Embed Size (px)
Citation preview
PR-001, v26.2.2018. 1 od 79
PRIRUČNIK O RADU HDMBLM-a
2 od 79
Svrha:
Ovaj dokument opisuje postupke u radu Hrvatskog društva za medicinsku biokemiju i
laboratorijsku medicinu (HDMBLM) koje nisu opisane u Statutu i Pravilnicima HDMBLM-a.
Priručnik je namijenjen članovima Glavnog odbora kao pomoć u radu i pri donošenju odluka
kada postupak ili procedura nije opisana u drugim važećim dokumentima HDMBLM-a.
3 od 79
SADRŽAJ
1 ČLANSTVO .................................................................................................... 6
1.1 Procedura učlanjenja novih članova........................................................................................ 6
2 SKUPŠTINA ................................................................................................... 6
3 PODRUŽNICE ................................................................................................ 7
4 GLAVNI ODBOR ............................................................................................ 7
4.1 Sjednice GO ............................................................................................................................. 7
4.2 Procedura za organizaciju sjednice GO ................................................................................... 7
4.3 Priprema materijala ................................................................................................................. 8
4.4 Nacrt dnevnog reda: ................................................................................................................ 8
4.5 Telefonske konferencije .......................................................................................................... 8
4.6 Odluke GO ............................................................................................................................... 8
4.7 Obavijesti za mrežnu stranicu ................................................................................................. 9
4.8 Promoviranje HDMBLM-a ....................................................................................................... 9
4.9 Financijsko poslovanje ............................................................................................................. 9
5 POVJERENSTVA ............................................................................................ 9
5.1 Općenito .................................................................................................................................. 9
5.2 Povjerenstvo za edukaciju ..................................................................................................... 10
5.3 Povjerenstvo za znanstveno stručni razvoj ........................................................................... 10
5.3.1 Članovi ........................................................................................................................... 10
5.3.2 Radne grupe .................................................................................................................. 10
5.3.3 Osnivanje Radnih grupa ................................................................................................. 10
5.4 Povjerenstvo za etiku i deontologiju ..................................................................................... 11
5.5 Povjerenstvo za odličja .......................................................................................................... 11
5.6 Povjerenstvo za informiranje i odnose s javnošću (PIOJ) ...................................................... 12
5.6.1 OPĆI ZADACI .................................................................................................................. 12
5.6.2 SPECIFIČNI ZADACI ........................................................................................................ 12
5.7 Povjerenstvo za organizacijsko pravna pitanja ..................................................................... 14
6 RADNE GRUPE ............................................................................................ 14
6.1 Općenito ................................................................................................................................ 14
6.2 Članovi Radnih grupa ............................................................................................................. 15
6.3 Mandati Radnih grupa ........................................................................................................... 15
6.4 Zadaci Radnih grupa .............................................................................................................. 16
6.5 Financiranje Radnih grupa ..................................................................................................... 18
4 od 79
6.6 Praćenje rada ......................................................................................................................... 18
7 CROQALM .................................................................................................. 19
8 NOVI PROJEKTI ........................................................................................... 19
9 KONGRESI I SIMPOZIJI U ORGANIZACIJI HDMBLM-a .................................. 19
9.1 Kongres .................................................................................................................................. 19
9.1.1 Upute za organizaciju kongresa ..................................................................................... 20
9.2 Simpozij ................................................................................................................................. 31
9.2.1 Organizacija Simpozija ................................................................................................... 31
9.3 Webinari ................................................................................................................................ 37
9.3.1 Organizacija e-seminara: ............................................................................................... 37
9.3.2 Upute za sustav Anymeeting ......................................................................................... 40
10 NAGRADE I STIPENDIJE ............................................................................... 52
10.1 Odličja .................................................................................................................................... 52
10.2 Stipendije ............................................................................................................................... 52
10.2.1 Edukacijske stipendije ................................................................................................... 52
10.2.2 Program poticanja znanstveno-istraživačke aktivnosti članova HDMBLM „ prof.dr.sc.
Elizabeta Topić“ ............................................................................................................................. 58
11 FINANCIJE................................................................................................... 62
11.1 Članarina ................................................................................................................................ 63
11.1.1 Aktivnosti i odgovornosti u naplati članarine ................................................................ 63
11.2 Procedura za povrat putnih troškova .................................................................................... 68
11.2.1 Općenito ........................................................................................................................ 68
11.2.2 Pravo na povrat putnih troškova i iznos troška ............................................................. 68
11.2.3 Procedura povrata troška .............................................................................................. 69
11.2.4 Plaćanje ......................................................................................................................... 70
12 STRATEŠKI PLAN ......................................................................................... 70
13 BIOCHEMIA MEDICA .................................................................................. 72
14 MREŽNA STRANICA .................................................................................... 72
15 GODIŠNJE IZVJEŠĆE .................................................................................... 73
16 RAD UREDA HDMBLM ................................................................................ 73
16.1 Ured HDMBLM-a ................................................................................................................... 74
16.1.1 Zadaci ureda .................................................................................................................. 74
16.2 Administrativna tajnica ......................................................................................................... 74
16.2.1 Tajnički poslovi .............................................................................................................. 74
5 od 79
16.2.2 Knjigovodstveni poslovi ................................................................................................. 76
16.2.3 Administrativni poslovi i zadaci vezani za CROQALM.................................................... 76
16.2.4 Poslovi i zadaci vezani za časopis Biochemia Medica .................................................... 76
16.2.5 Poslovi i zadaci vezani za organizaciju skupova............................................................. 76
16.2.6 Opći poslovi ................................................................................................................... 77
17 PREDSTAVNICI HDMBLM U MEĐUNARODNIM TIJELIMA ........................... 77
18 UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA .................................................................. 77
18.1 Unutarnji dokumenti ............................................................................................................. 77
18.2 Vanjski dokumenti ................................................................................................................. 78
19 DELEGIRANJE ČLANOVA ............................................................................. 78
20 POPIS UNUTARNJIH DOKUMENATA ........................................................... 79
6 od 79
1 ČLANSTVO
Prava i obveze članova HDMBLM-a opisane su u Statutu čl. 8., 9., 10., 11. i 12.
1.1 Procedura učlanjenja novih članova Upis novih članova vrši se na sljedeći način:
Za učlanjenje je potrebno poslati ispunjenu osobnu karticu elektroničkom poštom,
faxom, poštom na adresu [email protected] ili je osobno donijeti u ured
HDMBLM-a, Boškovićeva 18, Zagreb.
Osobna kartica za sve vrste članova je dostupna na mrežnim stranicama HDMBLM-a
na poveznici
http://www.hdmblm.hr/images/dokumenti/HDMBLM_Osobna_kartica_v5_06_01_2
015.pdf.
Također se može zatražiti telefonom i od administrativne tajnice HDMBLM-a.
Prva godina članstva u HDMBLM-u je za magistre medicinske biokemije koji su netom
diplomirali besplatna. Ukoliko je učlanjenje do kraja lipnja, novi je član oslobođen
plaćanja članarine za tekuću godinu. Ukoliko učlanjenje uslijedi nakon 30. lipnja, novi
je član oslobođen plaćanja članarine i za narednu godinu.
Članarina HDMBLM-a plaća se jednom godišnje, osim za prvu godinu članstva kada je
članarina besplatna.
Privremeni članovi (studenti) nemaju obvezu plaćanja članarine
Za tekuću godinu obveza na plaćanje članarine za člana HDMBLM-a dospijeva na
naplatu s danom 15. veljače tekuće godine, kako je uređeno Statutom HDMBLM-a.
Nakon što je osobna kartica obrađena i podaci novog člana uneseni u Bazu podataka
članstva HDMBLM-a, administrativna tajnica će kontaktirati novog člana da je njegov
upis izvršen te komunicirati mu sve važne informacije, poput njegovog članskog
broja, korisničkog imena i lozinke za pristup mrežnim stranicama HDMBLM-a i ostalih
članskih prava.
2 SKUPŠTINA
Zadaci Skupštine HDMBLM-a opisani su Statutu čl. 15. i 16. Rad Skupštine opisan je u
Poslovniku o radu Skupštine.
Način i rokovi izbora zastupnika Skupštine opisan je u Pravilniku o izboru u tijela HDMBLM-a.
Prema članku 15.3 „Zastupnici Skupštine ne mogu istodobno obnašati dužnost članova
drugih tijela HDMBLM-a, izuzev povjerenstava i radnih skupina“
7 od 79
1) zastupnik Skupštine koji je izabran u tijelo HDMBLM-a upućuje molbu za razrješenje
dužnosti zastupnika predsjedniku Podružnice čiji je član, a predsjednik Podružnice pronalazi
zamjenu iz redova članova svoje Podružnice te o tome elektroničkom poštom izvještava
tajnicu HDMBLM-a. Tajnica HDMBLM-a ažurira popis delegata te koordinira izmjenu popisa
delegata na mrežnoj stranici. Predsjednik Podružnice ima zadatak provjeriti jesu li podaci na
mrežnoj stranici ažurirani.
2) zastupnik koji na osobni zahtjev zatraži razrješenje dužnosti molbu upućuje predsjedniku
Podružnice čiji je član, a predsjednik Podružnice bira iz redova članova Podružnice njegovu
zamjenu te dalje postupa kako je opisano u prethodnoj točki.
3) zastupnik koji se dva puta za redom ne odazove na sjednicu Skupštine, uključujući i e-
sjednice ili ne pronađe zamjenu, razrješuje se dužnosti delegata.
3 PODRUŽNICE
Pristupom u članstvo HDMBLM-a, član postaje dio Podružnice HDMBLM-a. Rad Podružnica
opisan je u Statutu čl. 13.
Predsjednik Podružnice, osim stručnih i znanstvenih tema, na sastancima Podružnice
izvještava članove o aktivnostima Glavnog odbora i Skupštine HDMBLM, a poziva i
predsjednika Područnog vijeća HKMB radi izvještavanja članova o aktivnostima u Komori s
ciljem suradnje i učinkovitijeg informiranja članstva o djelatnostima oba tijela. Troškovi u
radu Podružnice dio su godišnjeg financijskog plana Podružnice i predaju se rizničaru prije
izrade godišnjeg financijskog plana HDMBLM-a.
O mogućim donacijama (sponzorirani domjenak)-predsjednik Podružnice mora izvijestiti
predsjednika HDMBLM-a i zatražiti odobrenje.
4 GLAVNI ODBOR
Glavni odbor (GO) je izvršno tijelo HDMBLM-a. Zadaće GO dane su u Statutu čl. 17.,18. i 19.
4.1 Sjednice GO Glavni se odbor sastaje minimalno 4 puta godišnje prema godišnjem planu sastanaka.
4.2 Procedura za organizaciju sjednice GO
Predsjednik i tajnik zajednički definiraju dnevni red
tajnik priprema poziv u kojem traži od svih članova GO materijale za sastanak
pozive šalje administrativna tajnica i ona prikuplja materijale
svi prikupljeni materijali za sjednicu GO šalju se predsjedniku
8 od 79
nakon što predsjednik odobri materijale, administrativna tajnica ih šalje svim
članovima GO
4.3 Priprema materijala
dogovori se odvijaju elektroničkim putem,a poruka uvijek mora biti adresirana na
predsjednika, dopredsjednika, tajnika i administrativnu tajnicu HDMBLM-a
poziv i dnevni red priprema tajnik HDMBLM-a najkasnije 20 dana prije sjednice, a
potvrđuje ga predsjednik
uz poziv se šalje i napomena da je materijale za sjednicu potrebno poslati
administrativnoj tajnici najkasnije 10 dana prije održavanja sastanka GO
administrativna tajnica sve prikupljene materijale šalje članovima GO najkasnije
tjedan dana prije sjednice GO
4.4 Nacrt dnevnog reda:
prihvaćanje dnevnog reda i zapisnika s prethodne sjednice
izvršenje zadataka (mora sadržavati ime ili inicijale osobe koja je bila zadužena za
pojedini zadatak)
izvješća Tijela i Povjerenstava
pripreme simpozija, kongresa, radionica
ostale teme vezane za realizaciju Strateškog plana
4.5 Telefonske konferencije Prema potrebi predsjednik ili dopredsjednik (uz odobrenje i u odsutnosti predsjednika) mogu
sazvati telefonsku konferenciju. Redovna sjednica GO može se održati najviše dva puta
godišnje putem telefonske konferencije, ukoliko za to postoji opravdan razlog.
4.6 Odluke GO
sve odluke na sjednici GO donose se javnim glasanjem
kod donošenja odluke elektroničkim putem svi članovi GO dužni su proučiti
materijale, ako su isti priloženi pozivu, te se izjasniti do roka navedenog u
elektroničkoj pošti
na poziv predsjednika, dopredsjednika ili tajnika HDMBLM-a traži se izjašnjavanje ili
suglasnost za:
o nominacije u radne grupe i tijela HDMBLM-a te međunarodne organizacije
9 od 79
o svi prijedlozi koje potvrđuje Skupština (nacrti pravilnika, visina članarine,
pretplata za BM)
o glasovanje GO o izboru članova izvršnih odbora međunarodnih organizacija
o izvanredna razrješenja i imenovanja članova GO, Nadzornog odbora, Suda
časti, Povjerenstava
o pisanje pisma obavijesti o imenovanju na novu dužnost
o pisanje pisma zahvale nakon razrješenja i/ili ostavke s dužnosti
o redovni izbor članova Povjerenstava
o odluke o raspisivanju natječaja za edukacijske i istraživačke stipendije.
4.7 Obavijesti za mrežnu stranicu Sve obavijesti za mrežnu stranicu HDMBLM-a odobrava predsjednik.
Obavijesti za sastanke Podružnica nije potrebno slati predsjedniku na odobrenje.
Na mrežnoj stranici se obavezno objavljuju elektroničke novosti EFLM-a i IFCC-a i pozivi za
nominacije u tijelima HDBMLM-a i međunarodnih udruga, pozivi na javne rasprave o
preporukama radnih grupa, natječaji za nagrade koje dodjeljuje HDMBLM, natječaji
edukacijske i istraživačke stipendije i svi ostali materijali od interesa za članstvo. Način slanja
obavijesti za objavu na mrežnoj stranici opisan je u Poglavlju 14.
4.8 Promoviranje HDMBLM-a
4.9 Financijsko poslovanje GO donosi odluke o financijskom poslovanju,a u okviru financijskog plana kojeg odobrava
Skupština.
Sve financijske transakcije potpisuje isključivo predsjednik sukladno uputama koje se nalaze
na mrežnoj stranici HDMBLM-a. Iznimno, u odsutnosti predsjednika, a uz njegovo odobrenje,
financijske transakcije može potpisati rizničar. Procedure vezane za financijsko poslovanje
opisane su u Poglavlju 11.
5 POVJERENSTVA
5.1 Općenito Unutar HDMBLM djeluju Povjerenstva. Osim Povjerenstava utvrđenih Statutom, GO može
osnivati i nova povjerenstva s ciljem ostvarivanja Strateškog plana HDMBLM za određeno
razdoblje.
10 od 79
Imenovanje Predsjednika i članova Povjerenstava te zadaci opisani su u Statutu čl. 20.
Član Povjerenstva može istupiti iz Povjerenstva u toku mandata na osobni zahtjev ili na
zahtjev predsjednika Povjerenstva zbog neizvršavanja dogovorenih obveza.
osobni zahtjev za razrješenjem dužnosti član Povjerenstva službenim dopisom
uručuje predsjedniku Povjerenstva. Predsjednik Povjerenstva o istom izvještava GO i
daje prijedlog raspisivanja poziva za novog člana ukoliko utvrdi potrebu. Odluku o
raspisivanju poziva za nove članove potvrđuje GO na prijedlog Predsjednika
Povjerenstva.
ukoliko se razrješuje dužnosti član Povjerenstva na zahtjev predsjednika
Povjerenstva, predsjednik je dužan članovima GO iznijeti objektivne dokaze zbog
kojih se zahtjeva razrješenje. Predsjednik Povjerenstva predlaže GO raspisivanje
poziva za novog člana ukoliko utvrdi potrebu. Zahtjev za razrješenjem i odluku o
raspisivanju poziva za nove članove potvrđuje GO.
Početkom kalendarske godine, predsjednik Povjerenstva izrađuje financijski plan
Povjerenstva i predaje ga rizničaru prije izrade financijskog plana HDMBLM-a za tu
kalendarsku godinu na obrascu 001.
Početkom kalendarske godine, predsjednik Povjerenstva dostavlja GO izvršenje plana rada u
protekloj godini na obrascu 002.
5.2 Povjerenstvo za edukaciju Povjerenstvo za edukaciju pomaže u organizaciji kongresa i simpozija HDMBLM-a te
organizira e-seminare.
Detaljne procedure o organizaciji skupova u organizaciji HDMBLM-a opisane u specifičnim
uputama.
5.3 Povjerenstvo za znanstveno stručni razvoj
5.3.1 Članovi
Članovi Povjerenstva su predsjednik Povjerenstva i voditelji Radnih grupa.
5.3.2 Radne grupe
Povjerenstvo za znanstveno-stručni razvoj djeluje putem Radnih grupa koje se bave
specifičnim područjima od interesa iz medicinsko-laboratorijske dijagnostike.
Broj Radnih grupa koje djeluju unutar Povjerenstva nije ograničen.
5.3.3 Osnivanje Radnih grupa
Nove Radne grupa se mogu osnovati na inicijativu predsjednika Povjerenstva i na inicijativu
člana HDMBLM-a
11 od 79
5.3.3.1 Osnivanje Radne grupe na inicijativu predsjednika Povjerenstva
predsjednik Povjerenstva utvrđuje potrebu za osnivanjem nove Radne grupe i daje
prijedlog na razmatranje Glavnom odboru.
nakon odobrenja Glavnog odbora, raspisuje se javni poziv za članove Radne grupe
koji se objavljuje na mrežnoj stranici Društva
5.3.3.2 Osnivanje radne grupe na inicijativu članstva HDMBLM-a
član HDMBLM-a daje prijedlog za osnivanje nove Radne grupe.
prijedlog za prijavu nove Radne grupe ispunjava se na obrascu za prijavu projekta,
koji je dostupan na mrežnim stranicama HDMBLM-a.
ispunjeni obrazac se šalje administrativnoj tajnici ([email protected]).
Glavni odbor razmatra prijedlog projekta i upućuje ga na mišljenje Povjerenstva.
predsjednik Povjerenstva daje mišljenje Glavnom odboru o opravdanosti osnivanja
nove Radne grupe ili o uključenju prijedloga u postojeću Radnu grupu koja se već bavi
sličnim područjem.
nakon odobrenja Glavnog odbora, raspisuje se javni poziv za članove Radne grupe
koji se objavljuje na mrežnoj stranici Društva .
5.4 Povjerenstvo za etiku i deontologiju Povjerenstvo za etiku i deontologiju zaprima i ocjenjuje osnovanost pritužbi o kršenju
Kodeksa etike i deontologije medicinskih biokemičara te odluku prosljeđuje Sudu časti
HDMBLM-a.
Članovi Povjerenstva prebrojavaju glasačke ili anketne listiće kada je glasanje organizirano
elektroničkim putem te o rezultatima izvještava GO.
Ukoliko se provodi tajno glasanje elektroničkim putem, članovi Povjerenstva daju pismenu
izjavu o tajnosti podataka koja se pohranjuje u uredu HDMBLM-a.
5.5 Povjerenstvo za odličja Glavna zadaća Povjerenstva za odličja je da zaprima, prati i ocjenjuje prijedloge članstva
HDMBLM-a o dodjeljivanju pojedinih priznanja, odličja, povelja, nagrada i zahvalnica, a
prema Pravilniku za dodjelu odličja.
Svaki prijedlog, nakon ocjene Povjerenstva, šalje se Glavnom odboru HDMBLM-a koji donosi
konačnu odluku o dodjeli priznanja, odličja, povelja, zahvalnica i godišnjih nagrada.
Nakon odluke GO, predsjednik Povjerenstva šalje obavijest za mrežnu stranicu o rezultatima
natječaja.
