67
MURVICA d.o.o. Trg Stjepana Radića 1/2 51260 Crikvenica, Hrvatska Telefon: +385 (0)51 455 500 E-mail: [email protected] OIB: 68902357395 2015 MURVICA d.o.o. KLASA: 470-01/15-01/1 URBROJ: 2170/01-10-01/01-15-3 Crikvenica, 1.09.2015. PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI RIJEKA, SVIBANJ 2015 Direktor: Jevgenij Prpić, mag. ing. geod. et geoinf. Izradio: Consultor d.o.o. Rijeka Naziv dok: Pravilnik o FMC Društva MURVICA d.o.o. Ver: 01

PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

  • Upload
    others

  • View
    3

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

MURVICA d.o.o.

Trg Stjepana Radića 1/2 51260 Crikvenica, Hrvatska Telefon: +385 (0)51 455 500

E-mail: [email protected] OIB: 68902357395

2015 MURVICA d.o.o.

KLASA: 470-01/15-01/1

URBROJ: 2170/01-10-01/01-15-3

Crikvenica, 1.09.2015.

PRAVILNIK

O FINANCIJSKOM

UPRAVLJANJU I KONTROLI

RIJEKA, SVIBANJ 2015

Direktor: Jevgenij Prpić, mag. ing. geod. et geoinf.

Izradio: Consultor d.o.o. Rijeka Naziv dok: Pravilnik o FMC Društva MURVICA d.o.o. Ver: 01

Page 2: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 2 / 67

Izdanje: 01/2015.

2015 MURVICA d.o.o.

SADRŽAJ

Sadržaj ............................................................................................................................................ 2 1 Uvodne i opće odrednice .......................................................................................................... 3

1.1 Svrha i obuhvat ................................................................................................................. 3 2 osnovni podaci ......................................................................................................................... 4

2.1 Podaci o poduzeću ............................................................................................................ 4 2.2 Misija ................................................................................................................................. 4 2.3 Vizija ................................................................................................................................. 4 2.4 Izjava o ciljevima .............................................................................................................. 5

3 Struktura društva ..................................................................................................................... 8 3.1 Unutarnja organizacija ...................................................................................................... 8

Ured direktora ............................................................................................................ 8 Odjel tehničkih poslova .............................................................................................. 8 Odjel općih poslova .................................................................................................... 9 Odjel financijsko računovodstvenih poslova ............................................................... 9

a. Organizacijska struktura ..................................................................................................... 10 4 MAPA PROCESA ...................................................................................................................... 11

a. Definicije ............................................................................................................................. 11 b. Popis FMC procesa .............................................................................................................. 12 a. Definicije ............................................................................................................................. 64 b. Popis rizika.......................................................................................................................... 65

Page 3: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 3 / 67

Izdanje: 01/2015.

2015 MURVICA d.o.o.

1 UVODNE I OPĆE ODREDNICE

1.1 Svrha i obuhvat Svrha ovog dokumenta je osigurati temeljne informacije o sustavu unutarnjih financijskih kontrola kojeg uspostavlja Društvo a kojim se, upravljajući rizicima, osigurava razumna sigurnost da će se u ostvarivanju ciljeva sredstva Društva koristiti pravilno, etično, ekonomično, djelotvorno i učinkovito. To znači u skladu sa zakonima i drugim propisima, štiteći sredstva od gubitka, zlouporabe i štete.

Sustav unutarnje kontrole Sustavi unutarnje kontrole su zakoni, politike i procedure koje utječu na svakodnevno poslovanje organizacije i upravljanje organizacijom. Unutarnja kontrola obuhvaća međusobno povezane aktivnosti, planove, stavove, politike,sustave, resurse i nastojanje ljudi određene organizacije radi stvaranja razumne sigurnosti da će ta organizacija ostvariti svoje ciljeve i misiju. Struktura predstavlja okvir u kojem se provode planovi organizacije. Strukturom se trebaju definirati sve funkcionalne ustrojstvene jedinice i njihovi međusobni odnosi. Ustrojstvena shema treba davati jasnu sliku o odnosima ovlasti i odgovornosti među različitim funkcijama. Unutarnju kontrolu provode zaposlenici na svim razinama u organizaciji i to kroz načelo samokontrole. Izjava o viziji pokazuje dugoročan smjer i opisuje što organizacija želi ostvariti u razdoblju od 15 do 20 godina. Izjava o viziji istovremeno treba biti ambiciozna i realna. Ona nema vremenski okvir, pa postoji onoliko dugo koliko postoji i organizacija. Misija jedne organizacije je glavni razlog postojanja i djelovanja korisnika proračuna, a sastoji se od područja djelovanja, vrijednosti i ciljeva koji se žele ostvariti. Ona odgovara na pitanja “tko smo”, “što radimo”, “zašto postojimo” i “kome služimo”. Poslovni procesi mogu se opisati kao niz logički povezanih aktivnosti koje koriste resurse poduzeća, a čiji je glavni cilj zadovoljenje potreba kupca za proizvodima ili uslugama odgovarajuće kvalitete u adekvatnom vremenskom roku, uz istodobno ostvarivanje neke vrijednosti. Sa pragmatičnog stajališta, poslovni procesi (eng. business processes) opisuju način na koji se nešto u organizaciji radi. Međutim, jedinstvena definicija poslovnog procesa ne postoji i ovisi o kontekstu u kojem se koristi.

Page 4: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 4 / 67

Izdanje: 01/2015.

2015 MURVICA d.o.o.

2 OSNOVNI PODACI

2.1 Podaci o poduzeću

GKTD „MURVICA“ d.o.o. sa sjedištem u Crikvenici, upisana u registru Trgovačkog suda u Rijeci MBS

040076986, OIB: 68902357395, provela je podjelu sa osnivanjem prijenosom više dijelova imovine

GKTD „MURVICA“ d.o.o. kao društva koje se dijeli i koje ne prestaje, na novo društvo koje se osniva

radi provođenja odvajanja s osnivanjem. Podjela društva je realizirana dana 08. svibnja 2014. godine

na način da su vodne djelatnosti sukladno Zakonu o vodama ostale glavna djelatnost GKTD

„MURVICA“ koje je preimenovano u MURVICA d.o.o. kao društva koje se dijeli i ne prestaje , a sve

druge djelatnosti prenose se na novo društvo EKO – MURVICA d.o.o..

Podjela odvajanjem provedena je prijenosom dijela imovine GKTD „MURVICA d.o.o. na novo društvo

EKO – MURVICA d.o.o. , a sastoji se iz nekretnina , opreme , inventara,sitnog inventara, te ostalih

imovinskih prava odnosno materijalne i nematerijalne imovine. U GKTD „MURVICA“ koje je

preimenovano u MURVICA d.o.o. kao društva koje se dijeli i ne prestaje ostala je imovina vezana

za djelatnost odvodnje otpadnih voda s pripadajućim imovinskim pravima i obvezama , odnosno

materijalna i nematerijalna imovina.

2.2 Misija

Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava

javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje na području Grada

Crikvenice te je prioritetno naša misija osiguranje trajnog i kvalitetnog obavljanja navedenih usluga

uz održavanje komunalnih vodnih građevina za javnu odvodnju u stanju funkcionalne sposobnosti,

sa maksimalnim poštivanjem zaštite okoliša i javnog interesa lokalnih zajednica u kojima djelujemo,

uz stalnu brigu o zadovoljstvu svojih radnika, kao i svih korisnika usluga što čini okosnicu sadašnjeg

i budućeg poslovanja upravljanja Društva MURVICA d.o.o.

Poboljšanje kvalitete življenja kako sadašnjih, tako i budućih naraštaja našeg grada, stalnim i

kvalitetnim održavanjem i unapređenjem sustava javne odvodnje otpadnih te oborinskih voda i

utjecanje na svijest korisnika o potrebi kontinuiranog održavanja i izgradnje sustava odvodnje, ali i

priključenja što većeg broja korisnika na sustav javne odvodnje.

Namjera poduzeća je efikasno i efektivno poslovanje u skladu sa važećim propisima i standardima.

Želja nam je sadašnjim i budućim korisnicima osigurati sigurni i kvalitetni sustav javne odvodnje

otpadnih te oborinskih voda uz stalni cilj očuvanja okoliša i zdravlja korisnika uz potporu šire

društvene zajednice.

2.3 Vizija

Društvo želi postati moderno, suvremeno, tehnički opremljeno na zavidnom nivou, s kadrovskom

strukturom obučenom za obavljanje svih poslova i radnih zadataka. Naša budućnost će biti

fokusirana na racionalizaciji troškova poslovanja u svim fazama kako bi se omogućilo ulaganje u

održavanje i rekonstrukciju postojećeg sustava.

Želimo doprinijeti stvaranju grada čistog i ugodnog življenja, na dobrobit i zadovoljstvo naših

korisnika, zaposlenika i šire društvene zajednice, poštujući pri tome načela ekonomičnosti,

racionalnosti i svrsishodnosti. Dužnost i cilj kao savjesnog pružatelja vodnih usluga je radnicima

osigurati priliku za učenje, razvoj i stvaranje karijere, biti tvrtka koja zna prepoznati i nagraditi

uspjeh, kontinuirano unaprjeđivati tehnološku opremljenost te pratiti svjetske trendove u djelatnosti

kako bi iste primijenili u svome radu i time poboljšali kvalitetu usluge, postavljati ambiciozne i

Page 5: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 5 / 67

Izdanje: 01/2015.

2015 MURVICA d.o.o.

ostvarive ciljeve, brinuti o zaštiti i zdravlju zaposlenika, kao i zaštiti okoliša i na taj način ispuniti

svoju ulogu prema široj društvenoj zajednici.

Unaprjeđenje kvalitete usluga u javnoj odvodnji otpadnih te oborinskih voda i time osiguranje

zadovoljstva naših korisnika, zaposlenika, poslovnih partnera i lokalne zajednice u kojoj djelujemo.

Prioritet nam je biti usmjeren na kontinuirano pružanje vodne usluge razvojem i stalnim

unapređivanjem vlastitih tehničko-tehnoloških i ljudskih resursa, zasnovano na principima zaštite

okoliša.

Naše buduće djelovanje mora počivati na povećanju zadovoljstva svih korisnika naših usluga,

izgradnjom odgovarajućeg sustava javne odvodnje otpadnih voda i njegovog pročišćavanja kao i

održavanje sustava oborinske odvodnje, kako bi područje kojim upravljamo učinili ugodnijim i

poželjnijim za život.

Želimo postati najkvalitetniji pružatelj vodnih usluga na našem području, prepoznatljiv u cijeloj

Hrvatskoj po primjeni najbolje dostupne svjetske prakse i tehnologije u uvažavanju načela zaštite

okoliša te postati jedan od vodećih čimbenika u djelatnostima javne odvodnje i pročišćavanja

otpadnih voda područja županije čime ćemo doprinijeti podizanju kvalitete življenja građana.

2.4 Izjava o ciljevima

Ciljevi Društva su:

- Ekološki ciljevi:

o Izgradnja uređaja za pročišćavanje otpadnih voda

o Zaštita morske sredine stavljanjem pod kontrolu stanja septičkih i sabirnih jama na

području upravljanja te daljnji razvoj i širenje sustava javne odvodnje

o Održavanje biološke raznolikosti

o Briga o sustavu javne odvodnje otpadnih i oborinskih voda te pročišćavanju

otpadnih voda i ostalim djelatnostima vezanim za zaštitu okoliša

- Socijalni ciljevi

o Poboljšati uvjete zaštite na radu

o Poboljšati kvalitetu stanovanja razvojem sustava javne odvodnje

o Poboljšavati mjere pročišćavanje otpadnih voda

o Sustavno raditi na promjeni svijesti građana o potrebi priključenja na sustav javne

odvodnje

o Poboljšanje usluga i informiranost potrošača

o Približiti svoje poslovanje korisnicima usluga, zainteresiranoj javnosti i ukupnoj

javnosti

o Povećati učinkovitost kroz dobro unutarnje ustrojstvo, upravljanje i razvoj ljudskih

potencijala, uključujući i stalno stručno usavršavanje, pravilnu i pravičnu

preraspodjelu radnih zadataka

- Ekonomski ciljevi

o Korištenje sredstva Europske unije za unaprjeđenje sustava javne odvodnje

o Poticanje razvoja sustava javne odvodnje

o Racionalno korištenje sustava javne odvodnje

o Aktivna suradnja s Gradom Crikvenica u pogledu investicija

o Smanjenje operativnih troškova

Page 6: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 6 / 67

Izdanje: 01/2015.

