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PräsentierenwieeinBerater
AnleitungfürprofessionellePräsentationenFallstudiennamhafterBeratungsfirmen
HannesNapp
www.projektwege.de
Version1.0(April2016)
PräsentierenwieeinBerater HannesNapp
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Inhalt
Einleitung...............................................................................................................................................................3Teil1:PräsentierenvorManagern.............................................................................................................3ManageroderExperten...............................................................................................................................3Management-Präsentation........................................................................................................................3CharakterdesMeetings...............................................................................................................................4Stakeholder-Analyse.....................................................................................................................................5
Teil2:StrukturmitPyramide........................................................................................................................7WaswollenSieerreichen?.........................................................................................................................7WielautetIhreKernaussage?...................................................................................................................7Exkurs:PräsentationkonzipierenmitMindmaps...........................................................................7DasPyramidalePrinzipvonMcKinsey.................................................................................................8KernaussageanderSpitze.........................................................................................................................8GÜTE-PrinzipfürklareStruktur.............................................................................................................9FlexibleVortragsmöglichkeiten...............................................................................................................9
Teil3:DesignundletzteVorbereitung......................................................................................................9EineBotschaftproSeite..............................................................................................................................9DaswichtigstesGestaltungselement:Nichts..................................................................................10SchriftenundFarben.................................................................................................................................10Texte,BilderundDiagramme................................................................................................................10ZuguterLetzt................................................................................................................................................11
Teil4:VortragenundPräsentieren.........................................................................................................11ÜbenSieIhrePräsentation!....................................................................................................................11Zeitmessen....................................................................................................................................................11Zuhörereinbeziehen.................................................................................................................................11
Teil5:Fallstudien/Muster-StrukturenfürverschiedeneAnlässe...........................................12Entscheidungin2Minuten.....................................................................................................................12Lösungin20Minuten...............................................................................................................................1360Minuten:GesamtkonzeptoderStatusbericht..........................................................................1460Minuten:VergleichvonOptionenundEntscheidung...........................................................16FallstudieMcKinsey...................................................................................................................................17FallstudieRolandBerger.........................................................................................................................18FallstudieBostonConsultingGroup...................................................................................................20PräsentierenohnePowerPoint.............................................................................................................21
LiteraturundKontakt....................................................................................................................................22
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Einleitung
InderheutigenArbeitsweltkommtniemandmehranPräsentationenvorbei:JedesMal,wennSieeinProjektderGeschäftsführungvorstellen,demKundeneinneuesKonzeptpräsentierenoderalsUnternehmensberaterIhreErgebnisseüberreichen,nutzenSiedasMittelderPräsentation.DieseAnleitungbeschreibtinvierTeilendenWegzueinerprofessionellenundvorallemüberzeugendenVorstellung.
ImerstenTeillernenSie,wieSiePräsentationenfürManagerundhoheFührungskräfteaufbereitenundwieSiesichaufIhreZuhörervorbereiten.
DerzweiteTeilführtSieinmehrerenSchrittenvondererstenIdeezurfertigenStrukturundvorallemzurKernaussageIhrerPräsentation.
ImdrittenTeilerfahrenSiealleswichtigeüberdieGestaltungeinzelnerSeitenundderverschiedenenDesign-Elemente.
ImviertenTeilfindenSieeinigeTippsfüreineguteVorbereitungundwieSiesichoptimalaufIhrenAuftrittvorbereiten.
DerfünfteTeilbeinhaltetPräsentations-StrukturenzubestimmtenAnlässensowieFallbeispielevonnamhaftenBeratungsfirmen.
Teil1:PräsentierenvorManagern
ManageroderExperten
EsgibtgrundsätzlichzweiArtenvonPräsentationen:EntwederSieberichtendemManagementoderSiestehenvoreinerGruppevonExperten.
WennSieeineManagement-Präsentationhalten,danngehtesentwederumeinenStatusberichtoderumeineEntscheidung.InbeidenFällenkönnenDetailsaußenvorbleibenundSiesolltensehrkompaktundsehreinfachIhrePunktedarstellen.DerInhalteinerFoliemusssofortzuerfassenseinundalleRisiken,EskalationenundnotwendigenEntscheidungenmüssendirektinsAugespringen.AllesWeitereistnochnichtrelevantundgehörtinsBackup.
BeieinerExperten-Präsentationistesumgekehrt,dennhiermüssenSiedurchFachwissenüberzeugen.SiewerdenZusammenhängeerklären,einProblemanalysierenodereineLösungenherleiten.HieristdierichtigeBalancezwischenÜberblickundDetailsgefragt,umandenrichtigenStellentiefabtauchenzukönnen,ohneIhrPublikumzuverwirren.
BevorSiedenerstenSchrittmachen,müssenSiesichentscheiden,fürwenSiediePräsentationerstellen.IndenmeistenFällenpräsentierenSievordemManagement–unddarumsolleshiergehen.
Management-Präsentation
SiesindderExperteundhabeneinumfangreichesWissen.SiekennensichinIhremFachgebiethervorragendausundhabenauchdieGeschickeIhresUnternehmensaufdiesemGebietbegleitetodersogargestaltet.FürdasaktuelleProjekthabenSiesich
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wochenlangineinThemaeingearbeitetundesvonallenSeitenbeleuchtet.SiewissenjetztalleDetails,könnenVor-undNachteilebenennenundhabenaucheineklareMeinung,wieesweitergehensollte.
ImGegensatzdazuistderAdressatIhrerProjektpräsentationzusehen.EgalobChiefTechnicalOfficer,SeniorVicePresident,odereinfachnurManager–allenistgemein,dasssiebisherkaumetwasüberIhrProjektwissen.Undsiewollenauchgarnichtalleswissen!DietechnischenDetails,diebisherigeGeschichteundIhrezwischenzeitlichenIrrwegegehörennichtindiesenTermin.Dazukommt,dassIhrZuhörerwenigZeithatundschnellzumPunktkommenmöchte.
Eskanndurchausfrustrierendsein,dassSieindiesemwichtigenTerminnichtIhrFachwissenvorstellenkönnen.AberdasErgebniswirdfürSievielpositiver,wennSieüberIhrenSchattenspringenundsichnachIhrerZielgrupperichten.ReduzierenSieIhrePräsentationaufdasWesentliche:BrauchenSieeineEntscheidung?MöchtenSieeineProjekt-Freigabe?GibteseinProblem?ArbeitenSieIhreKernaussageeindeutigherausundstellenSiedieseindenMittelpunktIhrerPräsentation.FassenSieallewesentlichenFaktenzusammen,dieSiefürdieseKernaussageunbedingtbenötigen.AllesanderewerfenSieausderPräsentation.IhreZuhörerwerdenesIhnenhochanrechnen,dassSiesichaufsieeinstellen.Undfallsdochmaljemandnachfragt,habenSiedieDetailsimBackup.
CharakterdesMeetings
IhrenschlechtenRufhabensichBesprechungenharterarbeitet.MiteinercleverenTypisierungundeinpaarmutigenSchrittenwerdenBesprechungenschnellwiederrelevantundeffektiv.
Besprechungensindhäufiglangweilig,weilfürdieMehrheitderTeilnehmerdasaktuelleThemanichtrelevantist.ZusätzlicherfolgthäufigkeineVorbereitung,sodasssichzunächstalleinhaltlichsortierenmüssen.EntwederwirddanneineendloslangeListevonPunktendurchgearbeitet.OderdieGruppebeißtsichaneinemThemafestundnimmtdafürdieganzeZeitinAnspruch.Oderwirertragen85SeitenPowerPoint.
DieentscheidendeFrageweitvorderTermineinladungistdaher:UmwelchenderdreiTypeneinerBesprechunghandeltessichhier?Informieren,ErarbeitenoderEntscheiden?
