Presentación de PowerPointterritorio.s3-accelerate.amazonaws.com/archivos/clases/... · 2016. 4. 27. · •Las actividades de apoyo sustentan a las actividades primarias y se apoyan

Administración del Área de Compras

MAE David Javier González Madrigal

MODULO 1

1

GENERALES

3

• Aprender los aspectos mas

relevantes de la gestión del

departamento de compras que

todo directivo o gerente debe

dominar.

OBJETIVO

4 Módulo 1 Administración del Área de Compras

Administración avanzada de compras

1. Establecimiento de objetivos

2. Identificación de requerimientos

3. Preparación de solicitudes (RFx)

4. Especificaciones, criterios de aceptación y desempeño

5. Localización y selección de fuentes potenciales de suministro

6. Ejecución , Implementación y Administración de contratos o Pedidos

7. Administración y Organización

8. Perfil de puestos en compras.

9. Ventajas y Desventajas de diferentes estructuras organizacionales

10. Desarrollo de políticas de operación, procedimientos y líneas guía

11. Reportes periódicos de actividad

12. Criterios de evaluación del desempeño del departamento de compras

TEMARIO



CADENA DE VALOR



Actividades de Valor: son las actividades distintas físicas y tecnológicamente que desempeña una empresa.

•Las actividades primarias son las implicadas en la creación física del producto y su venta y transferencia al comprador, así como asistencia posterior a la venta. •Las actividades de apoyo sustentan a las actividades primarias y se apoyan entre sí. La infraestructura apoya a la cadena entera.

Margen: es la diferencia entre el valor total y el costo colectivo de desempeñar las actividades de valor.

CADENA DE VALOR



Comprar es la adquisición de Bienes, Arrendamientos o Servicios a cambio de un valor monetario establecido llamado precio.

• Materias primas

• Materiales Indirectos

• Suministros de Oficina

• Renta de Maquinaria

• Mercancias (Comercio)

• Inmuebles

DEFINICIÓN



Antes del uso del dinero, las compras se llevaban a cabo por medio de Trueque

PRINCIPALES FUNCIONES



Tiempo Costo

Calidad

Alcance

RESTRICCIONES



1.- Respaldar las operaciones de la

compañía con un flujo ininterrumpido de

materiales y servicios.

Es el objetivo

fundamental del área de compras.

Es la razón clave para la existencia del departamento.

OBJETIVOS GENERALES



2.- Comprar competitivamente

Todo comprador debe conocer las fuerzas de oferta y demanda que regulan los precios y la disponibilidad de los bienes o servicios que compra.

Considera el entendimiento de la

estructura de costos del proveedor .

Un comprador que paga mas de lo

que paga el mercado por un bien o servicio determinado, no esta comprando competitivamente.

OBJETIVOS GENERALES



3.- Comprar inteligentemente

Representa una investigación

continua para encontrar mejores oportunidades que produzcan la mejor combinación de calidad, servicio y precio.

Esto usualmente requiere la conciliación de las necesidades del usuario, las especificaciones del mercado y capacidad del proveedor.

OBJETIVOS GENERALES



4.- Mantener el inventario y las perdidas

por inventario al mínimo

Es fundamental alcanzar un balance razonable entre el nivel del inventario requerido para respaldar las operaciones y el costo de tener el inventario.

Es muy importante evitar faltantes,

que provoquen perdidas en producción o en ventas.

Los materiales obsoletos o de lento

movimiento deben ser reducidos al mínimo.

OBJETIVOS GENERALES



5.- Desarrollar fuentes de

suministro efectivas y confiables

Dependiendo el caso, los proveedores de materiales críticos, deberán ser apoyados para ser mas eficientes y confiables, buscando la reducción de costos donde sea factible.

De ser posible, es conveniente establecer con los proveedores clave acuerdos de asociación o alianza estratégica.

OBJETIVOS GENERALES



6.- Desarrollar buenas relaciones

con los proveedores

Las buenas relaciones con los

proveedores son imperativas, ya que sin ellas el alcance de los objetivos seria virtualmente imposible.

El potencial de los proveedores es mayormente aprovechado cuando la empresa compradora propone contratos ganar-ganar.

OBJETIVOS GENERALES



7.- Alcanzar el máximo de integración

con otros departamentos

Es muy importante que el área de Compras trabaje en equipo con otros departamentos derivado de que continuamente se interacciona en temas como por ejemplo:

Desarrollar nuevos materiales, Programas de estandarización, Requerimientos de información, etc.

