridică, cu care Comisia Europeană stabileşte acordul de finanţare.Înainte de a lansa apeluri pentru propuneri de proiecte, Autoritatea Contractantă trebuie să

PAGE 98

Page 99: Practical Guide

prezinte programele anuale de lucru şi, după caz, Ghidul pentru solicitanţi Comisiei Europene pentru aprobare.Pe baza deciziilor astfel aprobate, Autoritatea Contractantă este responsabilă pentru publicarea programelor de lucru anuale, emiterea cererilor de propuneri, primirea propunerilor, prezidarea Comitetelor de Evaluare şi decide cu privire la rezultatele cererilor de propuneri. Autoritatea Contractantă trebuie să prezinte raportul de evaluare, detalii cu privire la subvenţiile propuse şi, după caz, elaborarea contractelor pentru abrobare Comisiei Europene. Nicio aprobare a contractelor de către Comisia Europeană nu este totuşi necesară, în anumite cazuri, prevăzut în Ghidul practic pentru procedurile de estimare de program (punctul 4.2.3). Odată ce a fost aprobată finanţarea, Autoritatea Contractantă va semna contractul şi informează Comisia Europeană în consecinţă. Ca regulă generală, Comisia Europeană va fi reprezentată în calitate de observator atunci când propunerile sunt deschise şi evaluate şi trebuie să fie întotdeauna invitată.Autoritatea Contractantă trebuie să prezinte programele anuale de lucru, Ghidul Aplicantului şi anunţurile de atribuire a granturilor Comisiei Europene pentru publicare. Aplicarea derogărilor prevăzute expres de prezentul Ghid practic este supusă aprobării prealabile de către serviciile competente ale Comisiei Europene. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Procedurile ce trebuie urmate în cadrul unui program descentralizat cu controale ex-post. Granturile sunt acordate de către Autoritatea Contractantă desemnată în acordul de finanţare, şi anume, guvernul sau o entitate din ţara beneficiară cu personalitate juridică, cu care Comisia Europeană stabileşte acordul de finanţare. Aceasta este responsabilă pentru publicarea programelor de lucru anuale, emiterea cererilor de propuneri, primirea de propuneri, prezidează Comitetele de evaluare, decide cu privire la rezultatele cererilor de propuneri şi semnarea contractelor, fără aprobarea prealabilă a Comisiei Europene. Autoritatea Contractantă trebuie să prezinte programele anuale de lucru, Ghidul Aplicantului şi anunţurile de atribuire ale granturilor Comisiei Europene pentru publicare.

6.2.2. Instrumente de management/de gestionare

SISTEM DIRECT CENTRALIZATPADOR (Potenţial aplicant cu date înregistrate online) este primul modul al Serviciilor On-Line ale EuropeAid, care are ca scop gestionarea cunoştinţelor de către partenerii săi, precum şi îmbunătăţirea serviciilor oferite solicitanţilor. Este destinat pentru actorii nestatali şi autorităţile locale (nu persoane) interesate în aplicarea pentru finanţare din partea UE prin intermediul cererilor de propuneri. Aplicaţia PADOR este deschisă pentru ca aceste organizaţii să se înregistreze şi să actualizeze datele lor generice (de exemplu, care nu sunt specifice unei anumite cereri de propuneri) şi să încarce documentele lor justificative (de exemplu statut sau document echivalent). Odată înregistrat în PADOR, solicitantul sau partenerul nu trebuie să completeze secţiunile privind informaţiile non-acţiune specifice din Formularul de Cerere de Finanţare, nici nu au nevoie să prezinte documente justificative, din moment ce evaluarea în acest caz se va baza pe informaţiile furnizate de aplicant în PADOR. Este obligaţia solicitantului de a se asigura că informaţiile sunt actualizate. Fiecare apel pentru depunere de proiecte trebuie să precizeze dacă înregistrarea prealabilă în PADOR este obligatorie sau nu. Pentru informaţii suplimentare, a se vedea http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm, unde puteţi găsi: - manualul PADOR

PAGE 99

Page 100: Practical Guide

- ghidul PADOR rapid pentru solicitanţi- ghidul PADOR rapid pentru parteneri - PADOR e-learning - Întrebări frecvente. Pentru gestiunea centralizată directă, în CRIS, există un Modul de Apeluri pentru Depuneri de Proiecte disponibil pentru a putea facilita managementul procedurii de evaluare. Utilizarea acestui modul este obligatorie, cel puţin pentru înregistrarea cererilor. Acest modul va fi, de asemenea, utilizat pentru a publica statistici generale cu privire la cererile de depunere.

6.2.3. Criterii de eligibilitate

6.2.3.1. Regula de Naţionalitate

A se vedea punctul 2.3.1.

Participarea la atribuirea contractelor de subvenţii este deschisă în condiţii egale tuturor persoanelor fizice şi juridice şi, după aprobarea prealabilă din partea serviciilor competente ale Comisiei, a entităţilor care nu au personalitate juridică în temeiul legislaţiei naţionale aplicabile, cu condiţia ca reprezentanţii acestora să aibă capacitatea de a-şi asuma obligaţii legale în numele lor, de a-şi asuma răspunderea financiară şi care sunt stabiliţi într-o ţară eligibilă, în conformitate cu actul de bază care reglementează programul în cauză.

6.2.3.2. Excepţii de la regula cetăţeniei

A se vedea punctul 2.3.2. Excepţiile de la regula cetăţeniei/naţionalităţii trebuie să fie menţionate în mod specific în Ghidul Solicitantului şi sunt supuse aprobării prealabile a Comisiei Europene. Restricţii de la regulă naţionalităţii nu sunt permise ca atare, cu toate acestea, dacă este prevăzut în actul de bază relevant, pe baza obiectivelor programului, a domeniului de aplicare şi a locaţiei speciale a acţiunii, eligibilitatea solicitanţilor poate fi limitată de fapte, de exemplu: obiectivul programului este acela de a stabili o cooperare între universităţile europene şi cele dintr-o regiune geografică specifică, prin definiţie - numai Universităţi din Europa şi din această regiune specifică pot aplica.

6.2.3.3. Motive de excludere

Persoanele fizice sau juridice nu au dreptul să participe la apeluri pentru depunere de proiecte sau să le fie acordate subvenţii în cazul în care se încadrează în oricare din situaţiile enumerate la punctul 2.3.3.

6.2.4. Programarea

Granturile trebuie să fie programate de către Autoritatea Contractantă, cu obiective clar definite.

Programul de lucru anual trebuie să fie publicat, prin rubrici bugetare sau de program, pe site-ul web al Autorităţii Contractante (sau orice alte mijloace corespunzătoare), precum şi pe website-ul corespunzător al EuropeAid, după modelul de la anexa E1.

Orice modificare substanţială a programului de lucru în cursul anului în cauză trebuie să fie, de asemenea, adoptată şi publicată în aceleaşi condiţii ca şi programul de lucru iniţial.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT: Programul de lucru va fi adoptat de Comisie şi publicat pe site-ul EuropeAid, dacă este necesar, în cursul anului precedent şi nu mai târziu de 31 martie a fiecărui an financiar. SISTEM

PAGE 100

Page 101: Practical Guide

DESCENTRALIZAT: EX-ANTE Programul de lucru va fi adoptat de către Autoritatea Contractantă şi publicat pe site-ul său web (sau orice alte mijloace corespunzătoare), precum şi pe site-ul EuropeAid, dacă este necesar, în cursul anului precedent şi nu mai târziu de 31 martie a fiecărui an financiar.Autoritatea Contractantă trebuie să prezinte programul de lucru la Comisia Europeană pentru aprobare înainte de publicare. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST: Programul de lucru va fi adoptat de către Autoritatea Contractantă şi publicat pe site-ul său web (sau orice alte mijloace corespunzătoare), precum şi pe site-ul EuropeAid, dacă este necesar, în timpul anului precedent şi nu mai târziu de 31 Martie a fiecărui an finaciar/bugetar.

6.2.5. Transparenţa

Disponibilitatea finanţărilor nerambursabile trebuie să fie făcută publică pe scară largă şi într-un mod uşor accesibil.

Programul de lucru va fi pus în aplicare prin publicarea apelurilor pentru depunere de proiecte, cu excepţia, situaţiilor excepţionale temeinic justificate de urgenţă sau în cazul în care caracteristicile beneficiarului fac alegere unică pentru o anumită acţiune (a se vedea punctul 6.3.2).

Toate subvenţiile acordate în cursul unui an financiar vor fi publicate anual, cu respectarea cerinţelor de confidenţialitate şi de securitate (a se vedea punctul 6.4.10.4).

6.2.6. Egalitate de tratament

Procesul de acordare a subvenţiei trebuie să fie complet imparţial. Acest lucru înseamnă, în special, faptul că propunerile trebuie să fie evaluate de către un Comitet de Evaluare, cu sfatul unor evaluatori, după caz, folosind criteriile de eligibilitate şi evaluare publicate (criteriile de selecţie şi de atribuire) - (a se vedea punctul 6.4.3).

6.2.7. Non-cumul

Nici un singur beneficiar nu poate primi mai mult de un grant finanţat de Uniunea Europeană - pentru o anumită acţiune, cu excepţia unor dispoziţii contrare din actul de bază în cauză. Unui beneficiar i se poate acorda o singură subvenţie de funcţionare/operare finanţată de Uniunea Europeană pe un an financiar.

În cadrul sistemului de management centralizat direct, cu toate acestea, o acţiune poate fi finanţată în comun din linii bugetare separate de mai mulţi ordonatori de credite.

Solicitantul trebuie să informeze de îndată ordonatorul de credite cu privire la orice aplicatii multiple şi granturi multiplelegate de aceeaşi acţiune sau de acelaşi program de lucru.

6.2.8. Neretroactivitate.

Granturile pot, ca o regulă, să acopere numai cheltuielile efectuate după data la care contractul de grant este semnat. O subvenţie poate fi acordată pentru o acţiune care a început deja numai în cazul în care solicitantul poate demonstra necesitatea demarării acţiunii înainte de semnarea contractului.

În astfel de cazuri, cheltuielile efectuate înainte de termenul limită pentru depunerea propunerilor sau, în cazul atribuirii directe la data depunerii cererii de finanţare, nu vor fi eligibile pentru finanţare. Nicio subvenţie nu poate fi acordată retroactiv pentru acţiuni deja finalizate. Cu toate

PAGE 101

Page 102: Practical Guide

acestea, în cazul unor situaţii de criză în sensul articolului 168, alineatul 2 din Regulile/Normele de implementare ale Regulamentului Financiar, cheltuielile suportate de către beneficiar înainte de data depunerii cererii, sunt eligibile pentru finanţare a UE numai în cazul în care cheltuielile se referă la constituirea de stocuri de către solicitant ce sunt utilizate în legătură cu acţiunea pentru care se atribuie subvenţia sau, în mod excepţional şi pentru motive justificate corespunzător, condiţiile speciale ale contractului de grant prevăd în mod explicit acest lucru, prin stabilirea unei date de eligibilitate anterioare datei de depunere a cererii.

Contractul pentru o subvenţie de funcţionare se acordă în termen de 6 luni de la începerea anului bugetar al beneficiarului. Costurile eligibile pentru finanţare nu pot să fie suportate înainte de depunerea cererii de finanţare sau înainte de începerea anului bugetar pentru beneficiar.

6.2.9. Co-finanţarea

Granturile nu pot, ca o regulă,să finanţeze întregul cost al acţiunii sau cheltuielile de funcţionare ale întregului unui organism beneficiar, cu următoarele excepţii:

BUGETUL Finanţarea a unei acţiuni în întregime poate fi autorizată în următoarele cazuri, cu excepţia

cazurilor interzise de actul de bază: - ajutorul umanitar, inclusiv asistenţă pentru refugiaţi, persoane dezrădăcinate, reabilitare şi

deminare; - ajutor în situaţii de criză, în sensul articolulului 168 alineatul 2 din Normele de Implementare

ale Regulamentului financiar; - acţiuni de protecţie a sănătăţii sau a drepturilor fundamentale ale popoarelor; - acţiuni ce rezultă din punerea în aplicare a acordurilor de finanţare sau acţiuni cu organizaţii

internaţionale. Autoritatea Contractantă trebuie să fie în măsură să demonstreze că finanţarea integrală este esenţială pentru desfăşurarea acţiunii în cauză şi trebuie să dovedească decizia sa de atribuire în consecinţă. Dacă este în interesul UE să fie donator unic la o acţiune, şi în special pentru a asigura vizibilitatea unei acţiuni a UE. Motivele trebuie să fie prevăzute în decizia de finanţare a Comisiei. FED

Finanţarea unei operaţiuni în întregime poate fi autorizată în cazul în care Autoritatea Contractantă este în măsură să demonstreze că finanţarea integrală este esenţială pentru a efectua operaţiunea în cauză şi fundamentează decizia sa de atribuire în consecinţă.

Beneficiarul face dovada bunurilor din valoarea de co-finanţare adusă, fie cu resursele proprii sau sub formă de transferuri financiare de la terţi. Autoritatea Contractanta poate accepta co-finanţarea în natură, dacă se consideră necesar sau adecvat.

Pentru subvenţii cu o valoare totală mai mică sau egală cu 25 000 €, Autoritatea Contractantă poate, în funcţie de evaluarea riscurilor sale, să renunţe la obligaţia de a furniza dovezi pentru co-finanţare.

