Manajemen Inventory dan Permasalahannya di Dunia Industri:

Antara Teori dan Praktek

Oleh:

Henmaidi, PhD

Orasi Ilmiah dalam Rangka Dies NatalisFakultas Teknik Unand XXIII, Padang, 13 Mai 2008

1. Pendahuluan

• Inventori merupakan investasi kapital

• Besarnya dapat mencapai antara 30 hingga 50%

• Biaya menyimpan inventori berkisar antara 10-25% dari nilai rata-rata inventori dalam satu tahun.

1. Pendahuluan (lanjutan..)

• Kelebihan inventori membuat perusahaan harus menanggung beban tambahan seperti kerusakan, keusangan, biaya sewa gudang. Sesungguhnya ini akan meningkatkan biaya dalam menjalankan usaha, meningkatkan harga jual dan membuat perusahaan kurang kompetetitif. (Fogarty, 1991, Silver dan Peterson, 1985).

2. Kanapa Inventori dibutuhkan?

• Inventory adalah ‘necessary evil”:

• pemborosan yang tak terhindarkan.

• Beberapa alasan kenapa Inventori diperlukan:– Adanya kebutuhan barang sementara

untuk mengadakannya dibutuhkan lead time

– Pipeline

– Quality

Kenapa Inventori diperlukan? (lanjutan..)

– Lot Size

– Supply Buffer: Biasanya disebut sebagai “safety stock” atau “safety lead time”

– Demand Buffer

– Facilities Layout/Design

– Service Objectives

3. Gambaran Kompleksitas Manajemen Inventori

• Sebuah perusahaan skala menengah dapat memiliki lebih dari 30.000 jenis barang, dalam bentuk:– bahan baku, – bahan penolong, – barang umum, – suku cadang atau – barang jadi.

3. Gambaran Kompleksitas Manajemen Inventori (lanjutan)

• Sebuah jaringan super market besar bisa memiliki sekitar 100.000 jenis barang yang dijualnya.

• Sebuah rumah sakit atau apotik, bisa memiliki puluhan ribu jenis barang, mulai dari bahan penolong, hingga obat-obatan yang dimiliki.

• Adanya jumlah inventori yang sedemikian besar diikuti dengan kerumitan dalam operasionalnya.

Masalah Akurasi DataGambaran Database Sistem Persediaan Versi Akuntansi dan

Versi Gudang PT Semen Tonasa sebelum Rekonsiliasi (Henmaidi, dkk. 2007)

File Akuntansi

72.181 item

File Gudang

71.854 item26.328 26.00145.853

Duplikasi di Master Item Gudang 554 Nomor Item (1229 Record)Item tanpa Deskripsi Master Akuntansi : 452 item Item tanpa deskripsi Master Gudang : 236 item

Masalah Akurasi Data (lanjutan)

• Di PT Semen Padang sebelum melakukan rekonsiliasi item master persediaannya:

• Teridentifikasi sebanyak 993 item yang ganda yang terdiri dari 2081 nomor stok.

• diklasifikasikan atas:1. Satu jenis item memiliki lebih dari 1 nomor stock,

sedangkan memiliki deskripsi (nama dan part number) yang sama.

2. Satu jenis item memiliki lebih dari 1 nomor stock, namun memiliki deskripsi (nama dan part number) yang berbeda. dan

3. Satuitem memiliki 1 nomor stock yang sama, namun terdaftar dalam 2 atau lebih sub inventori.

• Dampak duplikasi nomor stok ini adalah terjadinya ketidakakuratan data sistem (Henmaidi, dan Rafiq, 2004), dan selanjutnya menimbulkan beberapa hal sebagai berikut: – duplikasi pemesanan untuk item yang sama. semakin

tingginya nilai persediaan. – Kesalahan counting– Inefisiensi

Masalah Penyimpanan

Masalah Laju Pakai Barang

Klasifikasi Persediaan berdasarkan pemakaian dan pembelian Tahun 2001 sampai dengan 2006 Untuk Barang

Suku Cadang

28,276,713,369 , 48%

3,242,173,483 , 5%

12,265,586,850 , 21%

15,477,075,776 , 26%

Ada Issue-Ada Receive Ada Issue-Tidak Ada Receive

Tidak Ada Issue-Ada Receive Tidak Ada Issue-Tidak Ada Receive

(Henmaidi, dkk. 2006)

Lead time yang tidak pasti

• Media lokal memberitakan kelangkaan semen di Wilayah Sumatera Tengah. Sejak minggu II Nopember 2007: Terjadi kelangkaan semen di kota-kota Sumatera Barat.