OBJETIVOS GENERALES



8.- Manejar la función de compras en forma pro-activa y profesional

Para alcanzar cada objetivo se deberá trabajar forma profesional,

haciendo uso de los principios y valores (código de ética) que guían la actuación del personal dentro y fuera de las instalaciones de la empresa

OBJETIVOS GENERALES



ENFOQUE POR SECTOR



INDUSTRIAL COMERCIAL

SERVICIOS PÚBLICO

Compras

Total

activos

Ganancia

neta

Ventas

Margen

de

utilidad

Tasa interna

de retorno

Depreciación

Otros costos

Efectivo

Otros activos

Inventarios

Ventas

Costos

totales

Ventas

Rotación

de

activos

IMPACTO EN EL NEGOCIO



Ganancia neta

Margen de utilidad = --------------------

Ventas

Ventas

Rotación de los activos = ----------------------

Total de Activos

TIR = Margen de utilidad x

Rotación de los activos

FORMULAS



Mano de

Obra

$700,000

Materiales

$2,300,000

Gastos

generales

$800,000

Costos de los

artículos

$3.800,000

Otros

Costos

$800,000

Ventas

$5,000,000 Ganancia

neta

$400,000

Ventas

$5,000,000

Margen

de

Utilidad

8%

Retorno

de la inversión

10.0%

Inventarios

$500,000

CXP

$300,000

Ventas

$5,000,000

Activo total

$4.000,000

Activo

Circulante

$1.100,000

Rotación

1.25

Activo Fijo

$2.900,000 Efectivo

$300,000

Ele

mento

s d

e los

Costo

s d

e O

pera

ció

n

Activos

EJEMPLO



Menos

5 %

Mano de

Obra

$700,000

Materiales

$2,300,000

($2,185,000)

Gastos

generales

$800,000

Costos de los

artículos

$3.800,000

($3,685,000)

Otros

Costos

$800,000

Ventas

$5,000,000 Ganancia

neta

$400,000

($515,000)

Ventas

$5,000,000

Margen

de

Utilidad

8%

(10.3%)

Retorno

de la inversión

10.0%

(13.0%)

Inventarios

$500,000

($475,000)

CXP

$300,000

Ventas

$5,000,000

Activo total

$4.000,000

($3,975,000)

Activo

Circulante

$1.100,000

Rotación

1.25

(1.26)

Activo Fijo

$2.900,000

($1,075,000)

Efectivo

$300,000

Ele

mento

s d

e los

Costo

s d

e O

pera

ció

n

Activos

Mas

28.75

%

Mas

30 %

Menos

5 %

EJEMPLO



Incremento en ganancia neta

Margen de utilidad

115,000

Ventas adicionales = ---------------- = $ 1,437,500

0.08

1, 437,500

---------------- x 100 = 28.75 % 5,000,000

Comparado con 5% es un esfuerzo de 6 a 1.

EJEMPLO

Ventas adicionales =



FLUJO DE ACTIVIDADES



Compras - Pago

Requirementos

Especificaciones

Y Terminos de

Compra

Investigar el

Mercado

Selecionar y

Evaluar

Proveedores

Orden de

Compra

ó Contrato

Administración y

Supervisión

Recibir e

Inspeccionar

Proceso

de Pago

Mantener

Registros

PROCESO



Normatividad

NORMATIVIDAD

– Política de Compras

– Procedimiento de Compras

– Políticas y procedimientos de otros departamentos

– Leyes, Reglamentos, Disposiciones, Lineamientos y Acuerdos



Requirementos

Especificaciones

Y Términos de

Compra

Investigar el

Mercado

Selecionar y

Evaluar

Proveedores

Orden de

Compra

ó Contrato

Administración y

Supervisión

Recibir e

Inspeccionar

Proceso

de Pago

Mantener

Registros

REQUERIMIENTOS



Compra Repetitiva

ó

Compra de Única Ocasión

Compras

repetitivas

para procesos

de

manufactura

Pronóstico de Venta Planeación de producción

Planeación de Inventarios Planeación de

Mantenimiento Plan de Compra

Explosión de Materiales

REQUERIMIENTOS



Compras

repetitivas

con fines

comerciales

(Retail)

Pronóstico de Venta Plan de Mercadotecnia

Plan de Publicidad Plan de Promociones

Plan de Temporada / Moda Plan de Distribución Plan de Compra

(Resurtimiento)

REQUERIMIENTOS



Compra

Única

Ocasión

(Proyectos)

Plan de Administración del Proyecto

Planeación del Presupuesto

Análisis Hacer o Comprar

Plan de Compras

REQUERIMIENTOS



FORMATO REQUISICIÓN



Especificaciones

Y Términos de

Compra

– Dibujos de ingenieria

– Hoja de Especificación

– Requisición o Solicitud de pedido

– Autorización de presupuesto

– Fecha de entrega

– Proposito o Justificación del requerimiento

– Etc.

Investigar el

Mercado

Selecionar y

Evaluar

Proveedores

Orden de

Compra

ó Contrato

Administración y

Supervisión

Recibir e

Inspeccionar

Proceso

de Pago

Mantener

Registros Requirementos

ESPECIFICACIONES Y TÉRMINOS DE COMPRA



Descripción: Caja corrugada.