2015 MURVICA d.o.o.

o Uvođenje nove sistematizacije

o Racionalizacija komercijalnih i tehničkih procedura

o Energetska efikasnost i modernizacija voznog parka

o Ostvariti zadovoljstvo kupca visokom kvalitetom usluga, uz prikladnu cijenu u

djelatnosti Društva MURVICA d.o.o.

o pratiti tehnološki razvitak struke i biti nositelj novih tehnologija na našem području

o nastaviti ostvarivati uravnoteženo, pravilno, svrhovito, učinkovito, ekonomično i

transparentno financijsko poslovanje

Opći ciljevi razvoja odvodnje temelje se na programima jedinica lokalne samouprave kao i

programima prihvaćenim od strane Hrvatskih voda. U opće ciljeve spada i trajno

unaprjeđenje organizacije poslovanja, uvođenje sustava kvalitete poslovanja, dogradnja i

unaprjeđenje sustava upravljanja komunalnom infrastrukturom, razvoj komunalnog

informacijskog sustava te razvoj sustava daljinskog nadzora i upravljanja objektima. U

posebne ciljeve spada provođenje godišnjih aktivnosti dogovorenih s Gradom Crikvenica i

Hrvatskim vodama. Trenutno aktualni projekti su:

o izrada studijske i projektne dokumentacije za izgradnju vodokomunalne

infrastrukture aglomeracija Novi Vinodolski, Crikvenica i Selce. Ovaj projekt

sufinancira se iz fondova Europske unije – Kohezijskog fonda i sredstvima Korisnika

i Partnera projekta. U projektu se nalaze KTD Vodovod Žrnovnica d.o.o. kao

Korisnik, te Grad Novi Vinodolski, Grad Crikvenica i MURVICA d.o.o. kao Partneri;

o aplikacija za natječajza dostavu prijedloga projekata E.N. 2.1.16. u sklopu

operativnog plana ''Zaštita okoliša'' . Aplikacija se odnosi na financiranje provedbe

investicijskih projekata koji se odnose na manje dijelove sustava javne

vodoopskrbe/odvodnje. MURVICA d.o.o. je na ovom natječaju predala zahtjev za

dodjelu sredstava za Izgradnju I. faze sustava javne odvodnje naselja Jadranovo;

o rekonstrukcija sustava javne odvodnje u ulici Ante Starčevića u Crikvenici. Izrađeni

su idejni projekti i očekuje se izdavanje lokacijske dozvole.

o izgradnja sustava javne odvodnje u ulici Vatroslava Lisinskog u Crikvenici.

Ishodovana je lokacijska dozvola, te se očekuje dovršetak glavnog projekta i

ishođenje građevinske dozvole..

- Generalni ciljevi za kraj planskog perioda – 5 godina:

o neprekidna opskrba projektiranom potrebnom uslugom odvodnje otpadnih voda,

o poboljšanje operativne efikasnosti objekata sustava javne odvodnje kroz programe

rehabilitacije sistema, upravljanja potražnjom, smanjenja propuštanja, optimizaciju

mreže, unapređenje postrojenja, kontrolu procesa, itd.

o poboljšanje kvaliteta i efikasnosti usluga odvodnje otpadnih voda za stanovništvo,

o pokrivenost troškova iz cijene, čija visina ne prelazi 5% prosječnog prihoda za

domaćinstva,

o realizacija kapitalnih investicija koje će omogućiti pružanje usluga na području

djelovanja Društva MURVICA d.o.o. zadovoljivši potrebe kupaca za uslugama

odvodnje otpadnih voda,

o stabilan gotovinski tok, podizanje i održavanje potrebne razine naplate,

Page 7: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 7 / 67

Izdanje: 01/2015.

2015 MURVICA d.o.o.

o poštovanje principa održivog razvoja i zaštite prirodne sredine, smanjenje

zagađenja životne sredine upotrebom svih raspoloživih mjera.

Page 8: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 8 / 67

Izdanje: 01/2015.

2015 MURVICA d.o.o.

3 STRUKTURA DRUŠTVA

3.1 Unutarnja organizacija

Popisom radnih mjesta sa pripadajućim koeficijentima složenosti poslova MURVICA d.o.o. uređena je unutrašnja organizacija MURVICA d.o.o. (u daljnjem tekstu: Društvo), sadržaj rada organizacijskih jedinica s razgraničenjem njihove nadležnosti, odgovornosti, poslovodnih i funkcionalnih ovlaštenja unutar Društva, radnih mjesta, opisa poslova i uvjeta koji radnici moraju ispunjavati za određeno radno mjesto, te druga pitanja koje se odnose na organizaciju i sistematizaciju Društva

Poslodavac rad organizira kroz sljedeće organizacijske jedinice:

Oznaka Naziv organizacijske jedinice

2107/0I-I0 Uprava Društva

2107/0I-I0-03 Odjel tehničkih poslova

2107/0I-I0-02 Odjel općih poslova

2107/0I-I0-01 Odjel financijsko -računovodstvenih poslova

U ovom poglavlju su sažeto opisane nadležnosti tj. djelokrug poslova svake od temeljnih organizacijskih jedinica, priložene su organizacijske sheme i shodno tome opisi radnih mjesta.

Ured direktora

Ured direktora ima ključnu odgovornost uspostave nesmetanog poslovanja i provođenja aktivnosti

Uprave Društva putem tajničko administrativnih poslova širokog spektra prema utvrđenim internim

procedurama i zakonskim obavezama funkcije Direktora Društva.

Također Ured Direktora vrši i pružanje informacija korisnicima usluga te drugim interesnim stranama

(mediji, državne i druge institucije, Skupština, Nadzorni odbor…) odgovaranjem na postavljena

pitanja i pritužbe pristigle bilo kojim komunikacijskim sredstvima i kanalima u skladu sa zakonskim i

internim odredbama o informiranju, odlukama vlasnika (Grada Crikvenice) i nalozima uprave

Društva.

Odjel tehničkih poslova

Odjel tehničkih poslova ima ključnu odgovornost izgradnje i održavanja sustava odvodnje, otpadnih i oborinskih voda. To se ostvaruje kroz realizaciju planova investicijskog i tekućeg održavanja te posebnu kontrolu i upravljanje nad UPOV-ima (Uređajima za Pročišćavanje Otpadnih Voda). Odjel je također odgovoran za praćenje stanja kapaciteta te izrade prijedloga o potrebama razvoja i proširenja postojećeg sustava odvodnje.

Page 9: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 9 / 67

Izdanje: 01/2015.

2015 MURVICA d.o.o.

Odjel općih poslova

Odjel općih poslova organizira i provodi, pravne poslove vezane uz prava i obveze radnika i Društva. pravne regulative, općih i drugih akata Društva te kadrovske poslove organizacije provedbe zapošljavanja i korištenja kadrovskih resursa.

Odjel financijsko računovodstvenih poslova

Odjel financijsko-računovodstvenih poslova poslova odgovorno je za pravovremeno i kvalitetno vođenje financijske politike Društva u što ulazi organizacija poslova pribavljanja sredstava, praćenje troškova, izrada razvojnih planova Društva te usklađivanje i analiza financijskih planova s planovima Društva i zakonskim odredbama.

Page 10: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

MURVICA d.o.o. Trg Stjepana Radića 1/2 51260 Crikvenica, Hrvatska

Telefon: +385 (0)51 455 500

E-mail: [email protected] OIB: 68902357395

2015 MURVICA d.o.o.

a. Organizacijska struktura

Page 11: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 11 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

4 MAPA PROCESA

Svrha ovog poglavlja je osigurati temeljne informacije o procesima organizacije vezanih uz sustav financijskog upravljanja i kontrole. Sastavljanje popisa procesa i izrada mape (knjige) procesa osigurava jedinstvenost odvijanja poslovnih procesa, utvrđivanje aktivnosti koje se provode, odgovornost za provođenje aktivnosti i rok u kojem se trebaju provesti te pregled kontrola koje su utvrđene u pojedinom procesu, a koje osiguravaju ostvarenje ciljeva samog procesa.

a. Definicije

Naziv Opis

Naziv procesa Kratko i sažeto označava srž procesa

Vlasnik procesa Vlasnik procesa može biti samo jedna osoba, ona određuje kako se proces treba provoditi te je odgovorna za provođenje procesa

Cilj procesa Opisuje ono što se želi ili mora postići odvijanjem aktivnosti ili radnji procesa

Glavni rizici Neželjeni događaji koji mogu spriječiti ostvarenje zadanog cilja

Opis procesa

Ulazi u proces su zahtjevi korisnika, podaci, ideje i sve što se u procesu mijenja kako bi se postigao rezultat procesa. Aktivnosti su radnje koje je potrebno provesti kako bi se od ulaza dobili izlazi odnosno željeni rezultat procesa. Izlazi iz procesa su rezultati koje je proces ostvario u odnosu na ulaze u proces.

Tablica odgovornosti

O – primarna odgovornost je odgovornost na nivou procesa, a odnosi se na svrhu procesa, ciljeve, zadaće

S – sekundarna odgovornost ili suodgovornost. Suodgovornost podrazumijeva formaliziranje (dijela) ovlasti i informiranost o aktivnostima i statusima u procesu rada

I – informiranost; osoba treba biti informirana (npr. dostavljenim dokumentom ili zapisom)

Page 12: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 12 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

b. Popis FMC procesa

U nastavku slijedi tablični prikaz relevantnih procesa.

SKUPINA PROCESA

NAZIV PROCESA ŠIFRA PROCESA

Izvrš

avanje

Naplata i prisilna naplata 1-01

Plaćanje računa 1-02

Isplata sredstva udrugama građana 1-03

Zaprimanje robe 1-04

Zaprimanje radova 1-05

Zaprimanje usluga 1-06

Zaprimanje, otprema i arhiviranje dokumenata 1-07

Javna

nabava

Provođenje javne nabave 2-01

Provođenje bagatelne nabave 2-02

Raču

novodst

vo

Zaprimanje računa i provjera 3-01

Blagajničko poslovanje 3-02

Knjigovodstvo 3-03

Sastavljanje godišnjeg obračuna 3-04

Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige 3-05

Knjigovodstveni postupci pri izradi financijskih izvješća 3-06

Page 13: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 13 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA

VLASNIK PROCESA Voditelj odjela općih poslova

NAZIV PROCESA

Proces naplate i prisilne naplate komunalnih i ostalih usluga

CILJ PROCESA

Pravovremeno naplaćene komunalne i ostale usluge

GLAVNI RIZICI

Nemogućnost naplate

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Izvod poslovnog računa

Račun obveznika plaćanja

AKTIVNOSTI:

Knjiženje uplata i zatvaranje po zaduženjima

Usklađenje zatvaranja uplata sa zaduženjima

Izrada mjesečnog izvještaja

Provjera naplaćenih potraživanja

Izrada opomene pred ovrhu

Upis dostava opomena u knjigu izlazne pošte

Prosljeđivanje informacija o nenaplaćenim potraživanjima

Praćenje naplate utuženih potraživanja

Arhiviranje dokumentacije

IZLAZ: Mjesečni izvještaj uplata

Izrađena opomena pred ovrhu

Dostavljena opomena stranici

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti V

od

ite

lj o

dije

la

op

ćih

po

slo

va

Re

fere

nt

za

raču

no

vod

stvo

I

Re

fere

nt

za

raču

no

vod

stvo

II

Up

rava

Knjiženje uplata i zatvaranje po zaduženjima

O O

Usklađenje zatvaranja uplata sa zaduženjima

O O

Izrada mjesečnog izvještaja O O I

Provjera naplaćenih potraživanja O

Izrada opomene pred ovrhu O

Upis dostava opomena u knjigu izlazne pošte

O

Prosljeđivanje informacija o nenaplaćenim potraživanjima

O I I

Page 14: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 14 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Praćenje naplate utuženih potraživanja O I I

Arhiviranje dokumentacije O

Page 15: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 15 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje

Popratni dokumenti

Odgovornost Rok

POČETAK

Knjiženje uplata

Kontrola

Provjera stanja naplate

Izdavanje opomena

Kontrola

Dostava opomene

Ako obveze nisu podmirene provodi

se postupak utuženja

Kontrola

KRAJ

DA

NE

DA

NE

NE

KontrolaNE

DA

Kontrolira se ispravnost i točnost podataka na način da se provjerava da li je ispravno korisnik zadužen

Referent za računovodstvo I

Prije početka obračuna za

prethodni mjesec

Zapisnik o zaduženju

Svakodnevno knjiženje uplata Komunalnih i ostalih usluga te zatvaranje istih po zaduženjima: Od Fine se preuzimaju i prebacuju izvadci u program.

Referent za računovodstvo I/ Referent za

računovodstvo II

Knjiga računa,

račun

Kontrolira se jesu li su sve uplate po izvodu proknjižene. One koje nisu istražuje se o kojim osobama se radi i upisuju šifre i uplata te se knjiži ručno

Referent za računovodstvo I/ Referent za

računovodstvo II

Knjiga računa

Kad je kontrola izvršena prelazi se po uplatama te se iste zatvaraju sa zaduženjima. Ispisuje se proknjiženi izvadak i prilaže uz originalni primjerak.

Mjesečni izvještaj

Provjeravanje stanja naplate

Izdavanje opomena pred ovrhu radi naplate potraživanja: 2 x godišnje šalju se opomene pred ovrhu. U programu se zadaju periodi koji su sporni i izvlače opomene za osobe koje se u tom ispisu nalaze.

Voditelj odijela općih poslova

2x godišnje Izlistaj

Opomene se ispisuju u 1 primjerak, ovjeravaju se i kuvertiraju.

Voditelj odijela općih poslova/

Direktor

Kuvertirane opomene predaju se na evidenciju u knjigu izlazne pošte.

Poštar

Opomene dostavlja u poštu. Opomene se dostavljaju stranci običnom poštom.

Poštar

Opomene koje nisu uručene stranci vraćaju se.

Voditelj odijela općih poslova

Opomene koje nisu uručene prekuvertiraju se i šalju ponovo. Dugovanja koja su podmirena, iste opomene se arhiviraju i predaju u arhivu.

