Guía del Producto

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¡ Bienvenido a EASYMAINT !

El propósito de esta guía no es enseñarle en detalle cada función de EASYMAINT, sino mostrarle algunas áreas del sistema y darle una idea de cómo el sistema opera; durante los siguientes 45 minutos aprenderá a navegar en EASYMAINT. Posteriormente, puede experimentar con el software usted mismo, y comenzará a ver cómo EASYMAINT puede ayudarle a controlar las tareas y costos de mantenimiento.

Estos son los temas que vamos a ver: Diseño fácil de usar de EASYMAINT No tiene que recordar comandos!

El almacenaje y la recuperación de los datos sobre su organización en EASYMAINT

Su base de datos particular de información principal!

Poderoso Sistema de órdenes de trabajo de EASYMAINT ¡Genere órdenes de trabajo automáticamente!

Calendario de órdenes de trabajo único de EASYMAINT ¡Nunca pierda una fecha

límite!

Reportes y gráficos detallados de EASYMAINT ¡Vea en dónde su tiempo y dinero se va!

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Lineamientos de Hardware

Antes de comenzar a explorar EASYMAINT, necesitará instalar el sistema en su computadora.

EASYMAINT trabaja mejor con un mínimo de 256 MB de memoria RAM. El software puede operar en una máquina más lenta, empero la velocidad de procesamiento se mejorará de manera notable usando una computadora mucho más poderosa con suficiente memoria.

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Instalación de EASYMAINT

Las instrucciones en esta sección describen cómo instalar EASYMAINT en la unidad de disco duro local de una computadora sencilla.

Para instalar EASYMAINT en el disco duro de su computadora, siga estos pasos:

Paso Acción

1 Inserte en la unidad de CD el CD-ROM Estas instrucciones suponen que esta unidad es la D; si está usando una distinta, sustituya la letra a lo largo de estas instrucciones.

2 Seleccione Ejecutar del menú de Inicio

3 Teclee D:\SETUP.EXE en el campo de Abrir

4 Dé click en Aceptar

5 Siga las instrucciones conforme aparecen en la pantalla

6 Configure el ODBC de la base datos Mantto de acuerdo al instructivo de instalación

Nosotros recomendamos aceptar los directorios predeterminados usados en la instalación; una vez instalado, verá el grupo de programa de EASYMAINT en el menú de inicio bajo el encabezado de Programas.

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Instalación de EasyMaint

Para instalar EasyMaint inserte el CD en la unidad lectora y desde el Menú de Windows seleccione Ejecutar, escriba D:\Setup y dé Enter, se mostrará la siguiente ventana. Lea las instrucciones y si está de acuerdo haga clic en Aceptar.

Se desplegará la siguiente ventana. Seleccione el directorio de instalación y posteriormente dé click en siguiente

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Para finalizar exitosamente la instalación de EasyMaint reinicie su equipo

En EasyMaint, al momento de ejecutarse por primera vez, aparecerá el mensaje de Configuración de la ruta del origen de datos ODBC.

Al iniciar…

La conectividad de la base de datos se realizará de forma automática direccionándose por “Default”, a la base de datos local (la base de datos instalada en el directorio de la aplicación.), si esta base datos se encontrara distribuida en un servidor entonces procederemos a cambiar la ruta del ODBC, oprimiendo el botón de “No”.que nos mandará a la típica pantalla de configuración del ODBC, como lo muestra la figura 1, donde se seleccionará la ruta de la base de datos.

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fig.1.

Una vez terminado el registro, ya puede empezar a navegar por EasyMaint. Desde el menú de Inicio, seleccione Programas\EasyMaint\EasyMaint.

La versión de demostración le permitirá navegar por EasyMaint por 30 días y / o hasta 200 órdenes de trabajo.

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Una nota acerca de los datos de la demostración

La versión preliminar de EASYMAINT que usted estará apreciando es un programa completo funcional, precargado con datos de prueba.

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Inicio de EASYMAINT

Para comenzar EASYMAINT Dé click en el Menú de Inicio de Windows, Seleccione Pogramas\EasyMaint\EasyMaint, como se indica en la siguiente figura o bien seleccione el icono del escritorio de Windows y haga doble clic, como se indica en la siguiente figura

Seleccione el Usuario Administrador y Digite la Clave admin

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Menú principal EasyMaint

Funciones de Navegación de EasyMaint

Menú Principal

El Menú Principal le permite acceder rápidamente a las funciones y ventanas de entradas de datos en EasyMaint. El Menú Principal aparece cuando primero accede EasyMaint :

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La mayoría de los botones en el Menú Principal le conducen a un segundo Menú Principal relacionado con la función seleccionada; por ejemplo, si selecciona Catálogos se desplazara un submenú.

