Introducción

La comunicación es la vía por la cual intercambiamos información mediante una serie de códigos que entendemos y aceptamos.

Mediante la comunicación hacemos llegar nuestros sentimientos, pensamientos e ideas, por tanto, el arte de comunicar de manera eficaz va a llevar asociado una serie de beneficios tanto para la persona que hace la presentación como para las personas o entidades que reciben la información.

M Eugenia Crespo Espinosame.crespoes@gmail.com

Hoy en día nos encontramos en una sociedad organizacional en la que las presentaciones son la base de muchas de las actividades que en ella se desarrollan.

Desde instituciones como la universidad nos preparan para incorporarnos al mundo laboral en el que deberemos estar preparado para exponer nuestras ideas y mensajes a diferentes audiencias.

Las organizaciones no pueden existir sin comunicación ya que requieren de ésta para transmitir ideas y tareas, logros y fracasos, necesidades, etc. Por otro lado, el trabajo en equipo es una realidad presente en todas las empresas y organizaciones de nuestra sociedad, este tipo de trabajo también demanda una comunicación eficaz para dar a conocer las necesidades y objetivos del equipo.

Por todo ello, deberemos ser capaces, no sólo de expresar un contenido, sino de hacerlo de manera eficaz teniendo en cuenta diversos factores como el tiempo, la concreción, la dinamización del grupo o la distribución de tareas.

En las siguientes páginas aportaremos técnicas y procedimientos a seguir para realizar presentaciones exitosas con las que nos sintamos cómodos/as y las cuales dominemos a la perfección.

Haremos un repaso por la teoría de la comunicación, para pasar a aspectos prácticos y de planificación. Sin embargo, no debemos olvidar que la práctica es el mejor aliado para llegar a dominar las habilidades y técnicas necesarias para desarrollar presentaciones eficaces.

Teorías de la Comunicación

La Comunicación supone el proceso de transmisión de información, ideas, emociones y habilidades mediante signos o símbolos.

La comunicación es la base de la interacción social y cumple tres funciones:

Nos proporciona información y conocimiento del contexto en el que transcurre nos desarrollamos como personas.

Define la situación individual, subjetiva frente a la de los demás, con los que actúa de forma directa o indirecta.

Es la herramienta más importante del conocimiento para la adaptación del ser humano con su entorno y para transformarlo.

De acuerdo con la concepción más generalizada, la comunicación se puede dividir en:

Intrapersonal: es la que se produce en el ámbito subjetivo. Consigo mismo, reflexionamos sobre asuntos personales.

Interpersonal: desarrollada con una o varias personas físicamente cercanas. Intermedia: se da en el marco de los agrupamientos organizados, rebasa el ámbito

interpersonal para entrar en la esfera de lo colectivo. Dirigido a múltiples personas. Comunicación de Masas.

Resumiendo, podemos hablar de una serie de enfoques o modelos dentro de la teoría de la comunicación:

Mecanicista: Este enfoque comparte una visión la comunicación como un perfecto transmisor de un mensaje desde un emisor hasta un receptor.

Psicológico: Entiende la comunicación como el acto de enviar un mensaje a un perceptor (llamado así porque considera al receptor como sujeto de la comunicación) y en el cual las sensaciones y las ideas de ambas partes influyen considerablemente en el contenido del mensaje.

Construccionismo social: También conocido como "interaccionismo simbólico", considera a la comunicación como el producto de significados creativos e interrelaciones compartidas.

Sistemática: Considera a la comunicación como un mensaje que pasa por un largo y complejo proceso de transformaciones e interpretaciones desde que ocurre hasta que llega a los perceptores

A continuación hacemos referencia a algunos de los modelos que se encargan del estudio de la comunicación:

MODELOS FÍSICOS, Shannon y Weaver (1954). Asumen la comunicación desde una postura mecanicista, orientado al proceso transmisión del mensaje. Lo que importa es que fluya la información.

MODELOS PSICOLÓGICOS, Osgood, Hovland y Berlo. Relacionan la parte física del proceso de la comunicación con los procesos mentales de las personas que se comunican. Integran un componente humanizante.

MODELOS SOCIOLÓGICOS, Riley y H. Laswell. Entienden el proceso de comunicación como un fenómeno social que se da entre personas.

MODELOS ANTROPOLÓGICOS, Levi Strauss y Edward Hall. Al igual que el modelo sociológico, asumen la comunicación como un fenómeno social, pero añade el valor de la cultura al fenómeno comunicativo entre los grupos sociales.

MODELO SOCIO-PSICOLÓGICOS, Ruesch y Bateson. Se entiende la comunicación desde el punto de vista del observador, incluye análisis de factores individuales y los evidentes en la relación entre las personas.

MODELOS SEMIOLÓGICOS. Teoría general de los signos, evolucionó hasta incorporar el análisis del discurso.

El proceso de comunicación

El proceso de comunicación hay que entenderlo como un proceso dinámico entre individuos y/o grupos, el cual mediante un intercambio de información, sirve para establecer la comprensión del mensaje.

La estructura de ese proceso es la expresión de las relaciones que median entre los participantes de la comunicación y de la interacción.

Para analizar los procesos comunicativos, primero debemos partir de las manifestaciones observables de estos procesos. Estas manifestaciones son las formas de conducta de los individuos que se comunican.

Conducta Comunicativa:Para analizar los procesos comunicativos tendremos que basarnos en las manifestaciones observables de estos procesos, o sea, en las formas de conducta de los sujetos que se comunican.

Podemos resumir estas formas de conducta comunicativa en las categorías siguientes:

o Proximidad en el espacio.o Contacto personal.o Actitud corporal.o Manifestación externa.o Mímica y gesto.o Dirección de la vista.o Sincronización temporal del habla.

o Tono emocional.o Defecto del lenguaje y pronunciación, acento.

Estos elementos de conducta constituyen para el individuo el repertorio de las posibilidades de actuación comunicativa.

Información Aunque en muchas ocasiones se utilicen como sinónimos las palabras información y comunicación, estas son significativamente diferentes.

Comunicación es realmente un proceso interactivo en el que intervienen varios elementos, e información, según su definición es:

"El conjunto de datos, hechos o acontecimientos percibidos, recogidos, registrados o acumulados, con independencia de que estos vayan a ser o no, comunicados o utilizados".

En el proceso de comunicación la información es el contenido del mensaje, lo que tratamos de expresar o comunicar y si no se completa el proceso con el feed-back por parte del receptor, nuestra comunicación habrá sido solamente información.

Elementos del proceso de comunicación

Elementos que intervienen en el proceso de comunicación

El Emisor: es quien emite el mensaje. Persona, un grupo de ellas o incluso un animal.

El Receptor: Es quien recibe el mensaje, es el otro elemento personal del proceso, situado al otro extremo del canal, es decir, el “blanco” de la comunicación.

- Tiene que tener actitud previa de receptividad.- Comprensión del mensaje.- Asimilación del mensaje (Permanencia del efecto)- Puede invertir su papel en la respuesta.

El Mensaje: Está constituido por las informaciones que el emisor envía al receptor. Para formar un mensaje, el emisor selecciona unidades del código y las combina de manera que signifiquen lo que desea comunicar. Los mensajes pueden ser:

- Emocionales (sentimientos).- Racionales (pensamientos).

Los mensajes pueden a su vez mejorarse con diversas formas de apoyo como son: ejemplos, hechos, lustraciones, opiniones de otros…

El Código: Es el conjunto de signos y de reglas para combinarlos que se utilizan para construir el mensaje (en el lenguaje verbal, el código está constituido por la propia lengua que hablamos). Existen tres códigos fundamentales:

Códigos Lógicos: Tratan de codificar las experiencias objetivas y lógicas del mundo exterior: científicos, alfabéticos, kinésicos o mímicos, prosódicos, de señales, etc.

Códigos Estéticos: Corresponden a los sentimientos íntimos y puramente subjetivos. Hay códigos estéticos para la pintura, la escultura, la música, el teatro, la literatura, la danza, el cine, etc.

Códigos Sociales: Utilizados para expresar las relaciones entre individuos o grupos sociales diferentes. Los juegos, los uniformes, las insignias, las reglas de cortesía, los ritos, son códigos sociales.

El Canal: Es la vía por la que circula el mensaje (libros, prensa, correo, “canal visual”, etc.).

Factores que intervienen en la comunicación

Además hay que tener en cuenta factores que intervienen en la comunicación:

El Referente: es la realidad extralingüística a la que se está refiriendo el mensaje. Por ejemplo, en una conversación o en el lenguaje no verbal (señalar, por ejemplo) hacemos referencia a un papel arrugado que hay en el suelo (ese papel sería el referente de nuestra comunicación).