6.2.10. Non-profit

Granturile nu pot avea scopul sau efectul de a produce profit pentru beneficiar, cu excepţia cazului în care obiectivul de acţiune este acela de a consolida capacitatea financiară a beneficiarului sau pentru a genera un venit. În acest caz, acest fapt trebuie să fie prevăzut în Condiţiile Speciale ale contractului de grant standard.

PAGE 102

Page 103: Practical Guide

Profitul este definit ca: - în cazul unei subvenţii pentru o acţiune, un surplus de încasări faţă de costurile

suportate de către beneficiar atunci când este făcută cererea pentru plata finală. - În cazul unei subvenţii de funcţionare, un sold excedentar al bugetului de funcţionare al

beneficiarului.

Sumele forfetare şi rata-forfetară de finanţare ar trebui să fie stabilite în aşa fel încât să excludă un profit a priori.

În cazul subvenţiilor de funcţionare a organismelor care urmăresc un obiectiv de interes european general, Autoritatea Contractantă va avea dreptul să recupereze procentul din profitul anual corespunzător contribuţiei UE la bugetul de funcţionare a organismelor implicate, în cazul în care aceste organisme sunt, de asemenea, finanţate de către autorităţile publice care trebuie şi ele însele să recupereze procentul din profitul anual corespunzător pentru contribuţia lor. În vederea calculării sumei de recuperat, procentul corespunzător contribuţiilor în natură la bugetul de funcţionare nu va fi luat în considerare.

6.2.11. Alte puncte esenţiale

A se vedea punctul 2.3.6.

Cheltuieli pentru achiziţia de servicii , bunuri sau lucrări pentru o acţiune cu finanţare nerambursabilă :

- în cazul în care implementarea unei acţiuni implică achiziţii de servicii, bunuri sau lucrări de către beneficiarul subvenţiei/grantului, procedurile de atribuire a contractelor menţionate în Anexa IV la contractul de grant trebuie să fie aplicate pentru fiecare contract de achiziţii publice. În cazul în care acţiunea necesită sprijin financiar care să fie acordat terţilor (sub-granting), acesta poate fi acordat cu condiţia ca sprijinul financiar să nu fie obiectivul principal al acţiunii şi ca, condiţiile pentru acordarea unui astfel de sprijin să fie strict definite în contractul de grant sau decizie cu nicio marjă de apreciere. Contractul de subvenţionare, prin urmare, trebuie să precizeze:

- sumele minime şi maxime ale suportului financiar care poate fi plătit unui terţ şi criteriile de determinare a cuantumului exact;

- diferite tipuri de activităţi care pot primi un astfel de sprijin financiar pe baza unei liste fixe.

Cuantumul maxim al sprijinului financiar care poate fi plătit terţilor de către un beneficiar este de 100.000 € cu un maximum de 10.000 € pentru fiecare terţ.

Cu excepţia cazului în care se prevede altfel în actul de bază, acolo unde subvenţiile de funcţionare pentru (BUGET: European) organisme sunt reînnoite, acestea trebuie să fie scăzute treptat, cu excepţia cazului în cazul în care subvenţia este sub formă de sumă forfetară sau de finanţare cu valoare fixă.

6.3. Procedurile de atribuire

6.3.1. Apel pentru depunere de proiecte

Granturile trebuie să fie atribuite în urma publicării unui apel pentru propuneri de proiecte, cu excepţia cazurilor menţionate la punctul 6.3.2 de mai jos.

6.3.1.1. Publicarea PAGE 103

Page 104: Practical Guide

Un apel pentru propuneri este întotdeauna publicat pe site-ul EuropeAid. Un astfel de apel trebuie să fie, de asemenea, publicat la nivel local în cazul în care nu este organizat de către un serviciu la sediul Comisiei Europene.

6.3.1.2. Apel deschis sau restrâns pentru depunere de proiecte.

Apelurile pentru depunere de proiecte se vor limita în mod implicit şi anume: toţi solicitanţii pot solicita să participe, dar numai solicitanţii care au fost preselectaţi (pe baza unei note de concept ca răspuns la Liniile Directoare publicate pentru Solicitanţi) vor fi invitaţi să prezinte o propunere completă.

În cazuri excepţionale, apelurile pentru depunerea de proiecte pot fi deschise, şi anume toţi solicitanţii vor fi liberi să depună un formular de cerere de finanţare, inclusiv o propunere completă ca răspuns la Liniile Directoare publicate pentru Solicitanţi (a se vedea punctul 6.4.2).

Alegerea de lansare şi deschidere, mai degrabă decât un apel restrâns ar putea fi justificată doar prin natura tehnică specială a apelului, bugetul limitat disponibil, numărul limitat estimat de propuneri/proiecte sau prin constrângerile organizaţionale (de exemplu, organizarea de apeluri de către delegaţiile regionale ale U.E) .

6.3.1.3. Parteneriatele

Contractele de grant pot face parte din acorduri -cadru de parteneriat cu scopul de a stabili o cooperare de lungă durată cu Autoritatea Contractantă. Acordurile-cadru precizează obiectivele comune, natura acţiunilor planificate pe o bază unică sau ca parte a unui program anual de lucru aprobat, procedura de atribuire a unor subvenţii speciale, în conformitate cu principiile şi normele de procedură în acest Ghid, precum şi drepturile şi obligaţiile generale ale fiecărei părţi în conformitate cu contractele specifice. Durata parteneriatului nu poate depăşi patru ani, cu excepţia unor situaţii excepţionale, justificate în mod special de subiectul parteneriatului-cadru. Acordurile de parteneriat –c adru sunt tratate ca finanţări date pentru buna desfăşurare a procedurii de atribuire.

Parteneriatele de această natură (între Autoritatea Contractantă şi beneficiar) sunt rare şi nu trebuie să fie confundate cu posibilitatea frecvent utilizată de beneficiari de a efectua o acţiune în parteneriat cu una sau mai multe alte organizaţii, ca fiind „partenere” ale lor.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTE O aprobare prealabilă a serviciilor relevante ale Comisiei Europene trebuie să fie obţinută pentru utilizarea unui acord- cadru de parteneriat. SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Nici o aprobare prealabilă de către Comisia Europeană nu este necesară pentru utilizarea unui acord -cadru de parteneriat.

6.3.2. Subvenţiile acordate fără apeluri pentru depunere de proiecte ("atribuire directă")

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-ANTE O aprobare prealabilă a serviciilor relevante ale Comisiei Europene trebuie să fie solicitată pentru utilizarea procedurii de atribuire directă. Raportul de negociere (anexa A10a) trebuie să fie prezentat pentru aprobare la serviciile competente ale Comisiei Europene, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu rezultatul negocierii.

PAGE 104

Page 105: Practical Guide

SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-POST Nici o aprobare prealabilă din partea Comisiei Europene nu este necesară pentru utilizarea procedurii de atribuire directă sau pentru rezultatul negocierii cuprins în raportul de negociere (anexa A10a).

Numai în următoarele cazuri nu este necesar să se organizeze un apel pentru depuneri de proiecte înainte de atribuirea subvenţiilor:

• În cazuri excepţionale de urgenţă justificate în mod corespunzător, de exemplu, în cazul în care evenimente imprevizibile obligă Autoritatea Contractantă să acţioneze cu o urgenţă incompatibilă în legătură cu termenele prevăzute pentru Apelurile privind Depunerea de Proiecte - proceduri descrise la punctul 6.3.1. Circumstanţele invocate ca motiv de extremă urgenţă nu trebuie în nici un fel să fie atribuite Autorităţii Contractante (de exemplu, expirarea iminentă a acordului de finanţare).

Acţiunile desfăşurate în situaţii de criză, după cum este descris în anexa A11a sunt considerate a satisface testul de extremă urgenţă, această prevedere se aplică mutatis mutandis la FED.

În conformitate cu asistenţa de urgenţă prevăzută la articolul 72 şi / sau 73 din Acordul de la Cotonou (a se vedea anexa A11a), este, de asemenea, posibilă atribuirea directă de subvenţii.

• În cazul în care subvenţia este acordată unui organism cu un monopol de jure sau de facto, justificat corespunzător în decizia de atribuire.

Pentru aceste scopuri, monopolul "de facto " sau "de jure ", înseamnă că beneficiarul, care poate fi un consorţiu:

- are competenţă exclusivă în domeniul de activitate şi / sau zona geografică la care grantul se referă în conformitate cu orice legislaţie aplicabilă; sau

- este singura organizaţie/organizaţii care operează sau este capabilă(e) să funcţioneze în domeniul de activitate şi / sau zona geografică la care se subvenţia se referă în temeiul tuturor considerentelor de fapt şi de drept.

• În cazul în care subvenţia este pe cale să fie acordată unui organism identificat prin actul de bază relevant ca beneficiar al unei subvenţii. Reţineţi că "act de bază " se referă la regulamentul programului. Nu este suficient a identifica un organism pentru o atribuire directă în deciziile de finanţare /programele anuale de acţiune, deoarece acestea nu constituie acte de bază.

• În cazul cercetării şi dezvoltării tehnologice, organismele identificate în programul anual de lucru, în cazul în care actul de bază prevede în mod expres această posibilitate, şi cu condiţia ca proiectul să nu se încadreze în domeniul de aplicare al unui apel pentru depunere de proiecte.

• pentru acţiunile cu caracteristici specifice, care necesită implicarea anumit tip de organism în temeiul competenţei sale tehnice, a gradului său înalt de specializare sau a puterii sale administrative, cu condiţia ca acţiunile în cauză să nu intre în domeniul de aplicare al unui apel pentru depunere de proiecte. Aceste cazuri trebuie să fie justificate în mod corespunzător în decizia de atribuire.

• În cazul subvenţiilor cu valoare mică în gestionarea descentralizată (a se vedea pct. 6.5)

În toate cazurile, Autoritatea Contractantă trebuie să pregătească un raport care să explice modul în care beneficiarii de grant au fost identificaţi şi sumele acordate au fost stabilite, şi motivele pentru decizia de atribuire (a se vedea modelul de la anexa a10_a). Autoritatea Contractantă trebuie să urmeze paşii indicaţi în şablonul raportului de negociere (anexa a10_a) şi să se asigure că toate principiile de bază pentru subvenţii sunt respectate (inclusiv eligibilitatea, capacitatea şi excluderea).

PAGE 105

Page 106: Practical Guide

Procedurile descrise la punctul 6.4.10 trebuie să fie urmate prin analogie, raportul menţionat mai sus fiind inclus în dosarul de contract.

6.4. Apel pentru depunere de proiecte.

6.4.1. Publicitate

În scopul de a asigura participarea pe scară cât mai largă şi transparenţa necesară, Liniile Directoare pentru solicitanţi trebuie să fie publicate pentru fiecare Apel pentru Depunere de Proiecte.

Liniile Directoare sunt publicate pe internet şi în orice alte mijloace adecvate (presă specializată, publicaţii locale, etc). Acestea ar trebui să fie, de asemenea, disponibile pe suport de hârtie de la Autoritatea Contractantă. Acestea ar trebui să fie disponibile în limbile corespunzătoare contextului pentru Apelul de Depunere de Proiecte.

Comisia Europeană este responsabilă pentru publicarea pe site-ul EuropeAid. În cazul în care Autoritatea Contractantă nu este un serviciu de la sediul Comisiei Europene, aceasta trebuie să aranjeze publicarea locală directă în acelaşi timp, asa cum este publicat pe Internet.

Întrucât costul publicării din totalitatea liniilor directoare în presa locală pot fi prohibitive, modelul de la anexa E2 prescrie informaţiile minime care sunt necesare pentru o publicaţie locală. Orientările trebuie să fie disponibile la adresa menţionată în publicaţia locală.

De asemenea, este recomandabil, după lansarea apelului pentru proiecte, să se organizeze una sau mai multe sesiuni de informare la care toţi potenţialii solicitanţi pot participa. Aceste sesiuni de informare ar trebui să aibă loc cel târziu cu 21 de zile înainte de termenul limită de depunere. Orice prezentare/documentaţie care urmează să fie livrată în sesiunea de informare va fi, de asemenea, încărcată cel puţin pe site-ul EuropeAid în cazul în care apelul a fost publicat. Sesiunile de informare pentru apelurile centralizate la nivel global sunt organizate, în coordonare cu sediul central al Comisiei Europene privind datele, locatiile si prezentarile). Informaţia care urmează să fie difuzată în toate regiunile vizate este armonizată într-un mod nediscriminatoriu.

6.4.2. Elaborarea şi conţinutul linilor directoare pentru solicitanţi.

Ghidul Solicitantului (care include Formularul de aplicaţie şi alte anexe) explică scopul Apelului pentru Depunere de Proiecte, în ceea ce priveşte normele de eligibilitate a solicitanţilor şi a partenerilor, tipurile de acţiuni şi costurile care sunt eligibile pentru finanţare, precum şi criteriile de evaluare (selecţie şi de atribuire) (a se vedea anexa E3a). Acestea conţin, de asemenea, instrucţiuni despre modul de completare al formularulului de cerere, a anexei la acesta, şi cu privire la procedurile ce trebuie urmate. Ele dau informaţii cu privire la procesul de evaluare care va urma (inclusiv un calendar orientativ), precum şi condiţiile contractuale care se vor aplica solicitanţilor de succes.

Liniile Directoare ar trebui să stabilească foarte clar şi în detaliu obiectivele şi priorităţile apelului pentru depunere de proiecte şi să acorde o atenţie deosebită criteriilor de eligibilitate. Liniile directoare trebuie să fie publicate şi orice modificare trebuie să fie publicată, de asemenea. Informaţiile publicate vor deveni obligatorii în cadrul Comitetului de Evaluare odată ce data de depunere a trecut.

