Presentacin de PowerPoint

INSTITUTO TECNOLOGICO DE APIZACOPlutarco Snchez De Gante

Tpicos de Calidad

Benchmarking cuarta etapa

Integrantes:Marcos Chvez FloresHumberto Cuchillo CoronaErick Cruz MndezMishel Hernndez Fragoso

Carrera: Ing. Industrial

Cuarta etapa

El proceso de comprender a otros comienza con la comprensin de nosotros mismos.Una de la reglas fundamentales del benchmarking es conocer uno sus propios procesos, productos y servicios antes de intentar comprender los procesos, los productos y los servicios de otra organizacinRecopilacin de informacinUna vez que haya determinado los tipos de informacin de benchmarking que necesita recopilar, lo mismo que las fuentes de informacin y las organizaciones que se investigara.Se debe considerar mtodos de recopilacin de informacinMtodoVENTAJAS DesventajasEntrevistas telefnicasFciles de planificar y de realizarLas llamadas frasPermiten ponerse en contacto con un gran numero de recursosEs difcil de lograr que devuelvan las llamadasSe puede realizar en cualquier momentoPuede haber interrupcionesRelativamente baratasLa gente gaste mucho tiempo en el telfonoEntrevistas personalesEstablecen relaciones personales y profesionalesCostosas (costos de viajes)Permiten mas dedicacinConsumen tiempoEs probable que produzcan buena cantidad de informacinPuede haber dificultades de programacinEncuestasSe recopila informacin de un universo extensoBaja tasa de respuestasFciles de estructurarSin posibilidad de hacer preguntas de seguimientoRelativamente baratasDeben ser muy brevesMtodoVentajasDesventajasPublicaciones/medios de comunicacinFcil recopilacinExcesiva informacin en industriasReferencias obscurasPodra consumir mucho tiempoEs necesario Traducir el material extranjeroInvestigacin en archivosDe fcil recopilacinFaltan datosRecopilacin poco costosaDatos deficientemente organizadosSe gasta mucho tiempoEntrevistas telefnicasEl telfono es la herramienta mas valiosa para el investigador de benchmarking.La recopilacin de informacin por telfono proporciona varias ventajas ya que son fciles de planificar y realizar.Las entrevistas telefnicas son econmicas cuando hacen un gran numero de contactos para recopilar informacin.Otra ventaja del telfono Es que no tienes que estar vestido con ropa de negocios para conseguir informacin.

Recomendaciones en el uso del telfono como instrumento para recopilar datos:

Preprese con antelacin. Igualmente debe tener alguna clase de bosquejo formal de recopilacin de datos que identifique los tipos de informacin que se va a registrar, y destine un espacio para anotar las respuestas de cada organizacin contactadaDesarrolle una lista de contactos preferidos. Organice su lista de recursos en orden de preferencia, y contacte las organizaciones en ese orden.Coordine sus llamadas con otros miembros del equipo. Estudie las bases de datos internas que contengan los anteriores contactos de benchmarking por cada organizacin y que proporcionen resmenes de anteriores esfuerzos de benchmarking que podan emplearse como referencia.Contacte a un individuo determinado. El departamento de personal generalmente tiene cuadros organizacionales disponibles e informacin sobre la ubicacin de las divisiones y de los grupos.Explique quien es usted y por que esta llamando. Asi usted establece credibilidad.De informacin. Para orientarlos y hacer que se ajusten a sus necesidades, comparta con ellos la informacin que usted a encontrado hasta la fecha y digales lo que usted todava necesita.Mencione la fuente de sus referencias. Las referencias abren puertas.Intercambie informacin. Proponga intercambiar informacin, o envie un breve resumen de los resultados.Dele a la otra parte un calculo realista de la cantidad de tiempo que usted necesita. Admita los requerimientos de tiempo, y sugiera varias entrevistas como una manera de resolver las limitaciones de tiempo.Haga el seguimiento. Hacerles seguimiento a sus socios del benchmarking es una manera de desarrollar su propia red de informacin.