Informieren:InhalteundNachrichtenzwischendenTeilnehmernaustauschen
ZujedemThemagibteseineverantwortlichePerson.DiesePersonbereitetihrThemainhaltlichvor,undschreibtdazuallewesentlichenInformationenineinemBerichtoderErgebnisprotokollzusammen.EinePräsentationgehörthierverboten,einTextodereineTabellesindangebrachtundmüssenauchnichtlangsein.AlleBerichtewerdenvorderBesprechungverteiltundvonallengelesen.InderBesprechungselberfasstdieverantwortlichePersonnurdiewichtigsteneinoderzweiPunktekurzzusammen.DieTeilnehmerhabendieGelegenheitFragenzustellen,aberaufkommendeDiskussionenoderoffeneFragenwerdenfüreinseparatesMeetingnotiert(siehePunkt„Erarbeiten“).EssollFirmengeben,diereservierendieersten30MinutenderBesprechungzumstillenLesenallerBerichte.
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Erarbeiten:EineinzigesThemakreativbearbeiten
DerwichtigstePunktisthier,dassesausreichendZeitgibt,dieFragestellungzubearbeiten.90MinutensolltenesproThemaschonsein,dennnurdannkannesauchabschließendgelöstwerdenundbleibtkeinStückwerk.EsgibtnureineinzigesThemafürdieseBesprechung.Damitistsichergestellt,dassdasThemainhaltlichvolldurchdrungenistundalleAspektebeleuchtetwurden.AlleTeilnehmerwerdensoausgewählt,dasssieeinenBeitragleistenkönnen.StörungeninderBesprechungsindauszuschließen,alsokeineE-Mails,keineAnrufe,keinVerlassendesRaums.UndamEndeisteineklareDokumentationerforderlich,inderdieErgebnissefestgehaltenwerden.
Entscheiden:AusmehrerenAlternativenauswählen
IndiesemTerminmusseineEntscheidunggefälltwerden,oderauchmehrere.EsgibteineverantwortlichePerson,diediejeweiligeEntscheidungvorbereitet.DerwichtigstePunktistzunächstdierichtigeFormulierungderFragestellung.DarausleitensichdieVorbereitung,dieLösungsmöglichkeitenundauchdieEntscheidungskriterienab.DieverantwortlichePersonbereitetalleInhaltekomplettvorundverteiltsievorderBesprechunganalleTeilnehmer.InderBesprechungwerdendannalternativeMöglichkeitenvorgestellt,mitderdieFragestellunggelöstwerdenkann.FüralleLösungsmöglichkeitenwerdenVor-undNachteileundweitereAuswirkungengegenübergestellt.DieTeilnehmerderBesprechunghabendanndieVerantwortung,auseinerdervorgestelltenAlternativenauszuwählen.
Esistwichtigundhilfreich,dassauchdieTeilnehmerimVorfelddesMeetingswissen,wasvonIhnenerwartetwird.VerschickenSievorhereineAgenda/Tagesordnung,dieeinenentsprechendenHinweisenthält.
Stakeholder-Analyse
ZurückzuIhrerPräsentation.BrauchenSieeinewichtigeEntscheidungoderUnterstützungeinerbestimmtenGruppe?Dannlohntessich,IhrPublikumgenauerzuanalysieren.
BeiderStakeholder-AnalysebewertenSiefürjedeneinzelnenTeilnehmer,wieweiterdasProjektunterstütztundwiegroßseinEinflussist.GehenSiedabeiwiefolgtvor:
1. ZeichnenSieaufeinemleerenBlattPapierzweiLinien,sodasseingroßesKreuzentsteht:einevertikaleLinievonobennachunten,undeinehorizontaleLinievonlinksnachrechts.
2. DiehorizontaleLinienennenSieUnterstützungundmarkierenjeweilseinpositivesundeinnegativesEnde.
3. DievertikaleLiniestehtentsprechendfürEinflussmithoherundniedrigerAusprägung.
4. JetztpositionierenSiejedenTeilnehmeraufdenzweiAchsenentsprechendseinerEinstellungzumProjekt(Unterstützung)undwiestarkerEntscheidungenimGremiumbeeinflussenkann(Einfluss).
5. Teilnehmer,dieVorbehaltegegendasProjekthaben(negativeUnterstützung),aberhohenEinflussbesitzen,sindIhregrößteHerausforderung.Diesegiltes
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soweitzuüberzeugen,dasssiekeineVorbehaltemehrhabenundeinVetoeinlegen.
6. DafürkönnenSieIhreUnterstützernutzen.VerstärkenSiederenpositiveEinstellungzumProjektunderreichenSiederenZustimmung.WeckenSiederenBegeisterung,sodassdieUnterstützerimGremiumihreeigenenKollegenüberzeugen.
7. VersuchenSienichtallezubegeistern,daskostetzuvielKraftundistkaumzuschaffen.ÜberlegenSiesich,wasSiealsErgebnisderPräsentationmitrausnehmenmöchten.UndwennSiedaserreichthaben,dannsindSieschoneinenriesigenSchrittweiter.
InteressengruppenhabenunterschiedlicheInteressen
EinGeschäftsführermussandersangesprochenwerdenalseinMitarbeiterinderBuchhaltung.EinBetriebsrathatandereFragenalseinProjektmitglied.ÜberlegenSiesichimVorfeld,welcheInteressenIhrPublikumgrundsätzlichvertritt.
EinGeschäftsführerwirdimmerdieFirmaalsGanzesbetrachten:
• HilftmirdiesesProjektbeiderUmsetzungmeinerStrategie?
• GibteseinenKonfliktmitanderenZielen?
• WiepasstdiesesProjektindieOrganisationsstruktur?
• WieistderEinflussaufdieUnternehmenskultur?
DerBetriebsratvertrittnatürlichdieInteressenderMitarbeiter–aberauchseineEigenen:
• WelcheMitwirkungs-oderZustimmungspflichtenhabeich?WokannodermussichEinflussnehmen?
• SindDatenschutzundVertraulichkeitgewährleistet?EntstehthiereineVerhaltens-oderLeistungskontrolle?
• WieistdereinzelneMitarbeiterbetroffen?WelcherBeitragwirdvondenMitarbeiternverlangt?
• KannichmeinenEinflussimBetriebsrat,inderGewerkschaftoderimUnternehmenmitHilfediesesProjektesausdehnen?
MitarbeiterhabenzunächstganzpersönlicheInteressen:
• Wasbedeutetdasallesfürmich?
• Wokannichparken?WoistmeinSchreibtisch?WelcheStatussymboleerhalteichoderwerdenmirgenommen?
• WieverändertsichderInhaltoderdieArtmeinerArbeit?
• BekommeichneueAnsprechpartner?
• UndlösenwirdamitendlichdiesesewigeProblem,dasmichschonimmerstört?
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Teil2:StrukturmitPyramide
BevorSieamRechnerbeginnen,giltesdieStrukturundKernaussagederPräsentationmitStiftundPapierzuerarbeiten.
WaswollenSieerreichen?
SosimpeldieFrageauchklingenmag,soentscheidendistsiefüreinenerfolgreichenAuftritt.Wersichnichtsicherist,waserüberhauptwill,derbrauchtgarnichterstanfangen.Selbsteinscheinbareinfaches„StellenSiedochmalkurzIhrProjektbeiunsvor“solltenichtinwahlloszusammenkopiertenFolienenden.SiehabeneineBotschaftzuvermitteln,Siemöchtenetwaserreichen.
EsgibtzweimöglicheLeitfragen:
• WassollenIhreZuhöreramEndewissenodermitnehmen?HiersolldasPublikumvonetwasüberzeugtwerdenoderüberetwasNeuesinformiertwerden.DiePräsentationhatdieAufgabe,dieseInformationenoderMeinungenzuvermitteln.
• WasbenötigenSievonIhrenZuhörern?IndiesemFallbrauchenSieeineEntscheidungfürAlternativenoderdieZustimmungzuIhrenPlänen.DiePräsentationmussdanndiesenPunktherbeiführen.
WielautetIhreKernaussage?
DiemeistenPräsentationensindeinfachzulangundzuunstrukturiert.EsgibtzuvieleInhalte,dieunbedingtgezeigtwerdenwollen.Hiergehtesabernichtdarumzuzeigen,wasmanallesweißodererreichthat.
