PREZENTASYON TEKNİKLERİ

SUNU PLANI: Giriş Gelişme Sonuç

Bir sunum için hazırlık aşamasında şu bölümler olmalıdır:

Temel hazırlık, İçerik ve biçim oluşturmak, Yardımcı görsel malzemeyi seçmek ve

hazırlamak, Son hazırlıklar, Heyecan ile mücadele, Sunuşu gerçekleştirmek, Sorulara cevap vermek…

TEMEL HAZIRLIK: Başarılı bir sunuşun temel noktasıdır. Hayatımızda çok nadir aniden konuşma yapmamız gerekir genellikle çok önceden konuşma hakkında haberimiz olmaktadır. Yapacağımız hazırlık şu maddeleri içermelidir:

Temel Hazırlık: Durum (sunumun) analizi, Dinleyici profilini çıkarma, Konuşmanın yapılacağı salon hk. Bilgi

edinme, Hedefimizi ve amacımızı belirleme. Başarının temel sırrı dinleyicilerin

beklentilerine ne derece cevap verebildiğimize bağlıdır.

Durum (Sunumun) Analizi: Olayı kim gerçekleştiriyor (ATD vs.), Organizasyon amacı ne? Resmiyet derecesi ne? Başbakan,

dekan, başhekim katılıyor mu? Ben niye çağrıldım, benden beklenen ne? Benim dışındada konuşmacı var mı? Onların konuları ne olacak? Ben önce

veya sonramı konuşacaklar yoksa hep bereber mi konuşacağız?

Ne kader zamanım var? Ne kadar konuşacağım? Soru sorulacak mı? Tartışmamı panelmi olacak?

Dinleyici Profilini Çıkarma: Dinleyici kütlesi kim? Konu hk. bilgileri ne kadar? Konu hk. tavır ve düşünüşleri nedir? Beklenen sayı kaç? Anahtar kişiler kimle aralarında disfonksiyonel davranış gösterecek atipik

sivri insanlar varmı?

Konuşmanın Yapılacağı Salon Hk. Bilgi Edinme, En kötü şey büyük bir salonda

yapılacak olan konuşmadır. Ortamdaki dikkat dağıtıcı unsurlar çok zararlı olabilir. Mümkün ise daha önceden salonu görerek orada prova yapmamız çok faydalı olacaktır.

Sunumun yapılacağı salona nasıl ulaşabilirim?

Oturma düzeni nasıl? Rahat mı resmi mi ?

Akustik nasıl? Ses düzeni varmı? Evet ise ne tip mikrofon var ve

bunu kim kontrol ediyor? Sempozyumda SETUR 500 milyon

bahşiş verdi. Görsel yardımcılar olarak neler

var ? Slayt makinesi, projektör vs.

Bunların salonda yedekleri var mı? Tahta kalemi var mı? Ya

yedekleri? Yazıyor mu? Görsel malzemeyi ve kendimi

salonda nasıl yerleştirmeliyim?

Hedefimizi ve Amacımızı Belirleme: Bir sunum veya konuşma sonunda ne beklediğimizi çok iyi bilmemiz gerektiğini önceden ortaya koymamız gerekir. Yani bu konuşmayı yaptıktan sonra ne elde etmek istiyoruz? İnsanlara "Toplam Kalite hk. bilgi vermeyi mi?", acil serviste verilen hasta bakım kalitesinin çok iyi olduğunu mu? vs. Hedeflerimiz belki şu şekilde olabilir: · Bazı bilgiler vermek, · İkna etmek, · Eğlendirmek, · Bir ürün satmak, · Kendimizi pazarlamak? · Hemen harekete geçmek mi? Hangisi? Hazırlığımız boyunca, kendimizi dinleyicilerin yerine koymaya çalışmalıyız 'ne söylemek istiyorum? değil ne duymalarını ve neye inanmalarını istiyorum? diye düşünmeliyiz.

İçerik Ve Biçim Oluşturmak:

Ana başlıkları şunlar olmalıdır: · Malzeme toplamak, · Seçmek, · Sunuşa bir yapı kazandırmak.

