Embed Size (px)
Citation preview
Presidente da Fundação Oswaldo Cruz
Paulo Marchiori Buss
Vice-Presidentes
Ary Carvalho de Miranda Euzenir Nunes Sarno Paulo Ernani Gadelha Vieira Tânia Celeste Matos Nunes
Diretoria de Administração - DIRAD
Diretor: Fernando José Marques de Carvalho Deptº Econômico - Financeiro – DEFIN – Josinaldo da Silva Dias Serviço de Tesouraria – SETES - Gilvan Ferreira Serviço de Orçamentação – SEOR - Silvio Moraes Portes Serviço de Contabilidade – SECON - Cláudio Damasceno Raposo Deptº de Gestão da Inf. Administrativa e Assessoria - DEGIAS – Cristiane Teixeira Sendim Serviço de Informação e Comunicação Administrativa – SICA - Ana Lúcia Ribeiro Serviço de Recursos Humanos – SRH - Wania Regina Tolentino Serviço de Informática – SEINFO - Dinah Herdi de Medeiros e Vinicius Velleda Pacheco Deptº de Operações Comerciais – DECOM – Jorge Luiz Faria Pessanha Serviço de Administração de Compras – SEAC – Nercilene Santos da Silva Serviço de Importação e Exportação – SIEX – Paulo Roberto Pereira da Costa Serviço de Administração de Materiais – SEAM – Nelson Joaquim de Souza
1
Sumário
Palavra do Diretor ............................................................................................ ........................... .................. Perfil ................................................................................................................. ........................... ..................
Estrutura Organizacional.................................................................................. ........................... ..................
Programa Gestão Viva ..................................................................................... ........................... ..................
Subprograma Almoxarifado Vivo – Gestão sem Lacunas ............................... ........................... .................. Subprograma Bate-Papo com o Diretor ........................................................... ........................... .................. Subprograma Conversando sobre Gestão ........................................................ ........................... .................. Subprograma Economia com Passagens Aéreas.............................................. ........................... .................. Subprograma Gestão de Compras inteligentes................................................. ........................... ..................
Subprograma Gestão da Informação Administrativa ....................................... ........................... .................. Subprograma Gestão de Negociação de Compras Internacionais.................... ........................... .................. Subprograma Gestão de Pessoas ...................................................................... ........................... .................. Subprograma Pagamento com Foco no Cliente ............................................... ........................... .................. Subprograma Sistemas Vivos........................................................................... ........................... ..................
Fóruns 2003...................................................................................................... ........................... ..................
Localização Física da Diretoria de Administração .......................................... ........................... ..................
Distribuição Física dos Deptº, Serviços, Seções e Núcleos ............................. ........................... ..................
Lista Telefônica da DIRAD ............................................................................. ........................... .................. Ìndice de Figuras .............................................................................................. ........................... .................. Ìndice de Gráficos ............................................................................................ ........................... .................. Índice de Tabelas.............................................................................................. ........................... .................. Agradecimentos................................................................................................ ........................... ..................
2
Palavra do Diretor
Fernando José Marques de Carvalho
É com imensa satisfação que a Diretoria de Administração da Fundação Oswaldo Cruz, cumprindo as orientações da Presidência, expõe com transparência suas ações, através do Relatório de Atividades – biênio 2002/2003, visando ratificar o seu compromisso institucional: planejar, organizar, executar, acompanhar e orientar tecnicamente o sistema de Administração da Instituição.
Neste sentido é que a DIRAD, nos exercícios de 2002 e 2003, imbuída do espírito de mudanças priorizou o foco na gestão dos resultados, a fim de alterar o paradigma da administração pública para uma Administração Gerencial.
A Gestão por resultados ou desempenho promove mudanças em seu ciclo, principalmente no que concerne ao trabalho a ser desenvolvido com e por pessoas. A gestão de pessoas merece destaque, devido à importância da mente humana para o desenvolvimento das metas e ações da gestão.
A Diretoria de Administração da Fundação Oswaldo Cruz, ao longo desses três anos, vem procurando, através do Programa Gestão Viva, a reestruturação interna, a eficiência, eficácia e efetividade na realização da sua missão e para além dela.
O Programa, em 2002 teve origem com a implantação de nove subprogramas, os quais serão abordados de forma abrangente mais adiante - Almoxarifado Vivo, Bate-Papo com o diretor, Conversando sobre Gestão, Gestão de Compras Inteligentes,Gestão da Informação Administrativa, Gestão de Negociação de Compras Internacionais, Gestão de Pessoas, Pagamento com foco no cliente, Sistemas Vivos. A atualização do Programa, ocorrida em 2003 objetivou, além da análise dos resultados do ano anterior, a implantação de alguns novos: Economia com Passagem Aérea, Gestão de Contratos e Pensando no futuro, planejando no presente.
Todo o trabalho desenvolvido pelas equipes foi de suma importância para o desenvolvimento do processo evolutivo desta DIRAD e, consequentemente da Fundação Oswaldo Cruz.
Além dos subprogramas acima citados, o Programa Gestão Viva contou com o Projeto Fóruns 2003, que também trouxe excelentes resultados para a gestão institucional e veio cumprir as diretrizes do Plano Quadrienal 2001-2005. Mais adiante, seus objetivos e resultados também serão abordados.
A DIRAD necessita promover ainda longo caminho para atingir a excelência. É dessa forma que pretendemos alcançar as metas ainda não atingidas neste biênio.
3
Perfil
Instituída → Através da Portaria nº 2140 da Coordenação de Modernização da Superintendência de Administração Geral do Ministério da Saúde, de 27 de dezembro de 1994, aprovando a estrutura regimental da Fundação Oswaldo cruz, a SAG passa a ter a denominação de Diretoria de Administração – DIRAD.
Competências → Segundo o Estatuto da Fiocruz, estabelecido pelo Decreto 4795 de Junho de 2003: “ À Diretoria de Administração , Unidade integrante dos Sistemas de Serviços Gerais – SISG, de
Administração Financeira Federal e de Contabilidade Federal, compete planejar, coordenar, supervisionar e executar as atividades relativas à:
i. Operações comerciais nacionais e internacionais;
ii. Gestão econômica, financeira , contábil e dos bens móveis; iii. Informações gerenciais na área administrativa; e iv. suporte administrativo às Unidades da Fiocruz.”
O Estatuto da Fiocruz trouxe ganhos significativos à Instituição e à DIRAD, pois, através deste a
Unidade pôde efetivar sua reestruturação e dar legitimidade às funções exercidas. Formação de uma cultura de planejamento, criação de Conselhos – compostos pelos gestores da DIRAD, o fortalecimento da área de RH, e o acompanhamento e gerenciamento de contratos na Unidade foram ações inspiradas na legitimidade de suas funções.
Composição dos Conselhos da DIRAD
Conselho Departamental → composto pelo Diretor, e os Chefes de Departamento.
Conselho de Orientação → composto pelo Diretor, Chefes de Departamento e Serviço – nova designação em aprovação.
Conselho de Gestores → composto pelo Diretor, Chefes de Departamento, Serviço, Seção e Núcleos.
Estrutura Organizacional
Figura 1: Organograma DIRAD
SEPROTSeção de Protocolo
SEEXPSeção de Expedição
SAMSec. Arq. Microfilm.
SICAServ. de Informação eComunicação Adm.
SEPROSec. Produção
SEDESSec. Desenvolvimento
SEINFOServiço de Informática
ST&DSet. de trein. e Desenv.
SRHServ. de Rec. Humanos
DEGIASDep. de Gestão da InformaçãoAdministrativa e Assessoria
SARECSec. Anal. Reg. Cont.
SCONTSec. Exec. Contábil
SPCCSec. Prets. Contas
e Convênio
SNSISet. Normas e Sist.
SECONServ. Contabilidade
SEXECSec. Execução. Orç.
SPORSet. Programação. Orç.
SEORServ. Orçamentação
SERECSec. Cont. Reg. Cont.
SEPAGSec. Arrecad. Pagto.
SETESServ. Tesouraria
DEFINDep. Econ. Financ.
SEVENSeção de Vendas
GESCONGestão de Contratos
CDSec. Compras Diretas
SCONSet. Convite
SETPCSet. Tomada Preços
SLSec. Licitações
SCAFSec. Cad. Fornecedores
SEACServ. Adm. Compras
SECACSec. Controle e Acomp.
SPATSec. Patrimônio
SARDSec. Armaz. Distrib.
Walcyr da S. Ferreira
SEAMServ. Adm. Materiais
NAPCCNuc. Anal. Proc. Cont.
SCAPSet. Cont. Anal. Proc.
NLAANuc. Liber. Anal.
Alfandegária
SIEXServ. Import. Export.
DECOMDep. Op. Comerciais
DIRAD
Fonte: SRH/DIRAD – 2003
4
Núcleo de Planejamento da DIRAD – Subprograma Pensando no futuro, planejando no presente
O Núcleo de Planejamento da DIRAD teve início em 2003, com a implantação do subprograma Pensando no futuro, planejando no presente, criado também para atender a Portaria 431/2001 - PR. Objetiva construir, democraticamente, o processo de planejamento estratégico da Unidade.