La Situación: es el conjunto de circunstancias espaciales y temporales, sociales e incluso personales en medio de las cuales se desarrolla la comunicación. Engloba a emisor y receptor, pero es exterior al lenguaje.

Feed-Back: es el efecto de la comunicación, abarca las consecuencias comunicativas o respuesta. El emisor sólo tendrá constancia de que se ha establecido la comunicación si recibe algún tipo de respuesta.

Metacomunicación: actuaciones que expresan la relación de los comunicantes entre sí y muestran cómo valoran la situación comunicativa. Esto se entiende si se acepta que toda comunicación tiene un aspecto de contenido y otro de relación de tal modo que el último condiciona el primero.

Ruidos y barreras: factores que, en ocasiones, favorecen la comunicación, pero que generalmente la dificultan. En nuestro caso son elementos psicológicos que influyen en la interpretación del mensaje:

a.- Percepciónb.- Conocimientoc.- Rol y Statusd.- Afectividade.- Rasgos de personalidad

En todo acto de comunicación se efectúan dos operaciones:

La Codificación: El emisor selecciona entre el código, los signos y las reglas para combinarlos con objeto que representen las ideas que pretende comunicar.

La Decodificación: El receptor, a partir del mensaje, lleva a cabo una interpretación, una conversión e ideas.

A veces, el tiempo o espacio impiden que el mensaje transmitido por el emisor llegue de modo inmediato al receptor, como es el caso de, prensa. tv, etc., o bien, el receptor no puede responder de forma inmediata. Este tipo de mensajes se denominan mensajes unilaterales.

Tipos de Comunicación

Para que una presentación sea eficaz, debe haber un equilibrio entre el empleo de la técnica (lenguaje verbal, no verbal, paraverbal, medios audiovisuales, etc.) y la naturalidad con la que se realiza la presentación.

Este equilibrio despertará en la audiencia un interés por el mensaje que se esta transmitiendo, así como una autoridad y energía por parte del emisor del mensaje.

En las presentaciones, así como en el acto de comunicar, podemos detectar cuatro tipos de comunicación, todas ellas son necesarias conocerlas y dominarlas para obtener como resultados una presentación eficaz.

Comunicación verbal

La comunicación verbal se puede dar de dos formas:

Comunicación oral: este tipo de comunicación se da a través de signos orales y palabras habladas, es decir se da mediante el lenguaje.

Comunicación escrita: es la comunicación que se da a través de la escritura o mensaje.

Para el tema que nos ocupa en este curso, nos centraremos en la comunicación oral como base de la comunicación que está presente en las presentaciones.

Algunas de las pautas a seguir para dominar la comunicación verbal son:

Para que la presentación sea eficaz deberemos emplear un lenguaje adaptado a la audiencia a la que nos dirigimos.Para ello, deberemos tener en cuenta factores como la edad, el nivel cultural, el sector profesional o el tipo de contenido que presentemos.

No deberemos emplear jerga técnica o palabras y tecnicismos propios de nuestra compañía. Por ejemplo, en el caso de un informático que haga una presentación destinada al conocimiento a nivel de usuario de programa informático deberá omitir lenguaje técnico que la audiencia desconozca y centrarse en la parte práctica del programa a usar.

Antes de empezar con la presentación, deberemos fijar y tener claro el mensaje que queremos transmitir y una vez transmitido deberemos comprobar si la audiencia lo ha entendido. Los resúmenes finales o preguntas del tipos ¿alguna duda? o ¿todo claro hasta el momento? nos ayudará a reforzar la comprensión del tema.

Para transmitir el mensaje mediante la comunicación oral podremos apoyar nuestra presentación con ilustraciones, testimonios, comparaciones, estadísticas y un sin fin de apoyos visuales.

Deberemos ser breves y concisos en nuestras explicaciones, dar mensajes claros y no mezclar temáticas. Un breve resumen de la presentación al principio puede ayudar a la audiencia a tener una idea clara de cual va a ser el mensaje.

Es muy importante promover la participación. Lo podemos hacer de manera activa mediante preguntas directas o dinámicas de grupo o de manera pasiva mediante retórica o descripción de escenarios.

El sentido del humor en algunos casos es un aliado para mantener la atención de la audiencia y hacer la presentación más dinámica, sin embargo deberemos cuidar este aspecto sabiendo a qué público nos estamos dirigiendo, sin abusar en exceso de este recurso y hacerlo de manera natural.

Comunicación no verbal

La comunicación no verbal es el envío y recepción de mensaje sin que haya palabras, es decir, se da mediante gestos, posturas, etc.

Este lenguaje no verbal lo utilizamos de manera consciente e inconciente y su importancia es tal, que en una presentación, este tipo de comunicación supone el 70% de la transmisión de la información frente al 30% que transmite la comunicación verbal.

Por todo ello, deberemos tener presente a la hora de realizar presentaciones que en gran parte “no es lo que se dice, sino cómo se dice”.

La comunicación no verbal está compuesta por tres áreas de estudios principalmente que son:

Kinesia: Se encarga del estudio de los movimientos del cuerpo. Paralingüística: Se centra en el componente no verbal

expresado en la voz. Proxémica: Analiza el espacio personal o que nos rodea.

Además de estos tres componentes de la comunicación no verbal, existe un cuarto que es de especial relevancia para este curso y que está muy relacionada con las presentaciones. Es la disciplina conocida como CRONÉMICA, la cual se centra en el estudio de la forma en la que se organiza el tiempo.

Funciones de la comunicación no verbal

La comunicación no verbal cumple una serie de funciones que tienen como finalidad transmitir un mensaje y complementarse con la comunicación verbal.

Veamos algunas de estas funciones:

Este tipo de comunicación ayuda a expresar sentimientos y emociones. En el caso de las presentaciones, esta función puede ser un enemigo, ya que, en ocasiones, la comunicación no verbal expresa sentimientos de nerviosismo o falta de confianza en uno mismo.

Las señales no verbales tienen tanta fuerza que en ocasiones contradicen a la comunicación verbal. Es el caso de una persona que aunque esté sudando y frotándose las manos de manera exagerada diga a la audiencia que “esta tranquilo y relajado”. Sin embargo, también existe el ejemplo contrario en el que una persona que hace una presentación, a través de una mueca o gesto contradice lo que ha

explicado con la finalidad de empatizar con la audiencia y ponerse de su parte.

Otra de las funciones es enfatizar el lenguaje verbal. Mediante un gesto o movimiento podemos recalcar o acompañar lo que estamos diciendo con palabras.

Un claro ejemplo lo vemos en los discursos de dirigentes políticos que usan un movimiento vertical de su mano uniendo los dedos pulgar e índice para resaltar la importancia de lo que están expresando con palabras.

La comunicación no verbal regula el mensaje verbal. Por ejemplo, introducir silencios en una presentación y mirar asintiendo a la audiencia se usa para comprobar que los participantes están asimilando el mensaje.

Orienta para interpretar la comunicación verbal. El mensaje que transmitamos en nuestras presentaciones podrá ser asimilado de diversas formas en función de la comunicación no verbal que apliquemos.

Así, si queremos dar un mensaje en clave de orden/obligación, pero sin decir que es obligatorio, diremos la frase mirando directamente a la audiencia y haremos una pausa al final para que no pase desapercibido y resalte la importancia que el orador le está dando.

Por último, la comunicación no verbal transmite mensaje por si sola, es decir, sustituye a la palabra.

Si estamos realizando una presentación sabremos, por el gesto de los miembros de la audiencia, si están interesados en el tema, si no lo comprenden o es aburrido.

Comunicación Paraverbal

La comunicación paraverbal hace referencia a las variaciones en el uso de la voz. Es la manera en la que se dicen las cosas introduciendo matices y entonaciones mientras se habla.

Son los cambios de voz, las entonaciones, el énfasis que le ponemos a las palabras, la velocidad con la que hablamos, pausas, sincronía con la comunicación verbal y no verbal, etc.

Este recurso de la comunicación, nos permite realizar preguntas proporcionando el tono adecuado para ello, nos permite hacer exclamaciones o afirmaciones, nos permite ser irónicos, nos permite mostrarnos cercanos a la audiencia, expresar silencios o interrupción, cederle la palabra a otro interlocutor, etc.

