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OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
PRESIDENCIA REPÚBLICA DE COLOMBIA
INFORME DE PLANES DE MEJORAMIENTO 2014
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BOGOTÁ D.C Febrero de 2015
OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
INFORME DE PLANES DE MEJORAMIENTO
De acuerdo con lo dispuesto el procedimiento P-EM-06 Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento actividad 9) evaluar la eficacia de los planes de mejoramiento y en la NTC GP 1000: 2009 - numerales:
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Acción correctiva literal f)
8.5.3 Acción preventiva literal e)
La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo, mediante auditorías realizó evaluación a las acciones formuladas en los planes de mejoramiento que se cumplieron durante la vigencia 2014 por parte de los procesos y dependencias de la entidad, las cuales se constituyen en mecanismos de control a la gestión institucional.
1. Objetivo general
Evaluar la eficacia de los planes de mejoramientos que se finalizaron con corte a noviembre
30 en la vigencia 2014, mediante auditorías a las acciones implementadas en dicho planes.
2. Objetivos específicos
Verificar en el Aplicativo SIGEPRE – módulo de mejoras los planes de mejoramientos
que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2014.
Comprobar que las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fueron
implementadas para realizar el cierre definitivo.
Solicitar nuevo plan de mejoramiento cuando no fueron eficaces las acciones
implementadas.
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3. Análisis del Estado de los Planes de Mejoramiento
A continuación se presenta el reporte del estado de los planes de mejoramiento con corte a 31 de diciembre de 2014:
Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo de Mejoras
3.1 Estado de los Planes de Mejoramientos vigencia 2014
Con base en el reporte de las mejoras anterior, se identificaron los planes de mejoramiento
que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2014 y que son objeto de ésta evaluación.
Cuenta de
CódigoTipo
Estado Estado del paso Paso actual
No
Conformidad
Potencial
No
Conformidad
Real
Oportunidad
de Mejora
Total
general
Cancelada Al día Asignar Responsable de la Mejora 5 11 16
Asignar responsable de las mejoras 3 15 4 22
Ejecución y seguimiento 1 1 1 3
Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 1 2 2 5
Formulación 3 5 3 11
Formular el Plan de Mejoramiento 1 2 6 9
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 3 3
Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 5 13 3 21
Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 13 4 17
Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 7 8
Validar el Plan de Mejoramiento 2 2
Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1
Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1
Total Al día 20 69 30 119
Total Cancelada 20 69 30 119
En Desarrollo Al día Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 18 51 34 103
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 12 38 34 84
Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 3 3
Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 2 3 3 8
Total Al día 32 95 71 198
Vencido Asignar Responsable de la Mejora 1 1
Ejecución y seguimiento 1 1 2
Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 6 21 10 37
Formular el Plan de Mejoramiento 1 4 5
Validar el Plan de Mejoramiento 2 1 3
Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 6 7
Total Vencido 7 31 17 55
Total En Desarrollo 39 126 88 253
Finalizada Al día Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno 95 181 54 330
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 17 24 7 48
Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1 2
Total Al día 112 206 62 380
Total Finalizada 112 206 62 380
Nueva Vencido Asignar Responsable de la Mejora 2 5 1 8
Total Vencido 2 5 1 8
Total Nueva 2 5 1 8
Total general 173 406 181 760
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Durante el 2014 se formularon 242 planes de mejoramiento, el cual presenta el siguiente
análisis:
DESCRIPCIÓN CATIDAD PORCENTAJE
Cancelados 34 14,05
Ejecución y Seguimiento 204 84,30
Finalizadas 4 1,65
TOTAL 242 100
3.2 Estado de las Mejoras Vencidas:
Con base en el reporte del estado de los planes de mejoramiento anterior, se describe a
continuación las mejoras vencidas (55 MEJORAS VENCIDAS):
Código
Tipo Semáforo
Proceso Nombre Estado del paso
NCR-0214
No Conformidad Real
Atención al Usuario AU - No efectividad NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición: del Programa DD HH
Vencido
NCR-0229
No Conformidad Real
Atención al Usuario AU - Mejora integral Peticiones, Quejas y Reclamos
Vencido
NCR-0321
No Conformidad Real
Direccionamiento Estratégico
DE- Comunicación Interna: Clasificación de la información
Vencido
OM-0024
Oportunidad de Mejora
Gestión Administrativa Seguimiento inventario de vehículos Vencido
NCR-0246
No Conformidad Real
Gestión Administrativa GA - SEGUIMENTO A LAS MEJORAS Vencido
NCR-0244
No Conformidad Real
Gestión Administrativa GA - RIESGOS DEL PROCESO Vencido
NCR-0242
No Conformidad Real
Gestión Administrativa GA - PLANES DE CONTINGENCIA Vencido
NCR-0241
No Conformidad Real
Gestión Administrativa GA - MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES
Vencido
NCR-0239
No Conformidad Real
Gestión Administrativa GA - ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS PROCESO GA
Vencido
OM-0123
Oportunidad de Mejora
Gestión Administrativa FALLAS EN EL APLICATIVO ALADINO Vencido
OM-0122
Oportunidad de Mejora
Gestión Administrativa REITERADAS MODIFICACIONES AL PLAN DE COMPRAS DEL AREA ADMINISTRATIVA
Vencido
OM-0120
Oportunidad de Mejora
Gestión de Asuntos Políticos
AP ACCPE - Mejoramiento del seguimiento al avance de las iniciativas priorizadas de la agenda nacional de competitividad
Vencido
NCP-0173
No Conformidad Potencial
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Clasificación de las comunicaciones Vencido
NCP-0152
No Conformidad Potencial
Gestión de Asuntos Políticos
AP- Elementos en el lugar al cual fueron destinados
Vencido
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NCP-0151
No Conformidad Potencial
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Entrega de Elementos Vencido
NCP-0150
No Conformidad Potencial
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Contabilidad Vencido
NCR-0400
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Promoción de núcleos familiares de la pobreza extrema
Vencido
NCR-0399
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Ineficaz articulación institucional y en la gestión
Vencido
NCR-0398
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Ineficiencia en la operación de la estrategia
Vencido
NCR-0343
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 14: Gestión del Proyecto vigencia 2013
Vencido
NCR-0342
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 13. Planes territoriales vigencia 2013
Vencido
NCR-0341
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 12: Cumplimiento de metas del Proyecto vigencia 2013
Vencido
NCR-0340
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No 11: Política integral- Sistema de información vigencia 2013
Vencido
NCR-0337
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 08: Identificación de riesgos del proceso -Indicadores vigencia 2013
Vencido
NCR-0335
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No.06: Política de Derechos Humanos y Derecho internacional Humanitario vigencia 2013
Vencido
NCR-0318
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
AP- Convenio 330-12 Vencido
NCR-0281
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se evidencia control y seguimiento al Observatorio de Asuntos de Genero
Vencido
OM-0135
Oportunidad de Mejora
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Evaluar la eficacia del seguimiento de la Alta Consejería para Asuntos Políticos a la agenda legislativa
Vencido
OM-0134
Oportunidad de Mejora
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Fortalecer el equipo de la Alta Consejería para Asuntos Políticos en el manejo de la información legislativa
Vencido
NCR-0373
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - AC para las Regiones
Vencido
OM-0173
Oportunidad de Mejora
Gestión de Asuntos Políticos
Plan de mejoramiento infografías desminado humanitario
Vencido
OM-0172
Oportunidad de Mejora
Gestión de Asuntos Políticos
Plan de mejoramiento Productos/servicios no conformes tercer trimestre 2014 Dirección para la AICMA
Vencido
NCR-0378
No Conformidad Real
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - AC para las Comunicaciones
Vencido
OM-0177
Oportunidad de Mejora
Gestión de Asuntos Políticos
Capacitación lineamientos de Planeación 2015
Vencido
NCP-0172
No Conformidad Potencial
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Clasificación de comunicaciones SIGOB
Vencido
NCP-0134
No Conformidad Potencial
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - No se evidenció toma de decisiones de indicadores y encuesta del Sr presidente
Vencido
OM-0154
Oportunidad de Mejora
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Actualización procedimiento visitas guiadas casa de Nariño
Vencido
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OM-0153
Oportunidad de Mejora
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Fortalecimiento de los canales de comunicación en las operaciones aéreas con el Señor Presidente, Vicepresidente y sus familias
Vencido
OM-0152
Oportunidad de Mejora
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - Mejoramiento de la selección del personal para la Casa Militar
Vencido
OM-0142
Oportunidad de Mejora
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - SEGURIDAD CLASIFICACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Vencido
OM-0168
Oportunidad de Mejora
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Creación de una aplicación de descarga de información para dispositivos móviles y teléfonos inteligentes
Vencido
OM-0167
Oportunidad de Mejora
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Creación programa de televisión de noticias del Gobierno
Vencido
NCR-0383
No Conformidad Real
Gestión Documental GD - Clasificación de la Información Vencido
NCR-0294
No Conformidad Real
Gestión Documental GD - Cumplimiento de Fechas del Plan de Mejoramiento
Vencido
OM-0138
Oportunidad de Mejora
Gestión Documental GD-Diseño de Instrumento de Control para los préstamos documentales del Archivo Central
Vencido
NCR-0384
No Conformidad Real
Gestión Documental GD - Remisión directa de Documentos Vencido
OM-0118
Oportunidad de Mejora
Gestión Financiera GF-Actualización documentos Proceso de Gestión Financiera
Vencido
NCR-0391
No Conformidad Real
Talento Humano TH - Revocación de comisiones Vencido
NCP-0156
No Conformidad Potencial
Talento Humano TH - desvinculación del personal de planta
Vencido
NCR-0389
No Conformidad Real
Talento Humano TH - Control de Documentos Caja Menor
Vencido
NCR-0388
No Conformidad Real
Talento Humano TH - Expedición de Actos Administrativos
Vencido
NCR-0387
No Conformidad Real
Talento Humano TH - Giro oportuno de los recursos Vencido
NCR-0386
No Conformidad Real
Talento Humano TH- Control en el Tramite de Comisiones
Vencido
NCR-0385
No Conformidad Real
Talento Humano TH - Documentación para la legalización de viáticos y gastos de viaje
Vencido
NCR-0332
No Conformidad Real
Talento Humano CGR-Hallazgo No. 03: Cumplidos de comisión vigencia 2013
Vencido
Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo de Mejoras
Mediante correo electrónico se les informó a cada una de las dependencias responsables
de las mejoras para que cargaran dicha información y las actualicen en el aplicativo
SIGEPRE, sin embargo se Recomienda 1 que se registre las acciones en el aplicativo
SIGEPRE, de lo contrario se determinara una NCR por incumplimiento.