12 od 79
5.6 Povjerenstvo za informiranje i odnose s javnošću (PIOJ)
5.6.1 OPĆI ZADACI
svakodnevno ažuriranje mrežne stranice HDMBLM-a te periodično slanje novosti
(newsletter)
svakodnevni rad na rubrici PITANJA ZA KORISNIKE
promocija struke i društva u javnosti, kako stručnoj tako i sveukupnoj putem raznih
promotivnih akcija i javnih istupa
promocija struke u europskim i svjetskim udruženjima
provođenje specifičnih zadataka indirektno vezanih uz funkcioniranje mrežne stranice
(poput glasovanja delegata itd.)
zadatak predsjednika PIOJ je organizacija i nadzor nad radom Povjerenstva. On za svoj
rad odgovara Glavnom odboru te sve aktivnosti treba poduzimati uz dozvolu GO i
predsjednice HDMBLM-a te koordinaciju s ostalim Povjerenstvima i predsjednicima
Podružnica
postavljanje izvješća sa skupova na kojima su sudjelovali članovi HDMBLM-a
postavljanje dokumenata koje su objavile Radne grupe
postavljanje prezentacija e-seminara.
5.6.2 SPECIFIČNI ZADACI
PIOJ unutar sebe organizira svakodnevna dežurstva vezana uz ažuriranje mrežne stranice,
slanje novosti te rad na rubrici Pitanja za korisnike.
Rad na rubrici Pitanja za korisnike uključuje svakodnevnu provjeru pristigle pošte/upita,
prosljeđivanje upita adekvatnoj osobi s obzirom na područje laboratorijske medicine i dio
mjeseca, slanje odgovora na adresu s koje je pristigao upit u roku od najviše 3 dana.
5.6.2.1 Svakodnevno ažuriranje mrežne stranice i slanje novosti
sve dokumente prije slanja u javnost treba poslati Predsjednici Društva na odobrenje,
iznimka su jedino materijali vezani uz sastanke u Podružnicama; ukoliko je
Predsjednica HDMBLM-a u CC mail-a te ukoliko je iz mail-a vidljivo da je Predsjednica
HDMBLM-a dobila materijal i odobrila ga, smatra se da je to odobreni materijal i ne
treba tražiti potvrdu
5.6.2.2 Priprema pristiglih materijala za objavu
prijevod s engleskog na hrvatski jezik (i obratno po potrebi): CROQALM obavijesti
treba stavljati na mrežnu stranicu u dvojezičnom formatu; EFLM i IFCC obavijesti u
dvojezičnom formatu; obavijesti o lokalnim događanjima na hrvatskom jeziku samo
na hrvatskom jeziku
13 od 79
prevođenje pristiglih materijala u odgovarajući format prikladan za objavu na
mrežnoj stranici
tekst vijesti za mrežne stranice, te vijesti koja se šalje putem novosti. treba biti
pripremljen u MS Word i treba imati odgovarajući naslov
sva izvješća i najave koja se objavljuju u obliku obrasca treba prekontrolirati
(pravopisne pogreške, stil i sl.) i formatirati (Arial 11 ili 10) te prije slanja mrežnom
administratoru prevesti u .pdf i spremiti tako da je u nazivu dokumenta: naziv
podružnice/tijela/skupa, mjesto skupa, datum skupa (ukoliko se radi o podružnici,
nakon naziva podružnice treba napisati radi li se o pozivu, sažetku ili prezentaciji te
ime i prezime predavača npr:
Zagrebacka_ poziv_ Ivan Horvat_ Zagreb_ 10-04-2013
IPGL_sazetak_ Ivana Horvat_ Opatija_ 11-02-2013
Dalmacija_poziv_ Sime Dalmatinac_Split_11-05-2013
Sjeverozapadna_prezentacija_ Ivana Horvat_ Varazdin_15-04-2013
SiB_poziv_ Ivan Horvat_ Osijek_ 12-04-2013)
napomena: jedino što ne treba formatirati je sadržaj „velike“ kućice u pozivu na
sastanak u podružnici, taj dio ostavljamo onako kako su nam poslali iz podružnica
svi pravilnici i dokumenti također trebaju biti u .pdf; svaki dokument treba imati
datum izdavanja i broj verzije, verziju zna onaj tko je dokument izradio
prezentacije s predavanja u podružnicama obavezno treba poslati predsjednici PIOJ
na provjeru poštivanja autorskih prava koja će onda navedenu prezentaciju prevesti u
pdf i poslati administratoru
hitne zahtjeve za objavom treba realizirati u roku od 24h, odnosno, prvi slijedeći radni
dan u skladu s radnim vremenom Studio hs Internet (pon-pet 8-16h); ukoliko se radi
o zahtjevu iznimno hitnom (realizaciju u roku od par sati), potrebno je kontaktirati
mobitelom predsjednicu PIOJ
zahtjeve za objavom koji nisu hitni (niti je naglašeno u zahtjevu niti je to vidljivo iz
teksta obavijesti) treba realizirati u slijedećim novostima koji će biti poslan u prvi
slijedeći utorak; sve obavijesti pristigle do 16h ponedjeljkom bit će objavljene u
newsletter-u sutradan, obavijesti pristigle nakon 16h u ponedjeljak i tijekom ostalih
dana u tjednu bit će objavljene u slijedećem newsletter-u koji se šalje utorkom
ukoliko zahtjev uključuje ažuriranje „fiksnih“ dijelova mrežne stranice (O nama,
CROQALM, Informacije za korisnike, Info, kalendar događanja), treba voditi računa da
se promjene izvrše na obje verzije stranice (i hrv i eng) te o tome izvijestiti
predsjednicu PIOJ
ukoliko se netko od osoba zaduženih za odgovaranje na upite ne odaziva, odnosno,
dva ili više puta uopće ne odgovori na poslani upit ili odgovori s velikim zakašnjenjem
14 od 79
(većim od predviđenog roka od 72h), o tome treba izvijestiti predsjednicu
Povjerenstva koja će donijeti odluku o isključenju tih osoba iz popisa odgovornih,
obavijestit će te osobe i GO
ukoliko se dogodi pogreška u nekoj obavijesti, treba poslati novu, ispravnu verziju
samo te obavijesti (ne čitave novosti) uz obaveznu ispriku članstvu
kada se postavi na mrežnu stranicu neki novi materijal poput izvješća, potrebno je
poslati članovima obavijest o tome u sljedećim novostima
5.7 Povjerenstvo za organizacijsko pravna pitanja Povjerenstvo za organizacijsko-pravna pitanja u suradnji sa nadležnim tijelima i drugim
povjerenstvima HDMBLM-a sudjeluje u pripremi, izradi ili izmjenama dokumenata iz
djelokruga rada HDMBLM-a. Zadaća Povjerenstva je sustavno praćenje svih dokumenata i
provjera sukladnosti sa Statutom HDMBLM-a i drugim zakonskim aktima. Aktivnosti
Povjerenstva su vezane i uz praćenje zakonske regulative, iznošenje prijedloga i mišljenja sa
ciljem zaštite prava članova, unaprjeđenja i veće prepoznatljivosti struke.
6 RADNE GRUPE
6.1 Općenito Unutar Povjerenstava HDMBLM-a mogu se osnivati i djelovati Radne grupe premaStatutu čl.
20.5.
Izuzev Radnih grupa unutar Povjerenstava, unutar HDMBLM-a mogu se osnivati i samostalne
Radne grupe. Samostalne Radne grupe osnivaju se iz redova članova HDMBLM-a i HKMB-a i
stručnih i znanstvenih društava s ciljem rada na prethodno točno definiranom zadatku te se
po izvršenju zadatka ukidaju. Voditelj samostalne Radne grupe član je Povjerenstva za
znanstveno stručni razvoj, a za svoj rad je odgovoran GO.
Radne grupe imaju voditelja i članove, a voditelj je član Povjerenstva za znanstveno stručni
razvoj i odgovoran je za rad Radne grupe kojom predsjedavapredsjedniku Povjerenstva.
Voditelj podnosi izvješće o radu Radne grupe predsjedniku Povjerenstva na zahtjev, a
najmanje jednom godišnje prije izrade godišnjeg izvješća o radu Povjerenstva.
Prijedlog za osnivanje Radne grupe može doći iz redova članova HDMBLM-a i/ili predsjednika
Povjerenstva. Član koji predlaže osnivanje Radne grupe upućuje predsjedniku Povjerenstva
detaljan plan rada i ciljeve Radne grupe. Predsjednik Povjerenstva upućuje prijedlog za
osnivanjem Radne grupe članovima GO na odobrenje. Po potrebi, a na prijedlog osnivača
Radne grupe, GO odobrava raspisivanje poziva za članove Radne grupe.
Predsjednik Povjerenstva može predložiti GO ukidanje Radne grupe ukoliko ona ne ostvaruje
minimum predloženog plana rada u razdoblju dužem od godine dana.
15 od 79
Voditelj Radne grupe izrađuje financijski plan na početku rada Radne grupe i jednom
godišnje, a najkasnije prije izrade godišnjeg financijskog plana Povjerenstva.
Član Radne grupe može na osobni zahtjev prekinuti rad u Radnoj grupi, a pisani zahtjev
upućuje voditelju Radne grupe koji o tome izvještava predsjednika Povjerenstva koji
izvještava GO. Odluku o potrebi popunjavanja Radne grupe novim članovima donose
predsjednik Radne grupe i predsjednik Povjerenstva te o tome izvještavaju GO. GO odobrava
raspisivanje poziva za nove članove.
6.2 Članovi Radnih grupa o Na javni poziv za sudjelovanje u Radnoj grupi mogu se javiti svi članovi HDMBLM-a
koji uredno izvršavaju svoje obveze prema Društvu (podmiruju članarinu).
o Iznimno, u Radnu grupu se može pozvati i osoba koja nije član HDMBLM-a, ukoliko
postoji potreba za uključenjem osobe izvan struke medicinske biokemije (npr.
liječnik).
o Poziv se može uputiti i direktno osobama za koje predsjednik Povjerenstva ili voditelj
Radne grupe smatraju da zbog svojih specifičnih znanja i iskustva na pojedinom
području mogu doprinijeti radu Radne grupe.
o Poziv za članove Radne grupe je javan i objavljuje se na mrežnim stranicama
HDMBLM-a.
o Prema naputku predsjednika Povjerenstva, administrativna tajnica je odgovorna za
objavu poziva na mrežnim stranicama HDMBLM-a.
o Nakon završetka natječaja, administrativna tajnica prikuplja pristigle prijave i šalje ih
predsjedniku Povjerenstva.
o Predsjednik Povjerenstva procjenjuje pristigle prijave i daje preporuku o novim
članovima Glavnom odboru.
o Nakon odobrenja Glavnog odbora, novi se članovi uključuju u Radnu grupu.
o Administrativna tajnica je odgovorna za ažuriranje promjena na mrežnoj stranici te za
slanje pisma o imenovanju novim članovima Radnih grupa.
o Svaka Radna grupa sadrži 3-5 članova.
o Ukoliko je zbog posebne kompleksnosti zadataka potrebno u Radnu grupu uključiti
više članova, predsjednik Povjerenstva može zatražiti od Glavnog odbora odobrenje
za proširenje Radne grupe.
6.3 Mandati Radnih grupa Ovisno o duljini mandata, postoje dva tipa Radnih grupa:
Trajne Radne grupe
o Osnivaju se s ciljem kontinuiranog rada u specifičnom polju medicinske
biokemije i laboratorijske medicine.
16 od 79
o Tijekom trajanja mandata ovakve Radne grupe kontinuirano izvršavaju
zadatke.
o Mandat ovakve Radne grupe je 4 godine.
Ukoliko se nova Radna grupa osniva na inicijativu predsjednika Povjerenstva,
predsjednik Povjerenstva definira tip grupe i trajanje mandata.
Ukoliko se nova Radna grupa osniva na inicijativu članova HDMBLM-a, podnositelj
prijedloga u obrascu za prijavu projekta predlaže tip grupe i trajanje mandata.
Predsjednik Povjerenstva može, ukoliko to smatra potrebnim, promijeniti predloženi
tip grupe i trajanje mandata.
Mandat članova Radne grupe počinje s datumom sjednice Glavnog odbora na kojoj su
imenovani.
Privremene Radne grupe (engl. task-and-finish)
o Osnivaju se s ciljem izvršenja specifičnog zadatka (izrada preporuka, provedba
ispitivanja), te se ispunjenjem ovog cilja raspuštaju.
o Mandat ove Radne grupe može biti jednu ili dvije godine
6.4 Zadaci Radnih grupa Osnovni zadatak svih Radnih grupa Povjerenstva za znanstveno-stručni razvoj HDMBLM-a je
svojim radom unaprijediti struku na području medicinske biokemije i laboratorijske
medicine. Rezultati rada moraju biti proizvodi od interesa za članstvo HDMBLM-a
(preporuke, postupnici, posteri, brošure) koji moraju bez naknade biti dostupni svim
članovima HDMBLM-a. Najčešći zadatak Radnih grupa je izrada preporuka za pojedina
područja medicinske biokemije i laboratorijske medicine u cilju harmonizacije postupaka na
nacionalnoj razini.
Kod izrade preporuke, potrebno je pratiti sljedeće naputke:
Preporuka mora biti temeljena na dokazima i uzimati u obzir specifičnosti
medicinsko-biokemijskih laboratorija u Hrvatskoj. Stoga je kao prvi korak neophodno
provesti anketno ispitivanje da bi se procijenio trenutni stupanj harmonizacije,
slaganje s međunarodno važećim smjernicama i da bi se identificirali ključni problemi
u pojedinim laboratorijskim područjima. Iznimno, ako već postoje podaci na kojima
će se temeljiti daljnji rad Radne grupe, nije potrebno provoditi anketu.
Kako bi rezultati anketnog ispitivanja bili dostupni domaćim i međunarodnim
stručnjacima, rezultate anketnog ispitivanja potrebno je objaviti u indeksiranom
znanstvenom časopisu s međunarodnom recenzijom.
Ekspertni tim pojedine Radne grupe piše dokument preporuke na engleskom jeziku
temeljen na rezultatima anketnih ispitivanja i najnovijih saznanja iz literature.
Takav se članak prijavljuje u časopis Biochemia Medica gdje se šalje na recenziju
međunarodnim stručnjacima iz navedenog područja rada.
17 od 79
Nakon usklađivanja dokumenta prema naputcima recenzenta, članak se ne prihvaća
za objavljivanje već prolazi postupak javne rasprave.
Članak se prevodi na hrvatski jezik i postavlja na mrežne stranice HDMBLM-a.
Članak se postavlja na dio mrežne stranice koji je dostupan samo članovima Društva.
Upućuje se javni poziv članovima da u elektronskom obliku pošalju svoje komentare
na dokument.
Dokument je otvoren za raspravu mjesec dana.
Tijekom tog razdoblja, u podružnicama se također dodaje točka dnevnog reda u kojoj
članovi prisutni na sastanku mogu svoje prijedloge i komentare dati predsjedniku
Podružnice koji ih prosljeđuje voditelju Radne grupe.
Nakon završenog razdoblja javne rasprave, članovi radne grupe razmatraju sve
zaprimljene komentare i pišu očitovanje na njih.
Očitovanje se u obliku pitanja/komentara i odgovora dodaje u integralni dio članka i
objavljuje na mrežnim stranicama HDMBLM-a.
Nakon uzimanja u obzir komentara članova HDMBLM-a, može se završiti postupak
prihvaćanja članka za objavljivanje.
Članak se objavljuje na engleskom jeziku u redovnom broju časopisa Biochemia
Medica. Hrvatska inačica preporuke priprema se za tisak i distribuira svim članovima
HDMBLM-a.
Za tisak preporuke potrebno je osigurati sponzorska sredstva od tvrtki s kojima
HDMBLM surađuje.
Tvrtke kojima se obraća za sponzorstvo odabiru se prema sadržaju preporuke.
Za osiguranje sredstava odgovoran je voditelj Radne grupe. Ukoliko voditelj ne uspije
osigurati potrebna sredstva izvještava o tome Predsjednicu HDMBLM-a, koja će
potom donijeti plan za financiranje tiska preporuke.
Nakon utvrđivanja jedne ili više tvrtki koja će osigurati sredstva, s njima se sklapa
Ugovor o sponzorstvu.
Administrativna tajnica odgovorna je za izradu Ugovora, a sadržaj Ugovora
odobravaju Predsjednica HDMBLM-a i voditelj Radne grupe.
Voditelj Radne grupe odgovoran je da se ispoštuju svi zahtjevi navedeni u ugovoru,
što uključuje završni pregled tiskane verzije preporuke na hrvatskom jeziku (broj i
položaj reklama i logotipova moraju odgovarati specifikacijama iz ugovora). Voditelj
Radne grupe daje završno odobrenje za tisak preporuke na hrvatskom jeziku.
Nakon objavljivanja hrvatske i engleske verzije preporuke, dokument se upućuje
Hrvatskoj komori medicinskih biokemičara na mišljenje. HKMB može izreći jedno od
tri mišljenja:
18 od 79
o HKMB ne preporučuje korištenje ove preporuke
o HKMB preporučuje korištenje preporuke, ali ona nije obvezujuća
o HKMB preporučuje korištenje preporuke i ona je obvezujuća.
6.5 Financiranje Radnih grupa
Voditelji Radnih grupa mogu u svom planu rada zatražiti financijska sredstva koja su
im neophodna za rad.
Potrebno je priložiti detaljan plan potrošnje sredstava uz valjane ponude/predračune
gdje je to primjenjivo.
Sredstva se mogu zatražiti isključivo za:
o Kupovinu literature (članci, preporuke)
o Reagense i potrošna sredstva za ispitivanje
o Licence za programe ili registracije za pojedine baze podataka
o Putne troškove za dolaske na sastanke za članova radnih grupa (ne više od
3.000,00 kn godišnje).
o Voditelj Radne grupe može predložiti predsjedniku Povjerenstva nabavku
stručnih smjernica (npr. CLSI) u sklopu financijskog plana ukoliko se ta
smjernica već ne nalazi na popisu vanjskih dokumenata HDMBLM-a
Nabavu provodi administrativna tajnica Društva.
6.6 Praćenje rada
Predsjednik i voditelji svih Radnih grupa sastaju se minimalno jednom godišnje na
sastanku u prostorijama HDMBLM-a.
Ukoliko je potrebno, na inicijativu predsjednika i/ili voditelja pojedinih Radnih grupa,
sastanci se mogu organizirati i češće.
Voditelji Radnih grupa pišu plan rada za narednu godinu.
Izvršenja plana se provjerava dva puta godišnje kada voditelji grupa šalju izvještaje
predsjedniku Povjerenstva.
Ukoliko pojedine točke plana nisu ostvarene, voditelji Radnih grupa dužni su
obrazložiti uzroke neizvršenja plana.
Ukoliko se učestalo ne postiže izvršenje navedenih zadataka, predsjednik
Povjerenstva može Glavnom odboru dati prijedlog o smjeni voditelja Radne grupe.
19 od 79
7 CROQALM
Prema Statutu čl. 30., CROQALM organizira i obavlja poslove vrednovanja kvalitete u
području medicinske biokemije i laboratorijske medicine. HDMBLM je osnivač Hrvatskog
centra za vrednovanje kvalitete u laboratorijskoj medicini (CROQALM).
CROQALM ima voditelja i članove.
Voditelja CROQALM-a imenuje i za svoj rad je odgovoran Glavnom odboru.
Članovi se biraju prema unaprijed utvrđenim uvjetima putem poziva svim članovima
HDMBLM-a kada se za to ukaže potreba, a prema odobrenju GO.
CROQALM može imati uži i širi sastav.
Uži sastav CROQALM-a čine voditelj i voditelji pojedinih modula.
Zadaci i rad CROQALM-a opisan je u Uputama o radu CROQALM-a.
8 NOVI PROJEKTI
9 KONGRESI I SIMPOZIJI U ORGANIZACIJI HDMBLM-a
HDMBLM organizira kongrese i simpozije za svoje članove i ostale stručnjake iz područja
medicinske biokemije i laboratorijske medicine iz zemlje i inozemstva.