La comunicación paraverbal lleva anexas una serie de funciones:

1. Despertar el interés y la atención de la audiencia.2. Permitir que los oyentes procesen la información.3. Interpretar mensajes no verbales. (por ejemplo un silencio muy

prolongado).4. Indicar el cambio de turno en los hablantes.5. Manifestar sentimientos o emociones. (por ejemplo podemos

detectar en el tono de voz tembloroso que el orador está nervioso)

A la hora de realizar presentaciones deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos de la comunicación paraverbal:

• Voz:

• Proyección: Proyectar la voz es dirigir la voz hacia los oyentes, por lo que la finalidad de proyectar la voz es que las palabras se oigan y se entiendan. Hay personas que presentan problemas a la hora de proyectar la voz, lo que causa que el mensaje no llegue a los interlocutores y éstos pierdan el interés en la presentación. Para

solucionarlo se puede acudir a especialistas que nos ayuden a entrenar la voz y mejorar la proyección.

• Articulación: Este aspecto paraverbal nos va a permitir ser escuchados y comprendidos. Es de vital importancia articular las palabras para que el mensaje llegue completo al receptor y no se pierda información o se interrumpa la presentación porque la audiencia no se entera de las palabras.

• Pronunciación: Al igual que la articulación, la pronunciación correcta de las palabras nos va a permitir ser comprendidos. En las presentaciones es adecuado que la pronunciación sea firme, sin omitir letras o sílabas y no bajar la voz al final de las palabras.

• Repetición/muletillas: Las muletillas son palabras o frases que repetimos sin darnos cuenta, podríamos decir que es un acto reflejo. Estas repeticiones empobrecen la presentación y es necesario que nos demos cuenta de cuales son y eliminarlas de las presentaciones o discursos. Para ello, podemos grabarnos en vídeo para ver qué palabras repetimos y practicar una y otra vez hasta eliminar las muletillas de nuestro vocabulario.

• Entonación: es la variación del tono de la voz. La entonación es un recurso relativamente fácil de controlar pero con un gran impacto para la audiencia ya que la entonación acompaña al sentido o intención de lo que decimos.

• Volumen: es la intensidad con la que hablamos. Deberemos adecuar el volumen al lugar y circunstancia concreta. Una vez establecido el volumen con el que debemos hacer la presentación, éste no debe variar notablemente, a diferencia del tono que debe cambiar constantemente.

• Velocidad: Deberemos ajustar el mensaje de la presentación al tiempo que tenemos asignado. Hablar tanto muy lento como muy rápido empobrece la presentación y corremos el riesgo que la audiencia no reciba correctamente el mensaje.

• Pausas y silencios: No debemos temer introducir silencios y pausas en nuestras presentaciones. Usados de una manera adecuada, este

recurso refleja falta de nerviosismo, impone respeto, permite al orador tomar aire. Por otro lado, el silencio, es un elemento más de la entonación por lo que permite dirigir la presentación y resaltar temas importantes.

• Variedad: es importante introducir variedad de vocabulario y entonaciones. La variedad enriquece la presentación y es sinónimo de profesionalidad y control del tema que se expone.

Estilos de Comunicación

Existe diversidad de estudios encaminados a clasificar los diferentes estilos comunicativos.

En lo que se refiere a las presentaciones eficaces, hemos realizado una clasificación de cuatro estilos de comunicación.

Esto no quiere decir que nos ubiquemos únicamente en un estilo u otro, sino que dependiendo de nuestra experiencia, la audiencia a la que nos dirigimos, el tipo de mensaje que queramos transmitir, etc., nos encontraremos más cómodos con un estilo u otro.

Estilo reflexivo

El estilo Reflexivo es poco emotivo y muy activo, esto quiere decir que empatiza poco con la audiencia a la que dirige su mensaje y a la vez es planificador y metódico.

Las características que definen al estilo reflexivo son las siguientes:

Es una persona lógica y sistemática. Le gusta planificar y tener todo el proceso bajo control. Busca alternativas y crea métodos de actuación.

Se muestra escéptico ante la innovación. Se podría decir que es una persona tradicional, fiel a sus métodos y técnicas.

Desconfiado ante las reacciones iniciales. Objetivo y frío ante la presión. No muestra nerviosismo, se siente cómodo ante

situaciones que suponen un reto.

Es el individuo productivo, coherente, lógico, generador de resultados, orgulloso de su continuo aprendizaje y de sus propios esfuerzos y sus resultados.

Las pautas de actuación que suele seguir la personas de estilo comunicativo reflexivo son:

El sujeto reflexivo organiza cuidadosamente las tareas, es previsor y no deja nada para última hora.

Establece y presenta alternativas. Al ser una persona planificadora cuenta con varias alternativas por si tiene que cambiar de estrategia sobre la marcha.

Se siente cómodo destacando sus planificaciones y metodologías. Se siente orgulloso de sus procesos bien planificados y no tiene problemas en poner el énfasis en este aspecto de su estilo comunicativo.

Las personas reflexivas no se precipitan en la toma de decisiones. Se toman su tiempo para planificar y establecer las tareas y mensajes que quieren transmitir.

En sujetos de estas características, podemos encontrar frases del tipo:

Estilo intuitivo

Los sujetos de estilo comunicativo intuitivo son poco emotivos y poco activos. Su ambición se centra en las ideas y en el futuro. Realmente no se centran ni en la audiencia ni en cómo transmite el mensaje, sino en la innovación que supone su idea y en la repercusión que pueda tener en el futuro.

Las características que definen al estilo intuitivo son las siguientes:

Orientado a la innovación y a la teoría. Este estilo está compuesto por sujetos que sus presentaciones son el resultado de la innovación de su trabajo. Se sienten seguros ante la audiencia ya que son los que mejor conocen sus trabajos y sus resultados.

Interesado en retos. Esto supone que se sienta cómodo realizando presentaciones, sobre todo cuando el contenido de las mismas se refiere a logros obtenidos por sí mismo.

Interesado en las ideas, no en su implantación. Transmite sus ideas sin importarle el siguiente paso que es cómo se van a llevar a cabo. Su presentación se centra en sus descubrimientos o logos de los cuales está orgulloso de compartir con la audiencia ya que se trata de innovación.

Los intuitivos suelen revelarse como personas de mente abierta y ágil. su imaginación es excelente, y la utilizan cuestionando su entorno e impulsándolo hacia el futuro. Por ello, en sus presentaciones:

o Busca conceptos y categorías. Relaciona conceptos,

esto hace que sea más fácil de entender el mensaje que quiere transmitir a la audiencia.

o Subraya la innovación. Resalta la importancia de sus resultados, como hemos comentado, su presentación se centra en la innovación de sus ideas antes que en el mensaje que transmite.

o Enfatiza el valor futuro. Es decir, una parte de su presentación se centra en las aportaciones de su trabajo en el futuro.

o No escatima en palabras. Utiliza vocabulario técnico, diversidad de conceptos y palabras para dar un aire de profesionalidad a sus presentaciones.

Estilo perceptivo

Las personas que se identifican con el estilo perceptivo suelen decantarse más por la emotividad que por la actividad. Son

personas empáticas que conectan con la audiencia a la que dirigen su mensaje, podríamos decir que se centran en los sentimientos y en las personas.

Las características que define al estilo perceptivo son las siguientes:

Conceden gran valor a la interacción humana. Las relaciones personales están por encima del mensaje, de los apoyos tecnológicos o de cualquier elemento de la presentación.

Poseen gran capacidad de escucha e identificación. Preguntan por los intereses de los participantes, por la comprensión de la presentación y no les importa parar las veces que sean necesarias para escuchar a los miembros de la audiencia. La escucha activa es una de sus características y sus ejemplos parten de la experiencia de la audiencia o de la suya propia.

Dotación para la comunicación. Dominan tanto la comunicación verbal como la no verbal y la paraverbal. Transmiten confianza y seguridad, por lo que la audiencia se siente cómoda para preguntar y interactuar en la presentación.

Pacientes y observadores. No les preocupa acabar con la presentación sino que la audiencia se lleve un mensaje claro de lo que se ha expuesto. Observa las reacciones de los participantes y adecúa el ritmo de la presentación según las necesidades.

Son personas preocupadas por los demás, amigables y simpáticas, entienden los sentimientos y comportamientos ajenos con gran facilidad. Por ello, su guía de actuación en las presentaciones suele:

Mantener un tono informal que propicie un ambiente de confianza en el que los participantes se sientan cómodos para participar, resolver sus dudas y aportar ideas nuevas.

Destacar impactos positivos en las personas. Refuerza positivamente la participación de las personas. Todas las intervenciones suponen una aportación a la presentación.

Remitirse a experiencias pasadas. Para ilustrar las presentaciones, las personas de estilo perceptivo usan como ejemplos experiencias pasadas para que éstas sean más reales y personales, y así conectar con la audiencia.

