Presidente di Club

Ruolo, compiti e responsabilità, attività, pianificazione, leadership

Il ruolo del Presidente di club

Il Presidente è il “direttore generale” del club.

Il potere del Presidente nel club non è assoluto; la posizione di autorità proviene:

• dal Club nella sua interezza•dallo statuto e dal regolamento di club • dallo statuto e dal regolamento internazionale

dei Lions Club

• e dal consiglio direttivo

Il ruolo del Presidente di club

Il Presidente è un membro attivo del “comitato consulente” del DG

– In qualità di membro attivo, il Presidente è tenuto a:

partecipare alle riunioni previste (di zona o di circoscrizione)

presentare un breve rapporto sulle attività e sul numero di soci del club

• Il segretario del Club può contribuire a redigere tale rapporto.

Riunioni

In qualità di “direttore generale” del Club, il Presidente svolge un ruolo

fondamentale nelle riunioni.

Compiti del Presidente(riunioni)

Il Presidente di un Club indìce e conduce le riunioni ordinarie e speciali

di Club e del Consiglio Direttivo– Il Segretario del Club può aiutarlo inviando ai

Soci le informazioni relative alla riunione: data-ora-luogo-ordine del giorno ed a comporre e distribuire il verbale di sintesi

– Per garantire la maggiore affluenza è necessario che la convocazione e le informazioni siano inviate con il dovuto anticipo

Ruolo del Presidente(riunioni)

Il Presidente di Club deve inoltre:• preparare “l'ordine del giorno”

che non deve comprendere un numero eccessivo di punti in discussione

Ruolo del Presidente(riunioni)

Per preparare il corretto “ordine del giorno” il Presidente deve:

– interagire con gli officer e i presidenti di comitato per raccogliere gli argomenti da discutere

– avere la collaborazione del Segretario per redigere un ordine del giorno che soddisfi le specifiche esigenze del Club

– assicurarsi che l'ordine del giorno sia corretto, sostenibile e che comprenda tutti gli elementi e i punti di discussione utili e necessari

Ruolo del Presidente(riunioni)

Il programma tipico di una riunione operativa di Club comprende:

- l'apertura ufficiale della riunione da parte del Presidente

- lettura/approvazione del verbale della riunione precedente - il rapporto del tesoriere - eventuali questioni pregresse o non

concluse - nuove iniziative - conclusione da parte del presidente

Ruolo del Presidente(riunioni)

Il programma tipico di una riunione conviviale di Club comprende:

– l'apertura ufficiale della riunione da parte del Presidente

– la presentazione di eventuali ospiti – il programma previsto (ospite relatore, spettacolo,

ecc.)– lettura/approvazione del verbale della riunione

precedente

Ruolo del Presidente(riunioni)

Il programma tipico di una riunione conviviale di Club comprende:

– Sarebbe buona cosa che il Presidente, a conoscenza delle informazioni relative ai Soci, facesse riferimenti a ricorrenze o eventi particolari che li riguardano o riguardano il Club, in modo da “celebrare e festeggiare insieme” l’evento o la ricorrenza

Ruolo del Presidente(riunioni)

Durante le riunioni il Presidente ha il compito di condurre la riunione in modo ordinato al fine di renderla efficace con la partecipazione di

tutti i presenti seguendo l'ordine del giorno.

Ruolo del presidente(riunioni Operative)

– ottenere il rispetto dei tempi di lavoro previsti

– assicurare riunioni efficienti e produttive– fornire la base di decisioni esecutive utili – Queste decisioni sono necessarie per

assicurare l'efficacia delle riunioni e...la vera partecipazione dei Soci

Un ordine del giorno ben composto e il suo corretto seguito consentiranno di:

Ruolo del Presidente(riunioni)

Gestire le interazioni e le dinamiche di gruppo

– Saper ascoltare– Saper comprendere– Saper individuare le cose e gli aspetti

veramente importanti– Saper comunicare in modo semplice e chiaro

Ruolo del Presidente(riunioni)

Gestire le interazioni e le dinamiche di gruppo

– Saper comunicare in modo motivante– Saper mostrare equilibrio ed equità– Saper riconoscere i meriti– Saper stimolare e coinvolgere i Soci– Saper ammettere eventuali personali errori

Ruolo del presidente(riunioni)

Gestire le interazioni e le dinamiche di gruppo

– Saper gestire i conflitti– Saper gestire eventuali biasimi– Saper STIMOLARE e MOTIVARE

Comitati

Ogni club può avere più comitati a cui partecipano i Soci del Club.