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Explorando EASYMAINT

Una vez que inicia EASYMAINT, la primera ventana que observará es la del sistema principal. Una interfase de Windows consiste de varias pantallas conocidas como Ventanas. Cada una de ellas contiene opciones que se aplican a través de EASYMAINT y otras aplicaciones de Windows; por esta razón, usted puede ir de una parte de EASYMAINT a otra, o incluso a otro programa totalmente distinto, tal como Microsoft Word, sin necesidad de recordar comandos o aprender nuevos conceptos.

La siguiente imagen resalta algunas de estas funciones como aparecen en el Menú Principal, lo cual es una característica exclusiva de EASYMAINT.

EASYMAINT posee dos barras principales con opciones que le ayudarán a navegar a lo largo del software: Barras de Menú y Barras de Herramientas.

Barra de Herramientas

Menú Principal

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Barra de herramientas

Buscar Realiza una búsqueda para un registro

Último Nos desplaza al ultimo registro

Siguiente Nos desplaza al siguiente registro

Anterior Nos desplaza al registro anterior

Primero Nos desplaza al Primer registro.

Guardar Le permite guardar o modificar un registro

Eliminar Elimina registros

Nuevo Prepara la pantalla para capturar un registro nuevo

Deshacer Deshace los cambios hechos en el último registro antes de guardar

Imprimir Manda la opción para imprimir un reporte

Activas Muestra que ventanas están en uso

Ayuda Despliega la ayuda del sistema

Salir Permite cerrar el programa de una forma rápida

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Para ver cómo funciona, vayamos a la opción de Catálogos; ésta es una de las primeras áreas del programa con la que usted tendrá contacto cuando adquiera EASYMAINT.

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Información de Catálogos

� Dé click en el Menú de Catálogos

El Menú Catálogos aparece.

Este Menú con varias opciones le ayuda a construir la base de datos de la información de su planta o instalación; el sistema usa los datos almacenados aquí para generar las órdenes de trabajo, reportes, etc. El menú de catálogos contiene la información maestra a partir de la cual se podrá hacer la implantación del sistema.

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Inventarios

El sistema de administración del inventario de piezas de EASYMAINT se divide en dos componentes: • Tablas de piezasContienen un registro para cada pieza registrada en

EASYMAINT utilizado por su organización de mantenimiento. Las tablas de piezas consisten en la tabla de Piezas y la tabla de ubicación de las piezas. Esta es información maestra a la cual se hace referencia en EASYMAINT.

• Menú Principal del inventarioContiene opciones para ajustar la cantidad de piezas en el inventario.

Menú Principal del inventario

Con el Menú Principal del inventario usted puede realizar las siguientes tareas: • Buscar piezas • Emitir Piezas a Órdenes de Trabajo • Crear ajustes de inventario • Transferir piezas entre Ubicaciones • Ver los ajustes de inventario

Nota: cada cambio que realiza a través del Menú Principal modifica también los datos de la tabla de Piezas.

El Menú Principal del inventario se ve de la siguiente manera:

Opciones del Menú Principal

Las opciones del Menú Principal son las siguientes: Opción Le permite

Existencias-Ajustes Esta opción sirve para consultar las existencias de cada pieza en cada ubicación / almacén.

También permite realizar ajustes a la cantidad de una pieza en la tabla de piezas. Con esta función usted puede añadir o quitar piezas de manera manual. Use esta función cuando el número de piezas en el sistema no cheque con las piezas que tiene en los estantes.

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También aquí podrá visualizar el historial de movimientos y hacer búsquedas de los mismos.

Almacenes Aquí se dan de alta las ubicaciones y / almacenes donde se localizará la pieza. Es necesario relacionar la ubicación principal en el catálogo de Piezas.

Transferencias Registrar la transferencia de piezas de una ubicación de almacenamiento a otra.

Entrega-Devolución de piezas Expedir piezas desde su ubicación actual y asignarlas a órdenes de trabajo, también aquí se podrá regresar piezas al almacén que no se utilizaron en la orden de trabajo.