Interesarse por las reacciones de terceros. Como hemos comentado, la observación juega un papel fundamental en las presentaciones de estilo perceptivo, ya que va a proporcionar información sobre las reacciones de los participantes.

Estilo dinámico

Los sujetos de estilo dinámico son tanto activos como emotivos, en sus presentaciones tienen en cuenta tanto los resultados como a las personas. Se centran en los plazos y son muy enérgicos.

Las características que define a las personas de estilo dinámico son las siguientes:

Centrado en la acción a corto plazo. Sus presentaciones y el contenido de las mismas se centran en la acción o resultados a corto plazo, lo que les permite planificar la actividad o dar resultados inmediatos. Es una persona muy práctica.

Enérgicos y pragmáticos. Sus presentaciones son objetivas y concisas, no se anda por las ramas, sino que ofrece datos relacionados con la realidad inmediata en la que se está trabajando.

Son muy rápidos en la toma de decisiones. Son resolutivos, toman decisiones rápidas que saben transmitir a la audiencia. Esto hace que transmita profesionalidad, seguridad y eficacia, así como una energía y ganas de involucrarse en la tarea.

Conceden gran importancia a la experiencia.

Son individuos que persiguen resultados evaluables y de alta capacidad. Se recurre a ellos por su energía y su capacidad de transformar ideas en productos/beneficios. En las presentaciones:

Enfatiza las conclusiones y resultados. Es muy común que a lo largo de la presentación vaya repitiendo la idea clave del mensaje, es decir, las conclusiones a las que quiere llegar con la presentación.

No entretiene con alternativas. La persona dinámica es clara y concisa va al grano y no plantea alternativas que puedan desviar la atención del tema.

Recalca aspectos prácticos. Sabe transformar las ideas que expone en la presentación en actividades prácticas que aporten beneficios.

Son breves. Saben ajustar el contenido al tiempo del que disponen, tienen los puntos de la presentación bien estructurados y no se desvían del tema.

Preparación de la presentación

Para que una presentación sea eficaz y obtengamos el resultado que deseamos con ella, antes de nada deberemos planificar nuestra presentación.

A continuación, mostraremos algunos aspectos a tener en cuenta antes de ponernos delante de la audiencia:

Para sentar las bases de la presentación deberemos definir el objetivo y mensaje que queremos comunicar.

Conocer el tipo de audiencia a la que va dirigida la presentación, para ello realizaremos un análisis previo.

Determinar el canal y el instrumento más adecuado para transmitir el mensaje, esto irá en función del tipo de contenido de nuestra presentación y del tipo de audiencia a la que va dirigido.

Definir el mensaje. En este punto de la planificación de nuestra presentación deberemos plantearnos ¿cómo queremos transmitir la información?.

Disponer de una actitud favorable hacia la comunicación que nos permita transmitir el mensaje y alcanzar el objetivo de nuestra presentación.

Captar la atención de la audiencia. Para ello deberemos presentar el contenido de manera atractiva.

Mantener la atención de la audiencia. No sólo es importante captar la atención de la audiencia sino ser capaza de mantenerla el tiempo que dura la presentación. Podemos utilizar estrategias como la modulación de la voz o alternar la comunicación oral con medios audiovisuales.

Señalar los puntos clave. Tener en cuenta cuáles son los puntos clave que queremos transmitir con el mensaje y resaltarlos a lo largo de la presentación.

Centrarse en lo fundamental. Antes de empezar con la presentación debemos saber cuál es el mensaje de la misma y centrarnos en él, evitando dar mensajes dispersos que confundan a la audiencia.

Ayudar a reflexionar. En la preparación de la presentación podemos plantearnos preguntas que luego lanzaremos a la audiencia a modo de reflexión con la finalidad de captar su atención y reflexionar sobre el tema.

Adaptación del mensaje al tipo de audiencia y al espacio y recursos de los que dispongamos.

A la hora de planificar nuestra presentación es tan importante preparar una apertura como preparar un cierre. Estos dos aspectos darán a la presentación fuerza, la primera y la última impresión cuenta.

Tener en cuenta el feedback de los participantes. El feedback nos dará información de cómo repercute el mensaje en la audiencia, deberemos tener planificado alguna alternativa por si la presentación no va como nosotros esperamos.

Comprobar que el mensaje está llegando correctamente. En la planificación deberemos introducir algunos minutos para parar la presentación y preguntar si está todo claro hasta el momento, incluso repetir lo puntos clave en el caso que sea necesario.

Podemos planificar una presentación de la manera más detalla posible sin embargo, esto no nos libra de que las cosas no vayan como las hemos previsto, por ello, deberemos estar preparados para improvisar sobre la marcha.

Aún finalizada la presentación deberemos seguir planificando para mejorar futuras intervenciones, para ello tendremos que evaluar los resultados y medir el impacto generado, identificar las claves de éxito y las áreas de mejora y establecer acciones correctoras para próximas ocasiones.

En las siguientes páginas, nos detendremos para analizar más detalladamente alguno de los aspectos anteriormente descrito.

Análisis de la audiencia

Analizamos la audiencia con el fin de adaptar el mensaje para que llegue la mayor parte de información posible a los participantes.

Para analizar la audiencia podemos plantearnos una serie de cuestiones que nos darán la clave del tipo de audiencia a la que va dirigida nuestra presentación. Entre ellas destacamos:

¿Cuál es el tamaño del grupo?: El tamaño de un grupo nos va a permitir, entre otras cosas, planear el tipo de actividades a desarrollar, determinar el número de interacciones entre sus miembros, asignar tareas o el tipo de medio audiovisual a usar.

El tamaño del grupo lo podemos clasificar en pequeño (entre 3 y 12 personas), mediano (entre 12 y 40 miembros) y gran grupo (formado por

más de 40 personas).

¿Es un grupo homogéneo?: La heterogeneidad u homogeneidad está determinada por diversos factores como la edad, el género, el nivel socioeducativo, etc.

Es importante reconocer el denominador común que comparten los miembros del grupo a la hora de planificar la presentación.

Ambos tipos de grupo cuentan con una serie de ventajas, el homogéneo tiende a cohesionar de manera más rápida ya que sus miembros comparten características o intereses comunes.

El heterogéneo, debido a la pluralidad de sus miembros, puede realizar aportaciones más ricas debido a la diversidad de experiencias que aportar los participantes.

Para éstos últimos podemos planificar dinámicas de grupo destinada a la cohesión o conocimiento de los miembros del grupo.

¿Cuáles son sus conocimientos previos sobre el tema?: En ocasiones cuando realizamos una presentación de un tipo de contenido del cual somos expertos obviamos conocimientos que para nosotros nos resultan básicos pero que no tienen por qué serlo para el grupo al que va dirigida nuestra presentación.

Es importante conocer los conocimientos previos de la audiencia para partir de éstos, para ello, podemos simplemente preguntar antes de empezar qué es lo que conocen del tema o hacer un test inicial de conocimientos previos.

¿Qué esperan de la presentación?: Debemos plantearnos qué espera la audiencia de nuestra presentación, esperan una presentación teórica o práctica, una presentación formativa, informativa o de distribución de tareas.

En función de ello planificamos el tipo de presentación que vamos a realizar.

¿Cuál es su nivel de interés?: Cuando el objetivo de la presentación se ajusta a los intereses del grupo se incrementa la posibilidad de éxito, por lo que es importante que, en la medida de lo posible, adecuemos nuestra presentación a los intereses del grupo.

Sí no puede ser a través del contenido o mensaje es recomendable buscar otras vías por la que se consiga, como por ejemplo mediante dinámicas de grupo, soporte audiovisuales, gráficas, etc.

¿Cuál es su estatus?: Podemos encontrarnos un grupo de participantes que comparten el mismo estatus (por ejemplo, responsable de áreas de una determinada empresa) o participantes de distinto estatus (los miembros de una determinada área de la empresa, desde el responsable hasta el becario/a).

Existen factores como el puesto, la antigüedad en el puesto o la labor que realiza dentro de la empresa que determinan el estatus de la persona.

Deberemos tener en cuenta estos factores a la hora de planificar nuestra presentación ya que deberemos adaptar el contenido y mensaje a cada tipo de grupo.

Determinación del contenido

A la hora de planificar y preparar la presentación deberemos hacer una análisis del material del que disponemos y seleccionar las partes que queremos introducir en nuestra presentación. Para determinar el contenido tendremos en cuenta:

Adecuar el tema al objetivo Diferenciar temas centrales de secundarios. Para ello,

podemos hacer un esquema con dos o tres temas centrales y ver qué temas secundarios derivan de cada uno.