Il Presidente deve dedicare la dovuta attenzione a questi comitati affinchè

abbiano il giusto significato e la attesa efficacia

Comitati

Il Presidente ha l'obbligo di nominare i comitati permanenti e speciali del club

Comitati

– Comitati permanenti ovvero comitati/incarichi continuativi all'interno del Club.

– Comitati speciali ovvero comitati nominati per un periodo di tempo limitato allo scopo di svolgere una funzione speciale.

Esistono due tipi di comitati che vengono nominati dal Presidente di club.

ComitatiIl presidente di ciascun comitato sarà coordinatore e il leader dei membri del

comitato.

Quando viene scelta una persona per ricoprire l'incarico di presidente di comitato sarà utile cercare di far corrispondere

le capacità e le conoscenze della persona alle mansioni nel comitato

Comitati

Il Presidente del Club deve comunicare regolarmente con i presidenti di comitato

– Comprensione e riconoscimento possono venire da una comunicazione efficace

– Attenzione e comunicazioni regolari aiutano i comitati a funzionare efficacemente e a far rimanere i Membri concentrati sui loro compiti.

Elezioni degli Officer

Il Presidente del Club svolge un ruolo fondamentale anche nelle elezioni

degli Officer di Club.

Compiti del presidente(elezioni degli officer)

• Deve assicurarsi che le elezioni degli Officer si svolgano nel rispetto dello statuto e del regolamento

• Il Presidente deve sovrintendere alle elezioni degli Officer e di garantire che il processo sia aperto e si svolga entro i termini previsti. ( ne è responsabile )

Compiti del presidente(elezioni degli officer)

• Il Comitato addetto alle nomine presenta ai Soci del Club i nomi dei candidati alle varie cariche nel Club alla sessione dedicata alle nomine

• Il Presidente nomina i Membri che faranno parte del comitato addetto alle nomine.

• Il comitato addetto alle nomine è un comitato permanente.

Ruolo del presidente(gli officer di club)

• Il Presidente, il vice Presidente, il segretario e il tesoriere collaborano affinché il Club funzioni in modo efficiente e produttivo.

• Il tesoriere ed il segretario devono collaborare con il Presidente su responsabilità specifiche.

Ruolo del presidente(gli officer di club)

• Lavorando con il segretario e il tesoriere del club:

– discutere dei metodi di contabilità e di conservazione della documentazione

• Sia il segretario che il tesoriere svolgono ruoli importanti nella tenuta della contabilità e conservazione dei documenti.

• La comprensione di tali metodi aiuterà gli officer del club a lavorare in modo più omogeneo.

Ruolo del presidente(gli officer di club)

Teoricamente due conti bancari sono ideali per tenere separati i fondi destinati

all'amministrazione da quelli destinati alle attività

– Il conto amministrativo è destinato alle quote di club, alle sanzioni pecuniarie e ad altri fondi interni

– Il conto attività è destinato ai fondi raccolti dal pubblico e non può essere utilizzato a scopi amministrativi.

Ruolo del presidente(gli officer di club)

Aiuta il tesoriere a preparare i bilanci

– prevedendo le spese e le entrate– stabilendo le priorità delle spese– controllando le spese durante tutto l'anno

Comunicazione

Affinche un Presidente di Club abbia successo, la comunicazione gioca un

ruolo molto importante

Ruolo del Presidente(comunicazione)

• Un Club efficiente deve essere al corrente delle notizie e delle informazioni relative alle attività del Club stesso

• Un Club privo di comunicazione efficace avrà con maggiore probabilità Soci insoddisfatti e che non si sentono collegati al Club.

