Upload
romovia-sme-sk
View
361
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Prirucka pre prijimatela NFS z Fondu socialneho rozvoja
Citation preview
Obsah
1 ZÁKLADNÉ INFORMÁCIE K PRÍRUČKE ........................................................................... 4
1.1 Východiskové dokumenty pre vypracovanie príručky a štruktúra príručky .................... 4 1.2 Operačný program Zamestnanosť a sociálna inklúzia ................................................ 4 1.3 Informácia o riadiacich a kontrolných orgánoch OP ZaSI ............................................ 5
1.4 Definície základných pojmov .................................................................................. 6 1.5 Základná legislatíva ovplyvňujúca oprávnenosť výdavkov ........................................ 13 1.6 Použité skratky .................................................................................................. 15 1.7 Spôsoby komunikácie prijímateľa so SORO ............................................................ 16
2 PROCES REALIZÁCIE PROJEKTU................................................................................ 17
2.1 Začiatok realizácie projektu .................................................................................. 17 2.2 Proces realizácie projektu .................................................................................... 18
2.2.1 Postupy pri realizovaní zmien zmluvy o poskytnutí NFP ....................................... 20
2.2.2 Pozastavenie vyplácania nenávratného finančného príspevku ............................... 23 2.2.3 Pozastavenie realizácie projektu ....................................................................... 23
2.3 Schéma realizácie projektu .................................................................................. 26
2.4 Finančné riadenie projektu ................................................................................... 27 2.4.1 Posudzovanie oprávnenosti výdavkov ............................................................... 27
2.4.2 Rezerva na nepredvídané výdavky ..................................................................... 28 2.4.3 Špecifiká v oblasti uplatňovania personálnych výdavkov ...................................... 28 2.4.4 Nepriame výdavky projektu .............................................................................. 30
2.4.5 Výpočet pomernej časti oprávnených výdavkov .................................................. 32
2.4.6 Problematika prekrývania sa výdavkov .............................................................. 33
2.4.7 Zoznam povinnej predkladanej podpornej dokumentácie ...................................... 33 2.4.8 Spôsob predkladania podpornej dokumentácie k žiadostiam o platbu .................... 34
2.4.9 Používanie sumarizačných hárkov pre výdavky s nízkou hodnotou ........................ 35 2.5 Postup pri poskytovaní platieb ............................................................................. 37
2.5.1 Systém zálohových platieb ............................................................................... 42
2.5.2 Systém refundácie .......................................................................................... 47 2.5.3 Kombinácia systémov zálohových platieb a refundácie ........................................ 47
2.6 Prechod práv a povinností prijímateľa na iný subjekt ............................................... 47 2.7 Vysporiadanie finančných vzťahov ....................................................................... 48 2.8 Účtovníctvo a systém účtov ................................................................................. 50
2.8.1 Systém účtov ................................................................................................. 51
2.9 Obstarávanie tovarov, služieb a stavebných prác .................................................... 52 2.10 Monitorovanie projektu........................................................................................ 53
2.10.1 Typy monitorovacích správ projektu a postup pri ich predkladaní .......................... 54
2.10.2 Informácia o účastníkoch projektu ..................................................................... 56
3 KONTROLA REALIZÁCIE PROJEKTU NA MIESTE ........................................................... 58
3.1 Priebeh kontroly na mieste .................................................................................. 59 3.1 Auditná misia EK ................................................................................................ 61
4 UKONČENIE REALIZÁCIE PROJEKTU .......................................................................... 62
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 2
4.1 Sankčný mechanizmus pri nenaplnení hodnôt výsledkových ukazovateľov ...................... 63
5 IT MONITOROVACÍ SYSTÉM (ITMS) .............................................................................. 68
6 PUBLICITA PROJEKTU ............................................................................................... 70
7 PRÍLOHY .................................................................................................................. 71
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 3
Úvod
Fond sociálneho rozvoja (ďalej aj „FSR“) plní úlohy „Sprostredkovateľského orgánu pod riadiacim orgánom“ (ďalej len „SORO“) pre Operačný program Zamestnanosť a sociálna inklúzia (ďalej aj „OP ZaSI“), a to na základe „Splnomocnenia SORO na plnenie úloh riadiaceho orgánu1“. V súlade s týmto splnomocnením, FSR vypracováva „Príručku pre prijímateľa“ (ďalej aj „príručka“), ktorú vydáva ako externý pokyn určený prijímateľom nenávratného finančného príspevku (ďalej aj „NFP“), ktorí realizujú projekty v zmysle uzatvorenej zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku v rámci výziev vyhlásených FSR.
Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku je vypracovaná s cieľom slúžiť prijímateľovi ako pomoc pri jeho orientácii po podpise zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku, pričom podrobnejšie rozpracováva postup implementácie projektu v súlade so zmluvnými podmienkami zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku, Systémom riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2007-2013 (ďalej aj „SR ŠFaKF“), Systémom finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2017-2013 (ďalej aj „SFR ŠFaKF“), v súlade s platnými všeobecne záväznými právnymi predpismi. Je metodickým návodom, ale zároveň záväzným dokumentom, na ktorý odkazuje zmluva o poskytnutí NFP2.
Pri skutočnostiach, ktoré nie sú v príručke uvedené, je prijímateľ povinný postupovať v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP a podľa platných všeobecne záväzných právnych predpisov SR, ktoré sú vo vzťahu k príručke nadriadené. Prijímateľ je povinný v rámci implementácie projektu používať formuláre, ktoré sú prílohou tejto príručky. V prípade akýchkoľvek nejasností súvisiacich s implementáciou projektu, odporúčame prijímateľom kontaktovať projektového manažéra FSR, ktorý im bol pridelený3.
Príručka pre prijímateľa nadobúda platnosť dňom podpisu štatutárnym orgánom FSR a účinnosť dňa 01. 06. 2013. Prijímatelia NFP sú o aktualizácii príručky informovaní prostredníctvom emailu. Prijímateľom odporúčame pravidelne sledovať informácie zverejňované na www.fsr.gov.sk. FSR si vyhradzuje právo v prípade potreby príručku aktualizovať4. Aktualizácie príručky, ako aj iné externé pokyny5 sú pre prijímateľa záväzné.
Veríme, že príručka bude užitočnou pomôckou pre úspešnú realizáciu Vášho projektu.
1 Uzatvoreného podľa §7 a § 8 zákona č. 528/2008 Z. z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov Európskeho
spoločenstva v znení neskorších predpisov. 2 Príloha č. 1 Zmluvy o poskytnutí NFP, Všeobecné zmluvné podmienky: Vzájomné práva a povinnosti medzi
Poskytovateľom a Prijímateľom sa riadia Zmluvou, všetkými dokumentmi, na ktoré Zmluva odkazuje v ich platnom znení a právnymi predpismi SR a EÚ. Zmluvné strany sa dohodli, že práva a povinnosti zmluvných strán sa budú ďalej spravovať príslušnou Príručkou pre žiadateľa o NFP, príslušnou Príručkou pre Prijímateľa, príslušnou Výzvou na predkladanie žiadostí o NFP, príslušnou schémou štátnej pomoci, Systémom finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2007 – 2013 a Systémom riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2007 – 2013. 3 Všetky odpovede zverejnené na webovom sídle SORO – www.fsr.gov.sk alebo poskytnuté prijímateľovi zo strany
SORO v písomnej forme (listom alebo prostredníctvom emailu) sa považujú za záväzné a prijímateľ sa na ne môže v prípade potreby odvolávať. Odpovede poskytnuté prijímateľovi telefonicky ústnou formou, pokiaľ neboli spracované do písomnej podoby, nemožno považovať za záväzné a prijímateľ sa na ne nemôže odvolávať. 4 V zmysle nariadení EÚ, zákona č. 528/2008 Z. z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov Európskeho spoločenstva
v znení neskorších predpisov, aktuálneho SRŠFaKF, SFRŠFaKF a súvisiacich usmernení CKO, CO a RO a na základe praktických potrieb vyplývajúcich z implementačných postupov. 5 Externé pokyny pre prijímateľov, upravujúce doposiaľ neupravené skutočnosti napr. k vráteniu úrokov.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 4
1 ZÁKLADNÉ INFORMÁCIE K PRÍRUČKE
1.1 Východiskové dokumenty pre vypracovanie príručky a štruktúra príručky
Príručka je vypracovaná v súlade s platnou legislatívou Európskej únie, usmerneniami, pokynmi a metodickými výkladmi Centrálneho koordinačného orgánu (ďalej aj „CKO“), Certifikačného orgánu (ďalej aj „CO“), riadiaceho orgánu (ďalej aj „RO“), ako aj vnútroštátnymi predpismi SR. Východiskom pre vypracovanie príručky sú taktiež: Operačný program Zamestnanosť a sociálna inklúzia, Programový manuál pre OP ZaSI, Systém riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2007 -2013, Systém finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2007 – 2013.
Príručka pre prijímateľa sa odvoláva v niektorých častiach na nasledovné usmernenia6
(dokumenty) RO pre OP ZaSI:
Usmernenie RO č. N3/2007 Metodické usmernenie k oprávnenosti výdavkov
pre programové obdobie 2007 – 2013 v platnom znení,
Usmernenie RO č. N5/2008 Usmernenie k overovaniu zadávania zákaziek na realizáciu
schválených aktivít tretím subjektom v platnom znení,
Manuál pre informovanie a publicitu pre prijímateľov v rámci ESF (2007 – 2013) v platnom
znení.
Usmernenia riadiaceho orgánu sú zverejnené na webovom sídle www.esf.gov.sk v časti
Dokumenty/Príručky a usmernenia pre prijímateľov a na webovom sídle www.fsr.gov.sk v časti Dokumenty
k projektom/Usmernenia RO.
Príručka je štruktúrovaná na všeobecnú časť, obsahujúcu všeobecne platné pravidlá a prílohy. Prílohy
sú rozdelené na Prílohy A a B. Prílohy A obsahujú špecifické podmienky jednotlivých výziev7. Prílohy B sú
všeobecné prílohy, platné pre všetky výzvy vyhlásené FSR.
Doklady prijímateľa doručené na SORO už v čase účinnosti zmenenej verzie príručky, avšak
vyhotovené ešte počas účinnosti predchádzajúcej verzie príručky, sa posudzujú podľa pravidiel platných
a účinných v čase ich vyhotovenia.
V prípade zmien príloh príručky, FSR nie je povinný aktualizovať príručku v zmysle novej verzie.
Aktualizované prílohy sú zverejňované na webovom sídle FSR. Informácia o akýchkoľvek zmenách
v príručke je zasielaná prostredníctvom emailu všetkým prijímateľom, ktorých sa táto zmena dotýka.
1.2 Operačný program Zamestnanosť a sociálna inklúzia
Operačný program Zamestnanosť a sociálna inklúzia bol schválený rozhodnutím Európskej
Komisie č. CCI 2007SK05UPO002 zo dňa 26.10.2007. Má päť prioritných osí:
6 Dodržiavanie týchto usmernení (dokumentov), je pre prijímateľov záväzné.
7 V prípade, že predmetná výzva má vlastné špecifiká.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 5
1. Podpora zamestnanosti,
2. Podpora sociálnej inklúzie,
3. Podpora zamestnanosti, sociálnej inklúzie a budovanie kapacít v Bratislavskom
samosprávnom kraji,
4. Budovanie kapacít a zlepšenie kvality verejnej správy,
5. Technická pomoc.
Riadiacim orgánom pre OP ZaSI (ďalej aj „RO“) je Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny
Slovenskej republiky. Sprostredkovateľskými orgánmi pod riadiacim orgánom (ďalej aj „SORO“) sú Fond
sociálneho rozvoja a Sociálna implementačná agentúra.
Fond sociálneho rozvoja plní úlohy SORO pre OP ZaSI v rozsahu „Splnomocnenia SORO na plnenie
úloh RO“ pre dopytovo-orientované projekty, globálne granty, systémové integrované projekty a projekty
v rámci technickej pomoci.
Podrobnejšie informácie o OP ZaSI sú obsiahnuté v dokumentoch „Operačný program Zamestnanosť
a sociálna inklúzia“ a „Programový manuál pre OP ZaSI“, ktoré sú zverejnené
na webových sídlach www.esf.gov.sk; www.fsr.gov.sk; www.sia.gov.sk. Informácie o Fonde sociálneho
rozvoja a jeho aktivitách sú zverejnené na www.fsr.gov.sk.
1.3 Informácia o riadiacich a kontrolných orgánoch OP ZaSI
Aktivity OP ZaSI sú spolufinancované zo zdrojov Európskeho sociálneho fondu (ESF),
verejných zdrojov a súkromných zdrojov. Európsky sociálny fond (ESF) je jedným zo štrukturálnych
fondov EÚ, založený s cieľom znižovať rozdiely v oblasti prosperity a životnej úrovne medzi
členskými štátmi a regiónmi EÚ, a tak podporovať hospodársku a sociálnu súdržnosť. Predstavuje
hlavný finančný nástroj EÚ na investície do ľudí.
Subjekty zapojené do implementácie ESF na úrovni NSRR a na úrovni OP ZaSI, v súlade
s ustanoveniami Nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006 z 11. júla 2006, ktorým sa ustanovujú
všeobecné ustanovenia o Európskom fonde regionálneho rozvoja, Európskom sociálnom fonde
a Kohéznom fonde a ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 1260/1999, v súlade s ustanoveniami
zákona č. 528/2008 Z.z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov ES v znení neskorších predpisov
a príslušnými rozhodnutiami vlády SR, sú:
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 6
Subjekt
Úroveň systému riadenia ŠF a KF
Strategická (NSRR) Programu (OP ZaSI)
Európska komisia X X
Vláda SR X X
Centrálny koordinačný orgán8 X
Národný monitorovací výbor X
Riadiace orgány9 X
Certifikačný orgán10
X
Orgán auditu11
X
Sprostredkovateľské orgány pod riadiacim orgánom
12
X
Monitorovací výbor operačného programu
13
X
Koordinátori horizontálnych priorít X
(Zdroj: SRŠFaKF na programové obdobie 2007-2013)
1.4 Definície základných pojmov
Aktivita - súhrn činností realizovaných prijímateľom v rámci projektu na to vyčlenenými finančnými zdrojmi za určitý čas, ktoré prispievajú k dosiahnutiu konkrétneho výsledku a majú definovaný výstup, ktorý predstavuje pridanú hodnotu pre žiadateľa a/ alebo cieľovú skupinu/ užívateľov výsledkov projektu nezávisle na realizácii ostatných aktivít. Aktivita je jasne vymedzená časom, vecne a finančne. Aktivity sa členia na hlavné aktivity a podporné aktivity.
Audit trail – podrobný popis riadenia a realizácie pomoci zo štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na všetkých úrovniach zahrňujúci tok informácií, dokumentov, finančných prostriedkov a kontrolu, ktorý umožňuje sledovať postup vykonávania procesu a jeho výstupu (relevantných dokumentov a pod.).
8 Centrálny koordinačný orgán (CKO) - CKO je ústredný orgán štátnej správy určený v NSRR zodpovedný za efektívnu
a účinnú koordináciu riadenia pomoci zo ŠF a KF v rámci Národného strategického referenčného rámca SR pre ciele
Konvergencia a Regionálna konkurencieschopnosť a zamestnanosť v programovom období 2007-2013. V podmienkach SR
plní úlohy CKO od 1.1.2011 Ministerstvo dopravy, výstavby a regionálneho rozvoja Slovenskej republiky. 9 Riadiaci orgán (RO) - Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky ako RO pre OP ZaSI zodpovedá
za riadenie a vykonávanie OP ZaSI: vypracovanie operačného programu a programového manuálu, spolufinancovanie OP
ZaSI zo štátneho rozpočtu, usmerňovanie SORO a prijímateľov, zodpovedá za monitorovanie a hodnotenie OP ZaSI,
za zavedenie a udržiavanie vhodného systému riadenia a kontroly OP ZaSI v súlade s požiadavkami EK, príslušnými
právnymi predpismi EÚ a SR, SRŠFaKF a Systémom finančného riadenia ŠFaKF, spolupracuje pri implementácii
horizontálnych priorít s ich koordinátormi v súlade s príslušnými systémami koordinácie implementácie. RO zriaďuje
Monitorovací výbor pre OP ZaSI s cieľom zabezpečiť monitorovanie kvality vykonávania operačného programu. 10 Certifikačný orgán (CO) - Ministerstvo financií ako CO, zabezpečuje koordináciu a usmerňovanie platobných jednotiek
a RO v oblasti finančného riadenia ŠF a KF, vypracováva Systém finančného riadenia ŠF a KF na programové obdobie
2007-2013 (ďalej aj „SFRŠFaKF“), vykonáva certifikačné overovanie na všetkých úrovniach finančného riadenia (vrátane
prijímateľa), prijíma finančné prostriedky EÚ a zabezpečuje ich prevod, koordinuje finančné toky v oblasti vysporiadania
nezrovnalostí. 11 Orgán auditu (OA) - Ministerstvo financií ako OA, koordinuje centrálne plánovanie, výkon a monitorovanie výsledkov
vládnych auditov. Zodpovedá za zabezpečenie vykonávania vládneho auditu s cieľom overenia účinnosti fungovania
systémov riadenia a kontroly OP ZaSI. Zabezpečuje, aby sa v rámci vládneho auditu zohľadňovali vybrané medzinárodné
uznávané audítorské štandardy, audity operácii vykonávali na vhodnej vzorke, pre overenie výdavkov deklarovaných EK. 12 Sprostredkovateľský orgán pod riadiacim orgánom (SORO) - Sprostredkovateľskými orgánmi pod riadiacim orgánom
pre OP ZaSI, sú na základe uznesenia vlády SR č. 1023 zo 6.12.2006 Fond sociálneho rozvoja a Sociálna implementačná
agentúra. Úlohy a kompetencie SORO špecifikuje Splnomocnenie o delegovaní právomocí RO pre OP ZaSI na SORO.
Celkovú zodpovednosť za výkon delegovaných právomocí nesie RO. 13 Monitorovací výbor pre OP ZaSI zodpovedá za monitorovanie pokroku v realizácii priorít a cieľov stanovených
v operačnom programe a schvaľuje jeho zmeny.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 7
Bezodkladne – najneskôr do siedmych dní od vzniku skutočnosti rozhodnej pre počítanie lehoty.
Certifikácia - potvrdenie správnosti, oprávnenosti a zákonnosti výdavkov a efektívnosti systémov riadenia a kontroly štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu.
Cieľová skupina – osoby, v prospech ktorých sa realizuje projekt, resp. osoby využívajúce výsledky realizácie projektu (napr. frekventanti vzdelávacieho programu, návštevníci podporného zariadenia, používatelia podporenej služby). Cieľovou skupinou nie sú členovia projektového tímu (riadiaci a administratívni pracovníci, lektori, sociálni pracovníci a pod.).
Čisté príjmy - rozdiel medzi príjmami (v pôsobnosti článku 55) zvýšenými o prípadnú zostatkovú hodnotu investície a prevádzkovými výdavkami projektu v rámci celého referenčného obdobia; Uvádzajú sa prevádzkové výdavky projektu v monitorovanom období, ktoré zahŕňajú všetky výdavky na nákup tovaru a služieb (priame výrobné náklady, administratívne výdavky, výdavky na tržby a distribúciu). Súčasťou prevádzkových výdavkov môžu byť aj ďalšie výdavky vzniknuté počas prevádzkovej fázy projektu (napr. obnova zariadenia s kratšou životnosťou, výnimočná údržba). Z prevádzkových výdavkov musia byť vyňaté všetky položky, ktoré nezvyšujú efektívne peňažné výdavky (napr. odpisy, rezervy pre nepredvídané straty, rezervy na budúce náklady) a finančné náklady - platby úrokov.
Deň – dňom sa rozumie kalendárny deň, pokiaľ nie je výslovne uvedené, že ide o pracovný deň.
Deň doručenia - ak nie je v tomto dokumente uvedené inak, za deň doručenia sa v súvislosti s predkladaním dokumentov na SORO v prípade osobného doručenia považuje deň fyzického doručenia na SORO. V prípade zasielania dokumentov na SORO poštou/ kuriérom sa za deň doručenia dokumentu považuje deň odoslania dokumentu na takúto prepravu, okrem prípadu doručenia prijatého návrhu na uzavretie zmluvy o poskytnutí NFP/ dodatku k zmluve o poskytnutí NFP, ktorého účinky nastávajú momentom doručenia prijatého návrhu na uzavretie zmluvy o poskytnutí NFP/ dodatku k zmluve o poskytnutí NFP poštou/ kuriérom poskytovateľovi (SORO). Deň doručenia je určujúci aj pre posúdenie podmienky doručenia dokumentu v lehote stanovenej SORO. V prípade predkladania písomnej aj elektronickej formy dokumentu sa dátum doručenia dokumentu vzťahuje ku dňu doručenia písomnej formy dokumentu. V prípade zasielania dokumentov SORO prijímateľovi sa za deň doručenia považuje deň prevzatia dokumentu prijímateľom. V prípade ak prijímateľ nebol doručovateľom na mieste doručenia zastihnutý, alebo bezdôvodne odoprel písomnosť prijať, sa na doručovanie dokumentov SORO prijímateľom vzťahujú príslušné ustanovenia § 24 a 25 Zákona o správnom konaní.
Dopytovo orientovaný projekt – projekt predkladaný žiadateľom na základe výzvy na predkladanie žiadostí o NFP určenej pre dvoch a viac oprávnených žiadateľov, medzi ktorými prebieha súťaž.
Efektívnosť – maximalizovanie výsledkov činnosti vo vzťahu k disponibilným verejným prostriedkom. Zásada efektívnosti na úrovni projektu je chápaná aj ako stanovenie takých cieľov projektu, aby sa dosiahol celkový žiadaný efekt projektu.
Európsky fond regionálneho rozvoja (ERDF) – finančný nástroj štrukturálnej a regionálnej politiky EÚ, ktorý prispieva k financovaniu pomoci s cieľom posilniť hospodársku a sociálnu súdržnosť vyrovnávaním hlavných regionálnych rozdielov prostredníctvom podpory rozvoja a štrukturálnych zmien v regionálnych ekonomikách, vrátane premeny upadajúcich priemyselných regiónov a zaostávajúcich regiónov a podpory cezhraničnej, nadnárodnej a medziregionálnej spolupráce (čl. 2 Nariadenia Rady (ES) č. 1080/2006 z 5. júla 2006 o Európskom fonde regionálneho rozvoja, a ktorým sa zrušuje Nariadenie (ES) č. 1783/1999).
Európsky sociálny fond (ESF) - finančný nástroj štrukturálnej a regionálnej politiky EÚ, ktorý prispieva k prioritám Európskej únie, pokiaľ ide o posilňovanie hospodárskej a sociálnej súdržnosti prostredníctvom zlepšovania možnosti zamestnania sa a pracovných príležitostí, o podporu vysokej úrovne zamestnanosti a zvyšovanie počtu a kvality pracovných miest. Robí tak prostredníctvom podpory politík členských štátov, ktoré sú zamerané na dosiahnutie plnej zamestnanosti a kvality a produktivity práce, na podporu sociálnej inklúzie vrátane prístupu znevýhodnených osôb k zamestnaniu a na zníženie národných, regionálnych a miestnych rozdielov v zamestnanosti (čl. 2 Nariadenia Rady (ES) č. 1081/2006 z 5. júla 2006 o Európskom sociálnom fonde
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 8
a ktorým sa zrušuje Nariadenie (ES) č. 1784/1999).
Harmonogram realizácie aktivít projektu – časový rámec (rozpis, plán) realizácie aktivít projektu, ktoré sú nevyhnutné pre dosiahnutie plánovaného cieľa projektu. Harmonogram realizácie aktivít projektu má z časového hľadiska vymedzený začiatok a koniec realizácie jednotlivých aktivít projektu.
Horizontálna priorita NSRR - priorita NSRR, ktorá komplementárnym spôsobom vplýva na ciele NSRR a ktorej zmyslom je zabezpečiť dosiahnutie pre ňu definovaného cieľa, ktorý sa týka viacerých priorít NSRR a nemôže byť teda zabezpečený len prostredníctvom jedného operačného programu, ale vyžaduje si koordinovaný prístup pretínajúci viaceré špecifické priority, resp. projekty.
Hospodárnosť – minimalizovanie nákladov na vykonávanie činnosti alebo obstaranie tovarov, prác a služieb pri zachovaní ich primeranej úrovne a kvality. Zásada hospodárnosti znamená, že prijímateľ pri zabezpečení realizácie projektu postupuje čo možno najhospodárnejšie, t.j. že náklady na akúkoľvek predrealizačnú, realizačnú a porealizačnú fázu projektu sú minimálne možné a pritom sa ešte stále dosiahne účel, ktorý chcel žiadateľ dosiahnuť.
IT monitorovací systém – informačný systém, spravovaný a vyvíjaný CKO, ktorý zabezpečuje evidenciu údajov o NSRR, všetkých operačných programoch, žiadostiach o NFP, projektoch, kontrolách a auditoch za účelom efektívneho a transparentného monitorovania všetkých procesov spojených s implementáciou ŠF a KF. ITMS zabezpečuje komunikáciu s databázou SFC2007 EK, monitorovacími systémami okolitých členských krajín, ako aj žiadateľmi a prijímateľmi. Poskytuje prepojenie s ISUF, systémom RIS a IS Štátnej pokladnice.
Kohézny fond - finančný nástroj EÚ určený pre členské krajiny, ktorých hodnota HND na obyvateľa meraná paritou kúpnej sily a vypočítaná na základe údajov EÚ v priemere za roky 2001 – 2003 je menšia ako 90 % priemeru EÚ 25. Podporuje projekty dopravnej infraštruktúry a životného prostredia.
Krížové financovanie – v súlade s čl. 34 všeobecného nariadenia komplementárny spôsob financovania výdavkov (z fondov ERDF a ESF) v rámci limitu 10 % na každú prioritnú os OP, ktoré patria do rozsahu pôsobnosti pomoci z iného fondu s podmienkou, že sú tieto aktivity potrebné na uspokojivé vykonávanie projektu a sú s ním priamo spojené. Táto miera sa zvyšuje na 15 %14 v prípade projektov zameraných na posilnenie sociálnej inklúzie s cieľom ich trvalo udržateľnej integrácie v zamestnaní a boj proti všetkým formám diskriminácie na trhu práce v zmysle čl. 3, ods. 1 písm. c) Nariadenia Rady (ES) č. 1081/2006 o ESF a pre oblasť udržateľného rozvoja miest podľa čl. 8 Nariadenia Rady (ES) č. 1080/2006 o ERDF v rámci cieľa „Regionálna konkurencieschopnosť a zamestnanosť“ platí limit 15% prostriedkov EÚ na prioritnú os.
Lehota – ak nie je uvedené inak, za dni sa považujú kalendárne dni. Do lehoty sa nezapočítava deň, keď došlo k uskutočneniu určujúcej začiatok lehoty. Lehoty určené podľa týždňov, mesiacov alebo rokov sa končia uplynutím toho dňa, ktorý sa svojím označením zhoduje s dňom keď došlo k skutočnosti určujúcej začiatok lehoty. Ak taký deň v mesiaci nie je, lehota sa končí posledným dňom mesiaca. Ak koniec lehoty pripadne na sobotu, nedeľu alebo na deň pracovného pokoja, je posledným dňom lehoty najbližší nasledujúci pracovný deň. Lehota je zachovaná, ak sa posledný deň lehoty podanie podá na SORO, alebo ak sa podanie odovzdá na poštovú prepravu, ak nie je v tomto dokumente uvedené inak.
Majetok – majetok definovaný zákonom o účtovníctve a zákonom o dani z príjmov.
Merateľný ukazovateľ – nástroj na meranie dosiahnutia cieľa, mobilizácie zdrojov, dosiahnutých výsledkov, meranie kvality alebo kontextovej premennej. Ukazovateľ je tvorený definíciou, mernou jednotkou, časovým vymedzením, počiatočnou hodnotou a požadovanou hodnotou.
Merateľný ukazovateľ dopadu – formalizované zobrazenie následkov projektu, ktoré prekračuje rámec bezprostredných účinkov pomoci/intervencie. Na výsledné hodnoty merateľných ukazovateľov dopadu má veľký vplyv externé prostredie (napr. dopyt, zmena legislatívy a pod.), t.j. ich hodnoty predstavujú kvalifikovaný odhad, ktorý sa nemusí naplniť.
14
SORO stanovuje limity pre krížové financovanie v rámci každej výzvy na predkladanie žiadostí o NFP.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 9
Merateľný ukazovateľ výsledku – formalizované zobrazenie priamych a okamžitých účinkov pomoci, t.j. účinkov, ktoré priniesol projekt. Cieľové hodnoty merateľných ukazovateľov výsledkov projektu sú vždy záväzné.
Monitorovacia správa projektu (ďalej aj „monitorovacia správa“) – správa pripravená prijímateľom za príslušný projekt v zmluvne dohodnutých termínoch, obsahujúca všetky informácie o vecnej, finančnej, časovej a administratívnej realizácii projektu.
Monitorovanie – pravidelná činnosť, ktorá sa zaoberá systematickým zberom, triedením, agregovaním a ukladaním relevantných informácií o sledovaných projektoch a prezentáciou výsledkov ich monitorovania pre potreby vykonávania a hodnotenia riadených procesov na projektovej a programovej úrovni. Na úrovni projektu je hlavným cieľom monitorovania preverovanie súladu implementácie projektu s uzatvorenou zmluvou o poskytnutí nenávratného finančného príspevku.
Náklad – zníženie ekonomických úžitkov prijímateľa v posudzovanom období, ktoré sa dá spoľahlivo určiť.