ENTREVISTAS PERSONALES/VISITAS DE CAMPO.

En estas situaciones, usted puede arreglar encuentros personales con recursos de benchmarking, y, si es posible, puede acordar hacer las reuniones en sus sitios de trabajo Ventajas:Primer lugar. En las entrevistas personales casi siempre se obtiene una informacin de mas alta calidad que en las entrevistas o sondeos telefnicos.Segundo lugar. Trate de organizar una visita de recorrido en la sede de su socio de benchmarking, y, en reciprocidad, invtelo a su empresa a un recorrido de la misma clase.Tercer lugar. Es mas probable que los encuentros personales den por resultado el desarrollo de una relacin duradera con su socio del benchmarking que otras formas de recopilacin de informacin.Desventajas.Consumen bastante tiempo, y, segn los viajes que hay que hacer, son costosos. Asigne sus recursos sabiamente.

Recomendaciones bsicas que deben tenerse en cuenta cuando se planifican reuniones personales o entrevistas.Confirme todas las citas por escrito.Viaje con un compaero. Un individuo se concentra en la entrevista y el otro registra la informacin.Utilice un bosquejo estructurado. Como en las entrevistas telefnicas, prepare sus preguntas con anticipacin.Organice el seguimiento. Esta expectativa facilita cualquier recopilacin de datos que usted pueda necesitar en una segunda fase.ENCUESTAS.Son sumamente tiles cuando se recopila informacin que el encuestado puede dar fcilmente y que nos de naturaleza delicada.

Ventajas. Son relativamente poco costosas de administrar y de resumir, y permiten sondear una audiencia grande en poco tiempo.Desventajas. Con las encuestas no es posible hacer preguntas de seguimiento ni obtener informacin detallada de procesos. recomendaciones bsicas al planificar el empleo de encuestas:Haga encuestas cortas. Llame antes de enviarla. Si es posible, llame a la persona que va a recibir la encuesta.Evite exigir respuestas largas.Envi un sobre con su direccin y con los sellos de correo. Esto es un requerimiento bsico.Identifquese y diga como lo pueden contactar.

Disee su encuesta de tal forma que la transferencia de datos pueda hacerse fcilmente.Agradezca el recibo de la encuesta.Publicaciones/medios de comunicacin Elegir las publicaciones que se examinaran son parte de su investigacin de informacin, la mayora de las fuentes de primarias de informacin son fcilmente identificables y accesibles: negocios conocidos , el comercio, las fuentes populares de prensa que son comnmente examinadas en su industria. La tarea ms difcil es la seleccin de las fuentes secundarias que son menos conocidas o ms difciles de localizar. Las fuentes secundarias suelen ser recomendadas por otras personas o mencionadas como referencias por sus fuentes primarias. Si su equipo de benchmarking est familiarizado con cualquier base de datos en lnea para informacin en el rea de su trabajo, una investigacin de base de datos suele ser un buen sitio para empezar el examen de las publicaciones y los recursos de los medios de comunicacin. A continuacin se presentaran algunas recomendaciones bsicas para la utilizacin de publicaciones y otros medios como fuentes de informacin:

1. Evitar la repeticin: asegrese que todos los miembros de su equipo no estn cubriendo los mismos terrenos en el proceso de bsqueda de fuentes de publicaciones y medios. 2. Evitar los documentos raros: Aunque algunas referencias parecen atractivas, estas podran ser difciles de encontrar y consumen una considerable cantidad de tiempo de investigacin. Un claro ejemplo son los trabajos no publicados, los artculos en publicaciones que ya no existen, las fuentes en lenguas extranjeras y convenciones. 3. aproveche el apoyo del personal: Vlgase del bibliotecario, de directivos y gerentes, y de empleados de publicaciones y de otros medios. Pdale que le ayuden a hallar informacin y que le den orientaciones para conseguirla. 4. Organice un depsito para documentos: Organice los archivos de tal manera que el equipo pueden tener fcil acceso a la informacin que recopilaron otros. Trate de integrar la informacin recopilada con otra informacin que hay en los archivos de su compaa o con el sistema de la biblioteca.

