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Preparación tecnicas RITA para el examen certificación PMI
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Esta edición está dedicada a Rita Mulcahy.
Su visión logró que RMC sea la compañía que es hoy. Ella tuvo una profunda
influencia en muchas personas: sus lectores, sus estudiantes y, en particular, sus
empleados. Todos podemos aplicar lo que aprendimos de ella e incorporar su
pasión para mejorar nuestras organizaciones, nuestras comunidades y nuestro
mundo mediante una dirección de proyectos efectiva.
Las siguientes personos realizaron contribuciones ifilralorables a este libro:
Jefe de redacción
Mary Lofsness
Editor de producción
Whitney Thulin
Grítico de la traducción en portugués
Roberto Pons, PMPDirector ejecutivo , Projectlab
Río de Janeiro, Brasil
Crítico de la traducción en español
Isis De la Rosa de Gneco, PMB CPIMDirector general y fundador, KIP Professional Development
Santo Domingo, República Dominicana
Colaboradores/Críticos de conten ido
Roberto Pons, PMPIsis De la Rosa de Gneco, PMB CPIM
leffrey S. Nielsen, PMB PgMB PMI-RMPSonja Almlie, PMP
Barbara A. Carkenord, CBAB MBA, PMP
Margo Kirwin, PMP
Roger Kent, PMP
fean McKay, PMB PMI-RMP
Colaboradores ad¡cionales
Tim MulcahyEric Rudolf
v@ 2011 RMC publicaüons, Inc o 952.846.4484 0 [email protected] o wunil.ffllGProiect'com
lntroducción
Historia de este libro
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Gapítulo 1 Tricks of the Trade@ Técnicas de Estudio para este Examen
¿Por qué Presentar el Examen PMP?
Quiénes Califican para Presentar el Examen
¿Estás Listo para el Examen PMP?
Cómo Inscribirse para el Examen
Cómo Utilizar este LibroOtros Materiales para Estudiar para el Examen PMP
¿Cómo es el Examen PMP?
Cómo Estudiar para el Examen PMP
Tu Plan de Estudio Paso a Paso
Temas Recurrentes-PMl-ismos que Necesitas Conocer Para el Examen PMP
Gapítulo 2 Marco de Referenc¡a para la Dirección de ProyectosExamen de Práctica
Capítulo 3 Procesos de Dirección de ProyectosEl Diagrama del Proceso de Rita
El |uego del Proceso de Rita
Examen de Práctica
Gapítulo 4 Gestión de la IntegraciónEl Diagrama del Proceso de Rita-Gestión de la Integración
Acta de Constitución del Proyecto-Proyecto Pequeño
Acta de Constitución del Proyecto-Proyecto Grande
Examen de Práctica
Gapítulo 5 Gestión del AlcanceEl Diagrama del Proceso de Rita-Gestión del Alcance
Examen de Práctica
Gapítulo 6 GestiÓn del TiempoEl Diagrama del Proceso de Rita-Gestión del Tiempo
Examen de Práctica
Gapítulo 7 Gestión de los CostosEl Diagrama del Proceso de Rita-Gestión de los Costos
Examen de Práctica
Capítulo I GestiÓn de la CalidadEl Diagrama del Proceso de Rita-Gestión de la Calidad
Examen de Práctica
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o 2011 RMG publications, Inc o 952.846.4484 . [email protected] . www.rmcproject.com vll
Gapífulo 9 Gesüón de los Recursos HumanosEl Diagrama del Proceso de Rita-Gestión de los Recursos HumanosExamen de Práctica
GapÍh¡lo 10 Gestión de las ComunicacionesEl Diagrama del Proceso de Rita-Gestión de las comunicacionesExamen de Práctica
Gapíülo 11 Gestión de los RiesgosEl Diagrama del Proceso de Rita-Gestión de los RiesgosExamen de Práctica
GapÍh¡lo 12 Gestión de lasAdquisicionesEl Diagrama del Proceso de Rita-Gestión de las AdquisicionesExamen de Práctica
GapÍh¡lo 13 Responsabilidad Profesional y SocialEl Diagrama del Proceso de Rita-Responsabilidad profesional y SocialExamen de Práctica
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Gapfhtlo 14 El Examen PMP:Trucos paraAprobar el Examen la PrimeraVezUniéndolo TodoFórmulas que Debes Saber para el ExamenAntes de Realizar el ExamenTrucos para PresentaryAprobar el Examen pMpErrores y Peligros Comunes de la Dirección de proyectos
Notas
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vill O 2011 RMC Publicaüom, Inc o gg!.ffi.fi9{ o info@rmcproject com . www.rmcproject com
primero, quiero aprovechar esta oportunidad para agradecerte por leer este libro. Para la mayoría de las Personas'
abrir un libro no tiene la misma importancia colosal que para el autor o el editor. Nos damos cuenta que al leer este
libro estás dando un voto de confianza e inürtiendo tu tiempo e intelecto; Por eso, nosotros en RMC Publications nos
sentimos profundamente honrados.
Esta es la primera edición del libro que se publicará desde el fallecimiento de Rita Mulcahy. Faltarían palabras para
describir a Rita como un ícono en laindustria de la dirección de proyectos. En el pasado,la llamaban gurú. Otros la
llamaban diva. Rita tenía una pasión por la dirección de proyectos, no sólo como una forma de hacer el trabajo de
manera más rápida, mejor y más ..onó-i.a, sino también como una forma de ayudar a las personas. Esta pasión se
incorporó en tódos susirabajos pero,lo más importante es que se refleja en este libro, ya que fue su primer libro.
Casi todo el contenido del libro sigue siendo suyo, pero como ocurre con cualquier edición nueva' le hemos agregado
material nuevo. Lo más importante que tienes que saber acercade Rita es que, además de ser la mejor instructora en
dirección de proyectos del mundo, también era una de las mejores directoras de proyectos.
Mucho antes de que le diagnosticaran cáncer a Rita, ella se dio cuenta de que en RMC Project Management y en este
libro, estaba creando una institución que deseaba que continuara después de su vida. Hizo lo que cualquier buen
director de proyectos haría. Rita realizó un análisis de riesgos y luego estableció Procesos para mitigar esos riesgos. Lo
que verás en esta Séptima Edición es la culminación de dichos Procesos.
Rita nunca escribió estos libros en el vacío. Bueno, talvezen la Primera Edición. Esa se escribió en nuestra oficina en
una época en la que Rita era la única empleada de RMC Project Management. Rita dijo que escribió el libro en una
semana. No es cierto. yo estuve allí. Elaboró el primer borrador en una semana, pero el producto ñnal llevó mucho
más tiempo que eso.
Al comenzar con la Cuarta Eüción, Rita comenz,o abuscar aportes de su creciente personal de editores e
instructores de dirección de proyectos. Comenzó con comentarios y edición de líneas, pero pronto el alcance de sus
contribuciones creció. Estas personas no sólo trabajaron para Rita, sino que también la tuvieron como mentora' Rita
les enseñaba a los instructores cómo capacitar. Ellos conócían sus métodos y su estilo. Nuestros editores aprendieron
a escuchar lavozde Rita en su trabajo y podían ver las áreas, que no eran muchas' que ella no dominaba'
cuando la sexta Edición iba en marcha, Rita decidió que era tiempo de pasar las riendas a otros Para que conünuaran con
su trabajo. El rol principal de Rita en la Sexta Edición fue revisar y realizar comentarios. No me malinterpretes; ella escribió
gr* purt. del contenido, pero no realizó la parte más dura en la creación de ese libro. De eso se ocupó Laurie Diethelm'
Laurie ha estado con RMC desde el año 2005. Comenzó como editora de producción y fue ascendiendo en la
compañía hasta el día de hoy, que es la Directora de Desarrollo de Productos para RMC. En el trayecto obtuvo sus
certificaciones CApM y pMp. Ahora es responsable de mantener la lista actual de productos de RMC y de gestionar
la creación de productos nuevos, desde los cursos electrónicos de RMC hasta nuestro software PM FASTrack'y todo
1o demás, incluyendo este libro.
Lo más importante que debes saber acerca de Laurie es que Rita la eligió para continuar con el legado del libro de
preparaciin para el E*o*rrpMp'. Laurie fue la que mejor pudo captar lavozde Rita y, lo que es más importante' su
intención detrás de su escritura.
