Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/97., 64/00., 65/09. i 125/11.) a na temelju članka 11. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN 90/02.) i članka 17. i 18. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/04. i 106/07), Fakultetsko vijeće Filozofskoga fakulteta u Rijeci, na svojoj 8. sjednici u akademskoj 2014./2015. održanoj 28. svibnja 2015. donijelo je

PRAVILNIK O ZAŠTITI ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom uređuju se postupci evidentiranja (uredsko poslovanje), obrade, čuvanja, korištenja, odabiranja i izlučivanja arhivskog i registraturnog gradiva u posjedu Fakulteta i njegove predaje nadležnom Državnom arhivu. Sastavni dio Pravilnika čini Posebni popis s rokovima čuvanja kategorija registraturnog gradiva.

Članak 2.

Arhivskim gradivom smatra se sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani, tiskani, snimljeni i na drugi način zabilježeni) dokumentarni materijal, koji je od značaja za povijest i za druge znanstvene potrebe, a nastao je radom Fakulteta i njegovih prednika, bez obzira kada je nastao, gdje se nalazi neovisno o obliku i nosaču na kojem je nastao.

Članak 3.

Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih poslovanjem Fakulteta i njegovih prednika i obuhvaća spise, isprave, karte, poslovne i uredske knjige, kartoteke, plakate, tiskovnice, zvučne zapise, strojnočitljive zapise, mikrooblike, datoteke ( uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje).

Članak 4.

Arhivsko gradivo nastaje iz registraturnog nakon provedenog postupka odabiranja prema popisu što ga utvrdi Fakultet i nadležni Državni arhiv. Gradivo nastalo radom i djelovanjem Fakulteta je javno arhivsko gradivo prema odredbama Zakona.

1

Članak 5.

Registraturno i arhivsko gradivo osigurava se od oštećenja, uništenja ili nestajanja sustavnim provođenjem mjera zaštite na način da se gradivo prikuplja, evidentira, sređuje, odabire i izlučuje.

li. UREDSKO POSLOVANJE

Članak 6.

Uredsko poslovanje obuhvaća slijedeće radne postupke: - prijem i otprema zapisa - evidentiranje zapisa u odgovarajuće evidencije (program digitalne

arhive, uredske knjige ) - dostavljanje u rad i razvođenje - odlaganje zapisa.

Članak 7.

Prijem i otpremu spisa vodi zaduženi radnik poštujući odredbe Uredbe o uredskom poslovanju primjenom sustava klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva. Nakon prijema spisa zaduženi radnik obavlja slijedeće radnje: - stavlja prijemni štambilj na gornjem desnom kutu spisa s naznakom

klasifikacijske oznake i urudžbenog broja, datuma prijema i naznake da li spisi ima priloga

- spis evidentira u urudžbeni zapisnik ili program digitalne arhive - upoznaje odgovornu osobu s pristiglim spisom i nakon što dobije raspored

od odgovorne osobe - razvodi spis i dostavlja ga na obradu zaduženom radniku uz evidentiranje

zaduženja u odgovarajućoj evidenciji. Isti postupak je i u slučaju obrade spisa putem računala, osim što se ne stavlja prijemni štambilj i ne upisuje se broj i datum rukom.

Članak 8.

Urudžbeni zapisnik vodi se na način predviđen Uredbom o uredskom poslovanju, Uputama za izvršenje Uredbe i Pravilnikom o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata te Planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata Fakulteta. Popis akata dio je urudžbenog zapisnika za spise iste vrste masovne produkcije iste klasifikacijske oznake. Najkasnije do 30. siječnja iduće godine urudžbeni zapisnik se zaključuje s konstatacijom o stanju spisa, potpisom zaduženog radnika i pečatom Fakulteta.

2

Članak 9.

