Pracuję w chmurze, czyli jak zarządzać dokumentami w środowisku wirtualnym

Beata Malentowicz Dolnośląska Biblioteka Pedagogiczna we Wrocławiu

rok 2015

Praca w chmurze – łatwe i bezpieczne zarządzanie dokumentami

Omawiane treści:

Logowanie - adres www: www.live.com Windows Live

Środowisko Google

Dropbox

1

Praca w chmurze – łatwo i bezpiecznie

Poniżej są przedstawione trzy środowiska w chmurze, które pozwalają na łatwą i szybką komunikację

z wybranymi osobami, tworzenie grup i kręgów, tworzenie i gromadzenie dokumentów, dzielenie się

nimi oraz wspólne tworzenie jednego dokumentu.

W zależności od rozwiązania, z jakiego skorzystasz, możesz np.:

► stworzyć ujednolicony system mailowy dla całej szkoły, z adresami mailowymi, wyposażony w filtr

antyspamowy oraz filtrujący niepożądane treści;

► zakładać konta i organizować je w grupy mailowe na dowolnym poziomie;

► tworzyć i utrzymywać szkolne strony internetowe lub strony www dla specjalnych wydarzeń, akcji,

projektów;

► tworzyć dedykowane serwisy społecznościowe (np. w zależności od poziomu edukacyjnego), kółka

zainteresowań, projekty;

► przechowywać swoje zasoby (pocztę, muzykę, zdjęcia, aplikacje, kontakty, kalendarze, dokumenty i inne

materiały) - chmura zadba o ich aktualizację na wszystkich urządzeniach, którymi się posługujesz; gdy treści

zmieniają się na jednym urządzeniu, wszystkie pozostałe będą natychmiast aktualizowane;

► pracować w grupie.

I. Windows Live

1. Logowanie - adres www: www.live.com

Po wejściu na powyższy adres www. należy zalogować się wpisując login i hasło:

Jeżeli nie masz jeszcze konta, musisz je założyć poprzez kliknięcie w Utwórz konto teraz stosując się do

wskazówek.

2

W rubryce Nazwa konta Microsoft należy wpisać propozycję nazwy konta, wprowadzić hasło, które

nie powinno być imieniem czy nazwiskiem. Jeżeli pojawią się czerwone pola, to znaczy że wystąpił

błąd, należy przeczytać komunikat i poprawić wpisywane dane. Na zakończenie trzeba wpisać znaki

zabezpieczające konto i zaakceptować.

3

Należy wpisać takie dane, które chcemy udostępnić. W prawym górnym rogu ekranu należy kliknąć w imię i

nazwisko i rozwinie się okno z możliwościami edycji konta oraz ustawieniami konta. W tym oknie można

również zaznaczyć, czy jesteśmy dostępni w sieci oraz się wylogować.

2. Widok głównych narzędzi Windows Live

Przy edycji profilu kliknięcie w „koło zębate” odkryje

kolejne opcje

4

3. Edytowanie kontaktów

Widok okna: pole do wyszukiwania, kontakty wg alfabetu wprowadzone ręcznie lub dodane z innych

kontaktów.

Można dodać kontakty z portali społecznościowych

Po kliknięciu w Nowy kontakt pojawia się formularz umożliwiający wpisanie nowego kontaktu a opcja

Zarządzaj umożliwia zarządzanie kontaktami.

5

4. Funkcja Kontakty - tworzenie grup.

Grupy można tworzyć z poziomu opcji Kontakty

Tworzenie grup jest bardzo przydatne w pracy z uczniami lub pomiędzy nauczycielami. Umożliwia łatwe

udostępnianie dokumentów, zadań, grafik i innych materiałów.

6

5. Poczta

Bardzo czytelny układ poczty. Łatwe wyszukiwanie kontaktów. Możliwość dodania zewnętrznych kont.

Możliwość stworzenia aliasa poczty (alternatywny kontakt)

Opcje dotyczące ustawienia konta znajdują się po kliknięciu w „koło zębate”:

7

6. Kalendarz

8

Kalendarz w Windows Live jest prosty w użyciu. Umożliwia tworzenie wewnętrznych kalendarzy.

Można je oznakować kolorem i zdecydować, czy są widoczne czy ukryte. Można udostępnić

poszczególne kalendarze wybranym osobom.