Voditelj odijela općih poslova/

Referent za računovodstvo I

i II

Opomena

Provjerava se plaćanje po opomenama

Voditelj odijela općih poslova

Ako obveze po opomeni nisu podmirene priprema se dokumentacija za utuženje.

Voditelj odijela općih poslova

Kontrolira se sva potrebna dokumentacija za tužbu

Voditelj odijela općih poslova

Provođenje postupka utuženja. Voditelj odijela općih poslova

Praćenje naplate utuženih potraživanja, predavanje sve dokumentacije u vezi sa prigovorom, arhiviranje i prelazak u parnični postupak.

Voditelj odijela općih poslova

Page 16: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 16 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA

VLASNIK PROCESA Voditelj odijela financijsko računovodstvenih poslova

NAZIV PROCESA

Proces plaćanja računa

SVRHA PROCESA

Točno i pravovremeno podmirivanje financijskih obaveza Društva

GLAVNI RIZICI

Nepravovremeno podmirene obveze

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Račun dobavljača

Knjiga ulaznih računa

AKTIVNOSTI:

Upis pristiglih računa u knjizi ulaze pošte

Raspoređivanje računa voditeljima ODJELA na likvidaciju

Likvidiranje (odobrenje) računa u knjizi nabave

Unos u knjigu ulaznih računa, izrada naloga za plaćanje

Odobrenje i supotpis svih naloga za plaćanje

Supotpis računa za plaćanje

Odabir računa za plaćanje prema roku dospijeća i raspoloživim financijskim resursima

IZLAZ: Izvršeno plaćanje računa

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Prostor za rad, programska / informatička podrška,informatička oprema, radnici uključeni u proces, raspoloživa financijska sredstva na žiro-računu

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti

Up

rava

/dir

ekto

r

Nar

uči

telj

tro

ška

Vo

dit

elj

od

ijela

fin

anci

jsko

-ra

čun

ovo

dst

ven

ih

po

slo

va

Re

fere

nt

za

raču

no

vod

stvo

II

Ad

min

istr

ativ

ni

refe

ren

t

Upis pristiglih računa u knjizi ulaze pošte O

Raspoređivanje računa voditeljima ODJELA na likvidaciju

O

Likvidiranje računa O

Unos u poreznu knjigu ulaznih računa, izrada naloga za plaćanje

O

Odobrenje i supotpis svih naloga za plaćanje O

Supotpis računa za plaćanje O

Odabir računa za plaćanje prema roku dospijeća i raspoloživim financijskim resursima

O

Page 17: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 17 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Dijagram tijeka Opis aktivnosti

Izvršenje

Popratni dokumenti

Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanje nalogaza isplatu

Upis u knjigu ulaznih računa

Provjera računa

NE

Kontrola

Kontaktiranje s dobavljačem ili povrat računa

Likvidatura

Odabir računa za plaćanje

Kontrola

Pisanje naloga

Potpis naloga za plaćanje

NE

DA

NE

DA

Slanje naloga u banku na plaćanje

Odlaganje računa

KRAJ

Zaprimanje računa dobavljača u knjigu pošte te upisivanje podataka računa u istu

Administrativni referent

Dnevno Račun/virman

Prosljeđivanje računa Nositelju troška na likvidaciju računa i utvrđivanje suštinske ispravnosti

Administrativni referent

Utvrđivanje suštinske ispravnosti računa te likvidiranje računa na pozicijama u planu nabave

Viši referent za računovodstvo

Dostava likvidiranih računa Referentu knjigovođi II na unos u poreznu knjigu. Isti obavlja formalnu i računsku točnost te ispisuje virman za plaćanje

Referent za računovodstvo II

Dostava računa i virmana Direktoru na odobrenje za plaćanje i potpis virmana za plaćanje

Direktor

Dostava odobrenih računa za plaćanje Voditelju financija i računovodstva na plaćanje

Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova

Provjera valute plaćanja, provjera ugovorenog roka plaćanja iz sklopljenih ugovora. Utvrđivanje mogućnosti kompenziranja te provođenja Cesija. Predkontiranje i dostava računa na knjiženje

Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova

Page 18: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 18 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2

Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Voditelj odijela financijsko računovodstvenih poslova

NAZIV PROCESA

Proces isplate sredstva udrugama građana CILJ PROCESA

Svrsishodno zadovoljenje potreba za donacijama udruga građana uz sustavnu kontrolu namjenske primjene isplaćenih sredstava

GLAVNI RIZICI Nenamjenski utrošak doniranih sredstava

Nedovoljna sredstva za isplatu

Nedostavljanje izvješća o utrošku sredstava KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Zahtjev za donacijom

Financijski plan

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje i evidentiranje zahtjeva za donacijom

Predaja zahtjeva na obradu

Odobrenje zahtjeva

Izrada Ugovora o donaciji

Ovjeravanje ugovora o donaciji

Isplata sredstava prema Ugovoru o donaciji

Kontrola namjenskog korištenja isplaćenih sredstava

Arhiviranje dokumentacije

IZLAZ: Isplaćena donacija udruzi građana

Izvješće o obavljanim provjerama

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces, programska/informatička podrška

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti

Vo

dit

elj

od

ijela

fin

anci

jsko

-ra

čun

ovo

dst

ven

ih

po

slo

va

Vo

dit

elj

od

ijela

op

ćih

po

slo

va

Up

rava

Ad

min

istr

ativ

ni

refe

ren

t

Zaprimanje i evidentiranje zahtjeva za donacijom

Zaprimanje zahtjeva na obradu-utvrđivanje financijske mogućnosti isplate donacije

O

Odobrenje zahtjeva i Izrada Odluke o donaciji O

Izrada Ugovora o donaciji sa obdarenikom O

Ovjeravanje ugovora o donaciji O

Isplata sredstava prema Ugovoru o donaciji O

Page 19: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 19 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Kontrola namjenskog korištenja isplaćenih sredstva

O

Page 20: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 20 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanjezahtjeva

Kontrola

Zahtjev se odobrava

NE

DA

Izrada i ovjeravanje Ugovora o donacijiI

Kontrola utrošenih sredstava

Isplata sredstava po odobrenim zahtjevima

Povratna informacija tražitelju donacije

KRAJ

Zahtjevi se zaprimaju od pojedinih udruga putem pošte ili osobno u pisarnicu.

Administrativni referent

Odmah po

primitku

Zahtjevi udruga

Zahtjevi se predaju na obradu na način da se utvrđuju sredstva rezerivirana za donacije a prema financijskom planu Društva.

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Zahtjev se odobrava.Piše se Odluka o donaciji.

Uprava

U slučaju ne odobravanja sredstava prosljeđuje se informacija tražitelju donacije

Administrativni referent

Do 30 dana od primitka

Izrada Ugovora o donaciji Voditelj odijela općih poslova

Ovjeravanje ugovora o donaciji Uprava

Isplata sredstava prema ugovoru o donaciji

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Kontrola namjenskog korištenja isplaćenih sredstava i arhiviranje dokumentacije

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Page 21: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 21 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA

VLASNIK PROCESA Voditelj odjela na koju se nabava odnosi/Naručitelj troška

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanje roba

SVRHA PROCESA

Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje roba prema uvjetima iz narudžbe (narudžbenice, ugovora, ponude.)

GLAVNI RIZICI

Odstupanje od naručene kvalitete ili količine robe

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Narudžbenica, ponude, ugovor za količinu i kvalitetu robe

AKTIVNOSTI:

Prijem robe

Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje parametara iz narudžbenice, ugovora, ponude

Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja radne jedinice čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe

Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa

Arhiviranje dokumentacije

IZLAZ: Plaćeni ulazni računi

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA

Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti

Vo

dit

elj

i

od

jela

/Nar

uči

telj

tro

ška

Up

rava

Re

fere

nt

za

raču

no

vod

stvo

II

Prijem robe O

Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje parametara iz narudžbe (narudžbenice, ugovora, ponude.)

O

Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja radne jedinice čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe

O

Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa O

Arhiviranje dokumentacije S O

Page 22: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 22 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Prijem robe

Provjera formalnih parametara pratećeg dokumenta uz robu

Provjera suštinskih parametara uz prateći

dokument

Provjera matematičkih parametara uz prateći

dokument

Likvidacija ulaznog računa

Kontrola

KRAJ

DA

NE

Ovjera plaćanja

Prijem robe

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Ugovor, otpremnica,

otpremnica – račun,

narudžbenica, račun

Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje parametara iz narudžbe (narudžbenice, ugovora, ponude.)

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Suštinski se provjerava prateći dokument uz robu

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Provjeravaju se matematički parametri

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja radne jedinice čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe. Prilaganje potpisane sa obije strane narudžbenice, dostavnice, izdatnice itd. uz račun kojim se potvrđuje da je roba zaprimljena

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa

Uprava

Arhiviranje dokumentacije

Referent računovođa II

Page 23: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 23 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA

VLASNIK PROCESA Voditelj odjela na koju se nabava odnosi/Naručitelj troška

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanje radova

SVRHA PROCESA

Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje radova prema uvjetima iz ugovora i troškovnika te izvješća nadzornog tijela

GLAVNI RIZICI

Odstupanje od naručene kvalitete ili količine radova

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Situacija, račun

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje dokumentacije o izvršenim radovima

Provjera matematičkih, kvantitativnih i kvalitativnih parametara dokumentacije

Izrada zapisnika o izvedenim radovima

Potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima

Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje

Arhiviranje dokumentacije

IZLAZ: Plaćeni račun

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA

Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti U

pra

va

Vo

dit

elj

o

dje

la/N

aru

čite

l

j tro

ška

Re

fere

nt

za

raču

no

vod

stvo

II

Vo

dit

elj

od

ijela

fi

nan

cijs

ko-

raču

no

vod

stve

ni

h p

osl

ova

Zaprimanje dokumentacije o izvršenim radovima O

Provjera matematičkih, kvantitativnih i kvalitativnih parametara dokumentacije

O

Zaprimanje zapisa o tehničkom pregledu onih radova koji podliježu tehničkom pregledu

O

Pregled zaprimljene dokumentacije O

Potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima

I O

Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje

S O

Arhiviranje dokumentacije O O

Page 24: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 24 / 67

Izdanje: 01/2015.

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanje dokumentacije

izvođača o izvršenim radovima

Provjera matematičkih parametara

dokumentacije

Provjera suštinskih parametara

dokumentacije

Provjera formalnih parametara

dokumentacije

Zaprimanje dokumentacije

nadzornog organa o izvršenim radovima

Kontrola

A

NE

Usporedba izvršenih radova sa

troškovnikom

DA

Izvođač radova dostavlja dokumentaciju o izvršenim radovima

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Nakon objavljenih

radova

Ugovor, troškovnik,

izvješće nadzornog

organa, građevinski

dnevnik, narudžbenica,

računi

Provjeravaju se matematički parametri dokumentacije

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Provjeravaju se suštinski parametri dokumentacije

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Provjeravaju se formalni parametri dokumentacije

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Nadzorni organ dostavlja dokumentaciju o izvršenom nadzoru radova

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Zapisnici o nadzoru

Privremene i Okončana situacija

Obavlja se usporedba izvršenih radova sa specifikacijama iz troškovnika

Voditelj odjela/Naručitelj

troška Troškovnik

Obavlja se kontrola nakon provjere dokumentacije

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Page 25: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 25 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

A

Potvrđivanje dokumentacije o

izvršenim radovima

Proslijeđivanje dokumentacije na računovodstveno

financijsko postupanje

KRAJ

Arhiviranje dokumentacije

Ovlaštena osoba potvrđuje dokumentaciju o izvršenim radovima.

Uprava Nakon

kontrole

Dokumentacija se prosljeđuje u odjel računovodstva na računovodstveno i financijsko postupanje.

Referent za računovodstvo

II/Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Nakon obrade dokumentacije ista se arhivira.