5. Haga una lista de recursos de medios de comunicacin: mantenga esta lista de editores, publicaciones, bibliotecarios y comercializadores para uso futuro y para posibles seguimientos con respecto a orientaciones adicionales sobre recursos.

Investigacin en archivos La investigacin en archivos se utiliza tpicamente en el proceso de benchmarking interno. Los datos archivados son igualmente tiles para comparar la informacin que se ha recopilado, obtenida en diferentes secciones o divisiones de la organizacin. En la mayora de los casos, la informacin conseguida en los archivos de los negocios son datos del desempeo gastos y los incidentes crticos , como, por ejemplo, quejas, acciones legales y archivos.A continuacin se hace algunas recomendaciones bsicas para utilizar los datos de los archivos como recursos:1. Combine los datos de los archivos: Combine estos datos con otras fuentes de informacin, como entrevistas. Los datos de los archivos pueden desorientar si se utiliza sin entender las circunstancia en que se recopila esa informacin.2. Organice un archivero: Organice la informacin de los archivos de tal forma que sea fcil tener acceso a ella y que se puedan establecer referencias cruzadas. Asegrese de que los miembros de su equipo estn familiarizados con el sistema empleado para organizar la informacin.3. Evite traslapos. Asegrese de que los miembros de su equipo no estn cubriendo los mismos terrenos en el proceso de recopilar informacin de archivos. Antes de iniciar la bsqueda de datos contenidos en archivos, asegrese de que las tareas asignadas se entiendan claramente .

Identifique su estrategia para recopilacin de informacin El objetivo de la recopilacin de datos es producir la mejor informacin que le permita a usted satisfacer las necesidades de sus clientes. Estas necesidades frecuentemente afectan los tipos de informacin que es necesario recopilar, y por tanto bsicamente al identificar su estrategia de recopilacin de informacin:Considere diversos mtodos de recopilacin de datos: La estrategia ms eficaz para recopilar informacin consiste en una combinacin de entrevistas personales y telefnicas, visitas a otras empresas. La mayor parte de los esfuerzos de benchmarking comprenden por lo menos dos mtodos de recopilacin de informacin. Los mtodos exactos utilizados depende de las necesidades del cliente, del alcance del proyecto y de la experiencia de los investigadores.

2. Haga revisiones durante el proceso: Durante el proceso de recopilacin de datos, dedique tiempo a considerar si son apropiadas las fuentes de informacin que sea identificado, y haga cambios para mejorar los resultados.3. Asegrese de disponer de recursos apropiados para desempear la tarea:Tenga en cuenta que su plan de recopilacin de informacin no sea demasiado ambicioso, teniendo en cuenta las limitaciones de sus recursos (tiempo, personal y dinero)

Protocolo de benchmarkingEste trmino se refiere a la etiqueta profesional o a ciertas normas de comportamiento. Las siguientes guias se basa en recomendaciones de compaias que hacen benchmarking y a las cuales se les solicita que participen en proyectos de benchmarking de otras. Planifique previamente: muchas organizaciones suponen que recopilar informacin externa es como recopilar informacin interna . Es una mala suposicin . Una regla bsica es que ustedes calcule la cantidad de tiempo que parezca poco razonable.Prepare un resumen de su proyecto Antes de comunicarse con sus socios del benchmarking (internos o externos ) prepare un resumen . Esto le ayudara a comprender sus necesidades de informacin y a prepararse mejor para recopilar la informacin.Un resumen practico de instrucciones incluye lo siguiente: 1.-una exposicin del proposito en la cual bosqueje sus necesidades de informacion 2.- una presentacion personal que explique su papel en el proceso de benchmarking3.- descripcin general del proyecto de benchmarking que incluya los resultados previos y los tiempos esperados del proyecto.4.- una lista de los socios de benchmarking 5.- una descripcin especifica de la informacin exacta que usted necesita 6.-numeros telefnicos y de fax para que se comuniquen con usted o con los miembros del equipo.Emplee la estrategia de arriba hacia abajo:Pngase en contacto con gerentes funcionales a un nivel relativamente alto de la organizacin, y descienda por la escalera de la jerarqua funcional hasta los individuos que necesita contactar.

