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PRESTACIÓN DEL SERVICIO GESTION DE DATOS

MANUAL DE USUARIO DEL MÓDULO DE PREAFILIACIÓN PENSIÓN WEB

¿QUÉ ES LA PRE-AFILIACIÓN? Es el primer paso opcional para agilizar y realizar una correcta afiliación ó

traslado a la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES; en

este proceso se validan los datos del solicitante, confrontando la información

suministrada contra las diferentes bases de datos y definiendo la viabilidad del

trámite. Aquí, conocerá de manera inmediata si su afiliación es o no viable para

COLPENSIONES; en caso de ser viable, obtendrá la impresión de un

formulario físico completo y correctamente diligenciado que deberá presentar

máximo al tercer día hábil, en el punto de atención más cercano con el fin de

radicarlo y hacerlo efectivo como una afiliación.

NOTA: Es importante aclarar, que la pre-afiliación NO reemplaza la solicitud de

afiliación ni la solicitud de intención de traslado, ya que es un paso previo de la

formalización de la afiliación.

TIEMPO DE CADUCIDAD DE UNA PRE – AFILIACIÓN

La pre-afiliación en pensión realizada en la página Web, sólo tendrá validez en

los puntos de afiliación si es presentada MÁXIMO dentro de los 15 días hábiles

después de haber efectuado la pre afiliación.

OBJETIVO

Brindar a los afiliados a COLPENSIONES y a todos aquellos que tengan la

intención de trasladarse desde un fondo privado o vincularse por primera vez,

un servicio ágil y práctico vía Web, a través de un proceso de diligenciamiento

y validación previo a la afiliación.



PROCEDIMIENTO

Este servicio Web, permite a las empresas realizar las pre-afiliaciones de sus

trabajadores a COLPENSIONES a través de la dirección web

www.colpensiones.gov.co .

Una vez, en la página seleccione la opción Pre-afiliaciones Pensiones por

Internet.

Figura 1. Seguridad pagina

http://www.colpensiones.gov.co/



SI NO TIENE USUARIO NI CONTRASEÑA PARA INSCRIBIRSE DEBE:

Realizar la pre – afiliación de sus trabajadores al Sistema General de

Pensiones en el régimen de prima media con prestación definida, a través del

registro y creación de usuario, como se indica a continuación.

Ingrese al módulo de pre – afiliación en Pensión pulsando la palabra clic aquí.

Figura 2. Usuario y Contraseña

A continuación comienza el diligenciamiento del formulario de inscripción.

- Seleccione el tipo de documento, diligencie el número y elija el tipo de

aportante.



Figura 3. Pasos para la creación del usuario, tipo de documento

Para continuar, pulse el siguiente ícono.

Figura 4. Buscar número documento

Señor empleador, si ya se encuentra registrado en nuestra base de datos, la

aplicación se lo informará por medio de este mensaje.

Figura 5. Mensaje si ha realizado el registro



Si usted no se encuentra registrado y desea vincularse como empleador,

diligencie los datos de la sede principal de la empresa en el formulario que le

muestra la aplicación.

Figura 6. Plantilla para el ingreso de datos

Registre la información correspondiente de la ubicación principal, como departamento,

municipio, correo y número telefónico.

Contraseña: Registre su contraseña, con ella ingresará de manera segura al sistema.

Revise la información de la actividad económica, si no está diligenciada use la sección

"CAMBIAR ACTIVIDAD ECONÓMICA".



Figura 7. Actividad económica

Escriba en el campo indicado una palabra o frase clave relacionada con la

actividad y haga clic en el botón buscar.

Figura 8. Cambiar actividad económica



Para seleccionar la actividad económica elija una opción de acuerdo a la

descripción generada; busque en la lista la actividad que más se adecúe a su

actividad principal.

USUARIO QUE INSCRIBE LA EMPRESA

En este campo, escriba su número de cédula, nombres y apellidos como

usuario que inscribe a la empresa y a continuación de click en la opción

registrar.

Figura 9. Creación de usuario

Recuerde, antes de ingresar, por favor imprima el soporte de inscripción a la

página de Pre – Afiliación WEB en Pensiones COLPENSIONES.



