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FUNDAMENTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOSRIBEIRÃO PRETO – SP
TURMA: GP 22
FEV/2016
PRINCESS forever
A PRINCESS forever é uma empresa de organização de eventos.
FUNDADORES:
Janaína Mayra da Silva
Everton Tiago da Silva
PRINCESS forever – Portfólio de Projetos1) Programa: Liderança e reconhecimento como referencial em organização de festas de 15 anos
A) Projeto: Criação de uma metodologia para organização de festas de 15 anos
B) Projeto: Plano de Marketing para organização de festas de 15 anos
C) Projeto: Proporcionar curso de dança para a Valsa das aniversariantes debutantes
D) Projeto: Oferecer o serviço de cabeleireiro e maquiagem durante a festa de 15 anos
2) Programa: Fornecimento de serviço de entretenimento próprio para eventos
A) Projeto: Banda e DJ, seleção para contratação do serviço
B) Projeto: Repertório para festas de aniversário de 15 anos
C) Projeto: Repertório para festas corporativas
D) Projeto: Repertório para festas de aniversário infantil
PRINCESS forever – ProjetoProjeto eleito: Criação de uma metodologia para organização de festas de 15 anos
Produto/Serviço: Metodologia para organização de festas de 15 anos.
Justificativa: As festas de aniversário de 15 anos representa o sonho de uma garota entrando na fase adulta. Essas festas tem se tornado cada vez mais modernas, portanto, há a necessidade da criação de uma metodologia que promova festas de aniversário de 15 anos com organização, eficiência e eficácia, garantindo a satisfação da aniversariante e seus convidados e o aumento da lucratividade da empresa.
Objetivo: Obter uma metodologia que promova festas de aniversário de 15 anos para familiares e amigos com qualidade, no período desde a contratação até a realização do evento, atingindo a satisfação dos clientes e incrementando 30% na lucratividade da empresa.
PRINCESS forever – Stakeholders1) Aniversariante
2) Contratante/Sponsor
3) Familiares
4) Convidados
5) Equipe do projeto/evento
6) Empresa de decoração
7) Seguranças
8) Banda e DJ
9) Proprietário do loca do evento
10) Fotógrafos
11) Buffet
12) Empresa de doces e bolo
PRINCESS forever – Requisitos Stakeholders1) Início da festas as 20h
2) Não ultrapassar 5 horas de festa
3) Orçamento inicial em R$ 100.000,00
4) Decoração na cor desejada
5) DJ que toque todos os gêneros musicais
6) Contratar o ator para dançar a valsa
7) Não fornecer bebidas alcoólicas
8) Local da festa: um salão com área externa para fumantes
9) Bolo de aniversário de andares com um sapatinho de cristal no alto
10) Lembrança personalizada para todos os convidados: Mini difusor de ambientes com varetas
PRINCESS forever – Requisitos do Projeto1) Decoração finalizada 3 horas antes da festa
2) Critério de pagamento: 50% de entrada na assinatura do contrato e o restante negociável
3) Criar parceria com um serviço de buffet para aumento na lucratividade
4) Montar equipe própria de filmagem e fotografia para aumento na lucratividade
5) Parceria com empresa de decoração para aumento na lucratividade
6) Parceria com o proprietário de um lugar para eventos que atenda a inúmeros desejos (área externa, salão, estacionamento, etc.)
7) Parceria com gráfica para obter um preço competitivo
8) Contratar um vendedor e treina-lo
9) Parceria com empresa de doces e bolos de aniversário
10) Banda e DJ instalados 5 horas antes da festa
PRINCESS forever – Como Iniciar
PRINCESS forever – WBS do Projeto
PRINCESS forever – Dicionário WBS
VALIDAÇÃO ACEITAÇÃO
1. DIRETRIZES DE COMERCIAL E MARKETING
1.1. Venda Direta (Pessoalmente)
Orientações para uma boa apresentação da empresa e
trabalho desenvolvido para a organização de festas de 15
anos, a fim obter uma melhor apresentação para
conquistar o cliente.
