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Prácticas avanzadas 5S Implantación 5S en el Entorno Digital Pierburg, S.A. Julen Barañano 23/01/2018

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Prácticas avanzadas 5S

Implantación 5S en el Entorno DigitalPierburg, S.A.

Julen Barañano

23/01/2018

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Es una metodología / filosofía para organizar el

trabajo de una manera que minimice el desperdicio,

asegurando que las zonas de trabajo estén …..

Definición de la metodolgía /

filosofía 5S

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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….

sistemáticamente limpias y organizadas, mejorando

la productividad, la seguridad y proveyendo las

bases para la implementación de procesos LEAN.

Definición de la metodolgía /

filosofía 5S

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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- Seiri: Separar los elementos necesarios de los

innecesarios y retirar éstos últimos

CLASIFICACION

- Seiton: Situar cada cosa necesaria en un lugar

concreto

ORDEN

Significado de las 5S

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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- Seiso: Suprimir las fuentes de suciedad

LIMPIEZA

- Seiketsu: Señalizar para detectar anomalías

ESTANDARIZACION

Significado de las 5S

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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- Shitsuke: Seguir mejorando.

MANTENER LA DISPLICINA

- Seguridad

TENER SEGURIDAD

Significado de las 5S

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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5S Físicas 5S Entorno digital

Razones & Beneficios

Dificultades

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Porque Surge la necesidad de aplicar las 5S :

Imparable aumento/desbordamiento de la información de

forma incontrolada.

Agotar el espacio de almacenamiento disponible.

Competencia críticas: capacidad para gestionar

adecuadamente la información

5S Entorno digital - Razones

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Facilitar el acceso a la información compartida para todos

los usuarios en red de una forma eficiente

Reducir tiempos de búsqueda de ficheros y carpetas.

Reducir tiempos a la hora de ubicar debidamente ficheros,

carpetas

Obtener un orden y limpieza con valor añadido (Eliminar

obsoletos o duplicados)

5S Entorno digital - Razones

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Optimizar el espacio disponible en disco

Mejorar la navegabilidad por el sistema de archivos.

Mejorar procesos IT , como la fiabilidad de las copias de

seguridad.

5S Entorno digital - Razones

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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En definitiva:

! MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE LA

ORGANIZACIÓN A TRAVES DE LA MEJORA DE

LAS AREAS ORGANIZATIVAS DE IT!

5S Entorno digital - Razones

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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5S Físicas 5S Entorno digital

Razones & Beneficios

Dificultades

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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5S Entorno digital - Dificultades

LO FISICO

Una Dimensión: física.

Gestión por limitaciones: no

podemos cambiar todos los

días.

Las ubicaciones son

categorías relativamente

estancas.

LO DIGITAL

Dos dimensiones: física y

digital...

Gestión con menores

limitaciones: podemos

cambiar con esfuerzos

asumibles pero a de seguir al

físico

Las ubicaciones cambian

constantemente; hacen falta

hábitos y no técnicas

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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5S Entorno digital - Dificultades

LO FISICO

Permite mayor gestión visual

porque “siempre está ahí”.

Consigue mejoras más

evidentes a los ojos de los

humanos.

Siempre ha sido de todos.

Todos sabemos cómo hacer

una buena gestión sobre lo

físico sin necesidad de

formación adicional.

LO DIGITAL

Se esconde más fácilmente

Consigue mejoras menos

evidentes.

Se ha considerado un tema

de los informáticos.

Falta de una correcta

alfabetización digital e

informacional - Normas

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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5S Entorno digital –

Definir ámbito, estructura, normas, recomendaciones….

Implantación: Auditorias internas y Auditoria externa Euskalit

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Definir el ámbito de aplicación:

Servidor de ficheros – 100% de la organización,

inclusive las áreas de acceso restringido

5S Entorno digital – Definir Alcance

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Definir / identificar TODAS las unidades organizativas

Departamentos (jerarquía top-down)

Unidades organizativas transversales

(Por ejemplo : Mini fábricas)

Miembros de un grupo : pueden serlo de otros grupos

5S Entorno digital – Definir Estructura

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Definir los diferentes niveles jerárquicos, sus normas y sus

interrelaciones

Nivel 1

Nivel 2…..

Nivel 3…..

Cada nivel está interrelacionado con un nivel de seguridad

de accesos ( UO del Sistema Operativo)

5S Entorno digital - Definir Estructura

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Primer nivel – representar la unidad organizativa

Segundo nivel (dentro de cada unidad organizativa)

Carpetas de „Común‟ / „Intercambio‟ con acceso

mínimo de lectura para el 100% de la organización

(No hay zona ZAMI !!!)

Se crearan las carpetas que necesite cada unidad

organizativa. En este nivel se intentará que la lista de

carpetas no sea muy larga, tratando de crear carpetas

que reflejen las grandes áreas o actividades.

5S Entorno digital - Definir Estructura

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Segundo nivel, existirán de 3 tipos, dependiendo del

nivel de autorización:

Carpetas nivel Acceso 1: Carpetas de dirección.

Destinadas para el uso exclusivo de la dirección.

Estas carpetas solamente serán visibles en la

estructura para la dirección, no para el resto de los

usuarios

5S Entorno digital - Definir Estructura

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Segundo nivel, existirán de 3 tipos, dependiendo del

nivel de autorización:

Carpetas nivel Acceso 2: Carpetas destinadas

para el uso exclusivo de los responsables de

áreas o departamentos. Estas carpetas

solamente serán visibles en la estructura para los

responsables de las áreas o departamentos y

también por la dirección, no para el resto de los

usuarios.

