TRANSNACIONALNI PROGRAM JUGOISTOČNA EVROPAhttp://www.southeast-europe.net

- III poziv -

TRANSNACIONALNI PROGRAM JUGOISTOČNA EVROPAhttp://www.southeast-europe.net

- III poziv -

OSNOVNA PRAVILA IZVEŠTAVANJA

OSNOVNA PRAVILA IZVEŠTAVANJA

MINISTARSTVO FINANSIJA I PRIVREDESektor za ugovaranje i finansiranje programa

iz sredstava Evropske unije

Odeljenje za prvostepenu kontrolu projekata

Programska dokumenta kojima su Programska dokumenta kojima su regulisana pravila izveštavanja:regulisana pravila izveštavanja:

Uputstvo programa (SEE Programme Manual)

Priručnik za implementaciju projekata (SEE Implementation Manual)

Vodič za obavljanje prvostepene kontrole (Control Guidelines)

Izveštavanje Izveštavanje sa projekta:sa projekta:Svrha:

Pružanje informacija o napretku na projektuDobijanje odobrenih sredstava

Vrste izveštaja:Izveštaj o ostvarenom napretku na projektu (Partner Report)

- sastavlja svaki Projektni partner- namenjen Vodećem partneru i Prvostepenoj kontroli

Izveštaj o ostvarenom napretku na nivou čitavog projekta (Progress Report)- sastavlja Vodeći partner- namenjen Zajedničkom tehničkom sekretarijatu

PodnošenjePodnošenje izveštajaizveštaja

Izveštajni period – svakih 6 meseci počev od datuma početka implementacije projektaIzuzetak u slučaju prvog ili poslednjeg izveštajnog perioda ili ako je Ugovorom o donaciji drugačije definisano

Izveštajni period 15 45 dana 30 dana

Podnošenje izveštaja

prvostepenoj kontroli

Sprovođenje prvostepene

kontrole

Dostavljanje zahteva za nadoknadu sredstava

JTS-u

Adresa na koju se šalju izveštaji:Adresa na koju se šalju izveštaji:Odeljenje za prvostepenu kontrolu projekataSektor za ugovaranje i finansiranje programa

iz sredstava Evropske unijeMINISTARSTVO FINANSIJA I PRIVREDE

Kneza Miloša 20, Beograd

Obavezno naznačiti:♦ Naziv projekta ili akronim projekta♦ Broj projekta♦ Izveštajni period♦ IPA program prekogranične saradnje Jugoistočna Evropa♦ Delovodni broj dodeljen od strane Ministarstva finansija i privrede

Koja dokumenta izveštaj obuhvata?Koja dokumenta izveštaj obuhvata?

Propratno pismo – Request for FLCIzveštaj o ostvarenom napretku na projektu (Partner Report) - štampano (original + 1 fotokopija) i elektronski (na CD-u)Neophodnu propratnu dokumentaciju kojom se pravdaju troškovi prikazani u izveštaju (1 original + 1 fotokopija)U slučaju da je bilo izmena na projektu dostaviti odobrenja JTS-a i/ili nova važeća dokumentaPlan nabavke, prethodno pregledan od strane NCP

Partner Report obuhvata:Partner Report obuhvata:

Narativni deo izveštaja:1. Main data2. Activity report3. Activities per WPs4. Indicators

Finansijski deo izveštaja:5. Financial report6. Special expenditures7. Summary of expenditure8. Revenue

Narativni izveštaj treba da sadrži:Narativni izveštaj treba da sadrži:

Opšte podatke o projektu i partneru koji podnosi izveštaj (Maindata)Kratak opis preduzetih aktivnosti, podatke o eventualnim izvršenimizmenama na projektu i problemima koji su uticali na implementacijuprojekta (Activity report)Projektne aktivnosti i ostvarene rezultate u posmatranom izveštajnomperiodu po radnim paketima i detalje o sprovedenim javnim nabavkama(Activities per WPs)Projektne outpute i rezultate ažurirane u skladu sa svojim statusom nakraju izveštajnog perioda (Indicators)

Finansijski izveštajFinansijski izveštaj

Iskazuju se celokupni projektni troškovi – bez obzira da li će sefinansirati iz sredstava EU ili kao sopstveno učešća u budžetu projektaTroškovi se prijavljuju u evrimaSvi troškovi plaćeni u drugoj valuti preračunavaju se u evre premaobračunskom kursu kojeg definiše Evropska komisija, a koji važi zaposlednji mesec izveštajnog perioda.http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en

