Presentaciones Ejecutivas. 1. Características del presentador ¿Qué tienen en común Larry Stevens (esposo de Hechizada), los diputados, Miguel Ángel Cornejo y Raúl Velasco? Realizan presentaciones de productos, propuestas, ideas, iniciativas, artistas, etcétera: son presentadores. Aquí analizaremos con más detalle las características que estos personajes poseen en común... Pero OJO hablaremos de sus características al momento de realizar su presentación, porque aun cuando realizan una misma función, cada uno de ellos lo hace desde su muy particular forma de ser, es decir, con su propio estilo y personalidad. Así que nuestra atención se centrará en ver herramientas, manejo de apoyos y de recursos personales, para realizar una ¡¡¡PRESENTACIÓN EXITOSA!!!

“Es importante el producto o propuesta, pero para tener credibilidad, es más importante ser auténtico”

CARACTERÍSTICAS DEL PRESENTADOR Persuasión.

El factor principal para que las personas que están escuchando tu idea, se apropien de ella; es el propio convencimiento de tu propuesta. Para poder persuadir a alguien necesitas estar convencido de que tu propuesta vale, es útil y resuelve de mejor manera el problema.

Energía. El presentador exitoso ha de mostrar tal energía, que desde que entra en la sala, hasta la última palabra de su exposición, atraerá la atención. Esto no implica excesivo movimiento o un volumen alto de voz, es más bien la fuerza y el vigor que imprimimos en nuestro actuar y hablar.

Intensidad. (Lee las letras en negritas cerrando con fuerza el puño de tu mano derecha) Intensidad igual a vehemencia, profundidad. El ser intensos implica que nos tomamos muy en serio nuestro papel de presentadores y creadores de propuestas; demuestra nuestra seguridad, arrojo, y ello nos permite penetrar en los esquemas mentales del otro para asegurar que nos va a escuchar y con ello abrimos brecha hacia el convencimiento o “compra” de la idea.

Entusiasmo.

Es alegría, pasión, enamoramiento; es la certeza de que creemos que lo que proponemos o presentamos es realmente digno de tomar en cuenta.

2. La Presentación. Tipos de presentaciones En esta unidad veremos que existen dos tipos básicos de presentaciones: Técnica y Ejecutiva. Las dos igualmente importantes y necesarias pues regularmente a una presentación ejecutiva le sigue una presentación técnica, debido a que por su brevedad los interlocutores reciben una información muy concreta y es necesario ampliar dicha información en una presentación técnica. Continua leyendo para que distingas esta diferencia. De tu vehemencia, intensidad y energía depende el interés que se produzca en la audiencia, como para que te soliciten mayor información acerca de tu propuesta y cuando esto ocurre estaremos hablando de una presentación técnica.

Cada una de estas presentaciones posee una serie de características distintivas por el impacto que buscan producir y el contenido a manejar. Una no tiene supremacía sobre la otra, las dos sirven para dar a conocer las bondades, características, consideraciones y especificaciones de los productos o propuestas que se plantean ante un público conocedor, para su aprobación o compra.

En la presentación ejecutiva, por lo general hay ciertos antecedentes o necesidades detectadas, por lo que su contenido requiere de 5 a 15 minutos de exposición. Es muy específica; se establece el punto medular y la presentación se centra en ello. Ofrece elementos de impacto, es decir, se resaltan los beneficios y ventajas al poner en marcha la propuesta. Se ofrece calidad en el contenido. La información que se da gira en torno al impacto esperado. Precisión en el lenguaje. Se puede prescindir de tecnicismos y utilizar adjetivos pero sin caer en ambigüedades ni lenguaje burdo, es decir, utiliza palabras que se adecuen a tu auditorio.

Recalca costos/beneficios. La información a manejar hará hincapié en la inversión y en los beneficios a obtener. En este tipo de presentación se mantienen los siguientes rasgos: Por su contenido y el tratamiento que se da , éste requiere de 1 a 3 horas de exposición. Implica el manejo técnico y profundo de determinado tema, por tanto, es muy especializada. Riqueza en el lenguaje; implica el manejo de tecnicismos. Amplia información; sobre la propuesta en sí, lo que la origina, antecedentes, repercusiones, posibles contingencias, información gráfica, numérica, testimonios, resultados de encuestas, estudios, etc. Ofrece elementos operativos; es decir, información de la repercusión de la idea tanto en los niveles, departamentos o sectores, como en las personas involucradas. Se ofrece cantidad y calidad en el contenido; hay mucha información –toda la necesaria- pero se cuida de manera que produzca el impacto esperado. ¡Empecemos por el principio! El éxito de una presentación se establece y prefigura desde la organización de sus elementos. En este sentido organizar se refiere a poner en el mejor orden posible los elementos a manejar, adecuando los tips o herramientas que aseguren un mejor impacto. Al momento de organizar es necesario considerar, además de los elementos que a continuación revisarás, el público al que te dirigirás, el nivel jerárquico y su preparación, el espacio físico en que se reunirán, el tiempo disponible, las herramientas de apoyo y flexibilidad de tu parte por si es necesario hacer ajustes durante la presentación. Los anteriores son elementos para tener en mente, pero sobre los que puedes trabajar de manera concreta para organizarte mejor son los siguientes:

• El Gancho.

