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CONTROL INTERNO Dr. JOSÉ PEDRO CALDERÓN REYES

Jefe de Control Interno

INFORME DE GESTION AÑO 2.012

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO “MECI” ALCALDIA CARMEN DE APICALA

PRESENTACION Para una mejor comprensión y asimilación por parte de la comunidad carmelitana de la existencia, propósitos, objetivos y ejecuciones que durante el año 2.012 desarrolló el Sistema de Control Interno de la Alcaldía del Carmen de Apicalá, este informe se estructuró en tres acápites básicos a saber: A) Una sucinta precisión de lo que es y debe de ser y hacer el MECI en

la Alcaldía.

B) Los desarrollos del MECI realizados a partir de la creación

de la Oficina de Control Interno.

C) Las actividades de control y sus resultados.


Se considera que a pesar de la Juventud de la Oficina de Control Interno en la Alcaldía del Carmen, se ha realizado grandes avances, tanto

en el sistema de control, como en los procesos asesores, de reorganización y optimización de la gestión, paso necesario para llevar al sistema

Administrativo del Municipio a la aplicación y desarrollo del Modelo del Sistema de Gestión de Calidad ordenada por la Ley 87 de diciembre 30

de 2.003 y reglamentada por el Decreto Nacional 4110 de 2.004 y 4295 de 2.007 y que busca esencialmente dirigir y evaluar el desempeño

institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes Obligados (Nacionales,

Departamentales y Municipales), la cual debe estar enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de cada entidad.


1.- LO QUE DEBE SER Y HACER EL MECI. Se hace necesario comprender que es, que debe ser y hacer el MECI, para poder dimensionar y Evaluar las acciones de Apoyo y Control que está aplicando y desarrollando la Oficina de control Interno de la Alcaldía, entorno a lo dispuesto por la Ley y las exigencias de la misma administración. El Modelo Estándar de Control Interno para entidades del Estado, se genera tomando como base el artículo 1° de la Ley 87 de 1993, el cual se encuentra compuesto por una serie de Subsistemas, Componentes y Elementos de Control. El Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP- es el que administra y distribuye para todas las entidades del Estado obligadas, los instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de

los Elementos, Componentes y Subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno.


1.1 PRINCIPIOS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO.

Los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales. Los siguientes principios aplicables al Sistema de Control Interno:

Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función. El Sistema de Control Interno debe propiciar las condiciones

a través de asesorías, capacitación y modelos de gestión.


Autorregulación: Es la capacidad institucional (la Administración Municipal) para aplicar de manera participativa al interior de la entidad, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad ( Leyes, decretos y demás normas), que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la

actuación pública.

Autogestión: Es la capacidad institucional de toda entidad pública (Alcaldia) para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.


1.2 FUNCIONES DEL ASESOR, JEFE, COORDINADOR O AUDITOR INTERNO. Se hace necesario que se tenga claro la funciones de la persona que

desarrolla los procesos de control interno, para así poder evaluar su

actuación en la Entidad. a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de

Control Interno; b) Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido

dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando;

c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;

INFORME DE GESTION AÑO 2.012 e) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las

actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;

f) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios;

g) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de

decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;

h) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los

recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y

recomendar los correctivos que sean necesarios; i) Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control

que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.


j) Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente;

k) Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento;

Parágrafo.- En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor

interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos

administrativos de la entidad a través de autorizaciones y

refrendaciones


2.- LOS DESARROLLOS DEL MECI REALIZADOS A PARTIR DE LA CREACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. Con ocasión de la promulgación del Ley 1474 de 2.011 Estatuto anticorrupción y demás normas que reglamentan el Control interno, la Alcaldía de Carmen de Apicalá crea la Oficina de Control Interno a través del Acuerdo No. del Concejo Municipal. A partir de dicho suceso se inicia la fundamentación del MECI y el desarrollo de un sistema de control basado en el diseño del sistema de control, la asesoría permanente del funcionario ejecutor de procesos, asesoría a los Directivos de la Alcaldía y la aplicación de mecanismos de control y desarrollo de auditorías a los procesos básicos como presupuesto, contabilidad, contratación y manejo o uso de los bienes públicos.