OrientierenSiesichanIhrerLeitfrageundanIhrenZuhörern.Wasistwirklichwichtig?WaswollenSieIhrenZuhörernsagen?ZuBeginnwerdenSiewahrscheinlichmehrereStichpunktesammeln.VerdichtenSiediesedannaufeineneinzigenSatz.DieserSatzistIhrezentraleBotschaftundsollteauchwirklichnichtlängeralseinSatzsein.WenneinTeilnehmernurdiesenSatzbehält,dannhabenSieIhrZielschonerreicht.IhreKernaussageistgleichzeitigdieZusammenfassungundderEinstiegindiePräsentation.
IndemBuch„Wasbleibt:WiedierichtigeStoryIhreWerbungunwiderstehlichmacht“stellendieAutorenChipundDanHeathdasSUCCESS-PrinzipvorfürBotschaften,diehaftenbleiben:
• Simplicity:SagenSie'seinfach• Unexpectedness:VerblüffenSiedurchUnerwartetes• Concreteness:WerdenSiekonkret• Credibility:BleibenSieglaubwürdig• Emotions:ZielenSieaufdasGefühl• Stories:ErzählenSieGeschichten
DieseKernaussageistdieEssenzIhrerPräsentationundwirdnachherauchfürdieStrukturdasführendeElementsein.
Exkurs:PräsentationkonzipierenmitMindmaps
WielöseichdenKnoteninmeinemKopf?WiebringeichmeineganzenGedankenineinesinnvolleStrukturundineineKernaussage?
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MitPowerPointundKeynotewirdesjedenfallsNichts!DennzudiesemZeitpunktistesfüreinePräsentations-Softwarevielzufrüh.PowerPointzwängtunszufrühinseineeigeneStrukturundDenkweise.DasResultatsinddannunendlicheSeitenmitListen,SchlagsätzenodernochschlimmermitFließtext.
DabeigibteseinvielbesseresundbewährtesWerkzeug:StiftundPapier.UnddamitlassensichKonzepteundStrukturenvielfreierundpassendererstellenalsmitPowerPoint.HabenSieschoneinmaleineMindmaperstellt?Dasistganzeinfach:AusgehendvoneinemzentralenThemainderMittesammelnSiealleGedankensternförmigundverbindenmiteinereinfachenLiniejedenGedankenmitdemzentralenThema.GedankenkönnenauchwiederuntergeordneteGedankenerhaltenundmitdiesenverbundenwerden.
SowächstdasPräsentations-ThemazunächstalsloseGedanken-Sammlung.ÄhnlicheGedankengehörendabeiineineGruppe,sodasssicheinzelneThemenherausbilden.WennalleGedankennotiertsind,beginntderzweiteSchritt:GruppierenundStrukturieren.WelcheThemensindrelevantfürdiePräsentationundwasistzuvernachlässigen?WelcheUnterpunktemüssenfüreinThemabenanntwerden?InwelcherReihenfolgewerdendieThemenangeordnetundpräsentiert?AlldieseFragenkönnenmitderMindmapbearbeitetundbeantwortetwerden.
UnderstwenndieseStruktursteht,dannkommtPowerPointzumEinsatz.UnddannhatdiePräsentationauchStrukturundfolgteinemklardurchdachtenKonzept.
DasPyramidalePrinzipvonMcKinsey
SiehabeneinZiel?SiehabenIhreKernaussage?SiekennenIhreZielgruppe?DannkommtjetztdieKrönung:DiePyramide.EntwickeltvonderMcKinsey-BeraterinBarbaraMintoist„DasPrinzipderPyramide“heutzutagedieGrundstrukturjedererfolgreichenBerater-Präsentation.
KernaussageanderSpitze
DiePyramidebeginntanderSpitzemitIhrerKernaussage.DiesestehtnacheinerkurzenEinleitungtatsächlichamBeginnderPräsentation.SiestellenalsodasErgebnisalserstesvor.UndweilIhreKernbotschaftsokurzist,passtsieauchaufeineFolie.
DanachfolgendieBegründungunddieDetailsineinerklarenhierarchischenStruktur.Indrei(bismaximalfünf)KapitelnuntermauernSieIhreBotschaftundlieferndieArgumentationfürIhreKernaussage.
Kernaussage
Argument1
Punkt1 Punkt2
Argument2
Punkt1 Punkt2
Argument3
Punkt1 Punkt2 Punkt3
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GÜTE-PrinzipfürklareStruktur
DieeinzelnenArgumentesinddabeiallesparalleleAussagen,sodassjedefürsichstehenkann.Dabeiistwichtig,dassdiesesaubervoneinanderabgegrenztsind.HiergiltdanndasGÜTE-Prinzip:
• G–Gleichartig:DieeinzelnenArgumentesolltenvoneinerArtsein.EskönnenverschiedeneRegionenoderKundengruppenoderProjektbausteinesein.(AbernichtRegionenundKundenvermischt.)
• Ü–Überschneidungsfrei:DieeinzelnenArgumenteüberlappensichnicht,sondernsindklarabgegrenzt.
• T–Treffend:HiergehtesklarumfaktenbasierteAussagen,diekurzundprägnantformuliertsind.
• E–Erschöpfend:AllewesentlichenArgumentesinderfasstundbenannt.
FlexibleVortragsmöglichkeiten
Jedesderdrei(odervieroderfünf)KapitelkanndurchweitereSeitenuntersetztwerden,sodassSieamEndeeinehierarchischeStrukturIhrerPyramideerstellthaben.DerVortragselbstkanndadurchauchsehrflexibelgestaltetwerden:
• MitdererstenSeiteistbereitsalleswesentlichegesagt• IstdieZeitsehrknapp,beschränkenSiesichaufdieKernaussageunddiedrei
Kapitel-Seiten• GibtesRückfragen,könnenSieineinzelneKapitelgezielteintauchen–während
Sieandereüberspringen
DergroßeVorteilist:IhreKernbotschaftwirdaufjedenFallkommuniziert.UnddiePräsentationistinjederFormeineüberzeugende,insichgeschlosseneGeschichtemiteinemrotenFaden.
Teil3:DesignundletzteVorbereitung
DieerstenzweiTeiledieserAnleitungbeschreiben,wieeinePräsentationstrukturiertwird.JetztgehtesjetztumdieGestaltungderFolien.WenndieStruktureinmalsteht,istdernächsteSchrittganzeinfach:
EineBotschaftproSeite
DiePyramidaleStrukturhatdieKernaussageandieSpitzegestellt,darunterfolgendiehierarchischgegliedertenArgumente.JederPunktdieserPyramidewirdnuninjeweilseineSeiteinderPräsentationumgesetzt.NochsolltenalleSeitenleerseinundSiewidmensichzunächstderÜberschrift.EntsprechendIhrerPyramideerhältjedeSeitejetzteinenaussagekräftigenTitel.HierverwendenUnternehmensberaterimmersogenannte„ActionTitles“:Statteinfachnur„Kernbotschaft“oder„Zusammenfassung“zuschreiben,stehtimTiteleineinhaltlicheZusammenfassungderjeweiligenFolie.AlsozumBeispiel„DreiRegionenliefernXEurozumFirmenwachstum“oder„NeuesProduktYüberzeugtwesentlicheZielgruppen“.WennSiejetztinIhrerPräsentationnurdieÜberschriftenlesen,dannkönnenSiedieStrukturundauchdieinhaltlichenAussagengesamtenPräsentationerfassen.
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DaswichtigstesGestaltungselement:Nichts
SchauenSiesichmaldieWebsitevonApple(http://www.apple.com/de/)an.EsgibtdorteinenweißenHintergrundundganzvielleereFläche.Daswirktzumeinensehredel,zumanderensorgtesfüreinesehrruhigeDarstellungundstelltdiewenigenProdukteindenVordergrund.GenausosollteeinePräsentationsfoliegestaltetsein:WenigewichtigeAussagenmitausreichendFreiraumaufderFolie.DassorgtfüreineruhigeFolieundermöglichtdemBetrachter,sofortdasWesentlichezuerfassen.