• El Objetivo.

• Contenido.

• Recapitulación.

• Conclusión/Cierre.

Así se reconoce a la palabra, dato o frase iniciales que se utilizan para atrapar la atención del auditorio. El gancho se comprende dentro de la introducción, por lo general implicará máximo uno o dos minutos de tiempo. Al gancho también se le conoce como exordio.

El gancho tiene una fundamentación pedagógica y psicológica pues al decir una frase, anécdota o experiencia personal mandamos a nuestro auditorio a la parte evocadora del cerebro y al mismo tiempo abrimos los canales receptores. Para ello es recomendable utilizar alguna frase célebre, datos estadísticos, anécdotas personales o de gente reconocida-, alguna analogía, un ejemplo, un testimonio personal, una pregunta abierta y dirigida al público o una cita bibliográfica, entre otras. Según el caso y la pertinencia, el gancho va encaminado a despertar curiosidad y a centrar la atención de las personas sobre lo que se les presentará en la exposición. Ya que les supiste llegar, es decir que abriste tu exposición con un buen gancho, en lo siguiente que tienes que pensar es en el objetivo. Aquí incluirás con detalle y precisión los beneficios que se obtendrán al poner en práctica tu propuesta.

Al decir detalle y precisión nos referimos a las ganancias, ahorros, simplificación, mejora en la tecnología o innovaciones que resultarán con la operación de tu idea o aporte. Estos pueden

repercutir en los siguientes aspectos, ya sea en uno de ellos, en varios o en todos, por lo que es necesario señalarlo claramente. ASPECTOS POSIBLES A IMPACTAR: Ganancias económicas:

menciona monto o porcentaje aproximado. Ahorros:

clarifica monto o porcentaje, ya sea de recursos económicos, tiempo, espacio, esfuerzos, energéticos, uso de equipo y tecnología, etc.

Innovaciones: en procesos, tecnología de aparatos o métodos, estructuras o redes de comunicación, controles, etc.

Contenido ¡Ahora veremos el cuerpo de la presentación! Para dar forma a tu exposición, es importante que cuentes con información suficiente, veraz y oportuna de tal manera que mantengas la atención del público más allá del gancho o introducción. Te sugerimos, independientemente de la manera cómo decidas presentar la información, que la esquematices de la siguiente forma:

ANTECEDENTES: Panorama que describe la situación actual. Es descubrir la necesidad o el motivo por el cual es necesario hacer adecuaciones. GRÁFICAS: Diseña gráficas del comportamiento de la situación durante cierto periodo (recuerda que se asegura mayor impacto cuando se habla a los dos hemisferios cerebrales); de ser posible incluye testimonios. Parte de lo que sabes que el oyente busca. PRUEBAS: Ármate con comparaciones numéricas de experiencias exitosas de otras empresas o de momentos anteriores de la empresa y del estado que se podría alcanzar con tu propuesta; o al menos la manera en que se podrían constatar los beneficios.

Recapitulación. Para que no me olvides...

Recuerda: Si tu presentación es del tipo ejecutiva, cuando mucho te llevará de 5 a 15 minutos y si es técnica, de 1 a 3 horas, así que deja espacio en tu diseño y en tu discurso para tres puntos más: la recapitulación, conclusión y cierre.

En la recapitulación resaltarás los objetivos y los beneficios a obtener partiendo de las características que guarda la situación actual, esto último de manera muy breve. Es parecido a realizar un resumen de los puntos clave, de manera que repases en la mente de los que te escuchan los beneficios más importantes de tu propuesta. Enfoca la atención para que vayas “saliendo” del tema y estés seguro que han captado el objetivo. Ahora sí, llegamos a la parte final, al momento cumbre. Después de que resaltaste los objetivos y los beneficios de tu propuesta concluye con toda claridad para:

CONVOCAR A LA ACCIÓN. Di claramente lo que esperas que ellos hagan.

SOLICITAR EL PEDIDO: Explica lo que se necesita de ellos para realizar tal propuesta.

OFRECER UNA PRUEBA FINAL. Termina con una frase corta de impacto que indique la ganancia que obtendrán con tu propuesta.

Y si alguno de los presentes no quedó suficientemente impactado haz el cierre definitivo utilizando un colofón, una frase, un dato que los vuelva a impactar. Por ejemplo... Si las cosas que valen la pena fueran fáciles... Cualquiera las haría.

