SISTEMA DE PAPELES DE

TRABAJO

PARA AUDITORÍA

SPT AUDIT

• La documentación de auditoría ó papeles de trabajo

son el respaldo que tiene el auditor para registrar los

procedimientos aplicados, soportar sus conclusiones

mediante la evidencia obtenida y emitir una opinión

independiente.

INTRODUCCIÓN

La documentación de auditoría sirve para varios propósitos adicionales,

incluyendo lo siguiente:

• Ayudar al equipo del compromiso a planificar y realizar la auditoría.

• Ayudar a los miembros del equipo del compromiso responsable de la

supervisión, para dirigir y supervisar el trabajo de auditoría, y de

desempeñar su responsabilidad de revisión.

• Permitir al equipo del compromiso a rendir cuentas de su labor.

• Mantener un registro de asuntos de importancia que continuaran en

futuras auditorías.

• Permitir la realización de revisiones de control de calidad e inspecciones

de acuerdo con la NICC 1 o los requisitos nacionales que sean exigibles.

• Permitir la realización de inspecciones externas de conformidad con los

requisitos legales, regulatorios o de otra índole, aplicables.

INTRODUCCIÓN

• Durante los últimos años ha variado la forma de obtener,

almacenar y de analizar la información, lo que ha causado

también un cambio en la modalidad de los papeles de trabajo.

INTRODUCCIÓN

Servidores Información

Usuarios

RED

• Esto implica un nuevo reto para el auditor, el cual debe

considerar el efecto de los cambios tecnológicos en la

forma de hacer auditorías.

INTRODUCCIÓN

• Dicha consideración implica que las firmas de auditoría

busquen alternativas tecnológicas para la preparación, manejo

y custodia de los papeles de trabajo.

• En el mercado existen diversas opciones de software de

papeles de trabajo sin embargo muchas veces su costo es

demasiado elevado o los mismos no se ajustan a las

necesidades especificas de cada firma.

Software de Auditoría

• La elección de un buen software de auditoría puede representar una

ventaja competitiva.

• En la actualidad los sistemas informáticos permiten realizar

procedimientos o actividades de manera más ágil y eficiente, por lo

que esto genera ventajas en el aprovechamiento del tiempo,

principal recurso con que cuentan las firmas de auditoría.

• Así mismo permiten establecer rutinas de control las cuales pueden

ser verificadas prácticamente desde cualquier sitio con una

computadora con acceso a internet.

Software de Auditoría

• También existe la alternativa del desarrollo interno de

una herramienta que permita satisfacer las necesidades

de la firma.

Software de Auditoría

Independientemente del software que se utilice, se

adquiera o desarrolle; el auditor tiene la responsabilidad

de preparar la documentación de auditoría de acuerdo a

los requerimientos establecidos en las Normas

Internacionales de Auditoría y Control de Calidad y

según lo establezcan algunas leyes o regulaciones

especificas.

Consideración de las Normas Internacionales de Auditoría

Toda firma o profesional dedicado a la contaduría pública y

preocupado por el cumplimiento de las normas, debe establecer

políticas internas orientadas a definir la manera en como se

preparan los papeles de trabajo, cual deber ser su contenido y su

forma, como deben custodiarse y como almacenarse.

Dichas políticas deben existir como parte de un sistema de control de

calidad que permita garantizar que el proceso completo de auditoría se

realiza según las Normas Profesionales y deben formar parte de los

requerimientos de un software.

Políticas de Control de Calidad relativas a Papeles de

Trabajo

Las políticas que se deben considerar al adquirir un

software de auditoría son las siguientes:

1. Preparación de papeles de trabajo

• La firma deberá preparar la documentación de la auditoria oportunamente,

en el momento de realizar el trabajo de campo.

• Los papeles de trabajo deberán estar concluidos antes de emitir el informe.

• El software deberá permitir que los papeles estén concluidos

oportunamente y disponibles para su revisión.

Consideración de Políticas de Control de Calidad

relativas a Papeles de Trabajo

2. Contenido de los papeles de trabajo

• La firma deberá asegurarse de que el contenido de los papeles de

trabajo sea suficiente y que mediante éstos se respaldan sus

conclusiones finales.

• Además, es necesario que su contenido sea claro y que cualquier

persona externa a la revisión o los encargados de la auditoria

interpreten dichos papeles y lleguen a las mismas conclusiones.

Consideración de Políticas de Control de Calidad

relativas a Papeles de Trabajo

Consideración de Políticas de Control de Calidad

relativas a Papeles de Trabajo

3. Confidencialidad de los papeles de trabajo

– Los papeles de trabajo deben ser considerados como documentos

confidenciales y su uso deberá estar restringido al equipo de auditoría,

gerente del proyecto y socio. El software deberá ser capaz de restringir

el acceso únicamente al personal asignado que cumpla con los

requisitos éticos.

