Хоть на край света, хоть за край

Или… что нужно сделать, чтобы зарубежный пресс-тур прошел успешно

Этапы подготовки к проекту

2 месяца – разработка концепции, формирование программы

1-1,5 месяца – переговоры со СМИ, визовые и финансовые вопросы, подрядчики

1-2 недели – оплаты, уточнение деталей

Что вы должны знать еще до начала работы над проектом?

Информационный повод

Оценка актуальности и самодостаточности

Необходимо ли проводить пресс-тур

Кто или что помогут сделать пресс-тур более

интересным для СМИ

Подбор категорий СМИ

Каким СМИ однозначно будет интересна

поездка

Можем ли мы привлечь другие категории СМИ?

Что для этого необходимо?

Что вы должны знать еще до начала работы над проектом?

Общие вопросы

Особенности пребывания в

стране

Сложность перелета: продолжительность, наличие

прямых рейсов

Сроки и условия получения визы

Другие важные детали

Насыщенность программы

Количество, продолжительность официальных мероприятий

Время, потраченное на трансфер

Наличие знаковых мест, которые захотят посетить

журналисты

Бюджетирование

Статьи затрат Ст-ть, ед. Кол-во Общая ст-ть

Визовые вопросы

Транспорт

Перелет в обе стороны

Трансфер в\из Борисполь

Трансфер по стране!!!!!

Проживание и питание

Отель!!!

Завтраки

Обеды

Ужины

Развлекательная часть

Пресс-пакеты

Фотограф/оператор

Досуговые мероприятия

Другие расходы

Незапланированные, командировочные, мобильная связь, др.

Что важно помнить о журналистах

• Они…

– Хотят спать не меньше 6 часов

– Не готовы жертвовать едой ради большего количества информации (питание -каждые 3-4 часа)

– Любят фотографироваться

– Требуют показать им место, где можно купить сувениры

– Любят поговорить (и клиент тоже)

• На 9-10 журналистов – 1 представитель агентства

– И ПРОСТО ПОСТОЯННО ОПАЗДЫВАЮТ!!!

Составляем программу

Первый день (17.03.), Вылет - 16.03

20:30 Сбор в Борисполе

20:30-21:30 Регистрация, прохождение контроля

22:40-03:10 Перелет

03:10-03:20Прилет в ….., прохождение границы, получение багажа

03:30-04:00 Трансфер в отель, поселение

04:00-8:30 Отдых

08:30-09:00 Завтрак в отеле

09:00-09:30 Трансфер для встречи с …….

10:00-11:30 Встреча с …….

11:30-12:00 Трансфер для встречи с ……

12:00-13:30 Встреча с …..

14:00-16:00 Обед в ресторане ……..

16:00-18:30 Экскурсия по городу

19:30-21:00 Ужин в ресторане ……

С 21:00Трансфер в отель (при необходимости), свободное время

Второй день (18.03)

08:30-09:00 Завтрак в отеле

09:00-11:45 Трансфер в …

11:45-12:25 Экскурсия по заводу №2

12:25-13:00 Экскурсия по заводу №1

13:00-13:30 Пресс-ланч

13:30-15:30 Пресс-брифинг

15:30-16:00 Экскурсия на ……

16:00-16:45 Экскурсия в парк …... Трансфер в ресторан

16:45-18:30 Ужин в ресторане …….

18:30-21:00 Трансфер в ……., в отель

С 21:00 Свободное время

Третий день (19.03)

08:30-09:30 Завтрак в отеле, выселение из отеля

09:30-10:00 Трансфер в …..

10:00-12:00 Экскурсия по …..

12:00-15:30 Сюрприз от компании

15:30-16:30 Трансфер в аэропорт

16:30-17:30 Регистрация на рейс

18:25-19:15 Перелет в Киев

С 19:45 Встреча журналистов, развоз по домам

Трансфер

В Украине

• Трансфер в\из Борисполя

– Добираемся сами

– Коллективные сборы – советую заказывать такси централизовано

– Время приезда – за 2-2,5 часа до вылета

По стране

• Такси

– Если вы передвигаетесь по одному городу несколько раз в день

– Если вас 2-4 человека

– Если возникают дополнительные поездки (съемочные группы телеканалов)

• Минивен/автобус

– Если вас – больше 5

– Если вы будете передвигаться в окрестностях города, по стране и достаточно часто менять локацию

– Кто и как развлекает в поездке?

• Как заказать?

– Ищите крупную туристическую компанию, специализирующуюся на въездном туризме

Проживание

• Как выбрать отель

– Спросите у клиента или знакомых

– Изучите профильные сайты

– Выбирайте подходящий по цене и расположению

• Как селить?

– Сотрудники агентства живут вместе

– Журналисты – по решению клиента или на выбор

• Если клиент не против индивидуального расселения, узнайте у журналистов, может, они захотят жить в одном номере

– Узнайте относительно номеров для курящих/некурящих

Питание

• Уточните пожелания журналистов

• Найдите рестораны через специальные городские сайты welcome to…

• Можете не заказывать предварительно, если:

– Вас меньше 5-7 человек

– У вас достаточно свободный график

• Обязательно закажите еще до пресс-тура, если:

– Вас много

– График насыщенный

• Форма оплаты – наличная. Обращайте внимание на чаевые!

Официальная часть

• Как правило, организацией занимается местный офис

• Ваши задачи:

– Передать вводную информацию: количество журналистов, вопросы для индивидуальных интервью и т.п.

– Уточнить, планируют ли местные представители компаний свои активности, подарки и т.п.

– Оговорить ланч/фуршет, обеспечение напитками

– Декорирование помещения – баннеры, флажки и т.п.

– Подготовить пресс-пакеты

• Каким должен быть пресс-пакет? Вариантов много, требование одно –информативность и компактность

Дополнительные информационные поводы

• Планируйте на свободное время, вместо развлекательных мероприятий

• Желательно, рядом с вашим основным местом проживания

• С журналистами должен находиться сопровождающий, если дополнительные встречи важны для выхода основного материала

• Если речь идет о других встречах журналистов, то:

– Вы не платите за трансфер

– Вы не сопровождаете журналиста

– Вы не разрешаете их назначать во время официальных встреч

Развлечения

• Должны…

– Соответствовать концепции пресс-тура

– Быть максимально интересными для всех

– Быть знаковыми в рамках страны – ключевые достопримечательности

– Согласованы заранее

• Журналисты имеют право отказаться от участия в развлекательных мероприятиях

• Что делать, если они требуют выдать деньги?

Nota bene!

• У вас должны быть:

– Ксерокопии паспортов журналистов

– Миллион копий сценариев

– Все необходимые телефоны, включая журналистов

– Аптечка

– Диктофон, фотоаппарат

– Достаточные суммы денег

• Журналисты должны:

– Знать об особенностях пребывания в стране

– Иметь сценарий, мини-разговорник, ваш номер и экстренные номера телефонов, адрес места проживания (на языке страны пребывания)

Нюансы

• Знакомьте журналистов с клиентом, особенно с теми сотрудниками, которые участвуют в подготовке пресс-тура

• Будьте вежливыми со всеми, сдержанными… до последнего

• Готовьтесь отвечать на миллионов вопросов, связанных с информационным поводом, спикерами и фактами о стране

И, главное…..

• В пресс-тур едут работать и журналисты, и сотрудники агентства

Спасибо за внимание!

Автор презентации – Елена Ковтун