Národný strategický referenčný rámec – národný referenčný dokument o národne stratégii rozvoja pripravený v zmysle čl. 27 všeobecného nariadenia predstavujúci referenčný nástroj na prípravu programovania cez operačné programy v súlade so Strategickými usmerneniami Spoločenstva.
Nenávratný finančný príspevok - suma finančných prostriedkov poskytnutá prijímateľovi na základe schváleného projektu podľa podmienok Zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku z verejných prostriedkov v súlade so zákonom o rozpočtových pravidlách verene správy.
Neoprávnené výdavky - výdavky, ktoré vznikli mimo obdobia oprávnenosti výdavkov alebo boli predmetom financovania inej nenávratnej pomoci alebo spadajú do účtovnej kategórie neoprávnenej na spolufinancovanie z prostriedkov OP alebo nesúvisia s činnosťami nevyhnutými pre úspešnú realizáciu projektu alebo sú v rozpore so Zmluvou o poskytnutí NFP.
Nezrovnalosť - akékoľvek porušenie legislatívy EÚ vyplývajúce z konania alebo opomenutia hospodárskeho subjektu, dôsledkom čoho je alebo by mohlo byť poškodenie všeobecného rozpočtu EÚ alebo rozpočtov nimi spravovaných, a to buď znížením alebo stratou výnosov plynúcich z vlastných zdrojov vyberaných v mene EÚ alebo započítaním neoprávnenej výdavkovej položky do rozpočtu EÚ.
Operačný program – dokument predložený členským štátom a schválený Európskou komisiou, ktorý určuje stratégiu rozvoja pomocou jednotného súboru priorít, ktorá sa má realizovať s pomocou niektorého štrukturálneho fondu alebo v prípade vybraných oblastí cieľa Konvergencia z Kohézneho fondu a ERDF.
Oprávnené výdavky - výdavky, ktoré boli skutočne vynaložené počas obdobia realizácie aktivít projektu, vo forme nákladov a výdavkov prijímateľa, a ktoré boli vynaložené na projekty vybrané na podporu v rámci operačných programov v súlade s hodnotiacimi a výberovými kritériami a obmedzeniami stanovenými všeobecným nariadením, nariadením Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006, nariadením Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1081/2006 a nariadením Rady (ES) č. 1084/2006 a zmluvou o poskytnutí NFP. Oprávnené výdavky pre projekty generujúce príjem upravuje čl. 55 všeobecného nariadenia a Nariadenia Rady (ES) č. 1341/2008.
Oprávnenosť - je charakterizovaná ako súlad projektu s osobnými, vecnými, finančnými, územnými a časovými predpokladmi poskytnutia pomoci určenými riadiacim orgánom vo výzve na predkladanie žiadostí alebo v ozname o predkladaní projektových zámerov veľkých projektov alebo v písomnom vyzvaní.
Partner žiadateľa - osoba, ktorá sa spolupodieľa na príprave projektu so žiadateľom a ktorá sa spolupodieľa na realizácii projektu s prijímateľom podľa zmluvy o poskytnutí NFP a podľa zmluvy o partnerstve.
Platobná jednotka - organizačná zložka ústredného orgánu štátnej správy alebo iná právnická osoba zodpovedná za prevod prostriedkov zo štrukturálnych fondov, Kohézneho fondu a štátneho rozpočtu na spolufinancovanie prijímateľovi na základe vykonania predbežnej finančnej kontroly pred platbou prijímateľovi. Platobnú jednotku určuje vláda v súlade s osobitným predpisom. Vo vzťahu k Štátnej pokladnici vystupuje platobná jednotka v mene príslušného ministerstva ako vnútorná organizačná jednotka klienta Štátnej
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 10
pokladnice. Na účely tejto Príručky je v rámci hore uvedených výziev platobnou jednotkou MPSVR SR.
Schémy štátnej pomoci a schémy pomoci „de minimis“ - dokumenty, ktoré presne stanovujú pravidlá a podmienky, na základe ktorých môžu poskytovatelia pomoci poskytnúť štátnu pomoc a pomoc „de minimis“ jednotlivým prijímateľom;
Poskytnutie zálohovej platby prijímateľovi - poskytnutie finančných prostriedkov z výdavkov štátneho rozpočtu za zdroj EÚ a spolufinancovania štátneho rozpočtu prijímateľovi formou zálohovej platby pre projekty financované z ESF, resp. prijímateľovi - štátnej rozpočtovej organizácii pre projekty financované z ESF, ERDF a Kohézneho fondu do výšky 40 % z relevantnej časti rozpočtu projektu po podpise zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku a preukázaní prijímateľa o začatí realizácie projektu.
Poskytovateľ pomoci - orgán, ktorý je zodpovedný za pridelenie nenávratného finančného príspevku.
Prijímateľ - orgán, organizácia, právnická osoba, fyzická osoba alebo administratívna jednotka, ktorej sú na základe zmluvy za účelom realizácie projektu alebo operácie poskytované prostriedky štátneho rozpočtu určené na spolufinancovanie a prostriedky zo štrukturálnych fondov alebo Kohézneho fondu.
Prínos – pozitívne dopady realizácie projektu na prijímateľa alebo na definovanú cieľovú skupinu, ktoré môžu mať finančnú aj nefinančnú podobu. Jedná sa o súčet všetkých dosiahnutých plánovaných prínosov projektu.
Projekt – súhrn aktivít a činností, na ktoré sa vzťahuje poskytnutie pomoci, ktoré popisuje žiadateľ v žiadosti o poskytnutie nenávratného finančného príspevku a ktoré realizuje prijímateľ v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP, resp. s rozhodnutím o schválení žiadosti o NFP (v prípade, ak je prijímateľ a RO tá istá osoba).
Programový manuál – dokument na národnej úrovni vypracovaný riadiacim orgánom pre každý operačný program cieľa 1 a cieľa 2, obsahujúci podrobný popis jednotlivých opatrení.
Refundácia - poskytnutie finančných prostriedkov prijímateľovi zo súkromného sektora a prijímateľovi z verejného sektora na základe dohody s RO za zdroje Európskej únie a štátneho rozpočtu na spolufinancovanie a na základe žiadosti o platbu, ktorej súčasťou sú účtovné doklady, ktoré prijímateľ uhradil najskôr z vlastných zdrojov.
Schémy štátnej pomoci a schémy pomoci „de minimis“- dokumenty, ktoré presne stanovujú pravidlá a podmienky, na základe ktorých môžu poskytovatelia pomoci poskytnúť štátnu pomoc a pomoc „de minimis“ jednotlivým prijímateľom.
Správa o zistenej nezrovnalosti – dokument vyplnený riadiacim orgánom, sprostredkovateľským orgánom pod riadiacim orgánom, platobnou jednotkou, certifikačným orgánom, orgánom auditu alebo orgánom vydávajúcim rozhodnutie v správnom konaní, na ktorého základe je oficiálne zdokumentovaná zistená nezrovnalosť.
Sprostredkovateľský orgán pod riadiacim orgánom – ministerstvo, ostatný ústredný orgán štátnej správy, samosprávny kraj alebo iná právnická osoba, ktorá má odborné, personálne a materiálne predpoklady na plnenie úloh riadiaceho orgánu určených v splnomocnení riadiaceho orgánu. Rozsah a definovanie úloh sprostredkovateľského orgánu pod riadiacim orgánom je v kompetencii riadiaceho orgánu a tvorí súčasť splnomocnenia, pričom sprostredkovateľský orgán koná v mene a na zodpovednosť RO. SORO je aj subjekt poverený vládou SR alebo RO na riadenie a vykonávanie časti OP v súlade s čl. 42, ods. 1 všeobecného nariadenia, t.j. zabezpečenie implementácie časti OP prostredníctvom globálneho grantu.
Súhrnná žiadosť o platbu – doklad, na ktorého základe sú prevádzané finančné prostriedky Európskej únie platobnej jednotke v príslušnom pomere.
Sumarizačný hárok – doklad slúžiaci na deklarovanie výdavkov prijímateľa za oblasť pracovno-právnych vzťahov, cestovných náhrad a výdavkov, ktorých celková hodnota jednorazového nákupu materiálu, alebo služby neprevyšuje sumu 332,– € (vrátane DPH).
Štátna pomoc – akákoľvek pomoc poskytovaná z prostriedkov štátneho rozpočtu alebo akoukoľvek formou z verejných zdrojov podnikateľovi, ktorá narúša súťaž alebo hrozí narušením súťaže tým, že
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 11
zvýhodňuje určité podniky alebo výrobu určitých druhov tovarov a môže nepriaznivo ovplyvniť obchod medzi členskými štátmi EÚ.
Štrukturálne fondy - nástroje štrukturálnej politiky EÚ využívané na dosiahnutie jej cieľov. K štrukturálnym fondom patria Európsky fond regionálneho rozvoja (ERDF) a Európsky sociálny fond (ESF).
Udržateľnosť projektu - udržanie (zachovanie) výsledkov realizovaného projektu definovaných prostredníctvom merateľných ukazovateľov výsledku pri dodržaní podmienky vyplývajúcej z čl. 57 ods. 1 všeobecného nariadenia po dobu piatich rokov od ukončenia realizácie projektu (obdobie udržateľnosti projektu). V súvislosti s implementáciou projektov realizovaných malými a strednými podnikmi môže RO svojím rozhodnutím obdobie udržateľnosti projektu skrátiť na tri roky (takéto rozhodnutie je RO povinný oznámiť EK a prostredníctvom výzvy na predkladanie žiadostí o NFP aj potenciálnych žiadateľom). Z čl. 57 ods. 1 všeobecného nariadenia vyplýva podmienka, v zmysle ktorej nemôže počas obdobia udržateľnosti projektu dôjsť k takej podstatnej zmene projektu, ktorá by ovplyvňovala povahu projektu alebo podmienky jeho vykonávania, alebo ktorá by poskytovala právnickej osobe, fyzickej osobe alebo orgánu verejnej správy neoprávnené zvýhodnenie a ktorá vyplýva buď zo zmeny povahy vlastníctva položky infraštruktúry, alebo z ukončenia produktívnej činnosti15 s výnimkami vzťahujúcimi sa na realizáciu projektov spolufinancovaných z ESF uvedenými v kapitole 4.2.3 Systému riadenia;
Ukončenie realizácie aktivít projektu - realizácia aktivít projektu sa považuje za ukončenú, ak sa fyzicky zrealizovali všetky aktivity projektu (hlavné aj podporné aktivity projektu). Moment ukončenia realizácie aktivít projektu je dôležitý pre posúdenie splnenia plánovaných výsledkov projektu definovaných prostredníctvom merateľných ukazovateľov výsledku.
Ukončenie realizácie projektu – v súlade s čl. 88 ods. 1 všeobecného nariadenia sa projekt považuje za ukončený, ak došlo k fyzickému ukončeniu projektu (skutočne sa zrealizovali všetky aktivity projektu) a finančnému ukončeniu projektu (prijímateľ uhradil všetky výdavky a prijímateľovi bol uhradený zodpovedajúci NFP). Momentom ukončenia realizácie projektu sa začína obdobie udržateľnosti projektu.
Účastníci projektu – osoby priamo sa zúčastňujúce aktivít projektu spolufinancovaného z ESF (napr. frekventanti vzdelávacích programov, účastníci sociálnych programov), pričom platí, že na každého účastníka projektu sa viažu výdavky projektu. Účastníkmi projektu nie sú členovia projektového tímu (riadiaci a administratívni pracovníci, lektori, sociálni pracovníci a pod.) ani osoby cieľovej skupiny, ktoré využívajú výsledky projektu, ale nezúčastňujú sa priamo aktivít projektu (napr. pri projektoch zameraných na vydanie publikácií, používatelia týchto publikácií).
Účelnosť - vzťah medzi určeným účelom vynaloženia výdavkov projektu a skutočným účelom ich vynaloženia. Zásada účelnosti znamená, že žiadateľ je oprávnený použiť poskytnutý NFP iba na účel stanovený v Zmluve o poskytnutí NFP. Účelnosť využitia výdavkov projektu je podmienkou pre dosiahnutie plánovaných výsledkov projektu.
Účinnosť – vzťah medzi plánovaným výsledkom činnosti a skutočným výsledkom činnosti vzhľadom na použité verejné prostriedky. Na úrovni projektu je zásada účinnosti chápaná aj ako vykonávanie aktivít projektu v primeranom pomere zdrojov k výsledkom projektu.
Účtovný doklad – doklad definovaný v § 10 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Pre účely predkladania žiadostí o platbu (priebežná platba, záverečná platba, zúčtovanie zálohovej platby) sa vyžaduje splnenie náležitostí definovaných v § 10 ods. 1 písm. a) až f) predmetného zákona, pričom za dostatočné splnenie náležitosti podľa písm. f) sa považuje vyhlásenie prijímateľa v žiadosti o platbu v časti 10 Čestné vyhlásenie v znení „Ako prijímateľ čestne vyhlasujem, že nárokovaná suma zodpovedá údajom uvedeným v účtovných dokladoch, je matematicky správna a vychádza z účtovníctva, oprávnené výdavky boli
15
Produktívnou činnosťou sa rozumie aktivita, ktorá produkuje tovary alebo služby; ukončením produktívnej činnosti sa rozumie ukončenie celej produktívnej činnosti prijímateľa, ukončenie tej činnosti prijímateľa, ktorá súvisí s projektom, alebo presun produktívnej činnosti do iného regiónu alebo do iného členského štátu.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 12
skutočne realizované v rámci obdobia oprávnenosti (v prípade zálohovej platby sa začala realizácia projektu), nárokovaná suma je v súlade s ustanoveniami zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku, pravidlá štátnej pomoci, verejného obstarávania, ochrany životného prostredia a rovnosti príležitostí boli dodržané, fyzický a finančný pokrok podlieha monitorovaniu vrátane kontroly na mieste, požiadavky na informovanie verejnosti boli dodržané v súlade s ustanoveniami zmluvy, originály dokumentácie k platbe, definované v zozname príloh sú v našej držbe, náležite opečiatkované, podpísané a prístupné na konzultovanie pre účely overenia. Sú riadne zaznamenané účtovným zápisom v účtovníctve v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Som si vedomý skutočnosti, že v prípade nesplnenia podmienok zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku alebo v prípade nesprávne nárokovaných finančných prostriedkov v tejto žiadosti o platbu je možné, že príspevok nebude vyplatený, bude upravený alebo bude vyžiadané vrátenie neoprávnene vyplatených finančných prostriedkov.“
Verejné obstarávanie – postupy definované v zákone o verejnom obstarávaní pre zadávanie zákaziek na dodanie tovaru, na uskutočnenie stavebných prác a na poskytnutie služieb.
Verejné výdavky – všetky verejné príspevky na financovanie operácií, ktoré pochádzajú z rozpočtu štátu, regionálnych a miestnych orgánov a EÚ v súvislosti so štrukturálnymi fondmi a Kohéznym fondom a akékoľvek podobné výdavky. Za podobný výdavok sa považuje každý príspevok na financovanie operácií pochádzajúcich z rozpočtu verejnoprávnych subjektov alebo združení jedného alebo viacerých regionálnych alebo miestnych orgánov, alebo verejnoprávnych subjektov konajúcich v súlade so smernicou Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 18/2004 z 31. marca 2004 o koordinácii postupov zadávania verejných zákaziek na dodávku tovaru a verejných zákaziek na služby.
Vlastné zdroje prijímateľa - finančné prostriedky, ktorými sa podieľa prijímateľ na financovaní projektu v stanovenej výške a určenom podiele. Za tieto zdroje sa považujú aj tie prostriedky, ktoré prijímateľ získal z iného zdroja (okrem zdroja NFP - štátneho rozpočtu na spolufinancovanie a zdroja EÚ), ako napr. úver z banky alebo príspevok tretej osoby.
Výdavok – úbytok peňažných prostriedkov alebo úbytok ekvivalentov peňažných prostriedkov prijímateľa súvisiaci s realizáciou projektu.
Začiatok realizácie aktivity projektu – aktivita projektu sa považuje za začatú v deň, kedy došlo k začatiu jej fyzickej realizácie. Dátum začiatku realizácie aktivity musí byť prijímateľom preukázateľný dokladom zodpovedajúcim charakteru aktivity (napr. zápisnicou z pracovného stretnutia a pod.).
Zaujatosť – situácia, kedy z dôvodov osobných alebo iných obdobných vzťahov medzi žiadateľom/prijímateľom a osobami vystupujúcimi na strane poskytovateľa týchto prostriedkov alebo pomerov osôb vystupujúcich na strane poskytovateľa k projektu môže byť narušený alebo ohrozený záujem na nestrannom a transparentnom výkone funkcií, ktoré súvisia s procesom výberu projektov pre realizáciu OP a/alebo procesom realizácie projektu. Za osobné alebo iné obdobné vzťahy sa považuje rodinná spriaznenosť alebo iný s verejným záujmom nesúvisiaci záujem zdieľaný so žiadateľom NFP/prijímateľom;
Záznam z administratívnej kontroly - dokument vypracovaný z administratívnej kontroly riadiacim orgánom podľa § 24e zákona č. 528/2008 Z. z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov EÚ v znení neskorších predpisov. V prípade Programu cezhraničnej spolupráce SR – ČR na programové obdobie 2007 – 2013 je záznam z administratívnej kontroly vypracovávaný národným kontrolórom. Záznam z administratívnej kontroly sa vyhotovuje v dvoch exemplároch. Prvý exemplár sa poskytuje platobnej jednotke. Druhý exemplár uchováva subjekt, ktorý záznam z administratívnej kontroly vypracoval. V prípade zistenia nedostatkov a porušenia podmienok zakotvených vo všeobecne záväzných právnych predpisoch a zmluvných dokumentoch je riadiaci orgán oprávnený pozastaviť financovanie projektu, zamietnuť žiadosť o platbu, alebo znížiť výšku požadovaných výdavkov, alebo posúdiť výdavky požadované v žiadosti o platbu ako neoprávnené alebo postupovať podľa ďalších relevantných ustanovení tohto zákona, napríklad odstúpiť od zmluvy. Ak má správa finančnej kontroly/Ministerstvo financií SR začať na základe záverov vykonanej administratívnej kontroly riadiacim orgánom správne konanie vo veci porušenia finančnej disciplíny, riadiaci orgán si od kontrolovaného subjektu vyžiada písomné vyjadrenie k záverom administratívnej kontroly a prílohou záznamu sú všetky doklady týkajúce
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 13
sa predmetu vykonanej administratívnej kontroly. Na základe takéhoto záznamu z administratívnej kontroly je správa finančnej kontroly / Ministerstvo financií SR oprávnené priamo začať správne konanie a to bez duplicitného výkonu vládneho auditu.
Zmluva o poskytnutí nenávratného finančného príspevku – dvojstranný právny úkon stanovujúci zmluvné podmienky, práva a povinnosti prijímateľa a riadiaceho orgánu ako poskytovateľa pri poskytnutí NFP zo strany poskytovateľa prijímateľovi na realizáciu aktivít projektu, ktorý je predmetom schválenej žiadosti o NFP.
Žiadosť o platbu - doklad, ktorý pozostáva z formulára žiadosti a povinných príloh, na základe ktorého sú prijímateľovi uhrádzané prostriedky štrukturálnych fondov, Kohézneho fondu a štátneho rozpočtu na spolufinancovanie v príslušnom pomere.
Žiadosť o vrátenie finančných prostriedkov – doklad, ktorý pozostáva z formulára žiadostí a príloh, na základe ktorého má prijímateľ povinnosť vrátiť finančné prostriedky v príslušnom pomere na stanovené účely.
1.5 Základná legislatíva ovplyvňujúca oprávnenosť výdavkov
Základný rámec oprávnenosti výdavkov, ktorý určuje legislatíva Európskej únie:
Nariadenie Rady (ES) č. 1083/2006 z 11. júla 2006, ktorým sa ustanovujú všeobecné ustanovenia
o Európskom fonde regionálneho rozvoja, Európskom sociálnom fonde a Kohéznom fonde a ktorým
sa zrušuje nariadenie (ES) č. 1260/1999 (všeobecné nariadenie komisie);
Nariadenie Rady (ES) č. 1341/2008 z 18. decembra 2008, ktorým sa v súvislosti s určitými projektmi
generujúcimi príjmy mení a dopĺňa nariadenie (ES) č. 1083/2006 o Európskom fonde regionálneho
rozvoja, Európskom sociálnom fonde a Kohéznom fonde;
Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1081/2006 z 5. júla 2006 o Európskom sociálnom
fonde, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 1784/1999;
Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 z 5. júla 2006 o Európskom fonde
regionálneho rozvoja, a ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 1783/1999;
Nariadenie Komisie (ES) č. 1828/2006 z 8. decembra 2006, ktorým sa stanovujú vykonávacie pravidlá
nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006, ktorým sa ustanovujú všeobecné ustanovenia o Európskom fonde
regionálneho rozvoja, Európskom sociálnom fonde a Kohéznom fonde a nariadenia Európskeho
parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Európskom fonde regionálneho rozvoja;
Nariadenie Rady (ES) č. 284/2009 zo 7. apríla 2009, ktorým sa mení a dopĺňa nariadenie (ES)
č. 1083/2006, ktorým sa ustanovujú všeobecné ustanovenia o Európskom fonde regionálneho rozvoja,
Európskom sociálnom fonde a Kohéznom fonde, pokiaľ ide o určité ustanovenia týkajúce sa finančného
riadenia;
Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 396/2009, z 6. mája 2009, ktorým sa mení
a dopĺňa nariadenie (ES) č. 1081/2006 o Európskom sociálnom fonde s cieľom rozšíriť typy nákladov
oprávnených na príspevok z ESF;
Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 539/2010, zo 16. júna 2010, ktorým sa mení
a dopĺňa nariadenie Rady (ES) č. 1083/2006, ktorým sa ustanovujú všeobecné ustanovenia
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 14
o Európskom fonde regionálneho rozvoja, Európskom sociálnom fonde a Kohéznom fonde, pokiaľ ide
o zjednodušenie určitých požiadaviek a o určité ustanovenia týkajúce sa finančného riadenia;
Nariadenie Komisie (EÚ) č. 832/2010 zo 17. septembra 2010, ktorým sa mení a dopĺňa nariadenie
(ES) č. 1828/2006, ktorým sa stanovujú vykonávacie pravidlá nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006, ktorým
sa ustanovujú všeobecné ustanovenia o Európskom fonde regionálneho rozvoja, Európskom sociálnom
fonde a Kohéznom fonde, a nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 o Európskom
fonde regionálneho rozvoja;
Oznámenie Komisie č. (2009/C 16/01) z 22. januára 2009 – Dočasný rámec Spoločenstva
pre opatrenia štátnej pomoci na podporu prístupu k financovaniu v období súčasnej finančnej
a hospodárskej krízy.
Základný rámec oprávnenosti výdavkov, ktorý určuje legislatíva Slovenskej republiky:
Zákon č. 528/2008 Z. z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov Európskeho spoločenstva (ďalej aj
„zákon o pomoci a podpore“) v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 291/2002 Z. z. o Štátnej pokladnici a o zmene v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých
zákonov v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 18/1996 Z. z. o cenách v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 400/2009 Z. z. o štátnej službe v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 552/ 2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov,
Zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme
a o zmene a doplnení niektorých zákonov;
Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 365/2004 Z. z. o rovnakom zaobchádzaní v niektorých oblastiach a o ochrane pred
diskrimináciou v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 231/1999 Z. z. o štátnej pomoci v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 539/2008 Z. z o podpore regionálneho rozvoja v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 416/2004 Z. z. o Úradnom vestníku Európskej únie v znení neskorších predpisov;
Zákon č. 305/2005 Z. z. o sociálnoprávnej ochrane detí a o sociálnej kuratele v znení neskorších
predpisov;
Zákon č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní v znení neskorších predpisov.
Usmernenia RO pre OP ZaSI:
Usmernenie RO č. N3/2007, k oprávnenosti výdavkov pre programové obdobie 2007 – 2013 v platnom znení;
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 15
Usmernenie RO č. N5/2008, k overovaniu zadávania zákaziek na realizáciu schválených aktivít tretím subjektom v platnom znení;
Manuál pre informovanie a publicitu pre prijímateľov v rámci ESF OP ZaSI (2007-2013) v platnom znení.
1.6 Použité skratky
CKO Centrálny koordinačný orgán CO Certifikačný orgán CRZ Centrálny register zmlúv DPH Daň z pridanej hodnoty EK Európska komisia ERDF Európsky fond regionálneho rozvoja z angl. European Regional
Development Fund ESF Európsky sociálny fond z angl. European Social Fund EÚ Európska únia FSR Fond sociálneho rozvoja HP Horizontálna priorita IČO Identifikačné číslo organizácie ISUF Informačný systém účtovníctva fondov ITMS Informačno-technologický monitorovací systém KF Kohézny fond MF SR Ministerstvo financií Slovenskej republiky MPSVR SR Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky MRK Marginalizované rómske komunity MS Monitorovacia správa projektu NMS Následná monitorovacia správa projektu NFP Nenávratný finančný príspevok NSRR Národný strategický referenčný rámec OA Orgán auditu OP Operačný program OP ZaSI Operačný program Zamestnanosť a sociálna inklúzia PJ Platobná jednotka PM Projektový manažér RO Riadiaci orgán (MPSVR SR) SFR ŠFaKF Systém finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu SORO Sprostredkovateľský orgán pod riadiacim orgánom SR Slovenská republika SR ŠFaKF Systém riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu Sumarizačný hárok pre výdavky s nízkou hodnotou Sumarizačný hárok pre výdavky, ktorých celková hodnota jednorazového
nákupu na doklade o obstaraní neprevyšuje sumu 332,– € vrátane DPH ŠF Štrukturálne fondy ŠR Štátny rozpočet VO Verejné obstarávanie VÚC Vyšší územný celok ŽoP Žiadosť o platbu SŽoP Súhrnná žiadosť o platbu
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 16
1.7 Spôsoby komunikácie prijímateľa so SORO
Projekt prijímateľa administruje na FSR pridelený projektový manažér, ktorého prijímateľ
môže kontaktovať v prípade akýchkoľvek nejasností, problémov súvisiacich s realizáciou projektu.16
Komunikácia medzi prijímateľom a projektovým manažérom môže prebiehať osobne, telefonicky
alebo prostredníctvom emailu. Prijímateľ je zo strany SORO informovaný o skutočnostiach
súvisiacich s implementáciou projektu v súlade so zákonom č. 528/2008 Z.z. o pomoci a podpore
poskytovanej z fondov Európskeho spoločenstva v znení neskorších predpisov a zmluvou
o poskytnutí NFP.
Všetky odpovede zverejnené na webovom sídle SORO – www.fsr.gov.sk alebo poskytnuté
prijímateľovi zo strany SORO v písomnej forme (listom alebo prostredníctvom emailu) sa považujú
za záväzné a prijímateľ sa na ne môže v prípade potreby odvolávať. Odpovede poskytnuté
prijímateľovi telefonicky ústnou formou, pokiaľ neboli spracované do písomnej podoby, nemožno
považovať za záväzné a prijímateľ sa na ne nemôže odvolávať.
Na webovom sídle www.fsr.gov.sk sú zverejnené a pravidelne aktualizované dokumenty
súvisiace s implementáciou projektov v rámci OP ZaSI, a teda aj pokyny pre prijímateľov,
aktualizované usmernenia RO a ďalšie dokumenty. Prijímateľ získava dôležité informácie (napr.
o zmene zmluvy o poskytnutí NFP, Príručky pre prijímateľa a iné) prostredníctvom emailu,
na adresu určenú v zmluve o poskytnutí NFP/dodatku k zmluve o poskytnutí NFP, ako záväznú
pre elektronickú komunikáciou so SORO.
Pri predkladaní dokumentov na SORO prostredníctvom pošty, odporúčame prijímateľovi
zasielať dokumenty, ako doporučenú zásielku na adresu: Fond sociálneho rozvoja, Špitálska 6,
814 55 Bratislava. Prijímatelia môžu doručiť dokumentáciu aj osobne, do podateľne FSR - v čase
stránkových hodín, ktoré sú zverejnené na www.fsr.gov.sk. Na webovom sídle FSR prijímateľ nájde
informácie potrebné k predloženiu žiadosti o sprístupnenie informácií podľa zákona č. č. 211/2000 Z.
z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
16
Pri dopytovo-orientovaných projektoch zameraných na výkon terénnej sociálnej práce, je to okrem projektového manažéra, aj koordinátor.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 17
2 PROCES REALIZÁCIE PROJEKTU
2.1 Začiatok realizácie projektu
Zmluva o poskytnutí nenávratného finančného príspevku nadobúda účinnosť dňom
nasledujúcim po dni jej zverejnenia Fondom sociálneho rozvoja (poskytovateľom) v Centrálnom
registri zmlúv (ďalej aj „CRZ“). Žiadateľ sa stáva prijímateľom nenávratného finančného príspevku
(ďalej aj „prijímateľ“) nadobudnutím účinnosti zmluvy o poskytnutí NFP.
Vyhlásenie o začatí realizácie aktivít projektu (príloha príručky, ďalej aj „vyhlásenie“)
predkladá prijímateľ SORO do 10 dní od reálneho začiatku realizácie aktivít projektu.