A medida que leas este libro, te resultará difícil identificar dónde termina el contenido creado por Rita y dónde
comienza el de Laurie.
Esperamos que disfrutes del tibro. Lo que es más importante, esperamos que obtengas conocimientos útiles sobre
dirección de proyectos, además de tu certificación PMP. Después de todo, Por eso estamos aquí, ¿verdad?
¡Adelante!
Tim MulcahyPresidente y CEO
RMC Project Management y RMC Publications
ix@ 2011 RMC publications, lnc r 952.846.4484 . [email protected] . www.rmcproject'com
La primera edición dela Preparación para el Examen PMP' de Rita Mulcahy se publicó en el año 1999' y en
ese momento era el primer y único recurso integral dedicado a la preparación para el examen PMP.
Como directora de proyectos a finales de la década de 1990, así como también una de las primeras en el
mundo en obtener el certificado PMB Rita se sentía frustrada por la falta de calidad de los materiales de
preparación para PMP disponibles para ella y sus colegas. Entonces, combinando su conocimiento de
ipiendizaie aceterado .orrio amptia experiencia en dirección de proyectos, Rita escribió el primer borrador
ie erepaiación para el Examen PMP'.n *.rot de una semana. Desde entonces,la popularidad del libro
ha crecido inmensamente a través de siete ediciones totalmente exitosas, y en Ia actualidad el libro es Por
mucho la guía de preparación para el examen PMP más vendida en el mundo. A finales del año 2010,
había cientos de milei de copias en circulación por el mundo en tres idiomas diferentes, y muchas más
traducciones por venir.
En septiembre del año 2005, a Rita se le diagnosticó cáncer de mama inflamatorio (IBC) fase 4, unos días
antes de sus presentaciones orales consecutivas en el Congreso Mundial de PMI en Toronto, Ontario. A
pesar de qoe le dieron sólo unos meses de vida, Rita pasó los siguientes cinco años luchando en privado
contra su enfermedad con un régimen continuo de tratamientos holísticos y occidentales.Durante ese
tiempo ella continuó trabajandolsiendo autora de otros cinco exitosos libros, incluyendo Risk Management,
Tricü of the Trade'for project Managers, el cual ganó el premio del PMI por mejor producto de desarrollo
profesiánal del ano, y pM'Crash CourserM for IT Professionals,publicado junto con el líder de la lista Fortune
i00, Cir.o Systems. iita continuó también impartiendo clases y discursos de apertura en todo el mundo
y pasó -o.ho tiempo haciendo crecer ro tt.go.io, viendo a RMC expandir su capacitación y distribucíón
d. prodo.tos a casisg regiones del mundo. óurante los cinco años siguientes a su diagnóstico, Rita trabajó
intensamente para.orru.rti, a RMC en una de las organízaciones de capacitación de más rápido crecimiento
en la industria.
Desafortunadamente, Rita falleció el 15 de mayo de 2010. Ho¡ RMC continúa su misión con la Séptima
Edición del libro de preparación para el Examen PMP',y con una línea cadavez más grande de otros cursos
y productos relacionadós corr la áirección de proyectos que promueven su visión de mejorar el mundo
a través de una dirección de proyectos efectiva. Disponible en inglés, portugués de Brasil y español, la
preparación para el Examen-p¡rtp'y sus productos ielacionados son utilizados como herramientas únicas de
estudio por cientos de miles de director"r d. proyectos en el mundo, y en cientos de clases presenciales de
pr.p"r..ión en universidades, compañías de capacitación, y pequeñas y grandes emPresas'
xl@ 2011 RMC publications, Inc o 952.846.4484 0 [email protected] . unrwrmcproiect'com
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ACtUaliZaCiOneS gfatUitaS La compra de este libro incluye acceso a actualizaciones con respecto alexamen PMB además de trucos adicionales, consejos e información para prepararte para el examen. Accedea esta información en wuw.rmcproject.com/extras. Ten el libro contigo cuando entres al sitio Web.
Necesitam0s que nos ayudes a detener la violación de los derechos de Autor comoel editor del libro de preparación para el examen PMP más vendido en el mercado, RMC es también,desafortunadamente, el más copiado de forma ilegal. Es cierto que muchas personas utilizan nuestrosmateriales de forma legal y con nuestro permiso para impartir la preparación para el examen pMp. Sinembargo, devez en cuando, nos enteramos de que otros copian las preguntas de nuestro examen, Tricks ofthe Trade', y otros contenidos de manera ilegal y los utilizan para su propio beneficio económico.
Si reconoces cualquier contenido que sea propiedad de RMC que se esté utilizando en otros materialeso cursos de preparación para el examen PMR por favor notifícanos a [email protected] deinmediato. Haremos la investigación correspondiente. También contáctanos a la direición de correoelectrónico anterior Para que te aclaremos cómo utilizar nuestros materiales en tu clase o en tu grupo deestudio sin violar las leyes.
COntáCtanOS Nos agrada escuchar tu opinión. ¿Deseas que se amplíe algún tema en particular de estelibro? ¿Hay algo en lo que nos hayamos enfocado con demasiado detalle, o ulgo que no huyu-o, cubierto yque piensas deberíamos incluir? Nos agradaría escucharte. Envíanos un correo electrónico [email protected].
"Tricks of the Trade" y "PM FASTiaclC'son marcas registradas de RMC project Management,Inc.
'PMP'I "PMBOK'I "CAPM", *OPM3" y "PMI" son marcas del Project Management Institute, Inc. RMC project
Management ha sido reüsado y aprobado como un proveedor de capacitacián en dirección de proyectos por elProject Management Institute (PMI). Como un Proveedor de Educ".ión Registrado (R.E.p.) a" pVfl, RMC projectManagement, un afiliado de RMC Publications,Inc., ha acordado cumplir cón los criterios de aseguramiento decalidad establecidos por el pMI.
@ 2011 RMC Publications, Inc o g52.846.4484 . [email protected] o wwwrmcproject.com
*''',y'i8Tricks of the Trade@ Técnicas deEstudio para Este Examen
-prepararse para presentar el examen PMP es un viaje. Si lo permites, éste puede ayudarte a crecer como
p.riott" y "
d.r"trollar tus habilidades. Al prepararte para el examen, tienes la oportunidad de convertirte en
un -e¡oi director de proyectos y no sólo de aprobar un ex¿rmen. Esta oportunidad para aprender es una de las
principales razones para obtener tu certificación PMP.
para aprobar el examen PMB no puedes simplemente incorporar gran cantidad de información a tu cerebro
y memorizarlaeltiempo suficiente durante el período de evaluación de cuatro horas. En cambio, tienes que
llevar tu conocimiento al siguiente nivel. Necesitas comprender realmente el proceso de dirección de proyectos
y el valor que ese proceso le puede aportar a tu trabajo diario en los proyectos. El examen PMP es un examen
internacional disenado para avalar tu conocimiento y experiencia en aplicar el arte y la ciencia de la dirección
de proyectos. Este examen se centra en situaciones que podrías encontrar en el mundo real y no sólo te pide
t p.tit datos ya aprendidos. Obtener la certificación PMP es una forma de sobresalir.
Además de la oportunidad de mejorar tus habilidades y a ti mismo, puede haber incentivos financieros Para
aprobar el examen. Una encuesta sobre salarios realizada por el Project Management Institute (PMI') indicó
q.r.,.rr los Estados Unidos y algunos otros países,los directores de proyectos que cuentan con la certificación
pft¿p ganan al menos un 10 por ciento más que aquellos que no la tienen. RMC ha tenido estudiantes que
recibiéron un bono de US $15.000 MÁS un aumento al salario del 15 por ciento al aprobar el examen. Otros
comentan que obtuvieron un empleo, sobre 200 solicitudes, gracias a que contaban con la certificación PMP.
Bajo el clima económico en que üvimos, tener la certificación PMP puede ser la razónpor la que obtengas
un empleo, te mantengas en tu empleo actual, o bien, te promuevan. Estos son buenos incentivos para que
finalmente te decidas a presentar el examen.
para presentar este exarnen, debes reunir los requisitos establecidos por el PMI. En la siguiente tabla se
describen los requisitos actuales.
