www.regionmidtjylland.dk

IT Server OutsourcingPræsentation til RMU den 1. december 2011

2 ▪ www.regionmidtjylland.dk

Indhold1. Baggrund2. Omfang3. Omfang, teknologi versus services4. Indvirkning på økonomi5. Indvirkning på medarbejdere6. Indvirkning på arbejdsgange7. Proces forløb8. Næste skridt

3 ▪ www.regionmidtjylland.dk

1. Baggrund

I omstillingsplanen indgår som en del af besparelsesforslag 12, ”outsourcing af IT-specifikke opgaver" en analyse af outsourcing mulighederne inden for it-driftsområdet (servere, storage og maskinstuer) og herunder vurdering af mulighederne for at gennemføre en hurtigere og øget konsolidering. Deloitte har bistået regionen i forbindelse med analysen, som er gennemført i perioden ultimo april til ultimo september 2011. Resultaterne fremgår af vedlagte bilag, ”Konklusioner på sourcinganalyse af serverdrift”.

Analysen viser, at regionen ved en videreførelse af den nuværende drift af it-services, inkl. løbende rationaliseringstiltag mv., vil have en støt stigende driftsudgift i de kommende år, således at den årlige udgift om 5 år vil være 50% højere end nu. Analysen konkluderer endvidere, at stigningen i driftsudgifterne vil kunne undgås gennem en delvis outsourcing og konsolidering af området.

4 ▪ www.regionmidtjylland.dk

2. Omfang

Omfanget af outsourcing begrænser sig til at omfatte 50% af regionens ca. 1.600 windows-servere som ikke er kritiske kliniske systemer og omfanget af den intensiverede konsolidering omfatter de øvrige 50% som er kategoriseret som kritiske kliniske systemer.

Maskinstuedrift

Serveredrift inklusive operativsystem

Storage- og backupdrift

Applikations-, middleware- og databasedrift

Kliniske systemer Forskning og innovation

Epj-s

ystem

(Mid

t-epj

)

Administrative systemer

Stan

dard

isere

de b

asiss

ystem

er (f

x vid

eo, m

ail, m

obili

ty, CM

S)

Facil

itets-

og by

gning

ssys

temer

(fx b

ygni

ngsv

edlig

ehol

d, n

øgler

, kan

tine)

Infrastruktur systemer

Cent

rale

tværg

åend

e in

frastr

uktu

rsys

temer

Loka

le ho

spita

ls in

frastr

uktur

syst

emer

Spec

iales

pecif

ikke s

ystem

er o

g epj’

er(fx

øjne

, soc

ial, p

sykia

tri)

Foræ

lded

e epj’

er(V

iborg

, Hor

sens

og G

S)

Forv

altni

ngsu

nders

tøtte

nde

syste

mer (

fx Øk

onom

i/Ind

køb/

SAP,

Info

RM, H

R)

Tvær

gåen

de p

arakli

nisk

esys

temer

(fx P

atolo

gi, L

ABKA

II, M

ADS,

Pro

Sang

)

Fors

knin

g og

inno

vatio

n

5 ▪ www.regionmidtjylland.dk

3. Omfang, teknologi vs services

Maskinstuedrift

Serveredrift inklusive operativsystem

Storage- og backupdrift

Applikations-, middleware- og databasedrift

Kliniske systemer Forskning og innovation

Epj-s

ystem

(Mid

t-epj

)

Administrative systemer

Stan

dard

isere

de b

asiss

ystem

er (f

x vid

eo, m

ail, m

obili

ty, CM

S)

Facil

itets-

og by

gning

ssys

temer

(fx b

ygni

ngsv

edlig

ehol

d, n

øgler

, kan

tine)

Infrastruktur systemer

Cent

rale

tværg

åend

e in

frastr

uktu

rsys

temer

Loka

le ho

spita

ls in

frastr

uktur

syst

emer

Spec

iales

pecif

ikke s

ystem

er o

g epj’

er(fx

øjne

, soc

ial, p

sykia

tri)

Foræ

lded

e epj’

er(V

iborg

, Hor

sens

og G

S)

Forv

altni

ngsu

nders

tøtte

nde

syste

mer (

fx Øk

onom

i/Ind

køb/

SAP,

Info

RM, H

R)

Tvær

gåen

de p

arakli

nisk

esys

temer

(fx P

atolo

gi, L

ABKA

II, M

ADS,

Pro

Sang

)

Fors

knin

g og

inno

vatio

n

Tek

nolo

gie

r på

tvæ

rs a

f se

rvic

esServices på

Tværs af teknologier

Eks.

Po

st &

kale

nd

er

Eks.

Sh

are

po

int

Øvri

ge (

nye)

serv

ices

6 ▪ www.regionmidtjylland.dk

4. Indvirkning på økonomiFor den kombinerede løsning bestående af delvis outsourcing

af ikke kritiske kliniske it-services og delvis intensiveret regional konsolidering af de kritiske kliniske systemer har analysen påvist et besparelsespotentiale på 107 mil kr. over 5 år inklusive anlægsinvesteringer svarende til en samlet besparelse på 23 % i forhold til basis-scenariet.