Figura 10. Validación usuario

Este documento es la evidencia de la inscripción al portal de Pre – Afiliaciones

WEB Pensiones.



Para que el trámite sea efectivo, por favor seleccione la opción Ingresar y

obtenga el nombre de usuario, el cual es asignado por el sistema.

INSCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Figura 11. Inscripción empresa



Al registrarse podrá ver el nombre de usuario que le ha sido asignado.

Escríbalo y guárdelo en lugar seguro, necesitará este dato junto a la

contraseña que escribió para ingresar al servicio de pre-afiliaciones. Esta

información también la encontrará en el correo que registró previamente.

SI YA CUENTA CON USUARIO Y CONTRASEÑA, PARA INGRESAR AL SISTEMA DEBE: Usar el nombre de usuario que se le asignó, si no lo recuerda, ingrese el

número de documento o su NIT y la contraseña que usted escribió al

registrarse.

Figura 12. Ingreso usuario

Una vez diligenciados los datos, seleccione ingresar para iniciar sesión.



Figura 13. Ingreso al portal web

A continuación encontrará la primera opción:

PREAFILIACION INDIVIDUAL: Ideal para las empresas que requieran afiliar

un trabajador. Seleccione el tipo de documento e Ingrese los datos

correspondientes al documento del trabajador para iniciar la consulta. Si el tipo

y número de documento es Pasaporte, sólo debe ingresar los caracteres

numéricos.



Figura 14. Generación de pre afiliación.

Una vez haya ingresado los datos haga click en siguiente,



Figura 15. Validación de datos

El programa tiene acceso directo a la base de datos de Pensiones de la

COLPENSIONES y de Registraduría, capturando la información básica del

trabajador. El sistema trae los nombres y apellidos reportados en dicha base de

datos, y los nombres y apellidos reportados en la Registraduría.

Una vez realizado el proceso anterior, usted debe decidir con que información

realiza la consulta en Asofondos.

Elija la información correcta y el sistema procederá a realizar la consulta en

ASOFONDOS y a determinar el tipo de trámite correspondiente, que puede ser:

• Vinculación inicial

• Actualización de datos

• Traslado de Fondos



• No cumple con el tiempo establecido para realizar el traslado

Verifique los nombres y seleccione la opción correcta. Haga click en el botón

“Validar Asofondos”.

Realizadas las diferentes validaciones, usted recibirá automáticamente

respuesta de la viabilidad de su trámite.

A continuación, proceda a ingresar y verificar que los datos generales del

afiliado o solicitante sean los correctos, de lo contrario modifique y complete la

información requerida.

Figura 16. Datos generales del afiliado.

Verifique nuevamente la información registrada y dé click en la opción

confirmar, para dar por terminado el trámite de la pre-afiliación.



Figura 17. Reporte de generado

Al dar clic en la opción confirmar, se da por terminado el trámite de la pre-

afiliación.

En la parte izquierda del menú, podrá encontrar la opción que le permite ver los

usuarios que han sido ingresados y aceptados en el sistema, y por último se

procede a imprimir el formulario seleccionando el trabajador que se encuentra

en la lista.



Figura 18. Usuarios ingresados para preafiliación.

Recuerde tener en cuenta el número del código de barras que saldrá en la

parte inferior del formulario, así como se observa en la siguiente imagen.

Además, es importante que diligencie las firmas, en la parte derecha la del

trabajador, en el centro el nombre en letra imprenta del empleador o persona

autorizada para firmar y en la parte izquierda la firma del empleador o persona

autorizada para hacerlo.



Figura 19. Vista previa formulario.

MODALIDAD PRE – AFILIACIÓN MASIVOS

Está desarrollado para los empleadores que requieran hacer múltiples Pre –

Afiliaciones. En esta opción, se encuentran las ayudas necesarias, tales como:

Una plantilla en Excel e instructivo en PDF de guía.



Figura 20. Ingreso de archivo masivos

Antes de iniciar, lea detenidamente el instructivo en la opción “ver “. Este

instructivo le dará los detalles para construir un archivo de Excel compatible.

Para obtener el archivo ejemplo de Excel (ayuda), por favor pulse en la opción

“clic acá”.