Clave: VWCAJCOHAG200

Nivel de inspección 3 , Estándar: NOM Z-12/2

Muestreo: Sencillo.

Nota: Muestreo se realiza por atados Material: Cartón corrugado, flauta C, espesor de 3.5 mm, res. 9 kg.

Peso: 463.0 g .

Color: Kraft. Impresión dos tintas, colores GCMI: rojo 70 y 82 negro

Acabado: Sin rebabas ni malformaciones.

Dimensiones: Según dibujo: 122-C

Uso: Empaque y protección de 16 válvulas serie 400 en 4 cajas

Presentación: Listas para armado, en atados de 20 pzas.

Pruebas funcionales: Si

ESTABLECER ESPECIFICACIONES



Investigar el

Mercado Requirementos

Especificaciones

Y Términos de

Compra

Objetivos de la Investigación de mercado,

– Identificar la existencia de posibles proveedores que cumplan los requerimientos y esten dispuestos a participar.

– Conocer el precio estimado para establecer las necesidades de presupuesto.

– Decidir el Tipo de procedimento a emplear que garantice la obtención de las mejores condiciones del Mercado de Precio, Oportunidad y Calidad.

Selecionar y

Evaluar

Proveedores

Orden de

Compra

Ó Contrato

Administración y

Supervisión

Recibir e

Inspeccionar

Proceso

de Pago

Mantener

Registros

INVESTIGAR EL MERCADO



Request for information (RFI)

• Directorios generales y especializados

• Cámaras Industriales

• Asociaciones

• Instituciones educativas

• Embajadas

• Internet

Típicamente es usada para conocer mas sobre la compañía y para saber si se dedica al tipo de producto o servicio requerido por el comprador, la búsqueda se hace por medio de:



INVESTIGAR EL MERCADO

Precio

estimado

Precios históricos

Análisis de costos

Precios internacionales de referencia

Estimados independientes

Precio nuevos proveedores



UNO DE LOS OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN DEL MERCADO ES CONOCER:

Tipo de

procedimiento

para comprar

Licitación Pública

Invitación a cuando menos tres

Adjudicación directa

Subasta



CONOCER EL MERCADO NOS AYUDA A PROPONER EL:

38

Definición Preparación de

oferta de parte de los

vendedores

Solicitud

de oferta

Recepción

de ofertas

Evaluación de

propuestas por parte de

la empresa compradora

Selección del

vendedor

Adjudicación

de contrato

Preparación del

contrato

X Días Y Días Z Días

Tiempo de contratación = X + Y + Z

Tiempo de Contratación

39

Definición Aprovisionamiento

Inicio, definición

de Alcance

Solicitud de

oferta

Proceso de compra Ejecución del contrato

Contrato Entrega

Proveedor


Inicio, definición

de Alcance

Solicitud de

oferta

Proceso de

compra Ejecución del contrato

Contrato Entrega

Proveedor


Inicio, definición

de Alcance

Solicitud de

oferta

Proceso

de compra Ejecución del contrato

Contrato Entrega

Proveedor

Adjudicación

Competitiva

Adjudicación

Restringida

Adjudicación

Directa

Selecionar y

Evaluar

Proveedores

Requirementos

Especificaciones

Y Términos de

Compra

Investigar el

Mercado

– Análisis del riesgo

– Criterios de selección

– Criterios de desechamiento

– Metodos de evaluación

– Request for Quotation

– Request for Proposal

– Invitation for Bid

Orden de

Compra

ó Contrato

Administración y

Supervisión

Recibir e

Inspeccionar

Proceso

de Pago

Mantener

Registros

SELECCIONAR PROVEEDORES



ANÁLISIS DEL RIESGO



Las empresas requieren proveedores confiables, que aseguren el

cumplimiento de los términos que se establecerán, evitando los riesgo

implícitos en la operación y dándole transparencia al proceso.

Es muy importante conocer quiénes son los proveedores, verificando

su grado de confianza y asegurar correr el mínimo riesgo con un

proveedor,

parámetros medibles

COMPRAS

FLEXIBILIDAD TIEMPO DEENTREGA

UBICACIÓNPRECISIÓN ENLAS ENTREGAS

PRECIO CALIDAD

RECURSOS DEMANUFACTURA

ENFOQUE JUSTOA TIEMPO

CRITERIOS DE SELECCIÓN



Otros parámetros

INTERÉS EN LA

COLABORACIÓN

COMPETENCIA

IMAGEN

REFERENCIAS

USO DE NUEVAS

TECNOLOGÍAS

CONCEPTO

COMERCIAL

ÉTICA Y CAPACIDAD

DE CUMPLIMIENTO

CLASE “A”CLASE “A”

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

SITUACIÓN

FINANCIERACOMPRAS

COMPRAS

2 2 22 2 22 2 2

CRITERIOS DE SELECCIÓN



Administrativos

CRITERIOS DE DESECHAMIENTO



Legales

Económicos

Precio No Aceptable Es aquél que derivado de la investigación de mercado realizada resulte superior en un

diez por ciento al ofertado respecto del que se observa como mediana en dicha investigación o en su defecto, el promedio de las oferta presentadas en la misma

licitación.

