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1
Entrenamiento y Mejoramiento de Procesos
en el Ministerio de Educación
Dirección de Planificación y PresupuestoFrancisco Jeria León
Lean in Public Sector Conference – LIPS 20177 de diciembre, 2017
2
Reforma sistémica y de calidad para todas y todos, un sistema educacional equitativo e inclusivo
3
Educación Parvularia
Nueva Institucionalidad
Aumento de Cobertura
Ley de Autorización de Funcionamiento
Educación Escolar
Ley de Inclusión Escolar
Fortalecimiento de la Ed. Pública
Ley Sistema de Desarrollo Profesional Docente
Nueva Educación Pública
Educación Técnico Profesional
15 CFT Estatales
Nueva Política de Formación TP
Consejos Públicos –Privados
Nuevo Marco de Cualificaciones
Educación Superior
Gratuidad para el 60% más vulnerable
Ley de Administrador Provisional y cierre
2 Nuevas Universidades Estatales
Reforma de la Educación Superior
Cómo país estamos haciendo una importante inversión en educación destinando mas del 6% del PIB como gasto público en Educación y con un incremento de más de 24% en el Presupuesto en los últimos años
4
“El informe elaborado en 2004 fue crítico del sistema educacional, pero en este nuevo informe (2014-2016) se reconoce que este gobierno ha creado los cimientos para un sistema educacional muy fuerte. Se felicita al gobierno por los importantes avances que se han hecho en poco tiempo, y que cuentan con un sustento coherente.”
Andreas Schleicher, Director de la División de Políticas de Educación y Formación de la OCDE.Santiago 30 de noviembre de 2017
13.066
14.43315.275
16.235
10000
11000
12000
13000
14000
15000
16000
17000
2015 2016 2017 2018
Leyes de Presupuestos 2015-2018(millones de dólares)
+24,3%
Gasto Público Sector Educación
Presupuestos 2018
La filosofía LEAN nos permite como ministerio avanzar en una mejora significativa en la provisión de una educación de calidad para todos los niños, niñas y jóvenes.
5
Modernizar el Estado para cumplir con
demanda ciudadana
Enfocar las políticas públicas en el ciudadano maximizando la generación de valor público
Gestionar instituciones
públicas en tornos a flujos de valor y mejora continua
Diagnóstico
6
• Muchos diagnósticos previos pero con poca acción.
• Muchos datos pero poca información.• Muchos estándares de procesos pero sin
estandarización en la práctica.
• Orientación más a la tarea que al procesocompleto.
• Tiempo perdido en actividad que noagregan valor pero que son necesarias.
• Procesos con mucho desgaste (costosos).
• Trabajo en silos.
• Sensación de inercia.
Entrenamiento y Mejoramiento de Procesos
7
Asegura que los integrantes de laorganización sean capaces de:
• Conocer conceptos y metodologías dela filosofía Lean.
• Aplicar conceptos y metodologías de lafilosofía Lean.
Etapa 1Entrenamiento
8
Asegura que los integrantes de laorganización sean capaces de:
• Conocer conceptos y metodologías dela filosofía Lean.
• Aplicar conceptos y metodologías de lafilosofía Lean.
Implementar un mejoramiento deproceso que permita:
• Obtener impactos rápidos
• Generar convencimiento en todoslos niveles de la organización.
Etapa 1Entrenamiento
Etapa 2Proyecto Piloto
Entrenamiento y Mejoramiento de Procesos
Duración Actividades Proceso de Compras (Pareto)
Proceso de Compras
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0,0
2,0
4,0
6,0
8,0
10,0
12,0
14,0
16,0
18,0
20,0
% A
cum
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do
Día
s p
or
Act
ivid
ad
% Acumulado
Actividad que Agrega Valor
Actividad que no Agrega valor pero es necesaria
Actividad que no Agrega valor
9
Duración Actividades Proceso de Compras (Secuencia)
Proceso de Compras
14,6 6,1 11,5 19,7 4,0 6,0 10,6 9,2 17,8 5,3 9,0
0 20 40 60 80 100 120 140 160 180Días
Cic
lo L
P
Espera en Correcciones TDR• Espera por compromisos
atrasados en reunión de validación de Términos de Referencia
Inventario TDR• Acumulación de TDR
en tránsito esperando por asignación de profesional
Espera Firma TDR• Espera de firma es la
más recurrente del proceso y de mayor tiempo asociado
Licitaciones Desiertas• Después de un gasto
importante de recursos,un % considerable delicitaciones es desierta yno se cumple objetivo
Actividad que Agrega Valor
Actividad que no Agrega valor pero es necesaria
Actividad que no Agrega valor
10
Variabilidad Actividades Proceso de Compras (en secuencia)
Máx. 50 días
0
5
10
15
20
25
30
Act
ivid
ad 1
Act
ivid
ad 2
Act
ivid
ad 3
Act
ivid
ad 4
Act
ivid
ad 5
Act
ivid
ad 6
Act
ivid
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Act
ivid
ad 8
Act
ivid
ad 9
Act
ivid
ad 1
0A
ctiv
idad
11
Act
ivid
ad 1
2A
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idad
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Act
ivid
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4A
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idad
15
Act
ivid
ad 1
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idad
17
Act
ivid
ad 1
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idad
19
Act
ivid
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0A
ctiv
idad
21
Act
ivid
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2A
ctiv
idad
23
Act
ivid
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idad
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Act
ivid
ad 2
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idad
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Act
ivid
ad 2
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idad
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Act
ivid
ad 3
0A
ctiv
idad
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Act
ivid
ad 3
2A
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idad
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Act
ivid
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Act
ivid
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idad
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Act
ivid
ad 3
8A
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Act
ivid
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0A
ctiv
idad
41
Act
ivid
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2
Día
s p
or
Act
ivid
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60
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90
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110
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General
Día
s
Proceso de Compras
11
Las Acciones a Ejecutar
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1. Mejoramiento del Cluster.