9.1 Kongres Hrvatsko društvo za medicinsku biokemiju i laboratorijsku medicinu (HDMBLM) organizira
Kongres svake tri godine. Puni naziv kongresa je: Y. hrvatski kongres medicinske biokemije i
laboratorijske medicine s međunarodnim sudjelovanjem. Simbol Y zamjenjuje redni broj
kongresa. 6. Kongres je održan 2009. godine, a 7. zajedno s 2. EFCC-UEMS Kongresom 2012.
godine.
Termin održavanja Kongresa mora biti u vremenskom razdoblju 15. rujna - 15. studenog (u
trajanju od 3 dana, od četvrtka do subote).
Kongres je najznačajniji domaći znanstveni skup za medicinske biokemičare, na kojem se
okupljaju brojni domaći i međunarodno priznati stručnjaci u području medicinske biokemije.
Znanstveni program Kongresa teži pokazati najvažnija dostignuća u struci glede medicinsko-
dijagnostičkih strategija i laboratorijske tehnologije, njihovu kliničku primjenu te pokazati
daljnje smjerove razvoja struke. Teme Kongresa teže pokriti što šire stručno i znanstveno
područje. Službeni jezici Kongresa su hrvatski i engleski jezik.
Kongres se održava u Zagrebu.
20 od 79
Prijedlog programa i budžeta radi procjene primjerenosti šalje se na Conference Vetting
System (CVS): http://www.ethicalmedtech.eu/.
9.1.1 Upute za organizaciju kongresa
9.1.1.1 Tijela kongresa
U organizaciji Kongresa sudjeluju:
• Organizacijski odbor,
• Znanstveni odbor
• Tajnica HDMBLM
Za pomoć u organizaciji Kongresa moguće je pozvati i studente Farmaceutsko-biokemijskog
fakulteta.
9.1.1.2 Organizacijski odbor
Pravo na organizaciju Kongresa imaju sve Podružnice HDMBLM ili ustanove (klinički bolnički
centri, kliničke bolnice ili druge), a o redoslijedu odlučuje Glavni odbor HDMBLM. Najviše 6
mjeseci nakon održavanja Kongresa na sastanku Glavnog odbora, članovi GO HDMBLM
donose odluku o izboru Podružnice ili ustanove koja će biti zadužena za organizaciju
sljedećeg Kongresa. Na prvom sljedećem sastanku Glavnog odbora, Podružnica ili ustanova
koja je dobila organizaciju Kongresa na svom sastanku imenuje Predsjednika Organizacijskog
odbora. Predsjednik Organizacijskog odbora sastavlja Organizacijski odbor. Organizacijski
odbor sastoji se od Predsjednika i osam članova. Šest članova odabire Predsjednik
Organizacijskog odbora, sedmi član organizacijskog odbora je član organizacijskog odbora
prošlog Kongresa, a osmi član je osoba imenovana od strane uredništva časopisa Biochemia
Medica, koja je zadužena za pripremu knjige sažetaka. Za organizaciju Kongresa u potpunosti
je odgovoran Organizacijski odbor.
Predsjednik Podružnice ili voditelj ustanove je dužan izvijestiti Glavni odbor HDMBLM o
izboru Predsjednika i članova Organizacijskog odbora Kongresa najkasnije do kraja travnja
20XX.-2 godine, gdje 20XX. označava godinu održavanja Kongresa. Glavni odbor HDMBLM
potvrđuje sastav Organizacijskog odbora Kongresa.
Od osnutka Organizacijskog odbora, Glavni odbor (GO) HDMBLM može pozvati Predsjednika
OO da prisustvuje sastancima Glavnog odbora HDMBLM ili da pripremi izvještaj o
aktivnostima i financijski izvještaj.
Rad Predsjednika i svih članova u Organizacijskom odboru je dobrovoljan i obavlja se bez
ikakve financijske naknade.
Organizacijski odbor predlaže Glavnom odboru Agenciju za kongresni turizam, temeljem
najpovoljnije ponude, a GO odlučuje o izboru agencije. Predsjednik HDMBLM potpisuje
ugovor s odabranom agencijom.
Organizacijski odbor zadužen je za:
izbor kongresnog centra u Zagrebu u kojem će se održati Kongres
raspored predavanja svih znanstvenih događanja – dozvoljena satnica, broj predavača
21 od 79
dogovaranje dodatne pomoći oko znanstvenih događanja (studenti FBF koji brinu o
prezentacijama predavača, dodaju mikrofone u diskusiji)
ugovaranje sponzora, donatora i izlagača
odabir agencije za pomoć u organizaciji kongresa
izradu i razradu financijskog plana Kongresa (kotizacija, cjenik sponzorskih paketa,
izložbenih čestica, tiska svih materijala (zahvalnice, identifikacijske kartice, reklame,
brošure, završni program, knjiga sažetaka i sl.), tehničke opreme, zaštitara i
vatrogasca i dr.)
organizaciju svih znanstvenih događanja na Kongresu (dvorane, dodatna tehnička
oprema (LCD projektori, mikrofoni, razglasi, prijenosna računala, pisači), poster
panoe i sl.),
utvrđivanje rokova za registraciju sudionika, rokova za predaju sažetaka
komunikaciju s predavačima i ostalim uvaženim gostima Kongresa
dogovore s Povjerenstvom za informiranje i odnose s javnošću u vezi promidžbe
Kongresa u medijima
osigurati i organizirati nagrade za najbolje posterske sažetke
dogovore s Povjerenstvom za edukaciju u vezi savjeta u organizaciji Kongresa
dogovore s Povjerenstvom za edukaciju u vezi bodovanja Kongresa od strane
Hrvatske komore medicinskih biokemičara (Povjerenstvo za edukaciju rješava
bodovanje Kongresa od strane HKMB)
organizaciju ceremonije otvaranja (svečani govori važnih uzvanika, podjela nagrada…)
dogovore s Povjerenstvom za odličja u vezi podjele nagrada. OO dužan je osigurati
simboličan poklon i cvijeće za dobitnike nagrada
traženje pokroviteljstava krovnih organizacija EFLM i IFCC kao i pokroviteljstava
nadležnih ministarstava i ureda predsjednika.
nabavu Kongresnih torbi i tisak Kongresnog logotipa na torbu
nabavu ostalih materijala za Kongresnu torbu (blokovi, olovke, akreditacije s
trakicama),
nabavu poklona za sve sudionike Kongresa,
nabavu poklona za predavače, počasne goste i druge uzvanike Kongresa,
izradu završnog programa, tisak istog i distribuciju sudionicima kongresa (u
Kongresnoj torbi)
objavu knjige sažetaka
22 od 79
osmišljanje i tisak potvrdnica sudionicima te zahvalnica OO, ZO, predavačima,
sponzorima, donatorima, izlagačima
izradu i održavanje mrežne stranice Kongresa i oglašavanje Kongresa na društvenim
mrežama
osmišljavanje logotipa (vizualnog identiteta) Kongresa
Odabrana agencija zadužena je za:
pregovore s hotelom i/ili kongresnim centrom o cijeni dvorana i tehničke opreme,
Kongresnog ureda, dostupnosti interneta za vrijeme trajanja kongresa, organizacije
stanki za kavu, obroke, izložbeni prostor,
organizaciju smještaja i prijevoza sudionika Kongresa.
organizaciju smještaja i prijevoza za sve sudionike Kongresa za koje Kongres snosi
troškove (Predsjednik HDMBLM, članovi Organizacijskog i Znanstvenog odbora
Kongresa, svi predavači i Počasni gosti Kongresa, u daljnjem tekstu Uzvanici)
organizaciju zajedničke večere,
organizaciju večere za Uzvanike
Organizacijski odbor zadužen je i za slanje ponuda tvrtkama na jedan od oblika suradnje
(donacije, sponzorstvo, izlaganje, radionica, oglašavanje i dr.). Ponude treba slati tijekom
godine koja prethodi Kongresu, a najkasnije do prosinca 20XX-1. godine.
Tajnica HDMBLM zadužena je i za vođenje evidencije o svim učinjenim troškovima koji
proizlaze iz Kongresa. Svi članovi Organizacijskog odbora dužni su obavještavati Tajnicu
Kongresa o učinjenim troškovima proizašlim zbog organizacije Kongresa. Tajnica kongresa
vodi evidenciju o zainteresiranim tvrtkama i dogovorenim oblicima suradnje (sponzori,
donatori, izlagači) te koordinira potpisivanje ugovora između zainteresiranih strana i
HDMBLM. Sve troškove odobrava isključivo Predsjednik organizacijskog odbora, koji je
odgovoran za financijsko stanje Kongresa.
9.1.1.3 Budžet kongresa
Prije početka organizacije OO daje prijedlog budžeta Kongresa na odobrenje GO. Tek nakon
odobrenja GO, organizacija može započeti. Prijedlog budžeta daje se GO na odobrenje, a
troškovi moraju biti u okviru predloženog budžeta.
Predložak za prijedlog budžeta u kojem su obuhvaćene stavke potrebne za organizaciju,
prilog je ovim smjernicama (Prijedlog financijskog plana kongresa.xlsx).
9.1.1.4 Mjesto održavanja kongresa
Organizacijski odbor dužan je do svibnja 20XX.-2 godine donijeti odluku o mjestu i točnom
datumu održavanja Kongresa. Mjesto održavanja Kongresa je Zagreb. Predsjednik
Organizacijskog odbora na sastanku Glavnog odbora HDMBLM u prvoj polovici 20XX.-2
godine, u okviru simpozija HDMBLM, izvještava Glavni odbor o odabranom kongresnom
23 od 79
centru i točnom datumu održavanja Kongresa. Odluku o mjestu i točnom datumu održavanja
Kongresa mora potvrditi GO HDMBLM.
9.1.1.5 Znanstveni odbor kongresa
Predsjednika Znanstvenog odbora predlažu članovi Glavnog odbora HDMBLM. Odluku o
izboru Predsjednika znanstvenog odbora Kongresa donosi Glavni odbor HDMBLM na svom
sastanku u prvoj polovici 20XX-2 godine. Odluku o Predsjedniku Znanstvenog odbora
Kongresa mora potvrditi GO HDMBLM.
Predsjednik Znanstvenog odbora samostalno sastavlja Znanstveni odbor. Znanstveni odbor
sastoji se od Predsjednika i šest članova. Znanstveni odbor u potpunosti je odgovoran za
znanstveni sadržaj Kongresa. Od osnutka Znanstvenog odbora, Glavni odbor (GO) HDMBLM
može pozvati Predsjednika ZO da prisustvuje sastancima Glavnog odbora HDMBLM ili da
pripremi izvještaj o aktivnostima u organizaciji Kongresa.
Jedna osoba može biti najviše dva puta Predsjednik Znanstvenog odbora, no ne na dva
uzastopna Kongresa.
Znanstveni odbor kongresa sastavlja Program Kongresa prema rasporedu pod točkom 6.
(Satnica Kongresa). Tijekom Kongresa ukupno se održava 1 počasno predavanje, 2 plenarna
predavanja i 6 simpozija te određeni broj industrijskih radionica. Broj industrijskih radionica
ovisi o broju zainteresiranih tvrtki.
Broj predavanja, predavača i voditelja za pojedine Kongresne cjeline naveden je u Tablica 1.
Tablica 1 Broj predavanja, predavača i voditelja za pojedine Kongresne cjeline.
Tematska cjelina Broj predavača* Broj voditelja† Trajanje (min) Broj cjelina na Kongresu
Počasno predavanje 1 1 45 1
Plenarno predavanje 1 1 45 2
Simpozij 3 1 90 6
Industrijska radionica
2 90 prema interesu
Znanstveni odbor zajednički dogovara predavača počasnog i plenarnih predavanja. Svi
članovi Znanstvenog odbora preuzimaju voditeljstvo barem jedne od Kongresnih cjelina.
Voditelji Kongresnih cjelina definiraju teme predavanja i predavače. Osim toga, svi članovi
Znanstvenog odbora moraju biti i predavači u barem jednoj od Kongresnih cjelina.
Predsjednik Znanstvenog odbora je odgovoran za usklađivanje sadržaja Kongresa i ima
ovlasti utjecati na sadržaj pojedinih Kongresnih cjelina.
Međunarodni stručnjaci pozivaju se na sudjelovanje u Kongresnim cjelinama, a njihov broj u
svakog Kongresnoj cjelini ne smije biti veći od broja domaćih predavača pri čemu
međunarodni stručnjaci mogu biti predavači počasnog predavanja, plenarnih predavanja i/ili
24 od 79
jednog od predavanja u Kongresnim simpozijima. Kao pomoć pri izboru predavača može
poslužiti baza stručnjaka (Speakers bureau) koja je dostupna na stranicama IFCC-a i EFLM-a:
• http://www.ifcc.org/ifcc-education-
division/httpwwwifccorgmedia292375speakers20bureau2020-rev20620-20jan202015pdf/
• http://www.eflm.eu/index.php/EFLM_Speakers_Bureau.html)
Na kraju svakog Simpozija moguće je pozvati do 2 autora postera da usmeno izlože svoje
rezultate u trajanju od po 5 minuta. Sudionici koji usmeno izlažu svoja posterska predavanja
nisu u kategoriji pozvanih predavača i sami snose troškove dolaska na Kongres.
Industrijske radionice u potpunosti su odgovornost tvrtke koja je organizira. Predavači i
voditelji u industrijskim radionicama izbor su tvrtke organizatora radionice. Znanstveni odbor
ne snosi odgovornost za industrijske radionice.
Znanstveni odbor dužan je tijekom 20XX-1 godine odaslati pozive svim predavačima i
najkasnije do 1. studenog 20XX-1. dobiti njihove službene pristanke, temeljem kojih se slaže
Preliminarni program. Preliminarni program se objavljuje na mrežnim stranicama Kongresa i
sadrži nazive svih Kongresnih simpozija, radionica, predavanja i predavača. Sadržaj
Preliminarnog programa ne mijenja se, osim u iznimnim slučajevima (npr. zbog otkazivanja
predavača). Preliminarni program i podatke o predavačima (Ime i prezime, naslov
predavanja, Ustanova, Adresa ustanove (grad, zemlja), e-pošta, telefon, vrsta sudjelovanja)
Znanstveni odbor mora najkasnije do 15. studenog 20XX-1 godine dostaviti Organizacijskom
odboru. Organizacijski odbor u suradnji s Agencijom dalje skrbi o mrežnoj stranici, a o
organizaciji puta i smještaja pozvanih predavača brine sama Agencija.
Znanstveni odbor mora najkasnije do 15. studenog 20XX-1 godine pripremiti popis
Kongresnih tema za mrežnu stranicu prema kojima će se prijavljivati posterski sažeci. Popis
Kongresnih tema se dostavlja Organizacijskom odboru.
9.1.1.6 Satnica kongresa
Kongres traje do tri dana. Prvi dan je predviđen za ceremoniju otvaranja Kongresa i počasno
predavanje nakon čega slijedi znanstveni program.
Znanstveni program Kongresa odvija se u vidu plenarnih predavanja, simpozija i znanstvenih
i industrijskih radionica, prema sljedećem rasporedu (Tablica 2)
Tablica 2 Satnica kongresa
Dan 1. dan (četvrtak)
2. dan (petak) 3. dan (subota)
Registracijski ured 8:30-18:30 8:30-18:30 8:30-18:30
Otvaranje Kongresa 09:00-10:00
Simpozij 1 11:30-13:00 9:00-10:30 9:00-10:30
Plenarno/počasno predavanje 10:00-11:00 11:00-12:00 11:00-12:00
Radionica 1 13:15-14:45 12:15-13:45 12:15-13:45
Radionica 2 14:45-16:15 13:45-15:15 13:45-15:15
25 od 79
Posterska sekcija (ocjenjivanje) 14:00-15:00 14:00-15:00 14:00-15:00
Simpozij 2 16:30-18:00 15:30-17:00 15:30-17:00
Izlagački prostor 9:00-18:00 9:00-18:00 9:00-18:00
9.1.1.7 Važni datumi
U Tablica 3 navedeni su važni datumi kojih se Organizacijski i Znanstveni odbori trebaju
pridržavati.
Tablica 3 Važni datumi
svibanj 20XX-3 Odluka o Podružnici ili ustanovi zaduženoj za organizaciju Kongresa.
listopad 20XX-3 Podružnica na svom sastanku imenuje Predsjednika Organizacijskog odbora. Predsjednik Organizacijskog odbora sastavlja Organizacijski odbor.
prosinac 20XX-3 Predsjednik Podružnice izvještava Glavni odbor HDMBLM o izboru Predsjednika i članova Organizacijskog odbora Kongresa.
Rujan 20XX-2 Sastaviti sponzorsku brošuru (istražiti sve potrebno za izradu brošure)
početkom 20XX-1 Sastaviti specifikacije za mrežnu stranicu Kongresa, prikupiti materijale za mrežnu stranicu te ponude za izradu mrežne stranice
listopad 20XX-2 Organizacijski odbor daje prijedlog budžeta Kongresa na odobrenje GO. Tek nakon odobrenja GO, organizacija može započeti.
svibanj 20XX-2 Organizacijski odbor na sastanku Glavnog odbora HDMBLM (u sklopu Simpozija HDMBLM) izvještava o mjestu i točnom datumu održavanja Kongresa.
svibanj 20XX-2 Glavni odbor donosi odluku o Predsjedniku Znanstvenog odbora Kongresa.
Predsjednik Znanstvenog odbora sastavlja Znanstveni odbor.
ljeto-jesen 20XX-2 Predsjednik Znanstvenog odbora izvještava Glavni odbor HDMBLM o izboru članova Znanstvenog odbora Kongresa.
početkom 20XX-1 Sastaviti specifikacije za vizualni identitet Kongresa te tražiti ponude za izradu vizualnog identiteta
početkom 20XX-1 Sastaviti specifikacije za agencije te tražiti ponude agencija
početkom 20XX-1 Znanstveni odbor šalje pozive svim predavačima.
listopad 20XX-1 Rok za postavljene mrežne stranice Kongresa i početak oglašavanja Kongresa na ostalim stručnim skupovima i u zadnjem broju Biochemia Medice u 20XX-1
1.listopad 20XX-1 Rok za Preliminarni program Kongresa
15. listopad 20XX-1 Rok za pokroviteljstva EFLM-a i IFCC-a
26 od 79
15. listopad 20XX-1 Rok za dostavu svih podataka o predavačima Organizacijskom odboru kako bi se mogla poslati službena pozivna pisma
1.prosinac 20XX-1 Rok za slanje ponuda tvrtkama na jedan od oblika suradnje (donacije, sponzorstvo, izlaganje, radionica, oglašavanje i dr.).
1. studeni 20XX-1 Na mrežnoj stranici Kongresa objavljuje se Preliminarni program s predavačima.
siječanj 20XX Otvorena registracija i prijava sažetaka.
15. travnja 20XX Rok za prijavu sažetaka.
15. travnja 20XX Rana registracija.
1.srpanj 20XX Knjiga sažetaka (Biochemia Medica) ide na prijelom
1. kolovoz 20XX Biochemia Medica ide u tisak ili na mrežnu stranicu.
1. kolovoz 20XX Konačni program ide u tisak i postavlja se na mrežnu stranicu.
9.1.1.8 Hotel i kongresni centar
Kongres se održava u sklopu hotela u kojem odsjedaju sudionici Kongresa ili u odvojenom
Kongresnom centru. Kongresni centar mora biti u neposrednoj blizini hotela u kojem
odsjedaju sudionici Kongresa. Ako Kongresni centar nije u neposrednoj blizini hotela tada
Organizacijski odbor mora osigurati prijevoz do Kongresnog centra Uzvanicima Kongresa.
Organizacijski odbor u suradnji s Agencijom odabire hotel ili kongresni centar u kojem će se
održavati Kongres. Agencija je posrednik u pregovorima između Hotela i Organizacijskog
odbora. Prilikom odabira agencije treba uzeti u obzir i povoljnosti koje svaka nudi na osnovu
ponude hotela poput ponude da na svakih 20 soba hotel treba Organizatoru Kongresa
ponuditi jednu dvokrevetnu sobu gratis i dr.
