Priručnik za interni prijenos znanja, vještina i iskustva među zaposlenicima ASOO-a

PRIRUČNIK ZA INTERNI PRIJENOS ZNANJA, VJEŠTINA I ISKUSTVA MEĐU

ZAPOSLENICIMA ASOO-a

listopad 2011.

Program: IPA Razvoj ljudskih potencijala OP 2007-2011Republika Hrvatska

Priručnik za interni prijenos znanja, vještina i iskustva među zaposlenicima ASOO-a

SADRŽAJ

1. UVOD ....................................................................................................................................................................6

2. CILJEVI .................................................................................................................................................................6

3. PROCJENA POTREBA ZA OSPOSOBLJAVANJEM I UČENJEM ........................................................................6

4. PRIJENOS ZNANJA ..............................................................................................................................................7

4.1. METODE PRIJENOSA ZNANJA ....................................................................................................................7

4.1.1. Osposobljavanje unutar organizacije ...................................................................................................7

4.1.2. Prenošenje znanja nakon povratka s edukacije ...................................................................................8

4.1.3. Mentorstvo............................................................................................................................................8

4.1.4. Zajednica prakse ..................................................................................................................................8

4.1.5. Elektronička knjižnica dokumenata ......................................................................................................9

5. OCJENJIVANJE ZNANJA .....................................................................................................................................9

6. ODGOVORNOST ZA PRIJENOS ZNANJA ...........................................................................................................9

PRILOG 1 – PREDLOŽAK OBRASCA ZA IZVJEŠĆIVANJE NAKON ZAVRŠETKA EDUKACIJE .........................10

Priručnik za interni prijenos znanja, vještina i iskustva među zaposlenicima ASOO-a

1. UVOD

Misija ASOO-a je reforma i razvoj naprednog i prilagodljivog sustava strukovnog obrazovanja i osposobljavanja te obrazovanja odraslih u Republici Hrvatskoj, koji je bolje povezan s tržištem rada i omogućuje nastavak obrazovanja, kao i sudjelovanje u mogućnostima cjeloživotnog učenja. To je osobito važno u odnosu na ulazak Republike Hrvat-ske u EU i važnost strukovnog obrazovanja i osposobljavanja kao jednog od glavnih čimbenika socijalne uključeno-sti i gospodarskog razvoja Unije. ASOO aktivno sudjeluje u mnogim međunarodnim i europskim projektima čiji je cilj promicanje cjeloživotnog učenja i daljnji razvoj strukovnog obrazovanja i osposobljavanja.

Reforma i razvoj modernog sustava strukovnog obrazovanja u Republici Hrvatskoj se temelji na Strategiji razvoja sustava strukovnog obrazovanja u Republici Hrvatskoj 2008. – 2013. i Zakona o strukovnom obrazovanju i ospo-sobljavanju.

Agencija za strukovno obrazovanje i obrazovanje odraslih (ASOO) sastoji se od Ureda ravnatelja i sedam Odjela, s ukupno otprilike 100 zaposlenika. Zamjetan je trend neprestanog porasta broja novih djelatnika. U tom smislu, interni prijenos znanja, vještina i iskustva među zaposlenicima, posebice na nove zaposlenike, je presudan kako bi se poboljšala integracija u radne procese.

Kako bi uspješno proveli svoju misiju, potreban je interni sustav prijenosa znanja, vještina i iskustva među zaposle-nicima.

U tom smislu, svrha Priručnika o internom prijenosu znanja, vještina i iskustva među zaposlenicima ASOO-a je jačanje administrativnih kapaciteta, osobito u kontekstu međusobnog osjećaja odlučnosti i odgovornosti prema ostvarivanju misije ASOO-a.

2. CILJEVI

Cilj Priručnika je poticanje suradnje i prijenosa znanja, vještina i iskustva između unutarnjih ustrojstvenih jedinica ASOO-a koji će doprinijeti poboljšanju interne komunikacije i u konačnici postizanju zajedničkih ciljeva Agencije. To će biti učinjeno kroz organizaciju i provedbu redovitih osposobljavanja i usavršavanja unutar organizacije, redovite prezentacije i mentorske programe, primjenu modela ‘’zajednice prakse’’ i postupanje sukladno određenim proce-durama.

Priručnik defi nira kako odgovoriti na unutarnje potrebe za osposobljavanjem, u smislu vrste prijenosa znanja, važ-nosti ocjenjivanja stečenog znanja i odgovornosti za organizaciju prijenosa znanja.