60,065,070,075,080,085,090,095,0

100,0105,0110,0

Udgangspunkt År 1 År 2 År 3 År 4 År 5

Om

kost

ning

er m

il kr

.

Basisomkostninger i alt Regional konsoldiering i alt Delvis outsourcing i alt

7 ▪ www.regionmidtjylland.dk

5. Indvirkning på medarbejdere

RM-IT

Udvikling Produkter IT-Drift Kunder & Support

Appl. & Klienter Netværk

Server & Storage(12 ÅV)

Drift-planlægning

Stab

Mobil-support ServicedeskArkitektur

& DesignProjekter

& Metoder

Den direkte indvirkning af eventuel outsourcing er kun på it afdelingen, primært på området Server & Storage. Et begrænset antal medarbejdere kan blive tilbudt at blive overdraget til outsourcingleverandøren eller blive omplaceret indenfor regionen. Antallet er endnu ukendt. Øvrige områder kan blive indirekte berørte i forhold til ændrede arbejdsgange.

8 ▪ www.regionmidtjylland.dk

6. Indvirkning på arbejdsgange

RMIT InstitutionerLeverandører

Samarbejdsmodel med leverandører

(nye samarbejdsprocesser)

Samarbejdsmodel med kunder

(f.eks. Servicedesk, projektopstart o.lign.)

Outsourcing

RM-IT

Øvrige

Hospitaler

Regionshuse

Sociale

9 ▪ www.regionmidtjylland.dk

7. Processforløb for udbudsfasen

Min 10. dage

Behovsopgørelse ogsucceskriterier

Kortlægning af it-landskab , kontrakter, dokumentation

Centrale milepæle

Fase 1Forberedelsesfasen

Fase 2Udbudsfasen

Udsendelse af udbuds-materiale

Leverandør valgt

(tildeling)

Opstart Udbudsstrategi

Udarbejdelse af hovedkontrakt og udbudsmateriale

Prækvalifikation

Tilbudsevaluering og afklaringer

Udbudsproces

It-landskab

Leverandør-aktivitet

Udarbejdelse af suppl. dokumentation, evt. modernisering af platform

Kontraktstruktur og kritiske områder

Fase 3: Transitionsfasen

Styring af transition og koordinering af leverandør

Overtagelsesprøve

Tilbud

Fase 1 Fase 2a Fase 2b Fase 2c

Udbuds-bekendt-gørelse

Kontrakt-indgåelse

Fase 2d

Leverandør valgt, og kontrakt underskrevet

Prækvali-fikations-

frist

Spørgsmål og evt.præsentation

Fase 4Steady state

driftsfase

Udbuds-aktiviteter

Leverandør-aktiviteter

Kontrakt-indgåelse

Tilbud leveret

Forberedelse til valg af leverandør(evalueringsmodel)

Min 30. dage Min 40. dage

10 ▪ www.regionmidtjylland.dk

8. Næste skridt1. Direktionens godkendelse af Projektforslag mhp.

udarbejdelse af Projektbeskrivelse til godkendelse om at igangsætte udbuddet.

2. Sammensætte styregruppe og projektorganisation, herunder inddragelse af IT´s LMU

1. Udarbejdelse projektbeskrivelse, herunder1. Kommunikationsstrategi og -plan (forretningen,

brugere/medarbejdere, leverandører)2. Afklaring med hensyn til

1. Verifikation af informationer og forudsætninger2. Strategiske valg, som et evt. udbud skal basere sig på

3. Udarbejdelse af løsning4. Udarbejdelse af ressourceplan, herunder personale- og

kompetancebehov5. Udarbejdelse af business case

2. Fremlægge projektbeskrivelse til godkendelse.

11 ▪ www.regionmidtjylland.dk

9. Rammer og principperGennemførslen af udbud og intensiveret konsolidering skal ske under iagttagelse af

RMIT´s værdier med hensyn til Dialog, Dygtighed og DristighedRMIT´s Vision, Mission og Strategi

Vision: IT vil forstå, forene, forbedre og forny det digitale Region MidtjyllandMission:

Levere forretningsoriterede ydelser på højt niveauSikre stabilitet, sikkerhed og tilgængelighedInnovere, effektivisere og forbedrer dialog med forretningen

Strategier:ForretningsdrevetStandardiseringStyringKompetencerKultur

Regionens MED aftaleRegionens UdbudspolitikRegionens Projektstyringsmodel

12 ▪ www.regionmidtjylland.dk

6. Indvirkning på arbejdsgange

Kundens it-organisation

Styring Udvidelser/ændringer

Projekter/ressourcebehov

Contract Management

Procurement

Demand Management

Financial Controlling

Request Fulfilment (customised)

Capacity Management

Availability Management

Service Catalogue Management

Change Management

Problem Management

Incident Management

Major Incidents Management

Risk Management

Architecture

Kontraktstyring (generelt)

Driftsstyring (dagligt)

Service Level Management

Release and Deployment Mgmt

Request Fulfilment (standardised)

Relationship Management

Tværorganisatoriske processer

Ændringer og projekter

Outsourcingen vil introducere en mere formaliseret gover-nancemodel mellem leverandøren, RMIT og forretningen, og som vil påvirke de nuværende samarbejdsprocesser og fremme en mere struktureret anvendelse af drifts-processerne.