Formularul ce trebuie completat de către aplicanţi cuprinde următoarele părţi:- o notă de concept

PAGE 106

Page 107: Practical Guide

- informaţii cu privire la acţiunea propusă, inclusiv bugetul său- informaţii despre solicitant- informaţii cu privire la orice parteneri.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POSTGhidul Solicitantului trebuie să fie aprobat de către Autoritatea Contractantă înainte de emitere.SISTEM DESCENTRALIZATE: EX-ANTEAutoritatea Contractantă trebuie să prezinte Ghidul Aplicantului la Delegaţia Uniunii Europene pentru aprobare, înainte de emitere.

6.4.3. Criterii de eligibilitate şi evaluare ( selecţie şi atribuire)

6.4.3.1. Criterii de eligibilitate

Criteriile de eligibilitate vor stabili condiţiile pentru participarea la un apel pentru depunere de proiecte.Aceste criterii vor fi stabilite ţinând cont de obiectivele acţiunii şi respectă principiile transparenţei şi non-discriminării. Criteriile de eligibilitate se referă la două aspecte diferite:

• Eligibilitatea solicitantului: aceasta se referă la statutul juridic şi administrativ al aplicantului - a se vedea punctele 6.2.3.1 (regulile de naţionalitate) şi 6.2.2.3 (Motive de excludere). Dacă un apel pentru proiecte se referă la acţiunile care urmează să fie puse în aplicare în parteneriat, numărul minim de parteneri şi criteriile de eligibilitate aplicabile pentru fiecare dintre partenerii solicitantului principal trebuie să fie specificate. Criteriile de eligibilitate aplicabile solicitantului principal şi partenerilor pot diferi.

• Eligibilitatea acţiunii: aceasta se referă la tipurile de activităţi, sectoare ori teme şi zonele geografice acoperite de Apelul pentru depunerea de proiecte.

6.4.3.2. Criteriile de evaluare: selecţie şi atribuire

Criteriile de evaluare constau în criteriile de selecţie şi atribuire, toate acestea sunt definite în grilele de evaluare.

• Criteriile de selecţie sunt utilizate pentru a evalua capacitatea financiară şi operaţională a aplicantului de a finaliza acţiunea propusă: solicitantul trebuie să aibă surse stabile şi suficiente de finanţare pentru a-şi menţine activitatea pe toată perioada în care acţiunea se desfăşoară şi să participe, dacă este cazul, la finanţarea acesteia. Solicitanţii şi partenerii lor trebuie să aibă, de asemenea, competenţele profesionale necesare şi calificările pentru a finaliza acţiunea propusă.

Verificarea capacităţii financiare, bazată în special pe o analiză a documentelor justificative solicitate de aplicanţi nu se aplică persoanelor fizice care primesc burse, organismelor publice sau organizaţiilor internaţionale.

• Criteriile de atribuire sunt utilizate pentru a evalua calitatea propunerilor în raport cu obiectivele şi priorităţile stabilite, astfel încât subvenţiile sunt acordate pentru acţiuni care maximizează eficienţa globală a apelului pentru depunere de proiecte. Acestea ar trebui să permită Autorităţii Contractante să selecteze propunerile de care poate fi sigură că vor respecta obiectivele şi priorităţile sale şi vor garanta vizibilitatea finanţării UE.Criteriile de atribuire se referă, în special, la relevanţa acţiunii şi compatibilitatea acesteia cu obiectivele programului de finanţare sub care Apelul pentru depunere de

PAGE 107

Page 108: Practical Guide

proiecte este finanţat, la calitatea, impactul aşteptat şi durabilitatea acţiunii, şi la raportul cost-eficacitate.

Toate criteriile de eligibilitate şi de evaluare specificate în apelul pentru proiecte trebuie să fie aplicate aşa cum sunt şi nu pot fi modificate în cursul procedurii. Criteriile ar trebui să fie precise şi nediscriminatorii. A se vedea şabloanele grilelor de evaluare prezentate în anexele E5a şi E5b.

6.4.4. Informaţii suplimentare înainte de termenul limită de depunere a proiectelor.

În perioada dintre publicarea şi termenul limită de depunere a propunerilor, şi, în plus faţă de eventuala sesiune de informare menţionată la punctul 6.4.1, solicitanţii ar trebui să poată să pună întrebări care să îi ajute să completeze formularul de aplicaţie şi sa îşi pună în ordine aplicaţiile.Autoritatea Contractantă ar trebui să furnizeze, prin urmare, un punct de contact la care pot fi adresate întrebări. Solicitanţii pot depune întrebări în scris , într-un termen de până în 21 zile înainte de data limită de depunere a proiectelor.Autoritatea Contractantă trebuie să răspundă la toate întrebările cu cel puţin 11 zile înainte de termenul limită de depunere a proiectelor. În interesul unui tratament egal pentru toţi solicitanţii, Autoritatea Contractantă nu poate da un aviz prealabil cu privire la eligibilitatea unui solicitant, partener, acţiune sau activitate specifică.

În temeiul transparenţei şi egalităţii de şanse, răspunsul dat unui singur solicitant cu privire la puncte care pot fi de interes şi pentru alţi solicitanţi, ar trebui să fie pus la dispoziţia tuturor celorlalţi. Modalitatea de a realiza acest lucru este de a publica pe internet un tabel de întrebări şi răspunsuri oferite. Acesta trebuie să fie actualizat în mod regulat într-un termen de până la 11 zile înainte de termenul limită de depunere a proiectelor

6.4.5. Termen de depunere a proiectelor.

Propunerile trebuie să fie depuse la la adresa Autorităţii Contractante cel mai târziu până la data (şi ora în caz de livrare manuală), indicate în apelul pentru proiecte după cum reiese din data de expediere ,ştampila poştei sau data chitanţei de depunere (în caz de livrări manuale, termenul limită de primire este la data si ora stabilite în liniile directoare). Cu toate acestea, din motive de eficienţă administrativă, în cazul în care acceptarea unor Note Conceptuale care sosesc cu întârziere sau aplicaţii care au fost prezentate la timp, ar întârzia considerabil procedura de atribuire sau ar pune în discuţie deciziile deja luate şi comunicate, Autoritatea Contractantă poate respinge orice cerere primită după data efectivă de aprobare a primului pas de evaluare. Pentru o procedură restrânsă aceasta este fie aprobarea evaluării notelor conceptuale (prima etapă) sau aprobarea evaluării aplicării depline (a doua etapă).

Termenul limită pentru depunere trebuie să fie suficient de lung pentru a permite propuneri de înaltă calitate. Experienţa arată că un termen limită prea scurt poate preveni solicitanţii potenţiali de la o eventuală depunere a proiectelor sau face ca aceştia să prezinte propuneri incomplete sau slab pregătite

Perioada minimă între data publicării în Liniile Directoare şi termenul limită pentru depunerea proiectelor este 90 de zile. În cazul în care dimensiunea maximă a fiecărui grant care urmează să fie acordat în cadrul programului este mai mică sau egală cu 100.000 €, perioada minimă este de 60 de zile. În cazuri excepţionale, un termen mai scurt poate fi acceptat ca o derogare.

PAGE 108

Page 109: Practical Guide

Un apel la depunere de proiecte poate stabili mai mult de un termen limită pentru depunere, fie pentru a permite prelucrarea eşalonată în cazurile în care acţiunile care urmează să fie finanţate nu pot, prin natura lor, să fie planificate cu mult in avans. În acest caz, propunerile înaintate după un termen limită sunt reportate automat la următoarele.

6.4.6. Depunerea propunerilor.

Propunerile trebuie să fie prezentate în conformitate cu instrucţiunile date în Ghidul Aplicantului (a se vedea anexa E3).

Formularul de aplicaţie constă dintr-o notă conceptuală, formularul de cerere în sine, o listă de verificare şi o declaraţie.

Ordonatorul de credite responsabil pentru un apel individual pentru propuneri are libertatea de a decide dacă să solicite documentele justificative de la toţi reclamanţii cu formularul de cerere sau numai din partea solicitanţilor care au fost selectaţi provizoriu după evaluare. Chiar dacă acest lucru nu schimbă principiul de bază că documentele respective vor fi examinate numai pentru candidaţii selectaţi, liniile directoare pentru aplicanţi şi formularul de cerere trebuie să fie adaptate în consecinţă. Niciun document justificativ nu va fi solicitat pentru cererile de finanţare de maximum 25.000 €.

Originalele sau fotocopiile ale documentelor justificative cerute trebuie să fie furnizate. În cazul în care documentele justificative nu sunt scrise într-una din limbile oficiale ale Uniunii Europene sau, dacă este cazul din ţara de punere în aplicare a acţiunii, o traducere în limba / una dintre limbile de apel pentru propuneri din extrasele relevante ale acestor documente care prezintă dovada de eligibilitate a solicitantului, poate fi solicitată în scopul interpretării propunerii.

În cazul acţiunilor în care costurile care urmează să fie finanţate depăşeşc 500.000 € şi subvenţiile de funcţionare de peste 100.000 €, solicitantul trebuie să prezinte un raport de audit extern întocmit de un auditor autorizat. Raportul trebuie să certifice conturile pentru ultimul exerciţiu financiar disponibil (ultimii doi ani, în cazul acordului cadru de parteneriat). Obligaţia nu se extinde la organizaţiile internaţionale şi nici la organismele publice. În funcţie de evaluarea riscurilor, autoritatea contractantă poate renunţa la obligaţia de audit pentru instituţiile de învăţământ secundar şi superior şi beneficiarii care au acceptat datorii în cazul acordurilor cu o serie de beneficiari.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT Documentele justificative solicitate de către un apel specific pentru propuneri de proiecte trebuie să fie încărcat în PADOR până la termenul limită comunicat de către Comisia Europeană.

6.4.7. Comitetul de Evaluare

6.4.7.1. Componenţa

Propunerile sunt evaluate de către un Comitet de Evaluare numit de către Autoritatea Contractantă care cuprinde un preşedinte fără drept de vot, un secretar fără drept de vot şi un număr impar de membri cu drept de vot (minimum trei). Membrii cu drept de vot trebuie să deţină capacităţile tehnice şi administrative necesare pentru a da un aviz informativ cu privire la propuneri. Ei trebuie să aibă cunoştinţe rezonabile ale limbii în care propunerile sunt transmise. Ei trebuie să reprezinte cel puţin două entităţi organizatorice ale Autorităţii Contractante fără o legătură ierarhică între ele, decât dacă nu există entităţi separate (de exemplu, într-o delegaţie

PAGE 109

Page 110: Practical Guide

UE). Înlocuitori pentru membrii pot fi numiţi în aceleaşi condiţii ca şi titularii acolo unde se justifică de mărimea şi / sau caracterul tehnic al cererii de propuneri.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POST Comitetul de evaluare (de exemplu, preşedintele, secretarul şi membrii cu drept de vot) trebuie să fie nominalizaţi de către Autoritatea Contractantă. Participarea altor observatori trebuie să fie autorizată în prealabil de către Autoritatea Contractantă.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEComitetul de evaluare (de exemplu, preşedintele, secretarul şi membrii cu drept de vot), trebuie să fie desemnaţi de către Autoritatea Contractantă care informează Comisia Europeană. Componenţa comisiei de evaluare se consideră aprobată dacă după 5 zile lucrătoare, dacă Comisia Europeană nu a ridicat nicio obiecţie. Comisia Europeană poate desemna un observator să urmeze o parte sau toate procedurile Comitetului de Evaluare. Participarea altor observatori trebuie să fie prezentată pentru aprobare prealabilă Comisiei Europene.

Membrii Comitetul de Evaluare ar trebui să participe la toate şedinţele, cu excepţia şedinţei de deschidere. Orice absenţă trebuie să fie înregistrată şi explicată în raportul de evaluare. Un membru care se retrage de la Comitetul de Evaluare pentru orice motiv trebuie să fie înlocuit de un substitut sau în conformitate cu procedura standard de numire a membrilor Comitetului de Evaluare. Preşedintele Comitetului de Evaluare determină în ce măsură procesul de evaluare trebuie să fie repornit. O astfel de decizie, precum şi orice decizie referitoare la înlocuirea unui membru al comitetului trebuie să fie înregistrată şi justificată în raportul de evaluare. Toţi membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare au drepturi egale de vot.

Comitetul de Evaluare ar trebui să fie format suficient de devreme pentru a se asigura de disponibilitatea membrilor desemnaţi (şi de orice observator desemnat de către Comisia Europeană, în cazul unui control ex-ante din sistemul descentralizat) în cursul perioadei necesare pentru pregătirea şi desfăşurarea procesului de evaluare.

6.4.7.2. Utilizarea de evaluatori

În cazul în care propunerile primite sunt deosebit de numeroase sau la un nivel tehnic ridicat, nu poate fi întotdeauna posibil pentru Comitetul de Evaluare a examina fiecare propunere în detaliu. Dacă este necesar, toate sau o parte a acestei examinări detaliate poate fi efectuată de către evaluatori, astfel încât Comitetul de Evaluare poate conduce deliberările sale, pe baza evaluărilor lor. Evaluatorii pot participa la reuniunile Comitetului de Evaluare în calitate de observatori pentru a prezenta rezultatele evaluărilor lor şi să răspundă la orice întrebări din partea membrilor Comitetului.

Cazul în care nu sunt utilizaţi evaluatorii, este suficient ca Comitetul de Evaluare să finalizeze o grila colectivă de evaluare pentru fiecare etapă a procedurii respective.