Ruolo del Presidente(comunicazione)

– informare i Soci su notizie, problemi, ecc... • I Soci informati sono più soddisfatti perchè sono coinvolti e

consapevoli della realta del Club e collegati al mondo Lions. Ciò aumenta la soddisfazione e conseguentemente, la conservazione dei Soci nel Club.

– Rispondere rapidamente, in modo esauriente, diretto e sintetico, a lettere, e-mail, messaggi

Leadership

I Soci dei Club guardano al Presidente per trovare leadership.

Si attendono di essere condotti con l’esempio, l’entusiasmo e la capacità di coinvolgere su

progetti di cui essere orgogliosi.Attendono, spesso in silenzio, di poter

condividere un successo e quando ripetutamente ciò non accade, silenziosamente

qualcuno se ne va

Leadership

Occorre:

capacità di ascolto - empatia – attitudine positiva - capacità direttive – capacità di

motivare – saper aiutare – disponibilità – saper essere d’esempio senza sostituirsi a loro –

attitudine al problem-solving

Risorse

Il Presidente di un Club non è solo, nel proprio incarico.

Vi sono a disposizione molte risorse che aiutano il Presidente del Club; teoricamente tutti i Soci del Club.

sia prima dell'inizio del suo mandato che nel corso dell'anno di servizio.

Risorse(per il Presidente di Club)

• Gli Officer sono una risorsa strategica

– I Presidenti di Zona possono aiutare a risolvere questioni e problemi che sorgono nel corso dell'anno

– I past-officer di Club possono offrire consigli sulla base della loro esperienza

– Le visite del DGTeam offrono opportunità di apprendimento

– Il Distretto– Il team GLT / GMT è una risorsa disponibile

Pianificazione

Un anno efficace inizia pianificando in anticipo e in modo sapiente.

Bisogna saper guardare avanti.Ricordarsi che NON è utile pianificare

dall’inizio tutte le serate dell’anno.In questo modo si rischia di perdere opportunità che possono

nascere più avanti

Ruolo del Presidente(pianificazione)

Prima che inizi il suo mandato il Presidente del Club dovrebbe: – comprendere la motivazione e le esigenze dei

Soci del suo Club– studiare come svolgere riunioni efficienti e

ben pianificate– prevedere di partecipare ad eventi

multidistrettuali o distrettuali, a congressi e convention ecc...

– Ipotizzare la condivisione di obiettivi e/o iniziative insieme ad altri Club

Ruolo del presidente(pianificazione)

– Scegliere i presidenti di comitato

– Incontrarsi con il segretario e il tesoriere di Club per prepararsi al nuovo anno

– Esaminare il Centro Didattico Lions (sito internet)

– Conoscere le risorse disponibili per avere successo come Presidente di Club

Ruolo del presidente(pianificazione)

– Nel dubbio...ricordarsi che chiedere può mettere, a volte, in imbarazzo per un attimo ma sicuramente può aiutare a far bene per il tempo a venire (o almeno a ridurre gli errori)

Terminare l'anno

Salvo diversa pianificazione, è importante per la fine della annualità, portare a termine i

progetti iniziati.

E’ importante preparare gli officer entranti.

Ruolo del Presidente (Fine dell'anno)

• Celebrare il termine di un anno di impegni e di successi, con il riconoscimento dovuto ai Soci attivi ed al Club tutto.

– Opportunità di riconoscimento:• Riconoscimento Amici di Melvin Jones (soci di club

reg.)• Emblema per socio sostenitore• L'Arte del riconoscimento• Premio soci• Libera creatività

Ruolo del presidente (Fine dell'anno)

• Transizione alla prossima squadra di leadership

– Organizzazione della documentazione (esaminarla con il consiglio)

– Incontri e trasferimento di incarichi (incontrarsi con la nuova squadra/ i nuovi officer)

– Discussione dei progetti ancora in corso (cooperazione)• Assicurare la necessaria

comunicazione per i progetti in corso

Grazie per la vostra attenzione

il Team GLT / GMT