Vo vyhlásení prijímateľ uvedie skutočný deň začatia realizácie hlavných a/alebo podporných aktivít
projektu a uvedie aktivitu/aktivity, ktorou/ktorými projekt začal realizovať. K vyhláseniu prijímateľ
priloží doklad, ktorý zodpovedá charakteru aktivity, ktorou sa začala realizácia projektu. Napr. ak
realizácia projektu začala prvým stretnutím projektového tímu (podpornou aktivitou – riadenie
projektu), prijímateľ k vyhláseniu priloží zápisnicu z pracovného stretnutia. V prípade, ak charakter
aktivity neumožňuje vystavenie takéhoto dokladu, za doklad sa považuje aj samotné vyhlásenie.
Prijímateľ zároveň (do 10 dní od reálneho začiatku realizácie aktivít projektu) predloží SORO
aj Harmonogram činností pre nasledujúce monitorovacie obdobie (príloha príručky, ďalej aj
„harmonogram“). Do harmonogramu prijímateľ uvedie všetky plánované činnosti od začiatku
realizácie projektu, až do termínu predloženia prvej priebežnej monitorovacej správy17.
Harmonogram slúži predovšetkým pre vykonanie neohlásenej kontroly na mieste. V prípade
akýchkoľvek zmien v realizácií činností uvedených v harmonograme, prijímateľ bezodkladne18
informuje SORO (prostredníctvom emailu zaslaného projektovému manažérovi FSR)
o zmene/aktualizácii harmonogramu, ktorý zároveň zašle v aktualizovanej verzii SORO. Je potrebné,
aby prijímateľ zmenu harmonogramu odôvodnil. V prípade, ak nastane skutočnosť, že FSR
pri vykonaní kontroly na mieste zistí, že činnosť nie je realizovaná alebo nie je realizovaná v súlade
s harmonogramom, ktorý prijímateľ SORO predložil, uvedené môže byť považované za podstatné
porušenie zmluvy o poskytnutí NFP a FSR môže od zmluvy odstúpiť.
Prijímateľ vyhotovuje Vyhlásenie o začatí realizácie aktivít projektu v troch rovnopisoch.
Jeden rovnopis vyhlásenia zašle prijímateľ na adresu SORO spolu s Harmonogramom činností
pre nasledujúce monitorovacie obdobie (do 10 dní od začiatku realizácie projektu). Druhý rovnopis
17
Prvú priebežnú monitorovaciu správu projektu predkladá prijímateľ za obdobie prvých šiestich mesiacov realizácie projektu (sledované obdobie), do 15. dňa mesiaca nasledujúceho po sledovanom období. Tzn. ak je začiatok realizácie projektu v súlade s prílohou č. 2 zmluvy o poskytnutí NFP (Predmet podpory NFP) napríklad 1. augusta 2012, prijímateľ predloží prvú priebežnú monitorovaciu správu za obdobie 1. augusta 2012 – 31. januára 2012, do 15. februára 2013. Do harmonogramu činností uvedie tento prijímateľ plánované činnosti od začiatku realizácie projektu - do 31. januára 2012. V prípade, ak prijímateľ na začiatku realizácie projektu nevie uviesť všetky potrebné informácie v požadovanom (časovom) rozsahu, uvedie túto skutočnosť v harmonograme a informácie doplní priebežne – predloží SORO aktualizovaný Harmonogramu činností pre nasledujúce monitorovacie obdobie. 18
Bezodkladne – najneskôr do 7 kalendárnych dní pred uskutočnením pôvodne plánovanej činnosti, resp. okamžite, ako prijímateľ rozhodne o zmene v harmonograme činností - v prípade okolností, ktoré nebolo možné predvídať alebo ich prijímateľ nevie ovplyvniť.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 18
vyhlásenia prikladá prijímateľ k prvej žiadosti o platbu. Tretí rovnopis prijímateľ uchová
vo svojej dokumentácii.
Najneskôr do 1 mesiaca odo dňa začatia realizácie projektu (v súlade s dátumom začatia
uvedeným v prílohe č. 2 zmluvy o poskytnutí NFP, Predmet podpory NFP), prijímateľ vyplní
Formulár príkladov dobrej praxe ESF a) (ďalej aj „formulár príkladov dobrej praxe“). Túto povinnosť
prijímateľovi ukladá Manuál pre informovanie a publicitu pre prijímateľov v rámci ESF OP ZaSI 2007-
2013 (ďalej aj „manuál“), v súlade s ktorým je prijímateľ povinný uplatňovať pravidlá informovania
a publicity počas celej realizácie projektu19. Formulár príkladov dobrej praxe je prílohou manuálu a je
zverejnený na www.fsr.gov.sk v časti Dokumenty k projektom/Publicita a logá/Formuláre dobrej
praxe. Prijímateľ predkladá formulár príkladov dobrej praxe SORO/RO spôsobom stanoveným
v manuáli, pokiaľ SORO nestanoví inak20.
Ak prijímateľ predpokladá omeškanie so začatím realizácie aktivít projektu o viac ako 3
mesiace od plánovaného začiatku realizácie projektu (tak ako je uvedený v zmluve o poskytnutí NFP
v prílohe č. 2 zmluvy – „Predmet podpory NFP“), je povinný bezodkladne požiadať o zmenu zmluvy
o poskytnutí NFP. V prípade, že prijímateľ ani po uplynutí 3 mesiacov od plánovaného začatia
realizácie aktivít projektu nepožiada o zmenu zmluvy o poskytnutí NFP, SORO má právo od zmluvy
odstúpiť21.
Cieľová skupina projektu musí byť vybraná v súlade s projektový zámerom uvedeným
vo schválenej žiadosti o NFP. Prijímateľovi odporúčame zdokumentovať proces výberu členov
cieľovej skupiny, aby mohol preukázať jej oprávnenosť. Na požiadanie SORO, je prijímateľ
povinný poskytnúť informáciu o účastníkoch projektu, spôsob výberu cieľovej skupiny a umožniť
SORO overenie realizácie aktivít projektu napríklad prostredníctvom dotazníka určeného členom
cieľovej skupiny. V prípade, ak cieľová skupina projektu nie je v súlade s projektovým zámerom
uvedeným v žiadosti o NFP alebo prostredníctvom informácií získaných od účastníkov projektu
SORO zistí, že aktivity neboli realizované v požadovanom rozsahu, obsahu a kvalite, výdavky
projektu môžu byť považované za neoprávnené.
2.2 Proces realizácie projektu
Realizácia projektu predstavuje realizáciu schválených aktivít v súlade s podmienkami
uvedenými v zmluve o poskytnutí NFP a jej dodatkoch. Prijímateľ sa podpisom zmluvy
o poskytnutí NFP zaväzuje realizovať projekt riadne, včas a v súlade s jej podmienkami22
Prijímateľ zodpovedá SORO za realizáciu projektu v celom rozsahu, pričom je povinný viesť
dokumentáciu, ktorá preukázateľne dokazuje realizáciu aktivít/činností zameraných na cieľovú
19
Bod 5.12 Čl. 5 zmluvy o poskytnutí NFP (Špecifické podmienky): „Prijímateľ je však povinný počas platnosti a účinnosti Zmluvy vykonávať publicitu a informovanosť v súlade s platným Manuálom pre publicitu a informovanosť pre Prijímateľov v rámci ESF (2007 – 2013) Operačného programu Zamestnanosť a sociálna inklúzia, vydaným Ministerstvom práce, sociálnych vecí a rodiny SR, Sekciou riadenia ESF.“ 20
Napr. vyplnením formulára a jeho odoslaním prostredníctvom portálu www.fsr.gov.sk. 21
Bod 3 Čl. 8 Všeobecných zmluvných podmienok zmluvy o poskytnutí NFP. 22
Čl. 1 prílohy č. 1 Zmluvy o poskytnutí NFP – Všeobecné zmluvné podmienky (VZP).
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 19
skupinu (prijímateľ je povinný pri realizovaných aktivitách/činnostiach projektu zameraných na cieľovú
skupinu vyhotovovať prezenčné listiny s menami a podpismi zúčastnených osôb podľa vzoru
uvedeného v prílohe tejto príručky).
Prijímateľ je povinný na žiadosť SORO bezodkladne predložiť informácie a dokumentáciu súvisiacu s charakterom a postavením prijímateľa, s realizáciou projektu, účelom projektu, s aktivitami prijímateľa súvisiacimi s účelom projektu, s vedením účtovníctva, a to aj mimo monitorovacích správ23. V súlade s čl. 3 ods. 7 Všeobecných zmluvných podmienok zmluvy o poskytnutí NFP je prijímateľ povinný bezodkladne písomne informovať SORO o začatí a ukončení akéhokoľvek súdneho, exekučného, konkurzného alebo správneho konania, resp. reštrukturalizačného konania voči prijímateľovi, o vstupe prijímateľa do likvidácie a jej ukončení, o vzniku a zániku okolností vylučujúcich zodpovednosť, o všetkých zisteniach oprávnených osôb podľa článku 12 týchto VZP, prípadne iných kontrolných orgánov, ako aj o iných skutočnostiach, ktorú majú alebo môžu mať vplyv na realizáciu aktivít projektu a/alebo na povahu a účel projektu.
Poskytnutie nepravdivých a zavádzajúcich informácií, resp. neposkytovanie informácií
v súlade s podmienkami zmluvy o poskytnutí NFP zo strany prijímateľa, je považované za podstatné
porušenie zmluvných podmienok a SORO môže od zmluvy o poskytnutí NFP odstúpiť24
V prípade, ak dôjde k zmene SFRŠFaKF, SRŠFaKF, k zmene Príručky pre žiadateľa o NFP
alebo k zmene Príručky pre prijímateľa a touto zmenou dôjde k zmene textu zmluvy o poskytnutí
NFP, SORO oznámi prijímateľovi nové znenie zmenených článkov zmluvy o poskytnutí NFP
prostredníctvom emailu. Za vyjadrenie súhlasu so zmenou zmluvy o poskytnutí NFP sa považuje
najmä konkludentný prejav vôle prijímateľa spočívajúci vo vykonaní faktických alebo právnych
úkonov, ktorými pokračuje v zmluvnom vzťahu so SORO. Ide najmä o zasielanie monitorovacích
správ na SORO, ŽoP, prijatie platby od SORO a pod. Od tohto okamihu sa zmluvný vzťah medzi
SORO a prijímateľom spravuje takto zmenenými ustanoveniami.
V prípade, ak dôjde k zmene osôb, ktoré sú oprávnené konať v mene prijímateľa, tzn. zmení
sa štatutárny orgán a v prípade udelenia plnej moci aj zástupca25, prijímateľ je povinný bezodkladne
oznámiť SORO zmenu alebo doplnenie týchto oprávnených osôb a doručiť SORO nové
podpisové vzory a v prípade zmeny alebo doplnenia zástupcu aj novú plnú moc. V prípade
zmeny zástupcu je prijímateľ povinný doručiť aj odvolanie alebo výpoveď plnej moci
na predchádzajúceho zástupcu26.
Prijímateľ je povinný používať formuláre, ktoré sú prílohou tejto príručky. Vo veciach, na ktoré
nie je vytvorený štandardný formulár, prijímateľ môže vykonať podanie na vlastnom tlačive, ktoré
musí byť vyhotovené v súlade s Manuálom pre informovanie a publicitu pre prijímateľov v rámci ESF
OP ZaSI (2007-2013) v platnom znení. SORO akceptuje len formuláre, ktoré sú vyplnené písacím
23
Bod 2 Čl. 9 Všeobecných zmluvných podmienok zmluvy o poskytnutí NFP. 24
Bod 6 Čl. 9 Všeobecných zmluvných podmienok zmluvy o poskytnutí NFP. 25
Osoby oprávnené konať v mene Prijímateľa (štatutárny orgán a v prípade udelenia plnej moci aj zástupca) sú uvedené v prílohe č. 3 Zmluvy spolu s ich podpisovými vzormi a plnými mocami. 26
Bod 6.4 Čl. 6 Zmluvy o poskytnutí NFP (príloha č. 1 Zmluvy – Všeobecné zmluvné podmienky).
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 20
strojom alebo na počítači. Prijímateľovi odporúčame konzultovať minimálny rozsah
a obsah jednotlivých dokumentov s príslušným projektovým manažérom FSR.
Prijímateľ je povinný uchovávať všetku dokumentáciu týkajúcu sa projektu najmenej
do 31. 08. 2020.
2.2.1 Postupy pri realizovaní zmien zmluvy o poskytnutí NFP
Zmluvu o poskytnutí NFP je možné meniť alebo dopĺňať len na základe vzájomnej dohody
oboch zmluvných strán, pričom akékoľvek zmeny a doplnky musia byť vykonané vo forme
písomného a očíslovaného dodatku k tejto zmluve o poskytnutí NFP, pokiaľ v zmluve o poskytnutí
NFP nie je uvedené inak. Všeobecné zmluvné podmienky zostávajú nezmenené.
Prijímateľ je povinný oznámiť SORO všetky zmeny a skutočnosti, ktoré majú vplyv alebo
súvisia s plnením zmluvy o poskytnutí NFP alebo sa akýmkoľvek spôsobom zmluvy o poskytnutí NFP
týkajú alebo môžu týkať, a to aj v prípade, ak má prijímateľ čo i len pochybnosť o dodržiavaní svojich
záväzkov vyplývajúcich zo zmluvy o poskytnutí NFP, a to bezodkladne od ich vzniku.
Všetky zmeny v zmluve o poskytnutí NFP alebo projekte sa môžu vykonať iba v súlade
s platným SFRŠFaKF a SRŠFaKF, pokynmi SORO, usmerneniami a metodickými pokynmi RO
a SORO, CKO, CO a MF SR pre danú oblasť, ako aj v súlade s ustanoveniami predmetnej zmluvy
o poskytnutí NFP. Zmenou zmluvy nesmie nastať porušenie podmienok definovaných v príslušnej
výzve na predkladanie žiadostí o NFP a prostredníctvom zmeny nemôže dôjsť k podstatnej zmene
povahy projektu, tak ako bol schválený.
Zmenu zmluvných podmienok môže iniciovať:
- prijímateľ,
- RO/SORO.
Prijímateľ je povinný predložiť písomnú žiadosť o zmenu zmluvných podmienok
prostredníctvom Žiadosti o zmenu zmluvy o poskytnutí NFP (príloha príručky, ďalej aj „žiadosť
o zmenu zmluvy“), pred nastaním okolností porušenia zmluvných povinností z jeho strany, ak je
možné tieto okolnosti predvídať. Zmena zmluvných podmienok musí byť v takomto prípade
vykonaná pred nastaním takých okolností. Vyplnené a vytlačené tlačivo žiadosti o zmenu zmluvy,
podpísané a opečiatkované27. štatutárnym orgánom prijímateľa (splnomocneným zástupcom)
predkladá prijímateľ SORO poštovou prepravou alebo osobne.
Prijímateľ by mal navrhovanú zmenu/zmeny v predkladanej žiadosti o zmenu zmluvy podrobne
zdôvodniť. Je potrebné, aby prijímateľ (okrem iného) v žiadosti uviedol informácie o vplyve
navrhovanej zmeny/navrhovaných zmien zmluvy o poskytnutí NFP na dosiahnutie stanovených
27
V prípade, ak prijímateľ disponuje pečiatkou. Dodržiavanie povinnosti používať pečiatku v prípade, že prijímateľ pečiatkou disponuje, platí pre celý dokument.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 21
cieľov projektu, naplnenie merateľných ukazovateľov a rozpočet projektu. SORO môže prijímateľa
vyzvať na doplnenie informácií uvedených v žiadosti alebo predloženie inej dokumentácie
nevyhnutnej pre jej posúdenie.
SORO zabezpečí posúdenie žiadosti o zmenu zmluvy a následne jej schválenie
resp. neschválenie. SORO nie je povinný žiadosti prijímateľa vyhovieť. Odo dňa doručenia
žiadosti o zmenu zmluvy o poskytnutí NFP na SORO, plynie lehota 40 kalendárnych dní na
posúdenie žiadosti o zmenu, vypracovanie a zaslanie dodatku k zmluve o poskytnutí NFP
alebo informovanie prijímateľa o neakceptovaní jeho žiadosti o zmenu zmluvy28. Lehota 40
kalendárnych dní na vypracovanie a zaslanie dodatku prijímateľovi alebo na informovanie prijímateľa
o neakceptovaní jeho žiadosti o zmenu zmluvy o poskytnutí NFP sa môže primerane predĺžiť
v prípade, ak je pre objektívne posúdenie žiadosti o zmenu zmluvy predloženej prijímateľom
potrebné vyjadrenie iných inštitúcií, a teda je potrebná dlhšia lehota na zaujatie objektívneho
stanoviska k predloženej žiadosti prijímateľa. Uvedená lehota sa taktiež predlžuje o čas potrebný
na doplnenie žiadosti o zmenu zmluvy a predloženie požadovaných dokumentov k žiadosti o zmenu
zmluvy zo strany prijímateľa, na základe vyzvania SORO.
Dodatkom, ani iným spôsobom nie je možné meniť napríklad: podmienky poskytnutia pomoci
stanovené vo výzve na predkladanie ŽoNFP, meniť ukazovatele výsledku a znižovať ich plánovanú
hodnotu, zvýšiť schválenú sumu nenávratného finančného príspevku, meniť rozpočet spôsobom,
ktorým dôjde k zvýšeniu výdavkov určených na riadenie a administráciu projektu a na publicitu
a informovanosť, ani vykonať iné zmeny, ktoré sú v rozpore so schválenou žiadosťou o NFP, menia
podstatu projektu alebo sú v rozpore so zmluvnými podmienkami alebo inými záväznými
dokumentmi29.
28
Túto lehotu by mal prijímateľ vziať do úvahy, aby nenastala situácia kedy okolnosti, ktorých sa zmena zmluvy o poskytnutí NFP týka, nastanú pred nadobudnutím platnosti a účinnosti dodatku k zmluve o poskytnutí NFP, hoci tieto okolností bolo možné predvídať – napr. prijímateľ požiada o predĺženie realizácie aktivít projektu mesiac alebo menej pred dátumom ukončenia aktivít. 29
Komisia pri posudzovaní požadovaných zmien berie do úvahy: či sú požadované zmeny v súlade s podmienkami zmluvy o poskytnutí NFP, v súlade s podmienkami poskytnutia pomoci stanovenými vo výzve na predkladanie ŽoNFP, v súlade s charakterom a špecifikami projektu a prispievajú k dosiahnutiu plánovaných cieľov projektu uvedených v ŽoNFP, či požadované zmeny pozitívne ovplyvnia realizáciu aktivít projektu v rozsahu a kvalite, ktoré sú v súlade so schválenou ŽoNFP, či požadovanými zmenami nedochádza k zmene cieľovej skupiny v rozpore so schválenou ŽoNFP, či nedochádza k zníženiu hodnôt merateľných ukazovateľov výsledku, či požadované zmeny nemajú charakter náležitostí, ktorých odstránenie/úprava bolo podmienkou schválenia žiadosti o NFP (tzn. požadované zmeny nemajú dopad na výsledky procesu schvaľovania ŽoNFP), či sú požadované zmeny v súlade so zásadami hospodárnosti, účelnosti a efektívnosti využívania finančných prostriedkov, či schválením požadovaných zmien nedochádza k navýšeniu rozpočtu projektu, či sú požadované zmeny opodstatnené a dostatočne zdôvodnené, či prijímateľ predložil k žiadosti o zmenu zmluvy všetky potrebné prílohy/doplnil náležitosti v požadovanom rozsahu, či schválenie požadovaných zmien nie je v rozpore s inými povinnosťami vyplývajúcimi SORO zo SR ŠFaKF, SFR ŠFaKF, povinnosťami vyplývajúcimi zo všeobecne záväzných právnych predpisov a iných záväzných dokumentov, či požadované zmeny sú v súlade s doposiaľ vykonanými zmenami zmluvy o poskytnutí NFP daného projektu, či sú požadované zmeny efektívnym a účelným riešením vzhľadom na súčasný stav implementácie projektu a iné skutočnosti.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 22
Dodatok k zmluve o poskytnutí NFP sa vypracúva najmä v nasledujúcich
prípadoch:
- ak sa prijímateľ dostal do omeškania s ukončením realizácie aktivít projektu alebo možno dôvodne
predpokladať, že k takémuto omeškaniu dôjde. Dohodou možno predĺžiť lehotu na ukončenie
realizácie aktivít projektu najviac o 18 mesiacov oproti pôvodnému dohodnutému termínu
ukončenia realizácie aktivít projektu;
- ak sa prijímateľ omešká so začatím realizácie aktivít projektu o viac ako 3 mesiace;
- ak odchýlka v rámci jednej zo skupín výdavkov prekročí 15 %. Táto odchýlka nesmie mať
za následok zvýšenie výdavkov určených na riadenie projektu a na publicitu a informovanosť,
okrem navýšenia nepriamych výdavkov výlučne v dôsledku legislatívnych zmien pri zachovaní
podmienok poskytnutia pomoci v súlade s výzvou na predkladanie žiadostí o NFP, resp. právnymi
predpismi;
V nadväznosti na vyššie uvedené, je prijímateľ povinný k akémukoľvek navyšovaniu nepriamych výdavkov počas realizácie projektu, vrátane ich navyšovania v dôsledku legislatívnych zmien, dodržať podmienku, ktorá znamená, že odchýlka (navýšenie) prostriedkov v jednej zo skupín nepriamych výdavkov nemôže nikdy znamenať zvýšenie vo výzve stanoveného percenta celkového objemu výdavkov určených na riadenie projektu a na publicitu a informovanosť. Bližšie pravidlá k odchýlkam v rámci skupín nepriamych výdavkov sú uvedené v časti 2.4.4 Nepriame výdavky.
- ak sa dosiahnutá hodnota merateľných ukazovateľov výsledku projektu znížila o viac ako 25%
oproti pôvodne dohodnutej hodnote merateľných ukazovateľov výsledku projektu;
- zmeny počtu a/alebo charakteru aktivít projektu, ich zlúčenia - pokiaľ nedôjde k podstatnej zmene
projektu a táto zmena má kladný vplyv na plnenie cieľov projektu a jeho ukazovateľov;
- ak nastanú okolnosti vylučujúce zodpovednosť30;
- ďalšie prípady, kedy sa menia podstatné náležitosti zmluvy o poskytnutí NFP.
Zmena zmluvných podmienok nie je potrebná v prípade, ak ide o zmenu identifikačných
a kontaktných údajov zmluvných strán, ktorá nemá za následok zmenu v subjekte prijímateľa
a SORO, a touto zmenou nedôjde k porušeniu podmienok definovaných v príslušnej výzve
na predkladanie žiadostí o NFP; v takomto prípade postačuje bezodkladné písomné oznámenie
o zmene údajov doručené druhej strane formou doporučeného listu.
Prijímateľ nie je povinný žiadať o zmenu zmluvných podmienok z dôvodu omeškania sa so
začatím realizácie aktivít projektu o menej ako 3 mesiace (uvedené sa nevzťahuje na aktivity, ktoré
trvajú menej ako 3 mesiace). V uvedenom prípade nedochádza k automatickému predĺženiu
realizácie aktivít projektu o čas omeškania sa so začatím realizácie aktivít, tzn. v prípade, ak chce
prijímateľ predĺžiť realizáciu aktivít projektu (posunúť dátum ukončenia realizácie aktivít) je potrebné,
30
Pod pojmom okolnosti vylučujúce zodpovednosť sa rozumejú okolnosti, ktoré majú zásadný vplyv na realizáciu projektu, ale žiadna zo zmluvných strán ich nemôže ovplyvniť.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 23
aby požiadal o zmenu zmluvy o poskytnutí NFP. Prijímateľ nie je povinný žiadať o zmenu zmluvy
o poskytnutí NFP v prípade, ak odchýlka v rámci jednej zo skupín výdavkov neprekročí 15 % (táto
odchýlka nesmie mať za následok zvýšenie výdavkov určených na riadenie projektu a na publicitu
a informovanosť).
Zmena zmluvných podmienok na podnet SORO je navrhovaná v odôvodnených prípadoch,
keď je potrebné zabezpečiť úspešnú realizáciu projektu s výnimkou podmienok, keď zmena
zmluvných podmienok nie je možná. SORO pripraví návrh dodatku zmluvy o poskytnutí NFP do 40
dní od identifikovania potreby vykonania zmeny zo strany SORO. V prípade, ak dôjde k zmene
SFRŠFaKF, k zmene SRŠFaKF, k zmene príručky pre prijímateľa a touto zmenou dôjde k zmene
textu zmluvy, SORO oznámi prijímateľovi nové znenie zmenených článkov zmluvy e-mailom31.
Vypracovaný návrh dodatku k zmluve o poskytnutí NFP je doručený prijímateľovi podpísaný
štatutárnym orgánom FSR, vyhotovený v štyroch rovnopisoch. Prijímateľ podpíše rovnopisy dodatku,
pričom 3 rovnopisy zasiela späť SORO, jeden rovnopis dodatku zmluvy o poskytnutí NFP si ponechá.
Dodatok k zmluve o poskytnutí NFP nadobúda platnosť dňom doručenia podpísaného
dodatku k zmluve o poskytnutí NFP od prijímateľa na SORO a účinnosť dňom nasledujúcim
po dni jeho zverejnenia poskytovateľom (SORO) v Centrálnom registri zmlúv.
2.2.2 Pozastavenie vyplácania nenávratného finančného príspevku
V prípade, ak počas realizácie projektu SORO identifikuje porušenie zmluvných podmienok
zo strany prijímateľa, môže pozastaviť poskytovanie NFP prijímateľovi až do odstránenia tohto
porušenia32 (tzn., nebude prijímateľovi spracúvať žiadosti o platbu a poskytovať zálohové platby –
žiadosti o platbu budú zo strany SORO zamietnuté). O tejto skutočnosti je prijímateľ písomne
informovaný. Účinky pozastavenia poskytovania NFP nastávajú doručením písomnej informácie
o pozastavení poskytovania NFP prijímateľovi. Ak prijímateľ odstráni porušenia zmluvy o poskytnutí
NFP, ktoré boli dôvodom pre pozastavenie poskytovania NFP, je povinný bezodkladne doručiť FSR
oznámenie o ich odstránení. FSR overí, či došlo k odstráneniu predmetných porušení a v prípade, že
nedostatky prijímateľ odstránil, obnoví poskytovanie NFP.
Po obnovení poskytovania NFP prijímateľovi, nedochádza k automatickému predĺženiu
realizácie projektu.
2.2.3 Pozastavenie realizácie projektu
V súlade so zmluvou o poskytnutí NFP je prijímateľ oprávnený:
31
Za vyjadrenie súhlasu so zmenou zmluvy o poskytnutí NFP sa považuje najmä konkludentný prejav vôle prijímateľa spočívajúci vo vykonaní faktických alebo právnych úkonov, ktorými pokračuje v zmluvnom vzťahu so SORO. Ide najmä o zasielanie monitorovacích správ na SORO, ŽoP, prijatie platby od SORO a pod. Od tohto okamihu sa zmluvný vzťah medzi SORO a prijímateľom spravuje takto zmenenými ustanoveniami. 32
Bod 5 Čl. 7 zmluvy o poskytnutí NFP (Príloha č. 1 Všeobecné zmluvné podmienky).
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 24
a) pozastaviť realizáciu aktivít projektu, ak realizácii aktivít projektu bráni okolnosť vylučujúca zodpovednosť, a to po dobu trvania týchto okolností. O vzniku okolností vylučujúcich zodpovednosť, ako aj o ich zániku, je prijímateľ povinný bezodkladne písomne informovať FSR;
b) pozastaviť realizáciu aktivít projektu (okrem iného) v prípade, ak sa FSR dostane do omeškania s platbou NFP o viac ako 30 dní, a to po dobu omeškania FSR. Uvedené neplatí, ak bolo omeškanie FSR zavinené prijímateľom. Dňom úhrady NFP na účet prijímateľa33, je prijímateľ povinný pokračovať v realizácii aktivít projektu. Doba realizácie aktivít projektu sa automaticky predĺži o čas omeškania poskytovateľa s platbou NFP.
Pri automatickom predĺžení realizácie projektu, SORO vypracováva dodatok k zmluve
o poskytnutí NFP. Ak sa prijímateľ rozhodne pozastaviť realizáciu aktivít projektu, musí to FSR
písomne (listom) oznámiť34. Dňom doručenia tohto oznámenia na SORO nastávajú účinky
pozastavenia projektu, pokiaľ boli splnené podmienky pre pozastavenie realizácie aktivít projektu
v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP. SORO preverí či nastali okolnosti, za ktorých je prijímateľ
oprávnený pozastaviť realizáciu aktivít projektu v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP. Následne
písomne informuje prijímateľa o akceptovaní pozastavenia realizácie aktivít projektu zo strany SORO
s uvedením dátumu účinnosti pozastavenia a upozornením na skutočnosť, že výdavky nárokované
na náklady vzniknuté počas pozastavenia realizácie aktivít projektu, vrátane výdavkov
na riadenie projektu, publicitu a informovanosť, sú považované za neoprávnené.
V prípade, ak SORO zistí, že nenastali okolnosti, ktoré prijímateľa oprávňujú k pozastaveniu
realizácie aktivít projektu, písomne informuje prijímateľa o neakceptovaní pozastavenia realizácie
projektu s upozornením na povinnosť realizovať projekt v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP resp.
možné dôsledky porušenia zmluvy o poskytnutí NFP z dôvodu nerealizovania aktivít projektu.
