PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS …igacnet2.igac.gov.co/intranet/programacion_files... · La Geografía Oficial de Colombia PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS 8

INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZILa Geografía Oficial de Colombia

PRIMER COMITÉ DE

MEJORAMIENTO DE

PROCESOS

LABORATORIO

NACIONAL DE SUELOS -

2014


AGENDA

1. Verificación del Quórum

2. Lectura acta anterior.

3. Resultados de la Auditorias

4. Seguimiento de los indicadores LNS

5. Análisis de trabajo no conforme.

6. Encuesta de satisfacción.

7. Seguimiento de las ACPM en proceso.

8. Documentación

9. Nuevo proceso de acreditación

10. Varios

PRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS


2. Acta Anterior

COMITÉ DE MEJORAMIENTO

ACTA 4 de 2013

PROCESO O DIRECCIÓN TERRITORIAL: Gestión Agrologica – Análisis de Laboratorio

FECHA: Bogotá, 19 de diciembre de 2013

HORA: De las 9.00 a.m. a las 1.00 p. m.

LUGAR: Oficina Coordinador GIT. Laboratorio Nacional de Suelos

ASISTENTES: Germán Dario Alvarez, Jorge Alberto Sánchez, Antonio Patiño, Martha Carrascal, Gloria Vásquez, Jaime Alvarez Herrera,

Diana Fernanda Vera, Janeth González, Carolina Medina, Karina Contreras, Brayan F. Gomez, Mayerly L. Pinto, Luisa Fernanda Aguilar,

Luz Mary Paez.

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación del Quórum

2. Lectura acta anterior.

3. Resultados de la Auditorias

4. Seguimiento de los indicadores LNS

5. Análisis de trabajo no conforme.

6. Encuesta de satisfacción.

7. Seguimiento de las ACPM en proceso.

8. Documentación

9. Nuevo proceso de acreditación

10. Varios



3. Resultados de AuditoriasPRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS

AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN GIT LABORATORIO NACONAL DE

SUELOS

Oficina de Control Interno, 9 y 10 de diciembre de 2013,

El informe se presentó el 20 de diciembre de2013 con un plan de Mejoramiento

con 8 oportunidades de mejora.


3. Resultados de Auditorias









4. Seguimiento de los Indicadores


TABLERO DE

CONTROL



6

REALIZACION DE PRUEBAS

ANALÍTICAS DE LABORATORIO DE

SUELO

Eficacia

SATISFACTORIOentre 90% y

100%

PROGRAMACIÓN MENSUAL 16,78% 40,01% 43,21%

PROGRAMACIÓN ACUMULADA 16,78% 56,79% 100,00%

ACEPTABLE

entre >100% y

110%

o

entre 75% y

<90%

COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL

INDICADOR96,81% 100,19% 92,78%

DEFICIENTE >110% o <75%COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL

INDICADOR16,25% 56,34% 96,42%


REALIZACIÓN DE PRUEBAS

ANALITICAS DE

LABORATORIO DE SUELOS



8

Oportunidad en la entrega de

resultados del Laboratorio

Nacional de Suelos

Eficacia


100%



ACEPTABLE

entre >100% y

110%

o

entre 75% y

<90%


INDICADOR95,56% 88,38% 53,31%

DEFICIENTE>110% o

<75%

COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL

INDICADOR15,32% 68,12% 81,03%


OPORTUNIDAD EN LA

ENTREGA DE

RESULTADOS DEL

LABORATORIO

NACIONAL DE

SUELOS



9Cumplimiento especificaciones

técnicas de los análisis realizadosEficacia


100%



ACEPTABLE

entre >100% y

110%

o

entre 75% y

<90%


INDICADOR100,00% 100,00% 100,00%

DEFICIENTE >110% o <75%COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL

INDICADOR16,78% 56,79% 100,00%


CUMPLIMIENTO DE LAS

ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS EN LOS

ANÁLISIS REALIZADOS




INDICADORES INTERNOS



• EFICACIA DEL MANTENIMIENTO

• Febrero: – Química: medidor de pH (437 muestras) y equipo de A.A (400 muestras) por en mantenimiento.

– Biología: No tienen autoclave de material sucio (11 muestras retrasadas) equipos en mantenimiento

• Marzo: – Química: Equipo de absorción atómica con limitaciones para leer con oxido nitroso.

– Biología: Las autoclaves siguen en mantenimiento

• Abril: No se consolidó este mes ya que el área de química no reportó la información correspondiente

0%

28%

21%

0% 0%0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

16%

18%

20%

22%

24%

26%

28%

30%

Máximo Permitido

Meta

LNS




• SUFICIENCIA DE INSUMOS

• Febrero: Aún no llegan los reactivos que estaban programados para 2013, estamos usando reactivos

vencidos

• Marzo: Falta de los reactivos acido oxálico y oxalato de amonio

• Abril: No se consolidó este mes ya que el área de química no reportó la información correspondiente

0%

25%

0% 0%0%

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Meta

Máximo Permitido

LNS




• CUMPLIMIENTO DEL TIEMPO DE PERMANENCIA DE LAS MUESTRAS EN

PREPARACIÓN

• El mayor porcentaje de cumplimiento se registró en el mes de Febrero con un 86%.