Prijavljivanje na odgovarajućoj budžetskoj liniji i radnom paketuPoštovanje budžetskih ograničenjaZa svaku fakturu/plaćanje novi red u tabeliPovezati svaki trošak sa aktivnošću iz aplikacionog formulara

Sprovođenje prvostepene kontroleSprovođenje prvostepene kontrole100% provera svih prijavljenih troškova na bazi podnete dokumentacije Izdavanje DOVE i overa originalnih faktura pečatom FLCTerenska kontrola projekta (najmanje jednom u toku implementacije) kojom se na licu mesta proveravaju: - sprovedene aktivnosti - nabavljena oprema- izvedeni građevinski radovi- poštovanje pravila vidljivosti projekta- obuhvatanje projektnih troškova u knjigovodstvenom sistemu (obavezno vodjenje posebnih (pod)računa za potrebe projekta)

Opšta pravila prihvatljivosti troškovaOpšta pravila prihvatljivosti troškovaNeophodni za realizaciju projektnih aktivnosti

Predviđeni budžetom projekta

Nastali tokom implementacije projekta (izuzetak - troškovipripreme projekta nastali pre početka implementacije moraju dabudu plaćeni najkasnije u toku prvog izveštajnog perioda)

Plaćeni najkasnije do poslednjeg dana perioda za koji se podnosiizveštaj (izuzetak – dozvoljeno plaćanje troškova nakon završetkaprojekta u periodu do 60 dana)

Troškovi nastali i plaćeni u jednom izveštajnom periodu mogu seprijaviti u istom ili najkasnije u toku prvog narednog izveštajnogperioda

Opšta pravila prihvatljivosti troškovaOpšta pravila prihvatljivosti troškova

Nastali na prihvatljivom području definisanom programom

U skladu su sa EU regulativom, PRAG pravilima, programskim dokumentima i nacionalnimzakonodavstvom

Praćeni odgovarajućom dokumentacijom i dokazivi

Nastali od strane projektnog partnera

Nisu finansirani iz drugih javnih izvora

NeprihvatljiviNeprihvatljivi trotroškoviškoviPrema odredbama (EC) Comission decision No. 718/2007 sledeći troškovi nisu prihvatljivi:

PDVcarine i uvozne dažbine polovna opreme i donacije u naturitroškovi konverzije valuta, gubici na kursnim razlikama i drugi čisto finansijski troškovikamate na pozajmice i krediteoperativni troškovi, bankarske provizije, troškovi garancijaaktivnosti koje se već finansiraju iz drugih izvora – duplo finansiranjeiznosi plaćenih kazni, finansijski penali i troškovi sudskih parnica

OVA LISTA NIJE KONAČNA!

PRAVDANJE PRIJAVLJENIH

TROŠKOVA

PRAVDANJE PRIJAVLJENIH

TROŠKOVA

Budžetske linijeBudžetske linijeStaff costs

Overheads

Travel and accommodation

External expertise and services

Equipments

Small scale investments

Financial charges and guarantee costs

BL 1 Staff costsBL 1 Staff costsTroškovi zarada članova projektnog tima

Odluka o formiranju projektnog tima (dostaviti uz prvi izveštaj)Ugovori za članove projektnog tima (dostaviti uz prvi izveštaj)Popunjeni obrasci “Time sheet” Dokazi da su opisane aktivnosti realizovane (zapisnici, liste prisutnih, fotografije...)Obračun troškova projektnog tima Overeni i potpisani primerci obračuna zarada (platni listići)Izjava o plaćenim porezima i doprinosimaPoreske prijave (PPOD i PP OPJ) Izvodi sa projektnog računa ili računa organizacije (neto iznosi zarada, porezi i doprinosi)

BL 2 Overheads BL 2 Overheads Režijski troškovi – Overheads

Troškovi održavanja kancelarija (električna energija, telefon, grejanje...)a) u celosti se pripisuju projektub) troškovi koji se u određenom procentu alociraju na projekat - 3 metode

alokacije: površina, broj ljudi i broj sati

Za pravdanje potrebno dostaviti: - odluku kojom se definiše režijski trošak koji se u celosti pripisuje projektu

(npr. telefonska linija se koristi samo za projekat), - odluku kojom se definiše režijski trošak koji se u određenom procentu alocira na

projekat (npr. 20% od ukupne površine organizacije koriste članovi projektnog tima)