Ukoliko se vodi urudžbeni zapisnik putem računala ista se konstatacija navodi na kraju zapisnika, a umjesto potpisa zaduženog radnika navodi se njegovo ime. Urudžbeni zapisnik vođen računalnim putem mora se presnimiti na pokretni informatički nosač u najmanje dva primjerka ( diskete, CD-i i sl. ). Na pokretnom mediju je signatura koja sadrži informaciju o tvorcu, vrsti dokumenta, kronološkoj oznaci nastanka i u kojem formatu je određeni medij (Wordu Windows (br.) i sl. ), s naznakom da se čuva trajno.

Članak 10.

Evidentiranje ulaznih i izlaznih računa vodi se posebno u knjigama ulaznih i izlaznih računa. Knjige se mogu voditi i pomoću računala.

Članak 11.

Uprava Fakulteta propisuje koje evidencije su dužne pojedine službe voditi o određenim kategorijama spisa, dokumenata i zapisa .

Članak 12.

Zaduženi radnici zadržavaju spise do njihovog rješavanja, a najduže dvije godine u svojem odjelu u «priručnom arhivu» ( uredski ormari, police, ladice i sl.). Na omotu spisa stavlja se kategorija spisa i rok čuvanja. Ukoliko je zapis sačinjen putem računala na pokretnom informatičkom nosaču stavlja se istovrsna signatura kao i na omotu spisa.

Članak 13.

Po okončanju rada na spisima, odnosno, nakon proteka roka od dvije godine, gradivo se predaje zaduženom radniku za pismohranu Fakulteta. Gradivo se predaje u sređenom stanju, u formiranim arhivskim jedinicama ( mape, kutije,registratori, svežnjevi i sl. ), signirano na propisan način, što znači da svaka arhivska jedinica ima slijedeću signaturu: - naziv stvaratelja s nazivom organizacijske jedinice - godina nastanka - oznaka kategorije gradiva - granični brojevi predmeta - rok čuvanja.

3

Ili. OBRADA, ČUVANJE I KORIŠTENJE ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 14.

Zaduženi radnik za pismohranu vrši prijem gradiva iz priručnih arhiva organizacijskih odsjeka/službi jednom godišnje, u pravilu tijekom travnja i svibnja. Prijem gradiva vrši se uz zapisnik koji sadrži podatke o vrsti gradiva, količini, godini nastanka, organizacijskoj cjelini, zaduženom radniku koji predaje gradivo. Uz zapisnik dostavlja se popis gradiva koje se preuzima. Gradivo koje ne sadrži navedene elemente neće se preuzimati iz priručnih arhiva u pismohranu Fakulteta.

Članak 15.

Gradivo izuzetnog značaja koje je klasificirano od Uprave fakulteta kao takvo, ili gradivo koje ima oznaku poslovne ili službene tajne, čuva se izdvojeno, pod posebnim uvjetima, u metalnim ormarima ili kasama. Pristup ovoj kategoriji gradiva ima samo ovlaštena osoba.

Članak 16.

Preuzeto gradivo iz priručnih arhiva evidentira se u arhivsku knjigu prema kategorijama koje su sadržane u Posebnoj listi s rokovima čuvanja. Zaduženi radnik za pismohranu dužan je na arhivskoj jedinici upisati arhivski broj iz arhivske knjige u kojoj je evidentirana određena kategorija gradiva. Redni broj upisa u arhivsku knjigu nastavlja se neprekidno bez obzira na vrijeme nastanka i vrstu ili kategoriju gradiva.

Članak 17.

Gradivo koje je prošlo postupak arhiviranja u cijelosti, može se koristiti po prethodno dobivenoj suglasnosti Uprave fakulteta. Gradivo se koristi izdavanjem originala zapisa, davanjem preslika ili korištenjem na mjestu gdje je gradivo odložena. U slučaju da se daje original na korištenje korisnik je dužan potpisati revers na posuđene gradivo. Revers se odlaže na mjesto gdje je prethodno bilo odložena posuđene gradivo.

Članak 18.

Prostor za odlaganje arhiviranog gradiva može biti jedinstven za cjelokupno gradivo nastala radom Fakulteta ili to mogu biti više prostora pogodnih za odlaganje određenih cjelina i kategorija gradiva.