Malzeme Toplamak: Malzeme toplamaya mümkün olduğunca erken başlamak gereklidir. Eğer konu hakkında uzman değil isek o zaman ilk önce konu hakkında bir kilit kaynak bulmamız gereklidir. Kullanılacak malzemenin kaynakları şunlar olabilmektedir; · Kendi deneyimlerimiz (bu çok önemlidir, dinleyiciler buna aşırı ilgi gösterirler, dinlerler) · İş arkadaşları, aile fertleri ve dostlar, · Kitaplar, · Dergiler ve gazeteler, · Text booklar, · İnternet vs.

Sunuşa Bir Yapı Kazandırmak: Bir sunuşun mutlaka bir akış planı yani kurgusu olmalıdır. Dinleyicilerin söylediklerimizi anlamaları için sadece bir tek şansları vardır. İpin ucunu kaçırırlarsa, bir daha yakalayamayabilirler, yakalasalar bile can alıcı noktaları kaçırmış olabilirler. Basit ve anlaşılabilir bir yapı bunu önlemenin en iyi yoludur. Bu yapı, dinleyicilerin bizim söylediklerimizi anlamaya devam etmelerini sağlayacaktır. Bir kısmı kaçırsalar bile, yeniden kolayca konuya dönebilirler. İyi bir yapının faydaları; · Dikkati çeker, · İlgiyi devamlı kılar, · Anlamayı kolaylaştırır, · Mesajımızı daha hatırlanabilir kılar.

ANLATIM YAPISI: Herkes, iyi bir hikayeyi sever. Anlatım biçimi dinleyicilerin dikkatini çekmeye, ilgiyi sürekli kılmaya ve söylediklerimizi hatırlanabilir hale getirmeye en elverişli olanıdır. Hikayenin başarılı olabilmesi için 3 adet şartı vardır; Bir hikaye; · İyi, · İyi anlatılmış, · Amaçlarına uygun anlatılmalıdır ve şu formatta sunulmalıdır; · Ne anlatacağını anlat, · Anlat, · Ne anlattığını anlat

Giriş: Dikkati üzerimize toplamak istiyorsak, özellikle de kalabalık bir topluluk söz konusu ise, biraz çizgi dışı olmalıyız. İnsanlara hemen onları övücü ve mutlu edici sözler söyle. Giriş, konusunun kısa bir özetinden önce, dikkati çekecek, konuya karşı ilgi uyandıracak ve dinleyicilerin düşüncelerini bu konu üzerinde yoğunlaştıracak bir şey içermelidir. Bunlar şu başlıklar olabilecektir;

Bir fıkra anlatmak, (İyi bir fıkra dikkati çeker, birbirini anlama ortamı yaratır ve dinleyicilerin düşüncelerini konuya yoğunlaştırır ama fıkra komik olmalı, az bilinmeli, konu ile ilgili olmalı ve iyi anlatılmalıdır).

Bir anektod anlatmak,

Tartışmalı bir söz söylemek (karın ağrılı hastada analjezik kullanılmalı mı?, yanıklı hastalarda AB kullanılmalı mı, bülbülleri patlatalım mı gibi?) hemen açıklama yaparak konunun cazibesini azaltmamalıyız. Dinleyicilerin dikkatini sonuna kadar, canlı tutmalıyız.

Kilit bir görüntü göstermek gibi (Bu mükemmel bir giriş olabilir fakat tercihan yazısız, resimli, parla, etkileyici ve basit olmalıdır

Dikkat çekici bir hareket yapmak gibi. Dinleyicilerin dikkatini bir şekilde çektikten sonra özet yaparak onlara ne anlatacağımızı anlatmalıyız. Bunun için sunumumuzun başlıklarını slayt, asetat vs ile göstermemiz gerekir. Sununun ortasında ise onlara anlatmak istediklerimizi anlattıktan sonra bir sonuç ile sunuyu sonlandırmalıyız.