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3.3 Estado de las Mejoras Finalizadas:
Para la vigencia 2014 se finalizaron 148 planes de mejoramiento, los cuales el 100%
fueron objeto de evaluación por parte del equipo auditor, para determinar su eficacia en el
cumplimiento de las acciones propuestas en dichos planes, identificador por Procesos, tal
como se puede observar en el siguiente reporte:
No. Código Proceso Nombre Evaluar la Eficacia
1
NCR-0393 Adquisición de Bienes y Servicios
BS-SECOP Incumplimiento art 25 Decreto 1510 de 2013
Pendiente de evaluar la eficacia una
vez se realice la auditoria de
supervisión y publicación de
contratos la cual se llevara a cabo el
mes de febrero de 2015.
2
NCR-0301 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Publicación
Pendiente de evaluar la eficacia una
vez se realice la auditoria de
supervisión y publicación de
contratos la cual se llevara a cabo el
mes de febrero de 2015.
3
NCR-0275 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente
EFICAZ: El plan de mejoramiento
planteo las siguientes las
actividades 1. Elaborar una
comunicación al Grupo de Gestión
Documental y al Grupo de Atención
al usuario para solicitar capacitación,
2. Establecer un punto de control
para evitar que las PQRS se
contesten extemporáneamente. 3.
Realizar capacitación sobre el
oportuno tramite a las PQRS
radicadas en la Entidad y de
competencia del Área de Contratos.
Las cuales se realizaron de
conformidad a lo planeado y su
resultado fue eficaz toda vez que no
reportan PSQR extemporáneas.
4
OM-0156 Adquisición de Bienes y Servicios
BS- OM Unificar normatividad sobre delegación para comprometer el presupuesto, ordenar el gasto, celebrar contratos y ordenar el pago
Pendiente de evaluar la eficacia una
vez se realice la auditoria de
supervisión y publicación de
contratos la cual se llevara a cabo el
mes de febrero de 2015.
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5
OM-0155 Adquisición de Bienes y Servicios
BS-OM Creación Listado de chequeo Acuerdos Marco de Precios
EFICAZ: El plan de mejoramiento
planteo las siguientes actividades: 1
Crear listado de Verificación
Documental y 2. Creación del
Formato en SIGEPRE. Las cuales
se realizaron de conformidad a lo
planeado y su resultado fue eficaz
toda vez que el formato se encuentra
en el aplicativo SIGEPRE código F-
BS-43
6
OM-0131 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - OM formato de Notificación Personal
EFICAZ: El plan de mejoramiento
planteo las siguientes actividades: 1
Unificar y aprobar documento para
notificar y 2. Implementar formato en
SIGEPRE. Las cuales se realizaron
de conformidad a lo planeado y su
resultado fue eficaz toda vez que el
formato se encuentra en el aplicativo
SIGEPRE código F-BS-42.
7
OM-0125 Adquisición de Bienes y Servicios
BS- OM Publicidad de Contratación Ley 1712/14
EFICAZ: Su resultado fue eficaz
toda vez que se puede verificar la
información contractual de la
Entidad
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/d
apre/Paginas/ley-transparencia-
acceso-informacion.aspx.
8
OM-0111 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - OM Publicidad de Actas de Comité
EFICAZ: El plan de mejoramiento
planteo las siguientes actividades: 1.
Aprobación y publicación de Actas
de Comité en la intranet 2. Solicitud
al Área de Información y Sistemas
para crear espacio en la Intranet. Su
resultado fue eficaz toda vez que las
mismas fueron incluidas en el
Intranet - contratos.
9
OM-0107 Adquisición de Bienes y Servicios
BS- Plan de mejoramiento estandarización informes de supervisión
EFICAZ: El plan de mejoramiento
planteo las siguientes actividades: 1.
Actualizar los formatos F-BS-25 y F-
BS-34 y 2. Socializar nueva versión
formatos F-BS-25 Y F-BS-34 su
resultado fue eficaz toda vez que los
formatos se encuentran actualizados
en el aplicativo SIGEPRE y los
mismos fueron socializados.
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10
OM-0077 Adquisición de Bienes y Servicios
BS Encuesta de calificación de servicios internos proceso de adquisición de bienes y servicios
EFICAZ: Su resultado fue eficaz
toda vez que se puede verificar la
información contractual de la
Entidad
http://contratos.presidencia.gov.co/
así mismo se observa todo el
soporte documental de las acciones
realizadas.
11 NCR-0293
Atención al Usuario
AU-Hallazgo 2 Producto No conforme ICONTEC 2013
EFICAZ: ya fue evaluada por el
ICONTEC
12
NCR-0291 Atención al Usuario
AU - Finalización de gestión
No fue eficaz toda vez que el mismo
fue reformulado por las NCR 0307,
0308,0309 y 0310 teniendo en
cuenta que los mismos problemas
se siguen presentando los mismos
hallazgos en relación con el trámite
de las PSQR's recibidas en la
Entidad, como el mal uso del SIGOB
por parte de los funcionarios, la
respuesta y/o traslado
extemporáneo por parte de las
dependencias, la radicación y
transferencia directamente por parte
del Grupo de Gestión Documental-
Correspondencia a otras
dependencias diferentes al Grupo de
Atención de Peticiones al Presidente
de la República, al Grupo de
Atención al Usuario y a la Secretaría
Jurídica
13
NCR-0290 Atención al Usuario
AU - Respuesta extemporáneas
No fue eficaz toda vez que el mismo
fue reformulado por las NCR 0307,
0308,0309 y 0310 teniendo en
cuenta que los mismos problemas
se siguen presentando los mismos
hallazgos en relación con el trámite
de las PSQR's recibidas en la
Entidad, como el mal uso del SIGOB
por parte de los funcionarios, la
respuesta y/o traslado
extemporáneo por parte de las
dependencias, la radicación y
transferencia directamente por parte
del Grupo de Gestión Documental-
Correspondencia a otras
dependencias diferentes al Grupo de
Atención de Peticiones al Presidente
de la República, al Grupo de
OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
Atención al Usuario y a la Secretaría
Jurídica
14
NCR-0289 Atención al Usuario
AU - fechas de envió
No fue eficaz toda vez que el mismo
fue reformulado por las NCR 0307,
0308,0309 y 0310 teniendo en
cuenta que los mismos problemas
se siguen presentando los mismos
hallazgos en relación con el trámite
de las PSQR's recibidas en la
Entidad, como el mal uso del SIGOB
por parte de los funcionarios, la
respuesta y/o traslado
extemporáneo por parte de las
dependencias, la radicación y
transferencia directamente por parte
del Grupo de Gestión Documental-
Correspondencia a otras
dependencias diferentes al Grupo de
Atención de Peticiones al Presidente
de la República, al Grupo de
Atención al Usuario y a la Secretaría
Jurídica
15
NCR-0288 Atención al Usuario
AU - Direccionamiento de Correspondencia
No fue eficaz toda vez que el mismo
fue reformulado por las NCR 0307,
0308,0309 y 0310 teniendo en
cuenta que los mismos problemas
se siguen presentando los mismos
hallazgos en relación con el trámite
de las PSQR's recibidas en la
Entidad, como el mal uso del SIGOB
por parte de los funcionarios, la
respuesta y/o traslado
extemporáneo por parte de las
dependencias, la radicación y
transferencia directamente por parte
del Grupo de Gestión Documental-
Correspondencia a otras
dependencias diferentes al Grupo de
Atención de Peticiones al Presidente
de la República, al Grupo de
Atención al Usuario y a la Secretaría
Jurídica
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16
NCR-0286 Atención al Usuario
AU - Traslado Oportuno
No fue eficaz toda vez que el mismo
fue reformulado por las NCR 0307,
0308,0309 y 0310 teniendo en
cuenta que los mismos problemas
se siguen presentando los mismos
hallazgos en relación con el trámite
de las PSQR's recibidas en la
Entidad, como el mal uso del SIGOB
por parte de los funcionarios, la
respuesta y/o traslado
extemporáneo por parte de las
dependencias, la radicación y
transferencia directamente por parte
del Grupo de Gestión Documental-
Correspondencia a otras
dependencias diferentes al Grupo de
Atención de Peticiones al Presidente
de la República, al Grupo de
Atención al Usuario y a la Secretaría
Jurídica
17
OM-0073 Atención al Usuario
AU - PRODUCTO y/o SERVICIO NO CONFORME 2013
No Eficaz, se Reformuló
18
NCR-0277 Atención al Usuario
AU - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente
No Eficaz, se reformuló
19
NCR-0229 Atención al Usuario
AU - Mejora integral Peticiones, Quejas y Reclamos
No Eficaz, se reformuló
20
NCR-0214 Atención al Usuario
AU - No efectividad NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición: del Programa DD HH
No Eficaz, se reformulo
21
NCR-0215 Atención al Usuario
AU - No efectividad NCR-0138 Respuesta a derechos de petición extemporáneos: Secretaria de Transparencia.