LAASSP Art. 28 fracción II inciso b) Podrá realizarse una licitación pública internacional bajo la cobertura de los tratados de

libre comercio cuando se desierta una licitación nacional porque los precios ofertados no resultaron aceptables.

LAASSP Art. 37, fracción III Cuando se determine que el precio de una proposición no es aceptable se indicará

en el fallo y se deberá anexar copia de la investigación de precios realizados o del cálculo correspondiente.

LAASSP Art. 38, primer párrafo Posibilidad de declarar desierta una licitación cuando los precios de todos los

bienes, arrendamientos o servicios ofertados no resulten aceptables.




Precio Conveniente

Es aquel que se determina a partir de obtener el promedio de los precios preponderantes que resulten de las proposiciones aceptadas técnicamente en la licitación, y a éste se le resta el porcentaje que determine la dependencia o entidad en sus políticas, bases y lineamientos.

LAASSP Art. 36 Bis, fracción II Adjudicación al precio más bajo siempre que el precio sea

conveniente, en caso contrario podrán desecharse. LAASSP Art. 37, fracción III Cuando se determine que el precio de una proposición no es

conveniente se indicará en el fallo y se deberá anexar copia de la investigación de precios realizada o del cálculo correspondiente.




Sistema de filtrado o Binario:

• Eliminar los proveedores que no cubran los requerimientos mínimos

Sistema de Ponderación o Puntos y Porcentajes:

• Asignar un peso a cada uno de los criterios de evaluación en función a prioridades

Precio mas bajo

Precio máximo de referencia

Costo anual equivalente (CAE)

Valor presente neto (VPN)

METODOS DE EVALUACIÓN



Request for quotation (RFQ)

Típicamente es usada para obtener una cotización del producto o servicio requerido por el comprador. Normalmente lo que se cotiza es de tipo común en el mercado o sea estandarizado (commodity) y generalmente la decisión se basa en el precio.

En compras de alto valor se usa el términos de licitación o postura (bid).



SOLICITUD DE PROPUESTAS

Request for proposal (RFP)

Típicamente es usada para obtener propuestas de productos o servicios personalizados requerido por el comprador.

Normalmente el vendedor describe en forma detallada en que consiste la solución e incluye información a cerca de su experiencia en el área

Por lo general se usa en compras de alto valor que dependen en gran medida de otras consideraciones superiores, tales como habilidades técnicas o métodos técnicos.

Se emplea cuando existen varias opciones para obtener el resultado esperado.




Invitation for bid (IFB)

Empleada normalmente en compras gubernamentales

El proceso usado es el de sobre cerrado con características similares a la RFP donde normalmente el vendedor describe en forma detallada en que consiste la solución e incluye información a cerca de su experiencia en el área




Ventajas de hacer un buen diseño de

los documentos de la adquisición

• Facilita la comparación de las respuestas de proveedores

• Propuestas más completas

• Precios más precisos

• Disminución en la cantidad de cambios en el proyecto

• Evita la perdida de tiempo en recotizaciones




DETALLE DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA EN CASO DE:



Orden de

Compra

ó Contrato

Selecionar y

Evaluar

Proveedores

– Requisición

La Requisición provee la información para el llenado de la Orden de Compra

– Controles internos

Presupuesto

Autorizaciones

– Tipos de contratos

Precio Fijo, Costo Rembolsable, Tiempo y Material

Requirementos

Especificaciones

Y Términos de

Compra

Investigar

el

Mercado

Administración y

Supervisión

Recibir e

Inspeccionar

Proceso

de Pago

Mantener

Registros

ORDEN DE COMPRA Ó CONTRATO



Contratos de Precio Fijo

o de Suma Global.

• Esta categoría de contrato implica un precio total fijo para un producto bien definido.

• Los contratos de precio fijo pueden incluir también incentivos para quienes cumplan o superen objetivos del proyecto, tales como los objetivos del cronograma.

• La forma más simple de contrato de precio fijo es una orden de compra por un artículo específico que debe ser entregado en una fecha específica por un precio determinado.

TIPO DE CONTRATO



Contrato de Precio Fijo

(Fixed Price, FP, or Firm Fixed Price, FFP). El comprador pagará al proveedor una suma determinada

(definida en el contrato) independientemente de los costos

del proveedor

TIPO DE CONTRATO



Ventajas y Desventajas

TIPO DE CONTRATO



Contrato Precio Fijo más Incentivos

(Fixed-Price-Incentive-Fee, FPIF) El comprador pagará al proveedor una suma determinada

(definida en el contrato) y el proveedor puede ganar utilidad

adicional si alcanza el desempeño y/o criterios definidos.