Kapanış seçenekleri ise şunlar olabilir; Sunuşu başlattığımız noktaya dönmek, Bir meydan okuma veya harekete geçme çağrısı, Dinleyicilerin üzerinde düşüneceği bir soru, Konuyla ilgili zekice bir nükte veya iyi bir fıkra vs.

SUNUŞ YARDIMCILARI: Amacımıza karar verip sunumumuzu şekillendirdikten bir sonraki adım yardımcılarımızı seçmektir. Sunumumuzu yapacağımız salon, ekipman ve hatta mobilyalar başarımızı etkileyen unsurlardır. Mümkün olduğu kadar çok yardımcı kullanmamız önerilmektedir. Bunların faydaları şunlardır;

Dikkat çeker, Anlamayı kolaylaştırır, Göze, kulağa ve dolayısıyla

da beyine hitap eder, Edinilen bilgilerin akılda

kalmasını sağlar Hoşa gider, çünkü ne kadar

başarılı olursa olsun bir süre sonra ilgiyi kaybeder.

Yardımcılar olaya diğer bir duyuyuda ekleyerek dinleyicileri ayıltır ve dikkatleri toparlar. Neredeyse herkes resimlerden hoşlanır. İyi tasarlanmış ve iyi üretilmiş yardımcılar, özelliklede renkler iyi kullanılmışsa, zevk verir.

Yardımcıların Tehlikeleri; Hepimiz hayatımızın bir döneminde yardımcılarla mahfedilmiş sunuşlarda bulunmuşuzdur. Kelimelerle doldurulmuş bitmek bilmeyen slaytlar, bozulan bir tepegöz, çalışmayan yaka mikrofonu vs.

Kullanılabilecek Yardımcılar: Karatahta ve tebeşir, Beyaz tahta veya

flip chartlar (boş veya hazırlanmış), easy flip, Tepegöz, Slayt makinesi, Video-TV, Modeller, Örnekler, Hand out'lar,

Kullanılacak Yardımcılar: Mesajı pekiştirmeli, Titizlikle hazırlanmış

olmalı, Çok fazla olmamalı, Çok karmaşık olmamalı, Ustalıkla kullanılmalı

Asetat ve Slaytlar İçin Kurallar:

Çok fazla olmasın (8-10 tanesi yeterlidir),

Mümkün olduğunca sözel olmayan malzeme kullanılmalı (grafikler, resimler, çizimler, algoritmler…)

Çok fazla kelime kullanılmamalı (slayt ve asetat başına 20-25 adet yeterlidir)

SALON: · Boyut: (çok küçük ve büyük olası son derece itici bir durumdur. Çok küçük ise insanlar sıkışır, rahatsız olur görmeyebilir veya duymayabilir. Çok büyük bir salon ise boş bir atmosferle birlikte başarısızlık havası yaratabilir). Eğer salon çok büyük fakat konuşmacı sayısı az ise o zaman kişiler salonıun önünde toplanmak üzere çağrılabilirler. · Akustik, · Gürültü seviyesi, · Dikkat dağıtıcı unsurlar: (kalorifer kazanı tamiri vs. varsa en iyi yöntem heriflere rüşvet vermektir), · Klimatizasyon, · Aydınlatma, · Mobilyalar

Son Hazırlıklar: Şimdiye kadar konuşmamızın sebebini kesin olarak belirlemiş, malzemesini toplamış, elemiş, yardımcılarımızı seçmiş ve hazırlamış bulunuyoruz. Geriye 2 önemli adım kalıyor; · Konuşmacı notları, · Prova.

Konuşmacı Notları: Birkaç şekilde olabilir; Hiç not hazırlanmayabilir, Görsel malzemeler not olarak kullanılabilir, Harfi harfine kullanılacak bir text hazırlanır (hoş bir yöntem değildir çünkü; · Çok az

insan okunduğu zaman kulağa doğal gelen yazı yazma tekniğine sahiptir, · Çok az insan bir yazıyı kulağa doğal gelecek şekilde okuyabilir, · Kelimesi kelimesine yazılmış bir yazı esnek değildir, · Okurken, bir soru sorulduğunda olduğumuz yeri kaybetme olasılığı yüksektir, · Okurken, dinleyiciler ile iletişim kurmak veya olan iletişimi sürdürmek imkansızdır.