SchriftenundFarben
DieserPunktkanninzweiWortenzusammengefasstwerden:KeineExperimente!SuchenSiesicheineSchriftartausundbleibenSiedabei.NehmenSiekeineaußergewöhnlicheundschongarkeineverschnörkelteSchrift.DieLesbarkeitstehteindeutigimVordergrund.DazugehörtaucheineausreichendgroßeSchriftartvonmindestens20Punkten.JegrößerdieSchrift,destowenigerTextpasstaufdieFolie–unddassollsosein!NehmenSieeinenweißenHintergrundundsetzenSiewenigeFarbengezieltein.DieFarbensolltenkontrastreichsein,sodassSieaufeinerLeinwandundimSchwarz-Weiß-Druckguterkennbarsind.SuchenSiesichzwei,dreiFarbenausderStandard-PaletteausundbleibenSiedabei.
Texte,BilderundDiagramme
MöchtenSiegemeinsammitIhremPublikumdenTextaufderFolielesen?OdermöchtenSieetwaserzählenunddasPublikumsollIhnendabeizuhören?IndiesemzweitenFallmussdieAussagedergesamtenFoliein3Sekundenzuerfassensein!WennSieeineneueFoliezeigen,werdenalleAugenzunächstaufdieLeinwandfokussiertsein.ErstwenndasPublikumdieFolieverarbeitethat,wendetsichdieAufmerksamkeitwiederdemVortragendenzu.
ReduzierenSiedieAnzahlderWörtersoweitwiemöglich.MachenSieausganzenSätzennurStichpunkteodergareinzelneWörter–wieindiesemBeispiel:
• DerMarktzuganginAsienliefinderVergangenheitzu70%überHändler• MarkzugangAsien:70%überHändler• 70%Händler
ImEndeffektsinddieeinzelnenStichpunktewieÜberschriftenineinerZeitung.JederPunktstehtfüreineganzeGeschichte–dieSiedannwiederumerzählenkönnen.
BeiBilderngibtesgrundsätzlichzweiKlassen:FotosundIllustrationen.FotossindBildervonechtenMenschenoderMaschinen.IllustrationensindgezeichneteGrafiken.DieBilderinIhrerPräsentationsollteneinereinheitlichenStilrichtungfolgenunddieLebensweltIhrerZuhöreraufgreifen.KostenloseBilderinguterQualitätgibtesübrigensaufPixabay(https://pixabay.com/).
VieleDiagrammeinPowerPointsindeinfachvonExcelkopiert.DiesehabenaberhäufigzuvieleInformationenundsindvielzukleininderDarstellung.ReduzierenSieauchdasDiagrammaufIhreKernaussage.WennSienurzweiZahlenvergleichenwollen,dannzeigenSienurzweiBalkenoderzweiKreise,diedieseZahlenrepräsentieren.BeivielenanderenDiagrammenlassensichaucheinzelneWerteoderLinienhervorheben.BetonenSiedas,wasIhnenwichtigist,undlassenSieallesandereweg.
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ZuguterLetzt
EffekteundAnimationenhabenentwedereinenZweck–oderineinerPräsentationnichtsverloren.3D-Effekte,SpiegelungenundBewegungensehenmanchmalnettaus,helfenaberseltenweiter,undstörenmeistensnur.DasgleichegiltfürFolienübergänge,diekeinenMehrwertschaffen,sondernnurvonIhnenundIhrerBotschaftablenken.
Teil4:VortragenundPräsentieren
MiteinergutenVorbereitungundüberzeugendenFolienhabenSiebereitsdiewesentlichenBausteinefüreineerfolgreichePräsentationgeschaffen.DaswichtigstebleibtaberIhrePersönlichkeit:SiemüssenfürdieInhalteeinstehenunddieseverkörpern.
ÜbenSieIhrePräsentation!
UnddamitistnichteinschnellesDurchklickengemeint.NehmenSiesichdieZeitunddieRuheeinemKollegen,FreundoderIhremPartnerdiePräsentationvollständigvorzustellen,alswärenSieschonvorechtemPublikum.SiekönnenaucheineKameramitlaufenlassen,wennSiesichselbstnochmalansehenwollen.
WennSiedieInhalteplötzlichvortragenunderklärenmüssen,werdenSiesofortdiePunktefinden,indenenIhreArgumentationnochlückenhaftist:
• WaskönnenSienichterklären?
• BeiwelchenAussagenstehenSienichtwirklichdahinter?
• WogibtesnocheineLückeoderSprüngeinderAbfolge?
• AnwelcherStelle„schwimmen“Sieinhaltlich?
• WogestaltenSieeszuumständlich?
Zeitmessen
MessenSiedabeiauchdieZeit,dieSiefürdenVortragbenötigen.VergleichenSiedasmitderZeit,dieSietatsächlichzurVerfügunghaben.UndzählenSievorhermalIhreFolien,denn3-5MinutenwerdenSiesicherfürjedeSeitebrauchen.SobaldeseineZwischenfragegibt,kanndasschnellzusätzlicheMinutenkosten.UndwenneineAbschlussdiskussionodereineEntscheidungvorgesehenist,werdenSieauchdafürnochZeitbenötigen.
Zuhörereinbeziehen
StellenSieeineVerbindungzudenZuhörernher.WennSiesichsogutundintensivvorbereitethaben,istdiePräsentationselbstvordemPublikumkeineunüberwindbareHürdemehr.Daswichtigsteistjetzt,dassSieIhreZuhörerpersönlichansprechenundeineVerbindungzuIhnenherstellen:
• SchauenSieIhrPublikuman–undnichtdenComputerodergardieLeinwand.DrehenSieIhrenZuhörernnichtdenRückenzu.BeigrößeremGruppenschauenSienichtnureinoderzweiPersonenan,sondernsuchenSiesicheinzelnePunkte
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oderMenscheninverschiedenenBereichendesPublikumsundsuchenSieimmerwiederBlickkontakt.
• SprechenSielaut,langsamunddeutlich.SiekönnendiePräsentationbereitsauswendig,IhreZuhörersehenundhörenaberalleszumerstenMal.Undvorallem,sprechenSienichtgegendieWand.
• SeienSieaufmerksam,hörenSiezuundgehenSieaufIhrPublikumein.SpulenSienichtnurIhrProgrammrunter,sondernachtenSiedarauf,wieIhrPublikumreagiert:SindnochallebeiderSacheoderhabenSiediemeistenschonabgehängt?MachtsichLangeweilebreit?OdergibtesvieleaufmerksameGesichterundZwischenfragen?InteressiertbesonderseineFrage?DannpassenSieIhrTempoanundsetzenSieinhaltlicheSchwerpunkte.
Teil5:Fallstudien/Muster-StrukturenfürverschiedeneAnlässe
IndiesemTeilfindenSieverschiedeneMuster-StrukturenundFallstudien.FürverschiedeneAnlässewieeineEntscheidungodereinenStatusberichtgibtesbewährteStrukturen,dieSiemitIhrenInhaltenfüllenkönnen.GroßeUnternehmensberaterhabenIhrePräsentationenimmerweiterperfektioniert.IndenAnalysenvondreiBeispielenerkennenSie,welcheStilmittelderenPräsentationensobesonderserscheinenlassen.
Entscheidungin2Minuten
SiehabenkeinenTermin,müssenaberIhrenChefodereineanderewichtigePersonsprechen?SiebenötigendringendderenAufmerksamkeitfüreinThemaodergareineEntscheidungoderAktion?DannmüssenSieinkürzesterZeitIhrAnliegenvorbringenundIhrenZuhörerüberzeugen.UnddasganzeohnePräsentation,ohneLaptopundohneBeamer.AberSiebraucheneineumsobessereVorbereitung!
KlaresZiel
WaswollenSieerreichen?
• BrauchenSieAufmerksamkeitzueinemThema?
• BenötigenSieeineEntscheidung?
• MüssenSieetwaseskalieren?
• ErwartenSieeineHandlungIhresZuhörers?
FormulierenSieIhreFragesokonkretwiemöglich,denndaraufbautIhrePräsentationauf.UndseienSierealistisch:WenndieAntwortnach2MinutenGesprächlautet„Dasistinteressant,machenSiemaleinenTerminmitmeinerAssistentin“,dannhabenSiebereitseinengroßenErfolgerzielt.
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Vorgehen
FürIhre2MinutenbereitenSiediefolgendenPunktevor:
1. Aufhänger:GewinnenSiedieAufmerksamkeitzumThema.ÜberlegenSiesich,wasfürIhrenZuhörer–unabhängigvonIhremAnliegen–jetztwichtigist.
