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Práticas de Apoio ao Planejamento e à Gestão
Universidade de Brasília
Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação
Departamento de Ciência da Informação e Documentação
Disciplina: Planejamento e Gestão de Instituições Arquivísticas
Prof.: Lillian Alvares
Benchmarking
AQUELE QUE FAZ O QUE SEMPRE FEZ, CONTINUA
OBTENDO O QUE SEMPRE OBTEVE
Conceitos
É a busca das melhores práticas que conduzem ao
desempenho superior.
Coceitos
Benchmarking é um processo contínuo de
comparação dos produtos, serviços e práticas
entre os mais fortes concorrentes ou empresas
reconhecidas como líderes. É um processo de
pesquisa que permite realizar comparações de
processos e práticas "companhia-a-companhia"
para identificar o melhor do melhor e alcançar um
nível de superioridade ou vantagem competitiva.
Conceitos
É um processo positivo e pró-ativo por meio do
qual uma empresa examina como outra realiza
uma função específica a fim de melhorar como
realizar a mesma ou uma função semelhante.
Conceitos
É uma técnica que consiste em acompanhar
processos de organizações concorrentes ou não,
que sejam reconhecidas como representantes das
melhores práticas administrativas.
Conceitos
É um processo de pesquisa, contínuo e
sistemático, para avaliar produtos, serviços e
métodos de trabalho, com o propósito de
melhoramento organizacional, procurando a
superioridade competitiva.
Conceitos
O benchmarking consiste na busca das melhores
práticas da administração, como forma de ganhar
vantagens competitivas.
Conceitos
Utiliza-se de pontos de referências ao invés de
criar algo novo.
Conceitos
Implementar mudanças que levem a melhorias
significativas nos produtos e processos da
organização e, consequentemente, nos seus
resultados.
Conceitos
Qualquer organização, pública ou privada, com ou
sem fins lucrativos, de qualquer setor ou porte
pode utilizar o Benchmarking para entender e
melhorar os seus processos.
Conceitos
O benchmarking é uma das formas mais eficazes
de se estabelecer metas e tem um efeito
motivacional muito grande junto às equipes.
Conceitos
É um processo gerencial permanente, que requer:
atualização constante,
a análise cuidadosa daquilo que há de melhor
externamente em práticas e desempenho para
as funções de tomada de decisões.
Conceitos
A idéia por trás do benchmarking é de que
ninguém é melhor em tudo.
Então, “copiar” modelos de outras empresas
significa “economizar” tempo e trabalho.
Conceitos
Por definição, as “cópias” nunca serão iguais.
Sempre haverá ajustes, adaptação e
aprimoramentos, o que garante a “evolução” da
idéia original.
Conceito
A palavra japonesa “dantotsu” significa lutar para tornar-se
o “melhor do melhor”. Que consiste no seguinte processo:
Procurar
Encontrar
Superar os pontos fortes dos concorrentes
Este conceito enraizou-se na nova abordagem de
planejamento estratégico e, hoje, é conhecido como
Benchmarking.
Resumo
Então:
Benchmarking consiste em avaliar e comparar
os processos de um competidor com o seus
próprios processos para que melhoras possam
ser feitas.
Esses processos de sucesso também são
chamados de "boas práticas".
Glossário
Boas práticas:
Estratégias e processos documentados que são
considerados os mais eficientes e que rendem
os melhores resultados.
Terminologia
BENCHMARKING é o Processo
BENCHMARK é o Referencial
Resumo
É medir suas ações e processos para ver como
pode comparar com os processos e ações de
outros.
As informações obtidas são usadas para melhorar
seu próprio processo.
Histórico
Durante a Segunda Guerra Mundial, tornou-se
prática empresarial comum nas empresas
americanas comparar-se a outras a fim de
determinar padrões para pagamento, cargas de
trabalho, segurança, higiene e outros fatores no
âmbito.
Histórico
Após a Segunda Guerra Mundial, os produtos
americanos fluíram para o Japão. E quanto mais
os japoneses conheciam os Estados Unidos, mais
viam a relação entre o seu próprio estilo de vida.
Conseqüentemente, em virtude da curiosidade e
da inclinação por imitação dos Japoneses, este
tipo prática formou-se consistentemente no Japão
Histórico
Muitos observadores têm descrito os empresários
japoneses como "copiadores” que têm se
sobressaído apenas na arte de imitação.
Isto não é verdade – os japoneses tem aplicado a
prática de benchmarking para seus
desenvolvimentos de produto e de processo, como
meio de abreviar o tempo necessário para
implementar aperfeiçoamentos e reduzir o tempo
requerido para levar os produtos ao mercado.
Histórico
Os japoneses se sobressaem em benchmarking,
na análise exaustiva das melhores empresas de
cada indústria, aperfeiçoando continuamente seu
desempenho até que os produtos e serviços
japoneses acabem se tornando os melhores.