Hotel u kojem odsjedaju sudionici Kongresa mora zadovoljavati sljedeće kriterije:
smještajni kapacitet od 400 dvokrevetnih soba,
restoran za zajedničku večeru s 400 sjedećih mjesta i prostorom za glazbu (izvođače) i
ples.
Kongresni centar u kojem će se održavati Kongres mora zadovoljavati sljedeće kriterije:
prostor za registraciju (registracijski ured gdje se mogu odložiti sve kongresne torbe i
sav prateći materijal za organizaciju kongresa po mogućnosti sa stolom za sastanke
organizacijskog odbora i dogovore), stol za registraciju gdje stanu barem tri prijenosna
računala za registraciju sudionika i pisač i bežičnu Internet mrežu,
1 dvoranu za počasno, plenarna i simpozijska predavanja te prema potrebi
industrijsku radionicu s 400 sjedećih mjesta, opremljenu govornicom, ozvučenjem i
opremom za projekciju te stolom za voditelja,
27 od 79
2 dvorane za industrijske radionice sa 100 sjedećih mjesta, opremljenu govornicom i
opremom za projekciju,
prostor za izlagače i sponzore, površine oko 600 m2,
prostor za postersku izložbu, površine oko 200 m2
stalci s nosačima dimenzije 100x200 cm, za 100-150 postera,
prostore za stanke za kavu.
9.1.1.9 Kongresne tiskovine
Kongresne tiskovine su poseban broj časopisa Biochemia Medica (Supplement koji ima
poseban ISSN broj), Konačni program, promotivni plakati Kongresa.
Priprema i tisak posebnog broja časopisa Biochemia Medica odgovornost su Uredništva
Časopisa. Posebni broj može i ne mora biti u tiskanom formatu, ali svakako mora biti
priređen na način da odražava identitet časopisa. Može se distribuirati na nekom od
elektroničkih medija (CD, USB memorijski ključ i sl.) ili postaviti na mrežne stranice Kongresa
i/ili časopisa Biochemia Medica. U Kongresnom izdanju časopisa Biochemia Medica nalaze
se sažeci svih predavanja i postera s Kongresa, a broj je dostupan na mrežnoj stranici, a može
i na nekom od elektronskih medija (CD, DVD ili USB). Uredništvu je potrebno najkasnije do
15. lipnja 20XX. godine dostaviti sve sažetke u elektronskom obliku. Točan oblik u kojem
treba pripremiti sažetke Uredništvo Časopisa dogovara Organizacijskim odborom. Za svaki
sažetak moraju biti potpuni sljedeći podaci:
o ime i prezime svih autora
o ustanove za sve autore, na hrvatskom i engleskom jeziku
o e-mail adresa autora nositelja postera
o naslov sažetka na hrvatskom i engleskom jeziku
o tekst sažetka na hrvatskom i engleskom jeziku
o posterska/simpozijska tema pod kojom se sažetak prijavljuje (prema
popisu na mrežnoj stranici).
Sažeci za postere mogu sadržavati najviše 300 riječi i biti strukturirani u cjeline Uvod,
Materijali/Ispitanici i Metode, Rezultati i Zaključak. Sažeci za predavanja pišu se slobodnim
tekstom, nisu strukturirani i mogu sadržavati najviše 500 riječi.
Za prijavu sažetaka Organizacijski odbor treba dogovoriti s izvođačem mrežne stranice
mogućnost prijave putem mrežnih stranica Kongresa.
Konačni program sastavlja i uređuje Organizacijski odbor. Konačni program mora sadržavati
detaljnu satnicu Kongresa te sve druge važne informacije o Kongresu:
o uvodnu stranicu na kojoj je pozdravna riječ Organizacijskog i Znanstvenog
odbora
o Organizatora Kongresa (to je HDMBLM)
o Kontakt (tajništvo Kongresa ili HDMBLM),
o Mjesto i točan datum održavanja Kongresa,
28 od 79
o Sastav Organizacijskog odbora,
o Sastav Znanstvenog odbora,
o Popis Kongresnih tema,
o Znanstveni program kongresa s detaljnom satnicom,
o Popis prijavljenih postera po posterskim sekcijama (temama) i rednim brojem
svakog postera,
o Opis i detaljan raspored društvenog programa u sklopu Kongresa
o Popis sponzora, donatora, izlagača
o Tajništvo Kongresa (Agencija za kongresni turizam)
Konačni program mora biti postavljen na mrežne stranice Kongresa do 1. srpnja 20XX.
godine. Tada se materijali šalju u studio za tisak. O tisku brine Organizacijski odbor. Konačni
program tiska se u nakladi do 500 primjeraka i dio je Kongresnih materijala.
9.1.1.10 Mrežne stranice
Organizacijski odbor u suradnji s Agencijom brine o izradi mrežne stranice Kongresa.
Organizacijski odbor je odgovoran za pripremu materijala odgovarajuće kvalitete i u skladu s
rokovima (vidi Tablica 3. Važni datumi).
Odgovornost je Organizacijskog odbora da Kongresne stranice budu postavljene i potpuno
funkcionalne najkasnije do listopada 20XX-1. godine. Mrežna stranica mora sadržavati:
o uvodnu stranicu na kojoj je pozdravna riječ predsjednika Organizacijskog i
Znanstvenog odbora,
o Organizatora Kongresa (to je HDMBLM)
o Kontakt (tajništvo Kongresa)
o Mjesto i točan datum održavanja Kongresa
o Podatke o službenoj agenciji kongresa s poveznicom na mogućnost rezervacije
smještaja (informacija o hotelu, veza s mrežnom stranicom hotela)
o Iznos kotizacije i način uplate
o Sastav Organizacijskog odbora
o Sastav Znanstvenog odbora
o Popis Kongresnih tema za prijavu postera
o Preliminarni program (od. 1. srpnja Konačni program)
o Upute za registraciju i obrazac za registraciju sudionika putem mrežnih
stranica Kongresa
o Upute za pripremu sažetaka i obrazac za prijavu sažetaka svih sudionika
putem mrežnih stranica Kongresa
o Obavijesti za pripremu postera (dimenzije)
o Poveznicu na stranicu odabrane turističke agencije s informacijama o
organizaciji zajedničke večere (Networking event).
o Sponzore, donatore, izlagače
29 od 79
9.1.1.11 Registracija (prijava) za kongres
Registracija sudionika za sudjelovanje na Kongresu odvija se putem mrežnih stranica
Kongresa. Bez dokaza o uplati nije moguće dobiti Kongresne materijale i sudjelovati na
Kongresu.
Preporuka je staviti datum za ranu registraciju jer je u tom slučaju bolji uvid u konačan broj
sudionika, a taj broj je ključan za organizaciju Kongresa (zajedničke večere, kongresnih
tiskovina i dr.)
Moguća je i registracija na Kongresu u Registracijskom uredu (Ured za prijavu). Radno
vrijeme registracijskog ureda navedeno je u Tablica 2 (Satnica Kongresa).
Svi sudionici Kongresa pri registraciji moraju dobiti akreditacijski bedž koji sadrži:
o ime i prezime sudionika
o grad, državu
o vrsta sudjelovanja sudionika na Kongresu (Organizator, Znanstveni
odbor, Predavač, voditelj, sudionik, sponzor, donator, izlagač, počasni
gost).
Boja akreditacijskog bedža je definirana vrstom sudjelovanja na Kongresu.
Akreditacijski bedž sponzora i izlagača treba imati posebnu boju. Svi sponzori i izlagači mogu
prisustvovati predavanjima, ali društveni program (zajednička večera) se zasebno plaća po
dogovorenoj cijeni.
Potvrdnice se dijele zadnji dan Kongresa.
9.1.1.12 Kotizacija
Visinu kotizacije predlaže Organizacijski odbor u sklopu prijedloga budžeta Kongresa, a
odobrava Glavni odbor HDMBLM. Kotizacija se računa tako da pokrije sve troškove koji
proizlaze iz Kongresa, na bazi 300 sudionika.
Puna kotizacija uključuje kongresne materijale (torbu, knjigu sažetaka, konačni program,
poklon), potvrdnicu,
Organizacija Kongresa mora pokriti troškove kotizacije puta i smještaja za Predsjednika
HDMBLM, članove Organizacijskog i Znanstvenog odbora Kongresa i svih predavača. Na
Kongres se mogu pozvati i počasni gosti (temeljem odluke GO HDMBLM) čije troškove
(prijevoz i smještaj) snosi Kongres te trebaju biti uključeni u financijski plan. Kongres ne snosi
troškovi osobe u pratnji za pozvane sudionike.
Visinu kotizacije predlaže Organizacijski odbor, a odobrava Glavni odbor HDMBLM. Kotizacija
se računa tako da pokrije sve troškove koji proizlaze iz Kongresa, na bazi 350 sudionika.
30 od 79
9.1.1.13 Nagrade
Na Kongresu se mogu dodijeliti sljedeće nagrade HDMBLM-a: priznanje HDMBLM za životno
djelo, odličje “Marijana Fišer-Herman”, odličje “Ibrahim Ruždić”, povelja HDMBLM i
zahvalnica HDMBLM. O tim nagradama odlučuje Glavni odbor HDMBLM, na prijedlog
Povjerenstva za odličja, a prema Pravilniku o dodjeljivanju odličja. Nagrade se dodjeljuju na
svečanosti Otvaranja Kongresa, a zahvalnice sponzorima na svečanoj večeri
Na Kongresu se biraju i dobitnici nagrada za najbolje postere. Ocjenjivanje provodi
Znanstveni odbor, a ovisno o broju postera imenuju se i drugi članovi Društva kao članovi
komisije. Za pojedine sekcije treba osigurati najmanje dva člana u komisiju. Broj nagrada koji
se dodjeljuje određuje Organizacijski odbor u dogovoru sa Znanstvenim odborom, a ovisno o
financijskim mogućnostima organizacije Kongresa. Dobitnici nagrada za najbolji poster
proglašavaju se na svečanosti zatvaranja Kongresa.
9.1.1.14 Agencija za kongresni turizam
Agencija je zadužena za organizaciju puta za sve sudionike Kongresa za koje Kongres snosi
troškove (Predsjednik HDMBLM, članovi Organizacijskog i Znanstvenog odbora Kongresa, svi
predavači i Počasni gosti Kongresa, u daljnjem tekstu Uzvanici) kao i za rezervaciju hotelskog
smještaja i dvorane za Kongres te svih daljnjih dogovora s hotelom vezano za ugostiteljske
usluge (stanke za kavu, ručak za predavače, zajednička večera (Networking event)).
Agenciju je potrebno odabrati prema najpovoljnijoj ponudi (od najmanje 3) i uključiti u
organizaciju prije biranja mjesta događaja.
Prema Zakonu o pružanju usluga u turizmu međunarodna znanstvena udruga (HDMBLM)
može organizirati konferenciju te sudionicima organizirati kavu na pauzi, domjenak
dobrodošlice te svečanu večeru, uz objavljivanje na mrežnoj stranici lokacije održavanja
konferencije i napomene da su za sudionike cijene smještaja snižene. Navedeno se ne
smatra pružanjem usluga turističke agencije jer se ne radi o posredovanju ugostiteljskih
usluga tj. o prodaji i rezervaciji smještaja i drugih ugostiteljskih usluga niti posredovanju u
sklapanju ugovora o organiziranom putovanju (paket-aranžman i izlet).
HDMBLM može na svojoj mrežnoj stranici objaviti mjesto održavanja određenih skupova.
Nema zapreke da neprofitne pravne osobe (HDMBLM) istaknu i da su cijene smještaja za
sudionike snižene, pod uvjetom da sudionici takvih skupova sami plaćaju smještaj i prehranu
ugostitelju. Jednako tako, nema zapreke niti da se za sudionike organizira i kava za vrijeme
pauze, domjenak dobrodošlice i svečana večera. Ukoliko se, pored organiziranja znanstvene
konferencije organizira i paket-aranžmani ili izlet, u tom slučaju radi se o pružanju usluga
turističke agencije, a što je protivno Zakonu o pružanju usluga u turizmu te HDMBLM ne
smije sudjelovati u organizaciji izleta. Agencija može neovisno organizirati izlet koji sudionici
plaćaju direktno Agenciji.
Organizacijski odbor dostavlja Agenciji 1. siječnja 20XX. godine popis Uzvanika prema kojem
Agencija šalje pisma sa svim informacijama o Kongresu, načinu registracije, putu i smještaju,
te nudi pomoć u organizaciji puta. Pisma sastavlja Organizacijski odbor i dostavlja Agenciji
Kongresa zajedno s popisom Uzvanika. Agencija je zadužena voditi evidenciju o detaljima i
31 od 79
troškovima puta i smještaja svih uzvanika i o tome redovito izvještavati Predsjednika
organizacijskog odbora.
9.1.1.15 Otvaranje i zatvaranje kongresa
Ceremonija otvaranja
Ceremoniju otvaranja vodi Predsjednik organizacijskog odbora ili osoba koju Predsjednik
imenuje za tu ulogu. Na Otvaranje Kongresa zovu se Predsjednik HDMBLM, Predsjednik
HKMB, najviši gosti i uzvanici iz državne i lokalne uprave, predstavnici grada, hotela, izaslanici
nadležnih Ministarstava, te drugi važni gosti. Tijekom ceremonije pozdravljaju se visoki gosti i
pozivaju na pozornicu da se obrate skupu prema protokolu (Prilog 2. Protokol svečanog
otvaranja). Tijekom ceremonije organizira se kratki umjetnički program, a ceremonija
otvaranja traje najviše 1 sat.
Ceremonija zatvaranja Kongresa
Ceremoniju zatvaranja vodi Predsjednik organizacijskog odbora koji ukratko izvještava o
zbivanjima tijekom Kongresa. Skupu se obraća i Predsjednik Znanstvenog odbora Kongresa.
Proglašavaju se dobitnici nagrada za najbolja posterska izlaganja. Potom Predsjednik
HDMBLM službeno zatvara skup.
9.1.1.16 Aktivnosti nakon kongresa
Nakon održanog Kongresa Predsjednik organizacijskog odbora dužan je za prvu sljedeću
sjednicu Glavnog odbora pripremiti izvještaj koji mora sadržavati:
o financijsko izviješće Kongresa,
o kratki opis znanstvenog dijela Kongresa,
o ukupan broj sudionika, izlagača, predavača (domaćih i stranih),
o kratki opis ostalih zbivanja Kongresa,
o eventualne zaprimljene primjedbe i pohvale
Predsjednik znanstvenog odbora dužan je za prvu sljedeću sjednicu Glavnog odbora
pripremiti izvještaj o znanstvenom sadržaju Kongresa.
9.2 Simpozij Simpozij HDMBLM-a se organizira svake godine u rujnu. Prema odluci GO, Simpozij se može
održati i u bilo drugom terminu tijekom godine ako za to postoji opravdani razlog.
Odluku o organizatoru i temi Simpozija donosi GO na prijedlog Povjerenstva za edukaciju.
9.2.1 Organizacija Simpozija
U organizaciji Simpozija sudjeluju:
• Organizacijski odbor (OO),
• Znanstveni odbor (ZO),
32 od 79
Za pomoć u organizaciji moguće je pozvati i volontere, studente Farmaceutsko-biokemijskog
fakulteta Sveučilišta u Zagrebu.
Povjerenstvo za trajno usavršavanje HDMBLM-a predlaže barem dva organizatora (ustanovu
ili podružnicu HDMBLM-a) i barem dvije teme simpozija. Organizatori i teme predlažu se na
temelju prethodnih simpozija i to tako da se unutar 5 godina ne ponavljaju teme ni
organizatori. GO odabire jedan od ponuđenih prijedloga o čemu obavještava voditelja
ustanove ili predsjednika podružnice. Voditelj ustanove ili predsjednik podružnice predlaže
predsjednika Znanstvenog i Organizacijskog odbora.
Povjerenstvo za trajno usavršavanje HDMBLM-a predlaže barem dvije dvorane u Zagrebu i
najmanje dva moguća termina u kojima se simpozij može održati.
9.2.1.1 Prostor za održavanje Simpozija
Prostor u kojem se održava Simpozij mora zadovoljavati sljedeće kriterije:
• dvorana za predavanja: do 200 sjedećih mjesta, opremljena govornicom,
ozvučenjem i opremom za projekciju,
• prostor za registraciju (registracijski ured), stol za registraciju i bežičnu Internet
mrežu,
• prostor za stanke za kavu i ručak.
9.2.1.2 Organizacijski odbor Simpozija
Organizacijski odbor se sastoji od administrativne tajnice HDMBLM, predsjednika OO i
najviše još dva člana.
Za organizaciju Simpozija u potpunosti je odgovoran OO.
OO odabire dvoranu i datum održavanja simpozija na temelju prijedloga Povjerenstva za
trajno usavršavanje.
Predsjednik OO je dužan izvijestiti Glavni odbor HDMBLM o izboru članova OO najkasnije do
1. prosinca godine prije održavanja simpozija. Glavni odbor HDMBLM potvrđuje sastav OO.
Od osnutka OO, njegov predsjednik (ili osoba koju on zaduži) prisustvuje sastancima Glavnog
odbora HDMBLM, na kojima izvještava o poduzetim aktivnostima u organizaciji Simpozija.
Organizacijski odbor zadužen je za:
• odabir i rezervaciju dvorane u kojoj će se Simpozij održati (na temelju
prijedloga Povjerenstva za trajno usavršavanje HDMBLM),
• odabir datuma održavanja Simpozija (na temelju prijedloga Povjerenstva za
trajno usavršavanje HDMBLM),
• izradu obavijesti za časopis Biochemia Medica (jedna stranica reklame),
• izradu i tisak konačnog programa,
• obavještavanje članova HDMBLM slanjem obavijesti putem službene mrežne
stranice HDMBLM,
• uređivanje mrežne stranice Simpozija na službenoj mrežnoj stranici HDMBLM:
33 od 79
http://www.hdmblm.hr/hr/kalendar/skupovi-hdmblm/simpozij-hdmblm
• registraciju sudionika,
• izradu i tisak potvrdnica sudionicima i zahvalnica predavačima te članovima
Znanstvenog i Organizacijskog odbora.
• slanje sažetaka predavanja Uredništvu časopisa Biochemia Medica,
• priprema materijala za slanje zahtjeva Hrvatskoj komori medicinskih
biokemičara (HKMB) za bodovanje simpozija (putem službenog obrasca na
stranicama:http://www.hkmb.hr/tecajevi/2012/upute-
tecajevi/ob_23_2/obrazac-prijave-skupa.html) – najkasnije do 1. veljače. Za
prijavu simpozija za bodove zaduženo je Povjerenstvo za trajno usavršavanje.
• ugovaranje sponzora i donatora;
• provođenje ankete i obradu podataka na kraju simpozija.
OO je dužan osigurati sponzore koji će podmiriti troškove ručka i stanke za kavu.
Administrativna tajnica HDMBLM je odgovorna za kontakte i koordinaciju s predavačima,
sudionicima i sponzorima/donatorima.
Administrativna tajnica je dužna voditi evidenciju o uplatama sponzora i donatora kao i o
uplatama kotizacija i konačnom broju sudionika.
9.2.1.3 Znanstveni odbor Simpozija
Znanstveni odbor Simpozija HDMBLM sastoji se od predsjednika i najviše dva člana. Ukoliko
se organizira Međunarodni simpozij HDMBLM i SZKK u Zagrebu, najmanje jedan član ZO
treba biti član SZKK.
Predsjednik HDMBLM kontaktira predsjednika SZKK koji predlaže člana znanstvenog odbora
simpozija. Predsjednik ZO HDMBLM kontaktira predloženog člana iz SZKK te svi članovi ZO
surađuju u izradi znanstvenog programa.
ZO bira predavače i predavanja na Simpoziju te je u potpunosti odgovoran za znanstveni
sadržaj Simpozija. Na Simpoziju može biti najviše 7 predavanja, a najviše jedan predavač na
simpoziju smije biti liječnik (ostali su članovi HDMBLM i SZKK).