4

Prostor za odlaganje gradiva mora odgovarati standardima propisanim za smještaj i čuvanje arhivskog gradiva izvan arhiva.

Članak 19.

O gradivu skrbi zaduženi radnik pismohrane kojeg imenuje Uprava fakulteta. Zaduženi radnik provodi sve postupke zaštite gradiva, surađuje s nadležnim Državnim arhivom u postupcima izlučivanja, vodi propisane evidencije, predlaže poboljšanje uvjeta čuvanja, izdaje gradivo na korištenje, prati propise i neposredno ih primjenjuje, informira upravu Fakulteta o stanju gradiva Fakulteta. Zaduženi radnik mora ispunjavati uvjete za obavljanje poslova skrbi o arhivskom gradivu Fakulteta prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima.

Članak 20.

Za zaduženog radnika Uprava fakulteta imenuje osobu koja dobro poznaje sustav poslovne dokumentacije fakulteta, njegovu organizacijsku strukturu, način kolanja dokumentacije, arhivsko poslovanje i rad s računalom.

IV. ODABIRANJE I IZLUČIVANJE GRADIVA

1. Odabiranje i izlučivanje konvencionalnog gradiva

Članak 21.

Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se kada je cjelokupno gradivo sređeno i popisane. Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se na temelju Posebne liste koja je sastavni dio ovoga Pravilnika i propisa koji reguliraju čuvanje određenih kategorija dokumenata.

Članak 22.

Postupak odabiranja i izlučivanja priprema zaduženi radnik za pismohranu Fakulteta. Pripremljeno i popisana gradivo za izlučivanje s prijedlogom i obrazloženjem dostavlja se Upravi fakulteta. Uprava fakulteta pokreće postupak izlučivanja dostavljanjem prijedloga s popisom gradiva izdvojenog za izlučivanje nadležnom Državnom arhivu.

5

Članak 23.

Prijedlog za izlučivanje sadrži : - naziv stvaratelja gradiva - vrstu gradiva i kategoriju iz koje se vrši izlučivanje - količinu i vrijeme nastanka gradiva. Prijedlog mora biti obrazložen, gradivo izdvojeno i popisane i pripremljeno za očevid od strane nadležnog Državnog arhiva.

Članak 24.

Postupak provodi tročlano povjerenstvo sastavljene od predstavnika zaposlenika organizacijskih cjelina iz kojih se vrši izlučivanje. Tijekom postupka povjerenstvo može tražiti pomoć nadležnog Državnog arhiva. Nakon izvršenog očevida u pripremljeno gradivo povjerenstvo i ovlašteni djelatnik nadležnog Državnog arhiva predlažu donošenje rješenja kojim se odobrava ili odbija izlučivanje gradiva. O svojem radu povjerenstvo sastavlja zapisnik.

Članak 25.

Nadležni Državni arhiv može donijeti rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje odobriti u cijelosti ili djelomično ili ga u cijelosti odbiti.

Članak 26.

Nakon prijema rješenja kojim se odobrava izlučivanje povjerenstvo predaje izdvojeno gradivo u industrijsku preradu o čemu se sastavlja posebna bilješka.

2. Postupak s prijenosom informacija na nekonvencionalne medije

Članak 27.

Sukladno pozitivnim propisima određene kategorije dokumenata mogu se čuvati i na nekonvencionalnim nositeljima podataka. Prijenos informacija s konvencionalnih zapisa na nekonvencionalne vrši se postupkom digitaliziranja ili mikrofilmiranjem. Prijenosom informacija na nekonvencionalne medije ostvaruje se bolja kontrola, brža dostupnost i sigurnost informacija.

6

Članak 28.

Pohranom arhivskih zapisa trajne vrijednosti na nekonvencionalne nositelje podataka izvorni oblik gradiva čuva se i nadalje u originalu trajno. Ovakav oblik pohrane vrši se isključivo iz sigurnosnih razloga.

Članak 29.