5S Entorno digital - Definir Estructura

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Segundo nivel, existirán de 3 tipos, dependiendo del

nivel de autorización:

Carpetas nivel Acceso 3: Carpetas cuyo acceso

está destinado para los responsables de cada

área o departamento, para la dirección y para los

usuarios que el responsable del departamento

crea oportuno.

5S Entorno digital - Definir Estructura

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Recomendación en cuanto a los niveles de carpetas

permitidos dentro de cada contenedor principal o UO: Se

aconseja no superar los 6 subniveles.

Si en una UO, se ve que se va a incumplir alguna de las

directrices, será necesario documentarlo. Bastará con un

documento donde se indique la excepción y el motivo de la

misma. Este documento deberá estar “visible” dentro de la

UO. ( dentro del nivel 1)

5S Entorno digital - Definir Normas

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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En cuanto a qué se considera Obsoleto: Cada UO o

departamento deberá decidirlo y anotarlo en el fichero de

excepciones. Esto último será necesario para ver si se

cumple o no el criterio establecido.

Cada UO o departamento debe decidir que política de

archivado necesita o quiere. ( pero debe documentarlo !)

5S Entorno digital - Definir Normas

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Dentro de una carpeta solo puede haber carpetas o

ficheros pero no ambos, es decir, se prohíbe tener ficheros

sueltos en el mismo nivel donde existan carpetas, esto es

aplicable hasta el cuarto nivel de carpetas.

En este punto haremos una excepción: solo puede haber

carpetas y ficheros en el mismo nivel, siempre y cuando la

utilidad de esos ficheros sea la de guiar por la estructura de

carpetas o anotar excepciones. Recomendable si la

estructura es grande. A partir del cuarto nivel, podrán

coexistir.

5S Entorno digital - Definir Normas

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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El nombre de las carpetas contenedoras deberán siempre

definirse capitalizadas, excepto siglas o acrónimos que

pueden ser mayúsculas.

Formato recomendado para las fechas: AAAAMMDD

Evitar nombres de carpetas genéricos como „otros‟,

„varios‟, etc….. Así como nombres personales

5S Entorno digital - Definir Normas

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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En aquellas carpetas en las que se acumulen una gran

cantidad de fotos, que son descargadas directamente del

dispositivo y no están identificadas más que con el nombre

que asigna el dispositivo, para su rápida identificación,

activaremos la vista previa de Explorador de Windows y

aplicaremos la regla de los 30 segundos.

Debemos ser capaces de localizar la imagen buscada en

el tiempo marcado de los 30 segundos. De lo contrario,

deberemos proceder a la organización de las mismas

5S Entorno digital - Definir Normas

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Pasar los documentos Office 2003 a Office 2010. Por

ejemplo, hoja Excel de 24 Mb pasa a 6Mb

Comprimir imágenes. Recomendable no excedan de los

200KB (manual disponible)

Comprimir video (instalar software de compresión)….

Para ayudar a los usuarios a realizar este trabajo, hemos

buscado Herramientas informáticas de apoyo !

5S Entorno digital - Recomendaciones

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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5S Entorno digital –

Definir ámbito, estructuras, normas, recomendaciones….

Implantación: Auditorias internas y Auditoria externa Euskalit

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Se transmitió la idea a dirección para obtener su

aceptación y apoyo.

Poco a poco se fue introduciendo los conceptos y los

avances a través de las reunión semanal de operaciones

que está sistematizada por dirección en la que participan

todos los directores

Se fue dando forma a la estructura, normas,…

Cada área tiene su responsable

Dirección nombró un auditor interno oficial ( miembro IT)

5S Entorno digital - Implantación

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Controlar que no haya carpetas y ficheros mezclados

en el mismo nivel anterior al cuarto.

Controlar los ficheros duplicados y obsoletos

Controlar las carpetas vacías.

Controlar las carpetas con nombres genéricos como:

Varios y nombres propios....... este tipo de carpetas se

convierten en un “saco”

Evitar mas de 6 niveles (4 a ser posible)

5S Entorno digital - Auditorias

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Que la asignación de nombres a las carpetas y ficheros

cumpla con las directrices marcadas.

Los nombres de los ficheros y carpetas deben estar

capitalizados a excepción de las siglas o acrónimos que

podrán ser en mayúsculas.

No asignar nombres muy largos a los ficheros y carpetas.

W7, problemas con más de 266 caracteres.

Se puede poner en peligro la integridad del sistema:

Copias de seguridad, copias en bloque……

5S Entorno digital - Auditorias

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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En Junio 2015 se realizó una primera pre-auditoría interna

En Junio 2016 se realizó la primera auditoría interna

En Noviembre 2016 se realizó la segunda auditoría interna

Objetivo interno basado en sistema de puntuación interno:

conseguir una puntuación mayor o igual a 6 puntos en

cada una de las 22 áreas.

5S Entorno digital - Auditorias

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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2016 - Presentación ante dirección de los resultados de

las auditorias en las reuniones de 6s que ya están

sistematizadas desde hace tiempo

Marzo 2017 – Auditoria Externa Euskalit – 16 evaluadores

distribuidos en x grupos de y miembros

2017 en adelante :

Institucionalización de Auditorias sorpresa o

‘Surfing days’ por parte del auditor interno

5S Entorno digital - Auditorias

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Implantación 5S en el Entorno Digital

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Sistema de puntuación Interna 5S Digitales : equivalente a

sistema puntuación 5S Físicas

5S Entorno digital - Implantación

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Implantación 5S en el Entorno Digital

Fin Presentación