DESARROLLO DEL MODELO DE CONTABILIDAD DE COSTES CANOA

ADAPTADO A LA UNIVERSITAT DE VALENCIA PROCESO DE PERSONALIZACION

LA IMPLANTACION PROYECTO DE INFORMATIZACION : el Modelo de Datos

María Alborch Rafael Antón

Fuensanta Domenech José Antonio Vázquez

CARACTERISTICAS DEL PROYECTO DE IMPLANTACION

1. Rigor en el diseño y Personalizacion del Modelo 2. Necesidad de cubrir dobles objetivos(in/out) 3. Multiples actores : Coordinacion de Servicios 4. Calidad en las Fuentes de Datos 5. Escenario economico….poco ‘colaborativo’

Con el mensaje de moda : hacer + con – Fisicamente es imposible, va contra el Primer Principio de la Termodinamica (o como se dice por aquí : d’on no hi ha no es pot treure)

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2.-Necesidad de cubrir dobles objetivos

(in : Gerencia / out : IGAE) • Fase -1 : Proyecto CANOA

• Fase 2 :Proyecto Data Warehouse Costes : PIRAGUA • Mismas fuentes de datos

• Mismas herramientas de construccion

…..

CANOA PIRAGUA 3

3- MULTIPLES LOS ACTORES Y SU GUION

• SERVICIO TECNICO Y DE MANTENIMIENTO • CATALOGO DE EDIFICIOS Y ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

• SERVICIO DE CONTABILIDAD

• ESTRUCTURA CONTABLE : ORGANICAS • AMORTIZACIONES , GASTO E INGRESO PRESUPUESTARIO

• SERVICIO DE RR.HH.

• COSTES DE PERSONAL ASIGNACION A CENTROS DE COSTE

• SERVICIO DE INFORMATICA • EL SISTEMA DE INFORMACION DE COSTES : • INTEGRACION DE DATOS Y APLICACION

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4.- IMPACTO EN EDIFICIOS Y CENTROS

ORIGEN DE DATOS INFRAESTRUCTURA

BASE DE DATOS DE EDIFICIOS Y ESPACIOS FISICOS : CODIFICACION UNICA DE EDIFICIOS BASE DE DATOS DE LUGARES/ CENTROS : CODIFICACION MULTIPLE DE CENTROS

BASICO

RELACION CENTROS / EDIFICIOS Y SU % OCUPACION

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5.-INTEGRACION CON NOMINA

PROYECTO UXXI RRHH (HOMINIS) : 1 enero 2013

Calculo de nomina de junio : precarga de datos : parcial Resultados cargados con 4482 personas

Calculo Nomina de octubre : pas / pdi / becarios : completa

Resultados a cargar : datos reales 2012

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5.-INTERACCION CON NOMINA DATOS COSTES DE PERSONAL

PUESTOS-PDI SECCIONES DEPARTAMENTALES

SUBUNIDADES CENTROS

PERSONAL IMPORTES

PUESTO-PAS

• De que Centro, por el puesto • De que concepto por el concepto de nomina

PUESTOS INVES

PROYECTOS 9

1.- PRECARGA DE DATOS FIJOS EL MODELO DE DATOS :

TRANSFORMACION DE HOJA DE CALCULO

(EXCEL) A MODELO RELACIONAL

(ACCESS)

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NRO FACTURA FECHA FACTURA IMPORTE FECHA PAGO1 IMPORTE PAGO 1 FECHA PAGO 2 IMPORTE PAGO2

001/12 10/01/2012 1000 01/04/2012 1000 002/12 10/02/2012 3000 01/04/2012 2500 01/05/2012 500

2 FACTURAS PAGADAS 2 PAGOS DE FACTURAS.

LA NRO 1/12 SE PAGA EN UN PAGO EL 1 DE ABRIL LA NRO 2/12 SE PAGA EN DOS PAGOS , EL 1 DE ABRIL Y EL 1 DE MAYO

Problemas : • Hasta cuantos pagos debo prever que tenga una factura ? • Hasta cuantas facturas puedo prever que incluya en un pago ? Solucion : pasar a un Modelo Relacional que relacione Facturas – Pagos • Una Factura la puedo pagar a plazos en muchos pagos • Un Pago puede incluir muchas facturas