Posebne kategorije dokumenata utvrđene Zakonom o računovodstvu i Posebnom listom mogu se čuvati u određenom roku čuvanja isključivo na nekonvencionalnim nositeljima podataka po postupku utvrđenom ovim Pravilnikom.

Članak 30.

Kategorije dokumenata određene Posebnom listom u skladu sa Zakonom označavaju se kao dokumenti koji se mogu čuvati i na nekonvencionalnim nositeljima informacija. Takve kategorije dokumenata čuvaju se u originalu na konvencionalnim nositeljima informacija ( papir) u priručnim arhivima dvije godine. Nakon proteka roka od dvije godine takva se dokumentacija predaje zaduženom radniku za pismohranu Fakulteta. Zaduženi radnik stavlja oznaku na arhivskoj jedinici da se takva dokumentacija može digitalizirati ili mikrofilmirati.

Članak 31.

Prijenos informacija na nekonvencionalne medije vrši se na način da se određene kategorije dokumenata iste vrste snimaju na pojedinačnom nekonvencionalnom nositelju informacija ( mikrofilm, compact disc ). Prijenos informacija digitaliziranjem ili mikrofilmiranjem može se povjeriti specijaliziranoj tvrtki koja obavlja te poslove.

Članak 32.

Po dovršenom postupku prijenosa informacija na nekonvencionalne medije, tročlano povjerenstvo utvrđuje identičnost originala i snimljenih dokumenata na nekonvencionalnom mediju. Provjera identičnosti vrši se metodom slučajnog uzorka za svaki pojedinačni nekonvencionalni nositelj informacija. Provjera se vrši na najmanje 1 O uzoraka uz zapisničko konstatiranje utvrđenih rezultata identičnosti.

7

Ukoliko je rezultat utvrđivanja identičnosti 100%, originalno gradivo na papiru može se predložiti za izlučivanje.

Članak 33.

Postupak mikrofilmiranja ili digitaliziranja provodi se jednom godišnje, nakon usvajanja završnog računa i izvješća revizije o poslovanju fakulteta.

Članak 34.

Pohranjeni dokumenti na nekonvencionalnim medijima čuvaju se na tri pojedinačna nositelja. Nekonvencionalni mediji čuvaju se na odvojenim mjestima i to: jedan primjerak ima uprava, jedan primjerak ima organizacijski dio koji je stvarao tu kategoriju dokumenata i treći primjerak je pohranjen kod zaduženog radnika za pismohranu društva.

Članak 35.

Dokumenti pohranjeni na nekonvencionalnim medijima zaštićeni su na način da je pristup njima omogućen isključivo ovlaštenim osobama koje su upoznate s pristupnim kodom na takvom mediju.

V. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA DRžAVNOM ARHIVU

Članak 36.

Arhivsko gradivo Fakulteta i prednika ima status javnog arhivskog gradiva prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima. Gradivo se čuva u pismohrani Fakulteta do predaje nadležnom Državnom arhivu.

Članak 37.

Gradivo se predaje nadležnom Državnom arhivu sređeno, popisane, arhivirano u arhivske jedinice na način predviđen Zakonom. Predaja se vrši uz zapisničko konstatiranje.

8

Članak 38.

Gradivo koje je preuzeo nadležni Državni arhiv može se koristiti na način predviđen Zakonom. Izuzetno, Fakultet može ograničiti korištenje onog dijela gradiva koji sadrži osobne podatke.

VI. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 39.

Sastavni dio ovoga Pravilnika je i Posebna popis dokumenata s rokovima čuvanja gradiva nastalog radom Fakulteta i prednika. Rokovi navedeni u listi su minimalni i osnova su za provođenje postupka odabiranja i izlučivanja. Lista sadrži i kategorije gradiva koje se čuvaju na mikrofilmu ili compact disc­ u i rokovi čuvanja važe i za tako arhiviranu dokumentaciju.

Članak 40.

Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana donošenja, a lista se može primjenjivati nakon dobivene suglasnosti od nadležnog Državnog arhiva. Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaju važiti odredbe Pravilnika o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva klasa:036-01/08-01-01, Urbroj:2170- 24-01-08-03 od 01. prosinca 2008.

u~,_ oo:2J~ P1 / r1s '\>f / 14 u~b\'- J..._j

Ovaj Pravilnik objavljen je na oglasnoj ploči Fak

9

POSEBNI POPIS DOKUMENTA S ROKOVIMA ČUVANJA FAKULTETA

REDNI DOKUMENTACIJSKA ROK OBLIK NA BROJ CJELINANRSTA GADIVA ČUVANJA KOJEM SE

ČUVA 1. STATUSNA DOKUMENTACIJA 1.1. Osnivanje i statusne promjene Trajno Izvornik 1.2. Rješenje nadležnih organa o Trajno Izvornik

ispunjavanju uvjeta za organiziranje i izvođenje obrazovnih programa

1.3. Registracija kod nadležnog suda Trajno Izvornik 1.4. Kartoni deponiranih potpisa Trajno Izvornik 1.5. Imenovanja odgovornih osoba Trajno Izvornik 2. DOKUMENTACIJA ORGANA

UPRAVLJANJA 2.1. Dokumentacija o provođenju Trajno Izvornik

izbora organa upravljanja 2.2. Dokumentacija u svezi izbora Trajno Izvornik

radnih tijela 2.3. Zapisnici tijela i organa Trajno Izvornik

upravljanja 2.4. Odluke Trajno Izvornik 2.5. Tipska i uobičajena prepiska 5 godina lzvornik/CD/MF 2.6. Multiplikati spisa 1 godina 3. PRAVNAIOPCA

DOKUMENTACIJA 3.1. Statut fakulteta Trajno lzvornik/CD/MF 3.2. Opći akti Trajno lzvornik/CD/MF 3.3. Sporazumi i ugovori o poslovnoj Trajno lzvornik/CD/MF

suradnji 3.4. Zapisnici i rješenja inspekcijskih 10 godina lzvorn ik/C D/M F

organa 3.5. Sudski postupci - po 5 godina lzvornik/CD/MF

pravomoćnosti 3.6. Zamolbe, podnesci, prijedlozi 3 godine lzvornik/CD/MF 3.7. Spisi o vlasništvu fakulteta Trajno Izvornik 3.8. Potvrde, uvjerenja i sl. 3 godine lzvornik/CD/MF 3.9. Spisi tipskog karaktera 3 godine lzvornik/CD/MF 3.10. Evidencija pečata, štambilja i Trajno Izvornik

žigova 3.11. Urudžbeni zapisnik Trajno Izvornik

10

3.12. Registar/kazalo Trajno Izvornik 3.13. Arhivska knjiga Trajno Izvornik 3.14. Pomoćne uredske knjige 3 godine lzvornik/CD/MF 3.15. Periodični statistički izvještaji 3 qodine lzvornik/CD/MF 3.16. Spisi u svezi zaštite na radu Trajno Izvornik 3.17 Planovi zaštite na radu i Trajno lzvornik/CD/MF

protupožarne zaštite 3.18. Dokumentacija o osiguranju 5 godina lzvornik/CD/MF

imovine- po isteku police osiguranja

3.19. Pomoćne i priručne evidencije 2 godine lzvornik/CD/MF 3.20 Evidencije o korištenju radnog 2 godine lzvornik/CD/MF

vremena 3.21. Dopisi internog karaktera, 2 godine lzvorn ik/C DIM F

obavijesti i sl. 4. KADROVSKA

DOKUMENTACIJA 4.1. Matične knjige zaposlenih Trajno Izvornik 4.2. Dosjei zaposlenih s pripadajućim Trajno Izvornik, po

prilozima odlasku u ( ugovor o radu, rješenja, prijave mirovinu može mirovinskom i zdravstvenom se prebaciti na fondu, rješenja iz radnog odnosa, CD/MF napredovanje u poslu i sl.)