Desde la opción del menú de inventarios/Existencias – Ajustes efectúe un ingreso o salida

Para buscar una pieza cuando el cursor está en el campo de Piezas de una ventana de ajustes, siga los siguientes pasos:

Paso Acción

1 Haga click en icono de consulta y se desplegará una ventana con el título de piezas, ahí seleccionar la clave buscada

Paso Acción

2 Teclee la información deseada en los campos de la manera siguiente:

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Aparecen de manera automática el número de identificación, la Descripción y la Cantidad en Existencia. Seleccione otro campo de la lista descendiente si es necesario.

Pieza El valor que se va a buscar. Utilice caracteres comodines como se requiera.

3 Haga click en el botón de Búsqueda.

4 Cuando aparezcan los resultados en el área de resultados, haga click en la pieza deseada.

5 Proceda de la siguiente manera:

• Para usar esta pieza para el ajuste, haga click en el renglón para Seleccionarla. • Seleccione si va hacer un ajuste de entrada o salida. • Digite la cantidad del ajuste • Automáticamente se desplegará el costo unitario • Registre la descripción del tipo de ajuste que se trata • Haga en el botón de Ajuste y listo.

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Órdenes de Trabajo

� Presione el botón de Órdenes de Trabajo en el Menú Principal.

� Dé click en buscar.

Aparece la ventana de Órdenes de Trabajo:

Como usted sabrá, las órdenes de trabajo son el motor de todo departamento de mantenimiento exitoso; el papel de las órdenes de trabajo en EASYMAINT no es distinto.

Las órdenes de trabajo son el corazón de cualquier paquete CMMS. Es donde e conjunta todo. Los catálogos e información principal alimentan los datos básicos de sus órdenes de trabajo. Sus órdenes de trabajo en turno suministran la información necesaria para sus gráficas y reportes.

Usted puede ver que EASYMAINT puede crear órdenes de trabajo muy detalladas. Cuanta más información usted introduzca, mejor será la información que aparecerá en sus informes y gráficos.

� Presione los botones de Información adicional y de Costo/Lecturas en la parte superior de la ventana.

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En estas ventanas primarias adicionales puede capturar y rastrear información diversa.

Para añadir piezas, mano de obra contratada y costos misceláneos adicionales a una orden de trabajo, sólo presione el botón deseado.

� Para imprimir una Orden de trabajo dé click en el botón de imprimir de la barra de herramientas. Se mostrará la siguiente ventana de reportes.

Note que está seleccionado indicador de para que se imprima únicamente la información de la orden de trabajo seleccionada.

� Oprima el botón de Desplegar en Pantalla. Se imprimirá la Orden de trabajo con información del equipo, Mano de obra, Piezas, Misceláneos, Herramientas, Tareas e Imágenes y Diagramas.

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Programación

En EASYMAINT, usted también puede crear programas para órdenes de trabajo común o frecuente. Estos programas generan órdenes de trabajo automáticamente para su plan de mantenimiento preventivo. Veamos un programa.

� Haga click en Planificación en el Menú Principal.

EASYMAINT le ofrece una variedad de formas para crear, editar y generar órdenes de trabajo.

En el Menú de Planificación usted puede establecer los programas para las actividades de mantenimiento rutinarias. EASYMAINT le permite generar en forma automática las órdenes de trabajo, o completar manualmente el proceso con el fin de tener un mejor control sobre cada paso a lo largo del proceso.

Menú Principal de Planeación

Usted usa las opciones desde el Menú Principal de Planeación para crear los programas, generar órdenes de trabajo, especificar días de bloqueo o festivos. En el Menú Principal de Programación aparece lo siguiente:

Opciones del Menú Principal

Las opciones en el Menú Principal son las siguientes: Opción Le permite...

Programa Crear un programa (plantilla de orden de trabajo) especificando el tipo de trabajo y los criterios del programa. También, crear una orden de trabajo maestro desde un programa.

Procedimiento En esta opción se registran los procedimientos para los programas y OT.

Equipos En esta opción se dan de alta todos los equipos

Planificador Planifica las órdenes de trabajo para que se realicen en días específicos de acuerdo al criterio que se haya utilizado al programar

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� Dé click en Planeación, luego Equipos

La ventana de entrada de datos de Equipos aparece. Oprima Buscar y vamos a la página de Consulta para seleccionar el registro indicado, o tecleamos el ID y presionamos buscar para que aparezca el registro.