Łatwo wprowadza się wydarzenia. Po kliknięciu w Nowy pojawiają się możliwości:

Formularz nowego wydarzenia:

Analogicznie wprowadzamy nowy kalendarz:

9

7. OneDrive – dokumenty w chmurze

Program pozwala na zakładanie folderów, tworzenie różnych dokumentów, pobieranie dokumentów z

OneDrive na dysk w komputerze, przekazywanie plików z komputera. Pliki można udostępniać wybranym

osobom, można je publikować. Foldery i dokumenty można porządkować wg potrzeb.

10

Widok folderów i dokumentów (lista lub kafle):

Tworzenie folderu i przekazywanie plików z komputera:

11

Po zaznaczeniu wybranego folderu można go opublikować, pobrać, udostępnić, usunąć.

W OneDrive widoczne są także pliki udostępnione przez inne osoby oraz te, które zostały udostępnione przez

właściciela.

W osobnej zakładce widoczne są zdjęcia, które łatwo i szybko można udostępnić.

12

Posiadacze konta OneDrive otrzymują 15 GB wolnego miejsca do przechowywania swoich plików.

Mogą tworzyć następujące dokumenty online:

8. Tworzenie dokumentów

OneDrive pozwala na tworzenie nowych dokumentów w różnych formatach. Można je edytować w

przeglądarce lub otworzyć w programach Word, Excel, PowerPoint, można je także udostępnić.

Dokument Excel

13

Dokument Word

Wybór szablonu:

14

Tworzenie nowego dokumentu:

Tworzenie wspólnego dokumentu – OneNote

Opcja ta pozwala na pracę nad jednym dokumentem kilku osób niezależnie od czasu.

15

Prezentacja PowerPoint

Ankieta – formularz do wypełnienia

16

Można również mieć dostęp do dokumentów na OneDrive bezpośrednio z komputera:

Microsoft OneDrive (wcześniej SkyDrive) to aplikacja, która umożliwia dostęp do

danych przechowywanych w ramach oferowanej przez Microsoft usługi OneDrive,

bezpośrednio z poziomu systemu operacyjnego (bez konieczności uruchamiania

przeglądarki internetowej).

Po zainstalowaniu i poprawnym zalogowaniu się do usługi aplikacja pozwala

zapisywać oraz odczytywać dane, które zgromadziliśmy na internetowym dysku

OneDrive. Dostęp do niego możliwy jest z poziomu specjalnego folderu, którego lokalizację ustalamy podczas

wstępnej konfiguracji narzędzia. Praca z nim wygląda identycznie jak w przypadku zwykłego katalogu na dysku

lokalnym - użytkownik z łatwością może tworzyć w nim nowe foldery, przenosić i usuwać pliki, zmieniać ich

nazwę itp. Microsoft OneDrive oferuje oczywiście również funkcję synchronizacji danych pomiędzy wszystkimi

17

komputerami i smartfonami, na których zainstalowaliśmy aplikację kliencką i zalogowaliśmy się do swojego

konta.

Zarządzanie aplikacją odbywać się może z poziomu ikony, która dostępna jest w zasobniku systemowym. Daje

ona możliwość wygodnego zwiększenia (zakupu) pojemności naszego dysku internetowego, otworzenia jego

zawartości w przeglądarce internetowej oraz zmiany podstawowych ustawień. Znajdziemy wśród nich m.in.

opcję zdalnego dostępu do plików, która odpowiada za nic innego jak synchronizację danych, oraz

automatycznego uruchamiania usługi OneDrive podczas startu systemu operacyjnego.

Ogromną zaletą aplikacji Microsoft OneDrive jest wieloplatformowość. Dostępna jest ona dla systemów

Windows oraz Mac OS, a także smartfonów pracujących pod kontrolą Androida, iOSa lub Windows Phone'a.

Program można pobrać:

http://www.dobreprogramy.pl/Microsoft-OneDrive,Program,Windows,31840.html

II. Środowisko Google

1. Logowanie – adres e-mail: www.google.com

Jeżeli nie masz konta Gmail możesz je założyć. Wpisz w wyszukiwarkę podany powyżej adres i załóż

konto.

18

Jeśli masz konto – zaloguj się:

2. Profil w Google

Po kliknięciu w imię i nazwisko wyświetla się okno, w którym można wyświetlić i zmodyfikować

profil oraz zmienić ustawienia konta.

Widok Profilu w Google+

19

Google+ to ogromna wirtualna społeczność. Można zapisać się do istniejącej grupy, bądź założyć swoją.