• En promedio el 55% de las entregas a tiempo corresponden a muestras del cliente interno.

(No tiene fecha de pago de factura)

• El porcentaje de incumplimiento es del 31% respecto al mínimo permitido.

75%

86%82%

69%

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

110%

MínimopermitidoMeta

LNS




• PESO DE REACTIVOS CADUCOS POR ÁREA ANALITICA

• Marzo: Área de química realizó limpieza general de la bodega auxiliar de reactivos.

• Abril: Área de física eliminó los reactivos de uso en campo

4,4

0,0

34,8

13,4

0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,00,00

5,00

10,00

15,00

20,00

25,00

30,00

35,00

40,00

Máximo Permitido

Meta

LNS




5. Trabajo No Conforme

TRABAJO NO CONFORME

TNC N° ASUNTO ESTADO ACTUAL

001 La autoclave B-01

presenta resultados

incongruentes en el

control de esterilidad.

Falta entregar acta de justificación de

adquisición de nuevas autoclaves para cerrar.

004 Terminación de la

muestra CALS.

• El área de química no ha entregado

resultados de la caracterización de la muestra

CALS a la fecha. Prueba de homogeneidad

(26 de Febrero)

• Área de Física ya entregó resultados

correspondientes.

005 Actualización/derogación

Formato de calibración

del electrodo combinado

de pH.

• Formato propuesta enviado con memorando

para inicio de proceso de oficialización

• No se ha realizado la socialización del

formato en el área. Solicitado desde el 31 de

Marzo.


TRABAJO NO CONFORME

TNC N° ASUNTO ESTADO ACTUAL

006 Incumplimiento del

procedimiento de

Recepción de

muestras P40600-

01/11.V6

• Se revisó y actualizó el Manual de

Procedimiento en cuestión.

• Se modificó el formato Estado Solicitudes de

Análisis y se envió con memorando para dar

inicio al proceso de oficialización.

• El personal de recepción recibe sensibilización al

respecto. (17 de Marzo)

001/ 2014 Incumplimiento a

procedimientos de

manejo de muestras

• Se asignaron re inducciones de los

procedimientos relacionados

• Evaluación de eficacia de re inducción.

• Asignación de responsabilidades de seguimiento

de registros y manejos de muestras

• Seguimiento de ejecución de actividades

programadas

5. Trabajo No ConformePRIMER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS


6. Encuesta Post-venta


ENCUESTA POST-VENTA

La encuesta se realiza según los datos registrados en la base de datos estado

solicitud de análisis.

Se realizo seguimiento al diligenciamiento de la base de datos “Estado Solicitud

de Análisis” y se observo que números de teléfonos no son ingresados. (revisión

por número de solicitud en las áreas y archivo).

Colaboración por parte de las personas encargadas de la recepción.

Dos de tres encuestas realizadas (Enero Febrero y Marzo), química es el área

que incumple con la oportunidad en la entrega de resultados.

Comunicación con el cliente: el área de química y preparación de muestra

incumplen con el numeral 7.2.3 de la norma ISO 9001:2008.

Formato encuesta de satisfacción al cliente fue modificado y enviado a

oficialización.


ACCIÓN DESCRIPCIÓN ESTADO

7. Seguimiento de las ACPM en proceso


803 Oportunidad en la Entrega Avance un 60%

El avance va acorde con lo programado


8. Documentación


Actualización de la documentación

Formatos Facilitativos

Nuevos documentos



8. Documentación

REALIZACIÓN BRIGADA DOCUMENTAL Y REVISIÓN DE

DILIGENCIAMIENTO DE REGISTROS Y VIGENCIA DE FORMATOS

La revisión se realizó en todas las áreas del laboratorio (química,física, mineralogía, preparación de muestra, digitación química yrecepción).

Se observó que el área de química no realiza el correctodiligenciamiento de los formatos de uso de equipo.

En las áreas de biología, física y mineralogía realizan eldiligenciamiento de los formatos correctamente y con letra legible.

os formatos impresos en las áreas son los actualizados.


PRIMERCOMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS

9. Programación Auditorias año 2014

AUDITORIA EXTERNA DE SEGUIMIENTO DE ACREDITACIÓN Y AMPLIACIÓN DEL

ALCANCE – IDEAM - ISO 17025

AUDITORIA INTERNA AL SISTEMA AMBIENTAL ISO 14001 Junio 2014

AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO ISO 9001:2008 – NTC GP

1000:2009 - Agosto 2014

AUDITORIA EXTERNA DE SEGUIMIENTO ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 -

Noviembre 2014


10. Nuevo proceso

de acreditación



11.Varios




Aseguramiento metrológico



ASEGURAMIENTO METROLÓGICO

Aún no se han concluido los procesos de Mantenimiento yCalibración de los equipos del Laboratorio.