Prijímateľ, ktorého oznámenie o pozastavení realizácie aktivít projektu bolo
akceptované, je povinný pokračovať v realizácii aktivít projektu a zaslať SORO aktualizovaný
Harmonogram činností pre nasledujúce monitorovacie obdobie (príloha príručky):
odo dňa úhrady NFP na účet prijímateľa (ak je dôvodom pozastavenia meškanie
so spracovaním priebežnej platby) alebo
odo dňa prijatia zálohovej platby na účet prijímateľa (ak je dôvodom pozastavenia
meškanie s poskytnutím zálohovej platby),
alebo dňom scertifikovania žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby certifikačným
orgánom, o ktorom bude prijímateľ informovaný (ak je dôvodom pozastavenia meškanie
so zúčtovaním zálohovej platby); SORO informuje prijímateľa o scertifikovaní žiadosti
o zúčtovanie zálohovej platby (ktorej meškanie bolo dôvodom pozastavenia realizácie
projektu) prostredníctvom e-mailu.
33
alebo dňom zamietnutia ŽoP zo strany SORO. 34
Čl. 7 bod 4 Všeobecných zmluvných podmienok. V prípade, ak sa SORO dostane do omeškania s platbou NFP, ale prijímateľ neoznámi pozastavenie realizácie aktivít projektu (listom) SORO, k pozastaveniu aktivít projektu nedochádza.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 25
V prípade, ak je ďalšie meškanie poskytovateľa s úhradou NFP spôsobené prijímateľom, a to
napríklad z dôvodu nepredloženia dokumentácie na základe výzvy na doplnenie žiadosti o platbu
v požadovanom rozsahu a/alebo stanovenej lehote, pozastavenie realizácie aktivít projektu stráca
účinnosť dňom zaslania záznamu z administratívnej kontroly prijímateľovi s uvedením
informácie o zamietnutí žiadosti o platbu. SORO v tomto prípade písomne (listom s doručenkou)
informuje prijímateľa o skutočnosti, že je povinný pokračovať v realizácii aktivít projektu v súlade
so zmluvou o poskytnutí NFP.
Vyššie uvedený postup sa primerane vzťahuje aj na skutočnosť, kedy prijímateľ v súlade
so zmluvou o poskytnutí NFP pozastaví realizáciu aktivít projektu z dôvodu neoboznámenia
prijímateľa s výsledkami z administratívnej kontroly VO v lehote 21 dní (pričom nedošlo
k prerušeniu/zastaveniu plynutia lehoty). V tomto prípade je prijímateľ oprávnený pozastaviť
realizáciu projektu do času doručenia oboznámenia so závermi z administratívnej kontroly,
prijímateľ však nie je oprávnený uzatvoriť zmluvu s úspešným uchádzačom. Uzatvorenie
zmluvy s úspešným uchádzačom, ktoré je pre prijímateľa povinné pri zákazkách s predpokladanou
hodnotou rovnou alebo vyššou ako 5 000,- EUR bez DPH (v súlade s Usmernením RO č. N5/2008),
môže byť v takomto prípade chápané ako podstatné porušenie zmluvy o poskytnutí NFP35.
35
Čl. 2 VZP, bod 11 Všeobecných zmluvných podmienok.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 26
2.3 Schéma realizácie projektu
Projektový manažér
konzultácie s prijímateľmi k realizácii projektu
spracovávanie žiadostí o zmenu zmluvy o poskytnutí NFP
administratívna kontrola žiadostí o platbu
monitorovanie projektov
kontrola na mieste
...
Žiadateľ o NFP
Uzatvorenie zmluvy o poskytnutí NFP
Prijímateľ OP ZaSI
riadenie projektu a realizácia aktivít dodržiavanie zmluvy o poskytnutí NFP zasielanie monitorovacích správ projektu a ďalších povinných
dokumentov okamžité riešenie akýchkoľvek zmien v projekte so SORO finančné riadenie realizácie projektu (predkladanie žiadostí
o platbu, vedenie účtovníctva o projekte, uchovávanie dokumentácie)
zabezpečovanie publicity a informovanosti ...
Prijímateľ
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 27
2.4 Finančné riadenie projektu
2.4.1 Posudzovanie oprávnenosti výdavkov
Problematiku oprávnenosti výdavkov v podmienkach OP ZaSI pre programové obdobie 2007-
2013 (podmienky oprávnenosti výdavkov, skupiny oprávnených výdavkov a výšku ich oprávnenosti36)
upravuje Metodické usmernenie RO č. N3/2007 k oprávnenosti výdavkov pre programové
obdobie 2007-2013 v platnom znení (ďalej len „Usmernenie RO č. N3/2007), ktoré je zverejnené
na webovom sídle www.esf.gov.sk a www.fsr.gov.sk a je záväzné pre prijímateľov, ako i pre SORO.
Prijímateľovi nevzniká automatický nárok na uhradenie výdavku, ktorý je uvedený v rozpočte
schváleného projektu v prípade, ak nepreukáže jeho oprávnenosť v zmysle Usmernenia RO
č. N3/200737 (v znení platnom v čase vzniku nákladu k danému výdavku).
Dôvody, pre ktoré sú výdavky označené za neoprávnené:
sú v rozpore so zmluvou o poskytnutí NFP,
sú v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi SR,
sú neoprávnené v zmysle Usmernenia RO č. N5/2008,
sú neoprávnené v zmysle Usmernenia RO č. N3/2007.
Pri zabezpečovaní štúdií, analýz, expertíz, posudkov a obdobných dokumentov – publikácií,
príručiek, inštruktážnych dokumentov a videí, školiacich materiálov, učebníc a pod., odporúčame
prijímateľom konzultovať ich opodstatnenosť pre projekt, cieľ, obsah a rozsah s im
prideleným projektovým manažérom na FSR, ešte pred ich obstaraním, resp. pred podpisom zmluvy
s ich dodávateľom, resp. realizátorom (v prípade, ak si chce prijímateľ nárokovať s nimi súvisiace
výdavky). Prijímateľ má povinnosť spolu so žiadosťou o platbu, v ktorej si uplatňuje takýto výdavok,
predložiť štúdiu, expertízu a analýzu na posúdenie zo strany SORO38. V prípade, ak predložený
dokument nespĺňa potrebné kritériá, výdavky s ním súvisiace môžu byť posúdené ako neúčelné,
nehospodárne, neefektívne, a teda ako neoprávnené (v plnej alebo čiastočnej výške).
Prijímateľ je povinný zabezpečiť súhlas autora so zverejnením diela, keďže jeho financovanie
je zabezpečené z verejných zdrojov.
V súlade s článkom 14, odsek 1, písmeno j) všeobecných zmluvných podmienok zmluvy
o poskytnutí NFP sú prijímatelia - povinné osoby v zmysle zákona č. 211/2000 Z.z. – najmä VÚC,
obce a ich rozpočtové a príspevkové organizácie a štátne rozpočtové a príspevkové organizácie,
povinní v zmysle zákona č. 40/1964 Zb. zverejniť svoje zmluvy s dodávateľmi. Zmluvy nadobúdajú
účinnosť zverejnením: VÚC, obce a ich rozpočtové a príspevkové organizácie zverejňujú zmluvy
na svojom webovom sídle alebo ak ho nemajú, na webovom sídle svojho zriaďovateľa; alebo
36
Čl. 2 VZP, bod 11 Všeobecných zmluvných podmienok a v prílohe č. 3 Usmernenia RO č. N3/2007. 37
Bod 5.32. Čl. 5 špecifických podmienok zmluvy o poskytnutí NFP. 38
Účelnosť, hospodárnosť a efektívnosť predkladaných analýz posudzuje Komisia pre posudzovanie dokumentov vypracovaných v rámci projektov OP ZaSI.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 28
v obchodnom vestníku. Štátne rozpočtové a príspevkové organizácie zverejňujú zmluvy
v Centrálnom registri zmlúv39.
V prípade, ak si prijímateľ nárokuje v ŽoP výdavok, ktorý bol uhradený na základe zmluvy
s dodávateľom, pričom táto zmluva nebola zverejnená v súlade s platnými právnymi predpismi,
takýto výdavok môže byť zo strany SORO posúdený ako neoprávnený, bez možnosti nárokovania si
tohto výdavku v ďalších žiadostiach o platbu.
2.4.2 Rezerva na nepredvídané výdavky
Osobitným typom priamych výdavkov je tzv. rezerva na nepredvídané výdavky (skupina
oprávnených výdavkov 920), ktorá slúži ako rezerva na predpokladané zvýšenia cien tovarov
a služieb (do konca realizácie projektu), k uvedeným reálnym (aktuálnym) jednotkovým cenám
v žiadosti o nenávratný finančný príspevok, prípadne na iné nepredpokladané zmeny, ktoré môžu
vzniknúť počas realizácie projektu. Okolnosti, kedy môže prijímateľ použiť rezervu
na nepredvídané výdavky (v prípade, ak je táto skupina výdavkov súčasťou rozpočtu schváleného
projektu) definuje Usmernenie RO č. N3/2007. Čerpanie rezervy na nepredvídané výdavky sa
neuskutočňuje priamo zo skupiny výdavkov 920, ale vykonáva sa presunom finančných prostriedkov
do konkrétnej oprávnenej skupiny výdavkov (napr. v rámci ktorej nastala zmena cien).
V prípade, ak nastane situácia, v ktorej je prijímateľ oprávnený použiť rezervu
na nepredvídané výdavky (v súlade s Usmernením RO č. N3/2007), prijímateľ písomne požiada
SORO o presun rozpočtových prostriedkov a svoju požiadavku zdôvodní. Prijímateľ môže čerpať
finančné prostriedky zo skupiny výdavkov 920 Rezerva na nepredvídané výdavky, až
na základe súhlasného stanoviska SORO.
2.4.3 Špecifiká v oblasti uplatňovania personálnych výdavkov
Personálne výdavky zahŕňajú výdavky na mzdy zamestnancov, vrátane zákonom stanovených
odvodov a ďalších nákladov, ktoré tvoria mzdu a odvody zamestnávateľa. Personálne výdavky musia
byť uplatňované na základe skutočne odpracovaného pracovného času na projekte, ktorý
zamestnanec uvedie v „Pracovnom výkaze40“ (príloha príručky). Prijímateľ predkladá k personálnym
(a iným) výdavkom, ktoré deklaruje v rámci žiadostí o platbu, podpornú dokumentáciu, ktorá je
nevyhnutá pre posúdenie ich oprávnenosti. Zoznam povinnej predkladanej podpornej dokumentácie
je prílohou príručky.
Maximálna výška oprávnených výdavkov na mzdu/odmenu odborného personálu
za odbornú vzdelávaciu činnosť, administratívneho a riadiaceho personálu a primerané ceny
39
http://crz.gov.sk/ 40
Okrem bežného „Pracovného výkazu“ predkladajú prijímatelia v relevantných prípadoch „Zjednodušený pracovný výkaz“. Zjednodušený pracovný výkaz sú prijímatelia povinní využívať v prípadoch, ak ich zamestnanec vykonáva celý svoj pracovný čas prácu výlučne na projekte (napríklad terénny sociálny pracovník, ktorý celý mesiac vykonáva terénnu sociálnu prácu v rámci projektu).
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 29
oprávnených výdavkov na osobohodinu odborných vzdelávacích aktivít podľa jednotlivých
kategórií, sú uvedené v prílohe č. 3 Usmernenia RO č. N3/2007.
Pri vypracovaní pracovných výkazov je prijímateľ povinný uvádzať pravdivé informácie o počte
hodín skutočne odpracovaných na projekte (prijímateľ by nemal mechanicky uvádzať do pracovného
výkazu počet hodín schválených v rozpočte projektu). Počet pracovných hodín odpracovaných
pre projekt, musí byť v súlade s národnou legislatívou stanovujúcou maximálny fond pracovného
času a nadčasov.
Pri uzatváraní pracovnej zmluvy je potrebné počítať so všetkými oprávnenými položkami mzdy
a ostatnými nákladmi na zamestnanca, ako aj zákonnými úpravami, aby suma uvedená v rozpočte
projektu bola dostatočná. Prijímateľovi nemôžu byť uhradené výdavky, ktoré vynakladá nad rámec
schváleného rozpočtu projektu.
Osoby, ktoré sú v pracovnoprávnom vzťahu k prijímateľovi, nesmú realizovať činnosti
na projekte na základe vzťahov uzatvorených podľa Obchodného zákonníka, Občianskeho
zákonníka – dodávky služieb na projekte, a to ani prostredníctvom iných právnických alebo fyzických
osôb. V prípade, že zamestnanec prijímateľa zabezpečuje práce súvisiace s administráciou
a koordináciou projektu, môže ich vykonávať len na základe rozšírenej pracovnej zmluvy
(dodatku k pracovnej zmluve) o výkon prác na projekte.
Ak je v rámci projektu zamestnaný u prijímateľa štatutárny orgán prijímateľa, prijímateľ je
povinný zabezpečiť prevzatie práce od prijímateľa inou osobou/osobami tak, aby nedošlo k strate
kontrolného prostredia a aby vykonanie práce bolo nespochybniteľné (napr. prácu preberú 2 členovia
projektového tímu).
Zamestnanec prijímateľa môže vykonávať činnosti uhrádzané z priamych výdavkov projektu41
na základe dohody o vykonaní práce/dohody o pracovnej činnosti v prípade, ak činnosti, ktoré
vykonáva na projekte nie sú totožné s činnosťami, ktoré má v náplni práce vykonávanej na základe
pracovnej zmluvy, ako zamestnanec prijímateľa. V opačnom prípade by mal prácu na projekte
vykonávať na základe rozšírenej pracovnej zmluvy dodatkom, o výkon prác na projekte. V prípade,
ak zamestnanec prijímateľa vykonáva v rámci projektu rovnaký typ odbornej činnosti ako v rámci
svojho hlavného pracovného pomeru, nie je možné v rámci projektu pre danú odbornú činnosť
vynakladať vyššiu hodinovú sadzbu, ako je stanovená pre hlavný pracovný pomer, tzn. mzdová
politika projektu nemôže byť odlišná od mzdovej politiky príslušnej organizácie. Nadhodnotenie
hodinovej sadzby pre práce na projekte nad úroveň hodnoty reálnej hodinovej sadzby
u zamestnávateľa, bude považované za neoprávnený výdavok42.
41
Priame výdavky – sú výdavky/náklady, ktoré sú určené na financovanie hlavných aktivít projektu. Vyznačujú sa tým, že priamo vznikajú pri uskutočňovaní oprávnenej hlavnej aktivite projektu v súlade s cieľom projektu a programu. Napr.: výdavky na odmenu lektora, školiace pomôcky, prenájom učebných priestorov, výdavky na obstaranie majetku (hmotného, nehmotného) používaného na priame aktivity, a pod. 42
V súlade s Usmernením RO č. N3/2007.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 30
Prijímateľ je povinný vystavovať príslušnému zamestnancovi iba jednu výplatnú pásku aj
za prácu odvedenú v rámci projektu ESF, aj za iné činnosti, ktoré nesúvisia s projektom.
Vystavovanie dvoch výplatných pások bude SORO posudzovať ako obchádzanie, resp. znižovanie
odvodových povinností zamestnávateľa, v dôsledku čoho budú dotknuté výdavky považované
za neoprávnené. Toto neplatí pre súbežný pracovný pomer.
Pre výpočet mzdy interných zamestnancov, ktorí sú v pracovnoprávnom vzťahu
a nepodieľajú sa na aktivitách projektu vo výške 100 % odvedenej práce, tzn. vykonávajú
pre zamestnávateľa aj iné činnosti okrem realizácie projektu, je prijímateľ povinný vypočítať pomernú
výšku oprávnených výdavkov v závislosti od skutočného percentuálneho využitia pracovníka
pre daný projekt ESF v danom období, tzn. od počtu odpracovaných hodín na projekte ESF
k celkovému počtu hodín odpracovaných zamestnancom v danom období. Náhrada príjmu
za vyčerpanú dovolenku a platené sviatky, ako i náhrada príjmu za dočasnú práceneschopnosť je
rovnako vypočítaná pomerne v závislosti od percentuálnej sadzby odvodenej od skutočne
odpracovaných hodín pre projekt ESF a celkového počtu odpracovaných hodín v danom období.
Prijímateľ je povinný preukázať pomerné čerpanie personálnych výdavkov.
Prijímateľ predkladá nárokované výdavky na zamestnancov, vrátane príspevku na stravovanie
a cestovných náhrad, pokiaľ je to možné, v jednej žiadosti o platbu.
2.4.3.1 Projekty zamerané na vytváranie nových pracovných miest
Pre prijímateľov, ktorých projekty sú zamerané na tvorbu nových pracovných miest, je záväzné
usmernenie RO „Usmernenie v rámci postupov k posudzovaniu a overovaniu novovytvorených
pracovných miest u zamestnávateľa“ (príloha príručky). V súlade s týmto usmernením je prijímateľ
povinný v prípade uvoľnenia novovytvoreného pracovného miesta bezodkladne informovať
SORO o tejto skutočnosti písomne alebo emailom. Prijímateľ je zároveň povinný pri najbližšej
žiadosti o platbu predložiť kópiu dokladu o skončení pracovného pomeru
a v prípade potreby iné relevantné doklady (potvrdenú kópiu odhlášky zo zdravotného poistenia,
sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia) a informovať SORO o tom, či
vytvorené pracovné miesto zostáva zachované. V prípade dlhodobej práceneschopnosti
zamestnanca prijatého na novovytvorené pracovné miesto, je možné dočasné obsadenie (počas PN)
len na základe písomnej žiadosti prijímateľa a so súhlasom SORO. Prijímateľ je povinný
na vyžiadanie SORO preukázať dodržiavanie podmienok stanovených v rámci novovytvorených
pracovných miest.
2.4.4 Nepriame výdavky projektu
Nepriame výdavky projektu sú bežné výdavky/náklady súvisiace so zabezpečením realizácie
riadenia projektu, publicity a informovanosti, t. j. podporných aktivít projektu.
Sú to výdavky na:
- personál vyčlenený na riadenie projektu (projektový manažér, finančný manažér, a pod.);
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 31
- tovary a služby, ktoré súvisia s administratívnym a technickým zabezpečením realizácie
projektu vrátane informovania a publicity.
Podrobnejšie členenie nepriamych výdavkov je uvedené v Usmernení RO č. N3/2007.
V projektoch, ktoré sa realizujú na základe výziev na predkladanie žiadostí o NFP vyhlásených
pred 15.6.201043, sa nepriame výdavky preukazujú účtovnými dokladmi, faktúrami, resp. ich
overenými kópiami, alebo za určitých podmienok sumarizačným hárkom, pričom sa aj naďalej sledujú
v skupine oprávnených výdavkov 910 – paušálne nepriame výdavky.
V projektoch realizovaných na základe výziev na predkladanie žiadostí o NFP vyhlásených po
15.6.2010 sa nepriame výdavky uvádzajú v jednotlivých skupinách bežných výdavkov a prijímateľ
preukazuje oprávnenosť nepriamych výdavkov rovnakou podpornou dokumentáciou, aká je určená
pre jednotlivé skupiny výdavkov v súlade so „Zoznamom predkladanej povinnej podpornej
dokumentácie“ (príloha príručky).
Celková výška nepriamych výdavkov sa prepočítava za celé obdobie realizácie projektu
v záverečnej ŽoP (za účelom kontroly neprekročenia maximálnej stanovenej výšky nepriamych
výdavkov na projekt, v súlade s výzvou na predkladanie žiadostí o NFP v rámci ktorej bol projekt
schválený). V prípade prekročenia maximálne výšky nepriamych výdavkov na projekt, sú tieto
výdavky krátené.
Ak na projekte vznikla potreba navýšenia výdavkov v jednej zo skupín nepriamych výdavkov
(v prípade projektov realizovaných na základe výziev vyhlásených po 15.6.2010) a nie je možné
uskutočniť presun zo skupiny oprávnených výdavkov 920 Rezerva na nepredvídané výdavky,
odchýlka (navýšenie) v rámci skupín nepriamych výdavkov je možná iba v prípade, ak došlo k úspore
v rámci niektorej zo skupín výdavkov, patriacich do nepriamych výdavkov. Túto úsporu je možné
presunúť do relevantnej skupiny výdavkov na pokrytie navýšených nákladov vzniknutých výlučne
v dôsledku legislatívnych zmien, pri rešpektovaní nasledovných pravidiel:
- schválením zmeny nemôže dôjsť k navýšeniu schválenej výšky NFP;
- navýšenie nepriamych výdavkov z priamych výdavkov formou presunu je neprípustný, nakoľko by
to znamenalo porušenie zákazu zvýšenia nepriamych výdavkov v zmysle čl. 8, ods. 4, písm. b) VZP
zmluvy o poskytnutí NFP. Opačný presun, t. j. presun z nepriamych výdavkov do priamych výdavkov
je prípustný a nedošlo by k porušeniu zmluvy;
- pri rešpektovaní právnych predpisov, musia byť zachované podmienky poskytnutia pomoci v súlade
s výzvou, t. j. percentuálne obmedzenie výšky nepriamych výdavkov uvedené vo výzve nesmie byť
prekročené;
- k presunu výdavkov medzi jednotlivými skupinami oprávnených výdavkov, v ktorých sa evidujú
nepriame výdavky, žiadateľ predloží žiadosť o zmenu zmluvy o poskytnutí NFP, pokiaľ odchýlka
(zvýšenie/zníženie) prekročila 15 % v rámci jednej skupiny oprávnených výdavkov. Poskytovateľ
43
Dátum účinnosti aktualizácie č. 6 Usmernenia RO č. N3/2007.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 32
pomoci posúdi splnenie podmienok poskytnutia pomoci a súlad so zmluvou a pravidlami
zmenového konania.
Navýšenie výdavkov je možné len v takej výške, ktorá zodpovedá zvýšenému zaťaženiu
spôsobenému legislatívnou zmenou. Presun výdavkov je možné realizovať vo vzťahu k príslušnej
skupine výdavkov, ktorej sa navýšenie v dôsledku legislatívnej zmeny týka. Prijímateľ je povinný
vyčísliť sumu výdavkov, ktorá zodpovedá zvýšenému zaťaženiu spôsobeného legislatívnou zmenou
a túto sumu uviesť v žiadosti o zmenu zmluvy o poskytnutí NFP. Prijímateľ môže použiť presunutú
sumu výdavkov na úhradu nákladov vzniknutých v dôsledku legislatívnej zmeny , až po schválení
žiadosti o zmenu zmluvy o poskytnutí NFP zo strany FSR a nadobudnutí platnosti a účinnosti
dodatku k zmluve o poskytnutí NFP.
V prípade, ak je projekt realizovaný prevažne externe, dodávateľskou formou, môže byť
oprávnenosť nepriamych výdavkov posudzovaná aj s ohľadom na výšku výdavkov na služby,
zabezpečované prostredníctvom externých dodávateľov.
2.4.5 Výpočet pomernej časti oprávnených výdavkov
V prípade, že sú výdavky vynakladané aj na iné činnosti, ako iba na realizáciu projektu,
prijímateľ je oprávnený uplatniť si v žiadosti o platbu iba pomernú časť výdavkov, súvisiacu s jeho
realizáciou. Prijímateľ vypočíta pomernú časť oprávnených výdavkov rovnakým spôsobom
pri priamych, ako aj pri nepriamych výdavkoch.
Všeobecne platné podmienky výpočtu pomernej časti výdavkov ku všetkým kategóriám
výdavkov sú:
prijímateľ je povinný predložiť výpočet v rámci podpornej dokumentácie k žiadosti o platbu;
výpočet musí vychádzať zo skutočne vynaložených nákladov/ výdavkov;
preukázateľnosť výpočtu musí byť podložená účtovnými dokladmi vzťahujúcimi sa
ku konkrétnemu výdavku/ nákladu;
výpočet musí byť jednoznačný, zrozumiteľný a dostatočne podrobný, čo sa zabezpečí legendou
– popisom postupov;
výpočet ako paušálna suma, resp. paušálny percentuálny podiel platný pre celú realizáciu
projektu sa považuje za oprávnený iba v tom prípade, ak pomernú časť nie je možné vypočítať
iným spôsobom.
V prípade, že je projekt ESF náročnejší na spotrebu kancelárskych potrieb a materiálových
zásob než iné aktivity prijímateľa, môže si uplatniť skutočne spotrebované množstvo kancelárskych
potrieb a materiálových zásob, avšak spolu s účtovnými dokladmi musí predložiť rozpis
spotrebovaného materiálu a potrieb s popisom ich použitia. Vyššiu spotrebu si môže uplatniť
len v tom prípade, že preukáže zvýšenú spotrebu oproti spotrebe pre iné účely.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 33
2.4.6 Problematika prekrývania sa výdavkov
Jedným zo základných kritérií oprávnenosti výdavkov je, že sa nárokovaný výdavok časovo
a vecne neprekrýva a neprekrýva sa asi s inými prostriedkami z verejných zdrojov.
SORO je povinný v rámci administratívnej kontroly žiadosti o platbu vykonať aj kontrolu
neprekrývania sa vykázaného pracovného času osôb na základe predložených pracovných výkazov.
Ak sa v rámci pracovných výkazov identifikuje prekrývanie vykázaného pracovného času, SORO
pristupuje ku kráteniu relevantných výdavkov, a to aj v prípade ak je prekrývanie identifikované
v rámci žiadostí o platbu, ktoré už boli zo strany SORO schválené (vystaví nezrovnalosť). Pri krátení
výdavkov postupuje SORO v súlade s Metodickým výkladom CKO44 nasledovne:
a) v prípade pracovných výkazov, kde je možné identifikovať prekrývanie vykázaného času
minimálne na úrovni dňa (prekrývanie je možné identifikovať na úrovni jednotlivých hodín,
resp. aspoň konkrétneho dňa), budú ako neoprávnené klasifikované všetky výdavky
jednotlivých projektov spolufinancovaných zo štrukturálnych fondov EÚ vzťahujúce sa
na činnosti realizované v rámci daného dňa;
b) v prípade pracovných výkazov, kde nie je možné identifikovať prekrývanie vykázaného času
minimálne na úrovni dňa, budú ako neoprávnené klasifikované všetky výdavky jednotlivých
projektov spolufinancovaných zo štrukturálnych fondov EÚ vzťahujúce sa na všetky činnosti
realizované v predmetných pracovných výkazoch (t.j. ako celok budú všetky výdavky
vzťahujúce sa na predmetné pracovné výkazy klasifikované ako neoprávnené).
SORO môže zvoliť aj prísnejší postup, ako je uvedený v prípade a), napríklad ak pracovník
v rámci pracovného výkazu deklaruje, že okrem činností uvedených v predmetnom pracovnom
výkaze sa už nepodieľa na realizácii žiadnych iných činností, či už formou pracovno-právneho alebo
iného vzťahu u prijímateľa, ani žiadnych iných subjektov. Tento postup bude jednotne uplatňovaný
voči všetkým prijímateľom.
2.4.7 Zoznam povinnej predkladanej podpornej dokumentácie
Podporná dokumentácia, ktorú predkladá prijímateľ spolu so žiadosťou o platbu, je odlišná
v závislosti od toho, či predkladá:
- prvú žiadosť o platbu alebo ak je výdavok uplatnený prvý raz (ďalej len „I.“)
- výdavok, ktorý je uplatňovaný opakovane (ďalej len „II.“).
Zoznam povinnej predkladanej podpornej dokumentácie je prílohou príručky. Prílohou príručky je
tiež „Vyhlásenie prijímateľa o realizácii ďalších projektov“, ktoré prijímateľ vypĺňa a predkladá
SORO spolu s každou žiadosťou o platbu.
44
Metodický výklad CKO k prekrývaniu sa vykázaného pracovného času a z neho vyplývajúci spôsob vyčíslenia neoprávnených výdavkov, zo dňa 5. 6. 2012.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 34
Dokumentáciu, ktorá sa viaže k viacerým žiadostiam o platbu zakladá prijímateľ do tzv.
centrálneho zakladača. Centrálny zakladač je vedený za účelom, aby prijímateľ nemusel
predkladať rovnakú dokumentáciu opakovane (s každou ŽoP, v ktorej si uplatňuje konkrétny
výdavok). Takúto dokumentáciu je prijímateľ povinný prehľadne usporiadať v jednom zakladači
a archivovať. SORO vedie centrálny zakladač s rovnakými dokumentmi ako prijímateľ.
Ide napr. o nasledovnú dokumentáciu: pracovná zmluva so všetkými dodatkami, spôsob výpočtu
pomernej časti výdavkov, zmluvy s dodávateľmi, kópia technického preukazu a pod. V prípade, ak
nastane zmena v dokumentácii, ktorá je vedená v centrálnom zakladači (napr. zmena náplne práce
zamestnanca), prijímateľ je povinný zaslať na SORO bezodkladne zmenenú dokumentáciu.
PM môže od prijímateľa vyžiadať, pre správne posúdenie oprávnenosti výdavkov predloženej
ŽoP, aj ďalšie súvisiace dokumenty (napr.: doklady, evidencie a pod.), ktoré prijímateľovi ukladá viesť
alebo vlastniť všeobecne záväzný právny predpis SR alebo dokumenty, ktoré prijímateľ vyhotovuje
v rámci svojich interných predpisov (napr. príjemka, výdajka, prevodka, prepravný list a pod.).
Prijímateľ je povinný požadované dokumenty na požiadanie predložiť.
Pri predkladaní povinnej podpornej dokumentácie k dodávateľsky zabezpečovaným
službám je prijímateľ povinný zabezpečiť podrobnú špecifikáciu a rozdelenie služby čo
najpodrobnejšie, z dôvodu jednoznačnej identifikácie jednotlivých položiek a súm. (napr.
pri zabezpečení školenia externou firmou je potrebné, aby bola faktúra/iný doklad dostatočne
podrobná a špecifická, aby boli jasné a jednoznačné sumy za jej jednotlivé položky ako sú:
hodinová odmena lektora, prenájom priestoru, zabezpečenie školiacich materiálov,
občerstvenie a iné)45.