Consideración de Políticas de Control de Calidad

relativas a Papeles de Trabajo

4. Custodia de los papeles de trabajo

– Los papeles de trabajo deben mantenerse en un lugar seguro y bajo

medidas de seguridad apropiadas y bajo estricta vigilancia.

– En el tema de la seguridad de la información involucra lo relativo a la

seguridad física y la seguridad lógica.

5. Integridad, accesibilidad y recuperabilidad de los papeles de trabajo

• La firma, el personal y los profesionales involucrados deberán asegurar la integridad de los datos. Así mismo el software debe garantizar dicha integridad.

• La integridad, accesibilidad o recuperabilidad de los datos fundamentales puede comprometerse cuando:

– La documentación puede alterarse, añadirse o borrarse sin conocimiento del despacho o del profesional independiente.

– La información pueda extraviarse de manera permanente.

Consideración de Políticas de Control de Calidad

relativas a Papeles de Trabajo

5. Integridad, accesibilidad y recuperabilidad de los papeles de trabajo

• La firma deberá establecer el uso de contraseñas para limitar el acceso a

la documentación electrónica sólo a usuarios autorizados.

• Se deberá garantizar la accesibilidad a la información en caso de recibir solicitudes de clientes y otras partes para tener acceso a registros relacionados con una auditoría o revisión, o bien, copias adicionales de los productos finales (para satisfacer lo establecido en un contrato o norma legal, profesional o fiscalizadora).

Las solicitudes pueden provenir de:

– Auditores sucesores o asesores en impuestos.

– Autoridades tributarias, para revisar documentación tributaria de clientes.

– Liquidadores, para revisar los registros relacionados con una auditoría.

– Autoridades fiscalizadoras (Superintendencias).

Consideración de Políticas de Control de Calidad

relativas a Papeles de Trabajo

6. Retención de los papeles de trabajo

• Los papeles de trabajo deberán retenerse por un periodo mínimo de cuatro

años después de terminado el proyecto, por lo que se debe garantizar su

mantención por ese periodo de tiempo.

• Se deberán mantener por un periodo mayor cuando los papeles de trabajo

son pruebas sustanciales para una demanda o investigación

gubernamental.

Consideración de Políticas de Control de Calidad

relativas a Papeles de Trabajo

• Ante la necesidad de contar con una herramienta que permita no

sólo agilizar y facilitar las labores diarias, si no que tener

información a la mano para la toma de decisiones y a la vez cumplir

con los requisitos establecidos en las normas y políticas de control

de calidad, es que nuestra firma ha optado por desarrollar un

software a la medida, basados en la experiencia de varios años de

ejercicio profesional y ajustándose a los requerimientos que exigen

las Normas Profesionales.

El Software de auditoría SPT AUDIT fue desarrollado internamente con los

siguientes objetivos:

• Control y seguimiento de contratos

• Control y seguimiento de auditorías en proceso

Control de personal

Control de horas aplicadas

Control de tareas realizadas

• Custodia, revisión y archivo de papeles de trabajo

• Información de Clientes

• Información de empleados

La herramienta esta desarrollada con las siguientes características:

Lenguaje: PHP Script Language Version 5.2.3

Motor de bases de datos: MySQL Database Version 5.0.45

Servidor web: Apache Web Server Version 2.2.4

Administrador de bases: phpMyAdmin Database Manager Version 2.10.2

No requiere instalación en el equipo.

Recurso compartido en la web (en la nube)

Para poder usar la herramienta de manera óptima es necesario contar con:

• Un navegador web.

• Adobe Reader. (Para la emisión de informes o reportes).

• Outlook. (Para el envió de correos desde Contactos de Clientes).

• Conexión a Internet.

• Contar con una configuración adecuada de cuenta de usuario con contraseña de

acceso válido y activo.

• La principal inversión realizada por nuestra firma, fue la de capital

humano, ya que nuestro software fue desarrollado 100% por

nuestro personal profesional del área de Tecnologías de

Información.

• Posteriormente se invirtió en un equipo de cómputo con la

capacidad necesaria (Servidor) y el servicio de hosting para

compartir el servidor en linea.

Pantalla de Ingreso al Sistema

- Reporte de contratos

- Reporte de Horas

a) Por Sector

b) Empresa

c) Auditor

d) Consolidado

e) Tiempo restante

- Clientes

- Documentación

Módulo de Reportes