Ukoliko se organizira Međunarodni simpozij HDMBLM i SZKK, najmanje 2 predavača moraju
iz Slovenije.
ZO je dužan najkasnije do 1. siječnja odaslati službene pozive za predavanja te najkasnije do
15. siječnja dobiti službene pristanke predavača.
ZO je u pozivu dužan obavijestiti predavače o mjestu i datumu simpozija te da trebaju
prirediti sažetke predavanja.
ZO je dužan najkasnije do 20. siječnja poslati konačan popis predavača i predavanja
Organizacijskom odboru.
Predsjednik ZO obavještava predsjednika OO o članovima ZO, odabranim predavanjima i
predavačima na Simpoziju, a predsjednik OO izvještava GO o programu najkasnije do 1.
veljače.
34 od 79
9.2.1.4 Raspored Simpozija
Tablica 4 Satnica simpozija
9.2.1.5 Tiskovine Simpozija
Tiskovine simpozija su časopis Biochemia Medica, obavijest i Konačni program/letak
Simpozija.
BIOCHEMIA MEDICA
Priprema i tisak časopisa Biochemia Medica odgovornost su Uredništva Časopisa. U
lipanjskom broju (20XX;XX(2)) časopisa Biochemia Medica tiskaju se sažeci svih predavanja
sa Simpozija.
Sažeci trebaju biti u elektronskom obliku, na engleskom jeziku, duljine najviše 300 riječi. Rok
za slanje sažetaka je 25. travnja 20XX., a šalju se Predsjedniku OO koji ih prosljeđuje u
Uredništvo časopisa.
OBAVIJEST ZA ČASOPIS BIOCHEMIA MEDICA
Obavijest sastavlja i uređuje OO, a objavljuje se u veljači u časopisu Biochemia Medica u
obliku reklame. OO treba dostaviti prvu obavijest Uredništvu Časopisa najkasnije do 25.
siječnja 20XX.
Prva obavijest sadrži:
8:00 – 10:00 Sastanak Glavnog odbora HDMBLM
10:00 – 10:30 Stanka
10:30 – 12:30 Skupština HDMBLM i registracija sudionika
12:30 – 13:00 Stanka
13:00 – 13:30 1. predavanje
13:30 – 14:00 2. predavanje
14:00 – 14:30 3. predavanje
14:30 – 15:30 Stanka za ručak
15:30 – 16:00 4. predavanje
16:00 – 16:30 5. predavanje
16:30 – 17:00 6. predavanje
17:00 – 17:30 7. predavanje
35 od 79
• naziv, mjesto i datum održavanja Simpozija;
• teme i predavače simpozija;
• organizatore Simpozija;
• kontakt adresu i telefon (tajnica HDMBLM);
• članove Organizacijskog odbora;
• članove Znanstvenog odbora;
• cijenu kotizacije.
KONAČNI PROGRAM/LETAK
Konačni program/letak sastavlja i uređuje Organizacijski odbor. Konačni program/letak mora
sadržavati:
• naziv, mjesto i datum održavanja Simpozija;
• organizatore Simpozija;
• kontakt adresu i telefon (tajnica HDMBLM);
• članove Organizacijskog odbora;
• članove Znanstvenog odbora;
• znanstveni program Simpozija s detaljnom satnicom (naziv predavanja, ime i prezime
predavača i vrijeme održavanja);
• iznos kotizacije s popisom materijala uključenih u kotizaciju, način uplate i datum do
kojeg se može platiti kotizacija;
• bodovi koji se ostvaruju sudjelovanjem;
• upute za registraciju i obrazac za registraciju sudionika putem mrežne stranica
HDMBLM (http://www.hdmblm.hr/hr/kalendar/skupovi-hdmblm/simpozij-hdmblm);
• radno vrijeme registracijskog ureda Simpozija (8:00 – 12:00);
• popis sponzora i donatora.
Konačni program mora biti postavljen i na mrežne stranice HDMBLM najkasnije do 1. veljače
20XX. godine.
Konačni program/letak se najkasnije 15. ožujka 20XX. šalje u tiskaru. Izbor tiskare je u
nadležnosti Organizacijskog odbora.
Konačni program tiska se u nakladi 700-800 primjeraka (ovisno o broju članova i procjeni
broja sudionika na simpoziju). Svim članovima HDMBLM poštom se šalje primjerak Konačnog
programa/letka najkasnije do 1. travnja 20XX., a ostatak tiskanih primjeraka od ukupne
naklade dijeli se prilikom registracije na Simpozij.
9.2.1.6 Mrežne stranice Simpozija
Organizacijski odbor je odgovoran za pripremu sadržaja mrežne stranice:
http://www.hdmblm.hr/hr/kalendar/skupovi-hdmblm/simpozij-hdmblm.
Mrežna stranica treba sadržavati:
• naziv, mjesto i datum održavanja Simpozija;
• organizatore Simpozija;
• kontakt adresu i telefon (tajnica HDMBLM);
• članove Organizacijskog odbora;
36 od 79
• članove Znanstvenog odbora;
• znanstveni program Simpozija s detaljnom satnicom (naziv predavanja, ime i
prezime predavača i vrijeme održavanja);
• iznos kotizacije s popisom materijala uključenih u kotizaciju, način uplate i
datum do kojeg se može platiti kotizacija;
• bodovi koji se ostvaruju sudjelovanjem;
• upute za registraciju i obrazac za registraciju sudionika putem mrežne stranica
HDMBLM (http://www.hdmblm.hr/hr/kalendar/skupovi-hdmblm/simpozij-
hdmblm);
• radno vrijeme registracijskog ureda Simpozija (8:00 – 12:00);
• popis sponzora i donatora.
9.2.1.7 Kotizacija
Kotizacija iznosi 200 kn, a uključuje sudjelovanje na predavanjima i bodove odobrene HKMB
za sudjelovanje.
Potvrdnice za sudjelovanje na Simpoziju dijeli OO na kraju simpozija.
Predsjednik HDMBLM-a, članovi OO i ZO Simpozija i svi predavači su oslobođeni plaćanja
kotizacije.
9.2.1.8 Registracija (prijava) za Simpozij
Registracija sudionika za sudjelovanje na Simpoziju odvija se putem mrežne stranice
(http://www.hdmblm.hr/hr/kalendar/skupovi-hdmblm/simpozij-hdmblm) ili u
registracijskom uredu na mjestu događaja (od 10:30 – 12:00).
9.2.1.9 Budžet Simpozija
Prijedlog budžeta daje se GO na odobrenje, a troškovi moraju biti u okviru predloženog
budžeta.
Rashodi: Prihodi:
Najam dvorane Kotizacije
Bodovi HKMB Sponzori (ručak i stanka za kavu)
Putni troškovi predavača
Putni troškovi članova ZO i OO
Ako je SZKK suorganizator simpozija, troškove puta predavača i članova ZO i OO iz Slovenije
pokriva SZKK.
9.2.1.10 Važni datumi
U tablici 5 su navedeni rokovi kojih se OO i ZO trebaju pridržavati prilikom organizacije
Simpozija HDMBLM.
20XX je godina održavanja simpozija.
Tablica 5 Važni datumi
1. 10. 20XX-1 Povjerenstvo za trajno usavršavanje predlaže organizatore (ustanova ili podružnica) i teme
simpozija.
37 od 79
1. 11. 20XX-1 GO odabire organizatora simpozija i temu te obavještava voditelja ustanove ili predsjednika
podružnice.
5. 11. 20XX-1 Voditelj ustanove/predsjednik Podružnice odabire predsjednika OO i ZO.
1. 12. 20XX-1 Predsjednici OO i ZO odabiru članove odbora te predsjednik OO obavještava GO o sastavu
OO i ZO.
15. 12. 20XX-1 OO - rezervacija dvorane i određivanje datuma.
1. 1. 20XX. ZO - pozivi predavačima.
15. 1. 20XX. ZO – odgovor predavača.
20. 1. 20XX. ZO – popis predavača i predavanja šalje OO.
25. 1. 20XX. OO - prva obavijest u BM.
1. 2. 20XX. OO – sponzori, donatori
1. 2. 20XX. OO – objava konačnog programa na mrežnoj stranici HDMBLM i otvorena registracija.
1. 2. 20XX. OO – materijali za Povjerenstvo za trajno usavršavanje za prijavu simpozija i ostvarivanje
bodova HKMB.
15. 3. 20XX. OO – tisak konačnog programa.
1. 4. 20XX. Slanje konačnog programa članovima HDMBLM
25. 4. 20XX. Slanje sažetaka Uredništvu BM
Svibanj 20XX. Simpozij HDMBLM
9.2.1.11 Aktivnosti poslije Simpozija
Nakon održanog Simpozija predsjednik OO dužan je za prvu sljedeću sjednicu Glavnog
odbora pripremiti izvještaj koji mora sadržavati:
• financijsko izviješće Simpozija,
• kratki opis znanstvenog dijela Simpozija,
• ukupan broj sudionika i predavača (domaćih i stranih),
• kratki opis ostalih zbivanja na Simpoziju,
• eventualne zaprimljene primjedbe i pohvale;
• izvještaj o rezultatima ankete.
9.3 Webinari Webinari su elektronički seminari koje organizira Povjerenstvo za edukaciju jednom
mjesečno.
9.3.1 Organizacija e-seminara:
Na prijedlog Povjerenstva za trajno usavršavanje HDMBLM-a članovi Glavnog odbora
HDMBLM-a donose odluku o izboru programskog web rješenja za izvedbu Webinara za
predstojeću godinu.
38 od 79
Na prvom sljedećem sastanku Povjerenstvo dogovara i Predsjednik Povjerenstva imenuje
dva člana Povjerenstva koji će operativno biti zaduženi za organizaciju Webinara u tekućoj
godini.
Predsjednik Povjerenstva dužan je izvijestiti Glavni odbor HDMBLM-a o izboru tema i
predavača Webinara za predstojeću godinu te članova Povjerenstva koji će biti zaduženi za
organizaciju Webinara uz kritički osvrt na uspješnost organizacije Webinara u tekućoj godini,
najkasnije do zadnje sjednice Glavnog odbora HDMBLM-a.
Predsjednik Povjerenstva odgovoran je za pregovare s Hrvatskom komorom medicinskih
biokemičara o bodovanju Webinara.
Predsjednik Povjerenstva s članovima definira:
• dva mjeseca u kojima će se održavati Webinari,
• trajanje i raspored Webinara (dozvoljena satnica, broj predavača),
• mjesto održavanja Webinara,
• teme od stručno-znanstvenog značaja koje će biti obuhvaćene Webinarima i
• predavače.
Članovi Povjerenstva imenovani za organizaciju Webinara zaduženi su za:
• korespodenciju prema predavačima,
• izradu programa Webinara u suradnji s predavačima,
• definiranje točnog datuma održavanja Webinara u suradnji s predavačima,
• definiranje točnog vremena početka Webinara u suradnji s predavačima,
• informiranje članova HDMBLM o Webinaru u suradnji s Povjerenstvom za
informiranje i odnose s javnošću,
• operativnu pomoć u tehničkoj izvedbi Webinara na mjestu održavanja Webinara,
• moderiranje opcije chat i priprema pitanja koje su sudionici Webinara uputili
predavaču putem opcije chat,
• ukoliko je potrebno, zaduženi su za snimanje Webinara i preporučenu pohranu na
server,
• upravljanje sustavom bodovanja testova koje bi sudionici nakon Webinara trebali
rješiti i time potvrditi uspješnost sudjelovanja na Webinaru,
• ukoliko je potrebno, u suradnji s Povjerenstvom za odličja osmisliti e-potvrdnice za
sudionike Webinara i zahvalnice pozvanim predavačima Webinara.
Predavač Webinara zadužen je za:
• održavanje predavanja u trajanju od pola sata,
• diskusiju i odgovaranje na pitanja sudionika (putem opcije chat) u trajanju od 15
minuta,
• definiranje pitanja u testu za sudionike koji slijedi nakon Webinara. Za sastavljanje
pitanja postoji nekoliko predložaka: jedan ili više točnih odgovora od pet ponuđenih,
točno/netočno.
39 od 79
9.3.1.1 Mjesto održavanja webinara
Domaćin (Host) je tijekom održavanja Webinara smješten u prostorijama HDMBLM-a na
adresi Boškovićeva 18 u Zagrebu ili na alternativnoj adresi (ukoliko domaćin nije u Zagrebu).
Domaćin u prostorijama HDMBLM-a uz računalo ima dostupan mikrofon, zvučnike, i ukoliko
je potrebno webkameru.
Sudionici Webinara u svojim virtualnim učionicama moraju imati računalo sa zvučnicima,
odnosno odgovarajućim zvučnim karticama.
9.3.1.2 Satnica webinara
Webinar traje 45 minuta, a sastoji se od 30 minuta predavanja i 15 minuta rasprave.
Webinare je moguće snimati. Preporuča se pohrana na server i isti će biti dostupan u roku od
30 minuta od završetka Webinara, a vremenski period tijekom kojeg će snimka Webinara biti
dostupna na webu definira Povjerenstvo (maksimalno do kraja mjeseca u kojem se održavaju
Webinari).
Test s pitanjima dostupan je sudionicima Webinara kroz ?? slijedeći vremenski period.
Imenovani članovi Povjerenstva u suradnji s Povjerenstvom za informiranje i odnose s
javnošću dužni su informirati članove HDMBLM-a o održavanju i točnoj satnici Webinara
barem dva tjedna prije održavanja Webinara.
9.3.1.3 Registracija (prijava) za webinar
Domaćin (Host) - HDMBLM zakazuje webinar i putem e-maila poziva svoje članove za
sudjelovanje na Webinaru.
Sudionici se odabirom linka u pristiglom mailu prijavljuju:
• Imenom i prezimenom,
• e-mail adresom,
• eventualno ustanovom u kojoj rade (ukoliko se želi ograničiti sudjelovanje na samo
pozvane sudionike moguće je postaviti lozinku, koja se dobiva u e-mailu).
9.3.1.4 Kotizacija
Visinu kotizacije predlaže Povjerenstvo, a odobrava Glavni odbor HDMBLM-a.
Puna kotizacija uključuje:
• sudjelovanje na Webinaru,
• dostupnost predavanja na webu u točno definiranom vremenskom razdoblju i
• e-potvrdnicu o uspješnom sudjelovanju na Webinaru.
40 od 79
9.3.1.5 Otvaranje i zatvaranje webinara
Članovi Povjerenstva imenovani za organizaciju Webinara u vrlo kratkom predstavljanju
predavača i teme otvaraju Webinar. Isto tako, u kratkom sažetku i uputama za aktivnosti
koje slijede nakon Webinara, zatvaraju Webinar.
9.3.1.6 Aktivnosti nakon webinara
Nakon održanog Webinara Predsjednik Povjerenstva dužan je za prvu sljedeću sjednicu
Glavnog odbora pripremiti izvještaj koji mora sadržavati:
- financijsko izviješće Webinara,
- kratki opis stručno-znanstvenog dijela Webinara,
- ukupan broj sudionika i predavača (domaćih i stranih),
- eventualne zaprimljene primjedbe i pohvale.
9.3.2 Upute za sustav Anymeeting
9.3.2.1 Postavljanje novog seminara
Na web stranici https://www.anymeeting.com/ prvo se treba prijaviti u sustav s:
Username:[email protected],
password: eseminari
Kada smo host trebamo instalirati aplikaciju na svoje računalo, instalacija je ponuđena čim se
uđe u sustav. Na Anymeeting potom pristupamo preko te aplikacije, ne moramo ići preko
internet preglednika. Anymeeting aplikaciju instalira na svoje računalo samo host (predavač i
sudionici se prijavljuju preko internet preglednika i web stranice).
Potrebno je odabrati Shedule – Webinar
41 od 79
Nakon toga potrebno je upisati nalov e-seminara, datum, vrijeme, predviđeno trajanje (60
minuta) i vremensku zonu. U E-mail list potrebno je upisati samo e-mail adresu predavača.
42 od 79
U polje E-mail Message potrebno je napisati kratak tekst koji će vidjeti predavač kojim ga
pozivamo da se registrira u Anymeeting.
Označavaju se opcije Listen-Only Mode i Make the Attendee list public.
Kada je sve ispunjeno kako je do sada navedeno odabire se NEXT.
Na idućoj stranici – Registration kreira se izgled registracijskog obrasca.
U Header i Footer se unosi kratki tekst kojim molimo sudionike da ispune podatke kako bi
sudjelovali na e-seminaru.
43 od 79
Osim Header i Footer teksta u ovoj fazi treba biti označno i 1day before the webinar starts,
1Hour before the webinar starts te No, I don't need require any protection.......
Kada je sve ispunjeno odabire se NEXT.
44 od 79
Na stranici Survey u Heather je potrebno unijeti tekst koji će se pojaviti kod pojave pitanja.
45 od 79
U ovoj fazi trebaju biti označne i točke navedene na slici ispod:
U Footer je potrebno unijeti tekst koji će se pojaviti nakon pitanja.
Unošenje pitanja:
46 od 79
pitanja se mogu unijeti na ovom mjestu prilikom postavljanja e-seminara , ali
gotovo nikada nemamo pitanja od predavača toliko rano
2-3 dana prije e-seminara možemo unijeti pitanja ulaskom u Anymeeting
sustav - klikom na naslov našeg e-seminara - odabirom Survey kartice i Edit
survey
Pojavljuje se zaslon Survey kao i prilikom kreiranja e-seminara i odabiremo Create a
Question
47 od 79
Upisujemo redom pitanja i ponuđene odgovore. Označavamo Correct Answer i Require an
Answer. Kada završimo s jednim pitanjem odabiremo Add i unosimo sljedeće pitanje.
Odabiremo NEXT.
U idućem zaslonu će nam biti prikazan registracijski obrazac i obrazac s pitanjima. Ako je sve
dobro uneseno, odabiremo FINISH i naš e-seminar je kreiran.
9.3.2.2 Prije e-seminara potrebno je predavačevu prezentaciju unijeti u sustav.
Odabire se Content Library i Go to your Content Library, te nakon toga Click or drop a file
here to upload.
48 od 79
Dužnost predavača:
o da se registrira u sustav preko linka koji mu je došao na mail
o pošalje svoju prezentaciju
o pošalje pitanja s naznačenim točnim odgovorima
o pošalje kratki sažetak predavanja.
9.3.2.3 Održavanje seminara
E-seminar se održava u domovima predavača i hosta osim ako predavač ne želi drugačije.
Tada se e-seminar održava u prostorijama HDMBLM. Ukoliko se e-seminar održava u
domovima predavača i hosta potrebno je nekoliko dana prije isprobati vezu tako da se po
točci 1. kreira e-seminar pod nalovom TEST. Host i predavač sami sudjeluju u e-seminaru
TEST kako bi isprobali kvalitetu zvuka i objasnili kada će tko govoriti na pravom e-seminaru.
Prije početka e-seminara potrebno je isključiti fax i telefon.
Ako se e-seminar održava u prostorijama Društva koriste se 2 računala, stolno (host) i
prijenosno (presenter) sa dostupnim mikrofonom i slušalicama; na host-računalu prijavljuje
se u sustav preko aplikacije ([email protected], lozinka: eseminari) predavač
se prijavljuje na drugo računalo preko potvrdnog e-maila dobivenog nakon registracije.
Ako se e-seminar održava u domovima predavača i hosta, predavač se na svoje računalo
prijavi preko potvrdnog e-maila dobivenog nakon registracije a host na svoje računalo preko
aplikacije ([email protected], lozinka: eseminari). I predavač i host moraju
imati svoje slušalice.
Host odabirom Start this Meeting pokrene e-seminar 15-30 minuta prije naznačenog
početka. Sustav traži potvrdu o dostupnosti mikrofona (allow). Odabirom Share izabire se
odgovarajuća prezentacija (Open presentation) iz Content Library.
Svako se mora isprobati mikrofon tako da se i predavač i host postave na „unmute“ opciju
dok još nema sudionika. Kada se mikrofoni isprobaju do početka e-seminara i predavač i host
postavljaju se na „mute“ opciju.