Evaluatorii lucrează sub supravegherea preşedintelui Comitetului de Evaluare. Deşi aceeaşi evaluatori pot fi utilizaţi pentru diferite etape, diferitele tipuri de expertiză sunt necesare pentru evaluări diferite şi este recomandabil să se folosească persoane diferite ori de câte ori este posibil.

Când apelul pentru depuneri de proiecte este organizat de către un serviciu la sediul Comisiei Europene, unul din cei doi evaluatori va fi delegatul ţării unde acţiunea trebuie să aibă loc (în cazul proiectelor regionale, este delegatul lider - sau, acolo unde este comvenabil, sediu - care va consulta delegaţiile UE din regiunea în cauză acolo unde este cazul). În cazul în care nu sunt

PAGE 110

Page 111: Practical Guide

utilizaţi evaluatorii, delegaţia UE ar trebui cu toate acestea să fie consultată în mod corespunzător.

• În ceea ce priveşte verificarea administrativă şi verificarea eligibilităţii, sarcinile evaluatorilor constau în efectuarea unei examinări pentru fiecare propunere pe baza listei de verificare şi Declaraţia făcută de aplicant (a se vedea anexa E3b). Fiecare propunere trebuie doar să fie verificate de către un evaluator.Ar fi de preferat să delege această lucrare funcţionarilor sau altor membri de personal ai Autorităţii Contractante. Evaluatori din exterior pot fi recrutaţi dacă este necesar.

• În ceea ce priveşte evaluarea notelor conceptuale şi a propunerilor, sarcina evaluatorilor constă în efectuarea unei evaluări în scris, pe baza grilelor de evaluare publicate (a se vedea anexele E5a şi E5b). Cel puţin doi evaluatori trebuie să evalueze fiecare notă conceptuală şi fiecare propunere, lucrând independent unul de altul. Aceşti doi evaluatori ar trebui să fie de preferinţă aleşi intern, în cadrul serviciilor Comisiei. În cazul în care nu există suficiente resurse interne, evaluatorii externi pot fi de asemenea aleşi. Evaluatorii externi trebuie să aibă o cunoaştere aprofundată a aspectelor cuprinse în programul de finanţare în cauză. Expertiza lor ar trebui să fie verificată pe baza de CV-ului lor. Un minim de cinci ani de experienţă pe un anumit domeniu ar trebui să fie de aşteptat.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT. DESCENTRALIZAT: EX-POST Evaluatorii sunt selectaţi de către Autoritatea Contractantă. Evaluatorii din afară care nu sunt funcţionari sau alte categorii de personal ale Autoritatii Contractante sau din administraţia publică din ţara beneficiară trebuie să fie selectaţi în conformitate cu procedura aplicabilă pentru contracte de servicii, adică în conformitate cu pragurile aplicabile.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTEEvaluatorii sunt selectaţi de către Autoritatea Contractantă. Lista trebuie să fie prezentată pentru aprobare la Comisia Europeană. Evaluatorii din afară care nu sunt funcţionari sau alte categorii de personal ale Autoritatii Contractante sau din administraţia publică a ţării beneficiare trebuie să fie selectaţi folosind procedura adecvată pentru contracte de prestări servicii.

6.4.7.3. Imparţialitate şi confidenţialitate

A se vedea punctul 2.8.2.

6.4.7.4. Responsabilităţile Comitetului de Evaluare

A se vedea punctul 2.8.3.

6.4.8. Etape în procesul de evaluare

Procesul de evaluare începe cu primirea notelor conceptuale / propuneri de către Autoritatea Contractantă, şi se încheie cu decizia de atribuire a subvenţiilor aplicanţiilor selectaţi. Procedura este prezentată mai jos.

6.4.8.1. Primirea şi înregistrarea de propuneri

LA primirea propunerilor, Autoritatea Contractantă trebuie să le înregistreze şi să ofere o chitanţă pentru cele livrate de mână (a se vedea anexa A7). Plicurile trebuie să rămână sigilate şi se păstrează într-un loc sigur până când sunt deschise.

6.4.8.2. Sesiune de deschidere şi verificare administrativă

PAGE 111

Page 112: Practical Guide

Toate propunerile primite ar trebui să fie deschise într-o sesiune de deschidere la care detaliile de înregistrare vor fi verificate şi completate şi propunerile numerotate.

Secretarul Comitetului de Evaluare supervizează sesiunea de deschidere şi solicită asistenţă din partea altor agenţi ai Autorităţii Contractante, dacă este nevoie.

Înregistrarea notelor conceptuale / propunerilor ar trebui să conţină următoarele informaţii:- numărul de înregistrare al notei conceptuale / propunerii- data depunerii - numele aplicantului şi adresa.

Pentru fiecare propunere,- originalul este păstrat în condiţii de siguranţă în arhivele Autorităţii Contractante;- copiile sunt distribuite evaluatorilor şi, după caz, adjudecatarilor.

Propunerile care au respectat termenul limită sunt apoi supuse unui control administrativ, care va evalua dacă au completat în mod corespunzător cu un "da" la toate criteriile menţionate în lista de verificare (partea 1 din secţiunea V din formularul de cerere de finanţare). În nici un caz evaluatori sau membri ai Comitetului de Evaluare nu pot modifica această listă de verificare.

Dosarelor incomplete pot fi descalificate din procesul de evaluare. Cu toate acestea, dacă unele dintre criterii nu sunt corect verificate, în conformitate cu opţiunea aleasă în cererea de propuneri de proiecte, cererea este respinsă sau solicitantul poate fi invitat să prezinte o clarificare în termenul stabilit de către Comisia de Evaluare. În acest caz din urmă, Comitetul de Evaluare poate utiliza puterile sale de apreciere pentru a decide dacă acesta ar trebui sau nu să fie luat în considerare în restul procesului de evaluare, asigurând în acelaşi timp tratamentul egal al propunerilor şi în conformitate cu principiul proporţionalităţii. Orice ar decide Comitetul de Evaluare, acest lucru ar trebuie să fie înregistrat şi justificat complet în Raportul de Evaluare (a se vedea punctul 2.8.3.)

Autoritatea Contractantă trebuie să păstreze, propunerile care nu sunt considerate pentru o evaluare ulterioară.

Verificarea administrativă nu poate fi efectuată de către membrii comisiei de evaluare sau de către unul sau mai mulţi evaluatori.

În cazul în care membrii Comitetului de Evaluare nu efectuează ei însişi verificarea, Comitetul de Evaluare trebuie să revizuiască concluziile evaluatorului pe baza grilelor completate. În scopul de a facilita revizuirea evaluărilor Comitetului de Evaluare, secretarul Comitetului de Evaluare trebuie să se asigure că o listă care conţine propuneri care nu au respectat verificarea administrativă este întocmită.Pentru fiecare intrare pe listă, o justificare trebuie să fie furnizată.

În urma sesiunii de deschidere şi a verificării conformităţii administrative, Comitetul de Evaluare se reuneşte pentru a decide cu privire la orice caz contencios şi procedeaza la evaluarea notelor conceptuale.

6.4.8.3. Evaluarea notei conceptuale

Notele conceptuale prezentate în termenul stabilit şi care au trecut în mod corespunzător de verificarea administrativă vor fi supuse unei evaluări a relevanţei şi proiectării acţiunii, pe baza unei grile de evaluare (a se vedea anexa E5a). Evaluarea globală se bazează pe rezultatele obţinute în cadrul fiecărei subpoziţii, la care se adăugă o poziţie. În cazul în care Comitetul de Evaluare nu evaluează el însuşi notele conceptuale, scorul final este media aritmetică a punctajelor acordate de către evaluatori.

PAGE 112

Page 113: Practical Guide

În cazul în care apelul pentru propuneri de proiecte este organizat de către un serviciu la sediul central al Comisiei Europene, un exemplar al fiecărei note conceptuale trebuie să fie trimis la delegaţia Uniunii Europene în ţara în care acţiunea propusă trebuie să aibă loc, pentru evaluarea pe baza aceleeaşi grile de evaluare (a se vedea anexa 8).

Secretarul va pregăti apoi o listă a tuturor notelor conceptuale, ordonate în funcţie de scor. La o primă etapă, doar notele conceptuale care au dat un scor de 30 de puncte în evaluare pot fi luate în considerare pentru preselecţie. Grilele de evaluare completate pentru fiecare notă conceptuală trebuie să fie trimise la Comisia de Evaluare, în cazul în care sunt utilizaţi evaluatorii.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POST Raportul de evaluare al sesiunii de deschidere şi al verificărilor administrative şi evaluarea notei conceptuale se depune la Autoritatea Contractantă, care trebuie să decidă dacă să accepte sau nu recomandările Comitetului.SISTEM DESCENTRALIZAT: EX-ANTE În plus faţă de cele de mai sus, Autoritatea Contractantă, trebuie să prezinte raportul de evaluare la Comisia Europeană pentru aprobare.

În urma evaluării notelor conceptuale, Autoritatea Contractantă va trimite o scrisoare către solicitanţi, indicând dacă au trecut de deschidere şi de verificarea administrativă şi, dacă este cazul, rezultatele evaluării notelor conceptuale.

6.4.8.4. Evaluarea formularului de cerere

Calitatea formularelor de cerere trebuie să fie evaluată pe baza grilei de evaluare (a se vedea anexa 5b), care conţine criteriile de selecţie şi de atribuire. Comentariile sunt făcute pentru fiecare rubrică, pe bază de întrebări şi criterii utilizate pentru această poziţie. În anumite cazuri, comentarii ar putea fi necesar să fie făcute pentru subpoziţiile specifice. Evaluarea globală se bazează pe rezultatele obţinute în cadrul fiecărei subpoziţii, la adăugat se adaugă poziţia. În cazul în care cCmitetul de Evaluare nu evaluează el însuşi formularele de cerere, scorul final este media aritmetică a punctajelor acordate de către evaluatori.

În cazul în care Apelul pentru depunere de Proiecte este organizat de către un serviciu aflat la sediul central al Comisiei Europene, fiecare copie a formularului de cerere trebuie să fie trimisă la delegaţia Uniunii Europene în ţara în care acţiunea propusă este să aibă loc, pentru evaluare pe baza aceleiaşi grile de evaluare (a se vedea Anexa 8).

Secretarul va pregăti apoi o listă a tuturor propunerilor, ordonate în funcţie de scor. Grilele de evaluare completate pentru fiecare propunere trebuie să fie trimise Comitetului de Evaluare.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POST Raportul de evaluare a formularelor de cerere se depune la Autoritatea Contractantă, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu recomandările Comitetului.SISTEM DESCENTRALIZATE: EX-ANTE În plus faţă de cele de mai sus, Autoritatea Contractantă trebuie să prezinte apoi raportul de evaluare la Comisia Europeană pentru aprobare.

Odată ce a primit aprobarile necesare, Autoritatea Contractantă trebuie să trimită o scrisoare standard aplicanţilor, precizând dacă propunerea lor a trecut de deschidere şi de controalele administrative (în cazul procedurilor restrânse), precum şi dacă acestea au fost selectate temporar

PAGE 113

Page 114: Practical Guide

în conformitate cu punctajul lor, şi să îi invite pe cei ale căror propuneri au fost selectate provizoriu pentru a furniza documentele justificative necesare.

6.4.8.5. Verificarea eligibilităţii.

Această evaluare trebuie să fie efectuată folosind Declaraţia solicitantului, documentele justificative necesare şi criteriile stabilite în Ghidul Solicitantului.

În nici un caz evaluatorii sau membri ai Comitetului de Evaluare nu pot schimba această Declaraţie.

• Este Declaraţia solicitantului în conformitate cu documentele justificative solicitate? Orice document-suport lipsă sau orice neconcordanţă între Declaraţie şi documentele justificative pot duce la respingerea propunerii ca singur temei. Cu toate acestea, reţineţi că Comitetul de Evaluare poate utiliza puterea sa de apreciere pentru a decide dacă ar trebui sau nu să fie considerate în continuare în restul procesului de evaluare, asigurând în acelaşi timp tratamentul egal al propunerilor şi în conformitate cu principiul proporţionalităţii. Oricare ar fi decizia Comitetulului de Evaluare, acest lucru trebuie să fie înregistrat complet şi justificat în Raportul de Evaluare (a se vedea punctul 2.8.3.)

• Eligibilitate: Solicitantul, partenerii, acţiunea, pot fi considerate eligibile?Acest lucru este evaluat în conformitate cu criteriile stabilite în Ghidul Solicitantului.

Verificarea eligibilităţii poate fi efectuată de către membrii Comisiei de Evaluare sau de către evaluatori. Fiecare propunere poate fi examinată de către o singură persoană.

Deşi verificarea eligibilităţii este prevăzută a fi realizată numai pentru solicitanţii selectaţi provizoriu la sfârşitul procedurii, Comitetul poate decide să verifice acest punct la orice etapă anterioară a procedurii.

Ţinând seama de bunele practici administrative, Comitetul de Evaluare poate verifica şi exclude ulterior, un solicitant la orice etapă a procesului de evaluare ori de câte ori este evident faptul că acesta din urmă nu îndeplineşte criteriile de eligibilitate.

În cazul în care membrii Comitetului de Evaluare nu efectuează evaluarea în sine, Comitetul de Evaluare trebuie să revizuiască concluziile evaluatorilor pe baza grilelor de evaluare completate. În scopul de a facilita revizuirea evaluărilor , secretarul Comitetulului de Evaluare trebuie să se asigure că este redactată o listă care conţine propunerile neeligibile. Pentru fiecare intrare pe o listă, motivele pentru neeligibilitate trebuie să fie identificate.