Histórico
EUA : Xerox Corporation o pioneirismo na
introdução da prática de benchmarking. A Xerox
utilizou formalmente esta ferramenta no final dos
anos 70 para perceber e ultrapassar as suas
desvantagens competitivas.
Histórico
Posteriormente, outras organizações destacaram-se
ao aplicar com sucesso o benchmarking, entre as
quais:
Ford Motor Company, Alcoa, Millken, AT&T, IBM,
Johnson & Johnson, Kodak, Motorola e Texas
Instruments,
tornando-se quase obrigatório para qualquer
organização que deseje melhorar os seus
produtos, serviços, processos e resultados.
Características
Benefícios
Melhoria na tomada de decisões sobre mudanças
nos processos
Ampliação da visão do negócio
Criação de estímulos e apoio à projetos
Aceleração do progresso de projetos
Áreas mais procuradas
Desenvolvimento de funcionários
Satisfação do cliente
Marketing
Melhoria de processo
Benefícios para funcionários
Coleta de Dados: o mais importante
Primeiro:
Determinar as áreas que precisam de
benchmark. Um bom planejamento do foco do
estudo é crítico e deve ser claramente
documentado.
Coleta de Dados: o mais importante
Segundo:
Administrar os questionários e pesquisas dentro
da sua própria organização para coletar os
dados que serão usados na comparação.
Coleta de Dados: o mais importante
Terceiro:
Analisar os dados. Isso envolve comparações
dos seus dados com os dados de outras
empresas.
De Onde Obter as Informações
O benchmarking se constrói de fontes existente de
informação.
Informalmente, pode-se realizá-lo usando-se:
Matérias publicadas
Informações obtidas em reuniões de negócios
Conversas com especialistas do setor
Clientes e
Outros.
De Onde Obter as Informações
Inclui:
Pesquisa em bancos de dados existentes
Pesquisa conduzida pelo correio, por telefone, em
meio eletrônicoou pessoalmente.
Cada abordagem tem os seus prós e contras,
incluindo a relação entre a disponibilidade da
informação e a sua precisão e aplicabilidade à
uma questão específica.
De Onde Obter as Informações
A opção definitiva depende do tipo de projeto de
benchmarking empreendido, do grau de
necessidade de uma resposta imediata e da
importância global do projeto para o desempenho
competitivo à longo prazo da organização.
De Onde Obter as Informações
Soluções rápidas podem servir para a análise de
curto prazo altamente focalizada, mas as
mudanças necessárias para se obter a melhoria
contínua e conquistar a vantagem competitiva,
exigem dados concretos, analisados e
contextualizados.
Ética no Benchmarking
Ética no Processo de Benchmarking
Informações obtidas legalmente
Vedada divulgação ou recepção de informações
confidenciais
Abertura e honestidade
Reciprocidade
Parceria e cooperação
Ética no Processo de Benchmarking
A participação em exercícios de benchmarking
está sujeita a um conjunto de princípios dos quais
destacamos:
Ética no Processo de Benchmarking
1- Princípio da Legalidade: Não faculte os
resultados de um estudo de benchmarking sem
primeiro ter obtido o consentimento das partes
que participaram no estudo;
Ética no Processo de Benchmarking
2- Princípio da Troca de Informações: Esteja
disponível para prestar o mesmo tipo e nível de
informações que pediu aos seus parceiros de
benchmarking. Seja honesto e completo;
Ética no Processo de Benchmarking
3 - Princípio da Confidencialidade: A participação
de uma empresa num estudo é confidencial e não
deve ser revelada ao exterior sem a prévia
autorização dessa empresa;
Ética no Processo de Benchmarking
4 - Princípio da Utilização: Utilize as informações
obtidas através do benchmarking apenas para
efeitos de formular melhorias. Não utilize o
benchmarking como meio de comercializar ou
vender;
Ética no Processo de Benchmarking
5 - Princípio do Primeiro Contato: Respeite a
cultura empresarial das empresas parceiras e
trabalhe de acordo com procedimentos
mutuamente acordados. Evite revelar o nome de
um contato numa reunião aberta sem ter obtido a
licença desse contato;
Ética no Processo de Benchmarking
6 - Princípio da Preparação: Tire o maior partido
do tempo de benchmarking dos seus parceiros
estando totalmente preparado para a troca;
Ética no Processo de Benchmarking
7 - Princípio da Conclusão: Cumpra cada
compromisso assumido para com os parceiros de
benchmarking;
Ética no Processo de Benchmarking
8 - Princípio da Compreensão e da Ação:
Compreenda de que modo os seus parceiros de
benchmarking gostariam de ser tratados.
Quando Realizar
Quando realizar Benchmarking
Nos processos de Planejamento
Na fase inicial do Desenvolvimento de Novos
Projetos
Todas as vezes que o Desempenho de um
Processo
estiver aquém das expectativas.