2. Optimización de Proceso de Firma.
3. Mejoramiento del estándar actual con
identificación de roles y recopilación
de documentación asociada.
4. Medición y Control de KPI a través de
un Tablero de Control.
5. Planificación y Control de procesos de
Actos y Contratos.
Las Acciones a Ejecutar
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1. Mejoramiento del Cluster.
2. Optimización de Proceso de Firma.
3. Mejoramiento del estándar actual con
identificación de roles y recopilación
de documentación asociada.
4. Medición y Control de KPI a través de
un Tablero de Control.
5. Planificación y Control de procesos de
Actos y Contratos.
Las Acciones a Ejecutar
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1. Mejoramiento del Cluster.
2. Optimización de Proceso de Firma.
3. Mejoramiento del estándar actual con
identificación de roles y recopilación
de documentación asociada.
4. Medición y Control de KPI a través de
un Tablero de Control.
5. Planificación y Control de procesos de
Actos y Contratos.
Fuente: Staufen-Taktica consultores
Las Acciones a Ejecutar
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1. Mejoramiento del Cluster.
2. Optimización de Proceso de Firma.
3. Mejoramiento del estándar actual con
identificación de roles y recopilación
de documentación asociada.
4. Medición y Control de KPI a través de
un Tablero de Control.
5. Planificación y Control de procesos de
Actos y Contratos.
Hoja Nº1
CHECK LIST SOLICITUD DE REQUERIMIENTOS DAG ID PAC
Tipo y N° doc
División: PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO Programa: 02
Solicitud Compra X Doc Refrend. Presup. x Monto
Inscripción Chileproveedores SI X *NO
ver al f inal dcto
¿Tiene requerimientos Logísticos? SI NOSi marca Sí, debe adjuntar formulario requerimientos logíst icos
Trato Directo (Excepciones) Renovación Autoriza Pago
Prorroga Suscripción Termino Cto
Compra <3UTM Convenio Marco X LE
Trato Directo <100 UTM L1 LP
1 Convenios Marco (CM)
OC preeliminar x Requisitos Anexo Ord. 439
2 Tratos Directos <100 UTM
Terminos de Referencia Formato Cotización, si corresponde
Anexo Aspectos Adminis. Anexo Check List Insumos TDR
3 Licitación Pública (L1- LE_LP)
Bases Técnicas Anexo Aspectos Administrativos
Anexo Check List Insumos Bases
4 Otras Ordenes de Compra <3UTM
Solicitud de Cliente Interno Tres cotizaciones
5 Convenios con Universidades
Justific técnica Universidad **Antecedentes legales
Términos de referencia Reconocimiento oficial Univ.
Propuesta téc.y econ.Universidad Dec. Ju.Univ. no conden. prac antisind.
Línea de acción, si corresponde
6 Contratos con Personas Naturales
Terminos de referencia Certif no conflicto de interés
Cedula Nac Ident/ Pasaporte Certf no incompat. horaria
Curriculum Vitae Dec. Ju. No funcion. Direct. MINEDUC
Tít. Prof. /2 certif. Expertisse Dec. Ju. no conden. prac antisind.
Dec.Ju. S no prest serv.
3. Documentos Adjuntos obligatorios por tipo de Adquisición
(Marque con una X la información y/o documentos adjuntos según su requerimiento)
1. Antecedentes Generales para todos los tipos de requerimientos
2. Tipo de Adquisición Clasificación www.mercadopublico.cl
R Responsable
E Ejecutor
C Consultado
I Informado
CARGOS
TAREAS
Jefe
Prog
ram
a
Req
uire
nte
Jefe
Jur
ídic
a
Jefe
DA
G
1. Enviar Planilla de Levantamiento de Necesidades R/E I
2. Rellenar Planilla de Necesidades R/E
3. Recibir, Seleccionar y priorizar necesidades R/E
4.Valorizar y Calendarizar R/E
Las Acciones a Ejecutar
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1. Mejoramiento del Cluster.
2. Optimización de Proceso de Firma.
3. Mejoramiento del estándar actual con
identificación de roles y recopilación
de documentación asociada.