Case a su bosquejo :No intente introducir temas distintos en medio de una entrevista o solicitar nueva informacin cuando visite a otra compaa.Limite el tamao del equipo de visitante:Limite a una o dos personas su equipo para visitas

Organizacin de la informacin.Al llegar a este punto del proceso de benchmarking, usted rene sus datos en bruto y organiza la informacin de tal manera que resalten su utilidad y su significado.

La organizacin y el anlisis de los datos nos son difciles si usted disea su estrategia de recopilacin y de organizacin de datos antes de iniciar las actividades de consecucin de informacin bajos las recordaciones adecuadas.

Empiece un bosquejo.

Organice su recopilaciones de datos alrededor de un bosquejo que enumere los temas especficos de sus actividades de benchmarking en sus tres niveles.La de nivel uno es muy amplia, es el nombre de la organizacin o proceso al que se va a someter al benchmarking, la de nivel dos es mas especifico, datos agregados o reas de foco amplias, el nivel tres es muy especifico y se enfoca en medidas que se podrn obtener nicamente en la fuente de datos realesEstos bosquejos tienen usos diferentes y claros que ayudan al equipo de benchmarking a desarrollar preguntas organizadas y significativas sobre factores crticos de xito que han identificado.

Utilizar una matriz de informacin.Una matriz de informacin es simplemente un instrumentos que identifcala informacin que se esta recopilando y que es ayudada a ser identificada por medio del bosquejo, con hechos comunicados a medida que entregan informacin que es entregada por los individuos o las organizaciones que son objeto de benchmarking.

La matriz siguiente es un ejemplo de una tpica matriz de informacin proporcionada por 6 organizaciones, sobre el tema de los factores que afectan a la productividad de los representantes de ventas. Las primera columna muestra las 6 organizaciones participantes en el benchmarking.

En las cinco columnas siguientes de la matriz se registra informacin sobre los cinco temas medidos. En las columnas le permite al analista identificar las tendencias o las cifras que sealan un potencial para posteriores investigaciones.Costos de ventas estimadosPromedio de cuentas por vendedorComisin/bonificacion como porcentaje del sueldo totalPersonal de apoyo a las ventas por vendedorVendedores por gerente.Organizacin que hace el benchmarking6.1%6010%1:16:1B6.1%70-8010%1.5:15:1C7.0%7010%1.2:16:1D5.0%5030%1.5:15:1E4.6%25-300%1.8:18:1F7.2%40-600%.8:14:1Analice por faces.

Una de las realidades de organizar la informacin de benchmarking es que usted tal vez tenga que considerar o interpretar por fases la informacin recopilada. Suponga que usted ha identificado seis organizaciones que representan las mejores practicas en su rea particular de inters un ejemplo es la reduccin de desperdicio.

En la primera fase se entrevistara a cada una de las organizaciones y se llevara la informacin recopilada a una matriz de informacin. La segunda fase comprende de entrevistas mas exhaustivas con socios de benchmarking y quizs visitas a las compaas.Resumen de datos.

Una vez que se haya terminado la tarea de recopilacin de datos lo siguiente es resumir la informacin conseguida. Una maneras mas directas es realizar otras matrices de informacin que resuman las anteriores.

En las hojas de resumen podramos incluir descripciones que den detalles adicionales acerca del proceso de recopilacin de datos y de las fuentes que fueron utilizadas, problemas en la recopilacin de datos y otra informacin que suplemente las matrices.Anlisis de la informacin.