Tijek e-seminara:
o na host-računalu odabrati Record
o predavač je u „mute“opciji
o host u „unmute“ opciji
o host pozdravlja sudionike i nakon kratkog uvoda predaje riječ predavaču
o predavač prelazi u „unmute“ opciju
o host prelazi u „mute“opciju
o nakon seminara predavač sam može čitati pitanja na chatu i odgovarati na njih -
preporučljivo. U suprotnom host čita pitanja i nekoliko puta mora prebacivati
„mute“/„unmute“ opciju za sebe i predavača
49 od 79
o nakon pitanja, host u „unmute“ opciji zahvaljuje na sudjelovanju, najavljuje novi e-
seminar i pozdravlja sudionike
o na samom završtku na host odabire Record i End Meeting
9.3.2.4 Pisanje izvještaja
9.3.2.4.1 Izvještaj za HKMB
Za HKMB potrebno je ispuniti dokumente koji se šalju na pregled predsjednici Povjerenstva:
1. HKMB_OB_31_1_Skupna potvrdnica_e-seminar_04.12.2014
2. Najava_predavač_04.12.2014
3. Popis sudionika_e-seminar_04.12.2014_HKMB
4. Sazetak_predavač_04.12.2014
U popis sudionika uvrštavaju se svi oni koji su odgovorili na pitanja i koji su članovi HDMBLM.
U taj dokument se još i dodaje web adresa s koje se može čuti snimka e-seminara (Recording
URL na slici ispod).
Popis sudionika koji su odgovorili na pitanja nalazi se u kartici Report. Taj popis se prije slanja
u HKMB mora poslati administrativnoj tajnici Društva na provjeru članstva.
50 od 79
9.3.2.4.2 Izvještaji za HDMBLM
Za HDMBLM potrebno je ispuniti dokumente koji se šalju na pregled predsjednici
Povjerenstva i potom Povjerenstvu za informiranje:
1. Izvjesce_sa_skupa_e-seminar_04.12.2014
2. Izvjestaj_prethodni_ najava idući_newsletter (uključuje linkove za preslušati
snimku prošlog e-seminara i link za registraciju na idući e-seminar)
Nakon što se Predsjednica Povjerenstva složi, šalje se e-mail Povjerenstvu za informiranje
sljedećeg sadržaja (primjer):
Drage kolegice,
Molim Vas da objavite i/ili postavite na stranicu sljedeće:
1) Izvješće (Izvjesce_sa_skupa_e-seminar_04.14.2014) treba ići na stranicu:
http://hdmblm.hr/hr/dokumenti-obrasci/izvjesca/tijela-hdmblm
2) Izvjestaj_Segulja_ najava Alpeza_newsletter treba ići kao newsletter i u novosti.
3) Na stranicu: http://hdmblm.hr/hr/kalendar/skupovi-hdmblm/e-seminari na naslov Implementacija
zahtjeva 5.4 Postupci prije ispitivanja, norme HRN EN ISO 15189 u laboratorijsku praksu treba staviti
link:
http://www.anymeeting.com/hdmblm/E059DC888249
(ali samo vidljiv članovima)
4) Na stranicu: http://hdmblm.hr/hr/kalendar/skupovi-hdmblm/e-seminari na naslov
Implementacija zahtjeva 5.5 Postupci ispitivanja, norme HRN EN ISO 15189 u laboratorijsku praksu
treba staviti link:http://www.anymeeting.com/PIID=EB53DF8189493B(ali samo vidljiv članovima).
Pod točkom 3. navodi se link preko kojega se može čuti snimka prošlog e-seminara.
Pod točkom 4. navodi se link za registraciju postavljenog/kreiranog novog e seminara (Registration
Form URL na slici dolje)
51 od 79
52 od 79
10 NAGRADE I STIPENDIJE
10.1 Odličja Prema Statutu čl. 32 HDMBLM dodjeljuje odličja članovima HDMBLM-a.
Odličja se dodjeljuju prema Pravilniku o dodjeli odličja.
10.2 Stipendije HDMBLM svojim članovima dodjeljuje edukacijske i istraživačke stipendije.
10.2.1 Edukacijske stipendije
10.2.1.1 Općenito
Broj edukacijskih stipendija je različit za svaki skup, a o broju stipendija koja će biti
dostupne za pojedini kongres ili skup odlučuje GO na temelju financijskog plana i
donacija.
HDMBLM se obvezuje da će novčanim sredstvima prikupljenim u svrhu edukacijskih
stipendija upravljati transparentno i poštujući jasne unaprijed definirane kriterije.
HDMBLM će o dobivenim donacijama i načinu njihove raspodjele podnositi izvještaj
svojim članovima.
10.2.1.2 Ciljevi
Cilj HDMBLM-a je pružiti svojim članovima financijsku pomoć za sudjelovanje u
raznim znanstvenim i stručnim skupovima u zemlji i inozemstvu.
Za tu svrhu HDMBLM prikuplja novčana sredstva putem upućivanja službenog dopisa
pravnim i fizičkim osobama, sa zamolbom za donaciju sredstava za određeni oblik
donacijskog paketa različite novčane vrijednosti za određeni stručno-znanstveni skup.
10.2.1.3 Zaprimanje donacija
HDMBLM će novčana sredstva u vidu donacija za edukacijske stipendije zaprimati
trajno. Za svaku donaciju HDMBLM će s uplatiteljem donacije sklopiti zasebni ugovor.
Uplatitelj za uplaćena sredstva neće dobiti nikakvu protučinidbu.
Iznos donacije će definirati uplatitelj donacije. Uplatitelj može po vlastitom izboru
donirati sredstva za određeni oblik edukacije (stručno-znanstveni skup) ili sredstva
uplatiti nenamjenski.
53 od 79
10.2.1.4 Dodjela edukacijskih stipendija – općenita pravila i operativni koraci
10.2.1.4.1 Općenita pravila
Raspodjela doniranih sredstava je krajnja odgovornost HDMBLM-a. HDMBLM će za
prikupljena sredstva raspisivati javni natječaj na mrežnim stranicama i putem e-
pošte.
Kriterije za dodjelu donacija će definirati Povjerenstvo za edukaciju, a potvrditi Glavni
odbor HDMBLM-a. Povjerenstvo za edukaciju predlaže sastav komisije za ocjenu
prijava (sastavljene od 3 člana) koju odobrava Glavni odbor HDMBLM-a. Komisija
ocjenjuje pristigle prijave na temelju kriterija dostupnih na mrežnoj stranici
HDMBLM-a.
Rezultati natječaja će biti dostupni na mrežnim stranicama HDMBLM-a.
Kriterijima za dodjelu edukacijskih stipendija HDMBLM-a će poticati znanstvenu i
stručnu izvrsnost svojih članova.
Uplatitelj donacije ne može sudjelovati u izradi kriterija za dodjelu stipendija niti
uvjetovati kriterije, što je u skladu s MedTech kodeks-om. Uplatitelj ne može ni na
koji način isticati niti davati prednost svojim korisnicima usluga i dobara.
HDMBLM će za svaku dodijeljenu edukacijsku stipendiju jasno naznačiti porijeklo
donacije.
10.2.1.4.2 Operativni koraci postupka dodjele stipendije
Rizničar HDMBLM-a samostalno vrši procjenu troška puta (ekonomskom klasom),
kotizacije (za sve dane trajanja kongresa) te smještaja (prosječna cijena smještaja s 3*
ili 4* uzimajući u obzir mjesto održavanja skupa) za pojedini znanstveno-stručni skup.
Rizničar vrši procjenu budžeta HDMBLM-a te kreira službeni dopis koji
administrativna tajnica šalje e-poštom sa službene adrese HDMBLM-a pravnim i
fizičkim osobama sa zamolbom uključivanja u HDMBLM projekt edukacijskih
stipendija u obliku donacije za pojedini donacijski paket.
Glavni odbor određuje broj donacijskih paketa, te u dogovoru s Povjerenstvom za
edukaciju definira rokove prijave i rokove za objavu rezultata natječaja za dodjelu
stipendije.
Povjerenstvo za edukaciju raspisuje natječaj i objavljuje kriterije na mrežnim
stranicama HDMBLM-a, te se također šalje i HDMBLM službena obavijest svim
članovima putem novosti
Kriteriji za prijavu na natječaj su:
o prijavljeni mora biti član HDMBLM-a, s podmirenom članarinom za tekuću i
sve prijašnje godine,
54 od 79
o prvi autor prihvaćenog posterskog sažetka kojega prilaže prijavi, uz potvrdu o
prihvaćanju sažetka i uz svoj životopis (CV) s popisom radova.
o ukoliko više prijavljenih članova ima isti broj bodova, prednost se daje
članovima koji u tekućoj godini nisu osvojili stipendiju HDMBLM.
o članovi koji su dobili stipendiju u tekućoj godini, mogu osvojiti stipendiju samo
u slučaju da nema dovoljan broj ostalih prijava.
o ako je član autor na više sažetaka, na natječaj za stipendije prijavljuje se samo
s jednim sažetkom (po vlastitom izboru).
Kriteriji za ocjenu prijavljenih sažetaka su:
Kriteriji: da ne
1. Sažetak je oblikovan u skladu s uputama (strukturiranost i broj riječi). 1 0
2. Naslov odgovara temi rada (cilj, zaključak). 1 0
3. Cilj rada je jasno definiran. 1 0
4. Opisani su ispitanici, materijali i metode sa svim značajkama (broj
ispitanika, metode, analizatori, proizvođač...). 1 0
5. Statistička obrada podataka je primjerena podatcima i ciljevima. 1 0
6.
Prikaz podataka je primjeren (rezultati iskazani u brojevima s
odgovarajućim vrijednostima i intervalima pouzdanosti gdje je
primjenjivo).
1 0
7. Zaključci rada proizlaze iz rezultata. 1 0
8. Zaključci rada sukladni su ciljevima. 1 0
9. Rad je originalan (izvorno istraživanje). 1 0
Ukupno bodova za poster 9
55 od 79
Svaki član komisije za ocjenu ocjenjuje sažetak s maksimalno 9 bodova. Bodovi
svakog člana povjerenstva se zbrajaju i ukupan najveći broj bodova za posterski
sažetak je 27. Ukoliko će, prema ocjeni komisije, dva sažetka imati isti broj bodova,
ocijenit će se životopis (CV) autora prema sljedećim kriterijima:
Kriteriji: da ne
1. Autor je objavio 1-5 posterskih sažetaka. 1 0
2. Autor je objavio >=6 posterskih sažetaka. 1 0
3. Autor je objavio 1-3 članaka u znanstvenim časopisima. 1 0
4. Autor je objavio >=4 članaka u znanstvenim časopisima. 1 0
5. Autor je već dobio stipendiju HDMBLM. 1 0
6. Autor ima < 35 godina. 1 0
Ukupno bodova za životopis 6
Prijave na natječaj za dodjelu edukacijskih stipendija zaprima administrativna tajnica
HDMBLM-a te nakon isteka roka prijave, sve zaprimljene prijave šalje rizničaru na
uvid i Povjerenstvu za edukaciju na daljnju obradu.
Povjerenstvo za edukaciju dodjeljuje šifru svakom prijavljenom sažetku, osobnim
podacima autora, njegovoj ustanovi i laboratoriju, te e-pošti autora. Uređene sažetke
(bez vidljivih autora, ustanova i bilo kakvih podataka koji bi mogli upućivati na
potencijalne autore) šalje komisiji koja vrši ocjenjivanje. Komisija rezultate dostavlja
Povjerenstvu za edukaciju koje u zadanom roku objavljuje rezultate u zadanom roku
na mrežnim stranicama HDMBLM.
Komisija za ocjenjivanje sažetaka broji 3-5 članova, uz uvjet da nisu iz ustanove iz koje
su prijavljeni sažeci, imaju znanstveni stupanj dr. sc. ili više. Zbog postupka šifriranja
pristiglih sažetaka, članovi komisije ne znaju imena autora, njihovu ustanovu i adresu
e-pošte.
Ukoliko nije moguće odabrati sve članove komisije izvan ustanove svih pristiglih
sažetaka, pojedini članovi komisije trebaju se izuzeti iz ocjenjivanja pojedinih
sažetaka.
10.2.1.4.3 Obveza korisnika edukacijskih stipendija
Nakon objave rezultata natječaja na mrežnoj stranici HDMBLM-a, administrativna
tajnica HDMBLM-a upućuje poziv svim dobitnicima stipendije da se povratno jave u
definiranom roku s informacijom da li prihvaćaju dobivenu stipendiju. Ukoliko se ne
jave u definiranom roku, stipendiju dobiva prvi sljedeći autor najbolje ocijenjenog
sažetka.
56 od 79
Iznos dobivene stipendije se ne isplaćuje direktno dobitniku stipendije, već HDMBLM
vrši plaćanje svih dobivenih ponuda i/ili računa: kotizacije, smještaja, prijevoza.
Ukoliko je dobitnik stipendije sam izvršio uplatu pojedinih ponuda i/ili računa,
HDMBLM će izvršiti povrat troška.
Dobitnici stipendije su dužni tražiti najpovoljnije ponude smještaja i prijevoznog
sredstva (razumne cijene smještaja, bez luksuznih hotela i obvezno ekonomska klasa
prijevoza).
Poželjno je da, kad god je to moguće, dobitnik stipendije pribavi ponude i/ili račune
za smještaj i put koji glase na HDMBLM (podaci i OIB HDMBLM-a).
Trošak smještaja isključivo glasi samo na jednu osobu - dobitnika stipendije, te se
pokriva samo broj noćenja za vrijeme službenog trajanja znanstveno-stručnog skupa,
nikako prije ili nakon završetka skupa. Ukoliko zbog velike udaljenosti i mogućnosti
prijevoza polaznik nije u mogućnosti organizirati prijevoz na dan početka i dan
završetka skupa, moguće je osigurati putovanje najviše dan prije početka i dan nakon
završetka skupa.
Pored računa za smještaj i put, prihvaćaju se i ostali računi (najviše do ukupnog iznosa
dobivene stipendije), ali samo za tiskanje postera za sudjelovanje na skupu, prijevoz
do mjesta održavanja skupa te transfer do aerodroma i s njega u mjestu održavanja
skupa.
Za troškove plaćene unaprijed putem računa HDMBLM-a preporuča se platiti i
troškove osiguranja od otkaza putovanja.
Dobitnik stipendije je dužan, sačuvati originale računa za koje će biti tražen povrat
troška, kao i avionsku ukrcajnu propusnicu (boarding pass), koju prilaže svojem
putnom nalogu. Putni nalog je službeni HDMBLM obrazac koji administrativna tajnica
šalje svim dobitnicima stipendije kako bi ga oni ispunili nakon izvršenog putovanja i
nakon povratka s znanstveno-stručnog skupa u roku od 10 dana, te potom poslali
poštom na HDMBLM adresu.
Sve navedene obveze korisnika dobivene edukacijske stipendije će biti jasno
iskomunicirane svim dobitnicima od strane administrativne tajnice HDMBLM-a koja
će im uputiti informativni dokument „Obveze dobitnika stipendije“
dobitnici stipendija imaju obvezu prikazati rad na temelju kojeg su dobili stipendiju na
jednom od e-seminara i/ili održati predavanje u matičnoj Podružnici, kao i napisati
izvještaj o skupu kojem su nazočili.
Korisnici edukacijskih stipendija koristiti će dobivena sredstva odgovorno i savjesno u
skladu s Etičkim kodeksom struke (MedTech Kodeks).
57 od 79
10.2.1.4.4 Postupanje s viškom sredstava
Višak sredstava koji korisniku stipendije ostane od maksimalnog iznosa stipendije
ostaje na računu HDMBLM-a, a koristit će se u fondu stipendija nekog od sljedećih
natječaja za edukacijske stipendije.
Prilog 1. Aktivnosti i odgovornosti u postupku projekta Edukacijskih stipendija
Aktivnost Odgovoran Vremenski period Odobrava
Predlaganje
skupova za koje će
se dodjeljivati
edukacijske
stipendije
Povjerenstvo za
edukaciju
Rujan (godinu prije
održavanja skupa)
GO
Predlaganje firmi za
donaciju
edukacijskih
stipendija
Predsjednik
HDMBLM
Rujan (godinu prije
održavanja skupa)
GO
Sastavljanje pisma
zamolbe za firme
Rizničar HDMBLM Listopad (godinu prije
održavanja skupa)
Predsjednik
HDMBLM
Slanje pisma
zamolbe firmama
Administrativna
tajnica HDMBLM
Listopad (godinu prije
održavanja skupa)
Predsjednik
HDMBLM
Podsjetnik firmama Administrativna
tajnica
Studeni (godinu prije
održavanja skupa)
Predsjednik
HDMBLM
Obavještavanje o
ponuđenim
edukacijskim
paketima
Administrativna
tajnica HDMBLM
obavještava GO
Nakon odgovora firme NA
Sastavljanje
ugovora
Rizničar HDMBLM Nakon odgovora
pojedine firme
Predsjednik
HDMBLM
Odluka o broju
stipendija za
pojedini skup
Predsjednik
HDMBLM
Nakon pristiglih
odgovora svih
kontaktiranih firmi
GO
Obavještavanje
Povjerenstva
zaedukaciju o broju
i odobrenom iznosu
edukacijskih
stipendija
Administrativna
tajnica (rizničar)
obavještava
Predsjednika
Povjerenstva za
edukaciju
Prije objave natječaja Predsjednik
HDMBLM
Objava natječaja za Povjerenstvo za S pozivom za prijavu
sažetaka za odabrani
Predsjednik
58 od 79
stipendije edukaciju skup HDMBLM
Rokovi natječaja Povjerenstvo za
edukaciju
Završetak natječaja (3
dana nakon objave
rezultata sažetaka)
Objava rezultata
natječaja (barem 5 dana
prije završetka rane
registracije za skup, a 10
dana nakon završetka
natječaja)
Predsjednik
HDMBLM
Podsjetnik za
natječaj
Povjerenstvo za
edukaciju
10 dana prije završetka
prijave za sažetke
Predsjednik
HDMBLM
Komunikacija s
dobitnicima
edukacijskih
stipendija
Administrativna
tajnica HDMBLM
Po objavi rezultata
natječaja
Predsjednik
HDMBLM
10.2.2 Program poticanja znanstveno-istraživačke aktivnosti članova HDMBLM „
prof.dr.sc. Elizabeta Topić“
HDMBLM raspisuje natječaj za dodjelu bespovratnih sredstava u iznosu do 20.000,00 kn,
znanstvenicima iz područja biomedicinskih znanosti, a koji su članovi HDMBLM-a. Stipendije
se dodjeljuju za materijalne troškove (reagense) predloženog istraživanja s detaljnim
izvedbenim planom (materijali i metode) i financijskim planom temeljenom na predračunima
za potrebne reagense.
Prijave se dostavljaju u ured HDMBLM-a (osobno, poštom ili elektroničkom poštom),
a Povjerenstvo za znanstveno-stručni razvoj Glavnom odboru predlaže sastav
Povjerenstva za ocjenu zaprimljenih prijava. Nakon odobrenja sastava Povjerenstva
za ocjenu, administrativna tajnica HDMBLM-a dostavlja prijave članovima
Povjerenstva za ocjenu, a pristigle ocjene (provedene temeljem kriterija dostupnih u
prilogu) dostavljaju se voditelju Povjerenstva za znanstveno-stručni razvoj.
Sredstva se dodjeljuju prijavitelju koji zadovoljava sve kriterije natječaja i ima najbolje
ocijenjen plan istraživanja.
Dobitnik stipendije dužan je objaviti rezultate svog istraživanja i o tome izvijestiti
HDMBLM, na način definiran ugovorom. Unutar dvije godine od planiranog završetka
istraživanja dobitnik je dužan objaviti rezultate istraživanja ili dostaviti valjano
59 od 79
obrazloženje ukoliko rezultati nisu objavljeni u navedenom roku. Ukoliko dobitnik ne
postupi u skladu s navedenim zahtjevima dužan je izvršiti povrat dobivenih sredstava.