Osobné náklady musia byť preukázané Pracovným výkazom (štandardným alebo
zjednodušeným) a podpornou dokumentáciou uvedenou v tejto príručke. Zjednodušený pracovný
výkaz vyplní zamestnanec prijímateľa len v prípade, ak má s prijímateľom uzatvorený
pracovný pomer na základe pracovnej zmluvy a v rámci tohto pracovného pomeru vykonáva
výlučne práce na projekte na plný pracovný úväzok, pričom nemá iné pracovno-právne vzťahy
a ani nevykonáva práce na základe dohôd uzatvorených mimo pracovného pomeru.
2.4.8 Spôsob predkladania podpornej dokumentácie k žiadostiam o platbu
Z dôvodu zjednodušenia schvaľovacieho procesu a urýchlenia finančných tokov, odporúčame
prijímateľovi predkladať dokumentáciu usporiadanú v euroobaloch, založenú v jednom zakladači.
V prípade predloženia neprehľadného/neusporiadaného množstva dokumentácie, môže SORO
dokumentáciu prijímateľovi vrátiť a požiadať ho o jej usporiadanie.
Spôsob usporiadania dokumentácie je nasledovný:
- na zakladač prijímateľ nalepí štítok s nasledovnými údajmi:
názov prijímateľa;
názov projektu;
45
Požadované podporné dokumenty k jednotlivým výdavkom, na základe členenia výdavkov, sú uvedené v prílohe príručky.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 35
registračné číslo projektu;
číslo ITMS;
druh žiadosti o platbu a poradové číslo žiadosti o platbu;
- kompletnú dokumentáciu k jednému výdavku, ktorý si prijímateľ uplatňuje v žiadosti o platbu
vloží prijímateľ do jedného euroobalu (napr. pracovnú zmluvu so všetkými prílohami,
pracovný výkaz, výplatnú listinu, výkaz do sociálnej a zdravotných poisťovní, životopis, atď.),
tak, že na prvej strane bude zoznam priložených dokladov v poradí, v akom sú v obale
uložené;
- bankové výpisy prijímateľ predloží ako poslednú samostatnú prílohu;
- sumarizačný hárok prijímateľ priloží do euroobalu k prvému výdavku, na ktorý sa vzťahuje;
- prijímateľ zoradí euroobaly v zakladači podľa poradia, uvedeného v žiadosti o platbu.
Prijímateľ je povinný v sídle (resp. mieste realizácie projektu) uchovávať identickú
dokumentáciu k žiadostiam o platbu (doplnenú o prípadné dožiadané dokumenty zo strany
SORO).
2.4.9 Používanie sumarizačných hárkov pre výdavky s nízkou hodnotou
Do 15.12.2011 prijímatelia v rámci OP ZaSI deklarovali v žiadosti o platbu personálne výdavky
a cestovné náhrady formou sumarizačných hárkov. Pre výdavky, ktoré si prijímateľ uplatní na SORO
po 15.12.2011 (aj v prípade, ak výdavok vznikol pred týmto dátumom), sa zjednodušuje deklarovanie
výdavkov prostredníctvom ďalšieho sumarizačného hárku – Sumarizačného hárku pre výdavky,
ktorých celková hodnota jednorazového nákupu na doklade o obstaraní neprevyšuje sumu 332,– €
vrátane DPH (príloha príručky).
Prijímateľ sa môže rozhodnúť, či využije možnosť predloženia výdavkov s nízkou
hodnotou prostredníctvom sumarizačného hárku pre výdavky s nízkou hodnotou. V prípade,
ak sa prijímateľ rozhodne nevyužiť sumarizačný hárok pre výdavky s nízkou hodnotou,
predkladá kompletnú podpornú dokumentáciu, ako keby bol výdavok uplatnený prvý raz,
podľa bodu I prílohy príručky Zoznam povinnej predkladanej podpornej dokumentácie.
2.4.9.1 Postup uplatnenia výdavkov s nízkou hodnotou prostredníctvom
sumarizačného hárku
Prijímateľ k žiadosti o platbu, v ktorej po prvý krát predkladá výdavky prostredníctvom
sumarizačného hárku, predloží kompletnú dokumentáciu tak, ako by predkladal prvú žiadosť
o platbu. To znamená, že k jednotlivým výdavkom vzniknutým pri realizácií projektu, predloží
kompletnú podpornú dokumentáciu, stanovenú v prílohe príručky Zoznam povinnej predkladanej
podpornej dokumentácie pod označením I. (tzn., ako keby si výdavok uplatňoval 1. krát), pričom
k výdavkom, ktoré je možné uplatniť prostredníctvom sumarizačného hárku, predloží aj vyplnený
sumarizačný hárok.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 36
V nasledujúcich žiadostiach o platbu, prijímateľ predkladá len sumarizačné hárky a doklady
o úhrade, bez ostatných účtovných dokladov a podkladov46. Výdavky, ku ktorým prijímateľ predkladá
len sumarizačné hárky, uvádza v žiadosti o platbu v časti deklarované výdavky jednotlivo, podľa
účtovných dokladov.
Prijímateľ uvádza v sumarizačnom hárku výdavky, ktorých celková hodnota (za celý doklad,
tzn. vrátane oprávnených aj neoprávnených výdavkov) jednorazového nákupu materiálu alebo
služby neprevyšuje sumu 332,- € vrátane DPH.
Jednorazovým nákupom sa v tomto prípade rozumie nákup materiálu uskutočnený len jeden
raz alebo služba poskytnutá len jeden raz v určitom období, pričom obdobím sa rozumie obdobie
jedného týždňa, mesiaca, štvrťroka, polroka a roka. Za jednorazový nákup materiálu a služby sa
považuje aj opakované plnenie, pokiaľ je toto plnenie v danom období možno považovať
za konečné47.
Jednorazovým nákupom nie je jednotlivo uskutočnený nákup, t.j. každý osobitne
od obstarávaného celku, ktorý predchádza jeho zaradeniu do používania, resp. pred obdobím,
v ktorom sa začne používať/využívať48.
Z uvedeného vyplýva, že za jednorazový nákup možno považovať také obstaranie materiálu
alebo služby, ktoré jeho odovzdaním dodávateľa odberateľovi (prijímateľovi/partnerovi), je konečným
výstupom dodávateľa, a ku ktorému dodávateľ jeho odovzdaním alebo poskytnutím služby stráca
vlastnícke právo k veci, právo s vecou ďalej nakladať, upravovať, spracovávať, alebo na základe nej
ďalej vykonávať alebo vypracovávať ďalšie výstupy pre jeho odberateľa (prijímateľa/partnera)
a súčasne konečná obstarávacia cena materiálu alebo služby je nižšia ako 332,– € vrátane DPH.
Sumarizačný hárok pre výdavky s nízkou hodnotou môže prijímateľ uplatniť len pri nákupe
materiálu a služieb evidovaných vo vybraných skupinách oprávnených výdavkov, ktoré sú uvedené
v Zozname povinnej predkladanej podpornej dokumentácie (príloha príručky).
46
Právo SORO na vyžiadanie si vybraných účtovných dokladov, alebo ostatných súvisiacich dokladov, ako aj právo kontroly výdavkov vyplývajúcich z § 9 zákona č. 502/2001 Z. z. v znení neskorších predpisov zostáva zachované. 47
Napr. úhrada telefónnych poplatkov za konkrétny mesiac, nákup kancelárskeho papiera na obdobie jedného štvrťroka, nákup PHM pri jednom tankovaní, údržba budov za jeden mesiac, a pod. 48
Napr. nákup jedného kusu koberca (celku), na ktorý sú vystavené dva doklady z elektronickej registračnej pokladnice podľa rozdelených metrov štvorcových, alebo jednorazovým nákupom tiež nie je napr. nákup počítača, kde príslušenstvo, ako je napr. obrazovka, klávesnica, alebo myš, tvoriace jeden celok (počítačovú zostavu), je obstarané osobitne od toho istého dodávateľa v období pred jeho zaradením do používania. Jednorazovým nákupom tiež nie je napr. tvorba webovej stránky (nie jej aktualizácia), čiastočne fakturovaná počas jej tvorby, pričom jej spustenie sa uskutoční až po jej úplnom vytvorení. Jednorazovým nákupom tiež nie je čiastočná (priebežná) fakturácia zhotovenia diela, analýz alebo štúdií, externého vyučovania a pod. - napr. ak dodávateľ vypracúva analýzu, vykonáva zber údajov, spracovanie údajov, vyhodnotenie údajov a tieto fakturuje osobitne, pričom konečným výsledkom je vypracovaná analýza (jeden konečný výstup), na ktorý dodávateľ spravidla vyhotovuje vyúčtovanie fakturácie (záverečnú faktúru), tak jednotlivé faktúry, vrátane konečnej faktúry, nie je možné považovať za jednorazový nákup.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 37
2.5 Postup pri poskytovaní platieb
Prostriedky EÚ a štátneho rozpočtu na spolufinancovanie sa prijímateľovi poskytujú
na základe žiadosti o platbu (ŽoP). V zmluve o poskytnutí NFP je uvedený ako záväzný systém
financovania projektu, a to systém zálohových platieb alebo systém kombinácie zálohových platieb
alebo systém refundácie, v súlade s ustanoveniami článku 16 Všeobecných zmluvných podmienok
zmluvy o poskytnutí NFP. Žiadosť o platbu musí byť predložená stanoveným spôsobom, vrátane
požadovaných dokumentov, v súlade s postupom uvedeným v SFR ŠFaKF, zmluvou o poskytnutí
NFP a touto príručkou.
Prijímateľ predkladá ŽoP prostredníctvom verejného portálu ITMS, pričom za predloženie
ŽoP SORO sa považuje jej zaslanie cez verejný portál ITMS a zároveň aj písomné doručenie
vytlačenej žiadosti o platbu z ITMS potvrdenej pečiatkou49 a podpisom štatutárneho orgánu
prijímateľa. SORO je povinný zaevidovať žiadosť o platbu v ITMS, až po prijatí písomnej verzie
žiadosti o platbu. Za deň zúčtovania ŽoP, sa v súlade so SFRŠFaKF považuje deň zaslania žiadosti
o platbu prijímateľom na SORO cez verejný portál ITMS (pri zúčtovaní zálohových platieb). Táto
skutočnosť nemá vplyv na povinnosť doručenia jej tlačenej podoby na FSR.
Jednotlivé žiadosti o platbu môže prijímateľ predkladať len na jeden systém platieb, tzn. že
výdavky realizované z poskytnutých zálohových platieb nie je možné kombinovať spolu
s výdavkami uplatňovanými v systéme refundácie v jednej žiadosti o platbu. V takom prípade
prijímateľ predkladá samostatne žiadosť o platbu (zúčtovanie zálohovej platby) a samostatne žiadosť
o platbu (priebežná platba).
Po vyplnení elektronického formuláru na portáli ITMS a jeho odoslaní prostredníctvom
portálu ITMS poskytovateľovi, prijímateľ ŽoP vytlačí a podpíše v troch rovnopisoch, pričom
jeden rovnopis zostáva u prijímateľa a dva rovnopisy predkladá na SORO, najneskôr do 7 dní
od odoslania ŽoP prostredníctvom verejného portálu ITMS. Súčasťou žiadosti o platbu je faktúra
alebo iný účtovný doklad rovnocennej dôkaznej hodnoty (originál alebo kópia overená pečiatkou
a podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa50) a iná podporná dokumentácia, rozsah ktorej stanovuje
táto príručka - v Zozname povinne predkladanej podpornej dokumentácie (príloha príručky).
Podporná dokumentácia je predkladaná len v jednom rovnopise. Ak prijímateľ importuje ŽoP cez
verejný portál, avšak nedoručí SORO jej tlačenú verziu, SORO vyzve prijímateľa prostredníctvom
emailu na doručenie tlačenej verzie ŽoP v lehote 14 kalendárnych dní. V prípade nepredloženia
tlačenej verzie ŽoP v stanovenej lehote, bude ŽoP zamietnutá. Pri zamietnutí ŽoP z dôvodu, že
prijímateľ nepredložil jej tlačenú verziu SORO v stanovenej lehote, SORO naimportovanú žiadosť
o platbu v ITMS zruší.
Každá platba prijímateľovi z prostriedkov EÚ a štátneho rozpočtu je realizovaná v EUR len
do výšky súčtu pomeru zdrojov EÚ a štátneho rozpočtu na spolufinancovanie. V prípade, ak má
prijímateľ povinnosť použiť vlastné zdroje (tzn. všetci prijímatelia okrem štátnych rozpočtových
49
V prípade, ak prijímateľ nedisponuje pečiatkou, overenie je uskutočnené iba podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa. 50
V prípade, ak prijímateľ nedisponuje pečiatkou, overenie je uskutočnené iba podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 38
organizácií), každá platba musí byť doplnená zdrojmi prijímateľa, v pomere schválenom
na projekt. V prípade, ak vlastné zdroje prijímateľa prechádzajú cez osobitný účet51, prijímateľ je
povinný vložiť vlastné zdroje na spolufinancovanie najneskôr pred vykonaním platby
dodávateľovi/zhotoviteľovi na osobitný účet prijímateľa a predložiť SORO výpis z toho účtu, ako
potvrdenie o prevode vlastných zdrojov. V prípade, ak vlastné zdroje prijímateľa neprechádzajú cez
osobitný účet, prijímateľ je povinný ku každému uhradenému výdavku doložiť výpis z iného bežného
účtu otvoreného prijímateľom o úhrade vlastných zdrojov prijímateľa. Uvedené výpisy z účtov
predkladá prijímateľ ako súčasť podpornej dokumentácie k žiadosti o platbu (zúčtovanie zálohovej
platby, priebežná platba, záverečná platba).
SORO je oprávnený zvýšiť alebo znížiť výšku ŽoP z technických dôvodov na strane SORO maximálne do výšky 1,- € v rámci jednej žiadosti o platbu, pričom celková suma poskytnutého NFP môže byť prekročená maximálne o 1,- €.
Prijímateľ predkladá SORO:
1. žiadosť o zálohovú platbu; táto žiadosť sa predkladá bez podpornej dokumentácie
s výnimkou prvej žiadosti, kde prijímateľ predkladá Vyhlásenie o začatí realizácie projektu
(príloha príručky). Pri žiadosti o zálohovú platbu prijímateľ nepredkladá prílohu Zoznam
deklarovaných výdavkov;
2. žiadosť o zúčtovanie zálohovej platby, žiadosť o priebežnú platbu a žiadosť
o záverečnú platbu (v prípade žiadosti o záverečnú platbu prijímateľ predkladá aj
vyhlásenie o ukončení realizácie aktivít projektu). Tieto žiadosti sa predkladajú
s nasledovnými prílohami, ktoré preukazujú oprávnenosť nárokovaných výdavkov:
sumarizačnými hárkami - dokladajú sa osobné náklady, náhrady
pri pracovnej ceste a výdavky, ktorých celková hodnota jednorazového
nákupu materiálu alebo služby neprevyšuje sumu 332,– €. Sumarizačný
hárok je prepisom informácií z účtovných dokladov, ktoré prijímateľ
uchováva u seba;
účtovnými dokladmi (dodávateľské faktúry, interné doklady....);
uhradenie výdavku sa dokladuje
výpisom z bankového účtu – v prípade úhrady vykonanej
bezhotovostne;
výdavkovými pokladničnými dokladmi, prípadne výpisom z účtovných
kníh (denníka alebo peňažného denníka) – v prípade hotovostnej úhrady
(výpis podpísaný štatutárnym orgánom);
písomnú zmluvu s dodávateľom uzatvorenú v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP
a Usmernením RO č. N5/2008 k overovaniu zadávania zákaziek na realizáciu
schválených aktivít tretím subjektom (ďalej aj „Usmernenie RO č. N5/2008“);
51
Účet určený pre príjem finančných prostriedkov zo zálohových platieb. V súlade so Systémom finančného riadenia ŠF a KF na programové obdobie 2007-2013 a zmluvou o poskytnutí NFP, ak je NFP poskytnutý systémom zálohovej platby a takto poskytnuté prostriedky sú úročené, prijímateľ je povinný otvoriť si ako účet prijímateľa osobitný účet na projekt.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 39
ďalšou požadovanou podpornou dokumentáciou v súlade s prílohou príručky
„Zoznam povinnej predkladanej podpornej dokumentácie“.
Prílohou č. 1 ŽoP je zoznam deklarovaných výdavkov. V zozname deklarovaných
výdavkov sa v stĺpci (3) - Číslo účtovného dokladu (faktúry) uvádza interné číslo dokladu.
Externé číslo dokladu sa uvádza v stĺpci (2) - Názov výdavku.
V prípade, ak sa k jednému účtovnému dokladu viaže viacero výdavkov, prijímateľ v ITMS
v časti účtovné doklady uvádza tento účtovný doklad iba 1x a priraďuje ho v zozname deklarovaných
výdavkov ku všetkým výdavkom, ku ktorým sa viaže.
Podľa § 10 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov je účtovný doklad
preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať:
a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
f) podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke
a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
g) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách
účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového
vybavenia.
Pre účely predkladania žiadostí o platbu sa vyžaduje splnenie náležitostí definovaných v ods. 1
písm. a) až f) predmetného zákona, pričom za dostatočné splnenie náležitosti podľa písm. f) sa
považuje čestné vyhlásenie prijímateľa v žiadosti o platbu.
Prijímateľ vystavuje dokumentáciu v dvoch rovnopisoch, pričom jeden uchováva prijímateľ
a druhý zasiela SORO. Ak povaha účtovného dokladu neumožňuje vystaviť dva rovnopisy, prijímateľ
uchováva originál a na SORO zasiela ním overenú fotokópiu s pečiatkou52, podpisom štatutárneho
orgánu a označením „Súhlasí s originálom.“
52
V prípade, ak prijímateľ nedisponuje pečiatkou, overenie je uskutočnené iba podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 40
Žiadosť o zálohovú platbu (ŽoZP)
Ak je žiadosť:
Sekretariát SORO a vecne príslušný odbor - prevezme a zaeviduje ŽoZP a postúpi ju projektovému manažérovi (PM), ktorý ju zaregistruje v ITMS
(plynie lehota na vykonanie administratívnej kontroly).
Projektový manažér:
- vykoná administratívnu kontrolu žiadosti o platbu a v prípade potreby kontrolu na mieste;
- v rámci kontroly formálnej správnosti overí pravdivosť, kompletnosť a správnosť vyplnenia žiadosti. V rámci kontroly vecnej správnosti overí opodstatnenosť a reálnosť požiadavky prijímateľa. V prípade, ak je to potrebné, vyzve prijímateľa na doplnenie/opravu ŽoZP;
- riaditeľ odboru ŽoZP schváli/ schváli zníženú o relevantnú sumu/zamietne.
úplná chybná
schváli ju a postúpi do 14 kalendárnych dní od registrácie úplnej ŽoZP (v ITMS) na PJ na schválenie a úhradu.
vyzve prijímateľa, aby v stanovenej lehote vykonal opravu nedostatkov alebo opraví nedostatky, po oprave ŽoZP schváli a postúpi PJ do 14 kalendárnych dní od registrácie úplnej ŽoZP (v ITMS) na schválenie a úhradu.
v prípade závažných nedostatkov, nevykonania požadovaných úprav (zo strany prijímateľa) a/alebo ich nevykonania v stanovenej lehote, platbu zamietne.
Platobná jednotka (PJ) Vykoná do 14 kalendárnych dní kontrolu ŽoZP a v prípade jej schválenia zadá do 7 kalendárnych dní (od schválenia) príkazy na úhradu do štátnej pokladnice.
Prijímateľ doručí ŽoZP Fondu sociálneho rozvoja - zálohové platby sa uhrádzajú do vyčerpania maximálne 95 % rozpočtu projektu - zvyšných
5 % je prijímateľovi uhradené systémom refundácie (s výnimkou štátnych rozpočtových organizácií, pri ktorých sa poskytujú ZP do výšky max. 100 % rozpočtu projektu).
Projektový manažér zašle prijímateľovi záznam z administratívnej kontroly ŽoZP.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013) 41
Žiadosť o zúčtovanie zálohovej platby, o priebežnú platbu, o záverečnú platbu (ŽoP):
Prijímateľ doručí ŽoP Fondu sociálneho rozvoja
- v prípade zúčtovania zálohovej platby tak, aby najneskôr do 6 mesiacov od poskytnutia zálohovej platby
zúčtoval min. 50 % zálohovej platby. Zálohové platby sa uhrádzajú len do vyčerpania 95 % rozpočtu projektu;
- v prípade, ak prijímateľ používa systém refundácie, minimálne v šesťmesačnom intervale (t.j. najmenej
raz za šesť mesiacov, nie však častejšie ako 1 krát mesačne);
- záverečnú žiadosť o platbu do 6 mesiacov odo dňa ukončenia realizácie aktivít projektu, najneskôr
na základe výzvy SORO.
-
Projektový manažér: - vykoná administratívnu kontrolu žiadosti o platbu a v prípade potreby kontrolu na mieste; - v rámci kontroly formálnej správnosti overí pravdivosť, kompletnosť a správnosť vyplnenia žiadosti. V rámci
kontroly vecnej správnosti overí opodstatnenosť a reálnosť požiadavky prijímateľa. V prípade, ak je to potrebné, vyzve prijímateľa na doplnenie/opravu ŽoP;
- riaditeľ odboru ŽoZP schváli/ schváli zníženú o relevantnú sumu/zamietne. - - Ak je žiadosť o platbu:
úplná
chybná
Postúpi žiadosť PJ na schválenie.
vyzve prijímateľa, aby v stanovenej lehote vykonal opravu nedostatkov alebo doplnil dokumentáciu, po oprave (v požadovanom rozsahu a v stanovenej lehote) postúpi žiadosť PJ na schválenie.
Príruč
ka pre
žiadate
ľa
v prípade závažných nedostatkov, nevykonania požadovaných úprav (zo strany prijímateľa) a/alebo ich nevykonania v stanovenej lehote, platbu zamietne.
Sekretariát SORO a vecne príslušný odbor - prevezme a zaeviduje ŽoP a postúpi ju projektovému manažérovi (PM), ktorý ju zaregistruje v ITMS
(plynie lehota na vykonanie administratívnej kontroly).
Projektový manažér zašle prijímateľovi záznam z administratívnej kontroly ŽoP.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
2.5.1 Systém zálohových platieb
Prijímateľ si po dohode so SORO vyberie systém platieb, ktorým chce realizovať projekt.
V prípade, že si prijímateľ vyberie systém zálohových platieb, resp. kombináciu systémov, projektový
manažér (PM) vypočíta maximálnu výšku poskytnutia zálohovej platby a zašle túto informáciu
prijímateľovi prostredníctvom emailu.
Prijímateľ si na základe plánovaných výdavkov v projekte určí výšku zálohovej platby maximálne
do sumy, vypočítanej PM. Prijímateľ musí pri určení sumy zohľadniť povinnosť zúčtovať minimálne 50
% poskytnutej zálohy do 6 mesiacov. Zálohové platby sú prijímateľovi poskytované pomerne za zdroje
EÚ a štátneho rozpočtu na základe vyhlásenia o začatí realizácie projektu, resp. na základe zúčtovania
poskytnutej zálohy53.
Pri využití systému zálohových platieb sa vyplácanie prijímateľa uskutočňuje v dvoch etapách -
etape poskytovania zálohovej platby a etape refundácie.
2.5.1.1 Etapa poskytovania zálohovej platby
Prijímateľ po začatí realizácie projektu predkladá žiadosť o platbu (zálohovú platbu) na SORO
v zmysle zmluvných podmienok, a to maximálne do výšky 40 % oprávnených výdavkov z prvých 12
mesiacov realizácie projektu z prostriedkov zodpovedajúcich podielu EÚ a štátneho rozpočtu
na spolufinancovanie. Výška maximálnej zálohovej platby sa odvíja od nasledovného:
A. Prvý ročný rozpočet projektu je známy
53
Prijímateľ je oprávnený požiadať o ďalšiu zálohovú platbu najneskôr súčasne s podaním žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby, pričom ku schváleniu takejto žiadosti o platbu môže prísť až po schválení predloženého zúčtovania zálohovej platby certifikačným orgánom v súhrnnej žiadosti o platbu.
Certifikačný orgán
- vykoná overenie súhrnnej žiadosti o platbu do 14 kalendárnych dní od predloženia SŽoP
certifikačnému orgánu;
- pozastaví SŽoP (do času odstránenia identifikovaných nedostatkov), zníži ju o relevantnú
sumu, alebo ju:
Platobná jednotka (PJ) - vykoná predbežnú kontrolu do 14 kalendárnych dní od prijatia ŽoP na PJ,
- po schválení žiadosť zaradí do nasledovnej súhrnnej žiadosti o platbu (SŽoP), ktorú predkladá
v intervale dvakrát do mesiaca certifikačnému orgánu.
schváli
neschváli
PJ ihneď, ale najneskôr do 7 kalendárnych dní vykoná
úhradu na účet prijímateľa (v prípade refundácie).
Jedn
otný
program
ový
dokume
nt NUTS
II – BA
Cieľ 3
Ministerstvo práce,
sociálnych vecí
a rodiny SR
Bratislava
SORO vráti ŽoP prijímateľovi, po odstránení certifikačných zistení, ŽoP musí prejsť opätovne
schvaľovacím procesom.
Jednotný
programový
dokument NUTS
II – BA Cieľ 3
Ministerstvo práce, sociálnych vecí
a rodiny SR
Bratislava
Júl 2005
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
43
v prípade, ak plánovaná dĺžka realizáciu projektu nepresahuje 12 mesiacov, výška zálohovej
platby predstavuje maximálne 40 % z rozpočtu projektu zodpovedajúcemu podielu EÚ a ŠR
na spolufinancovanie;
v prípade ak plánovaná dĺžka realizáciu projektu presahuje 12 mesiacov a projekt začína
v mesiaci január kalendárneho roka, výška zálohovej platby predstavuje maximálne 40 %
z rozpočtu prvého roka projektu zodpovedajúcemu podielu EÚ a ŠR na spolufinancovanie;
v prípade projektov, ktorých realizácia začína v priebehu kalendárneho roka okrem mesiaca
január, maximálna výška zálohovej platby sa vypočíta na základe nasledujúceho vzorca:
maximálna
výška
poskytnutej
zálohovej
platby
= 0,4 x [
prvý ročný rozpočet
projektu z
prostriedkov
zodpovedajúcich
podielu EÚ a ŠR na
spolufinancovanie
+ (12-
počet
mesiacov
realizácie
projektu
v prvom
kalendárnom
roku
)x1/n x
nasledujúci ročný
rozpočet projektu z
prostriedkov
zodpovedajúcich
podielu EÚ a ŠR na
spolufinancovanie
]
n = počet mesiacov realizácie projektu v nasledovnom roku
B. Prvý ročný rozpočet projektu nie je známy, je nulový, alebo veľmi nízky
Výška maximálnej zálohovej platby sa vypočíta nasledovne:
ak plánovaná dĺžka realizácie projektu nepresahuje 12 mesiacov, výška zálohovej platby
predstavuje maximálne 40 % oprávnených výdavkov zodpovedajúcich podielu EÚ a ŠR na
spolufinancovanie;
ak plánovaná dĺžka realizácie projektu presahuje 12 mesiacov, výška zálohovej platby
predstavuje celkovú sumu NFP/počet mesiacov realizácie projektu pripadajúcich na počet
mesiacov realizácie projektu v prvom roku jeho realizácie;
Prijímateľ je oprávnený predkladať žiadosť o zálohovú platbu minimálne vo výške 10% z výšky
maximálnej zálohovej platby.
V prípade, ak predchádzajúca zálohová platba nebola poskytnutá v maximálnej možnej výške,
prijímateľ môže požiadať o ďalšiu zálohovú platbu vo výške súčtu certifikačným orgánom schválených
0,4
x
celková suma NFP
0,4
x
(
celková suma NFP
/
celkový počet mesiacov
realizácie
x
12
)
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
44
prostriedkov EÚ a štátneho rozpočtu na spolufinancovanie a sumy rovnajúcej sa rozdielu maximálnej
výšky zálohovej platby a predchádzajúcej poskytnutej zálohovej platby. Súčet týchto prostriedkov,
a teda výška poskytnutej zálohovej platby je maximálne 40 % relevantnej časti rozpočtu projektu.
Zálohové platby sa týmto spôsobom poskytujú až do momentu dosiahnutia maximálne 95 %
oprávnených výdavkov na projekt s výnimkou prípadov, keď bola suma znížená zo strany SORO
(uvedené neplatí pre štátne rozpočtové organizácie).
Zálohovú platbu možno zúčtovať predložením viacerých žiadostí o zúčtovanie zálohovej
platby. Nezúčtovaný zostatok zálohovej platby je automaticky priradený k nasledovnej zálohovej platbe
v momente jej poskytnutia prijímateľovi. Prijímateľ môže disponovať finančnými prostriedkami
v maximálnej výške 40 % z relevantnej časti rozpočtu. V prípade štátnych rozpočtových organizácií
je po poskytnutí poslednej zálohovej platby na projekt prijímateľ povinný zúčtovať celý zostatok NFP
najneskôr do 3 kalendárnych mesiacov od ukončenia realizácie projektu.
Postup prijímateľa a postup SORO pri využití systému zálohových platieb
Prijímateľ vypracuje žiadosť o platbu vyplnením elektronického formulára prostredníctvom
verejnej časti portálu ITMS. Po vytvorení a odoslaní ŽoP cez portál ITMS v zmysle postupov uvedených
v užívateľskej príručke pre prácu s portálom ITMS (dostupná na portáli), je ŽoP prenesená portálom
do ITMS. Prijímateľ zabezpečí fyzické vyhotovenie každej ŽoP, vytlačením formulára odoslanej
verzie ŽoP (cez verejný portál) v troch rovnopisoch (origináloch), pričom jeden si ponechá a dva
predkladá SORO54.