No Eficaz, se reformuló
22
OM-0040 Atención al Usuario
Manual de Servicios Internos
EFICAZ: Se actualizó el manual de
servicios misionales y se está
aplicando.
23
NCP-0190 Direccionamiento Estratégico
DE- Numeración de resoluciones internas
EFICAZ: Se cuenta con un
procedimiento P-DE-10 Trámite
Resoluciones Internas y Formato F-
DE-38 Asignación consecutivo de
resoluciones internas aplicándose.
24 NCP-0186
Direccionamiento Estratégico
DE - Índice proactividad mejora
Pendiente: Se evaluara en proceso
de auditoría
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25
NCP-0180 Direccionamiento Estratégico
DE- Plan de Mejoramiento de Acuerdo con la Ley 1581 De 2012 y su Reglamentario 1377 De 2013
EFICAZ: Se realizó la revisión y
actualización de los documentos
asociados al sistema de gestión de
la Presidencia de la Republica
teniendo en cuenta la ley 1581 de
2012 y su decreto reglamentario
1377 de 2013
26 NCP-0179
Direccionamiento Estratégico
DE - Plan de actualización MECI
Pendiente: se evaluara en proceso
de auditoría
27
NCP-0154 Direccionamiento Estratégico
DE - Riesgo Plan anual de adquisiciones
EFICAZ: Las acciones implementadas se están cumpliendo de acuerdo con el lineamiento de administración de los Riesgos.
28 NCR-0354
Direccionamiento Estratégico
CGR-Hallazgo No 24: Riesgos. Vigencia 2013
Pendiente: de Evaluación por parte
de la CGR.
29 NCR-0320
Direccionamiento Estratégico
DE- Normograma Pendiente: Se evaluará en proceso
de auditoría
30
NCR-0296 Direccionamiento Estratégico
DE - Identificación de Riesgos
EFICAZ: El Fondo de Programas
Especiales para la Paz ya cuenta
con sus Riesgos monitoreados
31
OM-0106 Direccionamiento Estratégico
DE-Dashboard
EFICAZ: Los indicadores de los
procesos y/o dependencias ya se
encuentran con el "Dashboar" que
facilita la presentación de los
resultados de los indicadores de
forma Gráfica e integral.
32
OM-0089 Direccionamiento Estratégico
DE - Documentación de metodologías asociadas a procesos
EFICAZ: Las acciones para
incorporar documentos del proceso
de asuntos políticos para que sirva
de apoyo a la gestión misional de la
entidad.
33
OM-0084 Direccionamiento Estratégico
DE - Oportunidad de Mejora Plan Anual de Adquisiciones
EFICAZ: Se realizó ajuste a la
documentación de plan anual de
adquisiciones, de acuerdo con la
normatividad vigente y se encuentra
en utilización.
34
OM-0072 Direccionamiento Estratégico
DE-Encuesta de servicios internos Direccionamiento Estratégico- Sigepre
EFICAZ: Se implementaron las
acciones de divulgación del
aplicativo SIGEPRE.
35
OM-0087 Direccionamiento Estratégico
DE - Planificación de cambios que afectan el SIGEPRE
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
36
NCP-0130 Direccionamiento Estratégico
DE - Reporte de la Información en el SISMEG
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
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37
OM-0088 Direccionamiento Estratégico
DE - Revisión por la Alta Dirección
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
38
NCR-0297 Direccionamiento Estratégico
DE - Alineación de los riesgos con la Caracterización de Procesos
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
39
NCR-0298 Direccionamiento Estratégico
DE - Valoración de Riesgos
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
40
NCR-0207 Direccionamiento Estratégico
DE - Cargue de la información de los planes de mejoramientos
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
41
NCR-0264 Direccionamiento Estratégico
CGR - Hallazgo No.1 Ejecución presupuestal Inversión (D)
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
42
NCR-0292
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM-Hallazgo 1 Acciones preventivas ICONTEC 2013
EFICAZ: Esta fue evaluada por el
ICONTEC.
43
OM-0108
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - Automatización del Formato Evaluación de Auditores Internos
EFICAZ: Las acciones
implementadas por esta mejora
fueron eficaces, el formato de
evaluación está automatizado y se
remite por correo.
44
OM-0095
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - revisión y actualización de la Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento
EFICAZ: Las acciones
implementadas por esta mejora
fueron eficaces, la Guía y el
Procedimiento de Formulación,
Evaluación y Control de Planes de
mejoramiento se actualizó y se están
aplicando.
45
OM-0094
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - revisión y actualización del Procedimiento y Manual de Auditorías Internas
EFICAZ: Las acciones
implementadas por esta mejora
fueron eficaces, el Procedimiento y
el Manual de Auditorias se
actualizaron y se están aplicando.
46
OM-0075
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM-Evaluación encuesta servicios internos OCI
EFICAZ: Las acciones
implementadas por esta mejora
fueron eficaces, la evaluación de
percepción interna ha mejorado.
47
OM-0044
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM Evaluación Auditores Internos
EFICAZ: Se mejoró la calificación de
los auditores de 97% en el 2012 al
98% en el 2013.
OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
48
OM-0044
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM Evaluación Auditores Internos
EFICAZ. Se mejoró la calificación de los auditores de 97% en el 2012 al 98% en el 2013.
49
NCP-0149
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - Mejoramiento en el diligenciamiento de registro
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
50
OM-0096
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - Optimización uso del aplicativo SIGEPRE en el módulo Auditorias
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
51
NCR-0276 Gestión Administrativa
GA - incumplimiento al procedimiento de generación y control de documentos
EFICAZ: Los documentos P-GA-03
y F-GA-31 fueron actualizados y se
están aplicando. Con relación a los
formatos F-GA-32 y F-GA-33 se
eliminaron.
52 NCR-0244
Gestión Administrativa
GA - Riesgos Del Proceso EFICAZ: Los riesgos se encuentran
monitoreados.
53
NCR-0239 Gestión Administrativa
GA - Actualización De Documentos Proceso Ga
EFICAZ: Al verificar en el aplicativo
SIGEPRE aparecen los documentos
del Proceso de Gestión
Administrativa actualizados
54 NCR-0242
Gestión Administrativa
GA - Planes De Contingencia
Pendiente: se evaluara en proceso
de auditoría
55
NCR-0240 Gestión Administrativa
GA - control de ingreso a las instalaciones de la propiedad horizontal
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
56
NCP-0136 Gestión Administrativa
GA - Indicadores asociados al plan operativo no permiten medir el avance de la gestión
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
57
NCR-0243 Gestión Administrativa
GA - Proyectos De Inversión
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
58
NCR-0245 Gestión Administrativa
GA - Seguimiento a la ejecución contractual
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
59
NCR-0194 Gestión Administrativa
GA - Hallazgo Infraestructura ICONTEC 2012
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
60
NCP-0182 Gestión de Asuntos Políticos
Ap.-ACP Regiones Control de Registros
EFICAZ: Se reporta por correo al
grupo de Atención al Usuario las
PQRS de los SIGOB que allegan a
la Dirección de Regiones
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61
NCP-0147 Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se clasifican los documentos en el SIGOB
EFICAZ: El Programa MINAS
realiza la clasificación de la
información en el SIGOB.
62
NCP-0146 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Las actas no proporcionan evidencia de la operación eficaz, eficiente y efectiva
EFICAZ: Las acciones realizadas
para mantener actualizadas la actas
y sus soportes esta controladas por
el Programa MINAS.
63
NCP-0137 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Se evidencia una baja ejecución presupuestal
EFICAZ: Las actividades que
realizaron se establecieron como
tareas permanentes con el fin de
tener el control de la ejecución. A
final del 2014 se ejecutó el 98% del
presupuesto.
64
NCR-0367 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Actividades de control
EFICAZ: Estas actividades se
están realizando de forma permanente con las reuniones que se establecieron para tener control de la planeación y su ejecución Evidencia actas
65
NCR-0362 Gestión de Asuntos Políticos
Ap.-Derechos Humanos-Control de Registros Actas Comité Intersectorial 2014
EFICAZ: Las acciones realizadas
fueron eficaces, se está utilizando la
versión actual del formato de actas.
