WebinarioRecepción de Facturas Electrónicas en SAP ERPJhon ÁlvarezConsultor PreventaMiércoles 15 de mayo de 2019

Agenda

1. Presentación IT-NOVA2. Normatividad vigente3. Solución de recepción de factura

electrónica e implementación4. Demostración en vivo5. Encuesta final6. Espacio para preguntas

Somos una empresa de servicios profesionales deconsultoría enfocada en lograr que la tecnología apoye ypotencialice los procesos de negocio de nuestros clientes,orientándonos en su satisfacción a través de servicios decalidad para enfrentar y resolver los retos a nivel operativo yestratégico de las organizaciones.

Nuestros valores

Respeto Innovación Honestidad

Servicio Integridad

Calidad Responsabilidad

¿Quiénes somos?

Bogotá+57 (1) 7477171

Ciudad de Mexico+52 55 416 11 450

Medellin+57 (4) 4487141

¿Qué hacemos?

Analítica de negocio

Le ayudamos a tomar las mejores decisiones y a hacer realidad sus objetivos de negocio

Consultoría SAP

Apoyamos y potencializamos sus procesos de negocio a través de soluciones SAP

Analítica de negocio

Cómo hacer más con menos, automatizar procesos, impresionar a los clientes, empoderar a los empleados y crear ingresos con facilidad e

inteligencia.

Consultoría estratégica y alineamiento

Gestión y Gobierno de datos

Outsourcing y mesa de ayuda analítica

BIaaSBAaaS

Inteligencia de negocios

Analítica Avanzada

Analítica de costos y rentabilidad

Planeación financiera

Machine Learning / IoT

Empresa Inteligente

Mejoramos el rendimiento de su negocio yapoyamos sus procesos dentro y fuera de laorganización.

Contamos con soluciones de negociopropias sobre SAP ERP

• Implementaciones• Fábrica de software• Aplicaciones a la medida• Mejoras funcionales• Upgrade de versión• Migraciones• Soporte por demanda

• Consolidación financiera• Planificación financiera • IFRS• Localizaciones

• Sistema de contrataciones

• Punto de Venta (PoS)

• Facturación Electrónica:• Emisión• Recepción• Analítica

Consultoría SAP

Apoyamos toda su estrategia tecnológica através de la implementación y consultoría:

• HANA

• UX - Fiori

• Portal

• Solution Manager

• PI – PO – HCI

• SAP Cloud Platform

Gestión Empresarial Aceleradores Plataforma Tecnológica

+1Millón

+100 clientes en Latinoamérica

3Alianzas de clase

mundial

10Países

Más de 100 clientes satisfechos con nuestros

servicios

De usuarios activos en analítica

Clientes en diez países de Latinoamérica y el Caribe.

SAP Silver PartnerTIBCO Master Partner

Microsoft Partner

Nuestra Experiencia

Algunos de nuestros clientes

Educación Oil & GasFinanzas Media OtrosSector Público

Jhon Freddy ÁlvarezConsultor Preventa

Perfil Profesional:

Suboficial (RA) Fuerza Aérea Colombiana Especialista en el área Logística Aeronáutica Consultor SAP Certificado en el modulo MM Experiencia SAP en los Módulos SD-WM-PM-PP Instructor de academia SAP para planes de

entrenamiento en el Modulo MM

Normatividad vigente emisión

En la actualidad hay dos formas para habilitarse

como facturador electrónico

Proveedor tecnológico

Habilitación Directa

Habilitación por software propio: “El softwarepropio se refiere a que el facturador electrónico tienelos derechos de uso de una aplicación informática defacturación electrónica que cumple lo previsto en elDecreto 2242-2015, y con el cual realiza el proceso deactivación ante la DIAN.”

Habilitación con software de proveedortecnológico: El proveedor tecnológico prestará elservicio de emisión y recepción de facturas electrónicasa través de un software, cumpliendo con lo dispuesto porel Decreto 2242-2015.

¿A quién va dirigido?La DIAN espera vincular a más de 450.000contribuyentes en los próximos años.

¿Qué documentos aun no regula?Documentos equivalentes, facturas POS,comprobantes de retención, guías de remisión,comprobantes de nómina.

Normativa involucradaDecreto 2242/2015 - Decreto 1626/2016.Resolución 0019/2016 - Resolución 0055 de 2016 – Decreto1349 de 2016 - Artículo 684-2 del E.T. – Res. 072 de 2017 –Res. 010 de 2018 – Comunicado Prensa 153 de 2018 – AnexoTécnico Res. 001/2019 – Res. 030 de 2019

¿Qué documentos ampara la normativa?Facturas de Venta, facturas de exportación, notas crédito, notas débito. ¿Cómo es la comunicación ante la DIAN?

Las facturas emitidas deben ser reportadas a laDIAN en un periodo no mayor a 48 horas.

¿Cómo será la recepción de F.E.?Los emisores electrónicos se convertirán enreceptores de facturas electrónicas.