En el 98 tuvimos el primer lugar en eficiencia... ¿nos quedaremos sólo con el recuerdo de la gloria alcanzada? ¿A quién no le gusta el progreso? 3. El Presentador Hábil. Para Empezar ¡Muy bien! Imagina que estás ahora a punto de iniciar tu presentación, ya todos los participantes están en su lugar, tú ya organizaste toda tu exposición, materiales, etcétera, así que... !Adelante!

Antes es necesario que consideres ciertos puntos que te harán mantener un estado emocional interno congruente con la situación de reto, logro y alta expectativa que implica que hayas llegado hasta aquí y que te ayudarán a manejar las emociones que esto provoca.

Es totalmente natural que te sientas nervioso. El nerviosismo o ansiedad es un exceso de energía que se genera por la situación de tensión. Se presenta generalmente en los primeros minutos. A todas las personas que se presentan ante un público les sucede ¡hasta a Luis Miguel, Lucerito, Michael Jackson, Pamela Anderson y demás! El asunto es que conozcas la manera en que tú manifiestas la ansiedad o nervios, y en caso de que fuera algo muy visible, busca formas alternativas para dejar escapar esa energía. Evita la queja o las explicaciones. Inicia la presentación y concéntrate en dar la información que preparaste: eso es lo único que le importa a tu auditorio. Las quejas o disculpas por lo frío o caliente del clima, por la calidad de la proyección, las dificultades que pasaste para conseguir la información no son de su interés. Recuerda: aprovecha la oportunidad que tienes de hacer una presentación, no importa si eres hábil o no, con este curso aprenderás y desarrollarás nuevas habilidades para que te sientas mejor preparado.

Conoce bien tu información. Cerciórate de que los datos estén correctos, y anticipa posibles dudas o puntos de interés de los participantes; si hay algo en lo que te sientas débil, busca asesoría, o a algún compañero que te pudiera apoyar si se presenta la necesidad. Esto sin olvidar que la responsabilidad de la conducción es tuya.

Determina el gancho y el cierre. Piensa en algo con que tú sepas que vas a impactar en verdad; tendrá que ser una anécdota, frase, refrán e inclusive puede ser un chiste sano, que lo puedas manejar adecuadamente, para

lograr el objetivo deseado.

Planea con anticipación preguntas para atraer la atención. Esto sirve como un recurso más antes de tu presentación. Piensa las preguntas que son probables que te hagan, para prepararte en ellas, y después plantearlas lo suficientemente abiertas para incitar a todos a pensar, o tan cerradas, para que pronto haya una reacción visible. De cualquier manera siempre da oportunidad para que piensen sobre ellas.

Practica, practica, practica. Ensaya todas las veces que puedas, de preferencia con personas diferentes, enfrente de un espejo o con una grabadora. Esto te permitirá familiarizarte cada vez más con el manejo de la información, también permite llegar menos tenso. Y en cada ocasión, si puedes, hazlo utilizando los mismos apoyos y de pie.

Mantén un diálogo interno positivo. Desde el momento mismo en que empieces a preparar tu presentación, hazlo pensando en que si estás ahí es porque conoces del tema; es una oportunidad de crecer y de descubrir cosas nuevas en ti y sobretodo, escúchate diciendo en tu diálogo interno: ¡tendré éxito !, ¡me irá muy bien!

Para que el presentador logre realmente transmitir energía, fuerza, entusiasmo, seguridad y dominio es importante que cuide ciertos elementos:

Muévete: no permanezcas como un árbol. Que no se note que estás nervioso ¡que se vea esa energía, ese entusiasmo! Es recomendable moverse: esto permite liberar energía. Pero cuida de no moverte demasiado, eso restaría atención en tu material y reflejaría tu ansiedad.

Utiliza todo tu cuerpo para reforzar el mensaje. Habla como normalmente lo harías, apoyándote en el uso de gestos, movimiento de brazos y manos pero de manera discreta. Mantente de frente al público y maneja tus perfiles.

Haz ademanes firmes.

Inclínate al frente o echa el tronco hacia atrás, cierra el puño, abre la mano ante alguna pregunta que hagas: apóyate en el uso de las manos para dar énfasis a tu mensaje. Evita traer objetos en las manos, a menos que sepas que puedes controlarlo y de preferencia mantenlas fuera de las bolsas del pantalón.

Añade variedad en el volumen de voz.

Cuando enumeres cosas puedes hablar un poco más de prisa, cuando preguntes haz pausa; cuando quieras enfatizar levanta o haz más grave el tono, en fin, algo que le quite la monotonía a la voz.

Potencializa tu estilo.

Recuerda: realizar una presentación no implica cambiar de personalidad. Todos los estilos son válidos para presentar proyectos, no existe uno que sea mejor que otro, por lo que TU estilo siempre será el mejor.

Viste de acuerdo a la ocasión.