4.3. Osobni karton zaposlenika Trajno lzvornik/CD/MF 4.4. Evidencije o povredama na radu Trajno Izvornik 4.5. Evidencije o izrečenim stegovnim Trajno Izvornik

mjerama 4.6. Evidencije ugovora o radu Trajno lzvorn ik/C D/M F 4.7. Evidencije o prisutnosti na poslu 3 godine lzvornik/CD/MF 4.8. Prijave Zavodu za zapošljavanje 3 godine lzvornik/CD/MF 4.9 Prijave na natječaje 3 godine lzvornik/CD/MF 4.10. Obavijesti kandidatima o rezultatu 3 godine lzvornik/CD/MF

izbora 4.11. Multiplikati rješenja/odluka iz 1 godina

radnih odnosa izvan dosjea 5. RAČUNOVODSTVENO-

FINANCIJSKA DOKUMENTACIJA

5.1. Završni računi Trajno Izvornik 5.2. Platne liste Trajno Izvornik 5.3. Kartoni OD Trajno Izvornik 5.4. PK-1, porezne kartice Trajno Izvornik 5.5. M-4 obrasci Trajno Izvornik 5.6. Glavna knjiga 11 qodina Izvornik

11

5.7. Dnevnik financijskog 11 godina Izvornik knjigovodstva

5.8. Dnevnik materijalnog 7 godina Izvornik knjigovodstva

5.9. Analitika dobavljači-kupci 11 qodina Izvornik CD/MF 5.10. Izvodi banaka - devizni 11 godina Izvornik CD/MF 5.11. Izvodi banaka- domaći 11 godina lzvornik/CD/MF 5.12. Blagajna 7 godina lzvornik/CD/MF 5.13. Ulazne i izlazne fakture 11 godina lzvornik/C D/M F 5.14. Periodični računi 7 godina Izvornik CD/MF 5.15. Temeljnice s prilozima 11 godina Izvornik CD/MF 5.16. Pomoćne knjige i izvještaji 7 godina lzvornik/CD/MF 5.17. Tipski ugovori, po okončanju 5 godina Izvornik 5.18. Autorski i ugovori o djelu( s 11 godina Izvornik

obračunom obveznih doprinosa ) 5.19. Evidencije materijalnog 7 godina Izvornik CD/MF

knjigovodstva 5.20. Putni nalozi 7 godina Izvornik CD/MF 5.21. Računi investicijskog održavanja 11 godina Izvornik CD/MF 5.22. Evidencije trajne imovine 11 godina Izvornik CD/MF 5.23. Pomoćni obračuni i evidencije 7 godine lzvronik CD/MF 5.24 Dokumentacija nabave po 5 godina lzvornik/CD/MF

ntječajnom postupku 6. TEHNICKA I DOKUMENTACIJA

O INVESTICIJAMA 6.1. Investicijski elaborati s Trajno Izvornik

projektnom dokumentacijom 6.2. Dokumentacija o korištenju Trajno Izvornik

nekretnina, zemljišta 6.3. Izvodi iz katastra Trajno lzvorn ik/C D/M F 6.4. Dokumentacija o provođenju 10 godina lzvornik/CD/MF

natječaja za ustupanje radova na investicijama ili o nabavci dugotrajne imovine- po provedenom postupku

6.5. Dokumentacija o tekućem 10 godina lzvornik/CD/MF investicijskom održavanju objekata fakulteta

6.6. Građevinske i uporabne dozvole Trajno Izvornik 6.7. Odluke o investicijama Trajno Izvornik 6.8. Suglasnosti nadležnih tijela na Trajno Izvornik

projekt 6.9. Ugovori o izvođenju radova Trajno Izvornik 6.10. Ugovori o investicijskom kreditu Trajno Izvornik