4. Medición y Control de KPI a través de
un Tablero de Control.
5. Planificación y Control de procesos de
Actos y Contratos. Periodo del xx de xx a xx de xxx
VALOR ACTUAL [DÍAS]LOGRO DE
META
TIEMPO DE CICLO
TOTAL17 < 15 0,50
TIEMPO DE ESTIMACIÓN
PRELIMINAR6 < 5 0,00
TIEMPO DE DISCUSIÓN EN
COMITÉ4 < 5 1,00
META
[DÍAS]
TIEMPOS DE CICLO DE TRAMITACIÓN
DE POTENCIALES CAMBIOS
PANEL DE CONTROL
Normal46%
Sumario37%
Abreviado17%
TIPO DE TRAMITACIÓN DE POTENCIALES CAMBIOS
19%
34%
46%
56%
65%
74%
82%87%
91%94%
98% 99% 100%
0%
10%
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30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0
5
10
15
20
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30
CA USA S R A ÍCES A CUM ULA DAS DE POTEN CIA LES CA M B IOS
Nº Ocurrencias % Acumulado
Eliminado28%
Mitigado53%
Sin Gestión
19%
TIPO DE GESTIÓN DE POTENCIALES CAMBIOS
A. Identificado; 1
B. Eva luación
Inicial; 2
C. Emitido para
Comité (ETIO); 3
D. En estudio
por Comité (EFEC); 4
E. En vías de Aprobación; 5
F. Aprobado; 3
G. Rechazado; 2
H. Cancelado; 1
I. Revisión; 2
0
5
10
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20
25
E S T AD O D E P O T E N C I AL E S C AM B I O S
CAN
TID
AD
CA N TIDAD Y ESTA DO DE POTEN CIALES CA MBIOS
0
5
10
15
20
25
30
0%
20%
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60%
80%
100%
120%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
CON F IA B ILIDAD DE COM PR OMISOS
Cantidad de Compromisos Confiabilidad
Periodo del xx de xx a xx de xxx
VALOR ACTUAL [DÍAS]LOGRO DE
META
TIEMPO DE CICLO
TOTAL17 < 15 0,50
TIEMPO DE ESTIMACIÓN
PRELIMINAR6 < 5 0,00
TIEMPO DE DISCUSIÓN EN
COMITÉ4 < 5 1,00
META
[DÍAS]
TIEMPOS DE CICLO DE TRAMITACIÓN
DE POTENCIALES CAMBIOS
PANEL DE CONTROL
Normal46%
Sumario37%
Abreviado17%
TIPO DE TRAMITACIÓN DE POTENCIALES CAMBIOS
19%
34%
46%
56%
65%
74%
82%87%
91%94%
98% 99% 100%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
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80%
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100%
0
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CA USA S R A ÍCES A CUM ULA DAS DE POTEN CIA LES CA M B IOS
Nº Ocurrencias % Acumulado
Eliminado28%
Mitigado53%
Sin Gestión
19%
TIPO DE GESTIÓN DE POTENCIALES CAMBIOS
A. Identificado; 1
B. Eva luación
Inicial; 2
C. Emitido para
Comité (ETIO); 3
D. En estudio
por Comité (EFEC); 4
E. En vías de
Aprobación; 5
F. Aprobado; 3
G. Rechazado; 2
H. Cancelado; 1
I. Revisión; 2
0
5
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15
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E S T AD O D E P O T E N C I AL E S C A M B I O S
CAN
TID
AD
CA N TIDAD Y ESTA DO DE POTEN CIALES CA MBIOS
0
5
10
15
20
25
30
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
CON F IA B ILIDAD DE COM PR OMISOS
Cantidad de Compromisos Confiabilidad
Las Acciones a Ejecutar
1. Mejoramiento del Cluster.
2. Optimización de Proceso de Firma.
3. Mejoramiento del estándar actual con
identificación de roles y recopilación
de documentación asociada.
4. Medición y Control de KPI a través de
un Tablero de Control.
5. Planificación y Control de procesos de
Actos y Contratos.
18
Las Acciones a Ejecutar
19
• Planificación y Control de procesos de Actos y Contratos.
Lo que queda por hacer…
20
1. Primer triunfo (Quick win): Ejecutar un ciclo de mejora continua del proceso de
compra de tal manera de visibilizar la generación de valor tanto en tiempo de
tramitación como en recursos asociados.
2. Escalamiento lateral: Ampliar el uso de la metodología a nuevos procesos de
compra tanto en complejidad como en diversidad abordando desafíos de otras
Divisiones del Ministerio de Educación.
3. Escalamiento vertical: el uso a otros procesos críticos del Ministerio de
Educación y sus servicios que tienen directa relación con la provisión de una
mejor educación:
1. Procesos de ejecución de proyectos de infraestructura, mantenimiento y
equipamiento escolar.
2. Procesos de definición y gestión presupuestaria.
3. Procesos de distribución de textos escolares y material pedagógico a los
establecimientos educacionales.
4. Procesos de asignación de beneficios estudiantiles de la educación
superior.
21
¡Gracias!