2. Problem:BeschreibenSiedieSituationundbenennenSieeinProblemodereinRisiko.DieAuswirkungsollteeineechteRelevanzfürIhrenZuhörerhaben.
3. Lösung:SchlagenSieeineLösungvor,beschreibenSiediesemöglichstkonkret.Wasistzutun?Wermachtes?Wannsollesgeschehen?
4. Auswirkung:BeschreibenSiediepositiveAuswirkungIhrerLösungundwiesiedaseingangsgenannteProblembehebt.
5. Aktion:ErreichenSieIhrZielundholenSiesichdasEinverständnisfürdennächstenSchritt.EntwederSiebekommendasMandatetwaszutun,oderSiebittenIhrenZuhöreraktivzuwerden.
JederPunktsolltemaximal1-3Sätzeumfassen.SchreibenSiesichdieFormulierungenauf,jedesWortmusssitzen.
Beispiel
InzweiMinutenkönnenSiesichdasMandatfüreinProjektholen:
1. WusstenSie,dassderMarktderASEAN-RegiongenausogroßistwieunserMarktinIndien?
2. DasWachstuminASEANistkonstantbei6%.UnsereKundenverlagernIhreProduktionenindieseRegion.UnsereWettbewerbersindbereitsvorOrtaktiv.WirhabennureinBüroinSingapurundverlierenbalddenAnschluss.
3. MeineEmpfehlungist,dasswirunserePräsenzindengroßenLänderndieserRegionausbauenundunsereLieferzeitenverkürzen.Damitmeineich,dasswireigeneVertriebsbürosinIndonesien,MalaysiaundPhilippinenaufbauen.UnddasswirunserkleinesLagerinSingapurausbauen,umvondortschnellerunsereProdukteandieKundenderganzenRegionauszuliefern.
4. DamitkönntenwirunserewichtigstenKundenpersönlichvorOrtbetreuen,neueKundenakquirierenunddadurchunserenMarktanteilinderRegionausbauen.
5. DarfichIhnendasmalweiterausarbeitenundvorstellen?
Lösungin20Minuten
IndiesemFallhabenSiemit20MinutenetwasmehrZeit.DiesgibtIhnendieGelegenheiteinekleinePräsentationauszuarbeitenundvorzustellen.PlanenSiewieimmergenugZeitfürFragenundDiskussionenmitein.
RoterFaden
MachenSiesichGedankenzurStrukturundzumSpannungsbogen,bevorSiebeginnen.MöchtenSieKundenbegeisternoderdenVorstandüberzeugen?HabenSieausreichend
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ZeiteineGeschichtezuentwickelnodermüssenSiedirektzumPunktkommen?WasmöchtenSieIhremPublikummitaufdenWeggebenoderwelcheEntscheidungbenötigenSie?AlldieseFragenhabeneinengroßenEinflussaufIhrePräsentation!
Situation–Problem–Lösung–Aktion
DiesistdieGrundstrukturjederPräsentation.JenachAnlassundThemavariierennatürlichdieInhalte,aberhiermitsindsiesicherinderStruktur.
1. SiebeschreibendieSituation:KnüpfenSieanbekannteSachverhaltean,haltenSiesichandieFaktenundbereitenSieIhrPublikumaufdienächstenSeitenvor.
2. EsgibteinProblem:BisherhabenSienurdieRahmenbedingungengenannt,dochjetztkommteinweitererFaktordazu.UnddurchdiesezusätzlicheTatsacheentstehtinsgesamteingroßesProblemodereinRisiko.BeschreibenSiedienegativenAuswirkungen,fallsdasProblemnichtgelöstwirdunddasRisikoeintritt.
3. SiehabendieLösung:DasProblemistlösbarunddasRisikokannreduziertwerden.
a. DazusindHandlungennotwendig,dieSiehierbeschreiben.BeschreibenSiezunächstkompaktdasübergeordneteZiel.GehenSiedannaufeinzelneAspektederLösungein.WerdenSiedabeisokonkretwiemöglich.BeschreibenSiewasnotwendigist,weretwastunmuss,wannesgeschieht,wievieldaskostet.
b. ZeigenSiediepositivenAuswirkungenauf.BeschreibenSie,wieundwarumdasProblemausPunkt2mitdenHandlungenaus3agelöstwerdenkann.BerechnenundbeschreibenSiedenNutzen.IllustrierenSiedieneueSituationmitdenVorteilenIhresVorschlags.
4. DiessinddienächstenSchritte:SokonkretwiemöglichbeschreibenSiewermachtwasbiswann.OhnesolcheHandlungenwarIhrVortragzwarinteressant,ändertabernichts.Umweiterzukommen,benötigenSieeineabgestimmteHandlung.HolenSiesicheineEntscheidungIhrerZuhörerfürdiegrundsätzlicheZielsetzungundfürdiefolgendenAktionen.
60Minuten:GesamtkonzeptoderStatusbericht
SiehabenvielZeitbekommenundkönnenIhrProjektvollständigvorstellen.EsgibtsehrvieleIdeen,zahlreicheAspekteundauchProbleme,diepräsentiertwerdenmüssen.DieFoliensammlungwächstschnellanunddrohtIhrenAuftrittzueinem„DeathbyPowerPoint“verkommenzulassen.DenComputerauszuschaltenundmiteinemleerenBlattPapierzubeginnen,istdaherderersteundwichtigsteSchritt.
DieGrundstrukturIhrerPräsentationfolgtdemobenvorgestelltenPyramidalenPrinzipundistflexibelaufgebaut.JenachSchwerpunktIhrerZuhörerunddertatsächlichverfügbarenZeitkönnenSieverschiedeneAbschnitteüberspringen–undweiterhineinelogischstrukturierteundzeitlichpassendePräsentationvorstellen.
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DieGrundstrukturimÜberblick:
1. Einleitung
2. Fragestellung/Projektauftrag
3. Lösung/Status
4. DetailsmitUnterpunkten
5. Entscheidung
6. NächsteSchritte
InderEinleitung(1)gebenSieeinenÜberblicküberdasThema.DabeiknüpfenSieambestenanbekannteFaktenan,sodassIhreZuhörerdiePräsentationineinengrößerenZusammenhangeinordnenkönnen.HaltenSiediesenTeilsehrkurz.
DanachfolgteineFragestellungodereinProjektauftrag(2)alsLeitmotivfürdiesePräsentation.WennSienochkeinenProjektauftraghaben,erfordertdieserPunktammeistenVorbereitungszeit,dennSiemüsseneinkomplexesThemaaufeinekonkreteKernfragereduzieren.DieseKernfragesollteoptimalerWeisetatsächlichnureinenSatzlangseinundinsgesamtnichtmehralseineFoliefüllen.
JetztfolgtbereitsdieLösungoderderStatus(3)zuIhrerFrage.PräsentierenSiehierIhreKernbotschaftmiteinemumfassendenÜberblick,bleibendabeiabernochaufeinerallgemeinenEbene.Zunächstgehtesdarum,IhreGrundgedankenzuvermittelnundIhreLösungzuverkaufen.Essolltedeutlichwerden,dassIhrVorschlagdasProblemaus(2)lösenwird.FürdenFall,dassausden60Minutendochnur10Minutengewordensind,kannaufdiesereinenSeitealleserfasstundbesprochenwerden.ImNormalfallbesprechenSiedieDetailsdannaufdennächstenSeiten.
DerAbschnittDetails(4)stelltsehrumfangreichdieverschiedenenAspekteIhrerLösungvor.FolgenSiedemobenbeschriebenenPrinzipderPyramideunderarbeitenSiezunächstaufPapiereinesinnvolleStruktur.Diesekannz.B.Qualität,Kosten,Zeit,Ressourcenlautenoderkurz-,mittel-,langfristigodernachGeschäftsbereichenstrukturiertsein.GebenSieauchfürjedenUnterpunktzunächsteineÜberblicksfolieunddannweiterePunkteauffolgendenSeiten.DamitsindSieweiterflexibelundkönnenzumBeispielQualitätnurimÜberblickvorstellen,beidenKosteninsDetailabtauchen,inderZeitplanungnureineneinzelnenAspektheraushebenunddieRessourcenkomplettüberspringen.DenninderLösungaus(3)gabesbereitsdenallgemeinenundumfassendenÜberblick.