12

6.11. Dopisivanje investitora s 10 godina lzvornik/CD/MF projektantima, izvođačima, po okončanju

6.12. Primopredaja radova, opreme Trajno Izvornik 7. PEDAGOSKA

DOKUMENTACIJA- DOKUMENTACIJA O POLAZNICIMA

7.1. Matična knjiga Trajno lzvorn ik/C D/M F- za pasivne

7.2. Registar upisanih studenata Trajno lzvornik/C D/M F 7.3. Dosje studenta s pripadajućim Trajno lzvornik/CD/MF-

prilozima za pasivne 7.4. Karton studenta Trajno lzvornik/CD/MF 7.5. Evidencija o održanim ispitima Trajno lzvornik/CD/MF 7.6. Upisni list Trajno lzvorn ik/C D/M F 7.7. Zapisnik o diplomskom ispitu Trajno Izvornik 7.8. Predmeti o habilitacijama Trajno Izvornik 7.9. Diplomski radovi, magistarski Trajno lzvornik/CD/MF

radovi (knjižnica fakulteta) 7.10. Zapisnik o obrani magistarskog Trajno Izvornik

rada 7.11. Zapisnik o obrani doktorske Trajno Izvornik

disertacije, doktorska disertacija 7.12. Knjiga izdanih diploma Trajno Izvornik 7.13. Diplome Trajno Izvornik 7.14. Predmeti nostrifikacija diploma Trajno Izvornik 7.15. Rješenja o odobrenom prijelazu s Trajno Izvornik

jednog na drugi fakultet i priznatim ispitima

7.16. Rješenje o odobrenju Trajno Izvornik magistarskog rada i doktorske teze

7.17. Rješenje o odobrenju diplomskog 3 godine lzvornik/CD/MF rada

7.18. Zapisnik o klasifikacijskom ispitu 2 godine Izvornik 7.19 Rješenje o postavljanju 2 godine Izvornik

demonstrartora 7.20. Rješenja o kreditiranju studenata 10 godina Izvornik 7.21. Rješenja o stipendiranju 10 godina Izvornik

studenata 7.22. Nastavni planovi i programi Trajno lzvornik/CD/MF 7.23. Satnice predavanja i i evidnecije 2 godine lzvornik/CD/MF 7.24. Godišnja statistika o studentima Trajno lzvornik/CD/MF

13

\.

7.25. Rješenja o polaganju komisijskih 1 godina Izvornik ispita

7.26. Zalbe na ocjene 1 godina Izvornik 7.27. Prijavnice nepoloženih ispita 1 qodina Izvornik 7.28. Studentski radovi ( knjižnica Do lzvornik/CD/MF

fakulteta) diplomiranja 7.29. Fakultetske ili sveučilišne Trajno Izvornik

nagrade studentima 7.30. Izbori u znanstvena, znanstveno- Trajno Izvornik

nastavna i nastavna zvanja 7.31. Projekti i programi fakulteta Trajno lzvornik/CD/MF 7.32. Suradnja s drugim fakultetima i Trajno lzvornik/CD/MF

sveučilištima i srodnim institucijama

8. DOKUMENTACIJA KNJIZNICE I ČITAONICE

8.1. Kartoteka publikacija Trajno lzvornik/CD/MF 8.2. Abecedarij/katalog Trajno lzvornik/CD/MF 8.3. Dnevnik korištenja 5 godina lzvornik/CD/MF 8.4. Evidencija korisnika 5 godina lzvornik/CD/MF 8.5. Priručne evidencije 3 godine Izvornik

Rokovi čuvanja dokumenata navedenih u listi počinju teći: - kod uredskih knjiga i evidencija- od kraja godine posljednjeg upisa - kod vođenja postupaka - od kraja godine u kojoj je postupak okončan - kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda- od kraja godine u kojoj su

prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati - kod računovodstvena-financijske dokumentacije- od dana prihvaćanja

završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi - kod personalnih dosjea- od godine osnutka - kod ostale dokumentacije- od kraja godine u kojoj je gradivo nastala Kod diplomskih radova , magistarskih radova i doktorskih disertacija jedan obvezatni primjerak čuva se u knjižnici, a ostali primjerci mogu biti u pismohrani s oznakom da je riječ o arhivskom primjerku ili se mogu čuvati na alternativnom mediju CD/MF.

14