U skladu s ciljevima stipendija je usmjerena prema povećanju broja istraživača kojima
je pružena potpora u profesionalnom razvoju kako bi se osigurali preduvjeti za
znanstvenu izvrsnost, međunarodnu vidljivost istraživanja te njihovu kliničku
relevantnost.
Uvjeti za prijavu:
Prijavitelji moraju zadovoljiti sljedeće kriterije za prijavu:
o biti članovi Hrvatskog društva za medicinsku biokemiju i laboratorijsku
medicinu s uredno podmirenom članarinom za tekuću godinu
o ne smiju biti članovi Glavnog odbora HDMBLM-a
Potrebna dokumentacija:
o popunjen obrazac za prijavu
o financijski plan
o predračun (ponudu) za reagense potrebne za istraživanje etičko odobrenje
ustanove ukoliko je potrebno za provedbu istraživanja
Čitava dokumentacija se predaje na engleskom jeziku kako bi ocjenitelji mogli biti domaći i
strani znanstvenici
Napomene:
o Kandidat za istraživačku stipendiju dužan je tražiti ponudu (predračun) za
reagense koji su potrebni za predloženo istraživanje. Temeljem dostavljene
ponude Hrvatsko društvo za medicinsku biokemiju i laboratorijsku medicinu
će za kandidata koji je dobitnik istraživačke stipendije provesti postupak
narudžbe potrebnih reagensa u iznosu do 20,000.00 kn.
o Reagense može kupiti i kandidat osobno, a sredstva će mu biti isplaćena
naknadno nakon dostave računa.
o Ukoliko su financijskim planom predviđeni troškovi istraživanja viši od iznosa
stipendije, kandidat je dužan priložiti izjavu/dokaz da je plan izvediv, odnosno
da će ostatak financijskih sredstava osigurati na drugi način.
10.2.2.1 Obrazac za prijavu
Kandidat koji je prijavljuje za istraživačke stipendije popunjava Obrazac za prijavu koji sadržava
sljedeće:
Application form for the CSMBLM incentive scientific research activity programme “prof. Elizabeta Topić”
Date, place
Please attach to this application following documents:
1. Financial plan (Excel file with a list of all required reagents or consumables)*
2. Original proforma invoices which were used to produce the financial plan
60 od 79
3. Work plan (please provide study algorithm)
4. Official confirmation from the CSMBLM about the activity of the applicant in various projects and
functional units of CSMBLM, within the past 5 years
Table 1. General information about the Applicant
Name
Scientific degree
Position
Institution, full work address
e-mail address
5 most important papers (published journals indexed in Medline where Applicant is the first author)
Activity of the applicant in various projects and functional units of CSMBLM, within the past 5 years
Example:
Biochemia Medica, Assistant Editor, from 2012-2014
Table 2. General information about the Project proposal
Proposal title
Duration of the project
Total requested grant (HRK/EUR)
Project code (5 letters + 2 digits)
For example: HOMER33
Table 3. Detailed information about proposal
Proposal summary (250 words):
Key words (5 key words):
Aims and hypothesis (150 words):
Material and methods (200 words):
Statistical analysis (150 words):
Expected outcomes and healthcare benefits (100 words):
*If additional funds are going to be required for completion of the project, a Letter of support from the
laboratory Head should be provided. If, due to the package size, purchase of full reagent packages is not
suitable (e.g. package sizes that contain more tests than required for the study), other laboratory materials can
61 od 79
be purchased instead, however detailed financial analysis approved by the Laboratory Head that proves
financial equality should be enclosed.
10.2.2.2 Kriteriji za ocjenu prijava
Kriteriji za ocjenu prijava navedeni su u evaluacijskom obrascu koji sadržava sljedeće:
Project code*
Table 1. General information about the Evaluator
Name
Scientific degree
Position
Institution, full work address
e-mail address
Table 2. Evaluation of methodology and statistical analysis (these are excluding criteria)
Item is scored as correct if: Correct / Incorrect
Scientific
methodology
it is evident from the proposal that the study design supports
proposed hypothesis. Type of study and study design should
be clearly defined.
Statistical analysis
it is evident from the proposal that appropriate data analysis
is planned (regarding the type of the study question, sample
size, number of groups, causality...)
Table 3. Evaluation form
Max number of
points Maximum number of points is granted if:
CSMBLM activity of
the applicant* 10
the applicant is active in five different CSMBLM activities (2 points
per each)
Publications 10
the applicant has 5 previous publications as a first author in
journals indexed in Medline listed in the Table 2 (2 for each
published article)
Relevance of the
proposed topic 10
it is evident from the proposal that the topic generates new
knowledge in the field of laboratory medicine.
Healthcare benefits 10 it is evident from the proposal that study results will affect the
62 od 79
patient care in lowering risk of harm, improving patient safety or
improving prevention, diagnosis or monitoring of diseases.
Financial plan 10
It is evident that required funds are going to allow completion of
the project. If additional funds are needed, a letter of support from
the laboratory Head should be provided. Allocated funds should
not be used for other purposes.
Max 50
10.2.2.3 Financijski plan
Obrazac za financijski plan kandidat popunjava u MS Excel formatu, a sadržava sljedeće:
List the name of the product.
Describe for which purpose is this product
used, how many measurements can be
done.
Company for distribution of the
product, according to the attached
invoice.
List required
quantity of the
product
List the price for one unit
according to the attached
invoice (VAT included)
Do not fill these
columns
Do not fill these
columns
No Item Description Company Quantity Unit price (HRK) Total price (HRK) Total price (EUR)
1 0.00 kn 0.00 €
2 0.00 kn 0.00 €
3 0.00 kn 0.00 €
4 0.00 kn 0.00 €
5 0.00 kn 0.00 €
6 0.00 kn 0.00 €
7 0.00 kn 0.00 €
8 0.00 kn 0.00 €
9 0.00 kn 0.00 €
10 0.00 kn 0.00 €
11 0.00 kn 0.00 €
12 0.00 kn 0.00 €
13 0.00 kn 0.00 €
14 0.00 kn 0.00 €
15 0.00 kn 0.00 €
16 0.00 kn 0.00 €
17 0.00 kn 0.00 €
18 0.00 kn 0.00 €
19 0.00 kn 0.00 €
0.00 kn 0.00 €
11 FINANCIJE
Finacijski prihodi i upravljanje materijalnim sredstvima opisani su u Statutu čl. 33.
Za financijsko poslovanje HDMBLM-a odgovoran je predsjednik
Na temelju prikupljenih financijskih izvješća i planova Povjerenstava, CROQALM-a,
časopisa Biochemia Medica, Podružnica te drugih tijela HDMBLM-a rizničar do kraja
tekuće godine izrađuje financijski plan i plan aktivnosti za sljedeću godinu, u suradnji
s predsjednikom HDMBLM-a.
Rizničar izrađuje godišnje financijsko izvješće o prihodima i rashodima u suradnji s
knjigovođom i administrativnom tajnicom.
Izvješće o novčanom poslovanju HDMBLM-a dio je godišnjeg izvješća o radu
HDMBLM-a i o njemu se izvještava na redovnoj sjednici Skupštine.
63 od 79
Rizničar izvještava o stanju na računima HDMBLM na dan 31.12. prethodne godine na
redovnoj sjednici Skupštine.
Na temelju financijskog plana za tekuću godinu i ovisno o sredstvima na računima
HDMBLM-a, GO može odobriti oročavanje dijela sredstava. Sredstva se oročavaju na
period od godine dana. Rizničar osigurava prikupljanje ponuda banaka za iznos koji
se planira oročiti. Sredstva od kamata po oročenju upotrebljavaju se za edukacijske
i/ili istraživačke stipendije ili za drugu namjenu o kojoj odluku donosi GO.
Zastupnici Skupštine, članovi GO, Povjerenstava, Radnih grupa, CROQALM,
uredničkog odbora časopisa Biochemia Medica, pozvani predavači i gosti HDMBLM-a
s prebivalištem izvan mjesta održavanja sastanka ili skupa imaju pravo na povrat
putnih troškova. Povrat putnih troškova vrši se na temelju popunjenog Obrasca za
povrat putnih troškova, a prema Uputama HDMBLM-a za povrat putnih troškova.
Članovima HDMBLM-a, koji su članovi međunarodnih tijela na prijedlog HDMBLM-
a,mogu se za potrebe odlaska na skup tog tijela financirati troškova puta, smještaja i
kotizacije, ukoliko ti troškovi nisu pokriveni od strane međunarodnog tijela. Troškove
odobrava Predsjednik HDMBLM-a i GO, a dio su financijskog plana.
Članu se mogu financirati troškovi puta i smještaja izvan mjesta prebivališta radi
stjecanja znanja za ostvarivanje ciljeva određenih Statutom i Strateškim planom
HDMBLM-a. Član mora aktivno djelovati unutar HDMBLM-a u području za koje odlazi
na edukaciju. Troškove odobrava Predsjednik i GO.
11.1 Članarina prihod od članarina glavni je prihod HDMBLM-a
odluku o visini članarine donosi Skupština na prijedlog GO
11.1.1 Aktivnosti i odgovornosti u naplati članarine
11.1.1.1 Naplata članarine
Članarina HDMBLM plaća se jednom godišnje, osim za prvu godinu članstva kada je
članarina besplatna. Ukoliko je učlanjenje do kraja lipnja, novi je član oslobođen
plaćanja članarine za tekuću godinu. Ukoliko učlanjenje uslijedi nakon 30. lipnja, novi
je član oslobođen plaćanja članarine i za narednu godinu.
Iznos članarine određuje Skupština na redovnoj sjednici. Odluke o eventualnoj
promjeni iznosa članarine objaviti će se na mrežnoj stranici HDMBLM-a, te od dana
objave obvezuju sve članove. Članarina se plaća odjednom. Za tekuću godinu obveza
na plaćanje članarine za člana HDMBLM-a dospijeva na naplatu s danom 15. veljače
tekuće godine, kako je uređeno Statutom HDMBLM.
Podaci za uplatu članarine:
o PLATITELJ: upisati ime i prezime i članski broj (ID)
o PRIMATELJ: HDMBLM, Boškovićeva 18, Zagreb
64 od 79
o IBAN: HR7123600001101318371
o MODEL PLAĆANJA: 00
o POZIV NA BROJ PRIMATELJA: upisati: članski broj (ID)-broj podružnice-godina
za koju se plaća
o OPIS PLAĆANJA: Članarina u HDMBLM za 20XX.g.
U poziv na broj treba upisati članski broj, broj podružnice i godinu za koju se plaća
članarina kako bi se uplatitelj i uplata mogli identificirati.
Broj podružnice:
o 3 - Podružnica Dalmacije
o 4 - Podružnica Istarske, Primorsko-goranske i ličke regije
o 5 - Podružnica Slavonije i Baranje
o 6 - Slovenija i BiH
o 7 - Podružnica Sjeverozapadne Hrvatske
o 8 - Podružnica Zagrebačke regije
11.1.1.2 Evidencija plaćanja članarine
U ožujku tekuće godine administrativna tajnica provodi evidenciju naplaćenih
članarina, a zatim rizničaru upućuje popis članova koji nisu podmirili članarinu za
dvije uzastopne godine. Administrativna tajnica može poslati popis članova koji nisu
platili članarinu i predsjedniku Podružnice čiji članovi imaju dugovanja u cilju brže
komunikacije.
Svim članovima dužnicima s popisa upućuje se pisana opomena (Prilog 3)
elektroničkom poštom. Udruga će pisanu opomenu dostaviti članu na posljednju e-
mail adresu koju je član prijavio HDMBLM-u. Minimalno 15 dana od dana kada je
upućena pisana opomena administrativna tajnica provodi evidenciju pristiglih uplata i
o novom stanju izvještava rizničara i predsjednika Podružnice.
11.1.1.3 Neplaćanje članarine
U ožujku tekuće godine administrativna tajnica provodi evidenciju naplaćenih
članarina, a zatim rizničaru upućuje popis članova koji nisu podmirili članarinu za
dvije uzastopne godine. Svim članovima dužnicima s popisa upućuje se pisana
opomena (Prilog 3) elektroničkom poštom.
HDMBLM će pisanu opomenu dostaviti članu na posljednju e-adresu koju je član
prijavio HDMBLM-u
Minimalno 15 dana od dana kada je upućena pisana opomena administrativna tajnica
provodi evidenciju pristiglih uplata i o novom stanju izvještava rizničara.
65 od 79
11.1.1.4 Brisanje iz Registra članova
Glavni odbor na prijedlog rizničara donosi odluku o brisanju člana iz Registra članova,
ukoliko su njegova ukupna dugovanja s osnove članarine dosegla iznos dvogodišnje
članarine, a član u dodatnom roku od 15 (petnaest) dana od pisane opomene koja
mu je upućena elektroničkom poštom ne podmiri dugovanje u cijelosti.
Rizničar izvješćuje Glavni odbor o članovima koji nisu podmirili dvije uzastopne
članarine.
11.1.1.5 Ponovni upis u Registar članova
Nakon evidentirane uplate dugovanja i uplate članarine za tekuću godinu na račun
HDMBLM-a, administrativna tajnica HDMBLM-a vrši ponovni upis člana u Registar
članova.
Ukoliko bivši član HDMBLM-a ne podmiri svoja dugovanja u roku od pet godina,
nastupa zastara budući da u tih pet godina i nije mogao koristiti pogodnosti člana
Društva.
Nakon zastare, bivši član može se ponovo učlaniti nakon popunjavanja pristupnice i
plaćanja članarine za tekuću godinu.
11.1.1.6 Posebne odredbe
Članovi koji se kandidiraju za tijela, Povjerenstva i Radne grupe, apliciraju za
stipendije i povoljnije kotizacije trebaju imati podmirene sve dospjele članarine.
Ukoliko je član aplicirao za stipendiju ili platio povoljniju kotizaciju, a u trenutku
nastupa događaja, skupa ili kongresa izbrisan je iz Registra članova, ne može koristiti
stipendiju ili ostvariti pravo na bodove Komore za skup za koji je platio kotizaciju.
Svaki poziv za nove članove Tijela, Povjerenstava i Radnih grupa te natječaj za
stipendije treba sadržavati napomenu da je uvjet za potencijalne kandidate za prijavu
podmirena sva dospjela članarina-.
66 od 79
Prilog2. Aktivnosti i odgovornosti u postupku naplate članarina
Aktivnost Odgovoran Rok Odobrava
Predlaganje iznosa
članarine Glavni odbor Trajno
Skupština
HDMBLM
Priprema i slanje uplatnica Administrativna tajnica 10. prosinca Predsjednik
HDMBLM
Evidencija plaćanja
članarina, izvještavanje o
neplaćenim članarinama za
protekle dvije godine i
slanje opomene o
dugovanju (s dospijećem
plaćanja: 15. ožujak)
Administrativna tajnica
HDMBLM – izvještava
rizničara i predsjednika
HDMBLM.
1. ožujak Predsjednik
HDMBLM
Revizija evidencije
naplaćenih članarina i
sastavljanje popisa članova
koji imaju neplaćene
članarine za dvije godine i
nakon poslane opomene
Administrativna tajnica
HDMBLM – izvještava
rizničara i predsjednika
HDMBLM
31. ožujak Predsjednik
HDMBLM
Prijedlog popisa članova za
brisanje iz Registra članova
zbog neplaćanja članarine
za dvije godine
Rizničar HDMBLM 1. travnja Glavni odbor
HDMBLM
Brisanje članova iz Registra
članova prema odluci
Glavnog odbora, zbog
neplaćanja članarine za
dvije godine
Administrativna tajnica
HDMBLM 5. travnja Nije primjenjivo
67 od 79
Prilog 3. Opomena za dugovanja
Poštovani,
željeli bismo Vam skrenuti pozornost da smo uvidom u evidenciju primljenih uplata na dan _________ ustanovili da su Vaša dugovanja članarina dosegla iznos dvogodišnje članarine (za 20__. i 20__. godinu).
Kako zasigurno znate, redovito plaćanje članarine je dužnost i obveza svih članova HDMBLM, a članstvo u HDMBLM, prema čl. 13.1 Statuta HDMBLM, prestaje neplaćanjem članarine uzastopno tijekom dvije godine, a poslije pismene opomene. Prema Statutu HDMBLM-a, članak 11.3, članarina se plaća odjednom. Za tekuću godinu obveza na plaćanje članarine za člana HDMBLM-a dospijeva na naplatu s danom 15. veljače tekuće godine.
Pozivamo Vas stoga da najkasnije do 15. ožujka ove godine podmirite sva zaostala dugovanja prema HDMBLM (potvrdu o plaćenom računu poslati na e-mail adresu: [email protected]) kako biste zadržali status člana HDMBLM te nastavili koristiti sva prava i pogodnosti koje članstvo pruža:
1. mogućnost da aktivno sudjelujete u radu Skupštine, tijela i povjerenstava HDMBLM,
2. mogućnost da budete imenovati delegatom HDMBLM u međunarodnim udrugama,
3. mogućnost da se aktivno uključite u rad u znanstvenim i organizacijskim odborima stručnih i znanstvenih skupova u organizaciji HDMBLM,
4. povoljnu cijenu registracije za skupove u organizaciji HDMBLM (simpozij, kongres),*
5. registraciju za besplatne skupove u organizaciji HDMBLM (e-seminar),
6. mogućnost da se kandidirate za stipendije HDMBLM,
7. mogućnost da budete nominirani za brojne nagrade i priznanja HDMBLM,
*Prema odluci Glavnog odbora HDMBLM od 22. rujna 2012. godine cijene sadržaja i edukacijskih aktivnosti HDMBLM za članove HDMBLM su niže od cijena za ostale sudionike koji nisu članovi HDMBLM.
Molimo vas da ovaj dopis smatrate službenom pisanom opomenom. Ako ne podmirite svoja članska dugovanja, 1. travnja ove godine prestaje Vaše članstvo u HDMBLM. Nužan uvjet za ponovno učlanjenje biti će prethodno podmirenje svih troškova prema HDMBLM.
Ukoliko ste Vaše dugovanje u međuvremenu podmirili, molimo Vas da potvrdu o uplati pošaljete na e-mail adresu: [email protected].
Za sve dodatne informacije stojimo Vam na raspolaganju.
S poštovanjem,
Glavni odbor HDMBLM
68 od 79
11.2 Procedura za povrat putnih troškova
11.2.1 Općenito
Članovi HDMBLM potiču se na brigu o što nižim putnim troškovima, odnosno da ih,
ukoliko postojimogućnost, pokušaju financirati iz drugih izvora.
Članovi HDMBLM trebaju koristiti najekonomičnijinačin prijevoza kad god je to
moguće. Troškovi karata poslovnog razreda i prve klase neće se uzimatiu obzir za
povrat putnih troškova. Povrat putnih troškova vršit će se jedino uz predočenje
originalnihputnih dokumenata.
Povrat putnih troškova isplaćuje se nakon putovanja, a iznimno će administrativna
tajnica HDMBLMrezervirati i platiti troškove putovanja.
Povrat putnog troška moguć je jedino uz predočenje poziva na sastanak ili skup.
Putni izdaci obračunavaju se na temelju urednog i vjerodostojnog putnog naloga te
priloženih isprava kojima se dokazuju izdaci i drugi podacinavedeni u putnom nalogu.
Putni nalog izdaje administrativna tajnica.
11.2.2 Pravo na povrat putnih troškova i iznos troška
Pravo na povrat putnih troškova imaju:
o članovi Tijela HDMBLM-a
o članovi Povjerenstava i Radnih grupa
o predstavnici HDMBLM-a u međunarodnim tijelima
o članovi CROQALM-a
o članovi uredništva BM
o pozvani predavači, suradnici i gosti HDMBLM-a
11.2.2.1 Iznos putnog troška za članove HDMBLM-a
HDMBLM nadoknađuje putne troškove javnog prijevoza sredstvima međumjesnog i
međugradskogprometa za područje Hrvatske.
Troškovi putovanja osobnim automobilom nadoknađivati će se u iznosu od 1,00
kn/km za trošakgoriva. Mjerodavna mrežna stranica prema kojoj se obračunava
udaljenost u kilometrima izmeđupolazišta i odredišta je HAK interaktivna karta
(http://map.hak.hr/).