66
NCR-0361 Gestión de Asuntos Políticos
Ap.-Derechos Humanos-Control de Documentos actas Comité Intersectorial 2014
EFICAZ: Las acta se encuentran
firmadas
67
NCR-0346 Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 16: Acuerdos de Prosperidad vigencia 2013
Pendiente: Esta se evaluaran en el
proceso de auditoría de la CGR del
2015.
68
NCR-0345 Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No 15. Gestión de procesos planificadores- Cumplimiento de compromisos. Vigencia 2013
Pendiente: Esta se evaluaran en el
proceso de auditoría de la CGR del
2015.
69
NCR-0339 Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgos No. 10: Cumplimiento de compromisos- política vigencia 2013
Pendiente: Esta se evaluaran en el
proceso de auditoría de la CGR del
2015.
70
NCR-0302 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Metas Rezagadas 2013 Proyecto de Inversión Secretaría de Transparencia.
EFICAZ: Analizada la ejecución y
cierre de la Mejora NCR-0302, se
observa que las acciones se
ejecutaron conforme lo planeado y
se cumplió con el objetivo de la
misma.
71
NCR-0283 Gestión de Asuntos Políticos
AP - La PSQR se respondió en forma extemporánea
EFICAZ: En el último reporte que se
presentó a atención al usuario no
presentaron PQRS extemporáneas
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72
NCR-0282 Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se evidencia controles para verificar las actividades ejecutadas
EFICAZ: Se están realizando
reuniones con el equipo de trabajo para revisar los avances evidencia actas.
73
NCR-0280 Gestión de Asuntos Políticos
AP - En la página WEB del DAPRE no se evidencia información actualizada
EFICAZ: La página se encuentra
actualizada y semanalmente se verifica su actualización, el observatorio se publicó el boletín que anualmente debe publicarse.
74
NCR-0279 Gestión de Asuntos Políticos
AP - En el Normograma del Proceso no se evidencia todo el marco legal
EFICAZ: Se designó a una
persona para realizar éste seguimiento y en el POA de ésta vigencia se elevó a tarea por lo cual se mantendrá actualizado.
75
OM-0160 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Georreferenciación de los proyectos de infraestructura para la Primera Infancia (Plan Padrino)
EFICAZ: Se actualizó el Mapas de
georreferenciación, donde se
pueden consultar información
actualizada.
76
OM-0148 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Disminución en los tiempos de respuestas de las PSQR, teniendo en cuenta la legislación vigente.
EFICAZ: Se ha contestado a tiempo
las PQRS
77
OM-0147 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Clasificación de la información Alta Consejería para las Comunicaciones
EFICAZ: Se clasificó la información
de la ACPC de acuerdo con los
parámetros establecidos y la
capacitación recibida.
78
OM-0126 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Colombia Joven-Mesa transversal
EFICAZ: las mesas transversales se
realizan periódicamente y soporta la
evaluación de la gestión de la
Dirección Colombia Joven.
79
OM-0124 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Clasificación de la información AC Presidencial
EFICAZ: Se clasificó la información
de la Alta Consejería Presidencial.
80
OM-0121 Gestión de Asuntos Políticos
APCPE - Mejoramiento del seguimiento al avance de las iniciativas priorizadas de la agenda nacional de competitividad
EFICAZ: Se elaboraron las
herramientas y se realiza
seguimiento a través de ellas.
81
OM-0119 Gestión de Asuntos Políticos
ACPPE - Mejoramiento del sistema de seguimiento de proyectos de interés nacional y estratégicos PINES
EFICAZ: Se elaboraron las
herramientas y se realizas
seguimiento a través de ellas.
82
OM-0117 Gestión de Asuntos Políticos
Acciones de Mejora por Autocontrol
EFICAZ: La presentación de
informes diarios se ha cumplido, de
conformidad con la adecuación de
los formatos establecidos y
permitiendo una mejor forma para el
análisis de la información.
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83
OM-0098 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Reuniones periódicas Programa Colombia Joven
EFICAZ: Mensualmente se realiza
reuniones para evaluar la gestión de
la Dirección.
84
OM-0086 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Plan de mejoramiento trámite solicitud PSQR’s - PAICMA
NO Eficaz: De acuerdo con la
evaluación de PQRS del primer
semestre de 2014, el programa
MINAS presentó hallazgo.
La Dirección de MINAS reformuló la
siguiente mejora OM-0172 y de
acuerdo con el informe se formuló la
NCR-0402.
85
OM-0085 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Plan de mejoramiento encuesta entidades estatales - PAICMA
EFICAZ: se logró que los clientes
evaluados aumentaran en el 2013
obteniendo una calificación de 3,26
frente al 0 en el 2012.
86
OM-0083 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Oportunidad de mejora para el fortalecimiento en asuntos de género en entidades estatales
EFICAZ: Se envió a las autoridades
territoriales el material para que ellos mismos sean los que socialicen la política pública. En caso que no pueda llegar hasta estos sitios la Consejería.
87
OM-0091 Gestión de Asuntos Políticos
APSC - Fortalecimiento del equipo de la Alta Consejería en temas de gestión pública NO EFICAZ, se reformuló
88
NCR-0285 Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se asegura que se realizan las acciones correctivas necesarias para eliminar las causas de la No Conformidad
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
89
NCP-0142 Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se conocen ni se identifican los riesgos de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
90
NCR-0268 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Acuerdo 042 de 2002
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
91
OM-0093 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Responder oportunamente los trámite de PSQR’s gestionados por el PPDI AFROCOLOMBIANA
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
92
NCR-0284 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Existen acciones que no son registradas en tiempo real en el aplicativo SIGEPRE
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
93
NCR-0265 Gestión de Asuntos Políticos
CGR - Hallazgo No.2 Cantidad, calidad y especificaciones técnicas de obra en intervención de Hogares Infantiles
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
94
NCP-0138 Gestión de Asuntos Políticos
AP - documentos soportes del indicador Obstáculos resueltos oportunamente en el marco de la mesa transversal 2013
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
95
NCP-0140 Gestión de Asuntos Políticos
AP - El uso de documentos de versiones anteriores, podría afectar el control de documentos
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
96
NCP-0143 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Existe diferencia entre las PSQR registradas en la Oficina del Alto Comisionado para la Paz y las reportadas por el Grupo de Atención al Usuario
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
97
NCR-0278 Gestión de Asuntos Políticos
AP - La no aplicación de las normas de Archivo
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
98
NCP-0144 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Las directrices de publicidad no están firmadas por el Alto Consejero para las Comunicaciones
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
99
NCP-0145 Gestión de Asuntos Políticos
AP - La AC para las Comunicaciones ha enviado respuesta de correos sin radicarlos en correspondencia
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
100
NCP-0141 Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se ha elaborado el acta del primer Subcomité de Control Interno de Fondo Paz
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
101
NCP-0171
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Clasificación de comunicaciones
EFICAZ: las acciones
implementadas se están
desarrollando, es decir que las
comunicaciones recibidas han sido
tramitadas de acuerdo con los
procedimientos establecidos por la
entidad.
102
OM-0100
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-plan integral Casa Militar
EFICAZ: Las acciones
implementadas han permitido
solucionar aspectos de viáticos y
ajustes a la normatividad.
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103
NCP-0134
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - No se evidenció toma de decisiones de indicadores y encuesta del Sr presidente
EFICAZ: el proceso realiza control a
la evaluación de percepción del
servicio misional.
104
NCP-0135
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - No se conoce la Tabla de Retención Documental
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
105
NCR-0274
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - incumplimiento en el control de registros
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
106
OM-0102
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA- Oportunidad de mejora Secretaría para la Seguridad Presidencial
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
107
NCR-0273
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - No se está dando respuesta oportuna a los derechos de petición
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
108
NCP-0133 Gestión Documental
GD - posible riesgo al no cumplir el Plan de Mejoramiento Integral
EFICAZ: Se viene realizando
seguimiento al Plan Integral de
gestión Documental, de acuerdo con
las acciones implementadas.
109
NCR-0262 Gestión Documental
GD - Implementación de herramientas para el control y conservación de los documentos
EFICAZ: Se evidencia transferencia
realizada y actas de capacitación de
GD en la dependencia del Ministro
Consejero y las demás
dependencias de la Entidad.
110
NCR-0261 Gestión Documental
GD - Socialización, capacitación y manejo de las herramientas de conservación de los documentos, de los lineamientos, formatos y procedimientos del proceso de gestión documental
EFICAZ: Se evidencia de
capacitación de GD en las
dependencias de la Entidad y
socialización de los documentos de
gestión Documental
111 NCR-0260
Gestión Documental
GD - Seguimiento y control del proceso
EFICAZ: Ya existe una persona
encargada de éste tema
112
NCR-0259 Gestión Documental
GD - Talento Humano
EFICAZ: Se entregaron las
dotaciones y se reforzó el personal
de archivo.
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113 NCR-0258
Gestión Documental
GD - Control Documentos EFICAZ: Se actualizaron la mayoría
de los documentos del proceso.
114
NCR-0257 Gestión Documental
GD - Comunicación Interna
EFICAZ: Las acciones
implementadas para la
comunicación interna del Proceso de
Gestión Documental se vienen
realizando.