DieFolienzurEntscheidung(5)sindjetztwiederPflicht.BeziehenSiesichnochmalkurzaufdasProblem(2)undihreLösung(3)undbittenSieumdieFreigabefürdieUmsetzung.HabenSienureinenStatuspräsentiert,dannistdiesderAbschluss,dernochmaldiewichtigstenPunktedesAuftrags(2)unddesStatus(3)zusammenfasst.
DienächstenSchritte(6)erhaltenIhreHandlungsfähigkeit.GebenSieeinenAusblick,wasalsnächstesvonIhnenzuerwartenistoderwasanderetunmüssen,umeinenSchrittRichtungUmsetzungzugehen.WerdenSiedabeisokonkretwiemöglich:Wermachtwasbiswann?AuchhiersolltenSienochmaleineZustimmungIhrerZuhörereinholen,vorallemwennSiesichdasMandatfürbestimmteAktionenholen.
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60Minuten:VergleichvonOptionenundEntscheidung
VielZeitzuhaben,machtdieSachefürSienichtleichter.DieVersuchungistgroß,einfachdutzendevorhandeneFolienneuzusammenzukopieren.DieGefahristvorhanden,dassSiezusehrinDetailsabtauchen,diefürdiemeistenIhrerZuhörernichtrelevantsind.WennSieeineStundeodergarlängerpräsentierenmüssen,dannplanenSiemindestens15MinutenZeitfürDiskussionundFragenein.
BeginnenSiedieVorbereitungmiteinemleerenBlattPapier.LassenSiedenComputernochausgeschaltetundüberlegenSiesichIhreZielsetzungundIhreStruktur.
ZueinerbestimmtenFragestellungstellenSieverschiedeneAlternativenvorundempfehlendanndieAuswahl.IhrZielistdieBestätigungdieserEmpfehlungdurchdasGremium.DieseEntscheidungwirdsichhoffentlichnachdenvonIhnenvorgetragenenFaktenrichten.BeachtenSieaberauch,dassIhrThemaimmerineinemgrößerenKontextbetrachtetwird.IhrZuhörerwirdsichauchimmerfragen,wiedasmitderübergeordnetenStrategiezusammenpasstundobesirgendwoZiel-oderRessourcen-Konfliktegibt.
StrukturzurEntscheidungsfindung
1. GebenSieeinenÜberblicküberdasThema.DabeiknüpfenSieambestenanbekannteFaktenan,sodassIhreZuhörerdiePräsentationineinengrößerenZusammenhangeinordnenkönnen.
2. EsgibteinProblemodereinenAuftrag.
a. AufgrundderFaktenundRahmenbedingungenausPunkt1entstandzusammenmiteinerkritischenEntwicklungeingroßesRisikoodereinProblem.BeschreibenSiezunächstdienegativenAuswirkungen,fallsdasProblemnichtgelöstwirdunddasRisikoeintritt.DenkenSienochnichtanLösungen.
b. SiehatteneinenkonkretenAuftrag,einbestimmtesThemanäherzuuntersuchenodereinespezifischeFragestellungzubeantworten.FormulierenSieIhrenAuftragundreferenzierenSieaufdasGremiumoderdiePerson,vondemSiedenAuftragerhaltenhaben.BeschreibenSiekurzIhreVorgehensweise,ohneüberLösungenzusprechen.
3. BeschreibenSiedieersteOption.GehenSiehiervomAllgemeinenbisinsDetailundbeleuchtenSiealleFaktoren,RessourcenundAuswirkungen.WennSiemiteinemallgemeinenÜberblickbeginnenunddanneinzelneAspekteauffolgendenSeitendetailliertervorstellen,könnenSiedieseSeitengezieltaufrufenoderüberspringen–jenachInteresseundFragenIhrerZuhörer.HaltenSiesichmitBewertungennochzurück.
4. BeschreibenSiediezweiteundeventuelldritteOption.GehenSiedabeisovorwieinPunkt3beschrieben.MehralsdreiOptionensolltenSienichtvorstellen.
5. VergleichenSiealleOptionenmiteinander.DiesistdieSchlüsselstelleIhrerPräsentation.DieseÜbersichtsollteaufeinereinzigenSeitedargestelltwerden,sofortvisuellzuerfassensein,dabeiallewesentlichenKriterienenthaltenohne
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überladenzusein.SeienSieaufFragenundDiskussionenvorbereitetundinderLagealleBewertungenzubegründen.
6. GebenSieeineeindeutigeEmpfehlungfüreinederOptionen.Wennmöglich,kanndieseEmpfehlungnochinSeite5integriertwerden.SiekönnenaucheineneueSeitedafürspendierenundgleichnochdienächstenSchrittemitergänzen.HolenSiesichandieserStelleeineeindeutigeEntscheidungIhrerZuhörerab.
7. ZumAbschlussschlagenSiekurzdenBogenzudemunter2beschriebenenProblemoderAuftrag.ZeigenSie,wiediegetroffeneEntscheidungdasProblemlöstundwieesjetztweitergeht.SindkonkreteHandlungennotwendig?DannschreibenSiesiehieraufholensichauchdafürdasMandat.
FallstudieMcKinsey
McKinseyentschlüsselt:DiegeschicktePräsentationderBerater
PräsentationenvonUnternehmensberaternsindrechtprofanundgleichzeitigganzbesonders.DiesesBeispielvonMcKinseyzeigtdiegenialeGliederungmitraffiniertenÜberschriften–selbstwenndieTexteundeinzelnenSeitengerademalDurchschnittseinmögen.
DiePräsentationkönnenSiesichhieranschauen:http://de.slideshare.net/McK_CMSOForum/customer-experience-journey-webinar-v10-091713
Gliederung:DiePräsentationistindreiKapitelaufgeteiltundjedesKapitelhatfünfSeiten.(AusnahmeistKapitel2mitsechsSeiten.)DiesisteinebewährteGrundstrukturvonMcKinseyundvielenanderenUnternehmensberatern.JedesKapitelstehtfüreineTheseundwirddannauffünfSeitendurchFaktengestützt.DreiThesenlassensichüberdiegesamteDauerderPräsentationgutmerken.UndfünfSeitenFaktenistgenug,umeinenSpannungsbogenaufzubauen,aberauchnichtzuviel,umdieZuhörerzuverlieren.
Inhaltsverzeichnis:Seite2zeigteinenÜberblicküberdiezuerwartendenThemen.InherkömmlichenPräsentationenstehthierhäufignureineÜberschriftimSinnevon„1.Grundlagen–2.Vorteile–3.Umsetzung“.BeiUnternehmensberaternwerdenaberimmerAktionssätzeverwendet.DiesefassenbereitsdenInhaltzusammen,bezieheneindeutigPositionundmachenhierneugierigaufdiefolgendenSeiten.
Überschriften:DiedreiKapitelwerdendurcheinegroßevoranstehendeZahlwiederholt,sodassderLeser/Zuhörerimmerweiß,woersichbefindet.AuchindenTitelndereinzelnenFolienkommenwiederAktionssätzezumEinsatz.SiefassendenInhaltderSeitenichtnurzusammen,sondernsindauchdieInterpretationderDatenundStichpunkte.WennSiesichdurchdiePräsentationklicken,unddabeinurdieÜberschriftenlesen,dannlesenSieeinedurchgehendlogischaufgebauteGeschichte.
Folienmaster:DemInhaltwirdsehrvielPlatzeingeräumt.McKinseyzeigtseinFirmenlogonuraufderTitelseite,undauchdortnursehrkleininderEcke.JedeweitereFoliehatdannnurnocheineArtFußzeilemitderSeitenzahl,demgeschriebenenFirmennamenundPlatzfürQuellenangaben(z.B.aufSeite18).EswirdnureineSchriftartohneSerifenverwendet,diedafürinIhrerSchriftgrößestarkvariiert.