FinanceiroMargem de lucro
acima de 30%
1.2. SiteOrientações para contratar uma empresa para criação do
site e sua manutenção.Ser intuitivo
Custo até
R$500,00
1.3. Propagandas - RevistasOrientações para divulgar a empresa e festa de 15 anos
em revistas adolescentes (Atrevida e Capricho)
Metada da
página do início
da revista.
Custo até
R$2.500,00
1.4. Divulgação em EscolasOrientações para desenvolver e realizar uma divulgação
em escolas de ensino médio.
Maior nº de
escolas
Tempo máximo de
30 minutos
1.5. Redes SociaisCriação de usuário no Facebook, Twitter e Instagran para
divulgação da empresa e suas festas.Claro e objetivo Sem custos
CRITÉRIO DE ESPECIFICAÇÃO PACOTE DE TRABALHOID WBS
PRINCESS forever – Dicionário WBSVALIDAÇÃO ACEITAÇÃO
2. DIRETRIZES PARA PARCERIA E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE TERCEIROS
2.1. BuffetOrientações para contratar e efetuar um parceria com um
serviço de buffet de qualidade.
Cardápio
elegante, de
qualidade, e
flexivel
De maior % de
lucratividade
2.2. Local do evento
Orientações para contratar e efetuar um parceria com o
proprietário do local do evento que tenha
(estacionamento, área externa, salão, palco, iluminação e
som).
Que atenda a
todos os
públicos.
De maior % de
lucratividade
2.3. DecoraçãoOrientações para contratar e efetuar um parceria com um
serviço de decoração de qualidade.
Decorações
elegantes, de
qualidade e
criativos
De maior % de
lucratividade
2.4. Entretenimento
Orientações para contratar uma Banda e DJ que atenda a
todos os gêneros. O cliente poderá escolher o repertório
de acordo com o perfil de cada aniversariante.
Que atenda a
todos os
públicos.
Melhor custo
benefício ou a
gosto do cliente.
2.5. SegurançaOrientações para contratar e efetuar um parceria com um
serviço de segurança de qualidade.
De procedência
no mercado
De maior % de
lucratividade
2.6. GráficaOrientações para contratar e efetuar um parceria com um
serviço de gráfica de melhor custo benefício.
Convites
elegantes, de
qualidade e
criativos
De maior % de
lucratividade
2.7. Serviços DiversosOrientações para contratar serviços diversos como:
Limpeza, atores ou dançarino para a valsa, etc.
Serviços de
qualidade, e
flexivel
De maior % de
lucratividade
CRITÉRIO DE ESPECIFICAÇÃO PACOTE DE TRABALHOID WBS
PRINCESS forever – Dicionário WBSVALIDAÇÃO ACEITAÇÃO
3. DIRETRIZES DO FINANCEIRO
3.1. Contas a receberOrientações para estruturação do trabalho de contas a
receber da empresa.
Faturamento em
dia
3.2. Contas a pagarOrientações para estruturação do trabalho de contas a
pagar da empresa.
Sem pagamento
de juros e multas
3.3. Reserva orçamentáriaOrientações para disponibilizar reservas orçamentária
para possíveis imprevistos.Obrigatório
10% do valor da
festa
3.4. Financiamentos Orientações para solicitar financiamentos, se necessário.
Avaliação de
prós e contras
versus
estratégica de
mercado
Menor Payback
4. DIRETRIZES DE EXECUÇÃO
4.1.Desenvolver o cronograma do
evento
Orientações para a elaboração do cronograma de
atividades da festa de 15 anos.
Cronograma
geralAtenda 100%
4.2. RecepçãoOrientações para a organização e execução do serviço de
recepção dos convidados.