Özet kartları ve sayfaları hazırlanabilir.

PROVA: Bunun çok faydaları vardır. Mesela; · Gerginliği azaltır, · Performansı arttırır, · Zamanı iyi ayarlamamızı sağlar, · İçeriği düzeltmemize yardımcı olur. Prova ciddiye alınmalıdır. Unutmamak gerekir ki gerçek sunumlar gerek araya giren sorular ve gerekse diğer nedenlerden dolayı provalardan % 25-50 daha uzun sürer bunu hesaba katmak gerekir. Eğer mümkün ise prova sunumun yapılacağı salonda yapılmalıdır.

SON GÜN: Büyük gün geldi çattı. Taş kesildiğimizi hissediyoruz ve aklımızdan organizatörü arayıp ölüm döşeğinde yattığımızı söylemek geçiyor. Ne var ki, katlandığımız onca zahmete yazık olacağı gibi, uzun zamandır anlatacaklarımızı dinlemek için sabısızlanana onca insanda da hayal kırıklığı yaratmış olacağız. Heyecanlı olmak

tamamen normaldir. Bütün iyi sunucular sunu öncesi gergin olurlar. Gerginlik ve beklenti hissi, adrenalin salgılamamazı belki buda max. performans göstermemizi sağlar.

HEYECANI AZALTMANIN YOLLARI: Rahatlama (banyo yapmak, derin nefes almak ve bir koltukta istirahat etmek

gibi…), Başarıyı hayal etmek, Keskin objeler: Konuşurken keskin bir objeyi acı verecek kadar sıkı tutmak. Karşımızdaki insanların çıplak hallerini

düşünmek, Danimarkalı cesareti: Alkol asla

almamamız gerekir. Ancak belki sunuyu kutlamak için alınabilir.

SUNU MASAMIZIN HAZIRLANMASI; Sunuya başlamadan önce kendimize, ihtiyacımız olan herşeyin düzenli ve elimizin altında olduğundan emin olacak kadar zaman ayırmalıyız. Şu ekipmanı önceden kontrol etmeliyiz: · Ulaşılabilir olmalıdır, · Doğru yerde olmalıdır, · Düzgün çalışmalıdır, · Yedeği olamalıdır, · Anlaşılır ve kontrol edilebilir olamalıdır

SON DÜZENLEMELER: · Önceki konuşmacıdan sonra herşeyi tekrar düzenlemek, · Slayt, asetat ve notlarımızı, durmalarını istediğimiz yerlere koymak, · Kalem, laser pointer, ve suyumuzun olduğundan emin olmamız gerekir · Nefes alarak yukarı bajkmamız gerekir.

SUNUŞ; Sonunda ayaktayız ve sinirlerimiz, onları hissetsekte artık kontrol altında. Şu faktörler sunuşumuzun başarılı olmasına katkıda bulunmaktadır:

Giriş ( İyi bir başlangıç kazanmanın yarısıdır. Mutlaka insanlara gaz vererek başla. Bunun önemli kriterleri şunlardır;

Özür dileme: Ne olursa olsun sakın özür dileyerek başlama. Beni iyi dinleyin, sizlere önemli konular anlatacağım mesajını vermemiz gerekecektir.

Kendimizi tanıtmak Ruh hali (Empati ve dinleyiciler ile iletişim kurmamız gereklidir. Asla kendimizi

beğenmiş bir tarz sergilemememiz gerekir.

Kontrollü çoşku, hız ve sürekleyicilik, mizah gerekli olan maddelerdir.

Ses tonu konuşmacının en önemli silahıdır. Fakat tek silahı değildir.