Seleccionar el contenido en función de los intereses y el nivel de conocimiento de la audiencia. Partir de estos dos aspectos para asegurarnos que la audiencia mantiene la atención durante la presentación.

No abusar de ideas principales. Hay que distinguir entre ideas principales y secundarias. No se debe dar prioridad a todos los aspectos de la presentación.

Eliminar toda la información que se separa del esquema central que hemos diseñado previamente con los temas centrales y secundarios: la presentación ganará dinamismo y acción.

Adecuar los contenidos a los tiempos. Establecer temas Los temas centrales son áreas de contenido directamente

relacionadas con los objetivos: información clave desde el punto de vista del receptor.

Normalmente, la audiencia nos plantean preguntas que nos dirigen a los temas secundarios.

Preparar el tema Preparar los contenidos que vamos a exponer, estudiarlos y

plantearnos qué tipo de cuestiones pueden derivar del tema.

Preparar datos, estadísticas, gráficos, referencias. Tener en cuenta los imprevistos que pueden surgir con los soportes audiovisuales como incompatibilidad de programas o ausencia de ordenadores y cañones en la sala donde expongamos la presentación.

Preparar y anticiparse a las objeciones. Adecuación de los contenidos a los tiempos Brevedad: no introducir lo innecesario. El índice de fatiga aumenta con el exceso de información. Transmitir lo que interesa a la audiencia y lo que van a

entender. Comenzar y terminar puntualmente.

Definir la estructura

La estructura es clave para mantener un orden y claridad en la presentación, facilitando así la comprensión y memorización.

En todo momento la audiencia ha de saber dónde está.

Objetivos de la introducción

• Captar de inmediato la atención de la audiencia, la manera en que realicemos la introducción. • Ganar el respeto de la audiencia hacia el ponente y hacia el contenido de la presentación.• Preparar a la audiencia a escuchar la parte central de la presentación.• Hacer ver el interés que tiene la sesión para la audiencia.Cómo seguir una buena introducción • Hacer referencia al tema o a la ocasión.• Saludo de bienvenida y referencia de uno mismo.• Formulación de una pregunta retórica.• Empleo de una cita.• Anécdota.• Empleo de ilustraciones

Objetivos del cierre

• Fijar la atención de la audiencia en el tema central y en el propósito específico.• Motivar a la acción.• Tiene que apreciarse que es la última palabra y que ésta ha sido buscada para terminar.• Ha de aparecer como un auténtico final por su forma y tono de voz.

Cómo conseguir un buen cierre

• Reto o petición.• Resumen del contenido.• Cita de un texto.• Empleo de una ilustración.• Una frase de persuasión adicional.• Intención personal de obrar según la presentación.• Indicar el beneficio de hacer lo propuesto.• Volver al motivo de apertura.

Una buena forma de estructurar una presentación es de la siguiente manera:

Veamos ahora un resumen de los recursos que nos pueden ayudar a definir la estructura de nuestra presentación.

Uso de medios visuales en la presentación

El uso de medios audiovisuales requiere tiempo y dedicación, por lo que tendremos que disponer de tiempo para su preparación.

Una vez seleccionado los medios audiovisuales que vamos a usar en nuestra presentación éstos harán más claro y atractivo el mensaje, además proporcionan seguridad para el expositor al no encontrarse “sólo” ante la audiencia.

Los soportes audiovisuales son positivos en tanto faciliten la comunicación.

No son un fin en sí mismo, sino un medio para alcanzar un fin. No deben ser el centro de nuestra presentación sino un soporte que ilustre el mensaje que estamos comunicando.

A la hora de exponer los medios audiovisuales nuestra atención deberá seguir puesta en los miembros del grupo dirigiéndonos a ellos en todo momento y evitando volvernos continuamente para leer el soporte visual.

No “dicen” nada por sí mismo, son nuestros comentarios los que dan sentido a estos soportes. Por lo que a la hora de planificar, tendremos que tener en cuenta que la estructura de los soportes audiovisuales corresponda a la estructura del contenido.

No deben implicar dependencia del ponente. Deberemos ser capaces de realizar una presentación exitosa tanto con medios audiovisuales como sin ellos, ya que éstos nos pueden fallar.

Requisitos:

Tipos de medios audiovisuales

o Cuidar aspectos como la ortografía, el tipo y tamaño

de letra para que sea legible, así como dejar márgenes y espacios en el documento.

o No usar textos extensos o cargados, es más recomendable el uso de frases de la que derivemos conceptos.

o El tema central se puede desglosar en unidades de contenido más simples que favorezcan su entendimiento.

o La presentación debe ajustarse a un tiempo y espacio determinado por lo que deberemos conocer el tipo de ubicación y sí ésta dispone de los medios necesarios para reproducir nuestros soportes audiovisuales.

o Los diseños sobrecargados y ostentosos pueden eclipsar el mensaje y distraer la atención.

Aspectos logísticos de la presentación

CONVOCATORIA

Una convocatoria tiene como fin citar a los participantes mediante un escrito o anuncio.

A la hora de redactar nuestra convocatoria deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

Título de la convocatoria o nombre del mismo. Fecha en la que tiene lugar la presentación. Motivo de la presentación y el objetivo de la misma. Participantes. Orden del día. En este apartado se incluyen la disposición horaria

de cada apartado a tratar en la presentación, así como la/s persona/s encargada de la exposición.

Anexos (en el caso que sea necesario). Ubicación (dirección, edificio, sala…). Persona que convoca (nombre, cargo, teléfono, e-mail…).

La convocatoria debe enviarse, con la suficiente antelación, salvo en casos de urgencia. Es conveniente recordar la cita el mismo día o el anterior con una breve nota.

DISPOSICIÓN DE LA SALA

Hay un sin fin de maneras de disponer las mesas y sillas de una sala, lo que tenemos que tener en cuenta es el número de personas que componen el grupo, el tipo de exposición que vamos a realizar y si van a trabajar en grupo.

Lo mejor es disponer de sillas y mesas individuales y móviles para así poder adecuarlas al fin de nuestra presentación.Veamos algunos ejemplo de distribución de salas:

EQUIPOS DISPONIBLES

Antes de preparar nuestra presentación debemos asegurarnos de qué equipos disponemos para su exposición y cómo se usan dichos equipos. La principal causa de retraso en el comienzo de una presentación se debe a la falta de conocimiento sobre el uso de un determinado equipo.

Para evitar una mala experiencia, es necesario conocer tanto los equipos como su compatibilidad con nuestra presentación.Imprimir la presentación en papel, tener la presentación en varios soportes (CD, PEN drive, e-mail), etc., nos ayudará a pasar a un plan “B” en el caso de no disponer de los equipos que necesitamos.

A continuación veremos algunos ejemplos de equipos y su uso:

Retroproyector: es un equipo eléctrico de proyección de transparencias realizadas en láminas de acetato.

Para su uso, debemos asegurarnos que su estado es bueno y que la sala dispone de pantalla o superficie lisa y blanca sobre la que proyectar, así como verificar que disponemos de enchufes, adaptadores o cables de extensión.

Rotafolio: es un recurso compuesto por un conjunto de pliegues de papel sujetos en su extremo superior por una base rígida.

Para su uso, debemos asegurarnos que no esté usado y que disponga del número de folios que necesitamos para ilustrar nuestra presentación, así como asegurarnos que hayan suficientes rotuladores y que éstos no estén gastados.

Proyector de diapositivas: es un dispositivo que sirve para reproducir diapositivas sobre una superficie lisa como una pared.

Al igual que el retroproyector, debemos asegurarnos que su estado es óptimo y que disponemos de la sala y espacio adecuados para su reproducción.

Cañón electrónico: es el equipo más útil que ha surgido en los últimos tiempos, incluso está sustituyendo a los demás medios audiovisuales ya que está prácticamente disponible en cualquier sala de exposiciones y junto con un ordenador puede reunir todas las características de los equipos anteriormente descritos (reproduce vídeos, gráficos, fotos, textos…)

Para un adecuado uso, deberemos asegurarnos que el cañón está en buenas condiciones y comprobar si dispone o no de un ordenador o tenemos que llevar el nuestro propio.

Deberemos controlar el encendido y conexión con el ordenador, así como saber si nuestra presentación es compatible con el sistema operativo del ordenador.

Es recomendable llevar el propio ordenador para asegurarnos una adecuada reproducción tanto visual como auditiva ya que es común encontrarnos ordenadores obsoletos que desconfiguran nuestra presentación.

ILUMINACIÓN

La sala debe estar adecuadamente iluminada, la luz natural es la más indicada aunque no siempre disponemos de ella.