6.4.8.6. Concluziile Comisiei de Evaluare.

Comitetul de Evaluare va elabora recomandările sale după ce evaluatorii au examinat toate propunerile. Comitetul de Evaluare nu trebuie să schimbe scorurile evaluatorilor sau recomandările şi nu trebuie să modifice grilele de evaluare completate de către evaluatori.

Comitetul de Evaluare poate decide să aprobe clasamentul întocmit de către secretar pe baza raportului evaluatorilor. În cazul în care Comisia nu acceptă punctajele acordate de către evaluatori la o propunere, de exemplu, când există o diferenţă semnificativă între scorurile acordate de către evaluatori, trebuie să justifice această decizie în raportul de evaluare. Sub rezerva la punctele de mai jos, Comitetul trebuie apoi să pregătească o nouă grilă de evaluare colectivă pentru propunerea în cauză. Lista va fi modificată pe baza scorurilor de la noua evaluare, care le înlocuieşte pe cele realizate de către evaluatori.

PAGE 114

Page 115: Practical Guide

Toate aceste decizii trebuie să fie înregistrate şi pe deplin justificate în Raportul de Evaluare. Grilele de evaluare completate de membrii Comitetului de Evaluare trebuie să fie păstrate împreună cu cele realizate de către evaluatori.

Deciziile Comitetului de Evaluare sunt luate independent şi cu titlu consultativ. Comitetul de Evaluare trebuie să elaboreze în cele din urmă o listă de propuneri selectate pentru finanţare, indicând punctajul obţinut de fiecare propunere, cuantumul subvenţiei propuse şi proporţia costurilor eligibile propuse pentru finanţeze. Sub rezerva următoarelor considerente, această listă este alcătuită din propunerile la care s-au obţinut cele mai bune scoruri, ordonate în funcţie de comandă, în limita fondurilor disponibile în cadrul cererii de depunere de proiecte.

• Comitetul poate recomanda alegerea unei propuneri, în anumite condiţii care trebuie îndeplinite înainte de semnarea contractului. Totuşi, orice astfel de condiţii nu ar trebui să pună în discuţie decizia de acordare a subvenţiei sau să fie contrare tratamentului egal al solicitanţilor (a se vedea punctul 6.4.10.2)

• Comitetul nu poate aloca toate fondurile disponibile în cazul în care constată că există prea puţine propuneri de calitate care trebuie să primească o subvenţie.

• Comitetul poate întocmi o listă cu domeniul sau geografică specificate în Ghidul Solicitantului.

• Comitetul poate respinge o propunere în cazul în care a selectat o alta care este de natură similară, dar a fost distinsă cu un scor mai mare.

• În cazul în care mai multe propuneri prezentate de acelaşi solicitant sunt selectate pentru finanţare, dar solicitantul nu are capacitatea financiară şi operaţională necesară pentru punerea în aplicare a tuturor acţiunilor împreună, Comitetul poate respinge propunerea căreia

i-a fost atribuit un scor mai mic, şi selecta propunerea pe care solicitantul are capacitatea de a o implementa.

Comitetul poate întocmi în aceleaşi condiţii, o listă de rezervă care cuprinde un număr limitat de propuneri care au obţinut cele mai bune scoruri după cele selectate pentru finanţare. Această listă de rezervă este valabilă în perioada menţionată în raportul de evaluare. Propunerile ce sunt incluse în această listă este posibil să primească o subvenţie în măsura în care fondurile devin disponibile în cadrul cererii de propuneri de proiecte (reducerea din costurile eligibile ale propunerilor selectate, imposibilitatea de a semna un contract cu un solicitant selectat, etc).

• raportul final de evaluare, acoperind verificarea eligibilităţii, este elaborat în urma reuniunii finale a Comitetului de Evaluare. Acesta cuprinde procesele-verbale ale şedinţelor de evaluare şi trebuie să fie semnat de către toţi membrii Comitetului de Evaluare.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POST Întreaga procedura de evaluare este înregistrată într-un raport de evaluare care urmează să fie semnat de către preşedinte, secretar şi toţi membrii cu drept de vot ai Comitetului de Evaluare. Acest lucru trebuie să fie prezentat pentru aprobare la Autoritatea Contractantă, care trebuie să decidă dacă acceptă sau nu recomandările sale. SISTEM DESCENTRALIZATE: EX-ANTE În plus faţă de cele de mai sus, Autoritatea Contractantă trebuie să prezinte apoi raportul de evaluare şi recomandările Autorităţii Contractante la Delegaţia Uniunii Europene pentru aprobare. În cazul în care Autoritatea Contractanta confirmă faptul că nu există derogări (fie în condiţiile speciale sau în anexele contractului propus) din condiţiile contractului standard anexate la Ghidul solicitantului, aprobarea Comisiei Europene din raportul de evaluare, inclusiv din lista de propuneri de atribuire conteaza ca o aprobare la nivel global a contractelor corespunzătoare atunci când această aprobare este solicitată. Lista trebuie să includă toate elementele necesare

PAGE 115

Page 116: Practical Guide

pentru a încheia contracte (inclusiv detaliile solicitantului, subvenţia maximă alocată şi durata contractului). Nici o aprobare a Delegaţiei UE nu ste necesară în anumite cazuri, prevăzute în Ghidul practic pentru Estimările Programului.

Odată ce aprobările au fost date, Autoritatea Contractantă va începe acordarea subvenţiilor (a se vedea punctul 6.4.10).

Decizia de atribuire conţine subiectul şi valoarea totală a deciziei, raportul de evaluare aprobat şi, dacă este cazul, motivele deciziei pentru care utoritatea Contractantă trebuie să se îndepărteze de la recomandările făcute de Comitet în raportul cu privire la o anumită propunere.

Sub rezerva legislaţiei Autorităţii Contractante privind accesul la documente, întreaga procedură, de la elaborarea de cerere de propuneri pentru selectarea candidaţilor de succes, este confidenţială. Deciziile Comitetului de Evaluare sunt colective, precum şi deliberările sale trebuie să rămână secrete. Membrii comitetului sunt obligaţi să păstreze secretul. În cazurile în care dreptul Autoritatii Contractante contrazice confidenţialitatea cerută, aceasta din urmă trebuie să solicite autorizarea prealabilă din partea Comisiei Europene înainte de a dezvălui vreo informaţie.

6.4.9. Anularea procedurii de depunere de proiecte.

Autoritatea Contractantă poate decide să anuleze procedura în cauză în orice etapă, dar în special în lumina Raportului de Evaluare, în cazul în care:

·apelul pentru propuneri a fost fără succes, şi anume, nici o propunere utilă nu a fost primită sau nu au existat raspunsuri;

• datele economice sau tehnice ale programului au fost fundamental modificate;• circumstanţe excepţionale sau de forţă majoră fac desfăşurarea normală a acţiunilor

planificate imposibilă;• au existat nereguli in procedură, în special în cazul în care acestea au impiedicat

egalitatea de tratament.

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POSTResponsabilitatea anulării unei astfel de proceduri revine cu serviciile relevante Autorităţii Contractante.SISTEM DESCENTRALIZATE: EX-ANTE În plus faţă de cele de mai sus, este necesară o aprobare prealabilă a Comisiei Europene.

În caz de anulare a unui apel pentru depunere de proiecte, solicitanţii trebuie să fie notificaţi cu privire la anulare de catre Autoritatea Contractantă, dar nu vor avea dreptul la despăgubiri.

6.4.10. Acordarea de subvenţii

6.4.10.1. Notificarea solicitanţilor

SISTEM DIRECT CENTRALIZAT, DESCENTRALIZAT: EX-POSTDupă ce Autoritatea Contractantă şi-a dat acordul său oficial la lista finală a subvenţiilor care urmează să fie atribuite, aceasta notifică candidaţii de succes, în scris, că cererile lor au fost selectate.Ea trebuie să trimită, de asemenea, aplicanţilor necâştigători o scrisoare standard informându-i că nu au fost selectaţi şi precizând motivele.

PAGE 116

Page 117: Practical Guide

În cazul în care apelul pentru propuneri de proiecte este organizat de către un serviciu la sediul central al Comisiei Europene, o copie a acestor scrisori, precum şi, după caz, intreaga documentaţie si elementele de evaluare necesare pentru pregătirea şi managementul contractului, sunt trimise la delegaţia Uniunii Europene în ţara în care acţiunea propusă are sau a avut loc. SISTEM DESCENTRALIZATE: EX-ANTE În plus faţă de cele de mai sus, este necesară o aprobare din partea C.E.

Scrisorile către solicitanţii de succes trebuie să fie trimise în termen de 15 zile de la decizia de atribuire şi scrisorile către aplicanţii neselectaţi în termen de alte 15 zile faţă de acestea.

6.4.10.2.Pregătirea contractului şi semnătura.

În pregătirea contractelor de grant pentru fiecare dintre aplicanţii de succes de pe lista finală, Autoritatea Contractantă trebuie să procedeze aşa cum se menţionează la punctul 2.9.1.2. Bugetul propus pentru acţiunea la care aplicantul câştigător a aplicat în primă etapă, trebuie să fie corectat pentru a elimina orice erori aritmetice evidente sau costuri neeligibile înainte de semnarea contractului. Descrierea acţiunii este corectată în consecinţă dacă este necesar.

Clarificări sau alte corecturi minore pot fi aduse la descrierea acţiunii sau a bugetului, în măsura în care acestea nu ar pune în discuţie decizia de acordare a subvenţiei sau să fie contrare tratamentului egal al solicitanţilor şi:

- se referă la aspectele identificate în mod clar de către Comitetul de evaluare; sau - la scop luând în considerare schimbările care au survenit de la data primirii propunerii.

Aceste modificări nu pot în niciun caz să conducă la o creştere a cuantumului subvenţiei, şi nici a procentului de co-finanţare stabilite de către Comitetul de Evaluare pentru contribuţia U.E.

Orice alte modificări la propunerea aplicantului de succes sau orice negociere cu acesta este interzisă.

În cazul în care solicitantul de succes este o organizaţie internaţională care aplică la proceduri de contabilitate, audit, control intern şi proceduri de achiziţii publice care să ofere garanţii echivalente cu standardele acceptate pe plan internaţional (a se vedea secţiunea 6.9 de mai jos), Acordul de Contribuţie standard (a se vedea anexa F1) sau orice alt contract şablon convenite între organizaţia internaţională în cauză, precum şi Autoritatea Contractantă, ar trebui să fie utilizat în locul contractului standard de finanţare (a se vedea punctele 6.9 şi 7.1 din prezentul ghid).

6.4.10.3. Caracteristicile contractului de grant standard • Contractul de grant standard recunoaşte independenţa de acţiune a beneficiarului şi

stabileşte norme simplificate de management în consecinţă. În special, permite destinatarului să adapteze sau să modifice modul de acţiune fără acordul prealabil al Autorităţii Contractante, cu condiţia ca modificările să nu fie substanţiale şi să nu aibă ca rezultat o modificare de mai mult de 15% la orice linie bugetară.

• Prima plată de prefinanţare, care acoperă fie 80% din valoarea contractului , fie 80% din primul buget anual, este plătită după ce ambele părţi au semnat contractul. Ulterior, în cazul contractelor pentru sume mari, un raport intermediar (tehnic şi financiar), precum şi cererea de plată trebuie să fie trimise o dată pe an, de îndată ce 70% din plată anterioară (şi 100% din cele anterioare), a fost folosită. O nouă plată de pre-finanţare se face pe această bază. În cazul în care consumul de plăţi de prefinanţare precedente este mai mic de 70%, valoarea noilor plăţi de

PAGE 117

Page 118: Practical Guide

prefinanţare se reduce cu sumele neutilizate din ultima plată de pre-finanţare. Beneficiarul nu trebuie să trimită documente în vederea susţinerii cererii sale Autoritatii Contractante, dar trebuie să le păstreze în caz de inspecţie sau de audit pentru o perioadă de şapte ani după plata soldului şi până la data de prescripţie de orice litigiu cu privire la drepturile care au guvernat contractu. În timpul şi după această perioadă, Autoritatea Contractantă va trata datele cu caracter personal, în conformitate cu politica de confidenţialitate a acestuia.

• UE finanţează un anumit procent din costurile totale eligibile, mai degrabă decât o anumită parte a acţiunii. Contribuţia poate fi limitată în continuare cu un procent din costurile totale- acceptate ale acţiunii. Dacă la sfârşitul acţiunii, costul eligibile real este mai mic decat s-a anticipat, subvenţia va fi redusă proporţional.

• Un raport de verificare a cheltuielilor se ataşează la raportul final acolo unde subvenţiile ce au fost acordare însumează de 100.000 €, la o cerere de suplimentare a pre-finanţării, în cazul subvenţiilor de 750.000 € sau mai mult şi, în cazul unei subvenţii de funcţionare la o cerere de plată de peste 100.000 € pentru exerciţiul financiar.

• O garanţie financiară de până la aceeaşi sumă ca şi pre-finanţare este necesară în cazul în care prefinanţarea reprezintă peste 80% din valoarea totală a subvenţiei şi cu condiţia ca aceasta să depăşească 60.000 € sau, în cazul în care beneficiarul este o organizaţie non-guvernamentală, atunci când depăşeşte 1.000.000 € sau 90% din valoarea totală a subvenţiei. În loc de a cere o astfel de garanţie financiară, Autoritatea Contractantă poate decide, de asemenea, să împartă plăţile în mai multe tranşe.