Los tamices de malla inferior a 2 cm no se les puede realizarverificación y se recomienda gestionar dos calibraciones al año paraestos. Los tamices del laboratorio se encuentran sin calibración desdeel año 2012.

El formato “F40600-52/11.V1 Valoración de Soluciones Titulantes”no está siendo aprobado por el encargado del área desde el 18 deagosto del año 2013.

Se han encontrado carpetas con formatos de control de operaciónrutinaria de equipos cerca a los equipos que no corresponden.



Se encuentra agitador G096 sucio siendo utilizado por analistas

del área de Mineralogía.

Se realiza solicitud de arreglo y suministro de extractores de

pared, impermeabilización de vidrios y cambio de algunos que se

encuentran rotos, en el área de Preparación de Muestras

(Invernadero).

La máscara de seguridad, para uso de ácidos, se encuentra

sobre la mesa No. 7 en el área de química desde hace 2

semanas.



EQUIPOS FUERA DE SERVICIO

Equipo: Balanza Mettler Toledo

Serial: 55352

No. Metrológico: M034

Fuera de Servicio: 2009-03-20

Motivo: No se usa

Ubicación: Mineralogía

Equipo: Balanza Mettler Toledo

Placa: 06671



Motivo: No se usa




Equipo: Ultracentrífuga Beckman

Placa: 15234



Motivo: Sin mantenimiento


Equipo: Analizador Termogravimétrico Perkin

Helmer

Serie: 140479


Fuera de Servicio: 4 años aproximadamente

Motivo: No hay repuestos en el mercado.




EQUIPOS NUEVOS SIN INSTALAR

Equipo: Espectrofotómetro de absorción atómica

No. Metrológico: Sin asignar

Fecha de Ingreso: Diciembre 2013

Motivo: Instalación UPS, conexiones eléctricas,

infraestructura.

Ubicación: Química 2do. piso

Equipo: Mufla PrepAsh 340series


Fecha de Ingreso: Diciembre de 2013

Motivo: Requiere instalación eléctrica 230V



Equipo: Horno de vacío Memmert

Placa: 41166




Ubicación: Física

Equipo: Baño termostatado Memmert

Placa: 41165

No. Metrológico: B103



Ubicación: Biología



Equipo: Autoclaves Raypa

No. Metrológico: B106, B107



Ubicación: Biología



EQUIPOS NUEVOS EN PROCESO DE ENTREGA :

Equipo: Determinador de Carbono- Nitrógeno-Azufre

LECO

Modelo: Trumac CNS (630-300-200)

Serie: 4240

No. Metrológico: Q138

Fecha de Ingreso: Diciembre 2013.

Motivo: Equipo continúa en prueba.

Ubicación: Química, cuarto CNS

Equipo: Centrífuga Hermle Z383 K


Fecha de Ingreso: Diciembre 2013.

Motivo: Conexión eléctrica-adaptador

Ubicación: Química



EQUIPOS PENDIENTES POR PROTOCOLO DE

LIBERACIÓN

Equipo: 2S Picofox Marca BRUKER

Serie: 42 136 06 11

No. Metrológico: Q118

Fecha de Ingreso: 2012-06-06

Ubicación: Química

**Equipo: Ultrapic 1200e Quantachrome

Serie: 12212021401

No. Metrológico: F272

Fecha de Ingreso: 2012-04

Ubicación: Física

Equipo aún se encuentra en prueba



TERCER COMITÉ DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS

ÁREARESPONSABLE

PRINCIPAL SUPLENTE

QUIMICA

FÍSICA

MINERALOGÍA

BIOLOGÍA

CALIDAD

RECEPCIÓN – DIGITACIÓN

PREPARACIÓN DE MUESTRA

Martha Carrascal

Jaime Alvarez Janeth González

Jorge A. Sánchez Antonio Patiño

Carolina Medina

Diana Fernanda Vera

Janeth González

Jimena Alban

Marco Antonio Ruíz

SUPLENCIAS PARA EL LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS

Jorge A Sánchez

Liliana Hernández

Vladimir Paez

Lizbeth Rodriguez


ÁREA

RESPONSABLE

PRINCIPAL SUPLENTE

QUIMICA

FÍSICA

MINERALOGÍA

BIOLOGÍA

CALIDAD

RECEPCIÓN – DIGITACIÓN

PREPARACIÓN DE MUESTRA

Carlos Manuel Flórez

Jaime Alvarez

Jorge A. Sánchez Antonio Patiño

Carolina Medina

Diana Fernanda Vera

Janeth González

Jimena Alban

Marco Antonio Ruíz

SUPLENCIAS PARA EL LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS

Carlos Pulido

Vladimir Paez

Andrea Pinzón

Camilo Ramírez

Karen Orduz




CALIDAD SIGNIFICA HACER

LO CORRECTO CUANDO

NADIE ESTA MIRANDO

GRACIAS



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