La formalización del proceso de control de la Alcaldía se cristaliza con la presentación del plan de implementación del MECI

ante el Consejo de Gobierno del Municipio el 13 de Abril de 2012, en el se firmó el Acta de Compromiso para la implementación

del modelo MECI 1000:2005 de la Alcaldía, se firmo los compromisos Éticos de MECI, se presento y aprobó los principios misionales

del Sistema de Control, el plan de implementación y el plan de auditoría para 2.012.


3.- LAS ACTIVIDADES DE CONTROL Y SUS RESULTADOS. A. La oficina de Control Interno apoyó y asesoró de manera permanente y cuando

las circunstancia lo exigieron a todas las dependencias de la Alcaldía, en aspectos como:

• Orientación administrativa en el desarrollo de procesos y procedimientos. • Orientación legal en el ejercicio de funciones y fundamento legal para la gestión y

la toma decisiones. • Monitoreo y asesoramiento en estudios específicos para el mejoramiento de la

organización y cumplimiento legal, tales como: Plan Local de riesgos y emergencias, Implementación y optimización del Consejo Municipal de Gestión del Riesgo, siendo el Carmen de Apicala uno de los Municipios que ha cumplido de manera oportuna y eficiente con el sistema de riesgos (Ley 1523 de abril de 2.012), caracterizándose el CMGRD del Municipio como de alta eficiencia y organización.


B. Mejoramiento de procesos y reducción de riesgos administrativos. Se trabajó sobre MAPA DE RIESGOS, donde se detectó las fortalezas y algunas debilidades en los procesos de control

y autocontrol, las cuales viene fortaleciéndose a través de capacitación y socialización directa en aspectos de autocontrol y eficiencia administrativa. Se está trabajando en una cultura de autocontrol con excelentes resultados, en tato que cada empleado es cada vez mas responsable de su gestión y los resultados de sus acciones.


C. Auditorias de control físico. Se Realizaron dos (2) auditorias en los procesos Presupuestales y Contables en los meses de Abril- Mayo y Noviembre – Diciembre. Encontrándose:

• El desarrollo presupuestal a cumplido en un 98%, siendo necesario ajustar con mas

rigurosidad el principio de planeación, por lo demás, el cumplimiento de principios presupuestales y procesos, ha tenido una calificación de muy buena.

• Una manejo sin Hallazgos fiscales de los Dineros provenientes del Sistema General de Participación SGP (los aportes de la Nación). Esto muestra el buen manejo de dichos recursos (de destinación especifica), que han sido recibidos y aplicados con estricta rigurosidad en los montos y sectores que determina los Conpes. (salud, educación, agua potable y saneamiento básico, etc). Igual resultado ofrece el manejo de los recursos propios.


• El manejo de gastos del municipio ha sido sobrio y adaptado de manera adecuada a los ingresos, esta situación da la tranquilidad al Municipio y a la comunidad en general, de seguir siendo viable financieramente como lo demuestra la calificación que el municipio ha tenido por parte de los entes de control y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• El área contable ha tenido también una calificación de muy buena, en tanto que los saldos contables guardan relación con los presupuestales, la depuración de cuentas sigue siendo exitosa, el proceso se ajusta a las normas y reglamentos que regulan la actividad contable en entes del Estado, Los s aldos contables reflejan en un alto porcentaje la realidad económica y financiera de la entidad, siendo necesario iniciar el proceso de soportar de manera legal las propiedades del Municipio y con ello nos acercaríamos al 100% de su optimización.


• El control entre las áreas de Tesorería, presupuesto y contabilidad, sigue fortaleciéndose, en la medida que se mejora y simplifica los procesos tanto manuales como electrónicos, estos últimos fortalecidos con el sistema de Red que garantiza seguridad y control inmediato. Este mecanismo de organización y control fortalece la confianza que la comunidad carmelitana debe tener sobre la administración de sus recursos.

