HET SECRETARESSEVAK

Sec4U

Voorstellen

Sandra Been

HET VAK

Op kantoor kun je denken aan de volgende processen die in goede banen geleid moeten worden: Financieel Interne- externe communicatie Facilitaire dienstverlening HRM Marketing

Functietitels

Officemanager - kantoormanager PA - Personal Assistant (1 op 1) Directiesecretaresse - directeur of

directie ondersteunen Managementassistente -

(Lijn)manager(s) ondersteunen Afdelingssecretaresse - afdeling

ondersteunen

Werkzaamheden

De algemene werkzaamheden voor een secretaresse zijn uitvoerend en ondersteunend: schriftelijke informatie uitwisseling (e-mails, post, correspondentie) mondelingen informatie uitwisseling (telefoon, gesprekken) onderhouden en actualiseren van het (digitaal) archief onderhouden van relatienetwerk voert administratieve taken uit (gegevensverwerking, rapporten,

overzichten) agendabeheer organiseren van bijeenkomsten verslag maken en zaken afhandelen bezoekers ontvangen reizen en accommodaties regelen facturen en declaraties afhandelen

BEROEPSVAARDIGHEDEN

computervaardigheden organiseren inzicht in bedrijven en bedrijfsprocessen plannen taal informatiemanagement communicatiemiddelen systeemkennis (o.a. archivering) zakelijke etiquette prioritering

PERSOONLIJKE EIGENSCHAPPEN

dienstverlenend en klantgericht communicatieve vaardigheden sociaal vaardig stressbestendig nauwkeurig integer, omgaan met vertrouwelijke informatie proactief en accuraat inlevingsvermogen adaptief vermogen samenwerken gedreven flexibel luisteren assertief passie voor het vak!

Niveauverschillen

grotere complexiteit van de werkzaamheden grotere verantwoordelijkheid voor de uitvoering grotere zelfstandigheid en eigen initiatief in het

functioneren groter en sneller verkregen inzicht in de

werkzaamheden en bijbehorende processen meer en meersoortige contacten: in- en externe

contacten op organisatieniveau, contacten met buitenlandse relaties en contacten met andere culturen

hoger niveau voor talen (Nederlands en een moderne vreemde taal) en rekenen

coördineren van werkzaamheden naar anderen

BRANCHES

zakelijke dienstverlening (semi) overheid industrie gezondheidszorg & welzijn bouwnijverheid

ONTSECRETARESSEN

Het Nieuwe Werken Social Media Gelijkwaardigheid, openheid, vertrouwen, respect

en social support. Van reactief naar proactief: meedenken,

vooruitdenken, adviseren, beïnvloeden, faciliteren, anticiperen, coachen, plannen, sturen en managen van informatie. Oftewel, achter de schermen vandaan komen en mede op het podium klimmen.

Niet voor de manager, maar met de manager werken.

VRAGEN?