Recuerda, ¡el que califiques para presentar el examen no significa que serás capaz de aprobarlo! Debes conocer
sobre dirección de proyectos y contar con experiencia en su aplicación. Si no cumples con los requisitos
descritos en la tabla anterior, considera tomar el examen CAPM'del PMI. Puedes encontrar los requisitos Para
el examen CAPM en http://www.pmi.org. Actualmente,los examinados deben documentar 1.500 horas de
experienci ao23horas de educación en dirección de proyectos para ser elegibles para el examen.
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TítuloUniversitario
Certificadode EducaciónMediaSuperior
@ 2011 RMC publications, Inc o 952.846.4484 . [email protected] . www.rmcproject.com
-' Tricks of the Trade'Técnicas de Estudio para Este Examen cAprTULouNo
En la experiencia de RMC, el50 por ciento de las personas que reprueban el examen se debe a que no hantenido una caPacitación en dirección de proyectos donde se use la terminología del PMI. Este es un factorimportante de considerar para determinar si estás listo para realizar el examen. Comprender el enfoque para ladirección de proyectos del PMI, no es tan simple como leer la Guía del PMBOK'.Esta guía te ayuda u -.¡or.,tu conocimiento' Pero no te enseña la dirección de proyectos. Si bien este libro de preparación para el examente explicará el proceso de dirección de proyectos y te ayudará a entenderlo desde la perspectiva-del pMI,si encuentras que muchos de los conceptos y términos son nuevos para ti, probablem.ti. rr...ritas mayorcapacitación sobre dirección de proyectos antes de continuar con el estudio.
Otro gran porcentaje de las personas que reprueban el examen no tienen experiencia en el mundo real. Alo mejor administran una mesa de ayuda o proyectos pequeños, o quizás ni siquiera han trabajado comodirectores de proyectos. Este examen está diseñado para identificar a aquellos que no han tenido capacitaciónen dirección de proyectos y a quienes no tienen experiencia. Este examen no es para un principiante endirección de proyectos ni para uno que desea convertirse en director de proyectós. Las pieguntas estiinredactadas desde la perspectiva para la dirección de proyectos grand.r; por io q.r., entre -7. .*p.riencia hayastenido trabajando en proyectos grandes, mejor estarás preparado p*u.i examen.
Los siguientes son ejemplos de proyectos grandes:
escritorio y las actualizaciones de programas asociados)
Entonces, ¿en qué nivel de conocimiento de dirección de proyectos te encuentras? Revisa la siguiente lista.En tu rutina diaria, ¿experimentas dos o más de los siguientes problemas en los proyectos? De ser así, tebeneficiarías si aprendieses más acerca de la dirección de proyectos antes de realizar el examen.
Ahora piensa en tu experiencia en dirección de proyectos, en especial tu experiencia trabajando enproyectos grandes. Revisa la siguiente lista de conceptos en el examen. ¿Comprendes los siguientesconceptos y los aplicas actualmente en tus proyectos del mundo real?
2 @ 2011 RMC Publications,Inc o g52.846.4484 o [email protected] r www.rmcpoject.com
cAptTULouNo TrickS of the Trade'TécnicaS de.EStudiO para Este Examen
-
responsabilidad el proYecto
Recuerda que en proyectos grandes el director de proyectos no tiene tiempo para equivocarse en las actividades
de la direciiótr d"ptoyectos. El proyecto se puede salir fácilmente de control si el director de proyectos invierte
demasiado tiempoen esfuerzos como resolver problemas en lugar de prevenirlos, o en convertirse en niñera de
su gente en lugai de asegurarse de que ellos sepan lo que tienen que hacer antes de que inicie el proyecto. Para
el examen, necesitas coÁprender lo que un director de proyectos de un proyecto grande debe hacer.
$ino,S. ,{0,no,
reatizas) muchos rle
los püntos de estatista, te sugerirnostomai nuestro
curso PMTricks ofthe Tnadedde tres
días, gue se ofrece
tanto en formatoprcsencial como en
linea y en vivo. Esfe
curso b ayudará a
resolver Hegunhsiü.¡acionales en el
o!*men,y,adeftÉste,rlará más de [4,
mihd de,las horas,de
conhcto regueridaspara pressnhr el
examen PMP.Visih
www.rmcproject.com
o ltama al {952} S46-4484 para obtener
más infonnacist.
para presentar este exarnen debes enviar una solicitud al PMI. Las solicitudes se pueden enviar por correo
postai o en línea. De ser posible hazlo en línea, ya que el tiempo de respuesta por parte del PMI es más rápido
puru lu, solicitudes electronicas. Recibirás un aviso autoriz¿indote a concertar una cita para presentar el
."u-..r. No obstante, se podríarealizar una auditoría a tu solicitud antes de aprobarla. Toma en cuenta que
una auditoría retrasará la autorizacíónPara que presentes el examen.
por lo general el examen se realiza en una computadora ubicada en un centro de exámenes autorizado;
sin emúargo, dependiendo del país en el que te encuentres, esta situación podría ser diferente. Tu aviso de
autorización te dará instrucciones específicas. El PMI está trabajando de manera rápida para ofrecer exámenes
computarizados alrededor del mundo y en varios idiomas.
¡UNA VEZ QUE RECIBAS TU AVISO DE AUTORIZACIÓN, DEBES APROBAR EL EXAMEN DURANTE
EL TRANSCURSO DE UN ANO! En algunos casos,los centros de exámenes quizás no tengan espacios
disponibles por varias semanas.
Asegúrate de Tener el Material Actualizado para el Examen Antes de que comiences a
utilizar este libro, debes asegurarte de que sea la edición correcta. Los productos de RMC se actualizan Para
brindarte la información más reciente disponible y tienen en cuenta los últimos cambios del examen. Las
ediciones anteriores de este libro son obsoletas y no deberían usarse para PrePararte para el examen. Para
confirmar que estés usando la edición correcta, entra a www.rmcproject.com.
CómO EStá QfganizadO ESte LibfO cada capítulo está organizado de la misma forma: una
introducción del.-upítolo, una lista de temas de Examen Rápido (por orden de importancia), Diagrama
del proceso de Rita, material de revisión y un examen de práctica. Todas las páginas de referencia de este
libro provienen de Ia Guía del pMBOK", Cuarta Edición,a menos que se indique lo contrario. El Libro
de preparación para eI Examen PMP" puede usarse solo, aunque también está diseñado para ser parte de
3@ 2011 RMC publications, Inc o 952.846.4484 . [email protected] . www.rmcproject'com
- l¡igls of the Trade" Técnicas de Estudio para Este Examen cAprTULouNo
un sistema de preparación para el examen en conjunto con el software de simulación para eI examenPMFASTiack" y las fichas de estudio Hot Topics Flashcards de RMC.
Introducción dg Cada CapÍtulo La introducción del capítulo ofrece un panorama general del mismo einformación clave para comprender el material abarcado en el mismo.
Examen Rápido (Quicktest) La hsta al inicio de cada capítulo indica los temas que se tratan en cada unode ellos y nuestra impresión en cuanto a su orden de importancia. Usa esta lista cuando termines cada capítulopara probar tu conocimiento sobre el contenido del mismo y para repasar los puntos de mayor importancia.
Diagfama del PfOCeSO de Rita Creado para la primera edición de este libro en 199g, este d.iagrama se haampliado en gran medida para ayudarte a entender el proceso de dirección de proyectos. El diagrama es untruco clave para aprobar el examen estudiando menos. Este diagrama lo podrás encontrar por primera vez enel capítulo 3, Procesos de Dirección de Proyectos. Usa el diagrama que se repite al inicio de cada uno de loscapítulos subsiguientes para saber cómo las diferentes áreas de conocimiento se relacionan con los esfuerzosinvolucrados en el proceso de dirección de proyectos.
Material de Revisión y Ejercicios Este libro contiene un extenso material de revisión y muchos ejercicios.Estos materiales se han desarrollado con base en la teoría del aprendizaje acelerado yla comprensión de temasdifíciles en el examen. Asegúrate de resolver los ejercicios en lugar de ir directo a las r.rpu.riur. No te salteslos ejercicios, aún cuando no puedas ver el valor que estos representan. Los ejercicios y ias actividades son losbeneficios clave de este libro. Te ayudarán a aprobar el examen.
Las respuestas las podrás encontrar inmediatamente después de cada ejercicio. Aunque algunos lectores deseenque las respuestas se muestren en páginas posteriores, descubrimos que es más efectivo ubicarlas justo despuésde los ejercicios. Si no quieres ver las respuestas, he aquí un truco: ten a la mano un pedazo de papel blancoparar cubrir las respuestas hasta que hayas terminado cada ejercicio y estés listo para revisarlo.