É composto por uma equipe multidisciplinar, onde cada Departamento possui seus representantes,
o que contribui relevantemente para o trabalho desenvolvido. O Núcleo de Planejamento foca as suas atenções na busca de alternativas para o pleno desenvolvimento da Diretoria de Administração, eficiência na realização de suas atividades, e eficácia/efetividade dos resultados. As propostas são avaliadas pelo grupo de forma coerente, de acordo com a realidade da Unidade, seus Departamentos, Serviços e Seções.
Suas primeiras ações foram:
• Capacitação interna da equipe do subprograma • Definição da missão da DIRAD • Definição da visão de futuro da DIRAD • Definição dos valores da DIRAD • Análise e acompanhamento dos subprogramas do Gestão Viva • Transformação do POM da DIRAD, visando sua realização por programas, fornecendo-o
caráter estratégico Além das iniciativas citadas acima, deve-se ressaltar um de seus objetivos mais complexos, porém
não menos desafiador: a introdução da cultura de planejamento na Unidade. Os colaboradores precisam se enxergar como peça fundamental do todo, como parte de um ciclo, cuja omissão ou falha dificulta todo o procedimento administrativo, todo o fluxo de trabalho. Os Departamentos, Serviços e Seções devem estar em sintonia, conhecer os macro-processos da Unidade, para entender sua real participação no fluxo produtivo da DIRAD. Este é realmente um desafio, cujo alcance de resultados necessita de foco, esforço e persistência, características estas que, o Núcleo de Planejamento possui e estará procurando aperfeiçoar.
Outra iniciativa gerada a partir da nova filosofia da DIRAD, está relacionada à antiga SEG –
Secretaria-Geral, cuja designação foi alterada para DEGIAS – Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, visando administrar a informação e melhorar a comunicação interna na DIRAD.
Principais realizações:
Total de reuniões realizadas : 28
Tópicos abordados: análise e acompanhamento dos resultados do Programa Gestão Viva; definição da missão,visão de futuro e valores da DIRAD; definição da periodicidade de reuniões do Conselho Departamental, Conselho de Orientação e Conselho de Gestores; proposta de rodízio de colaboradores entre os Departamentos; definição da missão de cada Seção da DIRAD.
Resultados alcançados:
Definição da missão, visão de futuro e valores da DIRAD, e de cada Seção a ela pertencente: após
capacitação da equipe do Núcleo de planejamento, a missão e visão de futuro da DIRAD foram elaboradas. A
5
proposta foi apresentada ao Diretor, e ao Conselho de Gestores, que procederam, após debates, a aprovação de ambas.
Posteriormente, o trabalho de elaboração da missão e visão de futuro de cada Departamento, Serviço e Seção será efetuado por seus próprios colaboradores, sob a coordenação do Núcleo de Planejamento. Deve-se ressaltar que os conceitos a serem definidos pelas Seções, Serviços e Departamentos devem ir ao encontro da missão e visão da DIRAD. Esta ação visa a introdução da cultura de planejamento em toda a Unidade, e do entendimento aos colaboradores que o trabalho realizado é peça fundamental para a realização de um grande ciclo de gestão.
Programa Gestão Viva: foi proposta e realizada a coordenação de um trabalho direcionado ao Conselho de Gestores da DIRAD, visando avaliar os subprogramas e resultados para aperfeiçoamento do ciclo de gestão. Grupos de trabalho estrategicamente definidos procederam a análise das apresentações e propuseram alterações, procurando conciliar a realidade com as necessidades da Unidade e do Plano Quadrienal 2001-2005.
O POM da DIRAD sob uma nova lógica de elaboração, baseada nas necessidades de operacionalização dos objetivos e metas dos subprogramas do Gestão Viva, possuindo, a partir de então, caráter estratégico.
Equipe Responsável Adriana Fernandes Petrelli Reis - Ana Lúcia de Araujo Ribeiro - Claudia Simone Pinto da Silva Cristiane Teixeira Sendim - Francislene Sampaio Silva - Jorge Luiz Faria Pessanha - Paulo Roberto S.Lopes Silvania Iacovino Dantas - Soulianne Pessoa Souza - Vanessa Lacerda Santos - Wania Regina Tolentino Santiago
6
Missão da DIRAD
Promover a gestão administrativa dos recursos orçamentários, financeiros e comerciais, contribuindo para o desenvolvimento institucional.
Visão de futuro da DIRAD
Ser a Unidade de gestão administrativa, reconhecida institucionalmente como padrão de excelência e inovação.
Fortalecimento do SRH/DIRAD
A equipe do Serviço de Recursos Humanos da DIRAD passou por alguns processos de reestruturação nesses dois anos, visando o alcance de seu principal objetivo: dar prosseguimento aos projetos e programas já implementados. Para tal, buscou incentivar a força de trabalho da Unidade, através do desenvolvimento dos subprogramas Gestão de Pessoas, Bate-Papo com o Diretor e Conversando sobre Gestão, visando o suporte para a implantação e manutenção do Programa Gestão Viva. Definiu como base a elevação do desempenho profissional de cada colaborador, de forma que sejam mantidos e reafirmados seus valores, personalidade, vida social, familiar e suas condições de saúde física e mental.
Quadro de Pessoal
Tabela 1. Quantitativo de Colaboradores
Fonte: SRH/DIRAD – 2003
VÍNCULO QUANTIDADE %
Servidor 69 36,13
Prestadores de Serviço* 122 63,87 TOTAL 191 100,00
* Neste conjunto, estão incluídos bolsistas de convênios firmados entre a Fiocruz e Instituições de ensino e pesquisa e prestadores de serviço em geral.
Responsabilidade Social
O SRH, através do subprograma Gestão de Pessoas, deu início, em 2002, ao projeto “Gincana de
Integração da DIRAD”, cujo objetivo principal é arrecadar mantimentos e suprimentos em geral (alimentos, roupas, brinquedos, dentre outros) para auxiliar a Associação Amigos do IPEC – Hospital Carlos Chagas.
Em todas as etapas, o SRH procurou enfatizar o real objetivo da gincana: a conscientização dos
colaboradores para o espírito de solidariedade, e a sua efetivação, através da arrecadação e doação aos carentes.
7
Figura 2. Alimentos arrecadados Figura 3. Participantes da Gincana
Fonte: intranet / DIRAD - 2002 Fonte: intranet / DIRAD - 2002
Tabela 2 - Participação e arrecadação
Ano Participação Arrecadação de alimentos - em KG
2002 63 2500
2003 40 1358
Além da Gincana, outro projeto implantado em 2003, a partir da iniciativa do Subprograma Gestão de
Pessoas, foi o “Se vira nos R$ 0,50”. Este projeto procurou, durante todo o ano, arrecadar doações mínimas em espécie, visando a compra de mantimentos para a Associação Amigos do IPEC. Durante o ano de 2003, houve a arrecadação de R$ 381,19, transformados em 234 quilos de alimentos não perecíveis.
O Projeto Recicle uma vida, também implantado em 2003, através da parceria com o SEAM e
SEINFO/DIRAD teve como objetivo a doação de cartuchos e fitas. No primeiro momento, foram recolhidos 905 cartuchos vazios de impressoras, que foram transformados em 144 cestas básicas. As cestas foram doadas à Associação Lutando para Viver do IPEC. Posteriormente, foram doados mais 149 cartuchos e 135 fitas para a Ação da Cidadania.
Criação do Núcleo de Gestão de Contratos
O Núcleo de Gestão de Contratos foi criado em função da necessidade de acompanhamento e
controle dos contratos da DIRAD: execução, preços praticados, pagamentos e, principalmente, aferição da qualidade dos serviços prestados e satisfação dos usuários internos e externos à DIRAD.
8
PROGRAMA GESTÃO VIVA
O QUE SÃO PROGRAMAS ?
Conjunto articulado de ações (metas, objetivos), pessoas e estruturas motivadas (orçamento) para o alcance de um objetivo comum, expresso por meio de resultados, acompanhados por indicadores e avaliados semestralmente.
A CONSTITUIÇÃO DE UM PROGRAMA
A constituição de um programa na Diretoria de Administração, tem por objetivos a melhoria nos fluxos de trabalho e, consequentemente, nas tomadas de decisão, cumprindo as diretrizes de gestão traçadas no Plano Quadrienal 2001-2005. O foco inicial do Programa Gestão Viva era o aperfeiçoamento interno das demais áreas da Unidade, o que vem sendo obtido ao longo destes dois anos. No entanto, após análise realizada pelo Núcleo de Planejamento, a estratégia e o foco serão aperfeiçoados, visando o pleno atendimento às demandas dos usuários internos (DIRAD e as demais Unidades da Fiocruz) e clientes/usuários externos (outros órgãos/entidades, fornecedores e cidadãos).