Referent za računovodstvo II

Sukladno pravilniku o

čuvanju arhivske

građe

Pravilnik o čuvanju arhivske

građe

Page 26: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 26 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA

VLASNIK PROCESA Voditelj odjela na koju se nabava odnosi/Naručitelj troška

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanje usluga

SVRHA PROCESA

Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje usluga prema uvjetima iz ugovora

GLAVNI RIZICI

Odstupanje od naručene kvalitete ili količine usluga

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Narudžbenica, ponude, ugovor za količinu i kvalitetu

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje usluga

Provjera kvantitativnih, kvalitativnih parametara iz narudžbenice, ugovora, ponude

Potpisivanje

Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja radne jedinice čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe

Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa

Arhiviranje dokumentacije

IZLAZ: Zapisnik o izvršenim uslugama

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA

Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti

Vo

dit

elj

o

dje

la/N

aru

čite

lj t

rošk

a

Up

rava

Viš

i re

fere

nt

za

raču

no

vod

stvo

i

fin

anci

je

Zaprimanje usluga O

Provjera matematičkih, kvantitativnih, kvalitativnih i formalnih parametara iz narudžbenice, ugovora, ponude

O

Likvidiranje ulaznog računa od strane voditelja radne jedinice čime se potvrđuje kvantiteta i kvaliteta zaprimljene robe

O

Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa O

Arhiviranje dokumentacije S

Page 27: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 27 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Preuzimanje dokumentacije o izvršenoj usluzi

Usporedba izvršene usluge sa

narudžbenicom

Provjera matematičkih parametara

dokumentacije o izvršenoj usluzi

Provjera formalnih parametara

dokumentacije o izvršenoj usluzi

Kontrola

DA

NE

Likvidiranje ulaznog računa

Odobrenje i ovjera plaćanja

Provjera suštinskih parametara

dokumentacije o izvršenoj usluzi

Prosljeđivanje dokumentacije na rač-fin. postupanje

KRAJ

Preuzima se dokumentacija o izvršenoj usluzi

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Radni nalog, zapisnik o

primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica

Izvršenje usluge se uspoređuje sa narudžbenicom da bi se dobio uvid da li je usluga izvršena u skladu s naručenim

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Provjeravaju se matematički parametri u izvršenoj usluzi

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Provjeravaju se suštinski parametri u izvršenoj usluzi

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Provjeravaju se formalni parametri u izvršenoj usluzi

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Odmah bez odgode

Obavlja se kontrola prema svim provjerama

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Odmah bez odgode

Radni nalog, zapisnik o

primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica

Likvidiranje ulaznog računa kojom se potvrđuje se dokumentacija o izvršenoj usluzi

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Izvješće o obavljenoj usluzi

Odobrenje i ovjera plaćanja ulaznog računa

Uprava

Radni nalog, zapisnik o

primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica

Dokumentacija se prosljeđuje u odjel računovodstva na računovodstveno financijsko postupanje

Viši referent za račun. i financije

Radni nalog, zapisnik o

primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica

Page 28: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 28 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA

VLASNIK PROCESA Administrativni referent

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanja, otpreme i arhiviranja dokumenata

SVRHA PROCESA

Točno i pravovremeno evidentiranje svih zaprimljenih dokumenata te njihova pravodobna obrada i otprema.

GLAVNI RIZICI

Gubitak ili oštećenje dokumenata.

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Zaprimljeni dokumenti

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje i evidentiranje dokumenata

Raspoređivanje i otpremanje dokumenata voditeljima radnih jedinica

Arhiviranje i čuvanje dokumenata

IZLAZ: Arhivirana dokumentacija

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA

Zaposlenici potrebni za odvijanje procesa. Programska i informatička podrška.

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti A

dm

inis

trat

ivn

i

refe

ren

t

Vo

dit

elj

i rad

nih

je

din

ica

Zaprimanje i evidentiranje dokumenata O

Raspoređivanje i otpremanje dokumenata voditeljima radnih jedinica O

Arhiviranje dokumenata S O

Page 29: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 29 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanje dokumenata

Kontrola

Obrada dokumenata

Otpremanje dokumenata

Arhiviranjei čuvanje

KRAJ

DA

NE

Izlučivanje registraturnog gradiva

Zaprimanje i evidentiranje dokumenata

Administrativni referent

Raspoređivanje i otpremanje dokumenata voditeljima odjela

Administrativni referent

Arhiviranje i čuvanje dokumenata

Voditelj odjela/Naručitelj

troška

Page 30: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 30 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-1.3.

Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Voditelj odjela financijsko i računovodstvenih poslova

NAZIV PROCESA

Provođenje postupka javne nabave

CILJ PROCESA Nabava roba, radova i usluga putem javno objavljenog poziva za nadmetanje u cilju ekonomičnog i pravodobnog zadovoljenja stvarnih potreba, provođenja postupka u skladu sa zakonskim odredbama i

učinkovitog korištenja raspoloživih sredstava.

GLAVNI RIZICI

Predmet nabave nije dobro utvrđen

Procijenjena vrijednost nije dobro utvrđena Dokumentacija za provođenje nabave sadrži propuste i nedostatke Nemogućnost realizacije planirane nabave Rizik krive procjene količine

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ:

Zahtjev za nabavu

Financijski plan

Plan nabave

Nabavna dokumentacija ( tehničke specifikacije itd.)

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje zahtjeva za nabavom

Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za tekuću godinu

Osnivanje stručnog povjerenstva

Izrada nabavne dokumentacije (tehničke specifikacije, ponudbeni troškovnici i ostalih uvjeti)

Izrada dokumentacije za nadmetanje

Objava poziva za nadmetanje

Zaprimanje i otvaranje pristiglih ponuda

Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda

Rangiranje ponuda sukladno kriteriju za odabir i uvjetima propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje ponuda

Odabir najpovoljnije ponude/ekonomski najpovoljnije ponude

Slanje obavijesti o odabiru ponude

Pregled prigovora i žalbi

Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem

Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne dokumentacije postupka prikupljanja ponuda

IZLAZ:

Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda

Odluka o odabiru ponude

Ugovor

Realizacija planirane nabave

Praćenje realizacije nabave

Ocjena dobavljača

Page 31: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 31 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA

Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces nabave, programska/informatička podrška

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti V

od

ite

lj

od

jela

/Nar

uči

tel

j tr

ošk

a

Vo

dit

elj

od

jela

fi

nan

cija

i ra

čun

.

Up

rava

Vo

dit

elj

od

jela

o

pći

h p

osl

ova

Ad

min

istr

ativ

ni

refe

ren

t I

Stru

čno

p

ovj

eren

stvo

Pisanje zahtjeva za nabavu O

Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za tekuću godinu

O

Osnivanje stručnog povjerenstva O

Izrada nabavne dokumentacije (tehničke specifikacije, ponudbeni troškovnici i ostalih uvjeti)

O

Priprema i objava poziva za nadmetanje O O

Zaprimanje i otvaranje pristiglih ponuda O

Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda

O

Rangiranje ponuda sukladno kriteriju za odabir i uvjetima propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje ponuda

O

Odabir najpovoljnije ponude O

Slanje obavijesti o odabiru ponude O

Pregled prigovora i žalbi O

Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem

O O

Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne dokumentacije postupka prikupljanja ponuda

O

Page 32: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 32 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Planiranje nabave

Odobrenje zahtjeva za nabavu

Odluka o početku postupka JN

Izrada dokumentacije za

nadmetanje i poziva

Kontrola

A

DA

DA

NE

NE

Zahtjev za nabavu

Slanje poziva i objava javne

nabave

Ispravak objave ili dokumentacije po

zahtjevu nadmetanja

Planirati sredstva za nabavu i financijskom planu. Plan nabave mora se objaviti na internetskim stranicama. Plan nabave i sve njegove izmjene i dopune moraju na internetskim stranicama biti dostupne najmanje do 60 dana od dana prihvaćanja Plana

Direktor i Voditelj odijela

financijsko-računovodstvenih

poslova

U roku 60 dana od

dana donošenja proračuna, odnosno

financijskog plana.

ZJN Čl.20

Sukladno planu nabave zahtjev za nabavu podnosi Voditelj odjela na koji se odnosi nabava

Voditelj ODJELA na koju se odnosi

nabava

Bez odgode ( odmah)

Zahtjev za nabavu odobrava direktor

Direktor

Pripremu i provedbu postupka javne nabave obavljaju ovlašteni predstavnici naručitelja. Donošenje odluke o početku postupka otvorene javne nabave te osnivanje stručnog povjerenstva. Odluku potpisuje direktor.

Direktor Podaci u odluci

Izrada dokumentacije za nadmetanje sukladno zahtjevima za pripremu dokumentacije, ZJN i Uredbe o načinu izrade i postupanju s dokumentacijom za nadmetanje i ponudama.

Voditelj ODJELA na koju se odnosi nabava, Stručno

povjerenstvo

2-4 tjedna

Uredba o načinu izrade i

postupanju s dokumentacijom za nadmetanje i ponudama (NN

10/12) ZJN čl.78

Kontrola dokumentacije za nadmetanje.

Stručno povjerenstvo

Slanje poziva za nadmetanje u EOJN („on line“, poštom, faksom ili na drugi dokaziv način) obrazac 2. Objava poziva u EOJN Pozivaju se svi potencijalni ponuditelji da ako ispunjavaju sve tražene uvjete dostave ponudu do krajnjeg roka za dostavu ponude.

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova, Voditelj

odijela općih poslova Stručno

povjerenstvo

1 tjedan

Obrazac EOJN, Izjava o postojanju

ili nepostojanju sukoba interesa,

Izjava o odgovornoj osobi

naručit. ZJN čl. 23, 31, 55,

56

U slučaju prispijeća pisanih zahtjeva za izmjenom ili ispravkom objave i/ili dokumentacije za nadmetanje, naručitelj po potrebi mijenja ili ispravlja objavu, odnosno dokumentaciju. Naručitelj osigurava dostupnost…

Stručno povjerenstvo

Page 33: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 33 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Javna nabava II Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

A

Ispravak objave ili dokumentacije po

zahtjevu nadmetanja

Preuzimanje dokumentacije i

vođenje evidencije

Dostava i prijem ponuda za

sudjelovanje u nadmetanju

Dokaz o preuzetoj dokumentaciji potencijalnog ponuditelja

Zahtjev za povrat ponude ili izmjena

B

DA

NE

…izmjena ili ispravaka svim gospodarskim subjektima. Rok za dostavu ponude produžuje se ako ispravak/izmjena ima značajan utjecaj na izradu ponuda. O produženju rokova za dostavu ponuda dokazivo se obavještavaju svi gospodarski subjekti.

Stručno povjerenstvo

10-15 dana prije isteka roka dostave ponuda-za izmjenu

dokumentacije u 4-6 dana prije isteka

roka dostave ponuda-za dodatne

informacije zatražene od ponuditelja

Čl.31. ZJN

Naručitelj stavlja na raspolaganje dokumentaciju za nadmetanje gospodarskim subjektima (u papirnatom obliku ili elektroničkom na Internet stranici NN ili naručitelja). Naručitelj vodi evidenciju o gospodarskim subjektima koji su zatražili uvid u dokumentaciju, koji su otkupili dokumentaciju ili izradili preslike dokumentacije za nadmetanje (tajni podaci do otvaranja ponuda)

Stručno povjerenstvo

ZJN Čl.,31, 78.

Naručitelju se predaju ponude do isteka roka za dostavu ponuda. U Upisnik o zaprimanju ponuda upisuju se sve ponude po redoslijedu zaprimanja, a na omotnici ponude bilježi se datum i vrijeme zaprimanja

Stručno povjerenstvo

20/40 dana, ovisno o procijenjenoj

vrijednosti nabave od dana slanja

poziva za nadmetanje

ZJN čl. 62, 87 Uredba

čl.10,11,12,13 14,15,16,17

Putem Elektroničkog oglasnika javne nabave dobivamo na našu mail adresu koju dostavljamo u postupku objave dokaz o preuzetoj dokumentaciji sa nazivom tvrtke koja je preuzela dokumentaciju za nadmetanje, te je iste naručitelj obvezan evidentirati.

Voditelj odijela financijsko-računovod.

poslova

Upisnik o

zaprimanju ponuda

U roku za dostavu ponuda, ponuditelj može potpisanom izjavom izmijeniti svoju ponudu, nadopuniti je ili odustati od ponude. U slučaju odustajanja, ponuditelj zahtijeva povrat svoje neotvorene ponude.

Stručno povjerenstvo

Čl.14. Uredbe

Page 34: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 34 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Javna nabava III Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

B

Javno otvaranje poziva

Vođenje zapisnika o otvaranju ponude

Pregled i ocjena ponuda

Odluka o odabiru ponude

C

PONIŠTENJEODABIR

Javno otvaranje ponuda održava se na naznačenome mjestu i u naznačeno vrijeme od strane najmanje 2 ovlaštena predstavnika naručitelja. Ponude se otvaraju prema redoslijedu zaprimanja iz upisnika o zaprimanju ponuda. Ponude se označavaju rednim brojevima sukladno redoslijedu upisa u Upisnik o zaprimanju ponuda. (Ponuda pristigla nakon roka se ne otvara. Zakašnjela ponuda se vraća gospodarskom subjektu.)

Stručno povjerenstvo

ZJN Čl.89. Uredba o načinu

izrade i postupanja s

dokumentacijo m za

nadmetanje i ponudama čl.18

NN 10/12

Vodi se zapisnik o otvaranju ponuda. Utvrđuje se jesu li ponude potpisane, od koliko se dijelova sastoje, postoje li traženi prilozi. Zapisnik potpisuju ovlašteni predstavnici naručitelja, ovlašteni predstavnici ponuditelja. Preslika zapisnika se uručuje svim nazočnim predstavnicima ponuditelja. Ostalim ponuditeljima se dostavlja na njihov pisani zahtjev. Provjerava se ispravnost ponuda, te se vodi zapisnik u kojem se navode analitički ponude, njihova prihvatljivost, odnosno razlozi isključenja ponuda

Stručno povjerenstvo

Uredba o načinu izrade i

postupanja s dokumentacijo

m za nadmetanje i

ponudama čl.23 NN 10/12 ZJN čl. 89 Zapisnik o otvaranju Ponuda

Postupak pregleda i ocjene ponuda obavljaju stručne osobe naručitelja, te ako je potrebno neovisne stručne osobe, na temelju uvjeta i zahtjeva iz dokumentacije za nadmetanje. Pregled ponuda obuhvaća: usporedbu cijena ponuda, provjera računske ispravnosti ponuda. O pregledu i ocjeni ponuda izrađuje se zapisnik.

Članovi povjerenstva

za ocjenu i odabir

ponuda

Uredba o načinu izrade i

postupanja s dokumentacijom za nadmetanje i

ponudama čl.19,20,21 i 23

NN 10/12 ZJN čl. 32, Zapis o

pregledu i ocjeni ponuda ZJN čl.