Normatividad vigente

Características Formato XML

• Factura + App Response Lenguaje UBL 2.1 Almacenadas en la nube

Normatividad por venir: validación previa

Validaciones Calidad y consistencia (264 validaciones - opcionales y

obligatorias). Se eliminan personalizaciones estándar UBL 2.1. Identificación para impuestos retenidos. Consistencia aritmética Tags de UBL para facilitar reportes de sectores a nivel de

ítem Claridad en reporte de descuentos, cargos e impuestos a

nivel de ítem y a nivel de factura

Identificación Documentos Referencia Orden de Compras Factura referencia Documento de despacho (Aviso de despacho) Documento de Recibo (Aviso de recibo) Documento de Contrato Documentos Adicionales

Normatividad por venir: validación previa

Identificación Documentos Referencia Orden de Compras Factura referencia Documento de despacho (Aviso de despacho) Documento de Recibo (Aviso de recibo) Documento de Contrato Documentos Adicionales

Normatividad por venir: validación previa

Nuestra soluciones de Facturación Electrónica

Emisión de Facturación

Electrónica Directo SAP ERP -> DIANO por proveedor

tecnológico

Recepción de facturas

electrónicas en SAP ERP

Invoice Analytics : Solución de

analítica para facturación

electrónica tanto de emisión como

recepción

Habilitación

Directa

Proveedor

tecnológico

Emisión de facturación electrónica desde SAP ERP

Facturas EmitidasFacturas Recibidas

Analítica de ventas Analítica de compras

Invoice Analytics

Nuestra solución de Recepción de Facturación Electrónica

Proceso de recepción en SAP

Desde el punto de vista del adquiriente, es posible realizar el procesamiento de las facturasrecibidas, teniendo en cuenta el proceso definido en SAP para cada organización y suviabilidad técnica.

Facturas recibidas

Enfoque de solución

Proceso General

PI

Carga de archivosServidor On Premise

ERPCargar

Documentos

Validación Proceso XML

Verificación Reglas de Negocio

Monitor Visualización

Descarga de archivos XML generados por los emisores (proveedor FE o emisor directo) e inclusión documentos manuales (ventanilla)

1

Archivos ubicados en un repositorio On Premise en el cliente2

Validación y procesamiento en SAP ERP

3

Dtos. Proceso

manual

(ventanilla)

Proceso Detallado

Extracción de documentosDescargar los adjuntos de los correoselectrónicos a la ubicación requerida, bien seauna ruta local, un servicio FTP, consumo deweb service o una cuenta de almacenamientoen la nube (Dropbox, Google Drive, entre otros).

Componentes• Conexión a cuentas de correo: Utilizando un protocolo POP, se realiza la conexión al servidor de correo requerido y se descargan los archivos mail con

sus respectivos adjuntos en una ubicación local

• Búsqueda de archivos: Gestiona los procesos de copia o movimiento de cada tipo de archivo (XML, PDF, ZIP, entre otros) a una ubicación local o remota

• Notificación: Programa y ejecuta las notificaciones del estatus del proceso realizado, a través del envío de un correo electrónico o en un archivo deregistro log

Proceso detallado

Cargar documentos• Carga de los archivos XML y PDF con estructura válida en el monitor de facturación.• Log de ejecución en donde se indicarán los archivos procesados y su resultado.• Carga de facturas recibidas de forma manual (ventanilla) a partir de un archivo Excel

Validación y procesamiento

Validación y proceso XML• Validaciones básicas a nivel del documento XML• En caso de error, envío automático de mensaje de correo al proveedor y responsable interno• Visualización de la representación gráfica (con o sin pdf)

Validación reglas de negocio• Validación objetos de negocio contenidos en el documento XML (pedido, orden de compra,

entrada de mercancía o aprobación del servicio)• Relacionamiento de los documentos adjuntos referenciados en SAP (automático y manual)• Para los documentos correctos, el sistema permitirá el llamado de la transacción SAP estándar

Funcionalidades

El motor de facturación electrónica es unprograma desarrollado en ABAP el cual puedeser programado o ejecutarlo en línea ypermite la carga de los archivos defacturación electrónica XML y PDF.

Motor de recepción de facturación electrónica

Funcionalidades

Nuestro sistema de recepción de facturaciónelectrónica provee un monitor, el cualpermite ver la información de facturas.

Adicionalmente, permite ver el log de erroresy el documento XML y PDF recibido, para queel usuario de facturación electrónica puedagestionar los documentos.

Monitor de recepción de facturación electrónica

Propuesta de valor

Integración nativa con SAP ERP.

Usar un solo sistema para el proceso de recepción de facturación electrónica.

Monitorear toda la trazabilidad de los documentos (facturas, notas crédito, notas débito) y gestionar los errores desde SAP.

Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la organización y validaciones específicas de reglas de negocio.

Usuarios familiarizados con el uso de SAP, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje.

Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de recepción$

Servicios e implementación

Servicios

Parametrización en los módulos de SD y/o FI para la recepción de facturacionelectrónica

Soporte en diferentes modalidades para cubrir

cambios en la normatividad

Consultoría en la definición de procesos de recepción de

facturas y su impacto

Integraciones a través de SAP PI/PO, HCI o Talend Open Studio

Consultora técnica ABAP y BASIS para customizaciones y adecuaciones del

sistema

Cronograma de implementación

S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12

PREPARACION INICIAL 1

BBP 5

REALIZACION

Ejecución Desarrollos ABAP 5 5 5 5 5

Pruebas Integrales 5

PREPARACION FINAL 5

SALIDA EN VIVO Y ESTABILIZACION 5

MES 3

FAC

TUR

AC

ION

ELE

CTR

ON

ICA

REC

EPC

ION

FASESMES 1 MES 2

Demostración

Preguntas

Jhon Freddy ÁlvarezConsultor Preventa

Móvil: +57 311 768 1344 | Skype: Jhon.freddy.alvarez.castro | Jhon.alvarez@it-nova.co