• În atribuirea oricăror contracte de achiziţii necesare în vederea acţiunii, beneficiarul trebuie să respecte normele prevăzute în Anexa IV la contract.

• în lipsa unei solicitări contrare sau convenite de către Comisia Europeană, beneficiarii trebuie să ia măsurile necesare pentru a asigura vizibilitatea finanţării UE sau contribuţia la finanţarea. A se vedea pct. 2.3.5.

6.4.10.4. Publicarea acordării subvenţiilor.

Odată ce contractele au fost semnate, Autoritatea Contractantă pregăteşte un anunţ de atribuire, pentru fiecare apel de propuneri de proiecte (a se vedea anexa E11). Se trimite acest lucru imediat la Comisia Europeană, care publică rezultatele cererii de propuneri pe site-ul EuropeAid.

În plus, Autoritatea Contractantă trebuie să înregistreze toate informaţiile statistice cu privire la procedură (inclusiv numărul de solicitanţi din anul trecut, numărul şi procentul de cereri de succes pe fiecare apel; durata medie a procedurii de la data încheierii apelului de propuneri pentru acordarea unei subvenţii, sumele de finanţare, numele aplicanţilor, precum şi detalii cu privire la beneficiari).

La sfârşitul fiecărui an, Autoritatea Contractantă pregăteşte de asemenea şi transmite Comisiei Europene pentru publicare un tabel -rezumat bazat pe formatul din anexa la Ghidul Practic (Anexa E11 inclusiv tabelul de "subvenţii făcute fără o cerere de propuneri ").

Autoritatea Contractantă este responsabilă pentru pregătirea anunţului de acordare a subvenţiei folosind modelul din anexa E11 şi pentru prezentarea acestuia în format electronic, la Comisia Europeană în vederea publicării.

Autoritatea contractantă publică, de asemenea, aceste informaţii pe web-site-ul său şi / sau în orice alte mijloace adecvate.

PAGE 118

Page 119: Practical Guide

Comisia Europeană poate autoriza Autoritatea Contractantă să renunţe la obligaţiile de mai sus, dacă publicarea informaţiilor în cauză poate ameninţa siguranţa beneficiarilor şi poate dăuna intereselor lor de afaceri.

6.5. Granturi în sumă mică în gestionarea descentralizată

În gestionarea descentralizată, atunci când:- dimensiunea maximă a fiecărei subvenţii care urmează să fie acordată în cadrul

programului este mai mică sau egală cu 10.000 €, si- potenţialii beneficiari ai subvenţiilor sunt organizaţii bazate pe comunitate sau alte

organizaţii locale din ţara Autorităţii Contractante,

Autoritatea Contractantă poate acorda subvenţii fără cereri de propuneri. Se pun în aplicare măsurile de publicitate şi procedurile de evaluare, care sunt potrivite pentru acest tip de program, în scopul de a asigura respectarea principiului transparenţei şi egalităţii de tratament în acelaşi timp evitând orice conflict de interese.

Fiecare contract de finanţare care urmează să fie încheiat trebuie să precizeze, în special, obiectul său, beneficiarul acesteia, durata acestuia, valoarea maximă a subvenţiei, descrierea acţiunii, bugetul estimat, acceptarea de către beneficiar a controalelor care urmează să fie efectuate de către Comisie şi Curtea de Conturi şi obligaţiile beneficiarului în ceea ce priveşte managementul şi raportarea.

În cazul în care punerea în aplicare a contractului de finanţare, ar necesita efectuarea de achiziţii de către beneficiar, normele relevante de naţionalitate şi origine se aplică. Subcontractarea se poate referi doar la o parte limitată a acţiunii.

6.6. Apeluri restrânse pentru depunere de proiecte.

Măsurile aplicabile la un apel deschis de propuneri, aşa cum este descris la punctul 6.4, se aplică prin analogie la un apel de propuneri restrânse, cu excepţia celor specificate mai jos.

Într-un apel pentru propuneri restrânse, Ghidul Aplicantului invită solicitanţii să prezinte o notă de concept.

Verificarea administrativă a acesteia şi apoi a cererilor complete este evaluată prin intermediul listelor de verificare relevante.

Ghidul Solicitantului va indica faptul că un anumit număr de solicitanţi, pe baza bugetului disponibil, vor fi invitaţi să prezinte o propunere finală. În acest caz, o listă restrânsă la numărul publicat este întocmită, formată fiind din notele conceptuale cu cele mai bune scoruri, clasate în ordine. Un raport este elaborat pentru a documenta rezultatele sesiunii de deschidere şi a controalelor administrative şi viitoarea evaluare a notei conceptuale.

Candidaţii preselectaţi sunt apoi invitaţi în scris să depună un formular de cerere complet. Verificarea eligibilităţii se va realiza doar pentru propunerile care au fost selectate provizoriu la sfârşitul evaluării, pe baza documentelor justificative solicitate de către Autoritatea Contractantă şi a declaraţiilor de către solicitant, în conformitate cu normele stabilite în Liniile Directoare pentru solicitanţi şi în cadrul pachetului financiar disponibil al Apelului.

Elementele evaluate pe baza notei de concept nu pot fi modificate de către solicitant în formularul de cerere complet. Contribuţia UE solicitată pentru acţiune nu se poate abate de la estimarea iniţială mai mult de 20%. În cazul în care contribuţia UE solicitată variază de la

PAGE 119

Page 120: Practical Guide

estimarea iniţială, procentul dintre contribuţia UE, şi costul total al acţiunii trebuie să rămână în limitele impuse de liniile directoare ale cererii de propuneri.

Perioada minimă între data publicării din Ghid şi termenul limită pentru depunerea propunerilor preliminare este de 45 de zile. Perioada minimă între expedierea scrisorii de invitaţie ce prezintă formele finale, precum şi termenul limită de depunere a ofertelor este de 45 de zile. În cazuri excepţionale, un termen mai scurt poate fi acceptat ca o derogare.

6.7. Modificarea contractelor de finanţare

6.7.1. Principii generale

A se vedea punctul 2.10.1. - Modificările nu trebuie să aibă ca scop sau efect efectuarea de schimbări la contract care

să pună în discuţie decizia de acordare a subvenţiei sau să fie contrare tratamentului egal al solicitanţilor.

- Valoarea maximă a subvenţiei nu poate fi majorată.

6.7.2. Pregătirea unui act adiţional

A se vedea punctul 2.10.2.

6.8. Achiziţii ale beneficiarilor de grant

6.8.1. Principii generale

În cazul în care punerea în aplicare a unei acţiuni, care este susţinută de o subvenţie de la bugetul UE sau FED, în contextul acţiunilor externe, necesită efectuarea de achiziţii de către beneficiarul subvenţiei, contractul trebuie să fie atribuit celei mai bune oferte din punct de vedere material(de exemplu, ofertei care oferă cel mai bun raport calitate-preţ), în conformitate cu principiile transparenţei şi concurenţei loiale pentru potenţialii contractanţi şi având grijă să se evite orice conflict de interese.

În acest sens, beneficiarul respectă normele prevăzute în anexa IV la contractul de grant.

Aceste reguli se aplică, mutatis mutandis, la achiziţiile partenerilor beneficiarului. În cazul nerespectării normelor menţionate anterior, cheltuielile legate de operaţiunile în cauză nu sunt eligibie pentru UE / FED finanţare.

În ceea ce priveşte re-acordarea, a se vedea punctul 6.2.11.

Comisia va efectua verificări ex-post privind respectarea de către beneficiarii de subvenţionare a acestor norme. Contractele de finanţare trebuie să furnizeze în mod expres exercitarea competenţelor de control, de către Comisie, inclusiv de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), şi Curtea de Conturi asupra documentelor şi, la faţa locului, asupra tuturor contractanţilor şi subcontractanţilor care au beneficiat de fonduri UE.

6.9. Subvenţii acordate organizaţiilor internaţionale şi organismelor naţionale

6.9.1. Subvenţii acordate organizaţiilor internaţionale.

În cazul în care beneficiarul unui grant este o organizaţie internaţională, prezentulul Capitol 6 se aplică în totalitate (inclusiv, de exemplu, principiile de la punctele 6.2.4 şi 6.8, pentru limitarea

PAGE 120

Page 121: Practical Guide

sub-acordării în conformitate cu punctul 6.2.11, procedurile de atribuire în conformitate cu punctul 6.3, etc).

În conformitate cu articolul 43 din Regulile de Implementare ale Regulamentului Financiar al UE, "organizaţie internaţională" înseamnă organizaţii internaţionale din sectorul public înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţii specializate înfiinţate de astfel de organizaţii - aceste organizaţii pot avea domeniul de aplicare la nivel global sau regional. Organizaţiile create în temeiul legislaţiei naţionale nu sunt organizaţii internaţionale (de exemplu, ONG-uri naţionale cu mai multe birouri regionale / naţionale).

De exemplu, organizaţii cum ar fi Organizaţia Naţiunilor Unite şi agenţiile sale şi entităţi specializate, Banca Mondială, Organizaţia pentru Cooperare Economică şi Dezvoltare, Organizaţia Comerţului Global, Fondul Monetar Internaţional, Organizaţia pentru Securitate şi Cooperare în Europa, Banca Europeană pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare şi Organizaţia Internaţională pentru Migraţie se încadrează clar la definiţia de organizaţie internaţională. În caz de îndoială, trebuie să se stabilească dacă o organizaţie este acoperită de definiţia mai sus-menţionată, este necesar să se evalueze natura organizaţiei, în principal pe baza instrumentelor juridice a organizaţiei (de exemplu, statutul şi / sau acordul interguvernamental de înfiinţare a organizaţiei).

Următoarele organizaţii sunt în mod explicit declarate de articolul 43 din Normele de Aplicare ca şi organizaţii internaţionale:

- Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăţilor Naţionale de Cruce Roşie şi Semilună Roşie (reţineţi că organizaţiile naţionale ale Crucii Roşii sau Semilunii Roşii nu sunt considerate ca organizaţii internaţionale);

- Banca Europeană de Investiţii şi Fondul European de Investiţii.

Metoda de punere în aplicare şi proceduriDeciziea metodei de implementare a acţiunii se află sub responsabilitatea Comisiei şi a fost determinată în etapa deciziei de finanţare. În consecinţă, în cazul în care o organizaţie internaţională a fost selectată în urma unei cereri de propuneri lansate în cadrul gestiunii direct- centralizate sau descentralizate, sprijinul financiar oferit de organizaţia internaţională trebuie să constituie o subvenţie în conformitate cu prezentul capitol 6, nu şi o contribuţie în conformitate cu gestionarea comună. Ordonatorul de credite nu are dreptul de a schimba metoda pre-stabilit de punere în aplicare cu excepţia cazului în care decizia de finanţare prevede în mod explicit posibilitatea de a încheia un acord de contribuţie cu o organizaţie internaţională în cadrul gestionării în comun şi acest lucru este explicat în Liniile Directoare ale Apelului.

În plus, principiul egalităţii de tratament nu permite diferitelor tipuri de acorduri şi obligaţii în cadrul cererii de propuneri cu excepţia cazului în care acelaşi lucru este menţionat explicit în documentaţia de apel (de exemplu, liniile directoare). În cazul în care utilizarea acordului privind contribuţiile financiare pentru organizaţiile internaţionale este prevăzută în liniile directoare, în anumite condiţii (a se vedea secţiunea de mai jos), Autoritatea Contractantă poate încheia acest tip de acord cu organizaţia internaţională.

Reţineţi că, deşi acelaşi tip de contract (acord privind contribuţia standard) poate fi utilizat pentru subvenţii acordate unei organizaţii internaţionale şi pentru contribuţiile în conformitate cu gestionarea în comun, multe norme procedurale aplicabile şi substanţiale pot fi diferite.

De exemplu, procedurile care conduc la semnarea unui acord de contribuţie sunt diferite. Astfel cum se prevede în secţiunea 6.3 de mai sus, procedura care trebuie urmată pentru a selecta o entitate ca beneficiar al unei subvenţii ar trebui să fie un apel de propuneri , cu excepţia cazului în care una dintre condiţiile de la articolul 168 din articolul de implementare este îndeplinită.

PAGE 121

Page 122: Practical Guide

Organizaţiile internaţionale nu pot fi tratate în mod diferit decât alţi beneficiari (de exemplu, ONG-uri) atunci când motivarea recurge la art. 168. De exemplu, înainte de argumentarea că o organizaţie are monopolul de a pune în aplicare anumite acţiuni, ordonatorul de credite în cauză trebuie să se asigure că o astfel de organizaţie este singura entitate (publică sau privată, naţională sau internaţională), care poate suporta efectiv măsurile necesare. Mai mult decât atât, o subvenţie este supusă unor limitări pentru re-acordare, prevăzute în Regulamentul Financiar aplicabil (a se vedea punctul 6.2.11), în cazul în care o astfel de limitare nu există în cadrul gestionării în comun. De asemenea, cea mai mare parte a activităţilor din cadrul unui grant trebuie să fie efectuate de către Beneficiarul de grant (organizaţii internaţionale) şi / sau partenerii săi; întrucât gestionarea comună are ca scop tocmai acela de a conferi organizaţiei internaţionale dreptul de a acţiona în calitate de Autoritate Contractantă.

Documente ce urmează să fie semnate

Documentul legal ce urmează să fie semnat ar trebui să fie un contract de grant cu excepţia cazului în Autoritatea Contractantă are dovezi (de exemplu, prin intermediul a patru piloni de evaluare) că un acord de contribuţie standard cu o organizaţie internaţională poate fi semnat în conformitate cu punctul 6.4.10 de mai sus.