En el material de revisión también se incluyen algunos trucos que te ayudarrin a aprobar el examenllamados Tricks of the Tiade' (técnicas y experiencias de dirección de proyectos),-marca registrada deRMC. Los trucos están señalados con esta imagen y te ayudarán a tener una perspectiva más profunda
sobre lo que necesitas saber acerca de la dirección de proyectos. Muchos de los Tricks of the Trade" descritos opromovidos Por primera Yez en este libro se han convertido en una norma de la industria.
Nuestro método de ayuda para Prepararte para el examen NO se centra en la memorización de rutina.La escasa información que deberás memorizar está señalada con esta imagen de un "dedo paramemorizar".
Examgn dg PfáCtiCa El examen de práctica al final de cada capítulo te permite hacer una revisión delmaterial y probar tu comprensión. En las siguientes páginas, encontrarás una hoja de puntuación para utilizarconforme realizas los exámenes de práctica. Saca una copia por cada examen de práctica.
N0TA: No puedes simplemente practicar respondiendo a las preguntas para prepararte para este examen. Laspreguntas de este libro y las del PM FASTrack" te ayudarán a evaluar tu conocimiento y a familia rizartecon lostipos de preguntas que se incluyen en el examen. Asegúrate de enfocar tus esfuerzos de estudio en la lectura deeste libro, la resolución de los ejercicios y la revisión de las actividades; y cubre las brechas en tu conocimientosobre la dirección de proyectos.
NOtaS A lo largo de este libro, verás referencias de notas con superíndice cuando se presentan por primeravez muchos términos de dirección de proyectos. Estas notas proveen el origen históriá de los términos o losconceptos y se explican al final del libro. Esta información NO se evalúa enel examen. Simplemente se proveepara tu interés y referencia, si deseas leer las notas. Para algunas personas, comprender el desarrollo de una idealos ayuda a recordarla mejor. Para otros, esa información es una distracción. Si estas notas te distraen, NO sigasleyéndolas. En su lugar, enfoca tus esfuerzos de estudio en la parte principal de este libro.
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4 @ 2011 RMC Publications, Inc o g52.846.4484 . [email protected] . www.rmcproject.com
cAptTULouNo TrickS of the Traden TéCnicaS de EStudiO para Esb Examen
-HOia de PUntUaCión Utiliza esta hoja de puntuación para poner a prueba tu comprensión. Saca una copia
po, cadu examen de práctica de los capítulos. (Nota: Si utilizas el sistema completo de Preparacion para el
E**.n PMP de RMC, consulta las instrucciones para el plan de estudio en la página 13).
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I PrimeraVez
SegundaVez
¿Cómo puedo mejorar mi examen la próxima vez?
6 @ 2011 RMC Publications, Inc o g52.846.M84 o [email protected] o www.rmcproject com
cApnulouNo Tricks of the Trade" Técnicas de Estudio para Este Examen
-puedes usar este libro como herramienta única de preparación, o puedes usarlo en combinación con los siguientes
productos para una experiencia completa en la preparación del examen. No te arriesgues a estudiar de más o a
confundirte utilizando otros libros de preparación u otros productos además de los siguientes recursos.
Rita Mulcohy'sru PM FASTraclP Software de Simulación para el
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respuesta "correcta". Después de este libro, PM FASTrack'es el producto más importante
para aprobar el examen. El software te permite crear los exámenes de muestra por Area de Conocimiento,
Grupo de Procesos, Palabra Clave, Simulación PMP e incluso, Simulación Super PMP. Tiambién te ahorra
mucho tiempo con su capacidad de reporte y calificación, generando de manera automática tu caliñcación
y guardando el registro de los exámenes. Todas las preguntas tienen referencia cruzadacon este libro o con
la-Guía del PMBOK', haciendo más sencillo que puedas regresar a estudiar las áreas débiles. ¡Los usuarios
comentan que estas preguntas son más difíciles que las del examen real!
Rita MulG?hy'sru Hot Topics Flashcards(|MPRESAS 0 AUDI0 CD), PoR RITA MULCAHY
¿Estás buscando una manera de prepararte para el examen PMP que se ajuste a tu ocupada
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definiciones relacionadas con el examen PMP más importantes y difíciles de recordar,
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Guía del PMB0\P, Cuarta EdiciónLa Guía del pMBOK', Cuarta Edición (2008), es el estándar internacional para la dirección de proyectos del
Project Management Institute (PMI).
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Es importante que tengas en mente tres aspectos básicos con respecto a este examen. Primero, ¡EL EXAMEN
PMP No ES UNA PRUEBA SOBRE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAGUíA dCI PMBOK'1,
Segundo, no puedes basarte sólo en tu experiencia del mundo real. Tercero, ¡es crítico que la capacitación
prófesional para la dirección de proyectos PMP se ajuste alaGuía del PMBOK'! Mas no permitas que ninguna
irganización te engañe haciéndote creer que necesitas semanas de instrucción o un certificado de maestría en
dirección de proyectos para poder presentar el examen.
El examen pMp incluye 200 preguntas de opción multiple con cuatro opciones de respuesta para cada
pregunta. El examen debe ser completado en cuatro horas. Veinticinco de las 200 preguntas son preguntastptéü"r
a su liberación', esto significa que no contarán para la puntuación de tu examen. Estas preguntas
.rt"r,ín colocadas aleatoriamente a lo largo del examen. No podrás identificar cuál es curíl. PMI las usará
7@ 2011 RMC Publications, Inc o 952.846.4484 o [email protected] . www.rmcproject.com
Tricks of the Trade" Técnicas de Estudio para Este Examer cnptrulg uNg
para validarlas e incluirlas a futuro en su base de datos maestra. Tü puntuación se calculará en base a tusrespuestas de las 175 preguntas restantes. La puntuación requerida para aprobar el examen ha sido del6l%aproximadamente (106 de 175 preguntas respondidas correctamente).
Las preguntas se generan de manera aleatoria desde una base de datos que contiene cientos de ellas. Laspreguntas pueden saltar de un tema a otro, así como abarcar varios conceptos en una sola. Por cada respuestacorrecta recibirrís un punto. Las respuestas incorrectas no son penalizadas.
En la siguiente tabla se desglosa, por cada grupo del proceso, el porcentaje de preguntas con puntuación queacfualmente üene en el examen:
Ocasionalmente PMI realiza cambios sobre asPectos del examen, estos incluyen: requisitos deelegibilidad, Proceso de aplicación, puntuación requerida para aprobar y daglose de preguntasen cada grupo de procao. Visita www.pmi.orgpara obtener Ia información áctuaiitoao yIee cuidadosamente tu aviso de autorización. Cualquier diferencía entre Io aquí cítaao y bcomunicado por PMI deberá resolverse afavor de la íón de PMI.
El siguiente diagrama muestra los temas que se evaluarán en el examen y su grado de complejidad. paramuchas Personas' las áreas más diffciles son los procesos de la dirección de proyectos, gestió4 de lasadquisiciones, gestión de los riesgos ygestión de la integración.
El siguiente diagrama muestra el nivel de complejidad de los grupos de los procesos. Muchas personasencuentran que los más difíciles son los de dar seguimiento y control, iniciación y ejecución de proyectos.Asegurate de estudiarlos cuidadosamente.
I
Procesos de dirección de
Gestión de las adquisiciones
Gestión de los riesgos
Gestión de la inteeración
Gestión de los costos
Marco de referencia para la dirección deproyectos
Gestión de los recursos humanos
Gestión de las comunicaciones
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cAptTulo uNo Tricks of the Trade" Técnicas de Esildio para Este Examen
-
Ten en cuenta lo siguiente para el examen:
que una prueba de memoria. Debes saber cómo aplicar la información contenida en este libro y ser
i^p^rde analizar situaciones que involucran esta información. No esperes que todas las preguntas del
examen sean directas ni con una definición exacta.
en el mundo real. La mayoría de las preguntas son situacionales (ejemplo: "¿Qué harías en esta situación?").