TIPO DE CONTRATO



Contrato Precio Fijo con Ajuste Económico (Fixed-Price-Economic-Price-Adjustment, FP-EPA) Este contrato es usado para reconocer las contingencias

económicas que pudieran surgir durante la vida del

contrato. Equivale a un FFP con cláusulas de ajuste.

TIPO DE CONTRATO



Contrato de Costos Reembolsables

• Esta categoría de contratos implica el pago (reembolso) al vendedor

de sus costos reales, más un honorario que, por lo general,

representa la ganancia del vendedor.

• Los contratos de costos reembolsables incluyen a menudo cláusulas

de incentivos en virtud de las cuales, si el vendedor cumple o supera

determinados objetivos del proyecto, como los objetivos del

cronograma o costo total, recibe del comprador un incentivo o pago

de bonificación.

TIPO DE CONTRATO



Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el

trabajo del contrato y recibe un honorario fijo calculado como un

porcentaje de los costes estimados del proyecto. El honorario fijo no

varía con los costes reales a menos que se modifique el alcance del

proyecto.

Contrato Costo más Honorarios Fijos

(Cost-Plus-Fixed-Fee, CPFF)

TIPO DE CONTRATO



Ventajas y Desventajas

TIPO DE CONTRATO



Al vendedor se le reembolsan los costes permitidos por realizar el trabajo del contrato y

recibe un honorario predeterminado y una bonificación de incentivo, dependiendo de que

logre ciertos niveles de objetivos de rendimiento establecidos en el contrato.

En algunos contratos de CPIF, si los costes finales son menores que los costes

esperados, tanto el comprador como el vendedor se benefician de los ahorros sobre la

base de una fórmula de distribución prenegociada.

Contrato Costo Más Honorarios con

Incentivos

(Cost-Plus-Incentive-Fee, CPIF)

TIPO DE CONTRATO



Al vendedor se le reembolsan los costos permitidos por

realizar el trabajo del contrato y recibe un honorario premio

(bono) basado en la satisfacción de ciertos criterios de

desempeño definidos e incorporados en el contrato.

Ejemplo: Rapidez en tiempos de captura de información,

volumen de información procesada por unidad de tiempo,

porcentaje de eficiencia en el funcionamiento de algún

equipo, grado de satisfacción en el servicio, etc.

Contrato Costo Más Honorarios Premio

(Cost-Plus-Award-Fee, CPAF)

TIPO DE CONTRATO



Contratos por Tiempo y Materiales (T&M) • Los contratos por tiempo y materiales son un tipo híbrido de acuerdo contractual

que contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables, como de contratos de precio fijo.

• La cantidad de los materiales y el tiempo que tomará la realización de los trabajos no pueden ser definidos en el momento de la adjudicación del contrato.

• El comprador y el vendedor establecen las tarifas unitarias para las categorías específicas de recursos.

• Se requiere de una buena supervisión, para que cuando se cuente con información suficiente se cambie a un contrato de Precio Fijo ó de Costos Reembolsables

TIPO DE CONTRATO



Contrato Tiempo y Materiales

(Time & Materials, T&M)

El comprador reembolsará al proveedor los costos de los

materiales y un costo por tiempo empleado.

TIPO DE CONTRATO



Componentes

principales

de un

contrato:

Entregables

Reportes de desempeño

Periodo de desempeño

Roles y responsabilidades

Lugar de trabajo

Precios

Terminos de pago

Lugar de entrega

Criterios de inspección y aceptación

Garantia

Soporte técnico

Limitación de responsabilidad

Retenciones

Penalizaciones

Incentivos

Seguros

Manejo de cambios

Mecanismos alternativos de disputa



CONTRATO

Términos y condiciones comúnmente utilizados

• Aceptación: como se entenderá específicamente que el trabajo está aceptado

• Agente: quien es el representante legal de cada una de las partes

• Arbitrio: un método para resolver disputas en las que interviene un tercero que toma una decisión en cuanto al problema.

• Asignación: describe las circunstancias en que cada una de las partes puede asignar sus derechos u obligaciones del contrato a otros.

• Autoridad: quien tiene el poder de hacer que

• Avisos y noticias: destino preestablecido de cierta correspondencia.

• Bonos: que tipo de bonos o garantías, en su caso, deben comprarse

• Cambios: como se realizarán, qué formatos de utilizan, tiempos para avisos y publicidad

• Contratación independiente: establece que el vendedor no es empleado del comprador.