Text-Seiten:Seite4isteinBeispielfüreinestarkeTextseite.DerAusdruck„CustomerJourney“stehthervorgehobenineinemweißenKreis,vondemvierArmeausgehen.JederArmführtzueinemStichpunkt,indemdieSchlüsselbegriffefetthervorgehoben
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sind.RechtsdavonisteinweitererKasten,derdurchseinegraueHintergrundfarbeinderBedeutungnachgeordnetist.IndiesemKastenstehendieerläuterndenBeispiele.DasFazitstehtuntenaufderSeite,istinfetterundgroßerSchriftdargestelltundmiteinerkräftigenHintergrundfarbeversehen.DiebesondersgroßeZahllenktdasAuge,solldieBedeutungdesThemashervorheben,isthieraberunbewiesenund(noch)zusammenhangslos.
DatenundDiagramme:Seite8reduziertdieDatenaufdiewesentlichenAussagen.EswerdennurvierwesentlicheKennzahlendargestellt,diejedeeineneinzelnenKastenerhalten.UnterderÜberschriftfindetsicheinSymbol,dassdieKennzahlillustrierensoll.Wichtigisthier,dassalleSymboleeinergemeinsamenForm-undFarbsprachefolgen.NebendemSymbolkennzeichnetdanneinPfeildieVerbesserungmiteinemProzentwert.WoherdieWertekommen,obauseinemechtenFall,ausgroßerStatistikodernurPrognosesind,bleibtvölligunklar.LetztendlichdominierendiePfeileinGrößeundFarbeundzeigendamitdieVerbesserungen.
Schaubilder:KonzeptbilderwieaufSeite10sindhäufigeinegroßeStärkevonUnternehmensberatern.AufdieserSeitewerdensechsMarkenzeichen(„hallmarks“)ineinemKreislaufdargestellt.DergroßeblaueKreisistdafürinsechsSegmenteunterteilt,diemiteinemPfeilaufdasnächsteSegmentzeigen.ZurUnterstützungsindalleSegmentedurchnummeriert.ImSegmentbefindetsicheinSymbolfoto,wobeihierdieBildsprachezwischenGrafik(Nr.2und6)undFotowechselt.DieeigentlichenInhaltestehennebendemKreis.
Tabellen:DieTabelleaufSeite15istzwarrechttextlastigmitkleinerSchrift,folgtabereinersehrgutenDarstellung.TabellenbenötigennichtimmereinKaro-MusterfürjedesFeld,besseristesaufLinienzuverzichten.DieersteSpaltewirdhierdurcheineandereHintergrundfarbedargestellt.DieÜberschriftenstehenüberderTabelleineineranderenSchriftfarbe,fettundmitGroßbuchstaben.EineIllustrationindererstenSpaltehilftbeimErfassenderTabelle.ImVortragwirddannnichtallesvorgelesen,sondernnureinpaarBeispieleherausgehoben.
Fazit:DieGestaltungeinzelnerFolienistnichtbesondersaußergewöhnlichoderherausragend.DennochgibtesganzbesondereMerkmaledieserMcKinsey-Präsentation:
• EswerdenzahlreicheThesenproklamiert,dieeinengroßenNutzenversprechen.• ÜberschriftensindimmeraktiveAussagen,dieüberzeugensollen.• DieGliederungumfasstdreiKapitelmitjeweilsfünfunterstützendenSeiten,die
dieseThesenvermitteln.
FallstudieRolandBerger
WarumwirkendiePräsentationenvonUnternehmensberaternsobesonders?DiegroßeStärkeliegtwiesooftinderStrukturierungderFolienundinderArtundWeisewiedieInhalteaufbereitetwerden.IndiesemBeispielvonRolandBergerwirddasbesondersdeutlich.
DiePräsentationkönnenSiesichhieranschauen:http://de.slideshare.net/agromera/roland-berger-bestpracticesinnewproductdevelopment20130419
Gliederung:DiePräsentationgliedertsichin3AbschnitteundfolgtdamiteinemtypischenMusterfürUnternehmensberater-Folien.DieSeiten4-7eröffnenals
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EinleitungdasThemaundgebeneinenÜberblicküberdieFragestellung.DieSeiten7-15fassendieErgebnisseeineStudiezusammen.HierwerdenvieleDatenpräsentiertundaufSeite15interpretiert.Der3.AbschnittaufdenSeiten16-20zeigtdanneinenneuenAnsatz,umdieeingangsgestellteFragestellungzubeantworten.Wiesooft,wirddergesamtenPräsentationaufSeite2eineZusammenfassung(„ManagementSummary“)vorangestellt.
Inhaltsverzeichnis:AufSeite3,alsonachdemManagementSummary,werdendiedreiAbschnittederPräsentationineinemInhaltsverzeichnisdargestellt.DasLayoutisthierkeineOffenbarung,dieSeiten-AngabensogareinFormatbruch.ZuBeginnjedesAbschnittswirddannnichtdasInhaltsverzeichniswiederholt,sondernderTiteldesAbschnittsvoreinemseitenfüllendenBildaufgegriffen.
Überschriften:AuchhierwiederholtsichdasMusterandererUnternehmensberater:ÜberschriftensindKernaussagen.GanzeSätzefassendenInhaltderjeweiligenFoliezusammenundvermittelneinestarkeRichtungundInterpretationdesInhalts.DieWortwahlistauchsehraktiv,dasheißteswerdenvieleVerbenverwendet,dieBewegungundVerbesserungausdrücken:analysieren,erhöhen,auswählen,stärken...
Folienmaster:DiePräsentationvonRolandBergerhateinsehraufgeräumtesLayout.DieÜberschriftstehtinweißerSchriftaufdemtypischendunkelgrün-türkis.AufderweißenFlächedarüberstehtnurdaskleineRolandBergerLogoinderrechtenEcke.AlsFußzeilestehenebensorechtsausgerichtetderTitelderPräsentationundeineSeitenzahl.
(ImSeptember2015hatRolandBergerseinenMarkenauftrittgeändert,mehrdazuunterhttp://www.rolandberger.de/pressemitteilungen/515-press_archive2015_sc_content/Roland_Berger_rebranded.html)
Text-Seiten:DasManagementSummaryistimmereineklassischeTextseite.EinanderesBeispielistSeite5.HierverwendetRolandBergerdasZeichen„>“alsListenpunkt.ZusätzlichesGestaltungselementsindrechtwinkligeLinien,diewiezweioderdreiSeiteneinesunvollständigenRechtecksdenTexteinrahmenunddamitgruppieren.
DatenundDiagramme:DergesamtemittlereAbschnittpräsentiertStudienergebnisseinverschiedenenDiagrammen.Balkendiagramme(S.10)habenkeineSkala,stattdessenwirddieprozentualeDifferenzvonzweiBalkeningroßerSchrifthervorgehoben.VieleEinzelwerte(S.11)werdeninkleinenKästchenpräsentiert,diejeweilseinillustrativesBildbeinhalten.AuchdasLinien-Chart(S.13)kommtvollständigohneAchsenundvorallemohneSkalierungaus.ObdievierAbschnittederX-Achseauchallegleichlangsindwiedargestellt,bleibtfraglich.
Schaubilder:EchteIllustrationenoderGrafikensindindieserPräsentationnichtzufinden.AlleinFolie20stellteinenProzessaufzweiEbenendar.DieDarstellungisthieraberwenigerbeeindruckend,vielmehrstehtderTextimVordergrund.
Tabellen:AufdenFolien11und12hatteRolandBergerdieHerausforderung26Einzelwertesinnvolldarzustellen.HierwurdeeinRasterähnlichwiebeieinerTabellegewählt,wobeijederEinzelwerteineneigenenKastenerhält.SpaltenüberschriftenwerdendanninGroßbuchstabenmiteinerstarkenLinieüberdieKästengestellt.
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Fazit:DasLayoutunddieGestaltungeinzelnerFolienistrechtaufgeräumt,wirdaberkeineDesignpreisegewinnen.HiersteheneindeutigInhalteundStrukturimVordergrund.DerklassischeAufbaumitdreiAbschnittenführtdenZuhörer/LeserdurchEinleitung,HauptteilundErgebnissederPräsentation.FürdieZielgruppeüblichwirdeinManagementSummaryvorangestellt.DieKernaussagenindenÜberschriftenerleichterndasschnelleLesenderPräsentationundsindgleichzeitigüberzeugendeStatementsderAutoren.