Para aquellos que no han utilizado herramientas de dirección de proyectos en el mundo real o cuyos
esfuerzos por aplicar la dirección de proyectos incluyen errores comunes, estas preguntas pueden ser
extremadamente difíciles. Para poder aprobar el examen necesitas haber vivido este tipo de situaciones.
sucede con las preguntas del diagrama de red.
preguntas donde se requiere que MEMORICES las entradas o salidas de la Guía del PMBOIf.(Hablaremos de ellas en capítulos posteriores).
utilizando fórmulas.
el examen se usa normalmente el término completo "estructura de desglose del trabajo" en lugar de
'EDT'), pero tú debes conocer tanto el acrónimo como el término completo.
del examen PMP y el tiempo restante lo utilizan para revisar sus respuestas.
Las preguntas del examen son principalmente situacionales, muchas son ambiguas y muyverbosas' y algunas
inclusolarecen tener dos respuestas correctas. Llega preparado para el siguiente tipo de preguntas de modo
que no pierdas tiempo ni te tomen por sorpresa a la hora de tomar el examen.
1. preguntas situacionales Estas preguntas demuestran por qué es importante tener experiencia en
dirección de proyectos para aprobar el examen. Estas preguntas requieren que integres tu experiencia
en el mundo real y tu conocimiento de los conceptos del examen.
pregunta Recibes un aviso de que un artículo importante que estás comprando para un proyecto'
llegará retrasado. áQué es lo MEJOR que puede hacerse?
A. Ignóralo; ya Pasará.B. Notificar a tu jefe.
C. Avisar al cliente y hablar sobre las opciones.
D. Reunirte con el equipo para identificar alternativas.
Respuesta D
I
Más Dificil
iI
+
Menos Difícil
Dar seguimiento y control del proyecto
Iniciación del proyecto
Planificación del proyecto
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Tricks of the Trade'Técnicas de Estudio para Este Examen cAprTULouNo
2. Preguntas con dos o más respuestas correctas Una de las mayores quejas por parte de losexaminados es sobre las preguntas que parecen tener dos, tres, o incluso cuatro respuestas correctas.Muchas preguntas darán una lista de varias opciones donde todas podrían razonablemente llevarsea cabo, y que probablemente serán elegidas por los directores de proyectos con menor experiencia omenos calificados.
A medida que vayas pasando por las preguntas y revisando las respuestas en este libro (o en eI PMFASTrack' para los usuarios del sistema de Preparación para el Examen PMP), busca las preguntasdonde creas que puede haber más de una respuesta correcta y trata de averiguar por qué piensas que esasí. Hemos incluido, intencionalmente, dichas preguntas en nuestros productos para exponerte al tipode preguntas que verás en el examen y hemos proporcionado explicaciones para ayudarte a entenderpor qué tu respuesta correcta puede no ser la mejor opción.
Revisemos nuevamente la pregunta situacional anterior. ¿No podríamos efectivamente llevar a cabotodas las opciones? Ciertamente la respuesta correcta es D, pero ¿no es también correcto avisarle alcliente? Sí, pero no es lo primero que se debe hacer. Esencialmente esta pregunta en realidad estádiciendo: 'iQ.ré es lo MEfoR que se debe hacer A CONTINUACIóN?"
3. Preguntas con información irrelevante Es muy importante notar que no toda la informaciónincluida en una pregunta es relevante. Por ejemplo, en la siguiente pregunta,las cifras son irrelevantes.
Pregunta La experiencia muestra que cadavezque duplicas la producción de puertas,los costosunitarios disminuyen un l0 por ciento. Sobre esta base, la compañía determina que la producción de3.000 puertas costará $21.000. Este caso ilustra:
A. Ciclo de aprendizaje.B. Ley de retornos decrecientes.C. Regla del80/20.D. Estimación paramétrica de costos.
Respuesta D
Algunas preguntas serán de mayor tamaño que el ejemplo anterior, posiblemente con una longitudde varios párrafos. Pero nuevamente, puede que no necesites toda la información para contestar lapregunta. Por ejemplo, imagina que cambiamos la pregunta anterior para hacerla verbosa. Podríaquedar así:
"Tu compañía es una importante fábrica de puertas y ha recibido numerosos premios de calidad.Como jefe del departamento de manufactura tienes 230 personas a tu cargo, trabajando en23proyectos diferentes. La experiencia muestra que cada vez que duplicas la producción de puertas,los costos unitarios disminuyen un l0 por ciento. Sobre esta base,la compañía determina que laproducción de 3.000 puertas costará $21.000. Este caso ilustra..."
¿Te das cuenta cómo los datos adicionales no le agregan ningún valor a la pregunta? Esta informaciónsirve para distraerte. En el examen, quizás encuentres párrafos completos de datos que no se necesitanPara resPonder la pregunta. El truco es analizar cada pregunta para determinar: 'iQué está pidiendoesta pregunta?", en lugar de perderte en toda la información que se te dio. No te molestes silaspreguntas largas y verbosas se te dificultan. Sólo márcalas y regresa a ellas después. Si sabes lo que teesPera, te sentirás tranquilo y no perderás la confianza cuando veas estas preguntas.
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cAprTULouNo Tricks of the Trade'Técnicas de Estudio para Este Examen
-4. Preguntas que utiüzan términos inventados Muchas personas que presentan el examen esperan
que todos los términos usados como opciones signifiquen algo. ¡Pues no es así! En el examen con
frecuencia vas a encontrar términos inventados. Quizás quien escribió las preguntas necesitaba otra
opción, o tal vez,los términos inventados se usan para engañar a los examinados. Si crees estar bienpreparado y encuentras dentro del examen un término que no conoces, hay probabilidades de que no
sea la respuesta correcta. Por ejemplo:
Pregunta La definición continua de un proyecto a medida que el equipo dispone de más informaciónse conoce como:A. Verificación del alcance.
B. Planificación estratégica.
C. Elaboración gradual.
D. Elaboración cuantitativa.
Respuesta C
En esta pregunta, "elaboración cuantitativa" en la opción D no es un término de dirección de proyectos
real.
5. Preguntas donde la comprensión es importante Veamos la siguiente pregunta:
Pregunta El proceso de descomposición de entregables en componentes más pequeños, más
manejables se completa cuando:
A. Se ha establecido la justificación del proyecto.
B. Se han producido solicitudes de cambio.
C. Las estimaciones de costos pueden desarrollarse para cada elemento de trabajo.
D. Cada elemento de trabaio se encuentra en el diccionario de la estructura de desglose del trabajo
(EDT).
Respuesta C
Para poder responder esta pregunta, debes entender los términos, así como el concepto de
descomposición y el valor que tiene esta técnica en el proceso de dirección de proyectos. ¡Memorizarno es suficiente!
6. preguntas con un enfoque nuevo sobre temas conocidos Habrá muchos casos donde entenderás el
tema, pero nunca has pensado en él como lo describe la pregunta. Por ejemplo:
preguntaEn una organización matricial, es MÁS probable que la difusión de la información sea
efectiva cuando:
A. La información fluye tanto horizontal como verticalmente.
B. Los flujos de la comunicación se mantienen simples.
C. Hay una lógica inherente en el tipo de matriz elegida.
D. Los directores de proyectos y gerentes funcionales socializan.
Respuesta A
Muchas personas saben lo que es una organización matricial pero no se han tomado el tiempo Para
considerar cómo este tipo de estructura organizacional afecta las direcciones en las que se comparte la
información.
11@ 2011 RMC publications, Inc ¡ 952.846.4484 r [email protected] o www.rrncProject.com
- f¡isls of the Trade" Técnicas de Estudio para Este Examen cAprruLouNo
7. Preguntas con más de un elemento en cada opción Veamos el siguiente ejemplo:
Pregunta El vendedor en el proyecto ha presentado una notificación formal al director de proyectosdiciendo que las actividades del comprador han dañado al vendedor. El vendedor reclama que la lentitudde respuesta del comprador para enviarle las aprobaciones ha retrasado el proyecto, y ha causado gastosinesperados al vendedor. Las PRIMERAS cosas que el director de proyectos debe hacer son:
A. Recopilar todos los datos relevantes, enviarlos al abogado de la empresa y consultar al abogadosobre acciones legales.
B. Revisar en el contrato los términos específicos acordados con relación a esta polémica, ver si hayuna respuesta clara ¡ de ser necesario, consultar un abogado.
C. Revisar los requisitos en el enunciado del trabajo, enviar una respuesta de recibo de reclamación yreunirse para resolver la polémica, de ser posible, sin recurrir a la acción legal.