O PORQUÊ DE ADOTARMOS A ESTRATÉGIA: GESTÃO POR PROGRAMAS
A Diretoria de Administração encontrava-se, no início de 2001 com o seguinte diagnóstico: baixa interação das ações desenvolvidas na Diretoria com as demais Unidades finalísticas da Fiocruz e seus fornecedores; quadro funcional desmotivado, com baixa auto-estima, cumprindo parâmetros mecanicistas de organização - tarefas rotineiras, padronizadas, segmentadas, proporcionando um ambiente pouco aberto à criatividade e inovação; inexistência de redes de relacionamento e parcerias entre os departamentos da Unidade, compondo-se as denominadas “ilhas de isolamento”, com elevado desgaste emocional e frustração no ambiente interno da Unidade.
Nesse sentido, o modelo adotado pelo Programa Gestão Viva modificou a forma de organização das áreas econômico-financeira, operações comerciais, informática, recursos humanos e comunicações, cujos resultados foram vários processos novos que permitiram prestar seus serviços com maior qualidade, a custos mais baixos para as Unidades finalísticas da Fiocruz, bem como resgatar sua capacidade de elaborar políticas de gestão para a Presidência da Instituição.
O programa foi inspirado no modelo de planejamento do Plano Plurianual do governo Federal, que organizou as ações de governo por programas, definindo metas, objetivos, indicadores e resultados, a fim de estimular o processo de transformação interna da gestão, de caráter inovador, quebrando os paradigmas da administração burocrática e mecanicista.
A implantação do Gestão Viva veio projetar uma visão de futuro na Unidade para atingir os resultados esperados pelo Plano Quadrienal da Presidência 2001-2005.
9
ESTRUTURA DO PROGRAMA GESTÃO VIVA
O Programa Gestão Viva tem como base o projeto de desenvolvimento de uma nova cultura, no sentido de construir e sedimentar como pilares, a autonomia, a confiança, resultados, responsabilização com estabelecimento de prazos e amplos debates. Por isso o enfoque de modelo hierárquico passa ao modelo matricial, em rede, ou seja, cada subprograma é formado por uma equipe multidisciplinar, onde se observa a participação de todos os Departamentos da DIRAD, o que permite:
o aumento da integração interna – melhoria do relacionamento inter-pessoal;
a evolução nos fluxos de trabalho, uma vez que melhorias constantes permitem a agilização do processo;
motivação constante das equipes e da Unidade, tendo em vista a redução de erros e re-trabalho, maior eficácia no serviço prestado, aumento da auto-estima do profissional, elaboração de novos objetivos, novas metas, o que permite a criação de um ciclo virtuoso.
Visando facilitar o alcance de seus objetivos, e ampliar o seu “campo” de atuação interna, o Gestão Viva foi estruturado em subprogramas.
No momento de sua criação, era composto por oito subprogramas. Atualmente, possui onze: Pagamento
com Foco no Cliente, Sistemas Vivos, Gestão Viva, Passado, Presente e Futuro (versão atualizada do Negociação de Compras), Compras Inteligentes, Almoxarifado Vivo, Bate-Papo com o Diretor, Subprograma de Divulgação da Informação Administrativa, Gestão de Pessoas, Economia com passagens aéreas, Gestão de contratos e Pensando no futuro, planejando no presente.
Cada subprograma possui um Monitor e um Gerente responsável pelos custos e pelos resultados. Os gerentes possuem um papel essencial no sucesso dos subprogramas, na medida em que caberá a eles, mobilizar esforços para que as metas e os objetivos sejam alcançados. O planejamento detalhado da execução das ações, a motivação das equipes de trabalho, a negociação de parceiros dentro e fora da DIRAD e a avaliação contínua dos resultados obtidos são algumas tarefas reservadas a estes colaboradores.
Aos monitores, cabe direcionar o trabalho dos gerentes, de forma que estes consigam, de forma eficiente, planejar suas ações, e cumprir com as suas responsabilidades.
Além dos subprogramas, o Projeto Fóruns 2003 também trouxe resultados significativos, não só para a DIRAD, mas para toda a Fiocruz. E por isso também merece página destacada, a ser demonstrada mais adiante.
Quanto aos recursos utilizados, classificados em humanos e materiais, foram organizados da seguinte forma:
Humanos : são os próprios colaboradores da DIRAD. Equipes multidisciplinares foram formadas para cada subprograma.
10
Materiais: cada subprograma teve seu orçamento previsto no Plano de Objetivos e Metas, onde seus recursos foram otimizados durante as respectivas implantações.
Todos os subprogramas da DIRAD, foram de suma importância para o desenvolvimento de seu processo evolutivo , e conseqüentemente da Fiocruz. No entanto, deve-se ressaltar que, os resultados gerais obtidos – citados anteriormente - dependem exclusivamente do investimento por parte da Diretoria em seu quadro funcional. Portanto, deve-se enfatizar que alguns subprogramas ligados ao SRH/DIRAD tiveram grande importância para a implantação do Programa Gestão Viva, no que concerne ao aspecto motivacional (o desenvolvimento das áreas profissional e pessoal) dos colaboradores da DIRAD: quebra de barreiras entre a Diretoria e os profissionais; aumento da auto-estima, devido aos planos de capacitação e integração através de gincanas, dentre outras ações que serão abordadas nas apresentações de seus subprogramas.
É importante ressaltar que a DIRAD busca incessantemente a excelência em seus serviços, e o trabalho desenvolvido é apenas o início do processo de transformação cultural que necessita e se propõe.
11
Subprograma Almoxarifado Vivo – Gestão sem lacunas
Objetivo
Reforma na política de almoxarifado, visando obter maior eficácia nas ações operacionais, e mais flexibilidade gerencial no suprimento, ressuprimento e estocagem de materiais
Diagnóstico
Metodologia arcaica de suprimento e re-suprimento de materiais, baixa autonomia no gerenciamento ágil de materiais, falta de recursos materiais para entrega satisfatória aos clientes internos e externos da DIRAD.
Metas
Capacitação efetiva dos colaboradores do SEAM Otimização dos inventários permanentes, através da aquisição de duas leitoras ópticas Melhoria na comunicação interna e externa entre os colaboradores do SEAM, através da aquisição de
equipamentos próprios Elaboração de políticas de negociação de materiais bloqueados Unificação de saldos de materiais em estoque Atendimento expresso no balcão de até 05 produtos, visando otimizar o tempo de entrega aos usuários
– SERVIÇO EXPRESSO Aquisição de caminhão para agilização de entregas Padronização dos relatórios RMA e RMB Elaboração de sistema que possibilita a consulta de materiais permanentes Gestão de Qualidade ambiental – materiais: tonner, cartuchos, papéis, plásticos, dentre outros,
visando, além da preservação da natureza, a contribuição para a redução do estado de pobreza em que se encontram muitos cidadãos que se utilizam desta inovação para garantir o sustento da família – responsabilidade social – Projeto Recicle uma vida – citado no item Responsabilidade Social.
Comentários
A principal mudança ocorrida no SEAM, foi a sua transformação, de simples depósito de materiais,
para gestora de produtos estocáveis. Atualmente, os materiais em estoque, são gerenciados independente da Unidade responsável. Toda movimentação é registrada no SGA-Almoxarifado, sem prejuízo físico ou financeiro à qualquer Unidade. A diferença, é a redução das perdas em função da rotatividade dos produtos, de acordo com as demandas de seus clientes – Unidades centralizadas.
A parceria que esta gestão efetuou com os Almoxarifados das Unidades descentralizadas também deve
ser enfatizada. Através desta, ocorre o re-suprimento emergencial (empréstimo) entre estes, possibilitando o pleno atendimento aos clientes.
12
Figura 4 – Foto do Almoxarifado Central em 2003
Fonte: SEAM/DIRAD Outra inovação ocasionada pelo subprograma que merece destaque, é o Serviço Expresso: o
atendimento é efetuado no balcão do Almoxarifado Central. Para tanto, basta que as requisições de no máximo 5 (cinco) itens, com suas respectivas justificativas pela urgência e assinatura do responsável, sejam apresentadas no próprio SEAM. Outra facilidade para o Serviço Expresso, é a possibilidade de preenchimento da requisição no próprio SGA – Pedido de Material - http://intranet.dirad.fiocruz.br/material/expresso.asp. Deve-se ressaltar que, a requisição deve ser impressa e entregue no balcão do Almoxarifado.