Utiliza ropa cómoda y presentable; no se requieren grandes lujos sino presentación. Un saco ligeramente abierto al llegar frente al auditorio refleja serenidad y permite el movimiento de los brazos. Tú conoces a tu oyente y sabes el grado de formalidad que imprime en sus actividades: viste a tono con la ocasión.

Proyecta energía.

Para esto ayuda el que caminemos erguidos, con los hombros ligeramente hacia atrás, las palmas de las manos abiertas de manera relajada, caminar levantando los pies del piso y pararnos sobre nuestros propios pies, es decir, sin apoyarnos en los aparatos de proyección, en alguna mesa, ni en la pared.

Mantén la cabeza erguida. ¡Ojo: erguida no rígida! Esto te permitirá establecer contacto visual con todos tus interlocutores y lograr un mejor clima de confianza.

Relaja los brazos a los costados. Sólo déjalos en posición natural; si los mueves, que tus manos no lleguen más allá de la altura de los hombros. Con esto lograrás que los movimientos de tus brazos sea de forma espontánea.

Ofrece a cada oyente una idea completa. Esto es que mientras estableces contacto con alguno, lo hagas hasta que estés seguro que se siente satisfecho pues la información que le aportas está completa

Y por último... Recuerda mantener un gesto amable, si la ocasión lo amerita: ¡sonríe!

“No es lo que se dice, sino la forma en que se dice” Al comienzo de este curso te mencionamos que el presentador entre otras características debería poseer intensidad, esto es, transmitir la emoción y el convencimiento de algo que le resulta valioso, por eso es muy conveniente añadir emoción a la presentación. Ejercita tu voz.

Realiza el siguiente ejercicio durante tres minutos por la mañana y otros tres por la noche: coloca un lápiz entre tus dientes sin apretarlo, solamente sosteniéndolo y comienza a hablar, cantar, recitar, etcétera. Después quítalo y notarás que a base de practicar, tus palabras se escuchan con mayor claridad.

Dale poder a tu voz.

Realiza ejercicios de vocalización para dar potencia a tu voz. Lo puedes hacer de la siguiente manera: repite cada una de las vocales en diferente tono del más grave al más agudo y tan prolongado como puedas. Con esto también conservarás en buen estado tu aparato fonador, pues este ejercicio calienta la cuerdas vocales, lo que permite prevenir enfermedades de la faringe.

Es un espacio de silencio durante la exposición para que el auditorio almacene y procese la información, y para que tú descanses y a la vez reorganices lo que sigue después de cada pausa. Es importante que esto también lo incluyas en tus ensayos. Generalmente, las primeras veces que nos paramos ante un público nos da pánico quedarnos callados por un instante, pero ¡no

pasa nada! Al contrario, la pausa tiene su utilidad:

Permiten que las ideas se asienten.

Sirven para sustituir o evitar los vicios o muletillas: estee, ajá, ejem, verdad, o sea, igual, si, no, luego, tipo, etc.

Sirven para ganar confianza. Sirven para relajarte.

Úsalas para destacar los puntos de venta de tu idea. Esto es, utilízala para hacerla de emoción.

¡El auditorio lo necesita y tú puedes sacarle provecho.!

Para hacer más efectiva una presentación es necesario contar con otros elementos que den variedad y apoyen el mensaje oral. Recuerda que las personas poseen tres canales para aprender (visual, auditivo y kinestésico) y en la medida que envíes información a cada uno de los canales, mayor impacto tendrás. Para el visual, si es posible, utiliza el Power Point, pues contarás con láminas a color y con animación; de no ser así, usa un proyector de acetatos procurando que éstos sean a color. Para el auditivo, presenta variedad en tu voz y para el kinestésico o sensorial dale materiales que pueda tocar. Te puedes apoyar también en el rotafolio y/o en pintarrones ya que estos materiales además de tener un poder permanente sirven para:

Captar la atención hacia el punto que tú deseas. Aumentar la retención y la memorización de ideas. Simplificar los conceptos sin extenderte en descripciones. Dar variedad a la presentación.

El uso de apoyos visuales revisten de mayor profesionalismo tu presentación sólo hay que cuidar que se manejen adecuadamente. Considera los siguientes puntos:

Señala hacia el punto que deseas que se centren (de preferencia utiliza un señalador especial).

Cuida de no obstaculizar la información o imagen.

El acetato que presentas es un apoyo, no es tu interlocutor o tu sustituto. Es el público el que va a concentrarse en la imagen, tú sólo los guiarás, así que cuida de poner tu atención hacia las personas que te escuchan y no dar la espalda al auditorio. Cuida el manejo de los colores, la cantidad de información, el tamaño de letra y el orden en que aparecerán. Procura que sea otra persona la que los maneje (si es Power Point) para que tú te puedas concentrar en el discurso y la explicación.