• Fallas graves: fallas graves que ocasionen el no poder cumplir con los trabajos conforme al contrato

CONTRATO




• Fuerza mayor: un suceso de la naturaleza; un incendio, una tormenta, que no permita a

una de las partes cumplir una obligación.

• Garantías: promesas de calidad de los productos y servicios entregados bajo el contrato,

normalmente restringidos a un período de tiempo.

• Incentivos: beneficios que el vendedor puede obtener para alinearse con los objetivos de

tiempo, costo, calidad, riesgo y desempeño del comprador

• Incumplimiento / alcances: cuando no se cumple una obligación establecida en el

contrato, advierte de que un incumplimiento por la parte vendedora, no puede ser cobrado

con un incumplimiento por la parte compradora

• Indemnizaciones: quién es elegible por indemnizaciones en caso de accidentes

personales o daños

• Inspección: establece el derecho y las circunstancias de inspeccionar el trabajo durante la

ejecución del proyecto.

• Pagos: cuando deberán realizarse, penas por pagos tardíos, razones para no pagar.

Especialmente poner atención en la administración de los pagos.

CONTRATO




• Propiedad intelectual: quién es el dueño de la propiedad intelectual (patentes, marcas

registradas, derechos de reproducción, código, fuentes, libros) usados o desarrollados como

parte del contrato. Pueden incluirse garantías para el derecho de uso de material existente

durante la ejecución de los trabajos.

• Renuncias: declaraciones en las que se establece que los derechos establecidos en el

contrato, son irrenunciables, y no pueden ser modificados de otra manera más que por un

acuerdo expreso de las partes.

• Requerimientos de administración: asistencias a juntas, aprobaciones por personal

asignado al proyecto, etc.

• Retenciones: un monto previamente acordado, normalmente entre el 5% y el 10% que se

retiene para asegurar la terminación del trabajo, y se entrega al finalizar el mismo.

• Riesgo de pérdidas: asignación de los riesgos entre las partes, en el evento de que algunos

artículos resulten dañados o destruidos durante la duración del contrato..

• Trabajos por contrato: el trabajo realizado bajo un contrato, es propiedad del comprador.

CONTRATO



Acuerdos

Firma de

contrato

Un contrato es un acuerdo legal vinculante

para las partes en virtud del cual el

vendedor se obliga a proveer los productos,

servicios o resultados especificados, y el

comprador se obliga a pagarle al vendedor.

Un contrato es un vínculo legal sujeto a

resolución en los juzgados.



CONTRATO

FORMALIZACIÓN DE LA RELACIÓN



Administración y

Supervisión

Orden de

Compra

o Contrato

– La aplicacónes ERP asumen que los requerimientos programados serán recibidos a tiempo.

– La fechas del programa de entregas requieren ser monitoreadas y administradas

– Los posibles incumplimientos deben ser identificados y evitados

Si el retraso es inevitable , se deberan hacer los ajustes a los planes programados.

– Otros asuntos a considerar

Entender el proceso de producción del proveedor, su capacidad y limitaciones es fundamental para solucionar problemas en colaboración

La expeditación debe ser por excepción. Si un proveedor es consistentemente expeditado, se debe revisar su desempeño.

Selecionar y

Evaluar

Proveedores Requirementos

Especificaciones

Y Términos de

Compra

Investigar

el

Mercado

Recibir e

Inspeccionar

Proceso

de Pago

Mantener

Registros

ADMINISTRACIÓN Y SUPERVISIÓN



Principales actividades durante la

administración del contrato:

• Monitoreo del desempeño técnico, de costo y de cronograma. • Control de calidad • Autorizar el trabajo del vendedor en tiempo y forma • Revisión de facturas y Autorización de pagos • Negociación con el administrador de contratos de los cambios y las

reclamaciones al contrato • Realización, soporte y control integral de cambios • Notificación de cambios a todos los afectados • Resolución de conflictos • Realizar juntas • Mantener registros • Identificación, Seguimiento y Control de riesgos




Control de cambios

• Lo primero a hacer cada vez que surja un cambio es analizar los impactos del proyecto.

• Los procedimientos de cambio al contrato, deben llevar un seguimiento y deben documentarse formalmente como modificaciones al contrato.

• No se debe continuar trabajando en una tarea sin estar seguro que el cambio será autorizado.

• Si se da el caso de la existencia de muchos cambios o incluso de un cambio muy importante, podría resultar mejor terminar el contrato e iniciar otro nuevo o buscar otro vendedor.




Medios para hacer cambios a

los contratos

• Convenio modificatorio

• Anotación en bitácora

• Memoranda de entendimiento




Precio fijo: Aspectos a vigilar

• Asegurarse que no haya cortes al alcance o la calidad

• Vigilar las órdenes de cambio con sobreprecio

• Verificar falta de entendimiento del alcance




Costos Reembolsables:

Aspectos a vigilar • Asegurarse que los costos cargados son aplicables a nuestro

proyecto.