Quando realizar Benchmark II
Desejar atingir uma capacidade competitiva de
nível internacional
Desejar prosperar em uma economia global
Desejar sobreviver.
Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua
A vantagem competitiva não se obtêm através da
espionagem industrial. Atualmente, o
planejamento eficaz inclui a adoção do conceito
de "melhoria contínua” como a principal meta, o
desejo de melhorar, todos os dias, em todas as
atividades.
Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua
O benchmarking está emergindo como um valioso
instrumento para iniciar e orientar o caminho para
a melhoria contínua. Ao estabelecer um novo
conjunto de medidas, consegue desfazer a
mentalidade do "cumprimento de padrões“.
Quando realizar Benchmarking: uma ferramenta para a melhoria contínua
Fornece uma estrutura em torno do processo de
mudança, resultando de uma avaliação objetiva
do ambiente competitivo.
Portanto, o benchmarking estabelece a base para
se superar o passado, criando-se uma nova
cultura com o melhor do passado, mas sem a
bagagem improdutiva
Fatores de Sucesso
Comprometimento da alta gerência
Disposição para aprender com os outros e mudar
Compreensão do seu processo de trabalho
Disposição de trocar informações
Compreensão que a concorrência está melhorando
Focalizar nas práticas e nas mensurações
Treinamento
Fatores Desencadeadores
Programas de qualidade
Processo de redução de custos
Tentativas de melhorar as operações
Mudanças de gerência
Novas operações/novos empreendimentos
Revisão das estratégias existentes e
Crises
Tipos de Benchmarking
Tipos
Benchmarking Competitivo
Caracteriza-se por ter como alvo específico as
práticas dos concorrentes.
É o menos usual uma vez que é quase
impossível que as empresas se prestem a
fornecer dados que estão ligados diretamente
com sua atividade à concorrência.
Tipos Benchmarking Interno
A busca pelas melhores práticas ocorre dentro da
própria organização, em unidades diferentes
Tem como vantagens a facilidade de se obter
parcerias, custos mais baixos e a valorização do
pessoal interno.
A grande desvantagem é que as práticas estarão
sempre impregnadas com os mesmos paradigmas.
Este é o tipo mais utilizado.
Tipos
Benchmarking Genérico
É baseado em um processo que atravessa várias
funções da organização e pode ser encontrado
na maioria das empresas do mesmo porte.
É neste tipo de Benchmarking que encontramos
a maioria dos exemplos práticos e onde as
empresas estão mais dispostas a colaborar e
serem mais verdadeiras.
Processos
Processo
O processo de Benchmarking tem, em geral, 5
fases:
Planejamento
Coleta de Dados
Análise
Adaptação
Implementação
Processo Detalhada Identificar os marcos de
referência
Identificar empresas
comparativas
Definir método de coletar os
dados
Determinar a lacuna de
desempenho
Projetar níveis de
desempenho futuro
Comunicar descoberta do
benchmark dos marcos de
referência e obter aceitação
do grupo
Estabelecer metas funcionais
Desenvolver plano de ação
Implementar ações específicas
e monitorar progresso
Recalibrar marcos de
referência
O que é e o que não é
O que é
Um processo contínuo
Uma investigação que fornece informações valiosas
Um processo de aprendizagem
Um trabalho intenso, consumidor de tempo, que
requer disciplina
Uma ferramenta viável a qualquer organização e
aplicável a qualquer processo
O que não é
Um evento isolado
Uma investigação que fornece respostas simples
e “receitas”
Cópia, imitação
Rápido e fácil
Mais um modismo da administração
Desvantagens
Se todos os seus maiores concorrentes começarem a usar
os mesmos processos e se tornarem muito parecidos, então
onde está a vantagem sobre a concorrência que você
espera conseguir?
Um resultado possível é que companhias similares
conseguem apenas o lucro necessário para sobreviverem.
Mas isso pode estar relacionado, na maior parte, com
processos de fabricação e serviços.
O que significa que a chave do sucesso ainda será
encontrada nas técnicas inovadoras.
Diretrizes
Examine todos os processos
Não abra muito os parâmetros do estudo
Consiga o comprometimento de todos os envolvidos
Seja detalhista a respeito dos parceiros de
benchmarking e empresas escolhidas para as "boas
práticas“
Implemente os resultados corretamente
Teste os resultados
O PROCESSO BENCHMARKING
69
RESULTADOS, FCS
COLETA DE
DADOS
1- BENCHMARKING DE QUÊ?
2- QUEM/QUALÉ O MELHOR?
3- COMO NÓSFAZEMOS?
4- COMO ELESFAZEM?
Análise
PROCESSOS, PRÁTICAS, MÉTODOS
NÓS
ELES