Figura 5 . Tela da opção Pedido de Material, disponível na Intranet da DIRAD
Fonte intranet/DIRAD
13
Figura 6. Tela da opção - Serviço Expresso, também disponível na Intranet da DIRAD
Fonte intranet/DIRAD
Resultados Operacionais do SEAM
Tabela 3: indicadores de atendimento
Quantitativo de
atendimentos Atendimentos
2002 2003
Requisições atendidas em 24 horas 1819 4430 Requisições atendidas em 48 horas 65 916 Requisições atendidas após 48 horas 21 1475 Requisições expressas 102 401 Negociação de empréstimo entre Unidades 80 57
Fonte: DECOM/DIRAD
Equipe Responsável Celso Rodrigues Cortes Junior - Cláudio Damasceno Raposo - Jorge Luiz Faria Pessanha - Luciana Gonçalves
Maria de Fátima D. G.Almeida - Nelson Joaquim de Souza - Sergio Almeida Silva - Walcyr da Silva Ferreira
14
Subprograma Bate-Papo com o Diretor
Objetivo
Aprofundar o conceito de administração compartilhada com todos os colaboradores da DIRAD, promovendo a quebra de barreiras e a aproximação entre os colaboradores e a Direção
Diagnóstico
Distanciamento entre os colaboradores e a Direção, propiciando o surgimento de ruídos na comunicação e mal entendidos.
Metas
Promover a aproximação dos colaboradores com a Direção, a fim de incrementar a criatividade na Gestão e extrair destes encontros o maior número possível de idéias que contribuam para o crescimento e desenvolvimento da DIRAD.
Comentários
O subprograma está em processo de reformulação. No entanto, em 2002 observou-se através dos
encontros, que os colaboradores estão dispostos a investir na nova filosofia da DIRAD de trabalho em equipe, em rede, visando a agilização do fluxo de trabalho. Surgiram várias sugestões nas áreas de capacitação, palestras/cursos relativos à qualidade de vida, e gestão, que estão sob análise da Diretoria.
Resultados operacionais
Tabela 4 - Encontros x participantes
Ano Encontros Participantes 2002 6 32 2003 1 10
Fonte: SRH/DIRAD
Equipe Responsável Cristiane Teixeira Sendim – Cátia Regina M. Bezerra - Deise Nel Parada da Silveira
Lucia Maria de Oliveira Alves – Olívia Soraya Barbosa dos Santos Priscila Cristini de Oliveira Ferreira – Tânia Maria Mello da Silva - Wania Regina T. Santiago
15
Subprograma Conversando sobre Gestão
Objetivo
Divulgar e difundir os temas relacionados à gestão administrativa, tais como orçamento, compras, ética, dentre outros.
Diagnóstico
Ausência de espaços para discussão sobre a gestão na Fiocruz. Metas
Colaboradores informados sobre gestão Estreitamento da relação da DIRAD com a Fiocruz Esclarecimento de dúvidas Absorção de sugestões de melhoria nas ações de gestão
Comentários
Durante o ano de 2002, ocorreram 4 encontros, com a participação de 48 colaboradores, sendo que 36 pertencentes as demais Unidades. Tal qual o subprograma Bate-papo com o Diretor. Está em processo de reformulação.
Equipe Responsável Cristiane Teixeira Sendim - Deise Nel Parada da Silveira - Priscila Cristini de Oliveira Ferreira - Wania Regina T. Santiago
16
Subprograma Economia com Passagem Aérea
Objetivo
Redução nos custos com emissão de passagens aéreas na Fiocruz.
Diagnóstico
Falta de planejamento na programação de viagens, gerando a não antecipação dos pedidos de emissão das passagens. Necessidade de melhoria dos procedimentos de solicitação/emissão de passagens aéreas.
Metas
programação antecipada da viagem incentivo contratual com a agência contratada divulgação mensal de relatórios pelo Endomarketing DIRAD.
Comentários
O trabalho desenvolvido pela Coordenação de Passagem Aérea reduziu relevantemente os custos da Instituição com a aquisição de passagens aéreas. O contrato atual para emissão de passagem aérea permite que os preços das passagens adquiridas com antecedência sejam reduzidos. No entanto, para que esta ação fôsse efetivamente implantada, foi necessário o trabalho conjunto da Coordenação de Passagens-DECOM com o SECON/DIRAD, na elaboração da minuta da nova Portaria de Diárias e Passagens, que orienta todos os colaboradores da Instituição à programar sua viagem, com antecedência mínima de dez dias, e também para cumprir a Portaria nº 098/2003 de 16/07/2003 MPOG. A minuta foi apresentada aos representantes das Unidades que participaram do Fórum realizado dia 03 de julho de 2003, onde após algumas alterações, foi aprovada e encaminhada à Presidência para posterior análise e assinatura. O sistema de diárias e passagens também passou por alterações, visando a programação da viagem.
Resultados efetivos
Gráfico 1 - Economia gerada com passagens aéreas
Em milhões de Reais
4.343
2.5891.754
6.291
3.200 3.091
01000200030004000500060007000
Valor Y Valor pago Economia
Fonte: DECOM/DIRAD
20022003
Obs.: valor y, significa o equivalente à tarifa sem desconto pela compra não antecipada.
17
Gráfico 2 - % Economia - 2002x2003
40,3849,13
0
10
20
30
40
50
2002 2003
Fonte: DECOM/DIRAD
Equipe Responsável Claudia Lacovino Dantas - Maria da Conceição de Morais Santos
18
Subprograma Gestão de Compras Inteligentes
Objetivo Reduzir preços, prazos e burocracia no Serviço de Compras, através da utilização de técnicas modernas, que permitam melhorar a interatividade e negociação entre a DIRAD e seus fornecedores; dinamizar a atividade de compras através do assessoramento e capacitação às Unidades.
Diagnóstico
Metodologia de compras antiga e inflexível, o que ocasionava a burocratização das compras no âmbito da Fiocruz.
Metas
Compra por lotes através de pregão presencial e eletrônico, reduzindo o valor das compras na Instituição
Disponibilização de modelos de editais de pregão eletrônico e presencial, para orientação às Unidades Disponibilização de editais pela Internet, o que transmite maior transparência e facilidade ao
fornecedor e redução de custos com máquina copiadora Cotação eletrônica através do SISPP – Comprasnet Diversificação das atividades da Seção de Compras Diretas, onde foram incluídas: negociação de
preços e prazos, mediante pagamento em 72 horas, cotação eletrônica e pregão Anexação de documentos na Seção de Cadastro de Fornecedores, em dossiês, eliminando a tramitação
de vários processos administrativos Sistema de Compras já disponível para as Unidades Pedido de compras informatizado – para material de consumo Realização de compras através de Registro de Preços para itens comuns Emissão de Atestado de Capacidade Técnica Padronização de marcas para cartuchos e ar-condicionado (DIRAC)
Comentários
As atividades de Compras sofreram profundas modificações em suas rotinas, agilizando relevantemente
o seu fluxo de trabalho. Essas mudanças foram transmitidas para toda a Fiocruz, através dos Fóruns DIRAD, ocorridos em 2002 e 2003. Porém, deve-se destacar a implantação da modalidade de licitação Pregão. A metodologia utilizada com disputa de lances permite o aumento da concorrência e a redução significativa dos preços, gerando relevante economia aos cofres públicos. No pregão eletrônico por exemplo, outros benefícios se incorporam, tais como agilidade e comodidade para a sua realização pois, se faz necessário apenas um espaço para computador conectado à internet e impressora. O tempo de duração também é reduzido, controlado pelo próprio sistema Comprasnet. O número de concorrentes também é um diferencial nesta modalidade, que tem como conseqüência, a redução dos preços e melhoria nas condições de entrega e pagamento.
Mais adiante, através das tabelas (7 e 8), pode-se observar a economia gerada com o pregão, em
relação às demais modalidades de compras. Obsevação: no total compras por modalidade (tabela 7), estão computadas as aquisições da DIRAD e das Unidades centralizadas, cujos procedimentos são realizados pelo SEAC/DIRAD.
19
Outra iniciativa a ser citada, baseada na Lei 8666/93 e no Decreto 3931/2001, é a implantação do
Registro de Preços – unificação das compras de itens comuns, como por exemplo, material de expediente, de limpeza e suprimentos de informática, para as Unidades que aderiram ao método, onde os valores cotados são garantidos durante um ano, e torna obrigatório o fornecimento do material nas condições estipuladas no edital. No entanto, deve-se ressaltar que, as Unidades que aderiram ao registro não tem obrigatoriedade de efetivar a compra com o vencedor, bastando para isso, a comprovação de que outro fornecedor ofereceu melhores condições (preço). Outro benefício da modalidade, é o direcionamento dos profissionais da área, para as compras mais importantes para as Unidades, tais como, compra de matéria-prima para fármacos ou para pesquisas. Durante o exercício de 2003 foram relizados 8 (oito) registros de preços, através da modalidade de Pregão. A utilização do registro de preços através do Pregão é assegurada pela Lei 10520/2002.