- obračun prikazanih režijskih troškova (u skladu sa izabranim metodom alokacije) - fakture i izvode (i blagajnička dokumenta)

BL 2 Overheads BL 2 Overheads Režijski troškovi – Overheads

Zakup kancelarijskog prostora – Office rentTroškovi su prihvatljivi ukoliko se kancelarije:

iznajmljuju od ranije, koriste se isključivo u projektne svrhe i nisu u vlasništvu korisnika projekta (za pravdanje potrebno dostaviti ugovor o zakupu, fakture, izvod) iline iznajmljuju od ranije, već za potrebe projekta (za pravdanje potrebno dostaviti tendersku dokumentaciju, fakture, izvod)

Troškovi kancelarijskog materijala – Office supply troškovi kancelarijskog materijala koji su neophodni za sprovođenje projektnih aktivnosti (papir, pribor za pisanje, registratori, toneri i sl.)za pravdanje troškova potrebno dostaviti tendersku dokumentaciju, fakturu, otpremnicu i izvod (i blagajnička dokumenta)račun ili otpremnica mora da sadrži detaljnu specifikaciju kupljenog potrošnog materijala, vrstu, količinu, jediničnu cenu, ukupnu cenu itd.

BL 3 Travel and accomodationBL 3 Travel and accomodation

Troškovi prevoza – Travel costs

Privatni ili službeni automobil- odluka o korišćenju privatnog automobila u službene svrhe- evidencija pređenih kilometara mora biti realna- računi za gorivo izdati na dan polaska ili dan ranije, izvod (i blagajnička

dokumenta)- normativ koji određuje potrošnju goriva u organizaciji- obračun pređena kilometraža x potrošnja prema normativ- računi za putarine, zdravstveno osiguranje i sl.

Putovanje vozom / autobusom / avionom

BL 3 Travel and accomodationBL 3 Travel and accomodationTroškovi dnevnica – Daily allowances

samo za članove projektnog timanalog za službeno putovanje odluka o upućivanju na službeno putovanje u inostranstvoputni račun, izvod (i blagajnička dokumenta) izveštaj sa službenog putovanjadokazi da je putovanje izvršeno (agende, zapisnici, liste prisutnih, fotografije...)

Troškovi smeštaja – Accommodation costsputni račun sa iskazanim troškovima smeštaja, izvodhotelski račun

Napomena: angažovanje agencije koja organizuje prevoz članova projektnog tima nije prihvatljiv trošak

BL 4 External expertise and servicesBL 4 External expertise and servicesa) Troškovi spoljnih eksperata – External expertise

Ovom budžetskom linijom obuhvaćene su sledeće vrste troškova:- troškovi izrade studija, istraživanja i sličnih usluga- troškove konsultatskih usluga (usluge vezane za upravljanje projektom,

troškove angažovanja spoljnih eksperata za javne nabavke po EU pravilima, samo ukoliko zaposleni kod projektnog partnera ne poseduje odgovarajuće kvalifikacije)

- troškovi angažovanja tehničkih, finansijskih i drugih eksperata

Potrebno dostaviti:- tendersku dokumentaciju - fakturu, izvod- fotokopiju ili elektronsku verziju rezultata pružene usluge eksperta

(studije, sprovedenog istraživanja ili slično)- poštovanje pravila vidljivosti projekta

BL 4 External expertise and servicesBL 4 External expertise and services

b) Troškovi organizacije sastanaka, radionica i drugih promotivnih manifestacija – Organisation of meetings and events:- zakup sale - rentiranje audio/video opreme- ketering- tehnička priprema i izrada materijala neophodnog za realizaciju konkretnog

događaja (pozivnice, agende, prezentacije...)- promotivni materijal koji se deli na događajima (fascikle, papir, CD, olovke...)- troškovi predavača

Potrebno dostaviti:- tendersku dokumentaciju - fakturu, izvod- dokaz da je događaj održan (agende, zapisnici, liste prisutnih, fotografije...)- fotokopija ili elektronska verzija informativnog ili promotivnog materijala (kada to nije izvodljivo priložiti fotografije)