Kelangkaan Semen ini menyebabkan naiknya harga secara tidak wajar, dan menjadi pemberitaan hangat di berbagai media di Sumbar. Di beberapa daerah harga semen mencapai Rp. 50 ribu, bahkan ada agen yang menjual dengan harga Rp. 65 ribu per zak (Singgalang, 10, 13 Nopember 07, Padang Ekspres 9, 10 Nopember, Haluan 12, 13 Nopember 2007).

Lead time yang tidak pasti

• Penyebab: tidak lepas dari persoalan lead time pengiriman barang, yakni Gypsum.

• Cement Mill tidak beroperasi akibat tidak adanya Gypsum.

• kapal import gypsum dari Thailand tidak datang pada waktunya

• Biasanya ada 2 sampai 3 kapal yang masuk dalam tiap bulannya.

• Pemasok gagal mendatangkan kapal karena issue tsunami serta ancaman gelombang laut.

Lead time yang tidak pasti

ROL

Q = Jumlah Pesanan

Kedatangan terlambat

Persoalannya adalah:

• Seberapa sering status inventori harus di review?• Kapan pemesanan harus dilakukan?• Berapa banyak yang harus dipesan?

4. Faktor-faktor Penting dalam Pengambilan Keputusan

• Biaya Inventori– Biaya penyimpanan (inventori carrying cost)– Biaya Pemesanan (ordering cost)– Biaya kehabisan persediaan (shortage cost)

Biaya penyimpanan (inventori carrying cost)

• Cost of money – 6% hingga 18%• Keusangan (industri pakaian jadi: depresiasi

sampai 90% ketika terjadi perubahan mode)• Susut• Faktor kualitas• Perubahan teknologi atau penurunan harga• Pajak• Asuransi• Ruang Penyimpanan• Tenaga kerja• Record Keeping Systems• Peralatan Material Handling • Rekonsiliasi jumlah fisik Inventory, transportasi,

biaya energi dan lain-lain

• Biaya Pemesanan (Ordering costs)– timbul akibat pengadaan kembali inventori: biaya transportasi,

biaya telepon, biaya penerimaan, biaya inspeksi, serta biaya angkut (handling).

– Berbanding terbalik dengan biaya penyimpanan.

• Biaya kehabisan persediaan (Shortage costs): akibat permintaan konsumen tidak dapat terpenuhi: – biaya akibat berhentinya operasi pabrik karena ketiadaan

persediaan, – hilangnya potensi keuntungan,– kekecewaan konsumen,– Penalti Keterlambatan pengiriman barang , atau – potongan harga untuk mempertahan konsumen.

5. Sitem Pengontrolan Inventori

• Terdapat dua bentuk dasar sistem pengontrolan inventori:

– Sistem Inventori kontinu, (Continuous Inventory System)

– Sistem pemesanan perioda tetap (Fixed order period system)

5. Sitem Pengontrolan Inventori: Continuous

Inve

nto

ri

Q

B

a b c d e f g h

Time

Q = Lot sizeQ/2 = Rata-rata inventoriB = Reorder poinab = cd = ef = lead timeac = ce = interval antar pemesanan

Q1

0

p-r

tp

B

Q

TIME

p

L

r INV

EN

TO

RY

t1

5. Sitem Pengontrolan Inventori:Periodik

E

TIME

L L L L

QU

AN

TIT

Y

T T T

0

6. Gap Antara Teori dan Praktek

• Model-model inventori sulit dipahami• Praktisi sering frustrasi dengan model-model yang

tersedia, • Fresh graduate, dengan serta merta menggunakan

rumus tanpa mempertimbangkan asumsi yang melekat pada model tersebut.

• Akibatnya justru menyebabkan nilai persediaan melonjak drastis, berkebalikan dengan tujuan manajemen inventori.

7. Penutup

• Inventori adalah bagian yang penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam menuju efisiensi dan memenangkan persaingan.

• Banyak pihak yang belum menyadari betapa pentingnya pengelolaan inventori bagi perusahaan.

• Permasalahan inventori seringkali tersembunyi dan tidak muncul di permukaan.

• Banyak penelitian telah dilakukan berkaitan dengan manajemen inventori. Hal yang masih menjadi persoalan adalah adanya gap antara penelitian yang berkembangan dengan tingkat pemahaman praktisi atas perkembangan manajemen inventori tersebut.

• Gap ini terjadi seringkali disebabkan kesalahan dalam penerapan model yang tidak cocok dengan kondisi ril yang dihadapi.

Terima Kasih