FallstudieBostonConsultingGroup
WasmachteinUnternehmensberateranders,damitseinePräsentationsowichtigundüberzeugenderscheint?BeigenauererBetrachtungsindwederdasLayoutnochdieGestaltungeinzelnerFolienbesondersaußergewöhnlich.DiegroßeStärkeliegtvoralleminderStrukturierungderFolienundinderVerwendungvonbesonderenÜberschriften.
DiesesBeispielderBeratervonBCGfindenSiehier:http://de.slideshare.net/TheBostonConsultingGroup/the-road-to-autonomous-driving
Gliederung:DerHauptteilderPräsentationbestehtauszweiTeilen:DieSeiten5-8zeigendieErgebnisseeinerUS-UmfragezumautonomenFahren.UndaufdenSeiten9-11hatBCGBerechnungenzudenKostenvonautonomenFahrzeugenzusammengestellt.DazufassendieSeiten3und4dieErgebnisseinprägnantenAussagenzusammen.Interessantisthier,dassdieKernaussagenderPräsentationgleichzuBeginnstehen.DiefolgendenFolienunterstützenundbegründendanndieseKernaussagen.
Inhaltsverzeichnis:EinInhaltsverzeichnisimherkömmlichenSinngibteshiernicht.DieZusammenfassungaufdenSeiten3und4istanalogzudenfolgendenSeitensortiertunddientalsroterFadenfürdieweiterePräsentation.EinevisuelleOrientierungistnichtvorhanden,beiinsgesamt13Seitenaberauchnichtwirklichnotwendig.
Überschriften:WiebeiallengutenUnternehmensberaternsinddieÜberschriftenknackigeKernaussagen.AnstattinhaltsleererAngaben(z.B.“UmfrageTeil3”)gibtdieÜberschriftdenInhaltdergesamtenFoliewieder(z.B.“VieleKundensindbereit,über5.000US$auszugeben”).WernurdieÜberschriftenliest,derverstehtbereitsdiegesamtePräsentation.
Folienmaster:BCGräumtdenInhaltenaufseinenFoliensehrvielPlatzein.DasFirmenlogoistletztendlichnureinSchriftzug,derwieeineFußzeileganzuntenpositioniertist.Einedicke,grüneLinietrenntobendieÜberschriftvomInhaltsbereichderFolie.DieSeitenzahlstehtganzkleininderEckerechtsunten.
Text-Seiten:EinereineText-SeitefindetsichnuraufSeite2.HiernutztBCGdasStandard-LayoutvonPowerPointmitgrünenListenpunkten.InBezugaufdasLayoutdieeinfachsteFoliederPräsentation.
DatenundDiagramme:DiemeistenFoliendieserPräsentationwerdenvonDiagrammenbeherrscht.DabeireduziertBCGdieGestaltungaufdasWesentliche:ZweiAchsen,grüneBalkenundjeweilseinWertaufdemBalken.DaistkeineSpielereiundnichts,dasvomInhaltablenkenkönnte.ZusätzlichhebteinorangerRahmennochdiewichtigstenWertehervor,odereinDiagrammtitelfasstdiewichtigsteAussagezusammen.
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Schaubilder:AufSeite9isteinAutogezeichnet,andemdieBauteilefürautonomesFahrenhervorgehobensind.WersicheinenIllustratorleistenkann,hinterlässtmitsoeinerGrafiknatürlicheinensehrprofessionellenEindruck.
Tabellen:DieFolien3und4könnteneinelangweiligeAufzählungodereineTextfoliesein,aberBCGerstellthiereineansprechendeTabelle.DreiKategoriensinddurchvertikale,hellgrüneBlöckezusammengefasst.InnerhalbderKategoriensinddanneinzelnePunktedurcheinerömischeZahlundeinPiktogrammunterteilt.DahinterfolgtdannwiederderbekannteStilderUnternehmensberatermitkernigen,teilweiseforschenBotschaften.
Fazit:JedeSeitefürsichbetrachtetsinddasLayoutunddieGestaltungkeinegroßeKunst.InhaltlichstütztsichdiePräsentationaufeineUmfrageundeineinterneBerechnung.DiebesondereStärkederBostonConsultingGroupisthierdieStrukturierungderPräsentationunddieVerwendungvonKernaussagen.DieStrukturstelltdasErgebnisandenAnfang,vertieftdanachdiegenanntenPunkteundunterstütztdieArgumentationmitDaten.DieKernaussagen(oderauch„beliefs“,alsoÜberzeugungen)beherrschennichtnurdieÜberschriftenderFolien.VielmehrfindetsichkaumeinSatz,dernichtalsaktiveÜberzeugungformuliertist.
PräsentierenohnePowerPoint
Lichtaus,Beameran,Gehirnabschalten.SogehtestäglichtausendenMenscheninBürosundBesprechungsräumen.MachenSieesdochmalandersundbleibenSieinErinnerung.
WerheutzutageeineThemavorstellensoll,derdenktsofortanPowerPoint(oderKeynote,oderPrezi…).InjedemFallkommtderComputerzumEinsatzunddasErgebniswirdandieLeinwandprojiziert.DasResultatisthäufigeineFrontalpräsentationdesReferenten,derimschlimmstenFallmitdemRückenzumPublikumseineTextevorliest–oderimgünstigenFallansprechendeFolienproduziertundimVortragunterhaltenkann.
Aberwarummussesimmerdigitalsein?DieanalogeWeltbietetsovieleMöglichkeiten,diehäufigvielbessergeeignetsind:
• Muster:MöchtenSieeinneuesProduktvorstellenoderberichtenSieübereinebesondereErfahrung?BringenSieeinfacheinMusteroderModellmit.ZeigenSieanschaulichwiedasProduktgenutztwerdenkannoderwieessichanfühlt.ReichenSieesherum,lassenSieIhreZuhöreranIhrenErfahrungendirektteilhaben.
• Flipchart:FürNotizenwährendderPräsentationwirdesheuteschonöftergenutzt.AbermitdemFlipchartistvielmehrmöglich.SiekönnendamitIhregesamtePräsentationvortragen.EinzelneSeitenkönnenSiebereitsvorbereiten,oderdirektwährendIhresVortragsaufdemPapierentwickeln.InjedemFallsolltenSiesichabervorbereitenundvorherwissen,wiedasErgebnisaussehensoll.
• Handout:WollenSiemitderGruppeetwaserarbeiten?FassenSieallevorliegendenInformationenzusammenundschreibendiesestrukturiertineineTextdatei.VersendenSiediesevorabunddruckenSiedieSeitenfürjedenTeilnehmeraus.ImTerminwirddannanhandderVorlagediskutiertunderarbeitet.DazukommendannwiederFlipchartoderKarteikartenzumEinsatz.
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• Fotos:SiehabenvieleBilderzuzeigen?FotosvonProdukten,GebäudenoderBildervonWebseiten?NutzenSieeinenprofessionellenAnbieterunddruckenSiedieFotosaufDINA3odergrößeraus(jenachGrößederVeranstaltung).KlebenSiedieFotosaufeinePappunterlage,sodasseingleichmäßigerRahmenübersteht.DieseBilderkönnenSiedannhochhalten,herumgebenoderaufeineStaffeleistellen.
SiehabendieeinmaligeundeinfacheGelegenheit,anderszuseinalsdiegroßeMasse.WagenSieeinenVersuchineinervertrautenRundeundbleibenSiemitIhrerBotschaftinErinnerung!
LiteraturundKontakt
WolfgangHackenberg,CarstenLeminsky,EiboSchulz-Wolfgramm:KeyMessage.Delivered:Business-PräsentationenmitStruktur;Haufe-Lexware;1.Auflage2014
NancyDuarte:slide:ology:OderdieKunst,brillantePräsentationenzuentwickeln;O'ReillyVerlag;1.Auflage2009
BarbaraMinto:DasPrinzipderPyramide:Ideenklar,verständlichunderfolgreichkommunizieren;Pearson;1.Auflage2005
ChipHeath,DanHeath:Wasbleibt:WiedierichtigeStoryIhreWerbungunwiderstehlichmacht;CarlHanserVerlag;1.Auflage2008
BlogdesAutors:www.projektwege.de
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