Resultados operacionais do SEAC
Tabela 5. Quantitativo de Compras por modalidade efetuadas pela DIRAD – 2002 x 2003
Modalidade 2002 2003
Pregão 73 168 Convite 70 21 Concorrência Pública 7 2 Tomada de Preços 9 0 Dispensa 1682 1564 Inexigibilidade 140 30
Tabela 6 - Economia gerada por modalidade - 2002 x 2003
Em Reais Economia/Modalidade 2002 2003
Pregão 3.122.990,44 7.146.175,93 Convite 351.502,15 116.667,39 Dispensa 72.539,11 53.917,56
Equipe Responsável Arlene Moreira - Dircilene Albano Alixandre - Fabiane Fonseca da Paixão - Fabio da Silva Coelho
Fernando José Marques de Carvalho - Márcia Oliveira Guimarães - Nercilene Santos da Silva
20
Subprograma Gestão da Informação Administrativa
Objetivo
Gerenciamento das informações administrativas, visando sua transformação em conhecimento, a agilização dos fluxos administrativos, e a gestão eletrônica de documentos.
Diagnóstico
Necessidade de melhoria no fluxo de informações e documentos no âmbito da DIRAD, visando melhorar a qualidade das tomadas de decisões.
Metas
Aperfeiçoamento do canal de comunicação interna, o Endomarketing. Criação do jornal eletrônico Acontece na DIRAD, onde eventos (cursos, fóruns, confraternizações,
dentre outros), informações diversas e sobre a Unidade são divulgados aos colaboradores. Introdução do método “Estudo de Caso” através do Endomarketing DIRAD, transmitindo aos usuários
internos, informações sobre normas e procedimentos administrativos. Criação e implantação do Subsistema de Expedição – SGA-Expedição. Desenvolvimento e divulgação nas Unidades da Fiocruz, do sistema Post-net, representação gráfica do
código de barras das correspondências emitidas pela Instituição. Microfilmagem de 102.000 fichas financeiras, transformando-as em 49 rolos de microfilme Encaminhamento ao CMD de 7720 processos avaliados para microfilmagem Ordenamento arquivístico de 10380 dossiês de funcionários Ordenamento arquivístico e encaminhamento para microfilmagem de 658 pastas de A à Z, oriundas
do SPCC DIRAD Organização e encaminhamento para microfilmagem de folhas de pagamento – período: 1970 à 1995,
totalizando 189 pastas de A à Z. Organização, classificação e avaliação das normas da Presidência a serem microfilmados, totalizando
16400 documentos. Início do trabalho arquivístico na DIRAD, denominado Competência de Guarda Documental Realização do Seminário A Gestão de Documentos e uma abordagem sobre os recursos de avaliação e
tecnologia aplicada Assessoramento na estruturação e implantação do Arquivo Intermediário Administrativo da ANVISA. Assessoramento na estruturação e implantação do Arquivo Intermediário Administrativo do Centro de
Pesquisas Ageu Magalhães Assessoramento técnico e treinamento de equipe do Centro de Pesquisa Renné Rachou Visitas ao MOG, ANVISA, STF e EMBRAPA para troca de informação e conhecimento sobre GED e
Sistemas administrativos Realização de 2 workshop na área de Protocolo e 2 palestras nas áreas de Arquivo e Expedição Elaboração do Manual para operacionalização do Subsistema de Processos – Módulo Gestores Implantação do sistema de código de barras no SGA-Protocolo, visando agilizar o recebimento de
processos. Acompanhamento da migração do Sistema de Processos para a versão Web Elaboração do manual de utilização do Sistema de processos versão web
21
Implantação do sistema de Informação – módulo processos versão web, possibilitando aos colaboradores a agilização no momento de movimentação dos processos.
Realização de treinamentos sobre o sistema de processos na versão web em todo o campus da Fiocruz e CpqAM
Descentralização das atividades de Protocolo para o Centro de Pesquisas Leônidas Maria Diane. Acompanhamento da elaboração do Sistema de controle de documentos, que será integrado ao Sistema
de Informações Implantação do sistema de Informação - módulo Controle de Documentos, versão web, na DIRAD, em
fase de teste, objetivando melhorar o fluxo dos documentos na Unidade.
Comentários Em virtude das mudanças, inclusive culturais, originadas pelo subprograma, resultados da nova
filosofia de gestão da DIRAD, o Serviço de Comunicação Administrativa passou a denominar-se Serviço de Informação e Comunicação Administrativa, buscando ampliar seu campo de atuação. Seu trabalho abrange, além de outras atividades, a análise e transmissão de informações direcionadas à gestão e seu corpo de colaboradores. Outra atribuição deste Serviço, diz respeito à administração de processos e documentos em toda a Instituição: abertura, movimentação e arquivamento de processos, logística de distribuição de documentos, dentre outros.
A partir do desenvolvimento do subprograma, desde a fase de elaboração até sua execução, o Serviço de
Informação e Comunicação Administrativa, e as Seções a si subordinadas (Expedição – SEEXP, Protocolo - SEPROT, Arquivo e Microfilmagem SAM) demonstraram um relevante progresso em busca da agilização e desburocratização do serviço público. O estudo de melhorias nestas áreas são uma constante para o SICA/DIRAD.
Resultados operacionais
Tabela 7 - Colaboradores treinados – Sistema de Processos
Treinamentos 2002 2003 Módulo Gestor 1 2 Módulo Usuário 1 8
Gráfico 3 - Movimentação de processos – 2002x2003
8570 9083
18310
9054
1610225958
05000
1000015000200002500030000
Processos abertos Processos arquivados Processos desarquivados
Fonte: SICA/DIRAD
20022003
22
Gráfico 4 - Mensagens enviadas pelo Endomarketing
479 531
204
552
133
367
0
100
200
300
400
500
600
Gestão Reflexão PessoasFonte: Endomarketing/DIRAD
20022003
Gráfico 5 - Expedição de documentos e processos
Em mil
108
526
76
223199
73
146
258
0
100
200
300
400
500
600
Recebidos *EBCT Recebidos balcão Coletados Expedidos *EB
Fonte: SEEXP/DIRAD
20022003
* Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos A seguir, serão demonstradas duas das principais ferramentas utilizadas pelo Serviço de Comunicações
Administrativas para melhoria na comunicação interna.
23
Figura 7. Formato do Endomarketing DIRAD
Fonte: DEGIAS/DIRAD
Figura 8. Intranet da DIRAD – opção Comunicações Administrativas e Endomarketing
Fonte: intranet/DIRAD
Equipe Responsável Ana Lúcia de Araujo Ribeiro - Claudia Simone Pinto da Silva - Cristiane Teixeira Sendim – Deise Nel Parada
Marcelo Ennes de Souza – Selene Andrea Azevedo – Vinicius Velledo Pacheco
24
Subprograma Gestão de Negociação de Compras Internacionais
Objetivo
Transformação na forma de aquisição de produtos importados, implementando a unificação de itens comuns e a efetivação de negociações diretamente com fornecedores; enquadramento legal de compras internacionais na Lei 8666/93, realizando licitações na modalidade pregão internacional.
Diagnóstico
Importações efetuadas por pesquisadores, gerando uma série de problemas para a Fundação Oswaldo Cruz, tais como: inobservância à legislação, problemas para liberação alfandegária, falta de controle de custos com importação, falta de planejamento de compras dos departamentos de toda a Instituição, gerando vários processos de excepcionalidade e duplicidade de pedidos.
Metas
Modernizar a atividade de compras para otimizar procedimentos e implementar estudo logístico como
redutor de tempo; Unificar a aquisição de todos os itens e negociar preços; Reduzir custos com transportes e despesas acessórias nas importações, bem como a satisfação de
usuários; Criação da RCI via intranet, possibilitando ao pesquisador, maior agilidade e rapidez na confecção do
pedido; Consolidação das RCI´s por Unidade e fornecedor, agilizando a efetivação da compra, sua negociação
e entrega; Reunir todos os pedidos em uma única planilha, separados por Unidade; Reduzir o número de processos, motivando a licitação por lotes de empresas, agrupadas por pedidos
dos pesquisadores; Agilizar as entregas com custos menores em detrimento à unificação; Contratar com a responsabilidade integral do exportador/representante pelo manuseio e transporte,
cabendo ao SIEX DIRAD apenas a gerência; Efetuar pagamento obedecendo aos prazos negociados; Implantação do SGA-SIEX – versão web, visando facilitar o acompanhamento dos processos, pelos
requisitantes.
Comentários
O SIEX/DIRAD, a partir de 2001, iniciou um profundo trabalho de reestruturação interna, cujas conseqüências foram o planejamento de ações, que seriam implantadas e aperfeiçoadas no decorrer de 2002 e 2003, considerando, para isto, os fatores externos, como por exemplo, a Guerra EUA x Iraque, cujos resultados influenciaram diretamente as operações de importação. Nessa linha, o SIEX buscou sempre a melhoria constante nos seus procedimentos internos. Algumas ações realizadas neste período merecem destaque:
Capacitação interna de seus colaboradores – legislação, procedimentos externos ao Serviço, porém
necessários para a efetivação da importação; Reformulação do seu fluxo de trabalho, de acordo com o resultado da capacitação interna e planejamento
do Serviço;
25
Implantação do gerenciamento de todas as etapas do processo pelo mesmo colaborador, o que permitiu a uniformização dos procedimentos do SIEX, e a qualificação da equipe em todo o segmento de comércio exterior.