D. Reunirse con el equipo para revisar por qué se han retrasado las aceptaciones, hacer una lista de lasrazones específicas y corregir esas razones.
Respuesta B
Estas preguntas pueden parecer difíciles hasta que aplicas este pequeño truco: usa el proceso deeliminación de un elemento alavez. Revisa el primer elemento enlistado en cada opción y eliminalas opciones donde este primer elemento resulta inverosímil. Analiza después el segundo elemento decada opción restante y elimina cualquiera de las opciones inverosímiles. Continúa haciendo lo mismohasta que te quedes con una sola opción.
Ten cuidado; a veces los elementos en cada opción muestran un flujo o un proceso. Observa elsiguiente ejemplo:
Pregunta Cuando diriges un proyecto, ¿cuál de los siguientes es el MEIOR orden para abordar losproblemas que surgen?
A. Ir con el equipo, ir a la alta gerencia, ir con los gerentes funcionales de los recursos.B. Ir con los gerentes de los recursos, ir a la alta gerencia, ir con el cliente.C. Manejarlo tú mismo, ir con el cliente, ir a la alta gerencia.D. Resolver los problemas con los recursos que tú controlas, ir con el gerente de los recursos, ir con el
cliente.
Respuesta D
En este caso, tendrás que analizar cada opción de manera independiente para determinar si el procesolistado es correcto.
8. Preguntas excesivamente verbosas En lugar de decir "el proyecto está retrasado", el examen puedeutilizar fraseo verboso, como "La holgura del proyecto era cero y recientemente ha pasado a sir 2negativol En lugar de decir, "El equipo no está informando apropiadamente", el examen podría decir,"El equipo ha perdido el enfoque en el plan de gestión de las comunicaciones". El primer paso paracontestar muchas preguntas es determinar lo que la pregunta te está pidiendo, y después traduiir elfraseo verboso. Si no eres hablante nativo de inglés, esto se puede convertir en un gran problema, peroaún para los anglohablantes sigue siendo difícil. Sólo tómate tu tiempo, y practi." i.y.rrdo pr.g,rrri.,verbosas antes de presentar el examen.
Revisa el capítulo 14 de este libro para mayor información sobre el examen y paraayuda adicional enla asimilación de la información proporcionada en este libro.
12 @ 2011 RMC Publications, Inc o 952.846.4484 ¡ [email protected] . www.rmcpCIect.com
cAprTULo uNo Tricks of the Trade" Técnicas de Estudio para Este Examen
-Gómo Estudiar Dara el Examen PMP
Algunas personas creen que necesitan leer cada recurso disponible y pasar todo el tiempo que sea posiblepreparándose para el examen PMP. ¡No cometas estos errores! No debes leer cada libro que encuentres, y existe
un riesgo en estudiar de más. En su lugar, recomendamos el siguiente enfoque.
LaS TfgS MágiCaS Los estudios han demostrado que si reüsas un tema tres veces,lo vas a recordar. Por
lo tanto, debes leer este libro una vezy examinar rápidamente todo el contenido dos veces más, enfoc¿índote
principalmente en las actividades que no realizas en el mundo real o en los conceptos que se te hacen üfícilesde entender, además de usar nuestros otros productos de preparación para el examen.
POnte en MOdO EXamen Familiarízate con el hecho de saltar de un tema a otro ypractica tomandoexámenes que duren cuatro horas. No subestimes el desgaste físico, mental y emocional que significa presentar
un examen de larga duración.
TU Plan de EStUdiO PaSO a PaSO Te recomendamos usar alguno de los siguientes planes de estudio.
Sigue el Plan A si es que cuentas con el sistema completo de preparación para el examen PMP de RMC. Sigue
el Plan B si no tienes el sistema completo.
Pfan A: Uso de Este Libro con el Sistema de Preparac¡ón para el Examen PMP (PMP Exam Prep
book, PM FASTraclP y Hot Topics)1. Lee este libro por primera vezy completa todos los ejercicios, enfocándote más en los capítulos donde
tienes más brechas en tu conocimiento o en tu experiencia en dirección de proyectos en la vida real.
Enfocate más en los puntos que no conocías o que no realizaste antes de comenzar este estudio. En
cada capítulo consulta el Diagrama del Proceso de Rita y asegúrate de entender todos los esfuerzos
involucrados en las áreas de conocimiento en las que trabajas. Al mismo tiempo, examina rápidamente
el capítulo que corresponde enla Guía del PMBOK' para comprender el flujo de los Procesos.2. Conforme termines cada capítulo, revisa los términos del Examen Rápido enlistados en la primera
página del capítulo para asegurarte de conocer el significado de cada término o concepto. Usa las
fichas de estudio Hot Topics flashcards para mejorar la memorización y examinar tu comprensión de
ese capítulo.3. Una vez que hayas leído por primeravez el libro tú solo, si te es posible, forma un gruPo de estudio.
De hecho, ¡este método hará que tu tiempo de estudio se reduzca y sea más efectivo! Tendrás la
oportunidad de hacerle preguntas a alguien más y será más divertido estudiar (así como celebrar
después). El grupo de estudio no debe tener más de tres o cuatro integrantes. (Consulta la siguiente
discusión de: "Cómo usar este libro en un gruPo de estudio").4. llnavezque te sientas seguro acerca de este material, ponte a prueba con las primeras 20 preguntas
de cada área de conocimiento en PM FASTrack'. Esto te ayudará a determinar cuánto tiempo más de
estudio necesitas y cuáles capítulos debes leer con mayor cuidado. Así mismo, este paso te dará una
línea base contra la cual darle seguimiento a tu progreso mientras continúas estudiando.
5. Revisa cada pregunta que respondiste mal en PM FASTrack', y escribe las razones específicas de cada
respuesta errónea. Evalúa por qué la opción correcta es la adecuada y por qué las otras respuestas
son erróneas. Continúa con el estudio de este libro, centrándote con detalle en las áreas en las que
existen brechas en tu conocimiento y lee rápidamente las secciones o capítulos en los que no te has
equivocado. Corrige los errores en tu comprensión de los conceptos discutidos en este libro. Revisa la
Guía del PMBOK' para centrarte en estas mismas brechas.
6. Asegúrate de que conoces realmente el material y después realiza una simulación del examen PMP en
el PM FASTrack'.ADVERTENCIA: Debes limitarte a dos simulaciones completas del examen PMP antes de presentar el
examen real. De lo contrario, disminuyes el valor del PM FASTrack'.
ADVERTENCIA: Si no obtienes una puntuación mayor al70 por ciento la primera vez que realices una
simulación completa del PMP (no sólo los exámenes de un área de conocimiento o gruPo del proceso),
puede que necesites refrescar los conceptos clave de dirección de proyectos. Si asististe a una clase de
@ 2011 RMC Publications, Inc o 952.846.4484 o [email protected] . www.rmcproject.com 13
- Tricks of the Trade'Técnicas de Estudio para Este Examen cAprTULouNo
dirección de proyectos básica, reüsa los materiales que recibiste en esa clase. Si no asististe a ese tipode clase, considera hacerlo.
7. Revisa las preguntas que obtuviste mal en la simulación PM FASTrack". Como en el paso 5, asegúratede identificar por escrito larazón específica, no la general, por la que respondiste mal cada una de laspreguntas en la simulación. ¡Este paso es muy importante!
8. Usa tu lista (del paso 7), donde anotaste por qué obtuviste cada respuesta mal para determinar quématerial estudiar más, y luego estudia este material. Recuerda, piensa en "proyectos grandes" y encómo se debe aplicar adecuadamente la dirección de proyectos, independientemente de cómo dirijasproyectos en tu mundo real.
9. Haztu examen de simulación PMP final. Debes obtener una puntuación arriba deI75 por ciento antesde presentar el examen real. Si encuentras muchas preguntas repetidas, significa que estás usando demás el PM FASTrack".
10. Usa las fichas de estudio Hot Topics flashcards y otros materiales para retener la información que hasaprendido hasta que presentes el examen.
11. ¡APRUEBA EL EXAMEN!