115
OM-0138 Gestión Documental
GD - Diseño de Instrumento de Control para los préstamos documentales del Archivo Central
EFICAZ: Se implementó un formato
que se encuentra documentado
116
NCR-0383 Gestión Documental
GD - Clasificación de la Información
EFICAZ: Se realizó la clasificación
de la Información de acuerdo con los
parámetros establecidos y en el
aplicativo tauro
117
NCR-0266 Gestión Documental
CGR - Hallazgo No. 4 Función Archivística
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
118
NCR-0348 Gestión Jurídica
CGR-Hallazgo No. 18: Gestión documental (0.I). Vigencia 2013
Pendiente: Esta se evaluaran en el
proceso de auditoría de la CGR del
2015.
119
NCR-0347 Gestión Jurídica
CGR-Hallazgo No 17: Pagos. Vigencia 2013
Pendiente: Esta se evaluaran en el
proceso de auditoría de la CGR del
2015.
120
NCR-0272 Gestión Jurídica
GJ - En el Normograma del Proceso de Gestión Jurídica no se evidencia todo el marco legal
EFICAZ: El plan de mejoramiento
planteo las siguientes actividades: 1
Revisar y actualizar el Normograma
del Proceso de Gestión Jurídica de
acuerdo con las directrices del
Proceso de Direccionamiento
Estratégico. 2. Establecer puntos de
controles para la revisión y
actualización periódica del
Normograma. 3. Socializar las
actualizaciones del Normograma. Su
resultado fu eficaz toda vez que se
pude verificar que se incluyeron
nuevas normas.
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121
OM-0143 Gestión Jurídica
GJ- Manual trámite administrativo conciliaciones y procesos
EFICAZ: El plan de mejoramiento
planteo las siguientes actividades: 1
Elaboración del Manual para el
Trámite Administrativo de
Conciliaciones Prejudiciales y
Procesos Judiciales y el Formato de
Actualización de Procesos en el
Sistema Litigob. 2. Incorporar y
aprobar el manual al sistema
Integrado de gestión de la
Presidencia SIGEPRE 3. Socializar
el Manual y el formato a todo el
equipo de trabajo de la Secretaría
Jurídica. 4. Verifica la aplicación y
medición del manual y formato. Su
resultado fu eficaz toda vez que se
constatar la ejecución de las
actividades programadas.
122
OM-0078 Gestión Jurídica
GJ - Oportunidad de Mejora por resultado de análisis de la Encuesta Anual de la Secretaría Jurídica
EFICAZ: El plan de mejoramiento
planteo las siguientes actividades: 1
Reunión quincenal con los asesores
del área de revisión normativa. 2.
Reunión quincenal con los asesores
que atienden consultas presentadas
a Secretaría Jurídica. . Su resultado
fu eficaz toda vez que la calificación
subió.
123
NCR-0267 Gestión Financiera
CGR - Hallazgo No. 3 Constitución Reservas cierre 2012 (D)
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
124
NCP-0155 Gestión Financiera
GF - Prevenir que se efectúen pagos por rubros presupuestales que no correspondan
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
125
NCR-0316 Talento Humano
TH - Tratamiento en la clasificación de la información
Pendiente: Esta se evaluaran en el
proceso de auditoría de la CGR del
2015.
126
NCR-0314 Talento Humano
TH - ambiente de trabajo oficina ARL
EFICAZ: La Oficina de ARL, se
encuentra despejadas y fácil de
tránsito, ambiente de trabaja
agradable.
127
NCR-0313 Talento Humano
TH - Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario
Pendiente: se evaluara en proceso
de auditoría
OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
128
NCR-0312 Talento Humano
TH - acciones correctivas acordadas por visita de inspección COPASO
EFICAZ: Se realizaron las
actividades propuestas y el taller ya
se encuentra con todas las
señalizaciones.
129 OM-0110 Talento Humano
TH- Actualización Formato Dotación
EFICAZ: Se actualizó el formato y se
está aplicando.
130
OM-0076 Talento Humano
Control Interno Disciplinario - Mejor Resultado Encuesta
EFICAZ: La percepción de los
usuarios interno de la Oficina ha
mejorado de acuerdo con las
acciones implementadas
131
OM-0074 Talento Humano
TH-Encuesta de servicios internos Talento Humano
EFICAZ: Con las acciones
implementadas se logró obtener una
calificación de 3,9 en el 2014 frente
al 3,25 de 2013.
132
NCR-0247 Talento Humano
TH - Funcionarios retirados de la Entidad, no presentan declaración de Bienes y Rentas
NO EFICAZ, se reformuló el plan de
mejoramiento
133
NCR-0250 Talento Humano
TH - Resoluciones de Nombramientos Provisionales
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
134
NCR-0255 Talento Humano
TH - No se realizan las reuniones del Comité de Convivencia Laboral
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
135
NCR-0256 Talento Humano
TH - No se adelantan mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
136
NCP-0128 Talento Humano
TH - No se observa el cumplimiento de algunas Funciones del Comité de Convivencia Laboral
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
137
NCR-0199 Talento Humano
TH - Control de Información de hojas de vida,
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
138
NCR-0201 Talento Humano
TH - Hoja de Vida y Declaración de Bienes y Rentas
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
139
NCR-0200 Talento Humano
TH - Vinculación de funcionarios en el SIGEP
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
140
NCR-0254 Talento Humano
TH - la Entidad no ha implementado medidas preventivas al riesgo de quemadura y caída del personal de Cafetería
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
141
NCP-0126 Talento Humano
TH - La aprobación y adopción del PIC 2012, se realizó sin observancia del Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos.
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
142
NCP-0127 Talento Humano
TH - No se evidencia una norma diferente al reglamento ICETEX que formalice el Comité Académico y de Capacitación
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
143
NCR-0253 Talento Humano
TH - No se incluyó en el PIC 2013 el Lineamiento en Derechos Humanos
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
144
NCR-0252 Talento Humano
TH - Incumplimiento de la Resolución 1120 de abril 23 de 2012 PIC del Documento Único
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
145
NCR-0249 Talento Humano
TH - Debilidades en la gestión contractual para la adquisición de los Carnés de la Entidad
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
146
OM-0082
Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI-Plan de respaldo de funciones relacionados con los servicios TICs
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
147
NCP-0132
Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - no se toman acciones de mejora del indicador ATICS32012
EFICAZ: Las acciones
implementadas fueron eficaces,
según informe de auditoría anterior a
éste último
148
NCP-0131
Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Control de documentos Proceso de TICS
EFICAZ: la caracterización del
proceso como sus documentos se
encuentran actualizados y se están
aplicando.
De estos 148 planes de mejoramientos quedaron pendientes por evaluar 15 (resaltados en amarillo) según lo comentado en la columna final y se evaluaron 133 de los cuales 120 fueron Eficaz (resaltado en verde) y 13 No fueron eficaces (resaltado en letras rojas)
OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
4. Situación Encontrada:
4.1 Planes de Mejoramientos No eficaces
Con base en el reporte anterior de los planes de mejoramiento finalizados y de acuerdo
con las auditorías realizadas durante el 2014, se identificaron las siguientes mejoras que
no fueron eficaces y a las cual se les solicitó la reformulación de plan de mejoramiento a
los siguientes procesos:
Código Proceso Nombre Evaluar la Eficacia
NCR-0291 Atención al Usuario AU - Finalización de gestión No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado
por las NCR 0307, 0308,0309 y 0310 teniendo en
cuenta que los mismos problemas se siguen
presentando los mismos hallazgos en relación con el
trámite de las PSQR's recibidas en la Entidad, como
el mal uso del SIGOB por parte de los funcionarios,
la respuesta y/o traslado extemporáneo por parte de
las dependencias, la radicación y transferencia
directamente por parte del Grupo de Gestión
Documental-Correspondencia a otras dependencias
diferentes al Grupo de Atención de Peticiones al
Presidente de la República, al Grupo de Atención al
Usuario y a la Secretaría Jurídica
NCR-0290 Atención al Usuario AU - Respuesta extemporáneas
No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado
por las NCR 0307, 0308,0309 y 0310 teniendo en
cuenta que los mismos problemas se siguen
presentando los mismos hallazgos en relación con el
trámite de las PSQR's recibidas en la Entidad, como
el mal uso del SIGOB por parte de los funcionarios,
la respuesta y/o traslado extemporáneo por parte de
las dependencias, la radicación y transferencia
directamente por parte del Grupo de Gestión
Documental-Correspondencia a otras dependencias
diferentes al Grupo de Atención de Peticiones al
Presidente de la República, al Grupo de Atención al
Usuario y a la Secretaría Jurídica
OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
NCR-0289 Atención al Usuario AU - fechas de envío No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado
por las NCR 0307, 0308,0309 y 0310 teniendo en
cuenta que los mismos problemas se siguen
presentando los mismos hallazgos en relación con el
trámite de las PSQR's recibidas en la Entidad, como
el mal uso del SIGOB por parte de los funcionarios,
la respuesta y/o traslado extemporáneo por parte de
las dependencias, la radicación y transferencia
directamente por parte del Grupo de Gestión
Documental-Correspondencia a otras dependencias
diferentes al Grupo de Atención de Peticiones al
Presidente de la República, al Grupo de Atención al
Usuario y a la Secretaría Jurídica
NCR-0288 Atención al Usuario AU - Direccionamiento de Correspondencia
No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado
por las NCR 0307, 0308,0309 y 0310 teniendo en
cuenta que los mismos problemas se siguen
presentando los mismos hallazgos en relación con el
trámite de las PSQR's recibidas en la Entidad, como
el mal uso del SIGOB por parte de los funcionarios,
la respuesta y/o traslado extemporáneo por parte de
las dependencias, la radicación y transferencia
directamente por parte del Grupo de Gestión
Documental-Correspondencia a otras dependencias
diferentes al Grupo de Atención de Peticiones al
Presidente de la República, al Grupo de Atención al
Usuario y a la Secretaría Jurídica
NCR-0286 Atención al Usuario AU - Traslado Oportuno No fue eficaz toda vez que el mismo fue reformulado
por las NCR 0307, 0308,0309 y 0310 teniendo en
cuenta que los mismos problemas se siguen
presentando los mismos hallazgos en relación con el
trámite de las PSQR's recibidas en la Entidad, como
el mal uso del SIGOB por parte de los funcionarios,
la respuesta y/o traslado extemporáneo por parte de
las dependencias, la radicación y transferencia
directamente por parte del Grupo de Gestión
Documental-Correspondencia a otras dependencias
diferentes al Grupo de Atención de Peticiones al
Presidente de la República, al Grupo de Atención al
Usuario y a la Secretaría Jurídica
OM-0073 Atención al Usuario AU - PRODUCTO y/o SERVICIO NO CONFORME 2013
No Eficaz, se Reformuló
NCR-0277 Atención al Usuario AU - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente
No Eficaz, se reformuló
NCR-0229 Atención al Usuario AU - Mejora integral Peticiones, Quejas y Reclamos
No Eficaz, se reformuló
NCR-0214 Atención al Usuario AU - No efectividad NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición: del Programa DD HH
No Eficaz, se reformulo
NCR-0215 Atención al Usuario AU - No efectividad NCR-0138 Respuesta a derechos de petición extemporáneos: Secretaria de Transparencia.
