Principios de auditoria

FORMANDO EL FUTURO

Auditoría

“Proceso sistemático, independiente y documentado

para Obtener evidencia de auditoría y evaluaría

objetivamente para determinar la extensión para la cual el criterio

de auditoría se ha alcanzado

ISO 9000:2000, 3.9.1

Tipos de Auditoría

•Auditoría de sistema de gestión de la calidad.•Auditoría de cumplimiento.•Auditoría de conformidad.•Pre-evaluación.•Auditoría de certificación.•Evaluación continua / auditoría de seguimiento.•Auditoría de proceso.•Auditoría de producto.

Auditoría de sistema de gestión de la calidad

•Una parte integrante de las normas ISO 9000.•Un requisito mandatorio (8.2.2) de ISO 9001:2000.

“La organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas

para determinar si el sistema de gestión de la calidad está conforme y es eficazmente

implementado y mantenido”.

Valor de las auditoría de la calidad

Permite a la dirección:

•Hacer juicios informados sobre:

-Conformidad

-Eficacia del sistema•Tomar decisiones eficaces de negocio.•Asignar los recursos necesarios.

Definiciones de auditoría

•Auditado: Organización siendo auditada. •Auditor: Persona con la competencia para concluir una auditoría.•Equipo auditor: Uno o más auditores que conducen una auditoría; apoyados por expertos técnicos en sí es necesario. (Un auditor es designado como líder del equipo auditor y el equipo puede incluir auditores en entrenamiento).•Cliente de auditoría: Organización o persona que requiere una auditoría.

3.0

Nota: los números

en el margen

hacen referencia a

ISO 19011:2002

Definiciones de auditoría

Otros términos usados frecuentemente:

•Criterio de auditoría.•Observación.•Evidencia de auditoría.•Hallazgo.•No conformidad.•Conclusión de auditoría.•Plan de auditoría.•Competencia.

Beneficios de las auditorías

•Verifican conformidad con los requisitos.•Incrementan la toma de conciencia y entendimiento.•Proporcionan medición de la calidad a la dirección.•Reducen riesgos de fallas de productos.•Identifican oportunidades de mejora.•Precipitan el ciclo de acciones correctivas.•Precipitan el ciclo de acciones preventivas.

Tipos de Auditoría

1ra Parte La organización audita su propio sistema (Interna).

2da Parte La organización audita a su proveedor (Externa).

3ra Parte La organización es auditada por un organismos de certificación

(Externa).

Auditoría de sistema de gestión de la calidad

•Propósito

-Verificar la conformidad del SGC basada en evidencia de auditoría.

Foco

-Buscar evidencia de conformidad.

-No “escarbar” para encontrar no conformidades.

Conformidad vs. Cumplimiento

Conformidad• -Cumplimiento de

un requisito”

(ISO 9000:2000, 3.6.1)

• Puede ser requisito de producto o del SGC.

• La no conformidad puede conducir a la suspensión de la certificación.

Cumplimiento

Implica cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios.

La conformidad puede conducir a multas encarcelación.

Dimensiones de auditoría

Intención ¿Tiene la alta dirección la intención de implementar un SGC y cómo es comunicada esa intención?

Implementación ¿La implementación del SGC refleja la inteción de la alta dirección?.

Eficacia ¿Es eficaz la implementación? (Ej: Satisface los parámetros establecidos o la intención).

Directrices de ISO 19011

• Proporciona orientación sobre:

-Definiciones y principios de auditoría.

-Gestión de programas de auditorías.

-Actividades de auditoría.

-Competencia y evaluación de auditores.

• Cubre auditorías de SGC y SGA.

Principios de auditoría

• El auditar se basa en varios principios:

-Esto hace a las auditorías más eficaces y confiables.

-Apoya las políticas y controles de la dirección.

-Provee información para la mejora.

• Adherirse a los principios es un pre-requisito para:

-Proveer conclusiones de auditoría que son relevantes y suficientes.

-Permitir a los auditores trabajar independientemente para alcanzar conclusiones similares bajo condiciones similares.

4.0

Principios de auditoría

• Principios relacionados con los auditores:

a) Conducta ética.

b) Presentación ecuánime.

c) Debido cuidado profesional.

• Principios relacionados con la auditoría:

a) Independencia.

b) Enfoque basado en evidencia.

4.0

Principios relacionados con los auditores

Conducta ética

• Confianza: Fe, aseguramiento, confiabilidad, confianza

• Integridad: Honestidad, prueza, ser directo• Confidencialidad: Fe y confianza que la

información provista no será divulgada o usada de forma impropiada.

• Discreción: prudencia, previsión, sabiduría

La Conducta ética es el fundamento del profesionalismo.