Textul actual al acordului privind contribuţiile financiare standard se bazează pe acordurile-cadru încheiate cu partenerii noştri majori, cum ar fi ONU şi Banca Mondială. Şablonul de acordul privind contribuţia standard este disponibil pe site-ul următor: http :// ec . europa . eu / europeaid / work / procedures / implementation / international _ organisations / index _ en . ht

Semnarea unui acord de contribuţie standard, implică faptul că organizaţia internaţională are dreptul de a folosi propriile sale proceduri de audit şi proceduri de control intern. De asemenea, se pot utiliza propriile proceduri de achiziţii publice, atâta timp cât ele respectă principiile menţionate în secţiunea 6.8 de mai sus, şi anume:

- alegerea celei mai bune oferte materiale (de exemplu, oferta cu cel mai bun raport calitate-preţ),

- transparenţă, - Concurenţa loială pentru potenţialii contractanţi, - şi având grijă să se evite orice conflict de interese.

Principiile de mai sus constituie standardele internaţionale, pentru aceste motive se poate presupune că organizaţiile internaţionale care oferă garanţii echivalente cu standardele acceptate pe plan internaţional pentru achiziţii publice, pot folosi procedurile proprii ale acestora.

Unele clauze din acordul contribuţiei ar fi aplicabile numai în cazuri de gestionare comună sau în caz de subvenţii. Prin urmare, este necesar să se precizeze în acordul privind contribuţia (art. 1 din Condiţii Speciale) dacă acţiunea constituie gestionarea în comun sau nu.

În cazurile în care o ţară beneficiară acordă o subvenţie la organizaţii internaţionale în cadrul gestionării descentralizate, este amintit faptul că unele prevederi ale acordului privind contribuţiile financiare forfetare sunt aplicabile numai Comisiei (şi nu ţării beneficiare), cum ar fi art.8 din Condiţii Generale referitoare la evaluarea acţiunii şi art. 16.4 din Conditiile Generale referitoare la verificare. Comisia ar trebui să acorde o atenţie specială pentru a aplica drepturile conferite de aceste dispoziţii în cazul în care este necesar.

Se recomandă ca toate acordurile de contribuţie la organizaţii internaţionale urmând acordarea unei subvenţii să fie semnate de Comisie (prin urmare, în conformitate cu managementul centralizat) şi nu de către ţara beneficiară în cadrul gestionării

PAGE 122

Page 123: Practical Guide

descentralizate. Acest lucru ar trebui să se reflecte în mod corespunzător în decizia de finanţare şi în acordul de finanţare.

Reţineţi că toate acordurile încheiate în conformitate cu contribuţiile de gestionare comună sunt întotdeauna semnate de către Comisia Europeană, şi nu de către ţara beneficiară.

6.9.2. Subvenţiile atribuite organismelor naţionale

Subvenţiile acordate organismelor publice naţionale, în sensul articolului 54 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul financiar al UE şi cap.25 alineatul (3) litera (b) din Regulamentul financiar pentru al 10-lea FED trebuie să urmeze regulile normale de finanţare şi procedurile descrise în Capitolul 6, precum şi modelul contractului de grant.

Acolo unde este cazul, acestea pot beneficia, de asemenea, de alte reguli speciale aplicabile în sectorul public (de exemplu, posibilitatea de a renunţa la garanţiile financiare sau, în conformitate cu secţiunea 8 din anexa IV la acest contract, să aplice propriile proceduri de achiziţii publice - "în cazul în care Beneficiarul sau un partener este o Autoritate Contractantă şi / sau o entitate contractantă în sensul Directivelor Comunităţii aplicabile la procedurile de achiziţii publice, trebuie să se aplice dispoziţiile relevante ale acestor texte [...] ").

Acordul de Delegare cu organismele naţionale, prin care Comisia deleagă sarcini de budget acestor organisme astfel încât acestea să acţioneze ca Autoritate Contractantă, poate fi aplicat doar la contribuţiile ce sunt în conformitate cu gestionarea centralizată indirectă. Spre deosebire de acordul privind contribuţia standard cu organizaţii internaţionale, Acordul de Delegare nu este adaptat pentru a se conforma cu normele şi principiile aplicabile subvenţiilor. Prin urmare, Convenţia de Delegare nu poate fi utilizată în caz de acordare a unei subvenţii pentru organismele naţionale.

7. Texte juridice

7.1. Cadrul juridic legal pentru procedurile de achiziţii publice

7.1.1. BUGETUL

Următorul cadru juridic se aplică contractelor de prestări- servicii, bunuri şi lucrări finanţate din bugetul general al Uniunii Europene, încheiat în cursul cooperării UE cu ţările terţe şi care sunt atribuite de o Autoritate Contractantă a ţării beneficiare, sau de către Comisie pentru şi în numele beneficiarului:

• Regulamentul Consiliului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităţilor Europene (şi, în special capitolul III din titlul IV din partea a doua cu privire la aceasta, care se referă la dispoziţii speciale pentru achiziţii publice în cadrul acţiunilor externe), astfel cum a fost modificat prin Regulamentul (CE, Euratom) nr 1995/2006 al Consiliului din 13 decembrie 2006;

• Regulamentul Comisiei (CE, Euratom) nr 2342/2002 din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor detaliate pentru implementarea Regulamentului Financiar menţionat anterior, (şi, în special capitolul III din titlul III din partea a doua cu privire la aceasta, care se referă la dispoziţii speciale pentru achiziţii publice în cadrul acţiunilor externe), astfel cum a fost modificat prin:

- Regulamentul Comisiei (CE, Euratom) nr 1261/2005 din 20 iulie 2005; - Regulamentul Comisiei (CE, Euratom) nr 1248/2006 din 7 august 2006; - Regulamentul Comisiei (CE, Euratom) nr 478/2007 din 23 aprilie 2007;• Regulamentele şi alte tipuri de acte specifice de bază referitoare la programe de

cooperare diferite. PAGE 123

Page 124: Practical Guide

Următoarele sunt de asemenea aplicabile:• Acordul-cadru semnat de UE şi ţara beneficiară în cauză, în cazul în care un astfel de

acord există. Acest acord conţine normele de cooperare administrativă între cele două organisme pentru punerea în aplicare a ajutorului extern.

• Acordul de Finanţare semnat de UE şi ţara beneficiară în cauză, pentru fiecare program finaţat de U.E. Aceasta stabileşte obiectivele programului şi bugetul.

• Regulile şi procedurile pentru prestări-servicii, bunuri şi lucrări finanţate din bugetul general al Comunităţilor Europene în cadrul cooperării cu ţări terţe [C (2007) 2034], adoptat de către Comisia Europeană la data de 24 mai 2007.

• Acest GHID PRACTIC cu documentele sale standard şi şabloanele din Anexele sale.

7.1.2. FED

Următorul cadru juridic se aplică pentru contractele de prestări-servicii, bunuri şi lucrări finanţate de Fondul European de Dezvoltare:

• ACP-CE- Acordul de parteneriat semnat la Cotonou la 23 iunie 2000; astfel cum a fost modificat prin Acordul de modificare a Acordului de parteneriat ACP-CE, semnat la Luxemburg la 25 iunie 2005 şi anexa IV la acesta;

• Decizia 2001/822/CE a Consiliului din 27 noiembrie 2001, privind asocierea ţărilor şi teritoriilor de peste mări cu Comunitatea Europeană (Decizia de asociere peste mări), astfel cum a fost modificată prin Decizia Consiliului 2007/249 / CE din 19 martie 2007;

• Anexa V din Decizia nr 3 / 90 a Consiliului de Miniştri ACP-CEE din 29 martie 1990 privind normele de procedură privind concilierea şi arbitrajul;

• Regulamentul Consiliului (CE) nr 617/2007 din 14 mai 2007 privind punerea în aplicare al celui de-al-zecelea FED în cadrul Acordului de parteneriat ACP-CE

• Regulamentul Consiliului (CE) nr 215/2008 din 18 februarie 2008 privind Regulamentul Financiar aplicabil celui de-al- 10-lea Fond European de Dezvoltare.

Următoarele sunt de asemenea aplicabile:• Acordul de Finanţare semnat de UE şi ţara beneficiară în cauză, pentru fiecare program

de finanţat de U.E.Acesta stabileşte obiectivele programului şi bugetul.• Acest GHID PRACTIC, precum şi documentele standard şi şabloanele din anexele la

acesta.

7.2. Cadrul juridic pentru procedurile de acordare

7.2.1. BUGETUL

Următorul cadru juridic se aplică contractelor de grant finanţate de Uniunea Europeană şi încheiate în cursul cooperării cu ţările terţe:

• Regulamentul Consiliului (CE, Euratom) nr 1605/2002 din 25 iunie 2002 privind Regulamentul Financiar aplicabil bugetului general al Comunităţilor Europene (şi, în special titlul VI din partea I a acestuia, pe subvenţii, şi capitolul IV din titlul IV din partea a–II-a cu privire la aceasta, care se referă la dispoziţii speciale pentru subvenţii în cadrul acţiunilor externe), astfel cum a fost modificat prin Regulamentul Consiliului (CE, Euratom) nr.1995/2006 din 13 decembrie 2006;

• Regulamentul Comisiei nr 2342/2002 din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor detaliate pentru implementarea Regulamentului Financiar menţionat anterior (şi în special titlul VI din partea I a acestuia, pe subvenţii, şi capitolul IV din Titlul III din partea a II-a cu privire la aceasta, care se referă la dispoziţii speciale pentru subvenţii în cadrul acţiunilor externe), astfel cum a fost modificată prin:

PAGE 124

Page 125: Practical Guide

- Regulamentul Comisiei (CE, Euratom) nr 1261/2005 din 20 iulie 2005;- Regulamentul Comisiei (CE, Euratom) nr 1248/2006 din 7 august 2006; - Regulamentul Comisiei (CE, Euratom) nr 478/2007 din 23 aprilie 2007; • regulamente sau decizii ale Consiliului, denumite în continuare "acte de bază" în

Regulamentul Financiar şi prezentul Ghid Practic , precum şi alte instrumente specifice referitoare la diferitele programe de cooperare.

7.2.2. FED

Următorul cadru juridic se aplică contractelor de grant încheiate în temeiul al 10-lea FED:• ACP-CE -Acordul de parteneriat semnat la Cotonou la 23 iunie 2000, astfel cum a fost

modificat prin Acordul de modificare (amendament) al Acordului de parteneriat ACP-CE semnat la Luxemburg la 25/06/05.

• Decizia Consiliului nr.2001/822/CE din 27 noiembrie 2001 privind asocierea ţărilor şi teritoriilor de peste mări cu Comunitatea Europeană (Decizia de asociere peste mări).

• Regulamentul Consiliului (CE) nr 215/2008 din 18 februarie 2008 privind Regulamentul Financiar aplicabil celui de-al-10-lea Fond European de Dezvoltare, în special titlul VII din partea I privind subvenţiile.

Următoarele sunt de asemenea aplicabile:• Acordul de Finanţare semnat de UE şi ţara beneficiară în cauză pentru program, în cazul

în care un astfel de acord există. Acesta stabileşte obiectivele programului şi bugetul;• documente standard şi şabloanele prezentate în anexele la prezentul GHID PRACTIC,

care includ contractul standard de finanţare nerambursabilă pentru acţiuni externe (a se vedea anexa E3), precum şi documentele standard pentru Apelurile de Depunere de Proiecte (a se vedea anexele E1, E2 şi E3).

Normele şi procedurile stabilite de Comisia Europeană pentru gestionarea de subvenţii/granturi în conformitate cu cel de-al 10-lea FED sunt consolidate în acest GHID PRACTIC şi trebuie să se aplice ori de câte ori astfel de subvenţii sunt în cauză.