No Eficaz, se reformuló
OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
OM-0086 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Plan de mejoramiento trámite solicitud PSQR’s - PAICMA
NO Eficaz: De acuerdo con la evaluación de PQRS
del primer semestre de 2014, el programa MINAS
presentó hallazgo.
La Dirección de MINAS reformuló la siguiente mejora
OM-0172 y de acuerdo con el informe se formuló la
NCR-0402.
OM-0091 Gestión de Asuntos Políticos
APSC - Fortalecimiento del equipo de la Alta Consejería en temas de gestión pública
No Eficaz, se reformuló
NCR-0247 Talento Humano TH - Funcionarios retirados de la Entidad, no presentan declaración de Bienes y Rentas
No Eficaz, se reformuló el plan de mejoramiento
4.2 Planes de Mejoramientos Eficaces
Para el cierre de esta vigencia se les practicó auditoria a las siguientes mejoras (120 planes
de mejoramientos), las cuales fueron eficaces:
Código Proceso Nombre Evaluar la Eficacia
NCR-0275 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente
EFICAZ: El plan de mejoramiento planteo las
siguientes las actividades 1. Elaborar una
comunicación al Grupo de Gestión Documental y
al Grupo de Atención al usuario para solicitar
capacitación, 2. Establecer un punto de control
para evitar que las PQRS se contesten
extemporáneamente. 3. Realizar capacitación
sobre el oportuno tramite a las PQRS radicadas
en la Entidad y de competencia del Área de
Contratos. Las cuales se realizaron de
conformidad a lo planeado y su resultado fue
eficaz toda vez que no reportan PSQR
extemporáneas.
OM-0155 Adquisición de Bienes y Servicios
BS-OM Creación Listado de chequeo Acuerdos Marco de Precios
EFICAZ: El plan de mejoramiento planteo las
siguientes actividades: 1 Crear listado de
Verificación Documental y 2. Creación del
Formato en SIGEPRE. Las cuales se realizaron
de conformidad a lo planeado y su resultado fue
eficaz toda vez que el formato se encuentra en el
aplicativo SIGEPRE código F-BS-43
OM-0131 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - OM formato de Notificación Personal
EFICAZ: El plan de mejoramiento planteo las
siguientes actividades: 1 Unificar y aprobar
documento para notificar y 2. Implementar
formato en SIGEPRE. Las cuales se realizaron
de conformidad a lo planeado y su resultado fue
eficaz toda vez que el formato se encuentra en el
aplicativo SIGEPRE código F-BS-42.
OM-0125 Adquisición de Bienes y Servicios
BS- OM Publicidad de Contratación Ley 1712/14
EFICAZ: Su resultado fue eficaz toda vez que se
puede verificar la información contractual de la
Entidad
http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Paginas
/ley-transparencia-acceso-informacion.aspx.
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OM-0111 Adquisición de Bienes y Servicios
BS - OM Publicidad de Actas de Comité
EFICAZ: El plan de mejoramiento planteo las
siguientes actividades: 1. Aprobación y
publicación de Actas de Comité en la intranet 2.
Solicitud al Área de Información y Sistemas para
crear espacio en la Intranet. Su resultado fue
eficaz toda vez que las mismas fueron incluidas
en el Intranet - contratos.
OM-0107 Adquisición de Bienes y Servicios
BS- Plan de mejoramiento estandarización informes de supervisión
EFICAZ: El plan de mejoramiento planteo las
siguientes actividades: 1. Actualizar los formatos
F-BS-25 y F-BS-34 y 2. Socializar nueva versión
formatos F-BS-25 Y F-BS-34 su resultado fue
eficaz toda vez que los formatos se encuentran
actualizados en el aplicativo SIGEPRE y los
mismos fueron socializados.
OM-0077 Adquisición de Bienes y Servicios
BS Encuesta de calificación de servicios internos proceso de adquisición de bienes y servicios
EFICAZ: Su resultado fue eficaz toda vez que se
puede verificar la información contractual de la
Entidad http://contratos.presidencia.gov.co/ así
mismo se observa todo el soporte documental de
las acciones realizadas.
NCR-0293 Atención al Usuario AU-Hallazgo 2 Producto No conforme ICONTEC 2013
EFICAZ: YA FUE EVALUDA POR EL ICONTEC
OM-0040 Atención al Usuario Manual de Servicios Internos EFICAZ: Se actualizó el manual de servicios
misionales y se está aplicando.
NCP-0190 Direccionamiento Estratégico
DE- Numeración de resoluciones internas
EFICAZ: Se cuenta con un procedimiento P-DE-
10 Trámite Resoluciones Internas y Formato F-
DE-38 Asignación consecutivo de resoluciones
internas aplicándose.
NCP-0180 Direccionamiento Estratégico
DE- Plan de mejoramiento de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y su reglamentario 1377 de 2013
EFICAZ: Se realizó la revisión y actualización de
los documentos asociados al sistema de gestión
de la Presidencia de la Republica teniendo en
cuenta la ley 1581 de 2012 y su decreto
reglamentario 1377 de 2013
NCP-0154 Direccionamiento Estratégico
DE - Riesgo Plan anual de adquisiciones
EFICAZ: Las acciones implementadas se están
cumpliendo de acuerdo con el lineamiento de
administración de los Riesgos.
NCR-0296 Direccionamiento Estratégico
DE - Identificación de Riesgos EFICAZ: El Fondo de Programas Especiales
para la Paz ya cuenta con sus Riesgos
monitoreados
OM-0106 Direccionamiento Estratégico
DE-Dashboard EFICAZ: Los indicadores de los procesos y/o
dependencias ya se encuentran con el
"Dashboar" que facilita la presentación de los
resultados de los indicadores de forma Gráfica e
integral.
OM-0089 Direccionamiento Estratégico
DE - Documentación de metodologías asociadas a procesos
EFICAZ: Las acciones para incorporar
documentos del proceso de asuntos políticos
para que sirva de apoyo a la gestión misional de
la entidad.
OM-0084 Direccionamiento Estratégico
DE - Oportunidad de Mejora Plan Anual de Adquisiciones
EFICAZ: Se realizó ajuste a la documentación de
plan anual de adquisiciones, de acuerdo con la
normatividad vigente y se encuentra en
utilización.
OM-0072 Direccionamiento Estratégico
DE-Encuesta de servicios internos Direccionamiento Estratégico- Sigepre
EFICAZ: Se implementaron las acciones de
divulgación del aplicativo SIGEPRE.
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OM-0087 Direccionamiento Estratégico
DE - Planificación de cambios que afectan el SIGEPRE
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0130 Direccionamiento Estratégico
DE - Reporte de la Información en el SISMEG
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
OM-0088 Direccionamiento Estratégico
DE - Revisión por la Alta Dirección
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0297 Direccionamiento Estratégico
DE - Alineación de los riesgos con la Caracterización de Procesos
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0298 Direccionamiento Estratégico
DE - Valoración de Riesgos EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0207 Direccionamiento Estratégico
DE - Cargue de la información de los planes de mejoramientos
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0264 Direccionamiento Estratégico
CGR - Hallazgo No.1 Ejecución presupuestal Inversión (D)
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0292 Evaluación, Control y Mejoramiento
EM-Hallazgo 1 Acciones preventivas ICONTEC 2013
EFICAZ: Esta fue evaluada por el ICONTEC.
OM-0108 Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - Automatización del Formato Evaluación de Auditores Internos
EFICAZ: Las acciones implementadas por esta
mejora fueron eficaces, el formato de evaluación
está automatizado y se remite por correo.