• Evitar que el vendedor adicione recursos al proyecto que no aporten valor real o que no desempeñen trabajo alguno y que no fueron pactados en el contrato original

• Auditar todas las facturas

• Asegurarse que el avance del trabajo sea eficiente

• Asegurarse que no se haya cambiado los recursos anotados en la propuesta original (gato por liebre)




T & M: Aspectos a vigilar

• Supervisar al proveedor en el día a día

• Intentar obtener entregables concretos

• Se requiere mayor atención para asegurarse que la duración del proyecto no se alargue

• Estar alerta al momento en que sea conveniente un cambio en el tipo de contrato

• Podemos iniciar un contrato de T&M para fijar el alcance del trabajo y después cambiar a un contrato de precio fijo.




Revisión del Desempeño

• Es pertinente realizar una junta de evaluación del desempeño del proveedor, usualmente en su presencia, quien a su vez expone sus necesidades para mejorar su trabajo. El propósito de esta revisión es determinar y recomendar acciones preventivas o correctivas y solicitar cambios formalmente.




http://www.google.com.mx/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=PQRWjhgsdf8HWM&tbnid=vxaxOdYdiLtRiM:&ved=0CAUQjRw&url=http://elheraldodecoatzacoalcos.wordpress.com/2013/05/04/da-etileno-xxi-trabajo-a-7-mil-personas/&ei=4GaOUpvKE6fK2wWPuoG4Dw&psig=AFQjCNFFkmrxvay71Kz8SnQ-wvIkqx5Psw&ust=1385150520113310

Penas convencionales

Es el convenio que celebran las partes para cuantificar el importe de los daños y perjuicios que se causen con motivo del incumplimiento de las obligaciones pactadas.

– Tipo de daños y perjuicios

• Compensatorios: son la perdida o menoscabo que sufre el acreedor,

así como la privación de la ganancia licita que se han causado por el absoluto y definitivo incumplimiento de la obligación

• Moratorios: son la perdida o menoscabo que sufre el acreedor, así como la privación de la ganancia licita que se causan por el retardo en el cumplimiento de la obligación




Penas convencionales

• El importe de la pena convencional no puede exceder ni el valor ni en cuantía al de la obligación principal.

• Si se incumple parcialmente la obligación principal, la pena se modifica en la misma proporción al cumplimiento.

• Se pueden imponer penas convencionales derivadas del impacto negativo de las actividades del proveedor o contratista en la sustentabilidad ambiental.




Auditorias

• Las auditorias pueden realizarse durante la

ejecución del contrato para identificar las

debilidades en los procesos de trabajo o en los

productos entregables del vendedor.




Recibir

E Inspeccionar

Administración y

Supervisión

– Objetivos Clave

Confirmar la aceptación de los articulos o servicios

Asegurar que este en condiciones fisicas apropiadas, la cantidad y la documentación

Cumplimiento de los parametros de calidad.

– Es una actividad functonal cruzada entre Compras, Almacen, Calidad, Planeación y Finanzas

– Otros puntos a considerar

La meta es asegurar la calidad y eliminar la necesidad de la inspección.

Orden de

Compra

ó Contrato

Selecionar y

Evaluar


Especificaciones

Y Términos de

Compra

Investigar

el

Mercado

Proceso

de Pago

Mantener

Registros

RECIBIR E INSPECCIONAR



Proceso de

Pago

Recibier e

Inspeccionar

Flujo de Documentación

Requisición Orden de

Compra

Recepción e

Inspección

Autorización

de pago

Trasferencia

electrónica

– Se corroboran los datos entre la Orden de Compra, Recibido y Facturado.

Las discrepancias deben ser conciliadas antes del pago o descontadas del mismo.

Administración y

Supervisión

Orden de

Compra

o Contrato

Selecionar y

Evaluar


Especificaciones

Y Términos de

Compra

Investigar

el

Mercado

Mantener

Registros

PROCESO DE PAGO



Mantener

Registros

Proceso de

Pago

– Los expedientes de compra deben ser archivados por X años (ver politica al respecto)

– Registros clave

Requisición

Cotizaciones

Evaluaciones

Orden de Compra

Recepción, Inspección y Documentos de Pago

– Otros asuntos a considerar

Registros electrónicos

Recibier e

Inspeccionar Administración y

Supervisión

Orden de

Compra

ó Contrato

Selecionar y

Evaluar


Especificaciones

Y Términos de

Compra

Investigar

el

Mercado

MANTENER REGISTROS



Proceso de

Pago

– Indicadores

– Benchmarking

– Incentivos

Recibier e

Inspeccionar Administración y

Supervisión

Orden de

Compra

o Contrato

Selecionar y

Evaluar


Especificaciones

Y Términos de

Compra

Investigar

el

Mercado

MONITOREO

Mantener

Registros



Evaluación del desempeño:

¿Qué resultados del desempeño del departamento de compras debemos

medir o reportar?