Troškovi cestarine/mostarine/tunelarine nadoknađivati će se prema dostavljenim
originalimapotvrde o plaćenoj cestarini/mostarini/tunelarini (slip s naplatne kućice,
ENC ispis) odnosnodostavljenom originalu karte za trajekt.
69 od 79
Troškovi putovanja zrakoplovom koji ne prelaze visinu troška putovanja automobilom
ili nekim odsredstava javnog prijevoza za istu relaciju će se također nadoknaditi
prema originalnim računima.
Ukoliko je trošak putovanja zrakoplovom viši od troška putovanja automobilom ili
nekim od sredstava javnog prijevoza potrebno je zatražiti odobrenje rizničara
HDMBLM.
Sukladno dosadašnjoj praksi HDMBLM ne isplaćuje dnevnice za putovanje, već se za
inozemna iliduža tuzemna putovanja podmiruju samo nužni stvarni troškovi ovisno o
vrsti aranžmana.
Iznimno će se, odlukom predsjednika HDMBLM-a, za inozemna putovanja isplatiti
dnevnice ukoliko je predvidiv trošak koji ne pokriva uplaćeni aranžman (npr. ručak,
ako nije predviđen u sklopu kotizacije ili u organizaciji skupa).
Povrat putnih troškova za članove HDMBLM koji putuju u inozemstvo odobrava
rizničar HDMBLM i zanjih vrijede pravila kao i za pozvane predavače i goste HDMBLM.
11.2.2.2 Iznos putnog troška za pozvane predavače, suradnike i goste
Putni troškovi pozvanih predavača i gostiju HDMBLM, koji nisu članovi HDMBLM i
onih iz inozemstva, nadoknađuju se u njihovom cjelokupnom iznosu.
U slučaju putovanja osobnim automobilom, povrat se vrši prema prethodno
navedenoj proceduri.
Povrat troškova lokalnog prijevoza (taxi, trajekt i slično) vrši se u potpunosti jedino uz
predočenje originalnih računa.
Trošak smještaja koji se nadoknađuje uključuje samo trošak noćenja s doručkom.
Dodatni troškovi, poput troškova telefona, konzumacije iz bara, usluge čišćenja te
sličnih troškova se ne nadoknađuju.
11.2.3 Procedura povrata troška
Prilikom upućivanja na službeno putovanje potrebno se javiti u ured HDMBLM-a
administrativnojtajnici kako bi se mogao izdati putni nalog. Njega izdaje tajnica i e-
poštom šalje tražitelju. Putni nalogzaprimljen od HDMBLM-a potrebno je imati cijelo
vrijeme putovanja.
Nakon izvršenog putovanja ispunjeni putni nalog s prilozima dostavlja se u roku od
deset (10) dana uured HDMBLM-a.
Popratna dokumentacija su:
o poziv na sastanak ili skup
o originalni dokumenti o putovanju (ukrcajna propusnica (engl. boardingpass),
autobusna karta, karta za vlak, cestarina, mostarina, tunelarina, karta za trajekt i
slično) te račun zasmještaj.
70 od 79
U skladu s financijskim propisima Republike Hrvatske računi na temelju kojih se traži
povrat putnogtroška (npr. račun za autobusnu karta, kartu za vlak, avionsku kartu,
račun za taxi i račun za smještaj)moraju biti ovjereni originali. HDMBLM daje
prednost računima koji glase na udrugu uvijek kada je tomoguće.
na prodajnom mjestu potrebno je zatražiti račun sa sljedećim podacima:
HDMBLM
Boškovićeva 18
10000 Zagreb
OIB: 37373470182
U obrazac je potrebno unijeti potpuni iznos troška. Naknadni zahtjevi neće biti
uvaženi.
Ukoliko seradi o međunarodnom putovanju, pri ispunjavanju obrasca potrebno je
upisati samo valutu u kojoj jetrošak nastao. Naknadnu konverziju u domaću valutu
napravit će administrativna tajnica premasrednjem tečaju HNB važećem na dan
zaprimanja obrasca za povrat putnih troškova.
11.2.4 Plaćanje
Plaćanje se vrši direktnom uplatom na tekući račun, a iznimno se povrat putnih
troškova može isplatiti putem isplatnice iz blagajne u uredu HDMBLM-a.
12 STRATEŠKI PLAN
Strateški plan HDMBLM-a za 4-godišnje razdoblje radi GO na početku svog mandata i
predstavlja ga Skupštini na prvoj sjednici, nakon izborne. Izrada Strateškog plana temelji se
na stanju u struci i međunarodnim kretanjima u području medicinske biokemije i
laboratorijske medicine, a u skladu s ciljevima i Statutom HDMBLM-a.
Strateški plan sadržava niz ciljeva i popis aktivnosti kojima se navedeni ciljevi planiraju
ostvariti, te se navode odgovorne osobe zadužene za pojedine aktivnosti. Strateški plan
odobrava Skupština. GO prati tijekom svog mandata izvršenje ciljeva iz Strateškog plana i na
posljednjoj sjednici Skupštine donosi izvješće o izvršenju zadanih ciljeva.
GO je 12. prosinca 2014. donio Strateški plan za razdoblje 2015-2018.
71 od 79
Prilog 4. Strateški plan 2015. - 2018.
72 od 79
13 BIOCHEMIA MEDICA
HDMBLM izdaje stručno-znanstveni časopis Biochemia Medica.
Izbor glavnog urednika i članova uredničkog odbora opisan je u Statutu čl. 31.
Glavni urednik časopisa odgovoran je za uređivačku politiku. Uz Glavnog urednika u
časopisu djeluju još Pomoćni urednici i Urednici za znanstveno-izdavačku čestitost.
Pomoćni urednici su odgovorni za pozivanje recenzenata, procjenu članaka i
donošenje preporuke o članku Glavnom uredniku. Konačna odluka o svim člancima je
odgovornost Glavnog urednika.
U grupi Pomoćnih urednika djeluju i urednici zaduženi za tehničku pripremu članaka.
Njihova je dužnost raditi korekcije tekstova kao pripremu za prijelom, usklađivanje
stila sa stilom časopisa te komunikacija s grafičkim studijem koji za potrebe HDMBLM
radi prijelom časopisa.
Urednici za znanstveno-izdavačku čestitost zaduženi su za analizu i utvrđivanje
mogućih slučajeva povrede znanstveno istraživačke čestitosti zaprimljenih rukopisa.
Ukoliko se utvrdi neka vrsta povrede, o tome se izvijesti Glavni urednik koji dalje
rješava problem, vodeći se smjernicama relevantnih institucija kao što je
Povjerenstvo za izdavačku etiku (engl. Committee of Publication Ethics, COPE).
Na temelju uredničke politike i godišnjih planova uredništva, a na prijedlog urednice,
imenuju se gosti-urednici za odgovarajuća područja od interesa.
Časopis Biochemia Medica je časopis otvorenog pristupa, što znači da su njegovi
članci slobodno dostupni na mrežnim stranicama časopisa. Časopis njeguje dvostruko
slijepu recenziju, što znači da niti recenzent, niti autor nemaju uvid u identitet onoga
tko recenzira tj. tko je napisao članak.
Časopis izlazi na engleskom jeziku, tri puta godišnje: 15. 2., 15.6. i 15.10.
14 MREŽNA STRANICA
HDMBLM o svim svojim aktivnosti izvještava na mrežnoj stranici koja je dvojezična
(http://www.hdmblm.hr/hri http://www.hdmblm.hr/en/).
Održavanje hrvatske i engleske verzije mrežne stranice i redovito ažuriranje podataka
zadatak je članova Povjerenstva za informiranje i odnose s javnošću.
73 od 79
Jednom tjedno, utorkom, svim se članovima HDMBLM-a putem elektroničke pošte
šalju Novosti koje se mogu pronaći i na početnoj stranici.
S materijalima koji se šalju za objavu na mrežnoj stranici postupa se kako je opisano u
Uputama za slanje materijala za objavu na mrežnoj stranici.
Materijali za Novosti šalju se Povjerenstvu za informiranje do ponedjeljka do 16h. Svi
materijali pristigli nakon tog vremena poslat će se članovima sa sljedećim Novostima,
sljedećeg tjedna.
Predsjednici Podružnica šalju pozive za sastanak Podružnice najkasnije 10 dana prije
održavanja sastanka u podružnici. Članovi PIOJ šalju poziv samo na adrese članova
Podružnice u roku od 2 radna dana od kada je poziv zaprimljen na službenu adresu
PIOJ.
15 GODIŠNJE IZVJEŠĆE
Godišnje izvješće o radu priprema se u prvom tromjesečju tekuće godine za proteklu
godinu.
Sva tijela HDMBLM-a pripremaju godišnja izvješća o radu koja su dio konačnog
godišnjeg izvješća.
Sadržaj godišnjeg izvješća:
o GO
o Povjerenstva
o Podružnice
o Predstavnici u međunarodnim tijelima
o Financijsko izvješće
o Biochemia Medica
o CROQALM
16 RAD UREDA HDMBLM
HDMBLM ima sjedište na adresi Boškovićeva 18, Zagreb, na kojoj se nalazi i ured HDMBLM-a.
Radno vrijeme ureda je od 8 do 16 h.
74 od 79
Administrativna tajnica je stalni zaposlenik ureda.
16.1 Ured HDMBLM-a
16.1.1 Zadaci ureda
pruža opću administrativnu podršku radu HDMBLM-a, njegovim tijelima,
povjerenstvima i svim njezinim članovima
sudjeluje u radu organizacijskih odbora skupova, timova i radnih grupa
pruža vodstvu udruge potporu u ostvarivanju svih ciljeva udruge
vodi svu evidenciju vezanu uz udrugu, njezine temeljne dokumente i članstvo udruge
organizira primanje stranaka i poslovne sastanke
vrši knjigovodstvene poslove u smislu kontrole režijskih troškova i troškova ureda
općenito, plaćanja pristiglih računa udruge
kontrolira i priprema dokumente za knjigovodstvenu obradu
vrši pripremu i izradu financijskih izvješća za potrebe društva
radi na izdavanju stručnog časopisa Udruge objavljujući nove brojeve časopisa na
mrežnoj stranici časopisa, te prikuplja oglašivače za oglašavanje u časopisu
obavlja unutarnju i vanjsku komunikaciju Društva, pri čemu gradi, njeguje i održava
stručnu, profesionalnu i odgovornu sliku udruge u javnosti
vodi brigu o ispravnoj funkcionalnosti ureda udruge, te postupa savjesno i odgovorno
prema imovini i opremi ureda
obavlja i druge srodne poslove prema potrebi, odnosno nalogu predsjednika
HDMBLM-a
16.2 Administrativna tajnica
16.2.1 Tajnički poslovi
vođenje i organizacija ureda društva
vođenje pismene i usmene korespondencije
doček i prijem poslovnih partnera
vođenje urudžbenog zapisnika pošte, arhive i registra dokumentacije
vođenje brige o članovima, upisivanje i isključivanje članova, ažuriranje baze
podataka o članovima, slanje obavijesti članovima (regularnom i elektroničkom
poštom)
75 od 79
u suradnji s rizničarom kontrolira naplatu članarine prema Postupku za kontrolu i
naplatu članarine
vođenje brige o javljanju na natječaje za potpore, prikupljanje natječajne
dokumentacije
praćenje novosti Ministarstva za znanost, obrazovanje i sport, Ministarstva zdravlja,
nadležnih komora u zdravstvu te institucija u zdravstvu od interesa
vođenje kadrovske administracije (putni nalozi, skeniranja dokumentacije, evidencije
vezane uz radnike, prisutnost na radu, godišnji odmori i sl.)
organiziranje poslovnih putovanja članova tijela, povjerenstava društva te
predstavnika društva u drugim organizacijama što uključuje nabavku putnih karata te
rezervaciju smještaja
organiziranje sastanaka društva i njegovih tijela, povjerenstava i centra u
prostorijama društva što uključuje slanje poziva, zaprimanje potvrda prisustvovanja,
zaprimanje i distribucija materijala, zapisnika i ostali poslovi)
nabavka uredskog materijala i opreme i drugog potrošnog materijala za održavanje
ureda
priprema godišnjih izvještaja o aktivnostima društva prema međunarodnim krovnim
organizacijama (EFLM, IFCC)
koordinacija svih aktivnosti unutar ureda; vođenje interne komunikacije unutar tijela i
povjerenstava društva i osiguravanje redovite i točne razmijene informacija s ostalim
tijelima i povjerenstvima društva
uređivanje spisa, dokumenata u računalni sustav i izrada jednostavnijih dokumenata
prikupljanje podatka, vođenje evidencija, upisnika, priručne i elektroničke arhive i
pismohrane društva
izrada tipskih ugovora
poslovi prevođenja dokumentacije, tekstova, pisma, dopisa, izvještaja (pismeno i
usmeno) prema potrebi
pomoć Povjerenstvu za informiranje i odnose s javnošću kod ažuriranja e-mail adresa
članova društva i ostalih poslova vezano za obavještavanje članova društva
briga o podacima: redoviti (mjesečni ili po potrebi češće) back-up svih podataka,
godišnje obnavljanje antivirusne zaštite računala
izrada godišnje inventure
aktivna podrška cjelokupnom poslovanju
ostali tajnički poslovi i poslovi te zadaci koji dodjeli Glavni odbor, predsjednik ili neko
drugo tijelo društva
76 od 79
16.2.2 Knjigovodstveni poslovi
zaprimanje ulaznih računa te vođenje evidencije o plaćanju tih računa
izrada izlaznih računa te vođenje evidencije o naplati tih računa
izrada uplatnica za članarine iz baze podataka te vođenje brige o njihovoj naplati
priprema financijske dokumentacije za predavanje knjigovodstvenom servisu
(adekvatno označavanje izvoda, ulaznih i izlaznih računa, izrada blagajničkih zapisa)
priprema plaćanja: unošenje naloga za plaćanje
izrada financijskih izvješća o poslovanju društva, časopisa, centra te svakog
pojedinačnog skupa
izrada i slanja opomena dužnicima zbog neplaćenih računa i članarina
vođenje blagajne
briga o povratu putnih troškova te vođenje knjige putnih naloga
16.2.3 Administrativni poslovi i zadaci vezani za CROQALM
vođenje i ažuriranje adresara sudionika programa CROQALM-a
pomoć pri realizaciji narudžbi kontrolnog materijala
pomoć pri distribuciji kontrolnog materijala
pomoć pri obavještavanju sudionika programa CROQALM-a
kontrola temperature u hladnjaku
vođenje inventurne liste kontrolnog materijala (zaprimanje i izdavanje)
16.2.4 Poslovi i zadaci vezani za časopis Biochemia Medica
objavljivanje novih brojeva na web-stranici časopisa te na Portalu znanstvenih
časopisa RH, Hrčak
briga o oglašavanju u časopisu BM koja uključuje slanje ponuda potencijalnim
oglašivačima, evidencija odgovora, sklapanje ugovora, prikupljanje oglasa, kontrola
naplate te korespondencija
slanje adresa članova nakladniku za slanje časopisa na adrese članova
sitne promjene ne web-stranici časopisa
briga o pravovremenom izlaženju novog broja (pravovremena najava roka i naklade
časopisa tiskari)
16.2.5 Poslovi i zadaci vezani za organizaciju skupova
aktivna pomoć organizacijskom i znanstvenom odboru skupa
77 od 79
svi zadaci koje Organizacijski i Znanstveni odbor skupa dodjeli
16.2.6 Opći poslovi
briga o urednosti i funkcionalnosti prostora ureda
čišćenje snijega zimi
17 PREDSTAVNICI HDMBLM U MEĐUNARODNIM TIJELIMA
HDMBLM je član IFCC-a, EFLM-a i EQALM-a i ima stalne predstavnike u tim tijelima.
predstavnik u IFCC-u i EFLM-u je dopredsjednik HDMBLM-u
predstavnik u EQALM-u je voditelj CROQALM-a
Predstavnici u navedenim tijelima biraju se na početku mandata GO na razdoblje od 4
godine (Statut čl. 27.).
Članovi HDMBLM-a se mogu prijaviti na natječaje za pozicije u međunarodnim
tijelima uz preporuku HDMBLM-a. Za dobivanje preporuke potrebna je suglasnost GO
i podmirene sve dospjele članarine. Preporuku daje predsjednik prema odluci GO.
Članovi koji su izabrani u rad nekog međunarodnog tijela su isto predstavnici
HDMBLM-au mandatu koje određuje to tijelo.
U ostalim oblicima međunarodne suradnje HDMBLM zastupa predsjednik (Statut, čl.
27.3).
Obveze svih predstavnika u međunarodnim tijelima dane su u čl. 27.4 Statuta.
18 UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA
Dokumenti unutar HDMBLM-a mogu biti unutarnji i vanjski.
Unutarnji dokumenti su Statut, pravilnici, poslovnici, upute i obrasci nastali unutar
HDMBLM-a.
Vanjski dokumenti su zakoni Republike Hrvatske, pravilnici i propisi te standardi, katalozi i
upute nastali izvan HDMBLM-a.
18.1 Unutarnji dokumenti
Izgled unutarnjih dokumenata izuzev Statuta:
o zaglavlje: logo HDMBLM
78 od 79
o naslov: ime dokumenta
o podnožje: oznaka dokumenta, verzija, datum i broj stranica
o fontCalibri, veličina 12 pt.
o Statut i pravilnici HDMBLM-a su dokumenti koji podliježu javnoj raspravi i njih
odobrava Skupština.
o Upute i obrasce odobrava predsjednik i GO.
o Sve verzije svih dokumenata pohranjene su u elektroničkom i tiskanom obliku
u uredu HDMBLM-a
o Važeće verzije svih dokumenata dostupne su na mrežnoj stranici HDMBLM-a u
direktoriju „Dokumenti“ i o njihovom ažuriranju brine Povjerenstvo za
informiranje i odnose s javnošću.
o Popis svih unutarnjih dokumenata nalazi se u prilogu ovog dokumenta
18.2 Vanjski dokumenti
Vanjski dokumenti su pohranjeni u tiskanom i, kad je moguće, elektroničkom obliku u
uredu HDMBLM-a
Vanjskim dokumenti koji su kupljeni za potrebe rada članova povjerenstava i radnih
grupa HDMBLM-a nije dozvoljena distribucija izvan povjerenstava i radnih grupa (CLSI
smjernice)
19 DELEGIRANJE ČLANOVA
Predsjednik HDMBLM-a i članovi delegirani od strane GO zastupaju HDMBLM u institucijama
u RH i inozemstvu.
U slučaju spriječenosti predsjednika ili izabranog delegata, predsjednik HDMBLM-a delegira
člana koji će ga privremeno zamijeniti.
79 od 79
20 POPIS UNUTARNJIH DOKUMENATA
Statut HDMBLM-a
Pravilnik o izboru u tijela HDMBLM-a
Pravilnik o dodjeli odličja
Poslovnik o radu CROQALM-a
Upute za povrat putnih troškova
Putni nalog
Upute za organizaciju kongresa HDMBLM-a
Upute za organizaciju simpozija HDMBLM-a
Upute za organizaciju webinara
Uputa za sustav Anymeeting
Upute za slanje materijala za objavu na mrežnoj stranici
Pravilnik za Program poticanja znanstveno-istraživačke aktivnosti članova HDMBLM „prof. dr.
sc. Elizabeta Topić“
Obrazac za prijavu za Program poticanja znanstveno-istraživačke aktivnosti članova
HDMBLM „ prof.dr.sc. Elizabeta Topić“ Obrazac za poziv na stručni sastanak
Obrazac za predavanje u podružnici
Autorizacijski obrazac
Obrazac za izvješće sa skupa
Obrazac za prijavu nagrade za znanstveni rad i mladog znanstvenika
Obrazac za prijavu odličja
Pristupnica za upis u članstvo
Obrazac za financijski plan i plan aktivnosti
Obrazac za izvještaj o radu tijela HDMBLM-a
Postupak za kontrolu i naplatu članarine