OM-0095 Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - revisión y actualización de la Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento
EFICAZ: Las acciones implementadas por esta
mejora fueron eficaces, la Guía y el
Procedimiento de Formulación, Evaluación y
Control de Planes de mejoramiento se actualizó
y se están aplicando.
OM-0094 Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - revisión y actualización del Procedimiento y Manual de Auditorías Internas
EFICAZ: Las acciones implementadas por esta
mejora fueron eficaces, el Procedimiento y el
Manual de Auditorias se actualizaron y se están
aplicando.
OM-0075 Evaluación, Control y Mejoramiento
EM-Evaluación encuesta servicios internos OCI
EFICAZ: Las acciones implementadas por esta
mejora fueron eficaces, la evaluación de
percepción interna ha mejorado.
OM-0044 Evaluación, Control y Mejoramiento
EM Evaluación Auditores Internos
EFICAZ: Se mejoró la calificación de los
auditores de 97% en el 2012 al 98% en el 2013.
OM-0044 Evaluación, Control y Mejoramiento
EM Evaluación Auditores Internos
EFICAZ. Se mejoró la calificación de los auditores de 97% en el 2012 al 98% en el 2013.
NCP-0149 Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - Mejoramiento en el diligenciamiento de registro
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
OM-0096 Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - Optimización uso del aplicativo SIGEPRE en el módulo Auditorias
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0276 Gestión Administrativa
GA - incumplimiento al procedimiento de generación y control de documentos
EFICAZ: Los documentos P-GA-03 y F-GA-31
fueron actualizados y se están aplicando. Con
relación a los formatos F-GA-32 y F-GA-33 se
eliminaron.
NCR-0244 Gestión Administrativa
GA - Riesgos Del Proceso EFICAZ: Los riesgos se encuentran
monitoreados.
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NCR-0239 Gestión Administrativa
GA - Actualización de documentos proceso GA
EFICAZ: Al verificar en el aplicativo SIGEPRE
aparecen los documentos del Proceso de
Gestión Administrativa actualizados
NCR-0240 Gestión Administrativa
GA - Control de ingreso a las instalaciones de la propiedad horizontal
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0136 Gestión Administrativa
GA - Indicadores asociados al plan operativo no permiten medir el avance de la gestión
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0243 Gestión Administrativa
GA - Proyectos de inversión EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0245 Gestión Administrativa
GA - Seguimiento a la ejecución contractual
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0194 Gestión Administrativa
GA - Hallazgo Infraestructura ICONTEC 2012
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0182 Gestión de Asuntos Políticos
Ap-ACPRegiones Control de Registros
EFICAZ: Se reporta por correo al grupo de
Atención al Usuario las PQRS de los SIGOB que
allegan a la Dirección de Regiones
NCP-0147 Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se clasifican los documentos en el SIGOB
EFICAZ: El Programa MINAS realiza la
clasificación de la información en el SIGOB.
NCP-0146 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Las actas no proporcionan evidencia de la operación eficaz, eficiente y efectiva
EFICAZ: Las acciones realizadas para mantener
actualizadas la actas y sus soportes esta
controladas por el Programa MINAS.
NCP-0137 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Se evidencia una baja ejecución presupuestal
EFICAZ: Las actividades que realizaron se
establecieron como tareas permanentes con el
fin de tener el control de la ejecución. A final del
2014 se ejecutó el 98% del presupuesto.
NCR-0367 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Actividades de control EFICAZ: Estas actividades se están realizando de forma permanente con las reuniones que se establecieron para tener control de la planeación y su ejecución Evidencia actas
NCR-0362 Gestión de Asuntos Políticos
Ap.-Derechos Humanos-Control de Registros Actas Comité Intersectorial 2014
EFICAZ: Las acciones realizadas fueron
eficaces, se está utilizando la versión actual del
formato de actas.
NCR-0361 Gestión de Asuntos Políticos
Ap.-Derechos Humanos-Control de Documentos actas Comité Intersectorial 2014
EFICAZ: Las acta se encuentran firmadas
NCR-0302 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Metas Rezagadas 2013 Proyecto de Inversión Secretaría de Transparencia.
EFICAZ: Analizada la ejecución y cierre de la
Mejora NCR-0302, se observa que las acciones
se ejecutaron conforme lo planeado y se cumplió
con el objetivo de la misma.
NCR-0283 Gestión de Asuntos Políticos
AP - La PSQR se respondió en forma extemporánea
EFICAZ: En el último reporte que se presentó a
atención al usuario no presentaron PQRS
extemporáneas
NCR-0282 Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se evidencia controles para verificar las actividades ejecutadas
EFICAZ: Se están realizando reuniones con el equipo de trabajo para revisar los avances evidencia actas.
NCR-0280 Gestión de Asuntos Políticos
AP - En la página WEB del DAPRE no se evidencia información actualizada
EFICAZ: La página se encuentra actualizada y semanalmente se verifica su actualización, el observatorio se publicó el boletín que anualmente debe publicarse.
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NCR-0279 Gestión de Asuntos Políticos
AP - En el normograma del Proceso no se evidencia todo el marco legal
EFICAZ: Se designó a una persona para realizar éste seguimiento y en el POA de ésta vigencia se elevó a tarea por lo cual se mantendrá actualizado.
OM-0160 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Georreferenciación de los proyectos de infraestructura para la Primera Infancia (Plan Padrino)
EFICAZ: Se actualizó el Mapas de
georreferenciación, donde se pueden consultar
información actualizada.
OM-0148 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Disminución en los tiempos de respuestas de las PSQR, teniendo en cuenta la legislación vigente.
EFICAZ: Se ha contestado a tiempo las PQRS
OM-0147 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Clasificación de la información Alta Consejería para las Comunicaciones
EFICAZ: Se clasificó la información de la ACPC
de acuerdo con los parámetros establecidos y la
capacitación recibida.
OM-0126 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Colombia Joven-Mesa transversal
EFICAZ: las mesas transversales se realizan
periódicamente y soporta la evaluación de la
gestión de la Dirección Colombia Joven.
OM-0124 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Clasificación de la información AC Presidencial
EFICAZ: Se clasificó la información de la Alta
Consejería Presidencial.
OM-0121 Gestión de Asuntos Políticos
APCPE - Mejoramiento del seguimiento al avance de las iniciativas priorizadas de la agenda nacional de competitividad
EFICAZ: Se elaboraron las herramientas y se
realiza seguimiento a través de ellas.
OM-0119 Gestión de Asuntos Políticos
ACPPE - Mejoramiento del sistema de seguimiento de proyectos de interés nacional y estratégicos PINES
EFICAZ: Se elaboraron las herramientas y se
realizas seguimiento a través de ellas.
OM-0117 Gestión de Asuntos Políticos
Acciones de Mejora por Autocontrol
EFICAZ: La presentación de informes diarios se
ha cumplido, de conformidad con la adecuación
de los formatos establecidos y permitiendo una
mejor forma para el análisis de la información.
OM-0098 Gestión de Asuntos Políticos
AP- Reuniones periódicas Programa Colombia Joven
Eficaz: Mensualmente se realiza reuniones para
evaluar la gestión de la Dirección.
OM-0085 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Plan de mejoramiento encuesta entidades estatales - PAICMA
EFCAZ: se logró que los clientes evaluados
aumentaran en el 2013 obteniendo una
calificación de 3,26 frente al 0 en el 2012...
OM-0083 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Oportunidad de mejora para el fortalecimiento en asuntos de género en entidades estatales
EFICAZ: Se envió a las autoridades territoriales el material para que ellos mismos sean los que socialicen la política pública. En caso que no pueda llegar hasta estos sitios la Consejería.
NCR-0285 Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se asegura que se realizan las acciones correctivas necesarias para eliminar las causas de la No Conformidad
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0142 Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se conocen ni se identifican los riesgos de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0268 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Acuerdo 042 de 2002 EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
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OM-0093 Gestión de Asuntos Políticos
AP-Responder oportunamente los trámite de PSQR’s gestionados por el PPDI AFROCOLOMBIANA
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0284 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Existen acciones que no son registradas en tiempo real en el aplicativo SIGEPRE
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0265 Gestión de Asuntos Políticos
CGR - Hallazgo No.2 Cantidad, calidad y especificaciones técnicas de obra en intervención de Hogares Infantiles
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0138 Gestión de Asuntos Políticos
AP - documentos soportes del indicador Obstáculos resueltos oportunamente en el marco de la mesa transversal 2013
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0140 Gestión de Asuntos Políticos
AP - El uso de documentos de versiones anteriores, podría afectar el control de documentos
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0143 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Existe diferencia entre las PSQR registradas en la Oficina del Alto Comisionado para la Paz y las reportadas por el Grupo de Atención al Usuario
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0278 Gestión de Asuntos Políticos
AP - La no aplicación de las normas de Archivo
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0144 Gestión de Asuntos Políticos
AP - Las directrices de publicidad no están firmadas por el Alto Consejero para las Comunicaciones
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0145 Gestión de Asuntos Políticos
AP - La AC para las Comunicaciones ha enviado respuesta de correos sin radicarlos en correspondencia
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0141 Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se ha elaborado el acta del primer Subcomité de Control Interno de Fondo Paz
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0171 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Clasificación de comunicaciones
EFICAZ: las acciones implementadas se están
desarrollando, es decir que las comunicaciones
recibidas han sido tramitadas de acuerdo con los
procedimientos establecidos por la entidad.