En el caso que realicemos una presentación o parte de la misma esté basada en ilustraciones o anotaciones en pizarras, sería indicado utilizar una iluminación acentuada en las paredes frontales de la sala de conferencias.

Por otro lado, para la reproducción de diapositivas o retroproyecciones se requiere, no obstante, una reducción de la iluminación hasta llegar a la mínima iluminación necesaria que permita hacer anotaciones.

En cualquier caso sería conveniente tener la posibilidad de una instalación de iluminación con regulación del flujo luminoso.

PUNTUALIDAD

La puntualidad es un aspecto de la logística a tener muy en cuenta ya que, como hemos comentado anteriormente, el diseño de nuestra presentación se ajusta a un horario concreto.

Para conseguir puntualidad por parte de los miembros del grupo y de nosotros mismo deberemos controlar los aspectos anteriormente descritos.

Desde lanzar una convocatoria donde aparezca tanto la hora de inicio como la estructura horaria de la presentación, hasta conocer los medios de los que disponemos para evitar cualquier imprevisto.

De todas formas, es recomendable llegar entre 30 y 15 minutos antes para preparar aspectos como la sala, la presentación, mobiliario, etc. antes de que lleguen los participantes.

Conducción de la presentación

La persona a cargo de la presentación es la responsable de que todo salga según lo previsto, para ello es necesario que controle una serie de aspectos que ayudan a alcanzar una adecuada conducción de dicha presentación:

Actitudes que fomentan el diálogo:

Para garantizar una adecuada conducción de la presentación, el ponente deberá fomentar el diálogo mediante actitudes que favorezcan la confianza entre los miembros del grupo, actitudes como:

Comprensión Tolerancia Respeto Aceptación

Mensajes que facilitan el diálogo. Como ponentes, debemos motivar a los miembros del grupo facilitando la participación y comunicación y por tanto la adecuada conducción de la presentación. Por ello, deberemos:

Aportar información, sobre cómo va a discurrir la presentación, qué esperamos del grupo y qué pueden esperar ellos de nosotros como ponentes.

Hacer declaraciones de agrado y desagrado. Lo que está permitido y lo que no, deberemos dejar claro que aspectos como la participación, el respeto o la escucha activa son comportamientos recompensables y que aspectos como la impuntualidad o la falta de respeto no son tolerados.

Hacer declaraciones de deseo. Como hemos comentado dejar claro qué esperamos de la audiencia, utilizando frases

como “desearía que todos participarais” o “estaría bien que…”

Comunicar impresiones. Ofrecer feedback de como transcurre la presentación tanto de los aspectos positivos (para motivar) como de los aspectos negativos (para poner solución).

Hacer preguntas abiertas. Esto hace que el grupo reflexione sobre el tema de nuestra presentación y evita que se distraigan.

Mensajes que obstruyen el diálogo. Durante el transcurso de una presentación es muy fácil que se pierda u obstruya la comunicación, para evitar esa obstrucción deberemos evitar aspectos como:

Cortes de conversación. Monólogos demasiados extensos. Preguntas de reproche. Generalizaciones sobre maneras de ser. Palabras y frases hechas. Defensa propia. Sarcasmo. Una orden. Declaraciones del tipo “eres…, has hecho…mal, eso ya se ha

dicho.

Tratamiento de las preguntas

En el transcurso de una presentación nos encontraremos en la situación de responder diversas preguntas. Con el análisis de este punto pretendemos orientar sobre cómo responder a las preguntas que puedan surgir durante una presentación.

En primer lugar, debemos evitar tener una percepción negativa de las preguntas, como por ejemplo: “¿Están intentando hacerme caer en una trampa?”, “¿Quieren demostrar cuánto saben?” o “siempre la misma persona tiene que decir algo”.

En realidad el uso de preguntas en la presentación tiene un papel positivo ya que:

El tratamiento de preguntas permiten calibrar las impresiones de la audiencia hacia la presentación.

Aclaran ciertos detalles que el ponente pasa por alto y que puede ser de suma importancia para la audiencia.

Desarrollan ciertas partes de la presentación. Como comentamos en apartados anteriores, el tratamiento de preguntas puede extraer temas secundarios del tema principal de la presentación.

Favorecen la participación activa, facilitando el intercambio de ideas y la comunicación entre los participantes.

Por todo ello, es importante plantearse las preguntas difíciles como un reto o desafío y no como un aspecto negativo.

A continuación, daremos algunos consejos que nos ayuden a tratar las preguntas con el objetivo de conseguir una presentación eficaz.

En el tratamiento de preguntas deberemos:

Ser honesto, si no conocemos la respuesta hay que reconocerlo y comprometerse a hacer averiguaciones y hacérselo saber ya sea al día siguiente o vía email.

No menospreciar al que pregunta, aunque haya entendido el tema al revés.

Repetir y aclarar las preguntas para el resto de la audiencia, por si todos no lo han oído.

Responder mirando primero a la persona que ha formulado la pregunta, a continuación mirar a todo el grupo, para terminar en quien preguntó.

Contestar a preguntas sobre estadísticas con palabras y no con números.

Repetir la pregunta para la audiencia y haciéndolo cambie el contexto.

No contestar directamente a la pregunta, diga algo más como: “aclaremos algo primero”.

Mostrar comprensión hacia quien pregunta: comprendo su interés”…

Luego desarrollar la pregunta en términos interesantes tanto para el ponente como para la audiencia.

Tipo de respuestas

Hay diversos tipos de respuesta para una misma pregunta, depende del tipo de audiencia, del tema de la presentación o del tiempo del que disponemos dar un tipo u otro de respuestas.

Veamos a continuación la diferencia que hay entre unas y otras:

Conducta de los participantes

Cuando realizamos una presentación nos podemos encontrar con infinidad de personalidades.

Como sería imposible describir todas ellas, en este apartado hemos reunido las personalidades en ocho tipos de conductas y la respuestas más adecuada a cada una de ellas.

Estas conductas son: positiva, discutidora, locuaz, astuta, ausente, pedante, cerrada/refractaria e introvertida.

CONDUCTA POSITIVADESCRIPCIÓN RESPUESTA

El participante enfoca los temas desde el punto de vista práctico.

Se centra en el tema.

Respeta los turnos de palabra.

Participa si considera que puede:

Aportar algo nuevo.Dirigir la cuestión si se desvía.Aclarar algún concepto.Resumir.

Sus aportaciones se caracterizan por la brevedad y la concisión.

Ayuda a conciliar al grupo ante conflictos.

Reforzar positivamente cuando intervenga adecuadamente.Ofrecerle la palabra en momentos críticos (silencios, discusiones, etc.).No olvidemos que estos participantes son la gran mayoría (aunque al principio no lo parezcan)

CONDUCTA DISCUTIDORADESCRIPCIÓN RESPUESTA

Manifiesta en primer lugar sus discrepancias.

Inicia las discusiones.

Escuchar activamente.No irritarse.Pedirle reflexión sobre una

Siempre encuentra un pero. A veces interrumpe el ritmo

de la presentación. Dificulta la comunicación

entre los miembros del equipo.

solución mejor teniendo en cuenta las circunstancias.Solicitarle que modere su participación para dejar la palabra a otros compañeros.Utilizar la autoridad del ponente como último recurso

CONDUCTA LOCUAZDESCRIPCIÓN RESPUESTA

Cuando empieza a hablar, no es capaz de terminar.

Se desvía continuamente del tema central.

Sus explicaciones son minuciosas (y a menudo farragosas).

Aunque no tenga conocimientos del tema, se defiende dialécticamente.

A veces sabe mucho del tema, y solamente desea demostrarlo.

Cortar en una respiración o pequeña pausa su intervención.Recordar que las intervenciones deben ser breves y concisas.Resaltar las desviaciones del tema y centrarlo de nuevo.Solicitar respeto a turno de palabra.

CONDUCTA ASTUTADESCRIPCIÓN RESPUESTA

Utiliza las debilidades de otros para imponer sus argumentos.

Suele dominar el trato humano para convencer con su habilidad.

Se apropia de ideas de otros. Está atento a la postura de la

mayoría. No suele buscar

enfrentamientos directos.

Reformular sus ideas de un modo menos agresivo.Defender a tiempo a la posible víctima.Cortar con autoridad un ataque personal velado o directo.Reforzar las intervenciones “sinceras”

CONDUCTA AUSENTEDESCRIPCIÓN RESPUESTA

Su presencia pasa inadvertida.

