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Certicámara.Validez y seguridad jurídica electrónica
TENDENCIAS CERO PAPELCumplimiento de la política de Eficiencia Administrativa
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOSCON CARÁCTER PROBATORIO
¿Qué tipo de organizaciones pueden implementar los procedimientosque contempla la digitalización de documentos con carácter probatorio?
Protocolo para la Digitalización deDocumentos con Fines Probatorios,desarrollado por el Comité deReprografía y Automatización delSistema Nacional de Archivos (SNA),órgano asesor del Archivo Generalde la Nación de Colombia, el cualinsta a los funcionarios de laadministración pública tanto a nivelnacional como territorial, a cumplirlos procedimientos.
Cualquier organización del sector público o privado.
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOSCON CARÁCTER PROBATORIO
Ley 594 de 2000. Uso de Nuevas tecnologías en laarchivística. (Art. 19)Ley 594 de 2000. Uso de Nuevas tecnologías en laarchivística. (Art. 19)
Ley 527 de 1999. EQUIVALENTES FUNCIONALESLey 527 de 1999. EQUIVALENTES FUNCIONALES
Ley 962 de 2005, Ley 1437 de 2011, Decreto 019 de 2012 -Atributos de seguridad jurídica.Ley 962 de 2005, Ley 1437 de 2011, Decreto 019 de 2012 -Atributos de seguridad jurídica.
• Escrito – Mensaje de Datos + Posterior Consulta (Art. 6)• Original – Integridad (Arts. 8 y 9)• Firma – Firma Digital (Arts. 7 y 28)• Archivo y conservación – Requisitos de Evidencia Digital (Art. 12): Autenticidad,
Integridad, Extremos de conservación temporal y disponibilidad.
Ley 527:
Marco normativo del Protocolo
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOSCON CARÁCTER PROBATORIO
• Conversión de soportes físicos mediante la digitalización de los mismos.
• Garantía del documento electrónico, como un documento veraz, fiable,auténtico e íntegro, tal como el original.
• Migración del formato de conservación (de físico a electrónico).
• Eliminación del soporte físico.
Alcances
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOSCON CARÁCTER PROBATORIO
1. PROCEDIMENTAL• Previo• Oficial de Gestión documental• Descripción• TRD o cuadros de clasificación• Captura• Medios de conservación• Almacenamiento
2. TECNOLÓGICO - Digitalización certificada• Estampado cronológico• Firma electrónica/digital• Encriptación de datos• Certificación de condiciones de archivo y conservación por parte de
terceros.
Componentes
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOSCON CARÁCTER PROBATORIO
Etapas
Preparación física
Etapa reprográfica
Control de calidadde la imagen
indización óDescripción
almacenamiento
Consulta
Equivalentes funcionarles descritos en la Ley 527 de 1999(escrito, original, firma y archivo y conservación).
La firma digital garantiza autenticidad, integridad y no repudiosegún artículo 28 la Ley 527 de 1999 y artículo 6 de la Ley 962.
Para precisar fechas extremas, existe el sello de tiempo oestampado cronológico certificado, art. 30 de la Ley 527 de 1999.
Bodegaje electrónico con requisitos de la Ley 1266: control deacceso, integridad, clasificación y evidencia digital (art 12 ley 527)
Fichero electrónico de datos donde se garantiza la integridad de lainformación y los extremos de conservación temporal.
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADADE DOCUMENTOS - GUÍA
DEFINICIÓN: Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporteanálogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contiene la imagen codificada, fiel eíntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad ,fiabilidad y autenticidad.
FINALIDAD
1. Digitalización sin eliminación del documento original análogo: esta digitalización dedocumentos puede tener al mes tres tipos aplicaciones:
a) Digitalización con fines de control y trámiteb) Digitalización con fines archivísticosc) Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio
2. Digitalización con sustitución del soporte análogo: digitalización certificada
Se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por losorganismos competentes y por el AGN, de acuerdo con las necesidades de cadaentidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismoautorizado.”
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADADE DOCUMENTOS - GUÍA
TIPOSUSTITUCIÓN DEL
ORIGINAL EN PAPELNIVEL DE
SEGURIDAD REQUISITOS
Digitalización con finesde control y trámite
NO Bajo Pautas de digitalización delAGN
Digitalización con finesarchivísticos
NO Medio Uso y aplicaciónestándares técnicos comonormas de archivística delAGN- Comité Archivo
Digitalización con finesde contingencia ycontinuidad del negocio
NO Bajo Ley 527 de 1999 y normasreglamentarias
Digitalizacióncertificada
SI ALTO Protocolo de digitalización+ estándares de organismocompetentes + firma digitalo electrónica.
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADADE DOCUMENTOS – DOCUMENTOELECTRÓNICO
DocumentoElectrónico
Ficheroelectrónico
Firma deDigitalización
Metadatosmínimos
obligatorios
Metadatos dedigitalización
DOCUMENTO ELECTRÓNICO FIELAL CONTENIDO ORIGINAL YGARANTIZAR LA INTEGRIDAD.
VÁLIDO COMO DOCUMENTOELECTRÓNICO
FIEL AL DOCUMENTO ENSOPORTE FÍSICO
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADADE DOCUMENTOS - GUÍA
Formatos admitidos- preservación
Nivel de resolución - Recomendado 200 pixeles por pulgada .- OCR recomendado 300 ppp.
Garantía de fidelidad - Elemento probatorio al mismo nivel que eldocumento en físico. (Ley 527 de 1999 art 11)
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADADE DOCUMENTOS - GUÍA
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
Integridad de cada uno de los pasosSoftware y hardware verificados previamente *tercero
Fase previa Digitalizacióny optimización Conformación
DIGITALIZACIÓN CERTIFICADADE DOCUMENTOS - GUÍA
COPIA AUTÉNTICA
Nuevo documento, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos quedocumenta , equivalente al documento original (identidad e igualdad)
COPIA ELECTRÓNICA AUTENTICADA (CEA)
No requieren cambio de formato ni contenido, igual validez jurídica que elDocumento electrónico.
Se expiden a partir de documentos con calidad de original o de copia auténtica. Nuevos documentos electrónicos Original – CEA “Identificador del documento origen” CEA serán firmadas mediante alguno de los sistemas de firma electrónica.