Można z wybranymi osobami kontaktować się za pomocą czatu.

O wszystkim można zdecydować samemu: o udostępnieniu danych, o przyłączeniu się do grup, o tym

co jest widoczne na koncie. Można wysyłać zaproszenia do osób, które mają konto Gmail i można

obserwować, co ciekawego udostępniają.

Widok konta w społeczności Google+

20

3. Usługi dostępne dla użytkowników Google

21

22

Niniejszy przewodnik przybliży możliwości wykorzystania opcji Dom i biuro.

4. Kontakty

Kontakty można dodać także w usłudze poczty Gmail.

Aby wejść w Kontakty należy rozwinąć możliwości w opcji Gmail.

Z tego miejsca można utworzyć grupę i dodawać tam poszczególne osoby.

23

5. Poczta – Gmail

Widok skrzynki pocztowej.

Tworzenie nowej wiadomości:

24

Ustawienia poczty, jej widok (układ) oraz motywy dostępne po kliknięciu w „koło zębate”.

6. Kalendarz

Łatwe i przydatne narzędzie. Można tworzyć wiele kalendarzy. Można udostępniać kalendarze oraz

poszczególne wydarzenia.

Tworzenie nowego wydarzenia. Po kliknięciu w okno wybranego dnia pojawia się widok:

Klikając w opcję Edytuj wydarzenie otwiera się okno, w którym możemy szczegółowo opisać

wydarzenie oraz nadać uprawnienia dostępu.

25

Widok tygodniowy:

26

Widok miesiąca:

Widok wydarzenia po kliknięciu w zapis:

27

7. Google Drive

Korzystając z funkcjonalności Google możemy tworzyć i gromadzić różne dokumenty, aby dzielić się

nimi z innymi.

W opcji Usługi wybieramy ikonę Dysk:

Po kliknięciu w ikonkę Dysk pokazuje się zawartość naszego dysku (układ dotychczasowy):

który można zmienić i skorzystać z nowoczesnego interfejsu:

28

Widok dokumentów w wybranym folderze:

Tworzenie folderu i wgrywanie dokumentu.

Aby utworzyć Nowy folder należy kliknąć w rysunek folderu :

29

Po wybraniu opcji Utwórz Nowy folder wyświetli się okno:

Należy wpisać nazwę folderu i zaakceptować (Utwórz). Klikając w opcję Mój dysk można utworzyć

nowy folder, przesłać pliki z komputera lub utworzyć nowe.

30

Możliwości i funkcjonalności:

Po rozwinięciu funkcji Więcej opcji pojawiają się kolejne możliwości pracy z utworzonym folderem

Na Dysk (Drive) oraz do utworzonego folderu można wgrać pliki z komputera (wybór miejsca

określamy poprzez kliknięcie w nazwę wcześniej utworzonego folderu lub pozostanie

w Drive).

pobierz link

udostępnij

usuń

więcej opcji

widok listy

sortowanie

ukryj szczegóły

ustawienia

więcej opcji

31

Wgrywanie pliku (dokumentu) lub folderu z komputera korzystając z funkcji przeglądania:

Aby wgrać cały folder zaleca się korzystanie z przeglądarki Chrom lub wgranie specjalnego apletu Java.

Korzystając z przeglądarki Chrom można łatwo wgrać cały folder:

Widok okna po przesłaniu folderu:

32

Folder już w fazie wgrywania można udostępnić innym osobom

Menu z lewej strony okna ułatwia porządkowanie i przeglądanie zawartości Mojego Dysku

W tym miejscu znajduje się opcja tworzenia nowych dokumentów.

33

Panel ten umożliwia także przeglądanie dokumentów według różnych kryteriów: to co jest na Moim

dysku, zaznaczone jako ulubione (Z gwiazdką), przeglądane Ostatnio, kolejne modyfikacje (Aktywność),

dokumenty udostępnione, Wszystkie, które znajdują się na dysku. Można też w jednym oknie obejrzeć

informacje kto jest Właścicielem dokumentów, jakiego typu jest dokument, komu jest udostępniony

Tworzenie dokumentów

Środowisko Google Drive umożliwia tworzenie dokumentów w różnych formatach:

Tworzenie arkusza Google

Tworzenie dokumentu Google

34

Tworzenie prezentacji Google

Tworzenie dokumentu Rysunek

Formularz ankietowy

Widok formularza w toku pracy oraz widok gotowego formularza

35

III. Dropbox

Dropbox - wygodny dysk internetowy

Usługi dysków internetowych funkcjonują w Internecie już od dawna, jednak ich użytkowanie od zawsze wiązało

się z ograniczeniami nałożonymi na użytkowników: mała pojemność, kwestia poufności danych, czy też kiepski

interfejs. Jednak w ostatnim czasie sytuacja zaczęła się poprawiać. Powstało kilka usług godnych uwagi. Jedną z

nich o której jest ostatnio głośno, jest Dropbox. Instalując Dropbox np. w Windows, powinniśmy wskazać

katalog, który będzie lokalnym odzwierciedleniem naszego konta Dropbox. Po utworzeniu konta w katalogu

pojawi się kilka przykładowych dokumentów oraz dwa katalogi: Public oraz Photos.

Pierwszy z nich, odpowiedzialny jest za udostępnianie danych innym użytkownikom sieci, a drugi pozwala na

przechowywanie zdjęć.

36

Zdjęcia umieszczone w katalogu Photos mają tą zaletę, że mogą być przeglądane tak jakby były one w galerii i to

nawet z poziomu strony WWW.

Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby tworzyć rozległą strukturę własnych katalogów.

Interfejs Dropboxa jest niezwykle intuicyjny i przyjemny. Pewną wadę może stanowić brak języka polskiego,

jednak mimo tego, obsługa Dropboxa nie powinna przysporzyć nikomu problemów.

Jeszcze jedną ważną rzeczą, o której warto wspomnieć, to bonusy dodatkowych MB dla aktywnych

użytkowników np. poprzez zaproszenie innych użytkowników, czy też wypełnienie kroków z punktu Get Started.

To co ważne przy zapraszaniu użytkowników to, że dodatkową pojemność dostaje zapraszający i zapraszany:)

Program jest dostępny w języku angielskim. Poniższy przewodnik jest opracowany i ilustrowany zrzutami

wykonanymi podczas pracy w przeglądarce Chrom z opcją tłumacza.

1. Logowanie - adres: www.dropbox.com

Zakładanie konta wymaga wypełnienie wymaganych pól oraz zaznaczenie akceptacji Regulaminu:

Po rejestracji należy zalogować się:

Widok programu po zalogowaniu:

37

Po kliknięciu w imię i nazwisko pojawia się okno, w którym można:

zmienić ustawienia

zainstalować Dropboxa na swoim komputerze

wybrać opcję bezpłatną lub płatną

wylogować się

38

2. Konto

Opcja Ustawienia, która jest widoczna po kliknięciu w imię i nazwisko, umożliwia aktualizację ustawień konta:

Po ewentualnym dokonaniu zmian w Ustawieniach wracamy do głównej strony programu

poprzez kliknięcie w przycisk

Z lewej strony ekranu dostępne jest główne menu

3. Dropbox umożliwia łatwe dzielenie się plikami i folderami poprzez funkcję Udostępnianie. Odbywa się

ono w kilku krokach.

Klikamy w opcję

4. Wyświetla się okno, w którym trzeba wpisać adres e-mail osoby której udostępnia się dany folder

i kliknąć w przycisk Share Folder (Udostępnij folder).

39

Następnie należy wpisać nazwę folderu, który jest udostępniany i wybrać opcję Następne.

Przy aktywnej opcji Udostępnianie widoczny jest utworzony i udostępniony folder:

5. Korzystanie z dokumentów udostępnionych

W głównym menu jest widoczna opcja Linki. W tym miejscu znajdują się materiały, które inne osoby

udostępniły Tobie.

40

6. W zakładce Wydarzenia widoczna jest historia pracy w Dropboxie.

7. Widok okna z wgranymi i udostępnionymi dokumentami. Do programu można wgrywać

dokumenty w różnym formacie: ppt, docx, xls, pdf, jpg

41

Po najechaniu myszą na ikony znajdujące się w górnym menu pokazują się ich funkcje:

Prześlij Nowy folder Udostępnianie Pokaż usunięte pliki

8. Po kliknięciu prawym przyciskiem w nazwę dokumentu pojawiają się akcje, które można

wykonać z wybranym plikiem

Dokumenty można udostępniać wybranym osobom, pobrać i zapisać na dysku, zmienić nazwę,

przenieść lub skopiować do innego miejsca w Dropboxie.

Opracowała: Beata Malentowicz,

Dolnośląska Biblioteka Pedagogiczna we Wrocławiu

42