90

Nakon pregleda i ocjene ponuda javni naručitelj donosi odluku o odabiru ili odluku o poništenju. Ako su pristigle dvije ili više prihvatljivih ponuda s istom najnižom cijenom kada je kriterij odabira najniža cijena javni naručitelj će odabrati ponudu koja je zaprimljena ranije.

Direktor

Ako rok nije određen u

dokumentaciji za nadmetanje,

onda rok iznosi 30 dana od dana

isteka roka za dostavu ponude

Odluka o odabiru

ZJN Čl. 93, 96. i 97.

Page 35: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 35 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Javna nabava IV Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

C

Izrada odluke o poništenju

nadmetanja

Objava odluke o poništenju javnog

nadmetanja

Poziv za dostavu izvornika traženih

dokumenata

Odabir ponude

D

Razlozi za poništenje postupka javne nabave mogu biti prije isteka roka za dostavu ponuda i nakon isteka roka za dostavu ponuda. Odluku o poništenju s preslikom zapisnika o pregledu i ocjeni ponuda javni naručitelj je obvezan dostaviti svakom ponuditelju.

Stručno povjerenstvo

Bez odgode, na dokaziv

način.

ZJN čl. 100 Odluka o

poništenju

Zapisnik o pregledu i ocjeni

Odluka o poništenju postupka javne nabave naručitelj može objaviti u Elektroničkom oglasniku javne nabave u »Narodnim novinama« i dostavlja ponuditeljima preporučeno

Stručno povjerenstvo

Bez odgode

Odluka o poništenju

postupka ZJN čl. 100,101

Nakon pregleda i ocjene ponuda valjane ponude rangiraju se prema kriteriju za odabir ponude. Nakon rangiranja ponuda, a prije donošenja odluke o odabiru, javni naručitelj obvezan je od najpovoljnijeg ponuditelja s kojim namjerava sklopiti ugovor o javnoj nabavi, zatražiti dostavu izvornika ili ovjerenih preslika svih onih dokumenata (potvrde, isprave, izvodi, ovlaštenja i sl.) koji su bili traženi, a koje izdaju nadležna tijela. Ako ih ranije nije dostavio

Stručno povjerenstvo

ZJN čl. 94, 95

Naručitelj pregledava i ocjenjuje zaprimljene ponude i donosi odluku o odabiru prema kriteriju za odabir ponude koji je određen u pozivu na nadmetanje ili dokumentaciji za nadmetanje. Za odabir je dovoljna jedna prihvatljiva ponuda. O pregledu i ocjeni te o rezultatu pregleda i ocjene ponuda sastavlja se zapisnik o pregledu i ocjeni ponuda. U zapisniku o pregledu i ocjeni ponuda javni naručitelj obvezno navodi analitički prikaz traženih i danih dokaza o sposobnosti, prihvatljivost ponuda te razloge isključenja ponuda. Ako su dvije ili više valjanih ponuda jednako rangirane prema kriteriju za odabir ponude, javni naručitelj odabrat će ponudu koja je zaprimljena ranije

Stručno povjerenstvo

i Direktor

60 dana od dana isteka

roka za dostavu ponude.

ZJN čl. 82, 96 Kriteriji za odabir

ponude

Zapisnik o pregledu i ocjeni

ponuda

Page 36: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 36 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Javna nabava V Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

D

Izrada odluke o odabiru ponude

Dostava odluke

Zahtjev za uvid u ponude

Provođenje uvida ponude

Istek rokamirovanja

Izjava žalbe

E

DA

DA

Dostava žalbe i dokumentacije za

javnu nabavu državnoj komisiji

NE

NE

Izrađuje se odluka o odabiru najpovoljnije ponude. Odluku potpisuje odgovorna osoba naručitelja –Direktor

Stručno povjerenstvo

30 dana od dana isteka roka za

dostavu ponude

ZJN čl. 96, 97, 99

Odluka o odabiru ponude dostavlja se svakom ponuditelju preporučenom poštom s povratnicom ili na drugi dokaziv način, zajedno sa preslikom zapisnika o pregledu i ocjeni ponuda.

Stručno povjerenstvo

ZJN čl. 96

Ponuditelju je dopušten uvid u njegovu ponudu i u izračun cijene iz njegove ponude ako je javni naručitelj ispravljao računske pogreške u ponudi.

Ponuditelj ZJN čl.

102

Nakon dostave odluke o odabiru ili odluke o poništenju do isteka roka za izjavljivanje žalbe , javni naručitelj je obvezan ponuditelju na njegov zahtjev omogućiti uvid u bilo koju ponudu uključujući i naknadno dostavljene dokumente osim u one podatke koji su označeni tajnima

Stručno povjerenstvo

ZJN čl.

102

Javni naručitelj obvezan je primijeniti rok mirovanja.. Početak roka mirovanja računa se od prvoga sljedećeg dana nakon dana dostave odluke o odabiru. Naručitelj ne smije potpisati ugovor o javnoj nabavi prije isteka roka mirovanja

Stručno povjerenstvo

15 dana kod nabave velike

vrijednosti, deset dana kod nabave male vrijednosti od dana dostave odluke o odabiru

ZJN čl. 98

Nezadovoljni ponuditelj može tražiti zaštitu svojih prava pred Državnom komisijom za kontrolu postupaka javne nabave protiv odluke, radnje, propuštanja radnje naručitelja i sl.

Nezadovoljni ponuditelj

Rok kod nabava velike vrijednosti je 10 dana, a kod

nabava male vrijednosti 5 dana.

ZJN čl. 139,

141,145,146

Naručitelj je obvezan odmah, a najkasnije u roku pet dana od dana primitka žalbe dostaviti Državnoj komisiji: 1. žalbu s podatkom i dokazom o načinu i vremenu dostave, 2. odgovor na žalbu s očitovanjem o žalbenom navodu i o žalbenom zahtjevu, 3. dokumentaciju koja se odnosi na postupak javne nabave s popisom priloga

Stručno povjerenstvo

U roku pet dana od dana primitka

žalbe

ZJN čl. 154

Žalba i dokument

acija za javnu

nabavu

Page 37: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 37 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Javna nabava VI Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

E

Objava informacije o zaustavljanju postupka javne

nabave

Postupak pravne zaštite

Pravomoćna odluka pravne zaštite

Potpisivanje ugovora

Obavijest o sklopljenom

ugovoru

F

Pohrana dokumentacije

Dostava jamstva za ispunjavanje

ugovora

Po primitku primjerka žalbe, naručitelj je obvezan bez odgađanja na isti način i na istim internetskim stranicama na kojima je objavljena osnovna dokumentacija za nadmetanje objaviti informaciju da je izjavljena žalba i da se zaustavlja postupak javne nabave.

Stručno povjerenstvo

ZJN čl. 157

Provođenje postupka pravne zaštite do konačne odluke Državne komisije ili Upravnog suda

Direktor

Po pravomoćnosti rješenja za pravnu zaštitu može se nastaviti sa zaključivanjem ugovora ili sa ponavljanjem cjelokupnog postupka ako Državna komisija poništi postupak ili ga vrati u određenu fazu postupka koja se mora ponoviti.

Stručno povjerenstvo

Rješenje ZJN

čl. 164

Jamstvo za uredno izvršenje ugovora dostavlja odabrani natjecatelj, ako je isto bilo traženo u dokumentaciji za nadmetanje

Stručno povjerenstvo

ZJN čl. 76

Naručitelj potpisuje ugovor s odabranim ponuditeljem U ugovoru moraju biti ugovoreni instrumenti osiguranja plaćanja, odredbe o ugovornoj kazni, instrumenti kvalitete izvođenja radova i otklanjanja nedostataka u jamstvenom roku.

Direktor

U roku 15 dana kod nabave

velike vrijednosti

odnosno 10 dana kod

nabave male vrijednosti

ZJN čl. 25

Obavijest o svakom sklopljenom ugovoru u Elektroničkom oglasniku javne nabave »Narodnim novinama«.

Stručno povjerenstvo

48 dana od dana sklapanja

ugovora o javnoj nabavi

Obavijest o sklopljenom ugovoru ZJN

čl. 60 Obrazac 3

Naručitelj je obvezan svu dokumentaciju o svakom postupku javne nabave čuvati najmanje četiri godine od završetka postupka javne nabave. Za čuvanje dokumentacije odgovoran je arhivar

Voditelj financija i

računovodstva ZJN čl. 104

Page 38: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 38 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Javna nabava VII Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

F

Povrat jamstva za ponudu

Izvršenje ugovora o javnoj nabavi

Izvršenje ugovora o javnoj nabavi

Vođenje registra javne nabave

KRAJ

Dostava izvješća o javnoj nabavi

Neposredno nakon završetka postupka javne nabave javni naručitelj će svim natjecateljima ili ponuditeljima vratiti jamstva za urednost ponude natjecateljima čije ponude nisu odabrane, uratke/dokumente za koje je u dokumentaciji za nadmetanje predvidio povrat.

Stručno povjerenstvo

U roku od 30 dana od

konačnosti odluke o odabiru

ZJN čl. 103

Ugovorne strane izvršavaju ugovor o javnoj nabavi u skladu s uvjetima određenima u dokumentaciji za nadmetanje i odabranom ponudom. Stručni savjetnik za poslove javne nabave obvezan je kontrolirati je li izvršenje ugovora o javnoj nabavi u skladu s uvjetima određenima u dokumentaciji za nadmetanje i odabranom ponudom.

Ugovorne strane

Izmjene ugovora o javnoj nabavi za vrijeme njegova trajanja smatraju se novim ugovorom za koji je javni naručitelj obvezan provesti novi postupak javne nabave ako su te izmjene bitne u odnosu na sadržaj osnovnog ugovora i predstavljaju namjeru ugovornih strana da ponovo određuju osnovne elemente toga ugovora.

Stručno povjerenstvo

ZJN čl. 105, 83

Naručitelj je obvezan voditi registar ugovora o javnoj nabavi i okvirnih sporazuma te podatke iz registra ažurirati najmanje svakih šest mjeseci. Naručitelj je obvezan objaviti registar ugovora o javnoj nabavi i okvirnih sporazuma na internetskim stranicama. Za vođenje registra ugovora odgovoran je Stručni savjetnik za poslove javne nabave

Voditelj odijela financijsko-računovod.

poslova

ZJN čl.21

Registar ugovora

Naručitelj je obvezan izraditi izvješće o javnoj nabavi za prethodnu godinu i dostaviti ga Središnjem tijelu državne uprave.

Direktor do 31.

ožujka svake godine

ZJN čl.181

Page 39: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 39 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-1

Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Naručitelj troška

NAZIV PROCESA

Provođenje postupka bagatelne nabave

SVRHA PROCESA Nabava roba, radova i usluga u cilju ekonomičnog i pravodobnog zadovoljenja stvarnih potreba i učinkovitog korištenja raspoloživih sredstva na ekonomičan i transparentan način.

GLAVNI RIZICI

Predmet nabave nije dobro utvrđen Procijenjena vrijednost nije dobro utvrđena Dokumentacija za provođenje nabave sadrži propuste i nedostatke Nemogućnost realizacije planirane nabave Rizik krive procjene količine

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ:

Zahtjev za nabavu

Financijski plan

Plan nabave

Nabavna dokumentacija ( tehničke specifikacije itd.)

AKTIVNOSTI:

Zahtjev za nabavom

Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za tekuću godinu

Izrada nabavne dokumentacije (tehničke specifikacije, ponudbeni troškovnici i ostalih uvjeti)

Slanje poziva na dostavu ponuda na dokaziv način

Zaprimanje ponuda i otvaranje pristiglih ponuda

Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda

Rangiranje ponuda sukladno kriteriju za odabir i uvjetima propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje ponuda

Odabir najpovoljnije ponude

Slanje obavijesti o odabiru ponude

Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem

Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne dokumentacije postupka prikupljanja ponuda

IZLAZ:

Zapisnik o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda

Odluka o odabiru ponude

Realizacija planirane nabave

Praćenje realizacije nabave

Ocjena dobavljača

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces nabave, programska/informatička podrška

Page 40: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 40 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti U

pra

va

Vo

dit

elj

od

jela

/N

aru

čite

lj

tro

ška

Vo

dit

elj

od

ijel

a FI

R

Vo

dit

elj

od

ijel

a o

pći

h

po

slo

va

Stru

čno

p

ovj

eren

stvo

Zahtjev za nabavom O

Provjera zahtjeva s financijskim planom i planom nabave za tekuću godinu

O

Odobrenje zahtjeva za nabavom O

Izrada nabave dokumentacije (tehničke specifikacije, ponudbeni troškovnici i ostali uvjeti)

O

Slanje pozivna na dostavu ponuda na dokaziv način O

Zaprimanje i otvaranje pristiglih ponude O

Sastavljanje zapisnika o otvaranju, pregledu i ocjeni ponuda

O

Rangiranje ponuda sukladno kriteriju za odabir i uvjetima propisanim dokumentacijom/uputama za prikupljanje ponuda

O

Odabir najpovoljnije ponude O S

Slanje obavijesti o odabiru ponude O

Zaključenje ugovora s odabranim ponuditeljem O

Prikupljanje, distribucija i arhiviranje kompletne dokumentacije postupka prikupljanja ponuda

O I

Page 41: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 41 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje

Popratni dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Prikupljanje zahtjeva za nabavu