S prvou žiadosťou o platbu prijímateľ predkladá SORO aj vyplnené Vyhlásenie o začatí realizácie
aktivít projektu, ktoré je prílohou tejto príručky (podrobnejšie v kapitole 2.1 Začiatok realizácie projektu).
Projektový manažér SORO do 5 kalendárnych dní odo dňa doručenia písomnej verzie žiadosti
o platbu na SORO, vyhľadá ŽoP v neverejnej časti ITMS a vykoná posun ŽoP do stavu
„zaregistrovaná.“Prijímateľ má možnosť skontrolovať si zaregistrovanie ŽoP vo verejnej časti
portálu ITMS.
SORO vykoná administratívnu kontrolu žiadosti o platbu, ktorej predmetom je kontrola
oprávnenosti a reálnosti výdavkov nárokovaných v rámci žiadosti o platbu v súlade so zmluvou
o poskytnutí NFP a dokumentmi, na ktoré sa zmluva o poskytnutí NFP odvoláva, a to na základe
kontroly formálnej a vecnej správnosti prijímateľom predloženej žiadosti o platbu (vrátane účtovných
dokladov a inej podpornej dokumentácie). V rámci kontroly formálnej správnosti, SORO kontroluje
pravdivosť, kompletnosť a správnosť vyplnenia ŽoP a jej príloh a zároveň skontroluje, či má prijímateľ
uhradené svoje záväzky voči platobnej jednotke. SORO po kontrole formálnej správnosti ŽoP,
kontroluje vecnú správnosť predloženej ŽoP a dokladov tvoriacich jej povinné prílohy vo väzbe
na zmluvu o poskytnutí NFP. Kontrola vecnej správnosti spočíva najmä v kontrole oprávnenosti,
správnosti, reálnosti, aktuálnosti a neprekrývania sa nárokovaných výdavkov. V prípade identifikovania
nedostatkov, SORO vyzve prijímateľa, aby v stanovenom čase odstránil nedostatky/doplnil svoju
žiadosť o platbu (ŽoP posunie do stavu na doplnenie na portáli ITMS a prijímateľovi zašle písomnú
výzvu). Po doplnení požadovaných údajov alebo dokumentov zo strany prijímateľa v stanovenej lehote,
54
Podporná dokumentácia je predkladaná len v jednom rovnopise. Ak prijímateľ importuje ŽoP cez verejný portál, avšak nedoručí SORO jej tlačenú verziu, SORO vyzve prijímateľa prostredníctvom e-mailu na doručenie tlačenej verzie ŽoP v lehote 14 kalendárnych dní. V prípade nepredloženia tlačenej verzie ŽoP v stanovenej lehote, bude ŽoP zamietnutá. Pri zamietnutí ŽoP z dôvodu, že prijímateľ nepredložil jej tlačenú verziu SORO v stanovenej lehote, naimportovanú žiadosť o platbu v ITMS zruší.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
45
prijímateľ prostredníctvom portálu ITMS opätovne zašle ŽoP na SORO. ITMS automaticky posunie ŽoP
do stavu „po doplnení – portál“ a SORO opätovne vykoná administratívnu kontrolu ŽoP.
V prípade zistenia závažných nedostatkov, alebo nedoplnenia požadovaných údajov
v požadovanom rozsahu a/alebo v stanovenej lehote, žiadosť o platbu SORO zamietne.
SORO zasiela prijímateľovi (v elektronickej podobe, prostredníctvom emailu) záznam
z administratívnej kontroly ŽoP, ktorým ho v súlade so zákonom č. 528/2008 Z.z. o pomoci a podpore
poskytovanej z fondov ES v znení neskorších predpisov, oboznamuje so závermi administratívnej
kontroly.
Po prijatí prostriedkov EÚ a ŠR na spolufinancovanie je prijímateľ povinný poskytnutú
zálohovú platbu priebežne zúčtovávať, pričom najneskôr do 6 mesiacov odo dňa pripísania
finančných prostriedkov na účet prijímateľa, je prijímateľ povinný zúčtovať minimálne 50 %
z poskytnutej zálohovej platby. V prípade nedodržania tejto podmienky je prijímateľ povinný
bezodkladne, najneskôr do 7 kalendárnych dní od ukončenia uvedeného obdobia 6 mesiacov, vrátiť
platobnej jednotke sumu nezúčtovaného rozdielu. V takom prípade sa o túto sumu zároveň znižuje
výška nenávratného finančného príspevku.
V prípade, ak sa prijímateľ rozhodne vrátiť nezúčtovanú časť zálohovej platby
do 6 mesiacov odo dňa pripísania finančných prostriedkov na účet prijímateľa (tzn. vysporiada
finančné vzťahy s PJ – zašle SORO Oznámenie o vysporiadaní finančných vzťahov a výpis/kópiu
výpisu z bankového účtu potvrdzujúci toto vysporiadanie v stanovenej lehote), v takomto
prípade sa výška nenávratného finančného príspevku neznižuje.
Prijímateľ je oprávnený požiadať o ďalšiu zálohovú platbu najneskôr súčasne s podaním žiadosti
o zúčtovanie zálohovej platby, pričom ku schváleniu takejto žiadosti o platbu môže prísť až po schválení
predloženého zúčtovania zálohovej platby certifikačným orgánom v súhrnnej žiadosti o platbu. Ak by
suma nezúčtovaného rozdielu nepresiahla 40 €, prijímateľ nie je povinný vysporiadať nezúčtovanú časť
zálohovej platby.
2.5.1.2 Zúčtovanie zálohovej platby
Prijímateľ vypĺňa ŽoP (zúčtovanie zálohovej platby) prostredníctvom verejného portálu ITMS
a vytlačenú verziu následne predkladá na SORO. Žiadosť o zúčtovanie zálohovej platby predkladá
obdobným spôsobom ako žiadosť o zálohovú platbu, avšak k žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby už
prijímateľ predkladá aj podpornú dokumentáciu k nárokovaným výdavkov, v súlade s touto príručkou
(Zoznam povinnej predkladanej podpornej dokumentácie, príloha príručky). Podpornú dokumentáciu
predkladá v jednom vyhotovení (tzn. 1 rovnopis alebo kópia). V prípade predloženia kópie účtovného
dokladu, je takýto doklad potrebné overiť pečiatkou55 a podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa.
Prijímateľ rovnako predkladá výpis z bankového účtu (originál alebo kópiu overenú pečiatkou56
a podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa) potvrdzujúci príjem prostriedkov EÚ a ŠR
na spolufinancovanie a výpis z účtu potvrdzujúci skutočné uhradenie účtovných dokladov dodávateľovi/
zhotoviteľovi.
55
V prípade, ak prijímateľ nedisponuje pečiatkou, overenie je uskutočnené iba podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa. 56
V prípade, ak prijímateľ nedisponuje pečiatkou, overenie je uskutočnené iba podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
46
SORO vykoná administratívnu kontrolu žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby – kontrolu
formálnej a vecnej správnosti (postupuje obdobne, ako pri administratívnej kontrole žiadosti o zálohovú
platbu). Zamietnutie ŽoP z dôvodu nesplnenia kritérií formálnej správnosti, nemá za následok
preklasifikovanie nárokovaných výdavkov do kategórie neoprávnených výdavkov a prijímateľ má právo
zaradiť tieto výdavky do nasledujúcich ŽoP.
SORO je oprávnený rozhodnúť, že preklasifikovanie výdavkov uvedených v ŽoP
do kategórie neoprávnených výdavkov z dôvodu nesplnenia kritérií vecnej správnosti má
za následok, že prijímateľ nemá právo zaradiť tieto výdavky do nasledujúcich ŽoP. V takomto
prípade, SORO uvedie v zázname z administratívnej kontroly ŽoP informáciu o tom, že daný výdavok si
už prijímateľ nemôže nárokovať.
Lehota na vykonanie administratívnej kontroly žiadosti o zúčtovanie zálohovej platby je 40
kalendárnych dní od zaregistrovania žiadosti zo strany SORO v ITMS (v prípade žiadosti o poskytnutie
zálohovej platby je to 14 kalendárnych dní odo dňa zaregistrovania úplnej žiadosti o poskytnutie
zálohovej platby v ITMS). Lehota na administratívnu kontrolu ŽoP je prerušená v prípade, ak
SORO od prijímateľa žiada doplnenie/opravu ŽoP a dokumentácie, ktorá k nej bola predložená.
SORO má právo v rámci administratívnej kontroly žiadosti o platbu, vykonať kontrolu na mieste (lehota
na administratívnu kontrolu ŽoP je prerušená a záznam z administratívnej kontroly je prijímateľovi
doručený až po ukončení kontroly na mieste).
V prípade, ak SORO oznámi prijímateľovi nesprávne zúčtovanie zálohovej platby alebo
jej časti, je prijímateľ povinný v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP vrátiť poskytnutú zálohovú
platbu alebo jej časť, vo výške určenej SORO, najneskôr do 14 dní odo dňa doručenia tohto
oznámenia prijímateľovi. O tejto skutočnosti prijímateľ bezodkladne informuje SORO57.
Postup zúčtovania zálohových platieb odporúčame prijímateľom, v prípade akýchkoľvek
nejasností, konzultovať so SORO.
2.5.1.3 Etapa refundácia (pri využití systému zálohových platieb) a predkladanie záverečnej žiadosti o platbu
Po vyčerpaní maximálne 95 % celkových oprávnených výdavkov na projekt je prijímateľ
povinný zostávajúcich minimálne 5 % z celkových oprávnených výdavkov na projekt, aj za podiel
prostriedkov EÚ a štátneho rozpočtu, uhradiť najskôr z vlastných zdrojov. Až po preukázaní tejto úhrady
a ukončení projektu je prijímateľ oprávnený požiadať o záverečnú platbu zostatku zo zdrojov EÚ
a štátneho rozpočtu na spolufinancovanie58.
Prijímateľ predkladá žiadosť o záverečnú platbu spolu s účtovnými dokladmi vrátane výpisu
z bankového účtu SORO a Vyhlásenia o ukončení realizácie aktivít projektu (príloha príručky).
Prijímateľ vyplní žiadosť o záverečnú platbu vo verejnej časti ITMS. Po odoslaní ŽoP cez verejný portál
ITMS, ju prijímateľ vytlačí a doručí na SORO.
V prípade, ak nebude prijímateľovi poskytnutá ďalšia zálohová platba, nezúčtovaný rozdiel
57
Bod 3.7 Čl. 16 Prílohy č. 1 Zmluvy o poskytnutí NFP (Všeobecné zmluvné podmienky). 58
V prípade, ak prijímateľ pri realizácii projektu nedosiahne 95 % celkových oprávnených výdavkov, projekt môže byť ukončený aj žiadosťou o platbu (zúčtovanie zálohovej platby). O tejto skutočnosti je prijímateľ povinný informovať SORO. SORO je v takomto prípade povinný v zázname z administratívnej kontroly uviesť, že žiadosť o platbu (zúčtovanie zálohovej platby) plní funkciu záverečnej žiadosti o platbu. Platobná jednotka je zároveň povinná v sprievodnom liste k súhrnnej žiadosti o platbu identifikovať takúto žiadosť o platbu (zúčtovanie zálohovej platby).
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
47
zálohovej platby (ak je tento rozdiel vyšší ako 40,- €), je prijímateľ povinný vrátiť PJ
na základe komunikácie so SORO. Prijímateľ predloží SORO oznámenie o vysporiadaní finančných
vzťahov a žiadosť o platbu, ktorá plní funkciu záverečnej žiadosti o platbu (tzn. aj žiadosť o zúčtovanie
zálohovej platby môže plniť funkciu záverečnej žiadosti o platbu).
Etapa refundácie pri využití systému zálohových platieb nenastáva v prípade, ak je prijímateľom
štátna rozpočtová organizácia. Štátnym rozpočtovým organizáciám sa zálohové platby poskytujú až do
momentu ukončenia finančnej realizácie projektu. Po poskytnutí poslednej zálohovej platby na projekt je
prijímateľ – štátna rozpočtová organizácia, povinný zúčtovať celý zostatok NFP, a to najneskôr do 3
kalendárnych mesiacov od ukončenia realizácie projektu v súlade s podmienkami zmluvy o poskytnutí
NFP.
Prijímateľ predkladá záverečnú žiadosť o platbu zvyčajne do 6 mesiacov odo dňa
ukončenia realizácie aktivít projektu, najneskôr na základe výzvy SORO - v termíne, ktorý SORO
stanoví. Žiadosť o záverečnú platbu sa predkladá obdobným spôsobom ako žiadosť o zúčtovanie
zálohovej platby. Prijímateľ k záverečnej žiadosti o platbu priloží „Vyhlásenie o ukončení realizácie
aktivít projektu” (podrobnejšie v kapitole 4 “Ukončenie realizácie projektu”).
2.5.2 Systém refundácie
Pri systéme refundácie sa prostriedky EÚ a štátneho rozpočtu na spolufinancovanie preplácajú
v pomere stanovenom na projekt na základe skutočne vynaložených výdavkov zo strany prijímateľa,
tzn. že prijímateľ je povinný realizovať výdavky najskôr z vlastných zdrojov, výdavky sú pri jednotlivých
platbách refundované v pomernej výške. Každá platba prijímateľovi z prostriedkov EÚ a štátneho
rozpočtu na spolufinancovanie je realizovaná len do výšky súčtu pomeru prostriedkov EÚ a štátneho
rozpočtu na spolufinancovanie schváleného na projekt.
Postup predkladania a administratívnej kontroly/schvaľovania žiadostí o platbu pri využití systému
refundácie (priebežných platieb) je identický, ako v prípade žiadostí o zúčtovanie zálohovej platby.
2.5.3 Kombinácia systémov zálohových platieb a refundácie
Pri využívaní kombinácie systému zálohových platieb a refundácie je prijímateľ oprávnený
predkladať žiadosti o platbu iba na jeden z uvedených systémov, t.j. výdavky realizované
z poskytnutých zálohových platieb nemôže prijímateľ kombinovať spolu s výdavkami uplatňovanými
systémom refundácie v jednej žiadosti o platbu. Výška prvej zálohovej platby sa vypočíta na rovnakom
základe, ako by sa vypočítala zálohová platba pri začatí realizácie projektu, t.j. do výšky maximálne 40
% z relevantnej časti rozpočtu projektu.
2.6 Prechod práv a povinností prijímateľa na iný subjekt
a) pri systéme zálohových platieb:
V prípade prechodu práv a povinností prijímateľa na iný subjekt je SORO povinný zabezpečiť
vysporiadanie platieb, a to nasledovne:
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
48
prijímateľ bezodkladne, resp. s dostatočným časovým predstihom informuje SORO
o pripravovanom prechode práv a povinností prijímateľa na iný subjekt;
prijímateľ z poskytnutej zálohovej platby uhradí všetky záväzky voči dodávateľom/
zhotoviteľom, ktoré vyplývajú z implementácie projektu a ktoré vznikli pred prechodom práv
a povinností na iný subjekt. Tieto výdavky zahrnie do žiadosti o platbu (zúčtovanie zálohovej
platby), ktorú predloží SORO;
prijímateľ prevedie zostatok zálohovej platby na základe komunikácie so SORO na účet PJ
v súlade s platným Systémom finančného riadenia ŠF a KF na programové obdobie 2007 -
2013;
prijímateľ následne vypracuje oznámenie o vysporiadaní finančných vzťahov, ktoré spolu
s výpisom z účtu preukazujúcim vrátenie finančných prostriedkov doručí SORO.
Po zúčtovaní (schválení certifikačným orgánom)/vrátení nezúčtovanej časti zálohovej platby, môže
byť zrealizovaný prechod práv a povinností prijímateľa na iný subjekt.
b) pri systéme refundácie:
V prípade prechodu práv a povinností prijímateľa na iný subjekt je SORO povinný zabezpečiť
vysporiadanie platieb, a to nasledovne:
prijímateľ bezodkladne, resp. s dostatočným časovým predstihom informuje SORO
o pripravovanom prechode práv a povinností prijímateľa na iný subjekt;
prijímateľ vykoná úhradu všetkých svojich záväzkov voči dodávateľom/ zhotoviteľom, ktoré
vyplývajú z implementácie projektu, a ktoré vznikli pred prechodom práv a povinností na iný
subjekt. Následne predloží žiadosť o platbu (priebežná platba) na SORO. Po predložení
žiadosti o platbu (priebežná platba) na SORO a jej schválení certifikačným orgánom v súhrnnej
žiadosti o platu môže dôjsť k prechodu práv a povinností prijímateľa na iný subjekt.
Prijímateľovi odporúčame potrebný postup odkomunikovať s príslušným PM. Postup pre evidenciu
prechodu práv a povinností prijímateľa na iný subjekt v ITMS upravuje samostatný postup, uverejnený
v ITMS.
2.7 Vysporiadanie finančných vzťahov
Vysporiadanie finančných vzťahov sa vo všeobecnosti vykonáva vrátením príspevku alebo jeho
časti, alebo vzájomným započítaním pohľadávok z príspevku alebo jeho časti.
Vysporiadanie finančných vzťahov vzájomným započítaním pohľadávok z príspevku alebo jeho
časti prostredníctvom žiadosti o platbu a oznámenia o vysporiadaní finančných vzťahov je možné
uplatniť v súlade s § 28 zákona č. 528/2008 Z. z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov ES v znení
neskorších predpisov v rámci systému refundácie, ak je to relevantné. Vzájomné započítanie
pohľadávok z príspevku alebo jeho časti nie je možné vykonať, ak je prijímateľom štátna rozpočtová
organizácia.
Vrátenie finančných prostriedkov EÚ a spolufinancovania štátneho rozpočtu, ktoré platobná
jednotka poskytla prijímateľovi, sa uskutočňuje v prípadoch, ak:
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
49
– prijímateľ nevyčerpal poskytnuté prostriedky EÚ a spolufinancovania zo štátneho rozpočtu,
– prijímateľovi boli poskytnuté finančné prostriedky EÚ a spolufinancovania zo štátneho rozpočtu
z titulu mylnej platby,
– prijímateľ porušil povinnosti stanovené v zmluve o poskytnutí NFP (najmä porušenie finančnej
disciplíny a vznik nezrovnalosti), na základe tejto skutočnosti mu vyplýva povinnosť vrátiť
poskytnuté finančné prostriedky,
– vrátenie finančných prostriedkov v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP.
V jednotlivých prípadoch vrátenia prostriedkov, SORO zašle prijímateľovi Žiadosť o vrátenie
finančných prostriedkov platobnej jednotke. Prijímateľ je povinný vrátiť finančné prostriedky do 50
kalendárnych dní odo dňa doručenia žiadosti o vrátenie finančných prostriedkov.
V súlade so zmluvou o poskytnutí NFP (Čl. 10 Všeobecných zmluvných podmienok, bod 1, písm.
j), je prijímateľ povinný vrátiť výnos z prostriedkov NFP (kreditný úrok vzniknutý z prostriedkov EÚ
a SR na spolufinancovanie poskytnutých systémom zálohovej platby) na účet platobnej jednotky.
SORO prijímateľov upozorní na túto povinnosť a oznámi spôsob vrátenia finančných prostriedkov,
zverejnením oznamu na webovom sídle FSR a prostredníctvom emailu (SORO nezasiela Žiadosť
o vrátenie finančných prostriedkov). Prijímateľ je povinný vrátiť kreditný úrok vzniknutý z prostriedkov
EÚ a SR na spolufinancovanie poskytnutých systémom zálohovej platby tak, aby v zmysle § 7 ods. 1
písm. m) zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy odviedol k 31. januáru
nasledujúceho roka do príjmov štátneho rozpočtu skutočný výnos, ktorý vznikol z prostriedkov EÚ a ŠR
na spolufinancovanie, po odpočítaní poplatkov za vedenie zálohového účtu (v súlade s metodickým
usmernením MF SR k aplikácii § 7 odst. 1 písm. m) zákona č. 523/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách
verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v nadväznosti na § 31 ods. 1 písm. d)
citovaného zákona). Neodvedenie výnosu z verejných prostriedkov je porušením finančnej disciplíny.
Vrátenie finančných prostriedkov oznamuje prijímateľ SORO. Pri vrátení kreditného úroku je
prijímateľ povinný spolu s Oznámením o vrátení finančných prostriedkov, predložiť SORO relevantné
kópie výpisov z bankových účtov (ako prílohu Oznámenia o vrátení finančných prostriedkov). Prijímateľ
zasiela Oznámenie o vysporiadaní finančných vzťahov (príloha príručky) do 10 kalendárnych dní
odo dňa uskutočnenia úhrady prostriedkov v súlade s výpisom z bankového účtu, resp. úpravy
rozpočtu formou rozpočtového opatrenia. Pokyny k vyplneniu Oznámenia o vysporiadaní finančných
vzťahov sú prílohou tejto príručky.
Prijímateľ zasiela SORO Oznámenie o vysporiadaní finančných vzťahov aj v prípade, ak vracia
nezúčtovanú zálohovú platbu pred uplynutím lehoty 6 mesiacov – t.j. z vlastnej iniciatívy (povinnosť
zúčtovať 50 % z poskytnutej zálohovej platby do 6 mesiacov odo dňa pripísania finančných prostriedkov
na účet).
Vzájomne započítať pohľadávky z príspevku alebo jeho časti je možné, ak
má SORO pohľadávku z príspevku alebo jeho časti voči prijímateľovi a zároveň prijímateľ
má pohľadávku z príspevku alebo jeho časti voči SORO,
so vzájomným započítaním pohľadávok z príspevku alebo jeho časti súhlasí SORO
po schválení certifikačným orgánom,
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
50
príspevok poskytnutý prijímateľovi platobnou jednotkou bol schválený certifikačným
orgánom,
prijímateľ predložil žiadosť o platbu a oznámenie o vysporiadaní finančných vzťahov
alebo na vzájomné započítanie pohľadávok z príspevku alebo jeho časti dal podnet
SORO; suma schválená v žiadosti o platbu SORO musí byť vyššia ako suma schválená
SORO v oznámení o vysporiadaní finančných vzťahov.
Vzájomne započítať pohľadávky z príspevku alebo jeho časti je možné, ak sú súčasne splnené
podmienky uvedené vyššie a ak je prijímateľ povinný vysporiadať:
príjem z projektu,
príspevok alebo jeho časť v súlade so zmluvou, alebo
nezrovnalosť okrem nezrovnalosti, ktorá je porušením finančnej disciplíny, a o ktorej sa
začalo konanie o uložení odvodu, pokuty alebo penále príslušnou správou finančnej
kontroly alebo ministerstvom financií podľa osobitného predpisu.
SORO bezodkladne oznámi prijímateľovi vykonanie vzájomného započítania pohľadávok
z príspevku alebo jeho časti. Vzájomným započítaním pohľadávok z príspevku alebo jeho časti zanikajú
tieto pohľadávky vo výške, v ktorej sa kryjú.
Na vzájomné započítanie pohľadávok z príspevku alebo jeho časti sa vzťahujú ustanovenia § 358 až
364 Obchodného zákonníka, ak zákon č. 528/2008 Z. z. v znení nesk. predpisov neustanovuje inak.
Vzájomné započítanie pohľadávok z príspevku alebo jeho časti nie je možné vykonať,
ak je prijímateľom štátna rozpočtová organizácia.
Ak SORO zistí nesplnenie povinnosti prijímateľa vrátiť príspevok alebo jeho časť a nevykoná sa
vzájomné započítanie pohľadávok z príspevku alebo jeho časti, vyzve prijímateľa na vrátenie príspevku
alebo jeho časti. V tomto prípade prijímateľ vráti prostriedky Európskej únie schválené certifikačným
orgánom na osobitný účet Ministerstva financií SR vedený v Štátnej pokladnici a prostriedky štátneho
rozpočtu vráti podľa osobitného predpisu59. Ak prijímateľ nevráti príspevok alebo jeho časť na základe
výzvy podľa prvej vety alebo neuzavrie so SORO dohodu o splátkach podľa § 28a zákona č. 528/2008
Z. z. v znení nesk. predpisov, SORO postupuje podľa osobitného predpisu.60
Nezrovnalosti a postup vrátenia finančných prostriedkov sú podrobne definované v SFRŠFaKF
v platnom znení, zverejnenom v časti Európske a medzinárodné záležitosti/ Finančné riadenie nástrojov
zahraničnej pomoci/ Postupové fondy EÚ/ Programové obdobie 2004 – 2006 alebo Programové
obdobie 2007 – 2013/ Štrukturálne fondy a Kohézny fond, vydaného Ministerstvom financií SR
(www.finance.gov.sk). Medzi SORO a prijímateľom môže byť uzatvorená dohoda o splátkach,
v súlade s ustanoveniami zákona č. 528/2008 Z.z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov ES
v znení neskorších predpisov.
2.8 Účtovníctvo a systém účtov
Prijímateľ musí viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom
zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov, v súlade so zákonom 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení
59
zákon č. 523/2004 Z. z. v znení nesk. predpisov. 60
§ 31 ods. 10 zákona č. 523/2004 Z. z. v znení nesk. predpisov.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
51
neskorších predpisov a vykonávacích predpisov. Tam, kde je to možné, je vedené účtovníctvo
v elektronickej forme. V zmysle tohto zákona každá účtovná jednotka účtuje buď v sústave podvojného
účtovníctva alebo v sústave jednoduchého účtovníctva. Finančné riadenie projektu nesmie byť
realizované mimo účtovnú evidenciu. Skutočné výdavky sú len výdavky, o ktorých sú vedené účtovné
záznamy. Preukázateľnosť oprávnených výdavkov použitých z NFP sa opiera o účtovné doklady
a podpornú dokumentáciu. Finančné toky sú zaznamenané v analytickej evidencii a na analytických
účtoch v členení podľa jednotlivých projektov, ak účtujú v sústave podvojného účtovníctva,
resp. v účtovných knihách so slovným a číselným označením projektu v účtovných zápisoch, ak účtujú
v sústave jednoduchého účtovníctva.
Prijímateľ a partner, ktorí nie sú účtovnou jednotkou, vedú evidenciu majetku, záväzkov, príjmov
a výdavkov týkajúcich sa projektu v účtovných knihách používaných v jednoduchom účtovníctve
so slovným a číselným označením projektu pri zápisoch v nich61.
Prijímateľ je povinný uchovávať všetku dokumentáciu týkajúcu sa projektu najmenej
do 31. 08. 2020.
2.8.1 Systém účtov
Presná špecifikácia účtov pre jednotlivých prijímateľov podľa ich právnej formy je uvedená
v SFRŠFaKF, kapitola Systém účtov a v zmluve o poskytnutí NFP.
Prijímateľ je povinný v zmluve určiť 1 účet vedený v EUR, na ktorý bude prijímať prostriedky ESF
a ŠR62. V prípade kombinácie systémov refundácie a zálohových platieb určí prijímateľ 1 účet na príjem
refundovaných prostriedkov a 1 osobitný účet na projekt, na ktorý bude prijímať zálohové platby
a z ktorého bude hradiť oprávnené výdavky z poskytnutej zálohovej platby. Na tento účet je prijímateľ
oprávnený vložiť vlastné zdroje maximálne vo výške spolufinancovania oprávnených výdavkov
z poskytnutej zálohovej platby.
V prípade využitia systému refundácie môže prijímateľ realizovať úhrady oprávnených výdavkov
aj z iných účtov otvorených prijímateľom pri dodržaní podmienky existencie jedného účtu na príjem
prostriedkov EÚ a spolufinancovania zo štátneho rozpočtu. Prijímateľ je povinný písomne oznámiť
SORO identifikáciu takýchto účtov.
V prípade využitia systému zálohovej platby, ak vlastné zdroje prijímateľa prechádzajú cez
osobitný účet, prijímateľ je povinný vložiť vlastné zdroje na spolufinancovanie najneskôr
pred vykonaním platby dodávateľovi/ zhotoviteľovi na osobitný účet prijímateľa a predložiť SORO výpis
z osobitného účtu ako potvrdenie o prevode vlastných zdrojov. V prípade, ak vlastné zdroje prijímateľa
neprechádzajú cez osobitný účet, prijímateľ je povinný ku každému uhradenému výdavku predložiť
SORO výpis z iného účtu otvoreného prijímateľom o úhrade vlastných zdrojov prijímateľa.