Chegar 1 hora
antes da festaPontualidade
4.3. Serviço de garçonsOrientações para a organização e execução do serviço de
garçons e barmans
Chegar 1 hora
antes da festaPontualidade
4.4. DecoraçãoOrientações para a organização e execução do serviço de
decoração.
Decoração
pronta 4 horas
antes da festa
Pontualidade
4.5. BuffetOrientações para a organização e execução do serviço de
buffet.
Chegar 3 hora
antes da festaPontualidade
CRITÉRIO DE ESPECIFICAÇÃO PACOTE DE TRABALHOID WBS
Uma pessoa
responsável com
experiência
PRINCESS forever – Dicionário WBSVALIDAÇÃO ACEITAÇÃO
5. DIRETRIZES DO ENCERRAMENTO
5.1. LimpezaOrientações para a organização e execução do serviço de
limpeza.
Serviço
executado sem
problemas
Não ocorrer
reclamações
5.2. Relatório de perdas e prejuízosOrientações para a elaboração do relatório de perdas ou
perjuízoz da festa para tomada de decisões.
Validar as
informações
Máximo de
R$2.000,00
5.3.Pagamentos dos serviços
contratados
Orientações para efetuar o pagamento dos serviços
contratados.
Validar o
contratado
versus
executado
Efetuar todos os
pagamentos
5.4. Lições aprendidasOrientações para a elaboração da lista de lições
aprendidas.Listar todas
Todas as lições
com correções
sugeridas
5.5. Entrega das fotos e filmagemOrientações para a organização e entrega da filmagem e
fotos.
Serviço
executado sem
problemas
Satisfação do
cliente
6. DIRETRIZES PÓS EVENTO
6.1. Vistoria do local do eventoOrientações para a realização da vistoria do local do
evento.
Executar vistoria
antes e depois
da festa
Sem prejuízos
6.2. Feedback do clienteOrientações para buscar o feedback do cliente, com o
intuito de obter o feedback em relação ao evento.Buscar feedback
Satisfação do
cliente
6.3. E-mail de marketingOrientações para ter condições de fornecer informações
exclusivas para o cliente.Informar
Satisfação do
cliente
6.4.Publicar fotos e vídeos no site e
redes sociais
Orientações de como publicar fotos e vídeos das festas
de 15 anos nas redes sociais.Divulgar
Nº de
visualizações
6.5.Relatório da contabilidade do
evento
Orientações de como realizar a prestação de contas da
festa, para pensar em estratégias que ajudem a reduzir
as despesas, cortando os gastos desnecessários, a fim de
aumentar a lucratividade da empresa.
Elaboração
completa do
relatório
Margem de lucro
acima de 30%
CRITÉRIO DE ESPECIFICAÇÃO PACOTE DE TRABALHOID WBS
PRINCESS forever – Pacotes de trabalho MakeID WBS PACOTE DE TRABALHO
1.1. Venda Direta (Pessoalmente)1.4. Divulgação em Escolas1.5. Redes Sociais3.1. Contas a receber3.2. Contas a pagar3.3. Reserva orçamentária4.1. Desenvolver o cronograma do evento5.2. Relatório de perdas e prejuízos5.3. Pagamentos dos serviços contratados5.4. Lições aprendidas5.5. Entrega das fotos e filmagem6.1. Vistoria do local do evento6.2. Feedback do cliente6.3. E-mail de marketing6.4. Publicar fotos e vídeos no site e redes sociais6.5. Relatório da contabilidade do evento
PRINCESS forever – Pacotes de trabalho BuyID WBS PACOTE DE TRABALHO