Kontrola

Određivanje postupka nabave

Kontrola

Zaključivanje ugovora

Pregled dobivene robe i usluge

KRAJ

DA

NE

DA

Zaprimanje ponuda

Provedba postupka nabave

Ispitivanje, ocjenjivanje i

usporedba ponuda

NE

Odobrenje zahtjeva za nabavu od pojedinih organizacijskih jedinica

Direktor

Kontrola točnosti i potpunosti podataka

Odabir odgovarajuće procedure i donošenje odluke o provođenju postupka

Voditelj RJ

Izrada dokumentacije za nadmetanje, osnivanje stručnog povjerenstva, poziv na nadmetanje

Voditelj RJ

Zaprimanje i evidentiranje ponuda Voditelj RJ

Pregled i ocjena ponuda, isključivanje iz nadmetanja nevažećih ponuda, odabir najpovoljnije ponude, obavijest o izboru

Stručno povjerenstvo

Zaključivanje ugovora s dobavljačem

Voditelj odijela općih poslova

Praćenje izvršenja ugovora i ocjena naručenih roba i usluga

Voditelj RJ

Page 42: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 42 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2

Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Referent za računovodstvo II

NAZIV PROCESA

Proces zaprimanja računa, njihove provjere i plaćanja

SVRHA PROCESA

Zaprimljeni računi su formalno ispravni i provjereni te pravodobno plaćeni

GLAVNI RIZICI

Računi su formalno neispravni Prolongirani vremenski rokovi plaćanja računa Obrada računa nije izvršena u utvrđenim rokovima Nemogućnost realizacije računovodstvenih aktivnosti

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Ulazni račun

Financijski plan

Plan nabave

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje računa

Suštinska kontrola računa

Računovodstvena i matematička kontrola računa

Odobrenje računa za plaćanje i evidentiranje

Obrada računa, kontiranje i knjiženje računa

Priprema računa za plaćanje

Plaćanje računa

Pohrana računa

IZLAZ: Zaprimljeni račun zapisan u knjigu ulazne pošte

Zaprimljeni račun zapisan u knjigu ulaznih računa

Plaćeni račun

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces zaprimanja, provjere, knjiženja i plaćanja računa programska/informatička podrška

Page 43: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 43 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti

Ad

min

istr

ativ

ni

refe

ren

t

Re

fere

nt

za

raču

no

vod

stvo

II

Vo

dit

elj

od

ijela

/

Nar

uči

telj

tro

ška

Dir

ekto

r

Vo

dit

elj

od

ijela

fi

nan

cijs

ko-

raču

no

vod

stve

nih

p

osl

ova

Zaprimanje računa O

Suštinska kontrola računa O

Računovodstvena i matematička kontrola računa

O

Odobrenje računa za plaćanje i likvidiranje u knjizi nabave

O O

Obrada računa, kontiranje i knjiženje računa

O O

Priprema računa za plaćanje O S

Plaćanje računa O

Pohrana računa S O

Page 44: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 44 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

Zaprimanje računa s pošte, upis u knjigu pošte, a zatim upis u urudžbenu knjigu, dodjela urudžbenog broja

Administrativni referent

Dnevno Urudžbena

knjiga, knjiga nabave

Provjera postojanja potpisa, žiga ili druge oznake kojom se može potvrditi da je račun odobren za evidentiranje. Zaprimljeni računi sadrže referencu na broj narudžbenice /ugovora na temelju kojeg su roba/usluge/radovi isporučeni. Ukoliko račun nema sve elemente suštinske ispravnosti kontaktira se dobavljača na ispravak. Nakon kontrole likvidira se račun na poziciji plana nabave. Upisuje se vrsta troška te postotak terećenja troška po odjelima

Osoba ovlaštena za odobrenje

računa, odnosno

naručioc troška

3 dana (paziti na valutu plaćanja)

Ugovor/ Narudžbenica

Obrada računa, likvidacija, upis u knjigu ulaznih računa, poreznu knjigu te dodjeljivanje broja ulazne fakture. Izrada virmana za plaćanje. Na zaprimljenim računima navedeni su svi zakonski elementi računa: mjesto izdavanja, broj i nadnevak, ime (naziv), adresu i osobni identifikacijski broj poduzetnika, koji je isporučio dobra ili obavio usluge (prodavatelja), ime (naziv), adresu i osobni identifikacijski broj obveznika kome su isporučena dobra ili obavljene usluge (kupca), količinu i uobičajeni trgovački naziv isporučenih dobara te vrstu i količinu obavljenih usluga, nadnevak isporuke dobara ili obavljenih usluga, iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga, razvrstane po poreznoj stopi, iznos poreza razvrstan po poreznoj stopi i zbrojni iznos naknade i poreza. Računska kontrola ispravnosti iznosa za plaćanje, kontrola priložene dokumentacije (narudžbenica, ugovor, otpremnica, potvrda o izvršenoj usluzi i radu, putne karte, hotelski računi, primke, izdatnice i sl.)

Referent za računovodstvo

II

Unutar mjeseca na koji se odnosi račun unošenje u poreznu knjigu/izrada virmana za plaćanje 3 dana (paziti na valutu plaćanja)

Porezna knjiga

Page 45: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 45 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

U koliko račun ne sadrži sve zakonske elemente računa kontaktira se dobavljač ili se račun vraća na dopunu

Administrativni referent

Dnevno Urudžbena

knjiga, Knjiga nabave

Odobravanje troška, odobravanje računa za plaćanje, ovjerom na računu.

Osoba ovlaštena za odobrenje

računa, odnosno

naručioc troška

3 dana (paziti na valutu plaćanja)

Dokumenti po kojima treba

izvršiti plaćanje

Zaprimanje računa na plaćanje. Potrebno je utvrditi, dali se radi o trošku održavanje, trošku sitnog inventara, investicijskog odrzavanja, kapitalnim investicijama te dati nalog za knjiženja istih. Izvršiti kontiranja specifičnog troška. Pregledati dali postoje dugovanja od strane dobavljača kako bi se mogao izvršiti prijeboj istog. Paziti na valutu plaćanja ukoliko je specifično ugovoreno. Prema roku dospijeća za plaćanje i prema raspoloživim financijskim sredstvima odabiru se računi i ostali zahtjevi za plaćanje

Referent za računovodstvo

II

Unutar mjeseca na koji se odnosi račun unošenje u poreznu knjigu

Porezna knjiga

Page 46: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 46 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

POČETAK

Zaprimanje računa

Provjera računa

DA

Kontaktiranje s dobavljačem ili povrat računa

Predaja u likvidaturu i kompletiranje

Obrada računa

Kontiranje računa

Knjiženje računa

NE

A

Zaprimanje računa na knjiženje. Kontiranje, knjiženje računa na kontima glavne knjige te raspoređivanje troška po radnim jedinicama kako je upisao naručioc troška. Ukoliko se radi o sitnom inventaru upisivanje inventara po karticama djelatnika. Rashodovanje sitnog inventata temeljem računovodstvenih politika Izlistavanje temeljnice i odlaganje računa sa temeljnicom u registrator.

Referent za računovodstvo

II

Unutar mjeseca na

koji se odnosi

račun/izrada virmana za plaćanje 3

dana (paziti na valutu plaćanja)

Porezna knjiga

Page 47: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 47 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Knjiženje računa

Odabir računa za plaćanje

Kontrola

Pisanje naloga

DA

NE

Evidentiranje plaćanja u knjizi ulaznih računa

Odlaganje računa

KRAJ

B

Page 48: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 48 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2

Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Blagajnik/ca

NAZIV PROCESA

Proces blagajničkog poslovanja SVRHA PROCESA

Zaprimljeni računi su formalno ispravni i provjereni te pravodobno plaćeni

GLAVNI RIZICI

Propusti u vođenju blagajničkog dnevnika

Neispravan obračun isplata/uplata Rizik netočnog prikaza stanja blagajne -krađa

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Računi

Uplatnice

Putni nalozi

AKTIVNOSTI:

Vršenje gotovinskih uplata i isplata

Knjiženje uplata i isplata

Vođenje blagajničkog dnevnika

Dnevni obračun blagajne

Izdavanje naloga za knjiženje

Polog gotovine

IZLAZ:

Blagajnički dnevnik

Uplatnice/isplatnice gotovine

Nalog za knjiženje

Potvrde o pologu gotovine

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces blagajničkog poslovanja, programska/informatička podrška

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti B

laga

jnik

/ca

Vršenje gotovinskih uplata i isplata O

Knjiženje uplata i isplata O

Vođenje blagajničkog dnevnika O

Dnevni obračun blagajne O

Izdavanje naloga za knjiženje O

Polog gotovine O

Page 49: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 49 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

POSTUPAK ZAPRIMANJA GOTOVINSKIH UPLATA I POLOG GOTOVINE

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanje nalogaza isplatu

Kontrola

Uplata

Izrada i ispis uplate i naloga knjiženja

Kontrola

Polog gotovine

Zaključavanje blagajničkog

dnevnika

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

DA

NE

NE

Zaprimanje gotovine i pratećih dokumenata od fizičkih ili pravnih osoba.

Blagajnik Povremeno Izlazni računi, Uplatnice, Isplatnice

Skeniranje bar koda sa računa, kontrola točnosti iznosa na dokumentu/ izrada uplatnice po šifri komitenta, izrada uplatnice po kontu (prihoda) u program/ Kontrola unosa podataka.

Blagajnik Odmah po zaprimanju

Kompjuterska tisak uplate na račun/izrada uplatnice i ispis, knjiženje uplate u blagajnički dnevnik i na nalog za knjiženje prometa blagajne.

Blagajnik

Kontrola i brojenje novca. Blagajnik

Uplatnica glavne blagajne, Blagajnički dnevnik, Nalog za knjiženje

Blagajnik potpisuju uplatnicu i zadržava jedan primjerak uplatnice za arhivu (blagajnički dnevnik)/odreska od računa, a jedan primjerak ispostavlja uplatitelju.

Blagajnik Uplatnica glavne

blagajne

Kontrola, izrada specifikacije novca, brojanje novca te pakiranje u posebne vrećice za DNT. Polog gotovine Blagajnik predaje u FINU kao gotovinsku uplatu na žiro račun Društva u DNT.

Blagajnik

Page 50: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 50 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2

Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Viši referent za računovodstvo i financije

NAZIV PROCESA

Proces knjigovodstva

CILJ PROCESA

Pravodobno i točno evidentiranje poslovnih događaja

GLAVNI RIZICI

Propusti u vođenju poslovnih knjiga Nepravovremeno zaprimanje ulaze dokumentacije Nepravovremeno izdavanje izlaznih računa Neispravna pohrana dokumentacije

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Knjigovodstvene isprave

Poslovne knjige

AKTIVNOSTI:

Zaprimanje dokumentacije

Kontiranje poslovnih događaja

Knjiženje u poslovnim knjigama

Usklađivanje knjigovodstvenih stanja

Odlaganje dokumentacije

Knjiženje poslovnih promjena

Provjera knjigovodstvenog stanja

IZLAZ: Knjigovodstvene evidencije s financijskim podacima o

poslovanju Društva

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces knjigovodstva, programska/informatička podrška

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti

Re

fere

nt

za

raču

no

vod

stvo

I

Re

fere

nt

knji

govo

đa

II

Viš

i ref

eren

t za

raču

no

vod

stvo

i fi

nan

cije

Vo

dit

elj

od

jela

fi

nan

cije

raču

no

vod

stvo

i ko

me

rcij

ala

Zaprimanje dokumentacije O O

Kontiranje poslovnih događaja O O O O

Knjiženje u poslovnim knjigama O O

Usklađivanje knjigovodstvenog stanja O O O I

Odlaganje dokumentacije O O

Knjiženje poslovnih promjena O O

Provjera knjigovodstvenog stanja O O O O

Page 51: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 51 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

POSTUPAK KNJIŽENJA IZLAZNIH RAČUNA

Knjiženje IRA Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanje podataka

Kontrola

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

Knjiženje

Kontrola

DA

NE

Usklađivanje stanja

NE

Povlačenje i preuzimanje podataka

Zaprimanje podataka za fakturiranje koje se odvija iz posebnog programa (komunalno). Zaprimanje radnih naloga, Ugovora itd. temeljem čega se vrši fakturiranje iz programa –Robno.

Referent za računovodstvo I

Unutar obračunskog perioda

Elektronički ispis podataka od Vodovoda,

Radni nalog Ugovor

Kontrola potpunosti i točnosti podataka i naziva temeljem Zakona, unutarnjih odluka, Cjenika itd.

Referent za računovodstvo I

Nakon zaprimanja podataka

Povlačenje podataka iz posebnog programa za fakturiranje u posebnu evidenciju za PDV. Poreznu knjigu. Povlačenje podataka iz robnog u Poreznu knjigu

Referent za računovodstvo I

Unutar obračunskog perioda PDV

Preuzimanje podataka iz Komunalnog i Robnog na temeljnicu i knjiženje na konta glavne knjige.

Referent za računovodstvo I

Tjedno

Kontrola preuzetih podataka i listanje temeljnice, odlaganje dokumenta (glavne rekapitulacije za sustav komunalno i arhiviranje računa u elektroničkom obliku)

Referent za računovodstvo I

Knjiženja storna računa Referent za

računovodstvo I

Knjiženje uplata primljenih na žiro račun ili kroz blagajnu

Referent za računovodstvo I i

Referent za računovodstvo II

Tjedno

Usklađivanje stanja potraživanja sa kupcima

Referent za računovodstvo I i

Referent za računovodstvo II

Jednom godišnje po završnom računu i povremeno

Kontrola knjigovodstvene evidencije potraživanja od kupaca i davanje uputa za potrebne ispravke.

