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Presentazione Conservazione Sostitutiva
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Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
Costantino Landino
Costantino Landino www.costantinolandino.it
AGENDA
1 Scenario
2 Dematerializzazione
4 Conclusioni
3 Conservazione sostitutiva
Costantino Landino www.costantinolandino.it
GESTIONE DIGITALE DELLA DOCUMENTAZIONE: QUADRO NORMATIVO
La gestione digitale della documentazione e dei processi associati nella Pubblica Amministrazione è possibile attraverso soluzioni basate su quattro elementi fondamentali, che sono regolati da una normativa specifica: documento informatico, firma digitale, validazione temporale e conservazione sostitutiva.
FIRMA DIGITALE VALIDAZIONE TEMPORALE
DOCUMENTO INFORMATICO
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Direttiva 1999/93/CE Decreto Lgs 82/2005 – CAD Decreto PCM 30/03/2009 Deliberazione CNIPA 45/2009
DPR 445/2000 Decreto Lgs 82/2005 – CAD Deliberazione CNIPA 11/2004 Decreto MEF 23/01/2004
Decreto Lgs 82/2005 – CAD Legge 2/2009 con. DL
185/2008
DPR 68/2005 Decreto 02/11/2005
Decreto Lgs 82/2005 – CAD Legge 2/2009 con. DL
185/2008
Codice dell’Amministrazione Digitale
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GESTIONE DIGITALE DELLA DOCUMENTAZIONE: QUADRO NORMATIVO
La gestione digitale della documentazione e dei processi associati nella Pubblica Amministrazione è possibile attraverso soluzioni basate su quattro elementi fondamentali, che sono regolati da una normativa specifica: documento informatico, firma digitale, validazione temporale e conservazione sostitutiva.
FIRMA DIGITALE VALIDAZIONE TEMPORALE
DOCUMENTO INFORMATICO
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Direttiva 1999/93/CE Decreto Lgs 82/2005 – CAD Decreto PCM 30/03/2009 Deliberazione CNIPA 45/2009
DPR 445/2000 Decreto Lgs 82/2005 – CAD Deliberazione CNIPA 11/2004 Decreto MEF 23/01/2004 Decreto Lgs 82/2005 – CAD
Legge 2/2009 con. DL 185/2008
DPR 68/2005 Decreto 02/11/2005
Decreto Lgs 82/2005 – CAD Legge 2/2009 con. DL
185/2008
Codice dell’Amministrazione Digitale
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«Termine che identifica la tendenza a sostituire la documentazione amministrativa su supporto tradizionale (solitamente cartaceo) in favore del documento informatico al quale la normativa ha conferito pieno valore giuridico»
DEFINIZIONE DI DEMATERIALIZZAZIONE
Grazie al Codice dell’Amministrazione Digitale è possibile trasferire gli archivi cartacei su supporti informatici, mantenendo inalterata l'efficacia legale dei documenti informatici così creati.La conservazione sostitutiva significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
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(Art.42 Codice PA digitale)
«Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto
costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti
e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la
conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti
piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici»
(Art.43 Codice PA digitale comma 1 - Riproduzione dei
documenti)
«I documenti degli archivi, le scritture, ove prodotti su supporti
informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge»
DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
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I guadagni di efficienza collegati alla sostituzione del documento cartaceo con quello digitale sono riconducibili principalmente alle seguenti aree:
Tempo di ricerca del documento (-80%);
Numero di persone dedicate al processo (-43%);
Tempo medio di svolgimento del processo (-73%);
Numero di documenti cartacei stampati e gestiti all’anno (-72%)
Percentuale di documenti perduti (-90%)
DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI: RISPARMI E VANTAGGI
Una amministrazione pubblica ha anche benefici come:
Miglioramento della produttività del personale
Collaborazione con servizi di condivisione delle informazioni
Miglioramento dei servizi verso cittadini e imprese
Razionalizzazione degli investimenti
Monitoraggio eventi e Ottimizzazione delle risorse
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DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI: RISPARMI E VANTAGGI 2/2
Operazione Tempo dedicato Stima riduzione dei tempi
Riduzione dei tempi
Manager Quadro Impiegato Manager Quadro Impiegato
Ricerca documento 5-10% 10-15% 10-20% fino al 90% 6% 11% 13%
Duplicazione 2-10% fino al 20% 1%