- poštovanje pravila vidljivosti projekta

BL 4 External expertise and servicesBL 4 External expertise and services

c) Troškovi promocije – Promotion costsTroškovi prihvatljivi samo ako su ispoštovani kriterijumi vidljivosti projekta koje je postavila Evropska komisija:- troškovi izrade, dizajniranja, štampanja, prevoda promotivnog materijala (brošura,

letaka i sl.)- troškovi izrade web sajta- troškovi objavljivanja u medijima

Potrebno dostaviti:- tendersku dokumentaciju - fakturu, izvod- primerak, fotokopija ili elektronska verzija informativnog ili promotivnog

materijala, brošure, kataloga i slično (kada to nije izvodljivo priložiti fotografije)- video/radio snimak ili isečak iz novina

BL 4 External expertise and servicesBL 4 External expertise and servicesd) Drugi troškovi – Other services

Troškovi koji se ne odnose direktno na neku budžetsku liniju, ali neophodnaza implementaciju projekta:- troškovi prevođenja projektne dokumentacije i sl.

Potrebno dostaviti:- tendersku dokumentaciju - fakturu, izvod- primerak, fotokopija ili elektronska verzija rezultata pružene usluge

BL 5 EquipmentsBL 5 Equipments

Ovom budžetskom linijom obuhvaćena je:- kupovina opreme neophodna za implementaciju projekta, a koja je

predviđena u odobrenom Prijavnom obrascu (Aplication Form, tačka5.7. Equipments)

Potrebno dostaviti:- tendersku dokumentaciju - fakturu, izvod- garantne listove za opremu, inventarne liste- poštovanje pravila vidljivosti projekta

BL 6 Small scale investmentsBL 6 Small scale investmentsOvom budžetskom linijom obuhvaćene su sledeće vrste troškova:- troškovi koji se odnose na transnacionalnu fizičku ili funkcionalnu vezu preko

državnih granica (npr. transportni koridori, infrastrukura i tehničke investicije u lukama i sl.)

- kreiranje prenosivih praktičnih rešenja kroz studije slučaja u jednoj oblasti, koji su prebačen za testiranje u najmanje dve zemlje učesnice (rešenja za uštedu energije u zgradama, efikasnu proizvodnju i korišćenje bio-mase i sl.)

Potrebno dostaviti:- tendersku dokumentaciju - fakturu, izvod- dokaz o nabavci (izjava o tehničkom prijemu radova)- garancije, osiguranja - poštovanje pravila vidljivosti projekta

BL 7 BL 7 Financial charges and guarantee Financial charges and guarantee costscosts

Ovom budžetskom linijom obuhvaćene su sledeće vrste troškova:- troškovi međunarodnih transakcija- troškovi otvaranja i održavanja projektnog bankovnog računa- troškovi pravnih usluga (notar, advokat) – isključivo u slučaju da su

konsultacije neophodne i vezane za implementaciju projekta- troškovi garancija koje obezbeđuje banka ili druge finansijske institucije ukoliko

su potrebne prema nacionalnom zakonodavstvu ili zakonodavstvu evropske zajednice

Potrebno dostaviti:

- izvod sa projektnog računa za bankarske naknade

Posebna pravila prihvatljivostiPosebna pravila prihvatljivosti

Troškovi pripreme projekata (Preparation costs):Nastali nakon potpisivanja Finansijskog sporazuma* odnosno dodatuma odobrenja prijavnog obrasca projekta od strane MCPlaćeni do kraja trajanja prvog izveštajnog periodaMogu se prijaviti samo u prvom izveštajnom perioduOdnose se na troškove pripremanja studija, izrada statistika,baza podataka, istraživanja, dobijanje dozvola u skladu sanacionalnim zakonodavstvom, prevodi, troškove projektnihsastanaka i putni troškovi

*Finansijski sporazum – potpisan 07.09.2012.

Prihodi ostvareni na projektuPrihodi ostvareni na projektu

Eventualno ostvareni prihod (revenues) koji proizilazi iz aktivnosti na projektu ili po osnovu kamate na uplaćen avans potrebno je prijaviti prvostepenoj kontroli

Za iznos ostvarenih prihoda biće umanjeni verifikovani troškovi

Informacije:Informacije:

Programski sajt: http://www.southeast-europe.net

Osobe kojima možete da se obratiti sa eventualnim pitanjima su koleginice Kristina Ašković, Natalija Matunović i Tijana Didanović, kao predstavnicima Nacionalne kontakt tačke (NCP):

e-mail: kaskovic@seio.gov.rs, nmatunovic@seio.gov.rs, tdidanovic@seio.gov.rs

ŽELIMO VAM USPEŠNU REALIZACIJU ŽELIMO VAM USPEŠNU REALIZACIJU PROJEKATAPROJEKATA