Nunca participa. Manifiesta una actitud de

distracción, parece no

Cederle la palabra con frecuencia.Reforzar positivamente su participación.Mostrar naturalidad ante la repetición de la pregunta, o puesta

escuchar. Se muestra ensimismado en

sus pensamientos.

en situación del tema, cuando manifieste que no estaba escuchando.Relacionar nuestro discurso con sus intereses, con anteriores intervenciones o aportaciones de dicha persona.

CONDUCTA PEDANTEDESCRIPCIÓN RESPUESTA

Sus intervenciones son de alto nivel técnico, cultural, etc. y es consciente de ello.

Actitud de superioridad respecto al grupo.

Muestra afán de protagonismo.

Respetar el bagaje de conocimientos del asistente.Agradecer su intervención, y reformularla en términos más sencillos, de forma que alguien no haya tenido acceso a esos conocimientos le pueda entender.Aprovechar las ideas buenas que aporta junto con otros compañeros.

CONDUCTA CERRADA/REFRACTARIADESCRIPCIÓN RESPUESTA

Se opone sistemáticamente a todo lo que se propone.

No aporta solución. Ausencia de relación con los

demás.

Profundizar en las razones de su oposición.Solicitar alternativas.Mediante preguntas, hacerle ver las ventajas de aceptar nuestras propuestas o las del grupo.Resaltar alguna cualidad positiva del asistente que resulte necesaria para el cumplimiento del objetivo.Reforzar cualquier manifestación positiva.

CONDUCTA INTROVERTIDADESCRIPCIÓN RESPUESTA

No toma la palabra por sí mismo.

Se limita a asentir si está de acuerdo o a permanecer en silencio si discrepa.

Suele “estar de acuerdo con lo que han dicho sus compañeros”.

Se queda con dudas por no preguntar, únicamente

Otorgarle la palabra ante cuestiones fáciles.Seguir requiriendo de su opinión ante una respuesta “evasiva” o monosilábica.Reforzar positivamente su intervención por el mero hecho de producirse.Reformular con tacto o ayudarle a terminar las frases que pueda

escucha. En un momento

determinado, y si está seguro del tema, puede sorprender con una intervención brillante.

haber dejado incompletas por verse forzado a dar una respuesta.

Miedo escénico

El temor a hablar en público lo podemos definir como un estado de inhibición que nos impide desarrollar una comunicación efectiva y que afecta al despliegue de las capacidades expresivas potenciales.

Experimentamos este sentimiento como consecuencia de pensamientos anticipatorios negativos sobre una situación real o imaginaria de hablar ante una audiencia.

Estos pensamientos producen respuestas como timidez, sudoración, ansiedad, etc.

¿Qué pasa por nuestra mente cuando nos dan la noticia que tenemos que hacer una presentación ante una audiencia?, posiblemente recordamos alguna situación no satisfactoria que hemos experimentado en el pasado ya sea en el colegio o simplemente hablando ante un grupo de amigos.

El miedo escénico es una defensa del organismo ante situaciones reales o hipotéticas y que se manifiesta en diferentes niveles:

Nivel Cognitivo: Este nivel representa las respuesta mentales que experimentamos ante la situación de hablar en público:

Temores al fracaso, rechazo o a hacer el ridículo. Falta de concentración.

Confusión mental. Sensación de que olvidamos algo. Aturdimiento mental. Expectativas de fracaso. Autoexigencia.

Nivel Fisiológico: hace referencia a cómo reacciona nuestro cuerpo ante la situación de realizar una presentación ante una audiencia:

Elevación del ritmo cardiaco. Malestar general. Dolor estomacal. Falta de apetito. Rubor facial. Sudoración. Urgencia urinaria. Nerviosismo. Reducción de la secreción salivar.

Nivel Conductual: este nivel nos muestra algunos ejemplos de comportamientos, es decir, reacciones ante el miedo escénico:

Evitación de la acción que nos produce el temor. Son comunes frases del tipo “habla tú que dominas mejor el tema”

Tartamudeos y atropellamiento verbal. Tics. Bajar el volumen de la voz. Uso de calmantes.

Hablar rápidamente para terminar el turno de palabra.

Superar el miedo escénico

El hablar en público es una habilidad en la que hay que tener en cuenta:

Es aprendida: En la medida que es aprendida puede ser modificada y mejorada. La práctica es el mejor entrenamiento para mejorar nuestra habilidad para hablar en público.

Nerviosismo: Cierto nivel de nerviosismo es lógico e incluso adecuado ya que nos mantiene alerta. El problema aparece cuando es intenso y prolongado e impide llevar a cabo el discurso.

Consecuencias: Nos comportamos en función de las consecuencias que siguen a nuestras conductas. Si han sido negativas, tenderemos a evitar los comportamientos que nos

pueden llevar a esa situación. Si han sido positivas, se incrementará la posibilidad de que la repitamos con lo que se perfeccionará la técnica.

Se trata, de conocer y entrenar aquellos comportamientos del antes y el durante (preparación, desarrollo y final de la sesión) que nos permitan alcanzar con mayor probabilidad consecuencias positivas.

Los aspectos a tener en cuenta son:

Preparación del contenido que vamos a transmitir. Análisis de la audiencia a la que nos dirigimos. Previsión de las preguntas que nos pueden hacer. Preparación de la conducción de la presentación. Preparación de la introducción y de la conclusión. Ensayo. Ensayar antes de realizar la presentación es el mejor

método para darnos cuenta de cómo va a ser la ponencia. Podemos ensayar con compañeros, grabarnos en vídeo o hacerlo frente el espejo.

Deberemos poner atención a los Medios Audiovisuales, el tiempo del que disponemos y a las lagunas y áreas que requieran mayor preparación.

Componentes del miedo

El miedo es una reacción emocional que experimentamos ante la percepción de peligro real o imaginario. Es un mecanismo de defensa que nos permite responder antes situaciones adversas con rapidez y eficacia. Por lo que experimentar cierto miedo no es algo que deba preocuparnos y que, al contrario de lo que muchos pienses, tener miedo ante una audiencia es totalmente normal y podríamos decir que incluso práctico.

Para controlar el miedo, antes haremos mención a los factores que lo componen para entender como funciona y poder controlarlo:

El miedo es psicológico por lo que aportamos algunas reflexiones para superarlo:

• El miedo no lo producen los demás sino uno mismo. Es fruto de nuestro pensamientos y sentimientos.• Date ánimos. Prepárate antes de hablar viendo la situación en forma positiva y disfrutando al hablar ante el público.• Cuando empieces a hablar el miedo irá desapareciendo.• No baje los ojos y la voz al término de la frase.

• Ensaya el discurso ante el espejo o amigos y familiares.• Sustituya las muletillas repetitivas por pausas.

• No es el único en sentir miedo al hablar en público.

Técnicas de relajación

Ante la idea de hablar en público experimentamos sentimientos de nerviosismo y ansiedad, estos sentimientos son reacciones fisiológicas antes situaciones que podrían suponer un fracaso o ridículo.

Estas sensaciones son inevitables pero no incontrolables, a continuación vamos a exponer una serie de técnicas de relajación que nos van a ayudar a afrontar estos sentimientos poniéndolos de nuestro lado, sacando el máximo provecho a esta situación y obteniendo una presentación exitosa.

Antes de realizar estas técnicas ubíquese en un espacio tranquilo, sin ruidos, con una luz tenue y en el que pueda estar sólo/a.

Estos ejercicios tienen una duración de unos 15 minutos y pueden repetirlos las veces que lo deseen.

TÉCNICA DE RELAJACIÓN:

Mantenga la mente despejada de cualquier pensamiento negativo. Inspire profundamente y tense todos los músculos del cuerpo al

máximo (cara, espalda, estómago, extremidades…), durante unos 10 segundos.

Mantenga la respiración y perciba la tensión. Espire lentamente mientras se relajan los músculos. Concentrarse en la sensación de relajación. Repita el mismo ejercicio unas tres veces

TÉCNICAS DE RESPIRACIÓN ABDOMINAL:

Mantenga la mente despejada de cualquier pensamiento negativo.

Colóquese en una posición cómoda y ponga una mano sobre el abdomen.

Inspire lentamente por la nariz utilizando el diafragma. El abdomen y la mano se elevarán.

Hacer una breve pausa. Espirar por la nariz o por la boca unos 4-6 segundos y hacer una

pausa antes de volver a inspirar. Repetir la secuencia de respiraciones el tiempo que desee.

Por último, decir que hay que tener e cuenta todos los aspectos analizados anteriormente pero sobre todo PRACTICAR, PRACTICAR Y PRACTICAR, hacer presentaciones ante compañeros, ante el espejo o grabándolo en vídeo y prestar atención a los medios audiovisuales, el tiempo y las lagunas o áreas que requieran mayor preparación.