Plan B: Uso de Este Libro de Manera Independiente1. Lee este libro por primera vezy completa todos los ejercicios, enfocándote más en los capítulos donde tienes
más brechas en tu conocimiento o en tu experiencia en dirección de proyectos en la vida real. Enfócate másen los puntos que no conocías o que no realizaste antes de comenzar este estudio. En cada capítulo consultael Diagrama del Proceso de Rita, y asegúrate de entender todos los esfuerzos involucrados en las áreas deconocimiento en las que trabajas. Al mismo tiempo, examina rápidamente el capítulo que corresponde en laGuía del PMBOK" para comprender el flujo de los procesos.
2. Conforme termines cada capítulo, consulta los términos del Examen Rápido enlistados en la primera páginadel capítulo y asegúrate de conocer el significado de cada término o concepto. Revisa los términos en los quetengas dudas para mejorar la memorízacióny evaluar tu comprensión de ese capítulo.
3. Unavez que hayas leído por primeravez el libro tú solo, si te es posible, forma un grupo de estudio.De hecho, ¡este método hará que tu tiempo de estudio se reduzca y sea más efectivo! Tendrás laoportunidad de hacerle preguntas a alguien más y será más divertido estudiar (así como celebrardespués). El grupo de estudio no debe tener más de tres o cuatro integrantes. (Consulta la siguientediscusión de: "Cómo usar este libro en un grupo de estudio').
4. tlna vez que te sientas seguro acerca del material, realiza en una sola sesión los exámenes de prácticaubicados al final de cada capítulo. Este procedimiento te dará una línea base para identificar cuántohas aprendido una vez que termines el libro. Así mismo, te ayudará a determinar el tiempo de estudioadicional que necesitas y cuáles capítulos debes leer con mayor atención.
5. Revisa cada pregunta que respondiste mal en los exámenes de práctica del capítulo, y escribe las razonesespecíficas de cada respuesta errónea en la Hoja de Puntuación de este capítulo. Evalúa por qué la opcióncorrecta es la adecuada y por qué las otras respuestas son erróneas. Continúa con el estudio de este libro,centrándote con detalle en las áreas en las que existen brechas en tu conocimiento y lee rápidamentelas secciones o capítulos en los que no te has equivocado. Corrige los errores en tu comprensión de losconceptos discutidos en este libro. Revisa La Guía del PMBOK'para centrarte en estas brechas.ADVERTENCIA: Si no obtienes una puntuación mayor al70 por ciento en los exámenes de práctica del capítulo,puede que necesites refrescar los conceptos clave de direcáón de proyectos. Si asististe a una clase de direcciónde proyectos básica, revisa los materiales que recibiste en esa clase. Si no asististe a ese tipo de clase, considerahacerlo. No puedes confiar sólo en estas preguntas de práctica para prepararte para el examen.
6. Asegúrate de que conoces realmente el material y después repite los exámenes de práctica de este libro.Como en el paso 5, usa la Hoja de Puntuación para identificar por escrito larazónespecífica, no lageneral, por la que respondiste mal cada una de las preguntas.
7. Usa tu lista (del paso 6), donde anotaste por qué obtuviste cada respuesta mal para determinar qué materialestudiar más, y luego estudia este material. Recuerda, piensa en "proyectos grandes" y en cómo se debeaplicar adecuadamente la dirección de proyectos, independientemente de cómo dirijas proyectos en tumundo real. Asegúrate de sentirte seguro de haber llenado tus brechas antes de presentar el examen.
8. ¡APRUEBA EL EXAMEN!
14 @ 2011 RMC Publications, Inc . 952.846.4484 . [email protected] . wwwrmcproject.com
cAprruLouNo Tricks of the Trade'Técnicas de Estudio para Este Examen
-CómO USaf ESte LibfO en Un GfUpO de EStUdiO Para comenzar, elijan a quién dirigirá la discusiónde cada capítulo (de preferencia alguien que no se sienta cómodo con el capítulo, porque a menudo elpresentador es el que más aprende y retiene del grupo). Cada vez que se reúnan, vayan directo a las preguntasde los temas que no entiendan y si tienen las fichas de estudio Hot Topics flashcards, úsenlas para revisar lostemas cruciales. La mayoría de los grupos se reúne una hora por capítulo. Ya de manera independiente o con tugrupo de estudio, investiga más sobre las preguntas que no entiendas o que contestaste incorrectamente.
Cada miembro del grupo de estudio debe tener su propio libro, que provee ejercicios, tarea para el hogar e inclusoactividades para la clase. (Ten en cuenta que es una violación a las leyes internacionales de derechos de autor hacer
copias del material de este libro o crear trabajos derivados a partir de este libro protegido por derechos de autor).
Temas Recurrentes--PMl-ismos que Necesitas Gonocer para elEramen PMP
En los últimos 20 años de ayudar a las personas a aprobar el examen y a convertirse en mejores directores de
proyectos, RMC ha reunido la siguiente lista de cosas en las que el examen hace énfasis y que muchos directores
de proyectos no conocen. Te recomendamos que la leas ahora y que te acuerdes de leerla nuevamente antes de
presentar el examen real. Rita acuñó el término "PMl-ismos" para referirse a estos puntos enfatizados únicamente
en el examen. Entender los PMl-ismos te ayudará a elegir la mejor respuesta de lo que pareciera ser más de una
respuesta correcta. Algunos de los temas están enlistados solamente aquí y otros están resumidos aquí pero descritos
de manera más profunda en secciones posteriores de este libro. Para el examen, asume que tienes o que haces todo loque a continuación se describe y que estos puntos son verdaderos para fus proyectos.
PMI-ismos Generales:1. Los directores de proyectos pueden salvar al universo, son "maravillosos" y "sensacionales" y deben ser
muy talentosos ("¡Rah!, ¡Rah! para la dirección de proyectos").
2. El director de proyectos pone primero los intereses del proyecto, antes que los propios.
3. El examen está diseñado para evaluar desde la perspectiva de proyectos grandes. Por lo que asume que
el director de proyectos está trabajando en un proyecto grande que involucra a más de 200 personas
de distintos países, tomará al menos un año, nunca antes se ha realizado en la organización y tiene unpresupuesto de US $10 millones de dólares o más.
4. Los directores de proyectos tienen todo el poder descrito enla Guía del PMBOK" y realizan en el
mundo real todas las actividades mencionadas.
5. El director de proyectos es asignado durante la iniciación del proyecto y no durante la vida del proyecto.
6. El director de proyectos entiende el proceso de dirección de proyectos (ejemplo: ¡qué hacer en primerlugar, segundo, etc., y por qué!). (Para conocer más sobre esto, ver el Diagrama del Proceso de Rita y el
|uego de Proceso de Rita en el capítulo de Procesos de Dirección de Proyectos).
7. Las organizaciones tienen un proceso formal de selección de proyectos, y siempre eligen proyectos en
base a 1o bien que esos proyectos cumplen con los objetivos estratégicos de la organización.
8. El director de proyectos siempre sabe por qué la alta gerencia seleccionó su proyecto y se asegura que
se cumplan esos objetivos mientras planifica y dirige el proyecto.g. El director de proyectos invierte su tiempo planificando, dirigiendo, evaluando y controlando el
alcance, tiempo, costos, calidad, riesgos, recursos y satisfacción del cliente.
10. Las organizaciones tienen una oficina de dirección de proyectos (PMO),la cual tiene responsabilidades
importantes y claramente definidas sobre los proyectos en toda la organización.
11. Las organizaciones tienen políticas de dirección de proyectos, que el director de proyectos adapta
para usarlas en sus proyectos. Estas políticas pueden incluir metodologías de dirección de proyectos,
procedimientos de riesgos y procedimientos de calidad.
L2. Las organizaciones tienen registros (información histórica y lecciones aprendidas) de todos los proyectos
anteriores donde se incluye lo que fueron los paquetes de trabajo, cuánto costó cada paquete de trabajo ycuáles riesgos no se cubrieron (referidos ahora enla Guía del PMBOK" como parte de los activos de los
procesos de la organización). El director de proyectos utiliza esta historia pasada de otros proyectos para
planificar el proyecto actual. A medida que el proyecto avanza, el director de proyectos suministra a la base
de conocimiento de la organización los registros históricos y lecciones aprendidas del proyecto actual.
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- Tricks of the Trade'Técnicas de Estudio para Este Examen cAprTULouNo
13. El director de proyectos trabaja dentro de la cultura y de los sistemas existentes de una compañía(factores ambientales de la empresa) y uno de los resultados del proyecto es proveer entradas paramejorar esos sistemas.