V prípade využitia systému zálohovej platby môžu byť špecifické typy výdavkov určené SORO
realizované aj z iného účtu otvoreného prijímateľom. Špecifickými typmi výdavkov sa rozumejú: úhrady
osobných výdavkov (výplata miezd a odvody z miezd), poistného za zamestnancov, úhrady výdavkov,
61
Zákon č. 528/2008 o pomoci a podpore poskytovanej z fondov Európskeho spoločenstva v znení neskorších predpisov. 62
V prípade, ak prijímateľom je VÚC alebo obec a realizátorom projektu je rozpočtová alebo príspevková organizácia v zriaďovateľskej pôsobnosti prijímateľa, úhrada oprávnených výdavkov môže byť realizovaná aj z účtov tohto subjektu pri dodržaní podmienky existencie účtu prijímateľa určeného na príjem NFP. Zároveň subjekt v zriaďovateľskej pôsobnosti prijímateľa je povinný realizovať oprávnené výdavky prostredníctvom rozpočtu. Prijímateľ je povinný bezodkladne písomne oznámiť SORO identifikáciu účtu, z ktorého subjekt realizuje úhradu oprávnených výdavkov.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
52
u ktorých bol prijímateľom pred uzatvorením zmluvy so SORO dohodnutý spôsob pravidelnej
bezhotovostnej platby inkasom (napr. úhrady za vodné, stočné, plyn, elektrinu a pod.). Prijímateľ môže
požiadať SORO o zaradenie ďalších typov výdavkov medzi špecifické výdavky. Prijímateľ je povinný
písomne oznámiť SORO identifikáciu takéhoto účtu. Oprávnený výdavok môže vzniknúť dvomi
spôsobmi (prijímateľ sa rozhodne, ktorý spôsob využije):
1. z osobitného účtu (určeného pre príjem finančných prostriedkov zo zálohových platieb)
prevedie alikvotný podiel špecifického výdavku (napr. mzdy, energie a pod.) na iný účet
otvorený prijímateľom (refundačný, resp. bežný účet organizácie) a následne realizuje platbu
dodávateľovi/zhotoviteľovi. Prijímateľ predloží SORO výpis z iného účtu otvoreného
prijímateľom potvrdzujúci úhradu výdavku dodávateľovi/zhotoviteľovi a výpis z osobitného účtu
potvrdzujúci použitie prostriedkov z poskytnutej zálohovej platby;
2. minimálne raz mesačne prevedie prostriedky z osobitného účtu (určeného pre príjem
finančných prostriedkov zo zálohových platieb) na iný účet otvorený prijímateľom (refundačný,
resp. bežný účet organizácie), z ktorého priebežne realizuje úhrady špecifických výdavkov.
Prijímateľ prevedie sumu vo výške oprávnených výdavkov vzniknutých počas
predchádzajúceho kalendárneho mesiaca sumárne najneskôr do 7 dní od ukončenia
predmetného kalendárneho mesiaca.
V prípade využitia systému zálohových platieb, je prijímateľ povinný odviesť úroky zo zálohového
účtu 1 x ročne na účet PJ (na základe postupu, o ktorom SORO informuje prijímateľov zverejnením
oznamu na svojom webovom sídle a zaslaním emailu).
2.9 Obstarávanie tovarov, služieb a stavebných prác
Prijímateľ má právo (v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP) zabezpečiť dodávku tovarov, služieb
a stavebných prác potrebných pre realizáciu projektu od tretích osôb. Pri obstarávaní tovarov, služieb
a stavebných prác pre účely projektu, postupuje prijímateľ v súlade so zákonom č. 25/2006 Z. z.
o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších
predpisov, Usmernením Riadiaceho orgánu č. N5/2008 k overovaniu zadávania zákaziek
na realizáciu schválených aktivít tretím subjektom, v platnom znení (zverejneným
na www.esf.gov.sk, www.fsr.gov.sk) a touto príručkou.
Usmernenie RO č. N5/2008 stanovuje minimálne štandardy pri realizácii a kontrole verejného
obstarávania. SORO tieto minimálne štandardy sprísňuje nasledovne:
Pri zabezpečení dodávky tovarov, služieb, stavebných prác potrebných pre realizáciu aktivít
projektu prostredníctvom subdodávky, nemôže subdodávateľ slúžiť výlučne ako
sprostredkovateľ, získajúci prospech alebo províziu zo zabezpečenia predmetu. Subdodávateľ
musí byť schopný vykonať určité jasne identifikovateľné špecializované práce, ktoré patria
k jeho obvyklým činnostiam. Subdodávky nemôžu slúžiť na umelé zvyšovanie nákladov
v rozpore s požiadavkami riadnej finančnej správy63;
SORO môže od prijímateľa požadovať predkladanie informácií súvisiacich s obstarávaním
tovarov, služieb a stavebných prác potrebných pre realizáciu projektu, aj prostredníctvom ich
zadávania cez portál FSR;
63
Na základe rozhodnutia Súdneho dvora vo veci T- 347/03. Viď: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2005:217:0037:0037:SK:PDF
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
53
Prijímateľ je povinný zaslať Analýzu obstarávaní, Oznámenie o uverejnení výzvy
na predkladanie ponúk spolu s Výzvou na predkladanie ponúk a oznámiť presný dátum, miesto
a čas otvárania a vyhodnocovania ponúk v súlade s Usmernením RO č. N5/2008 v účinnom
znení nielen na adresu [email protected], ale aj na e-mailovú adresu svojho
projektového manažéra na FSR.
V súlade s článkom 14, odsek 1, písmeno j) všeobecných zmluvných podmienok zmluvy
o poskytnutí NFP sú prijímatelia - povinné osoby v zmysle zákona č. 211/2000 Z.z. – najmä VÚC, obce
a ich rozpočtové a príspevkové organizácie a štátne rozpočtové a príspevkové organizácie, povinní
v zmysle zákona č. 40/1964 Zb. zverejniť svoje zmluvy s dodávateľmi. Zmluvy nadobúdajú účinnosť
zverejnením: VÚC, obce a ich rozpočtové a príspevkové organizácie zverejňujú zmluvy na svojom
webovom sídle alebo ak ho nemajú, na webovom sídle svojho zriaďovateľa; alebo v obchodnom
vestníku. Štátne rozpočtové a príspevkové organizácie zverejňujú zmluvy v Centrálnom registri zmlúv64.
2.10 Monitorovanie projektu
V súlade so zmluvou o poskytnutí NFP je povinnosťou prijímateľa predkladať monitorovacie správy
projektu (ďalej aj „MS“)65. Prijímateľ predkladá MS projektu počas platnosti a účinnosti zmluvy
o poskytnutí NFP66 v zmluvne dohodnutých termínoch, pričom monitorovacia správa obsahuje všetky
informácie o vecnej, časovej a administratívnej realizácii projektu.
Cieľom monitorovania na úrovni projektu je dôsledné a pravidelné sledovanie pokroku (stavu)
realizácie aktivít projektu (a plnenie ďalších povinností stanovených prijímateľovi v zmluve o poskytnutí
NFP), využitím fyzických a finančných ukazovateľov výsledku projektu (RO pre OP ZaSI vydal „Výklad
najpoužívanejších merateľných ukazovateľov projektov OP ZaSI“, ktorý je prílohou tejto príručky
a definuje najčastejšie používané merateľné ukazovatele projektov za účelom jednotného spôsobu ich
vykazovania). SORO zabezpečuje monitorovanie projektu prostredníctvom analýzy údajov
obsiahnutých v MS zasielaných prijímateľom a analýzy výstupov z overovania realizácie projektu.
Úlohou monitorovania je odhaľovať nedostatky vyplývajúce z odklonenia sa od zmluvy o poskytnutí NFP
po stránke obsahovej alebo finančnej a na základe zistených nedostatkov navrhnúť spôsob ich
odstránenia tak, aby boli plánované výsledky dosiahnuté v maximálnej možnej miere.
Monitorovanie projektov je realizované počas platnosti a účinnosti zmluvy o poskytnutí NFP:
počas realizácie aktivít projektu (prijímateľ predkladá priebežné monitorovacie správy),
po ukončení realizácie aktivít projektu prijímateľ predkladá záverečnú, tzn. poslednú priebežnú
monitorovaciu správu a následné monitorovacie správy projektu67).
Nesplnenie povinnosti prijímateľa predkladať monitorovacie správy projektu je porušením
zmluvy o poskytnutí NFP. Nepredloženie monitorovacej správy, ani po výzve SORO, je
považované za nezrovnalosť68.
64
http://crz.gov.sk/ 65
Čl. 3 bod 1 Všeobecných zmluvných podmienok. 66
Platnosť a účinnosť zmluvy o poskytnutí NFP končí schválením poslednej následnej monitorovacej správy prijímateľa, pokiaľ SORO nestanoví v Príručke pre prijímateľa, v súlade so zmluvnými podmienkami zmluvy o poskytnutí NFP, inak. 67
Pokiaľ SORO nestanoví v Príručke pre prijímateľa, v súlade so zmluvnými podmienkami zmluvy o poskytnutí NFP, inak. 68
V súlade s čl. 2 nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006 sa pod pojmom „nezrovnalosť“ rozumie „akékoľvek porušenie ustanovení práva EÚ, ktoré vyplýva z konania alebo opomenutia hospodárskeho subjektu, dôsledkom čoho je alebo by bolo poškodenie všeobecného rozpočtu ES zaťažením všeobecného rozpočtu neoprávnenou výdavkovou položkou.“ Nezrovnalosti sa môžu
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
54
2.10.1 Typy monitorovacích správ projektu a postup pri ich predkladaní
Monitorovacia správa projektu je pripravená prijímateľom v súčinnosti s projektovým
manažérom/koordinátorom. Prijímateľ vyplní a odošle formulár monitorovacej správy
prostredníctvom portálu ITMS. Odoslanú monitorovaciu správu (nie „draft“), prijímateľ vytlačí z
ITMS a zasiela spolu s požadovanými prílohami na SORO, v lehote do 15. dňa mesiaca
nasledujúceho po monitorovanom období. Informácie uvedené v monitorovacej správe predloženej
v tlačenej podobe, musia byť totožné s informáciami uvedenými v monitorovacej správe zaslanej
prostredníctvom portálu ITMS. Prijímateľ môže využiť možnosť odkonzultovania monitorovacej správy
pred jej odoslaním na portáli ITMS na základe dohody s projektovým manažérom/koordinátorom SORO,
napr. elektronickým zaslaním „draftu“ monitorovacej správy (prostredníctvom emailu).
SORO zaregistruje monitorovaciu správu v ITMS do 5 kalendárnych dní od doručenia tlačenej
verzie monitorovacej správy na SORO. SORO vykoná posun monitorovacej správy projektu do stavu
„na doplnenie – portál“ v prípade, ak vyzýva prijímateľa na doplnenie monitorovacej správy, odstránenie
nedostatkov, zosúladenie údajov a pod. Prijímateľ je na základe požiadavky SORO povinný
upraviť/doplniť údaje v požadovanom rozsahu a v stanovenom termíne, aby mohla byť monitorovacia
správa zo strany SORO akceptovaná. Po doplnení požadovaných údajov alebo dokumentov zo strany
prijímateľa v stanovenej lehote, prijímateľ opätovne zašle monitorovaciu správu projektu na SORO
prostredníctvom portálu ITMS a zároveň v tlačenej verzii – obdobne, ako pri jej prvotnom zasielaní.
Monitorovacia správa je tvorená údajmi:
vkladanými prijímateľom prostredníctvom portálu ITMS,
priloženými prijímateľom k monitorovacej správe v tlačenej forme, podľa požiadaviek SORO
(prílohy monitorovacej správy).
Monitorovacie správy projektu sa podľa fázy projektu a charakteru vykazovaných informácií delia
na:
priebežné monitorovacie správy projektu,
záverečnú monitorovaciu správu projektu69,
následné monitorovacie správy projektu.
Prílohou príručky je „Metodický pokyn k vyplneniu monitorovacej správy“.
2.10.1.1 Predkladanie priebežných monitorovacích správ
Priebežné monitorovacie správy predkladá prijímateľ počas realizácie aktivít projektu každých 6
mesiacov, a to do 15. dňa mesiaca nasledujúceho po sledovanom období, pričom prvým mesiacom,
ktorý je predmetom priebežnej monitorovacej správy je mesiac uzavretia zmluvy o poskytnutí NFP.
V prípade, ak prijímateľ začal realizovať projekt pred podpisom zmluvy o poskytnutí NFP (v prípade, ak
je v podmienkach výzvy na predkladanie žiadostí o NFP umožnené začať realizovať projekt pred
podpisom zmluvy), prijímateľ je povinný do prvej priebežnej monitorovacej správy zahrnúť aj obdobie
vyskytovať na všetkých úrovniach v procese implementácie a finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu, tzn. vrátane úrovne prijímateľa, pričom vznikajú v dôsledku porušenia právnych predpisov EÚ alebo SR, ktoré upravujú poskytnutie a použitie finančných prostriedkov EÚ a finančných prostriedkov štátneho rozpočtu na spolufinancovanie, úmyselné alebo spôsobené nedbalosťou. 69
V súlade so SR ŠFaKF 2007-2013 v aktuálnom znení, je posledná priebežná monitorovacia správa záverečnou monitorovacou správou projektu.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
55
od začatia realizácie projektu do dňa podpísania zmluvy o poskytnutí NFP. Priebežné monitorovacie
správy predkladá prijímateľ SORO v stanovených lehotách, prostredníctvom ITMS a následne doručuje
v tlačenej forme spolu s prílohami na adresu SORO. Súčasťou monitorovacej správy je aj harmonogram
činností pre nasledovné monitorovacie obdobie s uvedením presného dňa a času plánovaného výkonu
činností70. Dovoľujeme si upozorniť prijímateľov, že harmonogram činností využíva SORO pri výkone
neohlásených kontrol na mieste. V prípade, ak SORO zistí neohlásenou kontrolou na mieste, že
prijímateľ nevykonáva činnosti, uvedené v harmonograme činností pre nasledovné monitorovacie
obdobie, považuje to za závažné porušenie zmluvy o poskytnutí NFP.
K priebežným monitorovacím správam prikladá prijímateľ tieto prílohy:
prílohy týkajúce sa plnenia povinností v rámci publicity71,
prílohy na základe požiadaviek SORO vo vzťahu ku konkrétnej výzve.
2.10.1.2 Predkladanie záverečnej monitorovacej správy
Záverečnú monitorovaciu správu predkladá prijímateľ v lehote do 15 kalendárnych dní
od ukončenia realizácie aktivít projektu. Záverečnou monitorovacou správou sa rozumie posledná
priebežná monitorovacia správa projektu.
Prílohou poslednej priebežnej (záverečnej) monitorovacie správy je:
- „Informácia o účastníkoch projektu“,
- fotodokumentácia k projektu (v súlade s Manuálom pre informovanie a publicitu
pre prijímateľov v rámci ESF 2007-2013 v platnom znení),
- ďalšia podporná dokumentácia (v súlade s Manuálom pre informovanie a publicitu
pre prijímateľov v rámci ESF 2007-2013 v platnom znení) a podľa požiadavky RO/SORO.
2.10.1.3 Predkladanie následných monitorovacích správ
Monitorovanie projektu po ukončení realizácie aktivít je vykonávané v súlade s čl. 57 Nariadenia
Rady (ES) 1083/2006 odo dňa vecného ukončenia projektu a končí sa dňom ukončenia platnosti
a účinnosti zmluvy, uzatvorenej medzi SORO a prijímateľom.
Následné monitorovacie správy (ďalej NMS) predkladá prijímateľ počas nasledujúcich 5 rokov
odo dňa ukončenia realizácie projektu, minimálne každých 12 mesiacov a to do 15. dňa mesiaca
nasledujúceho po sledovanom období, pričom prvým mesiacom, ktorý je predmetom NMS je mesiac
ukončenia realizácie projektu72.
V súlade s uplatnením ustanovenia zmluvy o poskytnutí NFP, ktoré umožňuje poskytovateľovi
pomoci upraviť podmienky pri predkladaní následných monitorovacích správ pri projektoch
70
V prípade, že v danom čase nie je možné tento dátum a čas presne určiť, je potrebné uviesť predpokladaný dátum s upozornením, že tento bude následne upravený. 71
Prijímateľ je povinný v súlade s Manuálom pre informovanie a publicitu pre prijímateľov v rámci ESF (2007-2013) vyhotovovať fotografie, video zábery – záznamy zo školiacich, tréningových a iných aktivít s účastníkmi/cieľovými skupinami projektu. Fotografie a video zábery musia mať vypovedaciu schopnosť pričom uvedený materiál je prijímateľ povinný poskytnúť SORO ako prílohu záverečnej MS, aspoň raz v priebehu realizácie projektu ako prílohu priebežnej MS a zároveň vždy na žiadosť SORO. Súčasťou fotodokumentácie musí byť stručný popis fotografií. 72
Príklad: prijímateľ ukončil realizáciu projektu 23. januára 2012. Monitorovaným obdobím pre prvú následnú monitorovaciu správu je obdobie od 1. januára 2012 do 31. decembra 2012 a prvú následnú monitorovaciu správu projektu predloží prijímateľ v termíne do 15. januára 2013.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
56
financovaných z ESF, ktoré bolo doplnené do zmluvy o poskytnutí NFP73, môže SORO pre projekty,
ktoré nespadajú pod podmienku udržateľnosti:
a) primerane skrátiť obdobie predkladania následných monitorovacích správ;
b) a/alebo upraviť periodicitu predkladania následných monitorovacích správ; alebo
c) zrušiť povinnosť predkladania následných monitorovacích správ.
Pre všetky projekty realizované v rámci výziev na predkladanie žiadostí o NFP vyhlásených
FSR je uplatňovaná podmienka podľa vyššie uvedeného bodu a) nasledovná: prijímatelia sú
povinní predkladať prvé dve následné monitorovacie správy, ak to nie je stanovené v pravidlách
o štátnej pomoci inak. V prípade projektov, ktorým bol poskytnutý príspevok na tvorbu pracovných
miest podľa podmienok stanovených pre oblasť štátnej pomoci, platia iné pravidlá pre dobu udržania
vytvorených pracovných miest.
Platnosť a účinnosť zmluvy o poskytnutí NFP končí schválením poslednej (druhej)
následnej monitorovacej správy predloženej prijímateľom SORO (s výnimkou článkov, ktorých
platnosť a účinnosť trvá v súlade so zmluvou o poskytnutí o NFP do 31. 08. 2020).
V prípade, ak k ukončeniu realizácie projektu došlo neskôr ako k ukončeniu realizácie aktivít
projektu, prijímateľ do prvej následnej monitorovacej správy zahrnie okrem monitorovaného obdobia aj
obdobie od ukončenia realizácie aktivít projektu do ukončenia realizácie projektu.
Príklad: prijímateľ ukončil realizáciu aktivít projektu 30. novembra 2012, realizáciu projektu (teda
aj finančnú) ukončil 23. januára 2013. Monitorovacím obdobím pre prvú následnú monitorovaciu správu
je obdobie od 1. novembra 2012 do 31. decembra 2013 a túto prijímateľ predloží v termíne do 15.
januára 2014.
2.10.2 Informácia o účastníkoch projektu
Prijímateľ je povinný okrem monitorovacích správ predkladať „Informáciu o účastníkoch
projektu“74 (príloha príručky) počas realizácie aktivít projektu, a to za každý ukončený kalendárny
rok realizácie aktivít projektu do 15. januára nasledujúceho po monitorovacom období (napr. za rok
2010 predkladá prijímateľ informáciu o účastníkoch projektu do 15. januára 2011) a spolu
so záverečnou monitorovacou správou projektu za príslušné obdobie. Ak pripadá ukončenie realizácie
aktivít projektu k termínu 31.12., za postačujúce sa považuje predloženie predmetnej informácie
1x pri predložení záverečnej monitorovacej správy. V prípade, ak začiatok realizácie aktivít projektu
nastal pred uzavretím zmluvy o poskytnutí NFP, prijímateľ predloží informáciu o účastníkoch projektu
aj za obdobie od začiatku realizácie aktivít projektu do okamihu platnosti a účinnosti zmluvy
73
V nadväznosti na aktualizáciu Systému riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2007-2013 verzia 4.5, v súlade s Metodickým výkladom CKO k Systému riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu na programové obdobie 2007-2013 verzia 4.5 zo dňa 5. 6. 2012 k predkladaniu následnej monitorovacej správy projektu pri projektoch financovaných z ESF a v nadväznosti na aktualizáciu zmluvných podmienok zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku zo dňa 15. 07. 2012, bod 5.39 čl. 5 zmluvy o poskytnutí NFP. 74
Cieľová skupina projektu musí byť vybraná v súlade s projektový zámerom uvedeným vo schválenej žiadosti o NFP. Prijímateľovi odporúčame zdokumentovať proces výberu členov cieľovej skupiny, aby mohol preukázať jej oprávnenosť. Na požiadanie SORO, je prijímateľ povinný poskytnúť informáciu o účastníkoch projektu, spôsob výberu cieľovej skupiny a umožniť SORO overenie realizácie aktivít projektu napríklad prostredníctvom dotazníka určeného členom cieľovej skupiny. V prípade, ak cieľová skupina projektu nie je v súlade s projektovým zámerom uvedeným v žiadosti o NFP alebo prostredníctvom informácií získaných od účastníkov projektu SORO zistí, že aktivity neboli realizované v požadovanom rozsahu, obsahu a kvalite, výdavky projektu môžu byť považované za neoprávnené.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
57
o poskytnutí NFP. Prijímateľ predkladá Informáciu o účastníkoch projektu v súlade s usmernením
SORO.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
58
3 KONTROLA REALIZÁCIE PROJEKTU NA MIESTE
Kontrola projektu na mieste sa vzťahuje na realizáciu projektu ako celku a vykonáva sa v súlade
s ustanoveniami § 24b až 24j zákona č. 528/2008 Z. z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov ES
v znení neskorších predpisov75.
Cieľom kontroly na mieste je kontrola skutočného dodania tovarov, vykonania prác a poskytnutia
služieb deklarovaných v účtovných dokladoch a podpornej dokumentácii predložených prijímateľom
spolu v žiadosti o platbu, v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP, resp. s dokumentmi,
na ktoré sa odvoláva, kontrola súladu realizácie projektu so zmluvou o poskytnutí NFP, kontrola
správnosti/pravdivosti informácií, ktoré predkladá prijímateľ prostredníctvom monitorovacích správ.
Kontrola na mieste dopĺňa systém administratívnej kontroly. Kontrolu na mieste je možné
vykonať v akejkoľvek fáze počas alebo po ukončení realizácie projektu. Každý projekt musí byť
predmetom kontroly na mieste minimálne jedenkrát počas realizácie, najneskôr však
pred uhradením záverečnej žiadosti o platbu.
Kontrola na mieste môže byť vykonaná aj opakovane alebo aj ako neohlásená kontrola
na mieste, najmä v prípadoch:
zakladajúcich pochybnosti o údajoch uvedených v žiadosti o platbu pri výkone administratívnej
kontroly;
v prípade neplnenia si povinností prijímateľa vyplývajúcich zo zmluvy o poskytnutí NFP (napr.
nepredkladanie monitorovacích správ projektu v stanovených termínoch);
v prípadoch identifikácie nedostatočného pokroku v implementácii projektu, resp. identifikácie iných
nedostatkov a skutočností ohrozujúcich implementáciu alebo financovanie projektu, na ktoré
poukazuje monitorovanie projektu;
na základe medializovaných podnetov týkajúcich sa príslušného OP, resp. podnetu na vykonanie
kontroly na mieste od tretích subjektov (napr. závery z certifikačných overení);
na základe vzorky alebo analýzy rizík.
Práva a povinnosti členov kontrolnej skupiny, ako aj kontrolovaného subjektu upravuje zákon č. 528/2008 Z. z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov ES v znení neskorších predpisov.
Predmetom kontroly na mieste môžu byť všetky skutočnosti súvisiace s implementáciou
projektu a plnením podmienok vyplývajúcich zo zmluvy o poskytnutí NFP76. SORO je oprávnený
vykonať kontrolu na mieste zameranú na zistenie reálnosti aktivít projektu, aj bez
predchádzajúceho oznámenia tejto skutočnosti prijímateľovi. Ak SORO vykonanou neohlásenou
kontrolou na mieste zistí, že aktivita/činnosť nebola vykonaná v uvedenom čase a mieste77, všetky
výdavky súvisiace s touto aktivitou/činnosťou v danom termíne posúdi ako neoprávnené. V danom
prípade SORO zváži odstúpenie od Zmluvy o poskytnutí NFP.
SORO môže počas kontroly na mieste overiť realizáciu aktivít a oprávnenosť cieľovej skupiny
použitím dotazníka určeného cieľovej skupine.
75
Prijímateľ sa v súlade s Čl. 12 Všeobecných zmluvných podmienok zmluvy o poskytnutí NFP zaväzuje, že umožní výkon kontroly/auditu zo strany oprávnených osôb. 76
SORO je oprávnený vykonať kontrolu na mieste aj v súvislosti s dodržiavaním podmienok poskytnutia štátnej pomoci a schém pomoci de minimis pri implementácii projektov. 77
V súlade s predloženým Harmonogramom činností pre nasledujúce monitorovacie obdobie.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
59
3.1 Priebeh kontroly na mieste
SORO postupuje pri kontrole na mieste v súlade s ustanoveniami zmluvy o poskytnutí NFP.
Zamestnanec SORO zašle prijímateľovi najneskôr 3 pracovné dni pred uskutočnením ohlásenej
kontroly na mieste poštou alebo e-mailom oznámenie o termíne vykonania kontroly. Po potvrdení
termínu78 sa kontrola realizácie projektu na mieste uskutoční v navrhnutom termíne, resp. v inom
navrhnutom termíne po vzájomnej dohode. Oznámenie obsahuje predmet, termín, pravdepodobný
začiatok a predpokladanú dĺžku trvania kontroly na mieste. Povinnosťou prijímateľa je zabezpečiť
potrebnú dokumentáciu a účasť relevantných osôb.
Na vykonanie kontroly na mieste môže SORO prizvať zamestnancov iných orgánov verejnej
správy alebo iných právnických osôb alebo fyzické osoby s ich súhlasom, ak je to odôvodnené
osobitnou povahou kontroly na mieste. Účasť prizvaných osôb na kontrole na mieste sa považuje za iný
úkon vo všeobecnom záujme.
Osoby určené na výkon kontroly na mieste majú povinnosť preukázať sa ako osoby poverené
na výkon kontroly na mieste, vysvetliť prijímateľovi predmet a spôsob vykonania a výstupy z kontroly
na mieste, požiadať prijímateľa o predloženie podkladov potrebných pre vykonanie kontroly v súlade
so zmluvou o poskytnutí NFP a oznámením o vykonaní kontroly na mieste.
Z kontroly na mieste sa vyhotovuje písomná správa z kontroly na mieste, ktorá je zaslaná
prijímateľovi. Správa z kontroly na mieste okrem iného obsahuje v prípade identifikovania nedostatkov,
povinnosť prijímateľa (a určenie lehoty), v ktorej je prijímateľ povinný prijať opatrenia na nápravu
a predložiť SORO informáciu o splnení opatrení prijatých na odstránenie zistených nedostatkov
a odstránenie príčin ich vzniku. Kontrola na mieste je skončená doručením správy v súlade s § 24i
ods. 6 zákona č. 528/2008 Z. z., ak v stanovenej lehote nenastane prípad vznesenia
opodstatnených námietok podľa § 24i ods. 4 uvedeného zákona. V prípade, ak sa vypracúva
dodatok k správe, kontrola na mieste je skončená doručením dodatku k správe prijímateľovi.
V prípade, že prijímateľovi nebude možné doručiť správu z kontroly na mieste (alebo dodatok
k správe z kontroly na mieste), použije sa primerane § 24 Zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní
v znení neskorších predpisov. V tomto prípade sa správa z kontroly na mieste považuje za doručenú
dňom, keď bola na SORO vrátená, i keď sa prijímateľ o nej nedozvedel.
Prijímateľ má právo namietať zistenia uvedené v správe z kontroly na mieste v lehote uvedenej
v správe z kontroly na mieste.
SORO preverí opodstatnenosť prípadných písomných námietok k zisteným nedostatkom
uvedeným v správe zo strany prijímateľa a zohľadní opodstatnené námietky, resp. nové skutočnosti,
ktoré vyšli najavo a ktoré v čase oboznamovania sa so správou neboli známe, v dodatku k správe.
V prípade, že predložené písomné námietky vyhodnotí SORO ako neopodstatnené, je povinný písomne
oznámiť túto skutočnosť prijímateľovi. Ak sa na základe kontroly na mieste má začať konanie podľa
zákona o správnom konaní, k správe sa priložia doklady a iné písomnosti vzťahujúce sa k predmetu
kontroly na mieste.
Predmetom kontroly na mieste môžu byť všetky skutočnosti súvisiace s implementáciou
projektu a plnením podmienok vyplývajúcich zo zmluvy o poskytnutí NFP, najmä však:
78
Za potvrdenie termínu je považované doručenie návratky na uvedenú emailovú adresu.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
60
a) kontrola skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb
deklarovaných vo faktúrach a iných relevantných dokladoch, ktoré prijímateľ predložil
SORO ako súčasť žiadostí o platbu. Pri sumarizačných hárkoch sú to účtovné doklady,
ktoré boli zahrnuté do sumarizačných hárkov, pri dodávke tovaru sú to inventarizačné
čísla nadobudnutého tovaru, dodacie listy a účtovné záznamy (PC, tlačiarne, nábytok -
zariadenie učební, kontrola ich inventarizačného čísla, prezenčné listiny, publikácie,
propagačný materiál atď.);
b) neprekrývanie sa výdavkov, uplatňovaných prijímateľom v rámci iných projektov;
c) účtovníctvo - kontrola u prijímateľa sa realizuje na originálnej dokumentácii;
d) správny výpočet pomernej časti, v prípade, že prijímateľ realizuje okrem projektu ESF
iné aktivity financované z iných zdrojov;
e) kontrola súladu medzi vecným plnením projektu a deklarovaným finančným pokrokom
projektu;
f) reálnosť a oprávnenosť aktivít, cieľových skupín79, miesta realizácie projektu,
dodržiavanie časového a vecného rámca realizácie projektu;
g) kontrola, či prijímateľ predkladá prostredníctvom monitorovacích správ správne
a pravdivé informácie o fyzickom pokroku v realizácii projektu a plnení si povinností
vyplývajúcich zo zmluvy o poskytnutí NFP,
h) kontrola uchovávania účtovných záznamov a dokladov; overenie či prijímateľ uchováva
dokumenty podpornej dokumentácie v originálnom vyhotovení,
i) prípadné príjmy prijímateľa z projektu;
j) dodržanie pravidiel publicity.