Dentre as mudanças no fluxo de trabalho, deve-se destacar:
A mudança na logística de importação, de Ex Work para CPT, onde os custos são por conta do exportador a partir da fábrica até o local determinado, o que reduz relevantemente os custos e o tempo de dedicação dos profissionais do SIEX, uma vez que a responsabilidade total pela entrega é do fornecedor, cabendo ao respectivo Serviço apenas gerenciar o procedimento;
Alteração do enquadramento de algumas compras para a Lei 8666/93, com sua efetivação no mercado nacional;
Implantação do Pregão Internacional; Devolução de RCI´s com orientação aos respectivos requisitantes, quando do preenchimento equivocado ou
incompleto.
Resultados operacionais do SIEX
Gráfico 6 - Importações efetuadas por excepcionalidade
369
94
050
100150200250300350400
Processos de excepcionalidade
Fonte: SIEX/DIRAD
20022003
A redução no número de processos de excepcionalidade é o resultado do trabalho de várias ações enumeradas neste subprograma, dentre os quais deve-se destacar: a consolidação das RCI´s por Unidade e fornecedor, a criação da RCI via intranet e a implantação do SGA-SIEX, o que possibilita aos pesquisadores e demais clientes do Serviço de Importação da DIRAD, o acompanhamento de seus pedidos de compra.
26
Gráfico 7 - Despesas com armazenagem – em mil R$
55.347
3.557
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
Valor - em R$
Fonte: SIEX/DIRAD
20022003
Em 2003, a DIRAD economizou R$ 948.430,00, com despesas de Capatazia - taxa cobrada pela INFRAERO, por dia de acondicionamento de materiais importados. Essa economia é o resultado da eficiência na operacionalização de todo o procedimento de importação, obedecendo aos prazos dos processos e aos prazos legais. Deve-se ressaltar que essa economia compensou o total de despesas com todo o fluxo de importações: frete internacional, despacho aduaneiro, armazenagem e capatazia, despesas bancárias, que foi de R$ 918.969,30.
Figura 9. Apresentação da página do SIEX/DIRAD- intranet DIRAD
Fonte: intranet/DIRAD
Figura 10. Intranet DIRAD – página do SIEX–opção Legislação
Fonte: intranet/DIRAD
27
Figura 11. Apresentação da intranet do SIEX – RCI (antes da implantação do SGA-SIEX – versão web)
Fonte: intranet/DIRAD
Figura 12. Apresentação do Sistema do SIEX – versão WEB
Fonte: intranet/DIRAD
Figura 13. Tela do menu de opções do Sistema do SIEX
Fonte: intranet/DIRAD
O Sistema de Importação e Exportação versão web permite ao usuário o acompanhamento de todos os processos através da intranet DIRAD. Esta ferramenta ocasiona mais agilidade e rapidez às áreas finalísticas, tendo em vista o fato das informações estarem disponíveis através do acesso por qualquer computador conectado à internet.
28
Equipe Responsável Anna Lúcia C.M. da Costa - Arlene Moreira - Fernanda Ferreira - Karla e Silva Fernandes - Luciana Santos
Mauricio Sergio M.Oliveira - Paulo Roberto Pereira da Costa - Paulo César Miranda - Paulo Pinheiro Coelho
Subprogramas Gestão de Pessoas
Objetivo
Proporcionar alternativas que levem os colaboradores à melhoria de seu desempenho profissional, visando que este esteja de acordo com sua vocação, valores e personalidade, observando sua vida social, familiar e condições de saúde mental e física.
Diagnóstico
Elevado desgaste emocional; frustração profissional/ enquadramento funcional - carência de capacitação; aspecto profissional estagnado devido ao plano de carreiras; dificuldades na vida social e/ou familiar; dificuldade em lidar com companheiro de equipe; dificuldade em lidar com a chefia.
Metas
Avaliar o perfil profissional de cada colaborador, para identificação de habilidades Acompanhar o desenvolvimento da competência emocional Promover o desenvolvimento da competência profissional Melhoria da qualidade profissional dos colaboradores
Estratégias de Ação
Contratação de empresas/instituições para treinamento, visando o desenvolvimento e capacitação dos colaboradores;
Contratação de profissionais especializados, para promover palestras, visando a auto-estima, auto-percepção, auto-controle, auto-confiança, adaptabilidade, empatia, comunicação e motivação de seus colaboradores;
Gerenciamento dos processos administrativos pertinentes a área de RH (contratação, férias, promoção, nomeação,/exoneração, licença prêmio, etc);
Integração com o Núcleo de Saúde do Trabalhador/DIREH na avaliação, acompanhamento e tratamento de doenças físicas e mentais dos colaboradores;
29
Integração entre as equipes da DIRAD, através de eventos de cunho de responsabilidade social
Resultados operacionais
Programa de Ambientação: visa a integração dos novos colaboradores à DIRAD, sua estrutura física, e filosofia, além da apresentação à Fundação Oswaldo Cruz, através da parceria com o Museu da Vida – COC. Ação implantada em 2002.
Gráfico 8 - Comparativo – colaboradores ambientados
11
19
8
0
5
10
15
20
2002 2003 Total
Fonte: SRH/DIRAD
Capacitação: o investimento da DIRAD em seu quadro de colaboradores foi fundamental para o
processo de desenvolvimento interno. Ações direcionadas ä capacitação, associadas ao Projeto Qualidade de Vida, permitiram um profundo processo de reformulação na Unidade. A efetivação das ações de capacitação permitiram a valorização da força de trabalho da DIRAD, além de auxiliar o Núcleo de Planejamento à divulgar o trabalho de conscientização interna sobre a necessidade de planejamento, que aos poucos vem sendo instituída. Observou-se o aumento no número de sugestões de melhoria nos métodos de trabalho e a agilização do processo produtivo. Algumas modificações operacionais, cujo resultado na DIRAD foi positivo foram transmitidas à toda Instituição, através dos Fóruns/DIRAD.
Deve-se destacar que a DIRAD procurou incentivar a capacitação da força de trabalho de toda a Fiocruz, através da parceria com outras Unidades, disponibilizando vagas de cursos técnicos e gerenciais à toda Instituição.
Qualidade de Vida
São ações direcionadas à melhoria das condições de vida dos colaboradores, com dicas e orientações de especialistas sobre terapias alternativas, técnicas de relaxamento, anti-estresse, dentre outras.
30
Gráfico 9 - Total de cursos/palestras promovidos – 2002 x 2003
412
2
39
14
38
17
84
23
32
0
20
40
60
80
100
Curso Gerencial Curso Técnico Eventos Qual de vida TotalFonte: SRH/DIRAD
20022003
Observação: o item eventos pode ser caracterizado como palestras, reuniões técnicas, dentre outros.
Equipe Responsável Ana Lucia de Araújo Ribeiro - Cristiane Teixeira Sendim – Claudia Simone Pinto da Silva
Deise Nel Parada da Silveira - Dione Carelli – Neuza Maria Farias - Priscila Cristini de Oliveira Ferreira Raquel de Andrade Santos - Renata de Souza Martinelle – Walcyr da Silva Ferreira - Wania Regina T.
Santiago
31
Subprograma Pagamento com Foco no Cliente
Objetivo
Implantar o programa de gestão com a finalidade de otimizar o fluxo, de todos os pagamentos efetuados, com foco no cliente, que deve ser atendido de forma rápida e eficaz.
Diagnóstico
Metodologia de pagamento antiga e inflexível, o que ocasionava a burocratização das compras no âmbito da Fiocruz.
Metas
Redução dos prazos de pagamentos prioritários (48 horas) e normais (15 dias), integrando atividades
e setores, capacitando os profissionais do DEFIN Integração dos Departamentos da DIRAD, com reformulação física de seus respectivos Serviços e
Seções Comentários
O pagamento é uma das últimas fases do macro-processo de gestão financeira da DIRAD. Logo, para
que ele seja efetivado de acordo com as metas estabelecidas, faz-se necessário que as fases anteriores tenham sido efetuadas nos prazos e condições previstos, o que significa efetivar a integração da estrutura hierárquica e organizacional da Unidade. Além da agilização do fluxo de trabalho ocasionado pelo estudo proposto neste subprograma, deve ser citada a reestruturação física do Departamento financeiro da DIRAD, onde os Serviços que o compõem – Orçamentação, Contabilidade e Tesouraria ,foram alocados em um mesmo andar, estrategicamente, visando facilitar o trâmite do pagamento.
Com o estudo realizado pelo subprograma, também foram identificados alguns entraves para o alcance de 100% (cem por cento) de suas metas, tais como: falta de atesto na nota fiscal, certidões de fornecedores vencidas, dentre outros, que são objetos de fóruns, encontros, reuniões e divulgações permanentes para a superação destes.