Ej: TENGO UNA EXCEL CON LAS FACTURAS QUE PAGO A MIS PROVEEDORES

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Pagos de facturas

nro-fact fecha-fact importe-fact fecha-pago importe

001/12 10/01/2012 1000 01/04/2012 1000

002/12 10/02/2012 3000 01/04/2012 2500

002/12 10/02/2012 3000 01/05/2012 500 12

MODELO DE DATOS DE 2 CASOS PRACTICOS 1. RELACIONES CENTROS / EDIFICIOS

IMPUTACION DE COSTES DEL EDIFICIO A CENTROS QUE LO OCUPAN

2. RELACIONES ACTIVIDADES ACITIVDADES DAG QUE CENTRO LA REALIZA A QUE ACTIVIDAD SE IMPUTA ACTIVIDADES AUXILIARES QUE CENTRO LA REALIZA A QUE CENTRO SE LE IMPUTA ACTIVIDADES PRINCIPALES QUE CENTRO LAS REALIZA 13

La relacion Centros / Edificios

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IMPUTACION ACTIVIDADES DAG A NO DAG (PPAL)

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HASTA DONDE HEMOS LLEGADO ?

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• Aun nos queda un largo recorrido • Como vemos la botella medio llena o medio vacia ?

• Da lo mismo, lo importante es si se está llenando o se esta vaciando • Es mas , para llenarla lo importante es la velocidad

• Y eso depende de recursos que nos marcaran el Fin del Proyecto • Y de decisiones estrategicas

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El origen de datos mas complejo IMPACTO EN EL SISTEMA DE

INFORMACION CONTABLE : SICUV

TAREAS BASICAS : saneamiento de datos

1. Vincular las orgánicas presupuestarias con cada uno de los centros de coste establecidos en el modelo. Partidas capítulos 2 y 4.

2. Proponer desgloses o agrupaciones de algunas orgánicas

3. Eliminar orgánicas obsoletas

4. Organizar los desgloses contables que contienen algunas orgánicas presupuestarias y homogeneizar su uso.

5. Costes de amortización. Despreciar Cap. 6. de contabilidad presupuestaria 20

Saneamiento de datos de la estructura contable

• Vincular las orgánicas presupuestarias con cada uno de los centros de coste establecidos en el modelo

• Tablas de equivalencia en codificación de Centros

• Borrado de orgánicas obsoletas

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Organizar los desgloses contables de orgánicas

En el presupuesto de la UV existen orgánicas de Centros de Soporte Centralizados que en la aplicación de gestión económica tiene un desglose a su vez en los Centros de Ultimo Nivel. Como ejemplo tenemos la Orgánica 660020000 de ‘Generals’. Presupuestariamente la dotación se realiza a la orgánica • Centro Soporte Centralizado de Servicios Generales pero a esta orgánica se imputan gastos de los SERVICIOS ECONOMICOS Y ADMINISTRATIVOS ubicados en la sede de Rectorado. Desde la aplicación de gestión económica se realiza una división de esta orgánica y se imputa el gasto a cada uno de estos servicios y órganos.

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Vincular las orgánicas a Centros de Coste SICUV 23

Inventario y amortizaciones COSTE DE AMORTIZACION

El modulo de inventario de la aplicación de gestión económica tiene la dependencia de cada bien mueble de la universidad, por lo que se conoce la ubicación de cada servicio y/o unidad en sus instalaciones, y el inventario de activos muebles correspondientes a cada uno de ellos.

ASIGNACION COSTES DE AMORTIZACION A ACTIVIDADES Requiere, en ocasiones, un reparto indirecto, que en la mayoría de los casos seguirá el mismo criterio de reparto que el asignado a los costes de personal.

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Serveis : Técnic i de Manteniment, Servei de Comptabilitat i Servei d’Informática

- María Alborch - Rafael Antón - Fuensanta Domenech - José Antonio Vázquez

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