Una vez recopilada y resumida la informacin el prximo paso es el anlisis de datos. Tomando en cuenta las siguientes recomendaciones para el proceso de identificacin de la informacin.

Verifique para saber si hay informacin errnea.Los factores de una informacin errores pueden ser la mala interpretacin, escritura o transcripcin equivocada, mala representacin de los datos intencional. La informacin errnea puede ser difcil de identificar si solo se revisan los resmenes de datos.Identifique patrones.Es una de las formas mas bsicas del anlisis que usted efectuara, al examinar las matrices de datos, uno suele detectar patrones o tendencias generales. Por ejemplo cuando los datos estn organizados en matriz a menudo se pueden detectar las tendencias en las ventanas de un grupo de competidores, informadas por ao.

Identifique omisiones y desplazamientos.Lo que no esta presente cuando usted ha completado un anlisis con frecuencias puede ser tan significativo como lo que si esta presente. Los problemas en esta rea puede ser de dos tipos. El primero es la omisin- datos faltantes que debern esta disponibles.El segundo es desplazamiento implica cambios significativos en las tendencias de datos que no pueden explicarse.

Informacin fuera de lugar.En alguna informacin que usted descubre sobre otra organizacin y que no concuerda con otra informacin que usted consigui, o que claramente se desva de la informacin que usted pens que iba a encontrar.En muchos de los casos la informacin que esta fuera de lugar se origina a falta de comprensin del socio del benchmarking.

Saque conclusiones.La meta final del benchmarking es entender mejor las actividades pertinentes de otras organizaciones y utilizar esa informacin para mejorar el desempeo de su propia organizacin. Uno de los retos mas difciles es realizar comparaciones lgicas y sacar conclusiones de una informacin que, en algunos casos puede parecer contradictoria y confusa.

En el hecho de recopilacin de datos comprende recopilar los hechos y eliminar los datos que no son fidedignos, o que son inexactos, falsos o inexplicables.Los niveles de anlisis y los tipos de conclusiones que sacan las organizaciones como resultado de sus actividades de benchmarking generalmente son de varias categoras.Documentar sus propios procesos internos.Uno de los mas tiles subproductos del proceso de benchmarking es el anlisis interno intenso que procede del proceso de benchmarking externo. Para muchas organizaciones eso puede representar una oportunidad nica para detenerse en sus operaciones diarias y concentrar mucho la intencin en las complejidades de sus propios procesos.

Conocer sus propias fortalezas y debilidades.Un resultado fundamental en la mayora de las investigaciones de benchmarking es entender sus propias fortalezas y debilidades, esta informacin con frecuencia proviene de los que conocen la operacin: sus subalternos, clientes, proveedores, competidores y los clientes de los competidores.

Determinar las diferencias en el desempeo.Uno de los objetivos mas tradicionales de la investigacin de benchmarking comprende comparaciones entre los productos, los servicios los procesos de trabajo y los resultados de sus organizacin y de los competidores o de las organizaciones excelentes o de mejores practicas. El objetivo de este anlisis es identificar cualquier tipo de diferencia en el desempeo.

Puede haber situaciones o reas de actividad en las que su organizacin tiene ventajas o es claramente superior. Sin embargo estas situaciones no tendrn inters en este proceso.

Recomendaciones para el proceso.Utilice un bosquejo para recopilar datos.Utilice matrices de informacin.Cree un calendario para recopilacin de datos.Resuma los datosVerifique si no hay informacin errnea.Identifique patrones de datos.Identifique omisiones o desvosRevise si no hay anomalas.Sea cuidadoso cuando interprete datos numricos o estadsticos.

Resultados del anlisis.Satisfaga la necesidad del cliente.Defina su ventaja competitivaIdentificar el contexto comercial.Entrese de las fortalezas y las debilidades de su organizacin.Determine las fortalezas y las debilidades de sus competidores.Determine las diferencias en el desempeo.