En EASYMAINT, la palabra Equipo se refiere a cualquiera, que requiera mantenimiento, tales como máquinas, computadoras, edificios, pisos, autos etc.

Cada equipo se captura en el sistema como un registro.

La ventana para introducir los datos de Equipos que usted está viendo en su pantalla, representa un registro en la base de datos. Está usted viendo un registro en lo que se llama vista de forma; pero puede también ver múltiples registros en cualquier ventana, al mismo tiempo, con lo que se llama vista de hoja de consulta.

� De click en la página de consulta.

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En esta vista de la base de datos, cada renglón a lo largo de la pantalla es un registro individual de equipo.

Puede navegar en la base de datos más allá, usando los botones de navegación de la barra de herramientas.

� Seleccione cualquier registro con el cursor y haga doble click, se mostrará la información de equipo seleccionado.

Ahora, vamos a revisar otra opción de Equipos.

� De click en la página de Árbol de Equipos y luego haga click en “Mostrar todos”. Se desplegará el jerárquicamente la lista de equipos de su empresa.

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� Seleccione un equipo y haga doble click y se desplegará la información del equipo seleccionado.

Ahora, vamos a revisar el Plan de Mantenimiento Equipos.

� Dé click en “Plan Mtto” y luego seleccione el año 2006 y el equipo “CIR01” Se desplegará el plan de mantenimiento para ese equipo.

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� El color rojo significa que el trabajo está atrasado, el verde programado a tiempo, el amarillo planificado (Aún no existe una orden de trabajo creada), Azul cancelado, Gris Terminado y Naranja + Varios trabajos programados para el mismo día. Usted puede reprogramar un trabajo con solo seleccionar, arrastrar y soltar en el día deseado.

Ahora, en el Menú de Planificación:

� De click en programa

Aparece la ventana de Programa.

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� Presione el botón de buscar.

Como usted puede ver, la ventana de Programar es similar a la ventana de una orden de trabajo.

Usted crea una plantilla de la orden de trabajo por medio de la opción Programar en la misma forma en que usted crearía una orden de trabajo regular.

Veamos algunas de las opciones de programación en EASYMAINT.

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� Presione en botón de Programa.

Usted puede especificar los programas para generar órdenes de trabajo basadas en tiempo, como días y horas, o basadas en las lecturas de contadores de sus equipos.

Además, puede especificar si desea plantillas basadas en tiempos para crear órdenes de trabajo con base en la última ocasión en que un procedimiento se programó o completó.

Estas opciones hacen de EASYMAINT muy flexible, de manera que su Mantenimiento Preventivo funcione como usted lo quiera.

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Reportes y Gráficos

Los informes y gráficos convierten los datos, contenidos en su base, en información poderosa.

Estas funciones de EASYMAINT lo proveen con las herramientas necesarias para analizar sus actividades de mantenimiento, identificar tendencias en sus operaciones de mantenimiento y hacer los cambios adecuados.

Veamos lo fácil que es generar un gráfico en EASYMAINT. Aunque no lo haremos aquí, crear un informe es muy fácil, y sigue los mismos pasos.

� Haga click en Reportes del Menú y seleccione de la lista una gráfica.

La ventana Selección de Reportes y Gráficos aparece.

� Presione el botón de la lista desplegar .

� Dé click en el primer gráfico de la lista. Gráfica de incidencias de fallas de equipos por código.

� Oprima el botón de desplegar en pantalla.

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� Repita los pasos anteriores y ahora seleccione el reporte de los 20 equipos con mayor costo de mantenimiento.

� Repita los pasos anteriores y ahora seleccione el reporte de Equipos programados por mes con el calendario de t.

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¡Esto concluye nuestra breve excursión por el mundo de EASYMAINT!

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¿Cuál es el Siguiente Paso?

Como usted ha podido ver, EASYMAINT es un poderoso CMMS diseñado para incrementar sus tiempos efectivos de trabajo, reducir tiempos de trabajo y maximizar la productividad. Puede controlar costos sin sacrificar calidad.

Si usted desea información más detallada sobre alguna de las funciones en EASYMAINT, llame a su representante de ventas, que podrá proporcionarle con detalle información de las poderosas y únicas funciones de EASYMAINT.

Contáctenos a los teléfonos (5255) 55 56 71 90 90 ó 01 55 24 58 16 66 o al correo electrónico abe_soft@abe-soft.com

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Delivering the Best of Technologies