32
Resultados operacionais do SETES/DIRAD
Gráfico 10 - Histórico de pagamentos - DIRAD
3392
13042088
3142
925
2217
0500
1000150020002500300035004000
No prazo Fora do prazo Total de processos
Fonte: SETES/DIRAD
20022003
Observação: no gráfico foram consideradas informações dos meses de maio à dezembro dos exercícios de 2002 e 2003.
33
Equipe Responsável Ana Lúcia de Araujo Ribeiro - Cláudio Damasceno Raposo - Gilvan Ferreira - José Silvio de Moraes Portes
Josinaldo da Silva Dias - Luiz Carlos Silva Araújo - Maria Alice Correa da Silva - Maria da Conceição de Moraes Santos - Nercilene dos Santos Silva - Ruth Maria Conceição Araújo - Silvania Lacovino Dantas
Walcyr da Silva Ferreira
Subprograma Sistemas Vivos
Objetivo
Desenvolvimento e integração dos sistemas informatizados – SGA – visando o auxílio ao processo de tomada de decisão e o pleno atendimento ao usuário.
Diagnóstico
Falta de padronização na utilização de sistemas na Fiocruz; baixa qualidade na efetivação dos controles gerenciais; obsolescência de software e da infra-estrutura existente.
Metas
Conclusão dos módulos SGA – sistema de informações (Protocolo, Expedição e Documentos),
passagens aéreas (SDPA), financeiro, Patrimônio, Compras e pregão, Almoxarifado, POM, Contratos, importação (SIEX), Sistema de recursos humanos.
Conectar os Centros de Pesquisa à base de dados da Fiocruz, localizada no Rio de Janeiro Disponibilizar os módulos do SGA em ambiente web, através de browser Internet Reestruturação da rede física do Quinino e aumento da sua velocidade para 100 Mbps por porta Implantação da Política de Segurança: objetiva a segurança dos usuários da rede Quinino, através de
ações preventivas, tais como: instalação de anti-vírus para a proteção do servidor; instalação do software Firewall, que protege a rede de invasões externas, controlando o tráfego de informações para a Internet e para a Rede Fiocruz, respeitando suas orientações e especificações.
Construir um novo Site Internet/Intranet com serviços à comunidade Fiocruz disponibilizados através de browser´s
Comentários
O subprograma Sistemas Vivos contribuiu relevantemente para a melhoria dos processos de tomada de decisão na DIRAD, tendo em vista a constante adaptação/evolução dos módulos existente às novas necessidades desta Diretoria e das Unidades. A migração de alguns módulos do SGA para versão web, permitiu a agilização do trabalho, ocasionado pela facilidade de acesso às informações (de qualquer computador). As informações agora consolidadas em relatórios gerenciais objetivos e concisos são resultados do trabalho em conjunto da área técnica do SEINFO/DIRAD, dos colaboradores da própria Diretoria de Administração – clientes internos, e de seus usuários externos; ou seja, as demais Unidades da Fiocruz que utilizam os sistemas.
Deve ser destacada a ação referente à re-estruturação da rede física do Quinino e o aumento de sua velocidade, o que permitiu a conexão com os Centros de Pesquisa. Com certeza, essas mudanças contribuíram significativamente para a transmissão de informações e para o estabelecimento de prioridades para o próximo exercício: a integração entre os sistemas e sua adapatação para versão web. Neste sentido, a DIRAD espera ultrapassar mais uma etapa e avançar na busca pelo seu objetivo de ser a Unidade de gestão administrativa reconhecida como padrão de excelência e inovação.
Para tanto, deve ser enfatizado que, as mudanças as quais o mundo atravessa constantemente, exigem um maior poder de adaptação, melhoria dos controles, e agilização dos fluxos de trabalho em busca de resultados mais eficazes. Portanto, uma das metas é a aproximação entre o SEINFO/DIRAD e os usuários, visando o aperfeiçoamento contínuo dos sistemas implantados.
34
Figura 14. SGA – módulo Processos – migrado para WEB, disponível para toda a Fiocruz
Este módulo facilita relevantemente a localização de processos. Qualquer colaborador que possua
senha cadastrada no sistema pode consultar, movimentar e arquivar processos, em qualquer computador, de qualquer Unidade da Fiocruz.
A seguir, serão enumerados todos os sistemas sob a responsabilidade do SEINFO/DIRAD, com os seus respectivos gestores / proprietários e analistas responsáveis.
Tabela 8. Sistemas/Serviços de rede desenvolvidos pelo SEINFO DIRAD
SISTEMAS
Nome do Sistema Sigla Analista Responsável Gestor
1. Sistema Almoxarifado Módulo Operacional Módulo Consultas Módulo Requisição de Materiais
SGA-Almox Flávia Silva Nelson Joaquim de Souza
2. Sistema de Informações Módulo Protocolo Módulo Expedição (PostNet)
Módulo Documentos
Diná Herdi Cláudia SGA-Informação
RobertoAndréa
3. Sistema de Compras Módulo Pregão Módulo Pedido de Compras SGA-Compras Alex Carvalho Nercilene
Módulo Convite 4. Sistema de Diárias e Passagens SGA-SDPA Alex Carvalho Conceição5. Sistema SIEX – Imp. e Exp. SGA-SIEX Diná Herdi Mauricio 6. Sistema Patrimônio SGA-PATRIM Diná Herdi Landerlei7. Sistema Financeiro SGA-Financeiro Jorge Lucas Josinaldo8. Intranet/Extranet da Dirad http://www.dirad.fiocruz.br Odir Dirad
Equipe Responsável Alex Lima de Carvalho - Dina Herdi de Medeiros Araujo - Eduardo Jaime S. P. C. Ferraz- Fernando José M.Carvalho
Flávia Silva – Jorge Luiz Martins Lucas – Maria Geovanice Santos Reis - Misael Araújo
35 Odir João do Nascimento Junior Vinicius Velleda Pacheco
Fóruns 2003
Objetivo
Padronização de procedimentos, integração entre as Unidades, e a busca constante pela qualidade do serviço prestado nas áreas de gestão da Fiocruz.
Como funcionam ?
Através da reunião de especialistas das áreas de Tecnologia da informação, Comunicações, Contabilidade, Tesouraria, Orçamento, Compras, Importação, Almoxarifado e Patrimônio de toda a Fiocruz.
Cada Fórum aborda temas específicos de determinada área administrativa, onde são discutidas alternativas de melhoria para possíveis entraves ao processo de desburocratização e agilização do trabalho.
No ano de 2003, ocorreram 21 encontros, realizados em três fases:
1ª fase: março, abril e maio 2ª fase: junho e julho 3ªfase: setembro.
Tabela 9 - Fóruns realizados em 2003
Fóruns Quantidade2 Compras 1 IR/INSS 1 Multas e Juros 2 Diárias 1 Gestão Documental - arquivo 2 Suprimento de Fundos 1 Gestão Documental - Expedição
Gestão Documental - Protocolo - Gestores 1 Gestão Documental - Protocolo - Usuários 1
2 Pagamento com foco no cliente 1 Comodato 1 Entendendo o SGA 2 Patrimônio 2 Almoxarifado
Seminário Gestão Documental - arquivo 1
21 Total Fonte: DEGIAS/DIRAD
Comentários
Os Fóruns DIRAD trouxeram resultados significativos para toda a Fiocruz. Deve-se ressaltar que, esses resultados correspondem ao trabalho desenvolvido não só pela DIRAD, mas por todas as Unidades que participaram dos encontros. Em 2003, a DIRAD obteve um significativo número de participação nos fóruns:
36
561. Este número revela que o interesse em inovar, em buscar melhorias para o desenvolvimento da gestão, e conseqüentemente da missão da Fundação está cada vez mais presente não só na DIRAD, mas em toda a Fiocruz.
Principais destaques
• A aprovação pela Presidência da Fiocruz, de três portarias, permitindo a unificação e padronização de procedimentos em toda a Instituição:
o Patrimônio – 155/2003- PR o Suprimento de Fundos – 160/2003-PR o Diárias – 217/2003 – PR.
• No Seminário Gestão Documental, realizado dias 29 e 30/09, considerou-se como ponto relevante, a participação das Unidades, de outros órgãos e as parcerias efetuadas – CONARQ, Arquivo Nacional, dentre outros.
• Parceria com o INCQS, na coordenação da palestra ministrada por um especialista do INSS, sobre o tema da referida Instituição, aberta às áreas financeiras de toda Fiocruz.
• A hospedagem na Intranet da DIRAD – www.intranet.dirad.fiocruz.br, opção Normas e Procedimentos de várias orientações oriundas dos Fóruns, dentre as quais podemos citar: a apresentação elaborada pelo SECON/DIRAD sobre INSS e IR, e o material (versão em power point) utilizado pelo palestrante do INSS, no evento citado anteriormente.