1.2. Site1.3. Propagandas - Revistas2.1. Buffet2.2. Local do evento2.3. Decoração2.4. Entretenimento2.5. Segurança2.6. Gráfica2.7. Serviços Diversos3.4. Financiamentos4.2. Recepção4.3. Serviço de garçons4.4. Decoração4.5. Buffet5.1. Limpeza
PRINCESS forever – Riscos LISTA COMPLETA DE AMEAÇAS CONTENÇÃO Custo Nova Novo Novo
Nov
aCONTINGÊNCIA/ CONTORNO Custo VE do
No. Categoria Evento Probabi- Impacto Valor Priori- RESPOSTA Estratégia da Probabi- Impacto Valor Prior
i-RESPOSTA Planejado da Custo da
Causa Raiz Efeito lidade (%) (input) Esperado dade Resposta lidade (%) (input) Esperadodad
e Resposta Resposta
1 Fornecedor
Erro na impressão
dos convites
Atraso na
entrega 30% $1.200 $360 9
Contratar empresa
especializada com
um mês de
antecedência da
Mitigar $1.500 30% $1.200 $360 9
Empresa se responsabiliza
pelo retrabalho dos convites
em caso de erro
$800 $240
2 Estratégia
Falta de
definição/acordo
em relação ao
local da festa
Indisonibilidade
de salão65% $10.000 $6.500 2
Realizar reunião
com o cliente
alguns meses
antes da festa
Evitar $0 65% $10.000 $6.500 2
O cliente definir com
antecedência o local
adequado ao porte da festa
$0 $0
3Estrutura
Organizacional
Inclusão de
convidados de
última hora
Falta de
estrutura
(cadeiras,
mesas)
37% $90 $33 22
Solicitar
confirmação de
presença dos
convidados
Evitar $0 37% $90 $33 22
Definir junto ao cliente e a
empresa de aluguel uma
quantidade extra de mesas e
cadeiras
$100 $37
4 Força maior
Falta de energia
elétrica
Impossibilidade
de realização
da festa
5% $50.000 $2.500 3
Estabelecer no
contrato uma
cláusula de
Mitigar $30.000 5% $50.000 $2.500 3Iluminação com luzes de
emergência$2.000 $100
5 Terceiro
Falha nos
equipamentos de
luz e som
Mal estar do
cliente 3% $1.000 $30 23
Alugar
equipamento de
luz e som de
Mitigar $1.000 3% $1.000 $30 23
Prever multa contratual no
caso de falha dos
equipamentos
$2.000 $60
6 Mercado
Inflação acima do
esperado
Aumento de
preço dos
materiais e mão-
de-obra
70% $25.000 $17.500 1
Buscar parcerias
com poder de
barganha em
parceria com outra
Mitigar $0 70% $25.000 $17.500 1Acordar junto ao fornecedor
a antecipação de compras$20.000 $14.000
7 Terceiro
Falta de
qualificação do
DJ
Mal estar dos
convidados8% $1.000 $80 17
Contratar um DJ
para fazer um
controle de
qualidade e
Mitigar $200 8% $1.000 $80 17Parar a música e fazer um
Karaokê$0 $0
8 Fornecedor
Problemas com o
buffet
Mal estar nos
convidados 3% $1.000 $30 23
Prever medidas no
contrato para
controle de
Mitigar $0 3% $1.000 $30 23
Realizar pedidos de
empresas do tipo fast-foods
para entregas imediatas
$3.000 $90
9 Fornecedor
Decoração fora
do padrão
especificado em
contrato
Pagamento de
multa2% $11.000 $220 13
Incluir cláusula
contratual de
multa junto ao
fornecedor
Transferir $0 2% $11.000 $220 13 Decoração improvisada $0 $0
10 Força maior
Falta de energia
elétrica
Deterioração
dos alimentos 3% $8.000 $240 12
Estabelecer
cáusula contratual
de aluguel de
Mitigar $0 3% $8.000 $240 12
Realizar pedidos de
empresas do tipo fast-foods
para entregas imediatas
$10.000 $300
PRINCESS forever – Como Planejar
PRINCESS forever – Como Executar
PRINCESS forever – Monitoramento
PRINCESS forever – Como Encerrar
PRINCESS forever – Fotos