PAGE 125

Page 126: Practical Guide

8. Lista Anexelor

A GeneralA1 Glosar de termeni a1_glossary_en.docA2a Programele de ajutor extern ale UE a2_a_ecprogrammes_en.docA2b Programe de eligibilitate 2007-2013 FED a2_b_eligibilityprogrammes2007-

2013-EDF_en.docA2c Eligibilitatea programelor înainte de 2007 a2_c_eligibilityprogrammesbefore

2007_en.docA3 Declaraţia de obiectivitate şi confidenţialitate a3_decl_ob_conf_en.docA4 Declaraţia de imparţialitate şi confidenţialitate a4_decl_imp_conf_en.docA5 Anularea anunţului/notei informative a5_cancnotice_en.docA6 Nota explicativa a6_explnote_en.docA7 Chitanţă pentru aplicaţiile/ofertele/propunerile

livrate personal.a7_receipt_en.doc

A8 Scrisoarea de notificare a8_notifletter_en.docA9 Scrisoarea de intenţie pentru depunerea

contractului / actului adiţionala9_coverletter_en.doc

A10a Raportul de negociere pentru procedurile negociate (achiziţii publice) şi atribuirea directă (granturi)

a10_a_negotiationreport_en.doc

A10b Raportul de negociere pentr ofertele unice a10_b_singletenderreport_en.docA11 Linii DirectoareA11a Linii Directoare privind procedurile contractuale

care urmează să fieutilizate în cazuri de situaţii de criză în cadrulBugetului general şi FED

a11_a_guidelines_crisis_en.zip

A11b Linii directoare pentru elaborarea ofertelor de IT ale specificaţiior tehnice în domeniul deacţiuni externe

a11_b_it_guidelines_en.doc

A11c Linii directoare pentru redactarea specificaţiilor tehnice pentru ofertele de mobilier de birou îndomeniul acţiunilor externe

a11_c_guidelines_furniture_en.doc

A11d Linii directoare pentru redactarea specificaţiilor tehnice pentru ofertele de vehicule/echipamente în domeniulacţiunilor externe.

a11_d_guidelines_vehicles_en.doc

A12 Anexa V la Decizia nr 3 / 90 din ACP/EEC aConsiliului de Miniştri din 29 martie1990 privind adoptarea regulamentelor generale,condiţiilor generale, precum şi normelor care reglementează concilierea şi procedura de arbitrajpentru contractele de lucrări, bunuri şi serviciifinanţate în cadrul FED

a12_conciliationandarbitration_en.pdf

A13 Publicarea Ghidului Solicitantului. a13_publication_guidelines_en_doc

PAGE 126

Page 127: Practical Guide

B ServiciiB1 Prognoza individuală a contractului. b1_forecast_en.pdfB2a Notă privind achiziţiile/privind atribuirea

contractului.b2_a_procnotice_en.pdf

B2b Comunicarea Rezumatului de Achiziţii -Publicarea locală

b2_b_summarypn_en.doc

B3 Formular standard de cerere b3_applform_en.docB4 Lista lungă b4_longlist_en.docB5 Raport restrâns b5_shortreport_en.docB6 Notificarea candidaţiilor preselectaţi b6_shortnotice_en.doc

B7 Scrisoare către candidaţii care nu au fostpreselecţionaţi

b7_letternotshort_en.doc

B8 Caietul de sarcini standard (inclusiv contractul standard)B8a Scrisoare de invitaţie la licitaţie b8_a_invit_en.docB8b Instrucţiuni pentru ofertanţi b8_b_itt_en.docB8c Proiectul contractului: Condiţii speciale b8_c_contract_en.docB8d Proiectul contractului: Condiţii generale

(Anexa I)b8_d_annexigc_en.pdf

B8e Proiectul de contract: Termeni de referinţă(Anexa II)

b8_e_annexiitorfee_en.doc

B8f Proiectul de contract: Termeni de referinţă Globali(Anexa II)

b8_f_annexiitorglobal_en.doc

B8g Proiectul contractului: Organizarea şi metodologia (Anexa III)

b8_g_annexiiiom_en.doc

B8h Proiectul contractului: Lista şi CV-urile experţilor cheie(Anexa IV)

b8_h_annexivexperts_en.doc

B8i1 Proiectul contractului: buget (Anexa V)• Bugetul pentru un contract cu preţ global;sau

b8_i_1_annexvbudgetglobal_en.doc

B8i2 Defalcarea bugetului pentru o taxă bazată pecontract

b8_i_2_annexvbudgetfee_en.xls

Proiectul contractului:Formulare şi alte documente relevante (Anexa VI)

B8j1 • formularul de notificare al contului bancar b8_j_1_annexvifif_en.pdf

B8j2 • model de garanţie financiară b8_j_2_annexviguarantee_en.doc

B8j3 • Fişierul entităţii juridice (individual) b8_j_3_annexvilefind_en.pdf

B8j4 • Fişierul entităţii juridice (companii private) b8_j_4_annexvilefcompany_en.pdf

B8j5 • Fişierul entităţii juridice (organisme publice) b8_j_5_annexvilefpublic_en.pdfB8k Proiectul contractului: Cheltuieli de verificare:

Termenii de referinţă şi Aprecierea Raportului b8_k_annexviiexpverif_en.doc

PAGE 127

Page 128: Practical Guide

(Anexa VII)B8l Grila de Evaluare administrativa b8_l_admingrid_en.docB8m Grila de Evaluare b8_m_evalgrid_en.docB8n Depunerea ofertei b8_n_tenderform_en.docB8o Caietul de sarcini simplificat (pentru procedura de

negociere competitivă)b8_o_simplified_en.zip

B8p Taxe şi aranjamente vamale. b8_p_taxcustonsarrangements_enB9 Deschiderea ofertei b9_openchecklist_en.docB10 Raportul de deschidere a ofertei b10_openreport_en.docB11 Raportul de evaluare b11_evalreport_en.docB12 Grila de evaluare b12_evaluatorsgrid_en.docB13 Scrisoare către ofertanţii necâştigători b13_letterunsuccessful_en.docB14 Nota de atribuire a contractului b14_awardnotice_en.pdfB15 Forma de evaluare a contractantului b15_assessment_en.docB16 Act adiţional la contract b16_addendum_en.docB17 Modificarea bugetului b17_budgetmodif_en.xls

C FurnizoriC1 Contract individual c1_forecast_en.pdfC2 Notă privind achiziţiile c2_procnotice_en.docC3 Rezumatul achiziţiilor – publicarea locală c3_summarypn_en.docC4 Caietul de sarcini standard (inclusiv contractul standard)C4a Scrisoare de invitaţie la ofertare c4_a_invit_en.docC4b Instrucţiuni pentru ofertanţi c4_b_itt_en.docC4c Proiectul de contract c4_c_contract_en.docC4d Elaborarea contractului: Condiţii speciale c4_d_specialconditions_en.docC4e Proiectul contractului: Condiţii Generale

(Anexa I)c4_e_annexigc_en.doc

C4f Specificaţii tehnice (anexa II) şiOferta tehnică (anexa III)

c4_f_annexiitechspeciiitechoffer_en.doc

C4g Oferta financiară (anexa IV) c4_g_annexivfinoffer_en.docC4h Garanţia de bună execuţie (Anexa V) c4_h_perfguarantee_en.docC4i Garanţia de Pre-finanţare (Anexa V) c4_i_prefinanceguarantee_en.docC4j Grila de conformitate administrativa c4_j_admingrid_en.docC4k Grila de Evaluare c4_k_evalgrid_en.docC4l Depunerea formularului de ofertare c4_l_tenderform_en.doc

C4m Taxe C4_m_taxcustomarrangements_en.doc

C4n Garantarea ofertei c4_n_tenderguarantee_en.docC4o1 • Cont bancar - formularul de notificare c4_o_1_fif_en.pdfC4o2 • Fişierul entităţii juridice (individual) c4_o_2_lefind_en.pdfC4o3 • Fişierul entităţii juridice (companii private) c4_o_3_lefcompany_en.pdfC4o4 • Fişierul entităţii juridice (organisme publice) c4_o_4_lefpublic_en.pdfC4p Dosar simplificat (pentru procedura de negociere

competitivă)c4_p_simplified_en.zip

C5 Deschiderea ofertei c5_openchecklist_en.doc

PAGE 128

Page 129: Practical Guide

C6 Deschiderea sesiunii de ofertare c6_openreport_en.docC7 Evaluarea raportului c7_evalreport_en.docC8 Scrisoare către ofertanţii necâştigători c8_letterunsuccessful_en.docC9 Notă de atribuire a contractului c9_awardnotice_en.docC10 Evaluarea contractantului c10_assessment_en.docC11 Acceptarea provizorie si finala c11_provfinalaccept_en.docC12 Act adiţional la contract c12_addendum_en.docC13 Modificarea bugetului c13_budgetmodif_en.doc

D LucrăriD1 Contract individual d1_forecast_en.pdfD2 Anunţ privind achiziţiile d2_procnotice_en.docD3 Rezumatul privind achiziţiile – publicarea locală d3_summarypn_en.docD4 Caietul de sarcini standard (inclusiv contractul standard)

Volumul 1Secţiunea 1

D4a Scrisoare de invitaţie la licitaţie d4_a_invit_en.docD4b Instrucţiuni pentru ofertanţi d4_b_itt_en.doc

Secţiunea 2D4c Formular de ofertare d4_c_tenderform_en.doc

Secţiunea 3D4d Garantarea ofertei d4_d_tenderguarantee_en.doc

Secţiunea 4D4e Chestionarul ofertei tehnice d4_e_techofferquestion_en.docD4f Formular de ofertă tehnică 4.1 d4_f_techofferform4.1_en.docD4g Formular de ofertă tehnică 4.2 d4_g_techofferform4.2_en.docD4h Formular ofertă tehnică 4.3 d4_h_techofferform4.3_en.docD4i Formular de ofertă tehnică 4.4 d4_i_techofferform4.4_en.doc

Formular de ofertă tehnică 4.5D4j1 • Cont bancar formularul de notificare d4_j_1_fif_en.pdfD4j2 • Fişierul entităţii juridice (individual) d4_j_2_lefind_en.pdfD4j3 • Fişierul entităţii juridice (companii private) d4_j_3_lefcompany_en.pdfD4j4 • Fişierul entităţii juridice (organisme publice) d4_j_4_lefpublic_en.pdfD4k Formular de ofertă tehnică 4.6 d4_k_techofferform4.6_en.doc

Secţiunea 5D4l Conformitatea administrativa a grilei d4_l_admingrid_en.docD4m Grila de Evaluare d4_m_evalgrid_en.doc

Volumul 2D4n Proiectul contractului d4_n_contract_en.docD4o Proiectul contractului: Condiţii speciale d4_o_specialconditions_en.docD4p Proiectul contractului: Condiţii Generale d4_p_annexgc_en.pdfD4q Garantarea Pre-finanţării d4_q_prefinanceguarantee_en.docD4r Garanţia de bună execuţie d4_r_perfguarantee_en.docD4s Reţinerea Garanţiei d4_s_retentionguarantee_en.docD4t Taxe şi aranjamente vamale. d4_t_taxcustomarrangements_en.

docVolumul 3

PAGE 129

Page 130: Practical Guide

D4u Specificaţii tehnice d4_u_techspec_en.docVolumul 4

D4v Interpretarea situaţiei financiare d4_v_finoffer_4.1_en.docD4w Oferta financiară de sume forfetare din contracte d4_w_finoffer_4.2_en.doc

D4x Oferta financiară de preţ unitar din contracte d4_x_finoffer_4.3_en.doc

Volumul 5D4y Schiţe de proiectare d4_y_designdrawing_en.docD5 Deschiderea listei de oferte d5_openchecklist_en.docD6 Deschiderea raportului de ofertare d6_openreport_en.docD7 Evaluarea raportului d7_evalreport_en.docD8 Scrisoare către ofertanţii necâştigători d8_letterunsuccessful_en.docD9 Anunţ de atribuire a contractului d9_awardnotice_en.pdfD10 Evaluarea contractantului d10_assessment_en.docD11 Act adiţional la contract d11_addendum_en.docD12 Modificarea bugetului d12_budgetmodif_en.xls

E GranturiE1 Programul de lucru e1_workprogr_en.docE2 Publicarea locală e2_localpub_en.docE3 Ghidul SolicitantuluiE3a Ghidul Solicitantului e3_a_guidelines_en.docE3a1 Informaţii cu privire la regimul fiscal aplicabil

contractelor de grante3_a_1_guidelines_annexJ_en.doc

E3b Cererea de finanţare e3_b_applicform_en.docE3c Buget e3_c_budget_en.xlsE3d Cadrul legal e3_d_logfram_en.xlsE3e1 • Fişierul entităţii juridice (individual) e3_e_1_lefind_en.pdfE3e2 • Fişierul entităţii juridice (companii private) e3_e_2_lefcompany_en.pdfE3e3 • Fişierul entităţii juridice (organisme publice) e3_e_3_lefpublic_en.pdfE3f Formularul de identificare financiară e3_f_fif_en.pdfE3h1 Condiţii speciale e3_h_1_speccond_en.docE3h2 Condiţii generale (anexa II) e3_h_2_gencond_en.pdfE3h3 Proceduri pentru contractare (anexa IV) e3_h_3_awardproc_en.docE3h4 Cerere de plată (Anexa V) e3_h_4_requestpay_en.docE3h5 Prezentarea raportului interimar (anexa VI) e3_h_5_interreport_en.docE3h6 Prezentarea raportului final (anexa VI) e3_h_6_finalreport_en.docE3h7 Raport financiar (anexa VI) e3_h_7_financialreport_en.xlsE3h8 Verificarea cheltuielilor (anexa VII) e3_h_8_expendverif_en.docE3h9 Garanţia financiară (anexa VIII) e3_h_9_finguarantee_en.docE3h10 Transferul de proprietate al activelor E3_h_10_transfassets_en.docE5a Nota Conceptuală - grila de evaluare e5_a_conceptevalgrid_en.docE5b Cererea de evaluarea completă a grilei e5_b_propevalgrid_en.docE6a Raport de evaluare Pasul 1 - Deschiderea şi

verificarea administrativă şi a notei de evaluaree5_b_propevalgrid_en.doc

E6b Raportul de evaluare Pasul 2 - Completarea cererii e6_b_applicevalrep_en.doc

PAGE 130

Page 131: Practical Guide

de evaluareE6c Raportul de evaluare Pasul 3 – Verificări finale de

eligibilitatee6_c_finalevalrep_en.doc

E8 Scrisoare de la Delegaţia de Evaluare e8_note_delegation_evaluation_en.doc

E9a Scrisoare Pasul1 e9_a_letter_step_1_en.docE9b Scrisoare Pasul 2 e9_b_letter_step_2_en.docE9c Scrisoare Pasul 3 e9_c_letter_step_3_en.docE10 Act adiţional e10_addendum_en.docE11 Publicare e11_publication_en.doc

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Subsemnata Panescu Corina-Gabriela traducător autorizat cu nr. 21471/2007 certific exactitatea traducerii cu textul înscrisului original în limba română care a fost vizat de mine.

I the undersigned Panescu Corina-Gabriela authorized translator with no. 21471/2007certify the conformity of the translation to the text of

the original document in Romanian presented before me.

PAGE 131