Rresultados operacionais :
Gráfico 11 - Comparecimento por Unidade nos Fóruns 2003
2 5
30
10
2435
1 1 5 2
29
94
6 8
64
4247
1
36
8
35 34
19 20
1 1 10
102030405060708090
100
AC
I
AU
DIN
BIO
CE
CA
L
CIC
T
CO
C
CO
RE
B
CP
QA
M
CP
QG
M
CP
QR
R
DIR
AC
DIR
AD
DIR
EH
DIP
LAN
EN
SP
EPSJ
V
FAR
FIO
TEC
IFF
Out
ros
órgã
os
INC
QS
IOC
IPEC PR
VP
DIIC
VP
ER
H
VP
QD
T
Fonte: DEGIAS/DIRAD
37
Gráfico 12 - Comparecimento Total por Fórum
92
2821
3827
46
137
4049
1320
59
41
67
0102030405060708090
100
Com
pras
IR/IN
SS
Mul
tas
eJu
ros
Diá
rias
Ges
tão
Doc
Ar
quiv
o
Supr
imen
tode
Fun
dos
Ges
tão
Doc
Ex
pedi
ção
Prot
ocol
o G
esto
res
Prot
ocol
oU
suár
ios
Pag
foco
no
clie
nte
Com
odat
o
Ente
nden
doo
SGA
Patri
môn
io
Alm
oxar
ifado
Sem
inár
ioG
estã
oD
ocum
enta
l
Fonte: DEGIAS/DIRAD
Tabela 10 - Ações geradas nos Fóruns
Portarias 3 Manuais 1 Treinamentos/palestras/novos Fóruns 5 Normas e procedimentos – intranet DIRAD 23
Equipe Responsável
Adriana Fernandes Petrelli Reis – Cristiane Teixeira Sendim – Vanessa Lacerda Santos
38
Figura 15. Localização Físca da Diretoria de Administração no Campus da Fiocruz
Fonte SEPROT/DIRAD
Pavilhão Figueiredo de Vasconcellos
Figura 16. Pav. Figueiredo Vasconcellos em 1943 Figura 17. Foto do Pav. Figueiredo Vasconcellos em 2003
Fonte SEPROT/DIRAD
Fonte SEPROT/DIRAD
39
Tabela 11. Distribuição física dos Departamentos, Serviços, Seções e Núcleos da DIRAD
ANDAR ÓRGÃO SALA
1º
Seção de Expedição/SEEXP Seção de Arquivo e Microfilmagem/SAM Setor de Telefonia Boeing Turismo Seção de Protocolo/SEPROT Seção de Cadastro de Fornecedores/SCAF Seção de Licitação/SL Seção de Compra Direta/CD Serviço de Administração de Compras/SEAC Serviço de Importação e Exportação/SIEX
101 104 105 106 108 109 111 112 113 114
3º
Departamento de Operações Comerciais/DECOM Gestão de Contratos/GESCON Diretoria de Administração/DIRAD Departamento de Gestão da Informação Administrativa e Assessoria/DEGIAS Serviço de Informática/SEINFO
302 303 304
4º
Serviço de Contabilidade/SECON Serviço de Tesouraria/SETES Setor de Recursos Humanos/SRH Sala destinada para Licitações/SL Centro de Treinamento Sergio Arouca Departamento Econômico e Financeiro/DEFIN Serviço de Orçamentação/SEOR
401 402 404 405 407 408 409
Tabela 12. Listagem dos ramais telefônicos da DIRAD
MESA TELEFÔNICA – 2598-4200 OU 2561-0043
SETORES TELEFONE FAX DIRAD 202 RAMAL 280 DEFIN 207/208 RAMAL 277
DECOM 205/206 RAMAL 272 SEAC 213 RAMAL 275
SL/SEAC 245 RAMAL 276 CD/SEAC 250 RAMAL 237 SECON 263/265 RAMAL 260 SETES 215/256 RAMAL 278
SEPROT/SECA 227 RAMAL 279 SIEX 212/232 DIRETO 2270-4829
SAM/SECA 228 DIRETO 3882-9178 SARD/SEAM 2290-9669 203
SECAC/SEAM 2290-0349 214 Fonte DEGIAS/DIRAD
40
Índice de figuras
Figura 01 – Organograma DIRAD................................... ......................................... .............................................. Figura 02 – Alimentos arrecadados na Gincana 2002.................................................... .............................................. Figura 03 – Participantes da gincana em 2002.................................. ........................... .............................................. Figura 04 - Foto do Almoxarifado Central.................................................................. .............................................. Figura 05 - Tela de Requisição de material on-line – intranet da DIRAD......................................................................... Figura 06 – Tela com a opção Serviço Expresso – Materiais – intranet DIRAD.................................. .............................. Figura 07 –Formato do Endomarketing DIRAD.................................. ........................ .............................................. Figura 08 – Intranet DIRAD – opção Comunicação Administrativa e Endomarketing.................................. ...................... Figura 09 – Apresentação da página do SIEX – intranet DIRAD.................................... .............................................. Figura 10 – Intranet da DIRAD–página do SIEX – Opção Legislação de Comércio Exterior.................................. ............. Figura 11 – Intranet da DIRAD-página do SIEX – Opção RCI................................. ...... .............................................. Figura 12 – Sistema do SIEX – versão WEB.................................. ............................ .............................................. Figura 13 – Tela do menu principal do sistema do SIEX.................................. ............. .............................................. Figura 14 – Tela do SGA – módulo processos – versão web.................................. ....... .............................................. Figura 15 – Localização Física da DIRAD no Campus de Manguinhos.................................. ......................................... Figura 16 – Foto do Pav. Figueiredo Vasconcellos em 1943.................................. ........ .............................................. Figura 17 – Foto do Pav. Figueiredo Vasconcellos em 2003.................................. ........ .............................................. Figura 18 – Apresentação da intranet da DIRAD.................................. ....................... ..............................................
Índice de Gráficos
Gráfico 01 – Economia gerada com passagens aéreas................................................................................................... Gráfico 02 – % economia – 2002 x 2003 .................................................................................................................. Gráfico 03 – Movimentação de Processos – 2002 x 2003................................... ........... .............................................. Gráfico 04 – Mensagens enviadas pelo Endomarketing DIRAD................................................................ .................... Gráfico 05 – Expedição de documentos e processos.............................................................. ...................................... Gráfico 06 – Importações efetuadas por excepcionalidade. .................................................................... ...................... Gráfico 07 – Despesas com armazenagem 2002 x 2003...................................................................................... ......... Gráfico 08 – Comparativo de colaboradores ambientados............................................................................................. Gráfico 09 – Total de cursos promovidos 2002 x 2003................................................................................................. Gráfico 10 – Histórico de pagamentos da DIRAD .................................................................................................. .... Gráfico 11 – Comparecimento por Unidade nos Fóruns........................................................................................... .... Gráfico 12 – Comparecimento total por Fórum............ ........................................................................... ..................
Índice de Tabelas
Tabela 1 – Quantitativo de colaboradores na DIRAD.................. ............................................................................. Tabela 2 – Participação e arrecadação – gincana – 2002 x 2003............................................................................ Tabela 3 – Indicadores de atendimento ......................................................................................... Tabela 4 – Encontros x participantes................................................................................................................................. Tabela 5– Quantitativo de Compras – 2002 x 2003 ................. ......................................................................................... Tabela 6 – Economia gerada por modalidade 2002 x 2003...... .........................................................................................
41
Tabela 7 – Colaboradores Treinados – Sistema de Processos................................................................................ Tabela 8 – Sistemas desenvolvidos pelo SEINFO DIRAD...................................................................................... Tabela 9 – Fóruns realizados em 2003........................................ ......................................................................................... Tabela 10 – Ações geradas nos Fóruns .................................... ......................................................................................... Tabela 11 – Distribuição Física dos Departamentos, Serviços, Seções e Núcleos da DIRAD............................................. Tabela 12 – Listagem dos ramais telefônicos da DIRAD ........ .........................................................................................
42
2ª Edição
Coordenação: Cristiane Teixeira Sendim Elaboração: Adriana Fernandes Petrelli Reis
Cláudia Simone Pinto da Silva
Revisão: Ana Lucia de Araújo Ribeiro Projeto Básico Capa Impressão
Agradecimentos
Quando se acredita em uma idéia e no valor das pessoas, e se faz o máximo para que essa idéia aconteça, infalivelmente, as expectativas serão correspondidas. A alegria resultante dos esforços empreendidos cria mais valores positivos e desencadeia um crescente desenvolvimento que irá transformar vidas, o ambiente de trabalho, o país e quiçá o mundo. Tudo depende da decisão e da ação de cada pessoa. A Diretoria de Administração gostaria de agradecer profundamente a cada um de seus colaboradores, pelos esforços empreendidos para a concretização de seus resultados expostos neste relatório.
Diretoria de Administração
Pavilhão Figueiredo de Vasconcelos:
Telefones: 21 – 2561-0043 / 2290-0097
http://intranet.dirad.fiocruz.br
Figura 18 - Fonte intranet/DIRAD
“Somos o que fazemos, mas, somos principalmente o que fazemos para mudar o que somos”.
Eduardo Galeano
43