Con estos consejos y práctica realizaréis PRESENTACIONES EFICACES.

Dinámica: "Comunicación verbal/ no verbal"

Duración: 30 minutos.Materiales: Papel “A”, papel “B”, papel y lápiz para todos los participantes.Grupo: Ilimitado.

Se le da una hoja con el dibujo "A" a un voluntario, el cual tendrá que describirlo al grupo. Debe hacerlo con toda exactitud, medidas, colocación, puntos, etc.

Solamente el voluntario puede hablar en voz alta y clara. Debe colocarse de espaldas a los participantes cuidando de que no le vean el dibujo.

Ningún participante pude hablar, preguntar, hacer ruido, o cualquier tipo de expresiones.

El dinamizador medirá el tiempo desde el comienzo a la finalización.

Segunda Etapa.

Se le entrega la hoja con el dibujo "B" al voluntario, el cual vuelve a narrarlo al grupo con toda exactitud.

Se coloca de frente al grupo. Los participantes pueden hacer toda clase de preguntas que consideren necesarias.

El tiempo será también anotado por el dinamizador.

Tercera Etapa.

FIGURA “A”

FIGURA “B”

o Se compara el tiempo usado en el primero y segundo

dibujos.o Se comparan los dibujos de los grupos con los

originales para mostrar los aciertos entre el primer sistema de comunicación y el segundo.

o Se compara la vivencia del grupo en el primero y segundo dibujos.

o Se hace una reflexión teórica sobre las ventajas y desventajas de cada sistema, así como de los estereotipos de la comunicación.

o El Facilitador guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.

Dinámica: "El buen oyente"

Duración: 30 minutos.Materiales: ficha “buen oyente”.

Grupo: Ilimitado.Objetivos:Sensibilizar a los participantes sobre la poca práctica que se tiene en escuchar correctamente. Orientar a los participantes sobre algunos detalles para hacer eficaz su comunicación.

Desarrollo.

Iniciar el ejercicio advirtiendo que tienen que ser lo más sincero posible para que puedan sacar beneficios del ejercicio.

Se entrega la hoja del “buen oyente”.

Se solicita que durante 10 minutos como máximo y con la mayor sinceridad posible se evalúen en la columna de respuesta individual RI.

Se les solicita se reúnan y se formen grupos que no deben ser mayores a 5 personas.

Se solicita que en los grupos se den retroalimentación para analizar cuáles pueden ser las causas de la falta de atención que presentan. (ej a veces, me evado porque falta que el comunicador usa un lenguaje técnico, porque no utiliza casos prácticos, por diálogos extensos…)

Analizando las causas deben elaborar cómo debe ser una presentación eficaz para que los oyentes mantengan la atención.

Se solicita un portavoz por grupo para que lean las conclusiones.

Se pide que cuando hagan una presentación tengan en cuenta esos puntos.

"FICHA DEL BUEN OYENTE"Esta lista de comprobación le ayudará a calificar sus propios hábitos de

escuchar.Trate de responder a cada pregunta de modo objetivo con una "X" en la

columna correspondiente:Cuando toma usted parte en una

entrevista o conferencia de grupo:Por lo

generalAlgunas veces

Rara vez

1.- ¿Se prepara usted físicamente sentándose frente al locutor y cerciorándose de que puede oír?2.- ¿Observa al locutor al mismo tiempo que lo escucha?

3.- ¿Decide juzgando por la apariencia y modo de expresarse del locutor si lo que tiene que decir vale la pena o no?4.- ¿Escucha buscando primordialmente ideas y sentimientos subyacentes?5.- ¿Determina la tendencia propia de usted y trata de justificarla?6.- ¿Mantiene su mente en lo que está diciendo el locutor?7.- ¿Interrumpe inmediatamente que oye una manifestación que usted considera está equivocada?8.- ¿Se cerciora usted antes de responder que ha comprendido el punto de vista de la otra persona?9.- ¿Trata de decir usted la última palabra?10.- ¿Hacer un esfuerzo consciente para evaluar la lógica y credibilidad de lo que oye usted?

Dinámica: "Control de la ansiedad"

Duración: 30 minutos.Materiales: hoja de papel y lápiz para todos los participantes.Grupo: Ilimitado.OBJETIVO Ayudar al individuo a manejar sus niveles de ansiedad.Practicar técnicas de relajación útiles para reducir la ansiedad.

DESARROLLO

El instructor anuncia los objetivos de la dinámica, reparte las hojas de papel y los lápices y les pide a los participantes que imaginen una situación que le provoque relajación. Describan brevemente la escena en la parte inferior de la hoja y la marquen con el número 0.

El instructor, posteriormente, pide a cada participante que imagine una situación en la cual experimente la mayor ansiedad o angustia posible y la describa en la parte superior de la hoja marcándola con el número 100.

El instructor solicita que cada participante seleccione una situación en la que siendo asertivo, le produzca una enorme ansiedad y les indica le asignen un número entre el 0 y el 100, empleando la escala establecida por las otras dos situaciones anteriormente anotadas.

Indicaciones para la relajación:

Siéntense cómodamente. Tensen (de 5 a 7 segundos) y luego relajen (de 2 a 3 segundos) cada grupo de músculos del cuerpo, uno por uno. La tensión y la relajación de cada grupo de músculos deberán repetirse de dos a cinco veces según se considere necesario. Si el instructor desea emplear la siguiente guía de clasificación de los grupos de músculos, lo puede hacer.

GRUPO I: Manos, antebrazos y bíceps

GRUPO II: Frente, mejillas y nariz, quijadas, labios y lengua, cuello y Garganta

GRUPO III: Hombros y parte superior de la espalda, pecho, estómago

GRUPO IV: Glúteos y muslos, pantorrillas, pies.Se dirige al grupo para que ejerciten cada grupo de músculos de la siguiente manera:

Tense los músculos de su mano y antebrazo y sostenga esta posición durante algunos segundos... Ahora relaje los músculos y exhale lentamente mientras repite mentalmente "Me siento tranquilo y relajado" o simplemente "relajado"... Imagínese relajado... Continúe haciendo lo mismo con cada una de las series de músculos.

El instructor pide a los participantes que se imaginen la situación que le produce ansiedad repitiendo las palabras "relájate" o "Me siento tranquilo y relajado", a la vez que van imaginando como controlan esa situación, hasta que lleguen a imaginar la escena que les produce tranquilidad, y, o tensando y relajando los músculos del cuerpo, y acompañado con una respiración suave y rítmica. Generalmente las palabras y la escena de tranquilidad no son lo suficientemente fuertes como para ser asociadas a la relajación muscular y producir resultados inmediatos, esto se logra hasta que los participantes han practicado regularmente durante algún tiempo, usando progresivamente grupos mayores de músculos. De cualquier forma, los principiantes pueden utilizar el tensar y aflojar los músculos como un método para disminuir los niveles de ansiedad.

El instructor dirige una discusión de la experiencia con todos los integrantes del equipo y pregunta si alguno de ellos ha sentido cambios en el nivel de angustia, y si el método empleado fue el que provocó los cambios.

Se les pide a los participantes que expongan las experiencias de relajación. El instructor puede sugerir que una de las formas para empezar a tener esta habilidad, es aprender a detectar y asignar números, en la escala de ansiedad. Ubicando los niveles de ansiedad o angustia en las diversas situaciones cotidianas, y practicar las técnicas de relajación regularmente.

Dinámica: "Tipos de conducta"

Duración: 30 minutos.Materiales: Papeles con los estilos comunicativos.

Grupo: mediano/grande

Se pide a los alumnos que escriban en un papel el mayor número de ideas de mejora sobre algo (mejora de la fábrica, mejorar el tráfico en Sevilla…) durante dos minutos.

A los 3 o 5 (dependiendo del tiempo del que se disponga) que tengan más ideas, se

les pide que salgan de la habitación y se le explica que de todas las ideas que han escrito expongan las 3 o 5 que prefieran durante unos 5 minutos.

Durante el tiempo que los 3 o 5 alumnos se preparan la exposición, se reparte en el

aula papeles con los 8 tipos de conductas, la mayoría positiva. Repasarán antes las características de cada conducta, para actuar de manera adecuada.

Los ponentes, entran de uno en uno explicando sus propuestas, mientras los

alumnos deberán desempeñar sus papeles. Hay que hacer hincapié en que no hablen todos a la vez y que no sea “un

linchamiento”, para dar la oportunidad al ponente que maneje las respuestas que hay que dar a cada uno de los tipos de conductas y para que se vea el comportamiento de los participantes.