OM-0100 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
sa-plan integral Casa Militar EFICAZ: Las acciones implementadas han
permitido solucionar aspectos de viáticos y
ajustes a la normatividad.
NCP-0134 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - No se evidenció toma de decisiones de indicadores y encuesta del Sr presidente
EFICAZ: el proceso realiza control a la
evaluación de percepción del servicio misional.
NCP-0135 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y
SA - No se conoce la Tabla de Retención Documental
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
OFICIO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
Comunicación y Prensa
NCR-0274 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - incumplimiento en el control de registros
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
OM-0102 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA- Oportunidad de mejora secretaría para la seguridad presidencial
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0273 Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - No se está dando respuesta oportuna a los derechos de petición
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0133 Gestión Documental GD - posible riesgo al no cumplir el Plan de Mejoramiento Integral
EFICAZ: Se viene realizando seguimiento al Plan
Integral de gestión Documental, de acuerdo con
las acciones implementadas.
NCR-0262 Gestión Documental GD - Implementación de herramientas para el control y conservación de los documentos
EFICAZ: Se evidencia transferencia realizada y
actas de capacitación de GD en la dependencia
del Ministro Consejero y las demás dependencias
de la Entidad.
NCR-0261 Gestión Documental GD - Socialización, capacitación y manejo de las herramientas de conservación de los documentos, de los lineamientos, formatos y procedimientos del proceso de gestión documental
EFICAZ: Se evidencia de capacitación de GD en
las dependencias de la Entidad y socialización de
los documentos de gestión Documental
NCR-0260 Gestión Documental GD - seguimiento y control del proceso
EFICAZ: Ya existe una persona encargada de
éste tema
NCR-0259 Gestión Documental GD - Talento Humano EFICAZ: Se entregaron las dotaciones y se
reforzó el personal de archivo.
NCR-0258 Gestión Documental GD - Control Documentos EFICAZ: Se actualizaron la mayoría de los
documentos del proceso.
NCR-0257 Gestión Documental GD - Comunicación Interna EFICAZ: Las acciones implementadas para la
comunicación interna del Proceso de Gestión
Documental se vienen realizando.
OM-0138 Gestión Documental GD-Diseño de Instrumento de Control para los préstamos documentales del Archivo Central
EFICAZ: Se implementó un formato que se
encuentra documentado
NCR-0383 Gestión Documental GD - Clasificación de la Información
EFICAZ: Se realizó la clasificación de la
Información de acuerdo con los parámetros
establecidos y en el aplicativo tauro
NCR-0266 Gestión Documental CGR - Hallazgo No. 4 Función Archivística
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
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NCR-0272 Gestión Jurídica GJ - En el Normograma del Proceso de Gestión Jurídica no se evidencia todo el marco legal
EFICAZ: El plan de mejoramiento planteo las
siguientes actividades: 1 Revisar y actualizar el
Normograma del Proceso de Gestión Jurídica de
acuerdo con las directrices del Proceso de
Direccionamiento Estratégico. 2. Establecer
puntos de controles para la revisión y
actualización periódica del Normograma. 3.
Socializar las actualizaciones del Normograma.
Su resultado fu eficaz toda vez que se pude
verificar que se incluyeron nuevas normas.
OM-0143 Gestión Jurídica GJ- Manual trámite administrativo conciliaciones y procesos
EFICAZ: El plan de mejoramiento planteo las
siguientes actividades: 1 Elaboración del Manual
para el Trámite Administrativo de Conciliaciones
Prejudiciales y Procesos Judiciales y el Formato
de Actualización de Procesos en el Sistema
Litigob. 2. Incorporar y aprobar el manual al
sistema Integrado de gestión de la Presidencia
SIGEPRE 3. Socializar el Manual y el formato a
todo el equipo de trabajo de la Secretaría
Jurídica. 4. Verifica la aplicación y medición del
manual y formato. Su resultado fu eficaz toda vez
que se constatar la ejecución de las actividades
programadas.
OM-0078 Gestión Jurídica GJ - Oportunidad de Mejora por resultado de análisis de la Encuesta Anual de la Secretaría Jurídica
EFICAZ: El plan de mejoramiento planteo las
siguientes actividades: 1 Reunión quincenal con
los asesores del área de revisión normativa. 2.
Reunión quincenal con los asesores que
atienden consultas presentadas a Secretaría
Jurídica. . Su resultado fu eficaz toda vez que la
calificación subió.
NCR-0267 Gestión Financiera CGR - Hallazgo No. 3 Constitución Reservas cierre 2012 (D)
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0155 Gestión Financiera GF - Prevenir que se efectúen pagos por rubros presupuestales que no correspondan
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0314 Talento Humano TH - ambiente de trabajo oficina ARL
EFICAZ: La Oficina de ARL, se encuentra
despejada y fácil de tránsito, ambiente de trabaja
agradable.
NCR-0312 Talento Humano TH - acciones correctivas acordadas por visita de inspección COPASO
EFICAZ: Se realizaron las actividades
propuestas y el taller ya se encuentra con todas
las señalizaciones.
OM-0110 Talento Humano TH- Actualización Formato Dotación
EFICAZ: Se actualizó el formato y se está
aplicando.
OM-0076 Talento Humano Control Interno Disciplinario - Mejor Resultado Encuesta
EFICAZ: La percepción de los usuarios interno
de la Oficina ha mejorado de acuerdo con las
acciones implementadas
OM-0074 Talento Humano TH-Encuesta de servicios internos Talento Humano
EFICAZ: Con las acciones implementadas se
logró obtener una calificación de 3,9 en el 2014
frente al 3,25 de 2013.
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NCR-0250 Talento Humano TH - Resoluciones de Nombramientos Provisionales
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0255 Talento Humano TH - No se realizan las reuniones del Comité de Convivencia Laboral
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0256 Talento Humano TH - No se adelantan mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0128 Talento Humano TH - No se observa el cumplimiento de algunas Funciones del Comité de Convivencia Laboral
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0199 Talento Humano TH - Control de Información de hojas de vida,
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0201 Talento Humano TH - Hoja de Vida y Declaración de Bienes y Rentas
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0200 Talento Humano TH - Vinculación de funcionarios en el SIGEP
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0254 Talento Humano TH - la Entidad no ha implementado medidas preventivas al riesgo de quemadura y caída del personal de Cafetería
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0126 Talento Humano TH - La aprobación y adopción del PIC 2012, se realizó sin observancia del Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos.
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0127 Talento Humano TH - No se evidencia una norma diferente al reglamento ICETEX que formalice el Comité Académico y de Capacitación
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0253 Talento Humano TH - No se incluyó en el PIC 2013 el Lineamiento en Derechos Humanos
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0252 Talento Humano TH - Incumplimiento de la Resolución 1120 de abril 23 de 2012 PIC del Documento Único
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCR-0249 Talento Humano TH - Debilidades en la gestión contractual para la adquisición de los Carnés de la Entidad
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
OM-0082 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI-Plan de respaldo de funciones relacionados con los servicios TICs
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0132 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - no se toman acciones de mejora del indicador ATICS32012
EFICAZ: Las acciones implementadas fueron
eficaces, según informe de auditoría anterior a
éste último
NCP-0131 Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI - Control de documentos Proceso de TICS
EFICAZ: la caracterización del proceso como sus
documentos se encuentran actualizados y se
están aplicando.
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4.3 Análisis Estadístico de los Planes de Mejoramiento Finalizados
2012 - 2014:
MEJORAS 2012 2013 2014
Finalizados 128 100 133
Eficaces 104 89 120
No Eficaces 24 11 13
% de No eficacia 19% 11,00% 9,77%
Cumplimiento de Metas
No eficaces 19% 11% 9,77%
Meta 18% 10% 10,15%
Porcentaje de cumplimiento 104,17 110,00 96,30
En conclusión al comparar los años 2012, 2013 y 2014 encontramos, que si bien durante
la vigencia 2012 se finalizaron más planes de mejoramiento que en la vigencia siguiente,
al hacer la comparación porcentual de las mismas en el año 2013 se obtuvo un 8% más de
Eficacia de los planes de mejoramientos evaluados al pasar del 81% al 89% en la Eficacia
de estos. Así mismo, la No Eficacia de los planes disminuyó en el mismo porcentaje al
pasar del 19% al 11%.
19%
11%9,77%
18%
10% 10,15%
0%
5%
10%
15%
20%
2012 2013 2014
No eficaces
Meta
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Para la vigencia 2014 se continua con la meta de disminuir la no eficacia de los planes de
mejoramiento del 11% en el 2013 pasamos al 9.77% en el 2014, esto a pesar de tener
mayor mejoras no eficaces de 11 en el 2013 al 13 en el 2014, pero las eficaces fueron
mucha ´más en el 2013 (89) a 2014 que fueron 120, es decir 31 más eficaces.
Se solicitaron la reformulación de las mejoras no eficaces, las cuales se encuentran en
proceso de ejecución de acciones.
Finalmente los planes de mejoramientos finalizados en diciembres de 2014 serán
evaluados en las auditorias programadas para el 2015.