¿Qué indicadores debemos establecer?

Categoría Región

Proyecto Producto

Etapa

Procedimiento

ORGANIZACIÓN





¿Qué tipo de estructura del departamento de compras tiene su

empresa?

Estructura Centralizada Ventajas :

Mayor poder de compra por medio de la consolidación de pedidos de

materiales comunes. Negociación con proveedores de contratos por los consumos de todas

las localidades. Evitar la duplicación de trabajo con propósitos comunes. Realizar la logística del ciclo de adquisición de cada localidad

mejorando el flujo de materiales en toda la compañía. En un solo lugar se atiende a todos los proveedores.

ORGANIZACIÓN



Estructura Centralizada

Desventajas:

Escasez de información entre los departamentos solicitantes y la oficina central.

Celos entre el personal que trabaja en las localidades y la oficina

central debido a las oportunidades de desarrollo. La inevitable perdida de tiempo para colocar una Orden de Compra

como resultado del envío de requisiciones a la oficina central. Desconocimiento en la oficina central del uso final de los artículos

a comprar.

ORGANIZACIÓN



Estructura Descentralizada

Ventajas :

Los Compradores locales tienen autoridad y responsabilidad. Proceso de compra mas económico. Reducción de tiempos de entrega y flexibilidad para emergencias. Programa de compras mas apegado a los programas. Facilita la coordinación de las actividades de compra con los departamentos

usuarios. El comprador se familiariza con el uso de los materiales que compra. Desarrollo de fuentes de suministro locales.

ORGANIZACIÓN



Estructura Descentralizada Desventajas:

Falta de políticas y procedimientos comunes en todas las

localidades. Uso de alto numero de proveedores y gran cantidad de

ordenes de compra. Falta de visión para el empleo de técnicas avanzadas de

compra. El proveedor de artículos comunes deberá visitar cada

localidad.

ORGANIZACIÓN



Estructura Corporativa

Jefe de

Compras

Gerente

Planta 1

Jefe de

Compras

Gerente

Planta 2

Jefe de

Compras

Gerente

Planta 3

Director de

Manufactura

Directores de

Otras Areas

Director de

Compras

Director General

ORGANIZACIÓN



Actividades

en Compras CONOCIMIENTO

DEL MERCADO

ADMINISTRACION DE LA

BASE DE PROVEEDORES

ABASTECIMIENTO ESTRATEGICO

EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DEL

PROVEEDOR

NEGOCIACION ESTRATEGICA

DESARROLLO DE PROVEEDORES

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

NEGOCIACIÓN TACTICA

EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL PROVEEDOR

PROCESO DE COMPRA

OPERATIVAS

ESTRATEGICAS



Estructura por procesos

ORGANIZACIÓN



Líder

Comunicador

Asertivo

Saber

trabajar en

equipo

Estratega

Hábil para

percibir y

explotar su

poder

Inteligencia

emocional

Habilidad

para

relacionarse

PERFIL DEL COMPRADOR





¿Qué tipo de perfil tiene ud.?

HABILIDADES



FACTORES QUE RIGEN LA

CONDUCTA DEL COMPRADOR



Son los actores de la organización implicados en la

adquisición. Esta formado por grupos y personas que

comparten los intereses y riesgos de la decisión de

compra.

Iniciadores,

Usuarios,

Influenciadores,

Decisores,

Aprobadores,

Compradores

Personal de trato con proveedores

STAKEHOLDERS



• Establecer y mantener políticas uniformes • Monitorear continuamente el desempeño de las actividades de compra • Negociar contratos y acuerdos comerciales • Hacer estudios especiales • Conducir programas de entrenamiento • Depurar la lista de proveedores • Supervisar a los agentes de compras • Elaborar estudios de investigación y análisis en compras • Establecer estándares de evaluación de desempeño para el personal de

compras. • Ayudar a la asignación de funciones del personal de compras así como a

planes de capacitación y motivación. • Establecer lazos cooperación con los principales proveedores que se

reflejen en relaciones de largo plazo y que puedan servir como marco para la creación de Convenios de cooperación y/o Alianzas estratégicas.

• Participar en la elaboración de los planes estratégicos del negocio

ROL DEL DIRECTOR DE COMPRAS



Administración de Compras y materiales Harold E. Fearon CECSA

La Gerencia de Compras Williams A. Messner Ed. Norma

Purchasing and Materials Management Donald W. Dobler McGraw Hill

Purchasing and Supply Management Michel R. Leenders Ed. Irwin

Bibliografía

NOTAS

Documents

Presentación de PowerPointterritorio.s3-accelerate.amazonaws.com/archivos/clases/... · 2016. 4. 27. · •Las actividades de apoyo sustentan a las actividades primarias y se apoyan