• Los informes que el Municipio debe rendir a la Contraloría Departamental y Nacional, así como demás entes de control y de gestión, han sido presentados por la dependencia presupuestal y contable de manera oportuna, minimizando de esta manera a CERO las posibles sanciones que su no cumplimiento acarrearía.


D. Auditorias a Contratación. Se ha realizado igualmente Dos (2) auditorias al proceso de contratación de la Alcaldía, encontrándose un indicador muy bueno en los aspectos relacionados con su legalidad y ajuste a la norma, tales como: precisión de la naturaleza del contrato, clasificación de tipo de contrato (cuantía), soportes de cada contrato, publicación de los mismos, socialización de procesos, control de su ejecución y liquidación oportuna. Es necesario optimizar los tiempos del proceso de contratación y La metodología y seguridad del archivo.


E. Procesos Generales de la Alcaldía. En este aspecto se presenta un indicador catalogado como Bueno. Esta tendencia se explica porque a pesar que se tiene un talento humano de altas calidades y comprometido, se hace necesario mejorar su proceso de contratación, lo que aseguraría incremento de eficiencia y eficacia de los procesos y resultados administrativos. Se esta ajustando los procesos generales a través de precisión y documentación de manuales de funciones y procesos. Se sigue trabajando en la Gestión archivística aspecto de suma importancia y de exigencia legal, que se debe mejorar a partir del 2.013.


F. Aspecto de información y comunicación. La Alcaldía está dando cumplimiento al estatuto anticorrupción ( Ley 1474/2011), en referencia a la comunicación de su gestión y lo actuado, es así como lo está realizando a través de su Cartelera que queda ubicada a la entrada de la Alcaldía, en lo concerniente con la contratación lo está haciendo a través del Secop y la pagina Web de la alcaldía, en la misma página se ha colgado toda la información que hace referencia al Plan de desarrollo, presupuesto, informes de gestión y orientación de la comunidad en las actividades sociales en masa, igualmente los informes se han apoyado mediante el medio oral (T.V y perifoneo) y el escrito (folletos y periódico de circulación masiva). Se está optimizando la pagina Web para mejorar tanto su capacidad de información como de interactuación con la comunidad. Como un necesidad inmediata y de cumplimiento legal, se está

diseñando y se implementara antes de junio de 2.013 el sistema PQR (peticiones, quejas y reclamos) que exige el estatuto anticorrupción para optimizar los tramites de atención y el contacto directo y permanente para resolver las exigencias de la comunidad.


G. Aspecto de control. En lo concerniente a la autoevaluación del control de la Alcaldía como lo exige las normas, se puede establecer que el MECI a 31 de diciembre de 2.012 esta implementado en un 70% aproximadamente esperándose hacerlo en un 100% en el 2.013. En lo referente a su gestión ya se pudo establecer en párrafos precedentes, quedando por afirmar que todos los informes a los entes de Control ( Contraloría Nacional, Departamental, DAFP) que son de obligatorio cumplimiento por parte de la oficina de Control Interno, han sido presentados oportunamente, los informes de los logros y estado del sistema de control interno de la Alcaldía que es necesario publicar cada 4 meses (ley 1474/2011) están disponibles en cada fecha en la página web de la Alcaldía.


En términos generales, el desarrollo de la planeación, del proceso presupuestal y contable, de la gestión

de recursos, del control integral, de la comunicación e información y la calidad en el sistema de procesos

internos y externos de la Alcaldía, según la calificación dada por los entes de control de Colombia, es del orden

del 86% calificación que nos da Derecho a ocupar el 6º. lugar entre las 47 Alcaldías del Tolima.

MUCHAS GRACIAS Dr. JOSÉ PEDRO CALDERÓN REYES

Jefe de Control Interno

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