4.0

Principios relacionados con los auditores

Presentación imparcial

La obligación de presentar verdadera y precisamente:

•Las actividades de auditoría a través de hallazgos de auditoría, conclusiones y reportes.•Obstáculos significativos encontrados.•Opiniones divergentes sin resolver entre el auditado y el equipo de auditoría.

4.0

Principios relacionados con los auditores

Debido cuidado profesional

Al aplicar la diligencia y juicios al auditar:

•Ejercitar el cuidado relacionado a la importancia de la tarea y confianza que se coloca en ellos por el auditado.

•Tener la competencia necesaria.

4.0

Principios relacionados con los auditores

Independencia

•Forma la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de auditoría.•Los auditores deben:

-Ser independientes de la actividad bajo auditoría.

-Estar libres de prejuicios y conflictos de interés.

-Mantener un estado mental objetivo a través del proceso de auditoría.

-Asegurar que los hallazgos de auditoría y las conclusiones estarán basados solamente en la evidencia de auditoría.

4.0

Principios relacionados con los auditores

Enfoque basado en evidencia

•Método para alcanzar conclusiones confiables y reproducibles.

•La evidencia de auditoría es verificable.

•Evidencia basada en muestras.

•Apropiado uso del muestreo contribuye a la confianza.

4.0

Principios relacionados con los auditores

•Auditor de 3ra. Parte

-Apegarse al código de conducta.

-No hacer consultoría.•Auditor de 1er. Y 2da. Parte

-Gestionar interfaces, facilitador.

-Interfase con clientes y auditores externos si actúa como guía.

-Puede hacer consultoría•Todos los auditores

-Cumplir con los principios de auditoría.

Programa de Auditoría

Programa de auditoría = Conjunto de una o más auditorías planificadas.

•Para un marco de tiempo específico.

•Dirigida a un propósito específico.

•Incluye todas las actividades necesarias para la planificación, organización y realización de las auditorías.

5.0

Autoridad para un Programa de Auditorías

•La alta dirección autoriza las responsabilidades para la gestión del programa.•Aquellos asignados con esa responsabilidad debería:

-Establecer objetivos y alcance.

-Definir responsabilidades, recursos y procedimientos.

-Implementar el programa.

-Mantener registro.

-Hacer el seguimiento y revisar el programa para cumplir objetivos y la mejora continua.

5.1

Calendario de auditorías

•Un calendario de auditorías es uno de los resultados del programa de auditorías.

•Un calendario de auditorías indica:

-¿Qué procesos?

-¿Qué áreas?

-¿Qué cláusulas?

-¿Qué frecuencia y cuándo?

Mejores

Prácticas

Calendario de auditorías

Procesos E F M A M J J A S O N D

Ventas/Marketing P P

Diseño/Desarrollo P P

Compras P A P

Planificación P P

Recepción P A

Producción P

Gestión de contratos

A P

Empaque/Despacho P

Mejores

Prácticas

P = Planificado A = Adicional

Calendario de auditorías

Consideraciones en el calendario de auditorías:

•Estado de la actividad.

•Importancia de la actividad/producto.

•Resultado de auditorias pasadas.

•Nuevos métodos/nuevas tecnologías.

•Cambios organizacionales.

•Acciones correctivas pendientes.

Mejores

Prácticas

Calendario de auditorías

Duración:

•Complejidad del área.

•Extensión de la lista de verificación.

•Dimensiones físicas.

•Tamaño del equipo auditor.

•Planificación del equipo y tiempo de informe.

Mejores

Prácticas

Actividades de auditoria

FORMANDO EL FUTURO

Actividades de Auditoría

Flujo de procesos de las actividades de auditoría:

1. Inicio de la auditoría.

2. Realización de la revisión de la documentación.

3. Preparación de las actividades de auditoría “in situ”.

4. Realización de las actividades “in situ”.

5. Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría.

6. Finalización de la auditoría.

7. Realización de las actividades de seguimiento (si es aplicable).

6.1

Auditoría Interna

• La cláusula 8.2.2 de la ISO 9000 está referida a conducir auditorías internas periódicas para determinar si:– El SGC cumple los requisitos.– El SGC es eficazmente implementado y mantenido.

• Planificar el programa de auditoría:– Considerar el estado e importancia de las

actividades.– Considerar el resultado de las auditorías

anteriores.– Definir alcance, criterios frecuencia y métodos.– Definir los auditores y conducir las auditorías

para asegurar la objetividad e imparcialidad.

8.2.2 Auditoría Interna

• Procedimiento documentado contemplado:– Responsabilidades y requisitos de auditoría.– Planificación y realización de la auditoría.– Registro de resultados y mantenimiento de

registros.• Tomar acciones correctivas dentro del debido

tiempo.• Verificar las acciones correctivas.• Informar los resultados.• Son requeridos registros de las auditorías

internas.