Distribuzione 1-2% 2-10% fino al 50% 1% 4%
Archiviazione 1-2% 2-20% fino al 90% 1% 7%
Ricerca documento
Media riduzione dei tempi 6% 14% 25%
Tempi impiegati per svolgere le attività per figura professionale e stima della riduzione (Nolan Norton Institute)
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DEMATERIALIZZAZIONE: FLUSSO DOCUMENTALE
Repository Documentale Dischi Ottici
Documento elettronico
Documento cartaceo
Scansione
Metadatazione
Archiviazione
Preparazione documenti
cartacei
OCR-ICR
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DIGITPA ha stabilito come segue i requisiti del sistema di
conservazione dei documenti:
Rispetto dei tempi stabiliti dalla normativa
Garanzia delle misure di sicurezza logica ed informatica
Garanzia della leggibilità nel tempo dei supporti
Tracciatura delle operazioni
Copie di sicurezza
Archivio dei programmi
Funzionalità di ricerca secondo vari parametri
Indicazioni obbligatorie per la fatturazione
Integrazione con il sistema di gestione dei flussi documentali
Garanzia di esibizione su richiesta dei documenti conservati
REQUISITI DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
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Nel rispetto della normativa le aziende o le amministrazioni
pubbliche devono identificare il Responsabile della Conservazione
Sostitutiva che ha il compito di apporre al termine del processo la
propria firma digitale e la marca temporale, attestandone il
corretto svolgimento.
Egli dovrà rendersi garante della corretta gestione dell’archivio
secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottando
procedure di tracciabilità in modo tale da garantire la corretta
conservazione, l'accessibilità al singolo documento la sua
esibizione nei confronti del soggetto per cui opera delle autorità
fiscali.
IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
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PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Avvio processo di certificazione
Firma digitale del Responsabile della Conservazione
Apposizione della marca temporale al “file di chiusura”
Masterizzazione Supporto
Custodia del supporto
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PROCESSI DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Conservazione sostitutiva
Esibizione
Archiviazione Elettronica
Memorizzazione
Documentoanalogicounico
DocumentoAnalogico non unico
Documentoinformatico
Responsabileconservazione
PubblicoUfficiale
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- Fatture Attive E Passive
- Libro Giornale, Libro Degli Inventari, Libro Dei Cespiti, Registro Dei
Corrispettivi, Mastri, Registro Di Carico E Scarico (Etc.)
- Registri Iva (Delle Vendite, Degli Acquisti, Riepilogativo)
- Modulistica Relativa Ai Pagamenti (F24, F23, Bollettini C/C, Etc.)
- Bilancio D’Esercizio
- Contratti (Proposte, Inviti A Proporre, Accettazioni)
- Solleciti Di Pagamento, Estratti Conto, Avvisi, Lettere E Fax In
Genere
- Documento Di Trasporto, Bolla Di Accompagnamento
- Distinte Meccanografiche Di Fatturazione (Bollette)
- Dichiarazioni Dei Redditi, Irap, Iva E Sostituti
- Cedolini Paga e Libri Sociali Elencati All’Art. 2421 C.C.
QUALI DOCUMENTI BISOGNA CONSERVARE?
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Non Si Conservano….
Le Scritture e i documenti rilevanti ai fini tributari nel settore
doganale, delle accise e delle imposte di consumo competenti
l’Agenzia Delle Dogane (Es. Bolla Doganale)
Il processo di Conservazione Sostitutiva è effettuato almeno:
Ogni 15 giorni per le fattura attive e passive
1 volta l’anno per tutti i restanti tipi di documenti
Il termine annuale coincide con la data in cui è effettuata l’ultima
registrazione del periodo e comunque non oltre il termine per la
presentazione della relativa dichiarazione.
LIMITI E TEMPI DI CONSERVAZIONE
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Il risparmio della carta
La qualità del documento che rimane indelebile nel tempo
Il recupero dello spazio occupato dai voluminosi, pesanti e
costosi scaffali ignifughi.
L’accesso ai documenti in modo sicuro e veloce
Controllo del flusso documentale con incremento della
produttività e della semplificazione delle attività di lavoro
La consultazione documentale è svincolata dal luogo e dal
tempo
La riduzione drastica dei canoni e dei materiali di consumo
delle fotocopie
Una maggiore sensibilità verso la sostenibilità ambientale e al
rispetto delle politiche ecologiche
VANTAGGI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