14. Todos los proyectos tienen un acta de constitución del proyecto, que autorizael,proyecto y el rol deldirector de proyectos.
15. En todo proyecto se usa una estructura de desglose del trabajo (EDT).16. Un plan para la dirección del proyecto no es un diagrama de barras, sino una serie de planes de gestión. El
director de proyectos sabe lo que implica crear un verdadero plan para la dirección del proyecto.
17. Además del plan para la dirección del proyecto, el director de proyectos genera y mantiene actualizadosotros documentos (documentos del proyecto) para ayudar a planificar, dirigir y controlar un proyecto.
18. Los interesados participan a lo largo del proyecto. Sus necesidades se toman en cuenta al momentode planificar el proyecto y crear el plan de gestión de las comunicaciones. También pueden ayudar a
identificar y gestionar los riesgos.
19. Las personas necesitan una recompensa por su trabajo. (En serio, en el examen se llega a preguntarsobre este concepto).
20. PMI no aprueba el "bañar en oro" (añadir funcionalidad extra).2t. Dado que la mayoría de los proyectos se dirigen en organizaciones matriciales, esos temas
aparentemente fáciles como las teorías motivacionales o la resolución de conflictos pueden resultarcomplicados en el examen.
22. El director de proyectos tiene la responsabilidad profesional de utilizar de manera adecuada lasherramientas y los procesos de la dirección de proyectos.
Planificando el proyecto:23. Es muy importante planificar, y todo proyecto debe ser planificado.24. El director de proyectos no planifica el proyecto él solo, sino con el aporte del equipo y de los interesados.25. Parte de la planificación implica decidir cuáles procesos delaGuía del PMBOK' deberán usarse en
cada proyecto y cómo adaptar esos procesos al proyecto.26. Existen planes acerca de cómo serán planificadas, dirigidas y controladas las áreas de conocimiento de
alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones. Estos sellaman planes de gestión y todo proyecto cuenta con uno para todas las áreas de conocimiento.
27. De ser posible, antes de que comience el trabajo real del proyecto hay que identificar todo el trabajorequerido y a todos los interesados.
28. El director de proyectos determina las métricas que se usarán para la medición de la calidad.29. El director de proyectos cuenta con un plan para mejorar continuamente los procesos.30. El director de proyectos crea un sistema para recompensar a los miembros del equipo y a los interesados.31. Todos los roles y responsabilidades están CLARAMENTE documentados y asignados a personas
concretas dentro del proyecto. Estos pueden incluir acciones como presentación de informes, tareas degestión de los riesgos y asistencia a reuniones, así como el trabajo propio del proyecto.
32. Dado que el proyecto se realiza por primeravezen la organización, el director de proyectos se enfocará
37.
38.
39.
en identificar riesgos en forma exhaustiva.A los interesados, así como a los miembros del equipo, se les asignarán responsabilidades en laidentificación de riesgos y en la gestión de los riesgos.El director de proyectos comprende que gestionar los riesgos ahorra dinero y tiempo del proyecto.Los costos y el cronograma del proyecto no se pueden frnalizar hasta no concluir la gestión de los riesgos.El director de proyectos evalúa si el proyecto puede cumplir tanto con la fecha de finalización, comocon los objetivos y otras restricciones del proyecto. Después se reúne con la alta gerencia para resolvercualquier diferencia ANTES de que inicie el trabajo del proyecto. El director de proyectos sabe que loscronogramas poco realistas son su error.El director de proyectos planifica cuándo y cómo medir el rendimiento contra la línea base para la medicióndel rendimiento, como se documentó en el plan para la dirección del proyecto, aunque también cuenta conotras mediciones para determinar cómo se está desempeñando el proyecto mientras se realiza el trabajo.El plan para la dirección del proyecto es realista y todos creen que se puede llevar a cabo.El examen define una junta de inicio del proyecto de una forma quizás diferente de lo que entiendespor junta de inicio del proyecto (ver el capítulo Gestión de la Integración).
33.
34.35.
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16 @ 2011 RMC Publications, Inc o 952.846.4484 o [email protected] o wwwrmcproject.com
cAprTULouNo Tricks of the Trade'Técnicas de Estudio para Este Examen r
Mientras se realiza el proyecto:40. El proyecto es dirigido para cumplir con el plan para la dirección del proyecto, el cual es realista y completo.41. El director de proyectos mide contra el plan para la dirección del proyecto para ayudar a determinar el
estado del proyecto a lo largo de la vida del mismo.42. A lo largo de la üda del proyecto, los proyectos se vuelven a estimar para asegurarse de que se cumplirá con
la fecha de finalización y con los objetivos de costos. Es por eso, que el director de proyectos usualmente
sabe si el proyecto podrá cumplir con la fecha de finalización acordaday el presupuesto.
43. Los retrasos deben ser recuperados ajustando el trabajo futuro, en lugar de solicitar más tiempo.44. El director de proyectos tiene poder y autoridad. Puede decir "No" y trabajar para controlar el proyecto
en beneficio del cliente.45. El director de proyectos le hace saber a las otras personas que no pueden obtener algo a cambio de
nada. Un cambio al alcance se DEBE evaluar por sus impactos en el tiempo,los costos,la calidad,los riesgos, los recursos y la satisfacción del cliente. El director de proyectos cuenta con informaciónsuficiente acerca del proyecto para realizar este análisis.
46. El director de proyectos sabe que, con el tiempo, no todos los involucrados en el proyecto tendrán el
mismo entendimiento de lo que es el proyecto y lo que pudiera suceder durante la vida del proyecto.
Por esta razón, el director de proyectos está continuamente buscando asegurar que todos conocen loque está pasando y tienen las expectativas adecuadas.
47. El director de proyectos entiende y toma muy en serio las responsabilidades de los recursos humanos
en un proyecto.48. El director de proyectos invierte tiempo en actividades como la formación de equipos y se asegura del
rendimiento del equipo.49. El director de proyectos es proactivo y encuentra los problemas en etapas tempranas, busca cambios y
previene problemas.
50. El director de proyectos se enfoca más en prevenir problemas que en lidiar con problemas.
51. La mayoría de los problemas que surgen ya cuentan con un plan de respuesta a los riesgos, creado para
lidiar con ellos.
52. Los riesgos son un tema importante a tratar en cada una de las reuniones de equipo.
53. Las reuniones de equipo no se enfocan en el estado del proyecto. Este puede ser recopilado por otros
medios.
54. Cualquier cambio realizado al plan para la dirección del proyecto pasa a través del proceso de la
gestión de los cambios y del control integrado de cambios.
55. El director de proyectos se asegura de que en el proyecto se sigan las políticas de la organización.
56. El director de proyectos recomienda mejoras a los estándares, procesos y políticas de la organización
ejecutante. Tales recomendaciones son esperadas y bienvenidas por la alta gerencia.
57. La calidad será evaluada en cualquier momento que exista un cambio sobre algún componente del proyecto.
58. La calidad debe ser revisada antes de que una actividad o paquete de trabajo sea completado.
59. El director de proyectos trabaja muy de cerca con el departamento de aseguramiento de calidad/
control de calidad al ejecutar algunas actividades de calidad mencionadas en Ia Guía del PMBOK".
60. El director de proyectos está activamente involucrado en el proceso de las adquisiciones y ayuda en la
gestión de las adquisiciones.
61. El director de proyectos entiende el lenguaje del contrato.
62. El director de proyectos se asegura de que todos los términos del contrato se cumplan, incluyendo esos
que no le parecen importantes.
Cierre del proyecto:63. El director de proyectos archiva todos los registros del proyecto.
64. Ningún proyecto está terminado hasta no contar con la aceptación final del cliente.
65. Todos los proyectos generan un informe final donde el equipo del proyecto tiene la oportunidad de
anunciar que se alcanzaron los objetivos del proyecto.
¿Cuáles puntos en esta lista parecen ser diferentes con respecto a la manera en que diriges tus proyectos en el mundo
real? ¿Cuál de estos puntos no entiendes? Vuelve a leer esta lista cuando creas haber terminado de estuüar. ¿Existen
algunos puntos sobre los que necesitas pensar un poco más para asegurarte de que los vas a recordar cuando
presentes el examen? Conocer estos PMl-ismos puede hacer una diferencia importante en el examen.
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