V rámci uvedeného sa kontrolujú aj originálne doklady, ktoré nie sú súčasťou dokumentácie k projektu sústredenej na SORO. Pri sumarizačných hárkoch sú to účtovné doklady, ktoré boli zahrnuté do sumarizačných hárkov, resp. zoznamov výdavkov. Pri dodávke tovaru sú to inventarizačné čísla nadobudnutého tovaru, dodacie listy a účtovné záznamy;
kontrolu súladu realizácie projektu so zmluvou o poskytnutí NFP (cieľmi projektu vyjadrenými merateľnými ukazovateľmi, rozpočtom, harmonogramom realizácie aktivít projektu a pod.), príp. kontrola ďalších podmienok uvedených v zmluve o poskytnutí NFP;
kontrola, či prijímateľ predkladá prostredníctvom monitorovacích správ pravdivé informácie o fyzickom pokroku realizácie projektu a plnení si ďalších povinností vyplývajúcich zo zmluvy o poskytnutí NFP;
kontrolu, či sú v účtovnom systéme prijímateľa zaúčtované všetky skutočnosti, ktoré sa týkajú projektu a sú predmetom účtovníctva podľa zákona o účtovníctve, a to buď v analytickej evidencii a na analytických účtoch pre projekt (ak prijímateľ účtuje v sústave podvojného účtovníctva), alebo v účtovných knihách s číselným označením projektu v účtovných zápisoch (ak prijímateľ účtuje v sústave jednoduchého účtovníctva); v prípade, že prijímateľ nie je účtovnou jednotkou v zmysle § 1 ods. 2 zákona o účtovníctve, vedie evidenciu majetku, záväzkov, príjmov a výdavkov týkajúcich sa projektu v účtovných knihách používaných v jednoduchom účtovníctve, so slovným a číselným označením projektu pri zápisoch v nich;
kontrolu generovaných príjmov z realizovaného projektu - v zmysle pokynu RO sa v projektoch podporených z prostriedkov ESF povinnosť odpočítania čistého príjmu vygenerovaného projektom stanovuje pre projekty, ktoré nepodliehajú pravidlám štátnej pomoci, celkový
79
Prijímateľ je povinný zabezpečiť, aby osoby cieľovej skupiny, ktoré sú zároveň zamestnancami prijímateľa v prípade požiadavky preukázali svoju totožnosť členom kontrolnej skupiny.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
61
nenávratný finančný príspevok je vyšší ako 1 milión EUR, celkové schválené kapitálové výdavky v projekte sú vyššie ako 1 milión EUR a charakter projektu je vďaka využitému krížovému financovaniu skôr spadajúci pod podporu, ktorú poskytuje ERDF. FSR nerealizuje projekty v takejto výške NFP;
kontrolu dodržiavania pravidiel publicity;
kontrolu pravidiel rovnosti príležitostí, nediskriminácie a pravidiel v oblasti ochrany životného prostredia;
kontrolu pravidiel poskytnutia štátnej pomoci a pomoci de minimis;
kontrolu odstránenia nedostatkov a plnenia prijatých opatrení identifikovaných príslušnými kontrolnými orgánmi a orgánom auditu (ak je to relevantné);
kontrolu, či prijímateľ uchováva dokumenty podpornej dokumentácie v originálnom vyhotovení;
kontrolu neprekrývania sa výdavkov;
kontrolu dodržania iných povinností uvedených v zmluve o poskytnutí NFP, ktoré neboli uvedené vyššie, ak boli v zmluve uložené prijímateľovi.
3.1 Auditná misia EK
Oprávnené osoby na výkon kontroly/auditu môžu vykonať kontrolu/audit u prijímateľa kedykoľvek
od podpisu zmluvy o poskytnutí NFP až do 31.08.202080.
SORO je povinný upovedomiť prijímateľa o výkone auditu, a to písomnou formou
a v dostatočnom časovom predstihu a je oprávnený ešte pred výkonom auditu EK u prijímateľa,
na mieste, preveriť pripravenosť prijímateľa na audit.
SORO oznámi prijímateľovi:
termín výkonu auditu,
rozsah výkonu auditu,
dokumentáciu, ktorú treba mať k dispozícii počas auditu k nahliadnutiu,
zoznam osôb z realizačného tímu projektu, ktorých prítomnosť je pri výkone auditu
nevyhnutná,
predpokladaný počet účastníkov auditnej misie.
Zástupcovia RO, SORO, CO a orgány auditu sú oprávnení zúčastniť sa na výkone auditu
zo strany EK ako pozorovateľ, za účelom zabezpečenia plynulého priebehu auditu a zabezpečenia
odborného zodpovedania na prípadné možné otázky zo strany audítorov EK vo väzbe na systém
implementácie, systém riadenia a kontroly ŠF a KF a jeho realizácie v SR.
80
Uvedená doba sa predĺži v prípade ak nastanú skutočnosti uvedené v článku 90 Nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006 o čas trvania týchto skutočností.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
62
4 UKONČENIE REALIZÁCIE PROJEKTU
Ukončenie zmluvného vzťahu vzniknutého na základe zmluvy o poskytnutí NFP je
popísané v Čl. 9 Všeobecných zmluvných podmienok tejto zmluvy.
V praxi odlišujeme „ukončenie realizácie aktivít projektu“ a „ukončenie realizácie projektu.“
Realizácia aktivít projektu sa považuje za ukončenú, ak sa fyzicky zrealizovali všetky aktivity projektu
(hlavné aj podporné). Moment ukončenia realizácie aktivít projektu je dôležitý pre posúdenie splnenia
plánovaných výsledkov projektu definovaných prostredníctvom merateľných ukazovateľov výsledku.
Ukončenie realizácie projektu znamená, že došlo k fyzickému ukončeniu projektu (zrealizovali sa
aktivity projektu - hlavné aj podporné) a tiež k finančnému ukončeniu projektu (prijímateľ
uhradil, všetky výdavky a prijímateľovi bol uhradený zodpovedajúci NFP).
Po ukončení realizácie aktivít projektu je prijímateľ povinný zaslať SORO Vyhlásenie
o ukončení realizácie aktivít projektu (príloha príručky) do 10 kalendárnych dní od ukončenia
realizácie aktivít (hlavných aj podporných). Vyhlásenie o ukončení realizácie aktivít projektu
vyhotovuje prijímateľ v troch rovnopisoch – jeden rovnopis zašle na adresu SORO (vo vyššie uvedenej
lehote), druhý rovnopis predloží k záverečnej žiadosti o platbu, tretí uchová vo vlastnej projektovej
dokumentácii.
Do 15 kalendárnych dní od ukončenia realizácie aktivít projektu, je prijímateľ povinný
predložiť SORO záverečnú monitorovaciu správu projektu (postup pri predkladaní záverečnej
monitorovacej správy je uvedený v kapitole 2.10.1 „Typy monitorovacích správ a postup pri ich
predkladaní“). V záverečnej monitorovacej správe (posledná priebežná monitorovacia správa) SORO
vyhodnotí naplnenie hodnôt výsledkových ukazovateľov.
Po ukončení realizácie aktivít projektu, je prijímateľ povinný predložiť SORO záverečnú
žiadosť o platbu, zvyčajne do 6 mesiacov odo dňa ukončenia realizácie aktivít projektu,
najneskôr na základe výzvy SORO, v termíne stanovenom SORO vo výzve81 (informácie súvisiace
s predkladaním žiadosti o platbu sú uvedené v kapitole 2.5 „Postup pri poskytovaní platieb“).
Najneskôr do 1 mesiaca pred ukončením realizácie projektu, zasiela prijímateľ vyplnený
Formulár príkladov dobre praxe ESF b). Túto povinnosť prijímateľovi ukladá Manuál pre informovanie
a publicitu pre prijímateľov v rámci ESF OP ZaSI 2007-2013, v súlade s ktorým je prijímateľ povinný
uplatňovať pravidlá informovania a publicity počas celej realizácie projektu82. Formulár príkladov dobrej
praxe je prílohou manuálu a je zverejnený na www.fsr.gov.sk v časti Dokumenty k projektom/Publicita
a logá/Formuláre dobrej praxe. Prijímateľ predkladá formulár príkladov dobrej praxe SORO/RO
spôsobom stanoveným v manuáli, pokiaľ SORO nestanoví inak83.
81
SORO je povinný vykonať kontrolu na mieste v prípade, ak v rámci projektu nebola vykonaná, a to najneskôr pre uhradením záverečnej žiadosti o platbu. 82
Bod 5.12 Čl. 5 zmluvy o poskytnutí NFP (Špecifické podmienky): „Prijímateľ je však povinný počas platnosti a účinnosti Zmluvy vykonávať publicitu a informovanosť v súlade s platným Manuálom pre publicitu a informovanosť pre Prijímateľov v rámci ESF (2007 – 2013) Operačného programu Zamestnanosť a sociálna inklúzia, vydaným Ministerstvom práce, sociálnych vecí a rodiny SR, Sekciou riadenia ESF.“ 83
Napr. vyplnením formulára a jeho odoslaním prostredníctvom portálu www.fsr.gov.sk.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
63
Momentom ukončenia realizácie projektu sa začína obdobie udržateľnosti projektu, zmluva
o poskytnutí NFP je naďalej platná a účinná. Prijímateľ je povinný počas piatich rokov po ukončení
realizácie projektu predkladať následné monitorovacie správy84 (podrobnejšie v kapitole 2.10.1 Typy
monitorovacích správ a postup pri ich predkladaní).
4.1 Sankčný mechanizmus pri nenaplnení hodnôt výsledkových ukazovateľov
Plánované hodnoty ukazovateľov výsledku, ktoré majú byť dosiahnuté na konci realizácie aktivít
projektu, sú uvedené v prílohe č. 2 zmluvy o poskytnutí NFP – „Predmet podpory NFP.“ Naplnenie
hodnôt ukazovateľov výsledku je pre prijímateľa záväzné. Nenaplnenie hodnôt výsledkových
ukazovateľov projektu definovaných v zmluve o poskytnutí NFP je považované za porušenie
podmienok zmluvy o poskytnutí NFP a SORO je oprávnený uplatniť sankčný mechanizmus a
pomerne krátiť výšku zmluvne dohodnutého poskytnutia NFP.
Poznámka: RO pre OP ZaSI vydal „Výklad najpoužívanejších merateľných ukazovateľov
projektov OP ZaSI“ (príloha príručky), ktorý definuje najčastejšie používané merateľné ukazovatele
projektov za účelom jednotného spôsobu ich vykazovania.
SORO vyhodnotí naplnenie zmluvne stanovených hodnôt merateľných ukazovateľov výsledku
na základe informácií uvedených v záverečnej monitorovacej správe (tj. poslednej priebežnej
monitorovacej správe projektu). Poskytovateľ je oprávnený stanoviť povolenú toleranciu nedosiahnutia
zmluvne stanovenej hodnoty merateľného ukazovateľa výsledku zo strany prijímateľa vo výške 5% bez
uplatnenia sankcie, pričom v rámci OP ZaSI môže byť povolená vyššia tolerancia nedosiahnutia
zmluvne stanovenej hodnoty merateľného ukazovateľa výsledku zo strany prijímateľa, vo výške 25%.
Hodnota povolenej tolerancie je stanovená v zmluve o poskytnutí NFP.
V prípade, ak SORO uplatní krátenie poskytnutého NFP podľa sankčného mechanizmu,
vypočítanú výšku vrátenia poskytnutého NFP alebo jeho časti (tj. neoprávnených výdavkov), odpočíta
zo záverečnej žiadosti o platbu resp. postupuje v súlade s pravidlami upravenými vo vecne príslušných
záväzných dokumentoch k nezrovnalostiam.
Výnimkou z tohto postupu je nenaplnenie ukazovateľov výsledku na základe vzniku
nepredvídaných okolností vylučujúcich zodpovednosť (v súlade s § 374 Obchodného zákonníka)
na strane prijímateľa počas realizácie projektu85 a nemožnosť zvrátiť nežiaduci stav, ani na základe
aktívnej spolupráce so SORO v snahe o nápravu. Aplikácia uplatňovania výnimky nezakladá
automaticky právo prijímateľa na oslobodenie od sankcie.
Pri rozhodovaní o uložení/neuložení sankcie, poskytovateľ zohľadňuje najmä nasledujúce skutočnosti:
- zmeny práv a povinností prijímateľa vyplývajúce zo zmien legislatívy SR, ktoré majú dopad
na cieľovú skupinu projektu,
- nepredvídané zmeny aktivít projektu, ktoré prijímateľ nespôsobil vlastným pričinením a nevedel
im zabrániť,
84
Pokiaľ SORO nestanoví v Príručke pre prijímateľa, v súlade so zmluvnými podmienkami zmluvy o poskytnutí nenávratného finančného príspevku, inak. 85
Prijímateľ je povinný bezodkladne informovať o takejto skutočnosti poskytovateľa.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
64
- ak sa jedná o projekty sociálnej inklúzie, kedy je možné zobrať do úvahy výsledky rôznych
súvisiacich aktivít, ktoré musí prijímateľ v súvislosti s implementáciou a dosiahnutím cieľa
projektu realizovať napriek tomu, že takéto aktivity sa nemonitorujú cez merateľné výsledkové
ukazovatele86.
V podmienkach OP ZaSI je uplatňovaný nasledovný systém krátenia zmluvne dohodnutého NFP (sankčný mechanizmus):
Interval dosiahnutej hodnoty
ukazovateľa výsledku
Výška sankcie zo zmluvne dohodnutého NFP
projekty s povolenou toleranciou nedosiahnutia zmluvne stanovenej hodnoty merateľného ukazovateľa
výsledku zo strany prijímateľa nad 5 % do 25 % vrátane
95% a viac neuplatňuje sa
75% - 94% neuplatňuje sa
65% - 74% do 10%
55% - 64% do 15%
45% - 54% do 20%
35% - 44% do 30%
25% - 34% do 50%
15% - 24% do 70%
0% - 14% do výšky poskytnutého NFP
86
Napr. spektrum financovaných poradenských aktivít a služieb starostlivosti terénnych sociálnych pracovníkov a ich asistentov v rámci projektov terénnej sociálnej práce, ktoré vykonávajú v prospech marginalizovaných rómskych komunít - t.j. aktivity súvisiace so sociálnou integráciou, vzdelávaním, získavaním pracovných návykov, sprostredkovaním komunikácie s úradmi, pomocou pri administratívnych úkonoch, pri zabezpečení základných životných potrieb (stravy, ošatenia, bývania), v oblasti zdravia, bývania, vzdelávania, financií a pod.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
65
Postup uplatňovania sankčného mechanizmu:
V prípade, keď je v projekte zvolený jeden merateľný ukazovateľ výsledku, pri posúdení
naplnenia tohto ukazovateľa sa vychádza z jeho hodnoty podľa nasledovného spôsobu
výpočtu:
Dosiahnutá úroveň merateľného ukazovateľa výsledku projektu v %
Dosiahnutá hodnota merateľného ukazovateľa výsledku
Zmluvne stanovená hodnota merateľného ukazovateľa výsledku
100 = ( : ) x
Dosiahnutá úroveň naplnenia merateľného ukazovateľa v percentuálnom vyjadrení sa zaokrúhľuje na celé percento nahor.
V prípade, keď je v projekte zvolených viac ako jeden merateľný ukazovateľ výsledku,
hodnoty naplnenia týchto ukazovateľov sa posudzujú samostatne a pri výpočte sankcie platí
nasledovný postup:
Dosiahnutá úroveň viacerých merateľných ukazovateľov výsledku projektu v percentuálnom vyjadrení
predstavuje pomer súčtu dosiahnutých relatívnych hodnôt jednotlivých merateľných ukazovateľov
výsledku, k počtu zmluvne stanovených merateľných ukazovateľov výsledku.
Dosiahnutá úroveň merateľných ukazovateľov výsledku projektu v %
Súčet dosiahnutých úrovní jednotlivých merateľných ukazovateľov výsledku
Počet merateľných ukazovateľov výsledku
= ( : )
Dosiahnutá úroveň naplnenia jednotlivých merateľných ukazovateľov v percentuálnom vyjadrení sa zaokrúhľuje na dve desatinné miesta matematicky a výsledná hodnota sa zaokrúhľuje na celé percento nahor.
Pre výpočet sankcie sú určujúce nasledovné údaje: Vn NFP - výška neoprávneného NFP alebo jeho časti (t.zn. výška sankcie) ; Vsč - výška skutočného čerpania NFP (t.j. súčet oprávnených výdavkov schválených
Certifikačným orgánom; Vpmu - výška NFP pomerná k dosiahnutým merateľným ukazovateľom výsledku87; V NFP - výška zmluvne dohodnutého NFP; V % - výška percentuálnej sadzby príslušnej sankcie uplatnenej podľa tabuľky v prílohe č. 1. Pri určení výšky sankcie postupuje poskytovateľ podľa nasledovného výpočtu:
Vn NFP = Vsč – Vpmu pričom Vpmu = V NFP – (V NFP x V%)
Pre uplatnenie sankcie je rozhodujúci rozdiel medzi výškou skutočného čerpania NFP a výškou NFP pomernou k dosiahnutým merateľným ukazovateľom výsledku. To znamená:
ak je Vsč vyššia ako Vpmu sankcia sa uplatní vo výške rozdielu,
ak je Vsč nižšia alebo rovná Vpmu sankcia sa neuplatní.
87
Znamená maximálnu výšku NFP, ktorú je možné čerpať pri dosiahnutí daného percenta naplnenia merateľných ukazovateľov výsledku podľa výpočtu Vpmu = V NFP – (V NFP x V%).
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
Jednotlivé percentuálne sadzby príslušnej sankcie
projekty s povolenou toleranciou nedosiahnutia zmluvne stanovenej hodnoty merateľného ukazovateľa výsledku zo strany prijímateľa
nad 5 % do 25 % vrátane
dosiahnutá hodnota merateľného ukazovateľa
výsledku v %
výška príslušnej sankcie v %
maximálna výška intervalu sankcie
100 x
Neuplatňuje sa
99 x
98 x
97 x
96 x
95 x
94 93 92 91 90 89 88 87 86 85 84 83 82 81 80 79 78 77 76 75
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
74 73 72 71 70 69 68 67 66 65
1 2 3 4 5 6 7 8 9
10
10%
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
67
64 10,5
15%
63 11
62 11,5
61 12
60 12,5
59 13
58 13,5
57 14
56 14,5
55 15
54 15,5
20%
53 16
52 16,5
51 17
50 17,5
49 18
48 18,5
47 19
46 19,5
45 20
44 21
30%
43 22
42 23
41 24
40 25
39 26
38 27
37 28
36 29
35 30
34 32
50%
33 34
32 36
31 38
30 40
29 42
28 44
27 46
26 48
25 50
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
68
24 52
70%
23 54
22 56
21 58
20 60
19 62
18 64
17 66
16 68
15 70
14 72
100%
13 74
12 76
11 78
10 80
9 82
8 84
7 86
6 88
5 90
4 100
3 100
2 100
5 IT MONITOROVACÍ SYSTÉM (ITMS)
IT monitorovací systém pre štrukturálne fondy slúži na komplexné sledovanie priebehu realizácie
projektov a stavu čerpania prostriedkov na úrovni jednotlivých ŠF, operačných programov, prioritných
osí, opatrení a projektov. Zabezpečenie funkčnosti ITMS je plne v kompetencii CKO.
Verejná časť ITMS je prístupná cez adresu http://www.itms.sk. Prístup žiadateľov/ prijímateľov
do verejnej časti ITMS zabezpečuje prevádzkovateľ ITMS88 na základe žiadosti o aktiváciu
užívateľského konta. Na vyššie uvedenom webovom sídle sú dostupné informácie o prístupe do ITMS,
kontakt na správcu ITMS, aj pokyny k vyplneniu žiadosti. Prístup do verejnej časti môžu získať všetci
žiadatelia/ prijímatelia pre programové obdobie 2007 – 2013. Jeden žiadateľ/ prijímateľ môže mať viac
užívateľských kont na portáli ITMS, pričom má prístup ku všetkým svojim údajom v ITMS. Žiadať
o aktiváciu užívateľského konta na portáli ITMS je oprávnená aj „tretia osoba.“ V danom prípade sa
relevantné práva a povinnosti prijímateľa vzťahujú aj na tretiu osobu.
Problémy súvisiace s funkčnosťou ITMS je potrebné riešiť prostredníctvom DataCentra89,
ktoré je správcom a prevádzkovateľom prierezových informačných systémov rezortu MF SR.
Prijímateľom odporúčame elektronickú komunikáciu s Datacentrom, pričom žiadosť o podporu by mala
88
Datacentrum 89
www.datacentrum.sk
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
69
obsahovať stručný, výstižný a jasný popis problému, ktorý má byť predmetom riešenia. Do žiadosti
o podporu je nutné uviesť ďalšie podrobnosti ako napr. číslo opatrenia operačného programu, kód
výzvy, kód ŽNFP, kód nezrovnalosti, IČO žiadateľa resp. inú identifikáciu, ktorá urýchli proces
odstránenia problému. V prípade, že je k dispozícii chybové hlásenie, je potrebné pripojiť text alebo
printscreen tohto hlásenia, ďalej Vaše meno a priezvisko, e-mailovú adresu a telefónne číslo.
Komunikáciu s Datacentrom odporúčame v kópii zasielať príslušnému projektovému
manažérovi na FSR. Vnútorný obsah a metodika riadenia jednotlivých procesov
monitorovacieho systému ITMS sú špecifikované v Manuáli ITMS, ktorý vypracoval CKO
v spolupráci s CO. Manuál je integrovaný v ITMS.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
70
6 PUBLICITA PROJEKTU
Prijímateľ je povinný informovať účastníkov projektu a verejnosť o tom, že aktivity projektu sa
uskutočňujú vďaka prostriedkom poskytnutým z Európskeho sociálneho fondu. Prijímateľ je povinný
v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP vykonávať opatrenia v oblasti informovania a publicity v súlade
s platným Manuálom pre informovanie a publicitu pre prijímateľov v rámci ESF (2007-2013) OP
ZaSI, ktorý je zverejnený na www.fsr.gov.sk, www.esf.gov.sk90. V Manuáli pre informovanie a publicitu
pre prijímateľov v rámci ESF (2007-2013), prijímateľ nájde potrebné informácie o základných
povinnostiach v oblasti informovania a publicity, informačných opatreniach a komunikačných nástrojoch,
spôsobe označovania objektov a priestorov využívaných pre realizáciu aktivít projektu, označení
informačných a odborných materiálov, dokumentov a propagačných predmetov, dlhodobého majetku
a spotrebného materiálu, informačných aktivitách, komunikačných cestách, vyhotovovaní
fotodokumentácie a technických charakteristikách opatrení v oblasti informovania a publicity.
Povinnosťou prijímateľa je pri používaní loga ESF, loga OP ZaSI a loga SORO dodržiavať
pravidlá definované v jednotlivých manuáloch logotypov, ktoré sú zverejnené na webových sídlach
www.fsr.gov.sk, www.esf.gov.sk.
Prijímateľ je povinný uplatňovať pravidlá informovania a publicity v súlade s Manuálom
pre informovanie a publicitu pre prijímateľov v rámci ESF (2007-2013) aj v prípade, ak si na výdavky
v oblasti publicity nenaplánoval v rozpočte projektu potrebné finančné prostriedky. O uplatňovaní
pravidiel informovanosti a publicity v rámci aktivít projektu, prijímateľ informuje SORO v monitorovacích
správach. Prijímateľ je povinný archivovať všetky dokumenty súvisiace s propagáciou projektu
(uchovať originál/kópiu zverejneného článku, letáku, informačných materiálov, vzorku z každého
propagačného predmetu alebo materiálu, ktorý bol počas realizácie projektu vytvorený).
Prijímateľ je povinný priebežne vytvárať fotodokumentáciu, resp. audiovizuálne záznamy
z realizácie aktivít projektu, pričom musí ísť najmä o záznamy zo školiacich, tréningových
a iných aktivít s účastníkmi/cieľovými skupinami projektu (v primeranej kvalite, s vypovedacou
schopnosťou). Prijímateľ je povinný poskytnúť fotodokumentáciu ako prílohu priebežnej
monitorovacej správy (minimálne 1x počas realizácie projektu), ako prílohu záverečnej
monitorovacej správy a zároveň vždy na žiadosť SORO. Súčasťou fotodokumentácie musí byť
stručný popis fotografií91.
SORO môže od prijímateľa požadovať predkladanie informácií (napr. predkladanie formulárov
príkladov dobrej praxe v súlade s Manuálom pre informovanie a publicitu pre prijímateľov v rámci ESF),
aj prostredníctvom ich zadávania cez portál FSR. Prijímateľ je v uvedenom prípade povinný
požadované informácie o projekte predložiť prostredníctvom portálu www.fsr.gov.sk, v termíne
stanovenom SORO.
90
Bod 5.12 Čl. 5 zmluvy o poskytnutí NFP. 91
V súlade s Manuálom pre informovanie a publicitu pre prijímateľov v rámci ESF (2007-2013) OP ZaSI.
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
71
7 PRÍLOHY
A Špecifické prílohy k výzvam
A 1 Špecifické prílohy k výzvam OP ZaSI – FSR – 2007/2.1/01 a OP ZaSI – FSR – 2007/2.1/02 A 1.1 Špecifiká výziev na predkladanie žiadostí OP ZaSI – FSR – 2007/2.1/01 a OP ZaSI - FSR -
2007/2.1/02
A 2 Špecifické prílohy k výzve OP ZaSI – FSR – LPSI 2009/2.1/01 A 2.1 Špecifiká výzvy na predkladanie žiadostí OP ZaSI – FSR – LPSI 2009/2.1/01
A 3 Špecifické prílohy k výzve OP ZaSI – FSR – 2009/2.2/04 A 3.1 Špecifiká výzvy na predkladanie žiadostí OP ZaSI – FSR – 2009/2.2/04 A 3.2 Schéma pomoci de minimis (príloha nie je súčasťou príručky v tlačenej forme) A 3.3 Schéma pomoci pre dočasné poskytnutie malej pomoci (príloha nie je súčasťou príručky v tlačenej
forme) A 3.4 Oznámenie o prijatí minimálnej pomoci (príloha nie je súčasťou príručky v tlačenej forme)
A4 Špecifické prílohy k výzve OP ZaSI – FSR – 2009/2.1/09 A 4.1 Špecifiká výzvy na predkladanie žiadostí OP ZaSI – FSR – 2009/2.1/09 A 4.2 Postup pri realizácii výberového konania na obsadzovanie pracovných pozícií TSP a ATSP A 4.3 Spôsob vedenia dokumentácie pri výkone terénnej sociálnej práce
A 5 Špecifiká výzvy OP ZaSI - FSR - 2010/2.1/02 A 5.1 Špecifiká výzvy na predkladanie žiadostí OP ZaSI – FSR – 2010/2.1/02 A 5.2 Postup pri realizácii výberového konania na obsadzovanie pracovných pozícií TSP a ATSP A 5.3 Spôsob vedenia dokumentácie pri výkone terénnej sociálnej práce A6 Špecifické prílohy k výzvam OP ZaSI-FSR-2011/2.1/01 a OP ZaSI-FSR-2011/3.2/02 A6.1 Špecifiká výziev OP ZaSI-FSR-2011/2.1/01 a OP ZaSI-FSR-2011/3.2/02 A7 Špecifické prílohy k výzve OP ZaSI – FSR – 2012/2.2/01 A7.1 Špecifiká výzvy na predkladanie žiadostí OP ZaSI – FSR – 2012/2.2/01
B Všeobecné prílohy (platné pre všetky výzvy)
B 1 Vyhlásenie o začatí/ukončení realizácie aktivít projektu B 2a Žiadosť o platbu B 2b Pokyny k vyplneniu žiadosti o platbu B 3 Sumarizačný hárok – personálne výdavky B 4 Sumarizačný hárok – cestovné náhrady B 5a Oznámenie o vysporiadaní finančných vzťahov B 5b Pokyny k vyplneniu oznámenia o vysporiadaní finančných vzťahov B 6a Monitorovacia správa B 6b Následná monitorovacia správa B 6c Metodický pokyn k vyplneniu monitorovacej správy B 6d Výklad najpoužívanejších merateľných ukazovateľov projektov OP ZaSI B6e Usmernenie v rámci postupov k posudzovaniu a overovaniu novovytvorených pracovných
miest u zamestnávateľa B 7 Žiadosť o zmenu zmluvy o poskytnutí NFP B 8a Pracovný výkaz B 8b Pracovný výkaz – zjednodušený (pre osoby zamestnané u prijímateľa/partnera v pracovnom pomere/
štátnozamestnaneckom pomere, ktoré vykonávajú prácu výlučne len pre účely projektu), B 9 Prezenčná listina B 10 Harmonogram činností pre nasledujúce monitorovacie obdobie B 11 Zoznam povinnej predkladanej podpornej dokumentácie
Externý pokyn č. 1 /2013 Príručka pre prijímateľa nenávratného finančného príspevku (s účinnosťou od 1. 6. 2013)
72
B 12a Informácia o účastníkoch projektu B 12b Výklad – postup pri vypĺňaní informácie o účastníkoch projektu B 13 Súhlas dotknutej osoby B 14 Vyhlásenie prijímateľa o realizácii ďalších projektov B 15 Prehľad termínov B 16 Sumarizačný hárok – pre výdavky, ktorých celková hodnota jednorazového nákupu na doklade
o obstaraní neprevyšuje sumu 332,– € vrátane DPH