Referent za računovodstvo I i

Referent za računovodstvo II

Polugodišnje

Page 52: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 52 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

POSTUPAK KNJIŽENJA ULAZNIH RAČUNA

Knjiženje URA Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanje podataka

Kontrola

Kontiranje

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

Knjiženje

Dokumentacija za otpis

Kontrola

DA

NE

NE

Knjiženje

Ispravak vrijednosti

Zaprimanje podataka –o dugotrajnoj imovini

Referent za računovodstvo II

Dnevno

Kontrola potpunosti podataka prema zakonu i PDV-u.

Referent za računovodstvo II

Dnevno

Kontiranje dokumenata na konta dugotrajne imovine

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Dnevno

Unošenje računa u knjigu OS

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Tijekom 1 mjeseca

Ručno knjiženje Referent za

računovodstvo II Tijekom 1 mjeseca

Kontrola knjigovodstvene evidencije dugotrajne imovine i davanje uputa za potrebne ispravke.

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Pojedinačno tijekom godine kod rashodovanja ili prijenosa, te za sve u 1.mjesecu

Zapisnici o inventuri

Ispis i dostava inventurnih lista povjerenstvima za inventuru. Izrada dokumenata za otpis po zapisnicima o inventuri

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Jednom godišnje i prema nalogu

Nalog za knjiženje

Knjiženje po zapisnicima o inventuri

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Jednom godišnje i prema nalogu

Obračun ispravka vrijednosti DI, i državnih potpora

Referent za računovodstvo II i Referent za računovodstvo I

Jednom godišnje i prema nalogu

Knjiženje ispravka vrijednosti dugotrajne imovine

Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova

Unutar obračunskog perioda

Nalog za knjiženje

Usklađenje knjige OS da Financijskom knjigom

Referent za računovodstvo II

Polugodišnje

Page 53: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 53 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

POSTUPAK KNJIŽENJA KRATKOTRAJNE IMOVINE-SITNOG INVENTARA

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanje podataka

Kontrola

Kontiranje

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

Knjiženje

Upis u evidenciju

Kontrola

DA

NE

NE

Knjiženje

Ispravak vrijednosti

Dokumentacija za otpis

Zaprimanje podataka –o sitnom inventaru

Referent za računovodstvo II

Dnevno

-Račun dobavljača sa izdatnicom na

Odjel -Odluke o rashodu -

Obavijesti o prijenosu

Kontrola potpunosti podataka prema zakonu i PDV-u.

Referent za računovodstvo II

Dnevno

Kontiranje dokumenata sitnog inventara

Referent za računovodstvo II

Tijekom 1.mjeseca

Nalog za knjiženje

Knjiženje po dokumentu sitnog inventara

Referent za računovodstvo II

U roku od tjedan dana od dobivenog naloga

Knjiženje ispravka vrijednosti sitnog inventara

Referent za računovodstvo II

Tijekom 1 mjeseca

Upis u evidenciju sitnog inventara po karticama djelatnika

Referent za računovodstvo II

Tijekom 1.mjeseca

Zapisnici o inventuri

Ispis i dostava inventurnih lista povjerenstvima za inventuru. Izrada dokumenata za otpis po zapisnicima o inventuri

Referent za računovodstvo II

Tijekom 1.mjeseca

Nalog za knjiženje

Knjiženje po zapisnicima o inventuri

Referent za računovodstvo II

Pojedinačno tijekom godine kod rashodovanja ili prijenosa, te za sve u 12.mjesecu

Zapisnici o inventuri

Obračun ispravka vrijednosti DI, i državnih potpora

Referent za računovodstvo II

Jednom godišnje i prema nalogu

Page 54: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 54 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

POSTUPAK KNJIŽENJE OSTALIH POSLOVNIH DOGAĐAJA I IZRADA BILANCE STANJA

Dijagram tijeka Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Zaprimanje podataka

Kontrola

Kontiranje

Kontrola

Usklađivanje stanja konta

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

DA

NE

NE

Knjiženje

Zaprimanje dokumenata s podacima o ulaznih računa, obavijesti o knjiženju, obračun kamata

Referent za računovodstvo II

Dnevno

Račun dobavljača Obavijest o

knjiženju Obračun kamata

Kontrola potpunosti podataka prema zakonu i PDV-u.

Referent za računovodstvo II

Dnevno

Kontiranje ulaznih računa na konta obveza i troškova

Referent za računovodstvo II

Unutar obračunskog razdoblja

Nalog za knjiženje ulaznih

računa

Knjiženje dokumenta. ( po kontima u glavnoj knjizi/provjera, listanje temeljnice/ knjiženje plaćanja prema dobavljačima preko žiro računa

Referent za računovodstvo II

Unutar obračunskog razdoblja

Kontrola knjigovodstvene evidencije ostalih poslovnih događaja i davanje uputa za potrebne ispravke.

Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova

Mjesečno

Usklađivanje stanja konta glavne knjige i analitičkih evidencija.

Referent za računovodstvo II

jednom godišnje i

prema nalogu

Kontrola knjigovodstvene evidencije dugovanja prema dobavljačima i davanje uputa za potrebne ispravke.

Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova

Page 55: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 55 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2

Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Voditelj odijela financijsko-računovodstvenih poslova

NAZIV PROCESA

Proces sastavljanja godišnjeg obračuna

SVRHA PROCESA Uspješno obaviti godišnji obračun kako bi se utvrdilo poslovanje tijekom godine.

GLAVNI RIZICI

Propusti u vođenju poslovnih knjiga

Neusklađena stanja po kontima Neusklađena stanja porezne knjige i glavne knjige Pogreške pri obračunu amortizacije, državnih potpora, doprinosa, poreza na dobit Neispravna inventura, netočan prikaz stanja -krađa Donos krivog salda u sljedeću godinu

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ:

Izvod otvorenih stavki

Popis inventurnih komisija, odluka o prihvaćanju rezultata inventura

Knjigovodstvene isprave

Poslovne knjige

AKTIVNOSTI:

Knjiženje poslovnih promjena potrebnih za zatvaranje poslovne godine (tečajne razlike, kamate, glavnice kredita)

Provjera knjigovodstvenog stanja

Obračun zateznih kamata

Otpisi potraživanja

Izrada godišnjeg popisa inventure

Knjiženje viškova i manjkova

Rashodovanje dugotrajne imovine (materijalne nematerijalne) , izrada temeljnica

Usklađenje dugotrajne imovine

Obračun državnih potpora, izrada temeljnica

Zatvaranje klase troškova i prihoda

Obračun doprinosa (hrvatske šume, turistička zajednica, spomenička renta), uplata akontacija

Konačni obračun PDV-a

Obračun poreza na dobit

Izrada GFI-pod

Izrada najniže cijene vodnih usluga

Izrada izvješća po HSFI i Zakona o računovodstvu

IZLAZ:

Bilanca, RDG, NT, Promjene kapitala, GFI-pod, obračuni doprinosa

Revizorsko izvješće

Odluka o prihvaćanju financijskih izvješća

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces godišnjeg obračuna, programska/informatička podrška

Page 56: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 56 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti

Re

fere

nt

za

raču

no

vod

stvo

I

Re

fere

nt

za

raču

no

vod

stvo

II

Viš

i ref

eren

t za

fin

anci

je i

raču

no

vod

stvo

Vo

dit

elj

od

ijela

fi

nan

cijs

ko-

raču

no

vod

stve

ni

h p

osl

va

Knjiženje poslovnih promjena-zatvaranje posl.godine

O O I I

Provjera knjigovodstvenog stanja O O S I

Obračun zateznih kamata O O

Otpisi potraživanja S S O

Izrada godišnjeg popisa-inventura O

Knjiženje viškova i manjkova S O

Rashodovanje dugotrajne imovine, izrada temeljnica

O

Usklađenje dugotrajne imovine O

Rashodovanje sitnog inventara S O

Usklađenje sitnog inventara O

Obračun državnih potpora, izrada temeljnica O

Zatvaranje klase prihoda i rashoda O O

Obračun doprinosa (HGK, TZ, Spomenička renta, Hr.šume)

O

Konačni obračun PDV-a O O O

Obračun porez na dobit O S

GFI-POD O

Analiza najniže cijene vodne usluge O

Izrada godišnjih izvješća prema ZOR i HSFI O

Page 57: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 57 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Usklađivanje anal. evidencije i gl. knjige

Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Knjiženje

Kontrola

Obračun kamata

KRAJ

DA

NE

Otpis potraživanja

Izrada godišnjeg popisa

Zatvaranje prihoda i rashoda

Obrada doprinosa

Knjiženje

Obrada dugotrajne imovine

Obrada sitnog inventara

Obrada PDV-a

Obrada poreza na dobit

Obrada GFI POD

Analiza cijene vode

Izrada god. izvješća

Knjiženje poslovnih promjena zatvaranje posl. godine

Referent za računovodstvo I/Referent

za računovodstvo II

Provjeravaju se podatci u razdoblju usklađenja sa glavnom knjigom

Referent za računovodstvo I/Referent

za računovodstvo II

Obračun zateznih kamata Referent za

računovodstvo I /Voditelj odijela FIR

Otpisi potraživanja Voditelj odijela FIR

Izrada godišnjeg popisa-inventura Viši referent za FIR

Knjiženje viškova-manjkova Viši referent za FIR

Rashodovanje dugotrajne imovine, izrada temeljnice

Voditelj odijela FIR

Usklađenje dugotrajne imovine Voditelj odijela FIR

Rashodovanje sitnog inventara Viši referent za FIR

Usklađenje sitnog inventara Referent za

računovodstvo II

Obračun državnih potpora, izrada temeljnica

Voditelj odijela FIR

Zatvaranje klase prihoda i rashoda Referent za

računovodstvo I/Referent za računovodstvo II

Obračun doprinosa (HGK; TZ; Spomenička renta, HR. šume)

Viši referent za FIR

Konačni obračun PDV-a

Referent za računovodstvo I/Referent za računovodstvo II/ Viši

referent za FIR

Obračun poreza na dobit Viši referent za FIR

Izrada GFI –POD Viši referent za FIR

Analiza najniže cijene vodne usluge Voditelj odijela FIR

Izrada godišnjih izvješća prema ZOR i HSFI

Voditelj odijela FIR

Izrada godišnjeg popisa

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2

Page 58: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 58 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Viši referent za financije i računovodstvo

NAZIV PROCESA

Proces usklađivanja analitičke evidencije i glavne knjige

CILJ PROCESA

Pravovremeno obavljeno usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige

GLAVNI RIZICI

Propusti u vođenju poslovnih knjiga

Nepravovremeno zaprimanje ulaze dokumentacije Neispravna pohrana dokumentacije

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Knjigovodstveni podaci

Poslovne knjige

AKTIVNOSTI:

Provjera podataka o kupcima

Provjera analitičke evidencije dugotrajne imovine

Provjera evidencije blagajne

Provjera evidencije sitnog inventara

Provjera evidencije potraživanja

Provjera stanja glavne knjige

Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige

IZLAZ: Izvještaj o obavljenom usklađivanju

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA

Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige

programska/informatička podrška TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti

Re

fere

nt

raču

no

vođ

a I

Re

fere

nt

raču

no

vođ

a II

Viš

i ref

eren

t za

FI

R

Vo

dit

elj

od

jela

za

FIR

Provjera podataka o kupcima O O

Provjera analitičke evidencije dugotrajne imovine

O

Provjera evidencije blagajne O

Provjera evidencije sitnog inventara O

Provjera evidencije potraživanja O O

Provjera stanja glavne knjige O

Usklađivanje analitičke evidencije i glavne knjige

O O O O

Opis aktivnosti Izvršenje

Page 59: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 59 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Usklađivanje anal. evidencije i gl. knjige

Odgovornost Rok Popratni

dokumenti

POČETAK

Prikupljanje podataka o pojedinim kupcima/

dobavljačima

Kontrola

Pregled analitičke evidencije dugotrajne

imovine

Pregled analitičke evidencije blagajne

DA

DA

NE

Pregled analitičke evidencije sitnog

inventara

Pregled analitičke evidencije potraživanja

Kontrola

Provjera stanja glavne knjige

Usklađivanje stanja glavne knjige

Kontrola

KRAJ

DA

DA

NE

NE

Provjeravaju se podatci o pojedinim kupcima (prikaz otvorenih stavki, dugovno i potražno stanje na računima kupaca).