3. PROCJENA POTREBA ZA OSPOSOBLJAVANJEM I UČENJEM

U sklopu projekta “Sveobuhvatno jačanje kapaciteta ASOO-a”, analiza potreba za osposobljavanjem i učenjem (u daljem tekstu: TLNA) je provedena u cilju utvrđivanja koje nove vještine i znanja su potrebna zaposlenicima kako bi oni obavljali svoje funkcije na profesionalan, učinkovit i djelotvoran način. Cilj TLNA je da služi kao temelj za osmišljavanje Plana za osposobljavanje u 2011., ali i nakon toga. Svrha TLNA je identifi cirati potrebna znanja, vještine i pristupe kako bi se premostio jaz između sadašnjeg učinka i visokih standarda učinka na svim razinama, što organizacija zahtjeva.

Rezultati TLNA su pokazali kako su meke vještine (soft skills), cilj kojih je poboljšanje učinka, poput komunikacijskih vještina, upravljanja stresom, upravljanja vremenom i upravljanja učinkom, utvrđene kao prioritet. Međutim, inter-na znanja, vještine i iskustva se ne smiju zanemariti. U tom smislu, nužno je provesti procjenu potrebnih znanja u ASOO-u, temeljem kojeg će se utvrditi koju vrstu znanja, vještina i iskustva zaposlenici žele međusobno podijeliti.

Priručnik za interni prijenos znanja, vještina i iskustva među zaposlenicima ASOO-a

4. PRIJENOS ZNANJA

Prijenos znanja je dio upravljanja znanjem, kao strateški pristup za identifi kaciju, planiranje, provedbu i ocjenjivanje znanja unutar organizacije. U tom smislu, prijenos znanja se defi nira kao “proces unutar kojeg je jedna jedinica (npr. skupina, Odjel ili Odsjek) pod utjecajem druge”1.

Jednostavan i vrlo praktičan način gledanja na postupak upravljanja znanjem je osigurati da svi djelatnici shvate kako znanje koje posjeduju, stečeno kroz iskustvo obavljanja posla, u većini slučajeva nije sadržano u službenim procesima koji propisuju kako posao treba obaviti. Teško je odgovoriti na sljedeće pitanje: “Kako ćemo doći do informacija i kasnije ih podijeliti?”

Namjera upravljanja znanjem je:

poboljšanje radnog učinka,•

razmjena iskustva i znanja između iskusnih i manje iskusnih zaposlenika,•

učenje iz primjera najbolje prakse,•

omogućavanje lakše integracije novih zaposlenika u radne procese;•

zadržavanje znanja unutar institucije unatoč fl uktuaciji zaposlenika;•

Međutim, organizacija prijenosa znanja često može postati praktičan problem u smislu defi niranja procedura za provedbu prijenosa znanja, vještina i iskustva između različitih Odjela, ili uslijed nedostatka poticaja i motivacije.

Kako bi se takvi scenariji izbjegli, važno je:

identifi ciranje djelatnika koji posjeduju znanje, vještine i iskustvo unutar skupine i mogu to podijeliti s osta-• lim članovima Odjela i organizacijskih jedinica,

osmišljavanje plana koji je usmjeren na aktivnosti,•

redovito primjenjivanje tog plana,•

procjena njegove primjene i učinkovitosti,•

defi niranje odgovornosti za upravljanje znanjem unutar ASOO-a.•

4.1. METODE PRIJENOSA ZNANJA

Kako bi se poboljšali kapaciteti zaposlenika ASOO-a identifi cirano je nekoliko metoda za uspješnu provedbu prije-nosa znanja:

4.1.1. Osposobljavanje unutar organizacije

Osposobljavanje unutar organizacije treba biti organizirano redovito, po mogućnosti jednom tjedno. Osposobljava-nja treba planirati u skladu s analizom potreba za osposobljavanjem unutar svakog Odjela, koji će pokazati za koje teme su zaposlenici zainteresirani, te temeljem preporuka voditelja Odjela.

Poželjno je da svaki Odjel održi predavanja drugim Odjelima o svojim aktivnostima, nadolazećim ili tekućim pro-jektima i zadaćama koje su njima obuhvaćene. Osposobljavanja treba obavljati zaposlenik kojeg je za to odredio voditelj svakog Odjela.