Figura 21. Manual Pre-Afiliación Masiva

Puede guardar el archivo de ejemplo generado, la estructura contiene las

tablas de ocupaciones, AFP’S, Departamentos y Municipios y sus respectivos

códigos.



Figura 22. Descargue de la plantilla

Una vez guardado el archivo, debe asegurarse que la hoja de Excel con la

información de los trabajadores, sea la primera hoja de cálculo en el archivo de

Excel.

Figura 23. Formato de Excel

Una vez diligenciada la plantilla busque el archivo con la información de los

trabajadores guardada en su PC.



Figura 24. Ingreso de la plantilla

Una vez seleccionado el archivo realice clic en iniciar, el sistema le hará

algunas validaciones al archivo “Verificación en las bases de datos”.

Si el archivo que adjuntó genera un error en la radicación de los empleados,

debe corregir y subir únicamente los trabajadores del reporte, ya que si intenta

subir todo el archivo la aplicación no se lo permitirá.



Figura 25. Ingreso de la plantilla

Una vez iniciado el proceso de validación la aplicación le mostrará la siguiente

información.



Figura 26. Iniciando lectura de la plantilla

Pre – Afiliaciones Aceptadas

Para imprimir el formulario de afiliación, debe consultar en el ícono

“Aceptados”, puede existir un listado de más de una página.



Figura 27. Usuario Aceptado

CONFIGURACIÓN DE LA IMPRESORA E IMPRESIÓN

Recuerde que debe imprimir dos copias y presentarlas en el Punto de Atención

COLPENSIONES más cercano, adjuntando fotocopia de documento de

identidad del trabajador.



Figura 28. Configuración de la impresora

La impresión se debe realizar en una hoja tamaño carta totalmente en blanco,

ya que el sistema imprime sus datos y la plantilla idéntica al formulario de

afiliación en pensión.

El Programa asignará a su vez un código de barras único e irrepetible, que

identifica y diferencia su pre – afiliación de las demás.

Figura 29. Código de Barras



Como formulario de trabajador dependiente, debe estar firmado por el

empleador y el trabajador respectivamente.

Nota: Los formularios sin las firmas necesarias no serán recibidos en las

ventanillas de afiliación.

PRE – AFILIACIONES RECHAZADAS

El sistema le indicará la razón por el cual el trámite a realizar no es viable,

Figura 30. Pre-Afiliaciones rechazadas



PRESENTACIÓN DE LA AFILIACIÓN EN LOS PUNTOS DE ATENCIÓN.

Diríjase al Punto de Atención COLPENSIONES más cercano, presente su

formulario de Pre-Afiliación Web, su respectiva copia y fotocopia del documento

de identificación del trabajador, allí con gusto será atendido por uno de los

gestores de servicio.

TRANSFERENCIA EN LÍNEA (EXCEPTO TRASLADOS)

Una vez radicado el formulario, este se transfiere directamente a la base de

datos, exceptuando los casos de intención de traslado.

Para los trámites de intención de traslados, quedarán reportados en el sistema

para realizar el respectivo proceso con los diferentes fondos de pensiones.

El proceso de traslado toma dos meses, una vez aceptado, el traslado se

hace efectivo a partir del 1er. día del mes subsiguiente a la radicación del

formulario.

PARA RECUPERAR CONTRASEÑA

Para recuperar el usuario la contraseña de ingreso a la página de Pre –

Afiliación WEB en COLPENSIONES, el usuario solo debe ingresar el numero

documento y seleccionar la opción RECORDAR CONTRASEÑA.



Figura 31. Recuperar Contraseña

Enseguida la página le mostrara el siguiente mensaje.



Figura 32. Mensaje de Confirmación

Por medio de correo será enviada nuevamente la confirmación del usuario y

contraseña. O si lo desea se puede comunicar con nuestras líneas de atención

al cliente en los siguientes números: En Bogotá 4890909, en Medellín al

2836090 y a nivel nacional 018000 41 0909, con gusto será atendido por

nuestro soporte en línea, quien le estará resolviendo cualquier inquietud que

tenga sobre el aplicativo.

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