Referent računovođa I

/Referent računovođa II

Jednom mjesečno

Provjeravaju se podatci u razdoblju usklađenja sa glavnom knjigom

Referent računovođa I

/Referent računovođa II

Jednom mjesečno

Glavna knjiga, pomoćne

knjige

Pregledava se analitička evidencija dugotrajne imovine

Voditelj odijela FIR Jednom mjesečno

Analitičke evidencije

Pregledava se analitička evidencija blagajne

Referent računovođa II

Jednom mjesečno

Analitičke evidencije

Pregledava se analitička evidencija sitnog inventara

Referent računovođa II

Jednom mjesečno

Analitičke evidencije

Pregledava se analitička evidencija potraživanja

Referent računovođa I

/Referent računovođa II

Jednom mjesečno

Analitičke evidencije

Provjerava se stanje u glavnoj knjizi

Viši referent za FIR Jednom mjesečno

Analitičke evidencije ,

Glavna knjiga

Vrši se usklađivanje stanja glavne knjige sa analitičkim evidencijama usporedbom stanja

Voditelj odijela FIR Jednom

mjesečno

Kontrolira se usklađivanje Viši referent za FIR Jednom

mjesečno

KORISNIK KNJIGA / MAPA PROCESA ŠIFRA PROCESA 02-2

Page 60: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 60 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Verzija 1.1.

VLASNIK PROCESA Voditelj odjela financijsko računovodstvenih poslova

NAZIV PROCESA

Proces knjigovodstveni postupci pri izradi financijskih izvješća

SVRHA PROCESA

Ispravni financijski izvještaji – ispravno iskazane vrijednosti imovine, obveza, rashoda i izdataka, prihoda i primitaka, te uredno izvršavanje proračuna. Ispravno utvrđen rezultat poslovanja u obračunskom razdoblju.

GLAVNI RIZICI

Propusti u vođenju poslovnih knjiga

Greške u knjiženjima

Neispravna pohrana dokumentacije

KRATKI OPIS PROCESA

ULAZ: Knjigovodstveni podaci

Poslovne knjige

Zakon

AKTIVNOSTI:

Izrada probne bilance

Provođenje završnih knjiženja

Izrada konačne bilance

Preuzimanje obrazaca za financijske izvještaje

Izrada bilance poreza na dobit

Izrada financijskih izvještaja

Usvajanje izvještaja

Dostava financijskih izvještaja

IZLAZ: Financijski izvještaji

Godišnje izvješće o stanju i poslovanju društva

Bilješke uz financijske izvještaje

RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA

Osigurana financijska sredstva, radnici uključeni u proces knjigovodstvenih postupaka pri izradi financijskih izvještaja programska/informatička podrška

Page 61: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 61 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

TABLICA ODGOVORNOSTI

Uključene osobe

Ključne Aktivnosti

Re

fere

nt

raču

no

vođ

a I

Re

fere

nt

raču

no

vođ

a II

Vo

dit

elj

od

ijela

fin

anci

jsko

-ra

čun

ovo

dst

ven

ih

po

slo

va

Nad

zorn

i od

bo

r i

Sku

pšt

ina

Up

rava

Izrada probne bilance O

Provođenje završnih ispravaka i knjiženja O O O

Izrada konačne bilance O

Preuzimanje i popunjavanje obrazaca za financijske izvještaje

O

Izrada bilance poreza na dobit O

Izrada financijskih izvještaja

Usvajanje izvještaja O O

Dostava financijskih izvještaja

Page 62: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 62 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Postupci pri izradi financijs. izvješća Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

POČETAK

Provjerapodataka

Izrada probne bilance

A

DA

NE

Kontrola

Provođenje završnih knjiženja

DA

NE

Zatvaranje prometa

Prije izrade financijskih izvještaja provode se postupci provjere prometa odnosno stanja osnovnih računa, i to kako slijedi: -da li su pravilno otvorena početna stanja -da li su proknjiženi svi knjigovodstveni dokumenti koji se odnose na poslovne događaje obračunskog razdoblja za koje je potrebno sačiniti financijski izvještaj -odgovaraju li knjigovodstvena stanja na računima novčanih sredstava odgovarajućim izvodima-provjeriti da li su usklađene kartice prometno značajnijih kupaca i dobavljača -odgovaraju li podaci o stanju danih i/ili primljenih zajmova s izvodima primatelja i/ili davatelja zajma - da li se istovrsni poslovni događaji knjiže na ujednačen način odnosno na istim osnovnim računima - da li stanje u pomoćnim evidencijama odgovara stanju iskazanom u poslovnim knjigama

Referent računovodstva

I/Referent računovodstva

II/Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Prije izrade

izvješća

Saldo liste kupaca,

dobavljača, imovine,

financijske kartice izvod žiro računa

Sačiniti probnu bilancu koja u pravilu može ukazati na grube greške.

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Prije izrade

izvješća

Fin.kartice računa rashoda i prihoda i Bilanca stanja

Kontrolira se probna bilanca

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Provođenje završnih knjiženja

Referent za računovodstvo I/Referent za

računovodstvo II

Prije izrade

izvješća

Zatvoriti promete na osnovnim računima poslovanja. Prijenos na novu godinu. Izvršiti prijenose na račune obračuna prihoda i rashoda

Referent za računovodstvo I/Referent za

računovodstvo II

Prije izrade

izvješća

Page 63: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 63 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Postupci pri izradi financijs. izvješća

Opis aktivnosti Izvršenje Popratni

dokumenti Odgovornost Rok

Kontrola

KRAJ

DA

Izrada bilance

B

Izrada izvješća

Usvajanje izvješća

Usvajanje izvješća

Sačiniti konačnu bilancu s utvrđenim ISPRAVNIM rezultatom poslovanja, odnosno ispravno utvrđenim viškom /manjkom prihoda, a u cilju izrade financijskih izvještaja.

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Uz izradu izviješća

Kontrolira se konačna bilanca.

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Provodi se popunjavanje obrazaca i pisanje bilješki.

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Usvajanje izvješća Nadzorni odbor i

Skupština/ Direktor

Dostava izvješća Vlasniku, Poreznoj i FINA

Voditelj odijela financijsko-

računovodstvenih poslova

Page 64: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI

Strana: 64 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

POPIS RIZIKA

a. Definicije

Naziv Opis

Rizik Mogućnost nastanka događaja koji mogu nepovoljno utjecati na ostvarenje ciljeva

Upravljanje rizicima

Cjelokupan proces utvrđivanja, procjenjivanja i praćenja rizika, te poduzimanja potrebnih radni,a u svrhu smanjenja rizika

Vrednovanje rizika

a. razina utjecaja – predstavlja utjecaj koji bi neki nepovoljni događaj

imao po organizaciju u slučaju ostvarivanja takvog događaja. Taj

utjecaj može biti nekakva šteta ili izgubljena prilika. Obzirom da je

utjecaj potrebno kvantificirati predviđena je dodjela ocjene u rasponu

od 1 do 3 na način da je 1 nizak utjecaju a 3 visok utjecaj

b. vjerojatnost pojavljivanja – pokazuje koliko je vjerojatno da će se neki

neželjeni događaj zaista dogoditi. Vjerojatnost događaja treba

procijeniti za svaku utvrđeni rizik te je predviđena dodjela ocjene u

rasponu od 1 do 3 na način da je 1 niska vjerojatnost pojavljivanja a 3

visoka razina pojavljivanja

Raspon procjene

Raspon ukupnog rizika

procesa

Rizik

procesa Otklanjanje rizika

0-9 NIZAK korektivna

10-19 UMJEREN preventivna

20-27 VISOK direktivna

Otklanjanje rizika

a. direktivna kontrola (oblikovane su u svrhu poticanja radnji i događaja

potrebnih za ostvarenje ciljeva. npr. jasna definicija ciljeva, pravilnika,

procesa )

b. preventivna kontrola (oblikovane su u svrhu sprječavanja javljanja

nepravilnosti, pogrešaka i nedostataka. radi se naime o proaktivnim

mehanizmima koji djeluju u trenutku odvijanja neke aktivnosti.

Troškovno su najpovoljniji jer provode pervenciju i smanjenje nastupa

određenih rizika. npr. ovlaštenja )

c. korektivna kontrola (oblikovane su na način da ispravljaju okolnosti

nepoželjnih događaja koji su se ostvarili. planiraju postupanje u

nepredviđenim okolnostima predstavljajući sredstvo kojom organizacije

planiraju trajnost svog poslovanja nakon događaja na koje nisu mogli

utjecati)

Page 65: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI Strana: 65 / 67

Izdanje: 01/2015.

b. Popis rizika

Proces Prepoznati rizik procesa ili područja

djelovanja

V R E D N O V A NJ E R I Z I K A

Razina utjecaja

Vjerojatnost pojavljivanja

Ukupno Najviši

rizik procesa

Relativan rizik

procesa

Ukupan rizik

procesa Otklanjanje

Odgovorna osoba

1 2 (1*2) 4 5 6 7 8

IZVR

ŠAV

AN

JE

Proces naplate i prisilne naplate komunalnih i ostalih

usluga

Nemogućnost naplate 3 2 6

6 3,67 11 preventivna kontrola vlasnik procesa Nepravovremeno reagiranje na potraživanja 3 1 3

Neadekvatni instumenti naplate 2 1 2

Proces plaćanja računa

Nepravovremeno podmirene obveze 1 1 1

6 3,33 10 preventivna kontrola vlasnik procesa Nedostatak sredstava 3 1 3

Dugotrajna dostava računa unutar organizacije

3 2 6

Proces isplate sredstva udrugama građana

Nenamjenski utrošak doniranih sredstava 1 1 1

1 1,00 3 korektivna kontrola vlasnik procesa Nedovoljna sredstva za isplatu 1 1 1

Nedostavljanje izvješća o utrošku sredstava 1 1 1

Proces zaprimanje roba

Odstupanje od naručene kvalitete ili količine robe

2 1 2

3 2,00 6 korektivna kontrola vlasnik procesa Odstupanje od dogovorenog roka 3 1 3

Komunikacija s dostavljačima 1 1 1

Proces zaprimanje radova

Odstupanje od naručene kvalitete ili količine radova

2 1 2

3 2,33 7 korektivna kontrola vlasnik procesa Odstupanje od dogovorenog roka 3 1 3

Komunikacija s izvođačima radova 2 1 2

Proces tehničkog pregleda

Nepravodobno i nekvalitetno izvedeni radova 3 2 6

6 4,00 12 preventivna kontrola vlasnik procesa Nastanak većih kvarova 3 1 3

Nesukladno sa specifikacijama radova iz ugovora

3 1 3

Proces zaprimanje usluga

Odstupanje od naručene kvalitete ili količine usluga

3 1 3

6 3,33 10 preventivna kontrola vlasnik procesa Odstupanje od dogovorenog roka 3 2 6

Komunikacija s dobavljačima 1 1 1

Gubitak ili oštećenje dokumenata 3 1 3 3 1,50 6 korektivna kontrola vlasnik procesa

Page 66: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI Strana: 66 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka

Proces zaprimanja, otpreme i arhiviranja dokumenata

Neadekvatno arhiviranje 2 1 2

Neadekvatno provođenje procesa zaprimanja 1 1 1

JAV

NA

NA

BA

VA

Provođenje postupka javne nabave

Predmet nabave nije dobro utvrđen 3 1 3

3 2,67 8 korektivna kontrola vlasnik procesa Dokumentacija za provođenje nabave sadrži propuste i nedostatke

3 1 3

Rizik krive procjene količine 2 1 2

Provođenje postupka bagatelne nabave

Predmet nabave nije dobro utvrđen 3 1 3

3 2,67 8 korektivna kontrola vlasnik procesa Dokumentacija za provođenje nabave sadrži propuste i nedostatke

3 1 3

Rizik jednog ponuđača 2 1 2

RA

ČU

NO

VO

DSTV

O

Proces blagajničkog poslovanja

Propusti u vođenju blagajničkog dnevnika 2 1 2

9 7,00 14 preventivna kontrola vlasnik procesa Neispravan obračun isplata/uplata 3 1 3

Rizik netočnog prikaza stanja blagajne -krađa 3 3 9

Proces knjigovodstva

Propusti u vođenju poslovnih knjiga 3 1 3

9 4,33 13 preventivna kontrola vlasnik procesa Nepravovremeno zaprimanje ulazne dokumentacije

3 3 9

Neispravna pohrana dokumentacije 1 1 1

Proces zaprimanja računa, njihove provjere i plaćanja

Računi su formalno neispravni 2 2 4

6 3,50 14 preventivna kontrola vlasnik procesa Obrada računa nije izvršena u utvrđenim rokovima

3 2 6

Nemogućnost realizacije računovodstvenih aktivnosti

2 2 4

Proces sastavljanja godišnjeg obračuna

Propusti u vođenju poslovnih knjiga 3 1 3

3 3,00 9 korektivna kontrola vlasnik procesa Neispravan obračun inventura 3 1 3

Rizik netočnog prikaza stanja -krađa 3 1 3

Proces usklađivanja analitičke evidencije i glavne knjige

Propusti u vođenju poslovnih knjiga 3 1 3

3 1,50 6 korektivna kontrola vlasnik procesa Nepravovremeno zaprimanje ulaze dokumentacije

2 1 2

Neispravna pohrana dokumentacije 1 1 1

Proces knjigovodstveni postupci pri izradi financijskih

izvješća

Propusti u vođenju poslovnih knjiga 3 1 3

3 1,50 6 korektivna kontrola vlasnik procesa Greške u knjiženjima 2 1 2

Neispravna pohrana dokumentacije 1 1 1

Page 67: PRAVILNIK · Poslovanje trgovačkog društva MURVICA d.o.o. naročito je vezano uz upravljanje i razvoj sustava javne odvodnje otpadnih voda i održavanje sustava oborinske odvodnje

PRAVILNIK O FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU I KONTROLI Strana: 67 / 67

Izdanje: 01/2015.

2014 Izradio Consultor d.o.o. Rijeka