1 Argote, L.; Ingram, P. “Knowledge transfer: A Basis for Competitive Advantage in Firms”

Priručnik za interni prijenos znanja, vještina i iskustva među zaposlenicima ASOO-a

4.1.2. Predavanja nakon povratka s edukacije

Zaposlenici ASOO-a često sudjeluju na seminarima, u Hrvatskoj i inozemstvu, studijskim posjetima, konferencijama i osposobljavanjima, a takve aktivnosti predstavljaju vrijedne prigode za daljnje unaprjeđivanje specifi čnih vještina i znanja.

Nakon povratka s takve edukacije, ili na kraju iste, zaposlenici bi trebali predati pismeno izvješće voditelju Odsjeka/Odjela u kojem bi opisali svrhu, ciljeve, sadržaj te kako im stečena znanja mogu pomoći u ostvarivanju ciljeva Odje-la te kako ih mogu primjeniti u svakodnevnom poslu.

Zaposlenici bi također trebali održati predavanje ostalim članovima Odsjeka/Odjela, po mogućnosti najkasnije tje-dan dana nakon završetka obrazovnog programa.

4.1.3. Mentorstvo

Mentorstvo bi trebalo biti uspostavljeno kao uobičajena praksa u procesu integracije novih zaposlenika u radne procese. Iskusniji djelatnici, koje imenuje voditelj Odjela, trebaju upoznati novog zaposlenika s njegovim/njezinim glavnim zadaćama prenošenjem znanja i dodjelom dnevnih zadaća.

Postupak mentorstva može biti koristan i za mentora i mentoriranu osobu (vježbenik ili novi djelatnik). Mentor do-biva priliku pokazati njegov/njezin liderski potencijal i sposobnost prijenosa znanja, dok mentorirana osoba dobiva priliku učiti od upućenijeg zaposlenika. Radeći u parovima, koristeći primjere najbolje prakse, omogućava se lakše upoznavanje s radnim procesima ASOO-a.

Mentor bi trebao biti odgovoran za napredak mentorirane osobe tijekom razdoblja trajanja mentorstva (obično izme-đu šest mjeseci do jedne godine). Prije nego li se završi razdoblje mentorstva, znanja i vještina mentorirane osobe treba ispitati pismenim testom, koji će pokazati koliko je spreman za individualni rad. Test bi trebao obuhvatiti pitanja koja se odnose na specifi čan rad Odjela, kao i na širi opseg posla, ciljeve te projekte koji se provode u ASOO-u.

Isto tako, ukoliko je to moguće, mentorstvo može biti nagrađeno dodatkom na plaću, profesionalnim obrazovnim programom, ili nekom drugom metodom koju procijeni voditelj Odjela ili Ravnatelj.

4.1.4. Zajednica prakse

Zajednica prakse je izraz koji se koristi za opisivanje razmjene interesa, informacija i iskustava unutar skupine ljudi u jednoj organizaciji. Na taj način se omogućava stjecanje novih znanja i učenja od drugih. Zajednica prakse uklju-čuje nekoliko aspekata prijenosa znanja, kao što su rješavanje problema, pružanje informacija, dijeljenje iskustava, rasprave, mapiranje znanja, generiranje ideja i mišljenja i sl.

Zajednice prakse mogu biti organizirane na formalan ili neformalan način. U formalnom smislu, to uključuje gru-pe za rasprave i forume, s defi niranim ciljevima, temama i sudionicima rasprave, formalne sastanke, generiranje ideja i mišljenja, itd., dok neformalno mogu biti organizirane kao spontana okupljanja grupe kako bi se raspravljalo o određenim pitanjima i tako pronašla rješenja za novonastale situacije. Također, raspravne ili interesne skupine uspostavljene unutar Web portala dio su neformalne zajednice prakse. Koristeći ovu mogućnost zaposlenicima se omogućuje dobivanje brzog odgovora od drugih članova objavljivanjem vijesti ili pitanja kojima se promiče rasprava i komunikacija između različitih Odjela.

Zajednice prakse su izvrsna prilika za stvaranje veza između zaposlenika razmjenom znanja, učenja i korištenja istog u praksi.

Priručnik za interni prijenos znanja, vještina i iskustva među zaposlenicima ASOO-a

4.1.5. Elektronička knjižnica dokumenata

Elektronička knjižnica dokumenata je virtualna knjižnica koja se nalazi na Web-portal-u i omogućuje elektroničko pohranjivanje svih dokumenata namijenjenih za razmjenu informacija i učenje, kao što su priručnici, strategije, smjernice, brošure, letci, bilteni, stručna literatura, preporuke, odluke i dr.

