Presentaciones para funcionarios

Cómo crear presentaciones(curso rápido para funcionarios)

por

Borja Prieto

http://desencadenado.com/

http://desencadenado.com/

Cómo crear presentaciones

● ¿Eres funcionario?

● ¿Te han encargado hablar en una jornada, seminario, evento, simposio, congreso o reunión?

● ¿Hasta ahora solo habías usado el PowerPoint para ver presentaciones graciosas que te pasan los amiguetes?

● Si es así, este curso es para ti. En solo 10 minutos serás capaz de hacer presentaciones extraordinarias, como si no hubieras hecho otra cosa en toda tu vida.

● Primero pon el escudo y el nombre completo de tu unidad. Es importante que eso aparezca en todas y cada una de las transparencias.

● Completa la cabecera con alguna imagen que demuestre tu extraordinario gusto estético.

● Utiliza el pie para hacer referencia al evento en el que hablas. Alguien en el público podría haber olvidado donde está.

¿Vemos un ejemplo?

● ¿A que es fácil?● Si te fijas, verás que solo con esta información

ya hemos llenado casi un tercio de la transparencia.

Vamos con el contenido.

XIX Jornadas sobre catalepsia, narcolepsia y somnolencia. Villatripas de Arriba. Enero 2010

Dirección General de Elaboraciónde Presentaciones Abstrusas

Subdirección General de Gráficos de Barras

● Sea lo que sea de lo que vayas a hablar, tu charla debe tener tres partes:– Normativa aplicable– Mi sueldo está justificado

– Resultados

Veamos cada una de ellas




● Cualquier cosa que presentes se aceptará sin problemas si viene avalada por una ley.

● Es fundamental comenzar haciendo referencia a un par de directivas de la Unión Europea.

● Después, tienes que justificarte con alguna ley nacional

● Para que esto funcione, debes copiar párrafos enteros de las normas que mencionas. Si no lo haces, nadie creerá que las has leído.




1. Normativa aplicable

● Directiva UE 345/2004, de normalización de congresos y eventos:

– En el artículo 7 se especifica que “los congresos deberán tener una duración de no más de 3 jornadas de ocho horas, o cinco jornadas de cuatro horas. Se celebrarán de lunes a viernes, salvo que uno de los días sea festivo a nivel local o nacional, en cuyo caso no será de aplicación la figura de congreso, y será sustituido por un seminario o jornada”.

– En caso de conjunción de Júpiter y Saturno, será de aplicación el artículo 26: “no podrán realizarse eventos en cuya participación intervenga un porcentaje superior al 28,7% de extranjeros no comunitarios, con la excepción de aquellos países con los que la Unión Europea, o sus Estados Miembros, tengan establecidos Convenios de Colaboración Congresística.”

● Directiva UE 953/2005, de promoción de las lenguas autóctonas en el desarrollo de presentaciones asistidas por ordenador:

– Artículo 9.b: “Corresponde a los inspectores de idioma de la Unión Europea certificar el cumplimiento de los artículos 4 y 13 de la directiva 34/2002 en el contexto del acuerdo de Lisboa”.





● Inapelable.

● Cuatro o cinco transparencias como esa, y nadie podrá objetar nada al resto de la presentación.

●

● El alumno despierto habrá observado que hemos reducido el tamaño de la letra a 18 puntos.

● En general, es un tamaño adecuado que permite una buena cantidad de texto en cada transparencia. No obstante, en caso de ser necesario, puede reducirlo aún más, hasta conseguir que en la transparencia quepa todo el texto que sea preciso.

● En cuanto al tipo de letra, usa Comic Sans si quieres un toque desenfadado y moderno. Si eres más conservador, puedes usar Arial. Si eres Abogado del Estado o perteneces a algún otro cuerpo serio, de los de toda la vida, usa Times New Roman.





Para mejorar el diseño, conviene utilizar imágenes. Lo mejor es utilizar una imagen de alguna presentación impactante que te hayan pasado tus amigos, no importa que no tenga relación con el tema a tratar. Basta con una, que puedes repetir en todas las transparencias que hayan quedado un poco vacías.




● Con respecto al contenido: hay que escribir todo lo necesario para que queden claros todos y cada uno de los matices que se quieren expresar. No se debe correr el riesgo de tener que improvisar alguna frase. Si todo está escrito, basta con leerlo.

PowerPoint pone un símbolo al principio de cada párrafo. No intentes quitarlo. Si no hay símbolo, no se sabe que lo que estás haciendo es una presentación. Lo que sí puedes hacer es ser original y cambiar el circulito por una flecha, o cambiar su color.

2. Contenido: Mi sueldo está justificado

Para demostrar que lo que presentas es algo realmente complicado, que te ha llevado mucho esfuerzo, nada mejor que un gráfico.

Usa las autoformas de PowerPoint, están para eso.

Veamos un ejemplo








Borrador dePresentación

Proceso de autorización de Presentaciones

Presentaciónpre-aprobada

(siempre y cuandoconste el V.Bº delJefe de Servicio)

Presentaciónmejorable

D.G.Elaboración

dePresentaciones

Abstrusas

UnidadAdministrativa

Requiriente

Presentaciónautorizada

SegúnR.D.27/2006

y O.M:

12/2007

UnidadAdministrativaConcomitante

VisadoJefe

Sección

Interposición de

recursocontencioso-administrativo


¿Estupendo, verdad? Si alguien no entiende este gráfico, al menos tendrá claro que es culpa suya, por ignorante, y no se le ocurrirá preguntar nada.

Ahora vamos con el último ingrediente de una presentación exitosa: los datos. Una presentación sin una buena tabla de datos, y unos gráficos que la ilustren, no es nada. Los gráficos y los datos sirven además para demostrar lo extraordinariamente positivos que son los resultados alcanzados con tu proyecto.








Solicitudes 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008Aprobadas 127 142 151 169 175 193 199 224 210 235 255 259 260 283 300 307 319 320 343Rechazadas 111 116 130 138 153 163 168 177 182 187 192 197 212 216 223 236 241 242 245Pendientes 129 146 143 156 181 197 192 210 210 221 236 234 241 251 280 277 283 286 305TOTAL 367 404 423,5 462,5 509 553 558,5 610,5 602 643 682,5 690 713 749,5 802,5 819,5 843 848 893% Aprobadas 35% 35% 36% 37% 34% 35% 36% 37% 35% 37% 37% 38% 36% 38% 37% 37% 38% 38% 38%% rechazadas 30% 29% 31% 30% 30% 29% 30% 29% 30% 29% 28% 29% 30% 29% 28% 29% 29% 29% 27%% Pendientes 35% 36% 34% 34% 36% 36% 34% 34% 35% 34% 35% 34% 34% 33% 35% 34% 34% 34% 34%España 386 425 446 487 536 582 588 643 634 677 718 726 751 789 845 863 887 893 940Unión Europea 408 449 471 514 566 614 621 678 669 714 758 767 792 833 892 911 937 942 992

1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008

0

50

100

150

200

250

300

350

3. Resultados: lo hemos hecho fenomenal

Eso es todo. ¿Fácil, verdad?

Si sigues estos consejos, podrás crear fácilmente

presentaciones que consigan en la audiencia el mismo efecto que todas las

presentaciones de tus colegas funcionarios...

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