Beden: · Alacağımız pozisyon: Herkesin görebileceği bir yerde durmalıyız, · Notlarımıza kolay ulaşabilir olmalıyız, · Yardımcılarımızı kolayca kullanabilir olmalıyız, · Eğer kullanıyor isek mikrofona yakın olmalıyız. Çok

dolaşmak iyi değildir, dikkat dağıtır. · Ellerimizi ne yapacağımızı bilememek, · Göz teması: Bu çok önemlidir çünkü: · Dikkat çeker ve bunun devamlılığını sağlar, · Sempati oluşturun, · İnsanlar uyuyamaz, · Feed back verir, insanların sıkılıp sıkılmadıklarını anlayabilirsin. · Zamanımızın % 50'sinde dinleyiciler ile göz teması halinde olmamız gerekir. Mümkün olduğunca herkeze bakmalı ama illahi bir kişi üzerine kilitlenmemeliyiz. · Sürekli tekrarlanana hareketler: · Sağa sola, öne arkaya doğru sallanmak dikkat çeken, dağıtan ve hoşlanılmayan hareketlerdir, · Board marker, laser veya gözlüklerle oynamak, · Ellerini ceplerine sokmak, · Anlamsız tekrarlı hareketler, · İleri geri yürümek kaçınılması gereken hareketlerdir. · Yardımcılar: · Yapılması gerekenler: · Bütün seyircilerin görebileceğinden emin olmamız gerekir, · Gösterme çubuğu veya laser pointer kullanmamız gerekir, · Önce yazmalı, sonra yazdığımızı yüksek sesle okumalıyız, · Okunaklı yazmalıyız, · Yardımcılarla işimiz bittikten sonra onları uzaklaştırmamız gerekir

Yapılmaması gerekenler: Ekran ve flip chartlrın önüne geçerek kapatmak, Önce konuşup sonra yazmak, Ekrana ve tahtaya dönerek konuşmak, Birşey dağıtırken veya elden ele dolaştırırken konuşmak, Birşey gösterirken başka şey hk. konuşmak, Sunuş bitmeden dinleyicilere hand out vs. dağıtmak, Tepegöz veya slayt makinesini uzun süre açık tutmak. Zamanlama: önemlidir çünkü insanların başka işleri veya ayni salonda başka bir

ders veya sunu vardır. Birde süreyi aşınca insanların dikkatleri dağılır ve kişiye olan güvenleri sarsılır.

Sonuç: En önemli kısımlarından bir tanesidir. Sunuyu ses getiren bir şekilde bitirmek çok önemlidir. Yoksa sessizce ayrılmamak gerekir.

SORULARLA BAŞA ÇIKMAK: Vaaz dışında hiçbir sunu dinleyicilerin sorularına konuşmacı tarafından cevap verilmeden tamamlanmış sayılmaz. Sorular sorulmaya başlandığında:

Baştan sona dikkatlice dinleyin, Gerekirse soruyu ayni kelimelerle veya daha

değişik bir şekilde tekrarlayın, Sorunun ne sebeple sorulduğuna karar verin, Varsayımlardan kaçının, Cevabını bilmiyor isen itiraf et, öğren ve

mutlaka aktar, Sorunu öğelerine ayır, Soruyu soranı küçük düşürme, Cevap verme zorunda olduğunu zannetme, Fazla uzatma, net ve doğru cevap ver

SORUYU DOĞRUDAN CEVAPLAMAYA ALTERNATİFLER: Soruyu sorandan daha ayrıntılı bilgi istemek, Soruyu dinleyicilere sormak, Soru var ise yanımızdaki bir arkadaşmıza ve/veya konunu uzmanı bir kişiye

devretmek, Soruyu ona sorana geri göndermek, Bilmediğimizi kabul etmek ama hemen öğrenerek doğrusunu ortaya koymak Cevabın sunuşun sonunda geleceğini vurgulamak, Soruyu sorana, cevabı bulabilmesi için ipuçları vermek, Cevap vermeyi (şirket gizliliği, devlet güvenliği gibi nedenlerle) reddetmek, İşi şakaya vurmak, Duymamış gibi yaparak devam etmek, Dışarı çıkmak, Hasta veya ölü numarası yapmak. Kişiyi dışarı atmak veya attırmak…