Elektronički knjižnični sustav, za razliku od tradicionalnih papirnatih knjižnica ili arhiva, nudi brojne prednosti za korisnike, kao što su:

Lakša dostupnost za korisnike korištenjem pretraživanja prilagođenog korisniku,•

Omogućeno je sučelje za pretraživanje,•

Nema potrebe za fi zičkim prostorom za pohranu,•

Smanjenje troškova za pohranu,•

Očuvanje i održavanje dokumenata je lakše;•

Riječ je o važnom alatu za prijenos znanja, jer povećava dostupnost informacija.

5. OCJENJIVANJE ZNANJA

Ocjenjivanje stečenog znanja je važan dio sustava upravljanja znanjem. Ono pomaže procijeniti učinkovitost i koristi od truda koji se ulaže kroz pružanje doprinosa, programa, provedbi i rezultata prijenosa znanja među zaposlenici-ma.

Ocjenjivanje se provodi po mogućnosti dva puta godišnje. Rezultati ocjenjivanja mogu poslužiti kao temelj za ko-načnu godišnju ocjenu zaposlenika. Prema Zakonu o državnim službenicima i namještenicima (NN 92/05, 146/06, 77/07, 127/07, 34/11, 49/11), člancima 93., 94. i 95., te odredbi kojima se uređuje ocjenjivanje državnih službenika ( NN 27/01), ocjenjivanje treba provesti krajem kalendarske godine, a rezultati tog ocjenjivanja mogu utjecati na promaknuće državnog službenika, premještaj na drugo radno mjesto ili, ukoliko je dva puta dobio ocjenu kako ne zadovoljava, čak i izvanrednu obavijest o raskidu Ugovora o radu. Uzimajući to u obzir, ocjena znanja je važan ko-rak u postupanju sukladno Zakonu.

Ocjena znanja također može pomoći u identifi ciranju sljedećih koraka (prednosti i nedostatka) u cilju daljnjeg pobolj-šanja sustava upravljanja znanjem.

6. ODGOVORNOST ZA PRIJENOS ZNANJA

Odsjek za ljudske potencijale trebao bi biti odgovoran za razvoj i provedbu upravljanja znanjem odnosno za interni prijenos znanja. Kao glavne dužnosti tog Odsjeka identifi cirano je nekoliko aspekata:

Provođenje redovite procjene potreba za znanjem,•

Analiza procjene potreba za znanjem,•

Izrada plana za interni sustav znanja,•

Koordinacija osposobljavanja unutar organizacije sa svim Odjelima,•

Sustav izvješćivanja nakon završetka obrazovnog programa,•

Vođenje evidencije o provedenim osposobljavanjima unutar organizacije,•

Analize provedenih osposobljavanja,•

Izvješćivanje o učinkovitosti sustava upravljanja znanjem•

Priručnik za interni prijenos znanja, vještina i iskustva među zaposlenicima ASOO-a

Obučavatelji su odgovorni za:

Pripremu prezentacije,•

Provedbu osposobljavanja u skladu s planom,•

Izvješćivanje nakon završenog osposobljavanja;•

PRILOG 1 – PREDLOŽAK OBRASCA ZA IZVJEŠĆIVANJE NAKON ZAVRŠETKA EDUKACIJE

Ime i prezime :

Odjel/Odsjek:

Naziv obrazovnog programa:

Mjesto održavanja:

Datum:

Opišite svrhu edukacije:

Opišite ciljeve edukacije:

Sadržaj edukacije?

Priručnik za interni prijenos znanja, vještina i iskustva među zaposlenicima ASOO-a

Opišite kako vam stečeno znanje može pomoći u ostvarivanju ciljeva Odjela u kojem radite

Opišite na koji način možete stečeno znanje pri-mijeniti u svakodnevnom poslu.

Prema vašem mišljenu, koji bi Odjel osim vašeg mogao imati koristi od ove edukacije?

Materijali za osposobljavanje koje ste dobili na osposobljavanju:

…

…

…Materijali za osposobljavanje su bili osigurani u

• papirnatom obliku

• na CD-u

• u drugom obliku

• dostavljeni su knjižnici ASOO-a na dan: …….